INTRODUCERE n actuala revolu ie tehnico- tiin ific informatica, telecomunica iile, producerea i comunicarea informa iei au devenit priorit i incontestabile dar cu largi aplica ii n via a tiin ific , economic i social . n acest context a ap rut o disciplin relativ recent : birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activit ilor administrative i de birou dep ind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu r spndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au p truns n orice birou i n orice secretariat al unei organiza ii sau institu ii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica s-a n scut din necesitatea integr rii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunica ie i de prelucrare automat a datelor, urm rind cre terea performan ei i calit ii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate. Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munc n societatea contemporan ; secretariatul a c p tat func ii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transform ri sunt valabile i n cazul societ ii romne ti.

1

Principalele func ii care revin secretariatului n prezent sunt urm toarele: prelucrarea informa iilor, documentarea, func ia de reprezentare, func ia de filtru i leg tur pentru solicit ri de contacte cu conducerea, func ia de asistare direct a managementului. Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent manager) predomin procesele informa ionale i decizionale, informa ia oferind suportul pentru decizia managerial , iar comunicarea de informa ii i de decizii ocupnd o pondere important ntr-o organiza ie. n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activit i i tehnici de lucru specifice (activit i de documentare, coresponden , protocol, arhivare de documente .a.). Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, con ine no iuni teoretice, dar i practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial . Astfel acesta furnizeaz no iuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic , managementul i marketingul, ntr-o organiza ie, no iuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, no iuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, func iile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romne ti de drept administrativ i comercial. Am considerat util s furniz m celor interesa i att no iuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realit ile romne ti. Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activit i ale secretarelor (asistent manager) i ale secretariatului. Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbun t it pe m sura aten ion rii noastre de c tre speciali ti. Autorii sunt, cei mai mul i, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat din cadrul Facult ii de Litere a Universit ii din Bucure ti. Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus , dar autorii n d jduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un pre ios instrument de lucru care va contribui la mbun t irea i modernizarea activit ii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager). Autorii

2

CAP. I BIROTIC Lector univ. dr. Ionel Enache Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti 1. CONCEPTUL DE BIROTIC n contextul actualei revolu ii tehnico- tiin ifice, n care informatica i telecomunica iile, producerea i comunicarea informa iei sunt priorit i incontestabile, cu largi aplica ii n ntreaga via economic , tiin ific i social , definirea biroticii este o problem necesar dar dificil . Birotica vizeaz automatizarea activit ilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei dep e te cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunica ii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informa iei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realiz ri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informa iei valen e profesionale i economice cu multiple efecte sociale. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu r spndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utiliz rii lor, au p truns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul s u, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Conven ia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI. Se poate spune c termenul a nceput s circule n Fran a dup 1982 cnd, ntr-o publica ie de specialitate (Jurnal Oficial), g sim urm toarea defini ie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activit ilor de birou, n special a aspectelor legate de comunica ie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine. n timp au ap rut numeroase ncerc ri de a defini birotica. n esen birotica studiaz ansamblul activit ilor de producere, de distribu ie i de exploatare a informa iei din perspectiva muncii de birou, f r ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunica iile,

3

telematica. Birotica s-a n scut, deci, din necesitatea integr rii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunica ie i de prelucrare automat a datelor, urm rind cre terea performan ei i calit ii muncii de birou n orice domeniu de activitate. ntr-o alt perspectiv , mai recent , adaptat la coordonatele societ ii informa ionale spre care ne ndrept m, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societ ii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informa iei, materia prim a oric rei activit i de birou. Prin aceasta se ncearc nl turarea co marului birocratic. Ast zi birourile au trei roluri organiza ionale importante: 1. Coordoneaz i conduc munca lucr torilor dintr-o organiza ie.

2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu func iile din organiza iile respective. 3. Cupleaz organiza ia cu mediul, integrnd informa ional clien ii i furnizorii. oar cinci mari

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desf activit i: 1. 2. 3. 4. 5. Managementul documentelor. Introducerea informa iilor n fi iere. Conducerea proiectelor. Coordonarea personalului.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activit i ocup restul de 60% n mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularit ilor i tendin elor muncii de birou, indiferent de con inutul s u economic. Astfel, o prim particularitate o constituie predominan a proceselor informa ionale i decizionale. Informa ia, materia prim a oric rei activit i de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organiza ie economico-social . O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de

4

informa ii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral

i scris .

n Romnia, termenul de birotic a c p tat o circula ie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influen a combinat a urm toarelor circumstan e: Transformarea social care a permis dezvoltarea propriet ii private, fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC). Evolu ia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informa ie prin cre terea extraordinar a num rului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2] n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendin e majore: Una de natur tehnologic ce implic o cre tere a capacit ii de intercomunicare (telefoane, radio, TV). Una de natur organiza ional care se refer la tendin a de a dezvolta structuri de tip re ea. n multe cazuri, n mod gre it, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informa ionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. n viitor, birotica va urm ri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunica ie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic. Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este cre terea calit ii, productivit ii i flexibilit ii muncii de birou prin automatizarea activit ilor. Cele mai importante activit i de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informa iilor. n societatea contemporan cantitatea de informa ie ce trebuie prelucrat este tot mai mare. Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cre tere mult mai lent n compara ie cu celelalte sectoare. De aceea speran a cre terii productivit ii muncii este legat de dezvoltarea biroticii. Informatizarea muncii de birou, n afar de cre terea calit ii i productivit ii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

5

Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informa iei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactit ii documentelor primite sau expediate. Reducerea timpului de recep ie, de prelucrare i de transmitere a informa iei n activitatea administrativ . Cre terea exactit ii proceselor informa ionale, a capacit ii de memorare i a vitezei de reg sire a informa iei. Sc derea considerabil a costului informa iei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz . Principiile biroticii [3] : 1. Principiul specificit ii. Munca de tip administrativ desf urat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. De i con inutul muncii n birou difer n func ie de nivelul ierarhic ntr-o organiza ie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o tr s tur comun : lucrul cu documente i cu informa ii. 2. Principiul frecven ei de apari ie a diferitelor tipuri de activit i. Birotica se opre te numai asupra celor mai utilizate proceduri i ac iuni pentru a ob ine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. 3. Principiul simplific rii. Activit ile care apar frecvent sunt n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. 4. Principiul automatiz rii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activit i permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de c tre utilizator. 5. Principiul integr rii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informa iilor dintr-o organiza ie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil .

[1] I. N FT N IL , Birotica i performan a managerial , Bucure ti, 2000, p. 7. [2] Ibidem, p. 10. [3] Ibidem, p. 11.

6

2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI 2.1. Sistemul informa ional Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organiza ii, sistemul informa ional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informa ia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competen elor i responsabilit ilor att manageriale, ct i de execu ie din cadrul organiza iilor socio-economice. Sistemul informa ional poate fi definit ca ansamblul datelor, informa iilor, fluxurilor i circuitelor informa ionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organiza iei[1]. n continuare vom defini fiecare component a sistemului informa ional. Datele i informa iile reprezint componentele primare ale sistemului informa ional. Defini ii ale informa iei sunt multe n literatura de specialitate. Norbert Wiener, p rintele ciberneticii, spunea c informa ia este informa ie, nici materie, nici energie. Pornind de la ideea c informa ia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens. Din punct de vedere al teoriei comunica iilor, informa ia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta func ioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoa tere. Informa ia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoa tere privind ntreprinderea respectiv , ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective. Informa iile se ob in n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea. Data reprezint o n iruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnifica ie. Datele economice descriu ac iuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. n concluzie se poate spune c orice informa ie este o dat dar nu orice dat este o informa ie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informa iilor. Iat cteva dintre acestea: 1. 2. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale; dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

7

3. 4. 5. 6.

dup direc ie: descendente, ascendente, orizontale; dup provenien : exogene, endogene; dup destina ie: interne, externe; dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, produc ie, financiar-contabile, personal. Aceast clasificare se refer la informa ia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor. Alte criterii de clasificare pot fi: 1. 2. 3. dup form : analogic , digital ; dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secven e audio, secven e video; dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informa ionale [2] n raport cu natura lor specific , informa iile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informa ionale: a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informa iei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg r spndit n activit ile care solicit un mare volum de calcule, de situa ii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n func ie de modul de organizare a acestora n colec ii de date. Datele organizate sub forma fi ierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm , denumite interpretoare sau compilatoare care difer n func ie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai r spndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind func iile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilit i integrate de tratare a informa iei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS,

8

FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc. Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit u urin ei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbin rii proces rii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de opera ii specifice lucrului cu texte. Obiectul proces rii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor opera ii viznd forma caracterelor i m rimea acestora, forma i m rimea paginii, modul de a ezare a textului n pagin . Procesarea textelor presupune, de asemenea, opera ii lingvistice cum sunt: desp r irea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor opera ii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afi are pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhiv rii. Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destina ie principal , spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS). c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea recept rii, memor rii i prelucr rii grafice a imaginilor con inute n documente. Un document poate con ine informa ii provenite din surse diferite: situa ii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente con innd texte ob inute n urma proces rii textelor, tabele i reprezent ri grafice realizate de un procesor de tabele, schi e i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic , desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea informa iei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de c tre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de c tre func ii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi u or reg site, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic . d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferin e) la sunete ob inute prin sintez electronic , la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de

9

informa ie sonor sau auditiv , perceput analogic i convertit n form digital , ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informa iei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate func iona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunica ie acustic de genul: telefon, interfon etc. e) Procesarea de imagini (imagini n mi care) completeaz gama de posibilit i oferite de celelalte genuri de tratare a informa iei i constituie una din realiz rile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informa ia vizual dinamic este rezultatul afi rii i perceperii unui num r de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund ), genernd privitorului uman senza ia vizual de mi care. Sursele de informa ie video (imagini n mi care) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunica ii video de natur profesional , precum i imagini (anima ie profesional , filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice. n mod curent prelucrarea informa iei vizuale este nso it i de prelucrarea informa iei sonore, dup cum imaginea este nso it de sunet sau de voce uman . nsemn tatea acestei clasific ri, a tipologiei trat rii informa iei, rezid n aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informa iei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, de i s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucr rii textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cre tere a ponderii opera iilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator. Circuite i fluxuri informa ionale Toate aceste categorii de informa ii circul n cadrul unit ii ntre persoane i ntre compartimente, precum i ntre unit i socio-economice, formnd circuite informa ionale. Circuitul informa ional reprezint drumul pe care l parcurge informa ia ntre emi tor i receptor (destinatar). O sec iune prin acest circuit informa ional formeaz un flux informa ional. Fluxul informa ional reprezint cantitatea de informa ii care circul ntre emi tor i beneficiar. Fluxul informa ional este caracterizat prin: con inut, sens, frecven , lungime, vitez , fiabilitate, cost. Circuitele i fluxurile informa ionale pot fi clasificate dup mai multe criterii: 1. dup direc ie: verticale, orizontale, oblice;

10

2. 3.

dup frecven

: periodice, ocazionale;

dup locul unde iau na tere: interne, externe.

Proceduri informa ionale O component a sistemului informa ional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele moderne o constituie procedurile informa ionale. Prin proceduri informa ionale desemn m ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalit ile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informa iilor cu precizarea opera iilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare. Caracteristicile procedurilor informa ionale n prezent sunt: au un caracter detaliat; din ce n ce mai sofisticate; grad ridicat de formalizare (standardizare); caracter opera ional.

Mijloace de tratare a informa iilor: 1. Manuale: ma ini de dactilografiat, ma ini de calcul manual, ma ini de contabilizat i de facturat. 2. 3. Mecanizate: echipamente mecanografice (ma ini cu cartele perforate). Automate: calculatoare.

