1. Analiza firmei expozante

Calor este o firma infiintata inca din anul 1991,  este una dintre cele mai cunoscute firme din domeniul instalatiilor, recunoscuta pentru calitatea produselor sale destinate constructiilor industriale si civile. Compania importa si distribuie o gama completa de echipamente, utilaje, accesorii si piese de schimb pentru instalatii termice, sanitare si sisteme de ventilare-climatizare.

Avantajele oferite de firma sunt:

Gama foarte mare de produse, peste 12.000 de articole Stocuri permanent reactualizate, pentru a asigura de fiecare data intreaga gama de

echipamente necesara functionarii unei instalatii termice sau de climatizare Consultanta de specialitate din partea unei echipe de tehnicieni cu experienta in

domeniu Termene de livrare scurte Service autorizat pentru toate produsele Calor Garantie minim 1 an pentru orice tip de echipament sau utilaj Calor Preturi competitive si produse performante de ultima generatie

Pe langa serviciile de achizitie, Calor ofera consultanta, asistenta tehnica si service tuturor clientilor sai. Colaborand cu firma Calor costurile se reduc, deoarece toate echipamnetele necesare pot fi achizitioante dintr-un singur loc si mai apoi puse in functiune de catre echipa tehnica.

In functie de cerintele clientului, Calor efectueaza servicii de intretinere si verificare tehnica periodica a tuturor instalatiilor sale, reparatii si schimbari de piese, atat in perioada de garantie si post-garantie.

Linia de produse:

Centrale termice sunt instalatii pentru producerea căldurii, care apoi se distribuie printr-un agent termic fluid (apa, abur, aer cald). O centrală termica este prevazuta cu una sau mai multe instalații de cazan, în focarul carora se arde un combustibil

Acestea pot fi:pe gaz, pe gaz in condensare, pe lemne sau electrice.

Încălzirea prin pardoseală reprezintă o metoda de incalzire a incaperilor bazata pe amplasarea corpurilor de incalzire imediat sub nivelul podelei. Aceasta asigura o degajare relativ uniforma a caldurii.

Semineele acetea reprezinta o zona a casei sau o constructie arhitectonica a acesteia folosita pentru incalzire si decor,

Acestea pot fi: pe lemne, pe gaz sau pe peleti

Soba este o instalaaie pentru incalzit sau pentru gatit și construita din samota, caramida, lut, teracota, fonta, fier. Sobele folosesc pentru ardere combustibili gazosi (gaz metan, gaz butan), combustibili lichizi (pacura) sau combustibili solizi (lemne, carbune, cocs, brichete).

Deasemenea firma ofera si accesorii, piese de schimb pentru fiecare din instalatiile enumerate mai sus (tevi, izolarii etc.)

Analiza conjuncturii de micromediu:

Ca si furnizori firma lucreaza cu firme din strainatate dar si din Romania de o calitate superioara: ACV(Belgia )centrale termice, STEP(Italia) - centrale termice;TERAPLAST S.A(Romania)-sobe si seminee; SEREDAL SRL-sobe, seminee, tevi, accesorii etc.; HELIROMA - Plasticos, S.A.(Portugalia); Hotechnikai es Gepipari Kft. (Ungaria)

Clientii sunt foarte diversi, de la cei cu venituri mici pana la cei cu venituri foarte mari, din diferite categorii sociale cu varste cuprinse intre 25-65 ani.

Instalatiile de incalzire prin pardoseala sunt adresate persoanelor cu venituri mai mari pentru ca sunt mai scumpe fata de centralele termice sau sobe .Montarea unor instalatii de incalzire prin pardoseala costa in jur de 20-40 euro/metru patrat, pret ce include costul materialului si manopera.

Centralele termice sunt destinate atat persoanelor care locuiesc la bloc cat si celor car locuiesc la casa, preturile variind insa necesita un efort financiar pentru clientii cu un venit mai mic, montarea unei centrale la un apartament cu 2 camere cu toate costurile aferente (racordare la gaz, proiect , tevi, montaj, calorifere) ajungand in jurul sumei de 6.000 de lei.

Sobele si semineele sunt ceva mai accesibile la pret fara de cetralele termice si incalzirea prin pardoseala fiind agreate de catre clientii cu venituri mici si medii , o soba costand in jur de 1000 de lei, iar un semineu in jur de 1.200 de lei.

