produs software e-administrare. managementul

Click here to load reader

Post on 23-Oct-2021

0 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

II. INFORMAII DE BAZ 6
III. STRUCTURA FUNCIONAL A SISTEMULUI 8
Meniul de navigare a sistemului 8
Autentificarea i autorizarea accesului în sistem 15
IV. PROCESAREA DOCUMENTELOR IN SISTEM 17
Etapa 1 – Înregistrarea documentului de intrare în sistem 17
Etapa 2 – Coordonarea documentului de intrare în sistem 20
Etapa 3 – Executarea documentului i pregtirea rspunsului conform solicitri 24
Etapa 4 – Verificarea documentului transmis spre avizare/coordonare 28
Etapa 5 – Verificarea statutul documentului i pregtirea acestuia spre semnare 31
Etapa 6 – Semnarea documentului de ieire. 36
Etapa 7. Expedierea documentului de ieire 39
V. ÎNREGISTRARE ALTOR DOCUMENTE DE IEIRE SEMNATE OLOGRAF/ELECTRONIC
INIIATE DE INSTITUIE 41
Documentelor” (în continuare sistem) furnizat de ctre I. P. ,,Serviciul Tehnologia Informaiei i
Securitate Cibernetic” are scopul de a oferi o soluie complex, eficient i reprezint un sistem
integrat de management al documentelor electronice ce pune la dispoziie funcionaliti complete de
salvare, arhivare, cutare, istoric, control, versionare, flux de aprobare i raportare. Accesul la
documente se realizeaz în conformitate cu politica de securitate a informaiei instituionale i se
adapteaz la nevoile organizaiei. Sistemul asigur stocarea securizat a documentelor i ofer o
abordare inovativ cu privire la modul de gestiune i organizare a documentelor, reducând considerabil
timpul de acces la documente precum i modul de distribuire i modificare al acestora.
Prezentul document reprezint Manualul de utilizare al Produsului software „e-Administrare.
Managementul Documentelor. Controlul Executrii Documentelor” i descrie regulile generale de
organizare a gestiunii documentelor i este destinat exclusiv personalului autorizat din cadrul
instituiilor i autoritile publice centrale i locale, în scopul îndeplinirii atribuiilor funcionale,
asigurând urmtoarele mecanisme de securitate cibernetic:
autentificarea;
autorizarea;
integritatea;
confidenialitatea;
non-repudierea.
Ca soluie pentru gestionarea documentelor, sistemul este creat pentru a lucra cu un volum
mare de date i deine urmtoarele principale funcionaliti:
Uurin în salvare i cutare documente;
Alocarea identificatorului unic de înregistrare fiecrui document;
Uurin în utilizare datorit unei interfee intuitive;
Clasificarea eficient a documentelor;
Accesibilitatea documentelor;
Stabilirea locului unde se afl fiecare document activ;
Acces securizat, controlat pentru utilizatori;
Urmrirea întregului ciclu de via al fiecrui document.
Baza legislativ – normativ
• Hotrârea Guvernului nr. 632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societii
informaionale în Republica Moldova;
• Hotrârea Guvernului nr. 255 din 09.03.2005 „Privind Strategia Naional de edificare a societii
informaionale – "Moldova electronic";
• Hotrârea Guvernului nr. 733 din 28.06.2006 “Cu privire la Concepia guvernrii electronice”
4
• Hotrârea Guvernului nr. 115 din 28.02.1996 pentru aprobarea Instruciunilor cu privire la inerea
lucrrilor de secretariat în organele administraiei publice locale ale Republicii Moldova;
• Hotrârea Guvernului nr. 618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a
documentelor organizatorice i de dispoziie i Instruciunii-tip cu privire la inerea lucrrilor de
secretariat în organele administraiei publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale ale
Republicii Moldova;
Sistemul asigur centralizarea i punerea la dispoziia întregii organizaii a tuturor
documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, fie ele simple
documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate i chiar imagini, care stau la baza
derulrii activitii. De asemenea, asigur organizarea riguroas i controlul accesului la documentele
din arhiv prin acordarea drepturilor stricte de acces.
