sig note curs

of 121/121
UNIVERSITATEA “VASILE ALECSANDRI” DIN BACU FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE DEPARTAMENTUL CONTABILITATE, AUDIT I ANALIZECONOMICO-FINANCIARProgramul de studii Contabilitate si Informatica de Gestiune SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE Note de curs Lect.univ.dr. RomicAdam

Post on 08-Nov-2015

67 views

Category:

Documents

9 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Curs anul III

TRANSCRIPT

  • UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACU FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE

    DEPARTAMENTUL CONTABILITATE, AUDIT I ANALIZ ECONOMICO-FINANCIAR

    Programul de studii Contabilitate si Informatica de Gestiune

    SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE

    Note de curs

    Lect.univ.dr. Romic Adam

  • 1

    CUPRINS

    1. Sistemul informatic, parte componenta a sistemului informational 3 1.1. Elemente fundamentale de teoria sistemelor 3

    1.2. Unitatea economica - sistem cibernetic 5

    1.3. Rolul si locul sistemelor informationale 6

    1.4. Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic 11

    1.5. Tipuri de sisteme informatice 15

    1.6. Sistemul informational contabil al intreprinderii moderne 18

    2. Ciclul de viata al sistemelor informatice 23 2.1. Modelul in cascada 23

    2.2. Etapele si principiile de realizare a sistemelor informatice 24

    3. Analizele de fezabilitate 27

    3.1. Fezabilitatea economica 28

    3.2. Tehnici de reprezentare si programare calendarisitica a planurilor 30

    4. Analiza sistemului informational existent 34

    4.1. Tehnici de culegere a datelor 34

    4.2. Studiul sistemului informational existent 36

    4.3. Structurarea cerintelor sistemului. Modelarea proceselor 38

    4.4. Tehnica Yourdon & DeMarco 42

    5. Modalitati de obtinere a hardware-ului si software-ului 44

    5.1. Hardware 44

    5.2. Software 45

    5.3. Selectarea furnizorilor de harware si software 48

    6. Codificarea datelor 50 6.1. Tipuri de coduri utilizate in sistemele informatice 52

    6.2. Fazele realizarii codificarii 55

    6.3. Metode de determinare a cifrei de control la codurile detectoare de erori 56

  • 2

    7. Modelarea conceptuala a datelor 61

    7.1. Modelul entitate-asociere-corespondenta 61

    8. Modelarea logica a datelor 73

    8.1. Modelul relational 74

    8.2. Normalizarea datelor 75

    9. Proiectarea schemei bazei de date 87

    9.1. Structura generala a bazei de date 88

    9.2. Configurarea unei retele locale de calculatoare 92

    9.3. Organizarea bazei de date distribute 95

    10. Modelul unui sistem informatic contabil integrat 103

    10.1. Obiectivele sistemului informatic contabil integrat 103

    10.2. Situatiile de iesire ale sistemului informatic contabil integrat 104

    10.3. Criterii minimale privind programele informatice utilizate in domeniu financiar-contabil

    105

    11. Securitatea si protectia informatiei 108

    12. Exploatarea si intretinerea sistemelor informatice 112

    12.1. Implementarea sistemului informatic 112

    12.2. Strategii de implementare a sistemelor informatice 115

    12.3. Exploatarea sistemelor informatice 117

    Bibliografie 120

  • 3

    Capitolul 1. Sistemul informatic, parte componenta a sistemului informational

    In contextul evolutiei tehnologiilor informationale si a comunicatiilor, nu mai exista astazi

    practic domeniu de activitate care sa nu recurga la utilizarea calculatoarelor - intr-un sens foarte restrans, sau sa nu aibe implementate diferite sisteme infornatice pentru executarea operatiunilor de baza sau pentru sprijinirea deciziilor. Scopul acestei discipline este insusirea metodologiilor si tehnicilor de realizare si implementare a sistemelor informatice intr-o unitate economica.

    1.1. Elemente fundamentale de teoria sistemelor

    Sistemul poate fi definit ca o entitate alcatuita din doua sau mai multe componente sau subsisteme, care interactioneaza intre ele pentru atingerea unui scop (obiectiv). Orice sistem este caracterizat prin faptul ca este legat de mediul ambiant, ca are o anumita structura, functioneaza dupa anumite reguli si urmareste un anumit scop.

    Orice sistem se constituie din intrari, prelucrari si iesiri. Pentru o unitate economica, intrarile sunt reprezentate de resursele economice pe care intreprinderea le utilizeaza in activitatile sale; prelucrarile sunt procesele prin care intrarile sunt transformate in iesiri; iar iesirile sunt

    reprezentate de bunurile si serviciile obtinute de intreprindere si pe care le schimba cu mediul sau.

    Exemplu. Pentru sistemul de productie dintr-o intreprindere, intrarile sunt reprezentate de materii prime si materiale, care sunt supuse procesului de prelucrare, in urma caruia rezulta produsele finite, ca iesiri din acest sistem.

    Forma de reprezentare conventionala a sistemului este urmatoarea:

    Se poate spune ca, orice subsistem de ordin superior este compus dintr-o multime de subsisteme de ordin inferior, sau cu alte cuvinte orice sistem este un subsistem al unui sistem mai mare: S1 < S2 < S3 . < Sn,

  • 4

    Cu cat complexitatea sistemului este mai mare, cu atat scade posibilitatea de a-l descrie mai riguros. Oricat de independent ar fi un sistem, in realitate nu poate fi vorba decat de o independenta relativa, deoarece el este integrat, impreuna cu celelalte sisteme, cu care se afla in interactiune, intr-un sistem mai mare.

    La studierea unui sistem trebuiesc analizate in principal urmatoarele aspecte:

    mediul in care acesta functioneaza

    partile componente ale sistemului

    relatiile care se manifesta in cadrul sistemului

    intrarile si iesirile sistemului

    obiectivul(ele) sistemului

    Ce este un sistem informatic ? Ce este si cu ce se diferentiaza acesta fata de celelalte sisteme ? Care sunt diferentele dintre program informatic | aplicatie informatica | sistem informatic ? Dar intai ce este comun ? La prima vedere cuvantul informatic, care presupune ca mediul in care acestea exista este calculatorul.

    Un program informatic este un cod executabil scris intr-un anumit limbaj de programare, prin care se executa un anumit set de instructiuni. El are anumite date de intrare, care sunt prelucrate si se obtin astfel rezultatele. Putem vorbi de o aplicatie informatica atunci cand aceasta este structurata pe mai multe module de calcul, cu diferite functiuni, care prelucreaza un volum mai mare de date, in vederea obtinerii unor raporte, situatii sau actualizarea unor date. Sistemul informatic este un ansamblu de componente, care interactioneaza intre ele (n.r. conform definitiei sistemului) in vederea culegerii, prelucrarii si stocarii datelor necesare fundamentarii anumitor decizii.

    Dupa aceste definitii foarte simpliste, asupra carora o sa mai revenim, putem spune ca un alt aspect comun este acela ca pot fi considerate sisteme, intrucat toate trei au anumite date de intrare, pe care le prelucreaza (dupa un anumit algoritm - de la mai simplu, la complex) in vederea obtinerii unor rezultate.

    Diferenta majora este din punctul de vedere al complexitatii. Cand vorbim de sistem informatic, vorbim de locul unde acesta este implementat, de tehnica de calcul folosita, de aplicatiile si

  • 5

    programele informatice utilizate, de personalul de specialitate si de modul in care acesta opereaza pentru culegerea si prelucrarea datelor. Plecand de la aspectele enumerate, putem descrie un sistem informatic ca avand urmatoarele componente:

    hardware

    software

    personal de specialitate

    metodologii si tehnici de lucru

    bazele de date

    1.2. Unitatea economica - sistem cibernetic

    Intreprinderea ca sistem, poate fi considerata un subsistem al societatii, care reprezinta mediul sau. La randul sau, intreprinderea contine mai multe subsisteme componente: departamente, servicii, compartimente etc.

    Fig.1.2. Unitatea economica sistem cibernetic

    O unitate economica, poate fi privita ca un sistem cibernetic (fig.1.2.). Atunci cand se constata, de exemplu, o scadere a volumului vanzarilor, deci o abatere de la obiectivul propus, managementul firmei trebuie sa identifice cauzele si sa ia masurile corective necesare. Acest lucru inseamna ca intreprinderea este un sistem cibernetic.

    PROCESE DE TRANSFORMARE

    INTRARI IESIRI

    Management

    Resurse: - materiale - financiare - umane - informatii

    Atribute manageriale si tehnologice: - planificare - organizare - conducere - controlt - tehnologie

    Iesiri: - Produse/

    servicii - profit /

    pierdere

  • 6

    Proiectantii sistemelor informationale contabile trebuie sa determine ce informatii sunt necesare conducerii si cat de rapid trebuie ele oferite. Daca informatiile sunt insuficiente sau eronate, deciziile vor avea de suferit.

    Datele reprezinta un set de caractere acceptate ca intrare intr-un sistem informational, care sunt memorate si prelucrate. Informatiile reprezinta iesirile unui sistem informational si sunt

    rezultatul proceselor de prelucrare a datelor.

    Datele sunt consemnate pe suporturi (documente justificative, discuri magnetice), care formeaza fluxuri intre posturile contabile de prelucrare (compartimetele: contabilitate materiale, contabilitate produse finite, contabilitate mijl. fixe etc.). In cadrul acestor posturi se efectueaza operatii de prelucrare a datelor, potrivit procedurilor de prelucrare (analiza contabila si emiterea articolului contabil, inregistrarea in contabilitatea cronologica, inregistrarea in contabilitatea analitica si sintetica etc.)

    1.3. Rolul si locul sistemelor informationale

    Sistemele informationale au devenit o componenta esentiala a oricarei organizatii. Ele pot juca un rol capital in succesul unei intreprinderi, prin furnizarea informatiilor de care are nevoie conducerea si exploatarea lor eficienta, pentru obtinerea si mentinerea avantajelor fata de concurenti.

    Se poate spune ca un sistem informational nu este niciodata finalizat, ci se afla intotdeauna intr-o continua faza de modificare si realizare.

    Din punct de vedere sistemic, o unitatea economica poate fi considerata ca un ansamblu format din trei sisteme (fig. 1.3): - sistemul operational , care mai este denumit si sistemul condus sau sistemul de baza - sistemul de conducere, denumit si sistemul decizional

    - sistemul informational

  • 7

    Fig.1.3. Structura organizatorica si functionala a unui sistem economic

    Sistemul operational reprezinta resursele umane, materiale si financiare si intregul ansamblu organizatoric care asigura realizarea efectiva a obiectivelor stabilite de sistemul de conducere. Cu alte cuvinte, el asigura transformarea factorilor de productie (intrarile), in bunuri si servicii (iesirile), iar in plan managerial transforma deciziile in performante.

