1

Anexa Ghid privind utilizareaa Microsoft Project 2003

1. ÎNTRODUCERE 1.1 Lansarea în execu�ie a Microsoft Project 2003 �i fereastra Help 1.2 Elementele de MENU 1.3 View-urile software Project Manager 2003 1.4 Filtrele software Project Manager 2003 2. MANAGEMENTUL ACTIVIT ��ILOR PROIECTULUI 2.1 Crearea unui nou fi�ier pentru proiect 2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucr�rilor 2.3 Salvarea fi�ierelor de proiect cu sau f�r� plan îni�ial 3. MANAGEMENTUL BUGETULUI DE TIMP 3.1 Introducerea duratelor activit��ilor 3.2 Stabilirea dependen�elor între activit��i 3.3 Schimbarea tipurilor de dependente între activit��i �i ad�ugarea timpului avans �i a

timpului restant 3.4 Diagramele GANTT 3.5 Diagramele tip RETEA 3.6 Analiza drumului critic 4. MANAGEMENTUL COSTURILOR 4.1 Estimarea costurilor fixe �i variabile 4.2 Alocarea resurselor pe activit��i 4.3 Planul îni�ial, costurile �i duratele efective 4.4 Managementul valorii ad�ugate/Earned value 5. MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE 5.1 Calendarul resurselor 5.2 Histograma resurselor 5.3 Echilibrarea resurselor/Resource levelling 6. MANAGEMENTUL COMUNIC �RII 6.1 Rapoartele �i view-urile utilizate 6.2 Utilizarea template-urilor, înserarea hyperlinku-rilor 6.3 Salvarea fi�ierelor ca pagini Web 6.4 Utilizarea Microsoft Project 2003 în grup 6.5 Project Central

2

1. Întroducere Programul Microsoft Project 2003 este fundamentat pe conceptul managementului de

proiect �i poate fi folosit de c�tre managerii de proiecte din toate domeniile de inginerie, economie, socio-umane, economice precum �i din alte domenii specifice managementului de proiecte. Majoritatea utilizatorilor folosesc acest software ca suport digital în managementul scopului, costurilor, al resurselor umane �i al comunicarii din cadrul proiectelor.

Primul pas în utilizarea programului Microsoft Project 2003 consta în în�elegerea

tutorialelor din Help �i a tutorialelor on-line, a meniurilor programului precum �i a filtrelor utilizate de program.

1.1 Lansarea în executie a programului Microsoft Project 2003 �i fereastra help

La lansarea programului Microsft Project 2003 se deschide în func�ie de configurarea ini�ial�, fereastra Help, a�a cum poate fi vazut în Fig. 1.

Fig. 1 Fereastra de dialog Help

Dac� op�iunea de vizualizare a ferestrei este dezactivat� în configurarea ini�iala, aceasta poate fi reactivat� prin selectarea op�iunii Help din bara de meniu, dup� care se selecteaz�

3

Contents �i Index. Se poate selecta de asemenea �i optiunea Tools din meniul principal, urmat� de Options, General �i bifarea c�sutei din dreptul op�iunii Display help on startup.

Fereastra Help are 6 op�iuni, ce reprezint� sec�iuni din program utile în managementul proiectului, �i anume:

• What’s new, op�iune util� pentru cunosc�torii versiunilor Microsoft Project anterioare;

• Quick Preview, sec�iune ce ofer� o scurt� anima�ie privind modul în care Microsoft Project 2003 poate fi utilizat în planificarea, gestiunea proiectului �i comunicarea informa�iilor despre proiect;

• Tutorial, op�iune care ofer� informa�ii detaliate asupra modelului de utilizare a programului;

• Project Map, sec�iune care descrie activit��ile din managementul de proiect, cum ar fi definirea unui proiect, planificarea activit��ilor proiectului, planificarea resurselor �i a modului de alocare a lor, etc. Aceasta op�iune poate servi ca un ghid general, prezentând pa�ii detalia�i necesari pentru ini�ierea, gestionarea �i completarea proiectelor utlizând Microsft Project 2003;

• Office Assistant, permite introducerea de întreb�ri �i c�utarea înforma�iilor de înteres privind întreb�rile respective;

• Reference, deschide o fereastr� cu leg�turi c�tre principalele caracteristici ale Project 2003, la con�inutul Help-ului �i alte resurse suplimentare.

În tabelul 1 se prezint� principalele elemente noi din Project 2003, astfel: • Noile caracteristici fac mult mai u�oar� introducerea, urm�rirea �i utilizarea în

comun a informa�iilor referitoare la un proiect dat. De exemplu, pentru descompunerea structurii proiectului în activit��i (WBS), poate fi utilizat bara denumit� toolbar ce permite vizualizarea diferitelor niveluri ale activit��ilor din structura proiectului;

• Durata activit��ilor se poate exprima în luni, Microsft Project 2003 calculând implicit num�rul de zile corespunz�tor fiec�rei luni în parte;

• Îmbunat��iri privind modul de planificare �i construire a diagramelor de tip re�ea, cum ar fi un noul View al diagramei, înclusiv posibilit��ile de filtrare;

• Introducerea duratelor de timp ca estim�ri, permi�ând vizualizarea lor �i revenirea la acele activit��i care solicit� o perioad� mai mare de timp estimativ�;

• Posibilitatea set�rii unei anumite limbi de circula�ie interna�ional� utlizat� în afi�area meniurilor �i c�su�elor de dialog;

• Versiunea are calitatea OLE-DB (Object Link Embedded-Database), asigurând astfel integrarea mult mai u�oar� a datelor proiectelor la nivelul întregii organiza�ii.

Tabel nr. 1. Elemente noi în versiunea Microsoft Project 2003

Elemente noi Descriere Caracteristici noi • WBS este utlizat� pentru eviden�ierea nivelurilor de descompunere a

proiectului pe activitati, ce poate fi extins sau restrâns mult mai eficient. Gradul de detaliere pentru prezentarea nivelurilor de descompunere poate fi selectat direct.

• Lunile pot fi folosite ca unit��i de baz� pentru stabilirea duratelor de desf��urare a activit��ilor. Prin introducerea în câmpul Duration, de exemplu, a caracterelor „3mon” se recunoa�te ca valoare 3 luni.

• Proiectele tip cunoscute sub denumirea de Template. În versiunea actual� sunt incluse câteva Template-uri utile anumitor tipuri de proiecte.

4

• Versiunea actual� are op�iuni care ofer� posibilitatea eliminarii schi�ei ini�iale de proiect, respectiv baseline sau a unui plan intermediar al unui proiect.

• Posibilitatea facil� de de a stabili diferite set�ri doar pentru anumite componenete din proiect, incluse direct în diagrama Gantt.

Planificarea �i îmbun�ta�irea diagramelor tip re�ea

• Calendarele, inclusiv zilele lucr�toare pot fi setate. Calendarul permite modificarea timpului de calendar chiar �i numai la nivel de activitate.

• Proiectele master pot calcula data final� pe sub-proiecte, ceea ce permite vizualizarea unui singur drum critic pentru întregul proiect.

• Se pot seta datele de finalizare pentru a se eviden�ia dac� o anumit� activitate a fost planificat� s� se încheie dup� acesta date.

• Durata unei activita�i poate fi întrodus� ca durata estimat�, ceea ce permite identificarea rapid� a activit��ilor care nu au fost stabilite cu certitudine, folosind noul filtru Tasks With Estimated Durations.

• View-ul din diagrama re�ea Network Diagram este nou, înlocuind în totalitate diagrama PERT din ver�iunile anterioare. De asemenea, exista posibilitatea stabilirii unor filtre pentru vizualizarea diagramei tip re�ea.

Administrarea �i posibilit��i de configurare

• Pachetul Microsoft Project 2003 folose�te tehnologia Microsoft Installer, l�sând la latitudinea utilizatorului tipul de fi�iere folosite din totalitatea celor înstalate. În cazul absen�ei unui fi�ier de baz�, Installer-ul le reinstaleaz�.

• Versiunea 2003 a Microsoft Project-ului poate afi�a menu-rile �i casetele de dialog în alta limb� de circula�ie interna�ional� decât cea implicit�, respectiv limba engleza.

• Fi�ierele pot fi salvate �i în format Microsoft Project 98 MPP, ceea ce ofer� posibilitatea iutiliz�rii �i de utilizatorii versiunii 1998.

• Microsoft Project 2003 este un provider de Object Link Embedded-Database, OLE-DB. OLE-DB este o specifica�ie pentru setarea interferen�elor de acces la date din diverse surse de stocare, ceea ce asigur� compatibilitatea utiliz�rii lor la nivel de organiza�ie.

1.2 Elemetele ferestrei principale

Figura 2 prezint� meniul principal vizualizat dup� lansarea produsului Project 2003. Ecranul principal prestabilit pentru Microsoft Project 2003, denumit View-ul Gantt Chart, are trei p�r�i: o diagrama Gantt, un tabel pentru introducerea datelor, Entry table �i op�iunea View. La lansare se îni�ializeaz� pe ecran un meniu �i o bara de instrumente similare cu alte aplica�ii din clasa Windows. Ordinea �i apari�ia iconi�elor din bara de instrumente poate varia fa�� de Fig. 2, în func�ie de caracteristicile respectiv op�iunile setate. Bara de instrumente poate fi afi�at� pe unul sau dou� rânduri, iar iconi�ele se vor schimba în concordan�� cu cea utilizat�. Câteva din iconitele folosite frecvent, cum ar fi Link tasks, Zoom in �i Zoom out, Indent sunt ilustrate în figura 2.

5

Fig. 2. Ecranul principal din Microsoft Project 2003.

În vecin�tatea imediat� a barei de instrumente este situat� bara pentru introducerea datelor

(Entry bar), care afiseaz� datele introduse în Entry Table. Diagrama Gantt apare în drepta tabelului de întroducere, separat� de bara de splitare. Entry Table este folosit pentru introducerea înforma�iilor despre activit��i �i subactivit��i (tasks and subtasks), cum ar fi numele activit��ilor, duratele lor. Coloana din stânga celei în care sunt introduse numele activit��ilor respectiv Task Name este denumit� prin Indicators, care afi�eaz� indicatorii sau simbolurile privind diferite aspecte asociate fiec�rei activit��i, cum ar fi adnot�ri, hyperlink-uri c�tre alte fi�iere, caracterul recurent al unei activit��i, s.a.

