despre secretariat

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Aspecte generale legate de birotica si organizarea activitatii de

secretariat

Funcţia de secretar

Ce sunt de fapt secretarele? Care sunt atribuţiile acestora? În ce măsură secretariatele

pot fi considerate factori de producţie? Cum pot ele contribui la buna desfăşurare şi

perfecţionare a activităţii economico-sociale în unităţile în care sunt încadrate? Cum pot fie

ele evaluate şi apreciate? Ce se poate face pentru perfecţionarea structurii şi activităţii

acestora? Care sunt de fapt secretele secretariatelor? Câteva întrebări dintre încă multe altele

care se pun, la care încerc să răspund în cadrul acestei lucrări.

Pagina 0 din 81

http://www.aforelec.fr/img/aforelec/secretariat.jpg


Secretariatul trebuie considerat ca un auxiliar imediat şi indispensabil al managerilor,

având ca rol principal preluarea de la aceştia – prin delegarea de atribuţii – a unor sarcini pe

care le pot rezolva uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare

a funcţiilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea şi programarea,

organizarea şi structurarea activităţii, coordonarea, decizia şi controlul etc.

În principal, secretariatul se ocupă de crearea tuturor condiţiilor de asigurare a

desfăşurării optime a fluxurilor de informaţii şi decizii. Rolul secretariatului, în general, este

considerat a fi secundar, având un caracter auxiliar, dar în realitate el este indispensabil în

desfăşurarea unei activităţi economico – sociale performante.

În literatura de specialitate (destul de săracă) s-a încercat definirea secretariatelor ca

fiind “un nucleu funcţional, un grup de oameni specializaţi reuniţi sub o autoritate ierarhică

(director de secretariat, secretar şef, şef birou secretariate etc.) subordonată la rândul ei

conducerii unităţii şi care are prevăzute atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea

lucrărilor specifice muncii de secretariat”

Secretariatele au o serie de atribuţii specifice: organizarea corespondenţei primite sau

emise deconducerea unităţii, evidenţa, circulatia şi clasarea acesteia, organizarea evidenţelor

operative sau fundamentale în cadrul sistemului informaţional sau decizional al unităţii,

organizarea întâlnirilor de lucru, a şedinţelor, a unor manifestări ştiinţifice, asigurarea

documentaţiei necesare actului decisional, multiplicarea documentelor şi materialelor

informaţionale şi/sau decizionale, primirea vizitatorilor şi a altor solicitanţi – potenţiali clienţi

ai firmei.

Funcţia de secretar presupune omniprezenţa secretarului la diferite activităţi

organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, prelucrarea, clasarea şi arhivarea

documentelor rezultate.

Definirea funcţiei de secretar presupune considerarea cel putin a următoarelor

elemente: scopul şi rolul lor în sistemul general al activităţii economico-sociale şi în special

în unitatea respectivă; poziţia pe care activitatea de secretariat o deţine în contexul general;

responsabilităţile pe care acestea le au; gradul de autoritate primită de la manager; relatiile cu

toţi factorii implicaţi în respectivul proces al muncii instituţiei în care fiinţează.

Evaluarea funcţiei de secretar se face printr-un punctaj, acordat în funcţie de:

gradul de pregătire de bază şi de specialitate-experienţa acumulată şi manifestată;

gradul de dificultate şi de risc pe care le presupune executarea funcţiei; priceperea de

a lucra cu aparatura din dotare (în mod deosebit cu calculatorul si faxul);

cunoaşterea şi practicarea curentă a unei limbi de circulaţie internaţională.

Pagina 1 din 81


Activitatea secretariatelor se încadrează în Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare a Unităţii (ROF). ROF constituie documentul de bază care reglementează şi

locul, rolul, funcţiile, relaţiile secretariatelor în sistemul general al organizării şi funcţionării

unităţii. ROF cuprinde şi organigramele elaborate la nivelul întregii unităţi sau pe

componenete, diagramele de circulaţie a documentelor, nomenclatorul de atribuţii, graficele

de urmărire a informaţiilor şi deciziilor.

Executarea funcţiei de secretariat presupune de asemenea încadrarea în Regulamentul

de Ordine (ROI), care cuprinde ansamblul normelor de conduită a tuturor persoanelor

implicate în activitatea unităţii respective. Sintetizând, putem afirma că dacă ROF reprezintă

problemele de conţinut ale muncii, ROI se referă la raporturile de muncă, cooperarea cu toţi

factorii cu care, prin natura ei, funcţia de secretar o presupune – începând cu colegii de

munca şi terminând cu colaboratorii din afara unităţii.

Importanţa şi valoarea muncii de secretariat sunt subliniate şi de exemplul

semnificativ al unui director care în momentul în care i s-a comunicat de forul tutelar că se

desfiinţează postul de secretar din schema de funcţiuni a afirmat: “mai bine renunţ la un post

de şef de secţie decât la postul de secretar”.

Pentru a sublinia şi mai mult coordonatele funcţiei de secretar mi se pare interesantă şi

relevenată, în acelaşi timp, o ştire apărută în presă, (cotidianul “Naţional” 28.08.88/p.8) pe

care o redau mai jos: “La un congres de specialitate desfăşurat în Japonia, s-a aprobat

introducerea în lista meseriilor periculoase a profesiei de secretară. Deşi decizia pare

aberantă, specialiştii au constatat că secretarele magnaţilor sunt predispuse la crize de nervi,

căderi psihice, tentative de sinucidere, din cauza stresului permanent care acţionează asupra

lor. Psihologii au constatat că în 88% din cazuri isteria şefului se revarsă, cu încărcătură

aproape dublă, în conştiinţa secretarei, care, devine, astfel, victima “telepatică” a superiorului

său”.

La fel de interesantă este şi ştirea “3,8 milioane $, primă pentru o secretară”

(“Libertatea din 8 decembrie 2000 pag. 20), pe care o redau mai jos convinşi fiind că dincolo

de pitorescul informaţiei, stirea respectivă cuprinde semnificaţii adânci de conţinut: “2,8

milioane de lire sterline, circa 3,8 milioane $ este suma pe care a primit-o în dar, cu ocazia

pensionării, englezoaica Angela Hudson, 43 ani, din partea lui John Duffield, patronul unei

firme de investiţii din Londra.

Conform cotidianului britanic “The Sun”, John Duffield a vrut să-i mulţumească

astfel femeii pentru cei 14 ani în care Hudson i-a fost secretară. “Eu sunt un om foarte

Pagina 2 din 81


împrăştiat. Fără ajutorul secretarei mele, nu cred că aş găsi nici un act în dezordinea de pe

birou. Dacă nu era Angela cu siguranţă dădeam faliment”.

Imaginea funcţiei de secretar

Profesiunea de secretar este o profesiune feminină prin natură şi tradiţie.

Este cunoscut faptul că imaginea funcţiei de secretar nu este întotdeauna luminoasă,

ea fiind de multe ori umbrită de factori subiectivi care nu reuşesc să perceapă locul şi rolul

secretarei în derularea actului economic. Voi prezenta în continuare câteva considerente

despre imaginea profesiei de secretar, argumentate şi de părerile unor oameni de seamă care

cunosc bine munca de secretariat şi care au avut amabilitatea de a le exprima public.

Funcţia de secretar este legată de munca în echipă, acţiunile directorului şi cele ale

secretarei sunt complementare şi canalizate spre acelaşi scop: crearea unei relaţii de

parteneriat care să funcţioneze în avantajul ambilor. Pentru rezolvarea acestui deziderat este

necesar ca atât secretara, cât şi directorul să înţeleagă şi să aprecieze cinstit, rolul celuilalt,

desigur, în limitele specificaţiilor funcţiei. Secretara modernă este o persoană educată şi

educabilă, care are capacitatea de a comunica verbal sau în scris, de a lucra cu oamenii, de a-i

ajuta, şi în general, de a-şi organiza şi controla propria muncă.

Peter Drucker, părintele managementului American, ne asigură că “EFICIENŢA

poate fi învăţată, fiind o practică ce trebuie dobândită; idea, conceptual, intenţia devin

eficiente numai prin muncă susţinută şi sistematică, de vreme ce s-a dovedit că eficienţa sau

randamentul activităţii cuiva nu sunt direct proporţionale cu inteligenţa, imaginaţia sau

cunoştinţele sale. Desigur inteligenţa, ambiţia, bunele intenţii şi cunoştinţele sunt resurse

esenţiale, însă numai eficienţa organizatorică, calitatea muncii şi a metodelor de lucru,

evaluare sau auto-evaluarea individulală le pot converti în rezultate, cu influenţă hotărâtoare

asupra capacităţii performante a instituţiei sau firmei căreia îi aparţine subiectul”. În meseria

de secretar contează foarte mult vocaţia; o vocatie care se poate descoperi, cultiva şi aplica

prin intermediul aplicaţiei continuie, ce “crează receptivitatea pentru nou, pentru diversitate,

pentru inovaţie şi pentru o mai mare productivitate” – (Peter Drucker). O vocaţie, în care

secretara să posede – în limita atribuţiilor ce-i revin, dar şi a personalităţii şi a spiritului de

iniţiativă proprii, pe lângă stăpânirea codului etic, a cunoştinţelor legate de profilul firmei şi a

operaţiilor tehnice specifice muncii de birou, calităţi manageriale la fel de dezvoltate şi

operante ca ale celor ce conduc destinele instituţiei din care face parte.

Pagina 3 din 81


Aceste calităţi nu sunt transmise genetic. Ele se pot dobândi în cadrul unor licee şi

colegii de specialitate, pot fi învăţate din lucrări tematice orintative – sau se pot forma şi

dezvolta în practica curentă. Dacă îl întrebi pe omul de pe stradă ce înseamnă şi ce face o

secretară, auziţi, probabil, exact în această succesiune: „face cafele, bate la maşină, arată

bine…Iar la firmă ele sunt private adesea ca nişte fete bune la toate, care trebuie să fie mereu

pregătite să execute ordinele”.

„Studiul lui Fraunhofer privitor la secretariatul viitorului, publicat în 1991 confirmă

faptul că secretara clasică, care elaborează, prelucrează şi gestionează documente după

model, mai mult de jumătate din timpul ei de lucru, şi se ocupă în rest de telefoane şi de

cafele, dispare încet dar sigur. Ştim că sunt de viitor numai noile profiluri de sarcini, cu mai

multe prelucrări specializate şi cu asistenţă calificată pentru şefi. Ştim foarte exact, din

experienţă proprie, ce se realizează zi de zi. De ce durează atât de mult modificarea

corespunzătoare a imaginii secretarelor”?

Nu de puţine ori, imaginea secretarei a fost percepută de “ochiul public” la noi şi în

alte părţi într-un anume clişeu, plasat undeva în sfera derizoriului, a anecdoticului, în care

singurele condiţii pe care ar fi trebuit să le îndeplinească aceasta erau să fie foarte tânără,

cochetă, atrăgătoare şi…mai mult sau mai puţin neajutorată. Conform acestei imagini

distorsionate, munca de secretară nu reclamă inteligenţă deosebită şi nici calificare specială,

este incompatibilă cu noţiunea de “carieră”, fiind căutată de tinerele al căror unic ţel este să-şi

recruteze partenerii sau viitorii soţi la locul de muncă.

Vorbind despre rolul secretarei în desfăşurarea activităţii, academicianul Mircea

Maliţa spunea: “dacă mi s-ar cere să propun un personaj reprezentativ pentru era informaţiei

şi a comunicării, în care au intrat toate societăţile moderne, aş spune fără ezitare: secretara.

La vechile calităţi pe care înaintaşele ei în meserie trebuia să le aibă: sociabilitate, dialog,

eficienţă, şi politeţe, s-a adăugat capacitatea da a mânui cele mai noi achiziţii ale secolului.

Secretara zileleor noastre stă în faţa unui ecran şi procesează texte curente. Transmite şi

primeşte mesaje la telefon, fax sau prin poşta electronică în limbi pe care le stăpâneşte mai

bine ca şeful ei. Dispune de un mic atelier informaţional. Întocmeşte şi foloseşte sisteme

sigure de evidenţă, fiind la curent cu instituţiile, organismele şi departamentele din ţară şi din

străinătate, de persoanele lor cheie, distingând pe cele ce reprezintă resurse de cooperare. Era

cronicara evenimentelor instituţiei sale, autoare de anale nepublicate. Toate firele trec pe la

ea. E mai uşor să găseşti un expert sau un strateg decât o secretară bună. Laurii sunt culeşi de

obicei de alţii. Dar dacă ea pleacă, organizaţia stă pe loc sau se stinge. N-ar trebui să omitem

seninătatea şi optimismul pe care le poate răspândi în jur.

Pagina 4 din 81


În cele 80 de cursuri intenaţionale din 1993 şi 1994 Universitatea Mării Negre a căutat

să cultive spiritul de întreprindere, curaj, încredere la tineri şi deschiderea spre tunele noi de

activitate. Cuvântul cheie a fost proiectul. Dar orice proiect are o secretară”

Clasificarea funcţiilor de secretar

Pentru o înţelegere mai bună a dispersiei funcţiei de secretar voi prezenta o clasificare

a acestor funcţii având drept criteriu de apreciere complexitatea şi importanţa muncii

desfăşurate de o secretară.

În literatura de specialitate, ne este propusă o asemenea clasificare.

Secretare ucenice. Acestea în general dactilografiază manuscrise, scrisori, multiplică

materialele necesare sistemului de informare şi decizie. Apoi preiau mesajele, ajută la

pregătirea şi transmiterea corepondenţei (prin: fax, telex, poştă, Internet). Ele nu au

responsabilităţi deosebite.

Tinere secretare. Sunt secretarele care dactilografiază corespondenţa primară de pe

notiţe tenodactilografiate sau de pe casete audio. Lucrează pentru un grup de persoane din

conducerea executivă şi acoperă o arie largă de activităţi (factotum). De asemenea preiau

mesajele telefonice, clasează documente, dar nu în cele din urmă organizează adunări,

seminarii, conferinţe. Tinerele secretare au responsabilităţi multiple însă limitate.

Secretar personal. Secretarul personal aparţine de obicei unui director executiv căruia

îi organizează activitatea. Trebuie să cunoască bine stenografia şi lucrul pe calculator. Scrie

singură diferite scrisori şi rapoarte şi clasează corespondenţa. Răspunde de buna desfăşurare

şi organizare a tuturor activităţilor ca de exemplu: -deschiderea plicurilor. După ce dă curs

corespondenţei urmăreşte derularea activităţii ce figurează în calendar. Este datoria sa să

primească oaspeţii şi să întocmescă dări de seamă pentru diferite întâlniri de lucru. Secretarul

personal are responsabilităţi care îi permit să participe la actul de conducere.

Asistente (sau asistenţi) personale(i). Pentru asistentele personale funcţia de secretară

este cea mai importantă. Aparţine unui director sau preşedinte şi trebuie sa aibă experienţă în

funcţie. Una din atribuţiile sale este să supravegheaze activitatea secretarelor 2 şi 3 şi

personalul administrativ, curieri, şoferi, personal de serviciu, diverşi funcţionari. Aceasta

lucrează în sfera conducerii şi este la current cu problematica firmei. O asistentă fidelă şefului

păstrează confidenţialitatea firmei. Secretara personală este cea care întocmeşte dări de seamă

a şedinţelor, supraveghează şi controlează activităţile ce se desfăşoară în cadrul firmei.