    Sistemul de conducere este format dintr-un ansamblu de specialisti care cu ajutorul unor metode specifice controleaza, dirijeaza si supravegheaza functionarea intregului sistem in scopul indeplinirii obiectivelor stabilite. Sistemul de conducere primeste informatii despre sistemul operational si actioneaza prin decizii asupra acestuia.

    Sistemul informational reprezinta un ansamblu de fluxuri informationale, de mijloace si metode de culegere, prelucrare si transmitere a informatiilor, in vederea luarii deciziilor pe toate treptele organizatorice ale conducerii si asigurarii unei bune a functionari a sistemului operational. El reprrezinta o interfata intre sistemul de conducere si sistemul operationale precum si intre unitatea economica si mediul extern.

    Informatiile pe care le ofera un sistem informational la o unitate economica, permit cunoasterea

    situatiei existente, a celei trecute si permite anticiparea evolutiei viitoare, cu scopul atingerii

    obiectivelor firmei. Misiunea sistemului informational se poate concretiza in imbunatatirea activitatii, cresterea profitabilitatii prin furnizarea de informatii corecte, sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, in scopul sprijinirii proceselor decizionale si operationale.

    SISTEM DE CONDUCERE

    Obiective, Sarcini Rapoarte, dari de seama

    SISTEM INFORMATIONAL

    SISTEM OPERATIONAL Produse, servicii Resurse

    Mediu Informatii externe

  • 8

    Un sistem informational trebuie sa sprijine activitatea desfasurata in cadrul firmei la toate nivelurile decizionale. Avand in vedere ca sistemul de conducere are ca obiective principale: - stabilirea obiectivelor si politicilor de dezvoltare si - controlul, adica urmarirea modului de implementare a strategiilor, evaluarea performantelor

    realizate, corectarea eventualelor dereglari, putem spune ca fluxul informational este compus din informatii strategice, tactice si operative.

    La nivel strategic sistemul informational sprijina luarea deciziilor de catre conducere. Acestea sunt rezultate pe termen lung, privesc intreaga activitate desfasurate in intreprindere. Informatiile se refera la:

    - valoarea rezultatelor financiare necesare stabilirii modului de repartizare a profitului - starea financiara actuala

    - modul de utilizarea a capacitatilor de productie.

    La nivel tactic, informatiile oferite de sistemul informational sprijina luarea deciziilor privind planificarea activitatilor ce vor fi desfasurate in firma pe termen mediu.

    La nivel operational sistemul informational sprijina luarea deciziilor pentru desfasurarea activitatilor curente ale firmei, informatii referitoare la productie (stoc de materii prime, materiale), aprovizionare cu materii prime, materiale, la desfacere, situatia mijloacelor fixe, situatia necesarului de mijloace de plata, a obligatiilor de plata , cu termene de scadente.

    Intelegerea structurii organizatorice din intreprindere este foarte imporanta in procesul dezvoltarii unui sistem informational, intrucat acesta este grefat pe structura organizatorica a intreprinderii. Determinarea necesarului de informatii din unitate depinde de modalitatea de distribuire a autoritatii si responsabilitatii, realizata in functie de structura organizatorica.

    Dezvoltarea economica a intreprinderilor este determinata de realizarea sistemelor informatice. Sistemele informatice ocupa un loc din ce in ce mai important in gestiunea intreprinderilor. In procesul conducerii sunt solicitate tot mai multe informatii care sa puna in valoare toate resursele materiale, financiare, umane si spirituale pentru realizarea in conditii optime a obiectivelor propuse.

    Modelul traditional al fluxului informational dintr-o unitate economica se poate prezenta ca in figura 1.4:

  • 9

    Fig. 1.4. Fluxul informational dintr-o unitate economica

    Se observa ca serviciul contabilitate poate fi considerat punctul central al activitatii economice, iar sursele de informatii sunt: serviciile desfacere, aprovizionare, financiar, personal, productie.

    De la aplicatii informatice simple, sporadice informatizarea intrepriderilor a evoluat catre sisteme informatice complexe, in masura sa gestioneze eficient masa de informatii existenta si sa ofere solutii pentru atingerea obiectivului esential : eficienta gestionarii resurselor.

    Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca obiect de activitate, in general procesul de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor.

    Putem elabora astfel o alta definitie a sistemului informatic, ca fiind o parte componenta a sistemului informational, care asigura prelucrarea eficienta a datelor cu ajutorul echipamentelor de calcul.

    In ceea ce priveste raportul dintre sistemul informatic si sistemul informational, se poate aprecia ca sistemul informatic tinde a egala sfera de cuprindere a sistemului informational, in sensul ca noile tehnologii informationale si de comunicatii ofera suportul de culegere, prelucare si interpretare a informatiilor in format electronic, ramanand a se executa manual doar activitatile neformale.

    Putem insa afirma ca in timp ce un sistem informational se naste si se dezvolta odata cu organizatia in care exista, un sistem (subsistem) informatic este realizat la un moment dat prin actiuni complexe, de reflexie si creatie.

    Contabilitate

    Desfacere Personal

    Financiar Productie

    Aprovizionare

    Conducere

  • 10

    Fig. 1.5. Relatia sistem informational - sistem informatic

    Din fig. 1.5 se observa ca informatizarea poate cuprinde obiectiv numai acele parti ale sistemului informational care sunt formalizabile, prin definirea unor functii de transformare a intrarilor in iesiri.

    Analizand resursele care sunt antrenate pentru obtinerea unui scop, putem defini sistemul informatic ca fiind un ansamblu tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente de calcul si personal de specialitate, prin care se asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea informatiilor in vederea fundamentarii si elaborarii deciziilor

    Dupa cum rezulta si din definitie, putem spune ca sistemul informatic este format din urmatoarele componente principale:

    - resursele materiale (hardware-ul) - totalitatea elementelor necesare pentru introducerea datelor, prelucrarea datelor, stocarea programelor si rezultatelor obtinute, comunicarea rezultatelor

    - resursele logice (software-ul) totalitatea programelor ce asigura functionarea si exploatarea controlata a sistemului: sistemele de operare, sisteme de gestionare a bazelor de date, programe utilitare, pachete de programe, software de aplicatii etc.

    - baza de date ansamblul datelor stocate in vederea prelucrarilor prin programele de aplicatii. - personalul intregul personal care intr-un fel sau altul folosesc sistemul informatic:

    specialisti (analisti de sistem, programatori, proiectanti de sisteme, ingineri de sistem, administratori baze de date, operatori) si nespecialisti (consultanti, utilizatori finali beneficiari ai serviciilor oferite de sistemele informatice etc.)

    - metodologiile principiile, proiectele si procedurile aplicate in sistemele informatice pentru a fi realizate sarcinile stabilite

    Sistem informational neformalizat

    Sistem informational asistat de calculator

    Sistem informational automatizat

    Sistem informational formalizat

    Sistem informatic

    Sistem informational manual

  • 11

    1.4. Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic

    Obiectivele sistemului informational urmaresc cresterea relativa a volumului datelor prelucrate, reducerea timpului de raspuns sau a nivelului cheltuielilor generate de sistemul informational. Cresterea relativa a volumului datelor prelucrate depinde direct de performatele tehnice ale echipamentelor de calcul si de metodele si procedeele utilizate. Performatele se masoara prin volumul maxim de date exprimat in caractere prelucrate un unitatea de timp.

    Costul sistemului informational este determinat de cheltuielile cu proiectarea sistemului, achizitionarea echipamentului, calificarea personalului si exploatarea curenta a sistemului.

    Sintetic, se poate spune ca un sistem informational eficient, trebuie sa aibe urmatoarele calitati: - sa fie flexibil, adica sa poata fi usor modificat la aparitia unor noi situatii - sa permita o vehiculare rapida a datelor la toate nivelele de conducere si executie - sa redea datele intr-un mod ierarhizat si rational, iar forma de prezentare sa fie accesibila si

    corespunzatoare

    Procesul de prelucrare a datelor intr-un sistem informatic, cuprinde cinci faze: a) culegerea (colectarea) datelor b) pregatirea datelor c) prelucrarea datelor d) intretinerea colectiilor de date (actualizarea bazei de date) e) obtinerea informatiilor de iesire

    a) Faza de culegere a datelor cuprinde doua activitati fundamentale: - observarea mediului care genereaza datele - inregistrarea datelor (prin scrierea lor din documentele sursa sau prin captarea lor sub

    diferite forme cu ajutorul unor echipamente speciale)

    Metodele de colectare a datelor pot fi grupate in directe (culegerea la sursa) si indirecte (culegerea traditionala a datelor). Metoda traditionala este o metoda costisitoare si succeptibila de numeroase erori si presupune realizarea unui numar mare de activitati, cele mai multe fiind realizate manual: inregistrarea datele pe documente (factura, bon de consum etc), cumuleze aceste documente pe loturi (de

  • 12

    regula pe o luna de zile), transmiterea acestor loturi de documente personalului specializat in introducerea datelor pe calculator (operatori de date). Metodele de culegere a datelor la sursa isi propun automatizarea activitatii de colectare a datelor prin utilizarea echipamentele de citire a codurilor de bare, a scannerele de imagini si scanerele pentru recunoasterea optica a caracterelor (OCR). Aceasta metoda presupune existenta unei retele de calculatoare si dispunerea de terminale in diferite puncte din intreprindere (sectii, magazie, birouri), care sa permita culegerea datelor la locul producerii lor si transmiterea acestora in vederea unei prelucrari centralizate.

    b) Pregatirea datelor presupune executarea acelor operatii asupra datelor pentru a facilita prelucrarea ulterioara:

    - clasificarea datelor implica atribuirea de coduri de identificare (cod material, simbol cont, numar gestiune etc.) pentru ca datele sa poate fi incluse in submultimile corespunzatoare

    - gruparea datelor presupune acumularea intrarilor similare pentru a fi prelucrate unitar; - verificarea datelor cuprinde o mare varietate de proceduri privind controlul corectitudinii

    datelor (semnarea documentelor, datele sa fie complete etc.), inainte ca ele sa fie supuse procesului de prelucrare;

    - sortarea datelor, prin care datele acumulate in loturi sunt ordonate dupa diverse criterii

    c) Prelucrarea datelor, poate sa includa o varietate de activitati, cum sunt: - calcule matematice - compararea - supune unei examinari simultane doua sau mai multe tipuri de date intre care

    exista o logatura logica

    - sintetizarea presupune comasarea informatiilor

    - filtrarea, prin care se extrag datele ce vor fi supuse prelucrariloe urmatoare

    In functie de metoda de culegere a datelor folosite, pentru prelucrarea datelor din tranzactii putem avea :

    - prelucrarea pe loturi (batch processing) - datelor acumulate intr-o anumita perioada, sunt prelucrate la sfarsitul perioadei. Avantaje: utilizarea mai eficienta a resurselor informatice si un mai bun control asupra datelor. Dezavantaje: nu se poate obtine o informatie la zi despre activitatea intreprinderii, ca urmare a decalajului dintre timpul de culegere si de obtinere a informatiilor. Prelucrarea pe loturi este recomandata doar pentru acele aplicatii care nu necesita actualizarea bazei de date pe masura ce au loc tranzactii si atunci cand sunt solicitate rapoarte doar la intervale bine definite.

