ghid ms project f30 pct.a

GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI MICROSOFT PROJECT 2003

2

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2003

Majoritatea utilizatorilor folosesc programul pentru obinerea suportului privind managementul activitilor, resurselor, costurilor i al comunicrii.

1. Introducere

Primul pas n utilizarea Project 2003 const n acomodarea cu opiunea Task Pane, a principalelor ecrane, imagini i filtre utilizate de program. De aceea, acest paragraf va face o scurt incursiune n problematica general a exploatrii programului.

1.1 Lansarea n execuie i elementele ecranului principal

Odat ce Project 2003 a fost lansat , se deschide, n funcie de configurarea iniial, un ecran n care se afieaz fereastra Getting Started sau Show Startup Task Pane, aa cum poate fi vzut i n fig. 1a i b.

Fig. 1a Fereastra de deschidere Getting Started

Fig. 1b Fereastra de deschidere Show startup Task Pane

Utilizarea unei metode computerizata pentru planificare;

MANAGEMENTUL PROIECTELOR SUPORT LUCRRI PRACTICE

3

Opiunea de vizualizare a ferestrei depinde de seleciile efectuate n meniul principal, prin secvena Tools>Options>General, dup cum urmeaz: dac este bifat opiunea Show startup Task Pane atunci va aprea fereastra 1a, i invers, dac nu este bifat va aprea fereastra 1b.

Figura 2 prezint ecranul principal ce poate fi vzut dup lansarea produsului Project 2003, cel predefinit fiind view-ul Gantt Chart, cu trei seciuni: bara View, un tabel pentru introducerea datelor (Entry table) i fereastra de vizualizare a diagramei Gantt. Fereastra general poart denumirea de project plan.

Bara meniu

Bara deinstrumente

Bara de instrumentepentru ghidare

Seciunea pentru ghidare n proiect

Tabel introducere dateZon afiarediagram Gantt

Bara View

Bar introducere date

Bara de splitarentre Tabel datei diagrama Gantt

Bara meniu

Bara deinstrumente




Bara View


Bara meniu

Bara deinstrumente




Bara View


Bara de splitarentre Tabel datei diagrama Gantt

Fig. 2 Ecranul principal al produsului Project 2003

n partea superioar, ecranul conine un meniu i o bar de instrumente similare cu alte aplicaii din pachetul Office. Trebuie specificat faptul c ordinea i apariia iconielor din bara de instrumente poate varia fa de figura 2, n funcie de caracteristicile (opiunile) utilizate. Bara de instrumente poate fi afiat pe unul sau dou rnduri, iar iconiele se vor schimba n concordan cu cea utilizat. Cteva din iconiele folosite frecvent, cum ar fi Link tasks, Zoom in i Zoom out, Indent sunt ilustrate n figura 2. Imediat dup bara de instrumente i ghidare este situat bara pentru introducerea datelor (Entry bar), care afieaz datele introduse n Entry Table. Diagrama Gantt apare n dreapta tabelului de introducere, separat de bara de splitare. Entry Table este folosit pentru introducerea informaiilor despre activiti i subactviti (task and subtasks), cum ar fi numele activitilor, duratele lor. n stnga coloanei n care sunt introduse numele activitilor (Task Name) se afl coloana Indicators, ce afieaz indicatori sau simboluri privind diferite aspecte asociate fiecrei activiti, cum ar fi adnotri, hyperlink-uri ctre alte fiiere, caracterul recurent al unei activiti etc.

Remarc! Multe opiuni n Project 2003 sunt similare cu cele din alte aplicaii Windows. De exemplu, pentru a vedea diferite bare de instrumente, se poate selecta opiunea Toolbars din meniul View. Pentru a accesa rapid diferite opiuni (shortcut items), se face click dreapta ori n zona tabelului de introducere date, ori n diagrama Gantt. Multe din operaiunile ce se pot realiza n Entry Table sunt asemntoare cu cele ce se pot realiza n Excel. De exemplu, pentru a ajusta limea unei coloane, se ine apsat butonul din stnga mouse-ului i se trage n direcia dorit, ntre titlurile coloanelor. Dac se selecteaz un alt view i se dorete revenirea la diagrama Gantt, se va selecta opiunea Gantt

Chart din bara de View-uri din stnga ecranului sau click pe opiunea meniul View i apoi Gantt Chart, dup cum se poate vedea n figura 3. Dac tabelul din stnga diagramei pare a fi diferit, se va selecta meniul View i apoi click pe opiunea Table: Entry pentru a restaura setrile prestabilite ale tabelului.

De remarcat bara de splitare (desprire), care separ tabelul intrrilor de diagrama Gantt. Cnd se duce mouse-ul deasupra barei de splitare, va aprea pointer-ul de splitare ||. Apsnd butonul din stnga al mouse-ului i trgnd bara de splitare spre dreapta vor fi afiate n Entry Table alte informaii despre activiti, incluznd datele de nceput i sfrit, predecesorii i numele resurselor utilizate.

La stnga Entry Table se afl bara View. n locul utilizrii opiunilor din meniul View, pentru a modifica modalitile de afiare a unui proiect, se poate face click pe iconiele din aceast bar. Pentru a economisi spaiu pe ecran, se poate ascunde bara View, deselectnd opiunea View Bar. Cnd bara View nu este vizibil, o linie albastr apare n stnga ferestrei principale. Cnd se face click dreapta pe aceast linie albastr, apare un meniu cu comenzi scurte care ofer un acces rapid ctre alte view-uri.


4

Fig. 3 Opiunile meniului View din Project 2003

1.2 View-urile PROJECT 2003

Exist diferite modaliti de afiare (view) a informaiilor despre proiect, cteva dintre ele regsindu-se pe bara View prestabilit: Gantt Chart, Network Diagram, Tracking Gantt Chart i Resource Graph. Altele includ: Calendar, Task Usage, Resource Sheet, Resource Usage, i o opiune de afiare a mai multor view-uri (More Views). Ele permit examinarea informaiilor despre proiect n diferite moduri, ceea ce va ajuta la analiza i nelegerea a ceea ce se ntmpl n cadrul proiectului.

Meniul View ofer accesul la tabele i rapoarte care afieaz informaii n diferite moduri. Se pot accesa din meniul View>Table precum: Schedule (Program-agend), Cost, Tracking (Control) i Earned Value (valoarea ctigat). Dintre rapoarte, se pot aminti: Overview (Vedere de ansamblu), Current Activities (Activiti curente), Costs, Assignments (Sarcini, Alocri de atribuii, resurse) i Workload (Gradul de nccare).

Unele view-uri din produsul Project 2003, cum ar fi chart (diagram), prezint o viziune de ansamblu pentru ntregul proiect, n timp ce altele, cum ar fi cele de tip formular (form views), se concentreaz pe informaii specifice fiecrei activiti n parte. Sunt disponibile trei categorii principale de view-uri: Graphical (Imagini de tip grafic): O reprezentare sub form de diagram sau grafic a unor date, utiliznd

bare, casete/chenare, linii i imagini. Task Sheet or Table (Foaie cu sarcini sau tabel): O reprezentare a datelor sub form de foaie de calcul n

care apare fiecare activitate ca un rnd nou, iar fiecare informaie despre activiti (task) este reprezentat de o coloan. Pentru a prezenta diferite tipuri de informaii sunt utilizate tabele diferite.

Form (Formular): O imagine a informaiilor despre o sarcin/activitate. Formularele sunt utilizate pentru a evidenia detaliat anumite aspecte privind o activitate. n tabelul 1 sunt descrise unele view-uri (modaliti de afiare) predefinite din fiecare categorie

furnizat de produsul Project 2003 cu scopul de a ajuta la afiarea informaiilor despre proiect sau activiti, n funcie de necesitile de afiare existente la un moment dat.

Tabel nr. 1 View-urile cele mai utilizate din Project 2003 Tipul de

view Numele view-ului Descrierea view-ului

Gantt Chart Format standard pentru afiarea informaiilor despre programul proiectului, care listeaz activitile i datele lor de nceput i de sfrit, n format calendar. Fiecare activitate este prezentat ca o bar orizontal cu lungimea i poziia corespunztoare scalei de timp din partea superioar a diagramei.

Graphical

Network Diagram Afiarea schematic a legturilor logice sau a secvenierii activitilor proiectului. Arat fiecare activitate ca un chenar, cu linii de legtur ntre sarcini pentru a arta secvenierea. Activitile critice apar colorate n rou.


5

Tipul de view

Numele view-ului Descrierea view-ului

Entry Table Imagine tabelar prestabilit, care afieaz coloane Task Name i Duration, pentru numele activitilor i pentru durata lor. De asemenea, se mai pot afia coloanele pentru datele de nceput i de sfrit ale activitilor, predecesorii i numele resurselor.

Schedule Table Afieaz coloanele pentru numele activitilor (task Name), datele de nceput (Start) i sfrit (Finish), cea mai trzie dat de nceput (Late Start) i de sfrit (Late Finish), perioada de amnare (Free Slack) i totalul posibil de amnat (Total Slack).

Cost Table Afieaz coloane pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name), costurile fixe (Fixed Cost), costurile de iniiale, evoluia costurilor fixe (Fixed Cost Accrual), costurile totale (Total Cost), variaiile fa de costurile iniiale (Baseline), costurile efective (Actual) i costurile rmase (Remaining).

Tracking Table Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name), startul efectiv (Actual Start), finalul efectiv (Finish Actual), procentajul parcurs (% Complete), durata efectiv (Actual Duration), durata rmas (Remaining Duration), costul efectiv (Actual Cost) i eforturile de munc depuse (Actual Work).

Task Sheet or Table

Earned Value Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name), respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled), BCWP (Budgeted Cost for Work Performed), ACWP (Actual Cost for Work Performed), SV (Schedule variance), CV (Cost variance), EAC (Estimate At Completion), BAC (Budgeted At Completion), VAC (Variance At Completion)

Task Details Form Afieaz informaii detaliate despre o singur activitate ntr-o singur fereastr.

Form

Task Name Form Afieaz coloane pentru numele sarcinii (Task Name), resurse (Resources), predecesori (predecessors) pentru o singur activitate/ sarcin.

n continuare, se vor utiliza fiiere exemplu pentru a accesa i explora unele modaliti de afiare (view-

uri) disponibile n Project 2003. CD-ul de instalare a Project 2003 este furnizat cu o serie de fiiere exemplu ce trebuie ncrcate pe hard disc, care se pot deschide selectnd opiunea New din meniul File i apoi selectnd Project Templates (abloane). Vizualizarea diferitelor template-uri poate conduce la obinerea unor idei despre modul n care se pot creea propriile fiiere proiect. Dup cum s-a menionat anterior, bara de instrumente i iconiele pot fi configurate n diferite moduri, ca i n alte produse Office 2003. Cnd se utilizeaz pentru prima dat Project 2003, meniurile i barele de instrumente afieaz comenzile i butoanele de baz, iar pe msur ce programul este folosit, comenzile i butoanele utilizate frecvent sunt memorate ca setri personalizate i sunt afiate n meniuri i bara de instrumente.