Pagina 5 din 81


1.3. Atribuţii şi sarcini ale secretarelor

Un compartiment de secretariat are atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază

sarcini pentru fiecare lucrător. Pot spune de fapt că atribuţiile revin compartimentelor iar

detalierea lor în sarcini revine persoanelor.

Atribuţiile secretarelor sunt:

Organizarea sistemului informaţional, primirea, prelucrarea şi transmiterea

informaţiilor;

Ţinerea la zi a evidenţei, sistematizarea, clasarea şi arhivarea documentelor purtătoare

de informaţii, astfel încât să se poată furniza operativ orice infomaţie cerută de manager;

Stenografierea, cu viteză (80 cuvinte/minut) a ideilor exprimate de manager sau de

alte persoane desemnate de acesta;

Dactilografierea materialelor corect şi rapid (38 cuvinte/minut) fără greşeli (cel mult

trei greşeli pe pagină) şi cu o ortografiere impecabilă;

Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator atestat;

Înregistrarea, repartizarea şi expedierea corespondenţei;

Elaborarea unor adrese şi expedierea acestora (după consultarea şi avizul şefului) la

destinatari;

Cunoaşterea şi exercitarea a cel puţin două limbaje de programare pe calculator: de

editare şi baza de date;

Preluarea notelor telefonice sau notelor fax, aducându-le operativ la cunoştinţa

managerului;

Detectarea surselor de documentare, selectarea şi clasarea materialului, prelucrarea lui

sub formă de fişe sau broşuri;

Redactarea de rapoarte, referate, informări pe baza documentelor primate sau extrase

din arhivă sau de la furnizori şi beneficiar;

Manipularea aparaturii de birou şi audiovizuale: telefon, interfon, fax, aparate de

multiplicat, mijloace de înregistrare magnetică pe casete audio şi video, calculatoare, scanere

şi imprimante, retroproiectoare, aspectomate şi video-proiectoare etc.;

Păstrarea “la zi” a evidenţei conturilor bancare ale firmei;

Întocmirea unor sinteze de contabilitate;

Realizarea unor situaţii statistice specifice domeniului;

Verificarea autenticităţii informaţiilor şi interpretarea acestora sub formă de informări,

tabele, grafice, scheme etc.;

Pagina 6 din 81


Controlul şi corectarea materialelor editoriale şi tipografice;

Urmărirea planurilor de deplasări ale membrilor conducerii firmei, rezervarea de

locuri la hotel, procurarea legitimaţiilor de călătorie.

Executarea atribuţiilor şi sarcinilor fiecărui secretar este individuală, dar cu condiţia

integrării fireşti în contextul general de muncă al sectorului repectiv.

Sitematizând, obţinem clasificarea atribuţiilor şi sarcinilor ce revin secretariatelor,

conform următoarei scheme:

Fig. Nr.1.1 Executarea atribuţiilor

Vom avea:

Lucrări de corespondenţă: lecturarea corespondenţei primite (cu excepţia celei

confidenţiale, nominalizate); prezentarea imediată la conducere; prezentarea rezoluţiilor;

întocmirea unor răspunsuri adecvate pe baza documentării prealabile; dactilografierea

materialelor (pe calculator sau la maşina de scris); prezentarea la semnat de către manager

sau de persoane delegate de acesta; prezentarea plicurilor cu adresa destinatarului şi a

expeditorului precum şi întocmirea de borderouri în cazul în care sunt mai multe adrese;

predarea la registratură sau expedierea directă, dacă e cazul.

Atribuţii de documentare: stabilirea surselor de documentare; selectarea informaţiilor

cerute de manager; prezentarea materialelor rezultate sub formă de sinteze, tabele, scheme,

grafice, hărţi etc.;

Sarcini de scriere rapidă: participarea la întâlniri de lucru, şedinţe, consfătuiri,

manifestări ştiinţifice şi stenografierea cât mai exactă a problemelor discutate; descifrarea

stenogramelor şi transcrierea lor “în curat”, prin dactilografiere sau cu ajutorul calculatorului

(decifrarea se poate face şi după bandă magnetică – dacă s-a făcut înregistrarea cu ajutorul

stenoretului); autografierea materialului final; prezentarea lui la conducere.

Asigurarea unor traduceri şi retroversiuni: traducerea textelor (personal, dacă e

posibil); apelarea la traducători de preferinţă autorizaţi; dactilogarfierea textului tradus,

prezentarea acestuia la manager.

Relaţiile cu publicul şi probleme de protocol: folosirea unui limbaj elevat – adecvat şi

persuasiv – la apelurile telefonice; prezentarea vizitatorilor autohtoni sau străini; asigurarea

unor produse de protocol – cafea, răcoritoare, alune sau alte asemenea în funcţie de calitatea

vizitatorilor şi de bugetul unităţii respective; pregătirea unor scrisori de mulţumire pentru

Pagina 7 din 81

ATRIBUŢII SARCINI ACTIVITĂŢI


diferite acţiuni reuşite ale unitătii; completarea felicitărilor adresate unor instituţii sau

persoane cu ocazia unor evenimente – în mod deosebit aniversale – asigurarea expedierii

acestora; cunoaşterea cât mai amănunţită posibil a actelor normative care reglementează

activitatea unităţii respective, aducerea la cunoştinţă, în mod operativ.

Calităţi şi aptitudini ale personalului de secretariat

1.4.1. Calităţi personale

Pricipalele calităţi ale personalului de secretariat, în etapa actuală precum şi în

viziunea anilor 2008-2020 trebuie analizate pe baza experienţei de până acum.

Este cunoscută mentalitatea potrivit căreia munca de secretariat este o muncă

inferoară, cu un pronunţat caracter executiv şi foarte puţin creativă, o muncă pe care o poate

executa oricine şi oricum. În realitate această muncă este deosebit de complexă şi eficientă

contribuind la buna desfăşurare şi dezvoltare a activităţii unde este încadrată.

Convenţional, având în vedere caracterul majoritar pe care îl reprezintă femeile în

ocuparea funcţiei de secretar, voi folosi în exprimare sintagma de “calităţi ale secretarei” în

loc de “Calităţi ale personalului de secretariat”.

Pe lângă o pregătire multilaterală şi o specializare adaptată la specificul unităţii, se

impun o serie de calităţi pe care le redau în schema de mai jos:

CALITĂŢI

Fig. Nr. 1.2 Calităţi ale secretarei

Pagina 8 din 81

Politeţe

Precizie

Spontaneitate

AcurateţeIniţiativă

Punctualitate

Loialitate

Spirit creativ

Memorie

Meticulozitate

Autocontrol

Discreţie

Discernământ

Inteligenţă

Operativitate

AtenţieCultura profesional-ştiinţificăCultura generală


Fără a avea pretenţia unei ierarhizări tabu, considerăm că prima calitate a unei

secretare este loialitatea faţă de şeful direct şi faţă de firmă.

Complexitatea sarcinilor pe care le are o secretară presupune momente de mare

tensiune ceea ce o determină uneori să răspundă evaziv, echivoc solicitărilor exprimate de

petenţi sau chiar colaboratori cu scopul de a-i asigura managerului liniştea necesară unei

activităţi creative fără întreruperi. În ceea ce priveşte loialitatea faţă de şeful direct, aceasta

trebuie să fie de fiecare dată totală fară a genera suspiciuni. Loialitatea presupune ataşament

faţă de locul de muncă, apărarea secretului de serviciu, apărarea intereselor unităţii în care

este încadrată.

Există cazuri când managerul deleagă o serie de sarcini sau chiar elemente de

autoritate în virtutea cărora secretara poate acţiona direct în numele şefului, preluând sau

transmiţând corect informaţii şi decizii spre şi de la aceasta.

Viaţa a demonstrat că este imposibil ca secretara să fie absentă atunci când se dezbat

probleme ce constituie secrete de serviciu. De aceea este cu totul interzis a divulga informaţii

preluate cu aceste ocazii chiar dacă la bază ar putea fi o dorinţă sinceră de a face bine.

Reamintim că însăşi denumirea funcţiei de “secretar” derivă de la cuvântul secret. Păstrarea

discreţiei totale este o condiţie primordială a executării efieciente şi sigure a muncii de

secretar. Divulagrea unor informaţii ce constituie secret de serviciu poate determina nu numai

încurcături ci, chiar iminente pericole pentru unitate, ducând în final la scăderea profiturilor

sau chiar la faliment.

În economia de piaţă viteza de rulare a factorilor de producţie trebuie să fie foarte

mare. Spectrul unei concurenţe acerbe face ca această viteză să crească continuu. Cine nu se

adaptează acestui ritm riscă să se împotmolească şi chiar să falimenteze. O informaţie primită

la timp însemnă foarte mult pentru managerul respectiv, ea putând să accelereze vizibil o

anumită tranzacţie sau dimpotrivă absenţa ei ar putea aduce pagube respectivei unităţi.

Cu cât se asigură o viteză mai mare de circulaţie a informaţiei (operativitate), a

fluxurilor materiale, umane, finaciar-bancare cu atât gradul de eficienţă creşte, contribuind la

realizarea unor însemnate profituri. Dacă nu este prezentată la timp o corepondenţă, o notă

telefonică, un mesaj transmis prin fax, există pericolul unei dereglări a procesului economic

din unitatea respectivă.

Se întâmplă uneori ca o anumită scrisoare sau un alt document primit să se

“rătăcească” în sertarele biroului de secretariat fiind depistat după o periodă mare de timp, de

multe ori întâmplător. Aceasta poate genera încurcături şi dereglări cu atât mai mari cu cât

importanţa documentului respectiv este mai mare.

Pagina 9 din 81


Diferitele informaţii sau decizii cu care operează orice secretară trebuie analizate cu

grijă spre a stabili exact prezenţa cel puţin a următoarelor date: cine este expeditorul,

precizând denumirea corectă şi completă a instituţiei sau persoanei care a făcut expedierea,

adresa exactă a expeditorului, numărul de telefon şi/sau fax, numărul de înregistrare (la

expeditor şi destinatar), numele celui ce semnează documentul.

Precizia este necesară nu numai în ceea ce priveşte organizarea corespondenţei ci, am

putea afirma că ea este necesară în executarea tuturor funcţiilor de secretariat. Astfel evidenţa

documentelor presupune o minuţioasă analiză în vederea clasării cu precizie a acestora spre a

evita imposibilitatea găsirii lor atunci când sunt necesare. De altfel operativitatea în găsirea

documentelor solicitate constituie o notă bună pentru orice secretară, încă de la bun început.

În acest sens de o deosebită importanţă este utilizarea tehnicii de calcul – (programele de

editare sau baze de date).

Acurateţea este în strânsă legătură cu precizia, exprimând, în plus o mai mare atenţie,

până la nivel de detaliu, a gestionării informaţiei şi deciziei. Orice operaţie efectuată de

secretariate trebuie făcută cu maximă grijă, ceea ce va satisface atât conducerea cât şi

beneficiarii unităţii respective.

O calitate indispensabilă în munca de secretariat o reprezintă meticulozitatea. Fiecare

proces sau fenomen economic sau social presupune o analiză atentă nu numai a elementelor

manifestate superficial, ci este necesar să se pătrundă în esenţa problematicii astfel încât

informaţiile prezentate conducerii să fie riguros exacte. Orice document elaborat trebuie să

fie cât mai complex spre a-i atinge eficienţa necesară.

Însăşi punctualitatea, un factor de ordine, presupune respectarea riguroasă nu numai a

orelor de prezenţă la serviciu cât în special respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de

lucru sau a unor manifestări ştiinţifice.

Poate ar fi bine să învăţăm de la germani dictonul “Funf minutem for dem Zeit, das ist

unsere punctlichkeit” – sau în traducere: „cinci minute înainte de termen, aceasta este

punctualitatea noastră”.

Este relevant faptul că în Germania (ca să rămânem la aceasi ţară) dacă un constructor

împrumută, de la o întreprindere specializată, o macara pentru 24 de ore, iar la împlinirea

termenuluii nu a returnat respectivul utilaj, va plăti o amnedă aşa de mare încât o a doua

întârziere nu va mai fi posibilă.

Calitatea deosebit de complexă este inteligenţa– şi pot spune, fără să greşesc, că dacă

ea nu înglobează, cel puţin presupune existenţa celorlalte calităţi şi aptitudini.

În cele două forme ale sale teoretică şi practică, inteligenţa presupune:

Pagina 10 din 81


Reflecţie şi raţionament pentru a se ajunge la o situaţie cât mai reală;

Capacitate de analiză şi sinteză ceea ce contribuie la optimizarea oricărui fenomen,

proces economic sau social;

Bun simţ şi înţelegere pentru rezolvarea cazurilor, problemelor, aspectelor care apar

obiectiv în procesul muncii;

Perspicacitate – calitate importantă în analiza unor forme complexe, care presupun o

bună “mobilare a creierului’ cu cunoştinţe şi informaţii dar şi cu o vădită posibilitate de a face

corelaţii (inter sau extra sistemice) între diferitele fenomene şi procese pe care le are de

realizat unitatea respectivă. La recrutarea persoanelor care urmează a activa în secretariate,

testarea perspicacităţii prin folosirea testelor de inteligenţă, este deosebit de importantă.

Capacitatea de adaptare. În întreaga activitate a unei firme sau societăţi comerciale de

alt tip, fluctuaţiile de personal sunt deosebit de frecvente. Ele sunt generate în mod obiectiv

dar şi subiectiv) de alte schimbări în structura şi funcţionalitatea factorilor de producţie. De

multe ori specificul procesului muncii presupune întreruperea unor lucrări în favoarea altora

mai urgente sau mai importante. De aceea şi munca de secretariat trebuie să ţină cont de

aceste schimbări, stabilind strategii noi, pe măsura noilor situaţii.

Spirit practic. Presupune capacitatea de a realiza planuri de activităţi (sau de faceri)

cât mai raţionale, cu posibilităţi cât mai rapide de aplicare, un sistem de control şi evidenţă

raţional şi eficient. Ca o necesitate stringentă a activităţii de secretariat, din acest punct de

vedere, se impune existenţa şi utilizarea corectă a instrumentelor de lucru (agende

cronologice şi pe domenii de activitate, registru de sarcini, scadenţarul de termene1 etc.)

Poate fi vorba de o anumită metodică în programarea şi asigurarea bunei desfaşurări a

oricărei activităţi de secretariat, astfel încât să nu existe risipă de resurse umane, materiale,

energetice, informaţionale, în scopul obţinerii celor mai bune rezultate de către unitatea

respectivă.

Consider că este exagerată pretenţia unor manageri de a se erija în “factotum”,

elaborând decizii şi strategii fără a avea o bază informaţională corespunzătoare.

Generic vorbind, afirm că această calitate, iniţiativa, poate aparţine oricărui membru

al colectivului de muncă – de la director la portar – existând şanse ca printre propunerile

făcute să găsim unele foarte utile pentru bunul mers sau chiar pentru perfecţionarea activităţii.

