Universitatea “Ştefan cel Mare” Suceava

Facultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie Publică

Utilizarea Metodei Gantt ca metodă de programare a producţiei

REALIZAT DE:ALUCULESEI ANAMARIA

ŞiGAVRIL PETRUŢA

SPECIALIZAREA : Contabilitate şi Informatică de Gestiune

REZUMAT

Diagrama Gantt(G) este un instrument important în analiza şi planificarea unor proiecte complexe.

Ajută la planificarea sarcinilor ce trebuie duse la bun sfârşit.Întocmeşte un program referitor la perioada în care aceste sarcini vor fi îndeplinite.Planifică distribuirea resurselor necesare proiectului.Ajută la depăşirea momentelor critice ale unui proiect, atunci când acesta trebuie finalizat până

la o anumită dată.

În timpul desfăşurării unui proiect, diagrama Gantt ajută la monitorizarea proiectului respectiv şi arată dacă acesta se încadrează în plan.

CUVINTE CHEIE :

Diagrame Gantt, planificarea unui proiect, monitorizarea unui proiect.

OBIECTIV:

Principalul obiectiv al diagramei Gantt este stabilirea timpului necesar desfăşurării unui proiect şi stabilirea ordinii în care trebuie să se desfăşoare sarcinile.

APLICABILITATE:

Diagrama Gantt se poate realiza în versiuni simple, cu ajutorul unui grafic făcut pe o hârtie, sau în versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicaţii software de management al proiectului.

Forma grafică a unui astfel de instrument de planificare constă într-o matrice pe a cărei axă orizontală este reprezentată perioada de timp pe care se întinde proiectul, împărţită în unităţi de măsură (spre exemplu zile, săptămâni sau luni), şi pe a cărei axă verticală sunt reprezentate sarcinile din proiect

Întrucât diagramele Gantt sunt uşor de înţeles şi de realizat, ele sunt utilizate de majoritatea managerilor de proiect.

Pot fi folosite în planificarea de proiecte şi stabilirea perioadei de desfăşurare a proiectelor.Exemplu: redactarea oricărui proiect complex în sistemul sănătăţii (construirea unui spital,

implementarea softului în evidenţa pacienţilor).

INSTRUMENTE ASEMĂNĂTOARE:

Diagrama PERT, metoda CPM (Metoda Drumului Critic)

DESCRIERE:

Diagrama Gantt este un tabel cu bare orizontale, folosit ca instrument de control al producţiei şi dezvoltat în 1917 de către Henry L. Gantt, un inginer şi sociolog american. Folosită adesea în managementul proiectelor, diagrama Gantt oferă ilustrarea grafică a unui orar, care ajută la planificarea, coordonarea şi urmărirea anumitor sarcini ale unui proiect. Diagramele Gantt sunt instrumente utile în planificarea proiectelor şi stabilirea orarelor. Ele vă permit să estimaţi durata unui proiect, resursele necesare şi ordinea în care trebuie îndeplinite sarcinile.

Fiecare activitate este definită de un eveniment de începere şi de unul de finalizare. Resursele sunt consumate de activităţi şi mai puţin de evenimente.

În general evenimentele şi activităţile necesare pentru execuţia unui proiect sunt dependente de rezultatele unor activităţi anterioare din sistem. Aceste relaţii fac ca activităţile să fie interdependente, iar aceste interdependenţe trebuie avute în vedere atunci când se face graficul de derulare al unui proiect.

În acest scop sunt utilizate două tehnici principale de programare a proiectelor:

1) Reprezentarea activităţilor proiectului într-o reţea cu bare orizontale de tip GANTT

Aceataa a fost prima tehnică utilizată de management pentru programarea proiectelor. Graficele Gantt au fost destinate şi aplicate cu mult succes la operaţiile cu grad înalt de repetitivitate. Activităţile pe mai multe componente pot fi combinate într-un singur grafic care să prezinte realizarea agregată. Graficul poate arăta modalitatea în care activităţi diferite se desfăşoară simultan pentru realizarea unui obiectiv comun. Din păcate, gradul de flexibilitate necesar programării unui proiect este limitat prin folosirea graficelor Gantt deoarece relaţiile dintre activităţile proiectului nu sunt clar relevate. Tehnica graficelor Gantt este de aceea folosită îndeosebi ca un instrument necesar supervizării proiectului. În funcţie de modul de eşalonare calendaristică a activităţilor vor exista programe diferite:

Program minorant – conţine pentru fiecare activitate termenele de începere şi terminare cele mai scurte;

Program majorant – conţine pentru fiecare activitate termenele de începere şi terminare cele mai lungi;

Program operativ – conţine pentru fiecare activitate termenele de începere şi terminare aprobate şi este de obicei cuprins între programul minorant şi cel majorant.

