manual ate 2009

Contabilitate SOCRATE 2009.4.0

©1996-2010 BIT Software 1

MMMAAANNNUUUAAALLL DDDEEE UUUTTTIIILLLIIIZZZAAARRREEE

MMMOOODDDUUULLLUUULLL CCCOOONNNTTTAAABBBIIILLLIIITTTAAATTTEEE



Contabilitate .......................................................................................................................... 4

Principalele caracteristici ale modulului ........................................................................... 4 Structura modulului .......................................................................................................... 5 Parametri de sistem ........................................................................................................... 7

Schimbare parolă .......................................................................................................... 8 Actualizare configurări ................................................................................................ 8 Vizualizare configurări ................................................................................................ 9 Configurare interfaţă .................................................................................................... 9

Definiri ............................................................................................................................ 10

Planul de conturi ........................................................................................................ 10 Plan conturi de referinţă ............................................................................................. 12 Activităţi contabile ..................................................................................................... 14 Monografie ................................................................................................................. 16 Legături activităţi contabile ....................................................................................... 18

Documente ................................................................................................................. 19 Calendar documente ................................................................................................... 20

Dimensiuni documente contabile ............................................................................... 22 Contabilitate de inflaţie .............................................................................................. 22 Taxe ............................................................................................................................ 23 Rapoarte configurabile ............................................................................................... 24

Rapoarte predefinite ................................................................................................... 34 Structură export .......................................................................................................... 35

Drepturi centralizatoare .............................................................................................. 37 Documente ...................................................................................................................... 39 Note contabile ................................................................................................................. 40

Introducere note contabile .......................................................................................... 40 Vizualizare note contabile .......................................................................................... 43

Tipărire note contabile ............................................................................................... 44 Bugete ............................................................................................................................. 45

Operaţii bugetare ........................................................................................................ 45 Rapoarte ..................................................................................................................... 59

Rapoarte .......................................................................................................................... 62

Balanţe ....................................................................................................................... 62 Fişă cont ..................................................................................................................... 67

Registru jurnal ............................................................................................................ 71 Cartea mare ................................................................................................................ 73 Rapoarte configurabile ............................................................................................... 73

Declaraţii taxe ............................................................................................................ 77 Speciale ........................................................................................................................... 81

Închideri de conturi .................................................................................................... 81

Închidere de TVA ....................................................................................................... 82

Calcul coeficient K ..................................................................................................... 84 Solduri iniţiale ............................................................................................................ 84 Transfer solduri finale ................................................................................................ 85

Verificare transferuri documente ............................................................................... 86 Transferuri documente automat ................................................................................. 87

Verificare rulaje ......................................................................................................... 88 Corelare rulaje ............................................................................................................ 88 Actualizare regiune .................................................................................................... 88 Actualizare observaţii NC .......................................................................................... 88 Actualizare data contabilă .......................................................................................... 89



Contarea automată .......................................................................................................... 91

Transferul simplu ....................................................................................................... 91 Transferul automat ..................................................................................................... 93 Transferul cu proiect şi locaţie ................................................................................... 94

Completări ale mecanismului de transfer ................................................................... 94



CCCOOONNNTTTAAABBBIIILLLIIITTTAAATTTEEE

Modulul de contabilitate generală stă la baza sistemului de gestiune economică SOCRATE

şi permite înregistrarea tuturor tranzacţiilor financiar-contabile, sintetizarea, procesarea şi

raportarea lor. Acest modul ţine evidenţa datelor contabile şi oferă informaţii financiare în timp

real, în cadrul organizaţiei. Totodată, acest modul înglobează un sistem performant de validare a

înregistrărilor şi realizează legătura cu celelalte module.

PRINCIPALELE CARACTERISTICI ALE MODULULUI

Structură flexibilă de conturi

Planul de conturi este predefinit şi se poate adapta specificului fiecărei firme, suportând

până la cinci nivele de detaliere analitică. Codificarea conturilor este alfa-numerică şi permite

legătura automată cu celelalte module prin intermediul entităţilor. Se pot defini mai multe planuri

de conturi: de bază şi de referinţă. Raportarea se poate face folosind planul de conturi de bază sau

cele de referină.

Gruparea înregistrărilor

Înregistrările contabile sunt grupate pe centralizatoare, documente şi dimensiuni (societate,

proiect, locaţie), fapt care duce la o organizare şi sistematizare a activităţilor în contabilitate.

Introducerea uşoară şi rapidă a contărilor

Contările se pot face fie manual, fie automat, iar vizualizarea lor se poate face după

diferite criterii de selecţie: date, jurnale, documente, utilizatori. Contarea automată se realizează la

nivelul documentelor primare în funcţie de monografiile şi activităţile contabile definite. În

funcţie de construcţia monografiei, informaţia legată de nivelele de analitic se poate transmite

automat.

Sistem de raportare flexibil

Modulul înglobează toate rapoartele standard şi există posibilitatea construirii de rapoarte

configurabile specifice nevoilor clienţilor. Raportările se pot face pentru perioade diferite, pe un

cont sau o selecţie de conturi, până la orice nivel de detaliere, în valuta de bază sau secundară a

societăţii. Totodată, se pot obţine rapoarte financiare de sinteză pe luni, trimestre sau ani.

Automatizarea tranzacţiilor

Anumite rutine cum ar fi: închiderea conturilor de TVA, venituri şi cheltuieli, închiderea

de an se realizează în mod automat la sfârşitul fiecărei perioade.

Evidenţă paralelă în mai multe valute

Contările se pot face atât în lei cât şi în valuta de secundară a societăţii, respectiv valuta

documentului primar, ceea ce permite urmărirea conturilor sau a altor situaţii pe diferite valute.

Recomandabilă este evidenţa în valuta de bază şi valuta secundară de urmărire în paralel a

activităţii societăţii.

Sistem de securitate şi auditare

Utilizatorii au definite drepturi asupra documentelor, jurnalelor, rapoartelor, conturilor,

opţiunilor de meniu, iar urmărirea documentelor se poate face după persoana care a introdus sau

validat documentul. Sistemul verifică totodată consistenţa contărilor introduse.



STRUCTURA MODULULUI

Modulul de contabilitate respectă aceeaşi structură ca şi celelalte module din cadrul

sistemului Socrate, fiind format din:

1. Partea de Contabilitate care în principal oferă informaţii generale despre modul,

posibilitatea de reconectare, schimbare parolă, actualizare configurări, vizualizare

configurări, configurare interfaţă, tipărire şi ieşire din meniu.

2. Partea de Definiri unde se pot vizualiza/defini elementele de bază cu care lucrează

modulul, şi anume: conturi, activităţi, monografii, calendar, dimensiuni, taxe, rapoarte

configurabile, rapoarte predefinite, drepturi centralizatoare.

3. Partea de Documente prin intermediul căreia se introduc documentele contabile

corespunzătoare modulului şi se vizualizează documente deja introduse.

4. Partea de Bugete prin intermediul căreia se efectuează toate operaţiunile bugetare.

5. Partea de Rapoarte prin intermediul căreia se pot obţine şi lista rapoarte şi diferite

situaţii specifice modulului.



6. Partea de Speciale este partea de functionalităţi speciale cum ar fi închideri de cont,

soldare an, precum şi verificări de contare automată.

7. Bara de scurtături situată sub meniu prin intermediul căreia se pot accesa anumite

ecrane fără a urma calea din meniu.

Se pot: tipări documente (butonul ), vizualiza note contabile (butonul ), rula

rapoarte: balanţa analitică (butonul ), balanţa sintetică (butonul ), registru jurnal (butonul

), fişa contului (butonul ), cartea mare (butonul ).



PARAMETRI DE SISTEM

Pentru a oferi un mediu de lucru cât mai configurabil s-au introdus parametrii de sistem

specifici modulului:

CNT_AnaliticObligatoriu

Acest parametru specifică dacă la introducere document contabil este obligatorie

completarea analiticelor până la ultimul nivel definit.

CNT_GolireEcranAdaugare

Acest parametru specifică dacă se doreşte golirea ecranului de introducere după

introducerea unui document contabil. Această golire se aplică datelor generale ale documentului

contabil, cum ar fi: document, centralizator, data contabilă, data document … nu şi articolelor

contabile.

CNT_TransferInValuta

Acest parametru specifică dacă este obligatorie contarea automată a documentelor primare

şi în valuta de secundară a societăţii de transfer.

CNT_UserCont

Acest parametru specifică dacă se limitează drepturile utilizatorilor la nivel de cont,

drepturi implementate la introducere de document contabil.

CNT_ArticolIncomplet

Acest parametru specifică dacă este permisă introducerea de articole contabile “şchioape”,

debit sau credit lipsă.

Reîmprospătarea acestor parametri se poate face prin opţiunea „Actualizare parametri”

din meniul „Contabilitate”.



Schimbare parolă Fiecare utilizator autentificat are o parolă de acces în sistem. Această parolă o poate

schimba oricând prin intermediul opţiunii Schimbare parolă care se găseşte în meniul oricărui

modul.

Pentru schimbarea parolei se va introduce vechea parolă, noua parolă şi confirmarea ei,

după care se va apăsa butonul Modificare (Alt+M). Dacă se renunţă la schimbarea parolei se

apasă butonul Revocare (Alt+R).

Dacă modificarea parolei s-a făcut cu succes va apărea mesajul “Parola a fost schimbată cu

succes”.

În cazul în care se omite completarea unui câmp sau un câmp a fost completat greşit va

apărea mesajul de mai jos.

În cazul în care confirmarea parolei nu coincide cu parola nouă va apărea mesajul

“Confirmarea parolei nu este corectă!”.

Actualizare configurări Accesând opţiunea din meniul Contabilitate/Actualizare configurări se realizează

actualizarea tuturor configurărilor realizate pe utilizatori/grupuri de utilizatori şi societate, în

modulul ADM pe opţiunea Configurări/Definire configurări, anume:

configurări de documente/entităţi – operaţii, documente, parametri;

configurări de ecrane - ordine de parcurgere cu tab, salvare la adăugări repetate,

salvare sesiune, revenire la ordinea implicită de parcurgere cu tab;

configurări de meniu – administrarea drepturilor pe meniurile tuturor modulelor;

precum şi actualizarea setărilor parametrilor sistem care se realizează tot în modulul ADM

pe opţiunea Configurări/Parametri sistem.

După accesarea opţiunii va apărea mesajul de mai jos.

Dacă se apasă butonul de confirmare atunci se vor închide automat toate ecranele deschise

şi se vor actualiza configurările. Dacă se renunţă la actualizare configurări se poate continua

activitatea fără închiderea ecranelor şi aplicarea noilor configurări.



Vizualizare configurări În această fereastră se pot vizualiza toate drepturile şi configurările existente pentru

utilizatorul şi societatea cu care s-a intrat în modul, pentru toate meniurile, documentele şi

ecranele, ca şi setările parametrilor.

Configurare interfaţă În cadrul acestui ecran se poate stabili modul de afişare în ecrane a culorii, înălţimii, stilul

şi tipul de separator rânduri la tabele, ca şi caracteristicile (culoare, mărime, efect 3D) tipului de

literă folosit în antetele şi în cadrul tabelelor.

Setările se pot stabili apăsând pe butoanele şi se vor lansa ecranele aferente, ori din

lista derulantă ce se poate deschide şi cu tasta F4, din care se pot selecta setările dorite.



DEFINIRI

Planul de conturi Vizualizare plan conturi Planul de conturi cu care se livrează modulul este cel stabilit prin normele contabile în

vigoare şi poate fi modificat de către utilizator, adaptându-l specificului organizaţiei.

Se recomandă ca structura planului de conturi, respectiv organizarea conturilor, să se

stabilească la început. Fiecare cont poate fi definit pe şase nivele: sintetic, analitic I, II, III, IV, V.

Această flexibilitate în stabilirea nivelului de detaliere conferă modulului putere, prin informaţiile

de detaliu care se pot obţine pentru fiecare cont în parte. Definirea unui cont presupune şi

specificarea unor proprietăţi, cum ar fi:

tip cont (activ, pasiv, bifuncţional)

tip raportare (bilanţ, profit - pierdere, extra)

tip element monetar (monetar, nemonetar)

Pentru structurarea planului de conturi se va consulta manualul de definiri deoarece toate

operaţiunile legate de definirea planului de conturi se efectuează din modulul Definiri. Tot din

modulul Definiri se vor crea şi centralizatoarele şi documentele din cadrul acestora.

Modulul de contabilitate oferă posibilitatea vizualizării planului de conturi din meniul:

Definiri/Plan cont

Definire plan conturi Definirea şi structurarea planului de conturi se realizează în cadrul secţiunii:

Definiri/Plan Conturi/Definire plan conturi.



La vizualizarea entităţilor din cadrul planului de conturi se poate specifica numărul

acestora care poate fi încărcat la o singură operaţie de vizualizare secvenţială, prin intermediul

parametrului DEF_IncarcareNrEntitati.

Adăugarea, modificarea, ştergerea unui cont sintetic, se face prin poziţionarea pe

respectivul cont, sau pornind din orice nod, deschiderea meniului contextual (buton dreapta sau

din meniul principal) şi selectarea opţiunilor corespunzătoare.

Odată deschisă fereastra de adăugare conturi, se pot opera modificări asupra mai multor

conturi sintetice, fără a fi nevoie să fie deschisă fereastra pentru fiecare cont în parte. Se

selectează contul, se operează modificările, se apasă butonul Actualizare, după care se poate

relua procedura pentru orice alt cont.

GRUPE - toate operaţiile asupra grupelor (adăugare, modificare, ştergere, ataşare) se fac

din secţiunea Plan Conturi/Grupe cont.

Adaugare grupă - adaugă o grupă fără a face legătura cu un cont sintetic sau cu altă grupă.

Legături grupă - se ataşează o grupă la un cont sintetic sau la o altă grupă. Opţiunea este

activă numai dacă a fost selectat un cont sau o grupă.



ELEMENTE (ANALITICE) - următoarele operaţii asupra analiticelor (ataşare,

modificare, ştergere, distrugere) se fac din secţiunea Plan Conturi/Grupe cont (adăugare,

modificare) fie din Plan Conturi/Elemente cont (adăugare, modificare şi ataşare).

Adăugare element – pentru a se putea adăuga un element trebuie selectată o grupă sau un

cont şi apoi din meniu se selectează Adăugare/Element. Elementele se adăugă, sau se modifică

oricare, fără a fi ataşate. Tot de aici se vor adăuga şi elementele pentru fiecare grupă în parte, în

funcţie de cerinţele structurii planului contabil folosit de societate. Pentru aceasta se poziţionează

săgeata mouse-ului pe grupa în care se doreşte adăugarea elementului (elementelor) şi se foloseşte

opţiunea Adăugare/Element. Toate elementele din cadrul grupelor care se află pe primul nivel

ierarhic (analiticele) sunt ataşate automat la conturile sintetice, la care sunt ataşate respectivele

grupe.

Legături elemente - ataşează un element selectat la un element (analitic) de pe un nivel

ierarhic superior, în secţiunea Plan Conturi/Elemente cont. Pentru aceasta se poziţionează

săgeata mouse-ului pe elementul la care se doreşte ataşarea şi se foloseşte opţiunea Legături

elemente. Opţiunea este activă numai dacă a fost selectat un element.

Ştergere - se şterge doar legătura dintre elemente.

Distrugere - se şterge elementul definitiv.

Plan conturi de referinţă Pentru raportări în mai multe sisteme de conturi se pot defini mai multe planuri de conturi.

Acest lucru se poate realiza din meniul Definiri, opţiunea „Plan conturi de referinţă”.



Definirea unui plan de conturi de referinţă constă în specificare: denumire plan cont,

standard, precum şi a conturilor şi a structurii lor. După definirea structurii planului de referinţă se

definesc legăturile cu planul de conturi de bază pentru fiecare cont în parte.

Meniu: Definiri/ Plan conturi de referinţă

Apăsând butonul dreapta al mouse-lui pe structura arborescentă a planului de conturi

afişează un meniu care permite adăugarea/modificarea/ştergerea contului, precum şi editarea

legăturilor cu planul de conturi de bază.

Adăugarea unui cont presupune specificarea contului (alpha-numeric), tipul contului (A -

activ,P - pasiv ,B – bifuncţional), denumirea contului şi structura de analitice. Grupele de analitice

se definesc în modulul Definiri.

Legătura între contul de referinţă şi contul de bază se poate stabili la orice nivel de

detaliere, dar atunci când se definesc legături la nivel de analitice, pentru toate analiticele posibile

trebuie definite legături distincte.



Acest ecran se iniţializează la cont de referinţă cu contul curent din vizualizare. Se

specifică analiticele contului – dacă se doreşte realizarea unei legături la nivel de analitic – apoi se

selectează contul de bază din lista de conturi şi se specifică analiticele acestuia. După completarea

acestor câmpuri se apasă utonul Adaugare (Alt+A) şi legătura va fi salvată în baza de date.

Ştergerea unei legături se face prin apăsarea butonului Stergere (Alt+T).

Activităţi contabile Activităţile contabile reprezintă regulile de contare care se ataşează documentelor primare.

O activitate contabilă conţine una sau mai multe note contabile şi se foloseşte la transferul

documentelor în contabilitate. Fereastra pentru activităţile contabile se lansează din calea

Definiri/Activităţi contabile.

Introducerea unei activităţi contabile noi se face prin completarea câmpurilor apărute în

urma apăsării butonului Adăugare (sau combinaţia de taste Alt+A), astfel:



se introduce denumirea activităţii (ex: vânzare produse finite);

se selectează tipul activităţii, acesta reprezentând modulul şi/sau documentul

pentru care se va folosi această activitate;

se selectează un centralizator şi un document în care va fi generată contarea;

se specifică operaţia, aceasta reprezentând documentul ce se va putea transfera în

contabilitate în baza acestei activităţi;

se ataşeaza operaţiile contabile (monografiile, definite în prealabil) trecându-le cu

ajutorul butoanelor dedicate în cadrul Operaţie din dreapta.

la adăugarea activităţii contabile se specifică sursa centrului de profit ce va fi

completat automat la momentul transferului în contabilitate (poate fi: gestiunea,

punctul de vânzare sau agentul).

Notele contabile definite în Socrate vor fi denumite în continuare monografii contabile.

Ataşarea monografiei la o activitate contabilă deja existentă se face astfel:

se selectează activitatea contabilă pentru care se doreşte ataşarea;

se apasă butonul Ataşare (Alt+R) care deschide fereastra de mai jos:



se apasă butonul Selecţie (Alt+S) pentru afişarea monografiilor existente;

criteriile de filtrare monografii sunt următoarele: denumire, debit, credit şi

valoare;

se selectează pe rând fiecare monografie din care va fi compusă activitatea şi se

trece cu butonul “>” în partea dreaptă a ecranului;

Atenţie! Dacă se apasă butonul Selecţie (Alt+S) după trecerea monografiilor în

partea dreaptă, acestea vor dispărea şi se va putea trece la alta selectare.

după selectarea monografiilor care vor fi preluate pe activitatea contabilă se apasă

butonul Adăugare (Alt+A).

Cu alte cuvinte activitatea contabilă în curs de definire va cuprinde numai acele

monografii care se găsesc ca operaţii ataşate.

Activitatea contabilă se poate defini numai dacă există centralizatoare, documente şi

monografii.

Asupra activităţilor contabile definite se pot face operaţii de ştergere şi modificare prin

intermediul butoanelor Modificare (sau combinaţia de taste Alt+M) şi Ştergere (sau combinaţia

de taste Alt+T).

