manual doc pat

cIMeC – Institutul de Memorie Culturală

DOCPAT

Programul de evidenţă informatizată apatrimoniului cultural mobil şi a arhivelor documentare

Manual de utilizare

Versiunea 4

2012

DOCPAT- Manual de utilizare

DOCPAT – Program pentru evidenţa patrimoniului cultural

Manual de utilizare

DOCPAT 2012

Copyright: Institutul Naţional al Patrimoniului - Direcţia Cercetare, Evidenţă a Patrimoniului Cultural Mobil, Imaterial şi Digital (fost CIMEC)

2012

Piaţa Presei Libere nr. 1, 013701, Bucureşti

Tel: 021-317.90.72; Fax: 021-317.90.64

e-mail: [email protected]

asistenţă tehnică web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DocpatWEB/Descriere.htmInstitutul Naţional al Patrimoniului - Direcţia Cercetare, Evidenţă a Patrimoniului Cultural Mobil, Imaterial şi Digital (fost CIMEC) 1

http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DocpatWEB/Descriere.htm

mailto:[email protected]


Cuprins

1. Scurtă prezentare a calculatoarelor personale (PC)...................................................3Rularea programelor.................................................................................................................3Închiderea programelor............................................................................................................3Comutarea între programe.......................................................................................................4Copierea fişierelor....................................................................................................................4Redenumirea fişierelor.............................................................................................................4Ştergerea fişierelor...................................................................................................................4Recuperarea din “Recycle Bin”.................................................................................................4Crearea unui director................................................................................................................5Crearea unui shortcut...............................................................................................................5Imaginea de pe desktop...........................................................................................................5Screen saver.............................................................................................................................6Schimbarea datei.....................................................................................................................6Programe utile..........................................................................................................................62. Scurtă prezentare Microsoft Access..............................................................................6Comenzi de pe tastatură..........................................................................................................73. Solicitarea programului DOCPAT....................................................................................84. Securitatea datelor..........................................................................................................8Copia de siguranţă a bazei de date (back-up)..........................................................................85. Instalarea aplicaţiei DOCPAT..........................................................................................9Conversia datelor dintr-o altă versiune...................................................................................106. Prezentarea meniului (comenzilor principale)...........................................................11Recomandări generale privind introducerea datelor în program............................................167. Ştergerea fişelor.............................................................................................................198. Operaţii cu imagini.........................................................................................................209. Modulul clasare şi documentaţia (pe hârtie şi suport digital) ce însoţeşte un lot de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile ..........................................2310. Actualizarea listelor de termeni.................................................................................2411. Selecţii...........................................................................................................................2512. Setarea datei la forma românească pentru DOCPAT..............................................3013. Importul datelor în DOCPAT........................................................................................3214. Exportul datelor în DOCPAT........................................................................................3315. Validarea înregistrărilor introduse............................................................................3516. Formularul pentru arhive documentare....................................................................3717. Vizualizarea şi printarea rapoartelor (fişe, cataloage, liste).................................3918. Copii de siguranţă, transferul programului DOCPAT pe alt calculator, salvarea înregistrărilor sub formă de fişier PDF............................................................................4019. Duplicarea fişelor ........................................................................................................4120. Editarea şi parcurgerea imaginilor ..................................................................4221. Registrul pentru Evidenţa Analitică .................................................................4522. Salt la fişe .......................................................................................................50

---------------------------------------------------------------------------------------------Definiţiile câmpurilor se găsesc în meniul AJUTOR, în Instrucţiunile de completare ale fişelor analitice de evidenţă (aferente fiecărui domeniu cultural).

Institutul Naţional al Patrimoniului - Direcţia Cercetare, Evidenţă a Patrimoniului Cultural Mobil, Imaterial şi Digital (fost CIMEC) 2


1. Scurtă prezentare a calculatoarelor personale (PC)

În sens general, prin calculator, se înţelege un întreg sistem de calcul compus dintr-o mulţime de dispozitive, numite generic periferice.Partea principală din acest sistem o constituie Unitatea Centrală, care conţine elementele de procesare (microprocesor) şi stocare a informaţiilor (hard disc). Unitatea centrală este considerată în sens restrâns ca fiind calculatorul propriu-zis, la care se conectează dispozitivele periferice: monitor, boxe, tastatură, mouse, scanner, imprimantă.Dispozitivele periferice se clasifică după tipul lor în următoarele două categorii:

- dispozitive periferice de ieşire - convertesc semnalele electrice din interiorul unităţii centrale în informaţie accesibilă utilizatorului uman: monitorul, boxele, imprimanta

- dispozitive periferice de intrare - convertesc informaţiile din lumea înconjurătoare în semnale electrice utilizate de către calculator: tastatura, mouse-ul, scanner-ul.

După cum am specificat mai înainte, unitatea centrală constituie calculatorul propriu-zis. În interiorul acesteia se află unele dintre cele mai scumpe şi importante componente ale calculatorului: microprocesorul şi hard discul.Calculatoarele funcţionează cu ajutorul unor programe (software). Cel mai important este sistemul de operare (de obicei Microsoft Office).

Rularea programelor

Fără programe (aplicaţii) Windows ar fi nefolositor. Din fericire există o multitudine de programe pentru acest sistem. Prima problemă pe care şi-o pune orice începător este modul în care poate rula un anumit program (de exemplu jocul sau programul de tehnoredactare preferat).Se va prezenta în continuare modalitatea de lansare în execuţie a programelor existente pe calculator. În principal pentru lansarea acestora se folosesc următoarele metode:

- lansarea de pe Desktop- lansarea din meniul Programs- lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer

Lansarea de pe DesktopPentru a lansa un program direct de pe Desktop, trebuie ca pictograma acestuia să existe pe Desktop. Dacă aceasta există, atunci se va acţiona dublu-clic cu butonul stâng al mouse-ului asupra acesteia.

Lansarea din meniul ProgramsÎn Windows, în colţul din stânga-jos a ecranului se află un buton pe care scrie Start. Dacă se efectuează clic-stânga cu mouse-ul asupra acestui buton va apare un meniu din care se pot selecta diverse opţiuni. Pentru a găsi programele Windows, se acţionează în continuare meniul Programs, şi dacă este cazul şi submeniurile acestuia.

Lansarea folosind My Computer sau Windows ExplorerAceastă metodă este folosită de utilizatorii mai avansaţi. Ea presupune lansarea iniţială a unuia din programele My Computer sau Windows Explorer, urmată de lansarea programului dorit. Pictograma pentru My Computer se găseşte pe Desktop, iar cea pentru Windows Explorer în meniul Programs.

Închiderea programelor

Dacă nu mai folosiţi un anumit program atunci acesta trebuie închis pentru a nu încetini calculatorul.

Închiderea unui program se face în unul din următoarele moduri:

- Acţionând butonul din colţul dreapta-sus al ferestrei X- Acţionând (dacă este posibil) comanda Exit din meniul File.



Comutarea între programe

Windows este un sistem multitasking, adică are capacitatea de a rula mai multe programe simultan. Pentru fiecare program care rulează în memoria calculatorului, Windows pune câte un buton cu numele lui pe bara din partea de jos a ecranului, numita Taskbar. Acest lucru permite comutarea rapidă între programe.Comutarea între programe este uşoară, se face prin efectuarea unui clic cu butonul stâng al mouse-ului asupra unui program din taskbar sau folosind combinaţia de taste “alt + TAB”.

Copierea fişierelor

O operaţie foarte importantă într-un sistem de operare o constituie copierea fişierelor şi directoarelor, de pe un mediu de stocare pe alt mediu, sau pe acelaşi mediu în alt loc.De exemplu se doreşte copierea unor fişiere de pe discul C: pe CD sau tot pe discul C: în alt director. Pentru această operaţie se foloseşte unul din programele: My Computer sau Windows Explorer, parcurgând următoarele etape:

- Se lansează programul dorit (icon-ul pentru My Computer se află, de obicei, pe Desktop, iar cel pentru Windows Explorer în meniul Programs).

- Efectuăm dublu-clic cu butonul stâng al mouse-ului pe disc-ul de pe care dorim să copiem fişierele şi apoi, dacă este cazul, pe directoarele de pe acesta, până ajungem în directorul care conţine fişierele dorite

- În acest director selectăm fişierele şi directoarele care se doresc a fi copiate (pentru selectarea mai multor fişiere odată se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se dă clic cu mouse-ul) şi apoi se alege opţiunea Copy din meniul Edit.

După efectuarea operaţiilor de mai sus trebuie să vă deplasaţi în directorul în care doriţi să depuneţi (copiaţi) fişierele şi să selectaţi opţiunea Paste din meniul Edit.

Redenumirea fişierelor

Pentru regăsirea rapidă a informaţiilor, fişierele şi directoarele trebuie să aibă nume sugestive. De aceea operaţia de redenumire (schimbare a numelui) este foarte importantă.Se foloseşte unul din programele: My Computer sau Windows Explorer.Să presupunem ca aţi ales Windows Explorer. Selectaţi fişierul (sau directorul) la care doriţi să-i schimbaţi numele şi apoi selectaţi opţiunea Rename din meniul File.

Ştergerea fişierelor

Oricât de încăpător ar fi un disc, la un moment dat el tot se va umple cu informaţie. Apare în acel moment necesitatea ştergerii informaţiei nefolositoare.Pentru a efectua ştergerea unor fişiere şi directoare se foloseşte unul din programele: My Computer sau Windows Explorer.Să presupunem ca aţi ales Windows Explorer.

Vă duceţi până în directorul în care se găsesc fişierele pe care doriţi să le ştergeţi. În acest director se selectează obiectele care se doresc a fi şterse (pentru selectarea mai multor fişiere odată se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se da clic cu mouse-ul) şi apoi: se alege opţiunea Delete din meniul File sau se apasă tasta Del.

Observaţie: Windows nu şterge propriu-zis fişierele, ci doar le mută într-un director special numit Recycle Bin. Acest lucru dă posibilitatea recuperării lor ulterioare şi de asemenea previne pierderea informaţiilor în cazul ştergerilor accidentale.

Recuperarea din “Recycle Bin”

Pe Desktop se află un icon special numit Recycle Bin. Acesta este coşul de gunoi al calculatorului. În mod normal, toate fişierele care se şterg ajung aici. Dacă nu se află nici un fişier în Recycle Bin atunci acesta este reprezentat în mod deosebit faţă de cazul în care este ceva aici. Un fişier şters se poate recupera doar dacă se afla in Recycle Bin. Pentru a vedea dacă se află aici se execută dublu-clic cu mouse-ul pe icon-ul de pe Desktop.


DOCPAT- Manual de utilizareÎn cazul în care fişierele care se doresc recuperate se găsesc aici, acestea se selectează cu mouse-ul şi apoi se alege comanda Restore din meniul FileDacă se doreşte golirea coşului de gunoi, adică ştergerea definitivă a fişierelor ce se găsesc aici, atunci se acţionează comanda Empty Recycle Bin, tot din meniul File. Alt[ modalitate de ştergere este cu ajutorul tastelor “Ctrl+A” apoi click dreapta din mouse se alege comanda Delete

Crearea unui director

În scopul organizării informaţiei se obişnuieşte punerea fişierelor în diferite directoare după diverse criterii. Pentru a crea un nou director (folder) se foloseşte unul din programele My Computer sau Windows Explorer:Se deschide directorul în care se doreşte crearea unui nou director. Directorul nou creat va fi subdirector primului, iar primul director va fi director părinte pentru subdirectorul său. Se acţionează comanda File > New > Folder.Se completează la prompt-ul care apare numele noului director.

