PREZENTAREA INSTITUIEI AUDITATESPITALUL DE BOLI CRONICE SOLCA Spitalul de Boli Cronice Solca este situat in localitatea Solca, strada Republicii Nr. 14, Judeul Suceava. Aceast instituie are ca obiect de activitate sntatea si asistena spitaliceasc. Spitalul de Boli Cronice Solca este structurat astfel: - secia pneumologie; - secia medicina intern; - laborator radiologic; - laborator explorri funcionale; - laborator analize medicale; Structura administrativ este compartimentat astfel: - compartimentul financiar-contabil; - compartimentul administrativ +(buctrie, spltorie); - compartimentul aprovizionare; - compartimentul RUNOS. Aceasta instituie are o capacitate de 90 de paturi, 45 de paturi la secia medicina intern, iar 45 de paturi la secia pneumologie. Instituia are un numr de 70 de salariai din care 3 posturi de conducere. Posturile de conducere sunt: - Manager - Director medical - Director financiar contabil Spitalul de Boli Cronice Solca este subordonat Autoritii de Sntate Public i Casei Judeene de Asigurri de Sntate Suceava.

1

Procedura : Iniierea auditului Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Nr. _____ din _______

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Serviciul contabilitate De la: Conductorul serviciului de audit intern Referitor: Misiunea de audit privind Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor. n conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaz c n perioada 01.05 -15.06.2008 s efectum o misiune de audit public intern la serviciul contabilitate i serviciul administrativ cu tema:Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor

Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre serviciul contabilitate i serviciul administrativ i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile sale n mod eficient i efectiv. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinznd: * prezentarea auditorilor; * prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; * scopul misiunii de audit intern; * alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind modul de efectuare a inventarierii patrimoniului i valorificarea rezultatelor: legile i reglementrile ce se aplic activitilor dumneavoastr, organigrama serviciului, regulamentul de funcionare intern, fiele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pentru inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor. Pentru eventuale clarificri v rugm s contactai pe dna Apetrei Iulia, care va rspunde de realizarea misiunii de audit. ef serviciu audit intern, Mihaela Brsan Data, 15.04.2008

2

Misiunile de audit intern se desfoar conform normelor metodologice proprii activitii de audit intern ale fiecrei entiti. - Pregtirea misiunii de audit intern; - Intervenia la faa locului; - Raportul de audit intern; - Urmrirea recomandrilor. Derularea misiunilor de audit intern conform etapelor prevzute presupune respectarea unor proceduri care se finalizeaz cu documente specifice acestora, conform normelor generale privind exercitarea auditului public intern i normelor specifice elaborate de entitile publice auditate, avizate de UCAAPI sau de organul ierarhic superior. Pregtirea misiunii de audit intern Etapa pregtirii misiunii de audit intern comport urmtoarele proceduri: Iniierea auditului; Colectarea i prelucrarea informaiilor; Identificarea i analiza riscurilor; Elaborarea programului de audit intern; edina de deschidere.

-

3

Procedura: Iniierea auditului Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Nr....115.... din...28.04.2008 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public, ale OMFP nr.38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activitii de audit public intern, ale normelor proprii aprobate prin OMFP nr.234/2004 i cu Planul de audit intern pentru anul 2007, se va efectua o misiune de audit intern la serviciul contabilitate i serviciul administrativ n perioada 01.05.2008-15.06.2008. Scopul misiunii de audit este de a asigura c inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor este conform cu cadrul legislativ n vigoare. Obiectivele misiunii de audit sunt urmtoarele: - nregistrarea i evidena tuturor bunurilor; - modul de efectuare a inventarierii; - valorificarea rezultatelor inventarierii; - completarea registrului-inventar. Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor instituiei publice. Echipa de audit intern este format din urmtorii auditori: 1. Apetrei Iulia 2. Mia Avram Conductorul compartimentului de audit intern, Mihaela Birsan