2) Programarea evenimentelor (jaloanelor)

Este un sistem bazat pe acelaşi principiu ca şi sistemul Gantt, dar diferă prin tehnicile de prezentare a stadiului proiectului. Un jalon („milestone” – în limba engleză) reprezintă un eveniment important pe parcursul implementării proiectului.

Cele mai semnificative sunt denumite jaloane majore şi de obicei reprezintă încheierea unui grup important de activităţi. În faza de planificare jaloanele sunt stabilite pentru tot ciclul proiectului. Jaloanele sunt stabilite în funcţie de raportările privind realizarea programului, care se referă de obicei la două perioade de timp privind:

- evenimente programate să se realizeze în cursul anului fiscal şi - evenimente prevăzute a se realiza în cursul lunii curente.

Metoda de colectare şi organizare a datelor este similară cu tehnica Gantt, dar diferă prin prezentarea grafică.

În cadrul unei diagrame Gantt, fiecărei sarcini îi este alocat un rând.

Timpul în care este estimat să se finalizeze o sarcină este reprezentat printr-o bară orizontală. Marginea din stânga marchează începutul preconizat pentru acea sarcină, iar marginea din

dreapta marchează sfârşitul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la alte sarcini în mod secvenţial, paralel sau prin suprapunere temporară.

Pe măsură ce proiectul avansează, diagrama este adusă la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzătoare procentului din sarcina care a fost îndeplinit. Se poate evalua astfel imediat stadiul în care se află proiectul, trăgând o linie verticală în dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor rămâne cu totul în partea stângă a liniei.

Sarcinile în desfăşurare vor fi întretăiate de linie, şi dacă partea plină este la stânga liniei, înseamnă că sunt în întârziere faţă de planificare, pe când, dacă partea plină merge pănă în dreapta liniei, înseamnă că sunt înaintea planificării.

Sarcinile viitoare rămân cu totul în dreapta liniei.

Acest lucru e esenţial pentru succesul şi implementarea profitabilă a proiectului.

MOD DE REALIZARE:

Pentru a realiza o diagrama Gantt, trebuie să urmaţi aceşti paşi:

1. Faceţi o listă cu toate activităţile incluse în plan. Arătaţi, la fiecare sarcină în parte, când poate începe cel mai devreme, durata estimată şi dacă este paralelă sau urmează după alta. Dacă sarcinile sunt secvenţiale, arătaţi care sunt stadiile de care depind.

2. Notaţi pe fişă zilele sau săptămânile până la finalizarea planului. 3. Introducerea sarcinilor. Faceţi o schiţă de bază a diagramei Gantt. Inseraţi fiecare sarcină,

arătând care este prima dată la care poate începe. Desenaţi-o sub forma unei bare, a cărei lungime reprezintă durata sarcinii. Scrieţi deasupra barelor timpul necesar ducerii la bun sfârşit.

4. Împărţirea activităţilor. Luaţi schiţa de bază a diagramei Gantt şi folosiţi-o pentru a planifica activităţile. Repartizaţi-le astfel încât cele secvenţiale să se desfăşoare în ordinea necesară. Asiguraţi-vă că activităţile care depind de altele nu încep până când celelalte nu s-au încheiat. În timp ce stabiliţi planul, trebuie să vă asiguraţi că folosiţi resursele disponibile în modul optim.

5. Prezentarea analizei. Ultimul stadiu al acestui proces constă în întocmirea ultimei versiuni a diagramei Gantt. Aceasta ar trebui să conţină analiza schiţei de bază (vezi mai sus), împărţirea activităţilor şi analiza resurselor. Acest tabel va arăta când anticipaţi că va începe şi se va termina proiectul.

!!!!! ATENŢIE:Atunci când întocmiţi o diagramă Gantt, limitaţi-vă la un număr rezonabil de sarcini (nu mai

mare de 15 sau 20), astfel încât diagrama să încapă pe o pagină.

*** Proiectele complexe ar putea necesita tabele subordonate, care să conţină detalii privitoare la sarcinile secundare ale uneia din sarcinile principale. În cazul proiectelor de echipă, poate fi util să introduceţi o a 3-a coloană suplimentară cu numere sau iniţiale, pentru a-i putea identifica pe membrii echipei responsabili de o sarcină anume.

Cu ajutorul unui program (ex. Microsoft Project) se vor putea identifica şi relaţiile între activităţi. În aceasta situaţie, vom obţine urmatoarele informaţii:

-         relatiile între activitati-         timpul de terminare a proiectului-         consecintele derularii precoce/târzii a unei activitati- evaluarea performantelor.

Instrumentele de planificare a unui proiect (diagrame logice, diagramele Gantt, structura descompunerii activităţilor) sunt foarte utile, dar ele nu pot fi întotdeauna adecvate realităţii, pe care adesea o simplifică. De aceea, se impune utilizarea lor cu anumite limite.

EVOLUŢIE:

Precum ne-am putea imagina cu toţii, diagramele GANTT nu au fost aşa de “colorate” ca în ziua de azi întotdeauna (probabil pentru că în 1918 nu exista nici calculator, nici Microsoft care, ulterior, a lansat Excel si MS Project special pentru aşa ceva).

Exemplul 1:

În 1918, şi în cursul istoriei GANTT-urilor, au existat mai multe schimbări. Au inceput să cuprindă mai multe faze ale procesului de producţie, au incorporate şi subetapele acestuia. Ulterior, a început să fie folosit şi pentru procese ale căror desfăşurare se întinde pe perioade mai scurte de timp, ore, şi nu neaparat zile, saptamani, luni ca înainte.

Analiza GANTT - model 2007

O diagrama GANTT mai include:

Repere : puncte de verificare importante sau obiective intermediare pentru un proiect; Resurse : pentru proiectele de echipă, ajută să existe o coloana adiţională în care să fie

menţionat responsabilul pentru o anumită sarcină, precum şi resursele alocate acelei sarcini; Status : progresul proiectului se completează proporţional cu cantitatea de muncă depusă şi

rezultatele obţinute în raport cu trecerea timpului alocat sarcinii respective; Dependenţe : se menţionează de care activităţi depinde o anumită activitate din cadrul

proiectului. Astfel, se poate programa realizarea acelor sarcini de a căror finalizare depinde realizarea altora.

AVANTAJE SI DEZAVANTAJE:

Avantajele diagramei temporale (diagrama Gantt):

uşor de trasat se adaptează uşor la cerinţele de planificare reprezentare uşor de înţeles foarte sugestivă poate fi utilizată uşor pentru urmărirea derulării proiectului poate fi utilizată direct pentru programarea celorlalte resurse

Dezavantajele diagramei temporale (diagrama Gantt):

greu de realizat pentru proiectele complexe, cu multe activităţi nu permite modificări ulterioare în cazul proiectelor complexe este greu de urmărit dacă se desfăşoară mai multe activităţi în

paralel

STUDIU DE CAZ:

Presupunem în formă simplificată, planificarea unei lucrări de investiţii pentru construcţia unui nou atelier de producţie în condiţiile în care proiectul are un caracter determinist (duratele activităţilor componente sunt precis calculate funcţie de anumite cantităţi de resurse ce urmează a fi alocate), conform activitatilor programate, prezentate în tabelul 1.

a) planificarea proiectului,

b) programarea desfăşurării în timp,

c) controlul execuţiei şi actualizarea programului

Tabelul 1

Nr. crt.

Denumirea activităţii Simbol Relaţii de precedenţă

Durata (săptămâni)

1.2.3.4.5.6.7.8.