Crearea unui shortcut

Windows are o metodă rapidă de rulare a programelor de către utilizator. Se pot crea pe Desktop scurtături (shortcuts) către programele care se folosesc frecvent. Aceste shortcut-uri sunt reprezentate sub forma unor pictograme cu o săgeată mică în colţul din stânga jos. Prezenţa săgeţii pe un icon informează utilizatorul că respectivul icon reprezintă un shortcut către un fişier şi nu un fişier real. Dacă un utilizator şterge un astfel de shortcut cu metoda descrisă la ştergerea fişierelor, atunci el va şterge numai acel shortcut şi nu fişierul către care indică.Crearea unui shorcut se face astfel:

vă poziţionaţi pe folderul sau fişierul dorit Din mouse se dă click dreapta, se alege Create Shortcut. Shortcut-ul se deplasează în

partiţia dorită cu ajutorul mouse-ului.O altă metodă care se mai poate folosi o constituie folosirea comenzilor Copy şi Paste Shortcut. Această metodă este similară, din punct de vedere al acţiunilor pe care trebuie să le întreprindă utilizatorul, copierii fişierelor. Se foloseşte aşadar Windows Explorer sau My Computer pentru localizarea fişierelor către care se doreşte să se creeze shortcut-uri. Aceste fişiere se vor selecta şi li se va aplica apoi comanda Copy, după care în directorul în care se doreşte se dă comanda Paste shortcut.

Imaginea de pe desktop

Sistemul Windows permite punerea unei imagini pe Desktop. În continuare este descris modul în care se poate realiza acest lucru, sau modul în care se poate schimba imaginea, în cazul în care există deja o imagine. Se dă clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selectează (şi se dă clic-stânga) opţiunea Properties.Se verifică dacă butonul Background, din partea superioară a ferestrei, este adus în prim-plan. În caz contrar se apasă. În această fereastră se observă o listă numită Wallpaper, în care sunt trecute imaginile (fişierele .BMP) existente în directorul Windows. Selectaţi imaginea pe care o doriţi. Dacă nu vă place nici o imagine de aici, atunci puteţi acţiona butonul Browse pentru a căuta o altă imagine în alt director. După ce se realizează modificările dorite se acţionează butonul OK. Acesta are ca efect confirmarea modificărilor şi închiderea ferestrei. Dacă se doreşte să se renunţe la modificările făcute atunci se acţionează butonul Cancel. Acum ar trebui ca pe ecranul calculatorului să vedeţi ceva asemănător cu imaginea pe care aţi selectat-o mai devreme.

Screen saver

Foarte frecvent se întâmplă ca utilizatorul să plece din faţa calculatorului pentru mai mult timp, fără a-l opri. În tot acest timp pe ecran rămâne o imagine statică. Acest lucru poate avea efecte nedorite pentru monitor: se slăbeşte contrastul, culorile îşi pierd claritatea şi chiar pot apărea pete pe ecran.


DOCPAT- Manual de utilizareSistemul Windows are o metodă de protecţie pentru a preîntâmpina asemenea fenomene: se poate stabili ca după un anumit timp de inactivitate din partea utilizatorului, pe ecranul calculatorului să apară o animaţie, sau să se coloreze în negru (programul cu care se realizează acest lucru se numeşte screen-saver). Pentru a folosi această facilitate trebuie setat un screen-saver: Se dă clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selectează (şi se dă clic-stânga) opţiunea Properties.Se verifică dacă butonul Screen Saver, din partea superioară a ferestrei, este adus în prim-plan. În caz contrar se apasă. În această fereastră acţiunile cele mai importante care se pot efectua sunt:

alegerea screen saver-ului dorit din lista din partea stângă, stabilirea timpului după care apare acesta.

După ce se realizează modificările dorite se acţionează butonul OK. Acesta are ca efect confirmarea modificărilor şi închiderea ferestrei. Dacă se doreşte să se renunţe la modificările făcute atunci se acţionează butonul Cancel.

Schimbarea datei

Calculatoarele PC dispun de un ceas intern de timp real. Acesta are o baterie ce îi asigură funcţionarea neîntreruptă, chiar dacă se scoate din priză calculatorul.Pentru ca această indicaţie să fie corectă trebuie ca ceasul să fie potrivit (setat). Acest lucru se realizează parcurgând următorii paşi:

Se dă dublu-clic cu butonul stâng al mouse-ului peste indicaţia din TaskBar: Va apare o fereastră în care se pot modifica următoarele elemente: anul, luna,

ziua din lună, ora, minutul şi secunda. După ce se realizează modificările dorite se acţionează butonul OK. Acesta are ca

efect confirmarea modificărilor şi închiderea ferestrei. Dacă se doreşte să se renunţe la modificările făcute atunci se acţionează butonul Cancel.

Programe utile

Windows include în mod normal un număr de programe folositoare oricărui utilizator. Pentru a ajunge la aceste programe acţionaţi butonul Start de pe taskbar şi apoi selectaţi Programs.

Aici veţi găsi, grupate după categorie, următoarele programe: programe pentru editat texte: WordPad, NotePad program pentru editarea imaginilor: Paint programe pentru întreţinerea sistemului: ScanDisk, Disk Defragmenter programe pentru multimedia: Media Player programe diverse: Calculator mini joculeţe: Solitaire, Minesweeper, Hearts, FreeCell

2. Scurtă prezentare Microsoft Access

Microsoft Access este un RDBMS (Relational Database Management System). Un sistem de baze de date este un sistem care păstrează si accesează datele intr-o bază de date.O aplicaţie Microsoft Access se bazează pe aceleaşi obiecte ca şi o bază de date Microsoft Access - tabele, interogări, formulare (formulare, machete), rapoarte, macrouri si module (linii de program). Obiectele se afla in unul sau mai multe fişiere (.mdb). Ceea ce este diferit la o aplicaţie Microsoft Access in comparaţie cu o baza de date Microsoft Access, este modul in care sunt legate si interacţionează obiectele intre ele intr-un sistem coerent. O aplicaţie se bazează pe task-uri relaţionate astfel încât utilizatorul sa se poată concentra pe munca sa în vederea rezolvării unei probleme date şi nu pe aplicaţie în sine sau pe programul folosit pentru a dezvolta aplicaţia.

Comenzi de pe tastatură

Deplasarea intr-o foaie de date se realizează cu ajutorul următoarelor taste:- TAB = cursorul se deplasează de la stânga la dreapta între câmpurile unei

înregistrări- Shift+TAB = cursorul se deplasează de la dreapta la stânga între câmpurile unei

înregistrăriInstitutul Naţional al Patrimoniului - Direcţia Cercetare, Evidenţă a Patrimoniului Cultural Mobil, Imaterial şi Digital (fost CIMEC) 6

DOCPAT- Manual de utilizare- Tastele cu săgeţi = cursorul se deplasează în sus, în jos, la dreapta sau la stânga- PageUp = derulează foaia de date în sus ecran cu ecran- PageDown =derulează foaia de date în jos ecran cu ecran- Home = deplasează cursorul la începutul înregistrării curente- End = deplasează cursorul la sfârşitul înregistrării curente- Ctrl+Home = deplasează cursorul la primul câmp din prima înregistrare- Ctrl+End = deplasează cursorul la ultimul câmp al ultimei înregistrări- Ctrl+PageUP = deplasează cu un ecran la stânga- Ctrl+PageDown = deplasează cu un ecran la dreapta

Alte comenzi:- Ctrl+F = caută înregistrări după anumite criterii, în cadrul unui tabel,

formular de selecţie sau formular- Ctrl+C = copiază in clipboard selecţia făcută anterior- Ctrl+V = transferă datele din clipboard in locul unde se află cursorul- Ctrl+X = şterge datele şi le transferă in clipboard- Del = şterge datele selectate- Esc = anulează un meniu, o comandă, o casetă de dialog sau

restaurează date unui câmp (înregistrări) daca nu a fost salvată.- Ctrl+" = copiază într-un câmp valoarea acestuia din înregistrarea

precedentă.



3. Solicitarea programului DOCPAT

DOCPAT reprezintă o aplicaţie de baze de date cu formatul de fişier Microsoft Access 2000 şi beneficiază de toate facilităţile oferite de acest program, dar şi de limitările lui. Au fost realizate versiuni anterioare atât pentru MS Access 97, cât şi pentru MS Access 2000.

Access Runtime 2007

DOCPAT necesită o versiune de Microsoft Access 2000 sau mai recentă sau programul Access Runtime 2007.Pe CD-ul de instalare aveţi disponibilă aplicaţia AccessRuntime2007.exeAcelaşi program este disponibil pentru preluare de pe internet la adresa:http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-2c745a175aed&displaylang=en

Aplicaţia DOCPAT se poate obţine prin cerere oficială din partea instituţiei, trimisă prin poştă sau fax (cIMeC – Institutul de Memorie Culturală Piaţa Presei Libere 1, C.P. 33-90, 013701 Bucureşti, fax: 021/317.90.64).

Ca urmare a cererii dvs., veţi primi în termen de maximum o lună un CD-ROM cu programul DOCPAT, instrucţiuni de instalare şi o licenţa de utilizare gratuită în cadrul instituţiei (licenţa este pentru utilizarea programului DOCPAT, nu şi pentru programul Access 2000). Expedierea acestui program este gratuită.Dacă aveţi o versiune mai veche a aplicaţiei este bine să specificaţi acest lucru în cerere. Există două modalităţi de a afla numărul versiunii pe care îl deţineţi:a. Este vizibil în icon-ul de pe desktop în partea de jos. Ex.: Versiunea 2.19.2b. Pe pagina de iniţializare a aplicaţiei DOCPATc. În meniul AJUTOR, în documentul istoric DOCPAT sunt înşiruite versiunile de la cea mai veche până la cea deţinută de utilizator.

Pentru a afla ce îmbunătăţiri s-au făcut între versiunea deţinută şi ultima versiune creată de CIMEC accesaţi pagina de web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DOCPATWEB/Istoric.htm aveţi un istoric al versiunilor programului cu toate îmbunătăţirile aferente făcute.

4. Securitatea datelor

Elemente de securitate (a datelor)

- Este de preferat să executaţi comanda „Fişier Compactare” odată la fiecare săptămână pentru a reduce din dimensiunile bazei de date DOCPAT (Microsoft Access reţine informaţii în cadrul bazei de date chiar şi când acestea nu mai sunt disponibile, astfel ocupând spaţiu inutil)

Următoarele informaţii ţin de administrarea şi securitatea bazei de date.

CD DOCPAT martor

Pachetul în care vine programul DOCPAT trebuie păstrat în siguranţă, pentru a se recunoaşte versiunea de program pe care aţi primit-o.

Copia de siguranţă a bazei de date (back-up)

Periodic e necesar a se face câte o copie de siguranţă a programului DOCPAT pentru a reduce pierderile de date în urma unor evenimente neplăcute care pot afecta programul DOCPAT sau calculatorul pe care e instalat acesta. Aceste evenimente neplăcute includ virusarea calculatorului, deteriorarea fizică a unităţii HardDisk (HDD) din interiorul calculatorului, sau reinstalarea sistemului de operare pe acel calculator cu ştergerea implicită a tuturor datelor, inclusiv a programului DOCPAT.Copia de siguranţă a programului e necesară şi pentru conversia datelor la o versiune mai nouă.


http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DocpatWEB/Istoric.htm

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-2c745a175aed&displaylang=en

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-2c745a175aed&displaylang=en


a. Pentru salvare accesaţi din meniu comanda Fişier -> Salvează o copie de siguranţă (operaţie periodică). Această opţiune a fost adăugată recent în DOCPAT. Dacă lipseşte, cereţi de la CIMEC ultima versiune sau folosiţi metoda indicată la paragraful următor.

b. Pentru obţinerea unei copii de siguranţă a unei versiuni anterioare, copiaţi folderul docpat2k, adică folderul în care s-a instalat programul DOCPAT, sub un folder cu numele de forma:DOCPAT2k_AAAA_LL_ZZ_nnnnunde AAAA – anul curent, LL – luna curentă, ZZ – ziua curentă, nnnn – titlu descriptiv

Folderul rezultat se va scrie pe un CD, se va copia pe un alt HDD (HardDisk) sau pe o altă partiţie logică.

Anterior instalării unei versiuni noi de DOCPAT, după ce efectuaţi copia de siguranţă, vă rugăm să eliminaţi de la locaţia originală folderul docpat2k pentru a face loc pentru noua versiune.

