1

OpenERP - Nimic mai usor!

(Implementarea pe nelesul tuturor a sistemului electronic

pentru gestionarea afacerii OpenERP 7)

Mircea Prodan

- 2014 -

2

Cuprins

Cuprins ................................................................................................................................... 2

Prefa .................................................................................................................................... 4 Cui i este adresat aceast carte ...................................................................................................... 6 Istoria crii ...................................................................................................................................... 6

Introducere ............................................................................................................................. 8 Ce este ERP? ..................................................................................................................................... 8 De ce OpenERP? ............................................................................................................................. 10

Cap. II Instalarea OpenERP 7 n Windows .............................................................................. 12 Instalarea modulelor ...................................................................................................................... 16

Cap. III Studiu de caz. Implementarea OpenERP ntr-o companie ......................................... 18 Copy Shop SRL o companie din domeniul serviciilor de printing ................................................... 18 Setri iniiale necesare ................................................................................................................... 20

Cap IV Instalarea i funcionarea modulului Managementul Vnzrilor ............................. 24 Setarea informaiilor despre companie ........................................................................................... 33 nelegerea fluxului de lucru a comenzii de vnzare ........................................................................ 37

Cap.V CRM sau explorarea gestionrii relaiei cu clienii n OpenERP ................................... 40 Folosirea CRM ca strategie de afaceri ............................................................................................. 40 Gestionarea experienei clienilor ................................................................................................... 41 Instalarea i funcionarea aplicaiei CRM ........................................................................................ 43 Setarea manual a parolei .............................................................................................................. 46 Urmrirea prospecilor (leads) i a oportunitilor .......................................................................... 47 Folosirea caracteristicilor de chat din OpenERP .............................................................................. 51 Programarea unui apel telefonic ..................................................................................................... 53 Negocierea vnzrii ........................................................................................................................ 54

Cap.VI Contabilitate i finane ............................................................................................. 58 Instalarea modulului de contabilitate i finane .............................................................................. 58 Urmrirea tranzaciilor contabile n urma procesului de vnzri ..................................................... 60 Implementarea taxelor ................................................................................................................... 63 Setarea propriilor conturi ............................................................................................................... 65 Configurarea anului i a perioadelor fiscale .................................................................................... 66

Cap.VII MRP Planificarea resurselor de producie ............................................................. 67 Fabricare produsului ....................................................................................................................... 67 Livrarea comenzilor ........................................................................................................................ 67 Instalarea modulului de planificare a resurselor de producie MRP .............................................. 68

3

Alctuirea listei de materii prime .................................................................................................... 69 Confirmarea produciei ................................................................................................................... 70 Analiza inventarului ........................................................................................................................ 71 Gestionarea procesului de producie .............................................................................................. 72 Crearea unui centru de lucru .......................................................................................................... 72 Crearea ordinii de producie ........................................................................................................... 74 Crearea unui ordin de fabricare n centrul de lucru ......................................................................... 75

Cap.VIII Implementarea aplicaiei Resurse Umane .............................................................. 77 Abordarea modular a resurselor umane ....................................................................................... 77 Instalarea aplicaiei Directorul Angajailor (Employee Directory) ................................................. 77 Crearea unui angajat ...................................................................................................................... 78 Gestionarea pontajelor ................................................................................................................... 80 Setarea unui cont pentru evidena orelor ....................................................................................... 81 Configurarea angajatului pentru introducerea pontajului ............................................................... 82 Gestionarea nvoirilor ..................................................................................................................... 83 Gestionarea procesului de recrutare de personal ............................................................................ 84 Crearea unei aplicaii pentru angajare ............................................................................................ 86 Drepturile de acces ale utilizatorilor sistemului .............................................................................. 87

Cap.IX Managementul proiectului ........................................................................................ 92 Crearea proiectului ......................................................................................................................... 93 Definirea sarcinilor proiectului ....................................................................................................... 96 Definirea unor informaii suplimentare ale sarcinii ......................................................................... 97 Crearea unei sarcini adiionale ....................................................................................................... 97 Completarea sarcinilor proiectului .................................................................................................. 99

Anexe tehnice ..................................................................................................................... 101 Instalarea in cinci pai a sistemului OpenERP n Ubuntu 12.10 ...................................................... 101 Unde se afl modulele OpnERP n Ubuntu .................................................................................... 102 Setarea serviciului outgoing de email al companiei ....................................................................... 102

Customizarea OpenERP ....................................................................................................... 104 Activarea modului de programare (developer mode) .................................................................... 104 Salvarea bazei de date .................................................................................................................. 105 Restaurarea bazei de date ............................................................................................................ 107 Adugarea unui cmp personalizat n OpenERP ............................................................................ 107

Bibliografie ......................................................................................................................... 112

4

Prefa

Pasionat de limbajul de programare Python, autodidact convins, am crezut

la un moment dat c am cptat destul experien ca s mi permit s aplic

pentru un job ce implica aceast abilitate. Aa c s-a ivit prilejul s aplic, mai mult

ntr-o doar, pentru un post ce pretindea o astfel de calificare. A fost mi

amintesc, o chestiune extraordinar, pentru c am trimis aplicaia acuma, iar n

zece minute am fost sunat de ctre angajator. Am expediat de-a lungul timpului

zeci de aplicaii la numeroase firme, dar niciuna, niciodat, nu s-a dovedit att de

prompt n trimiterea feed-back-ului.

Acela a fost momentul n care am auzit pentru prima dat despre OpenERP.

Restul e istorie (personal).

Din pcate, nu m-am ridicat niciodat la ateptrile angajatorului meu care,

se vdete, i dorea un programator back-end cu un nivel ridicat de experien,

ceea ce eu nu eram. Totui, am pstrat mult timp legtura, tnrul respectiv,

cruia a fi putut s-i fiu tat, dovedindu-se un desvrit comunicator. De la el

am nvat multe chestiuni legate de Internet, de aplicaii IT i mai ales de

OpenERP.

Mulumesc Clin!

Apoi, ptrunznd din ce n ce mai tare n universul fascinant al OpenERP,

am dedus la un moment dat c pur i simplu m-am ndrgostit de o aplicaie

informatic! Poate c vi se pare ciudat, dar dac vei ncerca, fie i ca hobby, un

sistem de gestionare electronic a unui business precum OpenERP, s-ar putea s

pii acelai lucru, cci, OpenERP d dependeni nu c-ar fi tocmai ru!

5

La sfatul amicului meu din cellalt capt al rii, cu care m-am descoperit pe

platforma Indeed, am implementat OpenERP la propria-mi firm, o micu

afacere de tip Copy Shop. O parte dintre exemplele crii sunt preluate de aici.

Acest lucru m-a ajutat enorm, pentru c o dat cu trecerea timpului, cotrobind

prin mruntaiele sistemului, introducnd i prelucrnd date preluate din firma

mea, am reuit s controlez bine spre foarte bine ntreaga arhitectur a ansamblul

informatic.

M simeam precum un dirijor, cci OpenERP este (ca) o simfonie... Ceea ce

e un lucru de laud, orict de lipsit de modestie pare afirmaia mea.

Simindu-m n putere s implementez OpenERP pentru alte companii, am

purces la ncercarea de a-mi vinde serviciile de consultant. Numai c aici a

intervenit venica i stupida inerie romneasc la nou. Desigur c managerii cu

care am discutat - nu foarte muli la numr - n-auzisera nici ei niciodat despre un

sistem integrat de gestionare a afacerii. Unul singur dintre ei, cu studii IT, ce tia

bine ce este OpenERP dar care conducea o firm de construcii, a prut

interesat. Am czut de acord s-mi trimit detaliile (el dorea o implementare pe

partea de management a proiectului, cu care OpenERP se descurc mai mult ca

onorabil) numai c acest lucru nu s-a mai ntmplat. Nu tiu care a fost motivul

pentru care tnrul patron mi-a trntit ua-n nas, dup ce - credeam eu -

btusem palma n proporie de 90 de procente. Dar, uneori, cile antreprenorilor

cu preponderen romni - sunt mai netiute ca ale Domnului

Din pcate, oamenilor de afaceri nu are cine s le explice binefacerile unei

astfel de investiii. n fapt, n privina OpenERP investiia e zero, costurile fiind cele

de implementare, customizare (personalizare) a sistemului i de colarizare a

personalului, nici ele foarte ridicate, de ordinul a ctorva sute de euro.

6

Din nefericire, de cele mai multe ori, oamenii de afaceri autohtoni nici nu

vor s aud de cheltuieli pe partea IT, ei nerealiznd c o investiie fcut acuma

le va aduce economii substaniale ntr-un viitor nu foarte ndeprtat.

Dar triesc cu sperana c ntr-o bun zi, nu ndeprtat ca orizont

temporal, managerii romni vor realiza excepionala trstur a unui sistem ERP,

aceea prin care pot avea controlul total al afacerii lor de pe un singur computer:

cel situat pe biroul lor. Cci aceasta este caracteristica cea mai important a unui

sistem ERP: aducerea la un loc a tuturor serviciilor unei companii, de la agenii de

vnzri i clienii lor, pn la producerea mrfii, printarea facturii, ncasarea

banilor i livrarea produsului.

Un sfat final: dac v hotri s implementai un sistem ERP un lucru este

esenial: fiecare angajat e obligatoriu s introduc ZILNIC datele n sistem! Altfel,

investiia s-ar putea s duc nu la succes ci la un eec de proporii.

Cui i este adresat aceast carte

Cartea de fa se adreseaz acelora care au prins gustul unui sistem Entreprise

Resource Planning, celor interesai s implementeze un astfel de sistem din surs

deschisa i mai ales celor care deja l-au implementat dar nu tiu prea bine ncotro

s-o apuce. Acest carte v scutete de efort. Desigur, ea poate fi consultat de

toi cei curioi ori pasionai de un sistem ERP.

Istoria crii

Istoria acestei crii e uor ciudat, cci ea include dou stadii. Primul a fost o

comand venit de la un antreprenor ce se ocup cu implementarea unor astfel

de sisteme de gestiune a afacerii. El dorea s fac lucrarea cadou celor care-i

7

cumprau serviciile. Numai c respectiva nelegere nu s-a materializat pn la

urm.

A doua transformare a sosit n momentul n care am czut de acord cu o student

la informatic economic s-i redactez o lucrare de licen. i aceast nelegere a

disprut, aa cum a disprut i studenta ntrziat.

Al treilea stadiu - sper ultimul, este acesta, n care am ndulcit unele aspecte ale

lucrrii iniiale, am imbogait-o cu altele noi i cred eu, am fcut-o mult mai

accesibil.