Pentru a exersa accesarea diferitelor view-uri i pentru a le explora, se lanseaz Project 2003, apoi se parcurg urmtoarele operaiuni:

1. Deschiderea fiierului numit Infrastructure Deployment. Click pe meniul File, apoi opiunea New. Selectarea opiunii On my computer, din Tasks pane (fereastra de ghidare din stnga ecranului), click pe tab-ul Project Templates, apoi dublu click pe iconia Infrastructure Deployment. Se selecteaz opiunea Define the project din Tasks pane. Se introduce data la care se estimeaz c ar putea ncepe proiectul (presupune 19.04.07) n caseta de dialog, apoi click pe linkul Save and go to Step 2, unde se stabilete dac se dorete lucrul cu serverul Web sau local, dup care Save and go to Step 3, moment n care se poate salva fiierul i se revine n fereastra iniial Tasks Pane. Data de start a proiectului se poate stabili i prin utilizarea meniului principal, astfel: opiunea Project>Project Information>Start Date i click pe OK sau se apas tasta ENTER pentru a nchide fereastra Project Information.

2. Schimbarea scalei temporale din diagrama Gantt. Click pe iconia Zoom out de pe bara cu instrumente, de trei ori sau de cte ori este nevoie, pn cnd scala de timp a diagramei Gantt afieaz trimestre. Ar trebuie s se observe c proiectul ncepe n Aprilie 2007 i se ncheie n Aprilie 2008.

Iconia Zoom in de pe bara de instrumente face scala temporal mai mic luni n loc de trimestre, de exemplu.

3. Explorarea diferitelor view-uri. Click pe diferite view-uri utiliznd bara View. Alternativ, se pot


6

selecta din meniul View. De exemplu, click pe iconia Calendar din bara View pentru a vizualiza informaii despre proiect n format calendar, click pe iconia Network Diagram pentru a vedea diagrama reea a proiectului i click pe iconia Task Usage pentru a vedea cte ore sunt alocate pentru activiti.

4. Examinarea coloanelor din tabelul de introducere (Entry Table). Se revine la view-ul diagramei Gantt. Se mut bara de splitare deplasnd mouse-ul ntre tabelul de introducere i diagram, pn apare pointerul de redimensionare. Se ine apsat butonul stng al mouse-ului i se trage (fr a elibera butonul) spre dreapta pn se vor vedea alte coloane ale tabelului de introducere. Pentru a se afia tot textul n coloana cu numele sarcinilor se mut cursorul mouse-ului deasupra liniei din dreapta a coloanei pn ce acesta se transform n pointer de redimensionare. Prin dublu click cu butonul din stnga coloana se mrete automat, pentru a se afia tot textul.

5. Examinarea view-ului Table Schedule. Click pe meniul View , mutarea cursorului pe Table Entry, apoi click pe Schedule n meniul cascad din dreapta. Se va observa c toate coloanele din stnga diagramei afieaz informaii detaliate despre planificarea proiectului. Se poate experimenta i cu alte view-uri tabelare, dup care revenire la Table Entry.

6. Explorarea opiunii Reports. Click pe meniul View, apoi pe Reports, dup care dublu click pe Overview din fereastra de dialog Reports. Dublu click pe Project Summary n fereastra de dialog

Overview Reports. Se poate observa c pointerul se transform ntr-o lup ce modific mrimea de vizualizare dac se folosete n interiorul raportului, pentru a-l mri sau micora. Click pe butonul Close pentru a nchide raportul, dup care se pot selecta alte forme de vizualizare a rapoartelor.

1.3 Filtrele Project 2003

Se pot filtra informaii doar fcnd click pe sgeata csuei de text Filter de pe bara cu instrumente. Figura 4 arat lista rezultat, cu filtre. Se pot accesa mai multe opiuni de filtrare folosind bara derulant.

Filtrarea informaiilor din proiect este foarte folositoare. De exemplu, dac un proiect include sute de activiti, e posibil la un moment dat s se doreasc vizualizarea numai a principalelor etape (summary) sau numai jaloanele/reperele pentru a avea o imagine de ansamblu asupra proiectului. Pentru a obine aceast form de vizualizare a proiectului, se selecteaz din lista Filter, opiunea Milestones or Summary Tasks. Dac interesul se manifest doar pentru planificarea proiectului, se poate selecta un filtru care arat doar sarcinile de pe drumul critic (Critical). Alte filtre includ Completed Tasks, Late/Overbudget Tasks, Date Range, care prezint activitile pe baza unor criterii introduse de utilizator. De asemenea, se poate accesa opiunea Show de pe bara de instrumente pentru a accesa rapid diferite niveluri din WBS. De exemplu, Outline Level 1 arat elementele de pe cel mai nalt nivel din WBS, Outline Level 2 arat urmtorul nivel de detaliere .a.m.d.

Fig. 4 Opiunile listei de filtrare

Pentru a experimenta filtrele Project 2003: 1. Filtrarea pentru a afia diferite activiti. Folosind fiierul Infrastructure Deployment, se aplic un

filtru pentru vizualizarea doar a activitilor principale. Dac csua de text Filter nu apare pe bara de

instrumente, click pe More buttons de unde poate fi selectat. Apoi click pe sgeata derulant a listei de filtrare Filter, i derulare pn este gsit opiunea SummaryTasks. Click pe Zoom out de pe bara de instrumente de trei ori, sau de cte ori este nevoie, aa nct scala temporal s fie afiat n trimestre. Ecranul ar trebui s fie ca cel din figura 5.


7

Fig. 5 Filtru pentru prezentarea activitilor de baz (summary) din Infrastructure Deployment

2. Managementul activitilor proiectului

Managementul activitilor proiectului implic definirea eforturilor de munc care trebuie depuse pentru a duce la bun sfrit proiectul. Pentru a folosi Project 2003, trebuie mai nti s se defineasc scopul proiectului, cu jaloanele, activitile, subactivitile care conduc la atingerea scopului. Pentru a ncepe introducerea activitilor proiectului, se creaz un nou fiier cu numele proiectului i data de start. Se va dezvolta o list a activitilor care trebuie realizate pentru a duce la bun sfrit proiectul, list care formeaz structura de descompunere a lucrrilor (WBS). Dac se dorete compararea informaiilor efective despre proiect (din momentul n care s-a finalizat conceperea i se trece la implementarea lui) cu planul iniial, trebuie mai nti s fie finalizat introducerea tuturor informaiilor iniiale despre proiect i salvarea lui ca plan iniial (baseline). n acest paragraf se va prezenta modul n care se va crea fiierul unui nou proiect, a realizrii structurii de descompunere i salvarea ca plan iniial.

2.1 Crearea unui fiier nou pentru un proiect nou

Pentru a crea un fiier nou de proiect: 1. Creare fiier pentru un nou proiect. Click pe meniul File apoi New. Va aprea o csu de dialog n

care este activ tab-ul General. Dublu click pe Blank Project pentru a afia csua de dialog Project Information (fig. 6), n care se seteaz data de start a proiectului, tipul de calendar, precum i vizualizarea unor statistici privind proiectul. Ca valori implicite, data de ncepere a proiectului este data la care se creeaz fiierul, iar numele fiierului este Project 1, care poate fi modificat la prima salvare. Informaii despre proiect se pot obine i prin apelarea la meniul Project>Project Information

Fig. 6 Fereastra de dialog Project Information


8

2. Introducerea datei de ncepere a proiectului. n caseta de introducere a datei de start se va introduce 19.04.07. Stabilirea datei se poate face i prin click pe sgeata din dreapta csuei Start Date, dup care se deruleaz calendarul i se selecteaz data dorit. Deocamdat nu se vor modifica data de finish i celelalte informaii, pstrnd setrile prestabilite. Click OK.

3. Introducerea caracteristicilor proiectului. Click pe meniul File i selectarea opiunii Properties. Fereastra de dialog Project Properties se deschide aa cum apare in figura 7. Dac e necesar se va selecta tab-ul Summary pentru activare, astfel nct s poat fi introduse urmtoarele informaii: titlul, subiectul, autorul, managerul, compania, .a.m.d. Se va introduce Proiect Baza de date n caseta Title, dup care numele n csua de text Author. Click OK.

Fig. 7 Fereastra de dialog Project Properties

2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucrrilor

nainte de a folosi Project 2003 este necesar s se realizeze structura de descompunere a proiectului (Work Breakdown Structures ). Dezvoltarea unei WBS ct mai relevante necesit timp, dar va face mai uoar introducerea activitilor n tabelul intrrilor (Entry Table). De asemenea, este bine s se stabileasc jaloanele/reperele nainte de a introduce activitile n Project 2003. Pentru parcurgerea acestui paragraf se vor folosi informaiile din tabelul 2, care conine activitile pentru Proiect Baza de date. Exerciiul este mult mai uor i solicit mai puin timp dect majoritatea proiectelor, de o complexitate mai mare fa de cea proiectului luat ca exemplu.

Tabelul nr. 2 - Activitile pentru Proiect Baza de date Nr.crt. Activiti Nr.crt. Activiti 1 Iniierea 11 Proiectarea 2 edina de lansare 12 Implementarea 3 Crearea documentului

proiectului 13 Sistem implementat

4 Document semnat 14 Efectuarea controlului 5 Planificarea 15 Raportarea performanelor 6 Dezvoltarea planurilor 16 Efectuarea controlului asupra

schimbrilor 7 Revizuirea planurilor 17 nchiderea proiectului 8 Planuri aprobate 18 Pregtirea raportului final 9 Execuia 19 Prezentarea raportului final 10 Analiza 20 Proiect finalizat

Pentru a dezvolta structura de descompunere a lucrrilor i stabilirea reperelor pentru Proiect Baza de date se parcurg urmtorii pai: 1. Introducerea numelui activitilor. Se introduc cele 20 de activiti din tabelul 3 n coloana Task Name

n ordinea afiat. Nu se va lua n calcul, deocamdat, nici o alt informaie legat de durata activitilor, resursele .a. Se va scrie numele fiecrei activiti n coloana Task Name din Entry table, ncepnd cu primul rnd, dup care Enter sau sgeat n jos pentru a deplasa cursorul pe rndul urmtor. Dac din


9

greeal se sare peste o activitate, se selecteaz rndul pe care se dorete introducerea activitii i se folosete meniul Insert, apoi opiunea New Task pentru a obine o linie liber. Pentru a edita numele unei activiti este necesar selectarea activitii (click pe numele ei), apoi se plaseaz cursorul n bara de introducere (cea din bara de instrumente) i se modific textul.

2. Ajustarea limii coloanei Task Name. Pentru a afia ntregul text din coloana Task Name, se deplaseaz mouse-ul deasupra coloanei din dreapta n Task Name pn apare pointerul de redimensionare, apoi click cu butonul stng al mouse-ului i se trage linia spre dreapta pentru a face coloana mai lat.

