1_ghid ms project

Click here to load reader

Post on 14-Jul-2015

289 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

MICROSOFT PROJECT Microsoft Project este un program puternic de management de proiect care se poate utiliza pentru realizarea planurilor de proiecte, inerea evidenei realizrii sarcinilor de lucru i identificarea diferenelor fata de planul de referin. Un proiect se defineste ca fiind un efort temporar depus pentru pentru a crea un produs sau un serviciu unic.1 In primul rnd, un proiect este temporar. Durata unui proiect ar putea fi de numai o sptmn sau ar putea fi de mai muli ani, nsa fiecare proiect are o data de sfrit. In al dilea rnd, un proiect reprezinta un efort. Resursele, cum sunt oamenii i echipamentele, trebuie puse s lucreze. Efortul este ntreprins de o echipa sau de o organizaie, astfel nct proiectele apar ca evenimente intenionate, planificate. Proiectele reuite nu apar spontan, la nceput trebuie s aib loc etapele de pregtire i planificare. n final, orice proiect creeaz un produs sau serviciu unic. Acesta este rezultatul sau produsul final al proiectului, motivul penru care proiectul a fost ntreprins. Microsoft Project face parte din familia de programe Microsoft Office, astfel c multe elemente ale Microsoft Project sunt similare cu cele din Microsoft WORD, Excel si Access. De exemplu, organizarea barei generale de meniuri i a barei cu instrumente este foarte asemntoare. Lansm n execuie programul Microsoft Project. Ecranul ar tebui s arate asemntor cu imaginea urmtoare: Bara Menu Bara Formating Bara Standard Bara Project Guide

Bara Task Pane

Vizualizarea Gant Chart

1

Ghidul despre baza de cunotine in domeniul mnagementului de proiect (PMBOK)

NOT: Vizualizarea Gantt Chart este mparit ntr-un tabel (Entry) plasat n stnga i o diagram grafic plasat n dreapta. La fel ca i alte aplicaii Microsoft Office, Microsoft Project personalizeaz meniurile i barele cu instrumente pe baza frecvenei de utilizare a anumitor comenzi sau butoane de pe barele cu instrumente. Spaiul de lucru din Microsoft Project este numit vizualizare (view). Microsoft Project conine mai multe feluri de vizualizri, ns n mod normal la un moment dat se lucreaz doar cu una singr. Vizualizrile sunt utilizate pentru a introduce, edita, analiza i afia informaiile despre proiect. Vizualizarea prestabilit, cea care se vede la deschiderea aplicaiei Microsoft Project, este vizualizarea Gantt Chart. Pentru a se comuta ntr-o alt vizualizare, n meniul View, se va executa clic pe opiunea dorit:

Aproape toate proiectele ncep la o dat i se termin la o dat ulterioar. Uneori se tie data de nceput planificat pentru proiect, alteori data de sfrit sau ambele date. ns atunci cnd se lucreaz n Microsoft Project se specific o singur dat: fie de inceput, fie de sfrit a proiectului pentru c Microsoft Project calculeaz automat cealalt dat n funcie de una dintre datele introduse, de nceput sau de sfrit a proiectului. De reinut c Microsoft Project nu este doar un depozit de informaii, ci este un instrument activ de planificare. Pentru crearea unui fiier proiect se procedeaz astfel: - executai clic pe meniul Project si alegei Project Information. Pe ecran va aprea caseta de dialog Project Information - in caseta Start Date, alegei data de nceput a proiectului:

Alegei ca i dat de nceput a proiectului data de 1 mai 2006 - executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Project Information. Deoarece proiectul nu a mai fost salvat niciodat, trebuie specificat o locaie i un nume pentru proiect. Vom salva proiectul sub denumirea Drumul critic Introducerea i organizarea activitilor In Microsoft Project, una dintre locaiile n care se introduc activiti este vizualizarea Gantt Chart. Vizualizarea Gantt Chart este mparit ntr-un tabel plasat n stnga si o diagrama grafic plasat n dreapta. Vom introduce primele activiti necesare proiectului. n tabel executai clic pe celula situata chiar sub titlul coloanei Task Name. Introducei textul Proiectare. n coloana Duration introducei valoarea de 7 days. Microsoft Project calculeaz automat intervalul calendaristic (Start Finish).Activitatea introdus Bar de activitate cu durata de 7 zile. n mod prestabilit, data de nceput a activitii este aceei cu data de nceput a proiectului.

Numr de identificare al activitii. Fiecare activitate are un numr unic de identificare.

Aceeai activitate se poate introduce i printr-o alt modaliate: - executai clic pe prima celula; - executai clic pe meniul Project i alegei opiunea Task Information. Pe ecran va aprea caseta de dialog Task Information:

- introducei numele i durata activitii apoi apsai OK. (Datele de nceput i sfrit a activitaii sunt calculate automat). n continuare vom introduce si celelalte activiti: Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Denumirea activitii i codul ei Proiectare (P) Achiziionarea terenului (A) Comenzi utilaje (CU) Organizare antier I (OS1) Formare cadre calificate (F) Execuie drumuri interioare I (D1) Execuie reele tehnice I (R1) Livrri, recepie utilaje (LU) Lucrri de construcii-montaj I (C1) Organizare antier II (OS2) Execuie drumuri interioare II (D2) Execuie reele tehnice II (R2) Lucrri de construcii-montaj II (C2) Finalizare proiect (FP) Durat 7d 2d 3d 1d 10 d 2d 5d 6d 4d 2d 3d 5d 10 d 1h