Sistemul este o aplicaie de tip Client–Server WEB care ofer posibilitatea de accesare a
informaiilor folosind browser-ele Web clasice i poate fi utilizat pe orice calculator conectat la reea,
indiferent de sistemul de operare folosit.
Sistemul este compatibil cu semntura electronic - simpl i avansat calificat, cât i cu actele
care au fost imprimate i ulterior semnate olograf cu aplicarea tampilei. Drept urmare, actul poate fi
scanat i încrcat din nou în sistem atât stampile i semnturi olografe. Toate sunt integrate perfect în
sistem, fiind astfel disponibile tuturor utilizatorilor.
Cerine software fa de sistem:
Pentru a putea utiliza sistemul i funciile sale, computerul trebuie s întruneasc urmtoarele
cerine software:
Internet Explorer 10 sau o variant mai recent;
Mozilla Firefox 51 i o versiune mai recent;
Google Chrome 34 i o versiune mai recent;
Opera Browser 74 i o versiune mai recent.
6
intensificarea controlului asupra întregului proces al ciclului de via al documentului;
optimizarea fluxului circuitelor de documente în autoritile Administaiei Publice;
crearea unei bazei de date unice care s conin toate (sau, cel puin, majoritatea) informaiile
despre documentele organizaiei;
accesul autorizat i controlat al personalului instituiei (în funcie de rolul pe care îl deine) la
documente, indiferent de locaia în care sunt stocate;
reducerea timpului de efectuare a procedurilor de cutare i recepionare a informaiei.
2.2. Funcii
accesul personalizat al utilizatorilor la documente în funcie de rolul exercitat de ctre
utilizator;
documentelor sau elaborarea altor noi;
fixarea acceselor în sistem de ctre utilizatori, precum i a accesrii anumitor documente;
crearea, administrarea, redactarea i completarea clasificatoarelor Sistemului;
generarea documentelor complexe, cum ar fi statistici, rapoarte etc.;
asigurarea securitii informaiei la toate etapele de creare, redactare i transportare a
documentelor prin reele;
identificarea documentelor, navigarea prin bazele de date, cutarea actelor dup criteriile de
înregistrare ale acestora;
alte documente).
3.3. Documentul în sistem
Documentul este partea component esenial a sistemului i deine o serie de atribute:
tipul sau categoria, conform unui clasificator al documentelor adoptat în organizaie;
codul sau identificatorul care permite distingerea i regsirea rapid;
data adoptrii documentului, data înregistrrii precum i termenul de executare;
denumirea sau titlul;
domeniile sau tematicile reglementate;
resursele: fiierele ataate, în format de document general acceptat de sisteme moderne de
gestiune a documentelor;
emiterea sau lucrul cu documentul;
7
dosare de grupare etc.
Principala funcie de gestiune a sistemului este cea de înregistrare (introducere, importare) a unui
document existent, precum i urmrirea procesului i etapelor de executare a documentului.
Înregistrarea documentelor în sistem se efectueaz de persoanele autorizate i care dein dreptul de a
înregistra documente (se refer la nivelul de acces Gestionar).
3.4. Profiluri, nivele de acces în cadrul sistemului
Pentru adaptarea la diferite activiti din interiorul organizaiei, în cadrul sistemului sunt
definite câteva nivele de acces la documente i funcionaliti, precum:
Executor – este utilizatorul simplu, care are acces la funcii de consultare a documentelor în
care este desemnat, precum i la alte funcii, care sunt definite în conformitate cu rolurile pe care le
deine.
Executor principal – este utilizatorul simplu, care are acces la funcii de consultare a
documentelor i de îndeplinire a sarcinilor recepionate, cu privire la documentul atribuit spre execuie,
precum i la alte funcii, care sunt definite în conformitate cu rolurile pe care le deine.
Supervizor/ Gestionar – este utilizatorul abilitat cu funcii de gestionare i supervizare a
documentelor precum: introducerea, modificarea documentelor i nomenclatoarelor.
Coordonator– este utilizatorul, care are acces la funcii de formulare a rezoluiei, indica
persoanele responsabile de executare i alte funcii de decizie cu privire la gestionarea sistemului
informatic.
