Formarea şi conducerea

echipelor

- proiect AgroManager -

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor

Umane 2007- 2013

Investeşte în oameni!

Titlul proiectului: AgroManager

Contract numărul: POSDRU/92/3.1/S/64291

• Importanţa lucrului în echipă

• Ce este o echipă ?

• Diferenţa dintre un grup şi o echipă.

• Tipuri de echipe

• Avantajele/dezavantajele unei echipe.

• Caracteristicile unei echipe performante.

• Etapele dezvoltării unei echipe. Modelul Tuckman

• Roluri în echipă. Chestionarul Belbin

• Conflictele într-o echipă: cauze, reacţii şi soluţii pentru prevenirea conflictelor.

• Conducerea echipelor

• O poveste de succes: JD Agro Cocora

Tematica:

Pentru mine lucrul în echipă este:.................................

Lucrul în echipă = abilitatea de a lucra împreună după o viziune comună.

• Abilitatea de a direcţiona împlinirea individuală, prin obiectivele organizaţiei.

• Este modalitatea prin care oameni obişnuţi pot atinge rezultate neobişnuite.

1. Ce este lucrul în echipă?

“70% din eşecurile înregistrate în proiecte nu sunt cauzate de lipsa de

cunoştinte tehnice sau de necunoaşterea procedurilor, ci sunt cauzate

de lipsa de abilităţi sociale, emoţionale, lucru în echipă, comunicare,

empatie, motivare, rezolvarea conflictelor, spirit de lider!” Velimir Srica,

Project management today.

2. Ce este o echipă?

• Un grup mic de oameni

• Care au un scop comun sau obiective comune.

• Pun în comun resurse, efort, timp pentru a îndeplini aceste obiective comune.

• Se diferenţiază, dar se şi completează.

• Şi se simt reciproc responsabili pentru aceste obiective.

(Adaptare după Katzenbach and Smith, The Wisdom of Teams, 1993)

• Echipa este un grup, dar nu orice grup este o echipă. Grupul - un set de indivizi care au în comun unele caracteristici - fără să interacţioneze neapărat unii cu alţii

• “Echipa” - implică acţiuni comune ale unor oameni, care trebuie să colaboreze (până la un anumit nivel), ca să atingă nişte obiective comune. Ei împart responsabilitatea faţă de contribuţia şi rezultatele pe care le aduc în organizaţie

• Grupul reprezintă mai multe persoane care lucrează/ există în acelaşi cadru. Câţiva oameni puşi să lucreze în acelaşi loc nu reprezintă neapărat o echipă, ei nu vor rămâne decât o sumă individualităţi, puse la un loc!

• Echipa este un grup ai cărui membri se influenţează între ei pentru îndeplinirea unui obiectiv al organizaţiei.

3.Care este diferenţa dintre un grup şi o echipă?

4. Tipuri de echipe• A. Echipe speciale, constituite pentru rezolvarea problemelor, cu rolul:

• de a analiza o anumită stare de lucruri;

• de a elimina o problemă;

• de a eficientiza un domeniu de activitate/ de a îmbunătăţi mediul general de muncă.

Cazuri în care se poate convoca o astfel de echipă

- când apare o problemă-un focar de boală cu o mortalitate crescută, care trebuie eliminat într-o perioadă scurtă de timp.

B. Echipe

autoconduse

- Ele îşi planifică, organizează şi controlează activitatea în condiţiile unor îndrumări şi intervenţii minime din partea managementului

Exemplu: o echipă care se auto-organizează, chiar înabsenţa managerului de fermă, pentru a acoperi întreg volumul de muncă. Persoane de pe acelaşi nivel ierarhic, pot urma un lider informal, care le va trasa sarcini etc.

C. Echipe interfuncţionale.

• Sunt alcătuite din lucrători aparţinând unor domenii funcţionale ale organizaţiei (marketing, finanţe, resurse umane, producţie), care se focalizează asupra unui obiectiv specific

• Ex: atunci când se achiziţionează porci, la populare. O echipă formată din manager, veterinar şi poate chiar un îngrijitor poate participa la un târg de profil, din ţară, în acest scop. Sau la negocierea unui contract cu banca este necesară prezenţa unui economist alături de manager.

• Astfel fiecare va uza de competenţele specifice pe care le deţine, pentru a compara ofertele din punct de vedere financiar şi tehnologic, ţinând cont de raportul calitate-preţ.

