MANAGEMENTUL TIMPULUI

Fiecare zi are 24 de ore, dar pentru foarte multi acest timp este prea scurt. Timpul este cea mai utila resursa pe care o aveti la dispozitie daca este utilizata cum trebuie. Timpul trece fara oprire chiar daca il folositi cum trebuie sau nu, tot ce puteti face este sa incercati sa-l folositi cat mai bine. Efectuarea managementului şi în viaţa privată şi în lucru, este de importanţă esenţială. Managementului timpului Dvs. ţine de efectuarea managementului Dvs. propriu şi este o abilitate extrem de importantă pentru oricine. Managementul timpului înseamnă utilizarea timpului în mod efectiv pentru a îndeplini sarcinile noastre! El implică:- Prioritizarea sarcinilor: evaluarea, elaborarea listelor. - Organizarea propriei persoane: carnet de însemnări, liste de

acţiuni, planificarea, reflectarea Imposibilitatea de a vă organiza propria persoană cauzează probleme nu doar pentru Dvs. , dar de asemenea şi pentru alţii. Întrebaţi-vă pe Dvs. înşivă, “Ca funcționar public, pentru ce mă aflu aici? Care sunt ‘risipitorii mei proprii de timp’ şi cum pot scăpa de ei? Cum mă organizez?”

Sunt 8 reguli cheie pentru un management al timpului eficient

1.Planificati-va timpul dinainte

Fiecare zi de lucru este plina de sarcini care trebuiesc indeplinite. Faceti o lista cu sarcinile din timpul zilei si ce aveti de gand sa faceti si bifati-le pe masura ce le indepliniti. Pe masura ce indepliniti fiecare sarcina, va deveni din ce in ce mai clar ce progrese ati facut, pe masura ce cantitatea de "lucruri de facut" este redusa. Acest procedeu reduce de asemenea sansele sa uitati ceva din ceea ce aveti de facut.

2.Stabiliți-vă țintele și prioritățile

Este ușor sa va faceti obiceiul de a indeplini cele mai placute sarcini mai intai, dar activitatile zilei dvs ar trebui sa fie stabilite in functie de prioritatile nevoilor dvs. Importanta si urgenta

1

sarcinilor variaza foarte mult. Subliniati acest lucru incluzand si un sistem de clasificare in lista dvs. Acest fapt vă va incuraja să indepliniti mai intai sarcinile cele mai urgente si sa va faceti timp suficient pentru sarcinile importante.

3. Masurați-vă progresul

Este foarte important sa va inregistrati progresele. Ar trebui sa va simtiti incurajati pe masura ce vedeti ca treburile pe care le aveti de facut se imputineaza. Premiati-va atunci cand cea mai neplacuta sarcina a zilei a fost indeplinita, luandu-va o pauza sau dand un telefon. Anumite sarcini sunt de durata si ar trebui sa va masurati progresul si la aceste sarcini.

4. Invățați să spuneți nu

În fiecare zi suntem confruntati cu sarcini neplanificate care ne fura din timp. Indiferent daca cineva din familie, prieteni, colegi va roaga sa faceti ceva pentru ei, ar trebui sa acceptati doar tinand cont de sarcinile planificate de dvs. Multa lume accepta doar pentru a nu jigni. In final trebuie sa ne bazam pe propria judecata dar ar trebui sa ne asiguram ca acceptam cereri care sunt compatibile cu scopurile noastre. A invata sa refuzati este cea mai buna metoda de a scuti timpul dvs.

5. Delegarea

Delegarea este cea mai eficienta metoda de a economisi timp, permitandu-va sa va ocupati de sarcinile mai importante. Intrebati-va daca poate fi altcineva delegat pentru anumite sarcini sau este nevoie sa le indepliniti chiar dvs. Daca nu aveti pe nimeni sa delegati, luati in considerare si resursele din afara.