Utilizator abilitat cu drept de semnare – este utilizatorul cu drept de semnare a documentelor.
În cazul optrii pentru semntura electronic, acest pocedeu poate fi iniiat din sistem cu semntur
electronic - avansat calificat prin intermediul platformei MSign (Serviciul guvernamental de
semntur electronic). În cazul optrii pentru semnarea olograf a actelor, documentul poate fi
imprimat, pe care ulterior, se aplic tampila i semntura olograf. Drept urmare, actul poate fi scanat
i încrcat din nou în sistem.
Utilizator cu drepturi avansate – este utilizatorul, care, pe lâng nivelul de acces care îl
deine, are drepturi de gestionare a funcionalitilor accesibile în meniul Administrare inclusiv
gestionarea listei utilizatorilor, gestionarea nomenclatoarelor si altele.
Not: Profilurile de acces / Conturile personalului - în cadrul sistemului sunt create de ctre
persoana responsabil de tehnologia informaiei din cadrul organizaiei (administrator IT al instituiei),
conform instruciunilor din prezentul manual.
8
Figura 3.1 – Meniul de navigare a sistemului
Înregistrare – ofer mecanismul complet de înregistrare a documentelor în sistem i este destinat
doar utilizatorilor cu nivel de acces supervizor . Sunt definite trei fluxuri de gestiune a documentelor
în cadrul sistemului, precum:
Figura 3.2 – Meniul “Înregistrare”
Documente Intrare - sunt documentele, actele care sunt recepionate în instituie din partea altor entiti
publice sau private;
Documente Ieire - sunt documentele, actele care sunt expediate în afara instituiei spre alte entiti;
Documente Interne - sunt documentele, actele emise de ctre managementul organizaiei.
Flux de documente reprezint procesul de gestiune a documentului.
Notificri – reprezint informaie despre documente care sunt în lucru i vizeaz utilizatorul
autentificat în dependen de rolul care îl deine, acte cu urmtoarele proprieti:
Procesul executrii este supus controlului;
Termenul de executare a expirat sau va expira curând;
Utilizatorul curent este emitent al documentului intern;
Utilizatorul curent este administrator sau este implicat, în virtutea rolurilor atribuite:
supervizor, coordonator, executant.
9
Registru - afieaz lista filtrat tuturor documentelor, dup nivelul de acces al utilizatorului curent, din
cadrul sistemului, conform figurii 3.4. Documentele se afieaz în ordinea descresctoare a datei
înregistrrii în sistem (astfel, cele mai „noi” documente se afl în primele rânduri ale listei).
La fel, ca i în cazul meniul Înregistrare, sunt definite trei tipuri de registre privitoare la documentele
de intrare, ieire i cele interne.
Figura 3.4 – Lista tuturor documentelor de intrare din maniul „Registru”
Cutare – opiunea ofer un mecanism de cutare, dup o serie de criterii, a documentelor din baza de
date i înregistrate în sistem, conform figurii 3.5. Nu este obligatorie completarea tuturor câmpurilor.
Asupra condiiilor de cutare se efectueaz operaia „i”, ceea ce înseamn c în funcie de numrul
de criterii introduse în câmpurile din figura 3.5, vor fi gsite mai multe sau mai puine documente care
corespund acestor criterii.
10
Butonul “Export Word” i “Export Excel” – ofer posibilitatea de a exporta datele statistice generate
într-un fiier de tip Microsoft Office Word i Microsoft Office Excel i se salveaz local pe calculatorul
Dvs.
La fel, ca i în cazul meniurilor Înregistrare, Notificri i Registru, sunt definite trei tipuri de
documente care vor fi cutate – documente de intrare, ieire i cele interne.
Butonul „Cîmpuri preselectate” – ofer posibilitatea de a preselecta suita de atribute de afiare a
cîmpurilor, conform necesitilor i fluxului de documete existente în sistem. Aceast opiune poate fi
configurat prin accesarea meniului “Profil”, seciunea “Câmpuri PreSelectare pentru Cutare”
Figura 3.6 – Setarea opiunilor de cautare
Nr. fi, Nr. înregistrare, Data înregistrare, Nr. document, Data document, Termen de executare - se
vor introduce în dou câmpuri, care au semnificaia „de la” i „pân la” pentru cazul când nu se
cunoate valoarea exact.