5. Instalarea aplicaţiei DOCPAT

Mai întâi faceţi o copie de siguranţă de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:Se urmează procedura descrisă la capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de siguranţă a bazei de date (back-up).Repetaţi la fiecare altă bază de date DOCPAT instalată pe calculator.

Procedura de instalare a aplicaţiei DOCPAT este următoarea: Se introduce CD-ul de instalare în unitatea CD-ROM a calculatorului, se lasă să se execute

comanda autorun şi se alege locaţia unde va fi instalat acest program. După instalare se creează pe Desktop un icon către programul DOCPAT 2000, care poate avea diverse sufixe, ce reprezintă versiunea programului (v - primul şi b - al doilea nivel al versiunii).

În cazul în care nu porneşte automat operaţia de autorun, se intră în Windows Explorer, în structura CD-ului, iar în folder-ul instalare executaţi fişierul docpat2k.exe, care reprezintă fişierul de instalare al programului, după care urmaţi instrucţiunile de la punctul anterior.

La prima deschidere a programului se face iniţializarea, adică este solicitat numele instituţiei (muzeu), în plus este solicitat şi numele care va fi afişat pe fundalul programului. Dacă doriţi să convertiţi datele dintr-o versiune mai veche de DOCPAT, comanda Importă dintr-o altă bază de date DOCPAT 2000 din fereastra de iniţializare a programului vă permite transferul acestora cât şi a elementelor de personalizare (titlul de fundal, codul şi numele deţinătorului pentru fişele analitice de evidenţă).

Atenţie! Dacă nu vă regăsiţi pe lista deţinătorilor, completaţi denumirea instituţiei în câmpul a cărei denumire este marcat cu culoarea roşie.


DOCPAT- Manual de utilizareDupă instalarea programului, e posibil (în funcţie de setările calculatorului) să apară această fereastră la fiecare deschidere a aplicaţiei DOCPAT.

Pentru dispariţia acesteia trebuie: să dă clic pe butonul Cancel din meniu se parcurge următorul traseu:Tools->Macro->Security în această fereastră se schimbă bifa de la a doua opţiune (Medium) la a treia opţiune

(Low), se apasă OK pentru confirmare, la următoarea fereastră se răspunde Yes, apoi OK la ultimul mesaj

se închide aplicaţiaLa redeschidere nu va mai apărea această fereastră.

Conversia datelor dintr-o versiune anterioară

Mai întâi faceţi o copie de siguranţă de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:Se urmează procedura descrisă la capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de siguranţă a bazei de date (back-up).Repetaţi la fiecare altă bază de date DOCPAT instalată pe calculator.

Dacă aveţi în posesie DOCPAT cu înregistrări introduse, versiunea DOCPAT 97, sau o versiune mai veche decât DOCPAT 2000 v.2.3, contactaţi CIMEC pentru o conversie specială la sediul instituţiei. Veţi primi înapoi ultima versiune DOCPAT cu datele trimise.La alte versiuni, conversia datelor se efectuează din interiorul programului DOCPAT.

La prima deschidere a programului, sunteţi întâmpinat de fereastra de iniţializare. Comanda Importă dintr-o altă bază de date DOCPAT 2000 din fereastra de iniţializare a programului vă permite transferul înregistrărilor şi a elementelor de personalizare (titlul de fundal şi codul şi numele deţinătorului pentru fişele FAE) dintr-un DOCPAT anterior.

Ulterior iniţializării pot fi importate şi alte baze de date prin comanda “Fişier -> Import fişe din aceeaşi versiune (v.2.3)”.



6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)

Meniul Fişier

Setează pagina pentru tipărit – defineşte caracteristicile raportului care va fi scos la imprimantă: dimensiunile marginii, afişare verticală sau orizontală (portrait/landscape) etc.

Tipăreşte - Rapoarte – execută tipărirea

Salvează în Word – Rapoarte - raportul ales poate fi transformat într-un document word (pune automat icon-ul acestuia pe desktop). Se transferă doar informaţia, fără imagini şi linii separatoare, din cauza limitelor programului ACCESS.

Import fişe din aceeaşi versiune (v.2.3) - pentru unificarea mai multor baze de date este nevoie ca acestea să fie în aceeaşi versiune. Pentru conversia datelor dintr-o versiune mai veche în ultima versiune se parcurg etapele din pagina anterioară.

Afişează raportul privind importurile – Deschide documentul care conţine istoricul importurilor efectuate către versiunea curentă de DOCPAT.

Compactează baza de date – permite o mai bună rulare a programului. Este indicat ca această operaţie să se facă o data pe lună.

Salvează o copie de siguranţă (operaţie periodică) – copiază folderul curent al programului DOCPAT (înregistrări, fişiere imagini, inclusiv fişierul aplicaţiei curente) la o locaţie aleasă. Pentru mai multe informaţii consultaţi capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de siguranţă a bazei de date (back-up).

Ieşire - comandă pentru închiderea programului.



Meniul Introducere

Arheologie … Ştiinţă şi tehnică – deschide formularele de Arheologie … Ştiinţă şi tehnică în formularul de introducere date. Înregistrările care s-au introdus până la acel moment nu pot fi vizualizate sau modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.

Arhive documentare – deschide formularul de Arhive documentare în modulul introducere date. Înregistrările care s-au introdus până la acel moment nu pot fi vizualizate sau modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.

Meniul Modificare

În acest meniu pot fi modificate fişele existente şi introducerea unor noi înregistrări.

Utilizatorul poate alege modalitatea de ordonare a fişelor din meniul Modificare (fie că e vorba de fişe analitice, indiferent de domeniul cultural, fie de înregistrările din evidenţa arhivei documentare. Butonul pentru deschiderea ferestrei cu aceste criterii se află pe interfaţa programului.

Ordonarea poate fi după: data introducerii fişei şi după numărul de inventar.

Pentru alegerea criteriului ordonare se dă click pe criteriul dorit şi apoi se închide această fereastră apăsând din nou pe butonul Criterii Sortare.


DOCPAT- Manual de utilizareLa redeschiderea aplicaţiei DOCPAT se păstrează ordinea stabilită şi formularul vizualizează ultima fişă deschisă în sesiunea anterioară.

Arheologie … Ştiinţă şi tehnică – deschide formularele de Arheologie … Ştiinţă şi tehnică în formularul tip modificare date. Înregistrările care s-au introdus până în acel moment pot fi vizualizate, modificate. Formularul de modificare permite şi înregistrări noi.

Toate Domeniile – în formular sunt vizibile toate fişele din DOCPAT, indiferent de domeniul culltural. Aceste fişe pot fi modificate , formularul permite şi introducerea de înregistrări noi. Limitele programului Access fac ca în formularul Toate Domeniile din meniul Modificare, afişarea înregistrărilor să fie aleatorie şi nu e posibilă folosirea funcţiilor specifice programului Access (exemplu: căutarea, ordonarea, filtrarea datelor).

Identificarea utilizatorului curent

Deţinător – numele deţinătorului introdus/ales în etapa instalării programului pe computer

Cod deţinător – codul deţinătorului aferent deţinătorului, conform Listei deţinătorilor de bunuri culturale mobile din România, listă administrată de CIMEC

Tip utilizator – ascuns la iniţializarea programului şi implicit Operator la pornirea programului. Trecea la tipul Administrator permite ştergerea de înregistrări, adică permite folosirea butonului Ştergeţi fişa din cadrul formularelor de modificare pentru fişe sau arhive documentare.

Meniul Clasare



În acest meniu documentaţia bunurile culturale mobile clasate poate fi vizualizată rapid.

Meniul Selecţii (Selecţii pentru fişe)

Selecţie fişe – Deschide formularul de selecţii. Înregistrările găsite pot fi apoi vizualizate, modificate, scoase la imprimantă sub formă de rapoarte sau exportate ca fişiere word.

Nume selecţie / Bifă de selecţie – Se deschide pentru a efectua o selecţie cu bifă.

Gestiune selecţii pentru export de date – Se deschide pentru a efectua exportul înregistrărilor bifate. Selecţiile prin bifă existente se pot vizualiza, modificarea sau exporta.

Meniul Validare

Acest meniu se foloseşte în cazul în care se doreşte validarea înregistrărilor introduse. Există două posibilităţi:

1. semnalează înregistrările care au la câmpurile cu liste ataşate forme diferite (greşeli de tastare, forme accentuate diferite de formele neaccentuate din liste) sau inexistente listele standard.

2. să apară un mesaj din care rezultă că nu există nici un termen nevalidat.Aplicaţia DOCPAT permite completarea datelor care nu sunt în listele ataşate, prin urmare modificarea neconcordanţelor semnalate este opţională.


DOCPAT- Manual de utilizare Meniul Rapoarte (Rapoarte pe toate fişele)

Acest meniu permite vizualizarea pe ecran sau listarea la imprimantă a rapoartelor cu care este înzestrat programul, rapoarte grupate pe următoarele categorii:

- Fişe- Liste- Cataloage- Rapoartele arhivelor documentare

Meniul Termeni (Actualizare termeni)

Vizualizare – permite consultarea tezaurelor de termeni fără a putea face modificări

Actualizare - permite consultarea şi actualizarea tezaurelor de termeni

Lista Experţi – permite consultarea şi actualizarea listei experţilor pentru patrimoniul cultural mobil

Meniul Ajutor

Despre DOCPAT – informaţii despre versiunea curentă a programului şi datele de contact al Institutului de Memorie Culturală

Manual DOCPAT- manualul de utilizare a programului DOCPAT



Istoric DOCPAT - istoricul dezvoltării aplicaţiei DOCPAT

Setarea Date – instrucţiunile de setare a datei în forma românească pentru DOCPAT, în funcţie de ce versiune Microsoft Windows are calculatorul utilizatorului

Întrebări frecvente – Răspunsurile la întrebări primite frecvent de la utilizatori

Forma fişei FAE – Formatul standard al fişelor analitice de evidenţe specifice fiecărui domeniu cultural

Instrucţiuni de completare a fişelor manuale FAE – instrucţiuni de completare a fişelor de evidenţă din fiecare domeniu de patrimoniu cultural mobil şi a formularelor necesare clasării



Recomandări generale privind introducerea datelor în program

Înainte de a se începe evidenţa informatizată într-o instituţie este necesară stabilirea de reguli de completare uniforme (aplicate constant), cum ar fi: ce se scrie cu majusculă, dacă sunt admise prescurtări (exemplu: tipul de obiect se va scrie începând cu majusculă, la datare se scrie “secol” şi nu “sec.“, sferturile de secol se scriu „¼ secol” şi nu „primul sfert”) etc. De preferat ar fi să nu se scrie nimic doar cu majuscule.

Pentru introducerea fonturilor diferite de limba română (ex.: greceşti), se procedează astfel:

a) într-un fişier word se scrie textul cu ajutorul comenzii Insert->Symbol, apoi se copiază în programul DOCPAT (cu ajutorul comenzilor din taste ctrl+c/ctrl+v sau a comenzilor din mouse Copy/Paste)

b) de pe bara de Start->Accesories->Character Maps se selectează fonturile în câmpul "Characters to copy", iar cuvintele greceşti rezultate se copiază în câmpul din aplicaţia DOCPAT.

Pentru a putea ordona, în diverse selecţii, după numărul de inventar trebuie ca numărul de inventar să se scrie sub forma: 0001, 0002, 0003 etc., dacă avem numere de inventar de ordinul miilor). Calculatorul face ordonarea după primul caracter din dreapta.

La un număr de inventar avem mai multe obiecte identice sau diferite (exemplu: un costum popular, o cutie cu fluturi etc.). Dacă obiectele sunt identice se introduc într-o singură înregistrare şi se alege ca tip de fişă cea colectivă.

Dacă obiectele sunt diferite, atunci pentru fiecare piesă se face o înregistrare separată iar la numărul de inventar se va adăuga un separator (cratimă, bară înclinată) urmat de cifră sau siglă (exemplu: număr de inventar în registru:15, piesele componente 15-1, 15-2, 15-3 etc.)

