Munca în echipã E 37

Cum optimizaþi calitatea produselor cu ajutorul echipelor de lucru – pag. E 37/

Cele trei mari avantaje ale muncii în echipã – pag. E 37/

Paºii pentru introducerea muncii de echipã în firma dvs. – pag. E 37/

Cerinþe noi pentru colegi – pag. E 37/

Coordonatorul echipei ºi ºeful – pag. E 37/

Cum organizaþi schimbul de informaþii între echipe – pag. E 37/

Listã de control – pag. E 37/

Simbol 1Despre ce este vorba:Trecerea de la organizarea tradiþionalã a muncii cãtre structuri moderne ºi flexibile cuprinde experienþe foarte diverse. Reorganizarea muncii a luat forma unor programe denumite <calitate totalã>, <planificare strategicã", <redesign sociotehnic", <reengineering", <learn management> ... Într-un acelaºi mediu de lucru, se poate întâmpla sã se apeleze la mai multe astfel de concepte, simultan sau succesiv. Este dificil pentru majoritatea oamenilor sã se regãseascã în acest vocabular, în aceastã diversitate de concepte care pot cãpãta adesea caracter de modã trecãtoare. Ce se ascunde de fapt sub conceptul de muncã în echipã?Munca în echipã poate însemna un progres spre democratizarea muncii, accesul la noi drepturi, exercitarea de noi responsabilitãþi, experimentarea unor forme inedite de cooperare ºi de solidaritate, îmbunãtãþirea calitãþii produselor ºi a serviciilor etc. Cu toate acestea, dacã este greºit conceputã sau definitã ºi dacã nu respectã un ansamblu de condiþii, ea poate de asemenea sã producã o confuzie între roluri ºi responsabilitãþi, conflicte între persoane, noi forme de autoritarism în cadrul echipei, situaþii de discriminare ºi de divizare între persoane ºi grupuri ºi, în cele din urmã, sã conducã la eºec. Este deci important sã cunoaºteþi cât mai bine realitatea muncii în echipã ºi exigenþele sale, pentru a vã maximiza ºansele de succes. 

Ce este munca în echipã

O echipã este un numãr redus de persoane reunite pentru atingerea unor scopuri comune, care le þin unite ºi responsabile unele faþã de altele. Echipele au nevoie de calitãþi complementare pentru a-ºi realiza obiectivele. Acestea cuprind cunoºtinþe tehnice sau funcþionale, abilitãþi de rezolvare a problemelor ºi de luare a deciziilor, abilitãþi interpersonale.

De fapt, în cadrul muncii în echipã putem include:

1

Ce este munca în echipã (cuvinte-cheie) lucrul împreunã al mai multor oameni, rezolvarea unei sarcini comune, autocontrolul asupra rezultatului muncii.

Cele trei mari avantaje ale muncii în echipã sunt:

Cele 3 mari avantaje ale muncii în echipã (cuvinte-cheie) vã aduce un mai mare avantaj economic introduce un model flexibil de lucru mãreºte încrederea în sine.

Prin intermediul lucrului în echipã, oamenii îºi dezvoltã cunoºtinþele ºi creativitatea ºi pot avea o contribuþie mai importantã la dezvoltarea firmei.

Într-o echipã lucreazã între 5 ºi 15 oameni care anterior aveau fiecare o anumitã specializare. Dupã introducerea muncii în echipã nu mai existã locuri de muncã clasice, acestea se ocupã prin rotaþie. Echipa este responsabilã pentru rezultatul cantitativ ºi calitativ ºi nu fiecare în parte.

Cele 7 caracteristici ale muncii în echipã

▪ Se stabileºte o sarcinã comunã care este rezolvatã pe principiul rotaþiei, de cãtre fiecare membru al echipei.▪ Locurile de muncã pânã acum izolate se apropie ºi se interconecteazã (ca spaþiu ºi ca organizare).▪ În continuare, echipa se organizeazã singurã.▪ Este independentã în decizii ºi acþiuni.▪ Se lãrgeºte aria responsabilitãþilor – se adaugã asigurarea calitãþii ºi întreþinerea ei.▪ Întreaga echipã este rãspunzãtoare pentru rezultatul muncii.▪ Se tinde permanent cãtre îmbunãtãþirea muncii ºi a calitãþii.