4

Procedura: Iniierea auditului DECLARAIA DE INDEPENDENSpitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Numele: Apetrei Iulia Data: 01.05.2008 Da 1. Ai avut/ avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? 2. Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? 3. Ai avut/avei funcii sau ai fost /suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt X mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? 4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? 5. Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? 6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? 7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primii redevene de la un grup anume sau organizaie, sau nivel guvernamental? 8.Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? 9 Ai inut anterior contabilitatea la entitatea ce va fi auditat? 10. Avei vreun interes financiar direct/indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? 11. Dac n timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personal, X extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, l ntiinai de urgen pe eful compartimentului de audit public intern?INCOMPATIBILITI N LEGTUR CU ENTITATEA/STRUCTURA AUDITAT Auditor,

Nu X X

X X X X X X X X

eful structurii de audit intern/nlocuitorul acestuia,

Apetrei Iulia

Mihaela Birsan

Incompatibiliti personale: Cu aproximativ trei ani n urm am avizat pentru controlul financiar preventiv plata salariilor n contabilitate. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile? Da Data: 01.05.2008 Semntura

5

Procedura: Iniierea auditului DECLARAIA DE INDEPENDENSpitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Numele: Mia Avram Data: 01.05.2008 Da 1. Ai avut/ avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? 2. Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? 3. Ai avut/avei funcii sau ai fost /suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt X mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? 4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? 5. Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? 6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? 7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primii redevene de la un grup anume sau organizaie, sau nivel guvernamental? 8.Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? 9 Ai inut anterior contabilitatea la entitatea ce va fi auditat? 10. Avei vreun interes financiar direct/indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? 11. Dac n timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personal, X extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, l ntiinai de urgen pe eful compartimentului de audit public intern?INCOMPATIBILITI N LEGTUR CU ENTITATEA/STRUCTURA AUDITAT Auditor,

Nu X X

X X X X X X X X

eful structurii de audit intern/nlocuitorul acestuia,

Mia Avram

Mihaela Birsan

Incompatibiliti personale: Cu aproximativ trei ani n urm am avizat pentru controlul financiar preventiv plata salariilor n contabilitate. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile? Da Data: 01.05.2008 Semntura

6

Procedura: Colectarea i prelucrarea informaiilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 01.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 02.05.2008 Serviciul administrativ Da Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate Obinerea organigramei X Obinerea regulamentului de funcionare X Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise X Identificarea personalului responsabil X Obinerea exemplarului de raport de audit public intern anterior Nu Observaii

X X

1. 2.

1. Nu exist fie ale posturilor ntocmite la nivelul serviciului. 2. Nu au mai fost realizate misiuni de audit la serviciul administrativ, aceasta fiind prima misiune de audit care se desfoar la acest serviciu i care privete inventarierea bunurilor instituiei.

Serviciul contabilitate Da Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate Obinerea organigramei X Obinerea regulamentului de funcionare X Obinerea fielor posturilor X Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil X Obinerea exemplarului de raport de audit public intern X anterior

Nu

Observaii

Nu exist proceduri scrise la nivelul serviciului contabilitate privind principalele operaii contabile de nregistrare a rezultatelor inventarierii.

7

Procedura: Colectarea i prelucrarea informaiilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit InternLISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Nr. Crt. I. OBIECTIVEnregistrarea i evidena tuturor bunurilor

OBIECTE AUDITABILE1. Existena procedurilor scrise 2. ntocmirea recepiilor. 3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recepionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite 6. ntocmirea bonurilor de consum 7. Aprobarea i formalizarea bonurilor de consum 8. Eliberarea n consum a bunurilor 9. Operarea n fiele de magazie a bunurilor date n consum 10. Operarea n contabilitate a consumurilor 11. nregistrarea documentelor cu regim special 12. Conducerea fielor de gestiune 13. Existena procedurilor scrise 14. Stabilirea comisiei de inventariere 15. Stabilirea responsabilitilor n efectuarea inventarierii 16. Luarea declaraiilor de inventar 17. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ieire 18. Inventarierea bunurilor 19. ntocmirea i completarea listelor de inventar 20. Inventarierea bunurilor aflate n custodie 21. Semnarea i datarea listelor de inventar. 22. Definitivarea stocului faptic

OBS.

