procedura vanzari directe office 2006.doc 1

5/13/2018 Procedura Vanzari Directe Office 2006.Doc 1 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/procedura-vanzari-directe-office-2006doc-1 1/34

Conform: ISO 9001:2000



PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIŢIA 1 ISO 9001: 2000DESFĂŞURAREA ŞI CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

LISTA DE CONTROL A ( EDIŢIEI 1) REVIZIILOR

Nr.

rev

.

Data

reviziei

Nr.capitol/

pagină

revizuit

ă

ElaboratNume/Funcţi

e/Semnătura

Analizat, AprobatNume/Funcţie/

Semnătura

Conţinutul

sumar al

modificării

Motivarea reviziei

0 15.05.2006 Alina JUGANARU,

Emila Alexandrescu,Director Divizie VanzariDirecte

Elaborareaediţiei

iniţiale(1)

ImplementareSMC

1 03.01.200

7

Emilia

Alexandres

cu

Emilia ALEXANDRESCU REVIZIA 1 Modificari in

organizarea

departamentului2 01.09.200

7

Emilia

Alexandres

cu

Emilia Alexandrescu

Revizia 2

Modificari algoritm

de acordare a

bonificatiilor (marfa

si servicii)3

LISTA DE DIFUZARE / RETRAGERE A EDIŢIEI 1 / REVIZIILOR

Ex.

nr.

Ediţia1

/rev…

Utilizator Nume/Funcţie/Semnătura

(celui care a primit)

Data

difuzării

Data

retrage

riiOrig

i

nal

Rev.0Rev.1Rev.2Rev.3

1 Rev.0Rev.1Rev.2Rev.3Rev.2Rev.3

2 Rev.0Rev.1Rev.2Rev.3Prezentul document este difuzat departamentului vanzari directe cu parola de acces,

folder-ul SMC

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





Elemente de intrare Proces Elemente de ieşire1 Business Plan *ANEXA

1 • Anual• Lunar

• Individual• Echipa V.D.

DESFĂŞURAREA ŞICONTROLUL PROCESULUI

DE VANZARI DIRECTEOFFICE

Responsabil de proces :Director Divizie Vanzari

Directe

• Cifra de afaceri stabilităprin Business Plan

• Raport lunar (alindicatorilor pt. fiecareDV)

• Baza de clienti extinsa

• Baza de date clientiprospecti

2 Cereri de oferta aleclientului exprimate:

- comenzi ferme- contracte

3 Diverse surse deinformare pentruachizitia de noiconturi clienti:

- Baza dateinterna

- Media- Altii (firme

imobiliare,constructori,antrepenori, arhitectii)

1.Definitie si scop:

Procedura reprezinta un set de instructiuni scrise ce definesc activitatile/actiunile

obligatorii de urmat in cadrul companiei. Dezvoltarea si aplicarea corecta a acestor

proceduri fac parte integranta dintr-un sistem de management al calitatii performant.

Procedura departamentului vanzari directe defineste:

- Domeniul de aplicare

- Obiectivele procesului de vanzare directa

- Identificarea activitatilor de baza si detalierea lor, precum si stabilirea modului

de relationare cu celelalte departamente din cadrul companiei.

- Stabilirea a ceea ce trebuie facut, de catre cine sau de catre care functie din

companiei, de ce, cand, unde si cum.

- Definirea resurselor necesare pentru indeplinirea activitatilor (in termeni de

personal, instruire, echipament si materiale)

- Sistemul de raportare folosit in cadrul departamentului de vanzari directe

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





- Indicatori si criterii de evaluare a performantei personalului din cadrul

departamentului.

2. Domeniul de aplicare:

Procedura se aplică tuturor entităţilor implicate în Departamentul Vânzări Directe:

1. Director Divizie Vanzari Directe

2. Directori Vânzări

3. Asistent director vanzari

4. Asistent Departament Vânzări Directe

5. Asistent baza de date

6. Arhitecţi

7. Contabil de gestiune

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale

şi vocabular.

SR EN ISO 9001 : 2001 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

SR ISO/TR 10013 Linii directoare pentru documentatia sistemului de management

al calitatii.

5. ABREVIERI: Definiţiile termenilor specifici se regăsesc în standardul SR EN ISO 9000 : 2001 –

Sisteme de management al calit ăţ ii. Principii fundamentale şi vocabular.

Abrevierile utilizate în prezenta procedură sunt:DE– Director Executiv

RP – Responsabil Proces

SMCA –Serviciul Managementul Calităţii

RMC– Reprezentantul managementului

MC – Manualul sistemului de Management al calităţii

PSMC – Procedurile Sistemului de Management al Calităţii

DDVD – Director Divizie Vanzari Directe

DV – Director Vânzări

DVD - Departament Vânzări Directe

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





ARH - Arhitect

ADVD – Asistent Departament Vânzări Directe

MKT – Marketing

6. Obiectivele departamentului vanzari directe

Principalul obiectiv al DVD este obţinerea rezultatelor calitative şi cantitative stabilite

prin Business planul comunicat la fiecare sfarsit de an, in luna Decembrie, pentru

anul urmator de catre top management, respectiv vanzarea produselor si serviciilor

SC Mobexpert Pipera SRL catre clientii departamentului vanzari directe (companii

mici si mijlocii) negociind cele mai bune conditii si avantaje pentru realizarea

Business Planului stabilit.

In realizarea obiectivului echipa de vanzari directe identifica si atrage clienti ale caror

asteptari in domeniul amenajerii spatiilor birouri sunt deosebite si care dispun de un

potential financiar ridicat si ale caror obiective vizeaza o dezvoltare pe termen lung.

Obiective ce deriva din cel principal:

- Realizarea cifrei de afaceri stabilită prin business plan

- Mentinerea reducerii medii maxime la valoarea agreata si comunicata prindecizie a top managementului.

- Mentinerea la valoarea 0 a nivelului soldurilor clientilor.

- Extinderea bazei de clienţi corporate, prin achiziţionarea de conturi noi care sa

devina pe termen lung parteneri fideli ai SC MOBEXPERT PIPERA SRL

- Menţinerea clienţilor actuali şi creşterea cifrei de afaceri per cont existent, cu

ajutorul serviciilor post-vanzare

- Negocierea contractelor pentru obţinerea celor mai bune avantaje pentru SC

MOBEXPERT PIPERA SRL

Astfel misiunea echipei Vânzări Directe nu se rezumă doar la procesul de vânzare în

sine, ea trebuie:

- să transmită pieţei filozofia companiei,

- sa reprezinta si promoveaza imaginea firmei,

- să comunice cele mai importante noutăţi în domeniu,

- să-i ajute pe clienţi în luarea celei mai bune decizii, să explice şi să

demonstreze calităţile produselor şi serviciilor pe care le vând,

- să protejeze şi să întărească reputaţia companiei, să culeagă informaţii din

piaţă,

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





- sa semnaleze imediat ce ia la cunostiinta situatii care ar putea prejudicia

(direct sau indirect) pozitia pe piata a firmei.