Dac� se selecteaz� un alt View �i se dore�te revenirea la diagrama Gantt, atunci se va selecta op�iunea Gantt Chart, dup� cum se poate vedea în Fig. 3. Dac� tabelul din stânga diagramei este diferit, se selecteaz� meniul View �i apoi op�iunea Table: Entry pentru a reveni la set�rile prestabilite ale tabelului. Se observ� faptul c� bara desp�r�itoare separ� tabelul într�rilor de diagrama Gantt. Când mouse-ul se îndreapt� deasupra barei desp�r�itoare, va ap�rea pointer-ul desp��itor/split. Ap�sând butonul din stanga al mouse-ului �i tr�gând bara de desp�r�itoare spre dreapta se vor afi�a alte informatii despre activit�ti în Entry Table, înclusiv datele de început / sfar�it, precum �i numele resurselor de utilizare.

Situat� la stânga op�iunii Entry Table se afl� bara View. În locul utiliz�rii op�iunilor din meniu View, modalit��ile de afi�are a unui proiect, se modific� printr-un click pe iconi�ele din acesta bar�. Pentru a economisi spa�iu pe ecran, se poate ascunde bara View, prin dezactivarea selec�iei op�iunii View Bar din meniu View. Dac� bara View nu este vizibil�, apare o linie albastr� în stanga ferestrei principale. Dac� se face click dreapta pe acest� linie albastr�, va ap�rea un meniu de comenzi scurte care ofer� acces rapid c�tre alte view-uri.

6

Fig. 3. Op�iunile meniului View din Microsoft Project 2003

1.3 Vizualizarea informa�iilor/View-urile din Microsoft Project 2003 Microsoft Project 2003 are diferite modalit��i de a afi�a informa�iile proiectului. Acestea

se numesc modalit��i de afi�are a datelor, Views. Câteva View-uri prezentate în text sunt pe bara de View prestabilit�: Gantt Chart, Network Diagram, Tracking Gantt Chart �i Resource Graph. Altele includ: Calendar, Task Usage, Resource Sheet, Resource Usage �i o op�iune de afi�are a mai multor view-uri, More Views. Ele permit examinarea informa�iilor privind proiectul în diferite moduri, ceea ce permite analiza �i în�elegerea activit��ilor din cadrul proiectului.

Meniul View ofer� accesul la diferite tabele �i rapoarte, care afi�eaz� informatiile în diferite moduri. Astfel, se pot accesa din meniul View Table precum: Schedule (Program – agenda), Cost, Tracking (Control) �i Earned Value (valoarea ad�ugat�). Aceste tipuri de rapoarte pot fi: Overview (Vedere de ansamblu), Current Activities (Activit��i curente), Costs, Assignments (Sarcini, Alocari de atribu�ii, resurse) �i Workload (Gradul de înc�rcare).

Accesarea unor op�iuni din Microsoft Project 2003, cum ar View-ul chart (diagrama), permite o viziune de ansamblu pentru întregul proiect, în timp ce altele, cum ar fi View-urile de tip formular Form Views, se concentreaz� pe înforma�ii specifice fiec�rei activit��i în parte. Trei categorii principale de view-uri sunt disponibile:

• Graphical (Reprezent�ri grafice): O prezentare sub forma de diagrama sau grafic a unor date, utilizand bare, casete/chenare, linii �i imagini.

• Task/Sheet or Table (Pagina de sarcini sau tabele): Reprezentarea datelor sub form� de pagini de calcul în care fiecare activitate este vizualizat� ca un rând nou, iar fiecare

7

înforma�ie privitoare la activit��ile proiectului (Task) este reprezentat� de o coloan�. În reprezentarea diferitelor clase de informa�ii sunt utilizate diferite tabele, astfel:

• Form (Formular): reprezint� imaginea specific� unei informa�ii pentru o sarcina/activitate. Formularele sunt utilizate pentru a eviden�ia detaliat anumite aspecte privind o activitate.

În tabelul 2 sunt descrise unele view-uri (modaliti de afi�are) predefinite din fiecare categorie furnizat� de produsul Project 2003 cu scopul de a ajuta la afi�area informa�iilor despre proiect sau activit��i, în func�ie de afi�are existente la un moment dat.

Tabelul nr.2 – View-urile cele mai utilizate din Project 2003 Tipul de view

Denumire Descrierea View-ului

Gantt Chart Format standard pentru afi�area informatiilor despre programul proiectului, care listeaz� activit��ile �i datele de început �i de sfar�it, în format calendar. Fiecare activitate este prezentat� ca o bar� orizontal� cu lungimea �i pozi�ia corespunz�toare scalei de timp din partea superioar� a diagramei.

Graphical

Network Diagram Afi �area schematic� a leg�turilor sau a secven�elor proiectului. Arat� fiecare activitate ca un chenar, cu linii de legatur� intre sarcini pentru a arata secven�ierea. Activit��ile critice apar colorate în ro�u.

Entry Table Imagine tabelar� prestabilit�, care afiseaz� coloane Task Name �i Duration, pentru numele activit��ilor �i pentru durata lor. De asemenea, se mai pot afi�a coloanele pentru datele de început �i de sfâr�it ale activit��ilor, predecesorii �i numele resurselor.

Schedule Table Afi �eaz� coloanele pentru numele activit��ilor (Task Name), startul efctiv (actual Start), finanlul efectiv (Finish Actual), procentajul parcurs (% complete), durata efectiv� (Actual Duration), durata ramas� (Remaining Duration), costul efectiv (Actual Cost) �i eforturile de munc� depuse (Actual Work).

Cost Table Afi �eaz� coloanele pentru numele activit��ilor/sarcinilor (Task Name), costurile fixe (Fixed Costs), costurile ini�iale, evolu�ia costurilor fixe (Fixed Cost Accrual), costurile totale (Total Cost), varia�iile fa�� de costurile ini�iale (Baseline), costurile efective (Actual) �i costurile ramase (Remaining).

Tracking Table Afiseaz� coloanele pentru numele activit��ilor/sarcinilor (Task Name), startul efectiv (Actual Start), finalul efectiv (Finish Actual), procent realizat (% Complete), durata efectiv� (Actual Duration), costul efectiv (Actual Cost) �i cantitatea de munc� efectuat�(Actual Work).

Task Sheet or Table

Earned Value Afi �eaz� coloanele pentru numele activit��ilor/sarcinilor (Task Name), respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled), BCWP (Budgeted Work for Work Performed), ACWP (Actual Cost for Work Performed), SV (Schedule Variance), CV (Cost variance), EAC (Estimate at completion), BAC (Budgeted at Completion), VAC (Variance at completion)

Task Details Form Afiseaz� informa�ii detaliate într-o singur� fereastr� privind o anumit� activitate.

Form

Task Name Afi �eaz� coloane pentru numele sarcinii (Task Name), resurse (Resources), predecesori (predecessors) pentru o singur� activitate/sarcin�.

8

În continuare, se prezint� câteva fi�iere de exemple folosite pentru a accesa �i explora unele modalit��i de afi�are/View disponibile în Microsoft Project 2003. Pachetul de instalare al Microsoft Project 2003 este livrat împreun� cu o serie de fi�iere de exemple, care se pot deschide selectând op�iunea New din meniul File �i apoi selectand Project Templates/Modele tip de proiecte. Vizualizarea diferitelor template-uri permite ob�inerea unor informa�ii privind modalitatea de creare a propriile fi�iere de proiect, denumite *.m. Bara de instrumente �i iconi�ele software pot fi configurate în diferite moduri, ca �i în Office Professional XP. La prima utilizeaz� utilizarea a Microsoft Project 2003, meniurile �i barele de instrumente afi�eaz� comenzile �i butoanele de baz�, iar pe masur� ce programul este folosit, comezile �i butoanele utilizate frecvent sunt memorate ca set�ri personalizate �i sunt afi�ate în meniuri �i bara de instrumente. Bara de instrumente poate fi afi�ata pe dou� rânduri. Pentru a face ca bara de stare s� apar� doar pe o singur� linie, se face click pe partea stang� a celui de-al doilea rând din bara de instrumente �i apoi se trage cu mouse-ul peste primul rând. De asemenea, se poate selecta Customize din meniul Tools, apoi Toolbars �i deselecta anumite op�iuni astfel încat barele de instrumente Standard �i Formating s� împart� un singur rând.

Pentru a exersa accesarea diferitelor View-uri, se lanseaz� Microsoft Project 2003 parcurgându-se apoi urm�toarele opera�iuni:

1. Deschiderea fi�ierului numit Infrastructure Deployment. Se face Click pe meniul File, apoi optiunea New. Apoi Click pe tab-ul Project Templates, apoi dublu click pe iconi�a Infrastructure Deployment. Se deschide apoi fereastra de dialog cu informa�ii privind proiectul. Se introduce data 04/06/03 în campul scos în evidenta printr-o alte culoare, start date:, apoi clic pe OK.

2. Schimbarea sc�rii temporale din diagrama Gantt. Urmeaz� click pe iconi�a Zoom out de pe bara de instrumente, de trei ori sau de cate ori este nevoie, pân� când scala de timp a diagramei Gantt afi�eaz� trimestrele. Se observ� c� proiectul începe în Aprilie 2003 �i se încheie în Septembrie 2003.

3. Explorarea diferitelor view-uri. Dac� se face Click pe diferite View-uri utilizând bara View, Alternativ, se pot selecta din meniul View. De exemplu, click pe iconi�a Calendar din bara View pentru a vizualiza informa�ii despre proiect in fomat Calendar, click pe iconi�a Network Diagram pentru a vedea diagrama re�ea a proiectului �i click pe iconi�a Task Usage pentru a vedea de câte ori sunt alocate pentru activit��i.

4. Examinarea coloanelor din tabelul de introducere (Entry Table). Se revine la view-ul diagramei Gantt. Se mut� bara de splitare deplasând mouse-ul între tabelul de introducere �i diagrama, pân� apare pointerul de redimensionare. Se �ine ap�sat butonul stang al mouse-lui �i se trage (far� a elibera butonul) spre dreapta pân� se vor vedea alte coloane ale tabelului de introducere. Pentru a se afi�a tot textul în coloana cu numele sarcinilor se mut� cursorul mouse-lui deasupra liniei din dreapta a coloanei pân� ce aceasta se transforma în pointer de redimensionare. Prin dublu clic cu butonul din stanga coloana se m�re�te automat, pentru a afi�a textul integral.