  • 13

    - prelucrarea in timp real presupune prelucrarea datelor imediat dupa ce a avut loc o tranzactie.Daca dam ca exemplu tranzactiile cu materiale, un sistem bazat pe prelucrari in timp real preia datele privind o tranzactie (aprovizionare cu materiale) imediat ce aceasta are loc (primirea facturii de la furnizor), le prelucreaza si actualizeaza imediat stocul acelui material. In cazul in care conducerea solicita o informatie privind stocul unui material, ea poate fi furnizata imediat printr-o simpla consultare a bazei de date. Dezavantaje: necesitatea existentei a numeroase proceduri de control privind controlul continutului bazei de date, impotriva accesului neautorizat sau a distrugerii accidentale a datelor, lucru care inseamna implicit cheltuieli suplimentare.

    O comparatie intre cele doua tipuri de prelucrari este realizata in tabelul de mai jos:

    Caracteristica Prelucrarea pe loturi Prelucrarea in timp real

    Prelucrarea datelor Datele tranzactionate sunt colectate, grupate, sortate,

    transcrise si apot prelucrate

    periodic

    Datele tranzactionate sunt

    prelucrate imediat ce ele au fost produse

    Actualizarea fisierelor Dupa prelucrarea lotului Dupa prelucrarea tranzactiei

    Timpul de raspuns Mai multe ore sau zile, dupa ce lotul de date a fost prelucrat

    Cateva secunde dupa producerea tranzactiei

    d) Faza de intretinere a colectiilor de date, presupune: - memorarea (stocarea) datelor - actualizarea datelor - indexarea datelor - protectia datelor

    De ex., o tranzactie de cumparare de materiale va fi memorata intr-o tabela de cumparari a bazei de date, iar pe baza acestei tabele va fi actualizata tabela de stocuri (incrementarea stocului cu cantitatea cumparata) si tabela de furnizori (incrementarea datoriilor catre acesta, daca plata nu s-a efectuat).

  • 14

    e) Obtinerea informatiilor de iesire. Este ultima faza a ciclului de prelucrare a datelor si urmareste obtinerea si furnizarea informatiilor de iesire catre utilizatori. Informatiile de iesire pot fi regasite sub forma de documente, rapoarte sau raspunsuri la intrebari.

    Observatii: - unele date pot fi colectate, prelucrate si memorate simultan, fara sa mai parcurga alte operatiuni de iesire - anumite date externe, ajung direct la manageri fara sa mai fie supuse prelucrarii

    Daca in trecut sistemele informatice ale societatilor s-au dezvoltat in jurul unor necesitati legate in principal de gestiunea resurselor intreprinderii (Enterprise Resource Planner -ERP) - planificarea productiei, gestiunea stocurilor si livrarilor, evidenta contabila si financiara, evidenta resurselor umane, astazi accentul se pune din ce in ce mai mult pe deschiderea acestor sisteme informatice pentru a e-interactiona cu mediul de afaceri inconjurator.

    Noile tehnologii informationale au schimbat si vor schimba structura locurilor de munc n societate; multe locuri de munc tradiionale vor dispare, si vor fi nlocuite de ctre informatic i comunicaii electronice. Tehnologiile informationale si comunicatiile vor avea un impact

    major asupra organizatiilor prin prisma mutatiilor n ceea ce priveste noile forme de lucru si activitatile pe care acestea le pot genera.

    Trecerea la societatea informationala va imparti practic intreprinderile in organizatii moderne ("conectate" - care utilizeaza noile tehnologii) si organizatii traditionale.

    Succesul in afaceri implica in primul rand apel la tehnologia informatica si extinderea relatiilor de afaceri in afara limitelor teritoriului national. Astfel, o serie de companii au investit masiv pentru dezvoltarea unor sisteme si procese care sa permita integrarea operatiunilor proprii cu partenerii de afaceri si oferirea unor servicii mai bune clientilor finali.

    O alta distinctie intre organizatiile moderne si cele traditionale este cu privire la metodele de munca folosite. O organizatie moderna va solicita in primul rand OUTSOURCING-ul. Mai mult ea include utilizarea pe scara larga a Internetului, a retelelor de calculatoare si utilizarea pe scara larga a softwarelului colaborativ Groupware.

  • 15

    1.5. Tipuri de sisteme informatice

    Sistemele informatice se pot clasifica dupa mai multe criterii: 1. In functie de domeniul de utilizare: - SI pentru conducerea activitatilor economico-sociale. Specific acestor SI este faptul ca

    datele de intrare, de regula, sunt furnizate prin documente, iar datele de iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de documente, pentru interpretarea acestora de catre om

    - SI pentru conducerea proceselor tehnologice. Se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale (impulsuri electronice) informatii despre diversi parametrii ai procesului tehnologic (presiune , temperatura etc), iar datele de iesire se transmit sub forma de semnale unor organe de executie, regulatoare, care modifica automAt parametrii procesului tehnologic. Se executa in acest fel controlul si comanda automata a procesului tehnologic.

    - SI pentru cercetarea stiintifica si proiectare tehnologica. Asigura automatizarea calculelor tehnico-ingineresti, proiectarea asistata de calculator si alte facilitati necesare specialistilor din domeniile respective.

    - SI pentru activitati speciale. SI speciale sunt destinate unor domenii specifice de activitate ca de ex. : informarea si documentarea tehnico-stiintifica, medicina etc.

    2. Din punctul de vedere al nivelului ierarhic ocupat de sistemul economic in cadrul societatii - SI pt. conducerea activitatii la nivelul unitatii economice. - SI pentru conducerea organizatiilor economico-sociale cu structura de grup - SI pt conducerea ramurilor, subramurilor si activitatilor la nivelul economiei nationale - SI functionale generale - au ca atribut principal faptul ca intereseaza totate ramurile si

    activitatile ce au loc in economia nationala (SI statistice, financiar-bancare etc)

    3. Dupa modul de organizare a datelor

    - SI cu organizare in fisiere - SI cu organizare in baza de date

    4. Din punct de vedere fizic (aria de cuprindere) - SI distribuite: - SI locale

    Din punct de vedere fizic integrarea se realizeaza printr-o retea de calculatoare care sa asigure distribuirea colectiilor de date memorate la unitatile ce sunt in relatii ierarhice, in vederea furnizarii necesarului de informatiii pentru fiecare dintre acestea.

  • 16

    Arhitectura retelelor de calculatoare se stabileste in functie de specificul fiecarei unitati. Avantajele folosirii unui sistem informatic distribuit: - programele pot fi pastrate intr-o singura copie (pe server) si sunt folosite de oricare din

    utilizatorii retelei

    - bazele de date pot fi exploatate de mai multi utilizatori simultan - resursele hardware (imprimantele in special) pot fi exploatate simultan de mai multi

    utilizatori

    - posibilitati de comunicare si schimb de informatii intre utilizatori

    5. Dupa tipul software-ului folosit in scrierea programelor, putem avea sisteme informatice in care aplicatiile au fost scrise in:

    - limbaje de nivel inalt (ex. Pascal, C++, Visual Basic etc) - limbaje orientate pe calcul tabelar (ex. Lotus, Quatro Pro, Excel etc) - limbaje orientate pe gestiunea bazelor de date (Dbase, Foxpro, Oracle, Informix etc)

    Un limbaj de programare este un sistem de conventii adoptate pentru realizarea unei comunicari intre programator si calculator.

    Un limbaj de nivel inalt manipuleaza concepte apropiate de limbajul natural, concepte de nivel logic, cum ar fi: colectie de date, nume de operatie (open, write etc). Cu ajutorul unui limbaj inalt, programatorul se face mai usor inteles de catre calculator. Uneori o singura linie de program scrisa cu un astfel de limbaj, poate echivala cu sute de linii de program scrise in limbaj masina.

    Limbajele orientate pe gestiunea bazelor de date presupun posibilitatea manipularii bazele de date cu mari dimensiuni prin intermediul conexiunilor logice stabilite. Avantajele folosirii unor astfel de limbaje: - nivel logic superior (corelatii, structuri 1:n) - prelucrari (regasiri) de date cu un inalt nivel de complexitate - nivel superior de portabilitate a datelor - partajarea datelor intre mai multi utilizatori - servicii de protectie a datelor

    Alegerea de catre programator a limbajului de prelucrare a datelor este foarte importanta. Pe de o parte, odata ales un limbaj si incarcate bazele de date si construite aplicatiile ce efectueaza prelucrarea acestor date, trecerea la un alt sistem este extrem de dificila si implica un efort de programare suplimentar (pentru conversia datelor), pe langa efortul scrierii de la zero a

  • 17

    aplicatiilor de prelucrare. Pe de alta parte, alegerea unui limbaj de programare neadecvat volumului de date ce urmeaza a fi prelucrate, poate sa conduca la obtinerea unor aplicatii cu un timp de raspuns la interogari ridicat. Un alt factor important la alegerea limbajului de programare se refera la prelucrarea distribuita sau locala a datelor. Nu toate limbajele au instructiuni privind prelucrarea datelor in retea.

    6. dupa forma de coordonare a activitatilor de informatica: - sisteme informatice coordonate de componente informatice proprii (centre, statii, oficii de

    calcul) - sisteme informatice coordonate prin terti (outsourcing)

    7. Din punct de vedere al complexitatii si al gradului de integrare: - SI autonome - specifice unei activitati economice (aplicatii pentru rezolvarea unui pachet

    omogen de lucrari) - sisteme partial integrate

    - sisteme total integrate - pentru gestionarea intregii activitatii a unei unitati economico-

    sociale

  • 18

    1.6. Sistemul informational contabil al intreprinderii moderne

    Un studiu efectuat relata ca, intr-o unitate economica din totalul informatiilor, 80% sunt informatii economice, din care 47% sunt informatii contabile. Alte tipuri de informatii sunt: informatiile tehnice, care se refera la fluxurile fizice ale materialelor si resurselor necesare;

    informatii de personal; informatii de marketing.etc. Multe informatii dintr-o unitate economica se suprapun in mai mult decat una dintre aceste categorii.