Structura de descompunere separ activitile n funcie de etapele proiectului, respectiv iniierea, planificarea, execuia, controlul i nchiderea. Aceste activiti vor reprezenta nivelul 1 din WBS. Se recomand includerea tuturor activitilor grupate pe principalele etape. WBS ar trebui s includ toate activitile cerute de proiect. n WBS-ul din exemplu (Proiect Baza de date), activitile au fost lsate intenionat pe un nivel inferior (nivelul 2). Descompunerea pe celelalte niveluri se va realiza atunci cnd se va prezenta modul de stabilire a activitilor principale (summary tasks). Pentru un proiect real, este necesar ca WBS s fie descompus pe mult mai multe niveluri, pentru a oferi mai multe detalii necesare descrierii tuturor eforturilor impuse de proiect. De exemplu, activitatea de analiz pentru un proiect de baze de date ar putea s fie descompus astfel nct s surprind realizarea identificarea fluxurilor informaionale, stabilirea entitilor de date, modelarea entitate-relaie .a. Activitatea de proiectare ar putea cuprinde dezvoltarea documentaiei pentru interfaa-utilizator, pregtirea prototipurilor, ncorporarea feedback-ului de la utilizatori, popularea bazei de date. Activitatea de implementare include mai multe subactiviti, cum ar fi testarea, instalarea echipamentelor i software-ului, instruirea utilizatorilor, documentarea sistemului .a.

2.2.1 Crearea activitilor principale sau de baz (summary tasks) Dup ce au fost introduse activitile din WBS (tabelul 2), urmtorul pas const n stabilirea nivelurilor

din WBS crend activitile principale. n exemplu, astfel de activiti sunt: 1 - iniierea, 5 - planificarea, 9 - execuia, 14 - efectuarea controlului, 17 - nchiderea proiectului. Crearea activitilor de baz se realizeaz prin selectarea i indentarea subactivitilor din care este compus fiecare activitate principal.

Pentru crearea activitilor de baz: 1. Selectarea nivelului inferior sau a subactivitilor. Selectarea activitilor de la 2 la 3 prin click pe

activitatea 2 cu butonul din stnga mouse-ului, inerea apsat a butonului i tragerea lui spre activitatea 4, inclusiv.

2. Indentarea subactivitilor. Click pe Indent , dup ce subactivitile (Tasks 2 pn la 4) au fost indentate se poate observa c activitatea 1 devine automat marcat cu bold, ceea ce indic faptul c e o activitate de baz, iar n stnga va aprea semnul minus . Prin click pe minus, activitatea va fi minimalizat, fr a mai fi afiate subactivitile, determinnd schimbarea semnului minus n plus . Prin click pe plus se obine fenomenul invers. De asemenea, se poate observa c simbolul pentru activitatea de baz din graficul Gantt s-a schimbat dintr-o bar albastr n una neagr cu sgei, indicnd datele de nceput i sfrit.

3. Crearea altei activiti cu subactiviti. Se creeaz subactiviti pentru activitile 5, 9, 14 i 17 urmnd aceiai pai. Se indenteaz activitile de la 6 la 7 pentru a transforma activitatea 5 ntr-o activitate de baz. La fel pentru activitile de la 10 la 12 pentru a transforma activitatea 9, de la 15 la 16 pentru activitatea14, respectiv de la 18 la 19 pentru activitatea 17.

Pentru a transforma o subactivitate ntr-o activitate trebuie utilizat simbolul Outdent , inversul

indentului. Astfel, se selecteaz subactivitatea/subactivitile care se dorete/doresc a fi transformate i click pe Outdent din bara de formatare.

2.2.2 Numerotarea activitilor n funcie de cum a fost instalat Project 2003, este posibil s fie vizualizate sau nu numerele asociate

activitilor din WBS, imediat ce sunt introduse.

Pentru activarea automat a numerotrii activitilor, folosind sistemul de numerotare standard pentru WBS: 1. Deschiderea casetei de dialog Options. Click pe meniul Tools, apoi Options. 2. Afiarea numerelor pentru fiecare nivel de structurare. n caseta de dialog Options, click pe tab-ul

View, dac e necesar. Sub seciunea Outline Options for Project x, click pe Show outline number, astfel nct s apar marcajul n csua din stnga. Click OK.


10

2.3 Salvarea fiierelor cu sau fr plan iniial

O parte important a managementului proiectului o constituie atingerea unei performane ct mai bune fa de estimrile iniiale. Cnd se salveaz pentru prima oar un fiier n Project 2003, trebuie s se introduc un nume de fiier. Salvarea pn la introducerea tuturor informaiilor despre proiect se va face fr a fi considerat plan iniial, (Save without a baseline), altfel Project 2003 consider orice modificare ca o execuie a planului de baz (Save with baseline), ncepnd s fac diferite comparaii ntre datele estimate i cele efective. Dup ce au fost incluse toate informaiile estimative despre proiect, se vor putea introduce informaiile reale, n funcie de modul lui de implementare, pentru a compara datele planificate i realizrile efective. Pentru salvarea ca plan de baz (Save with base line) se selecteaz meniul Tools>Tracking>Save baseline. n acelai timp, Project 2003 permite i eliminarea planului iniial, prin selectarea meniului Tools> Tracking>Clear baseline.

Pentru salvarea unui fiier fr plan iniial se parcurg paii:

1. Salvarea fiierului. Se selecteaz meniul File i opiunea Save, sau din bara de isntrumente se

selecteaz iconia Save 2. Introducerea unui nume de fiier. n fereastra de dialog Save as, se tasteaz n csua File name

Scop, indicndu-se calea unde va fi memorat. Dup ce s-a terminat introducerea tuturor celor 20 de activiti, crearea activitilor de baz cu

subactivitile corespunztoare, setarea opiunii de afiare a numerelor nivelurilor de descompunere, salvarea fiierului, proiectul ar trebui s arate ca cel din figura 8. (Se poate ajusta scala de timp pentru a afia lunile prin click pe Zoom in sau Zoom out ) .

Fig. 8 Ecranul din Project 2003 cu toate activitile, subactivitile introduse

2.4. Administrarea duratei proiectului

Multe persoane folosesc Project 2003 datorit caracteristicilor sale privind gestiunea timpului. Primul pas n folosirea acestor caracteristici, dup introducerea WBS, este introducerea duratelor activitilor sau a datelor de start i finish. Introducerea duratei sau a datelor calendaristice va actualiza automat diagrama Gantt. Dac se intenioneaz efectuarea de analize privind drumul critic este necesar s fie identificate dependenele dintre activiti. Dup stabilirea duratelor i dependenelor pot fi vizualizate diagrama de reea i informaiile privind drumul critic. Depedenele dintre activiti sunt utile i pentru actualizarea automat a datei de start sau de finish atunci cnd se modific data de nceput sau de sfrit a unei activiti anterioare, fr s mai fie necesar intervenia utilizatorului.


11

2.4.1 Introducerea duratelor activitilor Cnd se introduce o activitate, Project 2003 i atribuie automat durata standard de o zi, urmat de un

semn de ntrebare. Pentru a schimba durata, se va tasta o durat estimat a activitii n coloana Duration. Dac nu exist sigurana asupra acestei durate, se poate introduce un semn de ntrebare dup durata stabilit, pentru a putea fi evideniat atunci cnd se va reveni asupra estimrilor iniiale. De exemplu, se poate introduce 5d? pentru o activitate cu o durat estimat de 5 zile, dar asupra creia se dorete s se revin.

O caracteristic esenial pentru Project 2003 o constituie filtrul pentru evidenierea numai a activitilor care au o durat incert, prin selectarea opiunii Tasks With Estimated Durations, vizualizndu-se astfel activitile care necesit revenirea asupra duratelor indicate iniial.

Pentru precizarea duratei unei activiti trebuie introdus un numr urmat de unul sau mai multe caractere prin care s fie specificat unitatea de msur pentru durat. Dac se introduce doar un numr, Project 2003 preia automat days (zile) ca valoare implicit pentru unitatea de msur. Caracterele utilizate pentru reprezentarea unitilor de msur pentru durate sunt:

d = days (zile), w = weeks (sptmni), m = minutes (minute) h = hours (ore), mon = months (luni)

De exemplu, pentru a introduce o sptmn, ca durat a unei activiti, se tasteaz 1w n coloana Duration. Pentru a introduce 2 zile, se tasteaz 2d n coloana Duration. Poate fi introdus i durata strict necesar pentru o activitate, tot n coloana Duration. De exemplu, 1ed (de la 1 elapsed day) nseamn o zi de activitate necesar, sau 1ew o sptmn. Durata necesar dintr-o activitate poate fi folosit pentru o activitate de genul Uscarea vopselei, avnd n vedere c vopseaua se va usca ntr-o perioad exact de timp indiferent dac este o zi lucrtoare, weekend sau vacan.

Not: Dac coloana Duration nu este vizibil, se deplaseaz mouse-ul peste bara de splitare care separ tabelul de introducere date de diagrama Gantt, pn ce devine vizibil. Introducerea estimrilor de timp sau a duratei poate prea un proces simplu. Totui, trebuie respectate

cteva etape importante: Nu se vor introduce duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti), pentru c vor fi

calculate automat pe baza duratei subactivitilor. Dac se introduce o durat pentru o subactivitate i apoi este transformat ntr-o activitate de baz, durata ei se va schimba automat, lund n calcul durata subactivitilor acesteia.

Pentru a marca o activitate ca jalon se va introduce durata 0 (zero), pentru c jalonul se obine dup ce se va derula un set de activiti i nu are durat. Project 2003 consider jalonul un eveniment (events) din viaa unui proiect care d posibilitatea constatrii i verificrii rezultatelor proiectului.

Pentru a stabili activiti periodice, cum ar fi ntlniri sptmnale sau raportri lunare, se selecteaz Recurring Task din meniul Insert. Se introduce numele activitii, durata i datele de start i finish. Project 2003 va insera n mod automat subactivitile corespunztoare n funcie de durata stabilit i perioada de timp sau numrul aciunilor care se doresc a se realiza. De exemplu, dac se introduce o activitate periodic pentru realizarea ntlnirilor lunare, care au loc n prima zi a fiecrei luni pentru un proiect de 12 luni, Project 2003 va plasa o activitate de baz pentru ntlnirile lunare i 12 subactiviti o ntlnire pe lun, aa cum este prezentat i n figura 9.

Se pot introduce datele exacte de nceput i de sfrit ale activitilor, n loc s se introduc durata, prin deplasarea barei de splitare spre dreapta pentru vizualizarea coloanelor Start i Finish. E bine ca introducerea datelor de start i finish s fie efectuat numai dac datele respective sunt certe. Dac se dorete ca datele activitilor s se modifice n funcie de datele altor activiti, nu se vor introduce datele exacte de nceput i sfrit, ci trebuie introdus durata i stabilirea dependenei fa de activitile corespunztoare.

Project 2003 folosete un calendar standard cu 5 zile lucrtoare pe sptmn i 8 ore pe zi. Estimarea duratelor variaz n funcie de calendarul folosit. De exemplu, dac se introduce 5d n calendarul standard, aceasta poate nsemna mai mult de 5 zile pe diagrama Gantt dac perioada de timp include smbt i duminic. Se pot transforma anumite zile nelucrtoare n lucrtoare sau invers, precum i ntregul calendar al proiectului dac se selecteaz opiune Change Working Time din meniul Tools.

De multe ori, este necesar s se modifice scala de reprezentare a timpului n diagrama Gantt, pentru a vizualiza planificarea proiectului sub ntr-o form mai detaliat sau nu, din punct de vedere al raportriila perioadele calendaristice (sptmni, luni, trimestre sau ani), ceea ce nseamn utilizarea iconielor Zoom out i Zoom in .