Durata unei activiti reprezint cantitatea de timp estimat pn la terminarea activitii. Durata total a unui proiect se determin calculnd diferena dintre data de nceput i ultima dat de ncheiere a ativitilor care l compun. De asemenea, durata proiectului este influenat i de ali factori, cum ar fi relaiile dintre activiti. Deoarece Microsoft Project face deosebire ntre timpul de lucur i timpul n care nu se lucreaz, durata unie activiti nu are leatur obligatoriu cu timpul consumat. De exemplu, un proiect ar puta avea un calendar de proiect avnd timpul de lucru definit 8:00 17:00, de luni pn vineri, lsnd timpul n care nu se lucreaz definit pentru seri i sfrituri de

sptmn. Dac estimai c o activitate va dura 16 ore de timp de lucru, ai putea introduce durata sa ca 2d pentru a planifica munca n dou zile de lucru de cte opt ore. Demararea unei activiti vineri la ora 08:00 nseamn c aceasta nu va fi terminat nainte de lunea viitoare la ora 17:00. n week-end nu ar trebui s planificai nici o activitate, deoarece smbta i duminica au fost definite ca zile nelucratoare. Pentru a defini timpul de lucru alegii din meniul Tools comanda Option i afiai pagina Calendar:Avnd definit valoarea de opt ore pe zi, introducerea unei durate de dou zile pentru o activitate este acelai lucru cu introducerea a 16 ore

Avnd definit valoarea de 40 de ore pe sptmn, introducerea unei durate de trei sptmni pentru o activitate este acelai lucru cu introducerea a 120 ore

Avnd definit valoarea de 20 de zile pe lun, introducerea unei durate de o luna pentru o activitate este acelai lucru cu introducerea a 160 ore

Pentru a defini zilele lucratoare i cele nelucratoare, din meniul Tools alegei comanda Change Working Time.

Microsoft Project defineste automat smbta i duminica ca zile nelucrtoare. Dac dorii s planificai activiti i n weekend executai clic pe ziua dorit i alegei optiunea Nondefault working time. Atunci cnd lucrai n Microsoft Project, putei utiliza abrevieri pentru durate. Dac introducei aceast abreviere m h d w mo em eh ed ew wmo Legarea activitilor Proiectele presupun executarea activitilor ntr-o anumit ordine. De exemplu, activitatea de proiectare trebuie sa fie terminat nainte de activitatea de achiziionare a terenului. ntre aceste dou activiti exist o relaie de tip sfrit nceput, care presupune: - a doua activitate trebuie sa fie executat dup prima activitate; - a doua activitate poate avea loc numai dac prima activitate este terminat. n Microsoft Project, prima activitate este numit predecesoare, deoarece este anterioar activitilor care depind de ea. A doua activitate este numit succesoare, deoarece urmeaz activitilor de care depinde. Orice activitate poate fi predecesoare pentru una sau mai multe activiti succesoare, orice activitate poate fi succesoare unei sau mai multe activiti predecesoare. ntre activiti poate fi una din urmatoarele tipuri de relaii: - sfrit-nceput (finish-to-start): data de sfrit a activitii predecesoare determin data de nceput a activitii succesoare; - nceput-nceput (start-to-start): data de nceput a activitii predecesoare determin data de nceput a activitii succesoare; - sfrit-sfrit (finish-to-finish): data de sfrit a activitii predecesoare determin data de sfrit a activitii succesoare; - nceput-sfrit (start-to-finish): data de nceput a activitii predecesoare determin data de sfrit a activitii succesoare; Relaiile ntre activiti apar n Microsoft Project n mai multe moduri. Cele mai uzuale locuri n care vei vedea relaiile sunt: - n vizualizrile Gantt Char (n diagrama grafic) i Network Diagram, relaiile dintre activiti apar sub forma unor linii care conecteaz activitile; - n vizualizarea Gantt Char (n tabel), numerele de identificare ale activitilor predecesoare apar n cmpurile Predecessors ale activitilor succesoare. In tabelul de mai jos sunt prezentate succesiunea activitilor: Nr. crt. 1 2 3 4 5 Denumirea activitii i codul ei Proiectare (P) Achiziionarea terenului (A) Comenzi utilaje (CU) Organizare antier I (OS1) Formare cadre calificate (F) Activiti precende direct P P P P Apare astfel min hr day wk mon emin ehr eday ewk emon i nseamna minut or zi sptmn lun minut consumat or consumat zi consumat sptmn consumat lun consumat

Nr. crt. 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Denumirea activitii i codul ei Execuie drumuri interioare I (D1) Execuie reele tehnice I (R1) Livrri, recepie utilaje (LU) Lucrri de construcii-montaj I (C1) Organizare antier II (OS2) Execuie drumuri interioare II (D2) Execuie reele tehnice II (R2) Lucrri de construcii-montaj II (C2) Finalizare proiect (FP)

Activiti precende direct A, OS1 A, OS1 CU A, OS1 OS1 D1, OS2, R1 R1 LU, C1, R1 F,D2,R2,C2

Pentru crearea de legturi ntre activiti se pot utiliza diferite metode. Metoda 1. -