    Pornind de la premisa ca sistemele informationale trebuie sa sprijine indeplinirea tuturor functiilor intreprinderii (marketing, resurse umane, productie, etc.), se pot identifca mai multe tipuri de sisteme informationale functionale.

    Potrivit criteriului functional, structura unui sistem informatic pentru conducerea unei unitati economice, poate arata astfel:

    Fig.1.6. Structura functionala a unui sistem informatic la nivel de unitate economica

    Un obiectiv important pentru firme il reprezinta integrarea acestor categorii de sisteme informationale. O asemenea integrare ofera posibilitatea partajarii resurselor informationale ale firmei (date, echipamente, software, resurse umane), determinand cresterea eficientei activitatii.

    Sistemul informational pentru activitatea comerciala urmareste in special furnizarea de informatii care sa permita realizarea unei aprovizionari ritmice cu materii prime si materiale,

    planificarea si promovarea vanzarilor .

    Activitatea comerciala, desfasurata in cadrul unor compartimente corespunzatoare, are in vedere elementele specifice fiecarei subactivitati, dupa cum urmeaza:

    Subsistem financiar-contabil

    Subsistem de resurse umane

    Subsistem pt. activitatea comerciala

    Subsistem de marketing

    Subsistem pt. productie

    Sistem informatic

  • 19

    Subactivitatea de aprovizionare tehnico-materiala propune rezolvarea urmatoarelor aspecte specifice:

    - Fundamentarea necesarului si comenzilor de aprovizionare - Contractarea necesarului de aprovizionat - Urmarirea derularii contractelor de aprovizionare, colectarea si inregistrarea datelor privind

    facturile primite de la furnizori, furnizarea diferitelor rapoarte privind activitatea de aprovizionare

    Subactivitatea de desfacere, presupune: - Preluarea si inregistrarea comenzilor primite de la clienti - Livrarea catre clienti a productiei contractate - Urmarirea ritmicitatii livrarilor in scopul onorarii contractelor incheiate, colectarea si

    inregistrarea datelor privindvanzarile, furnizarea de informatii necesare desfasurarii activitatii curente

    Sistemul informational pentru activitatea de marketing presupune: - Studierea caracteristicilor tehnico-economice, inclusiv a tehnicilor de comercializare a

    produselor concurente, furnizate de alte societati comerciale din tara sau strainatate - Studierea caracteristicilor specifice ale pietelor de desfacere in vederea realizarii relatiilor

    valutar-financiare si de distribuire a produselor proprii - Cooperarea cu alte societati comerciale din tara si strainatate in vederea promovarii

    produselor pe terte piete

    Sistemul informational pentru productie vizeaza ingineria asistata de claculator, proiectarea asistata de calculator, calculul si planificarea necesarului de materiale pentru productie, productia asistata de calculator .

    Sistemul informational pentru gestiunea resurselor umane presupune planificarea necesarului de personal, dezvcoltarea intregului potetial al angajatilor si controlul tuturor politicilor si programelor relative la personal, respectiv"

    - recrutarea, selectia si angajarea de personal - atribuirea sarcinilor de munca - intretinerea cartilor de munca si a altor documente - intocmirea documentelor de plata privind drepturile salariale - evaluarea randamentului personalului angajat - formarea si perfectionarea personalului

  • 20

    Activitatea de contabilitate la nivelul unitatii economice se structureaza in doua componente: - Contabilitatea financiara (sintetica) concretizata in urmarirea existentului si miscarii

    elementelor patrimoniale (imobilizari stocuri, creante si datorii, mijloace finanicare, capital, fonduri, credite, cheltuieli si venituri)

    - Contabilitatea de gestiune (analitica)

    Intreaga activitate de contabilitate asigura: - inregistrarea cronologica si sistematica a tuturor operatiilor economice

    - prelucrarea datelor in concordanta cu principiile si metodele contabilitatii - sintetizarea intregii activitati financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de baza ale

    contabilitatii (balanta si bilantul contabil).

    Informatiile furnizate de contabilitate constituie fundamentul procesului decizional pe diferite nivele ierarhice. Nu intamplator informatizarea intreprinderilor a inceput cu contabilitatea.

    Sistemul informational contabil face parte din sistemul informational, fiind o componenta cu mare pondere. El poate fi definit ca fiind un set de resurse umane si de capital care se ocupa cu colectarea, procesarea, stocarea si accesarea si transmiterea datelor si informatiilor despre procesele contabile ce au loc organizatie.

    In cadrul sistemului informational contabil exista posibilitatea structrarii acestuia folsind diferite criterii. Un prim criteriu il reprezinta structurarea pe cele laturi specifice contabilitatii (dualismul contabil) respectiv: - susbsistemul contabilitatii de gestiune/manageriale - care ofera informatii contabile

    utilizatorilor interni

    - subsistemul contabilitatii financiare - care ofera informatii contabile utilizatorilor externi

    Informatia contabila este ceruta de sase mari categorii de utilizatori: - cumparatorii care sunt interesati sa cunoasca: pretul produselor, performantele lor;

    informatii despre situatia firmei (datorii, termene de plata etc.) - furnizorii, care livrand marfurile pe credit, sunt interesati sa cunoasca disponibilitatile de

    plata ale unitatii respective, situatia lor financiara

    - actionarii care urmaresc situatia economico-financiara a firmei in vederea incasarii de dividende

  • 21

    - angajatii unitatii - vor sa cunoasca salariul mediu, ce parte din profit li se cuvine, alte informatii non-contabile

    - creditorii de cele mai multe ori bancile, nu numai ca se intereseaza dar si verifica majoritatea datelor contabile alte unitatii

    - organisnele guvernamentale, institutii de cercetare, de invatamant care de asemenea solicita date contabile

    Dupa criteriul circuitelor contabile putem spune ca SIC este compus din: - componenta cumparari-vanzari

    - componenta incasari-plati

    - componenta productie-stocuri-imobilizari - componenta operatii diverse

    Daca vom avea in vedere criteriul etapelor procesului de productie, atunci componentele SIC sunt:

    - aprovizionare

    - productie - stocuri

    - desfacere - terti

    - trezorerie

    Dupa natura elementelor patrimoniale, putem avea:

    - componenta capitaluri

    - componenta imobilizari - componenta stocuri

    - coponenta terti

    - componenta trezorerie

    - componenta venituri si cheltueili

    - componenta extra-bilantiera

    Circuitele contabile specifice operatiilor de exploatare In categoria operatiilor de exploatare sunt incluse cumpararile, vanzarile, tertii, inclusiv salariatii, veniturile si cheltuielile. In cadrul acestor operatii delimitam urmatoarele circuite contabile:

    1. stocuri: achizitie, transfer, consum, obtinere, vanzare, operatii speciale

  • 22

    2. terti-furnizori: receptie, plati, compensari, transferari

    3. terti-clienti: facturare, incasare, compensari, transferari

    4. terti-personal si organisme speciale: inregistrari datorii, compensari, operatii speciale 5. terti-bugetul statului: inregistrari de datorii, compensari, plati, operatii speciale 6. alti terti: creare debit-creanta, compensari-regularizari, plati-incasari, operatii speciale 7. venituri si cheltuieli: conform operatiilor de mai sus si din activitatile de investitii sau

    finantare

    Circuitele contabile specifice operatiilor de investitii Circuitul investitional se refera la ansamlul de operatii ce privesc imobilizarile corporale, imobilizarile necorporale si cele financiare. In cadrul acestor circuite delimitam operatii ce privesc:

    - activele imobilizate - investitii, cedare, scoatere din folosinta, vanzare, transferuri - amortizarile si provizioanele aferente activelor imobilizate - constituire, diminuare,

    suplimentare, anulare.

    Circuitele contabile specifice operatiilor de finantare de finantare privesc in special structura capitalurilor intreprinderii prin prisma echilibrului dinrte capitalurile proprii si cele imprumutate, politica de dividende si deciziile de finantare. In aceste conditii trezoreria este afectata in mod direct de: - de aportul actionarilor - de datoriile financiare contractate

    Circuitele contabile avute in vedere se refera la: - capitalurile proprii: Capital, Rezerve, Subventii si Provizioane reglementate - datoriile financiare: Imprumuturi de la institutiile financiar-bancare (contractare, rambursare)

    si alte imprumuturi.

    Circuitele contabile specifice operatiilor de trezorerie Activitatile de exploatare, de investitii si cele financiare ce au loc in cadrul unei intreprinderi influenteaza direct nivelul trezoreriei, conducand la aparitia fluxurilor de intrare si de iesire de disponibilitati, care in final va schita fluxul de disponibilitati la nivel de intreprindere (cash-flow)

  • 23

    Capitolul 2. Ciclul de viata al sistemelor informatice

    Mutatiile din domeniul tehnologiilor informationale si al metodelor de abordare s-au reflectat si in ciclul de viata al dezvoltarii sistemelor, fie prin schimbarea etapelor acestora, fie prin modificarea opticii de parcurgere a lor.

    Prin parcurgerea materialelor de specialitate, se poate constata ca numarul fazelor/etapelor variaza de la trei (ex. : analiza, proiectare, implementare) la peste douazeci, in functie de locul in care a fost studiata implementarea metodei respective, sau de gradul de detaliere abordat. Indiferent de numarul si numele etapelor ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor, o problemea este mult mai importanta, si anume ordinea si felul in care se parcurg etapele respective, ceea ce in literatura de specialitate se trateaza sub numele de modele ale ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor.

    2.1. Modelul cascada Ciclul de via este prezentat ca o secven de faze intermediare cu obiective precise, toate concurand pentru atingerea obiectivului final i anume realizarea unui produs program eficient. Facilitile acestui model sunt viabile n condiiile n care se au n vedere urmatoarele aspecte: - orice faz s fie ncheiat prin trecerea cu succes a unor verificri de sfrit. - produsele realizate ntr-o faz servesc ca punct de plecare ptr. dezvoltri ulterioare, calitatea i exactitatea lor fiind determinate . Schematic, acest model poate fi reprezentat ca in figura 2.2.

    Concluzii: - modelele sunt diferite, in functie de tehnologiile folosite in procesul de realziare a sistemelor,

    saltul considerabil inregistrandu-se in mediile orientate-obiect - modelele depind de marimea proiectelor, dar si domeniilor carora le apartin sistemele - diferentele dintre modele constau , indeosebi, in modul de parcurgere a etapelor, ca ordine,

    dar si in ceea ce priveste modalitatea de abordare a sistemului (in intregime sai pe parti componente)

    - in selectarea modelului un rol important il are echipa ce efectueaza aceasta operatiune, referindu-ne la experienta ei de lucru cu diverse modele

    - complexitatea sistemului se va reflectam in mare masura, in tipul modelului selectat

  • 24

    Fig. 2.2. Modelul in cascada

    Aplicarea in practica a acestor modele se face in functie de particularitatile sistemului informatic ce urmeaza a fi proiectat si de conditiile concrete de realizare, in asa fel incat avantajele obtinute sa conduca cu cheltuieli cat mai reduse si in timp cat mai scurt la obtinerea unor sisteme corespunzatoare calitativ.