Deviza “Eu ca director sau şef de secţie gândesc şi am iniţiativă, iar subordonaţii nu au decât

să execute” este perimată şi nu poate asigura constructiv, eficienţa oricărei activităţi

economico-sociale

1 Vezi subcapitolul - Instrumente pentru organizarea şi evidenţa muncii de secretariat, pg.29

Pagina 11 din 81


Spiritul creativ este în strânsă legătură cu “iniţiativa‘, având în plus elemente cu tentă

mai pronunţată de creativitate. La toate nivelurile organizatorice şi funcţionale ale oricărei

societăţi comericiale, mică sau mare, de stat sau private, de diferite profiluri, fiecare lucrător

trebuie să dispună de un potenţial creator pe care să-l exercite în activitatea profesională

desfăşurată.

Sunt semnificative întâlnirile de tip “BRAINSTORMING” în cadrul căroara ideile

creatoare sunt ascultate şi analizate cu multă atenţie, înţelegere şi spirit de discernământ.

Asemenea întâlniri facilitează culegerea unor idei novatare de mare importanţă pentru

prezentul si viitorul unităţii.

Nu trebuie să scape din vedere un aspect caracteristic economiei de piaţă (neglijat

într-o societate totalitară) ca numai mărfurile sau serviciile se plătesc, ci şi ideile preţioase,

care contribuie la creşterea profiturilor.

Calitatea lucrărilor este considerată pe buna dreptate cel mai important parametru în

orice analiză diagnostic. Ar putea fi exprimate numeroase considerente cu privire la modul în

care se realizează calitatea la oricare din nivelurile organizatorice sau funcţionale ale

activităţii de secretariat.

Referindu-ne la editarea de texte pe calculator, în special atunci când se lucrează în

ritm alert, posibilitatea de eroare este foarte mare. În această situaţie, autocontrolul este o

operaţie nu numai indispensabilă ci şi obligatorie. A prezenta, la conducere, materiale cu

greşeli făcute la culegerea textului (sau la dactilografiere) constituie nu numai o nerespectare

a regulilor de serviciu, ci şi un act de nepoliteţe. Acest aspect este cu atât mai valabil cu cât

posibilităţile de corectare sunt în fapt nelimitate în cazul în care culegerea se realizează cu

ajutorul unui program de editare pe calculator.

Autocontrolul poate îmbrăca şi alte forme. În relaţiile cu diferite persoane

colaboratoare sau legate funcţional prin obligaţii contractuale este deosebit de important ca

secretara să se autocontroleze în vorbire, gestică, comportare.

În domeniul arhivării documentelor, posibilitatea de a se strecura erori este destul de

mare. Dacă nu există un sistem fiabil de clasificare a documentelor, se pot întâmpla cazuri în

care un anumit document este clasat şi arhivat în mod corespunzător ceea ce determină nu

numai încurcături, ci de-a dreptul situaţii penibile. Asemenea neplăceri ar fi putut fi evitate

printr-un autocontrol operativ şi eficient.

Discernământul reprezintă capacitatea de analiză a situaţiilor, cazurilor, aspectelor sau

a faptelor care se petrec cotidian. În cadrul oricărui sistem există subsisteme şi sub-sisteme

care nu pot fi analizate global fiind necesară o “incursiune’ până la nivelurile de bază sau

Pagina 12 din 81


până la cele mai mici componente ale sistemelor. În Dreptul latin există patru motto-uri de a

greşi, de a fi culpabil: ‘culpa in comitendo”, “culpa in omitendo”, “culpa in vigilandao”,

“culpa in eligendo”. Se pare că ultima, “culpa in eligendo” (graşeala în a alege este cea mai

semnificativă, cea mai delicată tocmai pentru că presupune foarte mult discernământ.

Complexitatea vieţii economico-sociale pune, de multe ori, secretara în situaţia de a alege,

uneori, dintre două soluţii, ambele rele, pe cea mai puţin rea. O alegere corectă poate fi mai

benefică pentru firmă, la fel cum o alegere greşită poate fi fatală pentru activitatea unităţii.

Este cunoscut faptul că ambianţa locului de muncă poate avea o influenţă pozitivă sau

negativă nu numai asupra psihicului uman, ci ea poate influenţa chiar eficienţa muncii.

Sistemul estetic se caracterizează prin:

Preocuparea pentru realizarea unei ambianţe plăcute, armonioase, ordonate,

confortabile în spaţiul propriu de lucru şi în cea a conducerii;

Modul de prezentare (ca mijloace şi grad de ordine) a documentelor într-o formă

atractivă, cu o bună dispunere în pagină, preocuparea pentru procurarea unor mijloace

materiale – articole de birotică şi papetărie – cât mai adecvate cerinţelor de muncă, folosirea

cataloagelor pentru dosare sau a materialelor documentare, fişiere funcţionale dar şi

aspectuoase;

O mare atenţie trebuie acordată aspectului estetic al tuturor materialelor destinate

afişării – anunţuri, postere, etichete, afişe, avize, fotomontaje, firme etc. Aspectul neglijent al

acestora va crea “ab initio” o părere proastă despre firma respectivă. De aceea, este necesar

ca, pe cât posibil, aceste materiale să fie executate numai de profesionişti.

Ţinuta proprie trebuie să fie impecabilă, începând cu îmbrăcămintea, încălţămintea şi

terminând cu coafura şi produsele cosmetice întrebuinţate.

Odată cu primirea fiecărei sarcini sau, în cazul confruntării cu persoane colaboratoare

private sau publice, perceperea a ceea ce se cere (spontaneitatea) trebuie să fie imediată.

Interlocutorul îşi dă seama de acest lucru şi pleacă împăcat că mesajul său a fost perceput

spontan şi exact.

O problemă oarecum controversată este, dacă politeţea poate fi sau nu considerată

factor de eficienţă, după părerea noastră, politeţea este un factor de eficienţă important în

contextul general al neofactorilor de eficienţă.

O atitudine politicoasă sau nepoliticoasă poate provoca o tendinţă centripetă sau

centrifugă în relaţiile de colaborare. În cazul unei comportări caracterizate prin politeţe însăşi

tranzacţiile de afaceri pot fi facilitate. Deşi aspectul pare nerelevant, raportul

politeţe/eficienţă este axiomatic.

Pagina 13 din 81


Între expresii ca: “Bine aţi venit la noi” şi “Ce cauţi aici?” dispersia comportamentală

este foarte mare.

În strânsă legătură cu politeţea se găsesc calităţile de vorbire. Nu trebuie să uităm că şi

în această privinţă “tonul face muzica”.

Se spune că dacă vrei să cunoşti un manager, să vezi mai întâi ce fel de secretară are.

După limbajul folosit de secretară, mai elevat sau mai rudimentar, colaboratorii, clienţii sau

furnizorii îşi formează o părere şi despre manager.

Iată o calitate asupra căreia mi-am propus să insist mai mult deoarece este foarte

necesară în munca de secretariat. Se pare, că memoria nu depinde de efortul individual, ci

este un dar genetic, ereditar. Oare această sintagmă este intangibilă? Eu consider că nu. Este

adevărat că memoria ca “zestre nativă” constituie o calitate deosebit de importantă dar este la

fel de adevărat că oameni, chiar mai puţin dotaţi, obţin rezultate performante prin exerciţii de

memorie care stau la ndemâna oricui.

Memoria face parte din calităţile absolute indispensabile pentru buna exercitare a

atribuţiilor unei secretare, fiind vorba de necesitatea reţinerii unor informţii de bază sau de

stringentă actualitate, cum ar fi: nume de persoane şi de instituţii, fizionomia persoanelor care

frecventează mai des cabinetul managerului, numere de telefon şi adrese, date statistice şi alte

informaţii mai importante.

Reţinerea şi utilizarea informaţiilor este uşurată de instrumente operative (agende,

caiete de sarcini, scadenţare de termene) dar şi mai bine ele pot fi reţinute cu ajutorul

calculatorului. Într-o anumită accepţie putem spune că dacă “ciocanul este în prelungirea

mâinii, calculatorul este în prelungirea creierului”.

Atenţia este în directă legătură cu precizia, acurateţea, meticulozitatea, operativitatea

dar nu se confundă cu acestea ci doar le completează. În mod deosebit, atenţia vizuală şi

auditivă trebuie să fie mereu prezente în orice domeniu de activitate a conducerii.

Având în vedere iureşul în care se desfăşoară viată economico-socială într-o ţară

(Planeta se grăbeşte) lipsa de atenţie poate determina risipă de resurse umane şi materiale. De

aceea, este necesar ca orice secretară să fie “numai ochi şi urechi”.

Este clar că munca pe care o faceţi este cât se poate de serioasă. Dar glumele, veselia,

simţul umorului sunt elemente care fac mai placută ziua de muncă. Managerul pentru care

lucraţi nu are timp de pierdut. E mereu ocupat să rezolve problemele firmei. Nu veţi putea

colabora bine niciodată, dacă pe chipul dumneavoastră se vede mereu că sunteţi prost

dispusă. Nu toată lumea se bucură de o veşnică bună dispoziţie şi nimeni nu vă va cere să

afişaţi un zâmbet de reclamă toata ziua. Totuşi dacă se vede că vă îndepliniţi sarcinile cu

Pagina 14 din 81


plăcere este o dovadă de profesionalism. În acest caz vă mai puteţi permite câte o zi proastă.

Să ai simţul umorului nu înseamnă însă, să faci haz de toată lumea. E bine să ţii seama că unii

oameni nu gustă anumite glume şi că în fiecare situaţie se potriveşte alt tip de glumă.

Trebuie să fiţi capabilă să luptaţi pentru drepturile dv. tinând cont şi de situaţia

concretă de la servici. Dacă vi se pare că lucrurile merg prost, că unii colegi se poartă rău cu

dumneavoastră, sau chiar că şeful uneori abuzează cu sarcinile, este bine să vă arătaţi punctul

de vedere, să discutaţi cu ceilalţi pentru a găsi o soluţie. A fi sigură pe sine nu înseamnă a fi

agresivă. Agresivitatea este un semn de slăbiciune.

Este bine să vă ajutaţi nu numai şeful ci şi colegii dacă aceştia au nevoie de

dumneavoastră. Trebuie să daţi dovadă de colegialitate. Asta nu înseamnă că veţi primi

sarcini de la altcineva decât de la şef, sau numai cu aprobarea acestuia.

Calităţi profesionale

Calităţile profesionale ale unei secretare sunt: cultura generală şi cultura profesional-

ştiinţifică.

Cultura generală - Având în vedere specificul muncii de secretariat există numeroase

prilejuri de comunicare cu colegii de muncă, mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei, cu

vizitatorii de diverse tipuri şi niveluri. Prezenţa unei secretare cu o cultură generală evidentă

este nu numai o plăcere pentru interlocutor, ci şi o necesitate stringentă pentru buna imagine a

firmei.

Cultura profesional-ştiinţifică - Presupune cunoaşterea unor noţiuni de bază din

următoarele ştiinţe: Management; Drept general, public, administrativ, bancar, comercial;

Marketing, Contabilitate generală; Informatică, Statistică; Pedagogie, Psihologie, Sociologie,

Comerţ Internaţional etc.

Desigur că lista calităţilor necesare unei secretare continuă şi cu altele pe care nu le-

am comentat aici cum ar fi: spirit practic, logică, dinamism, promptitudine, minuţiozitate,

spirirt metodic şi ordonat, disponibilitate, fler, etc.

Sintetizând calităţile pe care o bună secretară trebuie să le posede, vom enunţa un

decalog al principiilor de bază privind standardele muncii de birou aplicabile şi secretarelor:

Să fie punctuală şi prezentă întotdeauna acolo unde şeful are nevoie de ea;

Să fie agreabilă, chiar şi când se află într-o situaţie dificilă;

Să aibă simţul umorului;

Pagina 15 din 81


Să asculte cu atenţie instrucţiunile date de şef, astfel încât să nu fie nevoie să mai

întrebe încă o dată;

Să fie tăcută în problemele care privesc necazurile personale, bârfa de birou, afacerile

şi treburile şefului ei;

Să-şi ţină propriul birou în curăţenie;

Să lucreze în linişte, să nu trântească uşile şi să converseze încet;

Să selecteze cu grijă cărţile de care are nevoie la birou, incluzând şi dicţionare;

Să fie disciplinată, respectând regulamentele de ordine interioară, dispoziţiile şi

deciziile conducerii;

Să păstreze secretul de serviciu şi să apere interesele firmei (instituţiei).

Se cuvin câteva cuvinte şi despre reversul situaţiei şi anume defectele ce se întâlnesc

în activitatea şi comportamentul secretarelor. Defectele cele mai grave se referă la estimarea

necorespunzătoare a propriei persoane şi a propriei munci (fie că este vorba de subestimare

sau supraestimare), precum şi la lipsa de încredere în forţele proprii. Se subînţelege că lipsa

calităţilor menţionate se poate interpreta şi ca fiind vorba de defecte. Solicitudinea, de

exemplu este o calitate; lipsa de solicitudine este un defect.

Încercând într-o oarecare ordonare a acestor defecte, care umbresc imaginea firmei şi

a managerului vom avea:

Trufie – secretara îşi dă prea mare importanţă; este arogantă, determinând o tendinţă

centrifugă în rândul clienţilor şi al colaboratorilor;

Dezordine – biroul secretarei cuprinde materiale inutile nu tocmai curate; firma apare

total dezorganizată; haos lipsă de seriozitate;

Nelinişte sau rigiditate – se manifestă prin frica faţă de şef sau faţă de unele

personalităţi din rândul clienţilor sau al colaboratorilor;

Familiaritate sau lipsă da amabilitate şi solicititudine – şi într-un caz şi în celălalt,

comportamentul secretarei nu va face o impresie bună, contribuind la „pătarea” imaginei

firmei;

Neimplicare – semnifică lipsa de orientare a secretarei de a contribui la soluţionarea

unor situaţii conflictuale, mai dificile sau mai delicate, care pot apărea în mod firesc în

activitatea curentă.

Pagina 16 din 81


Compartimentul secretariat este unul subordonat direct conducerii, el are atribuţii

şi sarcini complexe, derivând din funcţiile organizaţiei. Autoritatea ierarhică a

compartimentului este secretarul şef, şef birou secretariat, şef serviciu secretariat.

Fig. Nr. 2.1 Autoritatea ierarhică a secretariatului

Forme de organizare a secretariatului

Forme organizatorice

În organizaţiile mari conducerea poate fi: centralizată, aşezarea fizică parţial

centralizată, parţial necentralizată:

Pagina 17 din 81

Director General

Secretar şef

Şef serviciusecretariat

Şef birou secretariat

http://www.ac-creteil.fr/saio/cio93/gagny/_borders/secretariat.jpg


centralizat: conducere, birou de dactilografie, traducători, protocol, registratură;

descentralizat pentru secretarele sau şefii de cabinet ai conducătorilor organizaţiei.

Însă în organizaţiile mici, nucleul de secretariat este centralizat.

Avantajele centralizării:

sunt necesare mai puţine echipamente şi acestea se utilizează la întreaga capacitate;

se uşurează pregătirea personalului nou;

se pot folosi standarde de activitate comune pentru tot personalul;

se poate folosi specializarea muncii pentru creşterea performanţelor.