- să soluţioneze problemele clienţilor.

8. Organigrama departamentului vanzari directe:

Structura si sistemul de raportare din cadrul departamentului de vanzari directeoffice este urmatoarea:

Resursa umana reprezinta cea mai importanta componenta a activitatii de vanzare

directa.

In cadrul organigramei departamentale sunt cuprinse urmatoarele posturi:

- Director Divizie Vanzari Directe 1 post

- Asistent departament – 1 post

- Director vanzari – 7 posturi

- Asistent director vanzari 2 posturi

- Arhitect – 4 posturi

- Contabil gestiune – 1 post

- Asistent baza de date – 1 post

Pilonul principal al activitatii de vanzari este Directorul de Vanzari, care este singura

persoana ce gestioneaza si raspunde de conturile clientilor proprii, tinand legatura

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

DirectorExecutiv

Director DivizieVanzari Directe

Directori Vanzari

(7 posturi)

Arhitecti

(4 posturi)

Contabil gestiune

(1 post)

Asistent baza de

date (1 post)

Asistentdepartment

Asistent directorvanzari

rev. 2





intre acestia, si toti ceilalti angajati SC MOBEXPERT PIPERA SRL, care sunt implicati

direct sau indirect in realizarea actului de vanzare. Toti ceilalti angajati din cadrul

DVD asigura suport de specialitate (arhitecti, contabil gestiune) sau administrativ(asistentul de departament) pentru realizarea cifrei de afaceri stabilita prin Business

Plan.

Din punct de vedere al resurselor materiale alocate, sunt puse la dispozitia

componentilor echipei de vanzari directe urmatoarele:

- laptop individual pentru fiecare Director de vanzari, care sa permita

utilizatorilor deplasarea acestuia la client si posibilitatea folosirii ca suport in

activitatea de vazare;

- telefon mobil, in limita bugetului in conformitate cu Procedura de utilizare a

telefonului.

- maşină de firma, pusă la dispoziţia angajatului pentru îndeplinirea sarcinilor

profesionale, in conformitate cu procedura de utilizare a masinilor.

- spatii moderne de lucru – open space, ce ofera posibilitatea unei comunicari si

informari eficiente.

8. Principalele procese ale activitatii desfasurate in cadrul DVD Office:

A) Procesul de contactare clienti:

Scopul activitatii de contactare telefonica clienti il reprezinta culegerea informaţiilor

primare din piaţă in legatura cu clientii, companii mari si mijlocii ce formeaza targetul

departamentului vanzari directe office.

Pentru culegerea de informatii, directorii de vanzari, au la dispozitie urmatoarele

surse:

- Baza de date clienti existenti, externatizata si gestionata de catre asistentul

baza de date.

- Baza de date interna, generata pe baza cartilor de vizita ale contactelor

departamentului de vanzari directe de-a lungul timpului.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





- Surse media (ziare, reviste, Pagini Aurii, audio-video). Fiecare component al

echipei de vanzari are obligatia, de a se informa prin intermediul surselor

media scrise in fiecare dimineata, intre orele 09.00 si 09.15 asupra noutatilordin domeniul sau de responsabilitate, respectiv companii, finante, investitii,

imobiliare.

- Informatii obtinute de la terte persoane – “sponsori”: antreprenori,

constructori, firme imobiliare, etc

- Informatii primite chiar de la forta de vanzari directe.

Pe baza surselor de informare pe care le are la dispozitie, fiecare director de vanzari

va intocmi o lista a clientilor potentiali care corespund categoriei de clienti corporate– business.

Inainte de a trece la contactarea efectiva a clientilor potentiali se vor parcurge

urmatorii pasi:

- se va compara lista clientilor de contactat cu baza de clienti existenta, pentru

a afla informatii suplimentare despre acei clienti: obiect de activitate, director

executiv, responsabil achizitii, numere de telefon.

- se va transmite un mail celorlalti directori de vanzari pentru a se solicita

informatii in legatura cu existenta in portofoliul lor al clientilor ce urmeaza a fi

contactati; se va evita in felul acesta contactarea unor companii care deja sunt

clienti ai Mobexpert Office si crearea unei imaginii negative asupra comunicarii

in cadrul companiei.

- se va consulta in sistemul informatic utilizat la nivel de companie, respectiv

CROS, in ecranul MAG. – AGENT – COMENZI VANZARI DIRECTE OFFICE,

existenta unor comenzi anterioare pentru acel/i client/i. Daca comenzile sunt

recente si repetitive se va renunta la contactarea celui client, el fiind deja

client Mobexpert Office; daca comezile existente in sistem sunt mai vechi de 1

an de zile, se va putea contacta fara nici o restrictie acest client indiferent de

persoana responsabila, in trecut, de acel client.

Dupa parcurgerea preliminara a pasilor de mai sus se trece la contactarea

telefonica a potentialului client.

Se recomanda a se solicita operatorului telefonic al potentialului client punerea

in legatura cu persoana responsabila cu achizitiile in cadrul companiei respective in

scopul de a obtine o intalnire directa pentru a prezenta solutiile Mobexpert Office.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





! Dupa fiecare contact telefonic, indiferent ca este pecedat sau nu de o vizita la

clientul potential, se va completa in mod obligatoriu “Fisa clientului”, ce va cuprinde

informatii primare, generale despre acesta, fisa urmand a se definitiva in urma

intalnirii efective dintre reprezentantul clientului potential si directorul de vanzari

Mobexpert Office. In urma completarii, “Fisa clientului” se remite, in format e-mail,

asistentului baza de date pentru up-datarea bazei de date clienti, cat si asistentei de

departament.

De asemenea, activitatea de contactare a clientului se va reflecta si in Raportul

de activitate zilnica a fiecarui director de vanzari si asistent director vanzari, cu

specificarea persoanei de contact si a concluziilor desprinse in urma discutiei.

Daca contactarea telefonica a clientului este precedata de o vizita la client, la

intalnirea cu acesta directorul de vanzari va adopta o tinuta business, ingrijita, in

conformitate cu prevederile Regulamentului Intern, capitolul comunicare nonverbala.

In urma intrevederii directorul de vanzari va obtine, in mod obligatoriu, cartea

de vizita a persoanei de decizie sau a persoanei de contact, iar o copie a acesteia va

fi remisa catre asistentul baza de date pentru adaugarea ei in baza de clienti

evenimente.

Feedback pozitiv client

obtine

completeaza finalizeaza

transmite transmitetransmite

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

Contact clientpotential

Vizita clientpotential

FISA DECLIENT

Date primare,RAPORT

ACTIVITATED.V.