Func iile sistemului informa ional Sistemul informa ional al structurilor comerciale ndepline te cumulativ trei func ii: 1. Decizional . Aceast func ie exprim rolul sistemului informa ional n asigurarea elementelor necesare lu rii deciziilor. 2. Opera ional . Sistemul informa ional are drept scop declan area ac iunilor necesare realiz rii obiectivelor societ ii comerciale. 3. Documentare. Sistemul informa ional permite dezvoltarea i perfec ionarea personalului prin mbog irea cuno tin elor. Deficien ele sistemului informa ional 1. Distorsiunea const n modificarea par ial , neinten ionat a con inutului

11

mesajului unei informa ii. 2. Filtrajul const n modificarea par ial sau total a mesajului n mod inten ionat. 3. Redundan a const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informa ii. 4. Supranc rcarea circuitelor informa ionale const n dep irea capacit ii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor. Parametrii calitativi ai informa iei Informa ia constituie materia prim a sistemului informa ional. n consecin , pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer , informa iile trebuie s ndeplineasc o serie de condi ii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de n elegere a personalului implicat. Principiile sistemului informa ional 1. Subordonarea conceperii i func ion rii sistemului informa ional cerin elor managementului firmei. 2. 3. 4. 5. Corelarea sistemului informa ional cu cel decizional i organizatoric. Unitatea metodologic n tratarea informa iilor. Concentrarea asupra abaterilor esen iale. Asigurarea unui timp corespunz tor de reac ie sistemului decizional.

6. Asigurarea de maximum de informa ii finale din fondul de informa ii primare. 7. 8. Flexibilitatea. Eficacitatea i eficien a.

Toate aceste elemente (deficien e, parametrii calitativi ai informa iei i principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informa ional i indirect a sistemului birotic. Tendin e n conceperea i n func ionarea sistemelor informa ionale: 1. perfec ion rile tehnice i cre terea numeric a mijloacelor de tratare a

12

informa iilor; 2. modificarea raportului dintre soft i hard n privin a pre ului n favoarea primului; 3. 4. utilizarea calculatoarelor n re ea; organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5. schimb ri n mentalitatea managerilor n sensul n elegerii necesit ii introducerii calculatoarelor n firmele pe care le conduc. 2.2. Sistemul informatic Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informa ional. Raportul dintre sistemul informa ional i cel informatic este de ntreg-parte. Sistemul informatic este acea parte a sistemului informa ional n care opera iile de culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt: 1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informa iilor. 2. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplica ii. 3. Baza de date cuprinde un ansamblu de colec ii de date i descrierea leg turile dintre acestea. 4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, anali ti, ingineri de sistem). 5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar func ion rii sistemului informatic (sta ii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul). Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare automat a datelor cu scopul ob inerii de informa ii n vederea fundament rii deciziilor sau realiz rii produc iei.

[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management, Bucure ti, Editura Economic ,

13

1997, p. 241. [2] A. PAN , B. IONESCU, V. MARE , Birotic . Bucure ti, Editura All, 1996, p. 7.

CAP. II TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ. Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti

1. ROLUL

I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZA II

1.1. Organiza ia i structura ei organizatoric Organiza ia este o form concret de desf urare a activit ii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat . De aceea, orice organiza ie func ioneaz ca un sistem ale c rui componente sunt n strns leg tur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a r spunde unei nevoi. Organiza ia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de produc ie i de informa ii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat . n vederea ob inerii obiectivelor social-economice, orice organiza ie ndepline te mai multe func ii: a) b) c) d) e) func ia de cercetare-dezvoltare; func ia comercial i de marketing;

func ia de produc ie; func ia financiar-contabil ; func ia de personal.

Structura organizatoric a unei organiza ii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i leg turile care se stabilesc ntre ele.

14

O structur organizatoric ra ional este condi ia esen ial pentru: asigurarea func ion rii normale a compartimentelor de munc , repartizarea precis a responsabilit ilor, stabilirea riguroas a dependen elor ierarhice, a unit ii ntre responsabilit ile unei func ii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organiza ii poart numele de organigram . Indiferent de ramura economic sau activitatea social desf organizatoric este alc tuit din urm toarele elemente: 1. Func ia (func ia de conducere i func ia de execu ie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente func ionale i compartimente opera ionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Rela iile organizatorice 7. Activit ile urat , structura

La baza nfiin rii unei organiza ii st Regulamentul de Organizare i Func ionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competen elor unei institu ii. Este un act normativ care reglementeaz func ionarea compartimentelor (stabile te competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribu ii i responsabilit i) i este adoptat de forul de conducere superior al organiza iei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angaja ilor n rela iile de serviciu, programul de lucru, circula ia documentelor i este adoptat pe cale de dispozi ie de c tre conduc torul unit ii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiin are i care le reglementeaz func ionarea (ROF), unit ile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i func ionarea adaptate la structura organizatoric , aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activit ilor, atribu iilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organiza iei respective. ROF al organiza iei are un caracter general i este completat de Statul de Func ii. Statul de Func ii are un caracter intern i prevede num rul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i preg tirea angaja ilor, precum i rela iile dintre ace tia. Este o completare necesar a ROF pe baza c reia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.

15

La rndul s u, este completat de fi a postului care cuprinde atribu iile i obliga iile fiec rui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei institu ii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Func ii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activit ile cu importan deosebit n cadrul unei organiza ii economicosociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desf oar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administra iei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (prim rii, consilii locale), ct i la nivelul agen ilor economici, al unit ilor de profiluri diferite (academii, institu ii de nv mnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, num rul de func ii i unele atribu ii sunt diferite de la o organiza ie la alta. Munca de secretariat n administra ia public prezint unele particularit i fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsu i managementul institu iilor publice i structura organiza ional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei institu ii cu personalul angajat i cu persoanele din afar institu iei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direc iilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribu iilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribu ii privind personalul, activit i administrative, activit i de rela ii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condi iile necesare realiz rii principalelor sale func ii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condi ii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esen ial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de func ii i respectiv persoane care le ocup ) cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializa i sunt reuni i sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari- efi) autoritate subordonat la rndul s u direct conducerii i care are precizate atribu ii cu caracter permanent pentru efectuarea lucr rilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activit i. 1) Activit i cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea coresponden ei).