Fig. Nr. 2.2 Exemplu de fişă a postului de secretară

Titlul postului Secretara personală a directorului de marketing

Compartiment Marketing

În subordinea Director serviciu marketing

Responsabilităţi Pentru personalul inferior din subordinea departamentului

marketing.

Obiective generale să ajute funcţionarea departamentului marketing prin susţinerea

efectivă şi eficientă a directorului;

să asigure servicii de secretariat satisfăcătoare prin coordonarea

personalului de secretariat subordonat.

Sarcini principale: 1. Secretara trebuie să transcrie documentele după dictare,

folosind un computer, redactaează corespondenţa şi face

rezumatul rapoartelor. Transmite mesaje interne prin sistemul

computerizat.

2. Primeşte şi pregăteşte corespondenţa şi la sfârşitul zilei se

ocupă de scrisorile care trebuie expediate.

3. Primeşte vizitatorii.

4. Direcţionează mesajele telefonice şi transmite faxuri.

5. Păstrează agenda directorului, fixează întâlnirile, asistă în

alcătuirea programului zilnic pentru a folosi timpul cât mai

eficient.

Pagina 18 din 81


6. Facearanjamentele necesare pentru călătorii.

7. Se asigură că toate scrisorile şi cererile au ajuns unde trebuia

şi că toate înregistrările sunt clasate corespunzător pentru a fi

regăsite cu uşurinţă.

8. Organizează şi asistă şedinţe.

9. Organizează biroul directorului realizând grafice ce vor fi

afişate pe pereţi.

10. Furnizează informaţii folosind baze de date, cărţi de

referinţă; asigură circulaţia informaţiilor cerute de director.

11. Controlează banii lichizi, tranzacţiile bancare, şi bonurile de

decontare a cheltuielilor.

12. Supraveghează personalul de secretariat inferior, îi ajută să

se instruiască, stabilişte îndatoririle, evaluează posibilităţile

fiecăruia, şi asigură disciplina la locul de muncă.

13.Organizează conferinţele şi evenimentele speciale după cum

e necesar.

14.Controlează stocul de produse de papetărie şi materiale de

birou.

15. Se supune regulamentului companiei cu privire la protecţia

muncii.

Modul de organizare a a unui birou de secretariat.

Organizarea biroului este de o importanţă capitală pentru eficienţa muncii în

secretariat cât şi pentru sănătatea fizică şi până la urmă şi psihică a personalului din

secretariat. Este foarte important ca cei ce lucrează în secretariat să arate grija faţă de propria

sănătate şi pentru a obtine un randament maxim.

Secretariatul

În funcţie de specificul şi mărimea organizaţiei secretariatul poate fi un grup de

încăperi, o încăpere mare în care lucrează mai multe persoane, cu atribuţii diferite sau cu

Pagina 19 din 81


superiori diferiţi, sau o încăpere în care lucrează o singură secretară, pentru unul sau mai

mulţi şefi.

Cum am specificat şi mai sus sunt organizaţii mari şi foarte mari unde există un

compartiment central de secretariat şi secretariate sau secretare pentru fiecare din celelalte

compartimente şi pentru membrii conducerii.

În cazul organizaţiilor mici poate exista o singură secretară. Biroul acesteia poate fi

amplasat chiar în aceeaşi încăpere cu cel al superiorului direct sau într-o încăpere alăturată.

Încăperea în care lucrează secretara poate să fie folosită şi ca sală de aşteptare pentru

vizitatori, fapt despre care vom vorbi la momentul respectiv.

Încăperea - secretariatul trebuie să îndeplinească câteva cerinte:

fluxul activităţii - este bine să fie cât mai aproape de biroul şefului direct, pentru a

economisi timp şi energie în deplasarea de la un birou la altul.

spaţiul - fiecare persoană din secretariat trebuie să aibă suficient spaţiu de activitate,

regulile de igienă a muncii circa 3, 715 m2 pentru fiecare persoană.

Noţiuni de ergonomie

Ergonomia ca ştiinţă oferă cunoştinţele necesare adaptării lucrărilor la munca pe care

o prestează, pentru obţinereea unui randament superior.

Modificările esenţiale intervenite în procesele de muncă, apariţia unor ramuri

industriale noi, introducerea rapidă a noilor cuceriri ale ştiinţei şi tehnicii, îndeosebi ale

electronicii şi tehnicii de calcul, încorporarea într-o măsură crescândă a muncii intelectuale în

activitatea curentă, au lărgit mult sfera de preocupări a ergonomiei. Ca urmare a acestor

realităţi, solicitarea preponderentă în munca omului nu mai aparţine sistemului muscular, ci a

sistemului nervos central. Iar, dacă avem în vedere munca specifică din secretariate, vom

observa că lucrătorii din acest domeniu, din ce în ce mai mulţi ţin seama de binefacerile

ergonomiei, şi-au intensificat preocupările de cunoaştere şi aplicare a noţiunilor de bază ale

acestei ştiinţe.

Este de ştiut că o mare parte din viaţă omul şi-o petrece la locul de muncă; de aici

rezultă importanţa ergonomiei, care are drept scop să cerceteze şi să arate modul în care

trebuie concepută şi efectuată fiecare operaţie sau lucrare în procesul muncii.

Încercând o definiţie, în strânsă dependenţă cu scopul lucrării de faţă, se poate arăta că

ergonomia sintetizează anumite principii ce decurg din management, din ştiinţe tehnice, din

Pagina 20 din 81


psiho-sociologie, biologie şi altele, în vederea aplicării lor la asigurarea şi îndeplinirea

condiţiilor de muncă şi de viată şi la formarea profesională a personalului.

Privită exclusiv prin specificul muncii secretariatelor şi deci a persoanelor încadrate în

acest domeniu, indiferent de funcţia îndeplinită (secretar şef, dactilograf, stenodactilograf,

operator, funcţionar etc.) noţiunile de ergonomie vizează conceperea şi folosirea aparaturii

din dotare: maşini de scris (manuale sau electrice), dictafoane, copiatoare, calculatoare,

imprimante, a mobilierului adaptat ergonometric, amenajarea birourilor şi sălilor de lucru, în

aşa fel încât personalul să obtină maximum de eficienţă cu minimum de oboseală pe tot

parcursul zilei de muncă.

În mod practic, ergonomia se înscrie în procesul complex de organizare ştiinţifică a

muncii secretariatelor, care se răsfrânge pozitiv asupra întregii activităţi a unităţilor

corespunzătoare. Din această perspectivă sunt aplicate, într-o normalitate a momentului, a

locului şi domeniului de activitate, elemente ale ergonomiei de concepţie, de corecţie şi

marketing.

De la caz la caz, de la o unitate la alta, în raport de posibilităţile materiale, de

complexitatea proceselor de producţie şi nu în ultimul rând de înţelegerea adevăratului rol al

secretariatelor, se procedează tot mai mult la majorarea şi dotarea acestora cu aparatură

tehnică, electronică adecvată, cu mobilier ergonomic, cu instalaţii de aer condiţionat şi multe

altele.

Oricât de mari ar părea sumele pentru achiziţionarea unor calculatoare, copiatoare, a

birourilor şi scaunelor ergonometrice, se va observa că într-un timp relativ scurt ele se vor

amortiza prin operativitatea executării lucrărilor, prin randamentul deosebit obţinut în

procesul muncii, prin ambianţa şi plăcerea omului de a lucra în aceste condiţii având drept

consecinţă creşterea profitului firmei. Este deosebit de plăcut să observi cât de repede

răspunde un secretar şef la comenzile managerului apelând la baza de date din calculator, la

imprimantă sau la copiatorul alăturat pentru a oferi în timp cât mai scurt informaţiile

solicitate. De asemenea este plăcut să observi cum, cu un scaun ergonomic (pe rotile) un

funcţionar de deplasează cu uşurinţă de la calculator la imprimantă, la copiator, la fişier, la

telefon, în raport de solicitările de moment.

Toate acestea amplifică o serie de trăsături ale personalului din secretariate, precum:

flexibilitatea, raţionalitatea, sensibilitatea, promptitudinea în decizie, iniţiativa şi entuziasmul

în muncă.

În fond, secretariatele ne apar tot mai mult ca o oglindă a firmei, prin care se poate

vedea esenţa organizării şi eficienţei ei. De regulă, numai prin secretariate se ajunge la

Pagina 21 din 81


manageri şi la toate celelalte structuri de organizare interioară. După felul cum sunt dotate şi

după modul cum îşi etalează capacitatea de a acţiona, secretariatele pot să scadă sau să

consolideze reputaţia instituţiilor în care fiinţează.

Ambianţa la locul de muncă şi eficienţa muncii de secretariat

Un rol important în creşterea capacităţii de muncă şi în prevenirea oboselii îl are

crearea ambianţei de lucru în timpul programului.

Pornind de la etimologia noţiunii de ambianţă vom observa că prin aceasta se înţelege

atât mediul material, cât şi cel social, care înconjoară o persoană sau o colectivitate.

În cazul unei teme de faţă, crearea ambianţei de lucru se referă la riscuri profesionale

legate de organizarea nefiziologică a muncii urmărindu-se intensitatea efortului fizic, a celui

neuro-psihic, regimul de muncă, ritmul de muncă etc.

Pentru secretariate, crearea ambianţei de lucru se asociază cu o gândire temeinică a

unei ergonomii specifice, punând în evidenţă, printr-o serie de metode şi tehnici, toate

variabilele care facilitează munca omului. Rezultă, deci, că în cadrul secretariatelor, ca şi în

orice domeniu de activitate, omul şi munca sa se află în relaţii de intercondiţionare, în cadrul

unui sistem bine definit. În linii mari, în procesul de creare a ambianţei muncii în secretariate

sunt avute în vedere o serie de aspecte printre care amintim: caracteristicile generale ale

muncii; conţinutul specific muncii; solicitările impuse în procesul muncii; situaţii critice;

regimul de muncă şi odihnă; riscul şi securitatea muncii; ambianţa psiho-socilală şi altele.

Privind dintr-o altă perspectivă, crearea ambianţei de lucru depinde într-o măsură

hotărâtoare de posibilităţile materiale, tehnico-economice ale unităţilor în care fiinţează

secretariate, în asigurarea spaţiului de lucru, a aparaturii specifice necesare, a climatizării, a

anexelor corespunzătoare şi altele.

În acelaşi timp, ambianţa de lucru este strâns legată de modul cum se raportează

lucrătorii din secretariate la mijloacele asigurate prin dotare. Avem în vedere preocupările

diurne pentru întreţinerea spaţiilor de lucru, pentru acţionarea corectă şi supravegherea

aparaturii din dotare, aranjarea documentelor în dulapuri, rafturi şi sertare, cutii, dosare,

mape, ordonarea documentelor pe probleme, ţiunta vestimentară în tipul programului,

înfrumuseţarea încăperilor cu tablouri, flori etc.

În afară de efortul depus de executant şi factorii de mediu, ambianţă influenţează

gradul de oboseală.

Pagina 22 din 81


Factorii de ambianţă fizică sunt: iluminatul, microclimatul, coloritul, zgomotul.

Iluminatul este factorul care exercită o foarte mare influenţă asupra activităţii de

secretariat. Importanţa lui creşte odată cu gradul de precizie al muncii executate.

Unitatea de măsură pentru intensitatea luminoasă este luxul. Normele de igiena

muncii de la noi prevăd pentru munca de birou şi secretariat intensităţi de la 1500 până la

1000 lx în funcţie de activitate. Aceste intensităţi se obţin cu un bun iluminat general cu

plafoniere care se suplimentează cu lămpi la fiecare loc de muncă. Trebuie ţinut cont şi de

faptul că pentru aceeaşi activitate o persoană în vârstă necesită o lumină de 4-10 ori mai

intensă decât una tânără.

Pentru o organizare raţională trebuie să se ţină seama de anumite reguli:

în câmpul vizual nu se va afla nici un corp luminos;

nu se folosesc lămpi fără abaju;

materialele din câmpul vizual nu trebuie să reflecte lumina;

sursele de lumină nu trebuie să proiecteze umbre pe câmpul vizual;

unghiul dintre direcţia privirii şi linia care uneşte ochii de sursa de lumină trebuie să

fie mai mare de 300.

Microclimatul reprezintă totalitatea factorilor climatici din interiorul spaţiului de

lucru. Aceştia sunt temperatura, umiditatea aerului, puritatea aerului şi viteza aerului. Toate

acestea se pot realiza printr-o ventilaţie corespunzătoare, naturală sau artificială.

Cromatica, coloritul ambianţei de lucru influenţează într-o foarte mare măsură

psihicul personalului şi deci şi eficienţa lor în muncă şi gradul de oboseală. Clasificarea

primară în culori calde şi reci, este urmată de clasificarea în culori calmante, stimulatorii sau

neliniştitoare, de clasificarea în culori care apropie sau care îndepărtează.

Este foarte important ca la alegerea culorilor pentru pereţi, mobilier, aparatură, să

primeze normele utilitare şi ergonomice şi apoi cele estetice.

Culorile se mai clasifică şi după gradul în care reflectă lumina, în culori deschise,

mijlocii şi închise. După acest grad de reflectare a lumini se aleg culorile pentru diferite

suprafeţe din birou. Tavanul trebuie să fie cel mai deschis dar mat, pereţii se pot colora în

două nuanţe, mai deschisă sus şi mai închisă jos, podeaua poate să aibă o culoare mijlocie, iar

pentru mobilier se recomandă culori deschise. De obicei aparatura este în culori deschise

neutre, gri, bej.

Zgomotul este adesea o cauză a oboselii şi mai ales a nervozităţii. Normele de igiena

muncii şi de protecţia muncii prevăd niveluri maxime de zgomot pentru diferite tipuri de

Pagina 23 din 81


activitate. De ex. 70db pentru birourile de dactilografie, 50db pentru activităţile cu

concentrare mentală.

Pentru reducerea zgomotelor există diferite soluţii care încep cu modificări în

structura de rezistenţă a clădirii, natura materialelor de construcţie, proporţia materialelor

izolante în pereţi, plafoane, uşi, ferestre, amplasarea uşilor şi a ferestrelor, izolarea directă a

surselor de zgomot. În birourile de secretariat se pot practica mai multe măsuri: acoperirea

podelelor cu linoleum sau mochetă groasă, draperii fonoabsorbante, paravane în jurul

aparatelor zgomotoase, aşezarea maşinilor de scris mecanice pe suporturi de cauciuc.

Aspectele care se referă la poziţia la locul de muncă, la eficienţa şi raţionalizarea

mişcărilor deţin o pondere însemnată şi au un rol activ în prevenirea oboselii organismului şi

în asigurarea unui randament relativ constant în muncă. În acest context, o problemă

importantă este evitarea la maximum a mişcărilor inutile ale corpului dar şi ale mâinilor şi

picioarelor în spaţiu si timp.

Poziţia la locul de muncă şi mişcările în timpul muncii vor depinde într-o măsură

hotărâtoare de mobilierul din dotare, de aparatura existentă şi de mărimea camerei în care

sunt aşezate.

O persoană care dispune de un scaun ergonomic, pe rotile, nu-şi mai face griji privind

poziţia şi nici vizând mişcările, deoarece acestea sunt înlesnite prin însăşi construcţia acelui

scaun. În această situaţie un funcţionar are o poziţie corectă comodă şi se deplasează cu

uşurinţă de la maşina de scris la ghişeu, apoi la Xerox, la fişier sau în alt loc.