Asistent bazade date +Asistent

Director divizievanzari directe +

Asistentdepartament

+FISAPERSOANEI

DE DECIZIE /

Asistent bazade date +Asistent

CARTEA DE VIZITAa persoanei dedecizie/contact





B). PROCESUL DE OFERTARE

În urma vizitei la clientul existent sau potential DV trebuie să identifice exact nevoile

acestuia şi să stabilească împreună cu acesta cum va decurge colaborarea pe viitor.

Set-ul de intrebari absolute obligatorii obligatorii pentru alcatuirea unei oferte de

amenajare sunt urmatoarele:

• Unde sunt acum (detalii cladire, locatie, stare cladire)• Mobilierul actual, furnizor, stare• Numar de persoane actual• Observatii personale asupra spatiului, mobilierului, ambient•

Din ce grup fac parte• Nationalitate management

• Unde se muta (detalii cladire, nr. mp, etaje, proprietarul cladirii,companiereal estate)

• Nr. persoane• Organigrama• Termen de mutare• Termen de intrare in spatiu pentru amenjare• Servicii solicitate• Detalii amenajare: finisaje, culori, forme• Termen de finalizare• Buget alocat pentru investitie

In mod obligatoriu la culegerea de informatii suplimentare, de specialitate despre

spatiul ce urmeaza a fi amenajat, arhitectul va fi prezent impreuna cu directorul de

vanzari pentru realizarea de masuratori ale spatiului, misiunea acestuia fiind de a

avertiza clientul aspura eventualelor probleme indiferent de natural lor: unghiuri,

pereti strambi, etc. De asemenea arhitectul realizeaza un “inventar” al clientului:

mobilierul si echipamentele deja existente pentru a le integra in noul proiect, daca

clientul specifica acest lucru.Functie de aceste informatii culese de la client, arhitectul, prin colaborare

permanenta cu directorul de vanzari responsabil de contul respectiv, va intocmi

propunerea 2D de space planning si mobilare corespunzatoare in programul

AutoCad; la solicitarea clientului si cu aprobarea responsabilului de cont se pot

prezenta simultan clientului 2 sau chiar 3 solutii de amenajare/mobilare.

Pentru proiectele speciale, la propunerea DV si cu aprobarea Directorului Diviziei,

proiectul de amenajare se va prezenta clientului si in varianta 3D (in programul

STUDIO MAX). Dupa intocmirea proiectului de catre arhitect, schitele sunt preluate de

catre DV care pe baza lor va incepe intocmirea ofertei comerciale catre client.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





! Orice proiect de space planning va avea un dead line care va fi comunicat

arhitectului de catre directorul de vanzari pe e-mail cu CC la Directorul Diviziei

Vanzari Directe! In cazul nerespectarii acestei proceduri si a transmiterii verbale a

solicitarii catre arhitect singurul responsabil de o eventuala nepredare la timp a

proiectului este directorul de vanzari.

! Pentru orice cerere de oferta care nu necesita contributia arhitectului raspunsul se

va da clientului in maxim 24h!

Intocmirea ofertelor se va realiza pe baza “Listelor de preturi” ale furnizorilor si/sau a

Catalogului Mobexpert Office in vigoare la data intocmirii. Oferta se va intocmi initialin format .xls si va importa in format .doc spre a fi prezentata clientilor.

In mod obligatoriu orice oferta va avea forma standard aprobata la nivel de

department, dar fi va personalizata pentru fiecare client in parte si va trebui sa

contina in mod obligatoriu urmatoarele date:

- antetul Mobexpert Office si footerul cu datele de identificare ale Mobexpert

Pipera (codul fiscal, codul iban si banca, adresa companiei, capitalul social); de

asemenea tot in footerul documentului se va specifica codul acestuia, numelepersoanei care l-a intocmit si data intocmirii (exemplu: pentru o oferta

intocmita de D.V. Ion Popescu la 20.01.2006: “ I.PO./20.01.2006/OF “ ).

- numele clientului si a persoanei in atentia careia se transmite oferta;

- data intocmirii ofertei;

- continutul ofertei (denumirea produsului, finisajul pe care se oferteaza,

cantitatea, pretul unitar si pretul total; ! toate preturile din Oferta vor fi

exprimate in RON FARA T.V.A.!;

- modalitatea de plata;

- termenul de garantie si post garantie;

- modalitatea de transport;

- valabilitatea ofertei;

- pentru ofertele transmise prin orice alta modalitate decat e-mail (exp. Fax,

curier, posta) acestea vor purta semnatura olografa a celui ce a intocmit-o! !De asemenea orice document (inclusiv felicitari cu ocazii speciale) vor purta

semnatura olografa a celui care l-a intocmit.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





- pentru o oferta intocmita in limba romana se vor folosi exclusiv termeni in

limba romana (exp. Director vanazari, ci nu Sales manager).

- Oferta trebuie semnata in mod obligatoriu de:1. Directorul de vanzari care a intocmit oferta

comerciala

2. Arhitectul care a realizat proiectul de

amenajare (atunci cand este cazul).

Click pentru deschidere model oferta

! In urma remiterii ofertelor catre client follow-up-ul se va realiza in 2 (doua) zile

lucratoare la data transmiterii.

In sprijinul ofertei comerciale, in cazul unor clienti speciali, se va realiza o prezentare

directa a proiectului de catre directorul de vanzari responsabil de contul respectiv si

arhitectul care a intocmit planurile de amenajare (proiectie video a unei prezentari

.ppt + caietul de prezentare).

proiect amenajare spatiu

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

ClientCerere oferta

VanzariDirecte Office

Masuratori, identificarenecesitati client

Raspunde: D.V. si/sau

Intocmireoferta clientRaspunde:

Intocmireschite

amenajare

Follow-up oferta-maxim 2 zile-

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20oferta.doc

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20oferta.doc





! O oferta se considera a fi acceptata de catre client in momentul in care primeste

comanda ferma pentru produsele ofertate (pe mail sau comanda in original sau fax

semnata stampilata).

! Directorul de vanzari va transmite comanda catre furnizor doar daca clientul se afla

intr-una din urmatoarele situatii:

- achitarea avansului de minim 30% din valoarea comenzii (justificata prin copie

a OP semnat/stampilat de care banca; sau prin confirmare din partea

departamentului financiar de intrare a banilor in contul SC. MOBEXPERT PIPERA

S.R.L.)

- existenta unui contract semnat, valabil, in care sunt prevazute alte conditii de

plata (decat achitarea unui avans).

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

Transmitereoferta (fax, e-mail,

curier)

Prezentare directaRaspunde: D.V.

