Convenţii:

Pe durata celei de a doua părţi a cărţii, în text se va

regăsi şi pictograma . Ea reprezintă un hyperlink către o animaţie ce va putea fi vizualizată executând clic stânga (sau dublu clic stânga, sau CTRL + clic stânga – funcţie de setările sistemului pe care se lucrează). Animaţiile surprind succesiunea de operaţii ce trebuie executate pentru îndeplinirea unei anumite acţiuni în Microsoft Project.

Familiarizarea cu Microsoft Project se va face prin urmărirea unui studiu de caz. Textul cuprinde însă şi elemente cu caracter general. Pentru a se marca mai clar zonele în care se face referire directă la studiul de caz, în text a fost inserată pictograma de mai jos.

2

1 Microsoft Project Prezentare generală

Veţi afla/învăţa despre: Ce este Microsoft Project. Cerinţele hard şi soft

impuse. Mediul de lucru Microsoft

Project. Studiul de caz pe baza

căruia se va învăţa Microsoft Project.

Vous allez apprendre sur: Qu’est que c’est Microsoft

Project Les demandes hard et soft

imposés L’environnement Microsoft

Project Etude de cas sur lequel on va

apprendre Microsoft Project

Ce este Microsoft Project?

Microsoft Project este un produs al firmei Microsoft, dedicat activităţilor de proiectare, urmărire şi optimizare a proiectelor de orice tip. Produsul permite gestionarea exactă a resurselor, planificarea activităţilor, integrarea sub-proiectelor în proiecte, precum şi multiple modalităţi de vizualizare (peste 20) - şi deci urmărire - a evoluţiei proiectelor. Produsul dispune de multiple facilităţi de interfaţare cu alte aplicaţii Microsoft, se integrează rapid în mediul deschis al Internetului şi mai ales dispune de o interfaţă grafică intuitivă şi uşor de învăţat. În tabelul 1.1 sunt prezentate succint cerinţele soft şi hard ale produsului.

Tabelul 1.1Cerinţe hard şi soft pentru Microsoft110 Project

Componentă

Cerinţe

Calculator şi procesor

Calculator personal cu processor Intel Pentium 233-MHz sau mai rapid (Pentium III recomandat)

Memorie 128 MB RAM sau mai mult

Hard disk 130 MB de spaţiu disponibil ; un supliment de 124 MB va fi solicitat dacă se instalează fişiere cache (optional)

CD/DVD CD-ROM sau DVDDisplay Super VGA (800 × 600) sau o rezoluţie superioarăSistem de operare

Microsoft Windows 2000 cu Service Pack 3 (SP3), Microsoft Windows XP, sau mai nou

Alte cerinţe soft

Microsoft SQL Server 2000 cu SP3 sau mai nou, Oracle 8.0.5, Oracle 8i, sau Oracle 9.2 sau mai nou, necesare pentru proiecte stocate în baze de date. Microsoft Office Project Web Access cu Project Professional 2003 (necesită un spaţiu suplimentar de 5 MB pe disc) şi Microsoft Outlook® 2000 sau mai nou, necesar pentru importul de activităţi, calendarul Outlook

Conexiune Internet

Funcţionalitatea Internet necesită acces dial-up sau internet de bandă largă ; Browsere Internet: Internet Explorer 5.01 cu SP3 sau mai nou, Internet Explorer 5.5 cu SP2 sau mai nou, sau Internet Explorer 6 cu SP1 sau mai nou (Internet Explorer 6 este recomandat)

Mediul de lucru Microsoft Project

Microsoft Project lucrează într-o fereastră echipată cu tradiţionalele bare de meniuri, de instrumente (toolbars), la care se adaugă un panou lateral stânga ce conţine pictograme-butoane ce permit comutarea într-un anumit mod de vizualizare (din cele câteva zeci existente) a unui proiect. În figura 1.1 se poate vedea cum arată o fereastră Microsoft Project în modul de vizualizare Gantt Chart. Modalităţile concrete de operare vor fi prezentate pe parcursul dezvoltării unei aplicaţii (studiu de caz).

Fişiere Microsoft Project

3

4

Microsoft Project operează (netransparent pentru utilizator) cu următoarele tipuri de fişiere:

fişiere proiect (*.mpp) ; fişiere bază de date proiect (*.mpd) ; fişiere şablon - template (*.mpt) ; fişiere spaţiu de lucru – workplace (*.mpw).

De remarcat că Microsoft Project poate salva componente ale unui proiect şi în formate de tip Excel, Access, sau chiar text, după cum poate şi prelua informaţie de la aceleaşi tipuri de fişiere (aplicaţii). Se mai cere subliniat că în cazul proiectelor de mari dimensiuni, se poate recurge la ierarhizarea în sub-proiecte integrate într-un proiect master (conducător).

5

6

Utilizarea produsului Microsoft Project permite efectuarea următoarelor operaţii principale:

Definirea de activităţi (obişnuite, centralizatoare sau recurente).

Precizarea de relaţii de dependenţă temporală între activităţi.

Definirea de puncte de reper în derularea unui proiect. Definirea şi aplicarea de calendare activităţilor (dar şi

resurselor şi alocărilor). Definirea de resurse (de lucru şi materiale). Alocarea de resurse către activităţi. Definirea de restricţii pentru activităţi (date de începere şi

finalizare). Managementul costurilor (aplicarea de costuri multiple

pentru una şi aceeaşi activitate). Înlocuirea repartizării unei resurse. Nivelarea resurselor supra-alocate. Urmărirea derulării proiectului. Multiple forme de vizualizare a proiectului (inclusiv a

drumului critic). Obţinerea de rapoarte şi schimbul de date (informaţie) cu

alte aplicaţii.

Enumerarea de mai sus nu epuizează toate facilităţile pe care le oferă produsul Microsoft Project, dar oferă o imagine relativ clară a multiplelor sale valenţe.

Studiul de caz – Managementul proiectului de dezvoltare a unui nou produs

Pentru exemplificarea utilizării Microsoft Project în managementul proiectelor se va urmări un studiu de caz. Se face de la bun început precizarea că tot ceea ce va urma nu se doreşte a fi un manual de utilizare Microsoft Project, astfel că recomandăm cititorilor să consulte în

paralel şi documentaţii referitoare strict la produsul Microsoft Project [1].

Definirea studiului de caz

Într-o instituţie, se doreşte ca în cadrul unui proiect de cercetare aplicativă să se dezvolte un nou produs. Principalele faze ale proiectului sunt:

Analiza de piaţă. Studiul de fezabilitate. Elaborarea unei soluţii noi pentru produs. Realizarea modelului soluţiei propuse. Faza experimentală şi de transfer tehnologic.

Activităţile centralizatoare (numite mai sus faze), precum şi activităţile (cu duratele lor prognozate) sunt:

Analiza de piaţăStabilirea caracteristicilor generale ale pieţei – 2 zileEvaluarea cadrului legislativ – 2 zileEvaluarea tendinţelor în domeniul vizat – 1 ziSituaţia actuală a produselor similare – 3 zileEvaluarea pieţei aprovizionării – 3 zileAnaliza concurenţei – 2 zile

Studiul de fezabilitatePrecizarea temei cu definitivarea necesităţii şi oportunităţii – 1 ziStabilirea datelor tehnice ale lucrării – 38 zileStabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor – 3 zileStabilirea resurselor – 2 zileCalculul principalilor indicatori tehnico-economici – 3 zile

Elaborarea unei soluţii noi pentru produsElaborarea planului şi a schemelor – 8 zileÎntocmirea documentaţiei tehnologice a noului produs – 12 zile

7

8

Analiza - 0 zileDotări cu echipamente – 10 zileAchiziţionare materii prime, materiale – 12 zile

Realizarea modelului soluţiei propuseElaborarea modelului – 15 zileStabilirea unui lot de test – 15 zileElaborarea procedurii de laborator – 35 zileAnaliza – 0 zileDotarea cu echipamente – 20 zileAchiziţionarea de materii prime consumabile – 15 zile

Faza experimentală şi de transfer tehnologicExperimentarea modelului – 5 zileConcepere prototip – 15 zileTransfer tehnologic – 5 zileValorizarea rezultatelor – 5 zile

Activităţile cu durată zero sunt puncte de reper ale proiectului.

Detalii suplimentare legate de resurse şi alocarea acestora vor fi precizate pe parcursul dezvoltării studiului de caz.

Întregul proces va avea o durată estimată de circa 35 de luni.

Se porneşte de la ipoteza că se lucrează 8 ore pe zi, cinci zile pe săptămână. Data de demarare a proiectului va fi 15 noiembrie 2004. Se va ţine cont de sărbătorile legale.

Pe parcursul dezvoltării proiectului se vor realiza următoarele:

Definirea de activităţi, precizarea duratelor acestora, precum şi a relaţiilor de succesiune temporală dintre ele (Capitolul 2 - Programarea activităţilor).

Introducerea resurselor, alocarea acestora, precizarea costurilor lor, organizarea lor pe grupuri, definirea de calendare, de activităţi repetitive (Capitolul 2 – Programarea activităţilor).

Ajustarea timpului de lucru pentru resurse, stabilirea disponibilităţii unei resurse, nivelarea resurselor supra-

alocate, ajustarea detaliilor despre repartizări (alocări), aplicarea de costuri diferite pentru aceeaşi activitate, înlocuirea unei resurse (Capitolul 3 - Managementul resurselor).

Sortarea datelor dintr-o vizualizare, gruparea şi filtrarea datelor, crearea şi editarea tabelelor, definirea de vizualizări particularizate, imprimarea vizualizărilor, copierea de informaţie din Microsoft Project, publicarea pe web, salvarea proiectelor în alte formate (Capitolul 4 – Urmărirea desfăşurării proiectului).

Monitorizarea desfăşurării proiectului, înregistrarea volumului de muncă, ajustarea datelor de începere şi terminare a activităţilor, identificarea activităţilor care depăşesc bugetul (Capitolul 4 - Urmărirea desfăşurării proiectului).

9

10

2 Programarea activităţilor

Veţi afla/învăţa despre:

Crearea de noi proiecte ; Activităţi ; Resurse ; Costuri ; Alocarea resurselor ; Calendare.

Vous allez apprendre sur:

La création des nouveaux projets

Activités et Ressources Coûts Allocation des ressources Calendriers

Introducerea şi organizarea activităţilor

Pentru crearea unui nou fişier proiect, se vor parcurge etapele ilustrate de animaţia de mai jos. Vor fi descrise fazele de precizare a datei de începere a proiectului precum şi stabilirea calendarului de lucru.

Crearea unui proiect nou

Implicit desfăşurarea proiectului se derulează pornind de la o dată de start, dar este posibilă şi „curgerea” inversă, pornind înapoi de la data de încheiere.Modificarea modului de lucru se face cu ajutorul câmpului Project Project Information. În figura 2.1, se poate vedea cum este posibilă setarea desfăşurării proiectului într-un sens sau în altul. Introducerea activităţilor se face cel mai adesea folosind vizualizarea de tip Gantt. În această fază se vor furniza Microsoft Project numele activităţilor, duratele acestora, legăturile (de tip succesiune temporală) dintre ele. Tot acum se poate face o verificare a duratei totale a proiectului (după ce s-au precizat duratele şi legăturile dintre activităţi) şi se pot defini activităţi

centralizatoare sau puncte de reper (milestones) în evoluţia proiectului.Pentru introducerea activităţilor se vor parcurge etapele următoare:

După deschiderea unui document nou, se verifică dacă tipul de vizualizare este de tip Gantt Chart. Dacă nu, se utilizează „butonul” omonim (vezi imaginea alăturată) de pe panoul lateral stânga.

În câmpul Task Name se completează numele activităţilor.

În câmpul Duration se specifică durata activităţii. Aceasta se poate exprima în luni, săptămâni, zile, ore, minute.

Figura 2.1Sensul de desfăşurare a unui proiect

11

12

Introducerea activităţilor

În timpul lucrului se vor folosi prescurtările (în limba engleză) ale acestor unităţi de timp: mo (luni), w (săptămâni), d (zile), h (ore), m (minute), sau em (minute consumate) ş.a.m.d.Odată cu completarea denumirilor [activităţilor] şi a duratelor de timp, se vor completa automat datele de început şi respectiv de sfârşit ale fiecărei activităţi – iniţial pornind de la prezumţia (evident puţin probabilă) că toate activităţile încep la aceeaşi dată. Se va începe şi trasarea diagramei Gantt. Se poate ajunge la o situaţie de tipul celei din figura 2.2.

Figura 2.2Continuarea introducerii activităţilor

Primele 6 activităţi pot fi subsumate unei activităţi centralizatoare. Aceasta va avea o durată ce va depinde de duratele şi de înlănţuirea activităţilor subsumate. Pentru definirea unei astfel de activităţi se va proceda astfel:

Se selectează activitatea Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei şi se execută clic dreapta.

Se selectează câmpul New Task. Dasupra activităţii selectate se va insera un rând gol. În

acesta se va scrie în câmpul Task Name numele activităţii centralizatoare. Durata acesteia se prescrie automat la o anumită valoare însoţită de un caracter „?”.

Se selectează toate activităţile subsumate, se execută clic dreapta şi se foloseşte câmpul Indent al meniului pop-up. În figura 2.3 se poate vedea rezultatul final.

Figura 2.3Definirea unei activităţi centralizatoare

Pentru o mai bună clarificare a celor spuse se recomandă urmărirea animaţiei declanşate printr-un clic pe pictograma de mai jos:

Definirea unei activităţi centralizatoare

Se va continua cu introducerea de activităţi simple, respectiv centralizatoare, până se va ajunge la situaţia prezentată în figura 2.4.

Stabilirea relaţiilor de dependenţă temporală între activităţi

Până acum, pentru activităţi s-au precizat numai durate, nu şi modul în care activităţile se succed. Ca rezultat, toate activităţile încep în acelaşi moment (vezi figurile 2.3 sau 2.4), ceea ce fireşte nu este în concordanţă cu realitatea. Unele activităţi pot începe numai după ce altele s-au terminat (imediat, sau după un anumit interval), alte activităţi trebuie să înceapă înainte ca altele să se termine pentru a asigura o bună sincronizare. Este o problemă de analiză extrem de importantă şi de modul cum ea este abordată şi soluţionată depinde în mare măsură buna desfăşurarea a proiectului.

13

14

Figura 2.4Completarea cu activităţi a proiectului

Relaţiile de dependenţă temporală sunt descrise în tabelul 2.1.

Tabelul 2.1Relaţiile de dependenţă temporală

Relaţia SemnificaţieReprezentare în diagrama Gantt

Sfârşit Început(Finish Start)

FS

O activitate începe când se termină precedenta

Început Început

(Start Start)SS

Activităţile încep simultan

Sfârşit Sfârşit(Finish Finish)

FF

Activităţile se termină simultan

Început Sfârşit(Start Finish)

SF

Data de începere a activităţii predecesoare determină data terminării activităţii succesoare

Din punctul de vedere al Microsoft Project, problema stabilirii relaţiilor de dependenţă se rezolvă astfel:

Se „eliberează” coloana Predecessors (imediat în dreapta coloanei Finish). Acest lucru se face prin „tragerea” marginii din dreapta a panoului ce conţine diagrama Gantt (vezi figura 2.5). Acest lucru nu este strict obligatoriu, dar

15

16

este indicat pentru că va permite vizualizarea tuturor setărilor.