Pentru specificul din secretariate se impune evitarea sau reducerea la minimum a

muncii statice şi se recomandă îmbinarea ei, cu unele miscări dinamice, pentru a genera o mai

bună circulaţie a sângelui.

Se ştie că, raţionalizarea echipamentului din dotare reprezintă un aspect demn de luat

în seamă în profilaxia oboselii. De aceeea, în dispunerea acestora în încăpere trebuie să se

ţină seama de posibilităţile psiho-fiziologice ale organismului uman. Adică mobilierul şi

aparatura să fie asezate în aşa fel, încât salariaţii respectivi să le poată folosi cu usurinţă.

În concluzie, poziţia la locul de muncă, eficienţa şi raţionalizarea miscărilor, depind

într-o măsură hotărâtoare de inteligenţa şi pregătirea profesională a personalului din

secretariate, de grija pe care o are fiecare faţă de propria persoană, cu gândul de a-şi proteja

sănătatea şi de a obţine un randament maxim în procesul muncii.

Pentru a organiza raţional locul de muncă trebuie să se ţină seama de:

dimensiunile antropometrice ale executanţilor;

Pagina 24 din 81


evitarea poziţiilor nenaturale ale corpului, încordate sau prea înclinate. Cea mai

confortabilă poziţie este cea uşor înclinată frontal;

evitarea înclinării laterale a trunchiului şi capului, şi a răsucirilor bruşte sau exagerate

ale corpului;

menţinerea braţelor în poziţii extinsă, suspendată;

poziţia corpului la masa de lucru trebuie să fie: spatele drept, capul ridicat, umerii

relaxaţi şi coborâţi.

Poziţia la maşina de scris sau la calculator

Trebuie să fiţi aşezate la o astfel de distanţă încât coatele să fie de-a lungul

trunchiului, când degetele sunt aşezate pe rândul din mijloc al claviaturii, bustul drept, uşor

sprijinit de spătar, ceafa bine întinsă. Când degetele sunt aşezate pe taste, antebraţele trebuie

să fie orizontale şi mâinile în prelungire, fără a forma unghiuri. Se mişcă numai articulaţiile

degetelor. Maşina de scris trebuie să aibă marginea în continuarea mesei şi să nu depăsească

această margine. Corpul trebuie să stea aşezat pe toată suprafaţa scaunului. Manuscrisul după

care se dactilografiază trebuie aşezat cât mai sus, în dreptul ochilor.

Din când în când este bine să faceţi pauze în care să faceţi un alt tip de mişcare. Dacă

la sfârşitul zilei puteţi face gimnastică pentru mâini, spate şi picioare este ideal.

Economia de mişcări

Există şapte principii ale economiei de mişcări care toate se aplică şi în munca de

secretariat, dactilografie, lucru pe calculator:

al interdependenţei mâinilor - mişcările mâinilor şi ale braţelor trebuie să fie

simetrice, simultane şi fără lovituri;

al economiei gesturilor - mişcările trebuie să fie cât mai uşoare, cât mai scurte şi cât

mai rare;

al succesiunii logice a mişcărilor;

loc stabil, bine determinat pentru materiale;

utilizarea gravitaţiei;

producerea a câte două obiecte odată;

securitatea la locul de muncă.

Echipamente necesare muncii de birou

Pagina 25 din 81


Fiecare organizaţie îşi dotează biroul după necesităţi şi posibilităţi. Este bine să ştiţi

câte ceva despre alegerea aparaturii de birou astfel încât să puteţi participa la achiziţionarea

aparatelor cu care veţi lucra.

Nu uitaţi să cereţi, să citiţi cu atenţie şi să păstraţi cartea tehnică cu instrucţiunile de

utilizare ale fiecărui aparat. Normele actuale prevăd obligativitatea vânzătorului de a redacta

cartea tehnică în română.

Telefonul - se găseşte sigur în orice birou. Dintre numeroasele tipuri de telefoane

existente pe piaţă trebuie să-l alegeţi pe cel mai uşor de folosit: cu tastatura clară, sunet clar,

bune sunt cele la care se aprinde şi un bec când sună, ideale cele cu robot. În general va trebui

să învăţaţi să folosiţi un telefon cu mai multe canale sau o centrală telefonică.

Faxul - este, de asemenea, prezent în toate birourile. Este un instrument care permite

transmiterea imaginilor prin intermediul liniilor telefonice. În funcţie de tipul de fax se pot

transmite texte, schiţe, sau chiar fotografii. Fiecare organizaţie îsi va cumpăra tipul de fax

care îi satisface necesităţile. Fiecare tip de aparat este vândut împreună cu o carte cuprinzând

instrucţiunile de folosire. Pentru a-l folosi eficient este bine să studiaţi în amănunt aceste

instrucţiuni. Ele vă vor explica ce puteţi să faceţi şi cum să faceţi cu noul dv. fax.

Maşina de scris - Este unul dintre elementele de bază ale unui birou. Ea permite

redactarea documentelor rapid, cu claritate şi obţinerea mai multor copii.

Există mai multe tipuri de maşini de scris, de la cele mai simple, manuale, apoi

electrice şi electronice, care pot fi aproape la fel de complexe ca un calculator. E foarte

adevărat că, în majoritatea birourilor, se tinde înlocuirea lor cu un computer, un prim pas spre

biroul electronic.

Este foarte important să ştiţi să folosiţi o maşină de scris. În ţările occidentale copiii

învaţă să le folosească imediat după ce învaţă alfabetul.

Copiatorul - este aparatul care permite multiplicarea documentelor. Există o

multitudine de tipuri şi modele de copiatoare de la cele mici de birou până la cele complexe,

de mare capacitate, sau pentru formate speciale.

La alegerea unui copiator, ca şi la a oricărui aparat de birou trebuie să ţineţi seama de

necesităţile biroului şi de preţ.

Copiatoarele se pot clasifica după:

mărime - în funcţie de cantitatea şi de dimensiunile copiilor;

viteza de lucru - 20- 135 copii/minut;

îmcărcarea originalelor - manual, semiautomat sau automat, cu copierea originalelor

scrise pe ambele feţe;

Pagina 26 din 81


încărcarea hârtiei - în funcţie de capacităţi şi formatul hârtiei,

formatul hârtiei;

posibilităţi de editare a imaginii;

posibilităţi de modificare a dimensiunilor imaginii;

funcţii terminale: sortare, împăturire, capsare, autolipire;

memorie;

compatibilitate cu alte echipamente (computer);

reproducere color.

Înainte de a începe să lucraţi cu un copiator studiaţi temeinic instrucţiunile de utilizare

şi cereţi detalii de la cei care lucrează cu el sau de la tehnicianul care asigură service-ul.

Corespondenţa în munca de secretariat

Reţeaua Internet pare a fi cea mai importantă mutaţie tehnologică din informatică,

după calculatoarele personale, având un impact la fel de puternic ca şi telefonul sau

televiziunea. După evoluţia din ultimul timp, Internetul reprezintă astăzi o cale extreme de

rapidă şi atractivă între membrii populaţiei globului, ce permite schimbul de informaţii cu

mai multă uşurinţă, indiferent de zona de pe glob. Reţeaua Internet este un ansamblu de

infrastructuri, servicii, utilizatori şi resurse, fiind creată prin interconectarea a zeci-sute de mii

de reţele de calculatoare (naţionale, regionale, de întreprindere, etc.), a milioane de

calculatoare din întreaga lume.

Internetul oferă conectivitate. Întreprinderi şi indivizi partajează informaţia prin

intremediul unor platforme eterogene şi distribuite. Interfaţa universală web conectează cele

mai diverse surse şi “zăcăminte” informaţionale prin intermediul legăturilor hypermedia.

Simplitatea şi generozitatea tehnologiilor Internet sunt atuuri majore ale implicării acestuia în

viaţa firmelor.

Dezvoltarea explozivă a reţelei Internet este determinată de o necesitate obiectivă:

obţinerea unui volum de informaţii cât mai bogat, într-un interval de timp cât mai scurt şi cu

cele mai mici costuri.

Multimedia înseamnă posibilitatea de a comunica în mai multe moduri, sub mai multe

forme. Această terminologie s-a născut din integrarea diferitelor tehnici ce realizează

combinaţii de imagini video, sunet, vorbire şi texte, toate prelucrate digital pe calculator; este

un concept relativ nou, începuturile datând din 1983. Multimedia combină trei mari inovaţii

ale secolului: telecomunicaţiile, tehnica de calcul şi audio vizualul.

Pagina 27 din 81


Un sistem multimedia reprezintă un sistem cu o configuraţie informatică susceptibilă

de a achiziţiona, prelucra, stoca şi difuza informaţii de natură diversă, structurate sub formă

de prezentare animată, “puse în scenă” conform unui scenariu predefinit, în scopuri de

comunicare.

Este recunoscut că aplicaţiile groupware sunt printre cele mai mari consumatoare de

tehnologii multimedia. În acest sens este suficient exemplul videoconferinţei, care permite

participanţilor să se vadă şi să discute împreună utilizând PC-ul, bazele de date multimedia şi

gestiunea documentelor multimedia.

Aplicaţiile multimedia sunt diverse: instruire asistată pe calculator, poştă electronică

prin voce, poştă electronică multimedia, adnotare vocală a documentelor, arhivare electronică

de documente complexe, enciclopedii şi cărţi electronice, reprezentarre şi acces interactiv la

informaţii, producţie audio-video profesională, divertisment, videoconferinţe etc.

Dezvoltarea şi utilizarea pe o arie mare a unor date de interes comun a dus la apariţia

şi extinderea modelului Client/Server, care facilitează distribuirea datelor, portabilitatea între

platforme şi accesul standardizat la resurse. Termenul “Client/Server” presupune accesarea

unui calculator central numit server, de către computere aflate la distanţă într-o infrastructură

de reţea. Astfel toată lumea consideră clientul şi serverul ca fiind două entităţi hardware, dar

de fapt sunt software.

Mai nou, se vorbeşte chiar de o arhitectură client-server peste Web (on Webtop),

arhitectură care în cazul ideal presupune îndeplinirea a patru cerinţe fundamentale:

- Interactivitate - Partea de client şi cea de server ale unei aplicaţii Web client-server

trebuie să fie capabile să interacţioneze fără fi condiţionate de o reconstruire a paginilor Web

sau de restabilirea conexiunii;

- Scalabilitate - Pe măsură ce numărul clienţilor ce folosesc Web-ul creşte,

comunicarea directă între clienţi şi servere este necesară; "canalizarea" tuturor interacţiunilor

client printr-un server HTTP nu reprezintă o soluţie adecvată;

- Asigurarea de pârghii de comunicare cu sisteme existente (leveraging) - Utilizarea

Web-ului în regim client-server să nu presupună crearea unei unei arhitecturi separate client

server, special pentru Web. Orice sistem Web trebuie să fie capabil să comunice cu sistemele

soft existente; cu alte cuvinte este necesar un limbaj general, cu metode neutre, care să

permită definirea de interfeţe între noul sistem creat şi sistemele soft existente.

- Costuri de administrare zero - Web-ul permite clienţilor să fie localizaţi oriunde în

lume. Acest model presupune însă ca platforma client să fie uşor configurabilă pentru a rula

noi aplicaţii la distanţă, fără ajutorul din partea celor care au dezvoltat aplicaţia şi fără ca

Pagina 28 din 81


vreun administrator de sistem să trebuiască să intervină. Cu alte cuvinte avem nevoie de un

client cu administrare zero, adică un client care nu cere ca pentru a executa o aplicaţie,

aceasta să fie anterior instalată. Eventualele sarcini de administrare trebuie să poată fi

executate de la distanţă.

Mijloacele de comunicare într-un secretariat, prin intermediul Internetului sunt:

Intranetul;

Poşta electronică (e-mail) prin care se pot transmite şi primi mesaje;

Liste de discuţii (discussion lists) care permit participarea la discuţii şi schimburi de

informaţii în grupuri profesionale;

Grupuri de ştiri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea în grupuri de

ştiri publice;

Chat-ul care permite comunicarea on-line a doi sau mai mulţi utilizatori.

Intranetul, tehnologie a Internetului este specifică mediului groupware. Intranetul

propune integrarea tehnologiilor existente (baze de date, procesoare de texte, programe de

calcul tabelar, poştă electronică, servicii Internet etc.) într-o formă uşor accesibilă pentru

utilizatori. Adoptarea metaforei navigatorului sau exploratorului ca interfaţă cu utilizatorul

este extreme de sugestivă pentru facilităţile propuse de acest tip de soft. Utilizatorul nu

trebuie să parcurgă decât o singură dată curba de învăţare a specificaţiilor unei interfeţe, ea

fiind apoi aceeaşi, indifferent de informaţiile accesate/prelucrate. Deoaece Intranet înseamnă

în fond integrarea tehnologiilor Internet în cadrul unei oganizaţii, specialiştii se simt

îndreptăţiţi să afirme că avantajele şi dezavantajele presupuse de Intranet sunt preluate de

reţeaua Internet.

Internetul conectează milioane de indivizi, universităţi, întreprinderi şi organisme din

cele mai diverse. Mesageria publică permite abonaţilor să se conecteze la surse

informaţionale on-line, să schimbe mesaje şi să participe la forumuri de discuţii. Internetul

oferă internauţilor produse program de mesagerie extrem de diferite.

Ce este - ul şi cum funcţionează…

Poşta electronică (în limba engleză i se spune "electronic mail" sau "e-mail") este o

modalitate de a transmite mesaje în format text de la un calculator la altul. De obicei, această

Pagina 29 din 81


transmitere se realizează pe Internet. Mesajelor li se pot ataşa fişiere (imagini, documente,

clipuri audio sau video) care sunt transmise utilizând o formă simplă de FTP.

Cum orice întreprindere poate fi conectată la Internet bineînţeles că fiecare secretară

îşi poate crea un cont propriu prin care poate să citească zilnic mesajele primite. Pentru a

putea transmite şi recepţiona mesaje de e-mail este necesar să ai acces la un program client

pentru poşta electronică. Acest client poate fi un program de sine stătător cum ar fi Outlook

Express, Pegassus ori Eudora, sau poate fi bazat pe Internet ca în cazul Hotmail.

Outlook Express

Este clientul de e-mail care este inclus în furniturile de Internet Explorer. Pentru un

utilizator fără pretenţii deosebite, Outlook Express (OE) poate fi soluţia aproape perfectă: are

dimensiuni decente, se încarcă destul de repede şi are numeroase funcţii care sunt de mare

ajutor.

OE permite trimiterea şi recepţionarea mesajelor în format text sau HTML, descarcă

de pe server numai antetele mesajelor, dispune de un set destul de puternic de reguli pentru

automatizarea unor operaţiuni, are o agendă cu adrese, tratează corect mesajele cu fişiere

ataşate şi poate să importe adrese şi mesaje din Outlook, Eudora, Netscape Mail şi Netscape

Communicator. De asemenea, poate lucra cu mai multe conturi de poştă electronică. Iar

pentru cei care vor securitate, OE permite criptarea mesajelor folosind "digital ID". OE poate

citi poşta electronică de la servere POP3, IMAP şi HTTP.