Concurenta directa: firma Ab Instal care ofera produse si servicii similare cu ale noastre si Adrax, sunt principalii competitori in domeniul instalatiilor de incalzire.

Concurenta indirecta: magazinele mari de ex Dedeman care pe langa produsele oferite de noi, comercializeaza si produse substituibile sau inlocuitoare intr-o gama foarte variata.

Ca si distribuitori lucram cu Amiteh Construct distribuitor centrale termice Vaillant, tot pentru centrale termice, Ariston, Motan, Ferroli.Pentru instalatiile de incalzire prin pardoseala colaboram cu Ivar Combimix. Pentru sobe si seminee ca si distribuitor lucram cu Fapir International.

Publicul prezent la targ vor fi atata persoane specializate cu care putem incheia contracte sau colabora si vin expres pentru aceasta, cat si persoane nespecializate care nu lucreaza in domeniu si sunt interesanti de cumpararea produselor en detail.

2. Alegerea expoziţiei

Firma Calor va participa la Expozitie internationala pentru echipamente de incalzire, racire si de conditionare a aerului ROMTHERM. Perioada in care se va organiza expozitia este 24-27 aprilie 2014. Evenimentul se va desfasura in cadrul Centrului Expozitional ROMEXPO si va reuni, pe durata a patru zile, liderii de piata din domeniul instalatiilor.

ROMTHERM 2012 reprezinta platforma ideala atat pentru prezentarea produselor si serviciilor din domeniu, cat si pentru facilitarea intalnirilor directe dintre consultanti, contractori si utilizatorii finali ce provin din: retail, sectorul public, comercial sau industrial.

Pe toata perioada expozitiei, publicul vizitator va putea asista la prezentari si demonstratii ale tehnologiilor si inovatiilor propuse de catre firmele participante.

In completarea programului expozitional, organizatorii au conceput si in acest an, o serie de evenimente conexe: conferinte, seminarii si workshop-uri pentru a facilita accesul direct la informare si networking cu reprezentantii companiilor producatoare, importatoare si distribuitoare de aparatura de profil.

Evenimentul s-au bucurat de un succes deosebit in anul 2013:

• 300 expozanti, din care 64 firme din strainatate• 17.000 de vizitatori specialisti• 11.000 mp spatiu expozitional

Grupuri tinta ce sunt asteptati la expozitie sunt potentiali colaboratori dar si utilizatori finali care sunt interesati de produsele noastre

3. Stabilirea obiectivelor

Obiectivele directe participarii la expozitia ROMTHERM sunt urmatoarele:

intarirea imaginii si a prestigiului produselor si/sau serviciilor noastre pe piata instalatiilor de incalzire

deschiderea cailor pentru colaborare schimbul de experienta cresterea vanzarilor orientarea asupra evolutiei in sectorul instalatiilor de incalzire    informarea asupra sanselor de export cunoasterea noilor piete verificarea competitivitatii stabilirea de contacte personale cresterea notorietatii firmei sporirea eficientei reclamei intreprinderii asupra clientilor si publicului prezentarea noilor prototipuri

Obiective adiacente:

Comunicarea de marketing transmite pietei (desi de multe ori nu direct), misiunea intreprinderii, valorile sale, strategiile si „mentalitatea sa”-altfel spus, o anumita imagine care trebuie sa diferentieze organizatia de de competitorii sai pe piata.

Din punct de vede al continutului sau comunicarea de marketing cuprinde urmatoarele instrumente:

- publicitatea;- promovarea vânzărilor;-relaţiile publice;-utilizarea mărcilor;-manifestările promoţionale;-forţele de vânzare

Vom aplica tactici de Push Marketing ce includ:-pliante-benner pe site-uri-spoturi radio -anunturi in ziare

Deasemenea vom aplica si tactici de Pull Marketing:-promovarea pe site-uri sociale (Facebook, Twitter)

4. Definirea strategiei de participare la târguri/expo

Intr-o intreprindere moderna este foarte importantă existenta coeziunii angajatilor în raport cu proiectele societatii respective.De aceea este necesara informarea angajatilor in legatura cu participarea la expozitie si prezentarea obiectivelor stabilite pentru a asigura profesionalismul si o atmosfera relaxata a angajatilor.

