ATENŢIE!!!!!! Pentru acasă/seminar:1. Studierea temei2. Informatii: * Bariere în procesul comunicării.

Formele, tipurile,canale de comunicare mg. Interviul de angajare

TEMA 4. Comunicarea managerială- Să caracterizeze elementele SI;

- Să descrie funcţiile SI al managementului;- Să caracterizeze procesul de comunicare;- Să descrie funcțiile procesului de comunicare;- Să identifice deficienţele procesului de comunicare.3. Definirea sistemului informaţional. Funcţiile sistemului informaţional.4. Elementele componente ale SI.5. Comunicarea managerială.6. Funcţiile comunicării manageriale.7. Bariere în procesul comunicării.

1. Functia corespunzatoare a unei organizatii nu se poate realiza fara un sistem informational care sa puna pozitia managerilor si a personalului de executie, datele si informatiile necesare pentru stabilirea si indeplinirea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor intregului personal.

Sistemul informationalreprezintă un ansamblu integrat de metode, procedee, tehnici şi mijloace prin care se asigură înregistrarea, transmiterea, circulaţia, prelucrarea, valorificarea şi stocarea informaţiilor menite să ajute la planificarea şi îndeplinirea obiectivelor organizaţiei.

Este foarte important a nu se confunda sistemul informational cu cel informatic intre care exista un raport ca de la intreg la parte.

Culegerea si inregistrarea informatiilor

Vehicularea informatiilor

Prelucrarea informatiilor

Sis

tem

ul in

form

atio

nal

Mijloace manuale

Mijloace mecanizate

Mijloace automatizate (sistemul informatic)

Sistemul informatic se rezuma la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor in timp ce sistemul informational este mult mai cuprinzator.

Datorita cresterii intr-un ritm accelerat a performantelor tehnicii de calcul automatizate, tendinta actuala este de crestere a ponderii utilizarii acesteia precum si de amplificate a rolului sistemului informatic in ansamblul sistemului informational.

In tarile dezvoltate, in firmele competitive, sistemul informatic ocupa o pondere foarte insemnata, apropiindu-se de 90% din totalui sistemului informational. Cu toate acestea, importanta elementelor

1

informationale care tin strict de natura umana, este deosebita, avand un rol major in calitatea sistemului informational si a celui managerial.

Sistemul informational al managementuluireprezintăansamblul tuturor activităţilor legate de procurarea datelor şi obţinerea informaţiilor necesare managerului.

Pe masura dezvoltarii societatii, a cresterii complexitatii activitatilor, proceselor de munca si numarul si complexitatea informatiilor necesare, a crescut si implicit importanta sistemului infomational. Datorita acestor elemente, a aparut si s-a conturat notiunea de management al informatiei.

Functiile SI: decizionala-exprima menirea SI de asigura elementele informationale necesare luarii deciziei operationala sau de actiune, ce asigura operationalizarea deciziilor metodelor manageriale

ect. Spre realizarea obiectivelor cuprinse in strategia firmei. de documentare exprima menirea gnosiologica in virtutea careea se inregistreaza o serie de

informatii ce servesc imbogatirii cunoasterilor personalului si care numai ulterior este posibila sa fie utilizata pentru a lua decizii si pentru efectuarea anumitor operatii.

Clasificarea sistemelor informationale:1. În funcţie de modul de prelucrare a datelor:

SI se bazează pe utilizarea calculatorului SI de prelucrare mecanografică (prel mecanizată şi grafică) SI manuale SI de prel. mixtă

2. În funcţie de elementul supus analizei: SI orientate spre funcţii SI orientate spre procese SI orientate spre date sau obiecte SI orientate spre inform. Ştiinţifice.

3. După legătura cu structura organizatorică aorganizaţiei: SI grefate de str. funcţională a organizaţiei SI structurate pe compartimente,departamente, pe centre de profit etc. SI mixte.

4. Din punct de vedere agradului de formalizare: SI formale: au la bază proceduri standart de operare, reguli predifinite, rămîn mai mult timp

neschimbate, modificari cu deficultăţi; SI neformale: nu au la bază reguli predifinite, se bazează pe acorduri implicate, sunt

influenţate de ansamblul de valori, convingeri, reguli acceptate de membrii organizaţiei.