Monografie Monografia se foloseşte pentru a defini operaţiile (regulile) care stau la baza transferurilor

în contabilitate. Monografia se defineşte după ce mai întâi s-au creat conturile (sintetice şi

analitice) care o vor compune în planul de conturi. Monografiile se pot vizualiza din ecranul

lansat urmând calea calea Definiri/Monografii.

Monografiile se pot adăuga prin intermediul ecranului lansat apăsând pe butonul

Adăugare, sau combinaţia de taste Alt+A. În cadrul acestei ferestre se vor completa câmpurile:

denumire monografie, conturile contabile debitoare, creditoare şi valoare de transfer.



Conturile analitice, de la I la V, se scriu numai dacă sunt create în planul de conturi,

conform necesităţii lor. Aceste analitice se completează sau nu în funcţie de modalitatea de

transfer a documentelor în contabilitate (automat sau nu), cât şi de natura analiticului (entitate a

sistemului sau element creat extern).

În câmpul Valoare se poate selecta una din următoarele:

suma – suma de pe document, fără valoare tva, fără valoare diverse;

tva – valoarea TVA de pe document;

sumaDR – diferenţe rezultate din rotunjiri la nivel document faţă de rotunjiri la nivel de detaliu;

sumaG – subtotal de pe document, în funcţie de gestiune (ţine cont de legătura articole –

gestiuni);

sumaV – subtotal de pe document, în funcţie de contul de venit definit în gestiuni (ţine cont de

legătura articole – gestiuni);

sumaC – subtotal de pe document, în funcţie de contul de cheltuială definit în gestiuni (ţine cont

de legătura articole – gestiuni);

sumaS – valoare calculată după formula [cantitate*preţ de stoc], folosită la descărcarea

gestiunilor (transferă valoarea pentru descărcare de gestiune).

sumaSG – combinaţie între sumaS şi sumaG. Se utilizează la monografiile de transfer în

contabilitate a valorii calculate după formula [cantitate*preţ de stoc], folosită la

descărcarea gestiunilor (ţine cont de legătura articole-gestiune pentru detalierea pe

conturi de gestiune).

sumaD – valoare calculată a diferenţei de curs valutar înregistrată pe documente de încasare sau

plată în valută;

sumaVDA – valoare discount la nivel de articol în funcţie de contul, ţine cont de legătura articole

gestiuni;

sumaDR – diferenţe rezultate din rotunjiri al nivel de document faţă de rotunjiri la nivel de

detaliu;

Câmpurile cu minus în faţă înseamnă că la transfer suma care se transferă se ia cu semn

invers faţă de cum este în documentul primar.

Monografiile pot fi modificate şi şterse. Ştergerea unei monografii se poate face numai

dacă ea nu a fost folosită la definirea unei activităţi contabile. Totuşi, pentru ştergerea unei

monografii se poate recurge la ştergerea activităţii contabile care o conţine.



Utilizarea sumeiSG este recomandată pentru crearea monografiilor de transfer în

contabilitate a documentelor care fac descărcare de gestiune (avize de expediţie, bonuri de

consum etc.). Această sumăSG trebuie utilizată în aceste cazuri deoarece:

este posibil ca pe acelaşi document să existe articole ce se înregistrează în conturi

de stoc şi cheltuială diferite. Această distincţie este făcută de către partea dată de

sumaG;

deoarece este vorba de o descărcare de gestiune, valorile transmise în contabilitate

trebuie să reprezinte valoarea la preţ de stoc a articolelor ce se descarcă. Această

facilitate este obţinută prin partea dată de sumaS.

Legături activităţi contabile Activităţi - documente Această legătură este folosită pentru:

1. restricţionarea la selecţie a activităţilor de transfer în funcţie de documentul primar

ce se doreşte a fi transferat în contabilitate. Această facilitate este utilă pentru a

minimiza posibilitatea de a alege greşit activitatea de transfer la momentul

transferului în contabilitate;

2. specificarea sursei pentru determinarea centrului de profit, pentru transferul

automat (vezi şi documentaţia referitoare la transferul automat).

Se lansează din meniul Contabilitate/Activităţi-documente. Ecranul de vizualizare este

folosit şi pentru realizarea sau desfacerea legăturilor dintre activităţi şi documente, precum şi

dintre acestea şi observaţiile predefinite. Transferul în contabilitate se poate efectua şi după

observaţiile de pe document şi care sunt legate de activităţi contabile.

Se selectează documentul căruia i se va lega activitatea contabilă dorită, după care se apasă

butonul Adăugare (sau combinaţia de taste Alt+A) de sus. În acest moment se va deschide

fereastra de vizualizare a activităţilor contabile, se apasă butonul Selecţie (sau combinaţia de taste

Alt+S) şi apoi se alege activitatea dorită (se dă click pe ea) şi se apasă butonul Adăugare (sau

combinaţia de taste Alt+A).

La fiecare legătură activitate-document se pot ataşa observaţii. Pentru aceasta se selectează

documentul şi activitatea vizată şi apoi se apasă butonul Adăugare (sau combinaţia de taste

Alt+A) de jos. Din fereastra apărută se selectează observaţia, sau observaţiile şi apoi se apasă din

nou Adăugare.



Ştergerea unei legături se face cu ajutorul butonului Ştergere (sau combinaţia de taste

Alt+T).

Activităţi - utilizatori Activităţile contabile stau la baza transferurilor de documente în modulul Contabilitate.

Legătura activităţi-utilizatori ajută la restricţionarea utilizării unei activităţi contabile, în funcţie de

utilizator. Dacă nu există nici o legătură între utilizator şi activităţile contabile atunci pentru acest

utilizator apar în fereastra de transfer din cadrul documentelor, toate activităţile definite pentru

acel modul şi respectiv pentru acel document.

Pentru stabilirea unei astfel de legături se parcurge calea Contabilitate/Activităţi-

Utilizatori şi se va deschide ecranul de vizualizare.

Primul pas este acela de a selecta utilizatorul pentru care urmează stabilirea legăturilor,

după care se apasă butonul Adăugare (sau combinaţia de taste Alt+A). În acest moment se va

deschide fereastra de vizualizare a activităţilor contabile, se apasă butonul Selecţie (sau

combinaţia de taste Alt+S) şi apoi se alege activitatea dorită şi se apasă butonul Adăugare (sau

combinaţia de taste Alt+A).

Ştergerea unei legături se face cu ajutorul butonului Ştergere (sau combinaţia de taste

Alt+T).

Documente Cu ajutorul opţiunii Contabilitate/Documente se definesc documentele primare: facturi

fiscale (client şi furnizor), chitanţele de numerar, documente bancare, note contabile pentru



diverse operaţii etc., care generează mişcări în patrimoniu. Aceste documente sunt grupate în

centralizatoare.

Definirea centralizatorului se face apăsând pe butonul Adăugare, sau combinaţia de taste

Alt+A, aflat sub chenarul cu denumirea Centralizatoare. Astfel se va deschide o fereastră în care

se introduc pe rând denumirile centralizatoarelor.

Introducerea documentelor se face selectând centralizatorul de care aparţin, după care se

face apăsând pe butonul Adăugare, sau combinaţia de taste Alt+A, aflat sub chenarul cu

denumirea Documente şi în fereastra apărută se introduc pe rând denumirile documentelor. Se pot

selecta şi documente folosite la alte centralizatoare.

Pentru introducerea unui tip document se selectează centralizatorul şi documentul din care

face parte după care se apasă pe butonul Adăugare, sau combinaţia de taste Alt+A, aflat sub

chenarul cu denumirea Tip document şi se completează fereastra nou deschisă. Se poate selecta

orice tip document care n-a mai fost adăugat pentru aceeaşi legătură centralizator – document.

Asupra centralizatoarelor, documentelor şi tipurilor documentelor se pot face operaţii de

modificare şi ştergere:

Atenţie! Nu se pot şterge documente şi centralizatoare care sunt folosite în contabilitate.

De asemenea:

- Nu se poate şterge un centralizator pentru care s-a definit un document.

- Nu se poate şterge un document pentru care s-a definit un tip document.

Pentru a şterge totuşi un centralizator, se şterge mai întâi documentul specific (dacă acesta

există). apoi documentul şi în final centralizatorul.

Calendar documente Această facilitate oferă posibilitatea stabilirii pentru fiecare tip de document în parte a

intervalului în care se pot face înregistrari, acest lucru minimizând posibilitatea efectuării unei

înregistrări cu o dată calendaristică greşită. Definirea intervalelor se face la nivel de societate-

utilizator şi înainte de începerea lucrului cu documentele. Ecranul de vizualizare se lansează din

meniul Contabilitate/Calendar documente.



Datele din tabel se aduc pe baza filtrelor de selecţie disponibile după apăsarea pe butonul

Selecţie, sau combinaţia de taste Alt+S. Pentru a se adăuga intervale noi se apasă pe butonul

Adăugare, sau combinaţia de taste Alt+A, pentru a se lansa ecranul de adăugare.

Ecranul de adăugare este un ecran de multiadăugare în sensul ca permite specificarea unor

liste de documente, utilizatori şi societăţi pentru care se doreşte adăugarea de calendar.

Dacă nu se selectează nici o societate, respectiv nici un utilizator atunci calendarul va fi

introdus pentru toate societăţile, respectiv pentru toţi utilizatorii. Dacă se introduce calendarul

numai pentru anumite societăţi, documente şi utilizatori, se stabileşte perioada şi

societatea/societăţile şi apoi se selectează documentul sau documentele, respectiv utilizatorul sau

utilizatorii prin activarea căsuţelor dorite. Se pot folosi opţiunile Selectează tot şi Deselectează tot

pentu selectarea/deselectarea tuturor documentelor sau utilizatorilor.

Modificarea calendarului documentelor se realizeaza pentru toate documentele confirmate

prin activarea căsuţei în ecranul de modificare. Pentru aceasta se apasă pe butonul Modificare,

sau combinaţia de taste Alt+M, pentru a se lansa ecranul de modificare. Se modifică perioada şi

se selectează documentele şi apoi se apasă din nou pe butonul Modificare, sau combinaţia de

taste Alt+M.

Se pot şterge calendare documente prin selecţia din tabelul din ecran de vizualizare şi apoi

pe butonul Ştergere, sau combinaţia de taste Alt+T.

În această versiune, verificarea la nivel de utilizator+societate se face doar la introducerea

manuală de note contabile. Pentru toate celelalte documente, verificarea se face doar la nivel de

societate, cu intervalul definit pentru utilizator nespecificat.



Dimensiuni documente contabile Structura de document contabil este prevăzută să funcţioneze cu cinci dimensiuni, plus

două pseudo dimensiuni.

Definire dimsniunilor se poate face din meniul definiri, opţiunea Dimensiuni:

Apăsând pe Adăugare, sau Alt+A, se deschide un ecran

O dimensiune se defineşte prin tip, denumire şi cod.

Cele două pseudo – dimensiuni sunt societatea, respectiv firma.

Dimensiunile sunt informaţii editabile, atât la introducere manuală cât şi la modificare de

note contabile automate. În cazul contării automate, implicit, dimensiunea „societatea” se preia de

pe documentul primar. Dimensiunea „firmă” se preia automat prin contare de pe documentele

primare, bineînţeles acolo unde este cazul. Dimensiunile proiect, locaţie şi observaţii note se pot

introduce manual pe nota contabilă, atât la nivel de document contabil cât şi la nivel de articol

contabil.

Utilitatea acestor dimensiuni se regăseşte în obţinerea diferitor rapoarte contabile şi

financiare, bazate pe note contabile, obţinute în cadrul rapoartelor configurabile.

Contabilitate de inflaţie

În momentul în care inflaţia atinge un nivel foarte ridicat, situaţiile financiare întocmite în

moneda ţării a cărei economie este afectată de inflaţie nu pot oferi informaţii corecte despre

performanţele şi poziţia financiară a întreprinderii.

Aplicarea normei IAS 29 presupune ca documentele finale (situaţiile de sinteză) să fie

corectate ţinându-se cont de variaţiile puterii generale de cumpărare a monedei.

Situaţiile financiare ale unei întreprinderi ce îşi prezintă conturile în moneda unei

economii inflaţioniste trebuie să fie exprimate în unitatea de măsură în vigoare la data bilanţului.



Valorile corespondente ale perioadei precedente, cât şi orice informaţie relativă la perioadele

anterioare, trebuie să fie exprimate în unitatea de măsură în vigoare la data bilanţului.

În acest sens modulul de Contabilitate oferă posibilitatea de retratare a elementelor

bilanţiere, respectiv cont de profit şi pieredere prin intermediul rapoartelor configurabile. În acest

sens trebuie definite în planul de conturi elementele nemonetare, precum şi indicii de inflaţie.

Definirea indicilor de inflaţie se poate realiza din meniul „Definiri” opţiune „Indice”.

Definirea unui indice constă în specificarea tipului, perioada de valabilitate şi valoarea

acestuia.

O altă operaţie necesară retratării bilanţului este soldare de an cu defalcarea sumelor după

data de intrare.

Taxe Pentru uşurarea diverselor raportări (vezi Rapoarte configurabile) la nivel de taxe aplicate,

introducerea articolelor contabile se poate realiza la nivel de taxe. În acest sens se definesc taxele

utilizate din meniul „Definiri”, opţiunea „Taxe”.

Sistemul se iniţializează cu următoatele grupe de taxe:

- Bază TVA;

- Cota TVA;

- Accize;

- Taxe vamale ;

Aceste categorii de taxe se pot extinde în funcţie de necesităţi cu alte grupe.



Se selectează tip taxă şi se introduce taxa în câmpul Taxa precum şi valoarea acesteia în

procente. În cazul unor taxe pentru care există şi o evidenţă precendentă în Socrate (cum ar fi

TVA) în momentul definirii taxei se specifică şi legătura cu aceasta (acolo unde este cazul).

Pentru taxele din categoria “Bază TVA” şi “Cota TVA” se adaugă proprietatea tip taxă:

Pentru rapoartele configurabile de tip Jurnal cumpărări şi Jurnal vânzări este necesară

definirea următoarelor tipuri de taxe din categoria TVA:

- Bază 9%, valoare=9, tip taxă= Baza TVA, legătura=9%;

- Bază 19%, valoare=19, tip taxă= Baza TVA, legătura=19%;

- TVA 19%, valoare=19, tip taxă= Cota TVA, legătura=19%;

- TVA 9%, valoare=9, tip taxă= Cota TVA, legătura=9%;

- SCDD, valoare=0, tip taxă= Baza TVA, legătura=0% (scutit cu drept de

deducere);

- SCFD, valoare=0, tip taxă= Baza TVA, legătura=SFD (scutit fără drept de

deducere);

- ECDD, valoare=0, tip taxă= Baza TVA (export cu drept de deducere);

- ECFD, valoare=0, tip taxă= Baza TVA (export fără drept de deducere);

Pentru a modifica o taxa se selectează din tabel înregistrarea şi se apasă butonul

Modificare, sau combinaţia Alt+M.

Pentru a şterge o taxa se selectează din tabel înregistrarea şi se apasă butonul Ştergere, sau

combinaţia Alt+T.

Rapoarte configurabile Rapoartele configurabile oferă un mecanism flexibil de rapoartare în funcţie de nevoile de

analiză ale utilizatorului. Există următoarele categorii de rapoarte configurabile:

Rapoarte de sinteză: Sinteză dinamic (D) şi Sinteză static (S)

Situaţii financiare (F): Static; Dinamic; Generic.

Jurnal (J)

Închidere de conturi. (V)

Toate rapoartele configurabile se pot defini atât pentru planul de bază cât şi pentru orice

plan de referinţă definit anterior.

Rapoarte de sinteză Această categorie oferă posibilitatea de definire de rapoarte ce au la bază „rânduri” cu

formule. Exemplu: bilanţul sau contul de profit şi pierdere.



Structura rapoartelor de tip sinteză

La rândul lor, rapoartele de sinteză se împart în:

Raport de sinteză static (cod S) - Este un raport bazat pe calcul de sold pe o

perioadă specificată (sold la început de perioadă şi sold la sfârşit de perioadă).

Coloanele disponibile sunt: Sold iniţial şi Sold final. Se foloseşte pentru obţinerea

de rapoarte tip Bilanţ

Raport de sinteză dinamic (cod D) - Este un raport bazat pe calcul de rulaje într-o

perioadă specificată raportat la perioada precedentă. Coloanele disponibile sunt:

Rezultat curent şi Rezultat precedent. Se foloseşte pentru obţinerea de rapoarte de

tip Cont de profit şi pierdere.

Rapoarte jurnal Această categorie oferă posibilitatea de definire de rapoarte ce au la bază „coloane” cu

formule. Exemplu: Jurnalul de cumpărări şi de vânzări.

Structura rapoartelor de tip jurnal

Situaţii financiare Această categorie de rapoarte este în fapt o grupă flexibilă dat fiind faptul că utilizatorul

are posibilitatea de a alege singur care vor fi coloanele care vor apărea în raport. (nu mai există

restricţia de adăugare de coloane, dar s-a păstrat şi logica de coloane implicite în functie de

Caracteristică raport). Cu ajutorul acestui tip de rapoarte se pot obţine oricare dintre celelalte

enumerate până acum (bilanţ, profit şi pierdere, jurnale etc)

Închidere de cont Această categorie reprezintă de fapt doar gruparea regulilor necesare pentru procedura de

închidere automată a conturilor de cheltuială şi de venit. Ca şi definire se poate defini o singură

regulă la un moment dat. Raportul nu conţine nici o coloană, ci doar elemente şi formule prin care

se stabilesc regulile de închidere a conturilor.

COLOANE RAPORT ELEMENTE

DREPTURI FORMULE

Coloane fixe

Coloane

Coloane calculate

Raport

Elemente (filtre)

Formule



Vizualizare rapoarte configurabile Toate definiţiile de rapoarte configurabile sunt accesibile din ecranul de mai jos:

Filtrele de selecţie disponibile sunt Titlu şi Tip raport. În partea centrală se vizualizează

conţinutul fiecărui raport pe trei tab-uri: Coloane, Elemente şi Drepturi, iar în partea inferioară se

vizualizează rapoartele existente.

Adăugare rapoarte configurabile Pentru a adăuga un nou raport configurabil se parcurg următoarele etape:

1. Stabilirea titlului, tipului şi caracteristicii raportului necesar.

2. Adăugarea de coloane sau modificarea celor implicite.

3. Definirea elementelor şi a formulelor ce intră în componenţa acestora.

4. Stabilirea de drepturi la nivel de utilizator pentru acest raport.

1. Stabilirea titlului, tipului şi caracteristicii raportului necesar Opţiunea este accesibilă din ecranul de vizualizare rapoarte configurabile, prin apăsarea

butonului Adaugare (Alt+A).

Titlu – se introduce titlul de identificare a raportului.

Tip raport – se alege tipul de raport dorit, conform descrierii făcute mai sus.

Caracteristică – se alege caracteristica raportului, în funcţie de tipul de raport ales

anterior.

Rotunjire – se stabileşte rotunjirea aplicată valorilor calculate.

Mărime afişare – se stabileşte mărimea de afişare a rezultatelor, implicit 1 (la leu).

Această proprietate se aplică doar dacă se tipăreşte raportul în valuta de bază. Indicatorul este util

pentru a evalua valorile aduse în raport prin înmulţirea sau împărţirea acestora la un coeficient

indicat. Operaţia de înmulţire sau de împărţire se selectează prin intermediul celor două opţiuni

„*”, respectiv „/”, iar coeficientul se introduce în câmpul alăturat. În practică se va folosi pentru:

afişarea valorilor în vechea monedă, după un proces de denominare, prin

înmulţirea valorilor cu coeficientul de denominare;



afişarea valorilor transformate într-o altă monedă, prin introducerea parităţii dintre

acestea.