5. Examînarea view-ului Table Schedule. Click pe meniu View, mutarea cursorului pe Table Entry, apoi clic pe Schedule în meniul casacda din dreapta. Se observ� c� toate coloanele din stânga diagramei afi�eaz� informa�ii detaliate privind planificarea proiectului. Se poate experimenta planificarea folosind �i alte View-uri tabelare, dup� care se revene la Table Entry.

6. Explorarea op�iunii Reports. Click pe meniul View, apoi pe Reports, dup� care dublu click pe Overview din fereastra de dialog reports. Dublu click pe Project

9

Summary în fereastra de dialog Overview reports. Se poate observa c� point-erul se transform� într-o lup� ce modific� m�rimea vizualizat� a raportului. Pentru a închide raportul se face click pe Close, dupa care se pot selecta alte forme de vizualizare a rapoartelor.

1.3. Filtrele Project 2003 Microsoft Project 2003 folose�te o baz� de date care filtreaz�, sorteaz�, înmagazineaz� �i

prezint� înforma�iile, compatibil� cu Microsoft Access. Op�iunile de „import” �i „export” de informa�ii din/c�tre alte aplica�ii, pe baza facilit��ilor OLE-DB sunt simplu de realizat.

Informa�iile se pot filtra doar prin click pe s�geata c�su�ei de text Filter de pe bara cu instrumente. Fig. 4 afi�eaz� lista rezultat� prin filtrare. Se pot accesa mai multe op�iuni de filtrare folosind bara derulant�.

Fig. 4. Op�iunile listei de filtrare

Filtrarea informa�iilor din proiect este foarte util�. De exemplu, dac� un proiect include

sute de activit��i, e posibil la un moment dat s� se doreasc� numai vizualizarea principalelor etape, respectiv Summary sau numai a jaloanelo/reperelor ce conduc la imaginea de ansamblu asupra proiectului. Pentru a ob�ine acesta form� de vizualizare a proiectului, se selecteaz� din lista Filter, op�iunea Milestones or Summary Tasks. Daca intereseaz� numai planificarea proiectului, atunci se poate selecta un filtru ce arat� doar sarcinile din drumul critic (Critical). Alte filtre includ Completed Tasks, Late/Overbudget Tasks, Date Range �i prezint� activit��ile pe baza unor criterii introduse de utilizator. De asemenea, se poate accesa op�iunea Show de pe bara de instrumente pentru a vizualiza rapid diferite niveluri din WBS. De exemplu, Outline Level 1 arat� elementele de pe cel mai înalt nivel al WBS, iar Outline Level 2 arat� urmatorul nivel de detaliere, �.a.m.d. 2. Managementul activit��ilor de proiect

Managementul activit��ilor proiectului implic� definirea înc�rc�rii/cantit��ii de munc�

depus� pentru imnplementarea, execu�ia �i finalizarea proiectului. Pentru a folosi Microsoft Project 2003, trebuie în prealabil definite urm�toarele: scopul proiectului, activit��ile, subactivit��ile acestuia, jaloanele/milestones care conduc la atingerea scopului. Pentru a începe introducerea activitatilor proiectului, se creeaza un nou fi�ier cu numele proiectului �i data de start. Se dezvolt� o list� a activit��ilor care trebuie realizate pentru a duce la bun sfâr�it proiectul, list� care formeaz� structura de descompunere a activit��ilor, WBS. Pentru

10

compararea informa�iilor efective despre proiect (din momentul în care s-a finalizat conceptual �i se trece la implementarea lui) în raport cu planificarea ini�ial�, se finalizeaz� mai întâi introducerea tuturor informa�iilor ini �iale despre proiect �i se salveaz� ca plan ini�ial, respectiv Baseline. În acest paragraf se va prezenta modul în care se va crea fi�ierul unui nou proiect, a realiz�rii structurii de descompunere �i salvarea ca plan ini�ial. 2.1. Se copie din Pdf ALINA

Fig. 5.

11

Fig. 6....

Fig. 7....

12

2.2 Descompunerea în activit��i a proiectului, WBS A priori utliz�rii Microsoft Project 2003 este necesar ca structura proiectului s� fie

descompus� în activit��i de proiect, proces care este denumit Work Breakdown Structure, WBS. Dezvoltare unei descompuneri bune WBS necesit� timp, dar va facilita introducerea activit��ilor în tabelul intr�rilor, Entry Table. De asemenea, este bine s� se stabileasc� jaloanele/reperele înainte de a introduce activit��ile în Microsoft Project 2003. Pentru parcurgerea acestui paragraf se vor folosi informa�iile din tabelul 3, pentru introducerea activit��ilor proiectului Project Tracking Database.

Tabelul 3 – Activitatile pentru Projact Tracking Database Nr. crt.

Activit ��i Nr. crt.

Activit ��i

1 Ini�ierea 11 Proiectarea 2 Sedin�a de lansare 12 Implementarea 3 Crearea documentului de proiectului 13 Sistem implementat 4 Semnarea documentului 14 Efectuarea controlului 5 Planificarea proiectului 15 Raportarea performan�elor 6 Dezvoltarea planurilor de activit��i 16 Efectuarea controlului asupra

schimb�rilor 7 Revizuirea planurilor de activit��i 17 Închiderea proiectului 8 Aprobarea planurilor 18 Preg�tirea raportului final 9 Execu�ia 19 Prezentarea raportului final 10 Analiza 20 Proiect finalizat

Pentru a dezvolta structura de descompunere a activit��ilor �i stabilirea reperelor pentru Project Tracking Database se parcurg urmatorii pa�i: 1. Se introduce denumirea fiec�rei activit��i. Se întroduc cele 20 de activit��i din

tabelul 3 în coloana Task Name în ordinea afi�at�. Nu se va lua în calcul, deocamdat�, nici o alt� informa�ie legat� de durata activit��ilor, resursele s.a. Se va descrie numele fiec�rei activit��i în coloana Task Name din Entry Table, începând cu primul rând, dup� care Enter sau sageata în jos pentru a deplasa cursorul pe rândul urm�tor. Dac� din eroare este omis� o activitate, se selecteaz� rândul pe care se dore�te introducerea activit��ii �i foloseste meniul Insert, apoi op�iunea New Task pentru a ob�ine o linie liber�. Pentru a edita numele unei activit��i este necesar� selectarea activit��ii (clic pe numele ai), apoi un se plaseaza cursorul în bara de introducere (cea din bara de instrumente)�i se modific� textul.

2. Se ajusteaz� l��imea coloanei Task Name. Pentru a afi�a întregul text din coloana Task Name, se deplaseaz� mouse-ul desupra coloanei din dreapta în Task Name Header pân� apare point-erul de redimensionare, �i apoi click cu butonul stâng al mouse-lui �i se trage linia spre dreapta pentru a face coloana de l��ime mai mare.

Structura proiectului descompus� de activit��i separ� acestea în func�ie de etapele

proiectului, respectiv ini�ierea, planificarea, execu�ia, controlul �i încheierea/finalizarea proiectului. Aceste activit��i vor reprezenta Nivelul 1 din WBS. Se recomand� includerea tuturor activit��ilor grupate pe principalele etape, �i nu concentrarea numai pe activit��ile de execu�ie, WBS incluzând toate activit��ile cerute de proiect. În WBS-ul din exemplu Project Tracking Database, activit��ile au fost l�sate în mod inten�ionat pe un nivel superior (nivelul 2). Descompunerea pe celelalte niveluri de activit��i se realizeaz� dup� prezentarea activit��ilor principale: Summary Tasks. Pentru un proiect real, este necesar ca WBS s� fie descompus pe mai multe niveluri, pentru a oferi mai multe detalii despre necesitatea descrierii tuturor eforturilor impuse de proiect.

13

Alina se introduce figura cu Project Tracking Database... 2.2.1 Crearea activit��ilor principale (Summary Tasks) Dup� ce au fost introduse activit��ile din WBS, din tabelul 3, urm�torul pas const� în

stabilirea nivelurilor din WBS prin crearea activit��ilor principale. În exemplul considerat mai jos, urm�toarele activit��i sunt luate în considerare: 1- Ini�ierea, 5 – Planificarea, 9 – Execu�ia, 14 – Efectuarea controlului, 17 – Închiderea proiectului. Crearea activit��ilor de baz� se realizeaz� prin selectarea �i indentarea subactivit��ilor din care este compus� fiecare activitate principal�.

Pentru crearea activit��ilor de baz�:

1. Selectarea nivelului inferior sau a subactivit��ilor. Selectarea activit��ilor de la 2 la 4 prin click pe activitatea 2 cu butonul din stanga ala mouse-lui, �inerea apasat� a butonului �i tragerea lui spre activitatea 4, inclusiv.

2. Indentarea subactivit��ilor. Click apoi pe Indent. Dup� ce sub-activit��ile (Tasks 2 pân� la 4) au fost indentate se poate observa c� activitatea 1 devine automat marcat� cu bold, ceea ce indica faptul ca e o activitate de baz�, iar în st�nga va aparea semnul minus. Prin click pe minus, activitatea respectiv� va fi minimalizat�, f�r� a mai fi afi�ate sub-activit��ile, determinând astfel schimbarea semnului minus în plus. Prin click pe plus se va ob�ine fenomenul invers. De asemenea, se poate observa ca simbolul pentru activitatea de baza din Graficul Gantt s-a schimbat dintr-o bara albastr� în una neagr� cu s�ge�i, îndicând datele de început �i de sfar�it.

3. Crearea altei activit��i cu sub-activit��i. Se creeaz� sub-activit��i pentru activit��ile 5, 9,14 �i 17 urmând accea�i pa�i. Se indenteaz� activit��ile de la 6 la 8 pentru a transoforma activitatea 5 într-o activitate de baz�. La fel pentru activit��ile de la 10 la 13 pentru transformarea activit��ii 9, de la 15 la 16 pentru activitatea 14, respectiv de la 18 la 20 pentru activitatea 17.

Pentru a transforma o subactivitate într-o activitate trebuie utilizat simbolul de Outdent,

inversul Indentului. Astfel se selecteaz� subactivitatea/subactivit��ile care se doresc a fi transformate �i clic pe Outdent din bara de formatare.