Amplasarea standului a fost aleasa in asa fel incat sa permita cu usurinta localizarea lui atat de clientii actuali, cat si de cei potentiali.Standul de afla in apropiere de intrarea D a spatiului expozitional Romexpo, standul cu numarul 9 din pavilionul C4.Am ales aceasta locatie pentru a fi siguri ca majoritatea vizitatorilor vor observa standul nostru eliminand riscul de a nu fi vizitat standul deoarece oamenii sunt plictisiti.

Standul va avea o suprafata de 7x5 (35 m²).Identificarea standului se va face cu ajutorul unor insemne luminoase amplasate astfel incat sa ofere o buna vizualizare.

Spatiul de primire va fi amenajar intr-un mod cat mai placut, el contribuind la formarea unei impremii generale despre firma si produse.

Produsele care vor fi expuse la stand vor fi centrale termice, sobe, seminee si accesorii.

Accesoriile cum ar fi tevile vor servi nu doar ca si elemente de prezentare ci si ca elemente de decor, astfel dorind sa initiem pe piata ultima inovatie in domeniu tevile elastice in diferite culori si semineele baroc, o linie de seminee inspirate din curentul de arta Baroc, cu elemente specifice acestuia.Standul va fi iluminat de spoturi si reflectoare.Cu ajutorul unor designeri ambientali vom imparti standul in 2 compartimente :

- unul in care vor fi expuse centralele semineele si accesoriile primul utilizat pentru expunerea produselor, compartiment ce necesită un iluminatspecial, deoarece trebuie să scoată în evidenţă calităţile produselor. Compartimentul vanecesita amplasarea a şase spoturi, care trebuie amplasate la o distanţă 3 m , în colţurile opuse amplasării produselor

-iar al doilea compartiment va fi amenajat un loc de relaxare care poate fi creat cu ajutorul semineelor baroc.Vor fi puse o masuta si 2 fotolii in fata unui semineu unde clientii de pot relaxa, sau se pot incheia colaborarii, se pot tine conversatii despre produse sau servi o gustare. Ca si elemente decorative vor fi puse tevile elastice.

Culorile predominante in stand vor fi violetul si albul.Am ales violetul deoarece este culoarea regilor. Ea sugereaza luxul, bogatia si sofisticarea. Este culoarea pasiunii, romantismului si emotiilor. Violetul este o culoare care se gaseste rar in natura. Unii oameni prefera violetul in design intrucat pare elegant, creaza o atmosfera artistica. Iar albul simbolizeaza puritatea, inocenta dar si curatenia.

Infrastructura necesara

Pentru a pune in functiune semineu electric si corpurile de iluminat vom avea nevoie de prize, mobilerul va fi din pal de culoare violet in ton cu tot standul, acesta va fi adus de catre o firma specializata direct la locul standului.Deasemena vom avea nevoie de servicii de telecomunicatii si internet pentru a putea accesa siteul nostru direct de la stand si a le arata toata gama de produse clientilor.Pe tot parcursul programului va rula cu ajutorul unui video proiector informatii despre produse, poze cu toate produsele etc.Standul fiind unul personalizat organizatorul evenimentul se va ocupa de acestea detalii, contra cost.

Personalul

Succesul participarii la targ depinde in egala masura de personalul prezent la stand care reprezinta increderea.Instruirea personalul este deosebit de importanta, intrucat fiecare trebuie sa isi cunoasca atributiile.

Echipa prezenta la stand va fi formata din 6 persoane:

-managerul firmei

-directorul comercial (responsabilul standului)

-translator

-personal de vanzare (2 persoane)

-hostess (personal de primire)

Toti acestia trebuie să cunoasca planul de vanzare si să aiba in vedere un anumit obiectiv.Fiecare persoana trebuie sa fie complet instruita in privinta produselor pentru ca sa stie să raspunda la orice intrebare sau sa poata afla raspunsurile dorite de clienti. Personalul trebuie instruit despre produse şi concurenta, cum sa foloseasca vanzarea prin consultanta si cum sa se descurce cu clientii,in mod elegant.Personalul va purta uniforma in culorile standului violet si alb si vor purta ecuson cu numele lor si firma pe care o reprezinta.

Probleme logistice-tehnice

Dotarile tehnice de care avem nevoie sunt : structura standului expozitional si dotarile aferente acestuia: pereti contururi, aproximativ 10 -12 spoturi, 3 reflectoare, 1 masa, cos de gunoi, 2 prize, mocheta culoarea mov, acces la internet wireless.Acestea vor fi asigurate de cei de la Romexpo.