Raport predefinit – se poate ataşa un raport (.rpt) (denumire raport, fără cale) existent,

care se foloseste la tiparire raport. Atenţie - acest raport trebuie sa fie definit special pe structura

de raport. Altfel, se completeată cu titlul dorit pentru afişarea pe ecran.

Plan de cont – se stabileşte planul de conturi pentru care se defineşte raportul, implicit de

bază. Dacă se selectează opţiunea “Plan cont de referinţă” atunci trebuie selectat un plan cont de

referinţă definit anterior (Definiri/Plan cont de referinţă). În acest caz, la editarea formulelor în

raport, conturile disponibile vor fi doar cele din planul de referinţă selectat la definirea raportului.

2. Adăugarea de coloane sau modificarea celor implicite În ecranul de vizualizare, în tab-ul aferent coloanelor există opţiuni de adăugare,

modificare şi ştergere coloane. În funcţie de tipul şi caracteristica raportului, pentru fiecare tip de

raport există una sau mai multe coloane implicite. Indiferent de tipul sau caracteristica raportului,

odată ce o coloană a fost introdusă într-un raport, ei i se poate modifica titlul şi ordinea de afişare.

Adăugare coloane - din lista coloanelor disponibile se selectează cele care vor fi

adăugate; apăsând tasta „Adaugare” acestea vor fi ataşate raportului. O coloană deja adăugată este

afişată cu culoare gri. Lista de coloane este completată doar cu acele coloane care pot fi incluse în

raportul respectiv, datorită tipului şi caracteristicii acelui raport. Relaţia dintre tip, caracteristică şi

coloane este redată în tabelul de mai jos.

Modificare coloană - Indiferent de tipul sau caracteristica raportului, odată ce o coloană a

fost introdusă într-un raport, ei i se poate modifica titlul şi ordinea de afişare. În cazul rapoartelor

de tip jurnal sau situaţii financiare modificarea se poate face şi asupra:

vizibil – specifică dacă este tipăribil.

grupare – dacă datele tiparite se grupează după această coloană.

aliniere – alinierea textului tipărit.

dreapta/lăţime – mărimea şi aranjarea câmpului grid vizualizare/listă tiparită



Dacă nu se specifică lăţimea unui câmp atunci acesta va fi iniţializat implicit astfel, câmp

fix: 1200; câmp calculat: 1600.

Ştergere coloană – se şterge coloana curent selectată din lista de coloane ataşată

raportului.

Modificare poziţie – ordinea de afişare a coloanelor se poate modifica folosind săgeată

sus/jos.

Tip raport Titlu coloană Tip sumă Câmp corespondent

Sinteză static SOLDINIT Sold iniţial

SOLDFINAL Sold final

Sinteză dinamic

REZPRECED Rezulat precedent

REZCURENT Rezultat curent

REZRAP Rezultat raportat

Jurnal

SOCIETATE SOCIET Dimensiune - societate - document

contabil

NRDOC Număr document Numar document contabil

POZITIA Poziţia Pozitie document contabil

DOCUMENT Document Document contabil

EXPLIC Explicaţii Explicatii document contabil

DATACONTAB Data contabilă Data contabila document

PROJECT Proiect Dimensiune proiect document

LOCAŢIE Locaţie Dimensiune locaţie document

DATADOC Data document Data document

FIRMA Firmă Dimensiune –firma- document

CODFIRMA Cod fiscal Cod fiscal din definire firma document

CENTRAL Centralizator Centralizator document contabil

(definite) (definite) Coloanele definite de utilizator

Situaţii financiare1

RPRECED Rezultat precedent Rulaj in perioada precedenta

RCURENT Rezultat curent Rulaj in perioada curenta

SIPRECED Sold initial precedent Sold la data inceput perioada precedenta

SICURENT Sold initial curent Sold la data inceput perioada curenta

SFPRECED Sold final precedent Sold la data sfarsit perioada precedenta

SFCURENT Sold final curent Sold la data sfarsit perioada curenta

SDIPRECED Sold initial debit precedent Sold debit la data inceput perioada

precedenta

SCIPRECED Sold initial credit precedent Sold credit la data inceput perioada

precedenta

SDICURENT Sold initial debit curent Sold debit la data inceput perioada

curenta

SCICURENT Sold initial credit curent Sold credit la data inceput perioada

curenta

1 Tipul Situaţii financiare cuprinde şi coloanele care în tabel sunt ataşate celorlalte tipuri de rapoarte.



Tip raport Titlu coloană Tip sumă Câmp corespondent

SDFPRECED Sold final debit precedent Sold debit la data sfarsit perioada

precedenta

SCFPRECED Sold final credit precedent Sold credit la data sfarsit perioada

precedenta

SDFCURENT Sold final debit curent Sold debit la data sfarsit perioada curenta

SCFCURENT Sold final credit curent Sold credit la data sfarsit perioada

curenta

RDPRECED Rulaj debit precedent Rulaj debit in perioada precedenta

RCPRECED Rulaj credit precedent Rulaj debit in perioada precedenta

RDCURENT Rulaj debit curent Rulaj debit in perioada curenta

RCCURENT Rulaj credit curent Rulaj debit in perioada curenta

RPRECED_L1..12 Rezultat precedent luna

ianuarie..decembrie

Rulaj in perioada precedenta defalcată pe

luni

RCURENT_ L1..12 Rezultat curent luna

ianuarie..decembrie

Rulaj in perioada curenta defalcată pe

luni

SPRECED_L1..12 Sold precedent luna

ianuarie..decembrie

Sold defalcat pe luni la data sfarsit luna

in perioada precedenta

SCURENT_L1..12 Sold curent luna

ianuarie..decembrie


in perioada curenta

RPRECED_L(i) Rezultat precedent luna

ianuarie..decembrie

Rulaj in perioada precedenta defalcată pe

luni

RCURENT_L(i) Rezultat curent luna

ianuarie..decembrie

Rulaj in perioada curenta defalcată pe

luni

SPRECED_L(i) Sold precedent luna

ianuarie..decembrie


in perioada precedenta

SCURENT_L(i) Sold curent luna

ianuarie..decembrie


in perioada curenta

RRAP Rezultat raportat REZCURENT\REZPRECED

RCUM Rezultat cumulat REZCURENT+ REZPRECED

RDIF Rezultat diferenta REZCURENT - REZPRECED

3. Definirea elementelor şi a formulelor ce intră în componenţa acestora.

Toate operaţiile care urmează se efectuează din ecranul de definire a elementelor. Acesta

se accesează din ecranul de vizualizare a rapoartelor configurabile, prin apăsarea butonului

“Elemente”.

Un element reprezintă un rând (vizibil sau invizibil) în cazul rapoartelor de sinteză şi

situaţiilor financiare, sau o colonă în cazul jurnalelor.

Rândul poate fi un rând obişnuit/calculat din date directe sau rând totalizator.



EC – element calculat;

ET – element total. (în principiu aceste rânduri totalizatoare se tipăresc bold).

În afară de acestea mai există:

EX – element text;

EL – element linie.

Distincţia de element la nivel de rând/coloană are influenţă vizuală în raportul tipărit şi are

şi rol de restricţie în definirea formulei. Pentru un rând de tip EC se pot folosi ca şi surse de date

doar valori rezultate din note contabile, pentru un rând de tip ET se pot folosi ca şi surse de date

doar valori din alte rânduri.

Un element se descrie prin:

Denumire - este textul prin care se descrie ce reprezintă elementul. În cazul rapoartelor de

sinteză pe „rând” acest text va fi afişat ca descriere de linie, în coloana ELEMENT, iar pentru

rapoarte de tip jurnal acest text va fi preluat ca titlu de coloană.

Cod – este codul prin care se identifică fiecare element. Acesta este unic la nivel de raport.

În cazul rapoartelor de sinteză pe „rând” acest cod este afişat în coloana de CODELEMENT. În

cazul rapoartelor de tip jurnal partea numerică a acestui cod va fi afişată în capul de tabel, sub

titlul coloanei. În cazul rapoartelor jurnal definirea acestui cod trebuie obligatoriu să înceapă cu o

literă, de exemplu: „C01”.

Tip element – se selectează din listă: element calcul – dacă se doreşte un calcul, element

total – dacă se doreşte o formulă de total, element text – pentru un text fix, element grafic – pentru

o delimitare prin linie.

Rând/Coloană – se poate indica dacă elementul respectiv reprezintă un rând sau o

coloană din raport. Această indicaţie este liberă doar în cazul rapoartelor Situaţii financiare cu

caracteristica Generic. În restul cazurilor, este direct dependentă de tipul şi caracteristica de raport

specificate la definirea acestuia.

Vizibil – implicit fiecare element este are proprietatea vizibil. Daca se doreste definirea

unui element folosit în cadrul altor elemente fără necesitatea de a fi afisat ca şi linie independentă,

atunci aceasta se poate realiza prin ridicarea bifei Vizibil.

Formula – descriea formulei de calcul a valorilor (valori rând sau coloană).

Adăugarea unui element se realizează prin apăsarea butonului „Adaugare” din ecranul de

vizualizare a elementelor.

Fereastra se deschide implicit pentru adăugări repetate. Pentru a putea urmări adăugările

efectuate se poate selecta checkbox -ul „Reimprospatare vizualizare elemente”. În acest fel după

fiecare adăugare, tabelul de vizualizare elemente din forma de editare formule se reîmprospătează.

Folosind butoanele săgeată sus/jos se poate schimba ordinea de afişare a elementelor

definite. Această operaţie are sens în primul rând în cazul rapoartelor de sinteză (static şi

dinamic), ordinea specificată este ordinea de tipărire a rândurilor.



Formule raport După adăugarea elementului se poate defini formula elementului. Formule se pot defini

doar pentru elemente de tip:

- EC - element calcul, formulă bazată pe entităţi cont

- ET – element total, formulă bazată pe entităţi elemente

Definirea unei formule constă în definirea mai multor linii de formulă, o linie de formulă

reprezentând un cont, o sumă, un procent sau un element. Definirea unei linii de formulă

presupune specificarea semnului, sursei, tipului sumei şi valorii propriu-zise.

Este posibilă definirea formulelor cu excludere după tip taxa şi după observaţii note.

Operator - poate avea valorile +/- cu semnificaţia operaţiilor matematice de

adunare/scădere, * sau / pentru înmulţire/împărţire, „E” – nemodificabil – cu semnificaţia de linie

de excepţie. Operator Tip Observatii + Direct Adunare

- Direct Scădere

E Indirect Linie de excepţie, se aplică pentru linia precedentă de tip EC si tipsuma =DC

* Indirect Linie de înmulţire, se aplică pentru linia precedentă de tip EC, ET

\ Indirect Linie de împărţire, se aplică pentru linia precedentă de tip EC, ET

Sursă – indică valorile luate în calcul, astfel:

- EC – cont – valorile sunt aduse în relaţia cu contul indicat;

- ES – sumă – valoarea luată în calcul este cea introdusă direct;

- EI – indice de inflaţie – valoarea luată în calcul este indicată prin definirea indicilor

de inflaţie;

- EP – procent – valoarea luată în calcul este procentul introdus direct;

- ET – element total – valoarea este rezultatul unui calcul din alte formule.

În tabeul următor sunt indicate corespondenţele dintre surse, tipurile de sume şi operatorii

acceptaţi: Cod sursa Denumire sursa Tip suma Operatori

EC Cont DC, S.... +,-

ET Element ET, ET+, ET-, ETP, ETC +,-,*,\

ES Suma VS +,-

EI Indice de inflatie VP *,/

EP Procent VP *,/

Elementul inflaţie (EI) este un element procent, calculat automat pe baza indicilor de

inflaţie definiţi în sistem.

Aplicare:

Caz 1: Algoritmul pentru sinteză dinamic.

Indicele se aplică distinct pentru fiecare dintre perioadele ce se formează din intersecţia

perioadelor de definire a indicilor de inflaţie şi perioada de raportare. Acesti indici se vor aplica

valorilor din respectivele intervale astfel determinate.

Caz 2: Algorimul pentru sinteză static. Indicele aplicat este indicele de inflaţie definit

pentru perioada în care se încadrează data raportului.

Caz 3: Algoritmul pentru raport generic

a. pentru sume de tip rulaj se aplica acelasi algoritm ca la Profit&Pierdere

b. pentru sume de tip sold se aplica acelasi algoritm ca la Bilant Perioadă indice de inflaţie 01.01 – 31.03.2004 01.04 – 30.06.2004 01.07 – 31.12.2004

Valoarea indicelui 1.2 1.1 1.3

1. Profit&Pierdere pe perioada:



01.01-28.02.2004 - indice aplicat: 1.2 --- ---

01.01-30.06.2004 - indice aplicat: 1.2 1.1 ---

01.01-31.12.2004 - indice aplicat: 1.2 1.1 1.3

2. Bilanţ la data:

30.06.2004 - indice aplicat: 1.1

31.12.2004 - indice aplicat: 1.3

Tip sumă – specifică tipul sumelor de calculat.

Lista de tip sumă diferă în funcţie de tipul raportului, tipul elementului şi sursă. În tabelul

de mai jos sunt indicate sursele ce pot fi folosite în funcţie de tipul raportului. Sursa element Sinteza dinamic Sinteza static Jurnale Situatii financiare

EC Da Da Da Da

ET Da Da Da Da

ES Nu Nu Da Da

EI Nu Nu Da Da

EP Nu Nu Da Da

În tabelul următor sunt indicate rezultatele utilizării tipurilor de sume de total: Cod tip

suma

Descriere tip sumă total Observatii

ET Element total

ET+ Element total cu suma + Se afişează total rezultat doar dacă este mare decât 0

ET- Element total cu suma - Se afişeazaă total rezultat doar dacă este mic decât 0

ETP Element total precedent Se afişează total rezultat doar pe coloana de R(D,C)PRECED, pe coloana

R(D,C)CURENT se afişează 0

ETC Element total curent Se afişează total rezultat doar pe coloana de R(D,C)CURENT, pe coloana

R(D,C)PRECED se afişează 0

ETI Element total initial Se afişează total rezultat doar pe coloane de tip sold initial, pe coloana de

tip sold final se afişează 0

ETF Element total final Se afişează total rezultat doar pe coloana de tip sold final, pe coloana de tip

sold iniţial se afişează 0

În tabelul următor sunt indicate posibilităţile de utilizare a sumelor în funcţie de coloanele

de raportare alese în etapa 2. Coloane Sume

REZC REZP RDC RCC RDP RCP SFC SFP SFDC SFDP SFCC SFCP SIC SIP SIDC SIDP SICC SICP

DC Da2 Da3 Da Da Da Da - - - - - - - - - - - - S - - - - - - Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da SC - - - - - - - - - - Da-C Da-C - - - - Da-C Da-C SCF - - - - - - - - Da-C Da-C - - - - - - SCI - - - - - - - - - - - - - - Da-C Da-C SD - - - - - - - - Da-D Da-D - - - - Da-D Da-D - - SDF - - - - - - Da-D Da-D - - - - - - - - SDI - - - - - - - - - - - - Da-D Da-D - - SF Da4 Da5 Da Da Da Da Da Da Da-D Da-D Da-C Da-C - - - - - - SI Da Da Da Da Da Da - - - - - - Da Da Da-D Da-D Da-C Da-C SR Da6 Da7 RD RC RD RC Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da SRC Da8 Da9 - RC - RC Da-C Da-C - - Da-C Da-C Da-C Da-C - - Da-C Da-C SRD Da10 Da11 RD - RD - Da-D Da-D Da-D Da-D - - Da-D Da-D Da-D Da-D - -

2 Este Rulajul cumulat (debit sau credit, în funcţie de formulă), din perioada curentă. 3 Este Rulajul cumulat (debit sau credit, în funcţie de formulă), din perioada precedentă. 4 Este Soldul final al perioadei curente. 5 Este Soldul final al perioadei precedente. 6 Este calculul: (SFD-SID) – (SFC-SIC) 7 Indentic cu calculul de la REZC, dar relativ la perioada precedentă. 8 Este Rulajul Cumulat Creditor din perioada curentă. 9 Este Rulajul Cumulat Creditor din perioada precedentă. 10 Este Rulajul Cumulat Debitor din perioada curentă. 11 Este Rulajul Cumulat Debitor din perioada precedentă.



Zonele marcate cu gri nu vor avea nici un rezultat în cazul utilizării lor în cardul unui

raport. Valori calculate se vor obţine doar pentru zonele marcate cu “Da-“, cu defalcare pe

debit/credit acolo unde coloana şi suma au această semnificaţie.

Valoare debit-credit – prin aceasta se specifică conturile, sumele, procentele sau

rândurile luate în calcul. În funcţie de tip element valoare poate să fie: cont12

, sumă, procent sau

element. Valorile de tip cont permit specificarea unui cont pe diferite nivele de detaliere prin

specificarea analiticelor, precum şi introducerea valorilor cu % (în acest caz analiticele ne mai

fiind editabile). Acest câmp de valoare este valabil pentru rapoartele de sinteză. În cazul

rapoartelor jurnal valoarea este definită printr-o pereche de conturi – debit/credit – cu acealeaşi

reguli ca şi la valoare.

Retratare – proprietate valabilă pentru rapoartele de sinteză static şi dinamic, pentru

elementele nemonetare. Prin aceasta se specifică dacă se doreşte retratarea respectivului cont.

Retratarea elementelor se face astfel:

- sinteză static: valoarea din calcul direct se va înmulţi cu raportul dintre indicele de

inflaţie de la începutul perioadei/sfârşitul perioadei şi indicele de inflaţie din momentul

intrării elementului în societate

- sinteză dinamic: valoarea din calcul direct se va înmulţi cu indicele mediu al perioadei

de raportare.

Excepţii – proprietate valabilă pentru rapoartele dinamice şi de tip jurnal. Apăsând

butonul „…” din căsuţa „Excepţii” se inserează o linie de excepţii (operator =„E”), reprezentând

excepţii care nu intră în calculul sumelor.

O linie de excepţie poate să conţină doar excepţii la nivel de debit/credit sau excepţie la

nivel de taxă sau observaţie.

Taxa – proprietate valabilă pentru rapoartele de tip jurnal. În câmpul Taxa este disponibilă

o lista de taxe din care se poate selecta taxa dorită. Selecţia unei taxe din listă acţionează ca şi un

filtru pentru notele contabile care vor intra în calcul în formula respectivă.

Observaţii – proprietate valabilă pentru rapoartele de tip Situaţii financiare. Selecţia unei

observaţii din listă acţionează ca şi un filtru pentru notele contabile care vor intra în calcul în

formula respectivă.

12 În cazul elementului cont nu se verifică existenţa contului definit în planul de conturi; dacă se introduce un cont inexistent pur şi simplu nu se va calcula nimic pentru valoarea respectivă.



Short key-uri:

adăugare linie formulă - tasta <INSERT> (accesibilă şi din grid vizualizare

rânduri)

ştergere linie formulă - tasta <CTRL+DELETE>

tastare „+” sau „–“ în coloana de valoare se interpretează ca semn (observaţie: doar

dacă e simplu +/- fără alt text)

reîmprospătare grid vizualizare rânduri - tasta F5

4. Stabilirea de drepturi la nivel de utilizator pentru acest raport. Pentru ca un raport definit să poată fi utilizat trebuie acordate drepturi de utilizare pentru

fiecare utilizator în parte. Acordarea drepturilor se face din ecranul de vizualizare a rapoartelor

configurabile, din tabul Drepturi.

În ecranul de vizualizare se selectează raportul dorit din partea inferioară a ecranului şi

apoi se trece pe tabul Drepturi. În această zonă vor apărea toţi utilizatorii autentificaţi în Socrate.