2.2.2 Numerotarea activit��ilor În func�ie de modalitatea de instalare a Microsoft Project 2003, vizualizarea numerelor

asociate activit��ilor din WBS este accesibil� imediat dup� introducerea datelor. Pentru activarea automat� a numerot�rii activit��ilor, folosind sistemul de numerotare standard pentru WBS:

1. Deschiderea casetei de dialog Options. Click pe meniul Tools, apoi Options 2. Afi �area numerelor pentru fiecare nivel de structurare. În caseta de dialog

Options, click pe tab-ul View, daca e necesar. Sub sec�iunea Outline Options for Project, click pe Show outline number, astfel încat sa apar� marcajul în casu�a din stanga. Click apoi pe OK.

2.3 Salvarea fi�ierelor Un aspect important în managementului proiectului îl constituie realizarea unei anumite

performan�e, cât mai bune fa�� de estimarile îni�iale. Prima salvare a unui fi�ier de tip Project 2003, se efectueaz� sub un nume de fi�ier �i apoi se specific� dac� salvarea se face ca „plan initial” sau nu, adic�: Save without a baseline sau Save with a baseline. În etapele ini�iale ce nu con�in toate informa�iile privind proiectul, salvarea fi�ierului privind proiectul se va face

14

sub formatul „plan ini�ial”. Folosind acest procedeu, fi�ierul completat din Microsoft Project 2003 poate apoi considera orice modificare a proiectului ca o execu�ie a planului de baz�, permi�ând diferite compara�ii între datele estimate �i cele efective. Dup� ce toate informa�iile estimative ale proiectului au fost introduse în fi�ier, se vor putea introduce �i informa�ii reale, în func�ie de modul lui de implementare, pentru a compara datele planificate �i realiz�rile efective. Microsoft Project 2003 permite �i eliminarea planului ini�ial, prin selectarea meniului Tools �i a op�iunilor Tracking, Clear baseline.

Dup� introducerea tuturor celor 20 de activit��i, crearea activit��ilor de baz� cu subactivit��ile corespunzatoare, setarea op�iunii de afi�are a numerelor nivelurilor de descompunere, salvarea fi�ierului, proiectul se prezint� sub forma ar�tat� în figura 8.

Fig. 8. Ecranul din Microsoft Project 2003 cuprinzând lista tutuor activit ��ilor �i subactivit��ilor

Pentru salvarea unui fi�ier f�r� plan ini�ial se parcurg urm�torii pa�i:

1. Salvarea fi�ierului. Se selecteaz� meniul File �i optiunea Save, sau din bara de instrumente se selecteaz� iconi�a Save.

2. Introducerea unui nume de fi�ier. În fereastra de dialog Save As, se tasteaz� în casu�a File name Scope, indicându-se calea unde va fi memorat.

3. Salvarea f�r� plan ini�ial. Dup� ce s-a operat pe OK, apare ferestra de dialog Planning Wizard, care prezinta dou� op�iuni: salvarea fi�ierului f�r� plan ini�ial (Save without baseline), fiind op�iune implicit selectat�, sau salvarea ca plan ini�ial (Save with baseline). Este necesar s� se verifice dac� op�iunea implicit�, cea de salvare f�r� plan ini�ial, este selectatî, apoi click pe OK.

15

3. Managementul bugetului de timp a proiectului Microsoft Project 2003 este de cele mai multe ori utilizat ca urmare a caracteristicilor sale

privind gestiunea timpului.Primul pas în folosirea acestor caracteristici, dup� introducerea WBS, este introducerea duratelor activit��ilor sau a datelor de Start �i Finish. Introducerea duratei sau a datelor calendaristice va actualiza automat diagrama Gantt. Dac� se intentioneaz� efectuarea de analize de drum critic atunci este necesar s� se identifice inter-dependen�ele dintre activit��i. Dup� stabilirea duratelor �i dependen�elor pot fi vizualizate diagrama tip re�ea �i informa�iile privind drumul critic.

3.1 Introducerea duratelor activit��ilor La înscrierea unei activit��i utilizând Microsoft Project 2003 se observ� c� acesta atribuie

automat durata standard de o zi, urmat� de un semn de întrebare ? Pentru a schimba aceast� durat�, se introduce o durat� estimativ� a activit��ii în coloana

Duration. Dac� aceast� durat� este incert� atunci se poate introduce un semn de întrebare dup� durata stabilit�, pentru a putea fi eviden�iat� atunci când se revine asupra estim�rilor ini�iale. Microsoft Project 2003 are capacitatea de a introduce un filtru pentru a eviden�ia numai activit��ile cu durata incert�, prin selectarea op�iunii Tasks With Estimated Duration, vizulizându-se astfel activit��ile care necesit� revizuirea duratelor indicate ini�ial.

Pentru precizarea duratei unei activit��i se introduce un num�r, urmat apoi de unul sau mai multe caractere, prin care se specific� unitatea de m�sur� aleas� pentru exprimarea duratei. Dac� se introduce doar un num�r, Microsoft Project 2003 este setat implicit pe days (zile), ca valoare implicit� pentru unitatea de m�sur�. Caracterele utilizate pentru reprezentarea unit��ilor de m�sur� a duratelor diferitelor activit��i sunt:

d=days (zile) w=weeks (s�pt�amâni) m=minutes (iînute) h=hours (ore) mon=months (luni) Introducerea estim�rilor de timp respectiv a duratei unie activit��i reprezint� un proces ce

presupune câteva etape importante: • Duratele activit��ilor de baz� (descompuse în subactivit��i) nu se introduc deoarece

pentru acestea sunt calculate automat pe baza duratei subactivit��ilor. Dac� se introduce o durat� pentru o sub-activitate �i apoi aceast� este transformat� într-o activitate de baz�, durata ei se va schimba automat, luând în calcul durata sub-activit��ilor acesteia. Microsoft Project 2003 nu permite introducerea sau schimbarea duratei unei activit��i de baz�.

• Pentru a marca o activitate ca jalon în proiect se va introduce durata 0. Rezult� astfel un jalon ce marcheaz� derularea unui set de activit��i viitoare.

• Pentru a stabili activit��ile periodice, cum ar fi întâlniri s�pt�mânale sau raport�ri lunare se selecteaz� Recuring Task din op�iunea Insert. Se introduce numele activit��ii, durata �i datele de start �i finish. Microsoft Project 2003 va insera în mod automat subactivit��ile corespunzatoare în func�ie de durata stabilit� �i perioada de timp sau num�rul ac�iunilor care se doresc a se realiza.

• Se pot introduce datele exacte de început �i de sfar�it ale activit��ilor, în loc s� se întroduc� durata, prin deplasarea barei de splitare spre dreapta prin vizualizarea coloanelor Start �i Finish.. Dac� datele unor activit��i urmeaz� s� se modifice în func�ie de datele altor activit��i, atunci nu se vor introduce datele exacte de început �i de sfar�it, ci trebuie întrodus� durata �i stabilirea dependen�ei dintre activit��ile corespunz�toare.

16

• Microsoft Project 2003 foloseste un calendar standard cu 5 zile lucr�toare pe s�pt�mân� �i 8 ore pe zi. Estimarea duratelor variaz� func�ie de calendarul folosit. Se pot transforma anumite zile nelucr�toare în lucr�toare �i invers, precum �i întregul calendar al proiectului dac� se selecteaz� op�iunea Change Working Time din meniul Tools.

• Pentru modificarea sc�rii de reprezentare a timpului din diagrama Gantt, pentru a vizuliza planificarea proiectului într-o forma mai detaliat� sau nu, din punct de vedere al raportarii la perioadele calendaristice (s�p0tamani, luni, trimestre sau ani), ceea ce înseamn� utilizarea iconitelor Zoom in �i Zoom out.

În continuare, se prezint� modul de stabilire a duratelor pentru activit��ile din fi�ierul Scope al proiectului Project Tracking Database, creat în paragraful anterior. Se creaz� astfel o nou� activitate periodic�, respectiv de Raport�ri periodice, înainte de activitatea cu nr.crt. 15, Raportarea performan�elor, dup� care se introduc duratele pentru toate celelalte activit��i. În tabelul 4 sunt prezentate informa�ii ce se pot utiliza pentru estimarea duratei altor activit��i din cadrul Project Tracking Database. Linia din tabelul de introducere, Entry Table pe care se afla pozi�ionat� fiecare activitate apare în prima coloana din tabel, iar duratele specifice în coloana a treia.

Alîna - Se întroduce textul corepunzator cu figurile acestea introduse de Florin

Fig. 9....

17

Fig. 10

Fig. 11....

18

Tabelul 4 Duratele subactivit��ilor din Project Trackîng Database Linia pe care se

regaseste activitatea Nuemle activit��ilor �i sub-activit��ilor) Durata

2 Sedin�a de lansare 2h 3 Crearea documentului de proiect 10d 4 Document semnat 0d 6 Dezvoltarea planurilor 3w 7 Revizuirea planurilor 4mon 8 Planuri aprobate 0d 10 Analiza 1mon 11 Proiectare 2mon 12 Implementare 1mon 13 Sistem implementat 0d 39 Raportarea performan�elor 5mon 40 Efectuarea controlului asupra schimb�rilor 5mon 42 Preg�tirea raportului final 2w 43 Prezentarea raportului final 1w 44 Proiect finalizat 0d

Pentru a introduce durata celorlalte activit��i:

1. Introducerea duratei pentru activitatea 2. Clic pe coloana Duration în linia 2, dup� care se introduce „2h”, apoi Enter

2. Introducerea duratei pentru activitatea 3. În coloana Duration pe linia 3 se tasteaz� „10d”, apoi Enter.

3. Introducerea duratei activit��ilor r�mase. Se va continua introducerea duratelor pentru celelalte activit��i la fel ca în cazul activit��ii 2 sau 3, preluând infroma�iile despre durate lor din tabelul 4.

4. Salvarea fi�ierului cu redenumirea lui. Clic pe meniu File, apoi op�iunea Save as. Sa va introduce Time ca nume de fi�ier �i se salveaza f�r� plan ini�ial, adic� Save without a baseline.