Eudora 5.1.1

Eudora de la Qualcomm este un cunoscut client de e-mail disponibil pentru Windows

şi MacOS 8.1 - 9.x sau MacOS X. Eudora lucrează cu conturi POP3 sau IMAP şi poate să

importe conturi de mail din Outlook sau Outlook Express. Este asigurat suportul pentru

mesaje text sau HTML şi pentru mai mulţi utilizatori cu mai multe căsuţe poştale. Noua

versiune asigură şi suport pentru SSL.

Carnetul de adrese permite construirea cu uşurinţă a unor liste de e-mail. Funcţiile de

filtrare a mesajelor transmise sau primite este foarte puternic. Cu ajutorul acestor filtre se

poate chiar crea un mesaj care să fie trimis automat atunci când lipsim de acasă sau de la

birou.

Orice client de e-mail permite utilizatorului să facă cel puţin patru lucruri:

afişează antetul (header) pentru toate mesajele din cutia poştală (inbox). Antetul arată

cine a trimis mesajul, subiectul lui, data şi ora trimiterii, precum şi dimensiunea mesajului;

permite alegerea unui antet şi citirea acelui mesaj;

permite scrierea şi transmiterea unor mesaje noi;

Pagina 30 din 81


permite (în cele mai multe cazuri) ataşarea unor fişiere la mesajele transmise şi

salvarea fişierelor ataşate la mesajele primite.

Programul client este destinat utilizatorului sistemului de poştă electronică. Dar

pentru a transmite mesaje de la un computer la altul este nevoie să te conectezi la un server de

e-mail. Un server de e-mail este un calculator configurat anume pentru a putea manipula

acest schimb de mesaje. Aplicaţiile care rulează pe server monitorizează toate porturile în

aşteptarea realizării unei conexiuni de la o sursă din exterior. De asemenea, serverul păstrează

toate adresele de e-mail ale clienţilor care sunt abonaţi la el. Atunci când se transmite un

mesaj prin intermediul serverului, acesta citeşte adresa şi direcţionează mesajul către clientul

corespunzător.

După cum am arătat, un program client de e-mail poate să transmită şi mesaje cu

fişiere ataşate. Deoarece, în mod obişnuit, aceste fişiere ataşate nu sunt în format text, ele

sunt convertite cu un program numit "unnuecode". Acesta citeşte fişierele ataşate ca fişiere

binare şi produce fişiere text în care cuvintele binare sunt codificate sub forma unor caractere.

Fişierul astfel codificat poate fi transmis împreună cu mesajul de e-mail. Desigur, programul

de e-mail al destinatarului va face decodificarea.

Din categoria programelor utilizate cel mai des amintiesc Yahoo! Messenger

5.5.0.1246.

Yahoo Messenger, cunoscut înainte şi ca Yahoo Pager, este un

program gratuit care va dă posibilitatea de a vedea când prietenii voştri sunt online şi de a

comunica cu ei prin trimiterea de mesaje. . Programul poate deasemenea avertiza

utilizatorul când primeşte un e-mail în contul său de la Yahoo. Yahoo Messenger oferă suport

firewall, un mod standby până la conectarea la Internet, moment când se deschide singur,

posibilitatea de salva şi de a printa conversaţiile purtate, acces rapid la ştirile sau cotaţiile

favorite, şi multe altele. Alte caracteristici se referă la posibilitatea de a creea automat camere

de chat , de a trimite mesaje la anumiţi prieteni chiar dacă aceştia nu sunt online, un buton

care adaugăt în pagina voastră de Web dă posibilitatea cunoscuţilor tăi de a vedea dacă esti

online. Altă caracteristică este cea de voice chat care-ţi permite să vorbeşti gratuit cu oricine

pe Internet. Tot ce-ţi trebuie e un microfon şi boxe sau căşti audio. Dacă ai un Webcam poţi

chiar să-l vezi pe cel cu care vorbeşti, dacă are şi el una, bineinţeles şi dacă iţi permite.

Pagina 31 din 81


Această versiune include o caracteristică (IMVironments) care-ţi permite setarea temelor şi a

background-ului ferestrei programului.

Despre chat…

In primul rând voi începe cu o descriere a acestui mod de comunicare pe Internet. Este

vorba de o “cameră” virtuală în care intră utilizatori din toate părţile lumii şi discută despre

un anumit subiect (care este de obicei fie numele “camerei” (camera se numeşte “canal” în

argou) fie enunţat într-un mesaj text ce apare în cameră în momentul în care intraţi).

Pentru a face chat, aveţi nevoie de:

un client de chat (un program cu care să vă conectaţi la server);

adresa serverului la care vreţi să vă conectaţi.

Unul dintre cei mai folosiţi clienţi de chat este programul mIRC creat de Khalad

Mardam-Bey. Acesta se găseşte pe majoritatea CD-urilor de la revistele despre computere

sau pe internet la adresa : www.mirc.com. Este versiune shareware limitată la 30 de zile (dar

funcţionează corect şi după aceea). Alţi clienti de chat sunt: CheetahChat de la

www.Yahoo.com, ICQ Chat (încorporat în pachetul ICQ) şi altele. Oricum, nici unul nu

cunoaşte o răspândire foarte mare.

După ce aţi încărcat programul mIRC, instalaţi-l şi rulaţi executabilul mirc.exe . De

obicei acesta are inclusă o listă cu detalii despre serverele IRC (servere ce găzduiesc canale

de chat) şi un Help foarte cuprinzător cu detalii tehnice despre chat.

Singurele lucruri pe care trebuie să le faceţi este să :

selectaţi serverul de IRC ;

introduceţi un nickname (numele pe care îl vor vedea ceilalţi participanţi, de obicei o

poreclă aleasă de dvs) ;

introduceţi un nickname alternativ (în caz că e deja cineva cu acest nick pe serverul

ales de dumneavoastră) ;

daţi click pe butonul “Connect to IRC server”.

Vă apare o fereastră intitulată “Status” în care vă vor fi prezentate acţiunile pe care le

efectuează mIRC. Dacă nu sunteţi conectat la Internet, acum va încerca să se conecteze.

Ce sunt listele de discuţii (discussion-lists)?

Pagina 32 din 81


Listele de discuţii (mailing lists ) reprezintă o formă de comunicare a informaţiilor

între persoane din ce în ce mai populară . O astfel de listă conţine adresele de e-mail ale unor

utilizatori . Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei.

Datorită faptului că cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu

preponderenţă e-mail-ul, şi datorită costurillor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea

de organizare a unor grupuri de discuţii între aceste miloane de utilizatori, grupuri care să se

bazeze pe o distribuţie selectivă a e-mail-urilor. Astfel un utilizator se poate abona (de obicei

gratuit ) la una din listele de discuţii din domeniul care îl interesează , urmând să primească

zilnic (sau săptămânal - după cum decide ) zeci de scrisori pe tema respectivă care reprezintă

discuţiile din grup. Aceste scrisori pot fi citite, se pot păstra sau să li se raspundă pe adresa

privată ori pe adresa grupului conţinându-se astfel discuţia .

Să vedem câteva clasificări ale listelor de discuţii :

tip newsletter (în care numai moderatorul sau proprietarul listei publică mesaje)

liste de discuţii propriu-zisă (în care orice membru poate trimite mesaje la toată lista )

- moderată (orice mesaj este aprobat de moderator);

- nemoderată (mesajul ajunge pe lista fără a fi verificat de cineva).

liste care permit ataşamentele la e-mail;

liste care nu permit ataşamentele la e-mail;

De obicei o listă de discuţii are o etichetă specifică care apare în subiectul oricărui

mesaj pentru a le diferenţia de celelalte care apare între paranteze dreptunghiulare [ ] - de

exemplu lista primulpas va avea ca subiect al mesajului : " [primulpas] subiect mesaj "

La abonare sau ulterior utilizator are posibilitatea de a opta pentru primirea

mesajelor normal , digest - adică toate mesajele scrise într-o zi sau săptămână vă vor veni

într-un singur e-mail - sau web - adică veţi putea citi mesajele pe web la adresa grupului, fără

a le primi în cutia de poştă electronică.

Majoritatea listelor de discuţii gratuite permit abonarea şi dezabonarea la lista

respectivă prin trimiterea unui simplu e-mail gol (adică fără să aibă ceva scris la subiect sau

în corpul mesajului) la o adresă specifică.

Ce sunt grupurile de ştiri (Newsgroups)?

Iniţial, au fost proiectate ca un sistem de anunţuri oficiale făcute de instituţii şi

specialişti în anumite domenii, şi la care se pot abona cei interesaţi de domeniul respectiv. Cu

Pagina 33 din 81


timpul, orice abonat a ajuns să poată publica în aceste grupuri de ştiri, chiar şi comentarii

proprii (din păcate, uneori destul de puţin autorizate sau destul de subiective). Există marea

reţea de grupuri de ştiri denumită USENET, răspândită şi utilizată în toată lumea prin

intermediul serverelor de news (până acum, în Romănia încă nu am aflat de existenţa vreunui

server de news).

Un grup de ştiri funcţionează astfel, în mare:

Oricine are acces la un server de news poate citi mesajele publicate în newsgroups cu

ajutorul unui program special denumit newsreader (cititor de grupuri de ştiri). Netscape

Communicator şi Internet Explorer includ acest program.

Te poţi abona la unul sau mai multe grupuri de ştiri, dintre cele oferite de serverul la

care ai acces.

Oricine poate publica mesaje (se foloseste termenul posting) într-un grup de ştiri dacă

are acces la el.

În momentul publicării, un mesaj este trimis automat la toate serverele de ştiri care

prezintă grupul de ştiri în care s-a publicat mesajul. Orice mesaj publicat are un termen de

valabilitate (o dată până la care face parte din mesajele curente), după care va fi şters automat

din lista de mesaje de pe server.

Instrumente pentru organizarea şi evidenţa muncii de secretariat

Organizarea timpului

Pentru această secţiune vreau să aleg un motto: „Îi spun lui Dumnezeu ce am de gând

şi El râde"

Timpul este un bun preţios care nu poate fi mărit, stocat sau cumpărat. Singura cale de

a avea mai mult timp este o bună organizare a întregii vieţi.

Statisticile arată că aproximativ 60% din timpul petrecut de oameni la locul de muncă

este irosit, deci numai 40% din timp serveşte la realizarea sarcinilor de servici. De aici apare

necesitatea orelor suplimentare, care duce la scurtarea timpului liber, stres, oboseală,

neglijarea familiei şi a propriei persoane. Toate acestea scad şi mai mult randamentul.

Este dovedit că lucrul sub presiune are mai puţin randament decât cel relaxat, asta

pentru că presiunea termenului limită scade calitatea gândirii. Nu ezitaţi să vă organizaţi mai

bine timpul. Nu ezitaţi să organizaţi mai bine timpul colegilor, subordonaţilor şi chiar şefilor

dv. Veţi întâmpina rezistenţa din partea vechilor dv. obiceiuri, din partea vechilor obiceiuri

Pagina 34 din 81


ale celorlalţi. Folosiţi puterea exemplului personal. Folosiţi-vă inteligenţa şi tactul pentru a vă

convinge şeful ce înseamnă o bună organizare.

Încercaţi să deveniţi din slujitorii timpului stăpânii lui. Încercaţi să prevedeţi

evenimentele, să le planificaţi pentru a acţiona, nu pentru a reacţiona la ele.

Încercaţi să fiţi eficace înainte de a fi eficient.

EFICACE - care produce efectul scontat, care dă un rezultat pozitiv.

EFICACITATE - calitatea de a produce efectul pozitiv aşteptat.

EFICIENŢĂ - raportul dintre ansamblul efectelor utile ce se obţin de pe urma unei

anumite activităţi ţi totalul eforturilor pe care le implică acea activitate.

În continuare voi încerca să vă dau câteva idei despre cum să vă organizaţi mai bine.

1. Încercati să vedeţi ce sau cine vă întrerupe, sau vă deranjează în timp ce lucraţi.

Este bine să ştiţi că este mai greu să te concentrezi asupra unei probleme dacă ai fost întrerupt

în timp ce lucrai la ea. Reluarea lucrului după o întrerupere presupune o noua adaptare, iar

costul transferului atenţiei de la o problemă la alta, cu care nu are legatură este un factor de

stres.

Găsiţi vinovaţii de pierderea timpului:

începeti prin a vă studia propriile obiceiuri de lucru;

încercaţi să vedeţi ce factori exteriori vă perturbă.

luaţi măsuri pentru a anihila măcar cei mai importanţi hoţi de timp.

Faceţi o listă cu cei mai importanţi hoţi de timp şi cu măsurile pe care le veţi lua chiar

de azi pentru a-i anihila. Începeţi cu câte unul dar fiţi conscventă. Nu renuntaţi niciodată la ce

v-aţi propus.

2. O bună organizare presupune obiective clare, bine definite şi urmărirea lor pentru a

verifica îndeplinirea lor. Există un tip de management numit management prin obiective. Se

poate aplica foarte bine la organizarea muncii de birou. Succesul în viaţa personală şi

profesională se bazează pe o concepţie bine formulată despre viaţă, adică pe obiective clare,

care să fie urmate cu stricteţe.

Dacă v-aţi definit obiectivele puteţi să apreciaţi zilnic care vă sunt priorităţile deci veţi

putea acţiona eficace. Vă propun să faceţi o listă cu ceea ce doriţi să realizaţi. O listă de

obiective lângă fiecare obiectiv notând şi ce veţi face, concret pentru a le atinge.

Stabiliţi-vă obiectivele!

3. Stabiliti priorităţi! Pentru a începe să vă organizaţi trebuie să stabiliţi care dintre

activităţile dv. sunt cele de importanţă majoră, care sunt cele cu importanţă secundară şi care

Pagina 35 din 81


sunt cele cărora puteţi să le acordaţi mai puţină importanţă. Această ordonare a sarcinilor în

funcţie de priorităţi vă ajută să:

vă ocupaţi de sarcinile importante pe rând;

dacă este necesar vă ocupaţi de sarcini în funcţie de urgenţa lor;

vă concentraţi asupra unei singure sarcini într-un moment;

realizaţi sarcinile conform programului stabilit;

să îndepliniţi obiectivele planificate cât mai eficient;

toate sarcinile ce pot fi îndeplinite de alţii pot fi delegate;

la sfârşitul perioadei planificate cele mai multe probleme sunt rezolvate;

sarcinile pe baza cărora sunt evaluate rezultatele dv. sunt îndeplinite.

Împărţiţi-vă sarcinile în :

sarcini A - cele mai importante sarcini ale dv. pe care nu le puteţi îndeplini decât dv.

eventual în colaborare cu o echipă;

sarcini B - sunt de importanţă medie şi o parte pot fi delegate;

sarcini C - sunt cele mai puţin importante, dar cele mai frecvente şi cele mai multe ca

timp ocupat.