ACCEPT OFERTA CLIENT-e-mail de confirmare-fax oferta semnata/stampilata

Intocmeste oferta in sistem

Indeplinire conditii detransmitere comanda:

- avans 30%- contract ce prevede

inexistenta unui

Generare comanda sistem –CROS pentru transmitere la





C) PROCESUL DE NEGOCIERE/CONTRACTARE:

! Se recomanda semnarea unui contract de vanzare-cumparare cu fiecare client

al departamentului de vanzari directe office ce are in derulare o comanda.

Contractul cadru de vanzare-cumparare este atasat in anexa acestei

proceduri.

Proiectul de amenajare si oferta finala semnate de client sunt componentele de

baza ale contractului facand parte integranta din acesta.

Orice comanda va avea ca si conditii standard urmatoarele:

a) termenele de plata:

- avans 30% din valoarea totala a comenzii, la lansarea comenzii ferme; Comanda se

considera a fi valabila numai in momentul incasarii avansului de 30%.

- 70% inainte de livrare

b) discount acordat:

! Acordarea discountului se sustine ca partea a ofertei generale si

se negociaza obligatoriu!

Discountul nu se acorda pur si simplu!

Functie de valoarea achizitionata de va acorda un discount dupa cum urmeaza:

Grila de reduceri recomandata 2006

Valoare contract (Euro) /Reducere

0 - 2.500 0%

2500 - 5000 2.50%

5000 - 10000 4.00%

10000 - 30000 7.00%

30000 - 50000 9.00%

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





50000 - 75000 11.00%

75000 -decizie

manageriala

Valoare contract (ron) /Reducere

0 - 10000 0%

10000-20000

2.50%

20000 - 40000 4.00%

40000 - 120000 7.00%

120000 - 200000 9.00%

200000 - 300000 11.00%

300000 -decizie

manageriala

Anexa contractului va cuprinde oferta detalita a produselor ce fac obiectul

contractului.

Valabilitatea contractului este de un 1 an de la data semnarii si se va prelungi

automat pentru aceeasi perioada daca partile nu notifica altfel.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





Click pentru deschidere model contract

D) PROCESUL DE TRANSMITERE SI URMARIRE COMENZI:

Dupa semnarea contractului si/sau a comenzii ferme si achitarea avansului de minim

30% (verificat prin primirea copiei ordinului de plata sau confirmarea contabilitatii

privind intrarea banilor in contul MOBEXPERT PIPERA) se va trece la transmiterea

comenzii de aprovizionare, avandu-se in vedere parcurgerea urmatorilor pasi:

- Toate comezile de aprovizionare catre funizori se transmit acestora de catre

asistenta de departament.

- Transmiterea comezilor se va realiza in fiecare zi la ora 16.00

- Comenzile negenerate pana in ora stabilita mai sus vor fi transmise in

ziua urmatoare.

- Directorii de vanzari nu vor transmite singuri comenzile de aprovizionarecatre furnizori pentru a evita astfel dublarea acestora; in cazul unor astfel

de situatii de dublare a comenzilor sunt singurii responsabili.

- Fiecare D.V. are obligatia de a urmarii statusul comezii transmise prin

intermediul asistentei de departament si de a informa clientul cu privire la

stadiul comenzii si al respectarii/nerespactarii termenelor stabilite initial.

- Pentru produsele existente in stoc se face rezervarea acestora in comanda

de CROS, ne fiind necesara transmiterea unei comenzi de aprovizionarecatre furnizor.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20contract%20cadru.doc

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20contract%20cadru.doc





In negocierea termenelor de livare ale comezilor se va tine cont de termenele de

livrare date de furnizor, avand in vedere un decalaj de minim 2 zile intre termenele

furnizorului si cele de livrare catre clientul final, functie de experientele anterioare side tipul de furnizor.

E) PROCESUL DE PROGRAMARE LA LIVRARE

Programarea la livrare a facturilor se face tinand cont de:

- Rspectarea termenelor de livrare stabilite de comun acord cu clientul.

- Respectarea clauzelor contractuale din punct de vedere al clientului,

respectiv urmarirea incasarii restului de plata. Nu se accepta livrare pentru

facturi ale unor comenzi pentru care nu s-a facut plata integrala (confirmata

prin intrarea banilor in contul Mobexpert Pipera SRL sau pentru care nu

exista contract semnat cu clientul care prevede alt termen de plata decat

inainte de livrare).

- Fiecare director de vanzari are obligatia de a anunta clientul in legatura cu

progamarea pentru livrare a facturii cu o zi inaintea livrarii efective, si de

asemenea de a stabili de comun acord cu acesta ora aproximativa delivrare. Ora stabilita va fi inscrisa pe exemplarul verde la facturii de marfa.

- Directorul de livrari are responsabilitatea si autoritatea de a opri de la

livrare facturile care nu indeplinesc conditiile de livrare sau facturile partiale

de marfa.

- La caietul de livrari se pune exemplarul verde al facturii (si cel albastru

daca nu a fost transmis clientului) si vor fi specificate in mod obligatoriu

datele clientului: adresa de livrare si numarul de telefon al persoanei de

contact.- Atasat facturii, acolo unde este cazul se remite directorului de livrari palnul de

amenajare si in cazul proiectelor speciale schita de montaj.

Realizarea planului de vânzări :

Obiectiv: Fiecare DV are obligaţia de a-şi organiza activitatea în aşa fel încât să

aducă la îndeplinire obiectivele cantitative şi cantitative stabilite în planul de vânzări.

Planul de vânzări va fi stabilit : lunar şi anual ; in subisidiar se realizeazamonitorizarea activitatii zilnice a directorilor de vanzari prin intermediul unui raport

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





de activitate care cuprinde informaţii despre activitatea din ziua de referinta,

rezultatele vizitelor sale din cursul zilei la clien ţi prospecţi şi clienţi existenţi ; acest

raport va fi prezentat Directorului Divizie Vanzari Directe la sfârşitul fiecărei zile delucru.

Click pentru vizualizare tamplate Raport Activitate SE COMPLETEAZA SI SE TRANSMIT

ZILNIC LA ASISTENTUL DE DEPARTAMENT

! De asemenea la sfarsitul zile de lucru arhitectii departamentului au obligatia

completarii Raportului de activitate.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20raport%20activitate%202006.xls











Planul lunar: Realizarea planului de vânzări lunar presupune:

- Fiecare DV trebuie să îndeplinească planul de vânzări ce ii revine, plan care este

fixat pe baza business planului anual şi a rezultatelor sale din lunile precente.

- Gradul de realizare a planului lunar de vanzari este analizat de Directorul Diviziei

Vanzari Directe pe baza rapoartelor de vanzari furnizate de catre fiecare director

de vanzari.

- De asemenea directorii de vanzari vor prezenta Directorului Diviziei o data la 2

(doua) saptamani Situatia lucrarilor in desfasurare.