Acordarea dreptului de utilizare pentru raportul respectiv se realizează prin punerea bifei în

dreptul utilizatorului (utilizatorilor) dorit. Ridicarea bifei va corespunde cu ridicarea dreptului de

utilizare.

Rapoarte predefinite Definirea rapoartelor se face cu scopul de a lista balanţe numai pentru o selecţie de

conturi, indiferent de nivelul de detaliere al conturilor selectate (predefinite). Totodată această

procedură de definire permite stabilirea unor tipuri de rapoarte la care ulterior anumiţi utilizatori

pot sau nu avea drepturi de acces. Atât definirea cât şi modificarea ulterioară a unui raport se face

urmând calea Definiri\Rapoarte predefinite.



Adăugarea de rapoarte se face similar cu definirea documentelor şi a centralizatoarelor:

- Rapoarte: sub chenarul Rapoarte (partea stânga) se apasă pe Adaugă, sau combinaţia

de taste Alt+A, pentru a se adăuga rapoarte noi. Acestea se pot şi modifica apasând pe

Modificare, sau combinaţia de taste Alt+M. Ştergerea este posibilă numai dacă de

rapoarte nu sunt legate selecţii.

- Selecţii: sub chenarul Selecţii (centru) se apasă pe Adaugă, sau combinaţia de taste

Alt+D, pentru a se adăuga selecţii noi. Acestea se pot şi modifica apasând pe

Modificare, sau combinaţia de taste Alt+O. Ştergerea este posibilă numai dacă de

selecţii nu sunt legate conturi.

- Cont: sub chenarul Cont (partea dreapta) se apasă pe Adaugă, sau combinaţia de taste

Alt+U, şi se va lansa ecranul de selecţie a conturilor cu specificarea gradului de

detaliere. Acestea se pot şi modifica apasând pe Modificare, sau combinaţia de taste

Alt+I. Ştergerea este posibilă numai dacă de rapoarte nu sunt legate selecţii.

Structură export Prin intermediul acestei opţiuni se stabilesc formatele necesare de export de date.

Formatele implementate sunt tip text şi tip dbf. Utilitatea acestor structuri o reprezintă

posibilitatea de a exporta date obţinute cu ajutorul rapoartelor configurabile. Din acest motiv, o

structură este definită întotdeauna pentru un anumit raport configurabil.



Adăugarea unei structuri de export: se apasă butonul Adăugare din partea dreapta, jos. Se

va alege din câmpul Export raportul configurabil pentru care se doreşte definirea structurii de

export. În câmpul Structura se va introduce denumirea dorită pentru identificarea acestei structuri

de export. Se precizează, suplimetar, dacă exportul foloseşte date de tip header sau footer. Se

apasă din nou butonul Adăugare pentru a finaliza acest pas al definirii.

În pasul următor se va stabili exact conţinutul şi formatul de date ce se vor exporta prin

intermediul acestei structuri. Se activează structura de export definită la pasul anterior prin

apăsarea butonului Modificare din partea dreapta jos a ecranului. Apoi se utilizează butonul

Adăugare din zona denumită „Coloane”. Prin aceasta se activează zona de lucru din partea stângă,

jos, a ecranului. Pentru fiecare dată care trebuie exportată se va introduce câte un rând în

componenţa structurii, cu precizarea următoarelor informaţii:

denumire: element informativ pentru descrierea datei care se exportă;

tip de dată: selecţie din listă: Caracter, Numeric, Dată;

lungime: se stabileşte lungime câmpului respectiv care se exportă;

câmp calculat: Da/Nu (bifat sau nu), care dacă este Da atunci:

o elementul din raportul configurabil (rând sau coloană), care reprezintă sursa de

informaţie pentru această dată.

o denumire: element informativ pentru descrierea datei care se exportă;

o tip de dată: selecţie din listă: Caracter, Numeric, Dată;

valoare: se completează cu o valoare fixă, în cazul în care câmpul nu este calculat;

header-footer: informaţii care se doresc exportate de tip header sau footer.

cheie de indentificare: se indică doar pentru formatele de tip dbf care necesită o

cheie de identificare. Se bifează pentru randul care reprezintă cheia unică.

Prin butonul Adăugare se adaugă rând cu rând toată componenţa necesară structurii

respective de export. Prin butonul Revocare din zona „Coloane” se poate renunţa la adăugarea

rândului în curs.

Odată finalizată componenţa structurii, salvarea acesteia se efectuază prin apăsarea

butonului Modificare din partea dreapta jos a ecranului. În acest moment structura este utilizabilă

la exportul raportului configurabil pentru care aceasta a fost definită.

Utilizarea actUală este pentru exportul tip text al „Decontului de tva”.

Modificarea unei structuri reprezintă modificarea componenţei acesteia. Aceasta se

realizează prin adăugarea de rânduri suplimentare sau ştergerea de rânduri dintre cele deja

existente. Adăugarea, respectiv ştergerea de rânduri se fac prin intermediul butoanelor din zona

„Coloane”.



Ştergerea unei structuri se realizează prin butonul Ştergere din partea dreapta jos a

ecranului. Ştergerea se realizează indiferent dacă structura are sau nu rânduri în componenţă.

Drepturi centralizatoare Pe opţiunea din meniul Definiri/Drepturi centralizatoare se pot administra drepturi

utilizatorilor asupra centralizatoarelor, documentelor şi rapoartelor.

Pentru administrarea drepturilor este necesară selectarea utilizatorului din lista afişată cu

tastele F4 sau F9 pe câmpul utilizator. După selectarea utilizatorului se trece cu tab în ecranul

Generalităţi (Alt+G). În acest ecran se completează automat nume login, compartiment şi grupa

utilizator.

În ecranul Centralizatoare (Alt+C) se pot da sau lua drepturile utilizatorului selectat asupra

centralizatoarelor definite. Centralizatoarele disponibile se află în partea stângă a ecranului iar

cele asupra cărora utilizatorul are deja dreturi în partea dreaptă. Pentru acordarea sau luarea

drepturilor pe centralizatoare se folosesc butoanele aflate în mijlocul ecranului: “Da dreptul->”

(Alt+A) sau “<-Ia dreptul” (Alt+I).

În ecranul Documente (Alt+D) se pot da sau lua drepturi utilizatorului selectat asupra

documentelor definite.



În ecranul Rapoarte (Alt+R) se pot da sau lua drepturi utilizatorului selectat asupra

rapoartelor predefinite.



DOCUMENTE

Pe baza documentelor primare se pot înregistra în contabilitate mişcările în patrimoniul

societăţii.

Documentele primare care stau la baza înregistrărilor în contabilitate sunt: facturi fiscale

(clienţi şi furnizori), chitanţe fiscale, chitanţe de numerar, state de plată, documente bancare

(extrase de cont, ordine de plată etc.), note contabile pentru diverse operaţiuni (amortizări, reglări,

închideri) etc.

Aceste documente sunt grupate în centralizatoare în funcţie de natura elementului pe care

îl reprezintă. În continuare este dat un exemplu de formare a centralizatoarelor şi a documentelor:

imaginaţi-vă ordonarea documentelor aşa cum se întâmplă în realitate: în biblioraftul VÂNZĂRI

se arhivează Facturile către Clienţi în dosare diferite în funcţie de Punctele de Vânzare de unde s-

au emis facturile. Astfel, vom avea centralizator: VÂNZĂRI, document FACTURI CLIENŢI,

documente specifice: CONSTANŢA, BRAŞOV. Există posibilitatea ca un document să aparţină

mai multor centralizatoare.

Documentele care se pot transfera În acest paragraf prezentăm documentele care se transferă (contează) în contabilitate, după

modulul din care fac parte:

a) Modulul Comercial:

- Confirmare comandă

- Proforma furnizor

- Aviz furnizor

- NIR – încărcarea gestiunii şi opţional înregistrarea adaosului comercial şi a

diferenţelor de preţ la magazine;

- Factura fiscală furnizor – înregistrarea datoriei către furnizor;

- Chitanţa fiscală furnizor – înregistrarea datoriei către furnizor.

- Bon de primire – recepţia produselor finite;

- Bon de consum – darea în consum a materiei prime, obiectelor de inventar etc;

- Bon de transfer – transfer dintr-o gestiune în alta;

- Bon de autorecepţie – transformarea produselor în cadrul gestiunii.

- Confirmare client

- Proforma client

- Aviz de expediţie client – descărcarea gestiunii;

- Factura fiscală client – înregistrarea drepturilor băneşti cuvenite;

- Chitanţa fiscală client – descărcarea gestiunii şi înregistrarea drepturilor băneşti

cuvenite.

b) Modulul Trezorerie:

- Documente specifice plăţilor: cecuri, OP (ordine de plată), drepturi salariale etc.

- Documente specifice încasărilor: cecuri, OP (ordine de plată) etc.

c) Modulul Contracte:

- Contracte

d) Modulul Salarii:

- Stat salarii angajati

- Stat salarii angajator

e) Modulul Mijloace fixe:

- Amortizări mijloace fixe

- Ieşiri mijloace fixe



NOTE CONTABILE

Introducere note contabile Contarea documentelor primare se poate face prin introducerea articolelor contabile pentru

fiecare document în parte sau introducând note contabile pentru mai multe documente cumulate,

opţiune accesibilă din meniul „Documente” – „Note contabile\Introducere”.

În partea de sus a ecranului se introduc date legate de document.

Câmpuri din „Antet document”:

data contabilă;

centralizator;

document;

valuta-curs de referinţă (valuta de referinţă needitabil, completat implicit cu valuta

de referinţă a societăţii de lucru);

valută şi curs document;

data documentului;

numărul documentului;

seria documentului;

poziţia;

explicaţii legate de document;

societate (completat implicit cu societate de lucru);

proiect;

locaţie ;

cod firmă.

dacă introducerea se face în valută trebuie selectată opţiunea;

Câmpurile obligatorii de introdus sunt cele marcate cu un punct roşu.

În partea centrală a ecranului se introduc:

operaţie, proiect, locaţie;

articolele contabile, respectiv conturile, inclusiv analiticele I, II, III, IV, V;

tip taxă, taxă şi sumă taxă;



explicaţii legate de fiecare operaţie în parte, sumele în lei, în valuta de referinţă şi

valuta document – valori completate automat în funcţie de curs valutar.

O linie de articol contabil se poate completa pe baza unei operaţii dacă în câmpurile

DEBIT/CREDIT nu se complează nimic (selectând o operaţie din listă se completează automat

conturile definite). După completarea tuturor informaţiilor se apasă butonul „Adaugare” (sau

Alt+D) din dreapta articolelor contabile şi linia va fi adaugată în tabelul situat în partea inferioară

a ecranului, urmând să fie adăugate şi restul articolelor contabile.

Apăsând butonul „Renuntare” (sau Alt+R) ecranul intră în starea „vizualizare articole

contabile”. Modificarea unui articol contabil se poate face prin apăsarea butonului „Modificare”.

Astfel datele articolului vor fi afişate în mod editare.

În partea inferioară a ecranului sunt afişate detalii despre conturile debit/credit din linia

curent selectată sau linia în editare şi total document contabil.

După completarea tuturor datelor adăugarea documentului se face apăsând butonul

„Adaugare document” (sau Alt+A). După salvarea datelor în baza de date este afişat mesajul

„Adaugare cu succes!”, iar ecranul se iniţializează pentru următoarea adăugare în funcţie de

parametrul CNT_GolireEcranAdaugare.

Data contabilă

Data contabilă este data la care se face contarea documentului şi care poate fi diferită de

data documentului. Toate selecţiile pentru rapoarte iau în calcul data contabilă. De exemplu, o

factură cu data de 31.01 poate fi contată pe data de 03.02 atunci când a ajuns în cadrul

organizaţiei. Pentru eliminarea greşelilor la scrierea datei documentului, în modulul Definiri

există o opţiune prin care se stabilesc intervale de timp pentru documente. Calea de urmat este:

Modul Definiri/Contabilitate/Interval documente.

Poziţia

Acest câmp permite o codificare internă pentru contarea în curs, pentru o regăsire

ulterioară mai uşoară; este un câmp opţional.

Proiect, locaţie şi regiune

Permite posibilitatea evidenţierii activităţii detaliat la nivel de proiect, locaţie şi regiune

prin intermediul notelor contabile. Atât proiectul cât şi locaţia se pot introduce la nivel de antet

notă contabilă acestea fiind preluate şi la nivel de articole contabile, sau se pot introduce la nivel

de articol contabil existând posibilitatea introducerii articolelor contabile cu proiecte şi locaţii

diferite. Dacă există proiect şi locaţie la nivel de articol contabil atunci se vor ignora cele de pe

antetul notei contabile.

Selecţia debit/credit se poate face fie din lista de conturi, fie prin selecţie din structura

arborescenta. Această structură permite selecţia până la analiticul dorit.



Fereastra de selecţie se deschide apăsând butonul „…” din stânga contului sau apăsând

tasta F9. După poziţionarea pe contul dorit se apasă SPATIU sau butonul dreapta al mouse-ului şi

este afişat meniul cu opţiunile „Selecteaza” şi „Renuntare”. Utilizând opţiunea „Selecteaza” se

completează contul (sintetic-analitic) selectat.

Selecţia analiticelor se poate face fie din lista de analitice fie căutând după denumire

analitic, opţiune accesibilă prin apăsarea tastei F9 în căsuţa de analitic dorit.

Introducere în valuta

În mod normal valorile se introduc în valuta de bază, cu recalculare automată în valutele

de de referinţă şi de pe document, dacă e precizat cursul. Se poate introduce fie valoarea în valuta

de bază fie în cea a documentului, valoarea valuta de referinţă fiind inhibată pentru editare. Dacă

se bifează opţiunea introducere în valută atunci se introduce valoarea în valuta de referinţă, cu

recalculare în valuta de bază precum şi în cea a documentului dacă se precizează cursul – editarea

în valuta de bază şi în valuta document fiind inhibate. Acest mod de operare este valabil şi la

modificare şi copiere note contabile.

ShortKey –uri

ENTER pe grid modificare articol contabil

SHIFT+DEL pe grid stergere articol contabil

ENTER pe camp de editare articol contabil salvare (adaugare sau modificare) articol

contabil



Vizualizare note contabile Opţiune accesibilă din meniul: Documente\Note contabile\Vizualizare sau dacă se apasă

butonul din bara de scurtături situată sub meniu.

Vizualizarea documentelor se poate face selectând mai multe criterii grupate în cele trei

cadre de criterii de selecţie (vezi figura de mai sus). Filtrarea după debit/credit filtrează

documentele contabile în care apare debit/credit conform filtrelor; filtrarea nu se aplică şi la nivel

de articole contabile, adică nu se afişează documente contabile incomplete. Un utilizator are drept

de vizualizare documente contabile aparţinând societăţii pentru care are drepturi (definire legături

utilizator – societate, consultati manualul Definiri).

Se pot selecta notele contabile şi după sursa lor de provenienţă astfel:

introducere libera (INT)

transfer (TRS)

inchidere manuala venituri si cheltuieli (INC)

inchidere automata venituri si cheltuieli (INA)

inchidere manuala TVA (TVM)

Selecţia analiticelor se poate face după denumire în fereastra apelată cu tasta F9 sau după

după element în lista apelată cu tasta F4.

În fereastra Opţiuni (Alt+O) există posibilitatea selecţiei analiticelor cu denumire.

Optând pentru aceasta la afişarea articolelor contabile se afişează atât analiticul cât şi

denumirea sa. Această opţiune poate fi utilă dar pe de altă parte este consumatoare de resurse şi s-

ar putea să afecteze viteza de selecţie. Tot în această fereastră se poate opta pentru tipărire

denumire analitic în rapoarte. În partea centrală a ecranului de vizualizare există două tabele în

care apar notele contabile. Tabelul superior conţine datele legate de antetul notei contabile iar

tabelul inferior conţine detaliul notelor contabile la nivel de articol contabil. Aceste tabele sunt



configurabile ca dimensiuni şi ordine de afişare a câmpurilor. Configurările se salvează de la o

sesiune la alta.

Modificarea, ştergerea documentelor contabile sunt operaţii valide doar dacă data

contabilă, respectiv data document se încadrează în intervalul de lucru documente „Nota

contabila”, respectiv „Document contabil” şi pentru documentele nevalidate. Pentru modificarea

unui document se selectează documentul din tabel care se doreşte a fi modificat şi se apasă

butonul Modificare (Alt+M). Ecranul de modificare este asemănător cu cel de adăugare.

Validarea şi ştergerea sunt operaţii care suportă operaţie la nivel de selecţie, accesibilă

prin selectarea opţiunii „documente selectate” din cadrul “Operaţii” (Alt+P).

Pentru ştergerea unui document se selectează documentul care se doreşte a fi şters din

tabel şi se apasă butonul Stergere (Alt+S).

Copierea (Alt+C) - datele documentului curent selectat se copiază în ecranul de adăugare

în vederea unei adăugari de document.

Tipărire note contabile Opţiune accesibilă din ecranul Vizualizare note contabile prin apasarea butonului

„Tipareste” din bara de scurtături situată sub meniu sau din meniul „Contabilitate\Tipareste”.

Conform filtrelor de selecţie se tipareşte o listă conţinând toate informaţiile legate de

documentul contabil (antet şi detaliu la nivel de articol contabil). Dacă la tipărire se doreşte

afişarea denumirii analiticului şi nu a analiticului, se selectează opţiunea „denumire analitic” din

cadrul “Opţiuni tiparire”. Raportul tipărit este CNT_NoteTiparire.rpt.



BUGETE

Prin bugete se realizează planificarea şi urmărirea resurselor în cadrul societăţii pentru

fiecare centru de activitate. În acest sens, modulul permite crearea unor bugete specifice fiecărei

întreprinderi. Totodată se poate iniţia repartizarea cheltuielilor şi a veniturilor pe centre de profit

pentru automatizarea procesului de pe documente (cazul repartizării de pe facturile sau chitanţele

de la furnizori).

Meniul Bugete este divizat în două părţi principale, Operaţii bugetare şi Rapoarte.

Submeniul Operaţiile bugetare cuprinde partea de definire a indicatorilor bugetari, operaţiilor

bugetare şi grupele bugetare, pentru raportare. Toate acestea urmăresc scopurile de mai jos:

Realizarea indicatorilor bugetari pe baza planului de conturi Indicatorii bugetari se stabilesc pe baza structurii planului de conturi definit în modulul

Definiri. Acest lucru permite localizarea resurselor la nivel de cont (sintetic şi/sau analitic) şi

conferă sistemului de bugete fiabilitate şi control asupra resurselor planificate.

Crearea bugetelor în funcţie de specificul activităţii

Rapoartele bugetare pot fi realizate în funcţie de necesităţi, prin adăugarea de indicatori

bugetari şi/sau formule între aceştia. Astfel, se obţine o imagine de ansamblu asupra evoluţiei

unor indicatori pe anumite perioade.

Evidenţierea operaţiunilor bugetare Se evidenţiază cele patru operaţii bugetare: planificarea, rectificarea, imputarea şi

realizarea. Prin aceste operaţii se întocmeşte practic un buget: se planifică resursele pe centre de

activitate, se fac rectificări pentru perioadele luate în calcul, iar pe baza legăturilor care se

definesc, se realizează automat operaţiile de imputare şi de realizare, cu informaţii preluate din

documentele primare sau contabile.

Evidenţa paralelă în mai multe valute

Bugetarea se poate face atât în lei cât şi în valută, permiţându-se astfel o analiză riguroasă

a evoluţiei puterii de cumpărare a monedei şi o fundamentare a planificării.

Operaţii bugetare Vizualizare indicatori bugetari Indicatorii bugetari se pot vizualiza din meniul Bugete/Operaţii bugetare/Indicatori.