Se selectează o activitate şi se face clic dreapta. Din meniu pop-up ce se deschide se alege câmpul Task Information. Se va deschide caseta de dialog omonimă (vezi figura 2.6). Aici se activează secţiunea Predecessors. Un simplu clic pe o celulă a coloanei Task Name va produce o listă derulabilă din care se poate selecta numele activităţii precedente. Un clic pe coloana Type va deschide o altă listă derulabilă cu ajutorul căreia se va alege tipul de dependenţă.

Cu un procedeu similar se va stabili pe coloana Lag (lag = întârziere) care să fie decalajul în timp între momentele de sfârşit, respectiv început al activităţilor implicate. Dacă nu se precizează explicit, decalajul este nul. Efectele operaţiilor descrise se vor simţi pe coloana Predecessors dar şi pe zona diagramei Gantt. Se va ajunge la o situaţie de tipul celei prezentate în figura 2.7.

Figura 2.5Ajustarea spaţiului de lucru

Figura 2.6Fixarea dependenţelor temporale

Figura 2.7Diagrama Gantt după fixarea dependenţelor temporale

Pentru o mai bună clarificare a procedurii de definire de dependenţe temporale, se recomandă urmărirea animaţiei de mai jos. Aceasta prezintă procesul de „poziţionare” în timp a activităţii 20: Elaborarea modelului. Aceasta poate să înceapă cu 3 zile înainte ca activitatea 18: Achiziţionare materii prime, materiale să se finalizeze.

17

18

Precizarea unei relaţii de succesiune între două activităţi

Se va urmări în coloana Predecessors cum este înscrisă această dependenţă. Urmând aceeaşi procedură se vor defini relaţii de dependenţă între activităţi, astfel încât să se ajungă la o situaţie ca aceea prezentată în figura 2.8. Din motive de spaţiu, nu se poate vizualiza întreaga diagramă Gantt. Cifrele din coloana Predecessors semnifică numărul activităţii precedente, aşa cum apare el în prima coloană a tabelului. Acolo unde se prescrie şi o întârziere, sau o anumită relaţie de dependenţă temporală, aceasta este simbolizată printr-o prescurtare (de tipul celor prezente în tabelul 2.1) şi prin decalajul de timp (care în cazul exemplelor este negativ – ceea ce înseamnă că o activitate începe mai devreme decât se termină alta, de exemplu, cu un anumit număr de zile – dar poate fi şi pozitivă –ceea ce ar însemna că o activitate începe, de exemplu, după ce a trecut un număr de zile de la terminarea precedentei).

Figura 2.8Tabloul complet al relaţiilor dintre activităţi

O mai clară imagine a raporturilor temporale între activităţi se poate obţine vizualizând diagrama Gantt. S-ar obţine o imagine de tipul celei din figura 2.9 (care reprezintă numai o parte din proiectul analizat).

Figura 2.9Diagrama Gantt a proiectului

19

20

Definirea unor puncte de reper (milestones) în proiect

Punctele de reper în cadrul unui proiect sunt evenimente cu durată 0. Ele nu consumă resurse şi au rolul de a marca un moment important într-un proiect (de exemplu o evaluare, un raport, un audit, primirea de fonduri etc). Orice activitate cu durata 0 devine automat un punct de reper. Una dintre concluzii este că pentru definirea unui punct de reper este suficient să se introducă o nouă activitate cu durata 0. Este însă posibil ca o activitate oarecare (cu durată) să fie definită ca punct de reper.

Definirea unui punct de reper prin inserarea unei noi activităţi se face astfel:

Se inserează o nouă activitate. Se atribuie noii activităţi durata 0. Se selectează activitatea nou creată şi cea precedentă şi se

apasă butonul Link Tasks .

Dacă se doreşte evidenţierea punctului de reper, se selectează denumirea şi i se aplică formatarea dorită la nivel de caracter (aldin, italic, culoare etc.).Definirea unui punct de reper prin asocierea la o activitate deja existentă, se face astfel:

Se selectează activitatea care va deveni punct de reper. Se execută clic dreapta pe numele activităţii şi se foloseşte

câmpul Task Information. În secţiunea Advanced se marchează câmpul Mark task

as milestone.

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se inserează o nouă activitate ca punct de reper. Se va urmări în animaţie şi cum se reprezintă un punct de reper în diagrama Gantt.

Inserarea unei noi activităţi ca punct de reper

În cadrul studiului de caz se va mai defini un punct de reper (numit ca şi primul Analiză), imediat după activitatea 23, Elaborarea procedurii de laborator. Atenţie: Legarea unei noi activităţi de tip punct de reper de precedenta este extrem de importantă,

altminteri va fi afectată durata proiectului. După introducerea celor două puncte de reper, jumătatea inferioară a activităţilor proiectului ar trebui să arate ca în figura 2.10. Figura 2.10Jumătatea inferioară a activităţilor proiectului

21

22

Verificarea duratei proiectului

Pentru verificare duratei proiectului se vor parcurge următorii paşi:

Se execută clic pe câmpul Project Information din meniul Project.

În caseta de dialog Project Information se apasă butonul Statistics.

Rezultatul se poate vedea în figura 2.11. Se observă clar datele de început şi sfârşit ale proiectului.

Figura 2.11Verificarea duratei proiectului

Controlul vizualizării diagramei Gantt

Stabilirea nivelului de detaliu la care se poate vizualiza diagrama Gantt se face cu ajutorul câmpului Zoom din meniul View (vezi figura 2.12).

Figura 2.12Vizualizarea proiectelor

La limită se poate opta chiar pentru vizionarea întregii durate a proiectului pe un singur ecran (cu consecinţele legate de claritatea reprezentării), aşa cum se poate vedea în figura 2.13.

23

24

Figura 2.13Diagrama Gantt pentru întregul proiect

Introducerea unei zile de sărbătoare (nelucrătoare)

Graficul de timp al derulării proiectului porneşte de la prezumţia implicită că săptămâna are cinci zile de lucru, ziua de lucru are 8 ore (începe la 8 şi se termină la 16, fără pauză de masă).

Aceste setări se pot modifica la nivelul unei zile individuale de lucru. Microsoft Project permite şi definirea unor zile nelucrătoare (concedii, zile de sărbătoare etc.), după cum permite şi definirea de zile lucrătoare „scurte”.

Pentru studiul de caz analizat, care începe pe 15 noiembrie 2004, se vor defini ca zile nelucrătoare, datele de 30 şi 31 decembrie, precum şi ziua de 2 mai. Pentru aceasta se va utiliza câmpul Tools

Change Working Time. În caseta de dialog omonimă (vezi figura 2.14) se caută luna decembrie, ziua 30 şi se „bifează” butonul radio Nonworking time. La fel se va proceda pentru zilele de 31 decembrie şi respectiv 2 mai 2005.

Figura 2.14Introducerea unei zile de sărbătoare

Se observă că tot aici se poate defini pentru o anume zi un timp de lucru nestandard (Nondefault working time) - vezi figura 2.15.

25

26

Apăsarea butonului Options, permite stabilirea de noi setări globale relative la proprietăţile calendarului de lucru folosit (vezi figura 2.16): ziua în care începe săptămâna de lucru (Week starts on:), ziua de debut a anului fiscal (Fiscal year starts in:), ora de începere a programului (Default start time:), ora de sfârşit a programului (Default end time:), număr de ore de lucru pe zi (Hours per day:), număr de ore de lucru pe săptămână (Hours per week:) şi numărul de zile lucrătoare pe lună (Days per month:). În figura 2.16, s-a optat pentru săptămâna ce începe lunea (şi nu duminica, aşa cum se consideră implicit). Tot acum s-a setat ca implicit şi programul zilnic care începe la ora 8 dimineaţa şi se termină la ora 16 (deci fără pauză de masă).

Figura 2.15Precizarea unui program nestandard pentru o anumită zi

Introducerea şi alocarea (repartizarea) resurselorPentru ca un proiect să se poată desfăşura, este nevoie de resurse: oameni, maşini, materiale, consumabile etc. Aceste resurse pot, în cadrul Microsoft Project, să fie nu numai precizate (introduse), dar şi repartizate (alocate) către activităţi. Procesul poate fi abordat în două maniere:

Introducerea resurselor, fără să se ţină seama de activităţile pe care le vor „deservi”, urmând ca într-o a doua fază să se facă alocarea (repartizarea) lor la/către activităţi.

Introducerea resurselor direct pentru o anume activitate (se elimină astfel faza de alocare ca etapă distinctă).

Figura 2.16Fixarea proprietăţilor calendarului de bază

Metodele nu sunt logic absolut echivalente. Prima [metodă] urmează –mai ales în cazul resurselor umane - un raţionament de forma „vedem ce resurse avem şi apoi le alocăm”, în vreme ce a doua urmează o abordare de tipul „determinăm de ce avem nevoie pentru proiect”.

Introducerea resurselor

27

28

Microsoft Project operează cu două tipuri de resurse: [resurse] de lucru şi [resurse] materiale.

Resursele de lucru sunt reprezentate de personalul şi echipamentele implicate în derularea proiectului, în timp ce resursele materiale sunt consumabile utilizate pe parcursul vieţii proiectului.

Introducerea resurselor se face în mediul Resource Sheet.

Pentru aceasta se apasă butonul: de pe banda laterală stânga (ce permite comutarea între diverse modalităţi de vizualizarea a unui proiect). În tabelul astfel vizibil se vor completa în prima fază doar coloanele Resource Name, Type, Initials şi Max Units. Câmpul Type se va completa prin selecţie dintr-o listă derulabilă cu două intrări (Work – pentru resurse de lucru, respectiv Material – pentru resurse materiale). Câmpul Max Units va conţine valori exprimate procentual, sau ca fracţiuni de unitate – pentru setare se foloseşte câmpul Options din meniul Tools, secţiunea Schedule din caseta de dialog Options (vezi figura 2.17). Câmpul Max Units prezintă o importanţă specială, pentru că el precizează disponibilitatea unei resurse pentru proiect. Astfel o valoare de 100% pentru o persoană (resursă umană) înseamnă că 100% din timpul acestei resurse (persoane) este disponibil pentru lucrul la proiect. Astfel, dacă pentru finalizarea unei activităţi prevăzută să dureze 4 zile lucrează o persoană cu alocare 100%, atunci pe durata celor 4 zile, acea persoană va fi disponibilă 8 ore pe zi * 4 zile = 32 ore pentru proiect.Resursele umane (de personal) pot fi nominalizate în coloana Resource Name, sau pot fi identificate prin nume generice de profesii/calificări. Astfel în Resource Name se poate scrie Ionescu Vasile, dar se poate la fel de bine scrie Inginer.

În studiul de caz prezentat s-a optat pentru cea de a doua variantă. Completarea tabelului Resource Sheet se face cât se poate de intuitiv.

Figura 2.17Stabilirea modului de contorizare a alocărilor

Introducerea resurselor de lucru (de personal)

În animaţia de mai jos s-a prezentat procesul de introducere a unei resurse de tip personal.

Introducerea unei resurse de tip personal

Deocamdată nu s-au completat efectiv decât coloanele Resource Name, Initials şi eventual s-a modificat valoarea implicită de 100% de pe coloana Max Units (pentru valori ale acestui câmp, vezi figura 2.18). Pentru coloana Type s-a păstrat valoarea implicită Work.

Introducerea resurselor de tip echipamente

Pentru resursele de tip echipament se vor completa aceleaşi câmpuri ale tabelului Resource Sheet ca şi în cazul resurselor de lucru. Se menţionează că în cazul resurselor de tip echipament, acestea pot fi utilizate chiar şi în regim

continuu (24 ore pe zi), dacă acest lucru este necesar şi tehnic posibil.

29

30

Pentru studiul de caz considerat, resursele de tip echipamente vor completa tabloul Resource Sheet, aşa cum se poate vedea în figura 2.19.

31

32

Figura 2.19Resursele de tip echipamente

Introducerea resurselor materiale (de tip consumabile)

Resursele materiale sunt cele care pe parcursul derulării proiectului se consumă. Ele se introduc aşa cum s-a făcut cu resursele de lucru, cu deosebirile că în coloana Type se va opta pentru cuvântul Material, iar în coloana Max. Units nu se completează nimicTabelul Resource Sheet se va completata cu resursele materiale aşa cum se poate vedea în figura 2.20.

Figura 2.20Resursele materiale

Introducerea costurilor resurselor

Analiza tabelului Resource Sheet impune câteva comentarii legate de coloanele: Std. Rate, Ovt. Rate, Cost/Use, Accrue At, Base Calendar. Acestea nu au fost până acum completate (s-au păstrat valorile implicite). Câmpurile: Std. Rate (Standard Rate) şi Ovt. Rate (Overtime Rate) se vor folosi pentru înregistrarea cheltuielilor cu resursele de lucru, normale (Standard Rate), sau pentru ore suplimentare

(Overtime Rate). Cheltuielile se pot înregistra pe o bază săptămânală (wk), jurnalieră (day), sau orară (hr). Rubrica Cost/Use se va folosi pentru înregistrarea cheltuielilor cu resursele de lucru de tip echipament. În principiu şi aceste resurse pot genera cheltuieli raportate pe ore, zile sau săptămâni, dar tot ele pot genera cheltuieli de tipul unor taxe de pregătire, întreţinere. Acestea se vor înregistra în rubrica Cost/Use.Coloana Accrue At (cu variantele Start, Prorated, End) specifică momentul de timp la care se vor înregistra cheltuielile: la începutul, în timpul, respectiv la sfârşitul activităţii căreia resursa i-a fost alocată. Câmpul Base Calendar stabileşte tipul de calendar ce va fi utilizat: 24 Hours, Night Shift, respectiv Standard. Calendarul de tip 24 Hours se va utiliza în cazul în care o resursă poate fi utilizată pe parcursul a trei schimburi, cel de tip Night Shift se va utiliza pentru o resursă folosită pe durata unui schimb de noapte, în vreme ce calendarul de tip Standard este cel care descrie o zi de lucru de 8 ore (desfăşurată după un anumit program orar). Se atrage atenţia şi asupra faptului că în coloana Material Label, se va completa unitatea de măsură a consumului pentru resursele de tip material (topuri de hârtie, cartuşe de toner, litri de vopsea, kilograme de materiale metalice). O altă remarcă este legată de faptul că pentru resursa 17 (desenator 1), în Resource Sheet s-a fixat procentul de disponibilitate de la 100% la 120%. Această modificare poate avea loc, de exemplu dacă desenatorul va efectua ore suplimentare. Modificarea s-a făcut pentru a justifica completarea – pentru această resursă - a unor cheltuieli salariale de tip ore suplimentare (Overtime). Ultima observaţie este legată de faptul că în cazul resurselor de tip materiale, costurile din rubrica Cost/Use se precizează relativ la unitatea de măsură evidenţiată în coloana Material Label.

Pentru situaţia concretă a studiului de caz considerat, în tabelul Resource Sheet costurile vor fi cele din figura 2.21.