Flux - semnific tipul de înregistrare a documentelor:de intrare, ieire i cele interne ( acest tip apare
în câmpul Flux la activarea comenzii i poate fi modificat ulterior);
11
Coordonator, Executant, Executant principal – se selecteaz numele persoanelor respective din listele
alturate;
Stare executare, rezultat executare – se selecteaz valorile respective din listele alturate;
Dup apsarea butonului “Cutare”, va fi afiat un tabel cu documentele gsite, asemntor celui
prezentat în figura 4. În câmpul Rezultate se bifeaz denumirile coloanelor din tabelul care va fi afiat.
Raportare – genereaz statistici ale circulaiei i executrii documentelor. Sunt definite dou tipuri de
statistici, accesibile la plasarea mouse-ului deasupra comenzii: Statistici Circulaie i Statistici
Executare. La selectarea unui anumit tip de statistici, de exemplu a celui de circulaie, se va afia o
fereastr ca în figura 3.7. În cazul statisticii de executare se va afia o fereastr ca în figura 3.8.
Figura 3.7 – Meniul “Raportare – Statistici Circulaie”
Figura 3.8 – Meniul “Raportare – Statistici Executare”
Se selecteaz modalitatea afirii statisticii dup: categorii, corespondeni, coordonatori, executani
etc., vezi figura 7-8 i intervalul de timp pentru aceasta. La plasarea mouse-ului deasupra datei
intervalului, se va afia un calendar pentru comoditatea alegerii intervalului de timp. Dup selectarea
tuturor parametrilor se activeaz butonul „Vizualizare” i va fi afiat un tabel ca în figura 3.9.
Figura 3.9 – Informaia generat pentru Statistici Circulaie
12
Dup cum se poate observa din figura 3.9, tabelul conine urmtoarele coloane: Nr. – numrul de
ordine, Corespondent – modalitatea de afiare (în cazul nostru, dup Corespondeni), Total – numrul
total al documentelor gsite conform parametrilor introdui, Intrare – numrul documentelor de
intrare, Ieire – numrul documentelor de ieire, Interne – numrul documentelor interne (în cazul
nostru, documente de acest tip nu au fost gsite).
Dac se selecteaz statistici de executare, atunci tabelul va mai conine i alte coloane (figura 10): Spre
executare – numrul documentelor spre executare, În executare – numrul documentelor aflate în faza
de executare, Executate (total) – numrul total al documentelor executate, Executate (termen depit)
– numrul documentelor executate, dar al cror termen de executare a fost depit, Neexecutate
(expirate) – numrul documentelor care nu au fost executate i al cror termen a fost depit.
Figura 3.10 - Informaia generat pentru Statistici Executare
Implicit tabelul afieaz numrul documentelor în ordinea descresctoare a numrului de documente
din coloana a treia (în cazul nostru, coloana Total). Aceast ordine poate fi modificat la apsarea
butonului mouse-ului deasupra titlului coloanei corespunztoare. La apsarea repetat a butonului,
numrul documentelor va fi afiat în ordinea cresctoare corespunztor coloanei selectate. La apsarea
deasupra coloanei a doua, corespondenii (sau categoriile, executanii, coordonatorii etc.) vor fi afiai
în ordine alfabetic sau invers alfabetic (la apsarea repetat).
Nomenclatoare - ofer accesul la anumite comenzi care permit gestionarea unor nomenclatoare ale
sistemului. Acestea sunt:
care pot parveni sau spre care pot fi expediate documentele);
Grupe Corespondeni – lista unor grupuri în care au fost inclui corespondenii;
State Corespondente – lista statelor din care pot proveni corespondenii;
Mijloace Sosire/Transmitere – lista mijloacelor prin intermediul cror poate sosi corespondena
(pot, fax, curier, pot electronic etc.);
Categorii Documente – lista categoriilor de documente în care pot fi grupate documentele;
Rezultate Examinare – lista rezultatelor posibile ale examinrii documentelor (Executat,
Respins, Expediat).
managementului documentelor i se realizeaz în conformitate cu specificul organizaiei Dvs.