Din fereastra Vizualizare indicatori bugetari se poate adăuga un indicator, se poate

modifica sau se poate şterge.

Selecţia se poate face după criteriile de filtrare existente Apăsarea butonului Selecţie

(ALT+S) va afişa două tabele: unul cu informaţii despre indicatorii selectaţi (indicator, grupă,

nume element, element, tip, documentele de pe care se face imputaţia, realizarea etc.) şi unul cu

informaţii legate de contul şi analiticele sale, ca în figura de mai sus.

Apăsând butonul Adăugare (ALT+A) se accesează fereastra de adăugare.

Apăsând butonul Modificare (ALT+M), după selectarea unui indicator, se accesează

fereastra de adăugare în care se pot realiza modificări. Salvarea modificărilor realizate se face

apasând butonul Modificare din partea dreaptă-jos a ferestrei. Modificările vor fi salvate dacă

răspundeţi afirmativ mesajului de atenţionare afişat.

Pentru a şterge un indicator bugetar se apasă butonul Ştergere (ALT+G).

Observaţii: Un indicator bugetar poate fi şters doar dacă acesta nu prezintă operaţii

bugetare sau nu este introdus într-o grupă de indicatori.

Indicatori Indicatorii bugetari se definesc din fereastra de vizualizare a indicatorilor, din meniul

Bugete/Operaţii bugetare/Indicatori. Pentru vizualizarea indicatorilor existenţi se apasă butonul

Selecţie sau combinaţia de taste Alt+S. Pentru adăugare indicatori bugetari se apasă butonul

Adaugare (Alt+A). Se deschide astfel fereastra Adaugare indicator bugetar:



Informaţiile importante pentru un indicator sunt natura, locaţia, documentele care-l impută

şi/sau realizează şi ponderea sa. Introducerea lor decurge în mai mulţi paşi:

Pasul 1: Stabilirea denumirii indicatorului şi la nivelul cărui document se impută sau se

realizează acest indicator.

Se completează următoarele câmpuri:

- denumire indicator;

- grupă şi element, în cazul în care indicatorul se creează după natură sau după natură şi

locaţie;

- documentul pe baza căruia se impută şi sursa centru;

- documentul pe baza căruia se obţin datele realizate şi sursa centru;

- dacă se selectează opţiunea Implicit repartizare atunci se poate face repartizarea pe

centre a valorilor de pe documente în mod automat.

Observaţii: Numele indicatorului trebuie să fie unic. Dacă se introduce un indicator deja

existent va fi generat un mesaj de eroare „Numele indicatorului deja exista în baza de date” şi

utilizatorul nu va putea trece la pasul următor.

Pasul 2: Stabilirea locaţiei indicatorului bugetar. Pentru a realiza acest lucru se apasă

butonul Adaugare (Alt+A) localizat în partea stângă-jos a ferestrei, sub tabelul Locatie. Va fi

deschisă fereastra Selectie locatie care prezintă structura conturilor definită în Socrate.



Se selectează conturile apăsând butonul Selecţie (Alt+S), apoi se bifează căsuţele

conturilor şi se apasă butonul Adaugare (Alt+A).

Se poate selecta un cont întreg, şi atunci automat se vor include în selecţie şi toate

analiticele contului până la cel mai adânc nivel de analitic din structura contului respectiv, sau se

pot selecta sau deselecta numai anumite analitice, subanalitice sau subsubanalitice.

Observaţii:

1. Dacă se selectează un subanalitic, automat se vor selecta toate nivelele superioare

acestuia.

2. Dacă se deselectează un „părinte” – de pe orice nivel – vor fi deselectate toate

subnivelele „fiu”.

Pasul 3: Definirea ponderilor ultimelor nivele (procentul de distribuire a valorilor şi

cantităţilor indicatorului pe „ramurile” sale).

Valoarea implicită a câmpului Pondere este 0,00. Stabilirea ponderilor se poate face în mai

multe moduri:



1. Opţiunea Auto Ponderare este selectată: se face dublu clic pe rândul a cărei pondere va

fi stabilită sau se va apăsa buton Modificare (Alt+M). Acest lucru va deschide fereastra

Editare pondere.

Se introduce valoarea dorită a ponderii în câmpul Pondere din indicator şi se apasă

butonul Modificare (Alt+M). Sistemul va calcula în mod automat restul ponderilor

astfel încât suma tuturor să fie 100%.

2. Opţiunea Auto Ponderare nu este selectată: se face dublu clic pe rândul a cărei pondere

va fi stabilită sau se va apăsa buton Modificare (Alt+M). Acest lucru va deschide

fereastra Editare pondere. Se introduce valoarea dorită a ponderii în câmpul Pondere

din indicator şi se apasă butonul Modificare (Alt+M). Valorile ponderilor de pe

celelalte rânduri nu vor suferi nici o modificare. La finalul stabilirii ponderilor pentru

fiecare rând, la apăsarea butonului Modificare, sistemul va face verificarea astfel încât

suma tuturor ponderilor să fie 100%. Utilizatorul este înştiinţat prin mesaj în cazul în

care suma ponderilor introduse nu respectă această regulă.

3. Se introduce Opţiunea Pondere egala selectată: toate conturile vor avea ponderi egale,

iar suma lor va fi 100%. În această situaţie fereastra Editare pondere nu mai poate fi

deschisă.

Butonul Egalizare (Alt+E) are aceeaşi funcţionalitate ca şi opţiunea Pondere egala.

Metode realizare bugete Un indicator bugetar poate fi creat:

1. După natură;

2. După natură şi locaţie;

3. După locaţie;

4. Repartizat.

1. Indicatori creaţi numai după natură

Este cazul în care articolele sau clasele de articole se ataşează indicatorilor bugetari.

Exemplu: Se creează indicatorul bugetar „Cheltuieli cu Publicitatea” la a cărui natură se

specifică articolul „PUBLICITATE”. Indicatorul bugetar va fi imputat sau realizat de către

documentele care conţin articolul PUBLICITATE.

La pasul al doilea din fereastra Adăugare indicator bugetar trebuie selectat doar contul

(fără nici un fiu), iar la primul pas trebuie introduse GRUPA şi ELEMENTUL.

2. Indicatori creaţi numai după locaţie

Este cazul în care indicatorului bugetar i se asociază o structură de conturi din

contabilitate. Astfel pot fi urmărite „operaţiile” făcute pe centre de profit.

Câmpul Sursă reprezintă condiţia de imputare sau de realizare. El poate avea următoarele

valori:

Centru de Profit: pentru documentele care conţin centrul de profit direct în ele, din

structura indicatorului.

Gestiune: pentru documentele făcute pe o gestiune asociată unui centru de profit din




Agent: pentru documentele în care apare un agent asociat unui centru de profit din


Persoana: documentele în care apare o persoană asociată unui centru de profit din


Punct de vânzare: documentele făcute pe un punct de vânzare asociat unui centru de

profit din structura indicatorului.

Din repartizari: are efect numai pentru bugete natură + locaţie; actualizarea valorii

realizatului/imputatului din indicatori se face în funcţie de valorile repartizate din

module şi nu pe baza ponderilor definite în buget, fiind valabil doar pentru documente

cu repartizare pe centre de profit.

Repartizat: are efect numai pentru bugete natură + locaţie, aplicând ponderile date prin

definirea indicatorului.

Exemplu: Se creează indicatorul bugetar „Cheltuieli cu Publicitatea” care moşteneşte din

contabilitate structura pe centre de profit a cheltuielilor. Acum este posibilă urmărirea operaţiilor

pe orice centru de profit cuprins în structura bugetului.

La primul pas, din fereastra Adăugare indicator bugetar trebuie selectată o structură

întreagă, iar la pasul doi trebuie OMISE Grupa şi Elementul.

3. Indicatori creaţi după locaţie şi natură Indicatorului bugetar i se asociază o structură de conturi din contabilitate şi un articol sau

o clasă. Condiţia ca un document să afecteze indicatorul bugetar este formată din suma condiţiilor

de la tipurile de bugete anterior prezentate.

Câmpul Sursă poate avea următoarele valori:

Centru de Profit: pentru documentele care conţin centrul de profit direct în ele, din


Gestiune: pentru documentele făcute pe o gestiune asociată unui centru de profit din


Agent: pentru documentele în care apare un agent asociat unui centru de profit din


Persoana: documentele în care apare o persoană asociată unui centru de profit din


Punct de vânzare: documentele făcute pe un punct de vânzare asociat unui centru de

profit din structura indicatorului.

Din repartizari: are efect numai pentru bugete natură + locaţie; actualizarea valorii

realizatului/imputatului din indicatori se face în funcţie de valorile repartizate din

module şi nu pe baza ponderilor definite în buget, fiind valabil doar pentru documente

cu repartizare pe centre de profit.

Repartizat: are efect numai pentru bugete natură + locaţie, aplicând ponderile date prin

definirea indicatorului. Acest tip de buget este foarte util pentru „Imputaţia

cheltuielilor”. De exemplu, la cumpărarea a 100 creioane, acestea sunt împărţite pe

centre după ponderea dată.

Exemplu: Se creează indicatorul bugetar „Cheltuieli cu Publicitatea” care moşteneşte din

contabilitate structura pe centre de profit a cheltuielilor şi se selectează NATURA. Acum este

posibilă urmărirea operaţiilor pe orice centru de profit cuprins în structura bugetului.

La primul pas din fereastra Adăugare indicator bugetar trebuie selectată o structură

întreagă, iar la pasul doi trebuie INTRODUSE Grupa şi Elementul.

Operaţii bugetare Operaţiile bugetare sunt: planificarea, rectificarea, imputarea şi realizarea. Se poate stabili

un buget pe o anumită perioadă şi apoi se poate rectifica de oricâte ori este nevoie.



Operaţiile de imputare şi realizare se fac automat prin preluarea datelor din documente

introduse în Socrate.

Pentru selectarea operatiunilor bugetare se apasă butonul Vizualizare (Alt+V).

Observaţii: Operaţiile bugetare pot fi şterse prin selectarea lunii pentru care se doreşte

ştergerea şi apoi apăsarea butonului Ştergere (ALT+S).

Planificarea bugetară Planificarea bugetară se face pe luni. Se poate planifica pe oricâte luni, valoric în lei şi/sau

în valută, şi/sau cantitativ. Pentru a planifica resursele pentru un indicator în fereastra Operaţii

bugetare se apasă butonul Planificare (ALT+P) deschizându-se fereastra de mai jos.

Pentru aleagerea unui indicator se apasă butonul sau tasta F9 care deschide fereastra

Selectie indicatori bugetari. Pentru a selecta un indicator se apasă butonul Selecţie (ALT+S). Din

lista afişată se selectează un indicator şi se apasă Adăugare (ALT+A).



În momentul în care se apasă butonul Adaugare, fereastra de selecţie a indicatorului

bugetar se închide şi rămâne fereastra de planificare bugetară, ca în figura de mai jos.

Există două tipuri de planificări:

1. Top-Down (de la nivelul superior în jos): planificarea se face la nivelul indicatorului,

valorile urmând să fie distribuite automat, de sus în jos pe baza ponderii bugetelor.

2. Bottom-Up (de la nivelul inferior în sus): planificarea se face la nivelul „fiu”, valorile

nivelurilor superioare urmând să fie cumulate automat, de jos în sus pe baza ponderii

bugetelor.

Observaţii:

În funcţie de tipul de planificare ales, editarea valorilor planificărilor este permisă fie

numai la nivelul superior, fie la nivelul „frunzelor bugetare”.

Tipul de planificare se modifică prin selectarea uneia dintre opţiunile: Top-Down sau

Bottom-Up.



Introducerea valorilor planificate Pentru accesarea ferestrei de editare a valorii planificate se apasă butonul Valoare

(ALT+V) sau se utilizează una din acţiunile rapide: dublu-clic pe indicator sau clic-dreapta şi se

alege opţiunea Edit.

Planificarea se poate face valoric – în lei şi/sau valută – şi/sau cantitativ.

După completarea câmpurilor: cantitate, valoare, valoare valută, curs valutar, se apasă

butonul Adăugare (ALT+D), revenindu-se în fereastra Planificare bugetară. În această fereastră se

apasă butonul Adăugare (ALT+A) şi informaţiile introduse sunt salvate.

Observaţii:

1. Implicit, valuta propusă este valuta secundară legată de societatea cu care s-a intrat în

program.

2. Dacă se modifică cursul valutar, valorile în lei şi valută se modifică astfel:

situaţia 1: se completează mai întâi valoarea în lei, apoi cea în valută; la

modificarea cursului valutar valoarea în valută rămâne fixă şi se recalculează

valoarea în lei;

situaţia 2: se completează mai întâi valoarea în valută şi apoi cea în lei; la

modificarea cursului valutar, valoarea în lei rămâne fixă şi se recalculează valoarea

în valută.)

3. Dacă pentru valuta selectată există deja curs definit pentru ziua planificării, acesta va fi

completat automat în câmpul Curs valutar.

Rectificarea bugetară Rectificarea bugetară se face în mod asemănător cu planificarea, cu următoarele observaţii:

la alegerea unui indicator din listă, dacă acesta are planificări pe mai multe perioade va

fi afişată o fereastră în care se va selecta perioada de rectificat;

rectificarea se poate face doar pe o perioadă inclusă în intervalul de timp pe care s-a

făcut planificarea;



după activarea ferestrei de editare se poate face rectificarea pe baza valorilor

planificate, apăsând butonul Selecţie (Alt+S) din fereastra Editare. Se deschide

fereastra Selectie valori rectificare, unde se pot face corecţii pentru valorile planificate,

prin adunare sau scădere (valoric sau procentual).

În partea superioară a ferestrei sunt afişate perioadele pentru care s-a făcut planificarea, iar

în partea inferioară se selectează elementele pentru care se doreşte rectificarea: cantitate, valoare,

valoare valută. Pentru a alege modul de corecţie (valoric sau procentual), se apasă butonul pe care

scrie Valoare sau Procent. După efectuarea corecţiilor se apasă butonul Selecţie (ALT+S) şi se

revine în fereastra de editare. Aici se respectă paşii descrişi în cazul operaţiei de planificare.

Atenţie! Rectificările vor fi înregistrate pentru perioada selectată din fereastra Perioade

rectificare. În cazul în care se fac rectificări pentru perioade viitoare, în fereastra de operaţiuni

bugetare se va afişa şi data corecţiei (vezi fereastra din imaginea de mai jos).



Grupe buget Grupele buget sunt folosite în partea de raportare a programului şi sunt create în scopul

realizării unei imagini de ansamblu asupra evoluţiei unor indicatori bugetari sau pentru realizarea

anumitor tabele de calcul, (de exemplu se poate crea grupa: „Cost complet unitar” care să

cuprindă indicatorii „Cheltuieli materii prime”, „Cheltuieli Salarii” etc. şi în care să se afişeze

costul pe produs, planificat, realizat, pe anumite perioade). În cadrul acestor grupe pot fi incluşi

indicatori bugetari şi/sau formule între aceştia.

Utilizând această opţiune se pot adăuga noi grupe sau se pot şterge sau modifica grupe de

bugete deja existente. Din meniu se alege calea: Bugete/Operaţii bugetare/Grupe Buget.

1. Vizualizare grupe: Pentru vizualizarea grupelor deja existente se apasă butonul Vizualizare (ALT+V).

2. Adăugare grupe: Pentru a introduce grupe noi se apasă butonul Adăugare (ALT+A). Se deschide fereastra

Formare grupa bugete din imaginea de mai jos.



a) Adăugare indicatori: pentru a adăuga un indicator bugetar în grupa nou creată se apasă

butonul „Adăugare ID”. Va fi afişată o fereastră de selecţie din care se poate alege un

indicator bugetar.

Observaţii:

1. Nume indicator din partea superioară a ferestrei este implicit numele indicatorului

dar poate fi modificat cu orice alt nume.

2. Selectarea unui indicator se poate face fie cu dublu-clic pe indicator fie selectând

indicatorul în listă şi apăsând butonul Adăugare.

La selectarea unui indicator utilizatorul este întrebat dacă nivelul de citire a valorii

indicatorului este nivelul superior sau dacă este altul; se va deschide o fereastră pentru a-l

specifica. Acest lucrul este valabil în cazul în care se doreşte includerea într-un raport a

realizărilor la nivelul unui anumit centru de profit, de exemplu.



b) Adăugare formule: o formulă poate include „sume”, „diferenţe”, „produs” sau „împărţire”

de indicatori. Pentru a adăuga o formulă se apasă butonul Formula din fereastra Formare

grupa bugete care deschide ecranul de mai jos.

Reguli:

1. Definirea unei formule:

- în partea inferioară a ferestrei se scrie formula utilizând tastatura: pentru

indicatori se folosesc identificatorii numerici ai acestora (afişaţi în partea

stângă a denumirii), iar pentru operaţiile matematice se folosesc tastele: +, -, *,

/. Atenţie! Nu se foloseşte tastatura numerică.

- se selectează indicatorul cu ajutorul mouse-ului, se selectează unul din

butoanele reprezentând operaţiile matematice, apoi se selectează celălalt

indicator, membru al operaţiei.

2. Se pot selecta şi adăuga deodată chiar mai mulţi indicatori.

3. Pentru validarea formulei se apasă butonul Validare (ALT+V) care, dacă formula

este validă, va afişa un mesaj corespunzător. Altfel, va afişa un mesaj de eroare şi

va semnala eroarea în zona de editare a formulei.

4. Mesaje de eroare:

- Caracter nepermis: în textul formulei s-a introdus un caracter care nu este nici

identificator al indicatorului nici simbol al uneia dintre operaţiile permise.

- Operand omis: formula cuprinde text de genul „1+2+-3”. Programul va

presupune că între semnele „–” şi „+” s-a omis un ID.

- Identificatorul X nu există: în textul formulei apare un indentificator care nu

există.

5. Adăugarea formulei se face apăsând butonul Adăugare (ALT+A).



c) Adăugare formule prin referinţă: În momentul definirii unei noi grupe se pot adăuga

formule deja definite în alte grupe de buget, prin referinţă. Se apasă butonul Referinta, şi

este afişată fereastra Selectie grupe bugetare. Pentru afişarea grupelor se apasă butonul

Selectie. Se selectează grupa din listă şi se apasă butonul Adaugare. Este afişată fereastra

Selectie indicatori din imaginea de mai jos.

Se selectează formula necesară şi se apasă butonul Adaugare şi se revine în fereastra

Formare grupa bugete.

Dacă se doreşte ruperea referinţei dintre formula nou adăugată şi grupa referită, se apasă

butonul Deconectare în fereastra Formare grupa bugete.

d) Ştergere indicatori din grupă

Atenţie! Operaţia nu va şterge un indicator, ci doar îl va scoate din componenţa grupei.

La ştergerea unui indicator/formule, în cazul în care aceasta este cuprinsă în alte formule,

programul va scoate automat din aceste formule toate referirile la indicatorul şters.

3. Modificare grupe: Pentru a modifica o grupă se selectează şi apoi se apasă butonul Modificare (ALT+M) din

fereastra Grupe Bugete. Se deschide fereastra Formare grupa bugete unde se pot face operaţiile

descrise pentru acţiunea de adăugare grupe bugete. Modificările se salvează apăsând butonul

Modificare (ALT+M).



Rapoarte Raport grupe buget cumulat Prin intermediul acestei opţiuni, se pot vizualiza valorile operaţiilor bugetare, pe grupe de

bugete, cumulate pe an şi an precedent, procentual lunar şi anual. Se alege calea din meniul

Bugete/Rapoarte / Raport grupe buget cumulat.