16

2) Activit i prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribu iile prev zute n fi a postului (documentare, coresponden , protocol, organizarea manifest rilor, etc.) 3) Activit i pe care le decid, le ini iaz singure (cursuri de perfec ionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activit i de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discu ii cu parteneri de afaceri, etc.) Activit ile se descompun n atribu ii, iar atribu iile n sarcini. Atribu ia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune competen a membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activit i. 1.3. Atribu iile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribu ii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucr tor. Atribu iile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organiza iei respective i sunt cuprinse n fi a postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care func ioneaz ca un serviciu autonom), ea include urm toarele atribu ii i sarcini : executarea lucr rilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur . lucr ri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea coresponden ei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urm rirea rezolv rii coresponden ei primite, ntocmirea unor r spunsuri pe baza document rii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a coresponden ei cu materialul de baz ; preg tirea coresponden ei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct , dup caz, asigurarea transportului coresponden ei prin organizarea muncii curierilor. atribu ii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune func ion ri a arhivei unit ii. scrierea rapid , stenografierea discu iilor din edin ele, conferin ele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare ( i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind ma ina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb ), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea ma inilor de copiat, corectarea gre elilor, cunoa terea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

17

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden , materiale documentare, cunoa terea unei limbi str ine de circula ie interna ional scris i vorbit. probleme de protocol i rela ii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desf urarea n bine condi ii a ntlnirilor cu persoane din af r institu iei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoa terea, documentarea n ceea ce prive te regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, preg tirea coresponden ei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. eviden a necesarului de consumabile i eviden a de personal (secretara ntocme te referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine eviden a orelor suplimentare, concediilor, eviden a delega iilor, a deplas rilor i a evenimentelor profesionale. preg tirea c l toriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, ob inerea vizei (dac este cazul), preg tirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoa terea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, ma ina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoa terea tehnoredact rii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informa ional: primirea prelucrarea i transmiterea informa iilor. ntocmirea contabilit ii primare a firmei primirea i transmiterea comunic rilor telefonice organizarea edin elor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruc iunilor cu caracter de circulat . preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilit i persoanelor din subordine. perfec ionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilit ilor fiec ruia i stabilirea responsabilit ilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune exercitarea responsabilit ilor, a prerogativelor dar i competen a n a le realiza.

18

Competen a celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz ; un dactilograf ndemnatic, scriind f r gre eli de tastare i limb ; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n con inut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, coresponden ei i documentelor, capabil s le g seasc , la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane str ine, s fac cunoscute ideile reprezentan ilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentan ilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor str ini f r denatur ri; un bun organizator al sistemului informa ional, capabil s primeasc , s prelucreze i s transmit informa ii, precum i s in la zi eviden ele pentru conducere i celelalte compartimente ale unit ii; un bun traduc tor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn /limba str in ; un bun cunosc tor al lucr rilor de secretariat i coresponden , capabil s nregistreze, repartizeze i s urm reasc rezolvarea coresponden ei primite, s preg teasc r spunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat coresponden a mpreun cu materialul de baz , s ntocmeasc formele de expediere a coresponden ei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edin e, conferin e); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s -l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, ma ini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucr tor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunic rilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicit rilor i ntreruperilor frecvente ale activit ii conducerii n anumite perioade. un lucr tor capabil s redacteze rapoarte, referate, inform ri pe baza unor directive generale i a materialului documentar;

19

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial materialelor n curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor

i tipografic a

In scopul desf ur rii activit ii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine preg tite i capabile s se adapteze permanent la nout ile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condi iile de munca n acest domeniu, i anume: spa iul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

ma ini i aparate moderne de birou (ma ini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In func ie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unit ile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administra iile centrale i locale, n organiza ii mari, a ezarea fizic este par ial centralizata (birouri colective), par ial descentralizata ( efi de cabinet, secretarii conduc torilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urm toarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima; preg tirea noilor cadre este rapid , afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influen eaz pozitiv formarea i perfec ionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformit ii metodelor de operare n munca de birou; costul performantelor este sc zut, ca i al investi iilor n ma ini de birou i al ntre inerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns. 2.3. Sistemul birotic ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activit ile de birou sunt integrate ra ional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfe e specifice cu toate tipurile de

20

periferice, precum i de echipamente de stocare i de transmitere a informa iei sub diferite forme (analogic sau digital ) sau genuri (date, texte, documente, sunet i imagini). Figura 1 sugereaz fluxurile informa ionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n cadrul unei organiza ii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea unei ntreprinderi sau organiza ii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i opera ionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunica ii, pe de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informa ional al unit ii i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informa ional. Astfel, deciziile i reglement rile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i transmise prin intermediul sistemului informa ional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul de comunica ii intern) tuturor compartimentelor de execu ie care formeaz sistemul opera ional. n sens invers, informa iile referitoare la modul de execu ie a deciziilor i la celelalte aspecte esen iale privind situa ia din sistemul opera ional sunt percepute de sistemul informa ional, selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Toate acestea reprezint fluxurile informa ional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii. Sistemul informa ional realizeaz , ns , i func ia de rela ii informa ionale ale sistemului ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organiza ii de stat i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agen ii), parteneri de afaceri, furnizori, clien i, ac ionari. Aceast func ie

21

extern , de leg tur permanent cu mediul, ar fi de neconceput, n condi iile de ast zi, f r valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informa iei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul c rora sistemele de telecomunica ii asistate de calculator ocup un loc central. Din observarea acestor fluxuri informa ionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai mult un rol de interfa ntre: Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic. Sistemul decizional i sistemul opera ional.

Sistemul de comunica ii (extern) i sistemul informatic opera ional al ntreprinderii. [1] Func iile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urm toare. 2.4. Sistemul decizional Din cele prezentate rezult c informa iile au un rol determinant n procesul de fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri tiin ifice a activit ii dintr-o unitate economic . Decizia poate fi definit ca o informa ie de comand pentru sistemul condus. Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informa ional este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informa iilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfec ionarea continu a sistemelor informa ionale i decizionale. Una dintre c ile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice. Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunz tor sistemului de obiective urm rit i configura iei ierarhiei manageriale, alc tuiesc sistemul decizional [2] . Num rul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate. Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii: 1. 2. dup orizont: strategice, tactice, curente; dup e alonul managerial: superior, mediu, inferior;

22

3. 4. 5. 6.

dup frecven

: periodice, aleatorii, unice;

dup posibilitatea anticip rii: anticipate, imprevizibile; dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate; dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor func ii ce-i revin, decizia la fel ca i informa ia trebuie s ntruneasc cteva cerin e cum ar fi: s fie fundamentat s fie asumat ; s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate); s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare; s fie formulat corespunz tor. tiin ific;

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai dificil . Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional , arborele decizional. 3. FUNC IILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC

3.1. Func iile generale ale sistemului birotic Func iile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a activit ii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunica iile le ofer n vederea realiz rii acestor obiective. Un sistem birotic ndepline te urm toarele func ii generale: 1. 2. 3. 4. 5. Func ia de introducere a informa iei n sistem. Func ia de memorare i de reg sire a informa iei. Func ia de prelucrare. Func ia de ie ire. Func ia de comand i de control.[1]

23

informa ii comenzi Fig. 2. Func iile sistemului birotic Func ia de introducere a informa iei n sistem se exercit ntr-o varietate de modalit i, cum sunt: preluarea informa iei provenite din re elele de comunica ii na ionale sau interna ionale, publice sau private; preluarea informa iei provenite din re eaua local de date;

introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informa ia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucr ri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transfer rii ei, la ie ire, f r a fi memorat sau prelucrat de c tre sistem. Func ia de memorare i de reg sire a informa iei joac un rol important n func ionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informa iei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performan elor unui sistem birotic. Informa iile se pot p stra astfel: n memoria intern , pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern , pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic , pentru informa iile care se consult rar.

24

Informa ia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitan ilor prin intermediul re elelor de comunica ii. Func ia de prelucrare se refer la o mare varietate de opera ii i de procese: conversia informa iei din form analogic n form digital , necesar memor rii i proces rii ei cu mijloace informatice, precum i opera ia de conversie din digital n analogic; transferul informa iei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport); copierea informa iei pe acela i tip de suport (opera ie de reproducere a informa iei); crearea i nc rcarea bazei informa ionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informa iei pe suportul tehnic, nc rcarea bazelor de date, astfel create, cu informa ia provenit din memoria extern sau intern din re elele de comunica ie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informa ionale. Aceast opera ie presupune eliminarea i introducerea informa iilor i modificarea informa iilor deja existente; tratarea propriu-zis a informa iei, care const n efectuarea celor mai variate opera ii care pot privi: fie forma n cazul prelucr rii textelor, documentelor i imaginilor; fie con inutul n cazul prelucr rii datelor.

informa ia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit c utarea, selectarea i transmiterea informa iei solicitate la un dispozitiv periferic de ie ire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informa iei solicitate la ie ire presupune opera ii diferite n raport de natura informa iei solicitate. n cazul prelucr rii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este una din opera iile principale la care acest gen de informa ii sunt supuse. Func ia de ie ire a informa iei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerin e avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz : natura informa iei transferate la ie ire: date, texte, documente, secven e sonore, secven e vizuale; con inutul efectiv al informa iilor solicitate la ie ire;

25

natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informa ia la ie ire; forma, digital sau analogic , a informa iei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Func ia de comand i de control a sistemului birotic de ine toate atributele necesare pentru dirijarea i pentru reglarea func ion rii ntregului sistem, a tuturor func iilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern , la baza de programe i la baza informa ional . Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ie ire a informa iei n func ie de natura lor, de destina ia i de modul de transmitere a rezultatelor. 1.2. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informa iei n activitatea de birou i care i exercit func iile sale n interdependen att cu sistemele informatice opera ionale, ct i cu sistemele de telecomunica ii, ntre care creeaz un ansamblu de leg turi func ionale[2]. Din aceast defini ie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i informa iile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informa iile ofer obiectul supus proces rii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate aces tea sunt repr ezen tate n figur a 3.

26

Fig. 3. Structura sistemului birotic 1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din urm toarele subdiviziuni: a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unit ile de intrare ie ire ale sistemului birotic con in att periferice comune cu celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice trat rii textelor, documentelor, imaginii i sunetului. Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: Scanner; Aparatul telefonic i interfa Aparatul telefax i interfa Interfa telefonic ; telefax;

de intrare telecopiator;

27

Interfa

video;

Microfonul i interfa a pentru sunet adecvat ; Camera de luat vederi i interfa a audio-video necesar ; Lectorul optic de microfilme i interfa a specific .

Perifericele de ie ire ale unui sistem informatic de birou sunt: Imprimanta; Plotter-ul; Aparatul telefonic i interfa a sa cu sistemul informatic; Aparatul telefax i interfa a sa specific ; Interfa a de ie ire telecopiator; Imprimanta pentru microfilm i interfa a sa; Interfa a video; Interfa a audio.

Perifericele de intrare-ie ire ntlnite n configura ia unui sistem birotic sunt, n principal, urm toarele: Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric ; Unit ile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile); Unit ile audio-analogice de band magnetic Unit i video-analogice de band magnetic i interfa a acestora; i interfa a lor.

c) Echipamentul pentru comunica ii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recep ie local sau la distan a informa iei utilizate n activitatea de birou. Structura i func ionalitatea acestuia depinde de mai mul i factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informa iei prelucrate, tipul de comunica ii practicate (locale sau la distan ), natura re elelor de telecomunica ii utilizate. Echipamentele folosite n telecomunica ii vor fi tratate pe larg n capitolul urm tor. 2) Indiferent de gradul de complexitate a configura iei fizice a unui sistem birotic,

28

acesta nu poate func iona f r existen a subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft) a sistemului birotic. Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur func ionarea calculatorului sau a unor aplica ii informatice. Acesta este compus din: A. B. Soft de baz (sistem de operare) Soft de aplica ii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare. Sistemul de operare n raport cu num rul de utilizatori i cu num rul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate mp r i n mai multe categorii: 1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplica iilor una dup alta; fiecare utilizator folose te resursele n mod serial. 2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplica iilor pentru un singur utilizator n paralel. 3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplica iile mai multor utilizatori folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei re ele de calcul. 4. Sisteme de operare pentru re ea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fi iere comune sau individuale. B. Softul de aplica ii este un program destinat rezolv rii unor anumite probleme. i acesta se mparte n mai multe categorii: 1. Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv. 2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc na ional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acela i timp compatibilitatea diferi ilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai multe firme. 3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice

29

utilizator f r nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n func ie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendin a n realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor func ii, n condi iile n care utilizatorul nu este un specialist n informatic . Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urm toarele grupe mari de programe: Procesoare de text i de imagine fix , tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER. Procesoare pentru desen i pentru reprezent ri grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS. Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO. Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY. Procesoare pentru comunica ii i pentru re ele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplica ii produse de compania Microsoft, n care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access. Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fi ierelor de tip text precum i schimbul de date cu alte programe. Func iile realizate de acesta sunt: crearea de fi iere; deschiderea unor fi iere existente; selectarea textului; editarea textului (mut ri, copieri, tergeri); formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor); crearea de tabele; inserarea de imagini i de grafice; corectarea automat lexical i gramatical ;