- Rapoartele lunare de vanzari vor fi transmise pana cel tarziu ziua 03 al lunii

pentru luna precedenta.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/Raport%20activitate%20arhitecti.xls





Click pentru deschidere tamplate Raport lunar vanzari

Click pentru deschidere tamplate Situatie lucrari in desfasurare SE

TRANSMITE LA 2 SAPTAMANI LA DIRECTORUL DIVIZIEI VANZARI DIRECTE

Anual: Realizarea planului de vânzări anual:

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20rap%20de%20vanzari%20lunar.xls

http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20lucrari%20in%20desfasurare.xls




http://c/Documents%20and%20Settings/Andra%20Ciurca/Desktop/Facultate/model%20rap%20de%20vanzari%20lunar.xls








- DZ îşi informează echipa asupra principalelor obiective ce vor trebui atinse în

următorul an, pe baza business planului, business plan care ţine cont de

rezultatele vânzărilor directe din anul precedent, noua orientare a pieţei, lansareade produse şi servicii noi, apariţia unor segmente noi de piaţa ce trebuie cucerite,

potenţialul pieţei. Business planul se elaboreaza la sfarsitul anului (luna

decembrie) pentru anul urmator si se defalca pe luni tinand seama de

sezonalitatea vanzarilor.

ANALIZA PROCESULUI VÂNZĂRI DIRECTE:

1. Obiectiv: Măsurarea rezultatelor obţinute de echipa Vânzări Directe are ca scopcompararea rezultatelor cantitative şi calitative obţinute cu celeprevizionate; în cazul nerealizării rezultatelor previzionate se vor identifica cauzeleşi vor fi iniţiate corecţii/acţiuni corective pentru prevenirea reapariţiei situaţiei ;stabilirea de noi obiective.

2. Frecvenţa analizei: Măsurarea rezultatelor se va face lunar, trimestrial şi

anual de către DDVD împreuna cu DE.

3. Metode de analiză:

• Compararea obiectivelor stabilite pentru fiecare poziţie cu rezultatele obţinute .

• Analiza îndeplinirii sarcinilor de către fiecare poziţie (comparand rezultatelefiecarei poziţii functie de indicatorii cheie specifici stabiliti)

• Descoperirea cauzelor care au dus la aparitia diferenţelor între obiective şirezultate şi stabilirea unor măsuri corective.

4 .Indicatori cheie ai procesului de vânzări directe:

- Rata de convingere: număr de vizite / numărul de comenzi ferme sau contractesemnate.

- Cifra de afaceri medie per cont

- Rata de penetrare: numărul de contracte încheiate / total număr de conturideţinute în portofoliu.

- Numărul de vizite la clienţii actuali / total număr de conturi deţinute în portofoliu

- Discountul mediul / cont ; discountul mediu total

- Numarul mediu de facturi / cont ; Numarul de facturi storno

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





- Rezultate vs. obiective

- Rezultate cantitative vs target

- Rezultate calitative vs target- Performanţă profesională (respectarea procedurilor, raportare, vizite post

vânzare, reclamaţii ale clienţilor, etc)

5 SISTEMUL DE RAPORTARE

5.1 Obiectivele raportării:

• Strângerea şi centralizarea informaţiilor legate de îndeplinirea obiectivelor

cantitative şi calitative• Raportarea rezultatelor reale Directorului Executiv prin DDVD.

• Conducerea & Controlul tuturor activităţilor prestate de echipa Vânzări Directe.

5.2 Indicatori si criterii de evaluare :

Pe baza rezultatelor primite de la DV, ADVD va întocmi un Raport lunar care vacuprinde următorii indicatori :

a) Rezultatul calitativ al vânzărilor obţinut de fiecare DV

Data : Reducerea medie per rezultatul cantitativ al fiecărui DVFrecventa: Lunar

b) Rezultatul cantitativ al vânzărilor obţinut de fiecare DVData: Cifra de afaceri realizata vs cifra de afaceri bugetataFrecventa: Lunar

c) Conturi noi achiziţionate

Data: Număr de contracte noi semnate de fiecare DV (CN)Frecventa: Lunar

d) Situatia soldurilor:Data: Soldurile scadente vs facturi incasate.Frecventa: Saptamanal/Lunar

e) Numărul de vizite efectuate de catre fiecare DV la clienţi:Data: Tipul vizitei: CP (client potential); CN (client nou); CV (client vechi)Frecventa: Lunar

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2





f) Situatia retururilor de marfa:Data: Numarul Referatelor privind returul de marfa datorate directorilorde vanzari

Frecventa: Lunar

g) Situatia marfurilor nelivrate:

Data: Valoarea facturilor nelivrateFrecventa: Lunar

h) Relatia cu clientii interni:

Frecventa: Permanent

i) Performanta profesionala de ansamblu:Data: Respectarea procedurilor si normelor interne, respectarea dead-

line-urilor, nivelul comercial al ofertelor, prestanta profesionala:limbaj, tinuta, etc.

Frecventa: Permanet

j) Folow-up lucrare si scrisoare de recomandare:Data: Se realizeaza follow-up-ul pentru fiecare lucrare importanta si de

asemenea obtinerea scrisorii de recomandare

Frecventa: Permanent

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2 rev. 2



Evaluare trimestrala a activitatii echipei de vanzari directe:

Nr.crt

Criteriu de evaluare DV1 DV2 DV3 DV4 DV5 DV6 DV7

1 Cifra de afaceri realizata / bugetata

2 Reducerea medie

3Număr de contracte noi semnate

(CN)

4 Numarul de vizite efectuate (CP)

5 Valoarea soldurilor

6 Valoarea marfurilor nelivrate

7 Numarul retururilor de marfa

8 Follow-up lucrare + scrisoare derecomandare

9 Relatia cu clientii interni

10 Performanta si prestantaprofesionala

11 Total realizat de fiecare DV

12 Total bugetat pentru fiecare DV



Anexa II: GRILA SALARIZARE, BONIFICATII, PENALIZARIaplicata echipei de vanzari directe office

Obiective: Grila ce face obiectul anexei are ca scop cresterea permaneta a niveluluide performanata si a cifrei de afaceri a echipei de vanzari directe, prin stabilirea

Nr.crt

Criteriu de evaluare

Ponderea

criteriilor in

totalulevalua

rii

Cazulde

referinta

Numarul de puncte acordat functie de gradul derealizare a criteriilor

DV/ADV

1Cifra de afaceri realizata /

bugetata30%

100%realizat

100% 90% 80% 70% 60% <50%

30puncte

24puncte

18puncte

12 puncte 6 puncte 0punct

e

2 Reducerea medie 20% 9%

9% 10% 11% 12% 13% >14%

20puncte

16puncte

12puncte

8 puncte 4 puncte 0punct

e

3Număr de contracte noi

semnate (CN)/luna10% 4

4 3 2 1 0 0punct

e10

puncte8

puncte6 puncte 4 puncte 2 puncte

4 Numarul de viziteefectuate (CP)/luna

5% 40

40 30 20 10 00

puncte

50puncte

4puncte

3 puncte 2 puncte 1 punct

5Situatia soldurilor

(Georgiana)10%

0 zileintarziere plata

0 2 sapt. 4 apt. 6 sapt. >8 sapt. 0punct

e10

puncte8

puncte6 puncte 4 puncte 2 punct

6Situatia marfurilornelivrate (Monica) 5%

0 zileintarziere livrare

0 2 sapt. 4 apt. 6 sapt. >8 sapt. >7sapt.