Se deschide o fereastra Selectie grupa din care se selectează grupa buget şi perioada de

„urmărire”.

După selectarea grupei buget şi a perioadei pentru care se doreşte raportul, se apasă

butonul Raport (ALT+R).

Raport grupe buget pe perioada Prin intermediul acestei opţiuni, se pot vizualiza valorile operaţiilor bugetare, pe grupe de

bugete. Se alege calea din meniul Bugete/Rapoarte/Raport grupe buget pe perioada.

Se deschide o fereastră Selectie grupa din care se selectează grupa buget şi perioada de

„urmărire”.



După selectarea grupei buget şi perioadei se apasă butonul Grid (ALT+G).

Varianta Grid este prezentată în figura de mai jos.

Structura raportului:

pe orizontală: perioada (n/luna), Operaţia (planificare, imputare, realizare,

toate rectificările), cantitate / valoare / valoare valută.

pe verticală: structura creată în definirile de grupe bugetare.

Observaţii:

1. din meniul Operaţii bugetare pot fi „ascunse” sau „afişate” coloanele cu operaţii bugetare

(planificare, imputare, realizare, toate rectificările) care pot fi neinteresante în anumite

cazuri.

2. din meniul Indicatori pot fi „ascunse” sau „afişate” coloanele reprezentând cant. / val /

valoare valută, care nu prezintă interes.

3. De la butonul Grup indicatori se poate alege o altă grupă de bugete, respectiv o altă

perioadă de urmărire.



4. Raportul se tipăreşte apăsând butonul Tipărire.

Dacă se face dublu-clic pe o coloană, aceasta este „minimizată” – pentru cazul în care nu

prezintă interes; la un alt dublu-clic se readuce coloana la dimensiunea normală.



RAPOARTE

Modulul oferă o gamă largă de rapoarte care sunt grupate în rapoarte clasice (cerute de

legislaţia în vigoare), jurnale şi rapoarte de sinteză.

Tipuri de rapoarte:

- rapoarte clasice (balanţa, fişa contului, cartea mare, registru jurnal)

- rapoarte configurabile

Raportările se fac în funcţie de:

- drepturile utilizator – societate, un utilizator are drept de vizualizare raportări

având ca sursă documente contabile aparţinând societăţii pentru care are

drepturi (pentru definire drepturi utilizator – societate consultaţi manualul

Definiri)

societate tată – fiu – o societate tată înglobează şi datele societăţilor fii

Balanţe Balanţa sintetică grupată

Este un raport standard, cerut de legislaţia în vigoare.

Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul Rapoarte/Balanţe/Balanţa sintetică grupată,

sau apăsând butonul din bara de scurtături situată sub meniu.

În ecranul „Balanta grupata” (vezi imaginea de mai sus) se specifică contul/conturile, tipul

de raportare (bilanţ, extra, profit&pierdere), perioada, societatea, valuta pentru care se doreşte

tipărirea raportului. La tip raportare se poate selecta un singur tip sau se pot selecta mai multe

tipuri. Se apasă tasta F9 în câmpul “tip raportare” şi se deschide o fereastră ca cea prezentată în

imaginea de mai jos:

Se apasă butonul Cauta (Alt+C) pentru afişarea tipurilor de raportare existente, se

selectează din listă tipurile de raportare dorite şi se apasă butonul Selectează (Alt+S). După

aceasta tipurile de raportare selectate se pot vizualiza apăsând tasta F4 pe câmpul “tip raportare”.

Prin apăsarea butonului „Selectie” (sau Alt+S) se afişează raportul.



Acest raport conţine coloanele de sold iniţial (debit/credit), rulaje curente (debit/credit),

rulaje cumulate (debit/credit), solduri finale (debit/credit) şi cont/denumire cont (sintetic II,I,clasă,

grupă).

În funcţie de opţiunile de tipărire se afişează totaluri la nivel de: sintetic II, sintetic I,

grupă, clasă.

Balanţa analitică Balanţa analitică este similară cu balanţa sintetică, dar pot fi listate conturile până la nivel

de analitic V pe un cont. Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul

Rapoarte/Balanţe/Balanţa analitică, sau apăsând butonul din bara de scurtături situată sub

meniu.

După completarea criteriilor de selecţie se apasă butonul „Selectie”; datele vor fi afişate

într-un tabel, iar liniile de analitic se diferenţiază de cele de sintetic prin culoarea textului – acesta

fiind gri. Printre opţiunile de selecţie există şi cea de „Afişare analitic”. Prin aceasta se specifică

cum va fi afişat analiticul contului: după nume sau denumire analitic (entitate).

Doar pentru opţiunea de detaliere ANALITIC se poate utiliza bifa „Analitice cu sold final

<> 0”. Atunc când ae bifează şi este selectat nivelul de detaliere corespunzător atunci se vor

scoate din tabel analiticele având sold 0 atât la debit cât şi la credit.

În tabel se poate formata modul de afişare al zecimalelor. Implicit se afişează valorile aşa

cum au fost înregistrate, dar prin deselectarea opţiunii Toate zecimalele se poate stabili numărul

de zecimale cu care să se afişeze valorile (implicit 2).

În partea de jos a ecranului se afişează totalurile generale pentru câmpurile de sold iniţial,

rulaj curent, rulaj cumulat şi sold final.

Tipărirea balanţei se poate face apăsând butonul imprimantă (Tipărire) din bara de

scurtături situată sub meniu, sau din meniul „Contabilitate\Tipareste”.

Balanţa analitică predefinită Balanţa analitică predefinită este similară cu balanţa analitică „configurabilă” în sensul că

este o balanţa pentru o listă de conturi specificate la definirea raportului de tip balanţă (opţiune din

modulul Definiri meniul Contabilitate\Rapoarte).






Balanţa inversă Balanţa inversă este un raport care evidenţiază soldurile sau rulajele unuia sau mai multor

analitice ce aparţin unei anumite grupe ce sunt ataşate unuia sau mai multor conturi sintetice.

Astfel, presupunând că atât clasa 6 cât şi clasa 7 au ca analitice centre de profit şi cheltuială,

atunci se vor putea evidenţia soldurile sau rulajele unui analitic (centru de profit) în legătură cu

conturile sintetice de care este legat.

În criteriile de selecţie se specifică nivelul analiticului, apoi se selectează grupa, analiticul,

societatea, contul, tipul de raportare şi valuta pentru care se doreşte afişarea balanţei inverse.

Grupa, analiticul şi contul se pot selecta după denumire din lista afişată cu tasta F9 în câmpul

respectiv.






Implicit, balanţa este afişată cu cele patru coloane standard de balanţă. Coloanele afişate se

pot specifica în „Optiuni afisare”, selectându-se cele patru coloane care vor fi afişate. Din cele

patru două coloane (sold iniţial şi final) sunt selectate implicit şi needitabile. Prin opţiunea

„Afisare element” se specifică cum se doreşte afişarea analiticului: după nume sau denumire.

Opţiunea „Detaliat pe documente” afişează în raport documentele contabile care stau la

baza rulajului curent. Opţiune suplimentară: documente cu sau fară mişcare.

Opţiunea Excludere note de închidere scoate din tabel notele contabile rezultate din

închiderea conturilor. Opţiune suplimentară: note contabile cu sau fără sold.

Balanţa inversă grupată

Balanţa inversă grupată este un raport care evidenţiază toate veniturile şi toate cheltuielile

ataşate unui anumit grup de analitice, grupate pe elementele grupei.




În cadrul criteriilor de selectie se specifică perioada de interogare, societatea, nivelul

analiticului, grupa şi elementul. Grupa şi analiticul se pot selecta după denumire din lista afişată

cu tasta F9 în câmpul respectiv.

Prin câmpurile „Cont venituri”, respectiv „Cont cheltuieli” se specifică grupa de conturi

care va sta la baza calculului coloanelor de venit, respectiv cheltuieli. Acest raport are la bază

calcul de rulaje. Contul 711 fiind un cont mai special, ecranul oferă posibilitatea de a specifica

dacă pentru acest cont se doreşte ca venitul să fie calculat pe baza soldului (opţiunea „Sold cont

711”).

Opţiunea Excludere note de închidere scoate din tabel notele contabile rezultate din

închiderea conturilor.

Raportul va afişa coloanele: element (de exemplu, centru), venituri, cheltuieli şi profit.

Balanţa generală Balanţa generală este un raport în care sunt afişate conturile sintetice şi opţional, conturile

analitice până la ultimul nivel de detaliere.



Criterii de selectie sunt următoarele: perioada de interogare, societatea, cont, analitice, tip

raportare, valuta. Selecţia grupelor de cont şi a analiticelor se poate face după denumire din

fereastra afişată cu tasta F9, după cont/analitic cu combinaţia SHIFT+F9, iar după criterii multiple

cu combinaţia CTRL+F9, în câmpul respectiv.

Nivelul de detaliere a balanţei se specifică prin completarea nivelelor de detaliere dorite,

implicit până la analiticul III.




Indicatorul „Mărime afişare” este util pentru a evalua valorile aduse în balanţă prin

înmulţirea sau împărţirea acestora la un coeficient indicat. Operaţia de înmulţire sau de împărţire

se selectează prin intermediul celor două opţiuni „*”, respectiv „/”, iar coeficientul se introduce în

câmpul alăturat. În practică se va folosi pentru:

afişarea valorilor în vechea monedă, după un proces de denominare, prin



acestea.

În cazul în care ordonarea specificată la “Opţiuni afişare” este de balanta inversă (diferită

de cea implicită), calcul de sold la nivel de analitic se face astfel (se adună sumele la nivel analitic

pornind de la sintetic în sens invers):

dacă sursa analiticului sunt conturi de acelaşi tip (A,B,P), atunci se consideră de

tipul conturilor;

dacă sursa analiticului sunt conturi de diferite tipuri, atunci se consideră de tip B

(bifunctional).

Ca orice balanţă coloanele afişate sunt: sold iniţial, rulaj curent, rulaj cumulat, sold final.

Coloanele afişate se pot specifica de către utilizator prin selectarea coloanelor dorite, maxim cinci,

dintre care două - sold initial/sold final – sunt selectate implicit şi needitabile.

Pentru afişarea analiticului se poate opta pentru afişare nume sau denumire (entitate).



Balanţa analitică pe dimensiuni Balanţa analitică pe dimensiuni este o balanţă sintetică şi analitică cu opţiuni de detaliere

pe dimensiuni: societate, proiect, locaţie.

Criteriile de filtrare sunt asemănătoare cu cele din balanţa analitică având în plus opţiuni

de filtrare după proiect şi locaţie.




Detalierea se poate face pe societate, proiect sau locaţie. Dacă respectivele opţiuni de

detaliere nu sunt selectate atunci datele afişate vor fi fără detaliere:

<S%> - fără detaliere pe societate;

<DP%> - fără detaliere pe proiect;

<DL%> - fără detaliere pe locaţie;

Raportul tipărit este CNT_BalDimensiuni.rpt.

Fişă cont Fişa contului este folosită pentru a vedea rulajul unui cont pe o anumită perioadă. Gradul

de detaliere a contului poate fi până la analitic V, iar sumele listate pot fi în lei sau valută.

Fişă cont grupată Afişează rulajul contului şi toate conturile care au intrat în relaţie cu el în perioada selectată.

Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul Rapoarte/Fisa contului/Grupată.



După specificarea criteriilor de selecţie: perioadă de interogare, societate, cont – sintetic,

analitic I,II,III,IV,V – nivel detaliere cont, valuta, cont corespondent – sintetic, analitic

I,II,III,IV,V - nivel de detaliere analitic, se apasă butonul Selectie (Alt+S) şi datele vor fi afişate în

grid. Selecţia grupelor de cont şi a analiticelor se poate face după denumire din fereastra afişată cu

tasta F9, după cont/analitic cu combinaţia SHIFT+F9, iar după criterii multiple cu combinaţia

CTRL+F9.

În Opţiuni de afişare se poate opta pentru modul de formatare al zecimalelor în ecran.

Implicit se afişează cu toate zecimalele, prin defibarea opţiunii Toate zecimalele devine activă

căsuţa în care se specifică număruld e zecimale dorit.

Tipărirea fişei se poate face apăsând butonul imprimanta (Tipărire) din bara de scurtături

situată sub meniu, sau din meniul „Contabilitate\Tipăreste”.

Raportul tipărit afişează coloanele: cont corespondent, rulaj debit/credit cont, rulaj

debit/credit cumulat cont – cont corespondent.

Fişa contului grupată după poziţie Afişează rulajul contului în perioada selectată, grupat după poziţie document contabil.

Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul Rapoarte/Fisa contului/Grupată după

poziţie.



Criteriile de filtrare sunt următoarele: perioadă, societate, cont, analitice I – V.

În Opţiuni de afişare se poate opta pentru modul de formatare al zecimalelor în ecran. Implicit se

afişează cu toate zecimalele, prin defibarea opţiunii Toate zecimalele devine activă căsuţa în care

se specifică număruld e zecimale dorit.




Selecţia grupelor de cont şi a analiticelor se poate face după denumire din fereastra afişată

cu tasta F9, după cont/analitic cu combinaţia SHIFT+F9, iar după criterii multiple cu combinaţia

CTRL+F9. Raportul tipărit afişează coloanele: poziţie, rulaj debit/credit.

Fişă contului generală Afişează rulajele şi toate conturile corespondente aşa cum rezultă ele în urma contării.

Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul Rapoarte/Fisa contului/Generală, sau

apăsând butonul din bara de scurtături situată sub meniu.



Selecţia datelor se poate face în funcţie de următoarele criterii de selecţie: perioadă,

centralizator, document, poziţie, societate, proiecr, locaţie, cont, grupa cont I - V, analitice I – V,

cont corespondent şi analitice I – V. Selecţia grupelor de cont şi a analiticelor se poate face după

denumire din fereastra afişată cu tasta F9, după cont/analitic cu combinaţia SHIFT+F9, iar după

criterii multiple cu combinaţia CTRL+F9, în câmpul respectiv.

Analiticul se afişează în tabel conform selecţiei din opţiuni: cod, nume, denumire.

Indicatorul „Mărime afişare” este util pentru a evalua valorile aduse în raport prin




afişarea valorilor în vechea monedă, după un proces de denominare, prin înmulţirea

valorilor cu coeficientul de denominare;


acestea.




Tipărirea fişei se face apăsând butonul „Tipareste” din bara de scurtături situată sub

meniu, sau din meniul „Contabilitate”, opţiunea „Tipareste”. Sistemul oferă posibilitatea de

alegere a formatului în care se tipareşte fişa contului. Implicit se oferă două formate de raport: un

format extins (A3) şi unul restrâns (A4).

Fişa contului grupată pe dimensiuni Fişa contului grupată pe dimensiuni este o fişă de cont grupată cu opţiuni de detaliere pe

dimensiuni: societate, proiect, locaţie.



Criteriile de filtrare sunt asemănătoare cu cele din fişa contului grupată având în plus

opţiuni de filtrare după proiect şi locaţie. Selecţia grupelor de cont şi a analiticelor se poate face

după denumire din fereastra afişată cu tasta F9, după cont/analitic cu combinaţia SHIFT+F9, iar

după criterii multiple cu combinaţia CTRL+F9.

Detalierea se poate face pe societate, proiect sau locaţie. Dacă respectivele opţiuni de

detaliere nu sunt selectate atunci datele afişate vor fi fără detaliere:

<S%>: fără detaliere pe societate;

<DP%>: fără detaliere pe proiect;

<DL%>: fără detaliere pe locaţie;







Raportul tipărit este CNT_FisaContDimensiuni.rpt.

Registru jurnal Registrul jurnal reprezintă sinteza contărilor.

Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul Rapoarte/Registru jurnal, sau apăsând

butonul din bara de scurtături situată sub meniu.



Filtrele disponibile sunt: perioada, centralizatorul, documentul, societatea, proiectul,

locaţia, contul sau tipul de raportare. Nivelul de detaliere analitică se poate alege prin intermediul

câmpului „Afişare cont”.

În zona denumită „Detaliere” este oferită o multitudine de criterii pentru detalierea

informaţiei din cadrul Registrului Jurnal. Astfel, dacă un criteriu este marcat, atunci informaţia

afişată va fi detaliată cu acest criteriu. Prin ridicarea marcajului unuia sau a mai multor criterii,

informaţia afişată devine din ce în ce mai sintetică, mai grupată, în funcţie de câte criterii au

rămas marcate. La extremis, fără nici o marcare, informaţia este „condensată” până la nivel de

egalitate contabilă.

Dacă se ridică marcajul de pe criteriul „Debit-credit”, atunci informaţia va apărea pe

rânduri distincte, separat pentru conturile de pe debit şi separat pentru cele de pe credit.

În condiţiile unei „condensări” a informaţiei, în coloanele cu respectivele criterii nu va mai

apărea nimic, sau va fi expus ceva de genul „C%”, unde C va fi litera criteriului condensat. În

cazul Poziţiei, nu se va afişa nimic sau se va afişa valoarea minimă, în funcţie de criteriile

condensate.

Indicatorul „Mărime afişare” este util pentru a evalua valorile aduse în raport prin




- afişarea valorilor în vechea monedă, după un proces de denominare, prin


- afişarea valorilor transformate într-o altă monedă, prin introducerea parităţii dintre

acestea.




Sistemul oferă posibilitatea de selecţie a raportului tipărit, la momentul apăsării butonului

“imprimantă”. Din ecranul care apare se poate alege forma dorită pentru tipărire. Standard, nu

toate coloanele vizibile pe ecran apar şi în forma tipărită.

Pentru raportul CNT_RegistruJurnalRestrans.rpt este necesar ca filtrarea să se facă cu

detaliere pe data contabilă, centralizator şi societate. Raportul ce se va tipări conţine datele din

raportul registru jurnal standard dar cu grupare pe centralizator şi societate.



Cartea mare Cartea mare este un raport standard, pe baza căruia se pot vizualiza legăturile între conturi.

Raportul se poate accesa pe opţiunea din meniul Rapoarte/Cartea mare, sau apăsând butonul

din bara de scurtături situată sub meniu.

Criteriile de selecţie permit listarea cărţii mari la nivel de analitic, precum şi cu

specificarea perioadei până la care se doreşte listarea. Selecţia grupelor de cont şi a analiticelor se

poate face după denumire din fereastra afişată cu tasta F9, după cont/analitic cu combinaţia

SHIFT+F9, iar după criterii multiple cu combinaţia CTRL+F9.

Sistemul oferă posibilitatea de selecţie a raportului tipărit în funcţie de formatul dorit.

Rapoarte configurabile În cadrul acestui meniu se pot vizualiza şi tipări categoriile de rapoarte configurabile.

Rapoarte de sinteză Acest ecran permite vizualizarea rapoartelor de sinteză: static şi dinamic

Din lista de rapoarte se selectează raportul dorit (lista se umple conform drepturilor

acordate utilizatorului curent la nivel de raport), apoi se completează criteriile de interogare

specifice fiecarui tip raport, astfel:

Sinteză static – oferă raportul de sinteză de tip Bilanţ

o perioada de calcul, perioada pentru care se doreşte calcul de sold initial/final

o retratare – prin această opţiune se specifică dacă se doreşte tipărirea raportului cu

calcul de retratare pentru elementele la care este specificată aceasta proprietate.

o titlu – este un subtitlu editabil de către utilizator şi va fi tipărit sub titlul raportului

(în titlu se preiau automat următoarele date dacă acestea au fost selectate: societate,

proiect, locaţie)

o societate

o proiect

o locaţie

o valuta de bază/secundară

Sinteză dinamic – oferă raportul de sinteză de tip Cont de profit şi pierdere

o perioada de calcul - de exemplu: exerciţiul financiar încheiat/curent

o perioada de rapoartare – de exemplu: exerciţiul financiar precedent

o retratare – prin această opţiune se specifică dacă se doreşte tipărirea raportului cu

calcul de retratare pentru elementele la care este specificată această proprietate.

o titlu – este un subtitlu editabil de către utilizator şi va fi tipărit sub titlul raportului

(în titlu se preiau automat următoarele date dacă acestea au fost selectate: societate,

proiect, locaţie)

o societate



o proiect

o locaţie

o valuta de bază/secundară

Raportul tipărit contine coloanele pentru un raport static: element, cod element, sold iniţial

şi sold final, respectiv pentru un raport dinamic: element, cod element, rulaj curent, rulaj

precedent.