Pentru transportarea produselor necesare la stand vom apela la o firma specializata, VRK Expeditions care ne va transporta produsele de la sediu la standul expozitional.

Amenajarea standului se va face in prezenta managerului pentru a se asigura ca totul iese asa cum a fost planuit.

Ca metode de promovare in cadrul expozitie, vom avea in vedere :

-Cartile de vizita vor fi asezate pe o masa la dispozitia clientilor;

-Cataloage de prezentare

-Brosura de prezentare care va contine: prezentarea generala a firmei, descrierea detaliata a produselor, informatii utile pentru cei ce doresc sa stabileasca relatii comerciale cu firma, forma de organizare a firmei, date de contact.

-Publicitatea in presa se va face cu o saptamana inaintea inceperii evenimentului.

-Deasemenea va fi publicat un anunt in catalogul targului, pentru ca repezentantii mediilor de afaceri il consulta foarte des.

Servicii adiacente

Serviciile de genul catering, pentru mancare, bauturi, gustari trebuie asigurate de firma, astfel ca ne vom aproviziona pentru a oferi atat clientilor cat si personalului un plus de confort.

Contractare

Pentru cei interesati de contractare punem la dispozitie un catalog special cu preturi reduse pentru a face cat mai avantajoasa oferta noastra.Deasemenea personalul nostru le va oferi toate detaliile necesare demonstand seriozitatea si promtitudinea firmei.

Criterii de evaluare a participarii

Orice participare la o manifestare promoţională presupune costuri care sunt destul de insemnate, in analiza eficientei participarii la targ se iau în calcul diferite costuri:

al inchirierii spatiului al constructiei, decorarii si modularii standului al campaniei publicitare trasportul exponatelor si materialelor al serviciilor adiacente etc.

De asemenea, se iau în considerare realizarile de la targ: vanzarile obtinute, contracte in curs de negociere, ponderea noilor clienti, valoarea comisioanelor din diferite actiuni de intermediere şi altele.

5. Expunerea planului operațional

Perioada expoziţiei + perioada de organizare+ perioada instalare-dezinstalare

Participarea la targ o pregatim cu aproximativ 6 luni inainte de desfasurarea evenimentului.Astfel primele lucruri care trebuie facute sunt stabilirea obiectivelor si rezervarea spatiului expozitional pentru ca daca este rezervat din timp am putea obtine si o reducere.

In ultimele trei luni inainte de eveniment vom rezolva aspecte referitoare la mesajul participarii, amenajarea spatiului expozitional si responsabilitatile personalului.

Pe perioada expozitiei ne-am propus sa ne indeplinim cu succes obiectivele si pentru a fi siguri ca vom derula cu succes toate actiunile propuse vom apela la o atitudine pozitiva, plina de viata si la un zambet cald care va intampina orice persoana interesata de produsele pe care le oferim.Vom da dovada de promtitudine fiind receptivi la orice intrebare din partea clientilor si vom face tot posibilul sa oferim toate detaliile necesare pentru a face clinetul sa fie convins de calitatea produselor noastre si profesionalismul firmei.

Activitati pe care le vom desfasura:

-decizia de participare

-expedierea cererii de participare

-stabilirea obiectivelor

-elaborarea bugetului

-trimitea Adeziunii Contract si confirmarea acceptari acesteia

-plata catre organizator

-stabilirea detaliilor legate de publicitate

-stabilirea personalului necesar si instruirea acestuia

-transportul produselor si amenajarea standului

-activitati din timpul targului (incheierea de contracte, oferirea de pliante, comunicarea cu publicul)

-festivitatea de inchidere

-demontarea standului (aproximativ 1-2 zile)

-evaluarea eficientei participarii

Descrierea activitatilor

Am ales sa participam la expozitia Romtherm iar pentru aceasta vom transmite propunerea de amplasament impreuna cu factura proforma organizatorului. Confirmarea amplasamentului de catre expozant se va face prin plata a 30 % din valoarea facturii proforma in termenul precizat in aceasta si informarea de efectuare a platii. Pentru spatiul inchiriat cu stand personalizat se va proceda astfel: 30% in termen de 10 zile calendaristice de la data confirmarii devizului proiectului, iar diferenta de 70 % cu maxim 10 zile calendaristice inainte de data inceperii manifestarii.