13
Strii de examinare – etapa, stare a documentului în cadrul fluxului de gestiune a documentelor,
precum: spre redactare, redactat, spre coordonare, coordonat i altele.
Figura 3.11 – Meniul „ Nomenclatoare”
Administrare - ofer accesul limitat, pentru utilizatorii responsabili de tehnologia informaiei în cadrul
organizaiei Dvs. la gestionarea unor nomenclatoare de sistem. Acest meniu este asemntor
meniului Nomenclatoare (figura 3.11), îns el administreaz nomenclatoarele subdiviziunilor
structurale, funciilor personalului i cele ale utilizatorilor/executanilor.
Figura 3.12 – Meniul “Administrare”
conform structurii organizaionale (organigramei), figura 3.13.
14
Ip-uri autorizate – adresele IP ale utilizatorilor autorizate spre accesarea sistemului.
Figura 3.14 – Lista adreselor IP autorizate în sistem
Not: Prima adresa IP autorizat în sistem este obligatoriu s fie a administratorului IT local
Numerotarea documentelor – permite (re)stabilirea numrului de start în cazul numerotrii automate.
Figura 3.15 – Setarea opiuni de numerotare a documentelor
15
Autentificarea în sistem este disponibil prin câteva modaliti:
nume de utilizator i parol de acces – numele de utilizator i parola utilizate pentru
autentificarea în sistemul informaional Managementul Documentelor;
Autentificare MPass – serviciul guvernamental de autentificare i control al accesului, utilizând
semntura mobil, semntura electronic, certificatul de autentificare sau buletinul de identitate
electronic.
Autentificarea utilizatorului în sistem se efectueaz în urmtorul mod:
Pasul 1. Culegei adresa web dedicat organizaiei Dvs. (ca de exemplu: https://demo-docs.itsec.md)
în browser.
Pasul 2. Intoducei datele de autentificare:
- numele utilizatorului în câmpul „Numele de utilizator”;
- parola în câmpul „Parola de acces”.
Not: Nu divulgai datele de autenficare nimnui. STISC niciodat nu v va solicita datele de
autentificare.
Sau putei s selectai autentificarea prin „MPass” - Serviciul Guvernamental de Autentificare i
Control al Accesului, utilizând semntura mobil, semntura electronic, certificatul de autentificare
sau buletinul de identitate electronic.
Not: Obligatoriu la profilul utilizatorului trebuie s fie îndeplinit câmpul cu date cu caracter personal,
IDNP.
16
Figura 3.17 - Interfaa de autentificare în MPass
În cazul când autentificarea s-a soldat cu succes, vei accesa sistemul cu toate meniurile existente în
conformitate cu rolul i permisiunile Dvs. ca utilizator al acestui sistem.
Ieirea din sistem
Apsai butonul “Ieire” din bara de meniu al sistemului. Sistemul v va redireciona spre
pagina principala a sistemului, unde v vei putea autentifica din nou.
Figura 3.18 – Ieirea din sistem
Not: Nu închidei pagina, ci apsai butonul “Ieire” din sistem. Pentru a asigura o securitate sporit
dup 15 minute de inactivitate a utilizatorului, sistemul stopeaz conexiunea, redirecioneaz la pagina
de autentificare i este necesar introducerea repetat a datelor de autentificare.
Aceast opiune poate fi setat de ctre administrator în meniul <<Administrare -> Setri sistem>>.
