14 sales controlling - bugetul de vanzari sept 2008

Controlling. Profitabilitatea afacerilor.Modulul II Instrumente i conexiuni

Hotel Ibis Parlament, Bucureti 26,27 Septembrie 2008

Exemplul 14 Sales Controlling Bugetul de vnzri (extras tez Alin Posteuc)

Subiecte abordate:

- Planificarea i analiza volumului de

vanzri/grupele de produse/canalele de

distribuie/aria de vnzri;

- Vizualizarea planului managerului de

vanzri i amprenta Controller-ului

- Standarde i bugete

- Planificarea preului de vanzare/analize

- Conectarea performanelor i costurilor.

Introducere:

Ca formul sistemul de control i planificare se poate prezenta astfel:

Analiza variaiilor bugetare

Analiza diferenelor pe cifra de afaceri se poate face prin diferena total pe cifra de afaceri ( D/CA). Diferena total pe cifra de afaceri se definete astfel:

Acest calcul nu poate fi luat n considerare pe produs dect pentru organizaiile ale cror game de produse vndute sunt foarte "drepte", cel mai adesea acest calcul se face pentru ansamblul de vnzri.

Exemplu: De exemplu, bugetul de vnzri pe luna X al unei organizaii care comercializeaz patru

familii de produse este urmtorul (Tabelul 3.8.):

1 S.C. EXEGENS Management Consultants SRL Str. Mihaela Ruxandra Marcu nr. 5 Sector 6, BucurestiCUI 17538846; Tel./Fax: 021 440 27 76J40/7999/2005 Mobil: 0744 350 499; 0726 218 904http://exegens.com [email protected]

EXEGENS the competitive way

D/CA= Cifra de afaceri real - Cifra de afaceri bugetar

Sistemul pentru planificare i control = nregistrrile istorice + bugetele (bugetele statice + bugetele flexibile i costurile standard)

Tabelul 3.8. Exemplu de buget de vnzri pe familii de produse

Datele reale pentru aceeai perioad sunt urmtoarele:

Familie Cantitate (Buc.) Cifr de Afaceri (U.M) Pre Mediu Practicat (U.M) (1)ABCD

2.5005.000

800200

350.000500.000216.00060.000

140100

2.700300

Total 8.500 1.126.000

(1) Pre Mediu Practicat = cifra de afaceri /cantitate

Diferena apare ca egal cu:

Dar, o cifr de afaceri este constituit din dou componente, ale cror influen trebuie s fie analizate: pre i cantitate. Este obiectul descompunerii de la primul nivel, al descompunerii n dou sub-diferene. Este vorba de descompunerea n funcie de pre (D/Pre) i de volum (D/Vol.). Aplicat la exemplul considerat, calculul are urmtoarele rezultate:

Continuarea exemplului este prezentat n Tabelul 3.9.:Tabelul 3.9. Exemplu de buget flexibil la nivelul vnzrilor pentru diferenele de pre:

Familie Pre Real (U.M)

Pre Bugetar (U.M.)

Cantitate Real (Buc)

Diferen/Pre

ABCD

140100270300

150100250400

2.5005.000

800200

-25.000 nefavorabil0

+16.000 favorabil -20.000 nefavorabil

Total -29.000 nefavorabilContinuarea exemplului este prezentat n Tabelul 3.10.:

Tabelul 3.10. - Exemplu de buget flexibil la nivelul vnzrilor pentru diferenele de volum:Familie Cantitate Real (Buc.) Cantitate

Bugetar (Buc)Pre Bugetat

(U.M.)Diferen/ Volum

ABCD

2.5005.000

800200

2.0004.200

700500

150100250400

+75.000 favorabil+80.000 favorabil+25.000 favorabil

-120.000 nefavorabilTotal +60.000 favorabil

Diferena pe volum poate fi descompus n dou sub-diferene:2 S.C. EXEGENS Management Consultants SRL Str. Mihaela Ruxandra Marcu nr. 5 Sector 6, Bucuresti

CUI 17538846; Tel./Fax: 021 440 27 76J40/7999/2005 Mobil: 0744 350 499; 0726 218 904http://exegens.com [email protected]


Familie Cantitate (Buc.) Pre Mediu (U.M) Cifr de Afaceri (U.M)ABCD

2.000 4.200

700500

150100250400

300.000420.000175.000200.000

Total 74.000 1.095.000

D/CA= Cifra de afaceri real - Cifra de afaceri bugetar = 1.126.000 1.095.000 = 31.000 (favorabil)

D/Pre = (Pre real - Pre bugetar)*Cantitate realD/Volum = (Cantitate real - Cantitate bugetar) * Pre bugetar

- creterii globale a cantitilor vndute prin calculul diferenelor de volum

global

- analiza componenei vnzrilor stabilite.