Promovarea standului se va realiza prin elaborarea unor materiale publicitare tipografice (pliante, mape de prezentare,cataloage, carti de vizita etc.), aparitii in presa, radio cu privire la participarea firmei in cadrul expozitiei cu cel putin o saptamana inainte de inceperea evenimentului.

Pentru probleme logistice tehnice am ales sa apelam la angajatii din cadrul centrului expozitional Romexpo pentru a se ocupa de pereti, spoturi,acces la internet asigurarea racordului la curent, telefon si punerea in functiune a acestora. Toate aceste contra cost.

Personalul se va deplasa cu ajutorul masinei de serviciu care ii va transporta pe toti angajatii spre expozitie si de la expozitie acasa.

Transportul materialelor spre expozitie se va efectua cu ajutorul unei firme specializate in acest domeniu cu cel putin 3 zile inaintea evenimentului pentru a fi gata in timp util amenajarea completa a standului.

Unul dintre obiectivele principale participarii la aceasta expozitie este negocierea si contractarea astfel ca personalul nostru este instruit special pentru a oferi toate date si detaliile de care este interesat posibilul colaborator.

Tehnicile de follow-up pe care le vom utiliza sunt colectarea informatiilor de la vizitatori si trimiterea unor materiale informative, abonarea celor care ne-au vizitat standul la newsletter-ul firmei.Activitatile de follow up vor fi desfasurate atat inainte de de inceperea expozitiei(pentru baza de date a clientilor deja existenti) cat si dupa.

La sfarsitul expozitiei vom evalua performantele personalului, vom lua in calcul costurile generale, vanzarile, numarul de vizitatori, baza de date formata, contracte in curs de negociere, ponderea noilor clienti, valoarea comisioanelor din diferite actiuni de intermediere si altele.

Responsabili- personal implicat

Personalul este un factor de success in participarea la expozitii, tocmai de aceea personalul angajat va face parte din departamentele management, commercial si tehnic.

De asemenea va fi angajat si personal extern pentru alte activitati. Acesta va avea de indeplinit urmatoarele functii: translator, hostese si promoter.

Translatorul este foarte important in organizarea unei expozitii deoarece, aceasta fiind de talie internationala exista o probabilitate foarte mare ca cei ce sunt interesati de produsele si serviciile noastre sa fie din cu totul alte parti decat cele ale Romaniei.

Promoterii de asemenea sunt si ei foarte importanti. Prin existenta lor expozitita noastra se face cunoscuta intregului targ, acestia distribuind pliante, materiale publicitare si atragand potentiali clienti catre noi.

Cel mai important rol este acela de coordonator al activitatilor, ce poarta denumirea de “stand supervisor” pe langa care, va exista in permanenta un purtator de cuvant.

Asadar echipa prezenta la stand va fi formata din 10 persoane:

* Managerul firmei

* Responsabilul standului “stand-supervisor”

* Translator

* Purtator de cuvant

* Personal de vanzare ( 2 persoane)

* Hostess (personal de primire – 2 persoane)

* Promoter (2 persoane)

Resurse implicate

* Salariile datorate angajatilor

* Costuri cu inchirierea spatiului

* Costuri cu Campania publicitara

* Costuri generale (sume datorate pentru parcare, racord la electricitate, telefon, drepturi de inscriere etc.)

*Cheltuieli cu amenajarea standului

*Cheltuieli cu transportul

Bugetul aferent resurselor

Chiria standului: 74 € x35m (2590 €)

Legitimatii angajati: 5e x 5 (25 €)

Racord electric 220 V pana la 8kw: 12 €

Consum electric : 45 €

Cheltuieli cu proiectarea standului(inclusiv onorariu): 200 €

Cheltuieli cu amenajare: Mocheta-100 €

2 fotolii – 500 €

Prize -10 €

Reflectoare si spoturi:200 €

Masa-150 €

Decoratiuni extra- 250 €

Designer ambiental -100 €

Cheltuieli cu publicitarea: 1000 €

Cheltuieli cu publicitatea prin tiparituri: 500 €

Cheltuieli cu personalul : 800 €

Servicii de curatenie: 50 €

Transportul exponatelor: 100 €

Protocol: 300 €

Total :6932 €