2. Elementele sistemului informational1.Data sunt simbolurile care caracterizează starea la un moment dat, descrierea cifrica sau literica a unui

fenomen proces, obiect, fapt, eveniment a unei actiuni petrecute in procesul de conducere exterior sau interior (cifre, litere,grafice,coduri,semne, sunete,fapte, stări, acţiuni, etc.)

2. Informatia este un support de cunoastere privind direct sau indirect intreprinderea respective ce ii furnizeaza elemente noi utilizabile in realizarea sarcinilor ce revin in cadrul respectivei firme, informatia reprezinta principalul temei al declansarii deciziilor si actiunilor

3.Sursele de informaţii înţelegem toate tipurile de suporturi care conţin inf. susceptibile de a fi communicate.(persoana ce comunică inf.pe care o deţine este sursă de inf.,obiect, imagine,un disc, etc.)

2

4.Circuitul si fluxurile informationale Circuitul informationaleste drumul de circulatie a informatiei din momentul intocmirii pina la

arhivarea sau distrugerea informatiei.Parametrii caracterizanti:- configuratia traiectului parcurs – liniara, zig-zag, ondulatorie;- lungimea traseului – determina viteza de trasare a datelor

Fluxuliformaționaleste un ansamblu de informatie necesara pentru indeplinirea unui lucru care se transmite de la emitent la destinatar cu unele puncte intermediare de trecere .

Caracteristic organizatiei moderne este marea varietate de circuite si fluxuri informationale.Aceasta se clasifica dupa anumite criterii:

a. dupa directia de vehiculare: vertical, orizontale, obliceb. dupa continut: omogene, eteogenec. dupa frecventa: permanente, temporare, periodice, ocazionaled. dupa configuratie: liniare, ondulatorii, in forma de arc, in forma de spirala

5.Proceduri informationale reprezinta ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culetere, inregistrare, trasmitere, prelucrare si arhivare a informatiilor cuprinse in anumite circuite si fuxuri informationale, precum si operatiile ce trebuiesc efectuate, succesiunea lor, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Suportii informationali pot fi: hartia, cartelele, benzile de hartie, benzile magnetice, discurile magnetice. La baza procedurilor se afla instructiuni, algoritmi de calcul, modele prin care datele sunt prelucrate si transformate in informatiile cerute de anumite activitati.

6 .Mijloace de tratare a informatiei asigura raportul tehnic informational.Tipuri de mijoace de tratare a informatiilor:- instrumentele clasice (manuale) – creion, pix, stilou, masina de scris, masina de calcul;- mecanizate – echipamente macanografice;- automatizate – calculatoarele electronice.Datorita progreselor inregistrate de mijloacele automatizate, cele mecanizate sunt pe cale de

disparitie.

3.Comunicarea managerială.Comunicarea managerială nu poate fi privită în afara managementului. Ea reprezintă o componentă

majoră, fundamentală a acestuia. Managementul modern acordă un rol deosebit de important comunicării, pe care o consideră o componentă vitală a sistemului managerial al oricărei organizaţii, fie aparţinând managementului privat, fie aparţinând managementului public.

Comunicarea managerială reprezintă o formă a comunicării interumane, un instrument de conducere cu ajutorul căruia managerul îşi poate exercita atribuţiile specifice: de planificare, de organizare, de motivare-antrenare, de coordonare, de control-evaluare şi de realizare a obiectivelor propuse. Comunicarea managerială reprezintă un auxiliar al conducerii, ce pune în circulaţie informaţii despre rezultatul deciziilor, care se reîntorc la centrul de decizie, făcând astfel posibilă punerea de acord a execuţiei cu obiectivele, şi a rezultatelor cu planificarea.  Importanţa comunicării în organizaţii se datorează şi caracterului complex pe care acest proces îl are la acest nivel. Astfel, în orice cadru organizaţional există numeroase reţele de comunicaţii, respectiv grupaje de canale de comunicaţii regăsite în configuraţii specifice care alcătuiesc sistemul de comunicaţii. 