Trebuie să întelegeţi că în cele opt ore de serviciu este mai important să rezolvi cât

mai multe sarcini A decât toate sarcinile C. Pentru aceasta trebuie să vă planificaţi eficient

astfel:

- planificaţi una, două sarcini A pe zi alocându-le 3 ore;

- planificaţi 2-3 sarcini B pe zi alocându-le o oră;

- alocaţi 45 min - o oră pentru sarcini C;

- restul de 2 ore este pentru sarcini neprevăzute sau pentru a rezolva în avans unele

probleme.

Astfel veţi reuşi să lucraţi orientate spre rezultat - făcând lucrurile care trebuie făcute.

4. Planificaţi! Planificarea înseamnă pregătirea pentru îndeplinirea obiectivelor.

Înseamnă economisirea timpului. Se consideră că 8 minute alocate planificării economisesc o

oră de lucru.

Cel mai important este să puneţi planurile pe hârtie. Aceasta vă va permite să:

controlaţi mai bine proiectele;

reduceţi încărcarea memoriei dv;

aveţi o automotivare dacă veţi vedea cum bifaţi ca rezolvate problemele de pe listă;

vă concentraţi mai uşor cu lista sarcinilor în faţă;

verificaţi ce s-a realizat şi ce trebuie transferat în altă zi;

Pagina 36 din 81


aveţi timp şi pentru evenimentele neprevăzute;

aveţi o documentaţie dacă păstraţi planurile zilnice cu ce şi când aţi făcut şi o dovadă

a activităţii dv.

Scrieţi o listă a sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniţi!

Cel mai usor este să vă alcătuiţi planuri zilnice. O metodă de a alcătui un plan zilnic

sau pe termen lung este următoarea:

formulaţi o listă a sarcinilor, activităţilor şi termenelor limită care să cuprindă

activităţile neterminate din ziua precedentă; noile sarcini, activităţile obişnuite.

observaţi şi estimaţi timpul necesar îndeplinirii sarcinilor; nu planificaţi mai mult

decât se poate face în opt ore; estimaţi timpul necesar unei activităţi şi încadraţi-vă în el;

stabiliţi termene limită;

rezervaţi timp pentru sarcinile neprevăzute; planificaţi cu problemele necesare,

cunoscute doar 60% din timp, lăsaţi 20% pentru probleme neprevăzute şi 20% pentru

activităţi spontane;

trasaţi priorităţi;

evaluaţi gradul de îndeplinire al sarcinilor la sfârşitul zilei şi amânaţi sarcinile

neîndeplinite.

Cele 7 etape ale întocmirii unui plan:

definiţi-vă obiectivele;

puneţi-le pe hârtie;

stabiliţi-vă strategia, împărţiţi-vă obiectivele în etape mai mici mai uşor de realizat;

stabiliţi un termen limită;

puneţi-vă pe treabă;

nu vă temeţi de eşec;

insistaţi , insistaţi, insistaţi.

Folosiţi 20 de minute la sfârşitul zilei de lucru pentru a vă face planul pentru ziua

următoare. Evaluaţi ce aţi făcut în ziua respectivă. Faceţi o listă cu activităţile care ar trebui

reprogramate.

5. Organizaţi-vă!

folosiţi-vă agenda ca pe un sistem de stocare a informaţiilor, pentru a vă lista lucrurile

pe care le aveţi de făcut;

fiţi ordonată;

păstraţi împreună lucrurile care au legătură unul cu altul;

Pagina 37 din 81


faceţi ordine pe birou la sfârşitul fiecărei zile de lucru; aceasta va arăta că va-ţi

terminat treaba şi vă face să nu începeţi ziua cu a face ordine;

păstraţi mereu articole de rezervă din cele pe care le folosiţi mereu;

faceţi zilnic liste de control şi bifaţi activităţile pe care le-aţi finalizat;

păstraţi liste de control permanente pentru activităţile regulate.

6. Învăţaţi să spuneţi NU! Dacă cineva vă roagă să faceţi ceva ce nu intră în atribuţiile

dumneavoastră trebuie să învăţaţi să-l refuzaţi.

7. Fiţi perseverent! Puneţi în practică deciziile pe care le luaţi. Dacă credeţi cu

adevărat în ceva nu abandonaţi în ciuda celor care vă vor arăta aspectele negative ale hotărârii

dv.

Începeţi ziua de lucru cu recitirea programului alcătuit în seara precedentă, reamintiţi-

vă ordinea importanţei şi urgenţei lor. Pregătiţi-vă şi aranjaţi-vă materialele de care aveţi

nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor A.

Planificatorul

Planificatorul este cel mai bun mijloc de a vă organiza activitatea. Un planificator

ideal este un caiet mecanic care permite introducerea sau scoaterea de pagini acolo unde

dorim. Are rolul unei agende - calendar de întâlniri, jurnal, caiet de notiţe, instrument de

planificare, carte de telefoane şi adrese, catalog de idei, instrument de control. În fapt

planificatorul poate fi propria dv. secretară.

Este cel mai important element al unui sistem consecvent de planificare a timpului.

Este un memorator personal pentru toate planurile, formularele, listele pe care le

folosiţi în timpul zilei.

Este bine ca planificatorul să conţină mai multe secţiuni:

o secţiune tip jurnal, care va cuprinde pagini de calendar şi formulare de planificare

pentru planurile zilnice cu adnotări pentru lunile următoare;

o secţiune cu date personale şi profesionale, cu formulare de lucru, pagini de notiţe,

date, telefoane, adrese importante, pagini albe, pagini pentru notarea ideilor, fişe de control;

o secţiune pentru adrese şi numere de telefon;

o secţiune generală cu cărţi de vizită, legitimaţii, fotografii.

Avantajele planificatorului sunt:

te ajută întotdeauna când planifici, organizezi, supraveghezi sau controlezi;

Pagina 38 din 81


informaţia este uşor accesibilă;

conţine instrumente pentru luarea deciziilor, pe care vi le pune mereu la dispoziţie;

conţine multe date importante la care aveţi acces direct;

puteţi scoate sau introduce părţi în orice moment.

Acum există programe speciale pentru PC cu rol de planificator.

Un ultim sfat încercaţi să vă faceţi un plan săptămânal la care să adaptaţi planurile

zilnice. Acesta vă va oferi o mai bună perspectivă în viitor şi o mai mare flexibilitate în

conceperea planurilor zilnice. Stabiliţi vineri sau sâmbăta tot ce aveţi de făcut până la

sfârşitul săptămânii următoare. Veţi putea mai uşor să vă alocaţi zilnic timp pentru sarcinile

A, să amânaţi o parte din sarcinile nerezolvate marţi pentru miercuri sau joi, şi să aveţi un

sfârşit de săptămână liniştit, în care să nu vă gândiţi ce ar fi trebuit să faceţi marţea trecută.

Conţinutul evidenţei curente de secretariat cuprinde următoarele grupe de probleme:

scrisori la care unitatea trebuie să răspundă;

scrisori la care unitatea aşteaptă răspuns;

lucrări la termen fix;

chemări telefonice;

lucrări fără termenele de rezolvare dinainte fixat;

documente care trebuie restituite;

evidenţa întâlnirilor de lucru şi a şedinţelor;

evidenţa audienţelor;

evidenţa lucrărilor repetitive cu conţinut informativ.

Această evidenţă se ţine în caiete sau registre speciale dintre care vă voi descrie în

continuare. Pentru a avea în permanenţă o planificare a activităţilor şi o verificare a realizării

sarcinilor, pentru a nu intra în criză de timp fiecare secretariat îşi face o planificare strictă a

problemelor de rezolvat. Pentru aceasta sunt folosite mai multe mijloace, dintre care le voi

descrie pe cele mai folosite.

Calendarul activităţilor de secretariat- Pe baza experienţei acumulate de fiecare

secretariat în parte se pot observa o serie de activităţi cu caracter de ciclitate zilnică,

săptămânală, decadală, chenzinală, lunară, trimestrială, semestrială sau anuală. Aceste

activităţi se consemnează în Calendarul activităţilor de secretariat, care permite o mai bună

organizare, pregătire şi desfăşurare a activităţii secretariatului respectiv.

Este necesar ca odată cu înscrierea zilei sau perioadei unor anumite activităţi să se

înscrie în calendar şi măsurile necesare în scopul realizării lor.

Pagina 39 din 81


Calendarul activităţilor de secretariat nu trebuie considerat ca un document în plus

cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace în perfecţionarea activităţilor de secretariat

şi manageriale.

Programul de lucru (planning)- Pentru o mai sistematică organizare a timpului de

muncă este necesară extragerea din caietul de sarcini şi din calendarul activităţilor de

secretariat a sarcinilor ce se scontează a fi realizate saptămânal şi zilnic, notate într-o fişă care

să cuprindă: problema urmărită, factorii responsabili, numerele de telefon ce pot fi apelate

precum şi rezultatele obţinute.

Există cazuri în care o anumită sarcină nu poate fi realizată în termenul scontat, aspect

ce trebuie menţionat în caietul cu programe de lucru. Se cunosc şi cazuri când, în locul unei

sarcini din program, se realizează o alta, care nu a fost cuprinsă în program, dar care prin

importanţa şi urgenţa ei va fi benefică pentru conducere.

Programul zilnic va fi alcătuit împreună cu şeful direct pe baza unui proiect elaborat

din timp de secretar cu completarea sarcinilor nou apărute. Este de datoria secretariatelor să

reţină atenţia coducătorului cu privire la termenul (data, ora, minutul) la care o anumită

activitate a fost programată. În acest sens este deosebit de utilă calitatea secretariatului de a

discerne problemele urgente faţă de cele ce mai pot aştepta, cele importante de cele mai puţin

importante. În mod deosebit este necesară rezolvarea cât mai bună a raportului dintre

IMPORTANT şi URGENT.

De regulă, toate sarcinile trecute în programul zilnic sau săptămânal trebuie rezolvate

integral, dar dacă acest lucru nu este posibil respectivele sarcini vor fi reportate pentru a 2-a

zi sau pentru o alta dată fixată de conducere. Pentru fiecare sarcină cuprinsă în program se

cere notat în dreptul ei modul în care s-a realizat iar în cazul nerealizării să se specifice şi

motivele pentru care nu s-a realizat.

Caietul de sarcini - Acest caiet este un instrument folosit de secretariate, în care se

consemnează cu minuţiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel încât ele să fie

mereu în atenţia secretariatului în vederea soluţionării. Forma, dimensiunea şi rubricaţia

acestui caiet de sarcini rămân la latitudinea fiecărui secretariat în parte, în funcţie de

specificul locului de muncă şi de cerinţele exprimate de conducere.

Ordinea consemnării sarcinilor primite se face în funcţie de urgenţa, importanţa,

durata realizării, folosind, dacă e cazul, notaţii sau sublinieri cu carioca de culori diferite. Se

impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevăzute cu termene precise să fie trecute în

scadenţarul de termene. În cazul în care o anumită sarcină nu a fost îndeplinită la timp se vor

preciza motivele nerealizării, dar totodată şi măsuri de îndeplinire, precum şi un nou termen.

Pagina 40 din 81


Este de la sine înţeles ca orice sarcină ce urmează a fi indeplinită trebuie să aibă

avizul conducerii (în afara celor pentru care se dau aprobări globale pe perioade lungi de timp

sau chiar cu caracter permanent). A primi sarcini de la alte persoane, colegi sau factori

externi, fără avizul şefului direct, este o greşeală care poate genera distorsiuni apreciabile în

desfăşurarea procesului de muncă din unitatea respectivă. Se cuvine, de asemenea, să

precizăm că în cazul în care şeful direct lipseşte (concediu, boală, deplasare etc.) este necesar

ca acesta să stabilească înainte de plecare un înlocuitor, care să dispună ce trebuie să facă

secretariatul în cazul mai multor solicitări concomitente, stabilind ordinea şi modalităţile de

execuţie.

Caietul de notaţii cronologice - Desigur că dezvoltarea tot mai complexă a vieţii

economico-sociale, în general, şi cu atât mai mult în condiţiile unei economii de piaţă,

determină necesitatea perfecţionării pe măsura şi a unei evidenţe a componentelor,

fenomenelor şi proceselor care apar la diverse niveluri şi structuri organizatorice.

Scretariatele de la diferite niveluri sau din diferite domenii de activitate se confruntă

cu probleme din cele mai diverse, unele fiind aproape sau toatal insolubile.

Din descrierea făcută la capitolul care se referă la atribuţiile şi sarcinile secretariatelor

rezultă implicit şi multitudinea de planuri pe care sunt nevoite să acţioneze secretariatele.

Pentru asigurarea unei bune evidenţe, un instrument de lucru pe care îl găsim la aproape toate

secretariatele, fiind indispensabil muncii de fiecare zi, este Registrul sau Caietul de notaţii

cronologice.

Secretarul va nota în acest caiet, toate informatiile, problemele, evenimentele care

apar, în ordine calendaristică, precum şi sarcinile stabilite de conducere. Se vor consemna în

acest caiet informaţii cu privire la activitatea propriei unităţi, corelaţiile cu alte

compartimente de muncă sau cu alţi agenţi economici. Se vor consemna aici numere de

telefon şi de fax, adrese, nume de furnizori şi beneficiari, precizându-se data şi ora la care a

fost făcută consemnarea. Regăsirea rapidă a informatiilor se poate face operativ, atunci când

se cunoaşte exact data respectivă, regăsirea informaţiilor este greoaie, necesitând mai mult

timp şi creând situaţii neplăcute, uneori de-a dreptul ridicole, în relaţiile cu solicitanţii sau

chiar cu şeful direct.

Caietul de notaţii pe domenii de activitate - Pentru evitarea neplăcerilor precizate la

sfârşitul subcapitolului anterior se utilizează: Caietul de notaţii pe domenii de activitate. Se

poate asigura astfel depistarea rapidă a informaţiei căutate. Pentru realizarea acestui deziderat

este necesară transcrierea, dacă e posibil zilnic (dacă nu, măcar săptămânal), a informaţiilor

din caietul de notaţii cronologice în caietul de notaţii pe domenii de activitate.

Pagina 41 din 81


Înfiinţarea unui asemenea caiet este însă condiţionată de alcătuirea prealabilă a unui

cod de domenii care să sistematizeze transcrierea după frecvenţa şi importanţa problemelor.

La nivelul unei întreprinderi mici sau mijlocii, de exemplul, la o întreprindere de

transporturi auto, secretariatul va realiza o listă cu toate categoriile de probleme şi informaţii

cu care se confruntă în care se pot include: evidenţa stocurilor de materiale şi piese de

schimb, lista furnizorilor, lista clienţilor care folosesc mai des serviciile unităţii respective,

situaţia veniturilor şi a cheltuielilor, aprecieri şi critici la adresa unităţii, lista autovehiculelor

propuse pentru casare etc.

Utilizând un asemenea caiet vom observa în curând că facilităţile pe care le oferă

compensează cu brio efortul depus pentru întocmirea lui şi pentru ţinerea înformaţiilor la zi.