Astfel, diferenele se pot defini astfel:

Continuarea exemplului: Preul mediu bugetar n cazul nostru este egal cu:

Diferena de volum global se nscrie la:

Continuarea exemplului: Calculul cifrei de afaceri prestabilite: (2500 * 150) + (5.000 * 100)+( 800 * 250) +

(200 * 400) = 1.155.000 pentru 8.500 de produse vndute. Daca avem un pre mediu prestabilit de 135,882, atunci avem:

Diferena de compunere vnzri: (135,88 - 147,97) * 8.500 = 102.765 nefavorabil.

Rotunjit nseamn c:

D/Volum = D/Volum global + D/ Compoziie a vnzrilor = (+162.767) + (-102.765) =

+ 60.000

Dar analiza diferenelor i aciunile de corecie nu se rezum la calculul

diferenelor pe vnzri. Este nevoie i de o analiz bugetar al rezultatului.

Sinteza datelor este prezentat n exemplul urmtor (Tabelul 3.11.):Tabelul 3.11. Exemplu sintetizat de buget flexibil la nivelul vnzrilor

Date Bugetate Date RealePre de vnzare

Cost de producie

Cantitate Alte cheltuieli

Pre de vnzare

Cost de producie

Cantitate Alte cheltuieli

Prod.A Prod.B

1510

97

20090

21

1311

86

170110

Total 290 360 540

Diferena de rezultat (D/R) este reprezentat astfel:



Descompunerea diferenelor pe volum (D/Volum global) = (Cantitate total real Cantitate bugetar ) * Pre mediu bugetar

Preul mediu bugetar = Cifra de afaceri bugetat/ Cantitatea total bugetar =

1.095.000/7.400 = 147,9729

D/Compunerea de vnzri (sau diferen de mix de produs, de componen a produselor) = (Pre mediu prestabilit (1) - Pre mediu bugetar) * Cantitate total real

Exemplu:REAL BUGETAR

Detaliat Global Detaliat GlobalCifra de afaceri: Produs A Produs BCost de producie Produs A Produs B Alte cheltuieli Produs A

2.2101.210

1.360 660

3.420

2.020

540

3.000900

1.8006.30

4.00

3.900

2.430

490

REZULTAT 860 980

Relund cifrele precedente, diferena de rezultat este deci egal cu 120 nefavorabil.

Dar, diferena de rezultat n logica tradiional, ca element primordial de analiz

bugetar, se constituie din trei componente asociate fiecare unei uniti responsabile:

- cifra de afaceri a crei realizare cade n sarcina compartimentului comercial,

- costurile de producie a cror supraveghere cade n sarcina responsabililor cu

producia

- cheltuielile generale a cror urmrire cade n responsabilitatea serviciilor

funcionale i administrative.

Trebuie deci ca descompunerea diferenei pe rezultat s pun n eviden

responsabilitile fiecrei entiti i, mai exact, ca ea s permit, pentru comerciani, s judece

cu obiectivitate cele trei obiective definite mai sus.

Calculele urmtoare se fac pentru a respecta aceast constrngere.

CA: cifra de afaceri; CP: cost de producie global; AC: alte sarcini/cheltuieli globale;

- elementele reale sunt indicate prin "r";

- elementele bugetate sunt indicate prin "b";Diferena de rezultat se poate reprezenta astfel:

Fie CPp costul de producie prestabilit, adic costul de producie standard1 adaptat la producia real. Egalitatea precedent nu sufer modificari prin adugare expresia urmtoare (CPp-CPp), care este nul, dar care permite o mai bun descompunere a diferenei de rezultat.

1 Problematica costului standard va fi abordat pe larg, mpreun cu analiza variaiilor, ntr-o seciune viitoare din acest capitol.



D/R = Rezultat real - Rezultat bugetar

D/R = Rezultat real - Rezultat bugetar = (CAr-CPr-ACr) - (CAb-CPb-ACb)

Astfel, se obine:

Regrupnd termenii se obine urmtoarea egalitate:

CAr-CPp = marja real;CAb-CPb = marj bugetar;(Car-CPp)-(CAb-CPb) = diferena de marj pe cifra de afaceri (responsabilitatea

serviciilor comerciale);(CPr-CPp) = diferena pe cost de producie (responsabilitatea serviciilor de producie);(ACr-ACb) = reprezint diferena pe cheltuieli de structur (responsabilitatea

serviciilor funcionale i administrative).Astfel, se obine:

Continund exemplul i innd cont de calculele precedente, descompunerea diferenei de rezultat se prezint astfel:

Produsul A= 170 uniti * 9 =1.530 Produsul B= 110 uniti * 7 = 770 Total: 2.300 n acest exemplu simplificat, se va putea vedea ca scderea rezultatului n raport

cu bugetul este imputabil serviciilor comerciale i, ntr-un grad mai mic, serviciilor administrative, (diferen nefavorabil de +50), chiar atunci cnd serviciile de producie au tiut s pstreze o bun productivitate.