12

Fig. 9 Modul de reprezentare a unei activiti periodice

n continuare, se va prezenta modul de stabilire a duratelor pentru activitile din fiierul Scop pentru Proiect Baza de date, creat n paragraful anterior. Se va crea o nou activitate periodic, respectiv Raportri periodice, nainte de Activitatea 15, Raportarea performanelor, dup care se vor introduce duratele pentru toate actvititile.

Crearea unei noi activiti periodice: 1. Inserarea unei activiti periodice nainte de activitatea de pe linia 15. n fiierul Scop, click pe

activitatea de pe linia 15 n coloana Task Name, pentru selectare. Apoi din meniul Insert se alege opiunea Reccuring Task, care se prezint ca n figura 10. Dup cum se poate observa, noua activitate periodic va aprea nainte de activitatea care se afla iniial pe linia 15.

Fig. 10 Operaiuni recurente (periodice)

2. Introducerea informaiilor privind activitatea periodic i durata specific fiecrei repetiii (occurences). Se va introduce Raportri periodice ca nume de activitate n caseta Task Name, apoi durata 1d n caseta Duration (Durata). Se va selecta Monthly (lunar) din lista de sub opiunea Recurrence pattern, apoi se va merge pe ce-a de-a doua opiune i se va selecta Last din lista derulant din dreptul butounului radio din a doua opiune. Sub aceast expresie se va selecta Thursday, pentru realizarea raportrilor n fiecare joi din ultima sptmn a fiecrei luni. In seciunea Range of reccurence (setarea periodicitii), se va tasta 01.05.07 n caseta Start, dup care click pe End by (Termin pn la ) pentru a introduce data final a activitii periodice, respectiv 12.04.08. Alternativ, pentru introducerea datelor de start i finish se poate folosi selectarea din lista derulant din dreptul fiecrei casete Start i End by, aa cum este prezentat i n figura 10. Mai exist o modalitate de stabilire a perioadei necesare desfurrii ntregii activiti periodice prin introducerea, n loc de data de finish, a numrului de subactiviti care se doresc a fi realizate prin selectarea opiunii End after x occurrences.

3. Vizualizarea activitii periodice cu subactivitile specifice. Dup ce se d OK, Project 2003 va insera


13

noua subactivitate n coloana Task Name. De menionat c aceast nou subactivitate apare cu caractere aldine i este notat cu semnul n stnga numelui operaiunii. Pentru a vizualiza toate subactivitile proprii este suficient s se fac click pe semnul , iar pentru a restrnge se va face click pe semnul minus

, care apare la efectuarea operaiunii anterioare. 4. Ajustarea coloanei Duration i a scalei de vizualizare a timpului din diagrama Gantt. Dac n coloana

Duration se observ semnul # n dreptul activitii Raportri periodice nseamn c nu este suficient spaiu pentru afiarea ntregii durate, ceea ce necesit lrgirea coloanei, prin deplasarea mouse-ului spre dreapta titlului coloanei Duration pn cnd apare sgeata de redimensionare ||. Dublu click pe acest simbol (||) pentru a lrgi automat coloana n vederea afirii ntregului coninut al coloanei. Ecranul ar trebuie s arate ca cel din Fig. 11. Se poate observa c activitatea periodic apare cu toate planificrile pentru subactivitile corespunztoare n diagrama Gantt.

Fig. 11 Vizualizarea detaliat a activitilor recurente

Se vor utiliza informaiile din tabelul 4 pentru a introduce durata altor activiti din cadrul Proiect

Baza de date. Linia din tabelul de introducere (Entry Table) pe care se afl poziionat fiecare activitate apare n prima coloan din tabel, iar duratele specifice n coloana a treia. Reamintim c nu trebuie introduse duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti).

Tabelul nr. 4 - Duratele subactivitilor din Proiect Baza de date Linia pe care se regsete activitatea Numele activitilor (subactivitilor) Durata 2. edina de lansare 2h 3 Crearea documentului proiectului 10d 4 Document semnat 0d 6 Dezvoltarea planurilor 3w 7 Revizuirea planurilor 4mon 8 Planuri aprobate 0d 10 Analiz 1mon 11 Proiectare 2mon 12 Implementare 1mon 13 Sistem implementat 0d 66 Raportarea performanelor 5mon 67 Efectuarea controlului asupra schimbrilor 5mon 69 Pregtirea raportului final 2w 70 Prezentarea raportului final 1w 71 Proiect finalizat 0d

Pentru a introduce durata celorlalte activiti:

1. Introducerea duratei pentru activitatea 2. Click pe coloana Duration n linia 2, dup care se introduce 2h, apoi Enter.

2. Introducerea duratei pentru activitatea 3. n coloana Duration pe linia 3 se tasteaz 10d, apoi Enter. 3. Introducerea duratei activitilor rmase. Se va continua introducerea duratelor pentru celelalte

activiti la fel ca n cazul activitii 2 sau 3, prelund informaiile din tabelul 4.


14

4. Salvarea fiierului cu redenumirea lui. Click pe meniul File, apoi opiunea Save as. Se va introduce Timp ca nume de fiier.

2.4.2 Stabilirea dependenelor dintre activiti Pentru a utiliza Project 2003 n vederea ajustrii automate a planificrilor i pentru realizarea analizei

drumului critic trebuie determinate dependenele sau relaiile dintre activiti. Project 2003 ofer 3 metode pentru crearea dependenelor:

iconia Link Tasks . Pentru a crea dependenele prin folosirea iconiei Link Tasks din bara de instrumente, se selecteaz activitile ntre care trebuie stabilit dependena i apoi click pe iconi. De exemplu, pentru a crea o dependen de tip finish-to-start (final-la-start) ntre activitile 1 i 2, click pe oricare din celule de pe linia 1 i se trage cu mouse-ul pentru selecia liniei 2, dup care click pe iconia Link tasks . Tipul implicit al legturii este final-la-start. n exemplul Proiect Baza de date, toate activitile folosesc aceast relaie implicit;

coloana Predecessors din tabelul de introducere a datelor (Entry Table). Utilizarea acestei metode presupune introducerea manual a numrului liniei pe care se afl activitatea cu care se dorete stabilirea dependenei. De exemplu, activitatea 3 din tabelul 4 are ca predecesor activitatea aflat pe linia 2, ce va fi introdus n coloana Predecessors, ceea ce nseamn c activitatea 3 nu poate s nceap pn ce activitatea 2 nu s-a terminat. Pentru a vizualiza coloana Predecessors din Entry Table se deplaseaz bara de splitare spre dreapta;

utilizarea barei de reprezentare a activitii din diagrama Gantt a activitii care urmeaz s fie dependent de o activitate anterioar i tragerea ei pn la plasarea ei astfel nct s poat fi creat dependena, repectiv pn la afiarea ecranului din figura 12.

Fig. 12 Mesaj de acceptare dependen ntre dou activiti prin deplasarea barelor din Gantt De exemplu, click pe simbolul jalonului de pe linia 4, se apas butonul din stnga mouse-ului i se

trage spre simbolul pentru activitatea aflat pe linia 6 pentru a crea dependena aa cum este prezentat i n figura 13. Se poate observa c apare o caset text, Finish-to-Start Link.

n continuare, se vor folosi informaiile din fig. 13 pentru a introduce predecesorii activitilor aa cum a fost prezentat pn acum. Unele dependene se vor crea prin tastarea manual a predecesorilor n coloana Predecessors, altele prin folosirea icoanei Link Tasks, iar altele prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt sau prin oricare din cele trei metode preferate.

Fig. 13 Crearea unei dependene ntre activiti prin folosirea simbolurilor activitilor

direct din diagrama Gantt


15

Pentru stabilirea dependenelor din Proiect Baza de date se parcurg paii: 1. Afiarea coloanei Predecessors din Entry Table. Se deplaseaz bara de splitare spre dreapta

pentru a vizualiza coloana Predecessors din fiierul numit Timp, creat anterior. 2. Selectarea celulei pentru care se dorete stabilirea dependenei i unde trebuie introdus

predecesorul. Click n coloana Predecessors pentru activitatea 3, se introduce 2 i Enter. 3. Introducerea predecesorului pentru jalonul Document semnat, aflat pe poziia 4. Click n coloana

Predecessors pentru jalon, se tasteaz 3 i Enter. De remarcat faptul c, la introducerea dependenelor activitilor, diagrama Gantt se modific pentru a reflecta noua planificare.

4. Stabilirea dependenelor prin folosirea icoanei Link Tasks. Pentru a realiza legturi ntre activitaile aflate pe liniile de la 10 la 12, click pe numele activitii 10 n coloana Task name i se trage cu ajutorul mouse-ului pn la activitatea 12. Apoi click pe iconia Link Tasks din bara de instrumente.

5. Crearea unei dependene prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt. Click pe simbolul milestone (jalon) pentru activitatea 4 din diagrama Gantt, se ine apsat butonul din stnga mouse-ului i se trage spre simbolul task bar pentru activitatea 6 (vezi Fig. 13).

6. Introducerea dependenelor pentru celelalte activiti. Se poate realiza fie prin introducerea manual a predecesorilor n coloana Predecessors, fie prin folosirea iconiei Link Tasks sau prin utilizarea simbolurilor din diagrama Gantt. Pentru verificarea informaiilor se poate face o comparaie cu fig 14.

7. Vizualizarea fiierului i salvarea lui. Se selecteaz opiunea Print Preview din meniul File sau

click pe iconia Print Preview din bara de instrumente. Dac fiierul vizualizat nu este asemntor cu cel din fig. 14, s-ar putea s fie necesar s se deplaseze bara de splitare dintre Entry Table i diagrama Gantt. n final, se va salva din nou fiierul cu ajutorul iconiei Save . Dac se dorete, se poate tipri prin utilizarea iconiei Print sau prin selectarea opiunii Print din meniul File.

Fig. 14 Dependenele i duratele dintre activiti n cadrul Proiect Baza de date

Remarc: Dac informaiile dintr-o coloan din Entry Table nu apar n opiunea Print Preview, se va

nchide aceast opiune i se va deplasa bara de splitare pentru a vizualiza coloana n ntregime. Apoi se selecteaz din nou Print Preview. Informaiile din Project 2003 nu ar trebui s fie tiprite dect dup ce informaiile solicitate sunt vizibile n totalitate prin opiunea Print Preview.

2.4.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti i adugarea timpului avans i a timpului n devans

Dependena sau relaiile dintre activiti descriu modul cum o activitate se raporteaz la momentul de nceput sau sfrit al alteia. Project 2003 permite 4 tipuri de dependene ntre activiti: finish-to-start (FS), start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), start-to-finish (SF), ultima fiind foarte rar utilizat. Pentru detalii a se vedea suportul de curs sau opiunea Help din Project 2003. Prin utilizarea efectiv a acestor dependene se poate modifica drumul critic i se poate uura procesul de planificare a proiectului. Cel mai comun tip de dependen este cel finish-to-start (FS). Toate dependenele din exemplul Proiect Baza de date sunt dependene FS. Totui, uneori, este necesar stabilirea altor tipuri de dependene. Se va explica modul n care se pot modifica dependenele, se poate stabili timpul avans sau timpul n devans ntre activiti.