17
Etapa 1 – Înregistrarea documentului de intrare în sistem
PROFILUL SUPERVIZOR/GESTIONAR
Pasul 1. Dup autentificarea cu succes, va fi disponibil pagina de start al sistemului conform figurii
4.1. Facei clic pe meniul „Înregistrare”, pentru a înregistra un document de intrare parvenit.
Figura 4.1 – Pagina de start al sistemului
Pasul 2. Selectai tipul de înregistrare a unui document în seciunea “Document Intrare”:
Figura 4.2 – Accesarea seciunii “Document Intrare”
Pasul 3. Accesând meniul “Document Intrare” se va afia formularul de introducere a atributelor
generale ale documentului, care reprezint:
Nr. de înregistrare – numrul de înregistrare a documentului în Sistem;
Data de înregistrare – data înregistrrii documentului în cancelarie/secretariat;
Nr. document – numrul documentului intrat, aa cum a fost specificat în organizaia-
corespondent;
Data document – data documentului intrat, aa cum a fost specificat în organizaia-
corespondent;
18
Corespondent – documentul la care face referire documentul dat;
Coninut succint – coninutul pe scurt (sau titlul) al documentului;
Categorie – categoria documentului conform clasificatorului (scrisoare, demers, petiie etc.);
Primit – modul în care documentul a intrat în organizaie (pot, fax, curier etc.);
Coordonat – numele persoanei responsabile pentru coninutul documentului;
Rezoluie - decizia managementului organizaiei privind modul de executare a documentului;
Termen de executare – data când se va raporta decizia privind coninutul documentului;
Alte referine – alte documente la care face referin documentul curent.
Completai câmpurile formularului de înregistrare a documentelor de intrare cu datele necesare despre
documentul de intrare, conform câmpurilor solicitate în figura 4.3 i apsai butonul “Salvare” pentru
a trece la urmtorul pas:
Figura 4.3 – Formularul de înregistrarea a documentelor de intrare în sistem
Pasul 4. Ataai documentul scanat sau recepionat electronic i anexele acestuia în formular la câmpul
“Fiier ataat” i “Fiiere adiionale”, conform figurii 4.4:
19
Figura 4.4 – Ataarea fiierul documentului de intrare i anexele în sistem
Tastând butonul „Salvare”, documentul de intrare va fi creat cu succes i vei fi notificat cu un mesaj,
conform figurii 4.5.
Figura 4.5 – Notificare cu privire la crearea cu succes al documentului de intrare
20
PROFILUL COORDONATOR
În cadrul acestei etape, Coordonatorul acceseaz documentul, indic rezoluia i selecteaz
persoanele responsabile de executare, conform urmtorului proces.
Pasul 1. Conform figurii 4.6, în meniul “Registru” accesai submeniul „Documente intrare”.
Figura 4.6 – Accesarea lista documentelor de intrare
Pasul 2. În acest moment vei vizualiza lista documentelor de intrare din cadrul organizaiei Dvs.,
selectai documentul pe care dorii s-l procesai i îl deschidei prin simplu clic, conform figurii 4.7:
Figura 4.7 – Accesarea documentului de intrare
Pasul 3. Analizai coninutul documentului de intrare cu fiiere ataate, indicai executorul principal,
rezoluia i termenul de executarea a documentului. Selectai executorii, persoanele autorizate i
responsabile de procesarea documentului i oferirea unui rspuns conform solicitri.
21
Figura 4.8 – Indicarea executorilor, rezoluia i termenul de executare a solicitri din documentul de
intrare
Pasul 4. Indicai persoanele responsabile de executare a sarcinilor. Este permisibil selectarea mai
multor executori, în schimb executorul principal poate fi doar o persoan. Dup indicarea executorilor,
clic pe butonul “OK” pentru salvare.
Not:
- prevede executorii care vor participa la executare.
- este executor principal, persoana care va pregti documentul de ieire cu rspunsul final.
22
Figura 4.9 – Indicarea persoanelor responsabile de executarea documentului de intrare.
Pasul 5. Verificai datele introduse <<executorii i termenul de executare>> i confirmai prin clic a
butonul “Salvare”.
23
24
PROFILUL EXECUTOR/EXECUTOR PRINCIPAL
Executorul, primete notificare printr-un e-mail (în cazul în care este configurat aceast opiune),
acceseaz sistemul i analizeaz sarcina parvenit.
Executor principal, primete notificare la e-mail (în cazul în care este configurat aceast opiune),
acceseaz sistemul i analizeaz sarcina cuvenit.…