ms project 2003 mpp

Microsoft Project Suport laborator -

Claudiu BRNDA, [email protected]

MICROSOFT PROJECT1. IntroducereImportana, tot mai accentuat, a noilor tehnologii informaionale att sub aspect hardware ct i software, n aproape toate domeniile de activitate, i pune amprenta i asupra managementului prin proiecte. Aplicaiile informatice specializate n domeniul managementului prin proiecte sunt instrumente foarte puternice de nregistrare a sarcinilor i activitilor proiectului, de gestiune n timp real a resurselor implicate, de calcul, de urmrire n timp a realizrii, abaterilor i nu n ultimul rnd de analiz i prezentare a rapoartelor a proiectului. Cu toate acestea, ns, reuita proiectului datorit utilizrii unei aplicaii informatice specializate, nu poate fi garantat. Aplicaia informatic nu trebuie privit, dect, ca un instrument utilizat de managerul de proiect i echipa sa. Ea nu poate oferii succese economice mari, la fel cum utilizarea unui program de contabilitate nu poate garanta obinerea de profit, sau cum, un procesor de texte nu poate garanta succesul unui roman sau a unui referat. Efectele benefice ale unei astfel de aplicaii, asupra gestiunii eficiente i finalizrii proiectelor au fost demonstrate de ctre practica de specialitate. Astfel avantajele utilizrii n managementul prin proiecte a aplicaiilor specializate pentru acest domeniu, pot fi urmtoarele: dezvoltarea unui plan de proiect foarte complet. Utilizatorii aplicaiei sunt obligai s identifice toate detaliile legate de activiti i resurse, detalii necesare n mod obligatoriu pentru corelarea relaiilor ntre faze, sub-faze i respectiv cu bugetul proiectului. Prin modul de reprezentare organizat a activitilor i resurselor pot fi identificate unele anomalii nc din faza de proiectare; efectuarea rapid i exact a tuturor calculelor necesare proiectului. Pe baza datelor introduse, calculatorul permite calculul i afiarea unor serii de rapoarte i diagrame att pe parcursul realizrii proiectului ct i la finalizarea lui. Astfel, poate fi identificat cu uurin costul efectiv, abaterile de cost ct i modul de ncadrare n termene a proiectului la un anumit moment dat; determinarea n timp real a problemelor i abaterilor aprute n legtur cu elementele proiectului. innd cont, n mod cronologic, de o serie de constrngeri, limite i condiii n legtur cu activitile i resursele proiectului, avertizeaz n mod automat despre necorelaii sau anomalii aprute. Cele mai ntlnite avertismente sunt legate de, depiri de termene, depiri de buget, apropierea unor termene limit (deadline), .a.; distribuirea (comunicarea) rapid a proiectului att ntre membrii echipei ct i altor persoane (organizaii) implicate. Aplicaiile informatice specializate pot comunica datele i fazele proiectului att sub forma unor rapoarte tiprite ct i sub forma unor fiiere. Avantajele cele mai mari sunt oferite n condiiile utilizrii acestor aplicaii n cadrul reelelor de calculatoare. comunicarea i integrarea proiectelor, sub-proiectelor, fazelor dintr-un proiect pe INTERNET. Proiectele sau anumite pri din proiect pot fi integrate utiliznd serviciul de e-mail din cadrul reelei INTERNET. Utilizarea aplicaiilor informatice specializate presupune existena unei discipline n cadrul relaiilor din echipa de proiect precum i n cadrul resurselor i relaiilor dintre activiti (sarcini). Disciplina decurge din, nsi, respectare etapelor de introducere i prelucrare a datelor n cadrul aplicaiei. Cele mai cunoscute i mai utilizate produse informatice specializate n managementul prin proiecte sunt: Microsoft Project (98, 2000), Primavera Project Planner (3.0), AMS Realtime Projects .a. -1 Claudiu BRNDA, 2000 2003


Produsul informatic (software) MICROSOFT PROJECT, reprezint un instrument puternic i uor de utilizat n domeniul managementului de proiect i al planificrii. Prin intermediul acestui produs pot fi planificate o mare diversitate de activiti putnd fi definite: - etapele (fazele, operaiile, etc.) n desfurarea activitii; - intervalele de timp necesare att activitii ct i fiecrei etape (faze, operaii etc.); - resursele activitii (umane, materiale, tehnice i tehnologice, informaionale etc.); - costurile fiecrei faze sau activitii n ansamblu. Pe lng procesul de planificare MICROSOFT PROJECT, permite urmrirea i controlul realizrii etapelor proiectului.