• Când se doreşte achiziţionarea sau crearea unui soft care să funcţioneze ca un jurnal al fermei ori pentru optimizarea proceselor interne, optimizarea costurilor etc

5. Care sunt avantajele unei echipe ?

• Facilitează managementul unor sarcini uriaşe, prin împărţirea în sarcini mai mici şi distribuirea lor.

• Utilizarea potenţialului mai multor oameni, completarea abilităţilor şi capacităţilor acestora.

• Sinergia echipei: 1 + 1 = 3.

• Învăţarea reciprocă

• Este mai motivant şi mai antrenant

• Enumeraţi alte avantaje ale unei echipe:

• Credeţi că există si dezavantaje ale lucrului în echipă? Care ar fi acelea?

• Care credeţi că ar fi avantajele unei asociatii, care săreprezinte interesele fermierilor?

6. Ce caracteristici ar trebui să definească o echipă

performantă ?

• A) performanţa unei echipe se observă în Rezultatele obţinute:

• B) în măsurarea proceselor:– coeziunea echipei

– coordonarea dintre membri

– potrivirea dintre interacţiuni sau comunicarea dintre membri[1]

• C) Este influenţată şi de variabilele de context: clienţii, cultura organizaţională în care funcţionează echipa, stakeholders (“purtătorii de interes”), variabilele de legislaţie, politice etc.

[1] Analiza realizata de Freeberg and Rock (1987)

Astfel, caracteristicile unei echipe performante sunt:

• Înţelegerea/cunoaşterea obiectivelor şi dedicarea pentru îndeplinirea lor. Să pui obiectivele echipei deasupra obiectivelor personale

• Abilitatea liderului de a menţine coeziunea echipei

• Sprijin şi resurse din partea managementului. Ceri şi primeşti ajutor

• Aprecierea şi recunoaşterea contribuţiei celorlalţi la îndeplinirea obiectivelor

• O balanţă a competenţelor relevante pentru îndeplinirea obiectivelor (complementaritate)

• Responsabilitate faţă de echipă

• Cunoaştere reciprocă (viaţa privată, puncte tari/ puncte slabe)

• Anticipezi reacţia celorlalţi în diferite situaţii de lucru

• Respect mutual şi încredere

• Capacitatea de a oferi feedback constructiv. Comunicare în mod constant, eficientă, constructivă

Exerciţiu individual

• Ce calităţi şi abilităţi sociale ar trebui să aibă un bun ceoechipier, pe lângă abilităţile şi cunoştinţele tehnice?

• Enumeraţi 4 calităţi/atribute/acţiuni pe care ar trebui să le întreprindă un bun coechipier.

Se regăsesc aceste calităţi în lista următoare?

• Capacitatea de a asculta ideile altora

• Chestionarea- să pună întrebări, să interacţioneze, să discute despre obiectivele echipei

• Persuadarea- să schimbe idei, să le apere şi să reflecteze asupra propriilor idei

• Respectul- să-i respecte pe ceilalţi şi să le accepteideile

• Sprijinul – este crucial să ne ajutăm colegii, aceasta fiind tema esenţială a lucrului în echipă

• Împărtăşirea- pentru a crea un climat favorabil lucrului în echipă

• Participarea, implicarea

• Comunicarea- (abilităţi de comunicare, folosirea eficientă a canalelor de comunicare: e-mail, comunicare directă, şedinţe etc. )

Exerciţiu de reflecţie: Ce întrebări ar trebui să-şi pună un

manager/lider ca echipa lui să devină performantă?[1]

• 1) Scop: care este scopul/obiectivul fermei mele pe termen mediu? In termeni măsurabili, specifici, realişti şi orientaţi în timp. Ce trebuie echipa să îndeplinească?

• 2) Roluri: Ce are fiecare de făcut, pentru a ajuta această echipă să-şi atingă scopul? Sunt rolurile delimitate înfermă? Cine controlează calitatea?

3) Resurse: Avem capital, utilaje şi expertiză în domeniul agricol/zootehnie, ca să ne îndeplinim scopul formulat mai sus? De unde achiziţionăm rasele de porci, furajele, alte inputuri la preţuri mai mici? Cum atragem şi menţinem resurse umane calificate?

[1] GRRPI Model (Sursa: David A. Kolb, Irwin M. Rubin, James E. Mclntryre, Organizational Psycholoay, 1984.)

Avem resurse Financiare,

Umane si Logistice?

Da Dacă nu

Fonduri nerambursabile

pentru dezvoltarea

agriculturii?

Ce bănci

finanţează

fermierii?

Ce programe

guvernamentale

subvenţionează activitatea

fermierilor?