30

-

tip rirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Func iile realizate sunt: crearea fi ierelor tip foaie de calcul tabelar; formatarea foii de calcul; copierea, mutare, tergerea datelor; crearea de serii numerice i calendaristice; calcule pe baza unor func ii; inserarea graficelor pe baza datelor din tabele; crearea unor baze de date simple; tip rirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite: crearea fi ierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor); modificarea informa iilor din baza de date; ad ugarea sau tergerea unor cmpuri; sortarea bazei de date dup diverse criterii; interogarea bazei de date; crearea de formulare; crearea de rapoarte, de macrouri i de module; tip rirea rapoartelor. i conving toare

PowerPoint este un program de grafic , de prezentare atractiv a unor date i informa ii.

3) Sistemul de informa ii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucr rii (elemente de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acela i timp con ine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activit ii de birou (elemente de ie ire). Informa iile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare

31

audio (microfon) sau video (camera de luat vederi): Preluate din re elele de date i de comunica ii, locale sau la distan texte, documente, sunet i imagine). desf Rezultate intermediare ale unor prelucr ri anterioare sau n curs de urare. Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic. (date,

Informa iile de ie ire ale sistemului birotic au mai multe destina ii: Consultare on-line, prin afi are imediat la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schi e, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran). Transmitere, local sau la distan , prin sistemele de comunica ii locale i prin telecomunica ii de date, de texte, de sunet i de imagine. P strare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucr ri imediate. P strare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consult ri ulterioare. P strare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm). Din cele de mai sus se poate concluziona c func ionarea unui sistem informatic de birou este posibil numai prin func ionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale ace4. COMUNICA IILE I TELECOMUNICA IILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunica iile 1.1.1. Definirea comunica iei

Comunicarea dintre manager i subordona i reprezint elementul dinamizator al proceselor manageriale i n acela i timp condi ie a unui climat organiza ional i motiva ional adecvat realiz rii obiectivelor organiza iei. Comunicarea este un proces de transmitere a informa iilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emi tor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1]. Rolul deosebit al comunic rii n asigurarea func ionalit ii i eficacit ii activit ilor este generat, n special, de activitatea managerial . Este unanim aprecierea

32

potrivit c reia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul s u pentru a comunica. Rolurile managerului n cadrul firmei sunt: 1. 2. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de leg tur ); un rol informa ional (observator activ, difuzor, purt tor de cuvnt);

3. un rol decizional (ntreprinz tor, regulator, repartitor de resurse, negociator). 1.1.2. Principalele reprezent ri ale procesului comunic rii

1.1.3. Emi

Componentele procesului de comunicare

torul persoana care ini iaz comunica ia (manager sau executant).

Mesajul forma fizic a informa iei transmis de emi tor spre receptor. Canalul calea de transmitere a informa iei, strns legat de mesaj. Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informa ional (executant sau manager). 1.1.4. Tipologia comunica iilor[2]

Varietatea comunica iilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existen a mai multor criterii de clasificare:

33

a) b) c) d)

canalul de comunicare comunica ii formale comunica ii informale direc ie (sens) comunica ii verticale descendente comunica ii verticale ascendente comunica ii orizontale comunica ii oblice con inut comunica ii operatorii comunica ii op ionale comunica ii generale comunica ii motiva ionale mod de transmitere comunica ii verbale comunica ii non-verbale

Tipuri de re ele de comunica ii: a) b) re ele descentralizate (n cerc sau n lan ); re ele centralizate (n Y sau n stea). Deficien e majore n procesul de comunicare

1.1.5.

Cele mai semnificative bariere comunica ionale se refer la: a) bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunz toare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia fe ei, pozi ia corpului etc.); incapacitatea emi torului de a- i st pni emo iile n transmiterea mesajului informa ional;

34

b)

acelea i cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane. bariere de recep ie tendin a de a auzi numai ceea ce ne-am obi nuit s auzim; ignorarea informa iilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoa tem;

evaluarea subiectiv de c tre receptor a sursei obiective (emi torul) de transmitere a mesajului; recep ionarea, n moduri diferite, de c tre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluia i mesaj. c) bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor func ie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organiza ional etc.). d) bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnifica ie redus sau nul . Aceste bariere declan eaz o serie de deficien e n sistemul de comunica ii: 1.1.6. a) filtrajul distorsiunea supranc rcarea canalelor de comunicare cu informa ii inutile Modalit i de amplificare a eficacit ii comunica iilor

motivarea adecvat a comunic rii prin: determinarea cu exactitate a scopului fiec rei comunica ii; clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunit ii comunica iilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora. b) asigurarea unei comunic ri clare, concise n sensul:

cunoa terii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informa ionale; utiliz rii unui limbaj simplu i direct, f r prea multe detalii care pot

35

diminua curiozitatea i interesul receptorului; folosirii, cu prioritate, a comunica iilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea; asigur rii unui nivel corespunz tor de redundan n ceea ce prive te transmiterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan , n sensul repet rii acestor mesaje n moduri diferite i folosirea unor canale diferite. c) perfec ionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce prive te comunica iile i mecanismele de tr 4.2 Telecomunca iile

Telecomunica iile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice. Posibilitatea de comunicare la distan timpuri*. a devenit o necesitate din cele mai vechi

Pn la sfr itul secolului al XIX-lea num rul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri cunoa te o cre tere rapid . Probabil aceast cre tere a fost influen at i de utilizarea ma inilor de scris i a telefoanelor. Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei ntregi re ele de comunica ii. Aceast re ea este folosit ast zi pentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului. Totu i acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este necesar o s pt mn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere este posibil s a tepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisf cute. n Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unui num r de telefon pentru a se stabili o leg tur . n privin a num rului posturilor telefonice exist mari diferen e ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric . La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5. 1.2.1. Echipamente folosite n telecomunica ii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunica ie n afaceri. Este direct, personal i rapid. Facilit i ale telefoniei moderne: memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;