-2-

Claudiu BRNDA, 2000 2003


2. Mediul de dezvoltare Microsoft Project (2000)2.1. Lansarea n execuie a produsului informatic MICROSOFT PROJECT (2000) Lansarea n execuie a mediului de dezvoltare MICROSOFT PROJECT (2000) se realizeaz astfel: se acceseaz printr-un click mouse butonul START din cadrul interfeei grafice Windows; se selecteaz meniul Programs i din cadrul acestuia se lanseaz n execuie opiunea MICROSOFT PROJECT ( )

2.2. Interfaa mediului de dezvoltare MICROSOFT PROJECT (2000) Mediul de dezvoltare MICROSOFT PROJECT (2000), cuprinde urmtoarele elemente:

Bara de meniu (Menu Bar)

Barele cu instrumente (Toolbars)

Macheta de lucru

Bara de vizualizare (View Bar)

-3-



Bara de meniu

Bara de meniu (Menu Bar), cuprinde urmtoarele meniuri: Meniul FILE Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale gestionarea fiierelor care conin proiectele. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: New permite generarea unui proiect nou; Open permite deschiderea unui proiect deja existent; Close permite nchiderea proiectului curent; Save, Save As permite nregistrarea pe disc a proiectului curent; Save As Web Page permite nregistrarea pe disc a proiectu lui sub forma unei pagini WEB (format HTML); Page Setup permite configurarea paginii de lucru n vederea tipririi ei; Print Preview permite vizualizarea modului de tiprire a proiectului la imprimant; Print - permite tiprirea proiectului la imprimant; Exit prsirea mediului de lucru MICROSOFT PROJECT 2000.

Meniul FILE.

-4-



Meniul EDIT Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale copierea, mutarea, tergerea, cutarea unor elemente ale proiectului sau ale unor texte i comentarii. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: Undo permite anularea ultimei operaii executate de utilizator; Cut Cell permite copierea obiectului sau textului selectat n zona de memorie (clipboard) cu tergerea lui de la surs pentru mutarea lui n alt locaie; Copy Cell permite copierea obiectului sau textului selectat n zona de memorie; Paste permite inserarea coninutului zonei de memorie n zona cursorului de editare; Link Tasks permite crearea unei legturi de subordonare ntre dou sau mai multe activiti (tasks); Find permite cutarea unui text n proiect; Replace - permite cutarea i substituirea unui text.

Meniul EDIT. Meniul VIEW Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale vizualizarea sau ascunderea unor elemente ale proiectului precum i ale unor elemente din interfaa mediului de lucru (bare cu instrumente, machete de lucru etc.). Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: CalendarTracking Gantt acest grup de opiuni permite setarea unui anumit mod de vizualizare a machetei proiectului; Resource Graph permite vizualizarea sau ascunderea graficului de alocare a resurselor; Resource Sheet permite vizualizarea sau ascunderea tabelei care conine resursele alocate n proiect; Resource Usage permite vizualizarea sau ascunderea graficului de utilizare a resurselor alocate; Table permite vizualizarea dup anumite criterii a elementelor proiectului.

Meniul VIEW. -5 Claudiu BRNDA, 2000 2003


Meniul INSERT Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale inserarea unor noi elemente n cadrul proiectului curent (resurse, etape, faze, coloane etc.) sau vizualizarea anumitor informaii n legtur cu proiectul. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: New Task permite inserarea unui nou element de proiect; Recurring Task permite configurarea elementelor de proiect care au un caracter repetitiv cu o anumit frecven (zilnic, lunar, annual etc.); Project permite vizualizarea unei ferestre prin care se pot insera n proiectul curent i alte proiecte (subproiecte) fiind considerate ca activiti; Column permite inserarea unor noi coloane n macheta de lucru. Drawing permite inserarea unor figuri geometrice sau imagini n proiect.

Meniul INSERT.

Meniul FORMAT Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale configurarea modului de afiare (tiprire) a textului, barei de derulare a fazei sau etapei, configurarea diviziunilor de timp pe care se realizeaz i urmrete proiectul, etc. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: Font permite configurarea modului de afiare i dimensionarea caracterelor de scriere (tiprire); Bar permite configurarea barei de urmrire, de derulare a proiectului, etapei, fazei, resursei etc.; Timescale permite configurarea diviziunilor de timp ale proiectului curent; Text Styles permite setarea caracteristicilor de stil, mod de afiare i culoare pentru textul din cadrul diferitelor elemente ale proiectului. Selectarea elementului la care se dorete modificarea textului se face din caseta Item To Change; Layout: permite modificarea modului de afiare a barelor grafice pentru activitile din cadrul graficului Gantt.

Meniul Format.

-6-



Meniul TOOLS Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale verificarea ortografic i gramatical a proiectului, configurarea evenimentelor i lucrului n echip, alocarea unor noi resurse, actualizarea realizrii fazelor proiectului, etc. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: Speling, AutoCorect permite verificarea ortografic i gramatical; Workgroup permite configurarea evenimentelor i lucrului n cadrul echipelor participante la desfurarea i finalizarea proiectului; Resources permite alocarea i gestionarea resurselor i partajarea accesului la aceste resurse n cazul n care se lucreaz n sistem multiproiect; Tracking permite actualizarea resurselor i fazelor proiectului pe msura modificrii acestora; Options: este una dintre cele mai importante prin care pot fi setate toate caracteristicile mediului de dezvoltare. Meniul Tools.

Meniul PROJECT Acest meniu permite prin intermediul opiunilor sale sortarea, filtrarea i vizualizarea diferitelor informaii despre elementele proiectului. Principalele opiuni ale acestui meniu sunt urmtoarele: Sort permite stabilirea criteriilor de sortare i afiare a elementelor proiectului (dup dat, cost, prioritate etc.); Filtered for permite stabilirea unui anumit filtru de afiare a elementelor proiectului (afiarea doar a resurselor n curs de consum, a fazelor terminate, abaterilor etc.);

Meniul Project.