Domenii de aplicare

Puteþi introduce echipele de muncã în mai multe domenii – de la secþiile de producþie pânã la cele de întreþinere, logisticã ºi în domeniile administrative ale firmei.Producþie, întreþinere, logisticã, administraþie (cuvinte-cheie)În general, munca în echipã obþine rezultate vizibile acolo unde activitãþile sunt foarte specializate, iar angajaþii desfãºoarã activitãþi monotone.

2

Simbol 6Obiective pe care le puteþi atinge prin munca în echipã

▪ Stimulaþi gândirea orientatã cãtre client ºi calitate.▪ Ierarhiile se aplatizeazã. Economisiþi timp prin scurtarea drumului deciziilor ºi al informaþiilor. <Purtãtorul de cuvânt> al echipei reprezintã interesele acesteia ºi optimizeazã schimbul de informaþii dintre membrii sãi ºi alte echipe. Este în acelaºi timp coordonator ºi moderator, dar nu conducãtor.▪ Transmiteþi angajaþilor dvs. mai multã rãspundere.▪ Toate activitãþile sunt controlate în funcþia de contribuþia fiecãruia la succesul firmei.▪ Se îmbunãtãþeºte procesul muncii în ansamblu.▪ Între echipele de muncã se formeazã anumite relaþii, de tipul <client – furnizor>.

Prin aplicarea sistematicã a principiului rotaþiei, fiecare membru al echipei stãpâneºte întregul proces al muncii, dupã principiul: <Fiecare poate orice>.

Avantajele muncii în echipã

Prin introducerea echipelor de muncã, întreprinderea dvs. are numai de câºtigat. Iatã câteva avantaje:

(Vezi grafica din pag. G73/005)Avantaje pentru firmã: creativitate organizare ºi producþie flexibile productivitate crescutã înlãturarea punctelor slabe în procesul muncii concurenþã mai mare angajaþi mai pregãtiþi mai puþini timpi morþi calitate a produselor o culturã nouã a întreprinderii ºi a conducerii

Avantaje pentru angajaþi mulþumire de sine locuri de muncã mai sigure înlãturarea monotoniei calificare mai bunã posibilitãþi mai mari de câºtig autoapreciere prin asumarea rãspunderii climat mai bun de muncã

3

Cum stabiliþi sarcinile echipei de muncã

Calificare mai mare prin rotaþie (cuvinte-cheie)În fiecare echipã, sarcinile trebuie îndeplinite prin cerinþe diferite.

Rotaþia echipei garanteazã creºterea nivelului de calificare a membrilor ei. <Fiecare poate orice>, înseamnã cã informaþiile ºi cunoºtinþele se schimbã sistematic între membrii echipei. În funcþie de gradul de dificultate al fiecãrei activitãþi, trebuie sã tindeþi cãtre o rotaþie totalã sau parþialã.

Asumarea sarcinilor secundare (cuvinte-cheie)Dupã ce au fost îndeplinite sarcinile primare dupã principiul rotaþiei,

echipa îºi va asuma aºa-zisele sarcini secundare. Acestea sunt sarcini cu un grad mai mare de responsabilitate. Spre exemplu, într-o echipã de muncã din producþie, ele pot arãta astfel:

(Vezi grafica din pag. G73/006)Obiectiv Gândire orientatã spre client ºi calitate

Îmbunãtãþirea continuã a procesului muncii

Asumarea unor activitãþi specifice sarcini secundareex: comenzi de producþie

Control permanent ºi responsabil al calitãþii

Asumarea sarcinilor simple de întreþinere ºi evaluare

Activitãþi asemãnãtoare sau diferite prin rotaþie sarcini primare

Decizia de a introduce munca în echipã

Decizia þine de conducere (cuvinte-cheie)Decizia de a introduce echipe de muncã în firmã sau în anumite

compartimente din firmã þine de manageri.