6. Folositi tehnologia in avantajul dvs.

Acest lucru se poate face foarte usor, de exemplu folosind mesageria vocala, trimitand mesaje prin e-mail decat sa scrieti scrisori. Tehnologia poate fi folosita intr-o varietate mare de modalitati - platile se poate face automat sau prin operatiuni bancare on-line. Daca nu sunteti o persoana inclinata spre tehnologie, puteti urma sfaturile bancii dvs.

7. Alocati-va timp si pentru dvs.

Este imposibil sa va concentrati ore in sir. Desi vi sa pare ca este nevoie sa va grabiti si sa munciti non-stop pentru a termina tot

2

ce aveti de facut, veti descoperi ca daca va acordati cateva momente sa va relaxati in timpul zilei, sarcinile vor fi indeplinite mai eficient. Nu va grabiti niciodata, acordati-va timpul necesar pentru a indeplini sarcinile in mod corect si veti economisi timp nefiind nevoie sa repetati anumite sarcini.

8. Organizati-va locul de munca

Organizarea economiseste timp. Cu cat aveti spatiul de munca mai organizat si lucrurile de care aveti nevoie la indemana, cu atat va eficientizati munca. Aranjati lucrurile de care aveti nevoie sistematic, astfel incat sa stiti mereu unde este un anumit obiect de care aveti nevoie. Un birou organizat va va ajuta ca va faceti o zi eficienta din punct de vedere al muncii.

Care sunt beneficiile managementului bun al timpului?Managementul timpului este util pentru Dvs., pentru colegi şi prieteni. Printre beneficiile evidente ale managementului bun al timpului sunt următoarele: - Ai mai mult timp să faci ceea pentru ce te afli aici- Îţi creşte disponibilitatea- Îţi îmbunătăţeşte procesul de luare a deciziilor- Îţi îmbunătăţeşte productivitatea, eficienţa şi eficacitatea- Minimalizează riscurile pe care ţi le asumi- Te face o persoană cu care este mai uşor de lucrat- Te face o persoană cu care este mai uşor de trăit- Îţi îmbunătăţeşte starea sănătăţii- Te faci să te simţi mai relaxat- Îţi reduce stresul.

Precum şi multe alte beneficii pe care le veţi descoperi pe măsură ce veţi învăţa să efectuaţi un management efectiv al timpului!

A lucra cu lucrurile corecte şi a face lucrurile corectPrima regulă a managementului propriu este să faceţi ceea ce trebuie să faceţi, ceea pentru ce sunteţi aici, să faceţi lucrurile corecte. Pentru ca să ştiţi care sunt lucrurile corecte, trebuie să analizaţi obiectivele Dvs., ce fel de rezultate sunt aşteptate de la Dvs. şi de la departamentul sau unitatea Dvs.? Trebuie, de asemenea, să ştiţi cum veţi şti când veţi atinge acele rezultate – obiectivele trebuie să fie măsurabile. Dacă nu ştiţi încotro vă îndreptaţi, s-ar putea să mergeţi oriunde! După ce aţi înţeles cele

3

menţionate mai sus, trebuie să prioretizaţi sarcinile care vă vor ajuta să atingeţi obiectivele.

A doua regulă este să faceţi lucrurile corect. Dvs. puteţi lucra în mod reactiv, ceea ce înseamnă că veţi fi mai mult ocupat răspunzând la evenimente şi aplanând greşelile făcute de Dvs. sau de alţii. Sau, puteţi lucra în mod proactiv, ţinând situaţia sub control, iniţiind, planificând, controlând şi schimbând viitorul pentru sine şi pentru organizaţie. Fiind reactiv, unde adesea sunteţi luat prin surprindere, în mod evident că vă ia mai mult timp decât fiind proactiv, unde puteţi ţine evenimentele sub control. Dacă sunteţi reactiv, faceţi şi personalul Dvs. să fie reactiv, fiindcă dacă nu controlaţi situaţia, ei nu pot planifica să controleze situaţia lor. Pe lângă aceasta, faptul de a fi victimă a circumstanţelor cauzează stres şi un sentiment constant de disatisfacţie.