Outline permite gestionarea ierarhic a elementelor proiectului; Task Information permite vizualizarea tuturor informaiilor referitoare a un element de proiect (denumire, durat, procent de realizare, comentarii tehnice dac este cazul etc.); Task Notes permite introducerea unor comentarii (completri, explicaii) n legtur cu un anumit element din proiect; Project Information permite afiarea unor informaii n legtur cu proiectul curent (data de ncepere i finalizare, modul de urmrire, abaterile de timp .a.)

-7-



Bara de vizualizare Bara de vizualizare conine un set de butoane prin intermediul crora se poate definii modul de vizualizare al proiectului i a diferitelor elemente ale acestuia. Activarea unui icon se realizeaz executnd un click buton stnga mouse pe suprafaa iconului. Toate butoanele coninute de bara de vizualizare au coresponden cu opiunile meniului View. Opiunea activ la un moment dat are n dreptul denumirii un marcator n cadrul meniului View i un efect de buton radio apsat n cadrul barei de vizualizare.

Bara de vizualizare

-8-



2. Elaborarea proiectelorEtapele elaborrii unui proiect prin intermediul produsului Microsoft Project 2000 sunt n mare parte identice cu cele ale managementului proiectelor, astfel: Construcia planului de proiect: cuprinde urmtoarele activiti: Definirea proiectului: reprezint activitatea n care sunt identificate toate elementele proiectului de la faze, sub-faze, resurse (materiale, umane, financiare), sarcini, operaii etc.; Planificarea (programarea) elementelor proiectului: este activitatea prin care activitile, sub-activitile, sarcinile i operaiile proiectului sunt programate, respectiv ealonate cronologic inndu-se cont de legturile ierarhice dintre ele. n cadrul acestei activiti pe lng intervalele de timp stabilite pentru fiecare activitate, se introduce i codul sau identificatorul activitii, se introduc i dependenele i constrngerile dintre elementele proiectului. Rezultatul acestei activiti este crearea aa numitei structuri WBS (Work Breakdown Structure); Planificarea resurselor proiectului: activitate n care resursele identificate se introduc (asociaz) pentru fiecare activitate, sarcin respectiv operaie. Se stabilesc i resursele partajate i altor proiecte n modul de lucru multi-proiect; Planificarea costurilor: se introduc cheltuielile aferente fiecrei resurse utilizate determinndu-se astfel costul variabil al proiectului. Tot n cadrul acestei activiti se vor introduce i costurile fixe ale proiectului; Identificarea i planificarea riscurilor din cadrul proiectului: sunt identificate riscurile datorate naturii activitilor din proiect se msoar gradul de realizare al acestora i se ajusteaz intervalul de timp aferent activitii respective n funcie de gradul de risc determinat. Se analizeaz, n aceast etap, standardele de calitate pe care trebuie s le respecte proiectul, respectiv rezultatul final al proiectului; Planificarea procesului de comunicare i securitate a informaiilor din proiect: sunt efectuate legturile dintre activitile i sarcinile utilizate ntre mai multe proiecte n modul de lucru multi-proiect, legturile dintre sarcinile partajate ntre membrii echipei pentru un singur proiect, precum i procedurile de securitate a datelor conform obiectivelor proiectului; Optimizarea planului de proiect: se analizeaz i se modific dac este cazul intervalele de timp pentru activiti, numrul resurselor i codul acestora; Distribuirea planului de proiect: n cadrul acestei activiti se distribuie tuturor celor implicai n proiect informaiile rezultate n urma activitilor precedente; Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului: cuprinde urmtoarele activiti: Urmrirea desfurrii proiectului: se va urmrii realizarea fiecrei activiti i sub-activiti procentual sau sub o alt form selectat; Gestiunea programului de proiect: sunt analizate strile proiectului la o anumit dat, identificndu-se i rezolvndu-se depirile sau nerealizrile din proiect; Gestiunea resurselor: se identific i ajusteaz eventualele suplimentri de resurse existente sau de resurse noi, modificarea costurilor resurselor etc.; Gestiunea costurilor: se analizeaz i rezolv abaterile de la bugetul proiectului la un anumit moment dat; Gestiunea obiectivelor: n funcie de rezultatele (ajustrilor) celorlalte activiti se ajusteaz i obiectivele finale ale proiectului, dar nu nainte de a fi comunicate inteniile de modificare clientului i tuturor persoanelor sau organizaiilor implicate n proiect; -9 Claudiu BRNDA, 2000 2003


Gestiunea riscurilor: se ajusteaz influena riscurilor asupra proiectului n funcie de modificrile fcute n celelalte etape; Raportarea strii proiectului la un moment dat: sunt listate sau vizualizate rapoartele care reflect starea proiectului la un moment dat; Finalizarea proiectului: presupune revizia final a rapoartelor i abaterilor proiectului, respectiv rezolvarea acestora.