33

34

Se atrage atenţia asupra următoarelor detalii legate de completarea tabelului Resource Sheet:

Costurile pentru resursele de lucru se introduc întotdeauna raportate la o unitate de timp. Astfel, pentru resursa 1, inginer mecanic, în coloana Std. Rate se va scrie 100000/hr (ceea ce fireşte înseamnă 100000 lei/oră). Simbolul „lei” se va insera automat (numai dacă sistemul a fost setat pentru România, altminteri, implicit valuta considerată va fi $). Se pot folosi şi alte unităţi de timp: ziua (day), săptămâna (wk), sau luna (mon). Dacă se doreşte folosirea unei alte valute decât leul, atunci se va face setarea cu ajutorul meniului Tools, câmpul Options, secţiunea View, zona Currency options.

Pentru resursa 17, desenator 1, nivelul de alocare este 120%, astfel că soluţia aleasă a fost cea a orelor suplimentare, ceea ce explică valoarea de 60000 lei/oră în câmpul Ovt. Rate.

Pentru resursa 24, presa hidraulică, în afară de costurile exprimate la nivel de zi (pe baza preţului şi a amortizării), a mai apărut şi o cheltuială de 1500000 lei (în câmpul Cost/Use), ocazionată de pregătirea presei pentru lucru.

În privinţa costurilor pentru materiale (consumabile), preţurile ce apar în coloana Std.Rate se referă la unitatea de facturare care apare în coloana Material Label. Astfel, pentru resursa 30, vopsea, preţul de 60000 lei de pe coloana Std. Rate este al unui litru (aşa cum se precizează pe coloana Material Label). Pentru resursele 29 şi 33, nu se precizează nici o unitate de măsură, astfel că pentru costuri s-a făcut o estimare generală.

Pentru resursele de tip echipament sau consumabile, s-a optat pentru facturarea cheltuielilor la începutul sau la sfârşitul activităţii care face uz de resursele respective.

Organizarea resurselor pe grupuri

În coloana Group este posibil să se indice apartenenţa resursei respective la un anumit grup de resurse. Se propune o structură de tipul celei ce apare tot în figura 2.21. Se poate observa în sinteză că au fost create următoarele grupuri:

Management. Tehnic-concepţie. Tehnic-execuţie. Secretariat. IT. Utilaj. Birotică. Materiale.

Se vede că există grupuri care includ resurse de lucru, dar şi grupe care includ resurse materiale.

Introducerea de informaţii suplimentare despre resurse

Structura tabloului Resource Sheet nu este rigidă. Este posibilă inserarea de noi câmpuri (coloane), care să permită introducerea de informaţii suplimentare despre resurse.

În cazul exemplului de lucru, se va crea o nouă coloană, situată imediat în dreapta celei numită Resource Name. Această nouă coloană se va numi Personalizare şi va conţine numele persoanelor „din spatele” identificatorilor de tip inginer mecanic, economist etc. Pentru inserare se va proceda aşa cum se poate vedea în animaţia ce urmează:

Inserarea unei noi coloane în Resource Sheet

Ordinea operaţiilor surprinse de animaţie este următoarea:

Selecţie coloană în stânga căreia se va insera coloana nouă (clic stânga pe numele coloanei).

Clic dreapta, alegere din meniul pop-up a câmpului Insert Column;

Alegerea tipului de câmp (coloană) – text1. Precizarea numelui noii coloane (Personalizare). Stabilirea opţiunilor de aliniere a conţinutului celulei cap de

coloană (Align Title), respectiv celulă cu date (Align Data), precum şi a lăţimii coloanei (câmpului).

35

36

În continuare, noile celule create se completează, astfel că se va ajunge în cazul exemplului considerat la o situaţie ca aceea din figura 2.22.Figura 2.21Grupuri de resurse (unele coloane au fost ascunse din motive de spaţiu)

Figura 2.22Informaţii suplimentare despre resurse

37

38

Alocarea resurselor

Până acum s-a vorbit despre resurse, durate, costuri (ale resurselor) pe unitatea de timp, sau grade de disponibilitate (procentuală) a resurselor.Nu s-a realizat însă o repartizare a resurselor. Când o activitate a fost creată (definită), ea primeşte o durată. Când i se asociază o resursă, i se atribuie de fapt volum de muncă. Volumul de muncă se măsoară tot în unităţi de timp (ore, zile, săptămâni, luni), dar volumul de muncă şi durata unei activităţi nu sunt acelaşi lucru decât în cazul particular, când unei activităţi i se alocă o singură resursă cu normă integrală (100%). Deîndată ce mai multe resurse sunt alocate unei activităţi, fiecare vine cu volumul său [de muncă] şi suma acestora nu reprezintă durata activităţii. În general, volumul de muncă se calculează cu formula:

Durată x Unităţi de alocare = Volum de muncă

Astfel, dacă durata unei activităţi este de 24 ore şi ei i se alocă două resurse, una cu grad de alocare 75% şi una cu grad de alocare de 50%, atunci volumul de muncă va fi:

24 x 125% = 30 ore

În cazul repartizării unei singure resurse către o activitate, lucrurile sunt uşor de urmărit. Nuanţele apar când se repartizează resurse multiple către o activitate.

Alocarea resurselor multiple se face utilizând implicit programarea determinată de efort.Conform acestei metode, volumul de muncă al unei activităţi rămâne constant, indiferent de numărul de resurse alocate (repartizate). Adăugarea (sau ştergerea) unei resurse (la/de la o activitate) va determina însă scăderea (sau creşterea) duratei activităţii şi redistribuirea volumului de muncă între resurse.

Mai jos se prezintă un exemplu concret de utilizare a programării determinată de efort.Exemplu: Durata prevăzută a unei activităţi este de 100 ore, în condiţiile în care i s-a alocat o resursă cu gradul de alocare 100%. În aceste condiţii volumul de muncă va fi:

100 ore x 100% = 100 ore

Durata activităţii este egală cu volumul de muncă, adică 100 ore.Activităţii i se alocă o resursă suplimentară, cu grad de alocare de 25%. Atunci volumul de muncă rămânând acelaşi, se poate scrie:

100 ore = durată x 100% + durată x 25%,

de unde rezultă noua durată a activităţii:

100/1.25= 80 ore

Fiecare resursă va consuma un volum de muncă egal cu:

80 x 100% = 80 ore

39

40

80 x 25% = 20 ore

Se vede că volumul de muncă al activităţii rămâne acelaşi, 80 + 20 =100 ore.Nu întotdeauna programarea determinată de efort modelează corect alocarea de resurse. Sunt situaţii când alocarea (repartizarea) de resurse se face cu metoda programării determinată de efort inactivă. Stabilirea activării sau nu a acestei metode de repartizare a resurselor se face în funcţie de specificul fiecărei activităţi spre care se canalizează resurse. În cazul programării determinată de efort inactivă, alocarea de noi resurse nu reduce durata activităţii, dar creşte volumul de muncă consumat de activitate. Fireşte în cazul ştergerii unei resurse, durata se va menţine, dar va scădea volumul de muncă consumat de activitate. Revenind la exemplu precedent, dacă alocarea s-ar face cu metoda programării determinată de efort inactivă, atunci calculele ar fi cele prezentate în continuare.Volumul de muncă iniţial (când exista o singură resursă alocată 100%) este de 100 ore, egal cu durata activităţii. Prin alocarea unei noi resurse, cu grad de alocare 25%), durata activităţii nu se va modifica, dar volumul de muncă va fi:

100 ore x 100% + 100 ore x 25% = 125 ore

Fiecare resursă va consuma un volum de muncă egal cu:

100 ore x 100% = 100 ore

100 ore x 25% = 25 ore

Fiecare resursă va lucra 100 ore (durata activităţii).

În sinteză, se poate spune că, dacă, programarea determinată de efort este inactivă, alocarea de noi resurse nu reduce durata activităţii, creşte însă volumul de muncă al activităţii.

În continuare se va trece la repartizarea de resurse pentru studiul de caz considerat. Pentru aceasta este necesară modificare modului de vizualizare a proiectului. Acest lucru se face prin apăsarea butonului More Views de pe bara laterală stânga,

urmată de alegerea vizualizării de tip Task Entry (vezi figura 2.23). Vizualizarea Task Entry combină vizualizarea de tip Gantt (în partea superioară a ferestrei) cu cea Task Form (în partea inferioară). Vizualizarea Task Form furnizează informaţii despre toate variabilele formulei de programare: durata (câmpul Duration), gradul de alocare (câmpul Units) şi volumul de muncă (câmpul Work).

Figura 2.23Vizualizarea Task Entry

Ecranul Microsoft Project va arăta atunci ca în figura 2.24. Se remarcă prezenţa câmpului Effort driven, care este implicit activ. Repartizarea unei resurse se face prin parcurgerea etapelor ilustrate de animaţia de mai jos.

Repartizarea unei resurse 1

S-a putut observa că s-au repartizat două resurse de tip lucru (personal) cu programarea determinată de efort activă, astfel că durata iniţial prevăzută a activităţii nu s-a modificat (2 zile). Se

41

42

va mai urmări şi cum sunt marcate resursele pe diagrama Gantt. Se atrage în mod special atenţia asupra modului în care s-a făcut repartizarea celor două resurse.

Figura 2.24Vizualizare combinată

Butonul OK s-a apăsat abia după ce s-au alocat ambele resurse. În animaţia de mai jos se va vedea ce se întâmplă când nu se procedează aşa şi se apasă butonul OK după introducerea

fiecărei resurse. Acest al doilea mod de lucru corespunde de fapt adăugării unei resurse, ceea ce în cazul programării determinată de efort activă va produce scăderea duratei activităţii către care se repartizează resursele.

Repartizarea unei resurse 2

Se vor aloca în continuare resursele după modelul descris mai jos:

Analiza de piaţăStabilirea caracteristicilor generale ale pieţei

Inginer mecanic – 100%Inginer tehnolog – 100%Traducător – 25%

Evaluarea cadrului legislativJurist – 50%

Evaluarea tendinţelor în domeniul vizatInginer mecanic – 100%Economist – 75%

Situaţia actuală a produselor similareInginer mecanic – 100%Inginer tehnolog – 100%

Evaluarea pieţei aprovizionăriiEconomist – 75%Secretară – 50%

Analiza concurenteiEconomist – 75%

Studiul de fezabilitatePrecizarea temei, cu definitivarea necesităţii şi oportunităţii

Inginer mecanic – 100%

43

44

Inginer tehnolog – 100%Economist – 75%

Stabilirea datelor tehnice ale lucrăriiInginer tehnolog – 50%Tehnolog – 50%Dactilograf 1 – 100%Secretară – 50%

Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelorInginer mecanic – 100%Inginer tehnolog – 100%Tehnician 1 – 100%Proiectant – 100%Desenator 1 – 100%Dactilograf 1 – 100%Secretară – 50%

Stabilirea resurselorEconomist – 75%Inginer tehnolog – 50%Tehnolog – 50%Dactilograf 1 – 100%Secretară – 50%

Calculul principalilor indicatori tehnico-economiciInginer mecanic – 100%Inginer tehnolog – 50%Tehnician 1 – 100%Tehnician 2 – 100%Laborant 1 – 100%

Elaborarea unei soluţii noi pentru produsElaborarea planului şi a schemelor

Inginer mecanic – 100%Inginer tehnolog – 50%Proiectant – 100%Tehnolog – 50%Tehnician 1 – 100%Dactilograf 2 – 50%

Secretara – 50%Desenator 1 – 100%Desenator 2 – 100%

Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produsInginer tehnolog – 100%Traducător – 25%Dactilograf 1 – 50%Dactilograf 2 – 50%Secretara – 25%Proiectant – 100%Tehnician 1 – 100%Tehnician 2 - 50%Desenator 1 – 100%Desenator 2 – 100%

Dotări cu echipamente – Cu Effort driven nebifatEconomist – 75%Laborant 1 – 100%Laborant 2 – 100%Secretară – 50%Dactilograf 1 – 50%Tehnician 1 – 20%Tehnician 2 – 50%Inginer mecanic – 100%

Achiziţionare materii prime, materialeSecretară – 40%Dactilograf 1 - 25%Traducător -25%Tehnolog – 25%Tehnician 1 – 50%Tehnician 2 – 25%

Realizarea modelului soluţiei propuseElaborarea modelului

Inginer mecanic – 50%Inginer tehnolog – 50%Traducător – 25%Dactilograf 1 – 50%Secretară – 10%

45

46

Tehnolog – 10%Tehnician 2 – 25%Laborant 1 – 10%Desenator 1 – 50%Desenator 2 – 100%

Stabilirea unui lot de testInginer tehnolog – 50%Tehnician 1 – 25%Laborant 2 – 40%Dactolograf 1 – 25%Desenator 1 – 40%

Elaborarea procedurii de laboratorInginer tehnolog – 100%Laborant 1 – 100%Laborant 2 – 100%Desenator 1 – 100%Dactolograf 1 – 100%Secretară – 25%Traducător – 25%Programator – 50%

Dotarea cu echipamente - Cu Effort driven nebifatEconomist – 75%Inginer mecanic – 30%Dactilograf 1 – 25%Secretară – 10%Tehnician 1 – 20%Tehnician 2 – 50%Laborant 1 – 75%Laborant 2 – 50%Tehnolog – 25%

Achiziţionarea de materii prime consumabileSecretară – 25%Tehnician 1 – 25%Tehnician 2 – 20%Proiectant – 100%Inginer mecanic – 20%

Dactilograf 2 – 50%Faza experimentală şi de transfer tehnologic

Experimentarea modeluluiInginer mecanic – 100%Inginer tehnolog – 100%Programator – 50%Dactilograf 1 – 100%Secretară – 50%Proiectant – 100%Tehnolog – 50%Tehnician 1 – 100%Tehnician 2 – 100%

Concepere prototipInginer mecanic – 100%Tehnolog – 50%Tehnician 1 – 100%Proiectant – 100%Strungar – 50%Laborant 1 – 100%Dactilograf 1 – 100%Secretară – 50%

Transfer tehnologic - Cu Effort driven nebifatInginer mecanic – 100%Dactilograf 1 – 100%Secretara – 50%Proiectant - 100%Tehnician 1 – 100%Traducător – 25%Programator - 50%

Valorificarea rezultatelor - Cu Effort driven nebifatInginer mecanic – 100%Inginer tehnolog - 100%Economist – 75%Jurist – 50%Programator – 50%Traducător – 25%Secretară – 50%

47

48

Dactilograf 1 – 100%Proiectant – 100%

Pentru majoritatea activităţilor repartizarea s-a făcut cu programarea determinată de efort activă. Excepţie fac activităţile: Dotări cu echipamente, respectiv Dotarea cu echipamente, Valorificarea rezultatelor, Transfer tehnologic. Pentru ele s-a evidenţiat această stare şi în imaginile însoţitoare prin încercuirea cu o elipsă a câmpului Effort Driven.Deocamdată nu s-a făcut decât alocarea resurselor de lucru (de tip personal). În continuare se va face alocarea resurselor de lucru de tip echipamente. Alocarea acestui tip de resurse poate influenţa durata activităţilor (dacă metoda de programare determinată de efort este activă). Este decizia managerului ce utilizează Microsoft Project să stabilească dacă repartizarea unor resurse de tip echipament va determina reducerea sau nu a duratei unei activităţi. Dacă de exemplu într-un proiect oarecare există o activitate numită Prelucrarea datelor unui sondaj, iar într-o primă fază se alocă un singur calculator, este de presupus că suplimentarea cu încă unul va duce chiar la înjumătăţirea duratei activităţii (dacă se va folosi programarea determinată de efort). Alteori, alocarea de resurse de tip echipament nu va determina modificarea duratei unei activităţi. Pentru studiul de caz analizat, se consideră că alocarea de resurse de tip echipament nu va reduce durata activităţilor. Având în vedere că resursele de tip personal au fost deja alocate, soluţia va fi adăugarea de resurse de tip echipament cu metoda programării determinată de efort inactivă.Adăugarea de resurse de tip echipament se face aşa cum se poate vedea în animaţia de mai jos.