Trebuie sã doriþi într-adevãr (cuvinte-cheie)Important: Decizia dvs. trebuie corelatã cu voinþa de a schimba

ierarhia ºi organizarea muncii de pânã acum.

Stabilirea scopurilor ºi sarcinilor (cuvinte-cheie)Structura firmei ºi specificitatea produselor sunt hotãrâtoare pentru

stabilirea obiectivelor ºi sarcinilor fiecãruia.

Cum stabiliþi comanda echipei

Cum lucreazã comisia de comandã (cuvinte-cheie)

4

Comisia de comandã este forul superior pentru luarea deciziilor ce privesc echipa. Ea este formatã din angajaþi, din conducerea managerialã ºi din reprezentanþi ai consiliului de administraþie. Comisia de comandã

▪ ia primele decizii în compartimentele în care au fost introduse echipe de lucru▪ fixeazã condiþiile ºi timpul de realizare a unei sarcini▪ stabileºte componenþa echipelor▪ ia decizia introducerii muncii în echipã, în funcþie de mãrimea firmei sau specificul acesteia▪ alege consilieri externi care sã conducã întregul proces.

Consilierul (cuvinte-cheie)Puþine firme au know-how-ul necesar pentru a introduce munca în

echipã fãrã ajutor extern. Un consilier extern trebuie sã sfãtuiascã comisia de comandã ºi sã ia mãsurile cele mai bune. Acest consilier seamãnã, într-un fel, cu un cercetaº care duce firma pe drumul cel bun.

Cum formaþi echipe de proiect

Pânã la independenþã (cuvinte-cheie)Echipele de proiect conduc activitatea echipei, pânã când acesta

atinge gradul de independenþã dorit.

Echipa de proiect (project team) se compune din:▪ factori de conducere din diferite paliere ierarhice▪ reprezentanþi ai angajaþilor ºi▪ reprezentanþi ai consiliului firmei.

Echipele de proiect sunt consiliate ºi sprijinite de consilieri externi.

Stabiliþi premisele organizatorice (cuvinte-cheie)Echipei de proiect îi revine sarcina de a trasa premisele organizatorice

în domeniile de rãspundere, pentru a putea introduce echipele de lucru. Echipa îi consiliazã pe conducãtori în privinþa procedurilor folosite ºi aleg echipele-pilot.

Controlul succesului (cuvinte-cheie)Echipele de proiect evalueazã rezultatele echipelor-pilot. Adesea,

aceste echipe au un rol de <pompier> intern.

Echipele-pilot adunã primele informaþii

Evaluaþi rezultatele (cuvinte-cheie)

5

Dupã stabilirea obiectivelor ce vor fi atinse prin munca în echipã, puteþi instala echipele-pilot în domeniile alese. Echipele-pilot au menirea de a centraliza ºi evalua rezultatele ºi informaþiile culese.

Sfat: Formaþi echipe pilot în domeniile ºi compartimentele în care angajaþii ºi ºefii lor sunt suficient de deschiºi ºi motivaþi pentru aceastã formã de lucru.

Oglinda întregului colectiv (cuvinte-cheie)Pentru a evita strângerea de informaþii false, alegeþi echipa pilot

astfel încât sã fie reprezentativã pentru angajaþii din respectivul compartiment.

Evaluaþi realist (cuvinte-cheie)Echipele pilot nu trebuie neapãrat sã fie formatã din <olimpici>. Într-o

asemenea componenþã, participanþii ºi-ar pierde rapid motivaþia ºi s-ar instala decepþia. Fiecare echipã are nevoie de <vedete>, de oameni mediocri ºi chiar de <codaºi>.