n continuare va fi prezentat sub forma unui studiu de caz, modul de creare i gestiune a proiectelor n Microsoft Project 2000. Studiul de caz ce va fi prezentat are la baz activitatea de analiz i elaborare a unui plan de afaceri considerat ca fiind un proiect n cadrul unei firme de consultan. STUDIU DE CAZ Studiul de caz prezint modul de implementare sub forma unui proiect a activitii de analiz i elaborare a unui plan de afaceri. Pentru generalizare n studiu nu vor fi prezentate, dect simbolic denumirea firmelor i resurselor umane implicate. Elaborarea proiectului s-a realizat respectnd etapele enunate n paragraful anterior. Astfel: A. Construcia sau realizarea planului de proiect. Activitatea de analiz i elaborare a unui plan de afaceri cuprinde urmtoarele etape (faze) generale: culegerea datelor; prelucrarea datelor; formularea raportului; finalizarea raportului. Fiecare dintre fazele descrise mai sus sunt structurate ierarhic pe subfaze, subactiviti i sarcini. Aceste faze sunt ealonate n timp, fiecare dintre ele avnd o anumit durat de realizare. n tabelul 1, este prezentat structura fazelor i duratele de realizare a acestora. Tabelul 1. Etapele, fazele i duratele de realizare.

- 10 -



n tabelul 1, coloana Task Name reprezint denumirea fazei, coloana Duration reprezint numrul de zile alocat realizrii unei faze sau sarcini, coloana Start reprezint data de ncepere a fazei sau sarcinii, coloana Finish reprezint data de finalizare a fazei sau sarcini i coloana Predecessors reprezint numrul fazei precedente care trebuie s fie finalizat pentru a putea fi abordat faza pe care o precede. n cadrul fazei de culegere a datelor, documentele investigate (balana contabil, bilanul, situaia mijloacelor fixe, situaia clienilor i furnizorilor pe vechimi, situaia creditelor, structura capitalului social, situaia investiiilor, situaia actual i de perspectiv a produciei, informaii de pe pia ) sunt preluate din sistemul informatic i informaional al ntreprinderii pe o durat medie de 3 zile. n etapa de prelucrare a datelor i ajustare a situaiilor obinute se vor realiza urmtoarele sarcini: rezumat plan de afaceri; analiza pieei; descrierea firmei; activitatea de marketing; activitatea de producie; activitatea de management; necesarul de fonduri i destinaiile acestora; informaii financiare. Formularea i finalizarea raportului sunt fazele care urmeaz n mod condiionat, celorlalte dou faze amintite mai sus. nainte de a analiza necesarul de resurse, este important s se solicite fiecrei persoane responsabile de un stadiu cheie s ntocmeasc o list complet cu sarcinile cuprinse n acel stadiu i resursele materiale, umane sau financiare necesare pentru fiecare stadiu. Pentru identificarea optim a resurselor umane din echipa de proiect se va verifica cu atenie: experiena lor precedent; abilitile individuale; cunotinele tehnice; exactitatea muncii lor; viteza de lucru; capacitatea lor de ndeplini sarcinile ncredinate. Rezultatele analizei necesarului au condus la identificarea urmtoarelor resurse implicate n proiect i a costului acestor resurse, astfel: Tabelul 2. Resursele proiectului i costul acestora.ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Resource Name Economist - expert contabil Economist 1 Economist 2 Calculator PII Laptop 486DX4 Laptop P166 Transport Imprimanta Fax Type Material Label Work Work Work Material Material Material Material Material Material Initials E E E C L L T I F Max. Units 100% 100% 100% Std. Rate 500,000.00 LEI/h 150,000.00 LEI/h 150,000.00 LEI/h 0.00 LE 0.00 LE 0.00 LE 0.00 LE 0.00 LE 0.00 LE Ovt. Rate 0.00 LEI/hr 0.00 LEI/hr 0.00 LEI/hr Cost/Use 0.00 LE 0.00 LE 0.00 LE 25,000.00 LE 35,000.00 LE 40,000.00 LE 100,000.00 LE 10,000.00 LE 5,000.00 LE

- 11 -



1.). Crearea unui proiect nou. Pentru aceast operaie se procedeaz astfel: 1.1.). se selecteaz cu ajutorul mouse-ului sau al tastaturii, opiunea New din cadrul meniului File (sau se acceseaz combinaia de taste +); 1.2.). se execut un click mouse pe icon-ul situat pe bara cu instrumente. Rezultatul uneia dintre aceste operaii, este afiarea pe monitor a ferestrei Project Information prezentat n figura de mai jos.

