aplicatii project 2003

Click here to load reader

Post on 05-Jul-2015

83 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Aplicaii informatice n Microsoft Project destinate managementului firmelorSoftware-ul Microsoft Project este unul dintre cele mai puternice aplicaii ce ofer numeroase funcii pentru planificarea, urmrirea i analiza proiectelor de management, metod utilizat din ce n mai mult de managerii firmelor performante. Principala sa funcionalitate este gestionarea unui proiect managerial de la concepie la execuie, iar funciile sale de baz sunt: ine evidena tuturor informaiilor referitoare la cerinele de lucru, durata i resursele necesare unui proiect; Vizualizeaz planul unui proiect n formate standard, bine definite; Planific activitile i resursele eficient, n funcie de posibilitile de echilibrare ale celor 3 laturi aferente triunghiului de proiect: obiective, timp, costuri; Permite schimbul de informaii referitoare la proiect cu toate persoanele implicate ntr-o reea Intranet sau din Internet; Comunic eficient cu persoanele implicate n proiect, lsnd n acelai timp controlul final (decizia) n responsabilitatea managerului de proiect. Unul dintre cele mai importante elemente noi aduse n versiunea Microsoft Project 2003 este aplicaia bazat pe web Microsoft Project Central, care permite executarea unei game largi de activiti de comunicare i raportare ntre managerul de proiect i persoanele implicate. Crearea unui fiier Microsoft Project Planificarea unui proiect de management pe baza datei de nceput determin demararea tuturor activitilor ct mai repede posibil, fapt ce ofer cea mai mare flexibilitate n procesul de planificare. 1. Executai click pe butonul New de pe bara cu instrumente Standard. Click Define Project. 2. n fereastra Define the Project, executai click pe butonul ce arat o sgeat cu vrful n jos, iar pe ecran va aprea un calendar lunar. 3. Pe calendar este selectata automat data curenta ca dat de nceput a proiectului. 4. Save and Go to step 2, Bifati No la Collaborate on your project, Save and Go to step 3, Save and Finish

1

Fig. 1 Stabilirea datei de demarare a proiectului Introducerea proprietilor proiectului de management Vom introduce o serie de proprieti care vor fi utlizate ulterior n gestiune proiectului managerial. 1. Executai click pe opiunea Properties din meniul File. Pe ecranul monitorului va fi afiat fereastra de dialog Properties. 2. Executai click pe opiunea Summary. 3. n caseta Title introducei textul: Proiect CRM. 4. n caseta Subject introducei textul : Gestiunea informatizat a unui proiect de management a relaiilor cu clienii. 5. n caseta Author introducei numele dumneavoastr. 6. n caseta Manager, introducei textul Florin Andreescu. 7. n caseta Company, introducei textul S.C. ITECH S.A. 8. n caseta Category, introducei textul: firm distribuie echipamente IT 9. n caseta Comments precizai cteva elemente de baz ale proiectului. 10. Selectai caseta de validare Save Preview Picture. 11. Executai click pe OK pentru a ncheia fereastra de dialog.

2

Fig. 2 Introducerea proprietilor proiectului Salvarea unui fiier Microsoft Project 1. Executai click pe butonul Save de pe bara de instrumente Standard. 2. Specificai numele fiierului pe care dorii s l creai: Proiect CRM i locaia n care dorii s l salvai. Introducerea de activiti n cadrul proiectului n Microsoft Project, una dintre locaiile n care pot fi introduse activiti este vizualizarea Gantt View. Diagrama cu bare apare n partea dreapt iar n stnga este afiat un tabel (n mod prestabilit apare tabelul Entry). Identificatoarele de activitate apar afiate n partea stng a rndului activitii, iar titlurile de coloane, cum ar fi Task Name (Nume activitate) sau Duration (Durat) sunt etichete de cmpuri. Arhitectura unui fiier Microsoft Project are mai multe n comun cu cea a unui fiier Microsoft Access dect cea a unui fiier Microsoft Excel.3

Vom introduce primele activiti ale proiectului CRM: 1. n tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executai click pe celula situat sub titlul coloanei Task Name i introducei textul: Planificarea sarcinilor echipei de proiect; sub titlul coloanei Duration apare 1 day? semnul de ntrebare indic c este vorba de o durat estimat. 2. Vom introduce urmtoarele activiti: - Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect - Stabilirea obiectielor fiecrui departament implicat n proiect - Crearea unui program de atragere de noi clieni - Crearea unui program de fidelizare a clienilor existeni Estimarea duratelor activitilor Durata unei activiti reprezint cantitatea de timp estimat pn la terminarea respectivei activiti. n cazul proiectului CRM, vom estima cele 5 activiti cu urmtoarele durate: prima activitate 2 zile, a doua activitate 1 zi, a treia activitate 1 zi, a patra activitate 7 zile, a cincea activitate 9 zile.