15puncte

4puncte

3 puncte 2 puncte 1 punct 0punct

e

7Numarul retururilor de

marfa (Mirela)5% 0

0 1 2 3 4 >515puncte

4puncte

3 puncte 2 puncte 1 punct 0punct

e

8Follow-up lucrare +

scrisoare derecomandare

5% F.B.5

puncte4


0punct

e

9 Relatia cu clientii interni 5% F.B. 5

puncte4


0punct

e

10 Performanta si prestantaprofesionala 5% F.B. 5puncte 4puncte 3 puncte 2 puncte 1 punct

0

puncte

Total de realizat de fiecareDV

100%100

puncte80

puncte60

puncte40 puncte 20

puncte0

puncte



nivelului penalizarilor si a bonificatiilor individuale pentru persormanata si rezultatedeosebite.



100%- salariu 100%- 3 plinuri masina- telefon fix- telefon mobil 30$- posibilitate bonus(50 E) daca

reducerea medie<=9%

100%>10%

>20%

>30%

>40%

80-90%

< 80%

- 3 plinurimasina- telefon fix- telefon mobil30$-crestere salbaza cuprocentul aferentdepasirii (10-20%)-bonus, functiede reducereamedie* 6% - 100 E

*7% - 80 E*8% - 60 E*9% - 50E

- 4 plinuri masina- telefon fix- telefon mobil40$-crestere salbaza cuprocentul aferentdepasirii (20-30%)-bonus, functiede reducereamedie:* 6% - 150 E

*7% - 140 E*8% - 120 E*9% - 100 E

- 4 plinuri masina- telefon fix- telefon mobil50$-crestere salbaza cuprocentul aferentdepasirii (30-40%)(-bonus, functie

de reducereamedie* 6% - 200 E*7% - 180 E*8% - 160 E*9% - 150 E

- 4 plinuri masina- telefon fix- telefon mobil 50$-crestere sal baza cuprocentul aferentdepasirii)- peste 3 luniconsecutiv:renegociare sal.baza-bonus, functie dereducerea medie* 6% - 400 E*7% - 350 E*8% - 250 E*9% - 200 E

- recuperare lunaurmatoare- salariu 100%- stop masina week-end- 2 plinuri masina- telefon fix- telefon mobil 20$

- recuperare lunaurmatoare- reducerea salariuluicu 10%- stop masina seara siweek-end- 2 plinuri masina- telefon fix- telefon mobil 20$

GRILA SALARIZARE, BONIFICATII, PENALIZARIaplicata pentru evaluarea lunara a fortei de

vanzari directe Office



Propunere algoritm de acordare bonificatii pentru marfa si

servicii

(altele decat produsele Mobexpert)

Conditia de acordare a acestui tip de bonificatie este ca planul sa fie indeplinit fara restante

de la inceputul fiecarui an calendaristic.

1. Facturile de marfa se vor trece la plan obligatoriu, iar bonificatia se va imparti 25%

Mex -75% DV din SURPLUS.

2. Facturile de servicii se pot trece la plan sau nu:

a) daca se trec la plan bonificatia se va imparti 50% Mex -50% DV din SURPLUS;

b) daca NU se trec la plan bonificatia se va imparti 25% Mex -75% DV din SURPLUS.

Coeficientul de adaos atat pentru marfa, cat si servicii ( altele decat produsele Mobexpert)

trebuie sa fie:

minim 15%;

acceptat 30% - ce este peste 30% se considera SURPLUS-ul din care se va

acorda bonificatia.

recomandat 37.5% - ce este peste 37.5% se va imparti 10% Mex -90% DV



RESPONSABILITATI ALE PERSOANELOR IMPLICARE IN DESFASURAREAPROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

DIRECTOR DIVIZIE VANZARI DIRECTE

Raportează: Directorului ExecutivResponsabilităţi:

• Organizează, coordonează, controlează şi motivează activitatea echipei de vânzări directe

• Defineşte strategia departamentului Vânzări Directe, în vederea atingerii obiectivelor stabilite:

cifra de afaceri stabilita prin business plan

• Stabileste, impreuna cu Directorul Executiv, business planul lunar/anual de atins pe echipavanzari directe si individual.

• Aprobă planurile de lucru/vânzări ale personalului din subordine si stabileste prioritatile in

executarea sarcinilor pentru aceştia

• Se implica in recrutarea si concedierea personalului din subordine; propune participarea fortei

de vanzari la training-uri legate de activitatea de vanzari.

• Creează un cadru organizational eficient şi se asigură că procedurile privind managementul

Departamentului de Vânzări Directe sunt respectate

• Verifică rapoartele echipei de Vânzări Directe, le validează şi pregăteşte rapoartele

lunare/trimestriale şi anuale pe care le prezintă Directorului Executiv

• Stabileste standardele de performanta precum si nivelurile salariale si bonificatiile personalului

din subordine.

• Participă la definirea kitului de prezentare in fata clientului pentru sustinerea ofertei comerciale.

• Participă la elaborarea şi validarea ofertelor comerciale pentru piaţa corporate, aproba discount-

urile si conditiile de plata, altele decat cele Standard.

• Pe baza informaţiilor primite din piaţa prin intermediul echipei de vânzări directe, identifică

oportunităţile de piaţă şi propune soluţii care să vină în întâmpinarea acestora.

• Crearea, planificarea obiectivelor, realizarea si intretinerea unui portofoliu de clienti proprii;

• Face propuneri de dezvoltare si imbunatatire a activitatii din domeniul de responsabilitate

• Aproba concediile de odihna ale personalului din subordine si este responsabil de desfasurarea

activitatii in cazul concediilor medicale ale angajatilor.

• Este responsabil de instruirea personalului din subordine

• Se informează asupra legislaţiei şi reglementărilor organismelor în domeniul de activitate de carerăspunde.



ASISTENT DEPARTAMENT VANZARI DIRECTE

Raportează: Directorului Diviziei Vanzari DirecteResponsabilităţi:

• Asigura suport administrativ pentru intreg departamentul Vanzari Directe : completează toate

documentele de circulaţie internă, corespondenţa internă/externă, mesaje fax, agenda şedinţelor,

corespondenţa comercială.