Cartea prezint numeroase capturi de ecran, dezvluite o dat cu implementarea

noilor module OpenERP. Totodat, pentru parcurgerea ei, nu este necesar

cunoaterea vreunui limbaj de programare pentru c totul se face dintr-o

fereastr GUI, tot aa cum deschidei i utilizai o pagin de web.

Am credina c v vei bucura de o lectur interesant, foarte puin tehnicizat,

despre un sistem ERP ca o poveste: OpenERP.

8

Introducere

Ce este ERP?

ERP trei litere care ar putea schimba viaa oricarui antreprenor! Ce

nseamn totusi ERP? Este abrevierea expresiei din limba englez Entreprise

Resource Planning i dac-ar fi s-o traducem mot-a-mot, ar rezulta Planificarea

resurselor organizaiei.

O definiie de manual ar fi planificarea eforturilor de producie, vnzare i

marketing ntr-un sistem consolidat de management1. ERP-ul are drept

fundament combinarea tuturor bazelor de date ale departamentelor unei

companii ntr-una singur i care poate fi accesat de ctre toi angajaii. ERP

automatizeaz sarcinile implicate n efectuarea procesului afacerii.

ERP este o aplicaie software cu ajutorul creia se gestioneaza toate aspectele i

resursele afacerii.

Dac la momentul demarrii unei afaceri e nevoie pentru gestionarea ei

doar de un creion i o coal de hrtie, cu timpul, o dat cu dezvoltarea afacerii,

aceste dou elemente nu mai sunt cu siguran de prea mare ajutor.

Exista din ce n ce mai muli clieni, mrfuri i itemuri mai numeroase, afacere se

extinde, se nchirieaza depozite, se angajeaza personal, se dezvolta colaborarea

cu furnizorii, ntr-un cuvnt afacerea creste si o data cu ea volumul din ce n ce

mai mare de informaie care trebuie procesat.

Cea mai la ndemn soluie la care oamenii se gndesc atunci cnd trebuie

s rezolve astfel de probleme este s utilizeze foi tabelare de calcul, de genul

celor puse la dispoziie deloc ieftin de Microsoft, precum Office Excel. Totui, o

astfel de rezolvare i arat repede limitele: procesul ncepe s dureze din ce n ce 1 Sursa: http://cio.com/summaries/entreprise/erp/index.html,

9

mai mult chiar i pentru realizarea unui lucru banal, automatizarea este limitat i

erorile ncep s devin loc comun. Este apoi dificil de facut comunicarea ntre

diverse foi tabelare ca s nu mai vorbim ct de greu este s realizezi o foaie de

calcul care s vorbeasc cu toat lumea. inerea la curent a angajailor cu

datele despre afacere, sincronizarea lor este aproape imposibil.

Aici este momentul n care pentru o afacere de succes ii fac apariia

solutiile ERP. Ele depind de forma i genul afacerii, de complexitatea i industria

de care business-ul aparine. Soluiile ERP acoper uneori nevoile unei corporaii

gigant, alteori doar pe cele de baz ale unei IMM.

Tipic, o aplicaie ERP consta n mai multe module care pot fi instalate

individual i bazate strict pe nevoile specifice firmei. Fiecare modul este conectat

pe o singur latur a procesului afacerii, de exemplu pe dezvoltarea vnzrilor.

Cele mai comune module ERP sunt legate de planificare,

cumprare/distribuie/vnzare, contabilitate i finane, HR, aa dup cum ncerc

s art n figura de mai jos:

Fig. 1.1. Aplicaie ERP i modulele aferente comune2

2 Legenda: SCM = Supply Chain Management; CRM = Customer Relationship Management; HR = Human Resources

ERP

CRM Management Financiar

HR

Producie SCM

Vnzri & Marketing

10

Complexitatea unei afaceri ce pare uneori descumpnitoare poate nsa fi lesne i

rapid dezlegat i aezat n slujba antreprenorului cu soluii precum OpenERP. n

aceast lucrare voi scrie despre aplicaia OpenERP.

De ce OpenERP?

Orice afacere, fie mai mic ori mai mare, are nevoie pentru o dezvoltare

sntoas de o contabilitate pe msur. Pstrarea i inerea registrelor contabile

ntr-o ordine desvrit la timp, permanent actualizat i sincronizat cu

realitatea din teren, sunt elemente eseniale ntr-o afacere de succes. Aici

includem bugetul general, salariile angajailor, gestionarea cash-ului dar i a

activelor firmei, plata achiziiilor de mrfuri etc. OpenERP poate s fac cu

maxim lejeritate i desvrit profesionalism toate acestea.

OpenERP poate s fie de un ajutor inestimabil n privina aspectelor legate

de producie. Cu ajutorul OpenERP ai spre exemplu permanent controlul asupra

componentelor necesare fabricrii unui produs, de la stadiul de proiect i pn la

produsul final. Nu conteaz dac afacerea este productoare de nclminte,

mncare sau cipuri electronice pentru calculatoare. OpenERP gestioneaz

minunat comenzile, listele de materiale, inventarul general, stocurile, achiziiile,

interaciunea cu furnizorii i multe alte lucruri de pe acelai palier.

Totui, o caracteristica deosebit a aplicaiei OpenERP este simplificarea

interaciunii cu clienii si mai ales capacitatea ei de a mbunti procesul de

vnzare, incluznd aici marketingul, promovarea, urmrirea i procesarea

potenialilor clieni. n plus, OpenERP se pliaz perfect cu nivelul B2C (end user)

sau B2B (afiliai, colaboratori, furnizori etc).

11

OpenERP faciliteaz nelegerea propriei afaceri, ce funcioneaz i ce nu

funcioneaz in luntrul ei. Aplicaia permite n acest sens crearea de rapoarte

care pot fi printate dar i analize simple sau complexe ale datelor afacerii.

Mai presus de toate ns i spre deosebire de soluiile proprietate furnizate contra

unor sume adesea inaccesibile unui antreprenor de rnd de companii precum

Oracle, Microsoft ori SAP, OpenERP este o aplicaie gratuit. Cu rbdare i

ntelepciune i mai ales cu costuri mult reduse, OpenERP poate fi implementat

cu succes oricrei afaceri de mici sau mari dimensiuni.

12

Cap. II Instalarea OpenERP 7 n Windows

Ca oricare alt produs digital, aplicaia OpenERP se poate descrca din

seciunea Downloadsde pe site-ul companiei productoare. n cazul nostru

avem link-ul https://www.openerp.com/start?download . n prealabil, pentru a

se permite accesul la descrcarea fiierelor de instalare, trebuie creat un cont pe

www.openerp.com n care vor fi introduse cteva date precum o adres de email

i o parol.

n momentul n care se d click pe iconia Windows, descrcarea unui fiier

executabil pornete automat. El are puin peste 76 de Mb.

Fig.2.1 Site-ul www.openerp.com (Seciunea Downloads)

O dat descrcat fiierul executabil (numit openerp-allinone-setup-7.0-latest) se

d dublu click pe el pentru a ncepe instalarea, aa cum se poate vedea n

imaginile de mai jos:

Fig.2.2 Instalare OpenERP

13

Fig.2.3. Instalare OpenERP (Windows)

n momentul n care procesul s-a terminat, exist posibilitatea pornirii directe a

aplicaiei:

Fig.2.4. Instalare cu succes OpenERP (Windows)

Dac se doreste ca acest lucru s se fac mai trziu, trebuie ca n browser s fie

accesat link-ul http://localhost:8069 care ne va duce n pagina de setare a bazei

de date. Este momentul aici s reamintim c OpenERP nmagazineaz toate

informaiile pe care utilizatorul le introduce din interfaa grafica ntr-o puternic

14

baz de date PostgreSQL3. Mai trebuie spus c OpenERP este o aplicaie scris n

limbajul foarte flexibil i modern de programare Python. Dup cum se va putea

observa pe parcurs, cele dou entiti (Python i PostgreSQL) se completeaza

reciproc foarte bine, ceea ce determin o experien admirabil pentru userul

aplicaiei OpenERP.

nainte de a purcede la instalarea modulelor de care utilizatorul este interesat,

este necesar alctuirea i setarea coordonatelor unei baze de date, aa dup

cum se poate vedea n figura de mai jos:

Fig.2.5. Crearea bazei de date

Trebuiesc introduse numele bazei de date i parola de acces. Exist de asemenea

posibilitatea ncrcarii datele demonstrative ale aplicaiei.

Dup ce au fost completai aceti pai, se acceseaza link-ul http://localhost:8069

moment n care pe ecran va aprea fereastra de logare n aplicatie. User-ul

implicit este admin iar parola, cea aleas n momentul crerii bazei de date:

3 n Windows PostgreSQL este instalat o dat cu aplicaia OpenERP

15

Fig.2.6. Logare n OpenERP

Dup logare, pe ecran va aprea o interfaa prietenoas n care se gasesc cele mai

importante module pe care OpenERP le pune la dispoziie i care pot ncepe s fie

adugate sistemului:

Fig.2.7. Interfaa principal OpenERP

Fiierele aplicaiei OpenERP sunt instalate implicit n Program

Files/OpenERP7.0/Server/, iar modulele n Program

Files/OpenERP7.0/Server/server/openerp/addons. Este indicat s nu fie schimbate

setrile implicite.

16

Instalarea modulelor

n editia cu numarul 7 (ultima i cea cu care vom lucra n continuare) a aplicaiei

OpenERP modulele se instaleaz pe rnd. Astfel, de exemplu, fcnd click pe

modulul CRM aplicaia va instala acest modul. Trebuie puin rbdare (de fapt

chiar programul invit la aceasta) pn cnd sunt instalate toate datele necesare

funcionrii exacte a modulului. Apoi, pentru a reveni n fereastra principal n

care se gsesc modulele (fig.2.7.) se merge n bara de sus (nou aprut) i se da

click pe opiunea Settings (fig.2.8.):

Fig.2.8. Instalarea modulelor

Pe rnd, in functie de necesitile companiei, se instaleaz modulele principale

precum Accounting & Finances, Project Management, MRP, Warehouse, Sales

Management, Employe Directory (HR), Address Book.

Din acest moment, aplicaia poate ncepe s fie utilizat la ntreaga ei capacitate.