    2.2. Etapele si principiile de realizare a sistemelor informatice

    Proiectarea sistemelor informatice de gestiune contabila se realizeaza separat pentru fiecare unitate economica, in functie de particularitatile sistemelor de conducere, operational si informational ale fiecarei organizatii.

    Structurarea procesului de proiectare si realizarea se face din considerente practice legate de complexitatea si diversitatea activitatilor si operatiilor implicate. Se realizeaza astfel o

    Studiul de fezabilitate Validare

    Analiza cerintelor -planificarea-

    Validare

    Proiectarea de ansamblu Verificare

    Proiectarea de detaliu Verificare

    Elaborarea si testarea

    Test unitar

    Implementarea

    Test de sistem

    Exploatarea si intretinerea Revalidare

  • 25

    succesiune bine definita de etape si faze care reprezinta stadii succesive de dezvoltare a sistemului informatic.

    In opinia celor mai multi autori, metodologia de proiectare si realizare a sistemelor informatice se desfasoara prin parcurgerea urmatoarelor etape: 1. identificarea cerintelor si a fezabilitatii sistemului:

    - determinarea a ceea ce nu functioneaza in vechiul sistem si identificarea obiectivelor noului sistem

    - analize de prefezabilitate tehnica, operationala, economica, juridica si a programarii in timp

    - stabilirea comitetului coordonator a proiectului noului sistem si a echipei de proiectare

    2. analiza de sistemului informational existent - studierea si documentarea sistemului curent si depistarea problemelor cu care se

    confrunta

    - colectarea informatiilor despre cerintele noului sistem - integrarea cerintelor si realizarea unui model al noului sistem

    3. proiectarea conceptuala (de ansamblu) a sistemului - realizarea modelului conceptual al noului sistem - luarea deciziei asupra modului de realizare a softului de aplicatii - descrierea detaliata a noului sistem

    4. proiectarea de detaliu a noului sistem - proiectarea formularealor si a rapoartelor

    - proiectarea interfetelor si a dialogurilor - proiectarea bazelor de date

    5. elaborarea si testarea programelor - construirea unei versiuni operationale a sistemului

    6. implementarea sistemului - conversia de la vechiul sistem la noul sistem - instruirea utilizatorilor pentru exploatarea noului sistem

    - test final pentru acceptarea noului sistem

    7. exploatareasi intretinerea noului sistem informatic - punerea in functiune a noului sistem

    - evaluarea performantelor noului sistem si a modului de satisfacere a ceintelor - inregistrarea tuturor modificarilor aparute in sistem

  • 26

    Proiectarea si realizarea sistemelor informatice are la baza urmatoarelor principii generale: 1. fundamentarea realizarii sistemelor informatice pe criterii de eficienta economica. Acest

    principiu presupune:

    - evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea si

    exploatarea curenta a sistemelor informatice

    - compararea cheltuielilor cu efectele economice directe si indirecte obtinute in urma implementarii

    2. participarea nemijlocita a beneficiarului la conceperea si realizarea sistemului, presupune: - adoptarea si transpunerea in practica de catre beneficiar a tuturor masurilor cu caracter

    organizatoric necesar desfasurarii proiectarii si introducerii in exploatare a sistemului - participarea beneficiarului cu specialistii proprii la elaborarea conceptiei si realizarii

    efective a sistemului informatic

    - definirea obiectivelor si performantelor viitorului sistem - definirea cerintelor informationale la care urmeaza sa raspunda sistemul - stabilirea si mobilizarea resurselor umane si financiare pentru realizarea sistemului - pregatirea personalului din compartimentele functionale pentru angajarea in activitatea de

    informatica

    3. asigurarea calitatii solutiei adoptate, presupune: - aplicarea celor mai eficiente metode si tehnici de proiectare - specificarea unor caracteristici de calitate care sa fie validate si controlate pe parcursul

    realizarii sistemului

    4. adoptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile, presupune: - corelarea permanenta a proiectarii SI si caracteristicile echipamentelor de tehnica de

    calcul existente sau prevazute a intra in dotare - integrarea si valorificarea cat mai completa a echipamentelor de calcul de diverse tipuri

    existente deja in dotarea beneficiarului.

  • 27

    Capitolul 3. Analizele de fezabilitate

    Analizele de fezabilitate au rolul de a asigura informatiile obiective necesare pentru a cunoaste daca un proiect de realizare a unui sistem informational poate fi demarat sau nu, sau daca un proiect deja inceput mai poate fi continuat. Proportiile si durate studiilor de fezabilitate variaza, in functie de marimea si natura sistemului de implementat. Echipele de studiu trebuie sa includa in structura lor reprezentanti ai conducerii, ai echipelor de control intern, specialisti, reprezentanti ai utilizatorilor finali. Unul dintre membrii echipei va fi manager de proiect, care raspunde de :

    - elaborarea unor studii de fezabilitatev generala - elaborarea planurilor detaliate ale proiectelor - gasirea celor mai buni membri ai echipei proiectului.

    Studiile de fezabilitate trebuie sa aiba la baza o documentatie, ce va contine : - definirea problemei (o scurta descriere a proiectului si explicarea a ceea ce-si propune el

    sa realizeze) - descrierea cerintelor sistemului - descrierea solutiilor sistemului propus - cuantificarea tuturor costurilor materiale si beneficiilor aferente - o lista a costurilor si beneficiilor necuantificabile

    Tipuri de analize de fezabilitate

    1. Fezabilitatea tehnica. Trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari fundamentale:

    - poate fi elaborat si implementat sistemul planificat in organizatia respectiva folosind tehnologia existenta ?

    - ofera unitatea conditii persoanelor care vor proiecta, implementa si exploata sistemul propus ?

    2. Fezabilitatea economica - justifica sistemul propus timpul, banii, alte resurse si costurile necesare pentru a fi

    implementat ?

    - are unitatea fondurile necesare pentru elaborarea si implementarea sistemului ?

  • 28

    3. Fezabilitatea exploatarii - este posibil ca noul sistem sa fie utilizat de catre persoanele carora le este adresat ? Noul sistem informatic poate sa conduca atat la schimbari formale cat si neformale. Schimbarile formale pot afecta granitele compartimentelor si relatiilor de lucru dintre executanti si personalul de conducere. Schimbarile neformale au o mare importanta deoarece: fiecare sistem nou sau transformare a altuia existent are rolul de a-l imbunatati si , firesc de a-l face mai eficient. Cei afectati insa nu pot vedea schimbarea in acelasi fel. O persoana va vedea schimbarea ca buna sau rea, in functie de modul cum ea este afectata. Factorii de conducere, de exemplu, vad in schimbare ceva pozitiv, daca se concretizeaza in cresterea profitului sau a realizarilor sau daca se reduc costurile, in timp ce un angajat poate sa vada aceeasi schimbare ca fiind rea, daca este desfiintat postul sau sau daca are o influenta nefasta.

    4. Fezabilitatea legalitatii urmareste sa se determine daca se pot inregistra conflicte intre sistemul propus si posibilitatea organizatiei de a nu avea anumite conflicte fata de obligatiile legale. De asemenea, sistemul trebuie sa respecte toate statutele, deciziile, regulamentele, legile si alte acte normative si juridice.

    5. Fezabilitatea programarii, raspunde la urmatoarea intrebare : - poate fi proiectat si implementat sistemul in timpul alocat ?

    3.1. Fezabilitatea economica Determinarea fezabilitatii economice presupune estimarea cu mare atentie a costurilor si beneficiilor sistemului propus.. Cheltuielile spre deosebire de beneficii pot fi stabilite cu mai multa usurinta.

    In rezumat, cheltuielile initiale si cele de exploatare au urmatoarea structura :

    ECHIPAMENTE - calculatoare si echipamente periferice

    - echipamente pentru comunicatii (retele, modem-uri, linii telefonice, accesorii speciale) - upgrade hard disk-uri, memorii etc.

    SOFTWARE

    - costul achizitionarii soft-ului de aplicatii - sisteme de operare

  • 29

    - utilitare

    - sisteme de gestiune a bazelor de date - procesoare de texte etc

    DOCUMENTATIE

    - documentatie despre sistemele utilizate - documentaita programelor - documentatia utilizatorilor

    PERSONAL

    - recrutarea si intruirea personalului specializat in calculatoare: operatori calculatoare,

    analisti de sistem si programatori etc - consultanta

    PREGATIREA LOCURILOR DE MUNCA

    - spatii aditionale (sala serverului etc.) - aer conditionat, controlul umiditatii si prafului, protectii impotriva focului si a apei - securitatea fizica (accesul in sistem) - birouri pentru analisti, programatori, controlori etc) - mobilier si alte instalatii fixe - instalatii de iluminat

    CHELTUIELI DE INSTALARE

    - taxe de transport aprovizionare - fixarea si legarea echipamentelor periferice

    - rearanjarea mobilierului si a celorlate echipamente existente

    CONVERSIA - testarea sistemului

    - conversia fisierelor si a datelor - exploatari paralele

    - instruiri

    FURNITURI DE BIROU - proiectarea si modificarea formularelor - formulare preimprimate

  • 30

    - materiale pentru stocarea datelor (diskete, benzi magnetice etc) - alte furnituri specifice (hartie autocopiativa, etc)

    INTRETINERE/SIGURANTA

    - intretinere hard/soft - copii de siguranta si pastrarea lor - instalatii de putere suplimentare, inclusiv UPS uri

    FINANCIAR

    - taxe legale

    - asigurari

    - taxe de consultanta

    Beneficiile generate de instalarea noului sistem pot fi clasificate ca beneficii cuantificabile si necuantificabile. Dintre beneficiile aduse de un nou sistem amintim :

    - economii aduse de reducerea numarului personalului - cresterea capitalului circulant prin reducerea stocurilor si a soldurilor clientilor, prin

    facturari mai rapide si printr-o prognoza a incasarilor si platilor cat mai corecta - costuri de exploatare mai mici - cresterea productivitatii muncii - servicii mai bune prestate clientilor - imbunatatirea procesului de luare a deciziei - un control mai bun - cresterea performatelor de prelucrare si imbunatatirea conditiilor de lucru ale angajatilor

    3.2. Tehnici de reprezentare si programare calendarisitica a planurilor

    3.2.1. Diagramele Gantt

    Diagramele Gantt reprezinta o modalitate de reprezentare grafica a proiectului. Ca reprezentare grafica se folosesc barelor orizontale prin care sunr prezentate activitatile planificate. Lungimea barelor este proportionala cu timpul alocat activitatilor reprezentate. De asemenea, se pot folosi diferite culori pentru a scoate in relief anumite activitati.