36

reformarea ultimului num r se memoreaz ultimul num r format i se formeaz la cerere; butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer ; afi area num rului format se indic actualul num r format; memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;

posibilitatea form rii num rului f r a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd r spunde interlocutorul solicitat; difuzor telefonul con ine un difuzor care ofer posibilitatea efectu rii unei convorbiri chiar dac minile sunt ocupate. Servicii oferite de telefonia modern : 1. 2. Servicii de urgen : Salvarea, Pompierii, Poli ia, Salvamontul etc.; Servicii alarm ;

3. Servicii de informa ii despre: starea vremii, ora exact , spectacole, evenimente sportive etc.; 4. 5. Serviciul telefonic cu tax invers ; Serviciul telefonic de conferin e i de videoconferin e;

6. Serviciul de securitate. Pune la dispozi ia abona ilor senzori de securitate care detecteaz eventualii intru i, incendii, t ierea liniilor telefonice i alte disfunc ionalit i. Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Robo ii sunt dispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea abonatului de a r spunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal. Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a re elelor analogice n digitale, adic informa ia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bi i. Ca aplica ii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferin a, videotex-ul i clasicul teletex. Videoconferin a este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele. Avantaje oferite de ISDN: economie de cabluri, de spa iu;

37

costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntre inere; existen a unor sisteme de autotestare; folosirea telefonului prin intermediul calculatorului; posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate purta de c tre abonat. Atunci cnd acesta este c utat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apari ia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sc zut. TELEX-ul Este una dintre ma inile folosite pentru transmiterea textelor. Folose te pentru nregistrarea informa iilor o band perforat . Fiecare liter sau cifr corespunde unei perfora ii anume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoa te limbajul) poate fi recunoscut i f r decodificatoare (citirea se face de c tre un operator telex). n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate comunica simultan indiferent de condi iile atmosferice. FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil ) Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor. Opereaz prin scanarea l imii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este marcat , mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scan ri sunt transmise apoi prin liniile telefonice. La destina ie informa ia este tip rit pe o coal de hrtie, dnd na tere unei copii a con inutului originalului. Astfel, orice persoan poate ob ine o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice. Evolu ia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid . Primele dou tipuri (G1 i G2), create n urm cu doar c iva ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa G3. Ma inile din fiecare genera ie pot comunica ntre ele. Viteza ma inilor cre te odat cu grupele. Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale, transmi nd documente prin re elele telefonice digitale. Unele din ele dispun de facilit i de transmitere a informa iei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i graficii. Majoritatea fax-urilor aflate n func iune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg . Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezolu ia pe

38

orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit : pn la 16 nuan e de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri. Memoria permite stocarea nregistr rii unui document, transmisia f cndu-se mai trziu (noaptea tarifele sunt mai reduse). Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acela i document fiind transmis c tre mai mul i destinatari programa i la ore diferite. COPIATORUL Al turi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca de birou. De i nu este un echipament specific de telecomunica ii, copiatorul particip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile transparente. Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radia iei). Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rote te cu o vitez corespunz toare n jurul axului s u. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie. Copiatoarele actuale exist n numeroase configura ii, putnd fi grupate n patru categorii: 1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun ; 2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun ); 3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun ); 4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun ). Factori ce trebuie avu i n vedere la cump rarea unui copiator Num r de copii pe lun ;

Pre ul pe copie. Se ob ine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mp r ind la num rul de copii efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic. Num rul de copii/minut; M rimea maxim de hrtie admis (A3, A4);

39

Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu); Facilit i de mic orare/m rire;

Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cur eniei hrtiei i formei caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie; Copierea automat pe ambele fe e ale hrtiei; Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;

Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i pozi iona documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urm torul document automat; Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din tava care se potrive te dimensiunii documentului; Posibilitatea de a relua copierea de la num rul de copii la care hrtia s-a blocat n copiator. 1.2.2. Servicii moderne de telecomunica ii

VIDEOTEX Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispozi ia utilizatorilor informa ii pe calculator. Aceste informa ii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata. TELECONFERIN E Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor f r a mai fi necesar deplasarea participan ilor, ci doar prezen a lor n fa a unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferin e: a) audioconferin a permite comunicarea ntr-o edin sistemului telefonic; b) videoconferin a prin intermediul

Fiecare dintre calculatoarele participan ilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza unor algoritmi complec i i apoi trimise pe liniile telefonice c tre ceilal i participan i la videoconferin , unde are loc procesul de decodificare i de afi are pe ecran.

40

Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre calculatoare, i anume linia telefonic . De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea imaginile i sunetul. n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obi nuite i elimin parazi ii i sunetul de fond. c) teleconferin a pe computer. Permite comunicarea prin intermediul po tei electronice, chiar dac nu to i participan ii utilizeaz calculatoarele n acela i timp. Participan ii pot trimite mesaje altor participan i n orice moment i pot recep iona orice parte din dezbaterile edin ei.

* Astfel, arabii de ineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister al comunica iilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnurisemafor pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei c l tori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n b t lia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la b t lia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou inven ii ale secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus bazele industriei telecomunica iilor moderne. 4.3. Re ele de calculatoare

O re ea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care comunic ntre ele prin intermediul unor facilit i hard i soft. O defini ie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care partajeaz (folosesc n comun) resursele. Tendin a actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n re ea. Acest lucru ofer multiple avantaje: programele pot fi p strate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintre utilizatorii re elei; bazele de date pot fi exploatate de mai mul i utilizatori simultan;

resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai mul i utilizatori; posibilit i de comunicare i de schimb de informa ii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei re ele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care gestioneaz activitatea ntregului sistem) i sta iile de lucru (work-station).