“ Să alegi timpul corect înseamnă să economiseşti timp. Tot ceea ce este făcut la momentul nepotrivit, este inutil şi inefectiv.”(Francis Bacon)

Cum să vă organizaţi pe Dvs. înşivă Primul lucru pe care trebuie să-l faceţi pentru a vă organiza,

este să identificaţi scopurile şi obiectivele Dvs. – pentru ce sunteţi aici?

Faceţi o listă a sarcinilor şi activităţile pe care trebuie să le efectuaţi pentru a atinge scopurile şi obiectivele Dvs.

Prioritizaţi aceste sarcini şi activităţi. Delegaţi sarcinile pe care alţii pot să le facă mai bine sau la fel

de bine ca şi Dvs. Planificaţi utilizarea timpului Dvs. Ocupaţi-vă de chestiunea risipitorilor Dvs. de timp.

Cheltuiţi timp pentru rezultate, nu pentru eforturiEste important ca timpul să fie cheltuit pentru sarcinile care vă vor ajuta să atingeţi scopurile şi obiectivele şi nu doar să fiţi pur şi simplu ocupat. Realizările îi fac pe oameni să se simtă bine şi îi fac mai motivaţi şi doritori de a lucra bine. Regula citată de obicei este regula 80/20, sau principiul Pareto. El spune că, în mod tipic, 80 procente din eforturi ating doar 20 procente din

4

rezultate. Deci, 80 procente din rezultatele Dvs. sunt obţinute din doar 20 procente ale lucrului Dvs. (Vedeţi Figura de mai jos).

Fig. The 80/20 rule

De aici, putem concluziona că majoritatea timpului nostru este neproductiv, întrucât produce foarte puţine rezultate. Iată de ce este esenţial să identificaţi care aspecte ale muncii Dvs. produc cele mai multe rezultate.

Pentru managementul timpului Dvs.:

1. Faceţi o listă a tuturor sarcinilor şi activităţilor. Bazându-vă pe scopurile şi obiectivele Dvs., faceţi lista sarcinilor şi activităţilor care vă vor permite să atingeţi scopurile şi obiectivele.

2. Decideţi asupra priorităţilor. Faceţi un jurnal de analiză a utilizării timpului de muncă şi apoi prioritizaţi sarcinile. După ce aţi făcut lista tuturor sarcinilor Dvs., trebuie să fiţi în stare să distingeţi între sarcinile proactive şi cele reactive. În plus, Dvs. trebuie să distingeţi între sarcinile Importante şi Urgente. Importanţa şi urgenţa nu înseamnă

5

80% din eforturi

20% din eforturi

20% din rezultate

80% din rezultate

acelaşi lucru. Cât de mult timp vreţi să cheltuiţi asupra unei sarcini, este determinat de importanţa ei. Cât de rapid trebuie să îndepliniţi sarcina, este determinat de urgenţa ei.

Urgent Neurgent

Important Sarcinile importante şi urgente trebuie să fie îndeplinite imediat, cheltuind timp destul pentru a le efectua bine.

Sarcinile importante dar care nu sunt urgente pot aştepta până când veţi avea timp destul pentru a le face aşa cum trebuie.

NeimportantSarcinile urgente dar neimportante trebuie îndeplinite rapid, pentru a scăpa de ele. Dar cheltuiţi cât mai puţin timp posibil asupra unor astfel de sarcini.

Sarcinile care nu sunt urgente sau importante pot fi lăsate pentru a fi făcute în ultimul moment, chiar dacă acestea sunt lucrurile care vă plac cel mai mult.