Aceast fereastr cuprinde urmtoarele elemente: - Start Date: - cuprinde data din care se ncepe urmrirea proiectului; - Finish Date: - conine data de la care se ncepe urmrirea proiectului, dar ncepnd cu data de sfrit a proiectului; - Shedule From: - permite alegerea punctului de pornire n urmrirea proiectului - Current Date: - conine data curent; - Status Date: - permite introducerea datei de stare a proiectului; - Calendar: - conine un calendar al programului de lucru (Standard este 8 ore pe zi). Butonul Statistics ofer o serie de informaii statistice n legtur cu proiectul. 2.). Introducerea diferitelor elemente (faze, resurse etc.) n cadrul proiectului Pentru introducerea unui elemente de proiect n coloana TASK NAME se va proceda astfel: 2.1.). - se selecteaz celula din coloana TASK NAME (printr-un click buton stnga mouse pe celul, aceasta fiind ncadrat ntr-un dreptunghi cu laturile ngroate); - se introduce de la tastatur denumirea elementului; 2.2.). - se execut un dublu click mouse pe suprafaa celulei. Rezultatul acestei operaii este apariia unei ferestre (TASK INFORMATION) prezentat n figura urmtoare:

- 12 -



Aceast fereastr conine urmtoarele elemente n cadrul tabelei GENERAL: - Name: - n aceast caset se va introduce numele sarcinii de proiect; - Duration: reprezint durata (implicit n zile) sarcinii n unitile de msur setate n cadrul opiunii OPTIONS din cadrul meniului TOOLS; - Percent complete: - conine procentul de realizare a sarcinii; - Dates: - conine data de ncepere i finalizare a sarcinii; - Priority: permite alegerea din list a gradului de prioritate n realizarea sarcinii curente fa de celelalte etape. 3.). tergerea unui element Aceast operaie se realizeaz astfel: - se selecteaz celula i se apas tasta ; 4.). Crearea unei structuri ierarhice a elementelor Pentru subordona un element la un alt element imediat predecesor se procedeaz astfel: 4.1.). - se selecteaz celula care conine elementul ce se dorete a fi subordonat; - se apas cu mouse-ul butonul din cadrul Toolbar-ului 4.2.). se poziioneaz mouse-ul pe celula elementului ce se dorete a fi subordonat i innd apsat butonul din stnga mouse, se va deplasa mouse-ul n partea dreapt a utilizatorului. Pentru a anula subordonarea unui element la un alt element imediat predecesor se procedeaz astfel: 4.1.). - se selecteaz celula care conine elementul; - se apas cu mouse-ul butonul din cadrul Toolbar-ului 4.2.). se poziioneaz mouse-ul pe celula elementului ce se dorete a fi subordonat i innd apsat butonul din stnga mouse, se va deplasa mouse-ul n partea stng a utilizatorului.

- 13 -



Elementele aplicaiei ncepnd cu etapa de culegere a datelor i terminnd cu etapa de finalizare raport se vor subordona, prin procedura de mai sus, etapei PLAN DE AFACERI, rezultnd urmtoarea diagram:

5.). - Introducerea intervalului de timp pentru fiecare etap subordonat Se va proceda astfel: - se execut un click mouse pe celula corespunztoare etapei, de pe coloana DURATION. 6.). Modificarea datei intervalului de timp corespunztor unei etape Pentru a realiza aceast operaie se procedeaz astfel: - se execut un dublu click buton stnga mouse pe celula elementului, iar n fereastra afiat se va introduce n seciunea DATES caseta START data de ncepere a etapei i n caseta FINISH, data de finalizare a etapei. 7.). Asocierea resurselor etapelor proiectului Introducerea resurselor proiectului n Microsoft Project 2000 se realizeaz prin meniul Tools opiunea Resources, subopiunea Assign Resources, sau utiliznd combinaia de taste +. Modul lor de alocare material i financiar pe activiti, sunt prezentate n tabelul 3.

- 14 -



Tabelul. 3. Repartizarea resurselor pe activiti.ID 1 2 Task Name PLAN DE AFACERI Culegere date Economist - expert contabil Economist 1 Economist 2 Laptop 486DX4 Laptop P166 Transport Imprimanta Fax bilant situatie pe vechime furnizori si clienti situatie credite structura capitalului social situatie investitii situatie productie informatii piata Finalizare culegere date Prelucrare date Economist 1 Economist 2 Calculator PII Laptop 486DX4 Imprimanta Fax rezumat plan de afaceri analiza pietei descrierea firmei activitatea de marketing activitatea de productie activitatea de management necesarul de fonduri informatii financiare Concepere raport Economist - expert contabil Economist 1 Calculator PII Imprimanta Prezentare prima varianta (draft) pentru client Finalizare raport Economist - expert contabil Economist 1 Economist 2 Calculator PII Laptop P166 Transport Imprimanta Fax Work Duration 75 hrs 8 days 26 hrs 3 days 2 hrs 12 hrs 12 hrs 3.01 3.01 3.01 2 3 0 hrs 3 days 0 hrs 3 days 0 hrs 3 days 0 hrs 3 days 0 hrs 3 days 0 hrs 3 days 0 hrs 3 days 0 hrs 0 days 32 hrs 2 days 16 hrs 16 hrs 2 2 2 1 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 0 hrs 2 days 5 hrs 1 day 3 hrs 2 hrs 1 1 0 hrs 0 days 12 hrs 1 day 4 hrs 4 hrs 4 hrs 1 1 1 1 1 Start Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Thu 10/5/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Tue 10/10/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Finish Wed 10/11/00 Wed 10/4/00 Mon 10/2/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Wed 10/4/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Fri 10/6/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Mon 10/9/00 Tue 10/10/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00 Wed 10/11/00