Repartizarea (adăugarea) unei resurse de tip echipament

După completarea resurselor de tip echipament, ar trebui să se ajungă la o situaţie ca aceea prezentată în imaginile ce urmează

(unde au fost evidenţiate numai resursele de tip echipamente adăugate).

Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţeiCalculator – 50%Imprimantă – 25%

Evaluarea tendinţelor in domeniul vizatCalculator – 50%Imprimantă – 20%

Situaţia actuală a produselor similareCalculator – 50%

Evaluarea pieţei aprovizionăriiCalculator – 50%Imprimantă – 15%

Analiza concurenţeiCalculator – 40%

Stabilirea datelor tehnice ale lucrăriiCalculator – 200%Imprimantă – 75%

Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelorCalculator – 150%Imprimantă – 40%

Calculul principalilor indicatori tehnico-economiciCalculator – 100%Imprimantă – 50%

Elaborarea planului si a schemelorCalculator –400%Imprimantă – 75%Scanner – 50%

49

50

Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produsCalculator – 400%

Imprimantă – 50%Elaborarea modelului

Calculator – 300%Imprimantă – 25%Scanner – 20%

Stabilirea unui lot de testCalculator – 50%Imprimantă – 10%

Elaborarea procedurii de laboratorCalculator – 300%Imprimantă – 50%

Experimentarea modeluluiCalculator – 300%Imprimantă – 25%Scanner – 20%Strung – 75%AMC – 20%SDV – 10%

Concepere prototipCalculator – 400%Imprimantă – 50%Strung – 50%Cuva - 25%Presă hidraulică – 25%AMC – 50%SDV – 50%

Transfer tehnologic

Calculator – 150%Imprimantă – 75%

Valorificarea rezultatelorCalculator – 200%Imprimantă – 75%

Activităţilor ce nu au fost regăsite mai sus nu li s-au adăugat resurse de tip echipamente. Pe figuri, din motive de spaţiu, nu apar decât resursele de tip echipamente adăugate. În continuare se va face alocarea de resurse materiale (consumabile). Din punct de vedere al tehnicii de lucru, se va proceda ca şi la celelalte tipuri de resurse, cu observaţia că resursele materiale se alocă în unitatea de măsură precizată la definirea resursei, sau pe unitatea de timp. Astfel un consum de carburant, de exemplu poate fi înregistrat în litri sau pentru o perioadă de o lună. În aceste condiţii, cele două resurse alocate mai jos se citesc: Vopsea în cantitate de 24 litri şi Diluant la un consum de 10 litri pe săptămână.

Există şi o a treia metodă de a preciza costuri: alocarea acestora ca sume fixe (costuri fixe). Poate fi, de exemplu cazul unor taxe ce trebuie plătite, sau a unor cheltuieli ce nu se raportează nici la timp şi nici la un anumit consum normat.

În cazul studiului de caz, astfel de cheltuieli vor fi cele pentru rechizite ca şi cele pentru echipament de protecţie şi întreţinere. Pentru studiul de caz analizat, resursele materiale se vor aloca după cum urmează:

Analiza de piaţăStabilirea caracteristicilor generale ale pieţei

0,25 topuri de hârtie0,25 cartuş imprimantă100000 lei rechizite

Evaluarea pieţei aprovizionării0,15 topuri de hârtie

51

52

0,15 cartuş imprimantă100000 rechizite

Studiul de fezabilitateStabilirea datelor tehnice ale lucrării

1 top de hârtie0,5 cartuş imprimantă180000 lei rechizite

Calculul principalilor indicatori tehnico-economici0,25 topuri de hârtie0,5 cartuş imprimantă100000 lei rechizite

Elaborarea unei soluţii noi pentru produsElaborarea planului şi a schemelor

2 topuri de hârtie0,75 cartuş imprimantă240000 lei rechizite

Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produs1 top de hârtie0,5 cartuş imprimantă150000 lei rechizite

Achiziţionare materii prime, materiale1500000 lei Echipamente de protecţie

Realizarea modelului soluţiei propuseElaborarea modelului

0,5 topuri de hârtie60000 lei rechizite2 litru Vopsea 1 litru Diluant40 kg Materiale metalice

Achiziţionarea de materii prime consumabile1500000 lei Echipamente de protecţie

Faza experimentală şi de transfer tehnologicConcepere prototip

5 litru Vopsea2 litru Diluant

Transfer tehnologic1 top de hârtie0,5 cartuş imprimantă210000 lei rechizite

Valorificarea rezultatelor0,5 topuri de hârtie0,5 cartuş imprimantă

Se mai face şi precizarea că activităţile de Dotări cu echipamente, respectiv Dotarea cu echipamente, se înregistrează numai cu resursele de tip personal consumate de specialiştii care asigură montarea, reglarea şi punerea in funcţiune a echipamentelor achiziţionate (presa hidraulică, cuva, SDV-urile şi AMC-urile – se consideră că resursa strung exista deja). Aceste resurse de tip echipamente se vor înregistra cu valorile de amortizare. În animaţia de mai jos se exemplifică alocarea de resurse de tip material activităţii Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei

folosind butonul Assign Resources- . În acest caz, modul de alocare (Effort driven sau nu) va fi cel setat în vizualizarea Task Entry, dar alocarea se poate face şi direct cu ajutorul vizualizării Task Entry (aşa cum de altfel s-a făcut şi în cazul alocării de resurse de personal şi echipamente).

Repartizarea (adăugarea) unei resurse de tip material

Schimbarea tipurilor de activităţi

Analiza figurii 2.25 pune în evidenţă câmpul Task type (marcat cu o elipsă). Pentru toate resursele, până acum, valoarea acestui câmp a fost Fixed Units. Explicarea funcţionalităţii acestui control impune reamintirea formulei de calcul a volumului de muncă a unei activităţi:

Durată x Unităţi de alocare = Volum de muncă

Această relaţie poate fi privită ca un raport între trei mărimi, dintre care una este fixă (nu neapărat constantă), astfel că

53

54

modificarea uneia dintre cele două [mărimi] variabile permite calculul celeilalte.

Figura 2.25Tipuri de activităţi

De exemplu, pentru o activitate descrisă de relaţia:

24 ore x 50% = 12 ore

adică o resursă alocată în proporţie de 50% pe o durată de 24 ore, va consuma un volum de muncă de 12 ore. Admiţând că se operează în sistem Fixed Units, menţinerea procentului de alocare [de 50%] va determina ca o durată de 20 ore să conducă la un volum de muncă de 10 ore. Relaţia se poate citi şi astfel: dacă volumul de muncă ajunge la 24 ore, menţinând rata de alocare la 50%, s-ar impune o durată a activităţii de 48 ore.În aceeaşi relaţie, dacă se optează pentru sistemul de programare Fixed Duration, se poate raţiona astfel: dacă durata activităţii se menţine constantă (la 24 de ore), atunci o modificare a ratei de alocare de la 50% la 75%, va produce o ajustare a volumului de muncă la 18 ore. S-ar putea urma şi o logică de tipul: pentru durata fixă de 24 de ore, o reducere a volumului de muncă de la 12 la 10 ore, ar impune o modificare a ratei de alocare a resursei de la 50% la 42%.Din punct de vedere practic, pentru studiul de caz analizat, în animaţia de mai jos se prezintă

comportarea Microsoft Project la schimbarea tipului unei activităţi. În aceeaşi animaţie se surprind toate cele trei tipuri de activităţi (Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work).

Schimbarea tipului de activitate

Crearea unei noi resurse şi repartizarea sa

În toată prezentarea de până acum crearea de resurse şi alocarea lor au fost procese complet separate. Este posibilă însă alocarea unei resurse chiar de la crearea sa. Pentru aceasta se va proceda ca în animaţia de mai jos. Pentru activitatea Valorificarea rezultatelor, se defineşte o nouă resursă Designer pag. web, alocată 100%. Pentru această resursă se defineşte şi un cost.

Crearea unei resurse concomitent cu repartizarea ei

Alocarea de resurse la o activitate care are deja alocate altele, va determina modificarea fie a unităţilor de alocare (ale resurselor deja alocate), fie a duratei activităţii, fie a volumului de muncă, în funcţie de setarea Effort driven, dar şi de setarea Task type.

Întreruperea lucrului la o activitate

Chiar dacă în derularea unui proiect se pot prevedea perioade în care nu se lucrează (sărbători legale de exemplu), se impune necesitatea existenţei unei metode de a fragmenta derularea proiectului la nivel de activitate. Această fragmentare înseamnă de fapt introducerea unor perioade de întrerupere a lucrului pentru o anumită activitate (motivele pot fi multiple: indisponibilitatea accidentală de resurse, necesitatea de a realinia temporal anumite activităţi etc.). Modul de lucru este interactiv şi precizia de lucru depinde direct de setarea modului de reprezentare a calendarului diagramei Gantt. Setarea se face cu autorul câmpului Format

55

56

Timescale (vezi figura 2.26). Este posibilă afişarea timpului pe 3 nivele (Top, Middle şi Bottom). Pentru fiecare nivel se poate seta desimea grilei de reprezentare şi de poziţionare a etichetelor. Pentru o mai bună înţelegere se recomandă testarea modului cum setările influenţează aspectul diagramei Gantt.În animaţia de mai jos se poate vedea cum se întrerupe lucru la o activitate. Este vorba despre Elaborarea planului şi a schemelor, prevăzută a începe 3 februarie 2005 şi a se încheia pe 14 februarie 2005. Întreruperea va fi de două zile şi va începe la data 7 februarie 2005.

Întreruperea unei activităţi

Anularea întreruperii unei activităţi se poate face tot interactiv, prin „tragerea” uneia din limitele întreruperii spre cealaltă. Dacă se trage spre dreapta limita din stânga, durata totală a activităţii va creşte cu durata întreruperii, în vreme ce dacă se trage spre stânga limita din dreapta, se revine practic la situaţia existentă înainte de realizarea întreruperiiÎn animaţiile de mai jos se poate vedea cum se poate face anularea întreruperii unei activităţi.

Figura 2.26Formatarea scării timpului

Anularea întreruperii unei activităţi (cu prelungirea duratei)

Anularea întreruperii unei activităţi (fără prelungirea duratei)

Se face menţiunea că dacă se reprogramează o activitate ce conţine o întrerupere, reprogramarea va conţine şi întreruperea.

Calendare Microsoft Project

Microsoft Project utilizează mai multe tipuri şi subtipuri de calendare. Mai jos se sintetizează clasificarea calendarelor Microsoft Project:

Calendare de bază o Calendare ale proiectului ;

57

58

o Calendare ale activităţilor ; Calendare de resurse.Calendarele de bază pot fi: Standard. De tip 24 de ore. De tip schimb de noapte (night shift).

Mai sus au fost enumerate tipuri de calendare. Pot fi create oricâte calendare de un anumit tip este nevoie. Calendarul proiectului stabileşte orarul de lucru şi timpii nelucrători pentru toate activităţile pentru

care nu au fost definite calendare specifice (figura 2.28).

Dacă anumite activităţi trebuie să se desfăşoare în perioade situate în afara calendarului proiectului, atunci pentru ele se vor defini calendare de activitate (de exemplu, o activitate trebuie să se desfăşoare în timpul nopţii sau în week-end).

Specificarea calendarului de proiect se face cu ajutorul câmpului Project Project Information. Se va ajunge la caseta de dialog din figura 2.27.

Figura 2.27Specificarea calendarului de proiect

Dacă se doreşte modificarea setărilor pentru un anumit calendar se foloseşte câmpul Tools Change Working Time.Se pot modifica atât orele de program zilnic (From …To), cât şi zilele nelucrătoare (în afara weekend-urilor). În cele ce urmează se va aborda problema definirii unui calendar al unei activităţi (Elaborarea planului şi a schemelor) care nu se va încadra în calendarul proiectului (motivul ar putea fi, de exemplu, dorinţa de a finaliza mai devreme această activitate, fără alocarea de resurse suplimentare, ci doar prin utilizarea sâmbetelor şi duminicilor ca timp de lucru).

Figura 2.28Configurarea unui calendar

59

60

Primul pas constă în definirea unui nou calendar. Pentru aceasta se va proceda ca în animaţia de mai jos:

Definirea unui nou calendar

După crearea calendarului, se trece la aplicarea noului calendar unei activităţi. Se va proceda ca în animaţia ce urmează:

Asocierea unui calendar unei activităţi

Se atrage atenţia asupra activării câmpului Scheduling ignores resource calendars (figura 2.29). În cazul în care acest câmp nu ar fi fost bifat, în planificarea activităţii s-ar fi ţinut cont şi de un calendar al unei resurse (dacă acesta ar fi fost definit).

Figura 2.29Activitate care igonră calendarele de resurse

Se observă (figura 2.30) că activitatea căreia i s-a alocat un

calendar propriu este marcată cu pictograma ).

Figura 2.30Evidenţierea unei activităţi căreia i s-a alocat un calendar

Se mai constată că deşi durata activităţii a rămas aceeaşi (8 zile lucrătoare), data de finalizare s-a modificat (vezi figura 2.31.b ; în figura 2.31.a apare activitatea înaintea alocării calendarului nou definit) pentru că se va lucra şi în week-end-uri.

Figura 2.31Efectul alocării noului calendar definit

61

62

a.

b.

Dacă se doreşte ştergerea sau redenumirea unui calendar deja definit, se va utiliza câmpul Tools Organizer. Se va ajunge la caseta de dialog din figura 2.32). După selecţia numelui calendarului care se doreşte a fi şters, se apasă butonul Delete.

Definirea de activităţi repetitive

De multe ori este necesară definirea unor activităţi cu caracter periodic (repetitiv). Este cazul şedinţelor, analizelor etc. Aceste activităţi consumă şi ele resurse. La o şedinţă participă persoane care au şi alte atribuţiuni în cadrul proiectului. Este deci necesară alocarea de resurse către activităţile repetitive, tocmai pentru a evita o programare defectuoasă.

Fiigura 2.32Ştergerea sau redenumirea unui calendar

Pentru definirea unei activităţi recurente se va urma (până la un punct) procedura de creare a unei noi activităţi. Pentru exemplul curent, se va selecta prima activitate a proiectului (Analiza de piaţă) şi se va parcurge secvenţa ilustrată de animaţia de mai jos.

Definirea unei activităţi repetitive

În animaţie a fost definită o activitate denumită Şedinţă lunară de analiză, ce are loc în prima zi de luni a fiecărei luni şi durează 1,5 ore. După cum se poate observa şi pe diagrama Gantt, activităţile recurente (repetitive) sunt figurate pe o orizontală separată (figura 2.33).