Pentru informaţiile privind localizarea, câmpurile să se completeze în ordinea administrativă: judeţ, comună (dacă e cazul), localitate. Această ordine permite folosirea listelor ierarhice ataşate (uşurează munca, evită scrierea greşită sau necompletarea comunei). În cazul în care se scrie mai întâi localitatea şi apoi comuna, informaţia din localitate va dispărea.

Numele de persoane se trec sub forma nume, prenume, exceptând numele cu grafie specială, istoric consacrată.

Informaţiile legate de starea de conservare (ex.: colţ rupt, zgârietură etc.) se trec în câmpul de descriere.

Pentru domeniul Ştiinţelor naturale la Descriere nu trebuie descris specimenul, ci enumerate elementele distincte (cel mai adesea legate de starea de conservare).

Pentru câmpurile de tip dată (zz/ll/aaaa) în cazul în care se ştie doar anul, se va completa o dată convenţională, respectiv prima zi din prima luna a anului, sub forma 01/01/aaaa

Valoarea nominală pentru un număr de inventar care are mai multe obiecte identice reprezintă valoarea generală, nu a unui singur obiect (ca în inventarul contabil). În plus, există posibilitatea ca un număr de inventar să conţină obiecte diferite/cu valori diferite şi este dificil să se facă detalierile valorice pentru fiecare obiect (exemplu: un album de fotografii).

Introducerea unor descrieri mai lungi ale obiectuluiNumărul de caractere admis de câmpul de descriere este foarte mare, nu prezintă o problemă introducerea de descrieri, de exemplu, chiar de câteva pagini. La vizualizarea fişei de evidenţă a obiectului trebuie să alegem Extins cu poză (dacă dorim să fie şi imaginea inserată în fişă) sau Extins fără poză (dacă dorim să nu fie şi imaginea inserată) şi apoi se apasă pe butonul Raport, aflat în partea dreaptă, sus a ecranului.


DOCPAT- Manual de utilizareDiferenţa între fişa standard şi fişa extinsă este că prima are formatul fix, faţă – verso (respectând formatul standard de carton al fişei de obiect), pe când a doua nu are limitare ca număr de pagini (doar câmpul Descriere este mărit nu şi alt gen de informaţie).

Se completează câmpul Nr. inv. colecţie dacă există în muzeu şi un inventar separat pentru colecţii, dacă nu există câmpul va rămâne gol. Nu trebuie să se treacă aceeaşi valoare care este completată în Nr. inventar, ce reprezintă numărul de inventar al bunului din Registrul de inventare

În activitatea de introducere a datelor este util folosirea comenzilor din tastatură sau mouse

A. Comenzi de pe tastatură

- Ctrl+" = copiază intr-un câmp conţinutul din înregistrarea precedentă.

- Ctrl+F = caută înregistrări după anumite criterii, în cadrul formularului de completare- Ctrl+C = copiază informaţia selectată- Ctrl+V = transferă informaţia în locul unde se află cursorul- Ctrl+X = şterge datele si le transfera in clipboard- Esc = anulează o comanda

B. Comenzi cu ajutorul mouse-uluiSunt comenzi rapide care ne permit următoarele operaţii:1) Ordonarea (alfabetic sau invers alfabetic) înregistrărilor Se fixează cursorul în câmpul respectiv, se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţia să fie în ordine alfabetică/crescătoare) sau Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers alfabetică/descrescătoare).

2) Selectarea înregistrărilor pe un criteriua. Se selectează pe formularul de MODIFICARE informaţia/parte din informaţie pentru filtru. Se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Filter by Selection. În formular vom avea afişate doar înregistrările după criteriul impus. Aceste înregistrări se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel câmp sau din oricare câmp dorit. Se fixează cursorul în câmpul respectiv, se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţie să fie în ordine alfabetică/crescătoare) sau Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers alfabetică/descrescătoare).

3) Selectarea înregistrărilor care nu conţin o anumită informaţiea. Se selectează pe formularul de MODIFICARE informaţia/parte din informaţia, după care se doreşte filtru. Se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Filter Excluding Selection. În formular vom avea afişate doar înregistrările după criteriul impus. Aceste înregistrări se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel câmp sau din oricare câmp dorit. Se fixează cursorul în câmpul respectiv, se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţie să fie în ordine alfabetică/crescătoare) sau Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers alfabetică/descrescătoare).



7. Ştergerea fişelor în DOCPAT

Pentru a evita ştergerea neautorizată a unor fişe introduse s-a impus acest nivel simplu de securitate. Ştergerea unei fişe constă în eliminarea tuturor referinţelor legate de acea fişă: date şi imaginile ataşate acelei înregistrări.La pornirea programului utilizatorul se încadrează automat sub tipul de utilizator Operator. Ştergerea fişei se activează prin selectarea din meniu: Modificare -> Identificarea muzeului, unde se va schimba valoarea câmpului Tip utilizator în Administrator şi apoi se va apăsa butonul Aplică setarea. Schimbarea acestei setări face ca formularul de introducere, aflat în fundal, să se închidă automat.

“Modificare Identificarea utilizatorului curent”

8. Operaţii cu imagini

a) Prelucrarea imaginilor Imaginile digitale ar trebui prelucrate înainte de ataşare, ca să aibă o dimensiune mai mică (nici o dimensiune mai mare de 500 pixeli), altfel programul va rula greu. Există posibilitatea ca la un număr mare de înregistrări cu imagini nemicşorate să apară chiar erori. Din acest motiv s-a impus ca fişierele „tif” să nu poată fi ataşate, deoarece consuma prea mult spaţiu, E recomandabil ca fotografiile iniţiale să le păstraţi la dimensiunea normală pentru că deşi programul vă permite exportul imaginii într-o locaţie aleasă, fiind la dimensiuni mici, nu mai poate fi folosită pentru un afiş, pliant.

În cazul în care nu s-a făcut prelucrarea fiecărei imagini, e bine să se facă prelucrarea automată a întregului folder de imagini (micşorarea acestora). Acestea necesită următoarele operaţii:1. Înainte de prelucrare se face o copie a folderului, ca măsură de siguranţă. Atenţie! Pe desktop se află Icon-ul (shortcut), locaţia programului este în C/Program Files (locaţie automată) sau altă locaţie (pe care aţi ales-o la instalare).2. Pentru a prelucra rapid un număr mai mare de imagini aveţi nevoie de un program de prelucrare a imaginii (ex.: Adobe sau Irfanview). Programul Irfanview are avantajul de a se putea descărca (gratuit) programul de pe adresa WEB.a) Se descarcă programul de pe http://www.irfanview.com/main_download_engl.htm (oricare dintre trimiterile din pagină).Din File-> Open se deschide o imagine din folderul cu imagini de micşorat. Din bara de meniu se urmează această cale: File -> Batch Conversation/Rename->Add AllPentru micşorarea calitatea imaginii (reduce substanţial mărimea imaginii) se urmează calea: Output Format->Options ->Save quality (se deplasează cursorul până la valorile 20 sau 30) -> OK. În câmpul „Output directory” se alege locaţia unde să fie salvate imaginile micşorate (E obligatorie alegerea altei locaţii!)Se apasă START apoi se apasă pe butonul Exit.


http://www.irfanview.com/main_download_engl.htm


Acest program permite micşorarea automată a unui folder de imagini TIF şi transformarea acestor imagini în fişiere jpg.Etapele sunt identice ca mai sus, în plus trebuie doar ca în câmpul Output-JPEG Format să se aleagă din lista JPG-JPEG Format.

b) ataşareaOperaţia de ataşare a imaginilor digitale este extrem de simplă, fiind similară cu cea de ataşare a fişierelor în e-mail. Se apasă pe butonul Adaugă, se selectează imaginea dorită din partiţia computerului/alt suport digital. În cadrul programului imaginea este redenumită automat şi nu se păstrează corespondenţa denumirilor. În cazul în care se doreşte selectarea mai multor imagini se repetă operaţia (nu există limitare la numărul de imagini ataşate). Este important ca prima imagine din folderul de imagini să fie reprezentativă deoarece numai aceasta apare în vizualizarea/printarea fişei de evidenţă. În cazul în care se doreşte schimbarea imaginii pentru prima poziţie se merge cu cursorul pe cea dorită şi se apasă pe butonul În top. Pentru a reîmprospăta lista cu fotografii digitale se apasă pe butonul Refresh.

Pentru ataşarea imaginii unui obiect care are avers/revers cele două fotografii digitale se lipesc cu ajutorul unui program de prelucrare a imaginilor şi apoi se ataşează în aplicaţia DOCPAT. Înaintea operaţiei de lipire trebuie ca ambele fotografii digitale să aibă aceleaşi dimensiuni, pentru ca în imaginea finală să apară centrate şi la fel de mari.Unificarea imaginilor implică următoarele operaţii:- Se deschide Irfanview.- Din bara de meniu se urmează această cale: Image -> Create Panorama image... - La Direction se alege Vertical (dacă se alege opţiunea Horizontal imaginea nu va corespunde spaţiului standard din fişa obiectului la vizualizare/printare).- Se apasă Add images şi se alege prima poză (ex.: aversul monedei), se apasă Add images şi se alege a doua poză (ex.: reversul monedei). - După ce aţi adăugat fiecare imagine, apăsaţi Create image pentru a obţine imaginea unificată. - Pentru salvare, se alege din bara de meniu următoarea cale: File -> Save, se alege locaţia unde se salvează, se redenumeşte imaginea şi din Save as Type se alege opţiunea JPG – JPEG Files (pentru a păstra claritatea imaginii).- Închideţi Irfanview.

c) vizualizarea imaginilorSe pot vizualiza prin două metode:- Ne poziţionăm pe înregistrarea aleasă, se merge în folderul Imagini, se intră pe lista de imagini, văzând fotografiile digitale poziţie cu poziţie.


DOCPAT- Manual de utilizare- Ne poziţionăm pe înregistrarea aleasă, se merge pe butonul Raport (butonul din dreapta, sus a formularului de introducere/modificare), se alege opţiunea Listă de fotografii şi se apasă pe butonul Raport pentru vizualizare.

d) ştergerea imaginilorÎn cazul în care se doreşte ştergerea unei imagini se merge cu cursorul pe poziţia imaginii dorite şi se apasă butonul Ştergere.

e) exportul imaginilorSe poziţionează pe imaginea aleasă, se apasă pe butonul Export şi se alege locaţia unde doriţi să fie salvată imaginea.La export imaginea va avea ca denumire codul dat automat de program; sau cea anterioară ataşării în DOCPAT, dacă este o versiune de DOCPAT v3b4c5 sau mai recentă; sau eticheta imaginii. La imaginile ataşate cu versiunile anterioare DOCPAT, numele va fi : 6456C150091B487B9BDE3ED896986ED7.jpg şi nu TapiserieScenaVinatoare.jpg.



9. Modulul clasare şi documentaţia (pe hârtie şi suport digital) ce însoţeşte un lot de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile susceptibile de a fi clasate

Un lot (tranşă) de propuneri pentru clasare înaintate compartimentului de specialitate din Ministerul Culturii şi Cultelor trebuie să conţină: fişele de evidenţă FAE, cererile de clasare, rapoartele de expertiză, centralizatorul privind bunurile culturale propuse (în cazul în care avem mai multe propuneri), copia înregistrărilor respective în DOCPAT, fişierele digitale ale imaginilor propunerilor la rezoluţie mare. Unele documente pot fi acum listate pe hârtie şi extrase pe suport digital din programul DOCPAT.

a. Cerere de clasare şi raport de expertizăTrebuie parcurse următoarelor etape:

1. Completaţii în Formularul de introducere/modificare fişa bunului cultural propus pentru clasare. Dacă această există deja, o căutaţi şi o afişaţi pe ecran în formularul de introducere.

2. Apăsaţi pe butonul "Clasare".3. Se deschide formularul de completare a Cererii de clasare şi a Raportului de expertiză

pentru bunul cultural. Se completează informaţiile deschizând pe rând subpaginile pentru Cerere (paginile 1-3) şi Raportul de expertiză (paginile 1-4).