Recunoaºteþi greºelile ºi corectaþi-le (cuvinte-cheie)Când aþi strâns suficiente date despre echipa pilot, începeþi sã

introduceþi alte echipe de lucru.Evaluaþi greºelile din echipa pilot ºi corectaþi-le.

(Vezi grafica din pag. G73/010)Comisia de comandã Prima analizã stabilirea obiectivelor stabilirea cadrului de lucru

Consilier extern consiliere training

Echipa de proiect planificare organizare coordonare analiza rezultatelor

echipa pilot

introducerea echipelor de lucru

(Vezi grafica din pag. G73/011)Pretenþii faþã de membrii unei echipe de muncã

Control al calitãþii îmbunãtãþirea permanentãa procesului de muncã

6

dorinþã de a îndeplini întreþinere preventivãobiectivele echipei

lucru în echipã

Cum stabiliþi rolul <purtãtorului de cuvânt>

Purtãtorul de cuvânt este reprezentantul echipei, ales dupã principii democratice, într-o perioadã delimitatã de timp.

Iniþiere (cuvinte-cheie)Sarcinile sale se rezumã la:▪ Schimbul de informaþii în interior ºi exterior.

Coordonare (cuvinte-cheie)▪ Stabileºte obiectivele ºi este rãspunzãtor de îndeplinirea lor.▪ Este coordonator ºi moderator. Conduce ºi mediazã discuþiile între membrii echipei.▪ Conduce ºi stabileºte procedeele de lucru, cum ar fi rotaþia ºi calificarea membrilor.

Rolul dvs. ca ºef

Noile dvs. sarcini ca ºef (cuvinte-cheie)Ca ºef, sunteþi responsabil pentru tot personalul dvs., dar sunteþi în

acelaºi timp în rolul de consilier, om de încredere ºi antrenor.Pe lângã funcþiile de conducere, sunteþi formator ºi antrenor al

angajaþilor dvs. Punctele forte trebuie sã fie activitãþile de coordonare ºi calificare.

(Vezi grafica din pag. G73/012)

Factor de dezvoltare a colectivului Consilier Factor de dezvoltarea echipei

Antrenor ªef Partener de discuþii

Specialist Coordonator Intermediar

Dezvoltaþi o relaþie de tipul <client-furnizor>

Destul de des se întâmplã ca angajaþii sã facã anumite produse pentru clienþi pe care nu îi cunosc îndeajuns. Aceasta poate duce la o abordare necorespunzãtoare a calitãþii. Astfel, pot ajunge la clienþi produse defecte sau servicii deficitare.

7

Colegul de muncã este <client> (cuvinte-cheie)Stimulaþi în angajaþi conºtiinciozitatea ºi sfãtuiþi-i sã îi vadã pe ceilalþi

colegi ca pe niºte <clienþi>. În acest fel, produsele defecte rãmân în interiorul firmei ºi nu ajung aºa la clienþii finali.

Aºa îmbunãtãþiþi calitatea produselor (cuvinte-cheie)Dezvoltaþi în interiorul echipei de lucru ºi între echipe o relaþie internã

de tipul client-furnizor. În acest fel, veþi fi foarte sigur cã produsele greºite nu vor ajunge la clienþi.

Angajaþii trebuie sã munceascã dupã aceste principii:▪ Fiecare este client▪ Fiecare este furnizor▪ Fiecare este responsabil pentru produsul sau serviciul sãu.

(Vezi grafica din pag. G73/014)Fiecare membru al echipei este client ºi furnizor în acelaºi timp

furnizor externRelaþia client-furnizor în interiorul echipei

client extern (final)Prezentarea graficã a relaþiei interne client-furnizor

Pentru ca relaþia de tipul client-furnizor sã funcþioneze, trebuie sã porniþi de la urmãtoarele premise:

5 premise pentru calitate (cuvinte-cheie)▪ Furnizorul intern cunoaºte cererile de calitate pe care clientul sãu intern (colegul) le oferã.▪ Clientul intern acceptã doar produse sau servicii care nu au defecte.▪ Problemele ce privesc calitatea sunt discutate între <client> ºi <furnizor> ºi rezolvate.▪ Fiecare <furnizor> are grijã sã îi dea clientului sãu numai produse de calitate.▪ În procesul muncii, are loc permanent un schimb de informaþii între <furnizor> ºi <client>.