Desigur c exist mult mai multe module care pot fi adugate, fereastra principal

afind doar pe cele mai importante. Pentru a filtra i eventual a ajunge la

celelalte module exist un mic motor de cutare (asemntor Google) ilustrat de

o fereastr situat n colul din dreapta sus al aplicaiei. Aici, se alege n sidebarul

din stnga opiunea Installed module i apoi mergnd n csua de cutare, se

deselecteaza Installed dar se selecteaza Not installed. Vor aprea modulele

neinstalate:

17

Fig.2.9. Csua de cutare module

18

Cap. III Studiu de caz. Implementarea OpenERP ntr-o companie

Pn n acest moment am vzut ce nseamn un sistem electronic de

gestionare a afacerii, ce reprezint OpenERP, adic un astfel de sistem open

source i cum se instaleaz el independent pe calculatorul unei companii.

Este deci momentul ca de acuma ncolo s analizm utilizarea i implementarea

OpenERP ntr-o companie.

Aa cum am artat pe scurt n introducerea lucrrii de fa, OpenERP este o

colecie de aplicaii bussiness disponibil sub licena open source. Din acest

motiv, OpenERP poate fi utilizat fr plata unei licene i totodat poate fi

customizat n funcie de nevoile specific ale firmei.

Exist numeroase avantaje n folosirea soft-ului open source (surs deschis).

Termenul open source acoper un numr impresionant de licene dar care

conine propriul sistem de limitari. OpenERP i toate modulele lui sunt realizate

sub Affero General Public License (AGPL) versiunea 3. O caracteristic important

a licenei de acest tip este c orice modul construit care ruleaz sub OpenERP

trebuie s fie realizat din surs deschis4.

Lucrarea de fa va prezenta extins un studiu de caz bazat pe o companie fictiv

dar care se poate plia perfect pe o companie din lumea real.

Copy Shop SRL o companie din domeniul serviciilor de printing

Copy Shop SRL este o firm de dimensiuni reduse care activeaz in spaiul

serviciilor de tiprire. Ea produce cri de vizit, invitaii pentru evenimente

4 http://gnu.org/licenses/agpl-3.0.html

19

speciale, tipizate contabile, imprimri pe tricouri i alte forme de imprimri n

volum mic spre mediu. Cu ajutorul OpenERP vom nregistra ntr-o baz de date

unic toate aspectele afacerii dezvoltate de firma respectiv.

Vom ncepe cu cel mai simplu mod de procesare al unei comenzi prin vnzarea

unui set de cri de vizit produse de ctre Copy Shop SRL. De aici ne vom muta la

operaiile de producie unde vom vedea mersul procesului realizrii comenzii.

Departamentul de vnzri al firmei se sprijin pe un puternic modul CRM, care,

dup cum vom vedea, este inclus n OpenERP. Aici vom observa cum sunt

gestionate oportunitile i prospecii.

Modulul de management al proiectului joac i el un rol foarte important n

organizarea proiectelor complexe i care pot s includ comenzi multiple i detalii

despre produse. Aa cum am amintit n capitolul I, OpenERP permite instalarea

doar a modulelor de care compania are nevoie. Aceast flexibilitate face ca

OpenERP s fie mult mai accesibil dect numeroase alte soluii ERP.

Trebuie amintit c n prezent multe companii care vnd soluii ERP i-au

dezvoltat afacerea i n mediul online. Cele mai cunoscute firme sunt Salesforce,

Microsoft, Oracle sau Sage.

Aceasta nseamn c sistemul ERP respectiv poate fi accesat dintr-un browser

(I.E., Chrome, Firefox, Opera etc) fr a mai fi nevoie ca aplicaia s fie instalat

independent pe un calculator al companiei. Cel mai mare avantaj al unei astfel de

abordri este acela c sistemul poate fi utilizat imediat. i OpenERP are o astfel de

soluie, cunoscut sub numele de Software as a service (SaaS).5

n general, companiile ofer o perioad limitat n timp, cuprins ntre 15 i 30 de

zile de prob a soft-ului. Dup ce s-a creat un cont, pot fi instalate modulele

5 http://en.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_service

20

dorite: CRM, depozit (Warehouse), contabilitate (Accounting) etc. Sistemul devine

activ imediat.

Problema cu utilizarea online a sistemelor ERP i OpenERP nu face

excepie este c dup expirarea perioadei de prob, companiile care

administreaz ERP online pretind un abonament lunar ce este uneori destul de

consistent. n cazul OpenERP, utilizarea n mediul virtual al sistemului cost 39 de

euro pe lun pentru un abonat. Aici sunt incluse instalarea cu uurin a

numeroase module, actualizarea automat a soft-ului pentru eliminarea

eventualelor deficiene, garanie nelimitat i suport.

Primul pas care trebuie fcut atunci cand se ia hotrrea implementrii

unui sistem ERP este observarea atent a tipului de afacere pentru ca s se poat

decide n deplin cunotin de cauz ce module OpenERP sunt necesare.

OpenERP este, aa cum am artat, un sistem modular de gestionare a afacerii. El

poate s conin uneori zeci sau chiar sute de module. Desigur, ntr-o afacere de

nivel mic spre mediu sunt necesare cteva module cum ar fi CRM (Customer

Relationship Management), managementul vnzrilor (Sales Management),

contabilitate (Accounting) sau gestionarea materiilor prime (MRP) ori a resurselor

umane (HR).

Prin urmare, dup ce ne-am hotrt asupra obiectivelor de baz, vom crea o baz

de date (a se vedea capitolul precedent) n care vor fi configurate informaiile

despre companie.

Setri iniiale necesare

Setarea unui sistem OpenERP nu este o sarcin uoar. Din acest motiv,

numeroase companii au probleme creznd c doar trebuie instalat software-ul i

adugate date. Inevitabil, proiectul crete i ceea ce se presupunea a fi un sistem

21

simplu se poate termina ntr-o confuzie general. Din fericire, proiectarea

modular a OpenERP permite implementarea sistematic aplicat pentru o

anume afacere. Pentru implementarea OpenERP trebuie ca managerii companiei

s plnuiasc foarte bine i indelungat ce module sunt necesare mai nti. Din

acest motiv, nu este deloc indicat instalarea tutoror modulelor de la bun nceput.

Ca s intelegem ct mai bine cum lucreaz OpenERP, vom alctui un

exemplu imaginar dar preluat din lumea real : firma Copy Shop SRL. Folosind

proiectarea modular a OpenERP vom ncepe cu implementarea modulului Sale

Order ca s configurm vnzarea unui produs de baz al firmei. n cazul nostru

vom realiza i vinde cri de vizit. Dup cum se va observa n continuare, vom

extinde sistemul prin adugarea de noi module.

Pentru adugarea propriei companii n OpenERP, trebuie ca prima dat s crem

o baz de date. Pe msur ce noi module sunt adugate, tabelele necesare

acestora sunt la randul lor nregistrate n baza de date.

Cum s-a vzut n capitolul dedicat instalrii sistemului, OpenERP ofer instruciuni

clare pentru crearea bazei de date. S relum procesul n cele ce urmeaz pentru

firma Copy Shop SRL:

1. Setarea parolei master implicit. Parola master pentru OpenERP este admin.

Din motive de securitate este esenial ca aceasta s fie schimbat.

2. Alegerea numelui bazei de date. Cnd facem aceast alegere este foarte

important s gsim un nume care s descrie ct mai bine genul de afacere.

Aici trebuiesc urmate cteva reguli:

- Baza de date nu poate s conin spaii i trebuie s nceap cu o liter sau

un numr

- Nu sunt permise virgule, puncte sau ghilimele

22

- Liniuele joase sau cele de spaiere sunt permise doar dac nu reprezint

primele caractere din nume

- E bine s fie specificat dac baza de date (DB) este pentru dezvoltare

(development), testare sau producie.

innd cont de toate acestea vom denumi baza noastr de date pentru Copy Shop

SRL, COPYSHOP-DEV.

Am adugat sufix-ul DEV ca s ne dm seama c este pentru dezvoltare i nu

pentru testare sau producie (la fel de bine puteam s adugm sufix-ul TEST

pentru testare sau PROD pentru producie).

Atunci cnd se creeaz o baz de date nou exist posibilitatea ncrcrii datelor

demonstrative (exemple). Pentru c totui studiem un exemplu similar celor din

lumea real, vom evita s facem acest lucru.

OpenERP ofer o varietate de traduceri cu suport pentru numeroase limbi,

inclusiv pentru limba romn. Vom alege aceast limba pentru exemplu nostru.

Oricum, pentru o alt limb dect engleza, este necesar ca ea s fie instalat n

sistemul de operare.

Fiecare baz de date OpenERP este creat cu un cont de administrator numit

admin. Acesta este cunoscut ca i cont de superutilizator. Parola aleas n

timpul crerii bazei de date va fi parola contului de superutilizator (admin).

n cazul Copy Shop SRL alegem o parol i apoi dm clic pe opiunea Create

Database ca s generam baza de date COPYSHOP-DEV.

Gestionarea bazelor de date permite sarcini precum back-ul-ul (restaurarea) uneia

sau alteia dintre bazele de date din sistem. Cu OpenERP este posibil gestionarea

bazelor de date fr aciunea direct asupra serverului PostgreSQL (ceea ce poate

fi un lucru periculos i aflat nu la ndemna oricrui utilizator). De asemenea,

23

OpenERP poate configura mai multe baze de date sub aceeai instalare. Spre

exemplu, pe lng COPYSHOP-DEV pot exista i alte baze de date, nu doar

aceasta.

24

Cap IV Instalarea i funcionarea modulului Managementul Vnzrilor

Dup ce s-a dat clic pe butonul Create Database va dura ceva timp pn

cnd va fi afiat pagina principal iniial a sistemului (Settings/Setri). Aici se

gsesc modulele care pot fi instalate . Este momentul s instalm modulul Sales

Management/Vnzri ca s putem ncepe configurarea afacerii cu cri de vizit.

Prin urmare se d clic pe butonul Install din csua Sales Management.

Fig.4.1. Instalare modul Sales Management

Pe timpul instalrii se va putea observa afiat n centrul ecranului mesajul se

ncarc sau nc se ncarc pentru c iniierea modulului n baza de date

dureaz destul de mult.

O dat cu instalarea modulului de vnzri, sistemul te invit sa configurezi

pachetul de contabilitate ce va fi folosit n companie. Pentru Copy Shop SRL vom

utiliza pachetul Romnia Contabilitate

Fig.4.2. Instalare pachet contabilitate

25

O dat cu alegerea acestui pachet se observ ca sunt trecute automat numele

conturilor de debit i credit dar i simbolul monedei naionale a Romniei. Se d

clic pe butonul Apply pentru terminarea instalrii modulului Vnzri/Sales

Management.