- O parte din datele obiectului selectat pentru clasare se completează automat în anumite câmpuri, fiind extrase din fişa obiectului (deţinător, număr de inventar, tip, subtip/titlu).

- Alte informaţii introduse la primul dosar vor apărea automat la următoarele completări (de exemplu, adresa deţinătorului, codul fiscal/personal, informaţiile legate de expert).

- Bifele automate sunt pentru cazurile cele mai des întâlnite (exemplu: clasarea unui bun cultural în categoria Tezaur). Programul permite schimbarea manuală a acestor bife (exemplu: când se propune clasarea în categoria Fond).

- La completarea criteriilor de clasare programul nu admite să se dea valoarea 0 la vreun punctaj, dar permite necompletarea sa. Exemplu: un bun cultural mobil are valoare artistică, dar nu are valoare memorială. În acest caz rămâne necompletat doar criteriul memorial.

4. Se salvează formularele apăsând pe butonul "Salvează". 5. Pentru listarea Cererii de clasare şi a Raportului de expertiză se apasă butonul

"Raport". Se vizualizează pe ecran înainte de listare. Dacă vedeţi date, incorecte închideţi fereastra de raport şi vă întoarceţi la formularul de clasare pentru a modifica datele necorespunzătoare.

Vizualizarea tuturor propunerilor de clasare se face accesând meniul Clasare -> Cerere de clasare şi raport de expertiză.



b. FIŞA FAE1.Pentru întoarcerea la fişa de obiect din Formularul de modificare se apasă pe

butonul "Fişa obiectului".2.Se vizualizează Fişa extinsă cu poză din lista ataşată butonului Raport (butonul poziţionat în formular, dreapta sus). Este recomandată folosirea raportului extins deoarece permite listarea integrală a conţinutului fiecărei rubrici, decalând corespunzător spaţiile din fişa standard dacă lungimea textului unei rubrici depăşeşte spaţiul mediu alocat. În fişa printată vor fi vizibile toate datele, indiferent de dimensiune.Înainte de a lista fişa de obiect, să vă asiguraţi că imaginea din raport este reprezentativă pentru obiect (să nu fie o imagine de detaliu sau una calitativ inferioară).3. Se printează fişa (Fişier->Tipăreşte – Rapoarte)

c. Centralizatorul privind propunerile pentru bunurile culturale clasateExistă două situaţii:c.1.Este primul lot de propuneri de clasare în DOCPAT - pentru a se vizualiza raportul se parcurge traseul: Rapoarte pe toate fişele ->Liste->Centralizator. Se printează centralizatorul (Fişier->Tipăreşte – Rapoarte).

c.2 În DOCPAT există şi alte loturi de propuneri de clasareSunt două variante de vizualizare a centralizatorului:1. Se vizualizează raportul din formularul de selecţii (Selecţii pentru fişe->Selecţii fişe). După impunerea criteriilor de selecţie, care să aibă ca rezultat înregistrările din lotul de propuneri respectiv, se vizualizează raportul Centralizator din lista ataşată butonului Raport.2. Se exportă lotul de propuneri, folosind funcţia Export (Selecţii pentru fişe -> Gestiune selecţii pentru export de date). În DOCPAT-ul rezultat, ce va conţine lotul respectiv de fişe, se vizualizează raportul parcurgând etapele descrise la punctul c.1.

d. Copia programului DOCPAT ce conţine doar înregistrările din lotul respectiv.Această copie se obţine folosind funcţia de export (vezi pag. 29).



10. Actualizarea listelor de termeni

Acest meniu permite actualizarea tezaurului de termeni pentru orice câmp (excepţie sunt doar listele cu localizări geografice).

La Vizualizare pot fi văzute listele cu termeni, iar la Actualizare, pe lângă vizualizare se pot introduce noi înregistrări. Listele sunt structurate pe domenii culturale de patrimoniu, cu câmpurile corespondente.

Selectaţi domeniul de patrimoniu doritListe de termeni->Actualizare->Domeniu->Lista dorită

Noul termen îl introduceţi la sfârşitul listei. La o redeschidere a listei termenul introdus va fi afişat la poziţia determinată de ordinea alfabetică.În cazul în care termenul a fost adăugat cu formularul de introducere/modificare deschis în fundal pentru a-l putea vedea şi în lista ataşată câmpului din formular trebuie ca acesta să fie închis şi după ce a fost redeschis termenul va fi vizibil, respectând ordinea alfabetică.



11. Selecţii Pentru a uşura accesul la informaţia stocată în programul DOCPAT au fost concepute o serie de formate prestabilite: cataloage, fişe, liste şi rapoarte, după criterii de selectare generale (domeniu de patrimoniu). Programului i-a fost adăugat formularul Selecţii, ce oferă utilizatorului posibilitatea de a extrage informaţii din baza de date după criteriile dorite, altele decât cele prestabilite, ex.: tip de obiect, artist, material, număr de inventar, data intrării în colecţie, loc de descoperire sau de colectare şi multe altele. Informaţiile din baza de date pot fi regăsite cu uşurinţă, cu condiţia să existe, să fie completate corect şi uniform. Selecţia se poate face numai dintre înregistrările dintr-un domeniu de patrimoniu (artă decorativă, arheologie, artă plastică, documente etc.) sau pentru toate înregistrările din baza de date, indiferent de domeniu. Programul permite, de asemenea, selecţia după un singur criteriu (ex. material: argint) sau - simultan - după mai multe criterii (ex.: material: argint, tip de obiect: colier şi perioadă: medievală).

Ajustarea paginii de selecţii se poate face astfel:Din colţul stânga sus se selectează comanda Move, şi apoi se trage (prin fixarea mouse-ului pe contur) de fiecare latură, la mărimea dorită. Se poate deplasa toată fereastra, fără a i se modifica dimensiunile, prin fixarea mouse-ului pe bara orizontală albastră din partea superioară a ferestrei.

A. Selectarea după un criteriu

Alegerea domeniului de patrimoniu. Opţiunea implicită este de selectare din toate domeniile. Dacă se doreşte selectarea înregistrărilor dintr-un singur domeniu, se debifează opţiunea Toate domeniile prin clic în fereastra de bifare şi apoi se selectează domeniul dorit din lista de opţiuni a ferestrei Selectaţi domeniul (ex.: ARH, ETN, DOC, ARD etc.)

Alegerea rubricii (câmpului) de selecţie. Se selectează din lista de opţiuni a ferestrei Selectaţi câmpul titlul rubricii în care se poate găsi criteriul de selecţie dorit: ex.: tip categorial, datare, autor, atelier etc. Apoi se poate alege un operator din lista ferestrei “Operator” (=, LIKE, NOT LIKE, < etc.):a) pentru date de tip alfanumeric se pot selecta înregistrările:


DOCPAT- Manual de utilizare= - identice cu condiţia impusă (cazul cel mai frecvent!)

LIKE - care conţin condiţia dorită Exemplu: dacă în câmpul Tip termenul „pictură” nu a fost introdus uniform, uneori completat “pictura”, alteori “pictură”, ca să se selecteze toate înregistrările cu picturi se alege operatorul LIKE, iar în Selectaţi termenul – criteriul de căutare se scrie “pictur”. Astfel, vom regăsi în lotul de înregistrări selectate ambele forme.

NOT LIKE - fără condiţia dorită (vor fi selectate toate înregistrările, mai puţin cele care conţin şirul de caractere “pictur”).

<> - care nu conţin condiţia impusă (dacă această condiţie e “pictur”, atunci în înregistrările selectate vor apărea pe lângă celelalte tipuri din bază şi cele cu „pictura” şi „pictură”).

b) pentru date de tip numeric se pot selecta toate înregistrările care au în câmpul respectiv valoarea:

= - egală cu acel număr> - mai mare decât acel număr>= - mai mare sau egală cu acel număr< - mai mică decât acel număr<= - mai mică sau egală cu acel număr<> - diferită de acel număr

Alegerea termenului de selecţie. Se selectează din listă corespondentul dorit pentru criteriul de selecţie din câmpul “Selectaţi termenul-criteriu de căutare”.

IMPORTANT! În lista de opţiuni apar numai termenii existenţi în baza de date la momentul selecţiei.

Când lista de termeni este foarte lungă, putem să ne poziţionăm la termenul căutat utilizând bara de butoane cu caractere alfabetice, cifre şi caractere speciale aflată dedesubt. Este un instrument ajutător pentru poziţionarea în lista de termeni la termenii care încep cu o anume literă, cifră sau caracter special (asterisc, ghilimele etc.). Astfel, clicând pe caracterul dorit, vor apărea în lista de termeni din fereastra Selectaţi termenul-criteriu de căutare termenii care încep cu litera, cifra sau caracterul special respectiv.

Confirmarea opţiunii de selecţie. Prin clicarea pe butonul “Adăugare criteriu de selecţie” din stânga am confirmat (şi salvat) opţiunea de selecţie, iar în câmpul de lucru aflat sub criteriul de căutare poate fi vizualizat.Înregistrările dorite pot fi vizualizate în formatul dorit.

B. Selectarea după mai multe criterii

Cei patru paşi menţionaţi mai sus se reiau pentru fiecare criteriu de selecţie adăugat.

Alegerea relaţiilor între criteriile de selecţie: Pentru două sau mai multe criterii de selecţie alese prin procedeul descris mai sus trebuie să indicăm şi raporturile dintre criterii, respectiv: să fie concomitente (operatorul boolean „şi”), să fie alternative (operatorul boolean „sau”). Exemple:

“Şi” = cele două criterii trebuie să fie prezente concomitent într-o înregistrare: „cercel” şi „argint” – Caut numai cercei din argint; „Caut obiecte din argint din perioada medievală”: „argint” şi „medievală”).

“Sau” = trebuie să fie prezent cel puţin unul dintre criterii: „cercel” sau „argint” – „Vreau să îmi afişeze toate înregistrările cu obiecte care fie sunt cercei (indiferent de material), fie orice obiect din argint”.



Păstrarea sau ştergerea criteriilor de selecţiePentru memorarea sau ştergerea criteriilor de selecţie (poate fi un singur criteriu sau un ansamblu cu mai multe criterii) se folosesc următoarele butoane de comenzi:

“X” - dacă se doreşte ştergerea selecţiei; “S” - dacă se doreşte salvarea selecţiei, cu toate criteriile alese şi folosirea ei

altă dată (denumirea salvării poate fi numerică – dată automat sau alfanumerică - aşa cum doriţi);

“I” – se încarcă o selecţie salvată anterior. Prin clicarea pe selecţia dorită din lista de selecţii afişate, formularul de selectare va fi încărcat automat cu aceasta.

Vizualizarea numărului de înregistrări rezultate din selecţieNumărul de înregistrări selectate sunt afişate în “Status: ... record(s)”. Dacă rezultatul selecţiei nu este mulţumitor, poate că selecţia trebuie reformulată pe baza unor criterii mai precise. De exemplu, selecţia pe criteriul ”medievală” poate să selecteze câteva mii de fişe. În acest caz, este de dorit să introducem un al doilea criteriu, care să selecteze şi categoria de piese, datarea, provenienţa sau materialul.

Alegerea criteriilor de ordonare a rezultatelor selecţieiDin câmpul “Sortare” se alege ordinea de afişare a rezultatelor selecţiei, pe unul sau mai multe chei de ordonare. De exemplu, pentru a obţine ordonarea înregistrărilor crescător după număr de inventar, se selectează denumirea câmpului „Nr. Inventar”. Se pot selecta mai multe criterii de ordonare, caz în care se recomandă să se înceapă cu cele mai cuprinzătoare şi în cadrul lor să se aplice criterii mai restrânse. De exemplu, putem opta să ordonăm un număr mare de rezultate după şcoală, în cadrul şcolii după numele artistului, iar la acelaşi artist după titlul operei artistice. Câmpurile alese în fereastra din stânga jos se afişează în fereastra alăturată din dreapta. Cu ajutorul săgeţilor orientate spre dreapta sau spre stânga se pot adăuga sau scoate cheile de sortare. Afişarea se va face alfabetic/în ordine crescătoare. Prin dublu-clic pe criteriul de ordonare, selecţia va fi afişată în ordine descrescătoare.