Pătratele Planificării Individuale – un instrument pentru a face faţă priorităţilor , precum şi rutinei de zi cu ziUnul dintre modurile de a distinge între lucrurile urgente şi cele nu atât de urgente şi de a decide asupra importanţei relative, este de a folosi un tabel simplu cu patru despărţituri precum este cel de mai jos. Fără îndoială, sarcinile din pătratul menţionat ca urgent şi important, trebuie prioritizat. Nişte exemple:

Dacă o sarcină este foarte importantă, dar nu este urgentă, aveţi timp să lucraţi asupra ei. Puteţi chiar delega părţi ale acestei sarcini pentru a începe procesul. Aveţi grijă să nu întârziaţi cu aceste sarcini foarte mult. Ţineţi minte, ele sunt importante pentru atingerea scopurilor Dvs. generale.

6

Exemplu: raportul Dvs. ce trebuie prezentat comitetului director peste două luni, ar putea creşte semnificativ dimensiunile şi influenţa unităţii Dvs. şi poziţia Dvs. în organizaţie.

Dacă o sarcină este foarte urgentă, dar neimportantă, puteţi să o îndepliniţi în două zile. Îndepliniţi-o acum, dar nu cheltuiţi prea mult timp asupra ei – scăpaţi de ea rapid. Sau, ca alternativă, delegaţi sarcina altcuiva.

Exemplu: Şeful cere să prezentaţi o listă cu orarul concediilor angajaţilor Dvs. într-o oră. Este o simplă sarcină administrativă neplăcută.

Dacă o sarcină nu este nici importantă, nici urgentă, întrebaţi-vă pe sine înşivă dacă trebuie să o îndepliniţi. Aceste sarcini sau trebuie amânate/abandonate, ignorate sau delegate.

Exemplu: asistentul Dvs. vrea să ştie ce culoare ar fi cea mai potrivită pentru coperta raportului, albastră sau roză.

Ţineţi minte, important şi urgent nu este acelaşi lucru. Cât timp doriţi să cheltuiţi asupra unei sarcini este determinat de importanţa ei. Cât de rapid doriţi să îndepliniţi sarcina este determinat de urgenţa ei.

Q: - Acum, întoarceţi-vă la analiza jurnalului analizei utilizării timpului de muncă şi indicaţi pentru fiecare activitate dacă Este important sau neimportant; urgent sau neurgent

Delegaţi sarcinile atunci când este potrivitDelegarea a fost descrisă în Capitolul 3 şi este strâns legată de managementul timpului. Când delegaţi sarcinile, ţineţi minte unele reguli importante:

Ţineţi minte, ASIGURAŢI membrului personalului cui i-aţi delegat sarcina următoarele:

1. Suportul pe care l-aţi promis2. Oportunitatea ca ei să-şi încerce propria lor cale de

îndeplinire a sarcinilor; s-ar putea să fie un mod de efectuare chiar mai bun decât al Dvs.

7

3. Susţineţi-i prin informarea altor departamente despre delegarea sarcinilor

4. Lăudaţi-i şi chiar, posibil, premiaţi-i5. Asiguraţi sprijin pentru acţiunile şi deciziile pe care le-au

îndeplinit 6. Organizaţi şedinţe/întrevederi conform înţelegerilor7. Informaţi-i despre orice schimbări care ar putea afecta

progresul lor.

NU:

8. Învinuiţi pe ei dacă ceva nu merge bine, dar ajutaţi-i să reflecteze pentru ca să înveţe şi să corecteze

9. Vă amestecaţi în performanţa persoanei la îndeplinirea sarcinii

10. Dublaţi controlul tuturor lucrurilor, (dacă nu sunteţi la etapa „directivă”)

11. Ignoraţi deciziile luate de subalterni12. Schimbaţi lucrurile ‚pe la spatele’ persoanelor

Cum să economisiţi timp la organizarea şedinţelor

Cît de des participaţi la şedinţe? La cîte şedinţe participaţi săptămînal? LA cîte şedinţe pe săptămînă participă managerul d-voastră? Există vre-o legătură între nivelul managerului şi numărul de şedinţe la care participă?