Ce condiţii au

şi ce avantaje/

dezavantaje

De unde putem obţine informaţii în acest sens?

• 4. Proceduri:

- Cum ar trebui să funcţionăm? Organigramă, atribuţii, practici de management, producţie. Ce fel de proceduri sunt mai potrivite pentru o organizaţie mică: flexibile sau stricte? Cum implementăm codul de bune practici agricole în fermă?/Avem nevoie de un ghid tehnologic intern, care să traseze performanţele tehnologice?

• Ce plan de acţiune vom întreprinde pentru a diminua diferite ameninţări externe ? (ne referim doar la cele pe care le putem controla).

• Cum ne vom adapta ca să eliminam greşelile tehnlogice sau sa avem un bun management al hranirii?

• Cum vom adapta reţetele şi necesarul de furaje, ca să avem o rată a mortalităţii scăzută şi un randament optim?

• Cum procedez cu îmbunătătirea expertizei?

• De unde primesc sprijin şi recomandări despre practicile agricole/zootehnie?

• Cum aş putea profita mai bine de oportunităţile de instruire şi formare, în domeniul agricol/zootehnic?

• De unde îmi obţin informaţii relevante şi precise despre fluctuaţia preţurilor-în timp util?

• Cum aş putea coopera mai bine cu alţi agricultori din regiune?

• Cum procedez cu vânzarea produselor?

• Ce canale de vânzare am? Cu ce costuri? Există în regiune pieţe ale producătorilor/abatoare/hypermarketuri?

• Cum îmi pot îmbunătăţi vânzările?

• 5. Interpersonal:

– Comportamente aşteptate.

• Cum îmi doresc să se comporte membrii echipeimele, unii faţă de ceilalţi? Pe baza cooperării, a competiţiei?

• Imi doresc ca ei să participe la decizii sau doar să urmeze direcţiile trasate de mine? Mă voi consulta cu ei în luarea unor decizii?

- Atitudini: cum ar trebui să se comporte angajaţii fermei faţă de furnizori, clienţi etc.? Ce atitudine să afişeze?

7. Dezvoltarea unei echipe. Etapele dezvoltării

Transforming=Transformare

Performing=Implementare

Norming=Normare

Storming=“Dezlănţuire”

Forming=Formare

Timp, efort.

Succes,

complexitate

Tuckman, Bruce. (1965). Developmental sequence in small groups. Psychological bulletin, 63, 384-399.

Similaritatea cu ciclul PCM

• Managementul proiectului

Timp, efort.

Succes,

com

ple

xitate

Formarea echipei

• Supervizorii echipei tind să fie “demonstrativi” în această fază (le trasează direcţia, le ilustrează etc.).

• Încep să se cunoască şi se leagă prietenii.

• E o bună ocazie de a vedea cum lucrează fiecare membru al echipei individual şi cum răspund la presiune.

• In această etapă se identifică de obicei oportunităţile şi provocările pentru o fermă; se identifică structura de personal necesară etc;

• Dacă se achizitionează o fermă nouă, o echipă formatădin: manager, constructor şi economist vor evalua activele, vor face o vizită la fata locului pentru a stabili ce trebuie imbunătăţit şi vor analiza situatia financiară a fermei, urmând ca direcţiile exacte să fie trasate în faza următoare de dezvoltare a echipei fermei.

Formarea echipei

• Ce se întâmplă cu un membru în această fază?

• Se gândeşte la propriile nevoi şi probleme

• Devine conştient de statusul său

• Poate fi inflexibil

• Relaţii superficiale

• Îşi ţine ascunse sentimentele

• Capacitate de ascultare slabă

• Cine pe cine urmează? Haos

Tuckman, Bruce. (1965). Developmental sequence in small groups. Psychological bulletin, 63, 384-399.

“Dezlănţuirea”• Echipa ridică întrebări, cum ar fi: ce probleme se aşteaptă

de la ei să rezolve, cum vor funcţiona independent şi împreună şi ce model de lider vor accepta.

• Membrii echipei se deschid unii către alţii şi îşi confruntă ideile şi perspectivele.

• Pentru o fermă, această fază înseamnă stabilirea obiectivelor specifice: ce profit se va atinge, stabilirea raselor care aduc cel mai mare profit, aşadar poate coincide cu faza de populare a fermei. Practic, în funcţie de obiective, se stabilesc în aceasta etapă: ce rase se achizitionează, ce număr de animale, de unde se vor achizitiona materii prime pentru furaje, se identificăfurnizorii pentru diverse inputuri, se creionează un buget al fermei etc.