Alegerea modului de afişare a rezultatelor selecţieiÎn cazul în care s-a debifat câmpul Toate domeniile şi s-a ales o categorie de patrimoniu din lista ataşată câmpului Selectaţi domeniul, vedeţi doar înregistrările din acel domeniu, iar înregistrările selectate pot fi vizualizate în formatele specifice (ex. : doar dacă e bifat domeniul NUM înregistrările selectate pot fi văzute sub forma unui catalog numismatic).


DOCPAT- Manual de utilizareExistă mai multe metode de afişare a selecţiei dorite, pe ecran sau pe hârtie: Consultare - se vizualizează formularul cu înregistrările respective, dar nu se pot face

modificări pe înregistrările afişate. Form - se vizualizează formularul cu înregistrările respective şi permite efectuarea de

modificări în înregistrările afişate. Raport – sunt afişate într-un raport înregistrările selectate în ordinea sortării stabilite:

-“FAE” – fişă analitică de evidenţă (se poate alege varianta fişă cu fotografie sau doar fişă text)- Catalog de expoziţie (cu sau fără imagini)- Catalog general (în varianta pe o coloană sau pe două coloane) - Lista de imagini (imagini suplimentare faţă de cea care apare pe fişă) - Tabel de inventar- Listă de inventarDupă selectarea raportului dorit pentru vizualizare trebuie să se apese butonul Raport.

Pentru închiderea ferestrei „Selecţii” se face clic pe butonul “IEŞIRE” sau pe butonul “x”, de pe bara superioară orizontală a ferestrei.

Exemplu de selecţii multiple:

„Vreau să selectez din aplicaţia DOCPAT înregistrările cu picturile şi sculpturile din perioada 1900 – 1950, ale căror stare de conservare permit să fie expuse într-o expoziţie.”

Aceasta implică selectarea picturilor (informaţii din câmp Categorie) şi sculpturilor (informaţii din câmp Categorie) din perioada 1900 - 1950 (informaţii în câmpurile An început, An sfârşit) care îndeplinesc condiţia bună de expus (bifat în câmpul Bun de expus).

Ca să se obţină selecţia dorită trebuie urmate următoarele etape: Se apasă butonul (...) Din câmpul Selectaţi câmpul se alege Categorie Se alege Operatorul LIKE În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată

valoarea “Sculptură” Se apasă pe butonul Adăugare criteriu de selecţie

Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU Se alege Operatorul LIKE În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată

valoarea “Pictură” Se apasă pe butonul Adăugare criteriu de selecţie Se apasă butonul (...)



Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU Din câmpul Selectaţi câmpul se alege An început În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată anul

ce reprezintă marginea inferioară a intervalului “1900” Se alege Operatorul > Se apasă pe butonul Adăugare criteriu de selecţie

Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SI În câmpul Selectaţi câmpul se alege An sfârşit În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată anul

care reprezintă marginea superioară a intervalului “1950” Se alege Operatorul < Se apasă pe butonul Adăugare criteriu de selecţie

Pentru vizualizarea acestor înregistrări rezultate se alege formatul dorit (formular – Form/Consultare sau rapoarte).

Vreau să ştiu câte fişe au fost introduse într-un anumit interval de timp.

1. Se deschide formularul “Selecţii pentru fişe”. 2. Dacă sunt fişe introduse într-un singur domeniu se debifează câmpul “Toate

domeniile” şi se selectează domeniul respectiv. 3. Din “Selectaţi câmpul” se alege din listă “Data introducerii”.4. În câmpul “Selectaţi termenul-criteriu de căutare” se alege din lista ataşată dată de

început al intervalului, dar se şterge ora (Ex.: în listă avem “01.01.1999 02:11:36” şi se lasă “01.01.1999” sau “10-May-07 11:55:13” va deveni “10-May-07”. (Pot fi diferite formele de afişare a datei, în funcţie de setările calculatorului).

5. În câmpul “Operator” se selectează din listă operatorul matematic “>=” (mai mare sau egal), astfel vor fi selectate toate înregistrările pornind de la acea dată (inclusiv).

6. Se apasă pe butonul “Adăugare criteriu de selecţie” şi condiţia impusă va fi vizualizată în fereastra de mai jos.

7. Se apasă pe butonul “Şi”.8. În câmpul “Selectaţi termenul-criteriu de căutare” se selectează data sfârşitului de

interval, dar se şterge ora. (Ex.: în listă avem “01.09.2003 15:44:14” şi se lasă “01.09.2003”).

9. În câmpul “Operator” se selectează din listă operatorul matematic “<=” (mai mic sau egal), astfel vor fi selectate toate înregistrările introduse până la acea dată (inclusiv).

10. Se apasă pe butonul “Adăugare criteriu de selecţie” şi condiţia impusă va fi vizualizată în fereastra de mai jos.

11. În partea de jos a ecranului se pot vedea câte înregistrări respectă condiţiile impuse (Ex.: “Status: 94 record(s)”).



12. Setarea datei la forma românească pentru DOCPAT

Forma datei se configurează pentru limba română, astfel pentru diferite versiuni de Microsoft Windows:

a. Windows 2003 server Control Panel -> Regional and Language Options ->

-> Regional Options trebuie să arate astfel:Standards and formats = Romanian

b. Windows XP Control Panel -> Regional and Language Options ->

-> Regional Options trebuie să arate astfel:Standards and formats = Romanian

c. Windows 2000

Control Panel -> Regional Settings -> -> Regional Settings -> Language = Romanian

d. Windows Me Control Panel -> Regional Settings ->

-> General -> Your locale (location) = Romanian

e. Windows 98SE Control Panel -> Regional Settings ->

-> Regional Settings = Romanian



13. Importul datelor în DOCPAT

Dacă efectuaţi importul de mai multe ori, la versiunea curentă, dintr-o altă bază de date DOCPAT, nu veţi obţine decât înregistrările introduse ulterior importului anterior. Din motive de securitate, nu sunt luate în calcul modificările aduse fişelor deja importate.

Nu se pot importa date dintr-o versiune anterioară DOCPAT 2000 v2.3 sau dintr-o altă bază de date decât DOCPAT. Pentru conversa datelor contactaţi CIMEC.

Comanda de import se găseşte la meniul Fişier Import fişe din aceeaşi versiune (v2.3.). În fereastra care se va deschide, trebuie să selectaţi folder-ul programului DOCPAT (ex:docpat2k - conţine baza de date MS Access şi folderele: Imagini, utile, DocpatManual).Repetaţi pentru orica altă bază de date DOCPAT pe care doriţi s-o importaţi.

Exemplu de eroare cauzată de utilizare incorectă a programului:Un utilizator a dorit ca fiecare colecţie să se introducă separat într-o aplicaţie informatică DOCPAT, crezând că nu se pot face selecţii (nu cunoştea funcţiile DOCPAT-ului). Trebuia pentru instalarea fiecărei aplicaţii, să se folosească de fiecare dată executabilul standard, primit de la CIMEC (prin CD sau e-mail).S-a procedat incorect, după ce s-au introdus datele de la prima colecţie, pentru următoarea s-a copiat aplicaţia DOCPAT, cu înregistrări, nu cea standard. Introducerea datelor din cea de-a doua colecţie s-a făcut doar prin ştergerea datelor din câmpuri, nu a înregistrărilor existente. În plus, nici imaginile ataşate din vechea aplicaţie nu au fost şterse consumând inutil spaţiul. La unificarea cu alte aplicaţii DOCPAT a constatat că nu se regăsesc toate înregistrările.

Explicaţie:La unificarea mai multor aplicaţii DOCPAT cheia de legătură este codul înregistrării, cod unic, generat automat de program pentru fiecare înregistrare introdusă. Păstrându-se coduri existente în altă aplicaţie DOCPAT au apărut dubluri la coduri (deşi datele acestor înregistrări erau difererite) şi prin unificare, dublurile - artificial create - nu au fost recunoscute şi nu apăreau în aplicaţia finală.DOCPAT permite unificarea mai multor aplicaţii, care pot avea înregistrări de obiecte cu acelaşi număr de inventar (în muzee nu întotdeauna numerele de inventar sunt unice), dar nu şi cu aceleaşi coduri generate de program (acestea trebuie să fie unice).

Recomandări:a. ca pe un calculator să fie o singură aplicaţie DOCPAT din următoarele motive:- pentru situaţii statistice trebuie să fie toate înregistrările în aceeaşi aplicaţie;- va fi mai uşoară efectuarea conversiei datelor la o versiune ulterioară (orice program informatic are, în timp, mai multe versiuni).b. În cazul în care se doreşte instalarea mai multor aplicaţii - aferente fiecărei colecţii - pe acelaşi calculator trebuie ca:- pentru fiecare aplicaţie instalată să se folosească CD-ul original;- la instalarea unei noi versiuni a aplicaţiei DOCPAT, să se descarce executabilul pentru toate aplicaţiile. Unificarea datelor nu se poate face cu aplicaţii care au versiuni diferite.



14. Exportul unor date din DOCPAT

Aplicaţia DOCPAT permite exportarea unor fişe de obiect sau înregistrări din arhiva documentară. Aceste înregistrări vor fi depozitate într-o versiune similară de DOCPAT, la o locaţie aleasă de utilizator.

Selectarea înregistrărilor pentru export depinde de identificarea acelor înregistrări, prin deschiderea unui form de fişă FAE sau a formului de arhivă documentară, şi de deschiderea formului Nume selecţie / Bifă de selecţie de la opţiunea Selecţii pentru fişe.

A. Se afişează în formularul de modificare o înregistrare care va face parte din selecţia dorită.

Identificare înregistrărilor se poate face şi din formularul de selecţii.

Această modalitate este recomandată atunci când sunt foarte multe înregistrări în bază şi este necesară o selecţie preliminară.După construirea selecţiei se apasă pe butonul Formular de modificare.

Alte moduri de a ajunge la înregistrarea dorită sunt următoarele:- comanda Find, după un criteriu (comanda din taste: Ctrl+F)- dacă sunt foarte multe înregistrări în bază, pentru o găsire mai rapidă se poate

utiliza iniţial o comandă de filtru (comanda cu ajutorul mouse-ului Filter By Selection) şi apoi să se utilizeze comanda Find.

- butoanele din bara de navigare

B. Deschideţi formul Nume selecţie / Bifă de selecţie de la opţiunea Selecţii pentru fişe

În fereastra apărută pe ecran se completează denumirea dorită pentru lotul de înregistrări selectate care vor fi exportate şi se bifează.

Pentru alte înregistrări care fac parte din acelaşi lot de înregistrări, în formul de fişă se caută următoarele înregistrări şi se bifează nemodificând numele selecţiei.

Pentru obţinerea unui lot diferit, din formul Nume selecţie / Bifă de selecţie se va modifica numele selecţiei apoi se va bifa.



În denumire nu sunt admise spaţiile. Sunt admise caractere alfanumerice, precum şi semnele “-“, “_”.Pentru fiecare înregistrare din lot trebuie să se bifeze câmpul de selecţie.

Exemplu: Am în DOCPAT 30 picturi şi 67 sculpturi. Vreau să clasez trei picturi (autori: Petraşcu, Gheorghe şi Grigorescu, Nicolae). Pentru constituirea dosarului de propuneri de clasare este nevoie şi de o copie electronică a acestor fişe.

Selectarea se poate face alegând una din modalităţile de mai jos:a. Se caută în câmpul de autor cu ajutorul comenzii Find valorile: Petraşcu, Gheorghe apoi Grigorescu, Nicolae. Se bifează câmpul de selecţie. b. Se face un filtru preliminar prin comanda FILTER în câmpul “TIP” punând valoarea “pictură”. Cu ajutorul butoanelor de navigare se parcurg cele 30 de picturi şi se bifează cele trei dorite. c. Cu ajutorul butoanelor din bara de navigare se parcurg cele 97 înregistrări şi se bifează doar când pe ecran se vizualizează înregistrările dorite.