Şedinţele sunt foarte importante la orice loc de lucru, întrucât oamenii pot discuta, face schimb de informaţie şi lua decizii. Dar şedinţele adesea iau mai mult timp decât este necesar. Oamenii care organizează şedinţele, au responsabilitatea de a asigura ca timpul fiecăruia să fie cheltuit în mod chibzuit. Există douăsprezece căi încercate de a face ca fiecare şedinţă să fie productivă şi efectivă din punct de vedere a timpului.

1. Stabiliţi scopuri clare pentru şedinţăÎntrebaţi-vă pe Dvs. înşivă, “Cărui scop va servi această şedinţă? Se va lua o decizie, se va analiza şi rezolva o problemă, va livra grupului informaţie nouă, va colecta date despre starea unui anume proiect?” clarificaţi acestea în mintea Dvs. şi înscrieţi misiunea şedinţei într-o scurtă frază-declaraţie, pe care expuneţi-o într-un loc unde să poată fi văzută de toţi participanţii.

8

2. Asiguraţi participanţii cu o agendă în formă scrisăFiecare şedinţă, nu are importanţă cât de scurtă este, trebuie să aibă o agendă scrisă. Această agendă trebuie să fie diseminată celor care vor participa la şedinţă cât se poate mai devreme, astfel încât participanţii să aibă timp destul pentru a se pregăti. Agenda va ajuta ca şedinţa să se concentreze asupra chestiunilor-cheie. Începeţi şedinţa prin explicarea agendei şi apoi treceţi la subiectul principal.

3. Limitaţi numărul celor prezenţi până la minimumInvitaţi la şedinţă doar pe cei care trebuie să fie acolo. Calculaţi costul şedinţei, pe baza salariilor tuturor celor prezenţi şi a altor cheltuieli pentru organizarea şedinţei, şi înscrieţi acest cost alături de declaraţia misiunii şedinţei.

4. Evitaţi să începeţi şedinţele la ore fixeStudiile au arătat că oamenii sunt mai punctuali dacă şedinţele nu încep la ore fixe. Mai mulţi întârzie la şedinţa programată pentru ora 10 decât la şedinţa care este programată pentru ora 10.10. De ce se întâmplă aşa, rămâne un mister al naturii umane! Trebuie, de asemenea, să stabiliţi ora finisării şedinţei şi să o respectaţi. De multe ori s-a întîmplat ca să fie fixată ora de finalizare a şedinţei?

5. Dacă agenda este scurtă, participanţii pot sta în picioareToate scaunele sunt scoase din cameră, iar persoanele participante la şedinţă stau în picioare prin toată cameră. Aceasta tactică oferă două beneficii:

1. Oamenii sunt mai vioi atunci când stau în picioare decât atunci când şed şi mai atenţi pentru a nu scăpa din vedere punctele importante

2. Nimeni nu vrea să prelungească şedinţa, deci agenda poate fi îndeplinită mai rapid şi mai eficient.

6. Utilizaţi metoda mingii vorbitoareAceasta implică transmiterea unei mingi de gumă prin cercul grupului. Doar persoana care la moment ţine mingea, are dreptul să vorbească. Aceasta economiseşte timpul, întrucât cei prezenţi nu întrerup vorbitorul.

7. Întreprindeţi în mod regulat măsuri de verificare a consensului

9

Oamenii uneori îşi exprimă viziunile mai mult în aer decât să ajungă la un acord sau să adauge ceva nou. Preveniţi aceasta prin efectuarea din când în când a votării neoficiale pentru a ajunge la consens. Dacă există un acord general asupra unui curs de acţiuni, el poate fi pus la votul formal al şedinţei pentru a nu pierde timpul în dezbateri inutile.