Scad costurile legate de calitate (cuvinte-cheie)Dacã toþi angajaþii interiorizeazã acest principiu, costurile calitãþii ºi

reclamaþiile clienþilor finali vor scãdea simþitor.

Simbol 4Cum organizaþi schimbul de informaþii

8

Munca în echipã are rezultate doar când se asigurã un flux de informaþii permanent între membrii echipei ºi între echipe.

(Vezi grafica din pag. G73/016)Schimbul de informaþii între toate palierele Prin discuþii, informaþiile schimbateprintr-un sistem orizontal pe verticalã se retransmitcu înlãnþuire verticalã. ºi orizontal.

Primul palier al ierarhiei

Al doilea palier al ierarhiei Schimb sãptãmânal de informaþii.- ºeful nemijlocit al echipei

Purtãtorul de cuvânt al echipei. Schimb lunar de informaþiiîntre toþi purtãtorii de cuvântai echipelor.

Membrii unei echipe de muncã. Schimb sãptãmânal de informaþii

între toþi membrii unei echipe.

În cursul unui schimb regulat de informaþii, angajaþii îºi pun la dispoziþie competenþele ºi creativitatea. Calitatea muncii este îmbunãtãþitã permanent.

Trebuie sã le daþi echipelor de muncã toate informaþiile care le privesc. De aceea, purtãtorul de cuvânt al echipei joacã un rol decisiv.

Schimb de informaþii vertical ºi orizontal

Rolul ºefilor ºi al purtãtorilor de cuvânt (cuvinte-cheie)Informaþiile se referã la probleme actuale, cum ar fi sursele de greºeli,

reclamaþiile clienþilor sau alte probleme. Toate acestea trebuie cunoscute foarte bine de purtãtorul de cuvânt al echipei.

Obiectivele schimbului de informaþii (cuvinte-cheie)În schimburile regulate de informaþii

se identificã probleme ºi se rezolvã

se definesc standardele de calitate ºi se îmbunãtãþesc permanent

se analizeazã greºelile ºi se gãsesc modalitãþi de rezolvare.

Dezvoltaþi schimbul de informaþii ºi pe verticalã (deci între diferitele paliere de ierarhie) ºi orizontal (între membrii unui palier/echipã/compartiment) ºi programaþi regulat discuþii.

Simbol 8

9

Listã de control:Introducerea conceptului de muncã în echipã

Trebuie sã reflectaþi bine înainte de a lua decizia introducerii echipelor de lucru în firmã.

Regulile jocului:□ Preambul – o scurtã argumentare, de ce este necesar sã introduceþi munca în echipã.□ Evaluare – caracteristici ale compartimentelor firmei unde se vor introduce echipele de muncã.□ Definirea specificã a muncii în echipã pentru firma dvs.□ Obiective ºi sarcini generale ale echipei.□ Stabilirea componenþei echipei, cu reglementarea competenþelor ºi a relaþiilor dintre echipã ºi ºef.□ Fixarea sarcinilor purtãtorului de cuvânt al echipei ºi alegerea acestuia.□ Stabilirea competenþelor ºi a sarcinilor pentru fiecare ºef de echipã.□ Stabilirea cadrului de discuþii.□ Obiective de calificare pentru angajaþi ºi luarea mãsurilor de calificare.□ Reglementarea unor modalitãþi de stimulare materialã pentru membrii echipei.□ Sarcinile comisiei de comandã ºi ale echipei de proiect.□ Intrarea în vigoare a acordului de funcþionare.

10