Dup instalare, OpenERP ne duce direct n formularul Clieni(Customers). Dac

privim cu atenie formularul, se observ c n partea stng sus este indicat c ne

gsim n seciunea Clieni.

Fig.4.3. Clieni

n partea dreapt sus exist o csu de cutare. Aceasta permite gsirea rapid a

nregistrrilor din OpenERP. Dac ne aflm n sectiunea Clieni va aprea

opiunea de cutare a clienilor. Dac suntem n seciunea Produse, csua de

cutare permite gsirea nregistrrilor produselor introduse n sistem.

OpenERP pune la dispoziie o interfa standard din care se poate trece n

vizualizarea sub form de list, de formular, kanban sau grafic.

26

Fig. 4.4. Vizualizri diferite

Cum ns n sistem nu exist nicio nregistrare, s adugm una ca s putem

explora mai departe interfaa OpenERP.

Pentru aceasta vom crea primul nostru client. Se d clic pe butonul Creai. Firma

Copy Shop SRL produce i vinde cri de vizit pentru clieni bussiness sau pentru

alte tipuri de consumatori. Pentru exemplul nostru vom introduce un client fictiv

pe nume Mihai Popescu, care dorete s cumpere un set de cri de vizit.

OpenERP ofer flexibilitate n colectarea informaiilor despre client i din acest

motiv multe cmpuri (csue) din formularul de creare nu este obligatoriu s fie

completate.

Trei cmpuri principale sunt ns obligatorii:

- Numele clientului

- Contul de ncasri (Accounts receivable account)

- Contul de pli (Account payable account)

Restul cmpurilor sunt opionale. Vom vedea mai trziu cum se configureaz

OpenERP ca s adugm cmpuri obligatorii.

Cum se poate vedea n figura de mai jos, completam cmpurile obligatorii cu

datele despre clientul Mihai Popescu:

27

Fig.4.5 Crearea unui client nou

n partea cea mai de sus a formularului exist o csu (nebifat) care informeaza

sistemul dac acest client este o companie. Pentru exemplu de fa lsm csua

nebifat, considernd c Mihai Popescu este doar un client persoan fizic.

Desigur, dac avem de-a face cu o companie, csua trebuie marcat. n acest din

urm caz devine necesar asocierea unei persoane de contact companiei.

OpenERP utilizeaz o interfa consistent pentru introducerea datelor. O dat ce

utilizatorul OpenERP a deprins cum se introduc datele ntr-un formular, nu ar

trebui sa fie probleme cu alte tipuri de formulare.

Cmpurile obligatorii au ntotdeauna un fond violet spre albastru (purple). Dac

se observ un cmp care are aceast culoare, trebuie ca el s fie neaprat populat

cu date. Altfel, nregistrarea nu poate fi salvat. Mutarea dintr-o csu n alta se

face cu mouse-ul calculatorului sau prin apsarea tastei Tab.

Multe cmpuri au dou opiuni n josul lor care permit adugarea altora sau

crearea de itemi care nu se gsesc n cmpuri (Create and Edit).

28

Notele Interne (Internal Notes) permit s adaugi informaii n plus despre un

client.

Zona de jos a formularului Clieni este mprit n dou tab-uri (pagini) care

ajut n organizarea informaiilor despre client. n pagina Vnzri i Achiziii

(Sales and Purchases) se pot atribui opiuni precum persoana de vnzare (agentul

de vnzri) i opiunile de email.

Sunt disponibile urmtoarele opiuni:

- Persoana de vnzare permite selectarea persoanei de vnzri atribuit

acestui client. Cu toate c nu este obligatorie, aceast opiune este

deobicei populat cu informaii dac sistemul de gestiune a vnzrilor este

integrat cu modulul CRM. Vom vedea mai trziu cum implementm CRM.

Deocamdat, se las acest camp necompletat.

- Referine de cele mai multe ori cnd o companie se hotrte s

impementeze un sistem ERP, ea are deja un numr de clieni. Acest camp

poate fi populat cu date despre un alt client. i pe acesta ns l lsm liber

pentru exemplul nostru.

- Limba OpenERP are posibilitatea s lucreze cu clienii ntr-o varietate

larg de limbi. n exemplul de fa selectm romna.

- Data n cele mai multe cazuri, data este definit n momentul

achiziionrii clientului. Lsm i acest cmp liber.

- Clientul - n OpenERP cmpul Client poate avea valorile Da sau Nu, deschis

sau nchis. Acest cmp spune sistemului c este vorba de nregistrarea unui

client. Cmpul trebuie bifat pentru ca OpenERP s-l recunoasc pe Mihai

Popescu drept client.

29

- Furnizor Pentru c baza de date COPYSHOP-DEV stocheaz informaiile

despre client i furnizori n acelai tabel, este posibil ca un client s fie i

furnizor. n exemplul nostru l pstrm pe Mihai Popescu doar client.

- Activ Aceast opiune permite tergerea unui client din lista clienilor fr

a-l terge ns din baza de date. Spre exemplu, dac un client n-a mai

cumprat nimic de mai mult vreme, opiunea Activ va fi nebifat.

- Primirea mesajelor de email (Receive Message by Email) permite s decizi

nivelul de comunicare pe care vrei s-l ai cu clientul i n ce condiii poate

el primi un email. Opiunile existente sunt:

a. Niciodat (Never)

b. Doar emailuri care sosesc (Incoming Emails Only)

c. Emailuri i discuii care urmeaz (Incoming Emails and Discussions)

d. Toate mesajele (Discussions, emails, followed syst. notif.)

- Opt-Out aceast opiune permite prevenirea oricrei campanii de

emailing ce poate fi trimis adeseori de pota electronic din nregistrarea

clientului. Pentru exemplul nostru lsm aceast opiune aa cum este

setat implicit de sistem.

S ne oprim puin la pagina de contabilitate a formularului creerii clientului. Cu

toate c la prima vedere pagina de contabilitate poate s sperie, ca s introduci

un nou client trebuie s adaugi unele informaii eseniale. Din fericire, sunt doar

dou cmpuri obligatorii n aceast pagin: contul de pli (Account Payable) i

contul de ncasri (Account Receivable):

30

Fig.4.6 Configurare conturi client

S explicm ce nseamn fiecare dintre cmpurile specificate n formularul de mai

sus:

- Poziia fiscal Aici exist doua opiuni: Normal Taxes i Tax Exempt.

Ultima variant este comun situaiilor de business to business.

- Contul de ncasri Plata imediat, 15 zile, 30 de zile net. Pentru exemplul

nostru alegem Plata imediat

- Total de ncasat este un cmp de calcul i anume el are valoarea 0.00

pentru c vorbim de un client nou. O dat ce acesta este facturat, valoarea

se modific.

- Cont Pli Cu toate c este obligatoriu, muli clieni aleg s nu-l foloseasc

niciodat. Oricum, dac cmpul Furnizori (Suppliers) este bifat, acesta va fi

contul contabil de pli folosit n tranzaciile cu furnizorii. Totui, el trebuie

specificat n exemplul nostru pentru ca formularul s poat fi salvat.

Dup ce au fost introduse informaiile despre noul client Mihai Popescu, se apas

butonul Salvai (Save).

S vedem n continuare cum se adaug produse n OpenERP.

Din moment ce avem deja un client, e timpul s adugm unele produse pe care

s le vindem noului client. Pentru exemplul nostru vom aduga produsul cri de

vizit clasice, pe hrtie cartonat de culoare alb. S reinem c ne aflm n

31

Vnzri de unde alegem opiunea Products/Produse din panoul din stnga al

ecranului:

Fig.4.7 Creare produs

Chiar dac am optat s instalm OpenERP fr exemple adiacente, sistemul

creeaz totui un produs implicit numit Service care are preul 75.00$. Vom lsa

acest produs n pace i vom creea unul nou prin apsarea butonului Creai. n

pagina care se deschide sunt mai multe opiuni care trebuiesc populate cu date:

- Numele produsului - este afiat n comenzi, facturi i n alte vizualizri care

se refer la produsul specificat. n exemplul de aici trecem Cri vizit

clasice

- Categoria implicit, produsele create sunt adugate categoriei Toate

Produsele. n funcie de nevoile afacerii se pot defini categorii adiionale

care s reprezinte ct mai exact linia de producie. Este posibil s

configurm subcategorii i chiar sub-subcategorii dac e vorba de o

producie complex. Pentru exemplul de fa vom lsa Toate Produsele

- Poate fi vndut lsm csua bifat

n pagina (tabul) de Informaii avem urmtoarele cmpuri:

32

- Tipul produsului: consumabil sau servicii. n cazul de fa alegem

consumabil

- Pre de vnzare adugm aici preul cu care vindem produsul. Pentru

cartea de vizit fixm un pre de 0.40 lei

- Referine Interne este util n msura n care adugm un produs

alternativ. l lsm liber

- EAN13Barcode ajut la nregistrarea produsului cu ajutorul soluiilor de

scanare; l lsm i pe acesta liber.

Ne mutm mai departe n pagina/tabul Aprovizionri unde gsim:

- Cost - chiar i fr modulul de cumprare instalat, este posibil s

specificm un cost pentru produs. Acesta este folosit pentru evaluarea

standard a stocurilor din contabilitate i ca pre de baz la comenzile de

cumprare o dat ce modulul respectiv este instalat. n exemplul acesta l

lsm pe valoarea 0.00.

- Descrierea furnizorilor cmpul permite descrierea produsului pentru

furnizori. Unele industrii gsesc acest lucru esenial n comunicarea

informaiilor despre produse furnizorilor de materii i materiale. Lsm i

acest cmp necompletat.

n pagina de Inventar gsim:

- Starea (dezvoltare, normal, sfrit de ciclu, depit). Alegem Normal

- Manager produs fiecare produs poate fi atribuit unui manager. Lsm i

acest cmp liber.

n pagina de Vnzri se pot aduga informaii n plus precum cote, garania

produsului, descrierea cotei.

33

Pagina Contabilitate are setat valoarea TVA de 24% din momentul n care am

instalat modulul de vnzri. Aici este locul unde un produs poate avea o tax

specific. Un exemplu ar fi igrile care au taxe n general mai mari ca alte buniri.

Taxele pot fi specificate deopotriv pentru clieni i furnizori.