Figura 2.33Vizualizarea activităţilor recurente

63

64

Numărul de apariţii pentru fiecare activitate recurentă se stabileşte tot din caseta de dialog Recurring Task Information (figura 2.34). Astfel, o activitate poate avea loc de un număr fix de ori (End after…occurrences), sau se poate încheia înaintea unei date stabilite (End by…). Data de la care vor începe să aibă loc activităţile recurente se stabileşte şi ea (Start…).

În cazul exemplului, aceasta coincide cu data de începere a proiectului. Se mai observă şi că activităţilor recurente li se pot asocia calendare proprii. Se mai face şi precizarea că Microsoft Project

avertizează când o activitate recurentă ar fi planificată să aibă loc într-un timp nelucrător (week-end, sărbătoare legală, sau pur şi simplu în afara calendarului proiectului) – ceea ce se poate observa şi în finalul animaţiei precedente (când o şedinţă urma să se desfăşoare pe 2 mai, zi definită anterior ca nelucrătoare).

Figura 2.34Stabilirea numărului de apariţii ale unei activităţi recurente

Pentru activităţile recurente definite se vor aloca şi resurse (după procedura clasică), aşa cum se poate vedea în figura 2.35. Alocarea se va face activităţii centralizatoare Şedinţă lunară de analiză.

Stabilirea restricţiilor pentru activităţi

Figura 2.36 are rolul de a pune în evidenţă câmpul Constraint Type. Se poate ajunge la această casetă de dialog prin selectarea unei activităţi şi folosirea butonului Task

Information (sau clic dreapta şi apoi câmpul Task Information).

65

66

Figura 2.35Alocarea de resurse pentru o activitate recurentă

Până acum, pentru toate activităţile introduse în cadrul proiectului, a fost folosită restricţia implicită, e vorba de cea de tip As Soon As Possible, ceea ce impune ca o activitate să poată începe imediat ce precedenta s-a încheiat. Atenţie, aceasta este restricţia implicită pentru proiectele programate pornind de la data lor de început. Există însă şi cazuri când programarea unui proiect se face pornind de la data de finalizare. În acest caz, restricţia implicită este As Late As Possible.

Figura 2.36Impunerea unui tip de constrângere

Microsoft Project permite însă definirea şi a altor restricţii. În principiu, o restricţie controlează datele de început şi de sfârşit ale unei activităţi. Acestea pot depinde astfel şi de alte criterii/considerente decât data de finalizare a activităţii precedente (sau succesoare). Restricţiile sunt nu numai de anumite tipuri, ci şi de anumite categorii. Există astfel restricţii flexibile (afectează datele de început şi de sfârşit ale unei activităţi, fără însă a-i modifica durata), semi-flexibile (datele de început şi de finalizare pot fi schimbate în anumite limite, dar durata rămâne neschimbată) şi inflexibile (datele de începere şi finalizare sunt ne-modificabile). În tabelul de mai jos sunt sintetizate cele 8 tipuri de restricţii, cu precizarea categoriei căreia îi aparţine fiecare:

67

68

Tabelul 2.2Tipuri şi categorii de constrângeri

Tip restricţie SemnificaţieCategorie restricţie

As Soon As Possible (ASAP)Cât mai devreme posibil

O activitate începe imediat ce precedenta s-a încheiat (în timp de lucru)

Flexibilă

As Late As Possible (ALAP)Cât mai târziu posibil

O activitate începe cât mai târziu posibil, fără a întârzia însă activităţile succesoare sau fără a afecta data de finalizare a proiectului

Flexibilă

Start No Earlier Than (SNET)Începe nu mai devreme de

O activitate va începe la, sau după data specificată

Semiflexibilă

Start No Later Than (SNLT)Începe nu mai târziu de

O activitate va începe la, sau înainte de data specificată

Semiflexibilă

Finish No Earlier Than (FNET)Finalizare nu mai devreme de

O activitate se va finaliza la, sau după data specificată

Semiflexibilă

Finish No Later Than (FNLT)Finalizare nu mai târziu de

O activitate se va finaliza la, sau înainte de data specificată

Semiflexibilă

Must Start On (MSO)Trebuie să înceapă la

O activitate va începe exact la data specificată

Inflexibilă

Tabelul 2.2Tipuri şi categorii de constrângeri

Tip restricţie SemnificaţieCategorie restricţie

Must Finish On (MFO)Trebuie să se finalizeze la

O activitate se va finaliza exact la data specificată

Inflexibilă

Pentru ilustrarea cu un exemplu a celor spuse, se va aplica activităţii Achiziţionare materii prime, materiale, o restricţie de tip SNET. Astfel din motive de resurse financiare, pentru achiziţionarea de materii prime şi materiale, nu se pot angaja plăţi înainte de data de 15.03.2005. Din punct de vedere tehnic, se va proceda ca în animaţia de mai jos.

Definirea unei restricţii

Se observă că într-o primă etapă se defineşte tipul de restricţie (cu ajutorul casetei Task Information), iar într-o a doua [etapă] se precizează data mai devreme de care nu poate demara activitatea. Se va mai observa că în diagrama Gantt, activitatea a fost repoziţionată (fără modificarea duratei sale).

Introducerea datelor de finalizare

Pentru o activitate se poate preciza şi un termen final de finalizare (deadline). Un astfel de termen de finalizare nu va determina „rearanjarea” pe diagrama Gantt a activităţii, ci doar va semnala când o modificare de programare ar putea duce activitatea dincolo de termenul fixat (deadline). O altă modalitatea de lucru pentru fixarea unui termen de finalizare ar fi impunerea unei restricţii de tip Finish No Later Than. Această metodă va determina însă repoziţionarea activităţii pe diagrama Gantt, ceea ce constituie o abordare prea rigidă. În animaţia de mai jos se poate vedea cum s-a realizat fixarea unui termen limită pentru încheierea unei activităţi.

69

70

Definirea unui termen limită (deadline)

În figura 2.37 se poate vedea cum arată diagrama Gantt după definirea datei limită.În figura 2.38 se prezintă caseta de dialog Task Information, cu ajutorul căreia s-a fixat un termen limită de finalizare (deadline) pentru activitatea Dotări cu echipamente. Data este 18/03/2005.

Figura 2.37Data limită pe diagramă Gantt

Figura 2.38Fixarea unui termen de finalizare (deadline)

Dacă printr-o operaţie de reprogramare termenul final al activităţii pentru care s-a definit un deadline este astfel modificat încât intră în conflict chiar cu deadline-ul, utilizatorul va fi avizat aşa cum se poate vedea în figura 2.39.

Figura 2.39Deadline în conflict cu termenul final al unei activităţi

71

72

Vizualizarea drumului critic al proiectului

Unul din cele mai importante elemente în managementul unui proiect este controlul datei de finalizare a proiectului. Din acest punct de vedere se poate vorbi despre două tipuri de activităţi: unele pentru care modificarea programării va influenţa data de încheiere a proiectului şi altele, a căror reprogramare (în anumite limite) nu va afecta data de finalizare a proiectului.Primele activităţi definesc aşa numitul drum critic (critical path) al proiectului. Drumul critic este deci o succesiune de activităţi care dictează de fapt data de finalizare a proiectului (deci, durata sa). Pe măsură ce un proiect avansează, în funcţie de felul cum sunt desfăşurate activităţile (faţă de programarea iniţială) este posibilă modificarea drumului critic. Activităţile de pe drumul critic se numesc la rândul lor activităţi critice (critical tasks). Faptul că o activitate este critică sau nu se stabileşte în funcţie de rezervele sale (critical slack). Astfel, o activitate se consideră că are rezerve dacă poate fi întârziată (în anumite limite rezonabile – de ordinul zilelor), fără să afecteze data de finalizare a proiectului. O activitate devine critică atunci când se întâmplă unul din evenimentele următoare:

activitatea nu are rezerve ; asupra activităţii s-a impus o constrângere de tip Must Start

On sau Must Finish On ; are o constrângere de tip As Late As Possible într-un proiect

eşalonat pornind de la data de debut ; are o constrângere de tip As Soon As Possible într-un proiect

eşalonat pornind de la data de terminare ; are o dată de terminare identică sau ulterioară propriului

deadline.

Cunoaşterea drumului critic şi, deci, a activităţilor critice este importantă pentru managerul de proiect pentru că atrage atenţia asupra activităţilor pentru care o cât de mică defecţiune de programare sau execuţie poate afecta data de finalizare a proiectului.

Drumul critic poate fi controlat (în sensul reducerii extinderii sale) printr-una dintre metodele de mai jos:

scurtarea duratei sau volumului de muncă pentru activităţile de pe drumul critic ;

modificarea constrângerilor activităţilor de pe drumul critic în vederea asigurării unei mai mari flexibilităţi de programare ;

fragmentarea unei activităţi critice în sub-activităţi ce pot fi executate în paralel ;

regândirea dependenţelor dintre activităţi ; planificarea de muncă peste normă (dincolo de cele 8 ore de

lucru normale) ; alocare de resurse suplimentare activităţilor critice.

Pentru vizualizarea drumului critic (al întregului proiect, pentru că fiecare grup de activităţi reunite sub o activitate centralizatoare are propriul său drum critic), se va proceda ca în animaţia ce urmează:

Vizualizarea drumului critic

Activităţile desenate în diagrama Gantt cu culoarea roşie sunt critice (şi înlănţuirea lor defineşte drumul critic). Cifrele din prelungirea unor activităţi necritice reprezintă rezervele acestora. Activităţile reprezentate cu albastru pe diagrama Gant nu sunt critice.

Cuvinte cheie

Activitate – Parte a unui proiect, cu o durată estimată, pentru care se alocă resurse.Alocare – Atribuirea către o activitate a unei părţi din capacitatea de muncă a unei resurse. Partea alocată se exprimă

73

74

în procente sau fracţii de unitate.Punct de reper – Eveniment semnificativ din derularea unui proiect. În general punctele de reper sunt activităţi cu durată zero, dar orice activitate poate deveni punct de reper.Calendar – Mecanism de lucru care determină (controlează) timpul de lucru pentru activităţi sau resurse.Resursă – Orice element necesar pentru îndeplinirea uneia sau mai multor activităţi. Resursele pot fi de tip personal, echipamente sau materiale.Cost – Exprimarea valorică (bănească) a efortului necesar utilizării unei resurse.Programare determinată de efort – Metodă de programare în care volumul de muncă pentru o activitate rămâne constant indiferent de numărul de resurse alocate.Restricţie – Condiţie, impusă unei activităţi, de tipul unei anumite date de începere sau de terminare sau a duratei.Drum critic – Serie de activităţi care determină direct data de finalizare a unui proiect. Activităţile de pe drumul critic au rezerve nule, adică întârzierea oricărei astfel de activitate va determina întârzierea datei de finalizare a întregului proiect.

75

76

3 Managementul resurselor

Veţi afla / învăţa despre:

Disponibilitatea unei resurse ;

Supra-alocarea resurselor ;

Nivelarea resurselor ; Controlul repartizării

resurselor.

Vous allez apprendre sur:

La disponibilité d’une ressource

Sur-allocation d’une ressource

Uniformiser les ressources Le contrôle de la

répartition des ressources

Ajustarea timpului de lucru pentru resurse individuale

Pentru resursele de tip personal şi echipament (nu şi pentru cele de tip material), se pot actualiza calendarele individuale ale acestora. O astfel de actualizare indică disponibilitatea reală a resursei, atunci când această disponibilitate nu se suprapune perfect peste calendarul proiectului – iniţial toate resursele primesc orarul de lucru al calendarului iniţial al proiectului. Exemple de situaţii ce solicită crearea şi aplicarea acestor calendare ar putea fi activităţi planificate (cunoscute) de tipul unor delegaţii, unor concedii sau unor participări la cursuri de perfecţionare. În animaţia ce urmează se poate vedea cum se actualizează un calendar pentru

resursa dactilograf1, care nu va putea lucra la proiect în zilele de 24 si 25 martie 2005. Pentru a se putea urmări mai uşor efectele acestei ajustări, se recomandă modificarea timpului de lucru pornind de la o activitate care se desfăşoară într-o perioadă ce include intervalul 24-25 martie 2005. Pentru selectarea celor două zile s-a folosit tehnica selecţie iniţială CTRL + selecţie +….., sau, se putea folosi tehnica selecţie iniţială SHIFT + selecţie finală.

Actualizarea calendarelor individuale

Se va urmări cum activitatea Dotarea cu echipamente, pentru care resursa dactilograf1 era alocată 100% se va deplasa în timp, fiind „împinsă” înainte cu cele două zile în care resursa nu este disponibilă. Dacă mai multe resurse vor utiliza timpi de lucru diferiţi de cei ai calendarului proiectului, dar aceiaşi pentru toate resursele, este mai comod să se definească un nou calendar (Tools Change working time New), după care acesta să se aplice resurselor în cauză – vezi figura 3.1 (caseta de dialog Resource Information este reprezentată parţial).

Figura 3.1Aplicarea unui nou calendar unei resurse

77

78

Stabilirea disponibilităţii unei resurse

O altă modalitate de a controla (şi programa) utilizarea unei resurse este să se modifice disponibilitatea sa, altfel decât atribuindu-i un alt orar decât cel al calendarului proiectului.

De exemplu, în proiectul analizat, pentru resursa calculator, unităţile de alocare specificate au fost de 400%, ceea ce înseamnă de fapt că se vor utiliza 4 calculatoare (sau două pe durata a două schimburi pe zi). Este posibil ca pentru o anumită

perioadă, numai trei calculatoare să fie disponibile (de exemplu, al patrulea este necesar unor activităţi din afara proiectului). În acest caz, cea mai bună metodă ar fi să se stabilească disponibilitatea resursei. Se va proceda ca în animaţia de mai jos.

Modificarea disponibilităţii unei resurse

În animaţie, pentru început s-a comutat în forma de vizualizare Resource Sheet, întâlnită deja de la crearea resurselor. Unele resurse apar colorate diferit (roşu), ceea ce simbolizează că acestea au fost supra-alocate, situaţie ce va trebui corectată într-un fel (se va relua această discuţie ulterior). Se poate observa că după precizarea indisponibilităţii unui calculator între 23 şi 29 decembrie 2004, şi resursa calculator devine supra-alocată.

Rate de plată multiple pentru o singură resursă

Este posibil ca într-un proiect,pentru aceeaşi resursă să se folosească mai multe nivele de salarizare. Numărul maxim al acestora este 5. Un exemplu de situaţie care ar putea necesita nivele multiple de plată ar fi cazul în care aceeaşi persoană cumulează mai multe funcţii în cadrul proiectului. Dacă de exemplu resursa programator din proiectul nostru ar face nu numai programare, dar s-ar ocupa şi de întreţinerea tehnicii de calcul, atunci el ar putea fi plătit diferit pentru cele două activităţi. În animaţia de mai jos se poate vedea

cum pentru resursa programator, se defineşte un al doilea nivel de plată, de 120000 lei/oră.

Definirea unui al doilea nivel de salarizare

Examinarea costurilor unei resurse

Dacă se doreşte examinarea costurilor resurselor unui proiect se va utiliza meniul View Table Summary. Se va proceda ca în animaţia de mai jos.