3 4 5 6 7 8 9 10 11

12 13 14 15 16 17 18 19 20

21 22

n tabelul 3 se observ n cadrul fazelor proiectului din coloana Task Name denumirea fiecrei resurse. Resursele alocate sunt att resurse al cror consum poate fi raportat la unitatea de timp ct i resurse materiale al cror consum se nregistreaz pe fiecare utilizare. Resursele raportate la unitate de timp au consumul specificat sub forma orelor lucrate (de utilizare) n coloana Work pentru intervalul de timp n care se realizeaz faza. Resursele materiale au consumul specificat sub forma numrului de utilizri n coloana Work pentru intervalul de timp n care se realizeaz faza. Pentru asocierea resurselor unei activiti se va proceda astfel: se execut un dublu click mouse pe celula activitii, iar din fereastra afiat se selecteaz tabela Resources; n caseta Resources: se va introduce numele resursei dup care se acioneaz tasta i se introduce procentul de ocupare n total activitate. Pentru activitatea Culegere date coninutul tabelei Ressources dup introducerea datelor conform descrierii de mai sus este prezentat n figura de mai jos.

- 15 -



Alocarea resurselor activitii Culegere date. Un alt aspect important n legtur cu resursele este cunoaterea gradului de utilizare (procentual) a unei resurse din totalul de 100% timp de lucru pentru fiecare activitate. Aceast identificare a gradului de utilizare este foarte important la determinarea costului proiectului. De exemplu un individ implicat ntr-o activitate de 8 ore munc poate s lucreze doar 30% din acest timp. Astfel cel mai corect este ca i cheltuiala cu acesta s fie corespunztoare cu procentul de lucru. Procentul de utilizare al resursei se modific automat prin raportarea timpului de lucru efectiv la timpul de lucru normal pentru un program de 8 ore. Pentru activitatea Culegere date modul de repartizare a timpului n funcie de gradul de utilizare al resurselor este prezentat n figura 3.

Repartizarea timpului de lucru pentru activitatea Culegere date. Dup alocarea resurselor trebuie fcut i introducerea costurilor proiectului, care sunt structurate n costuri fixe i costuri variabile. Costurile fixe sunt cele care nu depind de volumul activitii dar care n cadrul proiectului luat pe ansamblu variaz n funcie de numrul activitilor implicate i purttoare de costuri fixe. Rezult astfel c, costul fix al proiectului este suma costurilor fixe al activitilor. Costurile variabile depind de volumul de activitate, numrul i valoarea resurselor implicate. n aceast categorie intr cheltuielile cu orice resurs pe or sau pe utilizare. Toate cheltuielile cu excepia celor fixe, introduse n Microsoft Project, trebuie raportate la timp (mai exact pe or) sau la o unitate de utilizare (resursele materiale). Astfel costurile fixe aferente fiecrei activiti sunt prezentate n tabelul 4. - 16 Claudiu BRNDA, 2000 2003


Tabelul 4. Costurile fixe aferente fazelor proiectului.

Costurile fixe n cadrul acestui proiect au fost calculate innd cont de alte cheltuieli cum ar fi de exemplu amortizarea imobilizrilor corporale sau necorporale, cheltuieli cu energia i alte consumuri de resurse independente de volumul activitii realizate. Vizualizarea ealonrii n timp a activitilor i resurselor proiectului se realizeaz prin intermediul graficului Gantt. Astfel graficul Gantt corespunztor studiului de caz prezentat este cel din figura de mai jos.ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Task Name PLAN DE AFACERI Culegere date bilant situatie pe vechime furnizori si clienti situatie credite structura capitalului social situatie investitii situatie productie informatii piata Finalizare culegere date Prelucrare date rezumat plan de afaceri analiza pietei descrierea firmei activitatea de marketing activitatea de productie activitatea de management necesarul de fonduri informatii financiare Concepere raport Prezentare prima varianta (draft) pentru client Finalizare raport Economist - expert contabil[38% 10/10 Economist - expert con 10/4 S Oct 2, '00 M T W T F S S Oct 9, '00 M T W T F S S Oct 1 M

Graficul Gantt corespunztor proiectului. n Microsoft Project graficul Gantt este activ n mod implicit. Vizualizarea proiectului sub forma graficului Gantt poate fi fcut prin selectarea printr-un click mouse a butonului Gantt Chart din bara de vizualizare sau prin selectarea opiunii Gantt Chart din meniul View. Coninutul informaional al seciunii din partea stng poate fi modificat prin intermediul opiunii Table din - 17 Claudiu BRNDA, 2000 2003


meniul View. n desfurtorul cronologic din partea dreapt modul de conectare a activitilor este reprezentat prin sgei dinspre predecesor nspre succesor. 8.). - Introducerea termenelor limit (deadline) sau a unor restricii pentru etapele proiectului Etapele proiectului pot fi dependente de diveri factori externi i interni. Aceste dependene pot fi concretizate n proiect prin definirea unor constrngeri i condiii asupra etapelor. Dependenele sau constrngerile ce pot fi definite n Microsoft Project sunt urmtoarele: DENUMIRE As Soon As Possible (ct mai curnd posibil) As Late As Possible (ct mai trziu posibil) Start No Later Than (ncepere cel ttziu la) Must Start On (trebuie nceput la) Start No Earlier Than (ncepe nu nainte de) Finish No Later Than (finalizare nu nainte de) Must Finish On (trebuie finalizat n) Finsh No Earlier Than (finalizare nu nainte de) EXPLICAIE Etap independent (fr constrngeri). Etapa poate fi amnat dar fr a se depii limitele proiectului. Etapa poate ncepe mai nainte sau la data stabilit, dar nu mai trziu de aceasta. Etapa trebuie, prestabilit. fr abatere, nceput la data