Rapoarte jurnal Acest ecran permite vizualizarea rapoartelor de tip jurnal. Prin acest tip de rapoarte sunt

simulate Jurnalele de TVA pentru Cumpărări şi Vânzări şi sunt oferite pentru export datele pentru

Decontul de TVA.

Din lista de rapoarte se selectează raportul dorit (lista se umple conform drepturilor

acordate utilizatorului curent la nivel de raport), apoi se completează criteriile de selecţie, astfel:

Criteriile de selecţie sunt cele standard de antet document contabil, cum ar fi: data

contabilă, data documentului, numărul documentului, societatea, centralizatorul, documentul, etc.

Şi pentru acest tip de raport există un câmp de subtitlu editabil de către utilizator. Acest câmp va

fi tipărit sub titlulul raportului. Titlul coloanelor şi aranjarea lor sunt conform definirilor din

raport.

Algoritmul de calcul folosit pentru rapoartele configurabile de tip Jurnal vânzări, Jurnal

cumpărări, este cuprins în tabelul de mai jos, unde este descrisă corespondenţa dintre situaţia din

document (articolele conţinute) şi tipul de taxă rezultat în urma transferului:



Documente afectate Situaţie articol/divers conform definirii Taxă tip

bază

Taxă tip tva

Fact furnizor,

Chit furnizor,

F.de transport int

(DVI),

F.de taxa 1,2 (DVI),

F.de diferenţă (DVI)

Factură client,

Chitanţă fiscală client,

Cu cota 19% Bază19% Tva19%


Cu cota 19%, modificat manual la 0 SCDD null

Cu cota 9%, modificat manual la 0 SCDD null

Cu cota 0% sau SCD SCDD null

Cu cota SFD (doar pentru articole) SFDD null

Cu cota 19%, modificat manual la altă valoare decât 0 sau

decât valoarea corectă a tva de 19%

Bază19% Tva19%

+/- dif

Cu cota 9%, modificat manual la altă valoare decât 0 sau

decât valoarea corectă a tva de 9%

Bază9% Tva9%

+/- dif

Cu cota 0%, modificat manual la altă valoare decât 0 mesaj, nu

transfer daca

val incorecte

---

Cu cota SFD, modificat manual la altă valoare decât 0 mesaj ---

Factură client (din

invoice), standard

(fără tva)

Indiferent de definire, excepţie SFD ECDD null

Cu cota SFD (doar pentru articole) EFDD null

Factură client (din

invoice), cu tva (caz

excepţional)



Cu cota 19%, modificat manual la 0 ECDD null

Cu cota 9%, modificat manual la 0 ECDD null

Cu cota 0% sau SCD ECDD null

Cu cota SFD EFDD null

Factură furnizor

extern,

Factura de transport

ext,

Factura de asigurare

(de pe DVI)



Cu cota 19%, modificat manual la 0 Bază19% null

Cu cota 9%, modificat manual la 0 Bază9% null


Cu cota SFD SFDD null

Factură vamă

(de pe Document

import)



Cu cota 19%, modificat manual la 0 Bază19% Tva19%

Cu cota 9%, modificat manual la 0 Bază9% Tva9%


Cu cota SFD SFDD null

Pe baza unui raport configurabil se pot obţine exporturi de date. Exemplul următor este

date pentru Decontul de TVA. (vezi şi paragraful Structuri de export).



Prin intermediul butonului Export, datele calculate pe baza unui raport configurabil se pot

exporta într-un anumit format prestabilit. Ecranul care apare este prezentat mai jos.

În acest ecran se alege forma de export (text, dbf, mail – în curs de implementare), se

completează datele necesare exportului şi se apasă OK.

Rezultatul se poate verifica prin apariţia în locaţia specficată a fişierului respectiv.

Utilizarea acestuia e dependentă de aplicaţiile externe pentru care a fost gândit.

Situaţii financiare Acest ecran permite selectarea rapoartelor configurabile din categoria Situaţii financiare,

indiferent de caracteristica de raport: dinamic, static sau generic.

Se poate alege raportul dorit din listă, în funcţie de drepturile de utilizator. Apoi se

completează datele necesare filtrelor de selecţie şi se apasă butonul Selecţie. În principal, acest tip

de rapoarte poate suplini oricare dintre categoriile anterioare astfel:

raportul Sinteză static se poate simula prin Situaţii financiare / Static;

raportul Sinteză dinamic se poate simula prin Situaţii financiare / Dinamic;

raportul Jurnal se poate simula prin Situaţii financiare / Generic.

Orice alt raport care se poate configura la nivel de rând sau coloană, se va putea obţine

prin intermediul acestui tip de raport. Concret raportul Flux de Trezorerie este realizat printr-un

raport de tip Situaţii financiare cu caracteristica Dinamic. Acesta se bazează pe notele contabile şi

pe utilizarea dimensiunii Observaţii în cadrul acestora, pentru determinarea fluxurilor legate de

redevenţe, onorarii, comisioane şi alte venituri.



Declaraţii taxe

În cadrul acestui meniu se pot exporta declaraţiile semestriale 394, cu informaţii referitor

la achiziţiile şi livrările pe terioriul naţional. Conform OMEF 702/14.05.2007 agenţii economici

înregistraţi în scopuri de TVA sunt obligaţi la raportarea semestriala a sumelor privind

operaţiunile de achiziţie si livrări/prestări de servicii pe teritoriul naţional. In acest scop a fost

creat raportul “Declaraţii taxe” aflat in modulul Contabilitate, meniu Rapoarte Declaraţii taxe.

Instrucţiuni pentru export Declaraţie 394 În declaraţie sunt incluse toate facturile care au fost emise în semestrul de raportare între

persoane impozabile înregistrate în scopuri de TVA.

În ecranul accesibil prin meniul menţionat se pot aplica următoarele criterii de selecţie:

Declaraţie (tipul declaraţiei )

Societate raportare – dacă se selectează societatea tată, se vor aduce date de pe

documentele societăţii tată plus datele de pe societăţile pui. Dacă se selectează o

societate pui, vor fi aduse doar datele de pe societatea pui,

Interval timp pentru raportare,

Regiune (dimensiunile definite de tip regiune) – se foloseşte doar dacă există

legături firme-regiuni,



Forma juridică - este o selecţie de tip listă, implicit se populează cu toate formele

juridice existente, se pot face selecţii multiple pentru a exclude persoanele fizice

sau alte forme juridice pentru care nu este necesară raportarea,

Tip document (se optează pentru documentele pentru care se face exportul)

Datele aduse în urma aplicării filtrelor de selecţie sunt din documentele operaţionale care

au fost transferate in contabilitate.

Nu sunt incluse documentele care sunt generate de pe Invoice (factura export) şi DVI

(document import), cu excepţia facturilor de transport intern, factura taxa1, factura taxa2, factura

diferenţă.

Sunt excluse din baza TVA (achiziţii şi livrări) sumele pentru care valoarea TVA este

egală cu zero (articole pentru care TVA = 0 sau Diverse pentru care valoarea TVA = 0).

De asemenea, nu sunt incluse sumele de pe documentele din operaţional pentru care s-a

completat pe Observaţii document sau Explicaţii document „Taxare inversa”. Se verifică şi nota

contabilă generată de pe documente şi dacă se regăseşte în Explicaţii nota contabilă sau observaţii

nota „taxare inversa”, valoarea documentului transferat este exclusă din raportarea în Declaraţia

394.

După validarea sumelor aduse în ecran în urma selecţiei, se apăsă butonul „Export” care

va genera un fişier .TXT cu structura precizată în actul normativ. Din acelaşi ecran de vizualizare

poate fi tipărită declaraţia (pagina centralizatoare). În urma exportului va fi afişat mesajul de mai

jos:

Fişierul generat se copiază în directorul în care s-a instalat aplicaţia de la Ministerul de

Finanţe C:\program files\D394\394.

Se face verificarea de structura şi de coduri de înregistrare în scopuri de TVA ale firmelor

aflate în declaraţie.

Instrucţiuni pentru export Declaraţie 390 – VIES

Conform Ordin nr. 76/2010 - din 21/01/2010 publicat în MOF nr.67 – 29/01/2010 agenţii

economici sunt obligaţi la raportarea lunară a sumelor privind operaţiunile de achiziţie, livrări şi

prestări servicii intracomunitare. În acest scop se utilizează raportul “Declaraţii taxe” aflat în

modulul Contabilitate, meniu Rapoarte Declaraţii taxe.



În ecranul accesibil prin meniul menţionat se pot aplica următoarele criterii de selecţie:

Declaraţie (tipul declaraţiei - 390)

Societate raportare – daca se selectează societatea tata, se vor aduce date de pe

documentele societăţii tată plus datele de pe societăţile pui. Daca se selectează o

societate pui, vor fi aduse doar datele de pe societatea pui.

Interval timp pentru raportare – trebuie să fie în cadrul unei singure luni.

Regiune (dimensiunile definite de tip regiune)

Atenţie! Pentru corectitudinea datelor aduse în declaraţie trebuie să aveţi definită o

regiune care să simbolizeze spaţiul intracomunitar şi să existe legături firme –

regiuni şi să folosiţi acest filtru în D390.

Forma juridică - este o selecţie de tip listă, implicit se populează cu toate formele

juridice existente, se pot face selecţii multiple pentru a exclude Persoanele fizice

sau alte forme juridice pentru care nu este necesara raportarea

Tip documente - nu este folosit acest filtru la declaraţia 390

Datele aduse în urma aplicării filtrelor de selecţie sunt din documentele operaţionale care

au fost transferate în contabilitate.

Sunt incluse în declaraţie:

facturile furnizor generate de pe Documentele de import, care provin din generare

de pe aviz furnizor ca şi cele introduse direct - şi vor fi marcate ca operaţiuni de tip

A (achiziţii) respectiv S (servicii).

facturi client generate de pe facturi export, acele facturi de export care provin din

generare de pe aviz client respectiv introduse direct – şi vor fi marcate ca

operaţiuni de tip L (livrări) respectiv P (prestări).

Facturile client generate de pe facturi export pe care destinatarul este diferit de

cumpărător vor fi marcate ca operaţiuni de tip T (livrări triunghiulare)

Alte observaţii:

pentru corectitudinea datelor exportate este necesară completarea informaţiei Ţară

la nivelul firmelor incluse în declaraţie.

După validarea sumelor aduse în ecran în urma selecţiei, se apăsa butonul „Export” care

va genera un fişier .TXT cu structura precizata în actul normativ. În urma exportului va fi afişat

mesajul de mai jos:



şi apoi se va deschide un ecran *.txt în Notepad cu informaţiile generate, pentru

vizualizare şi editare.

Fişierul generat se copiază sau se salvează în directorul în care s-a instalat fişierul PDF

furnizat de Ministerul de Finanţe.

Fişierul generat va fi utilizat pentru preluare în cadrul fişierului de tip PDF furnizat de

Ministerul finanţelor. Pentru aceasta se deschide fişierul cu aplicaţia Adobe Reader şi pe ultima

pagină se apasă pe butonul Import, având ca efect deschiderea unui ecran de navigare ce se va

utiliza pentru selectarea fişierului *.txt generat din Declaraţie. O dată încărcate datele în fişierul

PDF, se paote trece mai departe la validare, salvare fişier, listare.

Informaţii şi instrucţiuni detaliate privind lucrul cu documentul PDF se pot obţine

apăsând pe butonul galben cu semnul întrebării situat în dreapta butonului de Validare.

Declaraţia 390 nu se va tipări din ecranul de declaraţie taxe.



SPECIALE

Închideri de conturi Modulul oferă posibilitatea închiderii manuale sau automate a unor conturi. Astfel, în

această secţiune se pot închide conturile de venituri şi de cheltuieli.

Închiderea unui cont se face la nivel de societate/analitic/proiect/locaţie, adică se

calculează soldul la nivel de societate/analitic/proiect/locaţie pentru conturile specificate şi se

inserează câte o notă contabilă pentru fiecare societate, cu detaliere la nivel analitic, pe proiecte şi

locaţii, pentru fiecare cont implicat.

În condiţiile în care structura de anlitice este perfect identică pentru conturile din clasa 6,

clasa 7 şi contul 121, atunci operaţiunea de închidere venituri şi cheltuieli se realizează la nivel

analitic până la cel mai detaliat nivel atât pentru conturile din clasa 6 şi clasa 7 cât şi pentru contul

121. Dacă structurile de analitice nu corespund (clasa 6, clasa 7, versus 121) atunci închiderea

contului 121 este doar la nivel sintetic.

Dacă pentru un cont, la nivel analitic, există rulaje debitoare şi creditoare, atunci

închiderea lui se va face pe sold calculat la nivelul analitic cel mai detaliat. Închiderea se va face



detaliat pentru fiecare dintre aceste sume sold, prin contul indicat de operator, pe debit sau pe

credit în funcţie de opţiunea bifată..

NOTE!

Dacă în timpul lunii există rulaje la nivel analitic doar pe credit pentru conturile din

clasa 6 sau doar pe debit pentru conturile din clasa 7, atunci acestea vor fi închise

cu valori egale şi negative, pe credit pentru clasa 6 şi respectiv pe debit pentru

clasa 7.

Operaţia de închidere de conturi este dependentă de legătura utilizatori-societăţi.

Astfel, dacă utilizatorul care efectuează închiderea de conturi nu are legături cu

toate societăţile, închiderea se va putea realiza doar pentru acele societăţi pentru

care utilizatorul respectiv are legături, chiar dacă în filtrul de Societate este lăsat %.

În ambele variante de închidere de conturi, operaţia de închidere va verifica mai

întâi dacă nu există deja o închidere efectuată pentru pentru filtrele specificate.

Dacă există o altă închidere se afişează un mesaj de atenţionare pentru utilizator şi

operaţia se opreşte.

Varianta de închidere automată presupune definirea unei reguli de închidere a conturilor

de venituri şi de cheltuieli. Această regulă se definişte prin intermediul rapoartelor configurabile

de tip Închidere cont, cu caracteristica Venituri şi cheltuieli.

În imaginea de mai jos este dat un exemplu de formulă de închidere pentru clasa 6, în

cazul unei structuri analitice neuniforme.

Închidere de TVA Prin intermediul acestei funcţionalităţi se obţine în mod automat închiderea conturilor de

TVA (4426 şi 4427).



Funcţionalitatea este valabilă doar pentru cazul în care conturile de TVA implicate în

operaţiune nu au detaliere la nivel analitic. Această verificare este făcută de către sistem ca prim

pas, iar în cazul depistării de detaliere analitică la unul dintre conturile implicate va fi afişat un

mesaj de atenţionare. Prin acesta se comunică utilizatorului că operaţiunea nu poate fi efectuată în

mod automat indicând motivul şi conturile în cauză.

Tot ca şi element de control, înainte de a porni operaţia automată de închidere, se verifică

fiecare cont implicat pentru a corespunde cu definiţia corectă în sensul de a avea indicaţia de

Activ sau Pasiv după lista de mai jos. Dacă unul dintre conturi nu corespunde se afişează un mesaj

de atenţionare cu motivul şi conturile în cauză.

Conturile implicate în operaţiune sunt:

- 4423 TVA de plată cont de Pasiv (obligatoriu sold Creditor)

- 4424 TVA de recuperat cont de Activ (obligatoriu sold Debitor)

- 4426 TVA deductibilă cont de Activ (obligatoriu sold Debitor)

- 4427 TVA colectată cont de Pasiv (obligatoriu sold Creditor)

şi pentru ca operaţia să reuşească, trebuie respectată această definiţie.

Se verifică şi faptul că nu există deja o închidere de TVA pentru aceeaşi perioadă (lună),

caz în care operaţiunea se anulează. Deasemenea nu se va opera închiderea de TVA dacă nu există

înregistrări – note contabile – pentru niciunul din conturile implicate, în perioada selectată.

Algoritmul de calcul aplicat este descris în tabelul următor: Caz Valoare sold lei

Debitor cont

4426

Valoare sold lei

Creditor cont

4427

Nota rezultată

SD4426<=SC4427 >=0 (pozitivă) >=0 (pozitivă) 4427=4426 cu valoarea SD4426 şi

4427=4423 cu diferenţa dintre SC4427-SD4426

<0 (negativă) >=0 (pozitivă) 4427=4426 cu valoarea SD4426 şi


<0 (negativă) 4427=4426 cu valoarea SD4426 şi


SD4426>SC4427 >=0 (pozitivă) >=0 (pozitivă) 4427=4426 cu valoarea SC4427 şi

4424=4426 cu diferenţa dintre SD4426-SC4427

<0 (negativă) 4427=4426 cu valoarea SC4427 şi


<0 (negativă) <0 (negativă) 4427=4426 cu valoarea SC4427 şi


Nota contabilă rezultată va conţine:

- dată contabilă şi dată document = data specificată în interfaţa de închidere de TVA;

- societatea = societatea aleasă în câmpul “Societatea cu care se face închiderea:”;

- centralizator şi document = selectate în interfaţa de închidere de TVA;

- nr. document = introdus în interfaţa de închidere de TVA;

- suma = suma valorilor celor 2 egalităţi contabile rezultate din algoritmul de mai

sus;

- suma în valuta de referinţă şi document = Suma în valuta de referinţă (egală şi cu

cea în valuta document), va fi calculată din toate sumele in valuta de referinta de pe

notele contabile sursa, daca exista;

- cursul de referinţă şi document = curs recalulat valoare bază/valoare valută de

referinţă;

- introdus de = utilizatorul care a operat închiderea automată;

- restul câmpurilor rămân necompletate.

Câmpul din interfaţă numit “Filtru închidere” nu este activ şi în această versiune nu se foloseşte.



Calcul coeficient K

Coeficientul K este utilizat la repartizarea diferenţelor de preţ (adaos comercial) asupra

valorii bunurilor ieşite şi asupra stocurilor.

Coeficientul K se calculează la sfârşitul fiecărei luni, fie global fie defalcat pe societăţi.

După calcularea coeficient se pot genera notele contabile, doar pentru societăţile pentru

care există calculat coeficientul.

Se completează obligatoriu data contabilă, centralizatorul, documentul şi numărul notei

contabile.

Solduri iniţiale Pe de o parte este un ecran de vizualizare a soldurilor iniţiale rezultate prin soldare an, iar

pe de altă parte permite modificare defalcarea sumelor din sold după data intrării în societate.



Păstrarea soldurilor iniţiale de an se face la fiecare nivel de analitic/proiect/locaţie şi

societate. În tabelul de vizualizare solduri initiale se poate observa structura „arborescentă”. În

tabelul de jos este afişat soldul curent din tabelul de sus defalcat după dată intrare.

Aceste sume de sold defalcat se obţin prin soldare an cu opţiunea de „sume sold” şi sunt

necesare în cazul în care se tipăresc rapoarte de sinteză cu retratare.

Modulul oferă posibilitatea modificării acestor sume având în vedere că de multe ori

evidenţa în Socrate a început ulterior intrării acestora în patrimoniul societăţii.