41

Alte echipamente specifice re elelor sunt: - bridge (punte) face leg tura ntre dou sau mai multe re ele - gateway (poart ) leag calculatoare de tipuri diferite - modem permite conectarea calculatorului prin intermediul re elelor telefonice; transform semnalul digital n analog prin modulare i demodulare - transceiver conecteaz dou re ele prin radio 4.3.1. Tipuri de re ele A. 1) Dup aria geografic LAN (Local Area Network) arie geografic restrns

Servicii - partajarea resurselor serverului - partajarea perifericelor din sistem - comunicare i interac iune ntre utilizatori - posibilitatea de conectare cu alte re ele 2) 3) WAN (Wide Area Network) larg r spndire geografic permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice

sunt folosite pentru servicii de comunicare conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare). PDN (Public Data Network) r spndite la nivel mondial folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai r spndite re ele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL. B. Dup topologie (pentru re elele de tip LAN)

1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul re elei este de inut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat. Avantaje: toate nodurile sunt egale

42

intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat necesarul de cablu e acceptabil

Dezavantaje: viteza de comunicare mai redus defectarea unui nod duce la blocarea ntregii re ele

2) BUS (magistral ) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile re elei. Avantaje: necesar de cablu redus vitez de lucru mai mare interconectare simpl defectarea unui nod nu afecteaz re eaua

Dezavantaje: timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat 3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n re ea (cu rol de server) la care sunt conectate toate celelalte. Avantaje: viteza de transmitere ridicat posibilitate de rulare a aplica iilor n timp real (timpul poate fi estimat) costul cablului de conectare este sc zut

Dezavantaje: defectarea serverului face imposibil utilizarea re elei cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri interconectarea este mai complicat

Pot exista i combina ii: STAR-BUS

43

STAR-RING 4.3.2. INTERNET-UL Internet-ul nu este o re ea de calculatoare cum de multe ori se spune gre it, ci este o re ea de re ele. Este o colec ie mondial de tot felul de calculatoare i de re ele de calculatoare legate ntre ele. n anii 60, Internet-ul a fost ini ial un experiment al Departamentului Ap r rii al Statelor Unite, care urm rea s -i ajute pe oamenii de tiin i pe cercet torii r spndi i pe suprafe e mari s lucreze mpreun , folosindu-se cu to ii de pu inele i de costisitoarele calculatoare i de fi ierele acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de re ele interconectate care s func ioneze ca o unitate coordonat . R zboiul rece a strnit interesul pentru o re ea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a re elei ar fi fost distrus , datele i informa iile ar fi continuat s circule spre destina ie cu ajutorul p r ilor componente care au supravie uit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirij rii mesajelor a fost distribuit n toat re eaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc. Impactul Internet-ului asupra vie ii noastre este mai mare dect influen a pe care a avut-o Revolu ia industrial n schimbarea societ ii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercet ri Henley din Marea Britanie, studiu finan at de corpora ia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construc ia re elelor pentru Internet. Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimb rile radicale produse n modul nostru de a tr i, de a munci, de a nv a i de a ne petrece timpul liber*. Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt: Po ta electronic O resurs obi nuit oferit de Internet este un sistem interna ional prin care se poate trimite i primi po ta electronic , cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, po ta electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru mul i este singura resurs pe care o utilizeaz . Grupurile de discu ii Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup pentru discu ii n grup axate pe un anumit subiect. O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt asem n toare Use Net-ului, cu excep ia faptului c toate fi ierele sunt localizate pe un singur calculator care de obicei este ntre inut de o persoan sau de un grup. Partajarea fi ierelor (transferul de fi iere)

44

Acest serviciu permite transferul fi ierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic. Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul c ruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan . Serverul este identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul , utilizatorilor nregistra i care au drept de acces. World Wide Web (www) Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol de revist sau al unei c r i introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acela i lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau eviden ia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document. Cuvntul sau expresia eviden iat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afi at imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext. De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i reg sirea sau redarea fotografiilor, a imaginilor fixe i a celor animate i a secven elor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument clien ii pot s vad rapid i u or informa iile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii de km distan . Utilizarea unui browser Web seam n foarte mult cu o c l torie adev rat , numai c aceasta se face mult mai u or. Acest tip de c l torie poart numele de navigare pe Internet. Societ ile comerciale i alte organiza ii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic . Odat ce adresa paginii Web este cunoscut , posibilii clien i pot afla informa ii despre firma respectiv . Chat-ul (discu ii prin Internet) Acest serviciu permite unui grup de persoane s - i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt. De i este utilizat de diferite categorii de vrst , el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus n leg tur cu o mul ime de al i utilizatori din toat lumea. A a-numitele spa ii de discu ii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spa iu apar aproape simultan pe ecranele calculatoarelor tuturor participan ilor la discu ii. Aceste spa ii sunt active n general 24 de ore pe zi. De la inventarea sa n 1980, num rul re elelor a crescut (dup unele estim ri n prezent sunt peste 30000), num rul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfr itul anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de f cut o prognoz , dar se pare c , n 10 ani, num rul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internet vnd ast zi mai

45

multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informa iei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercet ri Henley a analizat i implica iile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informa i, mai productivi, ns din cauza abunden ei de date de procesat, num rul orelor de lucru este n cre tere, propor ional cu acumularea oboselii i stresului. Ce fel de informa ii putem localiza pe Internet? El ofer o colec ie de date care se mbog e te ntr-un ritm rapid, colec ie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru studen i i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibilit i de g sire a unui loc de munc . Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dic ionare, la enciclopedii i la h r i.

* Spre exemplu, cump r turile n cyberspa iu reprezint un paradis pentru 13% din num rul b rba ilor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv convinge, din p cate, numai 2% din femei s cumpere online. ns , din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cump ra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informa ii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilal i oameni i 10% ca pe o surs de distrac ie.

ansmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organiza ional .a. d) perfec ionarea capacit ii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea organiz rii formale cu organizarea informal . e) promovarea cu predilec ie a unor stiluri participative de management ce reclam folosirea pe scar larg a edin ei i deleg rii, concomitent cu o puter5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organiz rii ergonomice a muncii n birou Dezvoltarea economiei de pia i extinderea propriet ii private au f cut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit . n aceste condi ii apar cerin e noi fa de componentele procesului de munc , fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem om-ma in -mediu. Aceste aspecte ale organiz rii tiin ifice a muncii i g sesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercet rilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, cre terea productivit ii i sc derea solicit rilor de efort n munc .

46

Introducerea cercet rilor de ergonomie n birouri poate fi sus inut prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi: caracterul muncii, gradul sc zut de dotare tehnic solicit ri de efort fizic i psihic n munc ; amplificarea factorilor de stres i de oboseal ; i existen a unor multiple

varietatea i complexitatea opera iilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le execute lucr torii, rela iile cu clien ii, r spunderea material i moral ; folosirea, uneori nera ional , a poten ialului uman, calitatea i structura acestuia. Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din