  • 31

    Diagramele Gantt nu indica ordinea activitatilor, ci indica data inceperii si cea a finalizarii acestora.

    Aceasta tehnica este recomandata pentru descrierea proiectelor simple sau a unor subcomponente ale proiectelor mari, si pentru monitorizarea modului in care se efectueaza activitatile in comparatie cu cele planificate.

    GESTIUNEA STOCURILOR Ian. 2004 Feb.

    2004 Martie

    2004 Aprilie

    2004 Mai

    2004 Iunie

    2004 Nr.

    crt.

    Nume activitate

    1. Colectarea cerintelor

    2. Proiectare

    ecrane

    3. Proiectare

    rapoarte

    4. Proeictare baze de date

    5. Documnetatie

    utilizator

    6. Programare

    7. Testare

    8. Instalare

  • 32

    3.2.2. Diagramele PERT

    Diagramele PERT (Program Evaluation Review Techique) sunt o modalitate de reprezentare grafica a activitatilor unui proiect si a relatiilor dintre ele. Caracterstica esentiala a acestui tip de diagrama este fapul ca scoate in relief ordinea in care se executa activitatile, prin prezentarea predecesorilor si succesorilor.

    Astfel, secventele de activitati ale unui proiect sunt prezentate sub forma unei retea de sageti si noduri. Sagetile reprezinta sarcinile sau activitatile care presupun anumite resurse si un anumit timp de executie. Nodurile retelei simbolizeaza evenimentele sau reperele proiectului, reprezentand indeplinirea uneia sau mai multor activitati si/sau initierea uneia sau mai multora activitati in continuare.

    Unul din primele aspecte ale tehnicii PERT consta in analiza retelei prin prisma timpilor necesari fiecarei activitati si ai proiectului in intregime.

    Primul pas in aplicarea diagramelor PERT consta in determinarea tuturor actiunilor persoanelor din proiect, dupa care se stabilesc relatiile de precedenta dintre actiuni. Aceasta inseamna ca, daca actiunea A este urmata de B, atunci intai trebuie sa demareze actiunea A si dupa terminarea ei se continua cu B. Unele actiuni pot avea mai multi predecesori si nu pot incepe pana nu au fost realizate toate actiunile anterioare. Pentru fiecare activitate se estimeaza

    timpul de realizare in ore, zile, saptamani sau luni. Dupa ce au fost determinate toate activitatile si relatiile de precedenta, poate fi schitata reteaua PERT.

    Dupa aceasta, se continua cu determinarea drumului critic al retelei calea activitatilor de la evenimentul de inceput pana la cel de sfarsit care ar necesita volumul maxim de timp consumat. Orice intarziere in executia unei actiuni este critica intrucat se reflecta imediat asupra intregului proiect.

    Nr.

    crt. Denumire activitate Durata

    Start

    planificat Sfarsit planificat

    Predecesori

    1. Colectarea cerintelor

    3,5 sapt 05/01/2004 31/01/2004 0

    2. Proiectare ecrane 6 sapt 01/02/2004 15/03/2004 1

    3. Proiectare rapoarte 6 sapt 01/02/2004 15/03/2004 1

    4. Proiectare baze de

    date 3 sapt 16/03/2004 07/04/2004 2,3

    5. Documentatie 5 sapt 08/04/2004 15/05/2004 4

  • 33

    utilizator

    6. Programare 5 sapt 08/04/2004 15/05/2004 4

    7. Testare 3 sapt 16/05/2004 07/06/2004 6

    8. Instalare 1 sapt 08/06/2004 15/06/2004 5,7

    Utilizarea diagramelor PERT sau Gantt este preferata in functie de aspectele urmarite : - Gantt vizualizeaza durata activitatilor, PERT vizualizeaza dependenta unor activitati de

    altele

    - Gantt evidentiaza suprapunerea unor activitati in timp, PERT nu, dar poate sa prezinte in paralel activitatile respective

    - Unele forme ale diagramei Gantt vizualizeaza si diferenta de timp in cazul celui mai timpuriu start sau al celui mai intarziat final. Diagramele PERT indica elementele respective doar prin mentionarea datelor in interiorul dreptunghiurilor.

    Documentatie utilizator

    15/05/2004

    5 5 sapt 08/04/2004

    Instalare

    15/06/2002

    8 1 sapt 08/06/2004

    Proiectare rapoarte

    15/03/2004

    3 6 sapt 01/02/2004

    Proiectare baze de date

    07/04/2004

    4 3 sapt 16/03/2004

    Testare

    07/06/2004

    7 3 sapt 16/05/2004

    Programare

    15/05/2004

    6 5 sapt 08/04/2004

    Proiectare ecrane

    15/03/2004

    2 6 sapt 01/02/2004

    Colectarea cerintelor

    31/01/2003

    1 3,5 sapt 05/01/2003

  • 34

    Capitolul 4. Analiza sistemului informational existent

    4.1. Tehnici de culegere a datelor

    Analiza sistemului informational existent are scopul de a efectua un studiu complex asupra activitatilor si fluxurilor informationale, a volumului de informatii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informational, in vederea stabilirii cerintelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul noului sistem informatic.

    In vederea culegerii cu succes a datelor se recomanda sa se tina seama de urmatoarele principii: - nu se considera nimic cunoscut dinainte - orice informatie trebuie sustinuta prin date certe - nu se porneste cu idei preconcepute in privinte solutiilor de imbunatatirea a sistemului

    informational contabil - in timpul culegerii datelor nu se elaboreaza solutii - sa se tina seama in permanenta de obiectivele analizei

    In general, la culegerea datelor colectivul de analiza poate intimpina doua categorii de dificultati: - din partea sistemului (conducatorii compartimentelor cand sunt intrebati in detaliu cu privire

    la sistemul existent, impotriva aparentelor, de multe ori nu stiu sau mai curand raspund ce cred sau cum ar vrea sa functioneze sistemul pe care il conduc).

    - din partea analistor din cadrul colectivului de analiza, care pot fi superficiali, slab pregatiti profesional, fara spirit analitic, lipsiti de tenacitate etc.

    In analiza unui sistemu informational contabil se utilizeaza mai multe procedee sau metode de culegere a datelor: - observarea directa - studierea documentatiei existente - participarea personala la intocmirea activitatilor

    - inventarierea documentelor sistemului informational - chestionarul

    - interviul

  • 35

    Folosirea unui procedeu nu exclude folosirea concomitenta sau ulterioara si a unui alt procedeu. Alegerea unui anumit procedeu de culegere a datelor depinde de: - complexitatea si particularitatile sistemului informational

    - aria de cuprindere a acestuia - conditiile de lucru si experienta personalului implicat

    Observarea directa a activitatilor desfasurate - se realizeaza prin deplasarea analistilor de sistem in compartimentele functionale, pentru a surprinde sfera si particularitatile activitatilor desfasurate de fiecare compartiment. Observarea directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a modului de efectuare a operatiilor de prelucrare, a documentelor utilizate, a timpului necesar realizarii fiecarei operatiuni.

    Studierea documentatiei existente poate include: bugetem, planuri de conturi, corespondenta firmei, diagramele fluxurilor de date, regulamentul de ordine interioara, regulamentul de organizare si functionare, manuale de referinta si alte materiale privind procedurile manuale si cele executate pe calculator.

    Participarea la executare activitatilor din sistemul informational consta in executarea efectiva a anumitor lucrari complexe in paralel cu personalul compartimentelor respective. Procedeul permite obtinerea de date certe cu privire la volumul activitatilor si gradul de dificultate in realizarea acestora, inclusiv timpul de raspuns al compartimentelor implicate in rezolvarea lucrarilor cu caracter complex.

    Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational contabil consta in identificarea si descrierea tuturor documentelor din sistemul informational. Prin acest procedeu se verifica gradul de utilizare a documentelor tipizate si alte tipuri de documente care se vehiculeaza in sistem.

    Chestionarul este un procedeu care are la baza o lista de intrebari adresate personalului din compartimentele functionale, pentru a raspunde in scris cu privire la anumite elemente necesare studiului sistemului informational

    Interviul consta in studiul sistemului informational prin dialog direct intre analisti si personalul din compartimentele implicate. Acest procedeu este eficient deoarece reprezinta modalitatea principala de investigare a aspectelor pozitive si a neajunsurilor sistemului informational analizat.

  • 36

    4.2. Studiul sistemului informational existent

    Studiul sistemului informational existent presupune o cunoastere detaliata a : a) structurii organizatorice a unitatii b) activitatilor si mijloacelor de calcul folosite c) fluxului informational rezultat d) determinarea volumului de date din sistemului informational e) identificarea cheltuielilor de functionare a sistemului informational existent

    a) Studiul structurii organizatorice vizeaza urmatoarele aspecte: - cunoasterea obiectivelor activitatii de baza - descrierea operatiilor tehnologice, a fluxului de productie - determinarea modului de ierarhizare a sectoarelor de productie si a compartimentelor

    functionale

    - referiri la forma de contabilitate, metode de evidetierea valorilor materiale si cea de calculatie a costurilor

    Fiecare compartiment si post din organigrama este privit sub aspectul legalitatii si oportunitatii, al sarcinilor ce-I revin, al functiilor si numarului de personal incadrat, a posibilitatilor de perfectionare a organizarii si functionarii, avand in vedere avantajele prelucrarii automate a datelor.

    b) Studiul activitatilor si a dotarii cu tehnica de calcul vizeaza: - natura si specificul activitatilor desfasurate - documentele utilizate in cadrul fiecarei activitati si compartimentele functionale implicate - dotarea cu tehnica de calcul si gradul de utilizare a acesteia

    Studierea documentelor utilizate in unitate are in vedere determinarea informatiilor privitoare la:

    - felul documentelor utilizate - frecventa si termenul intocmirii

    - temeiul legal al emiterii acestora

    - numarul de exemplare utilizate pentru fiecare document - stabilirea fluxului informational al fiecarui document - daca documentul este sub forma tipizata sau nu

  • 37

    - ce decizii se iau be baza datelor din document - care sunt informatiile din documentele existente care raman nevalorificate - ce echipamente de calcul sunt folosite pentru intocmirea fieacarui document - determinarea gradului de incarcare a compartimentului cu documente

    Analiza are menirea sa puna in evidenta gradul de automatizare a executarii lucrarilor sistemului informational contabil, limitele mijloacelor de calcul folosite si posibilitatile de integrare a acestora in sistemele de calcul mult mai evoluate.