Din calcule se obine:

Pentru localizarea cauzelor este nevoie de analiza pe diferena pe cost de producie, de analiza pe diferena pe cheltuieli de structur2, care este diferena ntre creterea real i cea bugetar a altor cheltuieli" i de diferena de marj pe cifra de afaceri, care apare ca o diferen de marj i ine cont de trei factori bugetari enumerai anterior.

2 Aceste elemente reprezint cheltuieli de funcionare a serviciilor administrative i funcionale i sunt n mod global compuse, n mod tradiional, din cheltuieli fixe.



D/R = Rezultat real - Rezultat bugetar = (CAr-CPr-ACr) - (CAb-CPb-ACb) + (CPp-CPp)

D/R= [( CAr-CPp)-(CAb-CPb)] - (CPr-CPp) - (ACr-ACb)

D/R= Diferena de marj pe cifra de afaceri - Diferena pe cost de producie - Diferena pe cheltuieli de structur

D/R = [( 3.420-2.300)-(3.900-2.430)] - [(2.020-2.300)] - [(540-490)] = ( 1120-1470) (-280) -(+50) = ( -350 nefavorabil) - (-280 Favorabil) - ( +50 Defavorabil) = -120 nefavorabil.

n continuare vom analiza aceste diferene.Analiza i descompunerea diferenei de marj pe cifra de afaceri (D/Mca) trebuie s

permit verificarea capacitii serviciilor comerciale, respectnd constrngerile lor bugetare, n termeni de pre, de volum i de componena vnzrilor. De aceea diferena determin trei sub-diferene. Diferena de marj pe cifra de afaceri a fost calculat n paragraful precedent. Este reprezentat astfel:

Aceast diferen poate fi exprimat n funcie de factorii unitari.Fie abrevierile urmtoare: pr = pre de vnzare unitar real; pb = pre de vnzare unitar

bugetar; cb = cost de producie unitar bugetar; Qr = cantiti de produse reale; Qb = cantiti de produse bugetate.

Astfel diferena de marj pe cifra de afaceri devine:

Pentru localizarea responsabilitilor este important ca transferul produselor de la producie la serviciile comerciale s se efectueze pe baza costurilor nscrise n buget.

Astfel, diferena de pre (D/E), care se definete ca o diferen ntre cele dou marje

unitare puse n eviden mai sus, cuantificate prin cantitile reale, devine:

Simplificnd, se obine o definiie mai uor de operat pentru calcule.

n cazul nostru, calculul de diferen de pre ofer urmtoarele:

REAL PRESTABILITProdus AProdus B

13 *1 70 = 2.21011 * 110 = 1.210

15 * 170 = 2.55010 * 110 = 1.100

CA real = 3.420 CA prestabilit = 3.650 Diferena de pre este de (3.420-3.650) = -230 nefavorabil.Schema pe diferena de REZULTAT.



D/Mca = Marja real -Marja bugetar = (CAr-CPp) - (CAb-CPb)

D/Mca = Marja real -Marja bugetar = (CAr-CPp) - (CAb-CPb) = [( pr-cb)Qr] - [( pb-cb)Qb]

D/E = [( pr-cb) - ( pb-cb)] Qr

D/E = (pr*Qr) - (pb*Qr)

Figura 3.10. Descompunerea variaiilor bugetare n vederea localizrii cauzelor, msurilor corective i a rezultatul bugetar

Diferena de volum global (D/VG) trebuie s permit judecarea evoluiei cifrei de afaceri datorat datelor comune ansamblului de produse (creterea pieei, starea de concuren) care antreneaz variaii n cantitile vndute.