Pentru a schimba tipul de dependen, trebuie deschis csua text Task information pentru o anume activitate printr-un dublu click pe numele activitii. Din opiunea Predecessors a csuei Task Information se poate selecta un nou tip de dependen din lista plasat n coloana Type.


16

Opiunea Predecessor permite i adugarea timpului avans sau devans pentru o anume dependen. Se poate introduce oricare dintre cele 2 timpuri prin folosirea coloanei Lag din opiunea Predecessor. Timpul avans reflect o suprapunere ntre activitile ntre care exist o dependen. De exemplu, dac Activitatea B poate ncepe cnd predecesorul su, ActivitateaA, este pe jumtate executat se poate specifica o dependen FS cu un timp avans de 50% pentru activitatea succesiv (dac, de exemplu, activitatea A are 8 zile, atunci se va introduce 4 sau direct 50%). Timpul avans va aprea ca numr de zile sau alte form de exprimare a duratei cu valoare negativ. n acest exemplu, se va introduce 4 sau -50% n prima celul a coloanei Lag.

Timpul devans este opusul timpului avans, respectiv un timp mort ntre activiti dependente. Dac este necesar o perioad de 2 zile ntre sfritul Activitii C i nceputul Activitii D se stabilete o dependen FS i se specific un timp devans de 2 zile. Se va introduce timpul devans ca valoare pozitiv. n acest exemplu se va tasta 2d n coloana Lag.

n exemplul privind Proiect Baza de date, se poate observa c activitatea Proiectare nu ncepe pn ce toat activitatea Analiz nu s-a terminat (a se vedea liniile 10 i 11 din WBS), iar activitatea Implementare nu ncepe pn cnd toate subactivitile din cadrul activitii Proiectare nu au fost ncheiate (a se vedea liniile 11 i 12 din WBS). De fapt, rareori, se ateapt pn ce toat activitatea de Analiz a fost terminat nainte s se nceap orice activitate de Proiectare sau se ateapt ca toat activitatea de Proiectare s fie terminat nainte de nceperea oricrei activiti de Implementare.

O idee bun ar fi adugarea unui timp suplimentar sau a unui timp tampon naintea unei activiti importante, cum ar fi implementarea unui sistem. Pentru crearea unei planificri mai realiste, se adaug timp avans la activitea de Proiectare i timp n devans pentru activitatea de Implementare. Adugarea timpurilor avans i n devans:

1. Deschiderea ferestrei Task Information pentru activitatea 11, Proiectare. n coloana Task Name a fiierului Timp, dublu click pe activitatea 11, Proiectare. Fereastra Task Information se va deschide. Click pe opiunea Predecessors pentru a o activa.

2. Introducerea unui timp avans pentru activitatea 11. Se tasteaz 10% n coloana Lag, cum este prezentat n fig. 15. Click OK. Se poate, de asemenea, s se tasteze o valoare de 5d pentru a indica o suprapunere de 5 zile. n diagrama Gantt rezultat se poate observa c bara pentru aceast activitate s-a deplasat uor spre dreapta, iar data final a proiectului s-a modificat.

Fig. 15. Adugarea timpului avans la dependenele dintre activiti

3. Introducerea timpului n devans pentru activitatea 12. Dublu click pe numele activitii 12, Implementare, dup care se tasteaz 5d n coloana Lag. Se va deplasa bara de splitare spre dreapta, dac este necesar, pentru a vizualiza coloana Predecessors. Cnd s-a terminat de introdus timpul n devans, ecranul ar trebuie s arate ca n fig. 16. Se observ suprapunerea activitilor 10 i 11 i perioada ce desparte activitile 11 i 12.

Fig. 16. Planificarea cu timp n devans


17

4. Salvarea fiierului. Click pe opiunea File din meniu, apoi Save sau click pe iconia Save din bara de instrumente.

Recomandare! Se poate introduce sau modifica timpul avans sau n devans direct n coloana Predecessors din Entry Table. Se va observa cum apar predecesorii pentru activitile 11, 12. De exemplu, coloana Predecessor pentru activitatea 11 arat 10FS-10%. Aceast notaie nseamn c activitatea 11 este dependent de tip Final-la-Start de activitatea 10, cu un timp avans de 10%. Se poate introduce timp avans sau n devans la dependenele activitilor direct n coloana Predecessors din Entry Table prin utilizarea aceluiai format: numrul liniei activitii de care este dependent, urmat de tipul dependenei i de durata timpului avans sau n devans.

2.5 Diagramele Gantt

Project 2003 conine o diagram Gantt n pagina standard mpreun cu Entry Table. Diagrama Gantt prezint grafic scala timpului i duratele activitilor. n Project 2003, dependenele dintre activiti sunt indicate prin liniile cu sgei trasate ntre activitile dependente.

Cteva informaii necesare n utilizarea diagramelor Gantt: pentru a ajusta scala timpului, click icoana Zoom out sau Zoom in . Prin utilizarea lor se

schimb modul de vizualizare a timpului pe diagrama Gantt n sptmni, luni, trimestre etc. modificarea scalei timpului se poate face i prin accesarea opiunii de formatare prin selectarea

opiunii Timescale din meniul Format. Prin ajustarea scrii de msurare a timpului este posibil s se vizualizeze ntreaga diagram Gantt pe un singur ecran i n diviziunile de timp solicitate.

este pus la dispoziie un Gantt Chart Wizard n meniul Format. Acesta ajut la modificarea formatului diagramei Gantt. De exemplu, se poate selecta o opiune pentru a vizualiza activitile critice din diagrama Gantt, ce vor aprea automat prin folosirea unei bare roii.

Se poate vizualiza o diagram Gantt de control prin salvarea unui plan iniial pentru proiect i introducerea duratelor efective ale activitilor. View-ul de control Gantt prezint dou bare pentru activiti, una deasupra celeilalte, pentru fiecare activitate. Una dintre aceste bare arat datele de nceput i de sfrit planificate, iar cealalt arat datele efective de start i finish.

Deoarece au fost create deja dependenele dintre activiti, se pot obine informaiile privind drumul critic pentru Proiect Baza de date. Activitile critice sunt afiate cu rou n view-ul Network Diagram, dar culoare poate fi modificat.

Pentru ca numele activitilor critice s apar scris cu rou n Entry Table i n diagrama Gantt va trebui s se parcurg paii:

1. Deschiderea ferestrei de dialog Text Styles pentru fiierul Timp. Selectarea opiunii Format din meniu, apoi click pe Text Styles. Se va deschide fereastra de dialog Text Styles.

2. Schimbarea culorii activitilor critice n rou. Click pe sgeata derulant de lng opiunea Item to change i se selecteaz Critical Tasks. Din seciunea culoare se selecteaz rou cum este prezentat n figura 17. Click pe OK pentru preluarea schimbrilor efectuate n Text Styles.

3. Deschiderea Gantt Chart Wizard. Se selecteaz Gantt Chart Wizard din meniul Format. 4. Click pe opiunea Next i va aprea pasul 2 din Wizard.

Fig. 17. Setarea csuei Text Styles pentru a arta operaiunile critice n rou

5. Selectarea opiunii Critical Path. Click pe butonul Critical Path cum se arat n fig. 18. Se observ c modelul diagramei Gantt n Wizard prezint cteva bare n rou, reprezentnd activitaile ce formeaz drumul critic. Click pe Finish., dei mai pot fi fcute i alte formatri, n privina afirii, legate de afiarea resurselor alocate pe activiti, a datelor de nceput i sfrit, iar n urmtorul pas vizualizarea sau nu a sgeilor ce marcheaz dependenele.


18

6. Formatarea diagramei Gantt. Click pe butonul Format It, dup care butonul Exit Wizard. Barele pentru activitile critice din diagrama Gantt vor fi acum roii.

7. Salvarea fiierului.

Fig. 18 Gantt Chart Wizard pasul 2 formatul Critical Path

2.6 Diagrama reea i drumul critic

Diagramele reea din Project 2003 utilizeaz metoda de prezentare grafic a precedenelor, rednd activitile sub form rectangular, iar dependenele dintre ele prin linii. n view-ul Network Diagram, activitile critice apar automat n rou.

Pentru a utiliza diagrama reea pentru Proiect Baza de date: 1. Vizualizarea Network Diagram. Deschiderea fiierului Time, click pe iconia Network Diagram

din View Bar sau selectarea Network Diagram din meniul View. 2. Pentru a vizualiza mai multe activiti n view-ul Network Diagram, click pe Zoom out . Se

pot folosi, de asemenea, barele scroll pentru a vedea diferite componente ale diagramei. n fig. 19 sunt redate o parte dintre activitile din diagrama reea pentru Proiect Baza de date. Se observ c jalonul Document semnat apare sub forma de hexagon, iar activitile sub forma dreptunghiurilor. Activitile critice apar automat cu rou, iar cele noncritice apar cu albastru. Fiecare activitate din diagrama reea are incluse informaii despre datele de start i finish, ID-ul activitii, precum i durata. De multe ori, este necesar s fie modificate setrile standard ale view-ului Network Diagram nainte de imprimare.

Fig. 19. Fereastra Network Diagram

3. Revenirea la diagrama Gantt. Click pe iconia Gantt Chart din bara View sau prin selectarea Gantt Chart din meniul View.

Recomandare! Unele persoane creeaz fiiere Project 2003 sau adaug activiti la fiierele existente din fereastra Network Diagram n loc de fereastra Gantt Chart. Pentru a aduga o nou activitate sau o nou opiune n fereastra Network Diagram, se selecteaz New Task din meniul Insert, sau se apas tasta Insert de pe tastatur. Dublu click pe noua opiune pentru a aduga numele i alte informaii pentru noile activiti. Dependenele de tip FS ntre activiti n fereastra Network Diagram se realizeaz prin click pe activitatea ce reprezint predecesorul i se trage mouse-ul spre activitatea ce reprezint succesorul. Pentru a modifica tipul de dependen i pentru a aduga timpul avans sau n devans, se face dublu click pe sgeata dintre activitile aflate n dependen.

Project 2003 are mai multe view-uri i rapoarte care ajut la analiza informaiilor privind drumul critic. Exist dou componente foarte utile, respectiv Schedule Table i raportul Critical Tasks. View-ul Schedule Table prezint datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare activitate i durata cu care poate fi


19

ntrzia o activitate fr a afecta activitile succesoare (Free slack) sau durata cu care poate fi ntrziat o activitate fr s fie influenat durata proiectului (Total slack) dintre activiti. Aceste informaii arat ct de flexibil este planificarea calendaristic i ajut n luarea deciziilor de reducere a duratelor. Raportul Critical Task conine doar activitile aflate pe drumul critic al proiectului, oferind managerilor de proiect posibilitatea monitorizrii acestora.

Pentru a accesa view-ul Schedule Table i pentru a vizualiza raportul Critical Tasks se parcurg paii: 1. Vizualizarea Schedule Table. Click pe meniul View, apoi Table: Entry i Schedule. Schedule Table va

nlocui Entry Table n stnga diagramei Gantt. 2. Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table. Se deplaseaz bara de splitare spre dreapta pn

apar toate coloanele. Ecranul ar trebuie s arate ca n fig. 20. Aceast fereastr arat datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare activitate i duratele de ntrziere care s nu afecteze activitile succesoare (Free Slack) sau ntregul proiect (Total Slack). Click pe meniul View, apoi Table:Schedule Entry pentru a reveni la Entry Table.