Fig.4.8 Crearea unui produs

Dup completarea tuturor datelor cerute (sau mai puin cerute, dar pe care le

dorim nregistrate n sistem) se apas butonul Salvai care va nregistra n

OpenERP noul produs. Dac se apas butonul Renun (Discard) va fi afiat un

mesaj care ne anun c alegnd aceast opiune, toate informaiile introduse vor

fi pierdute.

Setarea informaiilor despre companie

Recapitulnd, putem spune c pna acuma avem un client i un produs noi.

nainte de a porni la crearea unei noi comenzi de vnzri, trebuie s configurm

informaiile despre compania Copy Shop SRL. n mod curent, OpenERP nu are de

unde s stie numele companiei i de aceea folosete numele generic Your

Company.

Putem localiza informaiile despre companie alegnd din meniul principal

opiunea Setri i apoi, din partea stng a ecranului Companii:

34

Fig.4.9. Informaii companie

Vor fi listate companiile introduse n OpenERP. Cum exist doar una singur cu

numele Your Company i pe care s-a lucrat pn acuma, se d clic pe ea n list.

n formularul care apare se d clic pe butonul Editai pentru a aduga

informaiile despre firma Copy Shop SRL.

Fig.4.10. Editare informaii companie

Aici, dup cum se poate vedea in figura 3.10. se introduc toate datele despre

firma Copy Shop.

Introducerea primei comenzi de vanzare

Sa recapitulm: avem pn acuma urmtoarele elemente:

- clientul: Mihai Popescu

- produsul: cri vizit clasice

35

- compania: Copy Shop SRL

Este momentul s vindem acest produs ctre client prin introducerea unei

comenzi de vnzare (sales order). Pentru aceasta se d clic pe Vnzri n meniul

principal, apoi din submeniul din stnga se alege opiunea Comenzi de vnzri

Fig. 4.11 Creare comand de vnzare

Se d clic pe butonul Creai. Va fi afiat formularul de comand/cotaie. Se

selecteaz clientul din meniul derulant din dreptul cmpului Clieni. l gsim pe

clientul Mihai Popescu i-l selectm.

La dat lsm ziua respectiv n care generm comanda. Daca este necesar, data

se poate modifica. Dac se d clic pe micul simbol al calendarului de lng dat, se

va deschide calendarul unde se poate configura data dorit. Pentru exemplul de

fa lsm ziua respectiv. La referinele clientului lsm liber.

Suntem acuma gata s specificm produsul pe care-l vindem. Se d clic pe

Adaug un element ca s adugm o linie. Primul cmp din aceast linie va fi

Produs. Selectm Cri vizit clasice din list. ntreaga linie va fi populat

automat ca n imaginea urmtoare:

36

Fig.4.12 Cotaie client

S notm c OpenERP nu face automat totalul cotaiei. Pentru a afla valoarea

comenzii se d clic pe actualizare (update) aflat sub Total, n josul formularului.

Descrierea lsm descrierea aa cum am fcut-o cnd am introdus produsul.

Cantitatea implicit, cantitatea este 1. Desigur c putem schimba valoarea

acestui cmp. n exemplul nostru, nimeni nu dorete o singur carte de vizit aa

c setm cantitatea = 50.

Taxe OpenERP va aduga automat TVA-ul de 24% pe care l-am definit la

nregistrarea produsului. Taxe adiionale pot fi adugate sau terse de pe aceast

linie.

Pret unitar Este posibil s rescriem aceast valoare; totui lsm aici valoarea

iniial adic 40 de bani / bucata.

Dup ce am trecut toate datele se d clic pe butonul Salvai iar cotaia de pre

va fi salvat. Formularul va fi remprosptat, afind adresa complet a clientului

i totalul comenzii.

37

nelegerea fluxului de lucru a comenzii de vnzare

Starea curent a comenzii clientului Mihai Popescu este dup cum se observ n

form de ciorn (draft quotation). OpenERP afieaz starea curent a tranzaciei

n colul din dreapta sus al formularului:

Fig.4.13 Flux lucru cotaie

Aceasta ne permite s vedem foarte uor stadiul unei tranzacii prin intermediul

fluxului (workflow) de lucru OpenERP. n exemplul de mai sus se poate vedea de

asemenea c pentru a fi considerat efectuat (Done), cotaia trebuie mai nti

trimis clientului. Aciunile disponibile cu privire la aceast cotaie sunt afiate n

partea stanga sus a formularului:

Fig.4.14. Aciuni posibile cu privire la cotaie

S analizm pe scurt ce reprezint fiecare buton n parte. Astfel, Trimite prin

Email va trimite la adresa de email a clientului aflat n nregistrarea clientului o

copie a cotaiei (nc nu putem face acest lucru pentru c nu am setat conturile de

email). Printeaza dac se d clic pe acest buton, va fi generat cotaia sub

forma unui document PDF care poate fi salvat pe calculator i apoi tiprit i

arhivat la contabilitate. Confirmai vnzarea acest buton va converti cotaia n

38

ordin de vnzare i va mpinge mai departe tranzacia n linia de lucru. Ultima

opiune, Anulai Oferta, dup cum i spune i numele, duce la anularea cotaiei.

Totui, ea nu este tears complet din baza de date, ci poate fi n continuare

vizibila. Renunarea la cotaie termin linia de lucru a ordinului de vnzare iar

cotaia va fi doar meninut n arhiva sistemului. n exemplul nostru nu vom

proceda la aceasta. Se d n continuare clic pe butonul Confirmai vnzarea

ceea ce va converti cotaia n ordin (comand) de vnzare.

n funcie de fluxul de lucru al afacerii, se pot petrece o serie de evenimente

diferite atunci cnd se confirm o comand de vnzare. Totui, nu e cazul

exemplului nostru simplu. Mergem mai departe i facturm clientul Mihai

Popescu pentru cele 50 de cri de vizit pe care le-a comandat. Pentru aceasta se

d clic pe butonul Contabilitate apoi pe Facturi client - > Creai.

Fig.4.15 Generarea facturii

Aceasta va genera o factur pentru comand, iniial sub form de ciorn.

Ce dorim s facturm?

OpenERP ofera o multitudine de opiuni de facturare. Exist urmtoarele

posibiliti:

39

- facturarea ntregii comenzi

- procentaj dac e selectat, eti invitat s introduci procentul din total pe

care-l vrei facturat

- pre fix (depozit)

- alte comenzi

Pentru exemplul nostru vom factura ntreaga comand. Se d clic pe Creare

Factur ca s generm factura. Se d apoi clic pe Valideaz care va confirma

factura i va posta tranzacia. Dac totul a mers cum trebuie, atunci vom putea

vedea pe ecran o factur similar cu cea din imaginea urmtoare:

Fig.4.16 Factura final

40

Cap.V CRM sau explorarea gestionrii relaiei cu clienii n OpenERP

Pn recent, majoritatea sistemelor ERP se concentrau ndeosebi pe partea de

produs. n prezent, lucrurile s-au inversat, afacerile fiind centrate pe client.

Gestionarea (managementul) relaiei cu clienii6 pune la dispoziie uneltele

necesare gestionarii informaiilor despre client i a interconectrii cu ei.

Subiectele pe care le vom dezbate n acest important subcapitol al studiului de caz

includ:

- dezvoltarea unui plan de implementare a sistemului CRM

- instalarea i configurarea modulului CRM din OpenERP

- definirea unui staff de vnzri i atribuirea lui clienilor

- gestionarea noilor prospeci i oportunitile de vnzare

Folosirea CRM ca strategie de afaceri

nainte de a ptrunde n specificaiile CRM din OpenERP este bine s discutm pe

scurt importana unei nelegeri ct mai exacte a implementrii CRM ntr-o

afacere. Succesul unei astfel de aciuni reclam mai mult planificare dect doar

instalarea soft-ului de computer i solicitarea adresat angajailor de a aduga

date n sistem. Soft-ul CRM este doar o unealt tehnic n asistarea vnzrilor

companiei i n marketing pentru a gsi noi oportuniti de afaceri i a strnge noi

clieni. Desigur c software-ul joac un rol important, dar ca s se obin beneficii

reale de pe urma lui este necesar o cercetare puternic cu privire la nelegerea

clienilor de pe urma creia s se poata realiza un model de comportament.

mprtirea experienei oamenilor din vnzri este un punct critic n nelegera

caracteristicilor i capacitilor sistemului. Adesea, oamenii de vnzri au propriile

6 n lib. Engleza = Customer Relationship Management sau prescurtat CRM

41

unelte pe care s-au bazat de-a lungul vremurilor pentru a-i atinge scopul. Fr

obiective i scopuri clare pentru ntreaga echip de vnzri, probabil c nu vor

folosi aceast unealt. Este deci momentul s se petreac timp cu pregtirea i

ncurajarea echipei ca s-i mprteasc experiena i cunotinele dobndite.

Numai aa implementarea unui sistem CRM se va dovedi un succes.

Gestionarea experienei clienilor

n prezent, clienii au la dispoziie o gam uris de alegeri atunci cnd doresc s

cumpere un produs sau un serviciu. La nivel fundamental clienii dezvolt o mare

loialitate pentru brandurile n relaie cu care au avut o experien pozitiv.

Companii precum Apple sau Coca Cola sunt mari i de succes pentru c au

dezvoltat o loialitate foarte ridicat a clienilor bazat pe experiene pozitive. Un

sistem CRM necesit s te pui n locul clientului i s dezvoli o strategie

concentrat pentru mbuntirea experienei lui.

Cu ct computerele devin mai comune, oamenii se simt tratai mai mult ca

numere de ctre companii. n multe feluri, CRM readuce lucrurile pe fgaul

normal. n loc s trateze clienii ca pe nite obiecte, un manger inteligent

folosete un sistem CRM care poate personaliza experiena, trirea pozitiv a

clientului. Dac un client va fi tratat individual, va mulumi prin loialitate.

Pentru c urmreti s creezi o experien pozitiv personalizat clientului, este

important s se ntrevad interaciunea lui cu compania atunci cnd se

proiecteaz propriul sistem CRM. O companie care vinde spre exemplu sisteme de

nalt securitate informatic instituiilor guvernamentale are nevoie s ofere

clienilor experiene diferite fa de una care face marketing pentru un serviciu de

curenie.

42

Un bun sistem CRM va fi proiectat n jurul scopului i a viziunii fundamentale a

companiei. Dac firma nu are un scop concentrat pe client, trebuie s ncerce

acest lucru nainte de proiectarea sistemului CRM. Un bun sistem CRM nu doar

gestioneaz procesul de vnzare ci ntreaga experien a clientului de dinainte i

dup vnzare.