8. Încercaţi metoda japoneză NemawashiÎn Japonia se obişnuieşte organizarea unor şedinţe de pregătire a şedinţelor. Aceasta implică invitarea unui grup mic de specialişti pentru discuţii scurte, înainte ca unul sau doi din ei să participe la şedinţa care se pregăteşte. Spre exemplu, un grup de ingineri pot să se întâlnească cu o zi mai înainte de şedinţa mai mare a proiectului, pentru a rezolva chestiunile tehnice importante ale viitoarei şedinţe şi a conveni asupra unei abordări colective. Astfel se economiseşte timp prin faptul că la şedinţa principală de mai târziu se poate lua o decizie imediată.

9. Încurajaţi participarea deplinăExercitaţi o influenţă pozitivă asupra atitudinilor şi aşteptărilor celor prezenţi prin:

3. Obligarea fiecăruia să se pregătească pentru şedinţă. Aţi putea, spre exemplu, anunţa anticipat că fiecare persoană va trebui să facă o prezentare de cinci minute despre problema cea mai mare pe care a întâlnit-o de la şedinţa precedentă încoace

4. La şedinţă, selectaţi vorbitorii la întâmplare5. Faceţi astfel ca fiecare din cei prezenţi să simtă că

implicarea lor este preţuită şi că la sesiune poate fi obţinută informaţie importantă.

10. Asiguraţi ca fiecare să fie concentrat asupra scopului discuţieiUnul din modurile de a obţine aceasta, este calcularea costurilor şedinţei şi notarea lor cu cifre de dimensiuni mari pe flipchart. (Vedeţi punctul 3 de mai sus).

11. Preveniţi discuţiile unu la unu Dacă doi participanţi se încleaştă şi încep să discute o chestiune între ei, excluzând restul grupului, imediat reprogramaţi chestiunea dată pentru o şedinţă separată între cei doi protagonişti. Apoi atrageţi-le atenţia cu fermitate la scopul şedinţei în desfăşurare.

10

12. Încheiaţi şedinţa cu o chemare la acţiuneÎncurajaţi pe cei prezenţi să facă nişte acţiuni clare/concrete ca rezultat al şedinţei, dându-le clar de înţeles că intenţionaţi să urmăriţi îndeplinirea celor convenite la şedinţă. Mai târziu ţineţi-vă promisiunea.

Planificaţi utilizarea timpului Dvs.Este important să vă planificaţi timpul propriu şi să faceţi acest lucru în mod sistematic. Ca manageri şi lideri, sunteţi oameni ocupaţi şi, de aceea, este deosebit de important să utilizaţi eficient timpul pe care-l aveţi la dispoziţie. Pentru a planifica timpul în mod sistematic, trebuie să:

o Iniţiaţi o agendă în care să introduceţi activităţile pe care le-aţi prioretizat. Acordaţi, de asemenea, timp şi pentru sarcinile reactive.

o Pregătiţi zilnic o listă a ‘sarcinilor ‘de făcut’ ’ pentru acea zi. Însemnaţi pe listă sarcinile îndeplinite, rând pe rând.

o Îmbunătăţiţi-vă abilităţile de citire. Încercaţi să citiţi în mod mai selectiv.

o Programaţi-vă timp pentru a face planificarea timpului, o dată pe săptămână

o Stabiliţi termene-limită pentru toate sarcinile, în dependenţă de faptul cât timp aveţi de gând să atribuiţi pentru îndeplinirea fiecărei sarcini.

Opriţi pierderea timpuluiUn mod foarte important de a nu pierde timpul este să stabiliţi limite de timp, extern – pentru colegii Dvs. şi intern – pentru Dvs. înşivă. Mai jos urmează nişte recomandări utile pentru stabilirea limitelor de timp. Analizaţi comportamentul propriu; aveţi întotdeauna o atitudine corectă?

Stabiliţi limite asupra:

Atitudine greşită Atitudine corectă

disponibilităţii

Eu trebuie să întrerup ceea ce fac pentru a răspunde la

Este această întrerupere într-adevăr mai importantă decât ceea ce fac acum?Dacă da, bine. Dacă nu, mai

11

telefon/vorbi cu ... poate aştepta.duratei Am început acest

lucru, deci trebuie să-l termin.