3.2 Stabilirea dependen�elor dintre activit ��i Pentru a utiliza Microsoft Project 2003 în vederea îmbun�t��irii automate a planific�rilor

�i pentru ob�inerea analizei drumului critic trebuiesc determinate dependen�ele sau rela�iile dintre activit��i. Microsoft Project 2003 ofer� 3 metode pentru crearea dependen�elor:

• Iconi�a Link Tasks. Pentru a crearea depende�elor prin folosirea iconi�ei Link Task din bara de instrumente, se selecteaz� activit��ile între care trebuie stabilit� dependen�a �i apoi Click pe iconi�a. Timpul implicit al leg�turii este final-la-start.

• Coloana Predecessors din tabelul de introducere a datelor, Entry Table. Utilizarea acestei metode presupune introducerea manual� a num�rului liniei pe care se afl� activitatea cu care se dore�te stabilirea dependen�ei. Pentru a vizualiza coloana Predecessors din Entry Table se deplaseaz� bara de splitare spre dreapta;

• Utilizarea barei de reprezentare a activit��ii din diagrama Gantt a activit��ii care urmeaz� s� fie dependent� de o activitate anterioar� �i tragerea ei pân� la plasarea ei astfel încât s� poat� fi creat� interdependen�a necesar�, respectiv se afi�eaz� pe ecran iconi�a prezentat� în Fig. 12.

19

Fig. 12. Informa�ie privind interdependen�a dintre activit��i în Graficul Gantt

3.3 Schimbarea rela�iilor dintre activitati �i ad�ugarea timpului avans �i restant Rela�iile dintre activit��i descriu modul cum o activitate se raporteaz� la momentul de

început sau sfâr�it al alteia. Microsoft Project 2003 permite 4 tipuri de rela�ii de dependen�� dintre activit��i: iînish-to-start (FS), start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), start-to-finish (SF). Pentru utilizarea efectiv� a acestor dependen�e se poate modifica drumul critic contribuind la îmbun�t��irea planific�rii proiectului. Tipul de rela�ie de dependen�� cel mai folosit este de finish-to-start (FS).

Pentru a schimba tipul rela�iei de dependen��, se acceseaz� op�iunea Task information pentru o anume activitate printr-un dublu Click pe numele activit��ii. Din op�iunea Predecessors existent� în subsec�iunea Task information se poate selecta un nou tip de dependen�� din lista plasat� în coloana Type. Op�iunea Predecessor permite �i ad�ugarea timpului în avans sau restant pentru în cazul unei anumite rela�ii de dependen�� dintre activit��i prin folosirea coloanei Lag din op�iunea Predecessor. Timpul avans reflect� o suprapunere între activit��ile între care exist� o dependen��. Timpul restant este opusul timpului avans reprezentând un timp mort între activit��ile dependente. De exemplu, dac� este necesar� o perioad� de 2 zile între sfâr�itul activit��ii C �i începutul activitatii D atunci se stabile�te o dependen�� FS �i se specific� un timp restant de 2 zile. Timpul restant se introduce ca valoare pozitiv�, prin scrierea a „2d” în coloana Lag.

În exemplul privind Project Tracking Database, se observ� c� activitatea de „proiectare” începe numai dup� execu�ia integral� a activit��ii de „analiz�”. Activitatea de implementare începe atunci când toate sub-activit��ile din cadrul activit��ii de proiectare au fost încheiate, �.a.m.d. Se recomand� în unele cazuri �i ad�ugarea unui timp suplimentar sau a unui timp tampon înaîntea unei activit��i importante, cum ar fi implementarea unui sistem. Pentru crearea unei planific�ri mai realiste se poate adauga un timp avans la activit��ile de Proiectare �i Implementare �i un timp restant înaintea activit��ii de Implementare.

3.4 Diagramele Gantt Microsoft Project 2003 con�ine diagrama Gantt în pagina standard împreun� cu Entry

Table. Diagrama Gantt prezint� grafic scara timpului �i duratele activit��ilorcomponente ale proiectului. În Microsoft Project 2003, interdependen�ele dintre activit��i sunt indicate prin linii cu s�ge�i de leg�tur� între activit��ilor dependente. În cele ce urmeaz� se prezint� succint cateva informa�ii necesare în utilizarea diagramelor Gantt:

20

• Pentru a ajusta scara de timp se efectueaz� Click pe iconi�a Zoom in sau Zoom out. Prin utilizarea acestor iconi�e se modific� modul de vizualizare a timpului pe diagrama Gantt în sapt�mâni, luni, trimestre etc.

• Modificarea sc�rii de timp se poate face �i prin accesarea op�iunii de formatare prin selectarea op�iunii Timescale din meniul Format. Prin ajustarea sc�rii de m�surare a timpului se poate vizualiza întreaga diagram� Gantt pe ecran, cu diviziunile de timp solicitate.

• Din meniul Format se poate activa Gantt Chart Wizard, ce se folose�te la modificarea formatului diagramei Gantt.

• Vizualizarea diagramei Gantt de control se efectueaz� prin salvarea planului ini�ial pentru proiect �i introducerea duratelor efective ale activit��ilor. View-ul de Control Gantt prezinta dou� bare pentru activit��i, una deasupra celeilalte, pentru fiecare activitate. Una dintre aceste bare arat� datele de sfar�it sau început planificate, iar cealalt� bar� indic� datele efective de start �i finish.

Dup� crearea interdependen�elor dintre activit��i pot fi ob�inute �i informa�iile privind drumul critic al proiectului Project Tracking Database. Activit��ile critice sunt afi�ate cu ro�u în view-ul Network Diagram, culoarea putând fi evident modificat�.

Fig.13. Crearea unei dependen�e prin folosirea diagramei Gantt

3.5 Diagramele tip re�ea View-ul Network Diagram din Microsoft Project 2003 este nou �i înlocuie�te complet

diagramele PERT din versiunile anterioare. Diagramele re�ea din Project 2003 utilizeaz� metoda de prezentare grafic� a activit��ilor în re�ea, redând activit��ile sub form� rectangular�

21

iar interdependen�ele dintre ele prin linii. În View-ul Network Diagram, activit��ile critice apar automat în ro�u.

Fig 14�i text din pdf....

Fig. 14.

3.6 Analiza drumului critic Microsoft Project 2003 permite mai multe View-uri �i rapoarte utile în analiza

înforma�iilor privind drumul critic. Se pot folosi dou� componente foarte utile, respectiv Schedule Table �i raportul Critical Tasks.

View-ul Schedule Table prezint� datele privind start-ul �i de finish-ul pentru fiecare activitate precum �i duratele dintre activit��i. Aceste informa�ii arat� cât de flexibil� este planificarea calendaristic� permi�ând luarea deciziilor de reducere a duratelor. Raportul Critical task con�ine doar activit��ile din drumul critic al proiectului, oferind managerilor de proiect posibilitatea monitorizarii acestora.

Pentru a accesa View-ul Schedule Table �i pentru a vizualiza raportul Critical Tasks pentru un fi�ier se parcurg urm�torii pa�i:

1. Vizualizarea Schedule Table. Apoi se face Click pe meniul View, apoi Table: Entry �i Schedule. Schedule Table va înlocui Entry Table în stânga diagramei Gantt.

2. Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table. Se deplaseaz� bara desp��itoare spre dreapta pân� apar toate coloanele. Ecranul ar trebui sa arate ca în fig... Acesta fereastr� arat� datele timpurii sau târzii de start �i de finish pentru fiecare activitate �i duratele dintre activit��i. Click apoi pe meni-ul View, apoi Table: Schedule Entry pentru a reveni la Entry Table.

3. Deschiderea ferestrei de dialog Reports. Apoi Click pe meni-ul View, apoi Reports. Dublu Click pe Overview pentru a deschide ferestra de dialog Overview Reports.

22

4. Vizualizarea raportului Critical Tasks. Apoi se efectueaz� dublu Click pe Critical Tasks �i va aparea un Raport Critical Task cu data curent�.

5. Închiderea raportului. Dup� finalizarea analizei Critical Task, se face Click pe op�iunea din ferestra de dialog Reports.

6. Salvarea fi�ierului fara plan ini�ial.

4. Managementul costurilor proiectului Microsoft Project 2003 nu se utilizeaz� în managementul costurilor, în mod curent,

deoarece marea majoritate a organiza�iilor dispun de software de analiz� financiar� mult mai performant.

În cele ce urmeaz� se prezint� succint înstruc�iuni pentru introducerea costurilor fixe �i variabile �i informatii privind valorile efective ale costurilor �i duratelor de derulare a activit��ilor dup� finalizarea planific�rii ini �iale a proiectului.

4.1 Estimarea costurilor fixe �i variabile Prima etap� în folosirea instrumentelor software Microsoft Project 2003 privind costurile

const� în introducerea informa�iilor privind costurile sub forma costurilor fixe sau variabile pe baza costului de utilizare a unei resurse sau a timpului �i cantit��ii resurselor utilizate. Costurile de personal de�in în general o pondere substan�ial� din totalul costurilor proiectului.

4.1.1 Introducerea costurilor fixe în Tabelul Costuri (Cost Table) Costurile fixe se introduc pentru fiecare activitate/sub-activitate în Cost Table. Pentru

accesarea a Cost Table se apeleaz� op�iunea Table Cost din meniul View. 4.1.2 Introducerea costurilor cu resursele umane Costurile legate de resursele umane sunt cele cu ponderea cea mai mare în totalul

costurilor unui proiect. Prin definirea �i alocarea resurselor umane precum �i a costurilor implicate de activit��i se determin� costurile legate de activitatea efectuat� de echipa proiectului, se poate urm�ri modul în care fircare membru al echipei este implicat, se identific� poten�ialele lipsuri de resurse care pot for�a depa�irea termenului final, se pot stabili resursele neutilizate, s.a.

În continurea se descriu câteva din facilit��ile oferite de Microsoft Project 2003 referitor la gestiunea resurselor umane. Astfel exist� câteva modalit��i de introducere a informa�iilor privind resursele proiectului. Cea mai simpl� const� din introducerea informa�iilor privind resursele în componenta Resource Sheet, prin accesarea op�iunii din bara de View-uri, fie din meniul View. Optiunea Resource Sheet permite introducerea numelui, ini�ialei, grupului de care apar�ine resursa, num�rul maxim de unit��i, pre�ul standard, pre�ul orelor suplimentare, cost/unitate de realizare, calendarul de baz�, codul. Introducerea datelor în Resource Sheet este similar� introducerii datelor într-o foaie de calcul (spreadsheet) �i exist� posibilitatea sort�rii categoriilor de resurse folosind op�iunea Sort din meniul Microsoft Project 2003. Apoi pentru a filtra resursele se utilizeaz� lista de filtre din Toolbar sau din meniu Microsoft Project 2003. Dup� stabilirea resurselor urmeaz� alocarea lor pe activit��i/subactivit��i în modul de afi�are ini�ial, Entry Table din meniul View, folosind lista derulat� la selectarea unei c�su�e în coloana Resource Names, ultima coloan� din Entry Table.