S privim acuma n detaliu cum un sistem CRM poate fi influenat n scopul

mbuntirii experienei clientului. S citim sloganul companiei Copy Shop SRL:

O afacere nu merge fr cri de vizit. Avem deci un slogan care vorbete n

mod cert despre valoarea experienei clientului. Sunt cteva puncte pe care el le

ateapt de la firm:

- comanda trebuie s aib acuratee i s fie uor de plasat

- comanda trebuie livrat la timp

- calitatea trebuie s fie irepoabil

n vreme ce scopurile clienilor sunt ct se poate de clare, trebuie ca firma s-i

defineasc explicit obiectivul. Exist o tendin natural atunci cnd se

proiecteaz un sistem CRM, care face ca mersul afacerii s se bazeze aproape

exclusiv pe achiziia de clieni i pe activitile premergtoare vnzrii. Trebuie

permanent s ne reamintim c un sistem CRM suport procesul gestionrii ntregii

experiene a clientului. Exist probleme cu manipularea produselor ? Cum este

contactat un client dac returneaz un produs? Dac un client sun la firm,

poate omul de servis s ofere cu uurinta informaiile solicitate? Acestea sunt

doar cteva ntrebri foarte importante crora le trebuiesc rspunsuri nainte de a

purcede la implementarea unui sistem CRM.

43

Instalarea i funcionarea aplicaiei CRM

Considerm c suntem autentificai n sistemul OpenERP . Pentru instalarea

modulului CRM se merge n fereastra principal de aplicaii, se alege modulul

CRM i n incinta lui se d clic pe butonul Install:

Fig.5.1. Instalarea CRM

Ca n oricare alt sistem CRM i n OpenERP reprezentantul de vnzri sau

managerul de cont joac un rol foarte important. De obicei, aceasta este persoana

care n ultim instan va fi responsabil de contul clientului i de satisfacerea

cerinelor acestuia.

Vom ncepe aadar prin crearea unei persoane de vnzri care se va ocupa de

contul standard al clientului. S reinem c un agent de vnzri este de asemenea

un utilizator al sistemului OpenERP.

Crearea unei noi persoane de vnzri se face urmrind paii: Setri -> Utilizatori ->

Creai. Va aprea formularul noului utilizator. Aici vom introduce datele pentru o

persoan de vnzri fictiv pe nume Andrei Nicolae.

Fig.5.2 Creare utilizator

44

OpenERP permite selectarea limbii pentru fiecare utilizator. Sistemul are suport

pentru zeci de limbi strine. Specificarea fusului orar i a orei n csua Fus orar

permite OpenERP s coordoneze mesajele din sistem. S reinem c nu este

indicat s lsm necompletat aceast rubric pentru c uneori, aceasta poate

duce la un comportament impredictibil al sistemului care poate avea consecine

nefaste.

S privim puin opiunea de primire a mesajelor. n OpenERP mesageria devine o

component central a ntregului sistem. Opiunea Primeste mesaje prin email

permite determinarea momentului cnd se dorete primirea unui email care

sosete n csua de email a utilizatorului din OpenERP. n exemplul de fa

alegem ca Andrei Nicolae s nu primeasc emailuri. Aceast setare trebuie

folosit doar dac a fost configurat serverul de email. Vom vedea mai trziu cum

se face aceasta.

n cmpul Email se specific adresa de email a utilizatorului. Email-ul este

important pentru notificri sau resetarea parolei. Pe de alt parte, exist operaii

care pur i simplu nu funcioneaz dac nu a fost furnizat o adres valabil de

pot electronic.

La Echipa de vnzri implicit, chiar dac nu au fost ncrcate datele

demonstrative la instalarea OpenERP, sistemul are o echip de vnzri

configurat implicit sub numele de Departamentul de vnzri (Sales

Department). Echipa de vnzri permite organizarea oamenilor de vnzri n

OpenERP. Spre exemplu, ar putea exista echipe de vnzri organizate pe regiuni

sau pe categorii de produse.

Tabul Drepturi de acces permite s controlezi aplicaiile pe care utilizatorul le

poate accesa. S nu uitm c pe parcursul explicrii ntregului studiu de caz

45

suntem autentificai n sistemul OpenERP ca administrator sau superutilizator,

adic utilizatorul suprem, cel care are toate drepturile cu privire la sistem. Andrei

Nicolae este manager de vnzri; el are oricum dreptul s vad toate

oportunitile de vnzri. Dar nu este necesar de exemplu ca el s aiba dreptul de

acces al modulului Contabilitate i finane sau oricare alte privilegii de

administrator.

Fig. 5.3. Configurarea drepturilor de acces ale utilizatorului

Atunci cnd se configureaz oamenii de vnzri, exist trei opiuni diferite cu

privire la drepturile de acces pe care le au utilizatorii individuali n aplicaia de

vnzri. Acestea sunt:

1. Utilizator (User): doar propriile oportuniti (User: Own Leads Only): este

cel mai restrictiv acces. Un utilizator cu acest nivel de acces are dreptul de

a-i urmari doar propriile oportuniti. El nu poate vedea oportunitile de

vnzri ale colegilor

2. Utilizator (User): toate oportunitile (User: All Leads); cu aceast setare,

utilizatorul are dreptul s vad toate oportunitile din sistem

3. Manager: este setarea cu nivelul cel mai nalt de privilegii din sistemul de

vnzri. Aceast setare ofer de asemenea privilegiul de a vedea i rapoarte

statistice.

46

Setarea manual a parolei

Dup cum se poate vedea n formularul de creare a unui utilizator, nu exist un

cmp vizibil pentru parol. Aceasta se ntmpl pentru c metoda implicit de

setare a parolei userului implic trimiterea ei ntr-un cont de email de verificare.

Oricum, pentru c nc nu avem serverul de email configurat, exist o metod

alternativ pentru setarea parolei utilizatorului. Dup ce s-a salvat nregistrarea

noului user n cazul de fa Andrei Nicolae se folosete meniul Mai multe

situat n vrful formularului, unde se selecteaz opiunea Schimb Parola:

Fig.5.4. Setare parol utilizator

Va fi afiat un meniu derulant care ofer posibilitatea setrii parolei pentru

utilizator.

Am creat utilizatorul (Andrei Nicolae) care este i manager de vnzri, i-am

atribuit o parol pentru a intra n sistem aa c a venit momentul s atribuim o

persoan de vnzri unui client. Pn n prezent nu a fost desemnat nicio

persoan de vnzri singurului client introdus n sistem care este Mihai Popescu.

Mergem deci n meniul principal la Vnzri, deschidem nregistrarea clientului

Mihai Popescu i l desemnm ca agent de vnzri care se va ocupa de el pe

Andrei Nicolae:

47

Fig.5.5. Atribuire agent vnzri pentru client

Dup cum se observ n imaginea de mai sus, n cmpul Agent de vnzri

alegem numele lui Andrei Nicolae, iar la Echipa de vnzri Departamentul

Vnzri. Se da clic pe butonul Salvai i se nchide formularul.

Urmrirea prospecilor (leads) i a oportunitilor

OpenERP pune la dispoziie dou documente pentru gestionarea interaciunii cu

clienii sau potenialii clieni. Ne putem gndi la prospeci (leads) ca la oamenii

cel mai puin transformabili n clieni. Un bun exemplu de prospeci este dat de o

ntlnire la o conferin n urma creia poate fi adunat un numr mare de cri de

vizit. Fiecare dintre aceste informaii care sosesc o dat cu cartea de vizit a

cuiva, poate fi adugat n sistem sub form de prospect pentru o viitoare

abordare. Un exemplu de oportunitate poate fi o discuie pe care o pori la

ntalnirea cu o persoan care pare interesat de serviciile oferite i creia i se

detaliaz toate aspectele afacerii companiei.

S crem n continuare o nou oportunitate. n OpenERP o potenial vnzare

este definit prin crarea unei noi oportuniti. O oportunitate permite s ncepi

colectarea informaiilor despre domeniul i oportunitile vnzrii. Oportunitile

48

pot fi create dintre noii prospeci. Totodat o oportunitate se poate ivi i de la un

client deja existent. Pentru exemplul nostru s spunem c Mihai Popescu a fost

mulumit de serviciile firmei Copy Shop SRL, aa c dorete s discute folosirea

serviciilor firmei pentru echipa de popice pe care o coordoneaz numit

Bastinaii. Dup o scurt conversaie, decidem s crem o oportunitate prin

apsarea butonului Oportuniti i apoi crearea uneia noi:

Fig.5.6. Crearea oportunitii

S analizm puin despre ce este vorba n acest formular:

- Subiect subiectul folosit pentru oportunitate poate fi orice se dorete.

Este indicat s se aleag un subiect care s poat fi uor recunoscut dintr-o

list. Acesta este singurul cmp obligatoriu din formularul de creare a noii

oportuniti. Aici vom aduga numele Btinaii.

- Profitul ateptat i procentul (Expected revenue and percentaje) se poate

specifica aici profitul la care persoana de vnzri se ateapt. Valoarea este

folositoare n multe statistici i rapoarte, altfel ea nu este obligatoriu de

completat

49

- Client - acest cmp este populat automat dac oportunitatea este creat

din formularul clientului. Se poate alege i un client diferit; nu este un

cmp obligatoriu

- Urmtoarea aciune unul dintre cele mai importante puncte este data

urmtoarei aciuni. Aici se decide momentul n care se acioneaz asupra

oportunitii. Exist i un cmp n care se poate specifica ce anume

urmeaz s fac persoana de vnzri. Se poate trece un numr de telefon

sau orice aciune viitoare. n exemplul nostru intenionm s facem o

propunere la o anumit dat.

- nchiderea aciunii i prioritatea (Expected Closing and Priority) este

important s stabilim momentul n care ne propunem s ncheiem

aciunea. Prioritatea variaz ntre joas i nalt. Alegem normal.

- Categorii alegem aici Product

- Email i telefon cele dou cmpuri specific metodele de contact prin

care se dorete a fi fcut comunicarea cu oportunitatea

- Note interne se pot trece aici detaliile oportunitii. n cazurile reale e

foarte indicat s fie specificate n detaliu toate informaiile despre

oportuniti.

Tabul Pista (Lead)

n acelai formular schimbm tabul dnd clic pe Pista Aici informaiile sunt

trecute automat:

50

Fig.5.7. Creare oportunitate pista

- Adresa i informaiile de contact ale prospectului dup cum se poate

vedea n Fig. 3.23, jumtatea din stnga sus a formularului cuprinde

informaii standard precum adresa. Aceste cmpuri sunt populate automat

n cazul clientului Mihai Popescu, dar ele pot fi rescrise dac se dorete

- Mailings csua Opt-Out de sub Mailings face ca prospectul sau clientul

asociat acestei operaii s primeasc emailuri n masa (aceasta este o

forma de marketing online dar care nu face subiectul acestei lucrri).