    c) Studiul fluxurilor informationale are ca obiective: - sa stabilieasca activitatile in detaliu si circulatia privind fiecare fel de document si exemplar,

    de la aparitia (emiterea) lui pana la arhivare - sa stabileasca compartimentele implicate in emiterea documentelor, prelucrarea datelor si

    valorificarea rezultatelor prelucrarii datelor - prezentarea intr-o forma grafica cat mai sugestiva, uzand de semne conventionale, a

    prelucrarilor la care sunt supuse datele din documente in cadrul compartimentelor unde circula

    - identificarea deficientelor de circulatie a documentelor (fluxuri informationale paralele, inutile, stationari prelungite in cadrul compartimentelor), pentru a fi eliminate din sistemul informational

    - determinarea gradului de utilizare a documentelor tipizate - verificarea oportunitatii datelor din documentele utilizate, in scopul precizarii datelor

    neutilizate, nevalorificate in totalitate sau neincluse in continutul documentelor - determinarea gradului de incarcare si solicitare a fiecarui compartiment implicat in cadrul

    functionarii intregului sistem

    - integrarea sistemului informational specific cu alte sisteme informationale externe

    d) Studiul volumului datelor in sistemul informational contabil Informatiile pentru stabilirea volumului de date din sistemul informational contabil se culeg odata cu studiul documentelor si al circulatiei acestora. Analiza volumului datelor se realizeaza prin intocmirea unui tabel cuprinzand elementele cantitative de date despre fiecare document cum ar fi:

    - denumirea documentului - frecventa intocmirii

    - nr. maxim si mediu de documente intocmite pe perioada frecventei - nr. mediu de randuri completate pentru fiecare fel de document pe perioada frecventei

  • 38

    - nr. de exemplare pentruu fiecare fel de document - evolutia probabila a numarului mediu din fiecare fel de document in urmatorii 5 ani

    Concomitent cu descrierea acestor documente se vor urmari si sistemul de coduri utilizat in unitate pentru a fi preluate in viitorul sistem informatic, facand astfel sa existe o compatibilitate a datelor preluate. Analiza documentelor sub aspectul volumului de date, corelata cu numarul de posturi din statul de functiuni sau cu acela al personalului efectiv incadrat pe compartiment, permite se se puna in evidenta : volumul de ansamblu al documentelor, al datelor continute, exprimat in numa de randuri

    (inregistrari, articole) volumul de munca necesar gradul de incarcare-solicitare a personalului incadrat gradul de folosire a tehnicii de calcul

    Pe baza evaluarilor facute prin studierea volumului datelor din sistemul informational, echipa de analiza poate formula recomandari privind: - tipul configuratiei echipamentelor de calcul necesare viitorului sistem informatic - numarul si capacitatea unitatilor periferice , etc.

    e) Studiul costurilor de functionare a SIC asigura determinarea categoriilor de cheltuieli efectuate in scopul comensurarii efortului financiar al unitatii pentru intretinerea

    sistemului.

    4.3. Structurarea cerintelor sistemului. Modelarea proceselor Toate metodologiile folosite in realizarea unui sistem apeleaza la operatiunea de modelare logica a datelor si a prelucrarilor sub forma diagramelor fluxurilor de date (DFD).

    Scopul diagramelor fluxurilor de date (DFD), pentru o anumita componenta organizatorica sau functionala (sectie, birou, compartiment, intreaga unitate, o anumita activitate vanzari, cumparari, incasari, plati etc) este de a scoate in relief urmatoarele aspecte: - sursa datelor de prelucrat - operatiunile de prelucrare prin care trec datele - destinatia datelor prelucrate - legatura existenta intre prelucrari si activitatea de memorare a datelor

  • 39

    Diagrama fluxurilor de date poate fi utilizata in doua moduri: pentru documentarea unui sistem existent sau pentru schitarea unuia in curs de proiectare.

    DFD pot fi clasificate in :

    - Diagrame de context - Diagrame ale fluxului de date logic - Diagrame ale fluxului de date fizic

    In practica cele mai multe produse de proiectare automata a sistemelor informatice (produsele CASE), apeleaza la doua tehnici de construire a DFD: Gane&Sarson si Yourdon & DeMarco. Aceste tehnici, in general, folosesc patru simboluri de baza pentru a reprezenta sistemele informationale si anume :

    Obiect Simbolul Gane & Sarson Simbolul

    Yourdon & DeMarco

    Entitate externa Patrat ingrosat

    Patrat

    Flux de date Sageata

    Sageata care poate lua diverse forme

    Loc de memorare / pastrare

    Dreptunghi deschis la dreapta

    Linii paralele

    Proces (prelucrare) Dreptunghi cu colturi rotunjite

    Cerc

    a) Diagrama de context este diagrama de pe cel mai inalt nivel al sistemului informational, prin care se descriu fluxurile datelor in si din sistem, din si spre entitatile externe sistemului analizat.

    Exemplu: Descrierea activitatii de incasare a unui client

    CLIENT

    Proces de incasare

    BANCA

    Plata

    Depunere

  • 40

    Entitatile externe cele mai relevante: Client si Banca Fluxurile de date ale sistemului cu mediul sau: Plata si Depunere

    b) Diagrama fluxului de date logice (DFDL) este o reprezentare simbolizata a unui sistem, prin care se evidentiaza procesele sistemului, precum si intrarile sau iesirile de date in/din procese. Prin ea se reprezinta ce activitati efectueaza sistemul, fara sa specifice cum, unde sau de catre cine sunt executate activitatile.

    DFDL pentru exemplul anterior ar putea arata astfel:

    Dupa cum se observa, din aceasta diagrama nu putem sti cum este efectuata "plata", sub forma de cec, bani lichizi ? etc.

    c) Diagramele fluxului de date ale sistemului fizic sunt o reprezentare schematica a sistemului prin care sunt scoase in evidenta entitatile interne si externe ale sistemului, precum si fluxul datelor in si din aceste entitati. O entitate interna poat fi o persoana, un loc (sectie, compartiment) sau un echipament (calculator) din sistem cate contribuie la transformarea datelor. Din aceasta cauza diagrama fluxului de date fizice (DFDF) specifica unde, cum si de cine este realizat acest proces al sistemului.

    CLIENT

    Pregatire depunere bani

    BANCA

    Validare incasari

    Depunere

    Incasare

    Plata

    Inregistrare vanzare

    Jurnal_vanzari

    Contabilizare

  • 41

    In DFDF cercurile definesc entitatile interne. In figura de mai sus : Client Plateste la Vanzator Vanzator Jusitificare-Vanzari la Casier etc.

    Deci, se observa unde merg banii si cum sunt pastrate informatiile privind incasarile, dar de exemplu, nu stim cu exactitate ce face Vanzatorul.

    Concluzie:

    DFDL permit reprezentarea activitatilor sistemului, in timp ce DFDF descriu infrastructura sistemului, ambele fiind necesare pentru intelegerea completa a sistemului.

    DFD nu scot in evidenta factorul timp. De exemplu, nu rezulta daca un flux de date apare constant, cu repetitie zilnica, saptamanala sa.m.d. De asemenea, nu reiese ca un proces este executat intr-un moment sau altul. Aceste aspecte pot fi evidentiate prin intermediul diagramele starilor de tranzitii.(DST). DST reliefeaza modul in care procesele unei diagrame a fluxului de date si stari diferite in timp ale aceluiasi proces sunt ordonate in timp. DST sunt forme de redare a logii folosite indeosebi in analiza si proiectarea orientata-obiect.

    Procesul de descompunere a analizei unui sistem este foarte subiectiv. El poate inceta in orice moment, dar poate fi reluat si ulterior daca se considera utila descompunerea, o importanta deosebita avand-o DFD logice.

    Atunci cand se intentioneaza realizarea unor diagrame ale fluxurilor de date mai complexe, se recomanda ca inainte de demararea procesului de construire a diagramei, sa se inceapa cu crearea unei liste a entitatilor externe si a intrarilor/iesirilor cu aceste entitati..

    CLIENT

    Casier

    BANCA

    Monetar + Bani

    Foaie de varsamant +

    Bani

    Vanzator

    Bani

    Contabilitate

    Registru de casa Jurnal_vanzari

  • 42

    Prin analiza DFD finale pot rezulta urmatoarele concluzii :

    - fluxuri de date redundante - date care intra in prelucrari, dar nu sunt folosite - date ce sunt actualizate identic in mai multe locuri.

    Diagramele fluxului de date prezinta atat datele stocate in sistem, cat si procesele de prelucrare prin care trec acestea, indicand relatiile existente intre datele sistemului si procesele de prelucrare.

    4.4. Tehnica Yourdon & DeMarco

    Tehnica Yourdon & DeMarco sugereaza ca un sistem sa fie reprezentat prin urmatorul set de diagrame: - o diagrama de context - se recomanda ca nici o diagrama sa nu cuprinda mai mult de 7

    procese de prelucrare (cercuri) - o diagrama de nivel 0 indicand principalele subsisteme ale sistemului - pana la 7 diagrame de nivel 1, indicand principalele functii (aplicatii) ale fiecarui subsistem - pana la 49 de diagrame de nivel 2, indicand detaliile fiecarei functii sai ale fiecarei aplicatii

    Ex. Diagrama de context pentru procesul de vanzare-cumparare:

    BANCA

    CLIENTI

    FURNIZORI

    MANAGEMENT

    Comenzi vanzare

    Prelucrare stocuri vanzari si

    cunmparari de marfuri

    Documente de

    Date vanzari

    Comenzi aproviziona

  • 43

    Diagrama fluxurilor de date pentru vanzarea produselor

    PRODUSE

    Date despre

    Prelucrare comenzi

    Comenzi

    Clienti

    VANZARI

    Date vanzari

  • 44

    Capitolul 5 Modalitati de obtinere a hardware-ului si software-ului

    Sistemul informatic cuprinde:

    hardware

    software

    bazele de date

    personal de specialitate

    metodologii si tehnici de lucru

    5.1. Hardware (Proiecte studenti componenta unui calculator, preturi, periferice)

    a) Selectarea hardware-ului

    Raspunsul la intrebarea ce tip de calculator trebuie sa achizitionam ? ar fi acel calculator care sa satisfaca toate cerintele si care sa ofere, cu un cost redus, siguranta in functionare, precum si servicii cat mai bune si diversificate. Progrsul tehnologic atat de rapid in acest domeniu, faca ca un sistem cumparat astazi sa devina depasit peste doi sau cinci ani. Cele mai comune criterii de selectarea a unui sistem de calcul pot fi: - cost

    - capacitatea de a lucra cu softul dorit - viteza de prelucrare a microprocesorului - capacitatea de memorarea si posibilitatea de extensie - facilitatile de intrare/iesire - capacitatea de interconectare - compatibilitatea cu alte sisteme - intretinere usoara

    - garantia sistemului

    In cererea de oferta catre furnizori, unitatea trebuie sa precizeze: - principalele echipamente si aplicatii existente in firma

    - cerintele de securitate si protectie - specificatii privind hardul si softul necesar si care ai fi dorite

  • 45

    - programul de realizare a implementarii - restrictii de costuri - cresterea economica proiectata si eventualele schimbari

    b) Evaluarea ofertelor si selectarea sistemului La evaluarea ofertelor primite de la furnizori, unitatea trebuie sa aiba in vedere aspectele din studiile de fezabilitate si cerintele sistemului. 0 Pentru evaluarea sistemului (pachetului) trebuie sa se urmareasca urmatoarele probleme? - pachetul selectat raspunde specificatiilor obligatorii din cerere ? - sistemul va putea fi folosit pe toata durata lui de utilizare ? va avea nevoie de modificari ? - ati utilizatori au fost multumiti de sistem ? Ce probleme au avut, ce limite au observat la el? - Softul este compatibil cu ceea ce exista in unitate ? - Pachetul este prietenos utilizatorului ?