În continurea se descrie o alt� metod� de alocare a resurselor. Se presupune astfel c� echipa de implementare a proiectului este format� din 4 persoane, iar proiectul implic� numai costuri de personal. Echipa este alc�tuit� dintr-un manager de proiect, un analist economic, un analist de baze de date �i un tehnician.

23

Pentru a introduce informa�iile de baz� pentru fiecare persoan� în componenta Resource Sheet se vor parcurge urmatorii pa�i:

1. Se deschide Resource Sheet fie prin selectarea iconi�ei din bara de View-uri, fie din meniul View.

2. Se introduc datele din Tabelul 5. Se scriu informa�iile asa cum sunt ele afi�ate în tabel �i se apas� tasta Tab pentru deplasarea la urmatorul câmp. De observat c� abrevierile func�iilor sunt cele plasate în coloana Initials. Atunci când se scriu tarifele standard �i pentru eforturile suplimentare este necesar s� se întroduc� numai valoarea, de exemplu 50, pentru c� Microsoft Project 2003 va prelua valoarea automat ca fiind tariful pe or�, respectiv $50/hr. Tarifele standard �i pentru orele suplimentare introduse se bazeaz� pe tarife orare. În program pot fi introduse �i salarii anuale prin scrierea salariului anual ca numar urmat de /y sau „per year”. Pentru celelalte coloane este de preferat s� se p�streze valorile implicite existente.

Tabelul 5 Datele privind resursele pentru Project Tracking Database Resource Name Initials

(abrevieri) Group (grupul c�ruia i se aloc� resursa)

Stand. Rate (pretul standard)

Ovt. Rate (pretul pt ore suplimentare)

Manager Proiect MO 1 $50.00/h $60.00/h Analist Economic AE 1 $40.00/h $50.00/h Analist baze date AD 1 $40.00/h $50.00/h Tehnician TH 1 $20.00/h $25.00/h

Pentru a realiza ajustarea costului unei resurse, cum ar fi cresterea, se face dublu-Click pe numele func�iei/persoanei din coloana Resource Sheet, se selecteaz� Costs din fereastra de dialog Resource Înformation. Apoi se introduce data calendaristic� efectiv� �i procentajul cre�terii, pe linia urmatoare celei în care sunt introduse produsele. De asemenea, se pot modifica �i alte înforma�ii privind costul resurselor, cum ar fi tariful standard �i al orelor suplimentare.

4.2 Alocarea resurselor pe activit��i Pentru ca Microsoft Project 2003 s� calculeze costul resurselor pe activit��o este necesar

ca resursele corespunz�toare s� fie alocate fiec�rei activit��i din WBS. Exist� câteva modalit��i de a repartiza resursele. De exemple, în Entry Table exist� o coloan� denumit� Resources pentru selectarea unei resurse, folosindu-se o list�. Aceast� modalitate poate fi utilizat� numai pentru alocarea unei resurse unei singure activit��i pe întreaga durat� a acesteia, pentru celelate resurse fiind necesar s� se utilizez , (virgula) între resurse. De cele mai multe ori se folosesc alte modalit��i de alocare a resurselor cum ar fi cele din accesarea iconi�ei Resources Assign din Toolbar sau fereastra Resource Cost, pentru a asigura ca Microsoft Project 2003 a preluat aloc�rile de resurse a�a cum s-a dorit. Toate cele trei modalit��i de alocare a resurselor, se prezint� în continuare în exemplul considerat Project Tracking Database.

4.2.1 Alocarea resurselor folosind Entry Table

Se parcug urmatorii pa�i: 1. Selectarea activit��ii pentru care se dore�te alocarea resurselor. Se face Click pe

iconi�a Gantt Chart din bara de View-uri pentru a reveni în modul de vizualizare a

24

diagramei Gantt. Se va selecta Activitatea 2, �edinta de lansare, de pe a doua lînie din coloana Task Name.

2. Afi �area coloanei Resource Names din Entry Table. Se va muta bara desp�r�itoare c�tre dreapta pentru a vizualiza coloana Resource Names.

3. Selectarea unei resurse din coloana Resource Names. Se face Click pe lista detulant� a coloanei Resource Names �i selectarea Manager Proiect pentru a fi alocat ca resursa activit��ii 2. De observat c� alegerea resurselor se bazeaz� pe informa�iile care au fost introduse în Resource Sheet. Daca nu au fost introduse Atunci nu va aparea lista derulant� �i nu va putea fi f�cut� nici o selec�ie.

4. Încercarea de a selecta alt� resurs� pentru activitatea 2. Din nou se va folosi lista derulant� din coloana Resource Names �i apoi Click pe Analist Economic �i Enter. De observat ca numai numele Analist Economic apare în coloana Resource.

5. �tergerea resursei repartizate. Se face Click pe coloana Resource Names pentru activitatea 2 �i selectarea op�iunii Edit din meniu, apoi Clear �i Contents prin eliminarea resursei alocate.

4.2.2 Alocarea resurselor apelând Toolbar

Pentru alocarea resurselor apelând la tooldbar se parcurg urm�toarele etape: 1. Selectarea activitatilor pentru care se dore�te alocarea resurselor. Se face Click pe

Gantt Chart din bara de View-uri pentru revenirea în modul de vizualizare a diagramei Gantt. Selectarea activit��ii �edin�a de lansare de pe a doua lînie din coloana Task Name.

2. Deschiderea ferestrei de dialog As�ign Resource. Se face Click pe iconi�a Assign Resources din Toolbar. Fereastra de dialog, care prezinta lista persoanlor implicate în proiect, va aparea, a�a sum este în fig. Acesta fereastr� de dialog ramâne deschis� pe masur� ce se trece de la o activitate la alta pentru alocarea resurselor.

3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Se selecteaz� Manager proiect �i se apas� pe Assign. De observat c� durata estimat� pentru activitatea 2 ramâne la 2 ore, iar numele Manager Proiect apare în diagrama Gantt în dreptul barei 2.

4. Repartizarea Analistului economic pentru Activitatea 2. Se face Click pe Analist economic în fereastra de dialog As�ign Resources �i ap�sarea butonului Assign. De observat c� durata activit��ii 2 s-a modificat de la 1 ora, dar acesta modificare nu se dore�te. Se apas� close în ferestra Assign Resources.

5. Anularea resurselor alocate. Click pe coloana Resource Anmes pentru activitatea 2, selectarea op�iunii Edit din meniu �i apoi Clear �i Contents pentru a elimina resurselor alocate.

6. Reinserarea duratei pentru activitatea 2. Se introduce „2h” în coloana durata pentru acitivtatea 2 �i apoi se apas� pe Enter.

4.2.3 Alocarea resurselor utilizând fereastra de splitare �i View-ul Resource Cost De�i alocarea resurselor prin metoda Assign Resources este relativ simpla, se recomand�

utilizarea fereastrei desp��itoare/splitare �i View-ul Resource Cost pentru repartizarea resurselor, modalitate prin care duratele activit��ilor nu se vor modifica automat dac� se aloc� mai multe resurse �i permite un control mai bun asupra informa�iilor introduse.

4.2.4 Vizualizarea infomatiilor despre costurile proiectului Dup� introducerea informa�iilor despre resurse, costurile resurselor sunt calculate automat

pentru proiect. Exist� câteva posibilit��i de vizualizare a informa�iilor despre costurile

25

proiectului. Astfel se poate utiliza Cost Table pentru a ob�ine informa�iile legate de cost sau se pot folo�i diferite rapoarte.

4.3 Planul initial, costurile �i duratele efective/reale Dup� finalizarea introducerii tuturor datelor privind proiectul, procesul ini�ial de creare a

planului proiectului – introducerea activit��ilor, stabilirea dependen�elor, atribuirea costurilor s.a.m.d – se poate treace la realizarea planul ini�ial/baseline. Prin compararea informa�iilor din planul ini�ial �i planul actualizat pe m�sura derularii proiectului se pot identifica �i rezolva diferite probleme de management. La încheierea execu�iei proiectului se finalizeaz� toate informa�iile ini �iale se pot utiliza în compara�ie cu cele reale pentru a dezvolta planurile viitoarelor proiecte într-o manier� mai corect�.

4.3.1 Stabilirea planului ini�ial Una din etapele importante ale managementului de proiect o constituie stabilirea planului

ini�ial. Dac� se dore�te apoi compararea informa�iilor efective, cum ar fi duratele �i costurile, acest fi�ier trebuie s� fie salvat în Microsoft Project 2003 ca fi�ier de baz� (ini�ial). Procedura implic� selectarea din meniul Tools a op�iunii Tracking, Save Baseline. Înainte de setarea unui plan ini�ial, este necesar� introducerea tuturor informa�iilor privind durata, costurile, resursele umane. De remarcat faptul c� Microsoft Project 2003 pune la dispozitie �i o op�iune de anulare a salv�rii ca plan ini�ial dac� s-a efectuat o salvare eronat�. Chiar dac� exist� aceast� posibilitate de anulare este recomandabil� s� se salveze separat �i s� se creeze o copie de siguran�� a planului ini�ial al proiectului. P�strarea separat� a fi�ierelor cu planul ini�ial �i cu valorile reale va permite revenirea la fi�ierul original în situa�ia în care este necesar� reutilizarea lui.

4.3.2 Introducerea costurilor �i duratelor efective Dup� stabilirea planului ini�ial, informa�iile privînd monitorizarea proiectului se pot afla

pe fiecare activitate pe masura ce proiectul se implementeaz�. Bara de instrumente Toollbar Tracking reprezint� suportul pentru introducerea unor astfel de informa�ii.

Tabel 6 – Butoanele barei de instrumente Tracking

Buton Nume Descriere Statistici privind proiectul Ofer� informa�ii sintetice despre planul ini�ial al

proiectului, datele reale de start �i finalizare, întreaga durat� a proiectului, costurile �i eforturile de munc� depuse.