Examinarea costurilor

În cea de a doua parte a animaţiei, s-a optat pentru vizualizarea costurilor organizate pe grupuri de resurse.

Supra-alocarea resurselor

Atunci când se face alocarea resurselor, mai ales în cazul proiectelor de mare complexitate, este posibil şi probabil să se supra-aloce resurse. Supra-alocarea înseamnă că aceeaşi resursă a fost repartizată pe perioade care se suprapun mai multor activităţi. Astfel, o persoană poate fi implicată cu normă întreagă în două activităţi care se suprapun – fie şi parţial. O resursă poate să fie şi sub-alocată, sau alocată integral. Probleme pune supra-alocarea pentru că rezolvarea acestor tipuri de conflicte determină de regulă modificarea termenului de finalizarea a proiectului. Pentru a se identifica resursele supra-alocate, se va comuta pe unul din modurile de vizualizare: View Table cu oricare din opţiunile Cost, Entry, Hyperlink, Summary, Usage sau Work. Resursele supra-alocate vor fi

scrise cu roşu şi pe coloana de informaţii va apărea simbolul  .

În cazul proiectului analizat, se poate vedea în figura 3.2 că unele resurse sunt supra-alocate.

79

80

Afişarea resurselor se poate face în ordinea în care acestea au fost definite, sau ele se pot structura pe grupe [de resurse], aşa cum au fost ele definite anterior.În animaţia de mai jos se poate vedea cum se comută pe diverse forme de afişare.

Forme de vizualizare a resurselor

Mai ales atunci când supra-alocările se vor rezolva manual, este necesar să se cunoască „feliile de timp” în care aceste suprapuneri se petrec. Acest lucru poate fi făcut în mai multe moduri. Unul dintre ele este ilustrat în animaţia de mai jos.

O formă de vizualizare a supra-alocărilor

Figura 3.2Resurse supra-alocate

După cum s-a putut vedea şi în animaţie, pentru fiecare resursă este posibilă afişarea tuturor activităţilor în care ea este angrenată (vezi figura 3.3). În acest fel se poate vedea clar unde

81

82

se produc suprapunerile (supra-alocările). În figura 3.3, se vede cum ar putea arăta pentru o resursă numită inginer mecanic, suprapuneri triple (activităţile Elaborarea modelului, Achiziţionarea de materii prime şi Dotarea cu echipamente) – nu veţi regăsi în proiect această situaţie.

Figura 3.3Activităţile în care o resursă este angrenată

O alta modalitate de identificare clară a supra-alocărilor este prezentată în animaţia imediat următoare. De această dată s-a optat pentru vizualizarea Resource Graph. Această reprezentare are un caracter grafic mai pronunţat.

Forma de vizualizare Resource Graph

Nivelarea resurselor supra-alocate

În mod frecvent, mai ales la proiectele de mare complexitate, se pot produce aşa numitele supra-alocări ale resurselor, adică una şi aceeaşi resursă să fie repartizată simultan la două sau chiar mai multe activităţi. Supra-alocarea se produce când o resursă este repartizată dincolo de nivelul său de disponibilitate pentru proiect. De exemplu, dacă o resursă are o disponibilitate de 50% (4 ore pe zi) şi este repartizată la două activităţi care se suprapun pe durata de două zile, iar pentru fiecare activitate resursa a fost repartizată tot la nivelul de 50% (4 ore pe zi), rezultă o supra-alocare de 4 ore. Supra-alocările trebuie eliminate, pentru că este imposibil de acceptat derularea unui proiect la care apar astfel de neconcordanţe.Eliminarea supra-alocărilor se poate face în mai multe moduri:

Corectarea suprapunerilor prin modificare 100% manuală a duratelor activităţilor, a nivelelor de alocare şi de disponibilitate a resurselor. Această manieră este potrivită în cazul proiectelor de mică amploare şi care nu prezintă prea multe supra-alocări.

Nivelarea manuală a supra-alocărilor, care este un proces de inserare de întârzieri activităţilor şi de ajustări ale repartizărilor resurselor, cu scopul eliminării supra-alocărilor.

Nivelarea automată, care se produce chiar în timpul alocării resurselor şi de fapt preîntâmpină apariţia supra-alocărilor.

Pentru proiectul analizat se va observa resursa tehnolog. Aceasta apare ca supra-alocată în perioada 24-28.03.2005 (în condiţiile în care nivelul de disponibilitate pentru proiect este de 50%). Atunci au loc concomitent trei activităţi care conduc la un total de 4.8 ore în fiecare din zilele de 24, 25 şi 28 martie 2004. Se va realiza o nivelare numai a acestei resurse, deşi este posibilă şi nivelarea întregului proiect (urmăriţi animaţia cu atenţie).

Nivelarea manuală a resurselor

83

84

Pentru a se vizualiza atât alocarea resursei cât şi diagrama Gantt, s-a împărţit fereastra cu ajutorul câmpului Window Split.Figura 3.4 prezintă caseta de dialog Resources Leveling. Mai jos se vor da câteva detalii legate de anumite câmpuri ale acesteia.

Leveling calculations stabileşte modul cum se va face nivelarea, sau altfel spus, stabileşte nivelul de intervenţie pentru nivelare. Perioada de timp selectată stabileşte de fapt senzitivitatea cu care supra-alocarea va fi recunoscută. În funcţie de alegerea făcută aici, o resursă poate să apară uneori

85

86

supra-alocată, dar alteori nu. Resursele supra-alocate se reprezintă cu culoarea roşie.Lista derulabilă Leveling order, controlează modul cum vor fi mutate pe scara timpului activităţile afectate de nivelare. Dacă două activităţi trebuie reprogramate, va exista între ele vreo diferenţă de prioritate? Când se nivelează resursele, Microsoft Project va întârzia o activitate cu o prioritate mai mică înaintea uneia cu o prioritate mai mare. În mod implicit activităţile primesc o prioritate de 500 (pe o scară de 1 la 1000), deci au o prioritate medie. Un alt câmp de mare interes este Level only within available slack. Dacă se bifează, va fi realizată nivelarea fără să se afecteze data de finalizare a proiectului. Aceasta restricţie importantă va putea face imposibilă nivelarea completă a proiectului. Se poate vedea că este posibilă nivelarea întregii durate a proiectului, sau numai pe o anumită perioadă (Level from – to).

Notă: Se poate observa că şi după nivelare anumite activităţi apar încă supra-alocate. În figura 3.5 se poate vedea cum resursa secretară apare ca supra-alocată deşi timpul de lucru este de numai 4.75 ore (secretara are setat un nivel de disponibilitate de 75%, adică ar putea lucra 6 ore pe zi pentru proiect). Pentru activitatea Şedinţă lunară de analiză, alocarea este de 100%, iar pentru Stabilirea datelor tehnice ale lucrării de 50%. Microsoft Project va aduna cele două nivele de alocare şi astfel va ajunge la 150%, ceea ce reprezintă o supra-alocare (cel puţin la nivelul procentelor de alocare). Microsoft Project raţionează după următorul mecanism : „dacă am alocat o resursă unei activităţi la nivelul de 100%, chiar dacă acea activitate durează numai 2 ore, cum nu s-a specificat nici un orar de desfăşurare a acelei activităţi, resursa trebuie să fie disponibilă 8 ore pe zi pentru acea activitate care s-ar putea desfăşura oricând”. O astfel de situaţie se rezolvă prin definirea de calendare pentru activităţi (sau resurse), care să corecteze astfel de conflicte. O variantă ar fi definirea unui calendar pentru şedinţe care să asigure desfăşurarea lor în afara orarului 8:00-16:00. Dacă s-ar dori ca şedinţele să se desfăşoare în intervalul 8:00-16:00, ar

trebui definite mai multe calendare care să asigure evitarea suprapunerilor, de exemplu (numai) în zilele de şedinţă să se prevadă calendare corespunzătoare pentru activităţile ce au loc atunci.

Figura 3.5Supra-alocare a unei resurse

Ajustarea detaliilor despre repartizări

Înlocuirea repartizării unei resurse

Este deseori necesar în proiectarea sau derularea unui proiect să se înlocuiască repartizarea unei resurse cu alta. Motivele pot fi multiple: o anumită resursă nu este disponibilă la un moment dat, este necesară înlocuirea unei resurse mai scumpă cu una mai ieftină, se doreşte rezolvarea unei probleme de supra-alocare. Întotdeauna se va prefera înlocuirea unei resurse procesului mai complicat de eliminare a unei resurse urmată de alocarea noii resurse. În animaţia de mai jos a fost surprins procesul de înlocuire a resursei dactilograf1 cu desenator1 în cadrul activităţii Stabilirea resurselor.

87

88

Înlocuirea repartizării unei resurse

S-a observat că în procesul de înlocuire nu s-a specificat un alt nivel de alocare pentru noua resursă, motiv pentru care s-a păstrat nivelul celei dintâi (adică 100%).

Aplicarea de costuri diferite pentru aceeaşi resursă

Aşa cum s-a mai spus este posibil să se definească mai multe costuri (maxim 5) pentru o singură resursă. Este posibil ca aceeaşi resursă să fie plătită diferit în funcţie de nivelul muncii pe care o prestează. În cazul proiectului pe care îl analizăm, pentru resursa programator, în cadrul activităţii Transfer tehnologic, se apreciază că va desfăşura o muncă de mai mare importanţă şi dificultate, fapt pentru care se va opta pentru un alt nivel de plată (definit anterior). Acest lucru se poate face aşa cum se va vedea în animaţia de mai jos.

Alocarea de costuri diferite

Controlul repartizărilor de resurse

O fază preliminară necesară unei bune înţelegeri a controlului repartizării unei resurse este setarea unei maniere de vizualizare care să permită urmărirea simultană a mai multor informaţii legate de proiect. În animaţia de mai jos se poate urmări acest proces. Se urmăreşte activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici, cu durata de 3 zile (31.01.2005-2.02.2005).

Setarea unei vizualizări combinate

89

90

În figura 3.6 se va urmări situaţia resursei inginer tehnolog. Aceasta este alocată uniform pe durata celor 3 zile, conform cu nivelul de alocare pentru această activitate de 50%. Dintr-un motiv sau altul, resursa inginer tehnolog nu este disponibilă pe 31 ianuarie 2005, dar ar fi „dispusă” să lucreze mai mult de 4 ore pe zi în datele de 1 şi 2 februarie, astfel încât totalul de ore alocate să fie tot de 12. Procedeul se numeşte întârzierea alocării unei resurse. Nu este vorba de reprogramarea activităţii Calculul principalilor indicatori tehnico-economici , care mai implică şi alte resurse, ci doar de redistribuirea unei resurse cu menţinerea duratei activităţii la care resursa este alocată.

În cazul concret al exemplului analizat se va menţine durata de 3 zile pentru activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici. Pentru realizarea întârzierii resursei inginer tehnolog se va proceda astfel:

se verifică dacă setarea Task type este Fixed Work ; se fixează disponibilitatea resursei inginer tehnolog.

Cele două etape sunt ilustrate de animaţiile de mai jos.

Setarea tipului de activitate Întârzierea resursei

Se poate observa cum resursa inginer tehnolog lucrează tot 12 ore, dar altfel distribuite pe durata celor 3 zile cât durează activitatea. Fireşte nivelul de alocare nu mai este de 50%, ci este setat la 75% pentru zilele de 1 şi 2 februarie 2005. O altă metodă de control a distribuţiei resurselor ar fi aplicarea de profiluri alocărilor de resurse. Până acum toate resursele au fost aplicate uniform pe duratele lor de acţiune. În figura 3.7, se poate vedea caseta de dialog Assignment Information. Se va urmări câmpul Work contour. S-a lucrat până acum numai în sistem Flat, adică repartizare uniformă a resursei pe durata activităţii. Există însă şi alte sisteme de repartizare a unei resurse (vezi tot figura 3.7).

91

92

Toate aceste scheme distribuie resursele neuniform, fie sporind alocarea spre sfârşitul activităţii, fie spre începutul ei, sau în alte

modalităţi. Se va vedea că aplicarea unui profil unei resurse determină în general modificare duratei acesteia. Acest lucru se poate corecta uşor prin impunerea vechii durate după aplicarea profilului (vezi şi animaţia ce urmează). În animaţia de mai jos se poate vedea cum se aplică un profil unei resurse. Este vorba de sistemul Back Loaded, care asigură o mai mare încărcare spre finalul activităţii.

Aplicarea unui profil

Alte forme de introducere a consumurilor de resurse materiale

Introducerea consumurilor de resurse materiale s-a făcut până acum în valori absolute. S-a estimat că pentru activitatea „X”, se vor consuma „Y” topuri de hârtie, de exemplu. Este posibil ca astfel de consumuri să se prescrie raportate la o unitate de timp (dacă fireşte este logic aşa). Se poate spune că se estimează un consum de hârtie de 0,1 topuri/zi (50 de coli pe zi, deci). Pentru a se putea executa operaţia de schimbare a modului de repartizare a unei resurse, se recomandă o schemă de vizualizare de tipul celei obţinute în animaţia de mai jos.

Schemă de vizualizare

Resursa pentru care se vor reconfigura consumurile va fi hârtie, iar activitatea considerată va fi Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei, ce se derulează între 15 şi 16 noiembrie 2004.În animaţia de mai jos este ilustrată modificarea modului de repartizare a unei resurse de tip material, de la o distribuire globală, la una raportată la nivelul unei zile de lucru.

Schimbarea modului de calcul al consumurilor de resurse materiale

93

94

Se va observa cu atenţie modul în care apar cheltuielile în vizualizarea Resource Usage.Atenţie: Spre deosebire de resursele de lucru, cele materiale nu utilizează rate de cost suplimentar, calendare sau unităţi maxime şi nici nu sunt afectate de nivelarea resurselor. Nu influenţează durata unei activităţi chiar dacă programarea determinată de efort este activă.

Ataşarea unei note de o activitate sau o resursă

Pentru a face proiectul mai uşor de urmărit, este posibilă ataşarea de note la nivel de activităţi sau de resurse. Aceste note vor funcţiona întrucâtva similar cu comentariile din Excel. În prima dintre animaţiile următoare se va ataşa o notă de o activitate, iar în cea de a doua se va ataşa o notă de o resursă.

Ataşarea unei note de o activitate

Ataşarea unei note de o resursă

Cuvinte cheie

Disponibilitatea unei resurse – Proprietatea unei resurse de a fi (sau nu) disponibilă într-o anumită perioadă de timp pentru proiect.Supra-alocarea resurselor – Situaţie în care o resursă a fost repartizată simultan mai multor activităţi.Nivelarea resurselor – Corectarea suprapunerilor de repartizare a unei resurse. Nivelarea se poate face după ce supra-alocările s-au produs – şi au fost detectate – sau chiar în timpul alocărilor (aşa numita nivelare automată).Costuri diferite pentru aceeaşi resursă – Este posibil ca o resursă să fie remunerată diferit în funcţie de nivelul muncii pe care o prestează. Pentru una şi aceeaşi resursă se pot defini până la cinci costuri.Întârzierea alocării unei resurse –

Redistribuirea unei resurse cu menţinerea duratei activităţii la care ea participă. Profiluri pentru alocarea unei resurse – Schemă de distribuire temporală a unei resurse. Profilul implicit pentru alocarea unei resurse este cel de tip Flat, care distribuie resursa uniform pe durata de timp aferentă activităţii către care resursa a fost alocată.