    - Cat de lunga este garantia si care sunt conditiile de garantare ? - Cat de eficient este softul ? Cat timp ia in executie ? De cata memorie principala si secundara

    ar fi nevoie ?

    - Softul este modularizat, flexibil si usor de intretinut ?

    La evaluarea furnizorului se vor avea in vedere urmatoarele criterii: - este un furnizor cu multa experienta si este bine consolidat pe piata ? Mai are sistme

    asemanatoare instalate la alte firme?

    - Are o reputatie pentru siguranta sistemelor oferite ?

    - Poate asigura furnizorul hardul, softul si intretinerea ? - Care este situatia financiara a furnizorului

    - Ofera incredere calitatea personalului furnizorului, prin experienta lui ? - Asigura instruirea necesara ?

    - Cat de puternic va fi sprijinul ulterior si cat de eficient ?

    5.2 Software Softul necesar sistemului poate fi obtinut pe urmatoarele cai: - cu forte proprii

    - la comanda - la cheie

    - la cheie modificat

    a) Softul realizat cu forte proprii

  • 46

    Se poate apela la aceasta varianta in cazul in care:

    - beneficiarii sistemului informatic sunt in faza incipienta a utilizarii calculatoarelor - nu exista pe piata programe care sa satisfaca cerintele dorite. - activitatile desfasurate sunt atat de complexe incat singura modalitate de a satisface cerintele o constituie elaborarea propriului soft de aplicatii.

    Avantaje: - aplicatiile pot fi concepute a.i. sa raspunda exact cerintelor unitatii - unitatea poate functiona conform solutiei dorite si nu cum este prezentata prin pachetele la

    cheie

    - pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu alte softu-ri existente in unitate, si deci integrarea poate fi usor realizata

    - loialitatea angajatilor fata de propriul sistem este mult sporita

    Dezavantaje: - munca de elaborare este foarte mare si costisitoare - elobararea aplicatiilor dureaza mult timp (luni sau ani de zile) - posibilitatea de a esua, la primele incercari de utilizare, este mai mare - solicita costuri deosebite, timp si control exigent

    b) Softul realizat la comanda

    Presupune procurarea softului prin angajarea din afara unitatii a unor programatori sau a unei companii de soft, pentru elaborarea unui pachet-program de aplicatii. Aceasta varianta se caracterizeaza prin:

    - softul elaborat poate sa utilizeze si componente din programele deja existente la client, prin adaptarea, completarea si combinarea lor

    - realizatorul softului trebuie sa inteleaga in profunzime modul cum lucreaza unitatea, calitatea analizei sistemului jucand un rol important in performantele softului realizat

    - aceasta varianta presupune incheierea unui contract care sa consemneze responsabilitatea contractantului de a rezolva cerintele utilizatorului in cazul in care n-au fost onorate clauzele contractuale.

  • 47

    c) Softul la cheie

    Softul la cheie realizat de catre companii specializate de software, este vandut pe piata pentru o mare diversitate de utilizatori cu cerinte similare. Unii producatori de soft combina softul cu hardul si la vand ca pachete. Aceasta combinatie este numita si sistem la cheie Producerea softului la comanda presupune o munca anevoioasa si de aceea scumpa. Ca urmare, tot mai multe organizatii se indreapta spre pachetele la cheie, care sunt mai putin costisitoare pe de o parte , iar pe de alta parte s-a ajuns la concluzia ca nu este cazul sa se reinventeze roata, scriind programe care deja se comercializeaza pe piata. Odata cu trecerea timpului, apar pachete-program tot mai performante, raspunzand cerintelor unitatilor, ca si cand ele ar fi elaborate cu forte proprii.

    Avantaje: - costul este mult mai redus fata de celelalte variante, deoarece costul elaborarii si intretinerii

    se imparte la numerosi utilizatori

    - practic nu exista timp de asteptare pana la utilizarea lui - cumparatorul minimizeaza riscul prin testarea softului inainte, si prin chestionarea altor

    utilizatori ai aceluiasi pachet

    - utilizatorul poate sa aleaga pachetul care se raspunda cel mai bine propriilor cerinte - documentatia lor este mai buna - unitatea nu are nevoie de prea multi analisti sau programatori, sau chiar nu este nevoie de ei

    pentru a intretine softul.

    Dezavantaje - cerintele firmei nu opt sa se regaseasca perfect in ceea ce ofera pachetul-program, fiind

    necesare schimbari in modul de lucru sau chair revizuirea stilului de afaceri a unitatii - evaluarea pachetelor disponibile pe piata inseamna consum de timp si bani - programele ultrageneralizate nu sunt la fel de eficiente ca programele proprii ale unitatii - nu ofera posibilitatea specialistilor unitatii sa intervina in caz de esec - exista riscul ca realizatorul softului sa dea faliment sau sa nu mai fie de gasit si astfel sa nu se

    mai poate efectua actualizarea.

    d) Modificarea softului la cheie

    Modificarile pot fi facute de catre cel care a livrat softul si este considerata o cale foarte eficienta de a satisface cerintele utilizatorilor.

  • 48

    Avantaje: - Raspunde mai bine cerintelor unitatii decat softul la cheie - Unitatea poate lucra conform stilului pe care si-l doreste si nu cum se impune prin programul

    la cheie

    - Pot fi mai ieftine si solicita mai putin timp decat softul realizat cu forte proprii

    Dezavantaje: - nu de putine ori modificarea programelor este mai dificila decat scrierea lor initiala - multi furnizori nu accepta modificarea programelor lor - documentatia despre schimbari poate di incompleta sau inexistenta - modificarile substantiale pot fi la fel de scumpe ca si programele scrise de client - modificarile pot genera erori logice de control si alte efecte neasteptate

    Care metoda este mai buna ? Datorita situatiilor si conditiilor diferite, nu exista o cale anume, catalogata ca fiind cea mai buna. Fiecare situatie trebuie luata in calcul separat. De regula, softul la cheie tinde sa fie cea mai buna solutie, cand el raspunde exigentelor unitatii sau cand el poate fi usor modificat. Odata cu cresterea marimii si complexitatii sistemului sau a cerintelor lui, softul la cheie are slabe sperante de a fi achizitionat. Multi specialisti considera ca, daca softul la cheie nu poate fi realizat cu forte proprii, varianta apelarii la persoane din afara pentru a-l scrie este mult mai scumpa decat softul la cheie. Concluzie: solutia trebuie sa vina de la fiecare unitate, dupa ce-si evalueaza propriile cerinte, prin analiza, si dupa ce cunoaste softul existent pe piata.

    5.3. Selectarea furnizorilor de harware si software

    Dupa tipul serviciilor si bunurilor oferite, furnizorii pot fi grupati in: - producatori de calculatoare - producatori de echipamente periferice - companii pentru inchirierea calculatoarelor sau oferirea lor in sistem leasing

    - furnizorii de sisteme la cheie procura echipamente de la producatori si le revand in combinatie cu softul de aplicatie adecvat

    - furnizorii de software elaboreaza si vand aplicatii, programe de uz general, utilitare, SGBD-uri si alte tipuri de programe pentru toate tipurile de calculatoare

  • 49

    - furnizori de echipamente si furnituri de birou - birourile de servicii acele firme care asigura servicii de prelucrare a datelor cu propriile

    echipamente contra unor tarife. Serviciile sunt mai ieftine decat daca s-ar apela la propriile calculatoare, insa securitatea datelor nu mai este la fel de bine asigurata.

  • 50

    Capitolul 6 Codificarea datelor

    Prin codificare se intelege activitatea prin care se stabileste o corespondenta biunivoca intre o multime de elemente si o multime de simboluri astfel constituite incat sa permita identificarea unica a elementelor, si eventual, exprimarea unor caracteristici ale acestora.

    Fig. . Codificarea datelor

    Necesitatea codificarii datelor este impusa de cerintele de grupare si ierarhizare a atributelor in prelucrarea colectiilor de date. De asemenea, codurile aferente atributelor bazei informationale pot asigura confidentialitatea si integritatea valorii atributelor, ceea ce confera colectiilor de date o anumita protectie si securitate in timpul prelucrarii.

    De ex. codul numeric personal s-a construit astfel incat sa permita identificarea unica a oricarei persoane, cetatean roman, oferind informatii privind: sexul, anul, luna si ziua nasterii, judetul in care s-a nascut persoana respectiva.

    1 67 08 31 04 008 9

    Codul se formeaza utilizand simboluri - cifre sau litere - combinate sau determinate dupa reguli specifice. In aceasta viziune, codul este o colectie ordonata de simboluri care asigura identificarea si utilizarea unui atribut al bazei informationale.

    Codificarea se impune deoarece: - regulile de scriere a denumirilor sunt mult mai complexe si mai greu de respecat in

    comparatie cu utilizarea unor simboluri restranse, fapt pentru care si erorile sunt cu mult mai reduse in conditiile folosirii simbolurilor;

    C3

    C1

    C2

    P1

    P3

    P2

  • 51

    - denumirile, in general, nu pot fi folosite ca atare pentru realizarea ierarhizarii datelor pe grupe, subgrupe etc.

    - denumirile se compun dintr-un numar mai mare de caractere decat simbolurile, ocupand un volum sporit de suport si necesitand un timp marit de prelucrare

    Cerintele codificarii

    1. unicitatea codului - presupune existenta unei valori unice atribuite elementului codificat (corespondenta biunivoca).

    2. stabilitatea si supletea in timp a codului - exprima necesitatea utilizarii unui tip de cod pe toata perioada de existenta a bazei informationale, cu posibilitatea realizarii in timp a extensiilor impuse de cresterea volumului datelor supuse codificarii.

    3. comoditatea utilizarii codului - se refera la facilitatea operatiilor de codificare-decodificare precum si la detectarea si cor