Actualizarea în func�ie de planificare (Update as Scheduled)

Actualizeaz� activit��ile selectate pentru a indica faptul c� valorile reale ale datelor calendaristice, costurilor �i muncii depuse corespund valorilor planificate.

Replanificarea eforturilor (Update as Scheduled)

Planific� durata ramas� pentru o activitate care este în întarziere astfel încat va putea sa continue de la data stabilit�

Introducerea liniei de îndicare a evolu�iei (Add Progress Lîne)

Afi �eaz� o lînie de evolu�ie a proiectului în diagrama Gantt de la o dat� selectat� pe scala timpului.

Finalizat în propor�ie de 0% (0% complete)

Marcheaz� activit��ile selectate ca finalizate în propor�ie de 0% în func�ie de data stabilit� (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate)

Finalizat în proportie de 25% (25% complete)

Marcheaz� activit��ile selectate ca Finalizate în propor�ie de 25% în func�ie de data stabilit� (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate)

26

Finalizat în propor�ie de 50% (50% complete)

Marcheaz� activit��ile selectate ca Finalizate în proportie de 50% în func�ie de data stabilit� (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate)

Finalizat în propor�ie de 75% (75% complete)

Marcheaz� activit��ile selectate ca Finalizate în propor�ie de 75% în func�ie de data stabilit� (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate)

Finalizat în propor�ie de 100% (100% complete)

Marcheaz� activit��ile selectate ca Finalizate în propor�ie de 100% în func�ie de data stabilit� (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate)

Actualizarea activit��ilor (Update Tasks)

Afi �eaz� ferestra de dialog Update Tasks pentru activit��ile selectate astfel încât s� poat� fi introduse procentele de finalizare, duratele reale, duratele r�mase sau datele de start �i fînalizare reale.

Bara de instrumente pentru grupuri de lucru (Workîng Toolbar)

Activeaz� sau dezactiveaz� afi�area barei de instrumente Workgroup, cu ajutorul c�rora se poate lucra pe componente ale proiectului cu alte echipe.

În scop educa�ional �i de înv��are a programului se vor introduce informa�ii reale, �i prin

realizarea cateva modificari în fi�ierul Baseline. Se presupune c� activit��ile de la 1 la 7 sunt Finalizate a�a cum au fost planificate, dar activitatea dureaz� mai mult decât a fost stabilit� ini�ial.

Vizualizarea mai clar� a infoma�iilor privind planificarea initala �i valorile efective se poate ob�ine prin utilizarea Tracking Gantt Chart.

Se impun de re�inut �i informa�iile suplimentare oferite de diagrama Tracking Gantt. Activit��ile Finalizate sunt conotate cu procentul de 100% în dreptul simbolurilor lor din diagrama Tracking Gantt. Pentru activit��ile care nu au început înc� �i trebuie s� fie desf��urate se afi�eaz� 0%. Pentru activit��ile aflate în derulare, cum este Activitatea 9, este plasat un procent din activitatea desf��urat�, respectiv 31% în exmplul luat. De asemenea, se poate observa c� data de finalizare a proiectului a fost mutaat pe 10/3/02, ca urmare a faptului c� unele activit��i depind de finalizarea Activit��ii 10, care dureaz� mai mult decât a fost planificat ini�ial. Prin vizualizarea diagramei Tracking Gantt se poate monitoriza mult mai u�or evolu�ia implementarii proiectului comparativ cu planul ini�ial.

FIG ??? 4.4 Managementul valorii ad�ugate(earned value) Managementul valorii ad�ugate reprezint� o tehnic� important� de evaluare a

performan�elor unui proiect. Având introduse informa�iile reale privind activitatea ini�ial� din Project Tracking Database se pot ob�ine informa�iile privind valoarea câ�tigat�. 5. Gestiunea resurselor umane din cadrul proiectului

În paragraful privind costurile s-a prezentat modul de introducere a informa�iilor privind

resursele �i a aloc�rii lor pentru fiecare activitate. Pentru gestiunea resurselor umane, Microsoft Project 2003 ofer� înc� dou� modalit��i, respectiv calendarul resurselor �i histogramele.

5.1 Calendarul resurselor

La crearea fi�ierului Project Tracking Database, s-a utilizat calendarul standard al Project 2003. Acest calendar presupune ca perioada de lucru standard este de Luni pân� Vineri, cu un program de la orele 8 pân� la orele 17, cu o pauz� de mas�. Exist� îns� �i posibilitatea cre�rii unui calendar diferit, care s� �in� cont de cerin�ele unice ale fiec�rui proiect.

27

Pentru a crea un nou calendar se parcurg urm�torii pa�i: 1. Se face Click pe meniul Tools apoi deschiderea ferestrei de dialog pentru Change

Workîng Time, prin selectarea optiunii. 2. În fereastra de dialog Change Workîng Time, se selecteaza New, deschizandu-se

fereastra de dialog Create New Base Calendar. Se apasa butonul Create New Base Calendar, �i se înscrie un nume pentru noul calendar în caseta Name text, apoi se apas� pe OK. Se efectueaz� modificarile corespunzatoare pentru crearea propriului calendar �i apoi se face Click pe OK. Noul calendar poate fi utilizat pentru întregul proiect sau poate fi atribuit pentru anumite resurse ale proiectului.

Pentru atribuirea noului calendar la nivelul întregului proiect: 1. Click pe meniul Project, apoi Project Înformation pentru deschiderea ferestrei de

dialog. 2. Click pe lista derulanta Calendar pentru afisarea unei liste a calendarelor disponibil,

selectarea calendarului not creat �i apoi OK. Pentru atribuirea unui anumit calendar pentru o resursa anume: 1. Click pe meniul View, apoi Resource Sheet. 2. Se selecteaz� numele resursei pentru care se doreste alocarea noului calendar. 3. Click pe c�su�a din coloana Base Calendar pentru a selecta o anumit� resurs�.

Men�inând butonul din stânga mouse-lui ap�sat, se face click pe lista ce se deruleaz� �i se selecteaz� calendarul corespunz�tor, dupa care se elibereaz� butonul mouse-lui.

4. Dublu click pe numele resursei pentru a afi�a fereastra de dialog Resource Information, apoi click pe butonul Working Time. Se poate bloca perioada zilelor de concediu sau zilelor libere pentru anumite persoane prin selectarea zilelor respective în cadrul calendarului �i marcarea lor ca zile nelucr�toare, asa cum este prezentat în figura 36.

5.2 Histograma resurselor Histograma resursei reprezinta graficul ce prezint� num�rul resurselor alocate unui proiect

de-a lungul timpului. Histograma pentru o anumita persoan� poate prezinta gradul de supraînc�rcare sau neutilizare în timpul unei perioade de timp. Pentru a vizualiza histograma, se selecteaza Resource Graph din bara de View-uri sau din meniul View. Resource Graph ofera po�ibilitatea de a vedea ce resurse sunt supraîncarcate, cat de mult �i cand. De asemenea, prezinta procentual capacitatea fiec�rei resurse de a face fa�� planific�rilor, astfel înc�t exista posibilitatea realoc�rii resurselor, dac� este necesar, pentru a r�spunde cerin�elor proiectului.

Microsoft Project 2003 dispune de doua înstrumente ce permit vizualizarea mai multor detalii despre supraîncarcarea resurselor: view-ul Resource Usage �i bara de înstrumente Resource Management. View-ul Resource Allocation poate ajuta în identificarea cauzei pentru supraînc�rcarea unei resurse.

Fig?�i ceva text..

28

Fig. 37 se transcrie din pdf.si se pune numarul corspunzator al figurii

5.3 Echilibrarea resurselor (Resource Leveling) Echilibrarea resurselor reprezint� o metod� de rezolvare a conflictelor dintre resurse prin

întârzierea activit��ilor. Echilibrarea resurselor creaz� o distribu�ie liniar� a utiliz�rii acestora. Op�iunea Help are mai multe informa�ii privind Leveling. Pentru utilizarea acestei op�iuni este necesar� o aten�ie deosebit�, astfel înc�t software-ul s� ajusteze resursele numai atunci când este necesar.

6. Managementul comunic�rii în proiect

Microsoft Project 2003 reprezint� suportul de generare, colectare, diseminare, memorare �i raportare a informa�iilor despre un proiect dat. În acest paragraf se vor prezenta rapoartele �i view-urile cele mai utilizate, precum �i modul de utilizare a formatelor predefînite �i a înser�rii hyperlînk-urilor din Microsoft Project 2003 în alte documente, maniera de salvare a fi�ierelor Microsoft Project 2003 ca pagini Web �i utilizarea acestui software la nivelul unui grup de lucru.

6.1 Rapoartele �i View-urile utilizate Pentru a imbun�t��i comunicarea la nivel de proiect prin utilizarea Microsoft Project 2003

se impunea cunoa�terea etapelor importante delimitate prin jaloane în timp.La începutul sau încheierea acestor etape se pot afi�a o serie de înforma�ii privind proiectul în curs de realizare. În tabelul 6 sunt prezentate pe scurt câteva din cele mai importante op�iuni �i func�iuni care vor ajuta la în�elegerea momentelor în care ar putea fi utilizate.

Astfel rapoartele generale ob�inute din utilizarea a Microsoft Project 2003 ofer� un sumar de înforma�ii util managementului executiv, cum ar fi un rezumat al proiectului sau al etapelor. Rapoartele privînd activit��ile curente ajut� managerii de proiect s� identifice stadiul

29

actual al activit��ile proiectului �i s� monitorizeze evolu�ia acestuia în timp. Rapoartele privind activit��ile neîncepute �i eventualele probleme alerteaz� managerii asupra domeniilor respective. Rapoartele privind costurile ofer� înforma�ii privînd cash-flow-ul proiectului adic� alocare de resurse proiectului, înforma�ii despre buget, componentele ce dep��esc limitele bugetului ini�ial, precum �i gestiunea valorii ad�ugate (earned value). Rapoartele privînd alocarea fînanciar� ajut� echipa proiectului prin punerea la dispozi�ie a diferitelor înforma�ii privînd persoanele ce au responsabilit��i într-un proiect. De asemenea se pot crea �i o serie de rapoarte personalizate, plecând de la orice înforma�ie introdus� în Microsoft Project 2003.