3

La nivelul unei organizaţii comunicarea poate fi privita din doua perspective:I. comunicarea intre indivizi numita si comunicare interpersonala;

II. comunicarea intre diferite subdiviziuni si grupuri ale organizaţiei, numita comunicare organizatională.

Modalităţi de comunicarea organizaţională

Comunicarea de promovare

Comunicareaorganizaţională

Comunicarea internă

Comunicarea externă

Comunicarea formală

Comunicarea informală

Comunicarea operaţională

Comunicarea strategică

4

Necesitatea comunicării • Comunicarea, în accepţiunea modernă a managementului, reprezintă o componentă vitală a sistemului managerial al oricărei organizaţii. • Comunicarea managerială reprezintă o formă de comunicare interumană, un instrument de bază al managerului, cu ajutorul căruia acesta îşi poate exercita atribuţiile manageriale: de planificare, de organizare, de motivare-antrenare, de coordonare, de control-evaluare şi de realizare a obiectivelor propuse. • Comunicarea devine astfel o filosofie a managerului şi nu o acţiune mecanică. • Resursele strategice ale oricărei organizaţii devin informaţia, cunoaşterea şi creativitatea.

De ce comunică un manager?• Comunicarea managerială este legată de funcţiile managementului, de funcţiile comunicării şi de cultura organizaţională. • Scopul comunicării manageriale este de a realiza un flux informaţional corect, pertinent şi eficient pe orizontala şi verticala structurii organizaţionale. • Comunicarea se realizează după anumite norme profesionale, etice şi morale ce asigură stabilitatea şi funcţionalitatea organizaţiei.

Caracteristicile comunicării manageriale• Formularea clară şi fără ambiguitate a mesajelor; • Transmiterea rapidă şi nedistorsionată a mesajelor; • Descentralizarea decizională; • Profesionalism înalt.

Rolurile comunicaţionale ale comunicării manageriale Interpersonale, caracterizînd capacitatea managerului de a organiza, coordona, influenţa şi reprezenta o

structură organizatorică; Informaţionale, vizează capacitatea managerului de a culege, prelucra, sintetiza, monitoriza şi transmite

informaţii spre interiorul organizaţiei, cît şi exteriorul acestuia. Decizionale, evidenţiind capacitatea managerului de a rezolva rapid, competent şi eficient anumite

disfuncţionalităţi, ca şi abilitatea diplomatică de gestionare a conflictelor.

Activitatea zilnică reală a unui manager se regăseşte în: o Comunicarea orală şi scrisă;

o Elaborarea strategiilor manageriale;

o Reprezentare (internă, externă);

o Managementul resurselor umane (motivare, antrenare, încurajare, sfătuire, gestionarea conflictelor.

o Stabilitatea, coeziunea şi eficienşa organizaţiei depinde de fiabilitatea şi rapiditatea comunicării;

o Necesitatea posedării de către manager a metodelor şi tehnicilor de comunicare;

o Între comunicarea managerială şi cultura organizaţională există o strînsă interdependenţă;

o Importanţa comunicării manageriale este condiţionată de ponderea ierarhică.

Indeferent de sistem social, intr-o organizatie comunicarea indeplineste opt functii:   informarea, socializarea, motivatia, dialogul, educatia, promovarea culturii distractia, integrarea.

Functiile comunicarii manageriale sunt:

Informarea

5

Transmiterea deciziilor Influentarea receptorului de a accepta si aplica decizii sau valori Instruirea angajatilor Crearea de imagine Motivarea angajatilor Promovarea culturii organizationale.

Comunicarea organizaţională diferă în funcţie de mărimea organizaţiei, de gradul de centralizare, de gradul de incertitudine în activitate:

Concluzionînd, putem spune că importanţa pe care o are comunicarea pentru oricare organizaţie este evidentă. Comuncicarea este o componentă vitală, esenţială pentru eficacitatea întregului proces managerial al fiecărei organizaţii.

6