Ca formul aceast diferen se prezint astfel:



Diferena de rezultat

Diferen de marj pe cifr de afaceri Diferen pe cost de producie Diferen pe cheltuial de structur

Diferen de compunerea vnzrilor

Diferen de volum global

Diferen de pre Serviciu A Serviciu B

Diferen economic pe cheltuieli indirecte

Diferen economic pe cheltuieli directe

Deferen pe materii prime i materiale

Diferen pe manoper

direct

Diferen pe cost

Diferen pe cantiti

Diferen pe taxe

Diferen pe cantiti

ATELIER A ATELIER B

Diferen pe cheltuieli variabile

Diferen pe cost fix

Diferen pe randament de

lucru

Diferen pe cheltuieli variabile

Diferen pe cost fix

Diferen pe randament de

lucru

n exemplul nostru a fost calculate deja cifra de afaceri prestabilit (a se vedea diferena de pre de 3.650), cifra de afaceri bugetar (a se vedea diferena de rezultat de 3.900). Taxa de marj bugetar se calculeaz astfel:

Diferena de compoziie a vnzrilor(D/CV) ale diferitelor produse au o inciden pe

procentul de marj. Pentru a judeca proporiile ntre produse, este suficient s comparm

procentele de marje medii. Calcul:

Diferen pe compunerea de vnzri se prezint astfel:

Din exemplul nostru nu lipsete dect procentul de marj prestabilit care este egal

cu:

Diferena este atunci egal cu: (0,369863 - 0,376923) * 3.650 = -25,77 nefavorabil

Este uor de verificat c:

Calculele pot fi mai detaliate i uor automatizate n buget. Este vorba o detaliere n funcie de perioad, care adesea este lunar, pe produs sau pe familie de produse, pe cantitatea de produse vndute, pe proveniena produselor vndute, pe preul unitar din bugetul comercial, pe costul standard, pe provenien din bugetul de producie, pe cifrele de afaceri realizate, etc.

Tabelul urmtor propune, cu ajutorul exemplului, o prezentare posibil a acestor lucrri.(Tabelul 3.12.)



D/VG = ( Cifra de afaceri prestabilit - Cifra de afaceri bugetar) * Procent de marj bugetar =

[(Qr - Qb) pb] * Procent de marj bugetar

Marja bugetat/Cifra de afaceri bugetar = 1.470/3.900 = 0,376923Diferena este: (3.650-3.900)*0,376923 = -94,23 nefavorabil

Procent prestabilit = Marj prestabilit/ Cifra de afaceri prestabilitProcent bugetar = Marj bugetar / Cifra de afaceri bugetar

D/CV = ( Procent prestabilit - Peocent bugetar) * Cifra de afaceri prestabilit

Procent de marj prestabilit = (3.650 2.300) / 3.650 = 0,369863

D/CA = D/P + D/VG + D/CV = (-230) + (-94,23) + ( -25,77)

Tabelul 3.12. Exemplu sintetizat al calculelor diferenei de rezultat pe cifra de afaceriPROD. DATE PERMANENTE DATE DE SESIZAT DATE DE CALCULAT

BUGET REAL PRESTABILITQb pb cb CAb Mb(1) QR CA r Mr(2) CA p CPp QR-cb Mp(3)

AB''''

20090

1510

97

3.000900

1.200270

170110

2.2101.210

680440

2.5501.100

1.530770

1.02030

Total 290 - - 3.900 1.470 360 3.420 1.120 3.650 2.300 1.350

(1) Mb = CAb - CPB = ( pb - cb) Qb; (2) MR = CA R - CP p = CA R - (cb - QR); (3) Mp = CA p - CP p = ( pb - cb) QRDiferenele apar astfel:

Ar fi eronat s reducem controlul bugetar la calculul diferenelor. Acesta din urm

nglobeaz i alte aspecte pe care trebuie s le avem n vedere. n mod sigur, rolul su

principal const n a aciona pentru a ameliora performanele organizaiei, dar, aceast cutare

a eficienei poate mbrca mai multe forme. Dintre acestea amintim: optimizarea gturilor de

sufocare, realizarea studiilor economice pentru a stabili timpii de lucru, detectarea blocajelor

psihologice cu scopul de a ameliora comunicarea, propunerea de modificri de procedur i

eliminarea circuitelor depite, etc. ns, controlul bugetar tradiional impune organizaiilor

un cod interior de bun purtare. Respectiv, oblig la respectarea constrngerilor i

dezvoltarea unui mod de funcionare contractual, responsabilizeaz ierarhia la toate nivelele

prin jocul delegrilor succesive, oblig la o verificare regulat a calculelor i la dezvoltarea

comunicrii verticale si orizontale. Astfel, consecinele unui control bugetar eficace sunt

numeroase i pozitive, ca i exigenele de comunicare indispensabile funcionrii sale.



D/CA = Mr - Mb = 1.120 1.470 = = -350 nefavorabil

D/VG = (3.650-3.900) 1.470 / 3.900= -94,23 nefavorabil

D/Pre = CAr - CAp = 3.420-3.650 = -230 nefavorabil

D/CV = (1.350 / 3.650 1.470 / 3.900) * 3.650 = -25,77 nefavorabil

14 sales controlling - bugetul de vanzari sept 2008

Documents