• Asigură interfaţa între Directorul Zonal şi echipa de Vânzări Directe

• Centralizează şi structurează informaţiile pe care le are cu privire la rezultatele echipei de Vânzări

Directe: rapoartele de activitate, indicatori cheie, îndeplinirea obiectivelor cantitative şi

calitative, rezultatele vânzărilor.

• Integreaza toate informatiile într-un raport pe care îl prezintă Directorului Zonal şi, dupa caz,

Directorului Magazinului.

• Centralizeaza si transmite comenzile de aprovizionare catre desponabilii de produs

• Verifica statusul comenzilor si mentine in permanenta legatura cu responsabilii de produs pentru

o buna informare in legatura cu termenele de livrare ale comezilor.

• Previzioneaza necesarul de consumabile /rechizite si intocmeste comenzile lunare pentru aceste

produse.

• Transmite şi urmăreşte îndeplinirea de către Directorii de Vanzari a deciziilor Directorului Zonal

privind activităţile comerciale, regulile si procedurile interne.

• Înregistrareaza si tine evidenta contractelor încheiate (furnizori, beneficiari)

• Ofera suport directorilor de vanzari in ceea ce priveste intocmirea ofertelor si transmiterea

acestora catre clientii SC MOBEXPERT PIPERA SRL, precum si in ceea ce priveste introducerea

comenzilor in sistem.

• Mentine, in lipsa directorilor de vanzari, legatura cu clientii acestora oferind informatii despre

stadiul derularii contactului.

• Compune comenzi de aprovizionare din stocul SC MOBEXPERT PIPERA SRL pentru dealeri,

generaeza facturile corespunzatoare comenzilor.

• Pune la dispozitia celor interesati informarile primite din retea sau din afara acesteia (revista

presei, termene de livrare, modificari de preturi, produse noi, lichidari de stocuri, etc)

• Functie de informatiile primite de la Directorii de vanzari, previzioneaza necesarul de

cadouri/felicitari catre clienti pentru ocazii speciale, se informeaza si propune Directorului

Diviziei cea mai buna solutie de achizitie pentru aceste ocazii.

• Cunoaste si respecta procedurile interne referitoare la circuitul intern al documentelor.

• Contribuie si vine cu sugestii pentru a imbunatati activitatea din domeniul sau de

responsabilitate.



ASISTENT BAZA DE DATE :

Raportează către: Director Divizie Vanzari DirecteResponsabilităţi:

• Gestioneaza baza de clienti externalizata si o up-dateaza permanent functie de feed-back-ul

primit in Fisa de client, completata in urma unui telefon sau a unei vizite la un client prospect

sau existent.

• Creaza si organizeaza baza de date interna clienti Departament Vanzari Directe, pe baza cartilor

de vizita puse la dispozitie de catre directorii de vanzari in urma fiecarei intalniri cu un client

prospect sau existent.

• Foloseste informatiile din bazele de date clienti pentru a genera o baza de date clienti-

evenimente, informatii folosite pentru previzionarea necesarului de cadouri/felicitari pentru

ocazii speciale.

• Genereaza coduri si preturi pentru orice element de mobilier de birou comercializat, pe care le

intorduce in sistemul informatic utilizat la nivelul companiei.

• Asigura suport informational departamentului vanzari directe in ceea ce priveste produsele de

mobilier birou de la furnizori externi.

• Ofera suport directorilor de vanzari prin participarea la definitrea kitului de prezentare in

sprijinirea ofertei comerciale.

• Realizeaza diferite statistici in legatura cu nivelul vanzarilor anual sau intr-o anumita perioada de

timp pe trepte valorice; discountul mediu acordat ; numarul de facturi emise/client ; volumul

vanzarilor pe anumite produse/game de produse, etc .

DIRECTOR VÂNZĂRI

Raportează: Directorului Diviziei Vanzari DirecteResponsabilităţi :

• Identificarea de prospecti si noi oportunitati de vanzare prin contacte directe sau prin

intermediul unor terti.

• Dupa fiecare vizita la clientul prospect sau existent completeaza „ Fisa clientului” si intocmeste

si actualizeaza „Fisa persoanei de decizie”, astfel incat sa poata fi identificat in permanentstatusul evolutiei afacerii la acel moment, de catre orice persoana abilitata sa faca acest lucru

(alt director de vanzari, arhitect, asistentul departamentului sau de catre Directorului Diviziei ).

• Zilnic, la sfarsitul fiecarei zile de lucru va prezenta Directorului Divizei Vanzari Directe si asitentei

de departament Raportul de vanzari in format electronic, ce se constituie intr-un criteriu de

evaluare profesionala a lor.

• Oferteaza si negociaza contracte noi, in limite stabilite de Directorul Diviziei, urmand procedurile

referitoare la semnarea contractelor.

• Urmăreste contractele încheiate si decontarea cu clientul, fiind responsabil de respectarea

conditiilor contractuale si a termenelor de plata• Urmăreste contractele încheiate si decontarea cu clientul, fiind responsabil de respectarea

conditiilor contractuale si a termenelor de plata.



• La finalizarea contractului, obtine scrisoarea de recomandare din partea clientului

• Mentine o evidenta completa a corespondentei cu furnizorii si cu clientii si tine o evidenta clara

a problemelor in derularea contractulor, avand un folder dedicat fiecaruia .

• Este permanent la curent cu tendintele pietei specifice si cu actiunile concurentei

• Reprezinta si promoveaza imaginea firmei, semnaland imediat ce ia la cunostiinta situatii care ar

putea prejudicia (direct sau indirect) pozitia pe piata a firmei.

• Dezvolta permanent relatia cu directorii de produs pentru cunoasterea perfecta a tuturor

produselor comercializate si promovate si a caracteristicilor lor tehnice precum si a modalitatilor

si conditiilor de livrare si de plata

• Cunoasterea perfecta a tuturor aplicatiilor informatice utilizate de catre firma si aplicarea lor in

mod corect, in folosul bunei desfasurari a activitatii de vanzare.

• Acorda asistenta profesionala clientilor prin:

- Realizearea masuratorilor, intocmirea documentatiei tehnice raspunzand de

acuratetea acestora;

- Intocmirea ofertelor si contractelor catre clienti;- Asumarea raspunderii atat pentru termenele de livrare si de montaj stabilite

impreuna cu clientii, cat si pentru executarea in bune conditii a comenzilor;

- Colaborarea cu arhitectii in realizarea obiectivelor postului, urmarind indrumarea

corecta si dezvoltarea solutiilor optime catre clienti;

- Urmarirea post vanzare a contractelor derulate, inclusiv rezolvarea litigiilor cu

clientii din portofoliu;

ASISTENT DIRECTOR VÂNZĂRI :Raportează: Directorului Diviziei Vanzari DirecteResponsabilităţi :

• Identificarea de prospecti si noi oportunitati de vanzare prin contacte directe sau prin

intermediul unor terti.