Ce se întâmplă cu un membru în această fază?• Oamenii se

îndreaptă/comportă contra aşteptărilor

• Nesiguranţă

• Lipsa unei direcţii

• Emoţionali

• Îşi exprimă sentimentele pe care le au faţă de ceilalţi

• Toleranţa trebuie să se accenteze odată cu diferenţele membrilor

• Dacă scapă de sub control, echipa se poate demotiva

Normarea

• Membrii echipei îşi ajustează reciproc comportamentul, pe măsură ce dezvoltă obişnuinţe de lucru ce fac activitatea să pară mai naturală şi fluidă.

• Încep să aibă încredere. Motivaţia creşte pe măsură ce echipa se obişnuieşte cu proiectul/activitatea.

• In aceasta etapă, echipa are deja clarificată direcţia spre care se îndreaptă. Acum se stabilesc: procedurile de lucru, programul de lucru, se aplică şi se înţeleg normele de protecţie a muncii, se conştientizează relaţiile dintre membrii echipei şi comportamentul aşteptat, se stabileşte de ce utilaj răspunde fiecare/ce sarcini zilnice are fiecare persoană de îndeplinit, cine se ocupă de fabricarea furajelor etc.

• Ce credeti că se întâmplă cu un membru în această fază?

Execuţia/Implementarea

• Aceste echipe performante sunt capabile să funcţioneze ca o unitate, pentru că găsesc modalităţi de a-şi îndeplini job-ul uşor şi eficient, fără conflicte nepotrivite sau fără să se simtă nevoia de supervizare externă.

• Membrii echipei au devenit interdependenţi. Sunt motivaţi şi bine informaţi. Membrii echipei sunt acum competenţi, autonomi şi capabili să administreze procesul luării deciziei fără supervizare. Dezacordul este aşteptat şi permis, atâta timp cât este canalizat spre mijloace acceptate de echipă. Supervizorii sunt mai tot timpul participativi. Echipa va lua majoritatea deciziilor necesare.

• In această etapă, membrii echipei işi văd concretizate rezultatele muncii, această etapă este atinsă când se termină un ciclu de producţie/o serie sau la finalul unui an, când se fac evaluări etc.

Dezvoltarea echipei

• Până şi cele mai performante echipe se pot întoarce la anumite etape, în anumite circumstanţe.

• Echipele pe termen lung vor trece prin aceste cicluri de mai multe ori, pe măsură ce reacţionează la schimbare.

• De exemplu, o schimbare în leadearship poate cauza echipei o revenire la faza storming, deoarece noii reprezentanţi experimentează normele existente şi dinamica echipei.

Impactu

l

perf

orm

ante

i

asupra

org

aniz

atiei

Eficacitatea echipeiPseudo-

echipa

Grup de lucru

Echipa potentiala

Echipa cu

inalta

performanta

Echipa reala

Curba performanţei unei echipe

8.Roluri într-o echipă

Chestionarul Belbin - Află care este rolul tău in echipă!

(40 min)

• 1. Conducător sau coordonator al echipei (C)

• 2. Lucrător al echipei (LE);

• 3. Inovatorul (IN);

• 4. Monitor/Evaluator (ME);

• 5. Implementator (I);

• 6. Finalizator (F);

• 7. Modelator (M);

• 8. Investigator de resurse (IR).

9. Conflictele într-o echipă:

cauze şi reacţii

Cauze posibile ale tensiunilor/conflictelor:

- lipsa comunicării

- experienţe diferite de viaţă

- valori personale diferite

- personalităţi diferite

- aşteptări diferite

- necunoaşterea sau neînţelegerea rolului pe care

îl deţin în echipă

Reacţii la confilcte

Competiţie Colaborare

Evitare Compromis

+

- Încredere

+Cooperare -

Cum ne comportăm într-o echipă ?

Soluţii pentru prevenirea conflictelor

Confruntare directă

(nu lăsa tensiuni nerezolvate, care se pot amplifica)

Să faci uneori un compromis

Susţine-ţi punctual de vedere

(dar fără intenţia de a-l face pe celălalt să piardă)

Critici constructive

(criticăm ideile sau acţiunile, nu persoana)

Să accepţi diferenţele-Toleranţă!

Recunoaşterea meritelor celorlalţi

Comunicare (şi ascultare activă)

• Competiţia înseamnă să încerci să câştigi sau să încerci să o faci pe celaltă persoană să piardă, renunţând.