Lsm csua nebifat.

- Activ bifm aceast csu; dac exist presupunerea c oportunitatea nu

se va transforma n client, atunci ea se debifeaz. Opiunea poate fi

activat oricnd.

Dup ce au fost completate toate cmpurile, se salveaz oportunitatea apsnd

butonul Salvai.

Cnd navigm n meniul principal la Vnzri i alegem Oportuniti vor fi afiate

oportunitile n aa numitul mod Kanban. Aici vedem noua oportunitate cu

profitul aferent, alturi de client i de urmtoarea aciune. Dac se d clic pe

micua sgeat va aprea un meniu ce permite o aciune asupra oportunitii:

51

Fig.5.8. Oportuniti Vizualizare n modul Kanban

Astfel selectnd opiunea Editeaz se readuce nregistrarea oportunitii n

modul de editare pentru eventuale modificri de informaii. Adiional, se poate

terge oportunitatea, trimite un email contactului asociat ei sau programa un apel

telefonic ori o ntlnire. Paleta de culori aferent permite s acorzi o culoare

prioritilor. Stelua aflat n cadrul oportunitii da voie s evideniezi

oportunitatea din considerente speciale. De asemenea, se poate aplica procedeul

drag and drop (trage i arunc) pentru a muta oportunitatea ntr-o alt coloan,

n funcie de stadiul vnzrii.

Folosirea caracteristicilor de chat din OpenERP

OpenERP pune la dispoziie utilizatorilor o caracteristic de comunicare

asemntoare ca stil celui din reelele de socializare. n timp ce lucrm la noua

oportunitate, vom utiliza caracteristica Open Chatter pentru a demonstra cum

se pot transmite detaliile ntre membrii echipei. Cel mai bun lucru despre chat-ul

din OpenERP este acela c e valabil pentru aproape toate documentele de afaceri.

n exemplul nostru s spunem c am pregatit propunerea i facem prezentarea.

52

Este momentul s actualizm stadiul oportunitii dnd clic pe sgeata

Propunere din partea stanga-sus a formularului:

Fig.5.9. Oportunitate propunere

n partea de jos a formularului oportunitii vedem acuma o nota de nregistrare

generat de sistem care documenteaz modificarea oportunitii n propunere:

Fig.5.10. Propunere mesaj chat

O dat propunerea prezentat, s detaliem puin ceea ce se petrece, astfel ca pe

viitor acest lucru s fie util. O metod de colectare a informaiilor poate fi tabul

Note Interne din formularul oportunitii. i mai important, folosirea chat-ului

(mesageriei) din OpenERP pentru nregistrarea detaliilor ofer posibilitatea rulrii

unui script care e datat dup cum se observ. Un alt avantaj major al acestei

caracteristici e c ea trimite automat mesaje ctre casuele de mesaje ale echipei

(de vnzri n exemplul de fa), actualizarea fcndu-se n timp real. S vedem

acest lucru n aciune.

n formularul oportunitii, jos se d clic pe nregistrai o not. Aici se noteaz

eventualele detalii despre oportunitate:

53

Fig.5.11. Chat Notificri

OpenERP aduce conceptele reelelor de socializare n comunicarea de afaceri. n

acest mod se pot face reactualizri automate ale unui document prin urmrirea

lui de-a lungul mesageriei. Apoi, fie c e vorba despre o not, o aciune sau un

mesaj legat de un document pe care-l urmreti, vei primi un mesaj n csua de

mesaje pus la dispoziie de OpenERP.

n partea dreapt jos a nregistrrii oportunitii exist un meniu cu opiuni care

permite notificri sau adaugri ori chiar tergeri de ctre cei ce urmresc

documentul:

Fig.5.12. Chat diverse opiuni

Programarea unui apel telefonic

Acuma, pentru c avem propunerea fcut clientului, ar trebui s programm un

telefon pentru a vedea ce putem face mai departe.

54

Pentru a nregistra programarea unui telefon de urmrire a propunerii se d clic

din meniul Vnzri pe opiunea Apeluri telefonice programate situat n

partea stng a ecranului:

Fig.5.13. Programare apel telefonic

Aici se noteaz datele necesare programrii telefonului ce urmeaz a fi dat

potenialului client. Dac revenim la opiunea apeluri telefonice va fi afiat o

list a telefoanelor programate pe care utilizatorul Andrei Nicolae le are de fcut

(n cazul nostru este vorba doar de o singur programare telefonic):

Fig.5.14. Apeluri programate

Dac se apas sgeata din dreapta sus, apelul va fi nregistrat ca efectuat.

Negocierea vnzrii

Graie sistemului CRM suntem acuma gata s nchidem vnzarea. Pentru aceasta

deschidem fereastra oportunitilor (Vnzri -> Oportuniti) i editm

nregistrarea:

55

Fig.5.15. Editare oportunitate

Se poate observa c prospectul sau pista de la nceput a trecut prin fazele

Nou(), Calificare, i acuma Propunere. n formular reevalum

oportunitatea la cota de ctig de 80% i de asemenea setm stadiul negocierii la

Negociere:

Fig.5.16. Reevaluare Negociere

Pentru a aduga un stadiu nou procesului de vnzare se merge n Oportuniti n

modul de vizualizare Kanban i apoi se d clic pe Adaug o coloan nou:

Fig.5.17. Adugarea unei coloane noi

56

n noul formular sunt obligatorii mai multe informaii precum numele etapei,

stadiul asociat, probabilitatea, tipul:

Fig.5.18. Formular coloan nou oportuniti

n continuare mutm manual prin procedeul drag and drop oportunitatea

Btinaii din stadiul de Negociere n cel de Aprobare tehnic pe care l-am

creat mai devreme:

Fig.5.19. Coloana nou Aprobare tehnica

A sosit momentul s transformm aceast oportunitate ntr-una ctigat i

totodata s devin cotaie de pre. Pentru aceasta se d clic din meniul Vnzri

pe opiunea Cotaii(oferte). n noul formular se d mai departe clic pe butonul

Confirmai vnzarea:

Fig.5.20 Confirmare vnzare

57

Acest pas transform cotaia n comand de vnzare:

Fig.5.21. Comand vnzare

Prin presarea butonului din stnga sus Creaz factura se genereaz factura

comenzii adic stadiul final al procesului de vnzare.

58

Cap.VI Contabilitate i finane

Unul dintre cele mai bune lucruri pe care OpenERP le pune la dispoziia

companiei este c exist posibilitatea ca foarte repede s fie setat un sistem de

eviden contabil. Piatra de temelie a sistemului financiar din OpenERP este

diagram conturilor. O diagram a conturilor este o list de conturi utilizat de o

firma i care definete fiecare clas de itemi pentru care sunt cheltuii sau

ctigai bani. Lista de conturi este folosit n scopul organizrii finanelor entitii

de afaceri.

Instalarea modulului de contabilitate i finane

Dac modulul nu a fost deja instalat, se merge n Settings -> Accounting & Finance

i n fereastra modulului se d clic pe Install:

Fig.6.1. Instalare modul Contabilitate i Finane

O dat modulul instalat, n meniul principal va aprea opiunea Contabilitate

care va fi deja populat cu facturile existente. n cazul nostru vorbim doar de un

singura, cea emis pentru clientul Mihai Popescu.

S vedem acuma diagrama conturilor. Pentru acesta se merge n meniul

Contabilitate de unde alegem opiunea Plan de conturi situat sub Grafice.

Va fi afiat un ecran care permite selectarea anului fiscal i perioadele pentru care

se dorete vizualizarea diagramei conturilor:

59

Fig.6.2. Diagrama conturilor

Valoarea implicit a anului fiscal este anul n curs, iar perioada luna curent a

anului fiscal. Se d clic pe butonul Planuri deschise ca s poat fi vzut

diagrama conturilor pentru perioada de timp specificat. n feresatra care se

deschide, se pot observa conturile puse ntr-o ordine ierarhica:

Fig.6.3. Ierarhia conturilor

Abilitatea de a adposti un cont nuntrul altui cont permite realizarea de

rapoarte. n urma analizrii acestora putem s tragem o concluzie cu privire la

statutul financiar al companiei, la orice nivel. Spre exemplu, putem s aflm

obligaiile financiare din contul de pli.

Privind diagrama conturilor se observ c avem tranzacii n contul de pli.

Acesta include totalul facturilor pe care compania le are de ptit furnizorilor. Cnd

se achiziioneaz materii prime i se primete o factur, contul de pli va crete;

invers, cnd se achit din facturi, contul va scdea.

60

Urmrirea tranzaciilor contabile n urma procesului de vnzri

S vindem un articol ctre un client ca s vedem cu exactitate efectele tranzaciei

i cum ea intr n jurnal. Pentru aceasta, crem o nou factur dnd clic n meniul

principal pe Contabilitate apoi pe Facturi client i Creai. Nu este cazul s

crem noi clieni pentru c deja i avem. Dup cum am scris atunci cnd am

prezentat firma Copy Shop SRL, aceasta are n obiectul de activitate i imprimri

pe obiecte de mbrcminte. n exemplul nostru vom crea o comand pentru cinci

tricouri imprimate. Pentru ca s facem asta, se d clic pe butonul Creai ca s

generm un draft al facturii pentru vnzarea celor cinci tricouri. Pentru c aceasta

este doar o ciorn, dac privim diagrama conturilor nu vom sesiza nicio

schimbare. Oricum, ciorna facturii arat identic cu factura reala. S notm c n

formularul facturii exist un numr de cont (411100Clienti) care va fi debitat cu

suma pe care clientul o datoreaz companiei o dat ce facura va fi generat:

Fig.6.4. Generarea facturii noii comenzi

61

Dup ce s-au completat datele cerute, se d clic pe butonul Valideaz ca factura

s poat fi postat i tranzacia creat. Dupa aceasta, ciorna facturii va deveni o

factur complet i valid.

O dat cu finalizarea acestui proces, OpenERP creeaz automat contul tranzaciei

care ridic activele contului de ncasri. Dac privim mai atent diagrama conturilor

dup validarea facturii, se observ c valoarea contului de ncasri a fost debitat

cu valoarea ultimei facturi de pe cele cinci tricouri vndute, adic cu 136,40 lei.