95

96

4 Urmărirea desfăşurării proiectului

Veţi afla / învăţa despre:

Sortarea, gruparea şi filtrarea datelor dintr-o vizualizare ;

Forme de vizualizare ; Listarea de rapoarte ; Urmărirea desfăşurării

unui proiect.

Vous allez apprendre sur:

Arranger, filtrer et grouper les donnés d’une visualisation

Formes de visualisation Imprimer des rapports Suivre le déroulement du

projet

Sortarea datelor dintr-o vizualizare

Sortarea datelor ce apar într-o anumită vizualizare se poate face după Cost, Nume sau ID (număr de identificare), iar dacă nici una din aceste sortări nu este suficientă se poate defini o sortare particularizată. Sortarea nu modifică în nici un fel datele din proiect, ci doar le afişează altfel. Dacă se face sortare particularizată, atunci se poate opta pentru ca renumerotarea activităţilor sau resurselor (datorată sortării) să devină definitivă. Astfel se poate proceda dacă de exemplu resursele sunt introduse într-o ordine aleatoare şi se doreşte ca numele acestora să apară în ordine alfabetică în proiect. În animaţia de mai jos a fost surprinsă sortarea după costuri.

Sortarea după costuri

O sortare particularizată este prezentată în următoarea animaţie (s-a sortat după apartenenţa la un grup, apoi după nume (Name) şi respectiv după cost.

97

98

Sortare particularizată

Gruparea datelor

Gruparea datelor este o altă formă de vizualizare ce permite o mai uşoară urmărire a unui proiect. Gruparea datelor în Microsoft Project este similară cu subtotalurile din Excel. În funcţie de vizualizarea activă, sunt disponibile un număr de grupuri predefinite, dar este posibilă şi definirea de grupuri particularizate.În animaţia de mai jos s-a realizat gruparea activităţilor după apartenenţa lor la diverse grupuri.

Gruparea activităţilor

În animaţia următoare se prezintă gruparea resurselor.

Gruparea resurselor

În afară de grupurile predefinite, există posibilitatea de a se regla fin un grup anume. Un astfel de exemplu este prezentat în animaţia ce urmează. Gruparea s-a realizat după tipul de constrângere şi apoi pentru fiecare dintre acestea s-a realizat o ierarhizare a activităţilor după costuri, iniţial la un interval de 100.000 lei, apoi la un interval de 1.000.000 lei.

Gruparea personalizată a resurselor

Este posibilă şi crearea de noi grupuri pentru care există de asemenea posibilităţi de reglare.În animaţia de mai jos se defineşte o nouă grupare după durata activităţilor, acestea fiind aranjate în tranşe de câte 2 săptămâni.

Crearea unui nou grup

Filtrarea datelor

Filtrarea datelor permite vizualizarea numai a anumitor activităţi, resurse sau alte categorii de elemente componente ale unui proiect şi care satisfac anumite criterii [de filtrare]. Ca şi în cazul sortărilor sau grupărilor, filtrele sunt predefinite, se pot ajusta, sau se pot defini filtre noi. Mecanismele de lucru sunt similare cu cele detaliate la grupuri.În prima dintre animaţiile ce urmează se prezintă utilizarea succesivă a unor filtre pre-existente. Pentru început se vor vizualiza numai activităţile critice, apoi numai cele centralizatoare, iar în final activităţile cu numărul de ordine cuprins între 1 şi 30.

Filtrarea unor activităţi

Particularizarea filtrelor, ca şi crearea de noi filtre se face în multe privinţe asemănător cu particularizarea şi crearea de grupuri.O metodă rapidă de definire de filtre şi care aduce aminte în mod evident de Excel este utilizarea facilităţii AutoFilter. Se va urmări în animaţia de mai jos cum se utilizează această facilitate.

AutoFilter

Editarea şi crearea tabelelor

Tabelele în Microsoft Project sunt forme de reprezentare a activităţilor sau resurselor. Informaţia este organizată pe linii şi

99

100

coloane. Fiecare rând reprezintă o activitate sau o resursă. Există 15 tabele predefinite pentru activităţi şi 10 pentru resurse. Acestea pot fi particularizate, dar la nevoie se pot crea tabele complet noi. În animaţia următoare se poate vedea cum se activează diferite tabele predefinite.

Tabele predefinite

Dacă nici unul din tabelele predefinite nu corespunde cerinţelor de reprezentare dorite, se pot crea tipuri noi de tabele, aşa cum se poate vedea în animaţia de mai jos.

Crearea unui tabel

Definirea vizualizărilor particularizate

Vizualizările în Microsoft Project sunt forme complexe de afişare a informaţiilor despre proiecte. O vizualizare include, de exemplu tabele precum şi alte forme de urmărire a unui proiect (de exemplu, o diagramă Gantt). Există 23 de tipuri de vizualizări predefinite. Ca şi în cazul tabelelor, acestea se pot particulariza, sau la nevoie se poate crea o formă complet nouă de vizualizare. În animaţia următoare se poate vedea cum se creează o vizualizare predefinită combinată (care împarte ecranul în două, pe orizontală).

Crearea unei vizualizări particularizate

Formatarea graficului Gantt

Există trei modalităţi de formatare a unei diagrame de tip Gantt:

Utilizând câmpul Format Bar Styles.

Utilizând câmpul Format Gantt Chart Wizard. Formatând direct la nivelul unei singure bare din

componenţa diagramei Gantt.

Prima metodă va aplica modificările întregii diagrame Gantt. Cea de a doua de tipul unui expert, va formata tot la nivel global dar sunt disponibile mai puţine opţiuni, în vreme ce cea de-a treia va permite formatarea la nivelul barei [din componenţa diagramei Gantt] selectate.În animaţiile de mai jos se prezintă metodele enumerate de modificare a aspectului unei diagrame Gantt.

Formatarea cu ajutorul câmpuluiFormat Bar Styles

Formatarea cu ajutorul câmpuluiFormat Gantt Chart Wizard

Formatarea individualăa unei bare din digrama Gantt

Formatarea vizualizării de tip Diagramă reţea

O altă formă de vizualizare a unui proiect este diagrama reţea. Această formă de prezentare a unui proiect se concentrează mai puţin pe desfăşurarea în timp a activităţilor şi mai mult pe relaţiile care se stabilesc între ele. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate ajunge la, şi cum arată, o reprezentare de tip diagramă.

Vizualizarea de tip Diagramă reţea

Formatarea vizualizării calendar

În afară de diagrama Gantt, o altă modalitate de a vizualiza un proiect cu accent pe aspectul dispunerii în timp a activităţilor, o

101

102

reprezintă vizualizarea de tip calendar. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate ajunge la o astfel de prezentare a unui proiect şi cum se poate modifica aspectul unui calendar.

Vizualizarea de tip Calendar

Desenarea pe o diagramă Gantt

Dincolo de facilităţile de formatare a diagramei Gantt, este posibilă completarea ei şi cu elemente grafice (dreptunghi, oval etc). Probabil cel mai folosit element grafic va fi caseta de text, pentru că în interiorul ei se pot insera secvenţe de text ce pot completa informaţiile vizibile pe diagrama Gantt. În animaţia de mai jos a fost surprins procesul de creare a unei casete de text pe diagrama Gantt şi legarea acestei casete de o anume activitate. În partea finală a animaţiei se poate vedea cum, dacă activitatea îşi schimbă poziţia pe diagramă, caseta de text o urmează. În partea de început a animaţiei se vede cum se poate formata o bară a diagramei Gantt, astfel încât numele activităţii pe care o reprezintă să apară înscris chiar pe bară.

Inserarea unei casete de text

Imprimarea vizualizărilor

Cu excepţia vizualizărilor de tip Task Form, Relationship Diagram, orice formă de prezentare a unui proiect poate fi tipărită. Nu pot fi tipărite vizualizările combinate. Se va imprima numai cea activă. Problema care apare la tipărirea proiectelor este legată de numărul mare de coli necesare. Acesta este şi motivul pentru care frecvent tipărirea proiectelor se face pe plottere. În principiu, tipărirea proiectelor seamănă mult cu tipărirea foilor

de calcul Excel. Ca şi acolo (şi nu numai acolo) există antet (header), subsol (footer) – ambele organizate pe trei zone: stânga, centru şi dreapta. În plus, în cazul Microsoft Project, mai apare şi aşa numita Legendă (şi ea organizată pe cele trei zone amintite anterior). Toate setările legate de pagină se pot controla cu ajutorul câmpului FilePage Setup. Caseta de dialog omonimă poate fi văzută în figura 4.1. Secţiunea View, permite controlul unor elemente specifice ale paginii tipărite Microsoft Project. Figura 4.2 permite identificarea zonelor unei pagini tipărite Microsoft Project (Antet, Subsol, Legendă).

Copierea de informaţie din Microsoft Project

Informaţii din cuprinsul unui proiect realizat cu Microsoft Project pot fi extrase şi făcute disponibile altor aplicaţii, în general în scop de prezentare. Există principial două căi de a extrage informaţie dintr-un proiect realizat cu Microsoft Project:

Folosind facilitatea Copy Paste la nivel de componentă de tip text.

Folosind facilitatea Copy Picture.

O a treia metodă ar putea fi publicarea întregului proiect, sau a unor elemente/componente ale acestuia pe Web, adică de fapt „scrierea” proiectului în format html (în esenţă este vorba de generarea unor tabele în format html).În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate folosi facilitatea Copy Picture.

Facilitatea Copy Picture

Se poate vedea că se poate salva imaginea pentru ecran, pentru imprimantă (alb-negru) sau în format .GIF. Imaginea pentru

103

104

ecran sau pentru imprimantă se stochează temporar în Clipboard. Există şi posibilitatea de a salva ecranul proiect sau numai rândurile selectate, după cum se poate preciza o perioadă de timp pentru care se va extrage imaginea. În animaţia de mai jos se poate vedea cum s-a salvat într-o imagine pentru ecran vizualizarea curentă a proiectului între 1 decembrie 2004 şi 1 aprilie 2005.

Facilitatea Copy Picture pe durată precizată

Publicarea pe Web

Este posibilă salvarea conţinutului unui proiect (cu posibilitatea de a selecta ce se va reţine din proiect) în format html. Se va genera astfel un fişier ce va putea fi citit cu un browser obişnuit.Extragerea de informaţie într-un fişier html se poate face utilizând un număr de şabloane de organizare a informaţiei extrase (şabloanele stabilesc ce se va extrage şi cum va fi structurată informaţia extrasă – formatul general este de tabel). Dacă nici unul din şabloanele existente nu convine este posibilă setarea fină cu ajutorul unui expert.În animaţia de mai jos se poate vedea cum a fost salvat într-un fişier html un proiect, utilizând un şablon pre-existent (Top level tasks list).

Salvarea în format html

Figura 4.1Formatarea paginii în Microsoft Project

În figura 4.3 se poate vedea rezultatul salvării în format html. Dacă nici unul din şabloanele existente nu este considerat corespunzător, se poate defini forma dorită de extragere (care poate fi salvată ca un nou şablon – de altfel şi şabloanele existente se pot modifica după dorinţă şi salva cu acelaşi nume sau cu un nume nou). Se va utiliza acelaşi expert, aşa cum se poate vedea în animaţia ce urmează figurii 4.3.

Salvarea în format html cu definirea formatului de extragere

În animaţia de mai sus, se va salva în format html informaţia despre proiect, concomitent cu definirea formatului de extragere a datelor. Astfel, se va extrage informaţia despre resurse. Fişierul rezultat va conţine şi capul de tabel (numele câmpurilor considerate) şi o imagine. Se vor extrage numai câmpurile corespunzătoare numelor activităţilor (Name), respectiv costurilor (Cost). Noile nume ale acestor câmpuri vor fi Nume activitate, respectiv Cost activitate.

105

106

Vor apărea în fişierul html numai activităţile care au alocate resurse de peste 5000000 lei. Rezultatul se poate vedea în figura 4.4.

Salvarea proiectelor în alte formate

Este posibilă nu numai salvarea de informaţie din cuprinsul unui proiect în format html, ci şi în alte formate:

Excel. Access. Text. XML. Text delimitat cu virgulă.

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate salva informaţie din cuprinsul unui proiect în format Excel.

Salvarea în formar Excel

107

108

Figura 4.4Filtrarea unor resurse în format html

109

110

În figura 4.5 se poate vedea care este rezultatul salvării de informaţii în format Excel, aşa cum s-a făcut în secvenţa surprinsă de animaţia anterioară.

Monitorizarea desfăşurării proiectului

Planificarea desfăşurării unui proiect este doar o faţetă a lucrului la acel proiect. Microsoft Project permite pe lângă planificare şi urmărirea desfăşurării unui proiect, respectiv monitorizarea unor elemente de mare importanţă cum ar fi: dacă datele de începere sau de terminare ale activităţilor corespund cu cele planificate iniţial, dacă resursele consumă atât cât fusese planificat, dacă pentru costuri se înregistrează depăşiri (sau economii). Monitorizarea unui proiect în Microsoft Project înseamnă:

Înregistrarea nivelelor de realizare a activităţilor (în tranşe procentuale de 25%, 50%, 75% sau 100% dar şi în valori precise).

Înregistrarea duratelor reale ale activităţilor, a datelor de începere şi de terminare a activităţilor.

Urmărirea volumului de muncă depus.

Urmărirea derulării unui proiect se face în timpul desfăşurării acestuia, astfel încât măsuri corective se pot lua în timp util, pentru a se evita situaţiile critice de tipul depăşirilor termenelor de finalizare sau a costurilor.

Salvarea unei linii de bază a unui proiect

Planul de bază – sau linia de bază - al unui proiect (baseline) este planul original de desfăşurare a sa (date de finalizare parţiale sau finală, costurile planificate). Pe parcursul desfăşurării proiectului se va compara mereu situaţia reală cu planul de bază pentru a se putea aprecia abaterile de la acesta.

111

112

Linia de bază este o formă sintetică de prezentare a unui proiect care va conţine următoarele elemente:

Tabelul 4.1Conţinutul unei linii de bază

Activitate Resursă Repartizare

Câmpul Start Câmpurile Work şi timephased work Câmpul Start

Câmpul Finish Câmpurile Cost şitimephased cost Câmpul Finish

Câmpul Duration Câmpurile Work şi timephased work

Câmpurile Work şi timephased work

Câmpurile Cost şitimephased cost

Câmpurile Cost şitimephased cost

O linie de bază se salvează (creează) atunci când s-a realizat deja un plan al proiectului şi nu s-a început introducerea valorilor reale pentru volumul de lucru. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se salvează o linie de bază a unui proiect.Microsoft Project poate salva pentru un proiect până la 11 linii de bază, precum şi un număr de 11 planuri interimare pentru proiect (planurile interimare sunt seturi de date de început şi încheiere ale activităţilor, înregistrate în diferite faze de desfăşurare a proiectului). Se pot salva linii de bază sau planuri interimare pentru întregul proiect sau pentru activităţi selectate.