Fig. 20 View-ul pentru vizualizarea duratele de start i finish, a duratelor dintre activiti

3. Deschiderea ferestrei de dialog Reports. Click pe meniul View, apoi Reports. Dublu click pe Overview pentru a deschide fereastra de dialog Overview Reports.

4. Vizualizarea raportului Critical Tasks. Dublu click pe Critical Task i va aprea un raport ca cel din figura 21.

Fig. 21 Raportul Critical Tasks

5. nchiderea raportului. Cnd s-a finalizat analiza raportului Critical Tasks, click pe opiunea Close din fereastra de previzualizare i apoi din fereastra de dialog Reports.

6. Salvarea fiierului.

3. Managementul resurselor proiectului

n Project 2003 apar dou mari categorii de resurse: resursele de tip work, n care se ncadreaz resursele umane i echipamentele (procent de

utilizare a acestora) care efectueaz o sarcin pentru a desfura o activitate. Resursele de tip


20

work consum timp (zile sau ore) pentru realizarea activitii. Resursele de tip work trebuie s fie stabilite n contextul timpului, specificnd ct timp poate fi exploatat acea resurs sau numrul maxim de uniti care poate fi alocat proiectului n totalitate. Numrul maxim de uniti reprezint procentul maxim al disponibilitii unei resurse pentru a fi alocat pentru orice activitate. Numrul maxim de uniti indic cea mai mare disponibilitate a unei resurse pentru proiect. Valoarea implicit este de 100%. Procentul maxim poate fi exprimat n funcie de modalitatea de angajare a resursei, i anume: 100% pentru full-time, 50% pentru part-time. De asemenea, poate fi un procent multiplicat n condiiile n care sunt mai multe resurse din aceeai categorie care se aloc proiectului (de exemplu, 3 analiti de sistem poate s nsemne 300%). Atunci cnd se aloc o resurs de tip work unei activiti se va specifica timpul disponibil al resursei pentru acea activitate, fiind referit ca uniti alocate (assignment units). Resursa poate fi alocat pentru toat perioada disponibil - full-time (100%), doar pentru o parte din timpul disponibil (de exemplu 20%, nsemnnd c diferena de 80% din timp poate fi alocat pentru alte activiti care se deruleaz paralel);

resursele de tip material cuprind materialele consumabile, furniturile de birou, materialele de producie, elementele de protocol, spaiile etc. folosite pentru desfurarea unei activiti. Spre deosebire de resursele de tip work, pentru care se ia n calcul timpul disponibil al resursei, pentru resursele de tip material se stabilete unitatea de msur, de exemplu top pentru hrtie A4, buci pentru pahare de protocol, m3 pentru cherestea etc. Atunci cnd se aloc o resurs material pentru o activitate se specific de fapt consumul din resursa respectiv pentru alocarea efectuat. De exemplu, 10 topuri de hrtie pentru multiplicarea unor suporturi pentru instruire, fiind un consum fix de materiale, adic o anumit cantitate de resurse va fi utilizat pentru a finaliza o sarcin, ceea ce nseamn c nu se va modifica indiferent de durata activitii. Se pot stabili i consumuri variabile n funcie de durat, cum ar fi 2 topuri de hrtie pe sptmn, indicnd variaia cantitii de materiale n funcie de durata unei activiti.

3.1 ncrcarea resurselor n view-ul Resource Sheet

Exist cteva modaliti de introducere a informaiilor privind resursele. Cea mai simpl const n introducerea informaiilor despre resurse n componenta Resource Sheet, prin accesarea opiunii fie din bara de View-uri, fie din meniul View. Opiunea Resource Sheet permite introducerea mai multor informaii despre resurse, pe care le prezentm n ordinea apariiei lor:

numele resursei (Resource name), tipul de resurs (Type) care poate fi de tip work sau material, unitatea de msur (Material Label) activ doar pentru resursele materiale iniiala resursei (Initials), care este plasat automat de ctre sistem, dar poate fi modificat.

Iniiala este util atunci cnd baza de resurse a proiectului este foarte mare i pentru o identificare mai uoar a unei resurse care se dorete a fi alocat se poate folosi iniiala sau ca element n funcie de care se sorteaz resurselor

grupul de resurse (Group) n care poate fi ncadrat resursa (grupurile se pot stabili, de exemplu, plecnd de la poziiile bugetare necesare elaborrii bugetului),

numrul maxim de uniti (Max. units) n cazul resurselor de tip work, ntruct pentru resursele materiale numrul de uniti se calculeaz n funcie de alocarea lor,

preul standard (Std. Rate) reprezint tariful pe or/sptmna sau oricare alt unitate de msura a timpului de utilizare a unei resurse de tip work sau preul pe unitatea de msur a unei resurse materiale,

preul orelor suplimentare, valabil doar pentru resursele de tip work (Ovt Rate) reprezint tariful pltit pentru perioada de timp suplimentar fa de numrul de uniti maxim alocat unei resurse. De exemplu, dac o resurs uman este angajat pe proiect full-time i se folosete calendarul standard (8 ore pe zi, 5 zile pe sptmn) i se dorete ca la nivelul unei activiti resursa s lucreze 10 ore pe zi, atunci este necesar s se stabileasc acest lucru pentru a fi luat n calcul timpul de lucru suplimentar. Pentru a stabili numrul de ore suplimentare este necesar s se aloce resursa pe activiti, dup care s se parcurg urmtorii pai: se selecteaz view-ul Task Usage, apoi meniul View>Table>Work, click pe coloana Work i se apas tasta Ins sau din meniu Insert>Column. Se caut n csua Field Name componenta Overtime Work, dup care butonul OK sau tasta Enter. n fereastra Task Usage se va poziiona cursorul n celula


21

Overtime Work pe resursa pentru care se dorete stabilirea timpului suplimentar de lucru i se introduce timpul de lucru suplimentar dorit.

costul pe unitate de utilizare (Cost/use) reprezentnd o cheltuial pentru utilizarea unei resurse care poate fi solicitat la un moment dat. Pentru resursele de tip work, costul de utilizare se nregistreaz de fiecare dat de cte ori sunt utilizate. Pentru resursele materiale costul pe utilizare este nregistrat o singur dat;

modul de alocare a costurilor resurselor (Accrue At) reprezint metoda prin care se stabilete cnd costul unei resurse este alocat i cnd costul efectiv va fi nregistrat la nivelul proiectului. Exist trei metode: la nceputul activitii, la sfritul ei sau metoda 50/50 (prorated).

calendarul de baz (Base calendar) este calendarul care poate fi folosit ca un calendar al proiectului sau al unei activiti prin care se specific perioada implicit lucrtoare i nelucrtoare care se aplic tuturor resurselor. El difer de calendarul unei resurse, care specific perioada lucrtoare i nelucrtoare pentru o resurs anume. Calendarul implicit al Project 2003 este cel standard, n sensul c sunt 8 ore pe zi, 5 zile pe sptmn, cu smbta i duminica nelucrtoare. Mai sunt calendarul Night Shift (schimb de noapte) i calendarul 24-Hours.

codul (Code) conine orice cod, abreviere sau numr care se dorete a fi introdus ca informaie despre o resurs. Este util pentru identificarea mai uoar a unei resurse, ca i cheie de filtrare sau sortare a resurselor. De exemplu, se poate stabili un cod pentru departamentul sau biroul care va suporta costul unei resurse.

Introducerea datelor n Resource Sheet este similar introducerii datelor ntr-o foaie de calcul (spreadsheet) i exist posibilitatea sortrii categoriilor de resurse folosind opiunea Sort din meniul Project.

3.2 Alocarea resurselor pe activiti

Odat stabilite, resursele pot fi alocate activitilor/subactivitilor n modul de afiare iniial (Entry Table din meniul View), folosind lista derulant care apare cnd se selecteaz o celul n coloana Resource Names (fig. 22), ultima coloan din Entry Table.

Fig. 22 Modul de alocare a resurselor pe activiti/subactiviti Sunt i alte modaliti de alocare a resurselor, ce vor fi descrise n continuare, plecnd de la urmtoarele

informaii: se presupune c echipa de implementare a proiectului este format din 4 persoane. Astfel, echipa este alctuit dintr-un manager de proiect, un analist economic, un analist de baze de date i un tehnician, cu informaii referitoare la tarifele pe or att pentru activitile desfurate n programul normal de lucru, ct i pentru orele suplimentare, grupul de care aparin resursele, prezentate n tabelul 5.

Tabelul nr. 5 - Datele privind resursele pentru Proiect Baza de date Resource Name Initials (abrevieri) Group Stand. Rate Ovt. Rate Manager proiect M Salarii 50.00/h 60.00/h Analist economic Ae Salarii 40.00/h 50.00/h Analist baze de date Ab Salarii 40.00/h 50.00/h Tehnician Th Salarii 20.00/h 25.00/h

Pentru a introduce informaiile de baz pentru fiecare persoan n componenta Resource Sheet se vor

parcurge urmtorii pai: 1. Se deschide Resource Sheet fie prin selectarea iconiei din bara de View-uri, fie din meniul View. 2. Se introduc datele din tabelul 5. Se scriu informaiile aa cum sunt ele afiate n tabel i se apas tasta

Tab pentru deplasarea pe urmtorul cmp. De observat c abrevierile funciilor sunt cele plasate n


22

coloana Initials. Atunci cnd se scriu tarifele standard i pentru eforturile suplimentare este necesar s se introduc numai valoarea (de exemplu, 50), pentru c Project 2003 va prelua valoarea automat ca fiind tariful pe or, sub forma 50.00 lei/hr. Tarifele standard i pentru orele suplimentare introduse se bazeaz pe tarife orare. ns, pot fi introduse i salarii lunare prin scrierea tarifului lunar ca numr urmat de /m sau per month, salariul anual - /y. Pentru celelalte coloane este de preferat s se pstreze valorile implicite existente.

Aa cum s-a descris anterior, n Entry Table exist o coloan denumit Resources pentru selectarea unei resurse, folosind o list derulant. Totui, aceast modalitate poate fi utilizat pentru alocarea unei resurse pentru o singur activitate pe ntreaga durat a acesteia. Dac se dorete introducerea mai multor resurse, se poate apela la introducerea lor prin separare cu punct i virgul (;) din linia de introducere a datelor, ns acest lucru presupune cunoaterea cu exactitate a numelui resurselor care au fost nregistrate n Resource Sheet, ceea ce nu este prea comod. De aceea, se apeleaz la alte modaliti de alocare a resurselor, cum ar fi utilizarea iconiei Resources Assign din Toolbar.

A treia variant este prin intermediul ferestrei ce se deschide prin selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resursei, apsarea butonului din dreapta mouse-ului sau dublu click, Task Information i apoi tab-ul Resource.

O a patra cale de alocare a resurselor, se bazeaz pe utilizarea a dou ferestre, cea a diagramei Gantt i a alocrii resurselor, prin utilizarea opiunii Split din meniul Window. Prin aceast modalitate se are i controlul asupra costurilor i a numrului de ore lucrate de fiecare resurs.