A se inlloocui î,i �t ..etc Tabelul 6 Func�iunile principalelor componente ale Microsoft Project 2003 Componente Functiuni Gantt Chart, Entry Table Introducerea informa�iilor principale privind activit��ile Network Diagram Vizualizarea dependen�elor dintre activitati �i a drumului critic Schedule Table Afisarea înformatiilor despre planificarea calendaristica într-o forma

tabelar� Cost Table Introducerea costurilor fixe �i afisarea înforma�iilor privind costurile Resource Sheet Întroducedrea înformatiilor despre resursele solicitate de proiect Vizualizarea prin doua ferestre a Resource Înformation �i Gantt Chart

Alocarea resurselor diferitelor activitati

Save Baselîne Salvarea proiectului ca plan înitial Bara de înstrumente trackîng Introducerea informatiilor efective (reale) despre proiect Earned Value Table Afisarea înformatiilor despre valoarea castigata Resource Graph Vizualizarea, sub form� grafica, a modului de alocare a resurselor Resource Usage Vizualizarea detaliata a utilizarii resurselor pe activitati �i perioade de

timp Bara de înstrumente Resource Management

Afisarea utilizarii resurselor �i a diagramei Gantt pentru identificarea problemelor de supraalocare a resurselor

Resource Levellîng Echilibrarea (nivelarea) resurselor Overview Reports Rezumatul priectului (Project Summary), activitatile de pe nivelul cel

mai înalt (Top-level tasks), activitatile critice (Critical tasks), jaloanele (milestones tasks), zilele lucratoare (Workîng days)

Current Activities Reports Activitatile care nu au un început (unstarted tasks), activitatile începute de curand (Tasks startîng soon), activitatile în derulare (Tasks în progress), activitatile Finalizate (Completed tasks), Activitatile care trebuiau începute (Should have started tasks), activitatile întrerupte (Slippîng tasks)

Cost Reports Cash Flow, Budget, Overbudget tasks, Overbudget Resources, Earned Value

As�ignements Reports Who does what (cîne ce face), Who does what when (cîne ce face în ce moment), to-do list (List cu ce de facut), overallocated Resources (resursele supraclocate)

Workload reports Task Usage, resource Usage Custom Report Permite personalizarea fiecarui tip de raport Save as Web page Salvarea documentelor ca documente HTML Însert Hyperlînk Înserarea hyperlînk-urilor altor fi�iere sau �ite-uri Web

6.2 Utilizarea template-urilor, înserarea hyperlinku-rilor �i a comentariilor Crearea unor planuri foarte bune de management a proiectului este o opera�ie dificil�

astfel ca multe organizatii, cum ar fi Northwest Airlînes, Microsoft �i alte agen�ii organiza�ionale, p�streaz� o biblioteca cu fi�iere model pentru Project 2003. În acest mod, exist� mai multe modele la dispozitia utilizatorilor Microsoft Project 2003. Microsoft Project

30

2003 înclude Modele de fi�iere tip Project 2003, pentru diferite tipuri de proiecte, reg�site sub denumirea de template-uri, dup� cum urmeaz� :

• Commercial Construction • Engineering • Înfrastructure Deployment • Microsoft Project 2003 Deployment • Microsoft Solutions Framework (MSF) Application Development • New Busîness • New Product • Office 2003 Deployment • Project Office • Re�idential Construction • Software Development • Wîndows 2003 Deployment Utilizarea acestor modele este util� în etapa de pregatirea fi�ierelor proprii, dar aplica�ia se

personalizeaz� apoi dup� cerin�ele proietului snotru Fi�ierul de leg�tur� se deschide automat prin Click pe iconi�a Hypelink din coloana

Îndicators,. Utilizarea unor astfel de leg�turi prezint� o modalitate eficient� de a p�stra toate documentele proiectelor într-o manier� organizat�. Se recomand� înserarea de adnot�ri în fi�ierele Microsoft Project 2003, sau comentarii, pentru a oferi mai multe înforma�ii privind anumite activit��i ale proiectului.

6.3 Salvarea fi�ierelor ca pagini Web Aplica�iile bazate pe utilizarea Web-ului sunt utile multor organiza�ii în scopul transmiterii

înformatiilor c�tre angajati �i a comunic�rii cu clien�ii. Microsoft Project 2003 include o component� ce permite salvarea înforma�iilor despre proiect ca pagina Web. În Microsoft project 2003 aceast� facilitate ste disponibil� prin selectarea op�iunii Save as Web Page din meniul File. Astfel se pot crea pagini Web în mai multe formate standard, printre care Compare to Baseline, Cost Data by Task, Earned Value Information, Top Level Tasks, un raport „Who Does What” s.a. De asemenea, pot fi proiectate �i propriile înforma�ii ce urmeaz� a fi salvate ca pagini Web.

Microsoft Project 2003 permite mai multe modalit��i de a modifica sau adapta documentele standard html. Fereastra de dialog Export Format con�ine o component� de editare ce permite adaptarea formatelor standard html, folosind fereastra de dialog Define Import/Export Map. De asemenea, se poate crea propriul format sau forma prin Click pe New Map din fereastra Export Format, care ofera accesul la fereastra Defîne Import/Export Map.

Salvarea înforma�iilor despre proiect ca pagini Web înclude numai informa�iile sub form� de text �i numerice, f�r� op�iune de salvare a înforma�iilor în format grafic. Se pot crea imagini Web ale formatelor grafice, cum ar fi diagrama Gantt sau Diagrama Retea. Pentru informa�ii detaliate privind modelul de lucru cu imagini grafice se poate apela la Help-ul on line cu c�utarea înforma�iilor privînd „Copy a Microsoft Project Picture into another program or a Web Page”.

6.4 Utilizarea Microsoft Project 2003 în grup Microsoft Project 2003 are la dispozi�ie multiple facilit��i pentru a facilita accesul

grupurilor de lucru, pentru a sprijini gestiunea proiectului �i pentru a lucra cu al�i membri ai echipei proiectului. Pentru utilizarea acestor facilit��i este necesar s� se desemneze mai înt�i un manager al grupului de lucru, respectiv persoana resposabil� pentru crearea planului calendaristic al proiectului �i alocarea resurselor pe activit��i.

31

Pentru a seta facilit��ile grupurilor de lucru ale Microsoft Project 2003: 1. Click pe meniul Tools, apoi selecteaz� Options 2. Click pe Workgroup, asa cum este prezentat în figura 48. 3. Selectarea metodei de comunicare la nivelul grupului din lista derulat� de

subop�iunea Default workgroup messages for „Baselîne”. În acest exemplu, Email este deja selectat. Se poate alege de asemenea, Web pentru setarea unui server Web sau Email, precum �i Web pentru transmiterea mesajelor în ambele forme.

4. În câmpul Microsoft Project Central Server URL se va întroduce URL-ul pentru serverul Web care urmeaz� s� fie utilizat pentru a accesa mesajele grupului

5. Click OK pentru salvarea set�rilor efectuate

Fig. 48 Op�iunele ferestrei de dialog pentru setarea Workgroup

Dup� stabilirea grupurilor de lucru, se pot utiliza facilit��ile de comunicare. Mesajele pot

fi gestionate cu ajutorul op�iunii Team Înbox, din bara de instrumente Workgroup prin selectarea optiunii Toolbars din meniul View, dupa care se selecteaz� Workgroup. Se poate utiliza bara de înstrumente Workgroup pentru a seta reminder-ul pentru membrii echipei, transmiterea mesajelor e-mail, repartizarea persoanelor pentru diferite activit��i, actualizarea, precum �i prezentarea înforma�iilor de stare.

6.5. Utilizarea Central Project [din pdf] Project Central este un produs adiacent Microsoft Project ce permite planificarea

colaborativ� la nivelul membrilor unui grup de lucru, a managerilor de proiect �i a altor persoane înteresate. Abilitatea de a lucra cu Project Central reprezînt� una din cele mai importante noi componente ale Project 2000. Aceast� component� a fost dezvoltat� pentru a permite distribuirea detaliilor despre proiect �i actualizarea lor prin munc� de tip colaborativ la mai multe persoane dintr-o re�ea.

Project Central ofer� o larg� flexibilitate �i beneficii suplimentare pe lâng� cele existente în sistemul de lucru prin e-mail. Cu ajutorul acestei componente, membrii unui grup pot:

• Vizualizarea activit��ilor pentru toate proiectele în curs de derulare, posibilitatea s�-�i vizualiz�rii propriilor activit��i din diagrama Gantt, posibilitatea de a grupa, sorta �i filtra propriile activit��ile, etc.;

32

• Afi �area înforma�iilor de ultim� or� pentru un proiect, nu numai sarcinile care i-au fost atribuite;

• Crearea de noi activit��i �i s� le transmit� administratorului proiectului pentru încorporarea lor în fi�ierul proiectului;

• Atribuirea de responsabilit��i altor membri ai grupului, astfel încât managerul de proiect s� le poat� transmite unui leader al echipei pentru a realoca resursele îndividuale.

Managerii de proiect pot: • s� solicite sau s� primeasc� rapoarte de stare într-un format specificat �i pot consolida

rapoarte îndividuale mult mai u�or într-un singur raport; • s� stabileasc� regulile pentru mesaje, pentru acceptarea automat� a actualiz�rilor de

c�tre membrii grupului. Pot specifica faptul c� actualiz�rile pot veni de la to�i membrii sau numai de la unii. De asemenea, pot stabili ca anumite actualiz�ri s� fie vizualizate, mai întâi, de c�tre manageri, cum ar fi ce activit��i au presupus eforturi de munc� mai mari decât cele planificate.

Figura 49 prezînt� un ecran al Project Central ce afi�eaz� imaginea Personal Gantt,

reprezentând grafic înforma�iile despre un proiect disponibile unui utilizator. Ca setare de baz�, resursele sunt v�zute la nivelul tuturor activit��ilor la care au fost alocate, precum �i pentru toate proiectele la care au fost repartizate. Utilizatorii pot alege între formele predefinite �i stilurile de diagrame f�cute accesibile de c�tre administratorul proiectului, sau î�i pot adapta imagini specifice prin reordonarea coloanelor, filtrarea anumitor activit��i, sortarea sau gruparea activit��ilor dup� numele proiectului, data de start sau alte criterii specifice. De asemenea, pot modifica aceste vizualiz�ri pentru a înclude activit��ile din lista proprie Microsoft Outlook Tasks.

Fig. 49 Ecranul Project Central