Salvarea unei linii de bază pentru întregul proiect

Urmăriţi animaţia următoare pentru a vedea cum se salvează o linie de bază numai pentru anumite activităţi ale proiectului.Se va vedea cum în coloana Baseline, respectiv Remaining apar valori nenule numai pentru activităţile selectate.Atenţie: Având în vedere că la salvarea liniei de bază nu se înregistrase nici un volum de muncă real, valorile din câmpurile Work şi Baseline sunt identice. Pe măsură ce se vor înregistra

113

114

volume de muncă reale, cele două coloane nu vor mai fi identice. O linie de bază, sau un plan interimar pot fi şterse. În animaţia de mai jos a fost surprins procesul de ştergere a unei linii de bază.

Ştergerea unei linii de bază

Caseta de dialog Save Baseline (figura 4.6) permite în cazul salvării unui plan interimar precizarea unor câmpuri sursă (Copy) şi unor câmpuri ţintă (Into). Conţinutul câmpurilor sursă se va copia în cele ţintă. Secţiunea Roll up Baseline controlează modul cum vor apărea informaţiile legate de activităţile selectate pentru generarea unei linii de bază sau plan interimar în diagrama Gantt.

Figura 4.6Salvarea unei linii de bază a unui proiect

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se salvează un plan intermediar pentru un număr de activităţi selectate şi cum se poate vizualiza acest plan intermediar (prin inserarea unei coloane şi precizarea conţinutului acesteia).

Salvarea unui plan intermediar pentru activităţi selectate şi vizualizarea sa

Înregistrarea volumului de muncă prin aducerea la zi a desfăşurării proiectului

Aşa cum s-a mai spus, există mai multe modalităţi de a înregistra volum de muncă. Cea mai simplă dintre ele este aducerea la zi a proiectului. Această abordare este aplicabilă dacă până la o dată anume toate activităţile planificate s-au desfăşurat conform planului. În animaţia ce urmează, a fost surprinsă aducerea la zi a proiectului până la data de 1 decembrie 2004.

Actualizarea unui proiect cu actualizare reală 0-100%

Se va urmări setarea câmpului Set 0%-100% complete (în opoziţie cu Set 0% or 100% complete only). Dacă se optează pentru setarea pe Set 0%-100% complete, activitatea se va înregistra cu gradul de completare până la data aleasă în caseta Update work as complete through. Dacă se alege setarea Set 0% or 100% complete only, activităţile nefinalizate până la data stabilită în caseta Update work as complete through apar cu grad de realizare 0%.

Actualizarea cu actualizare 0 sau 100%

Dacă se foloseşte câmpul Reschedule uncompletet work to start after, activităţile care nu au început [încă] la data specificată vor fi reaşezate pe scara timpului astfel încât să înceapă exact la data aleasă şi primesc o constrângere de tip Start No earlier Than. Activităţile înregistrate ca efectuate (total sau parţial) sunt marcate în diagrama Gantt aşa cum se vede în figura 4.7.

115

116

Înregistrarea volumului de muncă prin precizarea de procente de realizare

Acumularea de muncă se poate înregistra şi mai precis, în tranşe de 0, 25, 50, 75 sau 100%. Acest proces este ilustrat în animaţia de mai jos.

Precizarea volumului de muncă în tranşe de 0, 25, 50, 75 şi 100%

Dacă se doreşte un reglaj mai fin, se poate folosi caseta de dialog Task Information, secţiunea General Procent complete. Acest mod de lucru este prezentat în animaţia următoare.

Precizarea volumului de muncă utilizând Task Information

Ajustarea duratei şi datelor reale pentru începerea sau terminarea unei activităţi

În animaţiile ce urmează se poate vedea cum se pot modifica datele de început şi de sfârşit ale unei activităţi, precum şi durata acesteia. Se fac următoarele precizări:

Când se introduce o dată de început a unei activităţi, diferită de cea programată, aceasta din urmă este ajustată pentru a fi identică cu cea introdusă.

Când se introduce o dată de finalizare a unei activităţi, diferită de cea programată, aceasta din urmă se ajustează pentru a fi identică cu cea introdusă şi gradul de realizare se stabileşte la 100%.

Când se introduce o durată a unei activităţi, dacă aceasta este mai mică decât cea programată, Microsoft Project

117

118

scade durata reală din cea programată, iar durata introdusă devine procent de activitate realizată.

Când se introduce o durată a unei activităţi, mai mare decât cea programată, Microsoft Project ajustează durata programată pentru a o face identică cu cea introdusă şi gradul de realizare a [întregii] activităţi este stabilită la 100%.

Modificarea duratelor Modificarea datelor de început/sfârşit

Modificarea datelor şi a duratelor

Dacă se doreşte o monitorizare extrem de precisă a activităţilor unui proiect, se poate merge până la nivel de ore. Această abordare presupune un mare volum de muncă şi o mare atenţie din partea managerului de proiect şi ca atare se va folosi numai în cazul unor activităţi extrem de importante pentru buna derulare a proiectului. Se va folosi această abordare în general pentru activităţi scurte, sau acolo unde plata se face la nivel orar. În animaţia ce urmează se va prezenta o astfel de urmărire. Se face precizarea că forma de vizualizare utilizată în animaţie este Task Usage. Se va utiliza şi câmpul Format Details Actual Work. Se va urmări resursa inginer tehnolog aferentă activităţii Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei (din cadrul activităţii centralizatoare Analiza de piaţă).Resursa amintită se foloseşte 8 ore pe zi timp de două zile. Dacă s-ar putea ca resursa să lucreze 10 ore pe zi, atunci în cea de-a doua zi vor mai fi necesare numai 6 ore de muncă. Se va urmări în animaţie ce se întâmplă cu utilizarea resursei în cele două zile (15 şi 16 noiembrie 2004).

Utilizare de resurse la nivel orar 1

În următoarea animaţie se prezintă cazul în care în prima zi resursa nu lucrează decât 6 ore. Se vede că pentru menţinerea volumului de muncă constant, este necesară şi o a treia zi de lucru.

Utilizare de resurse la nivel orar 2

În privinţa costurilor trebuie precizat că în mod implicit, costurile reale se calculează pe baza duratelor de activitate şi a costurilor orare. Este posibilă şi introducerea aşa-numitelor costuri reale. Acestea pot fi introduse direct în tabele de costuri, cu condiţia ca în caseta de dialog Tools Options secţiunea Calculation, , să se anuleze bifa de la câmpul Actual costs are always calculated by Microsoft Office project.

Urmărirea stării proiectului

Activităţile de monitorizare a desfăşurării unui proiect urmăresc în mod special depistarea activităţilor aflate în întârziere (sau în avans), precum şi modul cum se raportează costurile reale la cele proiectate.

Monitorizarea stării proiectului cu ajutorul vizualizării Tracking Gantt

Pentru a putea folosi această metodă este necesară salvarea unei linii de bază a proiectului. Pentru exemplificare se consideră că pentru proiectul analizat pe parcursul acestui studiu de caz, evoluţia activităţilor este următoarea:

Până la 21 ianuarie 2005, activităţile s-au finalizat în proporţie de 100%.

Activitatea 20 începe cu o zi mai târziu. Activitatea 21 durează o zi în loc de două.

119

120

Activitatea 22 se finalizează 100% cu menţinerea datelor de început şi terminare, aşa cum rezultă ele din evoluţia proiectului până la data respectivă.

Activitatea 24 începe cu două zile mai târziu şi se finalizează 100%.

În acest moment se salvează un plan intermediar. Activitatea 25 se finalizează 100% cu menţinerea duratei

proiectate. Activitatea 27 începe pe 25 februarie şi se finalizează 100%. Activitatea 28 durează 13 zile în loc de 11. Activitatea 30 durează 17 zile.În acest moment se opreşte urmărirea evoluţiei proiectului.

Vizualizarea Tracking Gantt

După înregistrarea activităţii 24, s-a salvat un plan intermediar. Pentru a îl vizualiza, se va proceda ca în animaţia de mai jos (pe parcursul căreia s-a definit o nouă vizualizare Tracking Gantt, obţinută prin copierea uneia deja existente, la care s-au adăugat barele ce permit vizualizarea diferenţelor dintre planul intermediar şi derularea proiectului).

Compararea unui plan intermediar cu evoluţia unui proiect

Identificarea activităţilor care depăşesc bugetul

Modul în care evoluează costurile reale în raport cu cele planificate, poate fi urmărit cu ajutorul vizualizării Task Sheet şi a tabelului Work. Se va proceda ca în animaţia de mai jos.

Evidenţierea situaţiei costurilor

Urmărirea evoluţiei proiectului cu ajutorul valorii câştigate

Această metodă de urmărire a evoluţiei unui proiect se concentrează pe monitorizarea exclusiv a dinamicii costurilor.

Dacă o activitate nu s-a încadrat în orarul planificat, acest decalaj (pozitiv sau negativ) se va traduce în decalaje de costuri. Valoarea câştigată (earned value) se construieşte cu ajutorul mai multor indicatori, toţi de dinamică a costurilor şi permite ca analizând numai costuri să se poată aprecia dacă un proiect evoluează „bine” sau „rău”. O astfel de apreciere nu se poate face numai pe baza urmăririi unui orar de desfăşurare. Indicatorii implicaţi în determinarea valorii câştigate sunt descrişi în continuare (acronimele corespund denumirilor în limba engleză). Toţi indicatorii se aplică activităţilor, resurselor sau alocărilor şi se calculează cumulat sau eşalonat în timp (pentru a surprinde mai bine evoluţia lor).

BCWS (costul bugetat al muncii planificate) conţine costurile cumulate sau eşalonate în timp până la o dată specificată.BCWP (costul bugetat al muncii desfăşurate) conţine costurile cumulate sau eşalonate în timp ale unei activităţi, resurse sau alocări, calculate prin aplicarea costurilor la cantităţile de muncă efectiv realizate. Acest indicator este chiar valoarea câştigată.ACWP (costul actual al muncii executate) indică costurile reale ale activităţilor, resurselor sau alocărilor. SV (variaţia valorii câştigate) arată diferenţa în costuri între situaţia reală şi planul de bază, pentru o activitate, o resursă sau o alocare. Indicatorul SV se calculează cu relaţia: SV = BCWP – BCWS.CV (variaţia costului valorii câştigate) reprezintă diferenţa dintre costurile bugetate ale muncii desfăşurate şi costurile actuale ale muncii efectuate, adică CV = BCWP – ACWP.EAC (estimarea la terminare) reprezintă suma dintre costurile actuale şi cele rămase şi dă o imagine a estimării costurilor finale.BAC (bugetul la terminare) reprezintă costurile totale planificate pentru o activitate, resursă sau alocare.VAC (variaţia la terminare), reprezintă diferenţa dintre bugetul la terminare şi estimarea la terminare, deci VAC=BAC-EAC.

Pentru a putea utiliza indicatorii mai sus menţionaţi va fi necesară o vizualizare de tip Task Sheet, sau Resource Sheet, urmată de activarea unui tabel de tip Earned Value. În

121

122

animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate realiza acest lucru.

Valoarea câştigată

Pentru o mai bună înţelegere a semnificaţiilor indicatorilor menţionaţi se va urmări activitatea 21: „Stabilirea resurselor”. În figura 4.8 este prezentat un tabel de tip Earned Value pentru resurse.

123

124

Cuvinte cheie

Sortarea datelor – Ordonare a elementelor unei vizualizări după unul sau mai multe criterii (între care relaţia logică este de tip ŞI). Sortarea poate să schimbe sau nu numărul de ordine (ID) al unei element di componenţa listei sortate.Gruparea datelor – Structurare a activităţilor sau resurselor în conformitate cu diverse criterii (durată, nivel de supra-alocare, dată de finalizare, prioritate etc.).Filtrarea datelor – Modalitate de control a vizualizării datelor într-un proiect. Filtrarea va determina eliminarea dintr-o anumită formă de vizualizare a unor date ce nu îndeplinesc anumite condiţii. Filtrarea nu modifică ordinea datelor aşa cum o face sortarea.Tabele – Formă de vizualizare organizată pe linii şi coloane. Fiecare coloană reprezintă un câmp Microsoft Project, iar fiecare rând reprezintă o activitate sau o resursă.Diagrama reţea – Formă de vizualizare care surprinde dependenţele dintre activităţile proiectului. Diagrama reţea nu urmăreşte desfăşurarea în timp a activităţilor ci numai relaţiile dintre acesteaLinie de bază – Plan original al unui proiect (durate, date de începere şi terminare a activităţilor, costuri) salvat înainte de începerea înregistrării de activităţi, pentru compararea sa ulterioară cu starea proiectului la un moment dat.Actualizarea activităţilor proiectului– Înregistrarea volumul de muncă prin precizarea nivelului de îndeplinire a unei activităţi.Valoare câştigată – Măsură a costurilor lucrărilor executate până la o anumită dată. Valoarea câştigată (earned value) se construieşte cu ajutorul mai multor indicatori, toţi de dinamică a costurilor şi permite ca analizând numai costuri să se poată aprecia dacă un proiect evoluează „bine” sau „rău”. O astfel de apreciere nu se poate face numai pe baza urmăririi unui orar de desfăşurare.

125

126

BibliografieNăftănăilă, I., ş. a., Microsoft Project 2000 – Suport pentru

instruire şi certificare, Editura ASE, Bucureşti, 2002

Lambrescu, I., Birotică, Editura Universităţii din Ploieşti, Ploieşti,

2003

* * * Microsoft Project, Documentaţie de firmă

Traducerea Ms P 2000

Bott E., Leonard W., Microsoft Office XP, Ed. Teora, 2004

Kinkoph S., Fulton J., Microsoft Office XP in imagini, Ed. Teora,

2004

Microsoft Project Prezentare generală.........................................2Ce este Microsoft Project?...........................................................2Mediul de lucru Microsoft Project.................................................3Studiul de caz – Managementul proiectului de dezvoltare a unui nou produs..................................................................................5Programarea activităţilor........................................................................9Introducerea şi organizarea activităţilor......................................9Introducerea şi alocarea (repartizarea) resurselor....................24Managementul resurselor..........................................................70Ajustarea timpului de lucru pentru resurse individuale.............70Supra-alocarea resurselor.........................................................73Urmărirea desfăşurării proiectului............................................................88Sortarea datelor dintr-o vizualizare...........................................88Gruparea datelor.......................................................................89Filtrarea datelor.........................................................................90Editarea şi crearea tabelelor.....................................................90Definirea vizualizărilor particularizate.......................................91Formatarea graficului Gantt......................................................91Formatarea vizualizării de tip Diagramă reţea..........................92Formatarea vizualizării calendar...............................................92Desenarea pe o diagramă Gantt...............................................93Imprimarea vizualizărilor...........................................................93Copierea de informaţie din Microsoft Project.............................94Publicarea pe Web.....................................................................95Monitorizarea desfăşurării proiectului.....................................100Salvarea unei linii de bază a unui proiect................................100Înregistrarea volumului de muncă prin aducerea la zi a desfăşurării proiectului............................................................104Ajustarea duratei şi datelor reale pentru începerea sau terminarea unei activităţi........................................................106Urmărirea stării proiectului......................................................108Bibliografie...................................................................................113Bibliografie...................................................................................114

127