• Colaborarea dintre două persoane înseamnă să lucreze împreună, ca să îndeplinească dorinţele/nevoile amândurora.

• Compromisul înseamnă să renunţi la ceva, ca sa câştigi în schimb altceva. Este o încercare de a ajunge la un numitor comun.

• Adaptarea - stilul concesiv înseamnă a pune deoparte propriile nevoi, pentru a satisface nevoile sau dorinţele celorlalţi membri ai echipei.

• Evitarea apare când o persoană ştie că există un conflict în echipă, dar alege să nu-l înfrunte.

Stiluri de abordare a unui conflict

• Alege un stil! (joc de echipă): 30 min

• Interpretaţi situaţia descrisă în scenariul dat,

utilizând ca stil de abordare a conflictului posibil

unul din cele 5 stiluri descrise mai sus!

10. Conducerea echipelor

Cum conducem echipa spre

performanţă?

• Un conducător/leader îşi determină subalternii să dorească realizarea obiectivelor propuse, nu să se simtă doar obligaţi să le atingă.

• Totusi, nicio echipă nu va ajunge la performanţă, dacă nu este condusă spre ea – dacă nu este inţeleasă cu fidelitate sarcina pe care o are de indeplinit

• Rolul unui lider este să creeze viziune, nu vise!

• “O viziune este un vis care are un plan”

• Apoi sparge-o în părti mai mici, în obiective, în activităţi, apoi în sarcini zilnice, operaţionale…

• Angajează oamenii potriviţi si acordă-le încredere

• Găseste rolul potrivit al fiecărui membru

Creează viziunea…

• Explică-le oamenilor ce aşteptări ai de la ei

• Iar aşteptările trebuie sa fie proporţionale cu oferta. Tratează-i ca pe un public intern

• Cunoaşte-ţi oamenii şi interesează-te de bunăstarea lor!

• Informează-ţi periodic angajaţii despre mersul lucrurilor!

• Deleagă şi autoritate, odată cu sarcinile!

• Scoate-i din zona de confort, din activităţile de rutină, repetitive, lansând periodic o provocare

• Pregăteşte “şefi de echipă” care să îţi susţină viziunea

• Fii printre oameni, pe teren, nu doar în spatele unui birou (condu prin exemplu personal)

• Arată-le ce au de făcut, nu doar le vorbi despre asta! Pregăteşte echipa prin toate mijloacele !

• Foloseşte la maxim capacitatea, reţeaua şi resursele asociaţiilor la care este afiliată ferma ta

• Vorbeşte-le despre reuşită mai degrabă, decât despre erori, eşec sau pierderi. Acest lucru le va da energie!

• Recompensează echipa, când ajunge la nivelul dorit (chiar dacă nu neaparat prin metode de motivare financiară)

Management autoritar Management

participativ/consultativ

Motivare negativă:

avertisment, tăiere din

salariu etc

Motivare pozitivă: bonusuri in

funcţie de realizări, excursii

plătite, petrecere de Crăciun,

cărţi de vizită personalizate,

anumite facilităţi oferite etc

Metode de

motivare

• metoda ameninţării comune -Ameninţarea trebuie să permită găsirea de soluţii prin mobilizarea întregului grup şi trebuie să fie percepută ca venind din afară. Exemplu: îndreptarea atenţiei către concurenţă, către pericole externe echipei.

• metoda recompensei comune –presupune, în funcţie de posibilităţi şi de aptitudinile grupului, motivarea prin anunţarea (şi acordarea) unei recompense colective (care nu poate fi „împărţită” individual), pentru momentul în care echipa reuşeşte să atingă un obiectiv dificil într-un termen de timp fixat.

- Programele de orientare a noilor

angajaţi – să primească

responsabilităţi încă din prima zi,

să li se ceară opinia!

- Oferirea unor facilităţi si condiţii

superioare de lucru (cantină, sală

de sport, teren de tenis, un coş

cu fructe pe birou – pentru

crearea unor obiceiuri sănătoase

de viaţă)

- Alte metode de sărbătorire a

angajaţilor (pentru noii angajaţi,

cei care se pensionează, cei care

ating rezultate remarcabile etc)

Studiu de caz: JD Agro Cocora. Motivarea echipei

• Profilul fermei

• Politica de resurse umane

• Condiţii de lucru şi alte facilităţi

• Motivarea angajaţilor prin metode

financiare şi non-financiare

• Stilul de leadership şi management

• Comunicarea în fermă şi

preîntâmpinarea conflictelor