Fig. 3 Introducerea de activiti i estimarea duratelor acestora Legarea activitilor Proiectele manageriale presupun executarea activitilor ntr-o anumit ordine. n Microsoft Project, o activitate e denumit predecesoare atunci cnd este anterioar activitilor care depind de ea, iar o activitate este denumit succesoare cnd urmeaz activitilor de care depinde. Exist urmtoarele 4 tipuri de relaii ntre activiti: Tip de relaie nseamn:4

1. Sfrit-nceput (finish-to-start) 2. nceput-nceput (start-to-start) 3. Sfrit-sfrit (finish-to-finish) 4. nceput-sfrit (start-to-finish)

Data de sfrit a activitii predecesoare determin data de nceput a activitii succesoare. Data de nceput a activitii predecesoare determin data de nceput a activitii succesoare. Data de sfrit a activitii predecesoare determin data de sfrit a activitii succesoare. Data de nceput a activitii predecesoare determin data de sfrit a activitii succesoare.

n vizualizarea Gantt Chart, relaiile ntre activiti apar sub forma unor linii care conecteaz activitile. n cadrul proiectului CRM, vom crea relaii ntre activiti de tip sfrit-nceput. 1. Executai click pe denumirea primei activiti i apoi tragei-l ctre denumirea activitii 2, selectnd astfel zona celor 2 cmpuri. (exact ca n cazul selectrii a 2 celule dintr-o foaie de lucru Excel) 2. Apsai click pe butonul Link Tasks de pe bara cu instrumente Standard (exist i n meniul Edit). Microsoft Project a schimbat data de nceput a activitii 2 n ziua imediat urmtoare ncheierii activitii 1.

Fig. 4 Legarea primelor 2 activiti din cadrul proiectului n continuare vom lega alte 2 activiti printr-o alt metod: 3. Selectm denumirea activitii 3 Stabilirea obiectivelor fiecrui departament implicat n proiect. 4. Executm click pe butonul Task Information de pe bara de instrumente Standard. 5. Efectuai click pe eticheta Predecessors. 6. Apsai click pe celula goal situat sub titlul de coloan Task Name i apoi click pe butonul sgeat n jos care apare pe ecran. 7. n lista Task Name, executai click pe opiunea Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect care reprezint activitatea5

precedent de care vom lega activitatea 3 i apsai ENTER i apoi OK i astfel cele 2 activiti sunt legate prin relaia Finish-toStart.

Fig. 5 Legarea a dou activiti folosind fereastra Task Information8. Activitile 3 i 4 le vom lega prin prima metod (selectare cmpuri

i unire prin apsarea butonului Link Tasks). 9. Managerul de proiect consider c activitile 4 i 5 trebuie s se petreac simultan i astefel aceste dou activiti vor fi legate printr-o relaie de tip nceput-nceput (Start-to-Start). Vom utiliza cea de-a doua metod de legare a activitilor. Vom selecta activitatea 5, vom deschide fereastra de dialog Task Information i vom selecta sub titlul Task Name activitatea 4 (predecesoare). n cadrul cmpului Type vom selecta opiunea Start-to-Start pentru a lega cele 2 activiti printr-o astfel de relaie.

6

Fig. 6 Legarea a dou activiti printr-o relaie de tip Start-to-Start n acest moment putem observa n Gantt Chart legturile existente ntre aceste activiti.

Fig. 7 Vizualizarea legturilor existente ntre activitile proiectului Verificarea duratei proiectului O metod de determinare a duratei proiectului pn n acest stadiu este studierea ferestrei de dialog Project Information, care poat fi deschis accesnd aceast opiune din meniul Project aflat n bara de instrumente Standard. Observm n aceast fereastr c data de nceput a proiectului este 04.10.2004 i data de terminare estimat este 20.10.2004, innd cont totodat de relaiile ntre activiti.

7

Fig. 8 Obinerea de informaii referitoare la durata proiectului Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la proiect cu ajutorul acestei ferestre Project Information, executai click pe opiunea Statistics existent n aceast fereastr de dialog. Introducerea unei noi activiti Dup analiza planului iniial, managerul de proiect consider necesar introducerea unei noi activiti: Determinarea costurilor de atragere i fidelizarea a clienilor, cu o durat de 2 zile, nainte de crearea programelor de atragere respectiv fidelizare clieni. 1. n tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executai click pe activitatea 4 Crearea unui program de atragere a clienilor, pe care o vom considera activitate succesoare acestei noi activiti. 2. Apsai click pe comanda New Task din meniul Insert de pe bara de instrumente Standard. 3. n cmpul Task Name inserat introducei textul: Determinarea costurilor de atragere i fidelizarea a clienilor i durata sa de 2 zile dup care apsai ENTER. 4. Aceast nou activitate se va lega automat de cea precedent i cea succesoare, printr-o relaie de tipul Finish-to-Start.

8

Fig. 9 Inserarea unei noi activiti n cadrul proiectului Organizarea activitilor pe faze (subactiviti) n cadrul proiectului CRM, activitile 5 i 6 sunt considerate complexe i pot fi mprite n subactiviti n vederea facilitrii gestiunii proiectului. Astfel, activitatea 5 Crearea unui program de atragere de noi clieni poate fi divizat n urmtoarele subactiviti: - Elaborarea strategiei de atragere de noi clieni cu durata de 2 zile; - Crearea ofertei de atragere de noi clieni cu durata de 5 zile; - Plasarea ofertei pe web-site-ul f