După alegerea fişelor dorite se închide această fereastră din butonul „X”.

Pentru exportul înregistrărilor din arhive documentare se procedează la fel ca pentru exportul fişelor de evidenţă.

C. Pentru vizualizarea şi exportarea lotului de înregistrări selectare se parcurge din meniu:

Selecţii pentru fişe -> Gestiune selecţii pentru export date

Pentru a exporta un lot trebuie să se aleagă tipul de date din lotul respectiv: fişe FAE sau înregistrări din arhiva demonstrativă. În fereastra următoare vor fi afişate denumirile loturilor de selecţii aferente. Apăsând pe butonul Afişează selecţii alese vor putea fi vizualizate înregistrările din acel lot având câteva elemente de identificare: număr de inventar, domeniul cultural de care aparţin, categorie obiect, tip.Apăsând butonul Exportă selecţia aleasă aceste înregistrări vor fi exportate într-o locaţie aleasă de dvs. Această aplicaţie va conţine doar înregistrările din lotul respectiv. Clicând pe butonul Salvează cu un alt nume se poate schimba denumirea lotului respectiv sau a unei părţi a acesteia (se debifează înregistrările din lot care nu respectă condiţia dorită de partiţie). Numele schimbat va fi completat în câmpul aferent.Un lot de selecţii poate fi şters prin poziţionarea denumirii acestuia din lista de denumiri şi apăsând butonul Şterge selecţii alese.



15. Validarea înregistrărilor introduse

Acest meniu se foloseşte în cazul în care se doreşte validarea înregistrărilor introduse. Comanda permite verificarea termenilor din câmpurile care apar în meniul Actualizare termeni şi are ca rezultat:

- un raport care poate fi văzut pe ecran sau listat la imprimantă (Pentru imprimarea raportului se deschide meniul Fişier şi se selectează comanda Tipăreşte rapoarte. Pentru a avea informaţii legate de actualitatea raportul printat acesta va avea la subsol data şi ora printării.)

sau- un mesaj din care rezultă că nu există nici un termen nevalidat sau altul că nu există înregistrări asupra cărora să se efectueze validarea.

Această comandă detaliază erorile dar nu împiedică introducerea, afişarea sau selectarea înregistrărilor respective.Câmpurile care au liste de termeni pot fi:

- cu aceeaşi denumire în toate domeniile de patrimoniu: (tip, material, tehnică, cuvinte cheie etc.);- specifice unui domeniu de patrimoniu (Exemple: arheologie - tip, Epocă/Perioadă, Mediu cultural etc.; artă decorativă - Şcoală/Atelier; numismatică - Stat emitent, Suveran emitent etc.).

Afişarea se va face în ordinea alfabetică a denumirii câmpurilor. Pentru o identificare mai rapidă sunt afişate informaţii privind: domeniul cultural/deţinătorul şi numărul de inventar a bunului cultural mobil.

Exemplu:Pentru completarea în câmpul Tip există posibilitatea de a selecta corespondentul tipului dorit din lista anexată, în cazul în care acesta nu există se completează în Actualizare termeni->Actualizare, în domeniul dorit şi în lista aferentă Tipului. Se revine pe formularul Introducere/Modificare şi se selectează noul corespondent introdus în listă.

Dacă se completează direct - fără ca tipul respectiv să se regăsească în listă - sau dacă este scris altfel (erori de tastare, formă accentuată, cuvinte intercalate sau adăugate etc.) decât în listă, va apărea o eroare semnalată în meniul “Validare”.


DOCPAT- Manual de utilizareTipul Protomă zoomorfă, nefiind în listă, va fi afişat la validare.



16. Formularul pentru arhive documentare

Arhiva documentară reprezintă evidenţa materialelor (tip: fotografie, diapozitiv, clişeu, casetă video şi casetă audio) care au valoare documentară. În cazul fotografiilor cu valoare memorială acestea sunt considerate bunuri culturale cu valoare istorică şi se introduc în aplicaţia DOCPAT, la domeniul cultural Istorie.Pentru a vedea fişa documentară se apasă pe butonul Raport. Dacă se doreşte să se vadă sub formă de cataloage, în funcţie de tipul materialului documentar Rapoarte pe toate fişele -> Arhive documentare

An început (pagina Descriere) – anul de început din intervalul de timp din datare, când datarea nu este exactă

An sfârşit (pagina Descriere) – anul de sfârşit din intervalul de timp din datare, când datarea nu este exactă

Atelier (pagina Conţinut) – atelierul unde s-a produs suportul documentar

Autor (pagina Conţinut) – autorul suportului documentar

Autor obiect (pagina Gestiune) – autorul obiectului de pe suportul documentar

Autor transcriere (pagina Conţinut) – autorul transcrierii înregistrării

Colecţia (pagina Gestiune) – colecţia din care face parte

Comună (pagina Provenienţă) – comuna evenimentului înregistrat

Contor (pagina Conţinut) – indicaţia dată de contor la suportul documentar respectiv

Cuprins (pagina Conţinut) – descrierea conţinutului suportului documentar

Data (pagina Conţinut) – data suportului documentar

Data ieşirii (pagina Circulaţie) – data ieşirii din instituţie

Data inv.(pagina Principală) - data când a intrat în arhivă

Data întoarcerii (pagina Circulaţie) - data întoarcerii în instituţie

Data transcriere (pagina Conţinut) – data transcrierii înregistrării audio

Datare obiect (pagina Descriere) – datarea bunului cultural din suportul documentar

Dimensiuni (pagina Descriere) – dimensiunile suportul documentar

Drepturi (pagina Gestiune) – cine are drepturi de autor asupra imaginii

Etnie (pagina Provenienţă) – etnia

Judeţ (pagina Provenienţă) – judeţul evenimentului înregistrat

Loc (pagina Conţinut) – locul evenimentului înregistrat

Localitate (pagina Provenienţă) – localitatea evenimentului înregistrat

Locul (pagina Circulaţie) - locul unde a fost trimis

Martor foto (pagina Gestiune) - dacă există martor foto

Material tehnica (pagina Descriere) – materialul şi tehnica suportului documentar



Mod de depozitare (pagina Gestiune) – modul depozitării (ex.: album, cutie)

Motiv (pagina Circulaţie) – scopul ieşirii din instituţie (ex.: expoziţie)

Nr. act data (pagina Circulaţie) – numărul actului care a reglementat această ieşire

Nr. folie (pagina Gestiune) - numărul foliei suportului documentar

Nr. inv. (pagina Principală) – numărul de inventar din arhiva documentară

Nr. mapă (pagina Gestiune) - numărul mapei unde este depozitat suportul documentar

Nr. poziţie (pagina Gestiune)– numărul poziţiei din locaţia sa

Observaţii (pagina Circulaţie) – observaţii legate de ieşirea suportului documentar

Observaţii (pagina Gestiune)– observaţii legate de suportul documentar

Stare de conservare (pagina Gestiune) - starea de conservare a suportului documentar

Tema (pagina Principală) – evenimentul surprins

Tip document (pagina Principală) – tipul suportului documentar

Titlu (pagina Principală) – titlul obiectului/evenimentului din suportul documentar (ex. fotografie)

Val. de cumpărare (pagina Gestiune) – valoarea cu care a fost cumpărat suportul documentar

Valoare (pagina Gestiune) – valoarea actuală a suportului documentar

Verificări (pagina Gestiune) – data sau persoana care a făcut verificarea informaţiilor

Zonă (pagina Provenienţă) – zona de unde provine suportul documentar, în cazul în care nu se cunoaşte cu exactitate localitatea de provenienţă, zona istorică sau etnografică



17. Vizualizarea şi printarea rapoartelor (fişe, cataloage, liste)

După completarea unei fişe pentru a vedea datele sub formă de fişă de evidenţă analitică trebuie să se aleagă un tip de raport din lista din dreapta ecranului, în partea de sus şi apoi se apasă pe butonul Raport.

Printare fişă analitică de evidenţă

Există două modalităţi de a printa fişa de evidenţă dorită.a. Deschidem în formular înregistrarea dorită. În funcţie de forma dorită se alege din

Raport una din opţiuni:Standard fără poză – fişa fără imaginea ataşată (format standard faţă – verso)Standard cu poză – fişă cu imaginea obiectului ataşată (format standard faţă – verso)Extins fără poză – fişa fără imaginea ataşată (format variabil) Este vizibilă întreaga informaţie dintr-un câmp, indiferent de mărimea sa.Extins fără poză – fişa fără imaginea ataşată (format variabil) Listă de imagini – permite vizualizarea tuturor pozelor ataşate la o înregistrarePentru vizualizare se apasă butonul Raport. Pentru printare, din meniul Fişier se alege comanda Tipăreşte - Rapoarte şi vor fi printate două pagini, faţă şi verso-ul fişei standard.

b. Din meniul Rapoarte pe toate fişele se alege domeniul de patrimoniu şi în cadrul domeniului selectat se caută înregistrarea dorită (cu ajutorul cursorului de poziţie din partea de jos a ecranului). Fişa este vizualizată faţă la o poziţie, şi verso la următoarea poziţie). Pentru printare se accesează meniul Fişier-> Tipăreşte – Rapoarte, precizându-se paginile ce urmează să fie printate. Dacă nu sunt specificate, vor fi printate toate fişele de evidenţă aferente domeniul cultural respectiv.

Dacă la printarea fişei nu apare imaginea există două posibile motive: - S-a ales opţiunea greşită de printare Standard fără poză. - S-a ales corect opţiunea Standard cu poză. În cazul în care se printează mai multe fişe, iar imprimanta este mai lentă, atunci poate să printeze fişele cu imaginea incompletă sau inexistentă, pentru că memoria imprimantei prelucrează mult mai rapid informaţia de tip text decât cea tip imagine. Pentru a înlătura acest neajuns se va printa fişă cu fişă.Atenţie! După selectarea tipului de fişă dorit trebuie, pentru vizualizare, să se clicheze pe butonul Raport.

Printare listă, catalog

Din meniul Rapoarte pe toate fişele se vizualizează catalogul sau lista dorită. Pentru printare se accesează meniul Fişier-> Tipăreşte – Rapoarte.



18. Copii de siguranţă, transferul programului DOCPAT pe alt calculator, salvarea înregistrărilor sub formă de fişier PDF

Recomandăm ca programul DOCPAT să fie inclus în operaţia de arhivare a datelor de pe calculator.În funcţie de volumul introducerilor se pot face arhivări pe acelaşi computer (lunar, săptămânal). Recomandăm copierea arhivelor DOCPAT pe un mediu extern (CD/DVD/alt computer).Pentru detalii privind arhivarea programului DOCPAT, vedeţi capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de siguranţă a bazei de date (back-up).

Salvarea fişelor de evidenţa analitică ca fişiere “PDF” Avantaj: se salvează perfect imaginea fişei de evidenţă (cu text, imagine)Dezavantaj: nu mai permite modificări ulterioare Pentru acest tip de salvare sunt necesare următoarele operaţii:

a) instalarea programului necesarSe poate folosi orice program care instaleaza o imprimanta virtuala de tip PDF.Pentru programul DOCPAT, recomandăm Bullzip Free PDF Printer, pentru că este însoţit de o licenţă publică. Acest program se află şi pe CD-ul de instalare DOCPAT.Puteţi descărca programul şi de pe internet, de la adresa:http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php#downloadDupă descărcare, se dezarhivează şi apoi se execută fişierul din interior.