3.2.1 Alocarea resurselor folosind Entry Table Se vor parcurge urmtorii pai:

1. Selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resurselor. Click pe iconia Gantt Chart din bara View pentru a reveni n modul de vizualizare a diagramei Gantt. Se va selecta Activitatea 2, edina de lansare, de pe a doua linie din coloana Task Name.

2. Afiarea coloanei Resource Names din Entry Table. Se va muta bara de splitare ctre dreapta pentru a putea vizualiza coloana Resource Names.

3. Selectarea unei resurse din coloana Resource Names. Click pe lista derulant a coloanei Resource Names i selectarea Manager Proiect pentru a fi alocat ca resurs activitii 2. De observat c alegerea resurselor se bazeaz pe informaiile care au fost introduse n Resource Sheet. Dac nu au fost introduse resursele atunci nu va aprea lista derulant i nu va putea fi fcut nici o selecie.

4. ncercarea de a selecta alt resurs pentru activitatea 2. Din nou se va folosi lista derulant din coloana Resource Names i apoi click pe Analist Economic i Enter (vezi fig. 22). De observat c numai numele Analist Economic apare n coloana Resource. De aceea, prin aceast metod poate fi alocat o singur resurs la un moment dat sau se apeleaz la memorie i punct i virgul (;) pentru a introduce mai multe resurse.

5. tergerea resursei repartizate. Click pe coloana Resource Names pentru activitatea 2 i selectarea opiunii Edit din meniu, apoi Clear i Contents pentru eliminarea resursei alocate.

Atenie! Nu trebuie s se foloseasc tasta Delete pentru a ncerca tergerea unei resurse repartizate. Dac se folosete tasta Delete, va fi eliminat ntreaga activitate i nu numai resursa.

3.2.2 Alocarea resurselor apelnd la Toolbar Pentru alocarea resurselor apelnd la Toolbar se parcurg urmtoarele etape:

1. Selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resurselor. Click pe Gantt Chart din bara de View-uri pentru revenirea n modul de vizualizare a diagramei Gantt. Selectarea activitii edin de lansare de pe a doua linie din coloana Task Name.

2. Deschiderea ferestrei de dialog Assign Resource. Click pe iconia Assign Resources din Toolbar. Fereastra de dialog, care prezint lista resurselor nregistrate, va aprea, aa cum este prezentat n fig. 23. Aceast fereastr de dialog rmne deschis pe msur ce se trece de la o activitate la alta pentru alocarea resurselor.

3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Se selecteaz Manager proiect i se apas butonul Assign. De observat c durata estimat pentru activitatea 2 rmne la 2 ore, iar numele Manager Proiect apare n diagrama Gantt n dreptul barei activitii 2.

4. Repartizarea Analistului economic pentru activitatea 2. Click pe Analist economic n fereastra de dialog Assign Resources i apsarea butonului Assign. De observat c durata activitii 2 s-a modificat la 1 or, dar aceast modificare nu se dorete. Se apas Close n fereastra Assign Resources.

5. Anularea resurselor alocate. Click pe coloana Resource Names pentru activitatea 2, selectarea opiunii Edit din meniu i apoi Clear i Contents pentru eliminarea resurselor alocate.


23

Fig. 23 Fereastra de dialog Assign Resources

6. Reintroducerea duratei pentru activitatea 2. Se introduce 2h n coloana durat pentru activitatea 2 i Enter.

Project 2003 presupune c durata activitilor nu este fix, ci este n funcie de eforturi, ceea ce poate genera destul de multe probleme atunci cnd se aloc resursele. De exemplu, cnd se repartizeaz 2 persoane n momente diferite, Managerul proiect i Analistul economic, pentru o activitate de 2 ore, Project 2003 va ajusta automat durata acelei activiti la jumtate din valoarea iniial, respectiv 1 or. Totui, la nivelul unui proiect pot fi activiti ale cror durate nu trebuie modificate indiferent de numrul resurselor alocate sau maximul de uniti alocate. Pentru acest lucru, exist posibilitatea de stabilire de ctre utilizator a manierei de lucru n privina duratei activitilor i cantitii de resurse de tip work, prin utilizarea celei de a treia metode de alocare a resurselor sau prin setarea caracteristicilor unei activiti din Task Information, tab-ul Advanced (fig. 24).

Fig. 24 Stabilirea variaiei duratei i orelor alocate la nivelul unei activiti

O activitate poate s aib durat fix indiferent de numrul de resurse alocate, ns cu modificarea numrului de ore alocate pentru fiecare resurs (Fixed Duration), s aib durat variabil n funcie de numrul de resurse i de ore care se doresc a fi alocate activitii (Fixed Units), sau cu un numr de ore constant indiferent de modificarea duratei sau a numrului de resurse alocat (Fixed work).

3.2.3 Alocarea resurselor utiliznd fereastra Task Information, tab-ul Resource Chiar dac alocarea resurselor prin metoda Assign Resources pare simpl, este mult mai bine s se

utilizeze fereastra Task Information atunci cnd se repartizeaz resursele, permind un control mai bun asupra informaiilor introduse. Help-ul online al Project 2003 ofer mai multe detalii asupra diferitelor opiuni pentru repartizarea resurselor, utiliznd cuvintele cheie Assign Resources.

Pentru repartizarea Managerului de proiect i a Analistului economic la edina de lansare se parcurg urmtorii pai:

1. Dublu click pe activitatea 2 (sau butonul din dreapta mouse-ului i selectare Task Information).


24

2. Selectarea tab-ului Resource. n celula de sub cmpul Resource Name se poate selecta prima resurs din lista derulant care se deshide prin apsarea sgeii din dreapta celulei, apoi se poate merge pe linia a doua i se selecteaz cea de-a doua resurs .a.m.d (fig. 25)

Fig. 25 Alocarea resurselor prin opiunea Task Information

3. Selectarea butonului Ok pentru finalizarea operaiunii de introducere a resurselor pentru activitatea 2.

3.2.4 Alocarea resurselor utiliznd fereastra Split Pentru repartizarea Managerului de proiect i a Analistului economic la edina de lansare se parcurg urmtorii pai:

1. mprirea ecranului pentru a afia mai multe informaii. Se selecteaz opiunea Window din meniu, apoi Split. Ecranul afieaz diagrama Gantt n partea superioar, iar n partea inferioar tabela ce conine informaiile despre resurse.

2. Deshiderea ferestrei Resource Cost. Se apas butonul din dreapta mouse-ului n partea inferioar a ferestrei i se selecteaz opiunea Resource Work.

3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Avnd selectat activitatea 2, click sub coloana Resource Name din fereastra Resource Work, apoi din lista derulant se selecteaz Managerul de proiect, iar n cmpul Units se stabilete ct va lucra pentru acea activitate (dac se consider c va lucra toat perioada de timp pentru acea activitate se stabilete 100%, altfel se modific n funcie de ct se dorete).

4. Repartizarea Analistului economic pentru activitatea 2. Click n celula imediat urmtoare de sub Managerul de proiect i selectarea din list a Analistului economic.

5. Introducerea resurselor alocate i revizuirea diagramei Gantt. Click OK n fereastra inferioar. Ecranul ar trebui s apar ca cel din fig. 26. De observat c durata pentru activitatea 2 este n continuare de 2 ore, iar Managerul de proiect i Analistul economic au fost repartizai pentru realizarea activitii pentru 100%, pentru c nainte de a se selecta resursele s-a stabilit Fixed Duration pentru aceast activitate.

Fig. 26 Imaginea ecranului splitat pentru introducerea informaiilor despre resurse

6. Deschiderea ferestrei Resource Schedule. Se apas butonul din dreapta mouse-ului n fereastra inferioar i se selecteaz opiunea Resource Schedule. De observat c Managerul de proiect i Analistul Economic au fost repartizai pentru activitatea 2 pentru o durat de 2 ore, aa cum s-a intenionat.

7. nchiderea fiierului.


25

3.3 Calendarul resurselor

Cnd s-a creat fiierul Proiect Baza de date, s-a utilizat calendarul standard al Project 2003. Acest calendar presupune c perioada de lucru standard este de Luni pn Vineri, cu un program de la 8 pn la 17, cu o or pauz de mas. Dar, exist poibilitatea crerii unui calendar diferit care s in cont de cerinele unice ale fiecrui proiect.

Pentru a crea un nou calendar se parcurg urmtorii pai: 1. Click pe meniul Tools, apoi deschiderea ferestrei de dialog pentru Change Working Time, prin

selectarea opiunii. 2. n fereastra de dialog Change Working Time, se selecteaz New, deschizndu-se fereastra de dialog

Create New Base Calendar. Se va apsa butonul radio Create New Base Calendar, se va scrie un nume pentru noul calendar n caseta Name text, apoi OK. Se vor face modificrile corespunztoare pentru crearea propriului calendar. Apoi click OK.

Noul calendar poate fi utilizat pentru ntregul proiect sau poate fi atribuit pentru anumite resurse ale proiectului.

Pentru atribuirea noului calendar la nivelul ntregului proiect: 1. Click pe meniul Project, apoi Project Information pentru deschiderea ferestrei de dialog. 2. Click pe lista derulant Calendar pentru afiarea unei liste a calendarelor disponibile. Selectarea

noului calendar creat, apoi OK. Pentru atribuirea unui anumit calendar pentru o resurs anume:

1. Click pe meniul View, apoi Resource Sheet. 2. Se selecteaz numele resursei pentru care se dorete alocarea noului calendar. 3. Click pe celula din coloana Base Calendar pentru resursa selectat. innd butonul din stnga

mouse-ului apsat, click pe lista derulant care apare i se selecteaz calendarul corespunztor, dup care se elibereaz butonul mouse-ului.

4. Dublu-click pe nume resursei pentru a afia fereastra de dialog Resource Information, apoi click pe butonul Working Time. Se poate bloca perioada zilelor de concediu sau zilelor libere pentru anumite persoane prin selectarea zilelor respective n cadrul calendarului i marcarea lor ca zile nelucrtoare, aa cum este prezentat n figura 27.

Fig. 27 Blocarea perioadei de concediu sau a zilelor libere

3.4 Histograma resurselor

Histograma resursei reprezint un tip de grafic ce prezint numrul resurselor alocate unui proiect de-a lungul timpului. Histograma pentru o anumit persoan prezint dac este suprancrcat sau neutilizat n timpul unei perioade timp. Pentru a vizualiza histograma, se selecteaz Resource Graph din bara de View-uri sau din meniul View. Resource Graph ofer posibilitatea de a vedea ce resurse sunt suprancrcate, ct de mult i cnd. De asemenea, prezint procentual capacitatea fiecrei resurse de a face fa planificrilor, astfel nct exist posibilitatea realocrii resurselor, dac este necesar, pentru a rspunde nevoilor proiectului.

Pentru a vizualiza histograma resurselor pentru Proiect Baza de date:

1. Deschiderea fiierului Timp, cu iconia Open sau din meniul File. 2. Vizualizarea Resource Graph. Click pe iconia Resource Graph din bara de View-uri. Va aprea

mai nti histograma pentru Managerul de proiect, ca n figura 28. De remarcat c ecranul este mprit n dou seciuni. Partea din stnga afieaz numele resursei, iar cea din dreapta histograma pentru acea resurs.