II

Inventarierea patrimoniului

III

Valorificarea

8

inventarierii

IV

Completarea registrului-inventar

23. Definitivarea stocului scriptic 24. Stabilirea rezultatelor inventarierii 25. ntocmirea procesului-verbal de valorificare a inventarierii 26. Stabilirea i definitivarea plusurilor sau minusurilor 27. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 28. Conducerea registrului-inventar 29.Concordana dintre inventar i datele menionate n registrul-inventar.

9

Procedura: Colectarea i prelucrarea informaiilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit InternLISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Nr. OBIECTIVE OBIECTIVE AUDITABILE RISCURI OBS Crt. IDENTIFICATE -inexistena procedurilor I nregistrare i 1. Existena procedurilor scrise scrise evidena 2. ntocmirea recepiilor. -lipsuri n gestiune ca tuturor 3. nregistrarea n contabilitate urmare a neefecturii bunurilor a bunurilor primite recepiilor 4. Separarea sarcinilor privind -bunuri nenregistrate n recepionarea, gestionarea i contabilitate nregistrarea n contabilitate -inexistena controalelor 5. nregistrarea n fiele de Interne gestiune a bunurilor primite -necunoaterea stocului la 6. ntocmirea bonurilor de nivelul gestiunii consum -bunuri livrate fr 7. Aprobarea i formalizarea justificare bonurilor de consum -neaprobarea i nejustifi 8. Eliberarea n consum a carea consumurilor bunurilor -eliberri de bunuri fr 9. Operarea n fiele de documente justificative magazie a bunurilor date n consum 10. Operarea n contabilit. a consumurilor 11. nregistrarea documentelor cu regim special 12. Conducerea fielor de gestiune Inventarierea 13.Existena procedurilor - inexistena II patrimoniului scrise procedurilor scrise 14.Stabilirea comisiei de -neluarea msurilor de inventariere inventariere 15.Stabilirea - prezentarea ulterioar responsabilitilor n de bunuri sau efectuarea inventarierii documente 16.Luarea declaraiilor de -neinventarierea tuturor inventar bunurilor 17.Semnarea ultimelor - necuprinderea n liste a documente de intrare sau tuturor bunurilor10

ieire 18.Inventarierea bunurilor 19.ntocmirea i completarea listelor de inventar 20.Inventarierea bunurilor aflate n custodie

inventariate -nerespectarea procedurilor - neformalizarea inventarierii -erori n stabilirea stocului faptic -nenregistrarea tuturor ntririlor de bunuri -nevalorificarea corect a inventarierii -nenregistrarea corecta a rezultatelor inventarierii

III

Valorificarea inventarierii

IV

Completarea registruluiinventar

21. Definitivarea stocului faptic 22.Definitivarea stocului scriptic 23.Stabilirea rezultatelor inventarierii 24.ntocmirea procesuluiverbal de valorificare a inventarierii 25.Stabilirea i definitivarea plusurilor sau minusurilor 26.nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 27.Conducerea registruluiinventar 28.Concordaa dintre inventar i datele menionate n registrul - inventar

-neconducerea registrului-inventar -completarea necorespunztoare registrului-inventar

a

Nr.c rt

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN ntrebri referitoare la exercitarea Da controalelor i funcionalitatea acestoraExist proceduri scrise privind inventarierea patrimoniului? Exist proceduri scrise privind modul de nregistrare a bunurilor? Exist proceduri scrise privind modul de contabilizare a bunurilor? Exist proceduri scrise privind valorificarea inventarierii patrimoniului ? Aceleai persoane recepioneaz i gestioneaz bunurile ? Exist responsabiliti privind primirea bunurilor? Exist responsabiliti privind plile bunurilor? Personalul are compentena s gestioneze bunurile?

Nu

1. 2. 3. 4. 5. 6. 8. 9.

X X X X X X X X

11

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern STABILIREA CRITERIILOR (FACTORILOR) DE ANALIZ A RISCURILORMisiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 02.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 03.05.2008FACTORI

F1-Aprecierea controlului intern F2-Aprecierea cantitativ F3-Aprecierea calitativ

Nivelul 3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat >100mil.lei Vulnerabilitate ridicat

Nivelul 2 Exist proceduri dar nu se aplic Impact financiar ridicat