• Dupa fiecare vizita la clientul prospect sau existent completeaza „ Fisa clientului” si intocmeste

si actualizeaza „Fisa persoanei de decizie”, astfel incat sa poata fi identificat in permanent

statusul evolutiei afacerii la acel moment, de catre orice persoana abilitata sa faca acest lucru

(alt director de vanzari, arhitect, asistentul departamentului sau de catre Directorului Diviziei ).

• Zilnic, la sfarsitul fiecarei zile de lucru va prezenta Directorului Divizei Vanzari Directe si asitentei

de departament Raportul de vanzari in format electronic, ce se constituie intr-un criteriu de

evaluare profesionala a lor.

• Oferteaza si negociaza contracte noi, in limite stabilite de Directorul Diviziei, urmand procedurile

referitoare la semnarea contractelor.

• Mentine o evidenta completa a corespondentei cu furnizorii si cu clientii si tine o evidenta clara

a problemelor in derularea contractulor, avand un folder dedicat fiecaruia .

• Cunoasterea perfecta a tuturor aplicatiilor informatice utilizate de catre firma si aplicarea lor in

mod corect, in folosul bunei desfasurari a activitatii de vanzare.

• Acorda asistenta profesionala clientilor prin:

- Realizarea masuratorilor, intocmirea documentatiei tehnice raspunzand deacuratetea acestora;



- Intocmirea ofertelor si contractelor catre clienti;

- Asumarea raspunderii atat pentru termenele de livrare si de montaj stabilite

impreuna cu clientii, cat si pentru executarea in bune conditii a comenzilor;

- Colaborarea cu arhitectii in realizarea obiectivelor postului, urmarind indrumarea

corecta si dezvoltarea solutiilor optime catre clienti;

- Urmarirea post vanzare a contractelor derulate, inclusiv rezolvarea litigiilor cu clientii din

portofoliu;

• Ofera suport directorilor de vanzari in gestionarea clientilor acestuia; pentru anumiti clienti vechidin portofoliul DV urmareste direct procesul de vanzare cumparare.

ARHITECT

Raportează: Directorului Diviziei Vanzari DirecteResponsabilităţi :

• Participa impreuna cu directorii de vanzari la masuratori ale spatiului de urmeaza a fi amenajat

si mobilat.

• Avertizeaza beneficiarii proiectului in cazul sesizarii unor probleme aparute indiferent de natura

lor (unghiuri, pereti strambi, etc.)

• Realizeaza un “inventar” al clientului: mobilierul si echipamentele deja existente pentru ale

integra in noul proiect.

• Intocmeste proiectul in functie de discutiile avute cu beneficiarii si directorii de vanzari – pentru

a realiza o solutie viabila.

• Pregateste si prezinta proiectul intr-o forma estetica corespunzatoare – caietul de prezentarea

care trebuie sa cuprinda documentatia tehnica completa a solutiei.

• Se consulta si stabilieste de comun acord cu Directorul Diviziei Vanzari directe kitul de

prezentare al proiectului• Prezinta pentru proiecte speciale solutia de amenajare in format 2D SAU 3D AUTOCAD.

• Participa impreuna cu directorul de vanzari la prezentarea finala in fata clientului a ofertei

comerciale.

• Intocmeste pentru proiectele speciale documentatia si schitele tehnice ale proiectului.

• Prezinta Directorului Diviziei Vanzari Directe pana cel tarziu orele 9.00 a zilei urmatoare, raportul

de activitate pentru ziua de referinta.

CONTABIL DE GESTIUNERaporteaza : Director Divizie Vanzari DirecteResponsabilitati :

• Intocmeste actele contabile si documentele justificative cu respectarea normelor si regulilor de

alcatuire si completare in vigoare.

• Finalizeaza din punct de vedere valoric, pe baza Facturii Fiscale de la furnizor, NIR-urile

cantitative care in prealabil sunt generate de catre gestionarul depozitului.

• Verifica corectitudinea Facturilor Fiscale de la furnizor: toate rubricile completate, stampila

furnizorului, iar in cazul constatarii oricarei abatei majore de la legislatie in completarea ei, nu se

face receptia valorica si se sesizeaza furnizorul.



• Puncteaza fiecare reper al Facturii cu AIM si respectiv NIR-ul cantitativ, avand obilgatia de a lua

legatura cu contabilul de gestiune al furnizorului pentru stornarea pozitiilor din factura ce nu

corespund faptic..

• Verifica daca s-au respectat conditiile contractuale in ceeea ce priveste discountul acordat si

informeaza superiorul ierarhic in caz de nerespectare; pentru facturi ale unor furnizori pentru

care nu sunt stipulate conditiile contractuale prin decizie a Directorului Executiv nu se va finalizavaloric fara acordul scris al acestuia. De asemenea orice factura care nu respecta conditiile

contractuale nu se va finaliza fara acordul Diectorului Executiv.

• Verifica Avizele de livrare marfuri catre clienti si Bonurile de transfer interne intre gestiuni.

• Imperecheaza NIR-urile cantitativ – valorice rezultate in urma receptie cu AIM si FF de la furnizor.

• Indosariaza si verifica daca indosarierea s-a facut in ordine cronologica crescatoare, daca s-a

respectat continuitatea seriilor

• Este persoana autorizata in realizarea documentelor de corectie (corectie stocuri, etc)

• Primeste listele de inventariere rezultate in urma inventarierii patrimoniale la sfarsit de an si

compara scripticul cu fapticul constatat pentru a stabili eventualele diferente si pine la dispobitiacelor abilitati concluziile prin intermediul unei Note scrise privind plusurile si minusurile din

gestiune.

• Intocmeste facturile de marfa pe baza comenzilor introduse in sistem de catre directorii de

vanzari.

• Ruleaza si verifica Jurnalul de vanzari concomitent cu Facturile Fiscale emise atat in cadrul

departamentului vanzari directe office cat si in cadrul magazinului office.

• Ruleaza jurnalul de vanzari – servicii pe care il prezinta Directorului Diviziei Vanzari Directe, la

fiecare sfarsit de luna.

• Verifica statusul comenzilor din punct de vedere al marfurilor nelivrate, la sfarsit de trimestru.• Ruleaza, la fiecare sfarsit de luna, Jurnalul de cumparari si verifica corespondenta exacta dintre

valoarea NIR-urilor si a Facturilor de la furnizor.

• Ruleaza si verifica: “Centralizatorul de livrari”, “Balanta de gestiune”.

• Realizeaza verificarile finale pentru inchiderea lunara a gestiunii de marfa, fiind obligatoriu de

verificat urmatoarele rapoarte de gestiune: Intrari receptii/costuri; Costuri (intrari) transferuri;

Costuri iesiri; Costuri (iesiri) transferuri