Etapa nu poate ncepe mai repede de data stabilit. Etapa trebuie finalizat pn la data prestabilit, sunt excluse ntrzierile. Etapa trebuie finalizat exact la data prestabilit. Etapa nu trebuie ncheiat mai repede de data prestabilit.

Pentru a introduce o anumit constrngere (dependen) n legtur cu o anumit etap a proiectului se va proceda astfel: selectarea printr-un click buton stnga mouse a denumirii etapei din cadrul diagramei Gantt; executarea unui click buton dreapta mouse, rezultatul fiind afiarea ferestrei Task Information; din aceast fereastr se selecteaz tabela Advanced; din cadrul casetei Type a grupului Constrain Task se selecteaz tipul constrngerii; n cadrul casetei Date se introduce data critic pentru constrngere.

- 18 -



Pentru eliminarea constrngerii se va proceda astfel: se activeaz fereastra Task Information; se selecteaz din caseta Type a grupului Costrain Task constrngerea As Soon As Possible.

Introducerea acestor constrngeri genereaz relaii de dependen ntre etapele, elementele proiectului. Dup cum s-a vzut unele etape se succed obligatoriu altora. Etapele dependente vor fi definite ca etape succesoare, iar cele de care depind succesoarele vor fi definite ca predecesoare. Microsoft Project permite introducerea a patru tipuri de relaii de dependen, astfel: Finish -To- Start (FS) genereaz imposibilitatea nceperii unei etape succesoare sau a altor etape pn cnd etapa predecesoare a fost terminat. Finish- To- Finish (FF) presupune nceperea i urmrirea sfritului etapei succesoare doar dac a fost finalizat etapa predecesoare. Astfel se va urmrii finalizarea a dou etape n acelai timp. Start To - Start (SS) nceperea etapei predecesoare determin nceperea etapei succesoare. Fcnd analogie cu dependena (FF) , n acest caz cele dou vor demara n acelai timp. Start To Finish (SF) nceperea etapei predecesoare presupune sfritul etapei succesoare. Pentru definirea i atribuirea relaiilor de dependen a elementelor unui proiect se poate proceda astfel: se deschide fereastra Task Information corespunztoare elementului selectat; se selecteaz tabela Predecessor; din cadrul coloanei Type a tabelului Predecessors se selecteaz pentru fiecare etap predecesoare, tipul de dependen.

- 19 -



B. Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului. Pentru urmrirea realizrii proiectului trebuie s se stabileasc, dup definirea tuturor elementelor, o copie de baza a acestuia. Aceast copie este utilizat de ctre program ca o baz de referin a proiectului determinat la un anumit moment dat. Pentru a salva (nregistra pe disc) copia de baz se va proceda n dou moduri, astfel: A. Cazul n care proiectul se salveaz pe disc pentru prima dat: pentru salvarea proiectului se selecteaz opiunea Save din cadrul meniului View. Rezultatul este afiarea ferestrei File Save, n cadrul creia se alege directorul unde se dorete a se nregistra proiectul (caseta Save in) i se tasteaz n caseta File Name numele proiectului, dup care se selecteaz butonul Save; n cadrul ferestrei Planning Wizard, prezentat n figura de mai jos, se selecteaz butonul de opiune Save Nume_proiect with a baseline.

B. Cazul n care proiectul nu a fost salvat iniial cu o copie de baz i se dorete salvarea acestei copii pe parcursul realizrii proiectului (dup ce acesta a mai fost salvat): se selecteaz opiunea Tracking din meniului Tools, iar din cadrul acesteia se alege opiunea Save Baseline; rezultatul este afiarea ferestrei Save Baseline (prezentat n figura urmtoare) din care se selecteaz butonul de opiune Save baseline i butonul Entire Project (pentru salvarea unei copii de baz a ntregului proiect) sau butonul Selected tasks - 20 Claudiu BRNDA, 2000 2003


(pentru salvarea unei copii de baz doar pentru activitile selectate din cadrul proiectului).

Vizualizarea situaiei comparative dintre copia de baz stabilit la un anumit moment dat i situaia curent (efectiv) a proiectului se realizeaz selectnd opiunea Tracking Gantt din meniul View. Rezultatul acestei operaii este prezentat n figura de mai jos.