Pur şi simplu din cauza că aţi început un lucru, nu înseamnă că trebuie să perseveraţi să-l terminaţi neapărat tot atunci, în special dacă intervine ceva mai important sau mai urgent. Este în regulă să întrerupeţi acest lucru şi să mergeţi înainte cu lucrurile pe care puteţi să le terminaţi.

importanţei Totul este important

Nu, nu este aşa! Stabiliţi-vă priorităţile şi planificaţi-vă în mod corespunzător timpul.

implicării Dacă doriţi ca un lucru să fie făcut, este mai bine să-l faceţi Dvs. înşivă.

Dvs. nu puteţi face absolut totul. Implicaţi-vă doar în lucrurile care este necesar să le faceţi anume Dvs. şi permiteţi altora să se ocupe de restul.

standardelor

Dacă un lucru merită să fie făcut, el merită să fie făcut bine.

Este destul, dacă lucrul este făcut bine – nu este necesar să fie perfect.

urgenţei Aceasta nu poate aştepta.

Sau poate? Ce ar fi putut să se întâmple dacă Dvs. nu aţi fi fost aici să-l faceţi? Este acesta într-adevăr cel mai urgent lucru pe care trebuie să-l faceţi? Este oare într-adevăr cea mai bună utilizare a timpului Dvs. pentru acest moment?

Economisiţi timpulCând sunt întrebaţi, oamenii sunt de acord că cei mai des întâlniţi risipitori de timp la lucru sunt: prea mulţi vizitatori şi sunete telefonice; întrunirile rău organizate; sarcinile delegate incorect; obligaţiile şi drepturile nedefinite; şi lipsa autodisciplinei.

12

Mai jos urmează unele dintre cauzele acestor risipitori de timp, împreună cu unele soluţii posibile. Încercaţi să scăpaţi de risipitorii de timp proprii prin citirea şi discutarea acestei liste cu colegii şi şeful Dvs.

1. Este uşa Dvs. închisă, deschisă tuturor? Consideraţi că prea mulţi oameni bat la uşa Dvs. şi doresc să vă vadă, ori de câte ori doriţi să vă concentraţi? Dacă da, atunci spuneţi colegilor să nu vă deranjeze. Dacă nu puteţi evita ca oamenii să vină întruna, plecaţi şi lucraţi într-un alt loc.

2. Apelurile telefonice sociale pot fi greu de evitat. Rugaţi prietenii sau rudele să revină după amiază. Încercaţi să vă întâlniţi cu ei în timpul pauzei de masă. Scurtaţi vizitele - stând în picioare, stabilind chiar de la începutul vizitei durata ei de timp şi spunându-le vizitatorilor că aveţi planificat să finalizaţi ceva în următoarele câteva ore. Încercaţi să încheiaţi întrevederea spunând: “Înainte de plecare, aşi dori să….”

3. Dacă membrii echipei Dvs. vă întrerup prea des, reflectaţi asupra cauzelor şi încercaţi să faceţi ceva ca să rezolvaţi. Utilizaţi metoda de management prin excepţie. Explicaţi clar personalului că doriţi să fiţi informat doar în cazurile când ei nu reuşesc să îndeplinească planurile sau bugetele. Dacă ei fac acest lucru în mod regulat - posibil că aveţi o problemă de management: Se tem ei oare să facă greşeli? Evită responsabilitatea? Nu le este clar ce aşteptaţi de la ei? Dacă răspunsul Dvs. este “posibil că da” - este responsabilitatea Dvs. să faceţi ceva ca să rezolvaţi.

Cu siguranţă, întâlnirile cu vizitatorii şi organizarea şedinţelor scurte cu personalul fac parte din lucrul Dvs., deci acestea nu este obligatoriu să fie risipitori de timp.

13