Pentru dezarhivare, vă recomandăm programul WinRAR: http://www.rarlab.com/download.htm

b) salvarea se face fişă cu fişă Ca să se salveze fişele se intră în DOCPAT, la meniul Modificare, se alege domeniul cultural în care sunt fişele, se alege înregistrarea dorită. Deschiderea fişei implică: - la butonul "Raport" din formular, dreapta sus, se alege din lista ataşată "standard cu poză", apoi se apasă pe butonul “Raport” şi se vizualizează fişa faţă-verso - La meniul Fişier (primul din bara de sus), se alege "Tipăreşte rapoarte" şi trebuie schimbate setările imprimantei, din lista ataşată la "Name:" se alege "Bullzip PDF Printer", apoi se apasă butonul OK. Nu o să se printeze fişa, ci se va salva ca un fişier PDF, automat, în My Documents, sau la o locaţie aleasă.Se schimbă locaţia de salvare apăsând pe butonul "..." şi se alege partiţia dorită. Pentru următoarea fişă se caută în formularul de modificare înregistrarea dorită, cu ajutorul comenzilor Ctrl+F. Se vizualizează fişa, se merge la tipărire etc. (se reiau etapele, dar nu mai trebuie sa schimbaţi setarea "Bullzip PDF Printer" deoarece aceasta rămâne salvată cât timp ţineţi DOCPATUL activ). Dacă a doua zi se doreşte reluarea operaţiei trebuie să se parcurgă toate etapele, chiar şi cea cu schimbările setării imprimantei.

Transferul programului DOCPAT pe un alt computer care conţine DOCPAT:

Pentru calculatoare fără reţea Se urmează procedura descrisă la capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de siguranţă a bazei de date (back-up).Folderul rezultat se copiază pe un mediu de stocare (CD sau alt dispozitiv de stocare de date)Se deschide DOCPAT de pe calculatorul destinaţie şi se execută importul, alegând, de pe mediul de stocare, folderul DOCPAT corespunzător.

Pentru calculatoare în aceeaşi reţeaSe face disponibil în reţea folderul aplicaţiei DOCPAT.Pe calculatorul de destinaţie, se deschide DOCPAT şi se execută importul, alegând din reţea, folderul DOCPAT corespunzător.


http://www.rarlab.com/download.htm

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php#download


19. Duplicarea fişelor

La operarea în program apar fişe cu date similare, care trebuiesc redate în cea mai mare parte la fel. Acesta este şi motivul pentru care s-a creat facilitatea de duplicare.Duplicarea fişei este făcută pentru fişele de Evidenţă analitică şi pentru fişa de Arhivă documentară.

Comanda se dă din butonul Duplică .

Când se duplică, se transferă datele fişei, datele ataşate, dar nu şi imaginile asociate fişei de unde s-a apăsat butonul.

Şi este obligatoriu să se dea un alt nr de inventar, altfel se anulează fişa nouă.



20. Editarea şi parcurgerea imaginilor

Reprezintă o fişă de imagine. Conţine date extrase de la fişa de obiect (Evidenţă analitică sau Arhivă documentară).

Se deschide fie din meniu: Imagini -> Vizualizează imaginile / Modifică eticheta imaginii

Şi atunci fereastra va conţine toate imaginile ataşate la fişe şi va arăta aşa:

Sau se deschide din fişa de obiect, în pagina Imagini, prin: • apăsare pe butonul Schimbă eticheta • dublă apăsare pe textul din lista de imagini


DOCPAT- Manual de utilizare • dublă apăsare pe poză

După acţionare se deschide o fereastră nouă care arată asemănător:

La ataşarea unei imagii în programul DOCPAT aceasta primea automat denumirea sub forma unui cod alfa-numeric. În cazul în care se doreşte ca denumirea să fie una explicită se utilizează câmpul Eticheta imaginii. Această denumire va fi păstrată şi dacă va fi exportată din DOCPAT.

Fereastra mai conţine şi alte butoane/ facilităţi: • Deschide imaginea cu programul local de imagini, care permite prelucrarea imaginii cu


DOCPAT- Manual de utilizareajutorul programului local destinat imaginilor. • Deschide folderul şi selectează imaginea este pentru selectarea fişierului de imagine

• Exportă imaginea este pentru extragerea imaginii selectate şi salvarea ei în alt loc cu un nume ales. La export se va sugera, pentru nume, eticheta imaginii.

După salvare, la destinaţie arată aşa:



21. Registrul pentru Evidenţa Analitică

La proiectarea acestui registru s-a ținut cont de prevederile Ordinului Ministerului Culturii nr. 2035 /18.04.2000 (http://cimec.ro/Colectii-Muzeale/pdf/Legislatie/ORDnr2035.htm).Registrul permite operații precum: generarea de înregistrări noi, modificarea/ştergerea datelor de la un bun cultural mobil, printarea sau conversia registrului în fișier MS Excel.

Componenţa tabelului

Registrul are 16 coloane (în coloana 17 se repetă numărul de inventar, pentru a putea urmări mai ușor informațiile de pe pagina a doua). Coloana 1: Numărul de inventarColoana 2: Data intrării în patrimoniuColoana 3: Denumirea sau titlul şi autorul obiectuluiColoana 4: Descrierea şi denumirea fişei de fototecăColoana 5: Numărul de bucăţiColoana 6: Locul, data şi autorul descopeririiColoana 7: ColecţiaColoana 8: Materialul sau titlulColoana 9: Dimensiuni şi greutateColoana 10: Stare de conservareColoana 11: ProvenienţăColoana 12: Documentul de intrareColoana 13: Valoarea de intrareColoana 14: IeşireColoana 15: VerificareColoana 16: ObservaţiiColoana 17: Repetarea Coloanei 1

Pentru completarea formularului, pe coloane, se fac următoarele precizări:Coloana 1 se completează cu numărul de inventar atribuit obiectului, care reprezintă codul de identitate al acestuia, cod care se înscrie pe obiect şi care devine astfel semnul său de recunoaştere. Numărul de inventar va însoţi obiectul atâta timp cât acesta va face parte din colecţiile instituţiei. Dacă obiectul va fi scos, transferat sau predat, acesta va fi radiat din Registrul pentru evidenţa analitică a bunurilor culturale şi va fi scăzut din gestiune o dată cu întocmirea actului de scădere. Pentru fiecare obiect intrat în patrimoniul unei instituţii publice se atribuie un singur număr de inventar. Nu se admite un singur număr de inventar pentru o entitate compusă, cum ar fi un tezaur monetar sau de altă natură. În cazul unei entităţi compuse din elemente diferite, de exemplu "costum", se dă un singur număr de inventar, enumerându-se însă explicit componentele. Fiecare componentă va primi acelaşi număr de inventar, dar la rubricile "dimensiuni" şi "descriere" fiecare componentă va fi tratată în mod explicit, separat.Coloana 2 se completează cu data intrării în patrimoniu a bunurilor culturale.Coloana 3 cuprinde denumirea obiectului, denumirea lui tipologică sau, după caz, titlul obiectului şi autorul în cazul lucrărilor de artă. În această coloană se consemnează şi informaţiile despre localizarea obiectului, precum şi perioada în care acesta a fost făcut. Localizarea obiectului trebuie interpretată ca zona unde a fost creat.Coloana 4 cuprinde descrierea obiectului, care este menită să ajute la stabilirea identităţii acestuia. Ea trebuie să se raporteze la elementele care pot permite identificarea uşoară a obiectului: morfologia, aspectul, cromatica şi elementele decorative ale acestuia, tehnicile şi materialele din care acesta este făcut. Descrierea are un caracter tehnic şi nu unul literar.Coloana 11 se completează cu sursa din care provine obiectul: donaţie, achiziţie, descoperire rezultată dintr-o cercetare de teren, etnografică, arheologică etc.În coloana 12 se înscrie numărul actului de intrare în muzeu - actul de donaţie, procesul-verbal al comisiei de achiziţie, documentaţia rezultată din cercetarea de teren la care se poate raporta obiectul sau altele asemenea.În coloana 13 se înscrie valoarea de achiziţie a bunurilor cumpărate, respectiv, de utilitate, aferentă bunurilor primite cu titlu gratuit.

Taste de navigare


http://cimec.ro/Colectii-Muzeale/pdf/Legislatie/ORDnr2035.htm

DOCPAT- Manual de utilizarePentru navigarea în registru se pot folosi comenzile din taste, în partea de jos a ecranului, acestea au fost detaliate.

OPERAȚII EFECTUATE ÎN REGISTRUL PENTRU EVIDENȚĂ ANALITICĂ

A. Inregistrarea de noi bunuri culturale

Inregistrarea unui bun cultural nou se poate face prin trei metode, în funcție de opțiunea utilizatorului:1. Din pagina principală, Meniul orizontal, se deschide Formularul Introducere, se alege domeniul cultural, pe formularul unei fișe de înscriere se completează datele referitoare la bunul cultural.

2. Din pagina principală, Meniul orizontal, se deschide Formularul Modificare, se alege domeniul cultural, pe formularul în care se văd toate fișele aparținând domeniului cultural respectiv, se generează o înregistrare nouă și se completează datele referitoare la bunul cultural.

3.Din registrul informatizat

Se selectează din registru domeniul cultural cărui îi aparține bunul cultural care intră în evidența deținătorului.



Se apasă pe butonul din stânga, jos, pe ecran pentru a genera o nouă înregistrare.

Se alocă numărul de inventar în fereastra apărută și apoi se apasă pe butonul Salvează și închide.

Pentru completarea celorlalte date și atașarea imaginii digitale, în formularul Modificare, trebuie ca utilizatorul să apese butonul Editați fișa FAE.

B. Modificarea datelor înregistrateDatele din registrul de evidență analitică sunt identice cu cele din fișele analitice de evidență, orice modificare în fișă va fi actualizată și în registru.

Pentru modificarea datelor existente aferente unui bun cultural (datele se modifică atât în registru, cât și în fișa de obiect) se poziționează mousul pe înregistrarea dorită și apoi se apasă pe butonul Editați Fișa FAE fișa.

Se va deschide formularul Modificare și se actualizează datele dorite.

C. Ștergerea unui bun cultural din registruDupă ștergerea datelor referitoare la un bun cultural din registru, acestea nu mai pot fi văzute în formularul de vizualizare a fișei analitice de evidențe și nici recuperate din aplicația DOCPAT.



D. Printarea registruluiSe efectuează apăsând butonul Vizualizați și listați Registrul pentru evidență analitică sau apăsând tasta R.

Registrul poate fi printat integral, cu bunurile culturale aparținând unui domeniu cultural sau doar înregistrările rezultate în urma unei selecții (din meniul principal Selecții -> Selecție fișe).

E. Exportul registrului într-un fișier ExcelSe realizează apăsând butonul Exportați în Raport MS Excel sau apăsând tasta E. Trebuie ca, în prealabil, pe computer să fie instalat un program care să citească fişiere tip xls.

În urma exportului datelor din registru în fişier de tip Excel, câmpul Descriere va păstra doar 255 de caractere.



22. Salt la fişe

Această fereastră permite o alternativă rapidă de selecţie (există şi un formular complex de selecţie, unde utilizatorul îşi poate construi o selectare după unul sau mai multe criterii) la fişele bunurilor culturale în funcţie de: domeniu, nume colecţie sau prefixul numărului de inventar, denumit şi indicativ de colecţie (exemplu: ETN216).

Lista se găseşte pe fundalul programului DOCPAT:

Se activează apăsând - din pagina principală a aplicaţiei - pe butonul Salt la fişe.

La câmpurile de selecţie sunt liste ajutătoare care arată ce s-a completat până în acel moment, precum şi numărul de înregistrări aferent.

Exemple: 1.Dacă se doreşte vizualizarea tuturor fişelor de etnografie, se alege din lista de la câmpul Domeniul valoarea Etnografie, se aplică bifă în câmpul Toate fişele şi se apasă pe butonul pentru deschiderea formularului.

Se vor vedea fişele în formatul formularului Modificare.

2.Dacă se doreşte să se vadă o colecţie trebuie:- ales Domeniul (Medalistică) din care face parte colecţia respectivă, - se bifează câmpul Nume de colecţie (Colecţia Muzeului Ardelean). In dreptul fiecărei colecţii se poate vedea câte fişe sunt introduse.- se selectează colecţia dorită şi se apasă pe butonul pentru deschiderea formularului. Se vor vedea fişele bunurilor culturale din colecţia respectivă în formularul de modificare.


DOCPAT- Manual de utilizareButonul Refă listele (refresh) are scopul de a actualiza listele.

Închiderea ferestrei cu variante de salt se face clickând pe butonul Salt la fişe.