Modul de vizualizare Traking Gantt. Pentru urmrirea realizrii fazelor proiectului este necesar actualizarea procentului de realizare a fiecrei activiti. Introducerea realizrilor zilnice legate de activitile (etape, resurse) proiectului, Microsoft Project, se realizeaz astfel: din meniul Tools se selecteaz opiunea Tracking, iar din cadrul acesteia se alege subopiunea Update Tasks. Aceast actualizare a activitilor trebuie s aib loc zilnic sau ori de cte ori este necesar vizualizarea situaiei proiectului la un anumit moment dat. De preferat ar fi ca aceast actualizare s se fac dup fiecare operaie terminat din cadrul activitilor proiectului. - 21 Claudiu BRNDA, 2000 2003


n cadrul graficului Gantt din Microsoft Project procentul de realizare a unei activiti este afiat cu o bar de culoare neagr peste bara grafic de culoare albastr ce reprezint intervalul de timp total alocat realizrii acelei activiti. Avnd alocat pentru activitatea Culegere date, trei zile, iar actualizarea s-a realizat zilnic, la sfritul celei de-a treia zi graficul Gantt va fi ca i cel din figura de mai jos.

Graficul Gantt pentru o activitate finalizat. Pentru a vizualiza statistica ntregului proiect la un anumit moment dat se selecteaz din meniul Project, opiunea Project Information, iar din fereastra afiat se selecteaz butonul Statistics. Analiza i rezolvarea abaterilor este efectuat de ctre managerul de proiect mpreun cu membrii echipei. Vizualizarea variaiilor (abaterilor) Pentru vizualizarea variaiilor (abaterilor) dintre situaia planificat i ceea existent (real) n cadrul diagramei GANTT se procedeaz astfel: se selecteaz din meniul View opiunea Tables, iar din cadrul acesteia subopiunea Variance; Filtrarea elementelor proiectului n cadrul diagramei GANTT elementele proiectului pot fi filtrate n funcie de diferite criterii. Pentru realizarea unui filtru se procedeaz astfel: se selecteaz din cadrul meniului Project opiunea Filtered for: ; din submeniul afiat se alege un criteriu de filtrare. Criteriile standard de filtrare prezentate sub forma unor opiuni a submeniului opiunii Filtered for: sunt prezentate n figura de mai jos, astfel:

- 22 -



Identificarea elementelor sau a cii critice Identificarea elementelor sau a etapelor critice poate fi efectuat n dou moduri: A. selectarea din cadrul meniului Project, opiunea Filtered for , a criteriului de filtrare Critical; B. setarea unui anumit stil de afiare pentru elementele sau etapele critice. Aceast operaie poate fi realizat astfel: se selecteaz din cadrul meniului Format opiunea Text Styles ; din caseta Item to change: a ferestrei Text Styles afiat (prezentat n figura urmtoare), se selecteaz opiunea Critical Tasks; se selecteaz apoi din caseta Font un anumit stil pentru text, sau o anumit culoare n care se va afia elementele critice; se valideaz prin acionarea butonului Ok din fereastr.

Utilizarea diagramei PERT Este o reprezentare grafic a etapelor proiectului i a legturilor de dependen dintre acestea. Etapele sunt prezentate sub forma unor casete (ptrate, dreptunghiulare), iar legturile sub forma unor linii. Denumirea de PERT vine de la Program Evaluation and Review Tehnique i reprezint o metod de prezentare i urmrire a realizrii proiectelor elaborat de Biroul Special de Proiectare (Special Projects Office) din cadrul U.S. Navy n anul 1958. Caracteristicile unei element sau a unei etape a proiectului pot fi identificate n funcie de culoarea i stilul chenarului casetelor din diagram, astfel: Caracteristic Element critic Elemente de tip Milestone Elemente ce conin subelemente Stil chenar Culoare roie Chenar dublu Chenar cu umbr - 23 Claudiu BRNDA, 2000 2003


Pentru vizualizarea proiectului sub forma diagramei PERT se poate proceda astfel: din meniul View se selecteaz opiunea PERT Chart.

Dac n cadrul proiectului Plan de afaceri se selecteaz vizualizarea sub forma diagramei PERT, acesta va fi afiat astfel:

Etapele sau elementele neabordate sunt prezentate sub forma unor casete care conin denumirea elementului sau etapei, identificatorul acestora, durata, data de ncepere i data de finalizare (figura de mai jos).

Etapele sau elementele n curs de realizare sunt prezentate la fel ca i cele neabordate dar sunt marcate printr-o diagonal (figura de mai jos).

Etapele sau elementele finalizate sunt prezentate sub forma unor casete marcate cu dou linii sub forma literei X (figura de mai jos).

Legturile dintre elementele proiectului sunt prezentate sub forma unor linii simple sau sub forma unor sgei.

- 24 -



Bibliografie Bibu, N., Brnda, C., Managementul prin proiecte, Ed. Mirton, Timioara, 2000. Brnda, C., Utilizarea mediului Microsoft Project 2000 n managementul proiectelor, Jurnalul de Informatic Economic Aplicat, Timioara, 2001. Pyron, T., Using Microsoft Project 4 for Windows, QUE, 1994. Turner, Rodney J., The handbook of Project-Based Management, McGraw-Hill, 1993. Watson, Ch., Managing projects for personal success, ITBP, 1997. Microsoft Corp., Microsoft Project 2000 Training manual, www.msn.com, 2000.

- 25 -



Note

- 26 -



Note

- 27 -



Note

- 28 -



Note

- 29 -



Note

- 30 -


ms project 2003 mpp

Documents