Documentaţia tehnicăComenzi utilaje, masini, materialeOrganizare şantierLucrări preliminareAprovizionare cu materialeAprovizionare cu utilaje, masini instalatiiLucrări de construcţii pr-ziseMontaj utilaje, masini, instalatii

DTCMOSLPAMAULCMI

-DTDTOSCMCMLP, AMLC, AU

412346128

(Total = 40 săpt)

Rezolvare:

a) planificarea proiectului:

Programarea desfăşurării în timp a proiectului presupune realizarea unui set de activităţi ce au în vedere:

(1) stabilirea ordinii de desfăşurare a activităţilor în funcţie de relaţiile de precedenţă dintre acestea;

(2) determinarea termenelor de început şi de sfârşit ale acestora funcţie de o anumită dată la care se doreşte începerea proiectului sau funcţie de o anumită dată la care se doreşte terminarea acestuia;

(3) analiza utilizării costurilor şi a altor resurse implicate în realizarea proiectului.

b) Stabilirea ordinii de desfăşurare în timp a activităţilor se poate realiza prin diagramele GANTT

O diagramă Gantt este o diagramă cu bare care arată relaţia dintre activităţi de-a lungul timpului. În cadrul diagramei, pe veticală sunt listate activităţile componente ale proiectului, iar în orizontală, prin bare, sunt reprezentate duratele acestora la scara timpului în ordinea de desfăşurare impusă de relaţiile de precedenţă.

Se observa din diagrama Gantt că activităţile sunt clasificate în două categorii, şi anume, activităţile critice (cu limie dublă) şi activităţile necritice (cu linie simplă).

Activităţile a căror rezervă de timp este nulă se numesc activităţi critice, iar drumul complet de activităţi critice formează drumul critic. Durata drumului critic este durata totală minimă în care se poate realiza proiectul în condiţiile date ale duratelor activitătilor.

Modelarea în reţea este o metodă mai formală decât diagramele Gantt. Aceasta presupune reprezentarea grafică printr-o reţea (de aceea se numeşte modelare în reţea) a activiţăţilor funcţie de relaţiile de precedenţă impuse acestora, şi calcularea parametrilor de timp aferenţi derulării proiectului.

DT DT(4)

CM CM(1)

OS OS(2)

LP LP(3)

AM AM(4)

AU AU(6)

LC LC(12)

MI MI(8)

5 10 15 20 25 30 35

Se poate observa din diagrama Gantt că: - durata totala a proiectului nu este 40 de saptamani, ci de 29 sapt, de unde rezulta avantajele utilizarii acestei metode de programare a productiei, in sensul organizarii activitatilor functie de timp si de relatiile de precedenta dintre acestea - activităţile unui proiect, clasificate în două categorii, şi anume, activităţile critice (cu linie dublă) şi activităţile necritice (cu linie simplă).

Atenţia managementului în derularea proiectului va trebui acordată în principal activităţilor critice, deoarece depăşirea termenelor de realizare a acestora va conduce la depăşirea termenului iniţial calculat, de finalizare a proiectului.

Nu putem avea niciodată siguranţă 100% că rezultatele proiectului vor cauza obiectivul sau că obiectivul va cauza obiectivul general.

Lucrând cu proiecte facem supoziţii despre gradul de incertitudine dintre aceste niveluri de obiective. Cu cât incertitudinea este mai mică cu atât design-ul (concepţia) proiectului este mai puternic. Orice manager de proiect experimentat va fi de acord că supoziţiile ucigaşe, şi anume acelea care se vor dovedi fatale unui proiect, pot deraia un proiect la fel de des precum rezultatele slabe obţinute.

“dacă îl poţi măsura atunci îl poţi conduce”

SURSE UTILIZATE PENTRU INSPIRAŢIE :

Aurel Burciu, Introducere in Management, 2007

Secretariatul General al Guvernului României, Manual de metode folosite în planificarea politicilor publice si evaluarea impactuluihttp://www.mcsi.ro/Minister/Despre-MCSI/Unitatea-de-Politici-Publice/Documente-suport/manual-de-metode-in-planificarea-pp-si-evaluarea-i

W. Durfee and T. Chase (2003), Brief tutorial on Gantt charts, University of Minnesota

Business Knowledge Center, Gant Chart http://www.netmba.com/operations/project/gantt/