26

3. Ajustarea scalei de timp pentru histogram. Click Zoom out i Zoom in , dac este necesar, pentru ajustarea scalei de timp astfel nct s apar n trimestre sau luni.

4. Vizualizarea histogramei pentru urmtoarea resurs. Click pe sgeata derulant din dreapta seciunii cu numele resursei, determinnd apariia histogramei pentru urmtoarea resurs.

Fig. 28 Imaginea histogramei unei resurse

Dac ar fi aprut n histrogram Managerul de proiect o poriune de culoare ar fi nsemnat c este

resursa este suprancrcat n timpul lunii, adic a fost planificat s lucreze mai mult de 8 ore pe zi n timpul lunii. Procentele din partea inferioar a fiecrei bare arat procentul cu care resursa contribuie la realizarea activitilor. De exemplu, Managerul de proiect este planificat s lucreze 100% din timpul disponibil pentru luna aprilie. Project 2003 dispune de dou instrumente ce permit vizualizarea mai multor detalii despre suprancrcarea resurselor: view-ul Resource Usage i bara de instrumente Resource Management.

Pentru a vedea mai multe detalii despre o resurs suprancrcat folosind view-ul Resource Usage: 1. Deschiderea view-ului Resource Usage. Click pe Resource Usage din bara de View-uri sau click pe

meniul View, dup care Resource Usage. 2. Ajustarea modului de afiare a informaiilor. n partea dreapt a ecranului click pe sgeata derulant

pentru afiarea orelor pentru Managerul de proiect care au fost alocate pentru a lucra n fiecare zi, ncepnd cu luna aprilie. De asemenea, s-ar putea s fie nevoie s se foloseasc sgeata derulant n jos pentru a vedea toate orele Managerului de proiect. Dac este necesar se poate ajusta scala de timp pentru afiarea n sptmni prin click pe Zoom out sau Zoom in . Ecranul ar trebui s se prezinte ca cel din figura 29.

Fig. 29 View-ul Resource Usage

3. Analiza informaiilor privind supraalocrile. Dac managerul de proiect ar fi fost suprancrcat, atunci numele Managerului de proiect ar fi aprut n rou, precum i valorile care depesc 8 ore pe zi.


27

Pentru a vedea mai multe informaii despre alocarea resurselor cu ajutorul barei speciale de instrumente: 1. Vizualizarea barei de instrumente Resource Management. Click pe meniul View, selectare

Toolbars i apoi Resource Management. Bara de instrumente va aprea sub bara de instrumente Formatting.

2. Selectarea view-ului Resource Allocation. Click pe Resource Allocation View din bara de instrumente, afindu-se view-ul Resource Usage n partea superioar a ecranului i view-ul pentru diagrama Gantt n partea inferioar. Figura 30 prezint acest view, scond n eviden informaiile despre Managerul de proiect.

Fig. 30 View-ul Resource allocation

View-ul Resource Allocation poate ajuta n identificarea cauzei pentru supraalocarea unei resurse. S-ar putea observa cu uurin de ce Managerul de proiect ar putea fi suprancrcat. Aceast problem poate fi rezolvat prin reducerea numrului de ore al Managerului de proiect la una dintre activiti sau derularea activitilor ntr-o perioad mai mare de timp. Prin utilizarea barei derulante se pot vizualiza informaiile i pentru celelalte resurse.

3.5 Echilibrarea resurselor (resource levelling)

Echilibrarea resurselor reprezint o tehnic prin care se rezolv conflictele dintre resurse prin ntrzierea activitilor. Echilibrarea resurselor creeaz o distribuie liniar a utilizrii acestora.

Pentru echilibrarea resurselor: 1. Deschiderea fiierului Timp. 2. Deschiderea casetei de dialog Resource Leveling. Click pe meniul Tools, apoi Resource Leveling,

care se prezint ca n figura 31. Trebuie urmrite valorile implicite, fr ns a se modifica.

Fig. 31 Caseta de dialog Resource Leveling

3. Echilibrarea resurselor proiectului i revizuirea datelor modificate. Click pe butonul Level Now i apoi OK. Echilibrarea resurselor presupune de la cele mai multe ori schimbarea datei de finalizare a proiectului. De aceea, dac se dorete anularea operaiunii de echilibrare a resurselor se va selecta imediat Undo din bara de instrumente. Altfel, se redeschide caseta de dialog Resource Leveling i apoi click pe butonul Clear Leveling

Mai multe informaii despre Leveling se pot obine din Help.


28

3.6 Utilizarea bazei de resurse la nivel de proiecte multiple

Cnd se gestioneaz proiecte multiple este necesar, la un moment dat, s se apeleze la aceleai resurse de tip work. De cele mai multe ori, devine destul de dificil s se gestioneze timpul fiecrei resurse la nivelul proiectelor multiple, n special dac acele proiecte au manageri diferii. De exemplu, analistul economic este posibil s fie solicitat s lucreze n acelai timp la 3 proiecte, iar a planifica exact cnd este disponibil pentru a participa la fiecare dintre ele este greu de stabilit dac proiectul este de lung durat sau analistul este implicat n multe dintre activitile celor 3 proiecte. Pentru rezolvarea acestei probleme se apeleaz la crearea unei baze de resurse comun pentru mai multe proiecte, fiind considerat un plan de proiect pe baza cruia fiecare dintre celelalte planuri i stabilete informaiile despre resurse. Aceast baz include informaii despre toate alocrile efectuate pe activiti din toate planurile care au fost legate de ea. Printr-o astfel de modalitate de gestiune a resurselor se uureaz i munca de actualizare automat a unor informaii despre resurse la nivelul tuturor proiectelor implicate, cum ar fi numrul maxim de uniti, tarifele, perioadele lucrtoare sau nelucrtoare pentru fiecare resurs. Se folosete fiierul Timp al proiectului Baza de date i n acelai timp se mai creeaz un proiect cu numele Aplicaie salarii, n care se vor introduce activiti similare celor din proiectul Baza de date, precum i resursele Analist economic i Analist baze de date. Pentru crearea bazei de resurse se vor parcurge urmtorii pai:

1. Deschiderea fiierelor. Se vor folosi cele dou fiiere din care se dorete crearea unei baze de resurse i se poziioneaz cursorul n view-ul Resource Sheet.

2. Crearea unui fiier nou. Se selecteaz New Project fie din Toolbar, fie din meniul principal, pentru a avea un fiier nou. Se nchide fereastra Task Pane i se va salva cu o denumire care s evidentieze ct mai bine c este vorba de un fiier care conine o baz de resurse, cum ar fi de exemplu Baza_resurse.

3. Afiarea fiierelor implicate n utilizarea resurselor comune n aceeai fereastr. Din meniul Window se selecteaz opiunea Arrange All, dup care n fiierul Baza_resurse se va selecta view-ul Resource Sheet. Ecranul ar trebui s fie ca cel din figura 32.

Fig. 32 Ecranul pentru vizualizarea fiierelor implicate n utilizarea bazei comune de resurse

4. Stabilirea modului de utilizare n comun a resurselor. Se selecteaz bara de titlu a fiierului Timp. Din meniul Tools se alege opiunea Resource Sharing, dup care Share Resources, moment n care va apare o fereastr de dialog n care se vor folosi urmtoarele opiuni: Use resources From, care conine o list cu fiierele deschise ce pot fi utilizate ca baz de resurse. Din list de va alege fiierul Baza_resurse, dup care Ok. Ecranul ar trebui s apar ca cel din fig. 33. Se poate observa c n fiierul Baza_resurse apar resursele din fiierul Timp. Se va parcurge aceeai secven i pentru fiierul Aplic_salarii.

Fig. 33 Stabilirea fiierului utilizat ca baz de resurse n cadrul fiierului

care va utiliza n comun resursele


29

5. Finalizarea operaiunii de creare a bazei de resurse. Dup ce s-a folosit opiunea Share Resources i pentru cel de-al doilea fiier, se va observa c n fiierul Baza_resurse au aprut toate resursele din cele 2 fiiere (Timp i Aplic_salarii), iar resursele care sunt comune pentru amndou au fost nregistrate o singur dat.

Fig. 34 Baza de resurse completat cu resursele din cele 2 fiiere

Not: Trebuie avut grij la denumirea resurselor, astfel nct s nu apar aceeai resurs cu denumiri diferite n

proiecte diferite, pentru c vor fi luate n considerare ca resurse distincte. De exemplu, dac se folosete ntr-un proiect resursa Analist economic, iar n altul e nevoie de aceeai resurs, dar este trecut Anal ec., atunci vor aprea ca 2 resurse separate n baza de resurse. De aceea, este necesar ca la nivelul organizaiei s stabileasc o serie de reguli privind utilizarea numelor de resurse i s se construiasc un glosar sau index cu denumirea resurselor poteniale.

Pentru a vizualiza modul n care resursele au fost alocate activitilor din proiectele implicate n utilizarea bazei de resurse se poate selecta view-ul Resource Usage din fiierul care conine baza de resurse sau se va alege opiunea Split din meniul Window n care se vor afia informaii referitoare la activitile din fiecare proiect pentru care a fost alocat fiecare resurs, aa cum rezult i din figura 35.

Fig. 35 Vizualizarea alocrii resurselor din baza de resurse din view-ul Resource Usage

i cu ajutorul opiunii Split din meniul Window Pentru actualizarea fiierului care conine baza de resurse este necesar s se lucreze n fiierele

implicate n utilizarea n comun a resurselor, pentru c automat modificrile se vor reflecta i n fiierul ce conine toate resursele. Exemplificarea modului n care se realizeaz actualizarea informaiilor despre resurse n baza de resurse:

1. n fiierul Baza_resurse, n view-ul Resource Usage, se poate observa c resursa Tehnician nu este alocat nici unei activiti (valoarea din coloana Work este 0 i nu are nici o activitate indentat sub ea).

2. Din meniul Window se va alege fiierul Timp, dup care se va afia diagrama Gantt. Se va poziiona cursorul pe activitatea Implementare i se va aloca resursa Tehnician (prin una din formele explicate anterior).

3. Se va reveni la fiierul Baza_resurse i se va observa modificarea nregistrat de resursa Tehnician, avnd subordonat activitatea Implementarea, din fiierul Timp, unde a fost alocat, aa cum rezult i din figura 36.


30

Fig. 36 Actualizarea alocrilor de resurse n fiierul cu baza de resurse

4. n realitate nu este necesar s se treac dintr-un fiier n altul pentru a sesiza modificrile aprute n cel cu baza de resurse, aceast trecere fiind pur didactic, pentru a urmri maniera de actualizare.

Modificarea informaiilor despre o resurs (modificarea costului sau a calendarului) n baza de resurse

va avea ca efecte imediate actualizarea acelor informaii i la nivelul fiierelor care utilizeaz n comun acea resurs. Presupunem c Analistul economic a specificat faptul c pe 24 mai 2007 nu poate s lucreze. n aceste condiii, modificarea zilei de 24 n zi nelucrtoare pentru resursa Analist economic se va realiza direct n baza de resurse, pentru a nu modifica de dou ori, dac s-ar merge pe var

ghid ms project f30 pct.a

Documents