Acetia se adaug valorii primei facturi (ataat crilor de vizit vndute anterior)

care este n sum de 24,80 lei. Contul de ncasri ne arat ns suma total, dup

cum se vede n imaginea de mai jos:

Fig.6.5. Diagrama conturilor reevaluat

Sa vedem n continuare ce se ntmpl cnd clientul i pltete datoria ctre

firm. Mergem la Contabilitate i selectm opiunea Facturi clieni dup care

se da clic pe ultima factur ca s poat fi afiat sub form de formular. Aici se d

clic pe butonul nregistreaz plata ca s vizualizm fereastra "Pltii factura".

Sistemul configureaz automat cmpurile necesare: client, plata, data, perioada.

Pentru exemplul nostru selectam metoda de plata Numerar (ROL):

62

Fig.6.6. Plata facturii

Se d apoi clic pe butonul Pltii pentru a crea tranzacia. n acest moment

factura este achitat iar intrarea n jurnalul de pli a fost nregistrat automat.

Oricum, atunci cnd banii intr i ies din companie, este necesar o atenie

sporit, ca s existe sigurana potrivirii lichiditilor cu tranzaciile bancare.Spre

exemplu, contabilul firmei ar putea primi un cec de la un client i mai departe, s

nregistreze factura ca fiind pltit.

Cum putem ns fi siguri c clientul Mihai Popescu a virat banii n cont? Pentru

acest lucru, elementul din jurnal pentru primirea de cash este creat cu statusul

nepostat (Unposted).

S analizm n continuare jurnalul contabil. Sub meniul Contabilitate selectam

nregistrri n Jurnal pentru a vizualiza lista intrrilor n jurnalul general. S

notm c aici exist o intrare nepostat:

Fig.6.7. nregistrri Jurnal

63

Se d clic pe intrarea nepostat i apoi pe Editai. n chitana care apare se pot

vedea detaliile exacte ale tranzaciei i n ce cont vor intra banii:

Fig.6.8. Postarea tranzaciei

Esenial, jurnalul intrrilor transfer activele poteniale pe care clienii le

datoreaz companiei n contul de lichiditi. Contul clienilor este ajustat s

reflecte plata.

Implementarea taxelor

Dac am privit cu atenie jurnalul intrrilor, am observat poate c taxele pe

vnzare nu sunt reflectate n diagrama conturilor. Nu trebuie s setm taxe

specifice. Din fericire, OpenERP ofer o cale foarte uoar pentru a urmri taxa

datorat pe vnzri. Diagrama taxelor (Plan Fiscal) apare imediat sub planul de

conturi.

Ca s crem un jurnal dedicat taxelor, se d clic pe meniul Contabilitate iar apoi

se alege opiunea Taxe situat sub seciunea Configurare. Va aprea o lista a

taxelor curente:

64

Fig.6.9. Configurarea taxelor

Se d aici clic pe taxa care se dorete a fi configurat. S spunem doar c vrem s

vedem cum arat configurarea taxei pe valoare adaugat care n Romania este de

24%. Pentru acesta se d clic pe ea n lista de mai sus:

Fig.6.10. Configurarea TVA

Se pot observa toate detaliile acestei taxe, configurate automat de sistem,

conturile unde merg banii, tipul taxei etc.

La fel, pentru crearea unei noi taxe se apas butonul Creai. n noul formular

care apare se pot configura datele noii taxe.

65

Setarea propriilor conturi

Ca s setm un cont nou, navigm n meniul Contabilitate i apoi din seciunea

Configurare alegem opiunea Conturi. Va fi afiat din nou o list cu

numeroase conturi deja existente i configurate o dat cu instalarea pachetului de

contabilitate. Totodat, exist i optiunea Creai necesar pentru varianta

crerii unui nou cont:

Fig.6.11. Creare cont nou

Aici se specific informaiile despre noul cont. Exist aici cmpul Printe care, cu

toate c nu e obligatoriu de specificat, e bine s fie trecut contul n care i alte

produse ale companiei sunt vndute. O setare important este tipul contului.

Sistemul are nevoie s tie aceast informaie pentru c de exemplu, dac se

genereaz un cont care urmrete costurile de producie, trebuie cumparat

materia prim iar specificaia devine necesar.

Cu OpenERP se pot gestiona conturile pe nivele de categorii de produse. Astfel,

toate produsele dintr-o categorie dat pot folosi aceeai setare a contului.

66

Configurarea anului i a perioadelor fiscale

Companiile sunt obligate de obicei s raporteze informaiile financiare lunar,

trimestrial i anual. La configurarea OpenERP, eti obligat s specifici perioada

fiscal pe care compania o folosete pentru rapoartele financiare. Sistemul

configureaz implicit perioada fiscal pentru fiecare lun n parte. n vreme ce

majoritatea companiilor au ultima zi a anului data de nchidere fiscal, sunt i

companii pentru care perioada fiscal difer.

n OpenERP putem s configurm perioada fiscal dnd clic pe Configurare i

apoi pe Perioade. Dup cum se poate vedea n lista mai jos afiat, fiecare

perioad are un nceput i un sfrit. n aceast pagin putem configura perioada

n funcie de nevoile specifice. n partea dreapt a listei se observ coloana

Status. Ea ne spune dac perioada este nchis sau deschis:

Fig.6.12. Configurarea perioadelor fiscale

Dup ncheierea tranzaciei pe o anumit perioad, este o idee bun s nchizi

acea perioad ca s previi orice adugare. Se presupune c nu se dorete ca

viitoarea tranzacie s fie adugat (eventual accidental) n contul unora deja

efectuate. Ca s se nchid o perioad, se d clic pe ea i apoi, n formularul care

apare, pe butonul nchidei perioada.

67

Cap.VII MRP Planificarea resurselor de producie

n acest segment al studiului nostru de caz, vom explica modalitatea prin care

OpenERP gestioneaz procesul de fabricaie. O dat ce au fost achiziionate

produsele sub form de materii prime n inventor, putem s demarm procesul

de fabricaie pn la produsul final. Aici este esenial programarea ordinii fazelor

procesului.

Crearea comenzilor de fabricaie definete produsul care se dorete a fi fcut i

resursele de care este nevoie pentru aceasta. De asemenea, comenzile ajut la

proiectarea momentului n care va porni producia.

Aadar, n acest subcapitol vom realiza urmtoarele:

- Configurarea procesului de producie

- Definirea documentelor (listei) materialelor

- Fabricarea produsului final

- Analizarea raportului inventarului

Fabricare produsului

Cnd vine momentul producerii unei mrfuri, OpenERP trebuie s fie informat

despre fiecare bun n parte dar i despre ordinea procesului de fabricaie pn la

statutul Complet. ntr-un flux de lucru tipic, materia prim este mutat din

inventarul firmei, iar produsul final este adugat inventarului de obiecte finite.

Livrarea comenzilor

Dup ce procesul de producie s-a finalizat, produsul este ambalat i livrat

clientului. n funcie de mediul de producie, un produs poate s nu stea neaprat

68

ntr-un deposit, ci poate fi livrat imediat clientului. n acelai timp, ntr-un alt tip

de industrie, produsul poate fi depozitat o perioad mai ndelungat nainte de

livrare. Desigur c exist si alternative ca unele dintre ele s rmn pe stoc. n

acest caz, nu vom avea niciodat o comand i n loc de aceasta vom folosi un

proces prin care s determinm cum s raportm stocul.

n OpenERP realizm produse prin crearea comenzilor de producie. n exemplul

nostru vom imprima logo-uri pe tricouri. Procesul de baz implic folosirea unui

model cu ajutorul cruia, cu cerneal, se va aplica logo-ul. Pentru nceput nu este

necesar s cunoatem toate detaliile procesului. Principalii pai necesari sunt:

1. Definirea unei liste de materiale care s conin materiile prime de care

este nevoie

2. Folosirea unei comenzi de producie pentru imprimarea logo-ului pe

tricouri albe

3. Livrarea comenzii clientului

Instalarea modulului de planificare a resurselor de producie MRP

A venit momentul s instalm aplicaia MRP ca s putem configura producia de

tricouri cu logo-ul imprimat. Pentru aceasta, la fel ca la instalarea CRM sau a

aplicaiei Contabilitate i Finane, se merge n panoul principal Setari, se alege

aplicaia MRP i apoi se d clic pe butonul Install:

Fig.7.1. Instalarea MRP

69

S crem acuma prima comand de producie. Nu vom avea nevoie de toate

opiunile MRP. Pentru crearea primei comenzi vom lsa de o parte opiunile

avansate. Ca s crem prima comand, se merge n meniul Manufacturing ->

Comenzi de fabricaie -> Creai. Va aprea formularul necesar, n care trebuie s

trecem cteva informaii obligatorii. Totui, nainte de aceasta trebuie s vedem

dac avem materia prima necesar. Singurul produs pe care l avem n OpenERP

ca materie prim sunt tricourile albe. n acest moment dorim ns s facem un alt

produs. Pentru aceasta trebuie s definim ce anume va fi produsul nostru final

dup imprimare. De exemplu, l vom denumi Tricouri imprimate. Revenim deci

la seciunea Produse i crem unul nou, numit Tricouri imprimate. Cel mai

important aspect al acestui produs este metoda de furnizare pe care o setm ca

Fabricai. Mai trebuie s notm c am deselectat csua Poate fi achiziionat

i c am setat timpul de fabricaie la 3 zile:

Fig.7.2 Creare produs

Alctuirea listei de materii prime

O list de materiale este o list care conine produse cu care se fac alte produse.

Ne putem gndi la ea ca la o reet de prjituri. OpenERP are nevoie s tie ce

70

materiale sunt necesare pentru producerea tricourilor Tricouri imprimate.

Pentru alctuirea unei liste de materiale se d clic pe butonul Lista de Materiale,

apoi pe butonul Creai. n formularul care apare, multe dintre cmpuri vor fi

scrise automat cu informaii, din moment ce sistemul cunoate c alctuim o list

cu materiale necesare tricourilor. Ambele cantiti sunt setate la valoarea 1:

Fig.7.3 Creare list materiale

Confirmarea produciei

Revenim acuma n formularul Comenzi de fabricaie.O dat ce dm clic pe

butonul Confirm Producia suntem gata pentru fabricarea produsului. Mai jos

vedem cum arat comanda de fabricaie pentru produsul Tricouri imprimate:

Fig.7.4 Comand producie

n momentul n care n acelai formular apsm butonul Produce suntem

invitai s confirmm dac pornim producia: