manag proiecte 4 planificarea 2012

Managementul proiectelor

Titular curs: Mihaela Muresan

Managementul proiectelor n

perspectiva programelor europene



4.1 Identificarea activitilor care pot conduce la

ndeplinirea obiectivelor stabilite

4.2 Planificarea activitilor

4.3 Identificarea necesarului de competene

pentru realizarea activitilor. Crearea de

parteneriate. Definire echipa de proiect

4.4 Alocarea resurselor necesare derulrii

activitilor

4. Faza de planificare (pregatire)

conceperea proiectului



4.5 Identificarea prezumiilor i riscurilor

4.6 Estimarea rezultatelor i cuantificarea

acestora

4.7 Stabilirea indicatorilor minimali i a celor

care reprezint repere importante pentru

proiect

4.8 Matricea logic

4.9 ntocmirea programului de activitate prin

gruparea activitilor n pachete

4.10 Realizarea bugetului proiectului



4.1 Identificarea activitilor care pot

conduce la ndeplinirea obiectivelor

stabilite

- Definirea logicii proiectului

- Planificarea orientata pe obiective



PAII ETAPEI DE

ANALIZA/IDENTIFICARE



Se definesc elementele proiectului,

principalele activitti, se testeaz

logica lui intern i se formuleaz

n termeni msurabili obiectivele.

Definirea logicii proiectului



Planificarea orientata pe obiective

Scopul stabilirii obiectivelor unui proiect este

definirea a ceea ce se urmrete (situaia

viitoare dorit), pentru a se putea stabili un

plan de aciune pentru atingerea obiectivelor.

Acest proces este denumit planificare

orientat pe obiective.



Conducere orientata pe obiective

n timpul implementrii, evoluia proiectului este

monitorizat pentru a determina dac proiectul i

atinge obiectivele sale. n caz contrar, se iau

msuri de corectare pentru a-l aduce pe calea cea

bun. Acest proces este denumit conducere

orientat pe obiective.



Activiti Munca de desfurat de ctre

personalul proiectului Sarcinile specifice

necesare pentru a transforma intrrile n

rezultatele planificate.

Intrri Ceea ce necesit proiectul pentru

derularea activitilor sale. Resursele necesare

n scopul desfurrii activitilor (personal, bani,

echipamente i materiale).



4.2 Planificarea activitilor

1. Pentru fiecare obiectiv, se stabilesc

activitile si succesiunea acestora

2. Se precizeaz care este succesiunea

activitilor

3. Se estimeaz durata activitailor

4. Se realizeaz graficul Gantt



Graficul obiectivelor

Obiectiv global

Obiective specifice

Rezultate

Imbunatatirea strategiei

regionale n domeniul

inovrii

Crearea unui cadru de

cooperare regional n

domeniul inovrii

Identificarea unor proiecte

pilot de implementare a

unor practici inovatoare

Identificarea direciilor

prioritare de cooperare n

domeniul inovrii

Activiti Activiti

Planificarea activitilor

pornind de la obiectivele proiectului



Activiti de management

Activiti suport/organizatorice

Activiti de analiz

Activiti de cercetare

Activiti de proiectare

Activiti de dezvoltare

Activiti de implementare/utilizare

Activiti de testare/ validare

Activiti de asigurare a calitii

Activiti de instruire

Activiti de promovare, diseminare, exploatare

Tipuri de activiti



Planificarea activitilor - tehnica break-down

Aplicarea analizei de tip break-down la identificarea activitilor i sarcinilor

Organizarea unor grupuri

de lucru pentru stabilirea

Organizarea unor grupuri

de lucru pentru stabilirea

strategiei regionale n

domeniul inovrii

Elaborarea programului de

ntlnirea a grupurilor de

Elaborarea programului de

ntlnirea a grupurilor de

lucru

Conducerea grupurilor de Conducerea grupurilor de

lucru

Stabilirea tematicii Stabilirea tematicii

abordate n cadrul

gruprurilor de lucru

Stabilirea

mediatorului

Stabilirea locului

de desfurare

Stabilirea

participanilor

Stabilirea agendei

de lucru

Anunarea

participanilor



Promovarea/ diseminarea

rezultatelor x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Organizare evenimente

(Lansare, workshopuri,

conferin final) x x x x x

Participare la evenimente

organizate la nivel naional si

internaional pe teme de

mbuntire a proceselor

administraiei publice, n scopul

tranziiei ctre societatea

bazat pe cunoatere x x x x

Realizare de materiale

promoionale i informative x x x x x x x x x x

Publicare materiale de

promovare a soluiilor

dezvoltate n cadrul proiectului x x x x

Grafic Gantt



Metodologia proiectului

Descrierea detaliat a modului de

realizare a fiecarei activitti

(metode, instrumente utilizate,

rezultate estimate)



4.3 Identificarea necesarului de

competene pentru realizarea

activitilor

1. Crearea de parteneriate

2. Definire echipa de proiect



Crearea de parteneriate

Scop completare competente, asigurare

complementaritate

Modalitate incheiere de conventii/

protocoale de parteneriat

Activitati:

- Verificare competente si capacitate de

management proiect/ de implicare in

proiecte

- Verificare eligibilitate partener



Definire echipa de proiect Identificare pozitii echipa de implementare:

1. Echipa de management Manager proiect Coordonatori (tehnici, IT, instruire etc.) Responsabil financiar Consilier juridic Asistent manager

2. Echipa de executie Experti, personal tehnic, responsabili activitati... Specialisti, formatori, consilieri orientare

profesionala/educationala etc



Definire competente si responsabilitati

Diagrama RACI:

Raspunde cel care raspunde pt.

realizarea activitatilor

Aproba cel care verifica la nivel de

executie si aporba realizarea sarcinilor

Consultat persoana care avizeaza, isi

exprima opinia

Informat persoana informata asupra

progresului proiectului



Activitati

/sarcini

Manager

proiect

Coordon

ator

tehnic

Expert IT Asistent

manager

A1 R R C I

A2 R A C I

A3 R R A I

A4 R R A I

Diagrama RACI



4.4 Alocarea resurselor necesare

derulrii activitilor 1. Resurse proprii descrierea infrastructurii

existente si a resurselor puse la dispozitia

proiectului

2. Resurse atrase descrierea resurselor

solicitate pentru implementarea proiectului

(justificarea clara a resurselor solicitate,

descrierea caracteristicilor echipamentelor,

produselor solicitate, respectarea limitelor

admise pentru dotare cu echipamente)



4.5 Identificarea prezumiilor i

riscurilor

Prezumii i Riscuri

Ce poate ntrzia sau mpiedica realizarea obiectivelor proiectului

Ce poate favoriza realizarea obiectivelor

Factori externi care pot afecta evoluia sau succesul proiectului, dar asupra crora gestionarul proiectului nu are control direct.



4.6 Estimarea rezultatelor i

cuantificarea acestora

- Se identific rezultatele care pot fi

obtinute;

- Se indica care este modul de

cuantificare a acestora;

- Se precizeaza care sunt valorile

minime estimate si modul de

msurare/ urmarire a acestora.



4.7 Identificarea indicatorilor

Se identific metodele de

msurare a rezultatelor atinse;

- Se precizeaz indicatorii;

- Se stabilesc mijloacele de

msurare.



Indicatori de Realizare Nivelul de ndeplinire a

obiectivelor ce trebuie atins n scopul realizrii

obiectivelor. Indicatori msurabili care arat

ndeplinirea obiectivelor la fiecare nivel.

Repere (Milestones) "Modul de cunoatere a

stadiului de realizare a obiectivelor . Un tip de

indicator pentru obiectivele pe termen scurt care

faciliteaz evaluarea realizrilor fa de durata

ntregului proiect.



4.8 Metoda Sistemului (Matricei) Logic(e)

Metoda sistemului logic

(Logical Framework Method - LFA - Logframe)

Metod de management care a fost dezvoltat de

ctre USAID pentru conducerea activitilor de

planificare, conducere i evaluare a activitilor

de dezvoltare.



Metoda Sistemului (Matricei) Logic(e)

Metoda permite:

Elaborarea de proiecte sau programe realiste

Conducerea i implementarea proiectelor

Monitorizarea i evaluarea realizrilor din

cadrul proiectelor



Matrice cu patru rnduri i patru coloane Reprezint o sintez a proiectului Se prezint consideraiile care fundamenteaz strategia proiectului

Se contureaz modul n care proiectul poate fi monitorizat.

Metoda Sistemului (Matricei) Logic(e)



Definiii utilizate de Matricea logica

Msuri Sursele de informaii pentru indicatorii

nregistrai.

Mijloacele prin care vor fi nregistrai

indicatorii sau reperele care vor fi pui la

dispoziie pentru gestionarea proiectului i

evaluarea performanelor proiectului.



Definiii utilizate de Matricea logica

Condiii prealabile Ce este necesar pentru a porni proiectul. Prezumii privind contextul n care se desfoar proiectul. Posibilitatea existenei unor condiii prealabile pentru ca proiectul s poat ncepe. Factori de susinere Factorii ce pot influena impactul pozitiv al proiectului dup terminarea lui. Factori ce determin dac beneficiile proiectului vor continua i dup terminarea acestuia.



GHID DE CONSTRUCIE PAS CU PAS A

MATRICEI LOGICE

n prima faz de elaborare a Matricei Logice trebuie

pregtit un rezumat al proiectului. Aceasta presupune

definirea:

1 Obiectivului general al proiectului;

2 Obiectivelor specifice;

3 Rezultatelor pentru atingerea fiecarui obiectiv;

4 Activitilor pentru obinerea fiecrui rezultat.



A doua faz de elaborare a Matricei Logice

presupune verificarea de tip daca/atunci

pornind in sens invers, respectiv de la

activitati



Definire supoziii pentru fiecare nivel

Definire Indicatori de Verificare a

Obiectivelor (IVO) pentru Obiectivul

general, apoi pentru Obiectivele

specifice ale proiectului, apoi pentru

Rezultate, apoi pentru nivelul

Activitilor;

Definire Mijloace de Verificare (MV).



Se aloca costuri pentru Activiti se

pregateste astfel bugetul proiectului.

n final, se verifica dac Matricea Logic a

fost bine conceput:

- Lista de Verificare a Proiectului

(Concepiei);

- Revizuire concepie Matrice Logica.



Matricea logic

Prezumpii ce afecteaz

legtura dintre

Activiti i Rezultate


legtura dintre Rezultate

i Obiectivele Specifice


legtura dintre Obiectivele

Specifice i Generale

Surse de informaie i

metode utilizate pt.

verificarea realizrilor


metode utilizate pt.



metode utilizate pentru.


Costuri ale resurselor

umane i materiale

Intrri resurse umane i

materiale necesare

Msura realizrii de

Rezultate

Msura realizrii

Obiectivelor Generale

Msura realizrii

Obiectivelor Specifice

Obiective Generale

Activiti

Rezultate

Obiective Specifice

Indicatori de

realizareDescriere MsurtoriPrezumpii i

Riscuri



Matricea logic - Avantaje

ofer mijloacele de verificare a logicii interne a planului proiectului i confer sigurana c activitile, rezultatele i obiectivele sunt legate ntre ele. oblig planificatorii proiectului s identifice riscurile critice, i s stabileasc fezabilitatea proiectului. n stabilirea indicatorilor de realizare i a mijloacelor de msurare a evoluiei proiectului, planificatorii sunt obligai, nc de la nceput, s gndeasc modul de monitorizare i de evaluare al proiectului



Matricea logic - Dezavantaje

Nu este uor de utilizat la planificarea sau managementul proiectului i nu garanteaz succesul acestuia. Este mare consumator de timp i cere o instruire prealabil considerabil asupra conceptelor i logicii abordrii proiectelor. Planificatorilor li se cere s concretizeze idei i relaii complexe n fraze simple, care pot fi uneori neclare sau fr sens. Deseori abordarea fr o pregtire prealabil a matricei, conduce la o matrice a sistemului logic cu obiective neclare



4.9 ntocmirea programului de activitate

Se determin succesiunea i dependena dintre activiti (grafic Pert)

Se estimeaz durata activitilor (grafic Gantt)

Se verifica resursele alocate sa fie acoperitoare

Se stabilesc reperele temporare Se traseaz responsabilitile



Exemple de intocmire a

programului de activitate

Nr Activitate Descrierea activitii Loc de

desfurare Durata

Cost

(fr

TVA)

Respon

sabil

1. Management

proiect

Organizare, coordonare,

comunicare, monitorizare

Sediul

solicitan-

tului

24 luni

Mana

ger

proiect



Exemple de intocmire a pachetelor de lucru Nr. pachet de

lucru (faza)

Titlu pachet/faza

Parteneri

implicati

CO P1 P2 P3 P4 Total

Efort om-luna

Luna de inceput (Luna 1... Luna n-1)

Luna de sfarsit (Luna 2 ... Luna n)

Obiective

Descrierea activitatilor (detaliere pe subactivitati, sarcini de realizat) si rolul participantilor

Rezultate (scurta descriere si luna de realizare)

Tabel: Descriere faza (max 2 pag.)

Tabel: Lista rezultatelor



Nr.

Rezultat Denumire rezultat

Pachet/

Faza

Tipul rezultatului

(raport, prototip,

articol, curs, manual

etc.)

Data de

finalizare a

pachetului/fazei



4.10 Realizarea bugetului proiectului

Se urmareste eficienta financiara in

implementarea proiectului

- se verifica modul in care a fost identificat

necesarul de resurse, astfel incat acesta sa

corespunda cat mai exact cerinelor de

implementare

- se urmareste o estimare realista a

cheltuielilor in functie de tarifele/costurile

pietei



Se specific cerinele de aprovizionare - se evalueaza necesarul de resurse solicitate - se realizeaza o cercetare de piata pentru estimarea

costurilor unitare/tarifelor

- se verifica limitele admise pentru anumite tipuri de

costuri (cheltuieli resurse umane tarif ora/zi;

cheltuieli de deplasare etc.)

- se verifica eligibilitatea cheltuielilor

Se dezvolt schema costurilor - se stabilesc algoritmii de calcul - se grupeaza costurile pe activitati

- se grupeaza costurile pe categorii

Stabilirea costurilor



Se ntocmete bugetul detaliat - se realizeaza bugetul structurat pe fiecare an/ partener - se grupeaza cheltuielile dupa natura acestora (cheltuieli resurse

umane, echipamente, deplasari, cheltuieli administrative etc.

- se calculeaza celtuielile fara TVA

- se calculeaza TVA-ul aferent

Se ntocmete bugetul sintetic - se specifica totalurile conform principalelor linii bugetare - se specifica care este suma cofinantata

- se specifica eventualele cheltuieli neeligibile, dar necesare

derularii proiectului care vor fi suportate de solicitant

Realizarea bugetului



Exemplificari

Discutii

Intrebari

manag proiecte 4 planificarea 2012

Documents