Prin apăsarea butoanelor „Adaugare” (Alt+A), respectiv „Modificare” (Alt+M) se pot

adăuga sume, respectiv modifica suma curentă dar numai pentru sold în valuta de bază.

Adăugarea, modificarea sau ştergerea unei sume de pe un nivel de analitic va atrage după sine

adăugarea, modificarea sau ştergerea automată şi de pe nivele superioare.

Din acest ecran de vizualizare se pot tipări două rapoarte:

raport de sold iniţial cu opţiunea de detaliere

raport de sold retratat la data – aplicat pentru conturile de tip element

nemonetar şi în funcţie de indicii de inflaţie definiţi. Dacă pentru o anumită

sumă nu se găseşte indice definit implicit se face calcul cu indice unitar (1).

Transfer solduri finale În cadrul acestei opţiuni se face închiderea exerciţiului contabil, prin transferul automat al

soldurilor conturilor, transformarea soldurilor finale (de la finele exerciţiului financiar) în solduri

iniţiale (la începutul următorului exerciţiu).



În fereastra de soldare an se sugerează verificarea soldurilor finale înainte de a fi preluate

ca solduri iniţiale.

Soldarea de an se poate face simplu doar cu opţiunea de soldare sau se poate opta şi pentru

„sume sold”, caz în care se completează automat soldurile defalcate după dată intrare. Operaţiunea

se poate face pentru un cont sau mai multe conturi.

Reluarea soldării înseamnă ştergerea soldării precedente, deci în cazul în care soldarea

precendentă s-a facut cu opţiunea „sume sold” şi aţi operat modificări asupra sumelor acestea se

vor pierde.

Verificare transferuri documente Acest ecran permite verificarea transferului documentelor, respectiv corectitudinea acestor

transferuri, iar criteriile de selecţie permit şi transferul anumitor documente.

Din lista de documente disponibile spre verificare se selectează cele pentru care se doreşte

verificarea. Se completează parametrii de selecţie, pentru verificări de transfer, se optează pentru

documente transferate (pentru cele netransferate implicit vor aparea diferenţe) şi se selectează

opţiunea „verificare”. Există un filtru pentru valoarea diferenţei, precum şi opţiune de marcare

colorat a liniilor cu diferenţe mai mari decât suma specificată.

Pentru documentele care se transferă la valoare de stoc (de exemplu bonuri de consum,

avize client) se poate opta pentru verificare cu valoarea stoc, opţiunea „valoare stoc”.

Prin apăsarea butonului „Tipareste” din toolbar sau din meniul „Contabilitate” optiunea

„Tipareste” se poate lista rezultatul verificării.

Acest ecran permite şi transferul documentelor selectate. În acest sens se selectează

documentele netransferate şi conform criteriilor de selecţie în grid vor fi afişate documentele

netransferate.



Prin apăsarea butonului „Transfera” va apărea ecranul de transfer. Această opţiune de

transfer implicit este transfer pe interval. Pentru fiecare tip document apare câte un ecran de

transfer.

În acest ecran se selectează activitatea cu care se transferă documentele.

Implicit ecranul propune:

explicaţii document contabil = explicaţii de pe document transferat

dată contabilă = dată document transferat

societate document contabil = societate document transferat

Dacă nu se doreşte realizarea transferului cu aceste valori implicite se selecteaza opţiunea

în dreptul valorii corespunzatoare şi se completează cu valoarea dorită.

Transferuri documente automat În acest ecran se pot vizualiza rezultatele transferurilor automate efectuate de serverul de

contabilitate.



În tabelul de jos sunt transferurile efectuate şi perioada în care s-au efectuat. Pentru fiecare

tip de document se înregistrează rezultatele transferurilor de documente.

Verificare rulaje Acest ecran permite verificarea rulajelor pe o perioadă selectată pentru conturile selectate.

Corelare rulaje Această funcţionalitate oferă posibilitatea refacerii calculelor de rulaj în situaţia în care, în

extremis, este necesară o intervenţie relativă la o perioadă trecută (an trecut şi închis), şi pentru

care trebuie afectat rulajul până la zi.

Actualizare regiune Pentru a se reface dimensiunea Regiune pe notele contabile deja introduse este disponibilă

opţiunea din meniul Speciale/Actualizare Regiune Note contabile>

Se specifică intervalul datei documentelor, şi după apăsare pe buton Actualizare se

introduce la nivel de articol contabil regiunea conform legăturii firme-regiuni, unde firma este

firma de pe documentul contabil.

Actualizare observaţii NC Pe notele contabile se pot actualiza observaţiile la nivel de articol contabil după taxa

contabilă (la nivel de articol contabil) sau observaţia document (de pe documentul transferat).



Observaţiile notă contabilă sunt folosite pentru rapoarte configurabile pentru vânzări,

pentru delimitarea coloanelor 15 şi 16 unde sunt tratate distinct operaţiunile de vânzare

intracomunitare.

Funcţie de opţiunea selectată, în cazul actualizării după Taxa se caută notele contabile

având la nivel de articol contabil taxa selectată şi se actualizează cu observaţia notă selectată –

modificarea se face numai pe articolul contabil având această taxă. În cazul opţiunii Observaţie

document, se actualizează cu observaţie taxă notele contabile provenite din transferul

documentelor primare având observaţia document selectată – modificarea se face asupra tuturor

articolelor contabile ale notelor contabile.

Atenţie: dacă s-a făcut o actualizare şi completat observaţiile note contabile, o actualizare

următoare, indiferent cu ce opţiune, dacă va cadea în perioada actualizării anterioare va suprascrie

observaţiile note contabile.

Actualizare data contabilă Asocierea noţiunii “data faptului generator” cu “data contabilă” pentru a corespunde

cerinţelor legislative de raportare taxa pe valoare adăugată în jurnalele de cumpărări şi vânzări.

Faptul generator este faptul prin care sunt realizate condiţiile legale necesare pentru exigibilitatea

taxei. Exigibilitatea taxei este data la care autoritatea fiscală devine îndreptăţită să solicite plata

taxei.

Actualizarea datei contabile se face prin intermediul ecranului de Actualizare data

contabilă, care actualizează data documentului contabil = data faptului generator.

Modul de actualizare a datei contabile este dat algoritmul descris mai jos.

i.Pentru jurnal pentru vanzari (RO-RO, RO-EU, RO-nonEU). În algoritmul de actualizare data

contabilă = data faptului generator intervin 3 documente:

1. factura client,

2. avizul client ,

3. încasare legată de factură.

1. factura client vs aviz client:

A. dacă factura transferată nu are aviz client legat atunci data contabilă = data factură,

B. dacă factura transferată are aviz client legat:



- dacă data avizului < data facturii atunci data contabilă = data aviz,

- dacă de factură sunt legate mai multe avize atunci data contabilă = data avizului cel

mai vechi,

- pentru avizele de expeditie care au înscris “CONSIGNATIE” în câmpul Explicatii

document atunci data contabilă = data factură

2. factura client vs încasare client:

A. dacă factura nu are încasare legată atunci data contabilă = data factură,

B. dacă factura are încasare legată:

i. dacă data încasării < data facturii , atunci data contabilă = data încasare,

ii. exceptie 1. de la punctul B.b.i, dacă încasarea este legată de o factura generată de

pe factura de export atunci data contabilă = data factură.

iii. exceptie 2, de la punctul B.b.i, dacă încasarea este legată de facturi legate de

operaţiuni scutite (facturi cu articole SCDD, SFDD) sau neimpozabile atunci data

contabilă = data factura. Dacă pe factura se află şi articole scutite si articole supuse

taxei, atunci intervine regula B.b.i. (se ia data contabilă = data încasării)

iv. dacă sunt legate mai multe încasări de aceeaşi factură, data contabilă = data

încasării celei mai vechi.

v. daca data facturii < data încasării, iar factura nu are legat un aviz client, atunci data

contabilă = data facturii.

3. factura vs aviz şi incasare:

A. Pentru o factura care are legată şi aviz client şi încasare, se va lua ca fapt generator

documentul cel mai vechi:

i. data încasării < data aviz, data factura atunci data contabilă = data încasării,

ii. data aviz < data încasare, data factura atunci data contabilă = data aviz,

4. chitanţa client vs încasare:

A. Chitanţele care au legate încasări:

i. data încasare < data chitanţă atunci data contabilă = data încasării,

ii. data chitanţă < data încasare atunci data contabilă = data chitanţei

iii. dacă sunt legate mai multe încasări de aceeaşi chitanţă, data contabilă = data

încasării celei mai vechi.

B. Chitanţele care nu sunt legate de încasări rămân cu data contabilă = data chitanţei.

ii. Pentru jurnal pentru cumpărări:

1. achiziţii intracomunitare (RO-EU, RO-RO)

Pentru achiziţii intracomunitare de bunuri, data exigibilităţii nu este aceeaşi cu data

faptului generator însă nu se modifcă nimic deoarece data contabilă = data facturii

furnizor.

2. importuri (achizitii extracomunitare)

Pentru importuri regula rămâne aceeaşi ca la importurile până în 2007, şi anume faptul

generator şi exigibilitatea taxei apar în momentul în care se face DVI.



CONTAREA AUTOMATĂ

Transferul simplu Pentru ca rezultatul unei activităţi să se reflecte corect în contabilitate trebuie să existe o

legătură între activităţi, centralizatoare şi documente astfel încât:

la introducere (de exemplu la încasări), trebuie să apară numai documentele

aferente activităţii corespunzătoare (pentru exemplul nostru, doar activităţile

definite ca încasări);

la transfer, în ecranul de activităţi să apară doar activităţile aferente documentului

selectat;

În momentul definirii monografiilor se folosesc următoarele sume. Rezultatul utilizării lor în

transfer este descris în continuare:

suma – se obţine suma conţinutului documentului, fără valoare tva şi fără valoare diverse,

defalcată pe cote de tva aferente bazei, dacă documentul conţine tva;

– se foloseşte şi pentru transferul valorii ratei de amortizare în cazul transferului de

amortizare lunară sau a valorii amortizate cumulat în cazul transferului ieşirii unui

mijloc fix din patrimoniu.

sumaDR – se obţine diferenţa dintre suma de la nivel de document şi suma conţinutului

documentului, fără valoare tva şi fără valoare diverse, pentru AC, FC, CC şi

FExp;

tva – se obţine total TVA al conţinutului documentului, dacă există, defalcat pe cote de

TVA. În mod excepţional, tva folsit pe o monografie ataşată la divers va transfera

doar tva de pe diversul respectiv. Această situaţie se foloseşte la taxarea inversă;

tvaDR – se obţine diferenţa dintre TVA la nivel de document şi TVA al conţinutului

documentului, dacă există, pentru AC, FC, CC şi FExp.

sumaG – va rezulta subtotalul obţinut prin gruparea pe conturi de gestiune a articolelor

existente în conţinutul documentului;

sumaV – va rezulta subtotalul obţinut prin gruparea pe conturi de venit a articolelor existente

în conţinutul documentului;

sumaC – va rezulta subtotalul obţinut prin gruparea pe conturi de cheltuială a articolelor

existente în conţinutul documentului;

sumaS – se obţine valoarea de descărcare de gestiune (stoc), utilizabilă pentru documente de

descărcare a gestiunii;

sumaSG – se obţine subtotalul de descărcare de gestiune (stoc), obţinut prin gruparea pe

conturi de gestiune a articolelor existente în conţinutul documentului; utilizabilă

pentru documente de descărcare a gestiunii;

sumaD – se obţine diferenţa de curs valutar calculată în momentul efectuării unei încasări

sau plăţi în valută a documentelor de import sau de export.

sumaDA – valoare discount la nivel de articol.

sumaVDA – valoarea discount la nivel de articol în funcţie de cont, ţine cont de legătura articole

gestiuni.

sumaR – se obţine diferenţa de curs valutar calculată în urma operaţiei de reevaluare a

soldurilor client sau furnizor.

sumaN – se obţine valoarea neamortizată aferentă ieşirii unui mijloc fix.

Câmpurile cu minus în faţă vor avea ca efect transferul sumelor cu semn schimbat;

Monografiile ataşate pe diverse vor fi definite cu suma sau tva, cazul cu tva fiind folosit

în mod excepţional la taxarea inversă.

Cheie de control: sumaG + sumaC + sumaV+ … + sumadiverse = suma.



Documentele se pot transfera (conta) în contabilitate în 2 moduri:

1. Transfer global – la nivel de document

- sumele care se transferă reprezintă totalurile de pe document şi diversele;

- în definirea monografiei, se selectează suma sau tva, cu semn pozitiv sau negativ.

2. Transfer detaliat – la nivel de conţinut al documentului

- conţinutul documentului trebuie repartizat pe mai multe conturi, la care se adaugă

transferul diverselor, acolo unde este cazul;

- legătura se face prin articole – gestiuni, doar dacă s-au definit în prealabil relaţiile.

Exemple transferuri detaliate

Factura/Aviz care conţine diverse articole care se contează prin conturi diferite de

venituri:

o produse + ambalaje

o servicii diferite

Se definesc monografiile/activităţile pentru fiecare situaţie în parte:

o vânzare produse, vânzare ambalaje – Activitate: vânzare produse + ambalaje

o închirieri, servicii telefonice - Activitate: închirieri + servicii telefonice

Fiecare monografie se defineşte cu sumaG, sumaV etc.

Descărcarea gestiunii prin mai multe conturi de gestiune,

Recepţia articolelor pe mai multe gestiuni (factura furnizor, NIR import etc.). Se

cumpără pe o factură mai multe articole care se duc în conturi diferite.

La transferul detaliat:

se realizează câte un subtotal pentru fiecare câmp din monografie (sumaG, sumaV,

sumaC);

gruparea se face după articole, în funcţie de gestiunea care este comună pentru fiecare

articol în parte;

se ajustează semnul sumei dacă s-a folosit în monografie semnul minus;

în cazul în care este preţ stoc – se face subtotalul pe preţul de intrare x cantitate şi nu

pe preţ document x cantitate. În acest caz, subtotalurile nu vor fi aceleaşi cu totalul de

pe document.

există situaţia când o activitate poate conţine mai multe monografii cu suma G,V,C,

dar în urma transferului (a calculelor şi verificarea contărilor) să rezulte mai puţine

articole contate. De exemplu, dacă se definesc toate situaţiile posibile, de pildă 10

situaţii probabile, dar pe documentul generat nu rezultă decât 2 din situaţiile

(monografiile) definite.

transferurile cu monografii definite cu ‚sumaG’, ‚sumaC’ şi ‚sumaV’ al Notelor de

recepţie ce sunt generate de pe Documente de import, suma la nivel de articol va fi

defalcată pe firme, corespunzător valorii repartizate al transportului extern, aigurarii

si transportului intern la nivel de articol.

Transfer Diverse

Diversele se transferă în funcţie de ceea ce s-a definit la diverse, împreună cu documentul

transfera. Rezultatul transferului se include în aceeaşi notă contabilă în contabilitate şi nu pe două

note separate.



Transferul automat Tot ceea ce a fost prezentat mai sus este valabil şi pentru transferul automat în

contabilitate. Diferenţa se rezumă la transmiterea în plus a informaţiei legate de nivelul de

detaliere a conturilor întâlnite în contările respective şi anume a analiticelor, până la nivelul 5

(v2004.4.0), în funcţie de structurarea planului de conturi. Pentru a putea fi transmise aceste

informaţii, trebuie îndeplinite următoarele condiţii:

structurarea planului de conturi pe analitice, subanalitice şi subsubanalitice, în funcţie

de necesităţi;

ataşarea pe ultimele nivele de detaliere a grupelor dorite (ARTICOLE, FIRME,

GESTIUNI, PERSOANE, CENTRE DE PROFIT);

definirea monografiilor contabile astfel încât;

Exemplu:

Pentru activitatea de achiziţionare a mărfurilor se doreşte evidenţierea pe analitic a

firmelor şi a gestiunilor. În continuare sunt prezentate etapele ce trebuie parcurse:

contul 401 (furnizori) trebuie defalcat pe analitic reprezentând codul furnizorului;

contul 408 (furnizori-facturi nesosite) trebuie defalcat pe analitic reprezentând codul

furnizorului;

contul 371 (mărfuri) trebuie defalcat pe analitic reprezentând codul gestiunii; pentru

structurarea planului de conturi şi ataşarea grupelor FIRME respectiv GESTIUNI se

foloseşte modulul de Definiri, (vezi manualul de Definiri);

se stabileşte legătura Articole - Gestiuni, (în cazul în care aceasta lipsea);

se definesc următoarele monografii:

o 371.Gestiuni = 408.Firme pentru transferul NIR -ului;

o 408.Firme = 401.Firme şi

o 4426 = 401.Firme pentru transferul facturii furnizor.

definirea unei activităţi contabile ce să cuprindă prima monografie pentru transferul

NIR -ului şi a alteia ce cuprinde ultimele două monografii, pentru transferul facturii

furnizor.

Atenţie:

în definirea monografiilor nu se vor completa câmpurile „Analitic” deoarece acestea se

completează în mod automat în momentul transferului cu informaţia corespunzătoare

documentului.

la transfer automat, dacă firmele de pe documente sunt sunt definite cu câmpul Divizia

firmei completatt, atunci se va transfera pe analiticul firmei părinte.

Presupunând că gestiunea primitoare are codul GE000 şi firma furnizoare codul AB000,

atunci contările vor arăta astfel:

371.GE000 = 408.AB000 pentru transferul NIR -ului;

408.AB000 = 401.AB000 şi

4426 = 401.AB000 pentru transferul facturii furnizor.



Transferul cu proiect şi locaţie Începând cu versiunea 2004.2.0, prin transferul în contabilitate a următoarelor documente,

se obţin note contabile completate automat şi cu informaţia de “Proiect” şi “Locaţie”, la nivelul

documentului contabil.

Documentele sunt:

Aviz client, Factură fiscală client, Chitanţă fiscală client, Proformă client;

Aviz furnizor, Factură fiscală furnizor, NIR, Chitanţă fiscală furnizor, Proformă

furnizor;

Bon primire, bon consum, bon transfer, bon autorecepţie.

Informaţiile de “Proiect” şi “Locaţie” se regăsesc pe aceste documente la nivelul datelor

de identificare a acestora. Pentru Bonul de transfer şi cel de autorecepţie, care au informaţiile

dublate, atât pentru sursă cât şi pentru destinaţie, prin transfer se preiau informaţiile din destinaţie.

Completări ale mecanismului de transfer Începând cu versiunea 2004.4.0, transferul în contabilitate a fost completat cu următoarele

facilităţi:

ecran nou de transfer, cu posibilitatea de a urmării evoluţia transferurilor şi a avea

mesaje cu mai multe detalii în cazul în care un transfer nu se finalizează cu succes

(imaginea de mai jos este un exemplu de ecran de transfer, pentru documentul

NIR);

aplicare verificare calendar documente, pentru toate transferurile de document, cu

regula: document contabil verifică data contabilă, iar notă contabilă verifică dată

document;

transfer automat cu până la 5 nivele de analitic, dacă structura contului permite

acest lucru şi analiticele se pot determina automat;

transferuri combinate cu sumaC şi sumaG pentru FF şi CF repartizate;

transfer de documente chiar dacă au valoare 0, pentru a fi afişate şi în jurnalele de

tva din contabilitate;

sume noi pentru transferul diferenţelor de rotunjire pentru sumă (sumaDR) şi

pentru tva (tvaDR);



transfer automat cu proiect şi locaţie pentru toate documentele care se transferă şi

au aceste informaţii;

transfer automat pentru documentele repartizate, inclusiv pentru varianta în care

repartizarea se efectuează pe altă structură decât centre de profit (ex Firme);

manual ate 2009

Documents