Scadenţarul de termene- Scadenţarul de termene constituie un instrument

indispensabil în asigurarea respectării termenelor stabilite de conducere sau de secretariatul

însuşi. În el se vor include toate datele care presupun termene precise. În acest sens ar putea fi

folosită o agendă de birou cu rubricaţie calendaristică. Din notaţiile făcute trebuie să rezulte

clar data la care s-a realizat tranzacţia respectivă, persoanele implicate şi telefoanele acestora,

conţinutul tranzacţiei şi termenul de realizare a acesteia. Dacă contractul în cheiat cu prilejul

tranzacţiei prevede şi termene intermediare, pe faze de realizare, este necesar ca şi acestea să

fie stipulate în scadenţar, urmând a informa conducerea în mod operativ pentru evitarea

depăşirii termenelor. Activităţile nerealizate la termenele fixate se vor reporta, cu acordul

părţilor, la noi termene sau se va renunţa la ele dacă este cazul.

Pe baza experienţei acumulate considerăm potrivit să recomandăm ca în scadenţar să

fie stipulate şi clauzele referitoare la penalizările ce vor fi aplicate în caz de nerespectare a

termenelor (de exemplu: 0,5% din valoarea totală a tranzacţiei pentru fiecare întârziere).

În folosirea scadenţarelor de termene este necesar ca secretariatele să dovedească mult

discernământ în aprecierea diverselor termene de urgenţă şi importantă reţinând din timp

atenţia factorilor responsabili pentru prevenirea unor întârzieri.

De altfel, întreaga activitate de secretariat trebuie să aibă un caracter preventiv, în

scopul respectării riguroase a tuturor termenelor, ca dovadă certă a seriozităţii, în stilul de

muncă al unităţii respective.

Agenda cu adrese şi numere de telefon- Destinaţia unui asemenea instrument de lucru

rezultă şi din titlu, el fiind, de asemenea, indispensabil în munca de secretariat.

În mod practic se utilizează un registru – repertoar, cumpărat sau confecţionat la

comandă sau de secretar, în care se consemnează, în ordine alfabetică, adresele şi numerele

Pagina 42 din 81


de telefon ale factorilor colaboratori, cu spaţii de rezervă pentru fiecare literă în parte (pentru

noi informaţii şi pentru actualizarea celor vechi).

Dacă volumul activităţii presupune un număr mare de persoane cu care conducerea

are legături, în locul unui caiet se va folosi un fişier alfabetic, ce permite o mai bună

actualizare.

Reamintim că informaţiile din aceste documente sunt cu caracter secret. Numerele de

telefon şi adresele persoanelor încadrate în unitate nu pot fi transmise decât cu acordul

persoanelor respective. În cazul persoanelor care nu sunt de acord să facă publice adresa şi

numărul de telefon, se va trece în dreptul numărului lor de telefon din agendă, menţiunea „ nu

se informează”.

Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese şi numere de telefon se va concepe de

fiecare secretar în parte în funcţie de specificul unităţii. În esenţa, el trebuie să cuprindă: nr.

Crt., numele şi prenumele, adresa, numărul de telefon de la serviciu şi de acasă şi o rubrică de

observaţii la care se va putea trece şi menţiunea „nu se informează” sau se vor specifica

eventualele modificări.

Lista numerelor de telefon uzuale - Practica a dovedit că frecvenţa unor solicitări

primite sau a unor apeluri cerute de conducere este cu mult mai mare decât celelalte apeluri.

În acest caz este deosebit de utilă o listă a numerelor de telefon uzuale, cuprinse de regulă pe

o singură pagină celofanată sau protejată cu folie de plastic. Utilizarea ei ne scuteşte de

pierderea timpului cu căutarea în agendă sau în fişier dar se impune necesitatea revizuirii şi

actualizării ei lunare sau trimestriale.

Este de prisos să amintim ca şi în cazul acestor instrumente de lucru calculatorul

personal este un auxiliar ce oferă satisfacţii nebănuite prin ordonarea alfabetică a numelor,

prin posibilităţile nelimitate de actualizare precum şi prin creşterea operativităţii în găsirea

numerelor căutate.

Agenda electronică - Întrucât în practica muncii de secretariat se utilizează din ce în

ce mai mult agenda electronică de buzunar, vom prezenta mai jos un model concret de

utilizare a unei asemenea agende cu atât mai mult cu cât, la început, o asemenea agendă nu

pare prea prietenoasă. Am ales spre exemplificare tipul de agendă electronică „ DATA

BANC – plus” MADE în CHINA.

Acest tip de agendă serveste la cunoaşterea datei, a zilei şi orei, care se menţin

automat în actualitate; păstrează adresele şi numerele de telefon introduse, cu posibilităţi

operative de regăsire, păstrează alte informaţii utile, permite efectuarea unor operaţii pe

calculator.

Pagina 43 din 81


Pentru alegerea meniului: se apasă succesiv tasta ON MODE până la obţinerea

meniului dorit, şi anume:

calendar şi ceas;

telefon şi adresă;

memorarea unor informaţii;

calculator.

Calendarul se modifică operând următoarele mişcări:

se alege cu ON MODE modul calendar şi ceas;

se tastează de două ori tasta SHIFT şi o dată tasta „g”;

-apare un cursor care poate fi deplasat cu ajutorul săgeţilor în dreptul caracterelor ce

trebuie modificate;

-se tastează peste caracterele vechi , cele noi;

-ordinea la dată este: anul, luna, ziua;

-procedeul este valabil atât pentru calendar cât şi pentru ceas.

după ce s-au efectuat schimbările dorite, pentru fixare se tastează G.

Telefonul şi adresa

se alege meniul „NAME” (telefon şi adresă);

se tastează clar şi precis numele şi prenumele dorit;

după tastarea numelui şi adresei se tastează ENTER după care se tastează numărul de

telefon şi din nou ENTER;

schimbarea scrierii literelor cu cifre şi invers se face prin de două ori SHIFT;

regăsirea numerelor de telefon necesare la un moment dat se face prin tastarea

primelor litere din numele căutat şi apoi tastarea uneia din săgeţile sus-jos;

dacă avem mai multe nume la care primele litere coincid, fie că se va tasta întregul

nume căutat, fie tastăm doar câteva litere, după care vom ajunge la numele căutat cu ajutorul

săgeţilor sus-jos;

dacă nu se specifică nici un nume, când suntem în meniul NAME tot cu ajutorul celor

două săgeţi se obţine defilarea, în sus sau în jos a întregului şir de nume cu numerele de

telefon corespondente;

modificarea informaţiilor se face cu tastele DEL si INS după care se fixează cu

ENTER;

Pagina 44 din 81


pentru ştergerea unei informaţii aceasta se caută cu ajutorul săgeţilor sus-jos sau/şi

DEL – INS după care se tastează CE/C; pe ecran va apărea CLEAR care ne oferă două

posibilităţi: dacă dorim să renunţăm la ştergere tastăm N iar dacă totuşi dorim să ştergem,

tastăm ENTER.

Meniul memo

se utilizează pentru păstrarea unor informaţii utile;

pe linia de sus se va trece informaţia dorită, iar pe cea de jos va apărea, la regăsire,

data şi ora la care s-a făcut înregistrarea;

regăsirea, modificarea şi ştergerea de informaţii se fac la fel ca în cazul anterior.

Calculatorul

se alege meniul 0;

se utilizează ca un calculator de buzunar, obişnuit.

Câteva precizări

agenda electronică permite şi asigurarea utilizării secrete a unor informaţii cu ajutorul

unui cuvânt cheie, dar să nu mai insistăm asupra instrucţiunilor de lucru în acest sens se

găsesc în prospectul unităţii;

pe spatele unităţii se găseşte butonul pentru RESET (anularea tuturor informaţiilor în

afară de cele secrete);

capacitatea de depozitare informaţiilor este de 688 BYTES;

scoaterea din funcţiune se face automat după 8 minute de nefuncţionare.

Pagina 45 din 81


Sistemul informaţional al întreprinderii

Sistemul informaţional cuprinde ansamblul de circuite de informaţii materializate sau

nematerializate, precum şi prelucrarea datelor necesare funcţiei de conducere a unităţii.

Din sistemul informaţional face parte şi sistemul de comunicaţii ce reprezintă

ansamblul proceselor prin care se efectuează operaţia de punere în contact a uneia sau mai

multe surse de informaţii prin intermediul reţelelor de comunicaţii şi prin funcţionarea

elementelor emiţătoare, receptoare, precum şi a releelor intermediare. Totodată, sistemul

informaţional cuprinde şi sistemul de prelucrare a datelor, alcătuit dintr-o serie de operaţii de

adunare, selectare, circulaţie şi prelucrare a datelor în vederea utilizării lor în procesul

conducerii.

Indiferent de organizaţie există, două probleme ale sistemului de comunicaţii care se

cer rezolvate pentru atingerea obiectivelor. Acestea sunt:

organizarea comunicaţiilor în aşa fel încât informaţiile să fie primite şi transmise

persoanelor care au nevoie de ele pentru activitatea pe care o desfăşoară, ceea ce înseamnă

organizarea relaţiilor dintre persoane sub forma unei reţele de comunicaţii;

luarea de decizii, adică regruparea informaţiilor, alegerea între diferite posibilităţi de

acţiune, transmiterea acestei alegeri către membrii colectivului de lucru.

Pagina 46 din 81


În cadrul sistemului informaţional secretariatul este un nod între conducere şi

interiorul şi exteriorul organizaţiei. Schimbul de informaţii se face atât de la conducere către

secretariat cât şi invers. Secretariatul aduce informaţii de control care trebuie să fie reale,

complete, obiective şi operative, pentru a permite desfăşurarea în bune condiţii a funcţiilor

manageriale.

Clasificarea informaţiilor

a. după formă:

formă analogică - înregistrarea simplă, neprelucrată a sunetului sau imaginii;

formă digitală - informaţii prelucrate numeric (prin calculator de obicei - introduse la

tastatura, scaner, camera digitală, înregistrare digitală).

b. după natura lor:

date - numerice, alfabetice, alfanumerice, operaţii matematice;

texte;

documente grafice - figuri, grafice, scheme, fotografii;

secvenţe video - filmate cu camere de luat vederi simple sau digitale, sau generate de

calculator;

secvenţe audio înregistrate clasic sau digital sau generate de calculator.

c. după suportul utilizat

suporturi magnetice;

suporturi cu citire optică;

suporturi opace;

suporturi transparente.

Modalităţi de introducere a informaţiilor în sistem:

manuală – de la tastatură, sau prin scanare;

prin transfer în reţea de la alte calculatoare, sisteme multimedia.

Funcţiile unui sistem informatic

Memorarea şi regăsirea informaţiilor

Un sistem informatic poate fi apreciat prin capacitatea de stocare a informaţiilor şi

prin viteza de regăsire a datelor.

Modalităţi de stocare:

Pagina 47 din 81


memoria internă;

memoria externă;

arhiva electronică.

Directiile de utilizare ale informaţiilor stocate:

consultare locală;

oferirea de informaţii unor solicitanţi locali;

comunicarea prin reţele de calculatoare.

Prelucrarea informaţiilor

Cuprinde:

conversia informaţiei în vederea prelucrării din formă analogică în formă digitală şi

invers;

copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport;

transferarea informaţiei de pe un suport pe altul;

actualizarea permanentă a bazelor de date;

efectuarea de operaţii;

analiza, compararea şi sinteza rezultatelor;

Ieşirea

Presupune:

stabilirea categoriilor de informaţii stabilite a fi transferate;

precizarea conţinutului efectiv al informaţiilor respective;

stabilirea celui mai potrivit tip de suport;

alegerea formei digitale sau analogice;

precizarea destinatarului şi a mijlocului de comunicare.

4. Comanda şi controlul - Asigură dirijarea şi reglarea întregului sistem, optimizarea

alocării resurselor privind echipamentul, memoria internă, baza de programe, procesele de

intrare, prelucrare şi iesire a informaţiilor.

Birotica în sprijinul activităţii de secretariat

Pagina 48 din 81


Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii

administrative şi de birou cu nevoile de comunicare şi de prelucrare automată a datelor şi care

are ca scop creşterea productivităţii şi a calităţii muncii de birou.

Conceptul de biotică a apărut în SUA la începutul anilor ’70 în cadrul expresiei office

automation ca echivalent al său. În franceză echivalentul era automation du tertiare.

Automatizarea implică aplicaţia plănuită a instrumentelor de manipulare a informaţiei şi a

metodelor de îmbunătăţire a productivităţii umane în operaţiile birotice. Deşi manipularea

informţiei de către lucrătorii biroticii este scopul acestei noi tehnologii, alte aspecte ale

biroului vor fi afectate. Acestea includ factori cum ar fi: organizarea funcţiilor şi liniilor de

raportare, instruire pentru noile metode, ergonomia, tiparele de călătorie, locaţia fiecărei

ramuri birotice, orele de muncă, moralul angajaţilor şi clasificările sarcinilor de lucru.

Birotica a schimbat echipamentul şi obiceiurile de lucru ale utilizatorilor finali de

astăzi şi a grupurilor de lucru. S-au făcut investiţii în staţii de lucru computerizate, legate în

reţea şi în alte echipamente automatizate. Metodele tradiţionale birotice au făcut loc

colaborării electronice şi reţelelor de comunicaţii, procesării textelor, a imaginilor şi a altor

tehnologii informaţionale.

Birotica văzută ca sistem informaţional

Din punct de vedere informaţional, birotica aparţine categoriei sistemelor

informaţionale. Organizaţia tipică se sprijină pe două categorii de sisteme informaţionale:

operaţionale şi de sprijinire a conducerii.

EIS

DSS

SICO

SIPT

Pagina 49 din 81


Fig Nr.3.1 Reprezentarea piramidală extinsă a sistemelor informaţionale

Încadrarea biroticii în una din aceste categorii rămâne discutabilă pentru că autori ca

O’Brien James, Alter Steven încadrează birotica la nivelul operaţional întrucât aceasta

sprijină operaţiile de rutină, repetitive şi are ca obiect integrarea noilor tehnologii

informaţionale pentru creşterea nivelului comunicaţional.

Oponenţii acestei teorii, consideră că birotica este situată atât la nivel strategic cât şi

la nivel tactic.

Pentru a înţelege acest lucru, relevant este exemplul echipelor de manageri ce

lucrează la proiecte cu ajutorul sistemelor de sprijinire a grupurilor de lucru, cu tehnologiile

lor specifice, în vederea atingerii obiectivelor de la nivel tactic sau strategic.

Noile tehnologii informaţionale vin în sprijinul acestei opinii.

Rolul sistemului informaţional birotic

Rolul sistemului informaţional birotic se poate concretiza în următoarele direcţii:

Sprijinul muncii de birou generale

Un sistem informaţional birotic facilitează sarcinile de procesare zilnică a

informaţiilor de birouri şi organizaţii. Aceste sisteme includ o varietate largă de instrumente

încluzând spredsheet-uri, procesoare de texte şi pachete de prezentare.

Deşi telefonul, e-mail-ul, v-mail-ul şi faxul pot fi incluse în această categorie, tratarea

acestora, ca sisteme de comunicaţie trebuie făcută separat. O importantă extensie a sistemului

informaţional birotic şi a sistemelor de comunicaţie este tehnologia Groupware. SIB ajută

oamenii să execute păstrarea înregistrărilor referitoare la personal, scrierea şi calcularea

eficientă a sarcinilor de lucru. Dintre toate tipurile de sisteme, SIB şi sitemele de comunicaţie

sunt cele mai cunoscute.

Instrumentele grupate in interiorul SIB includ:

Foi de calcul tabelar – o metodă eficientă pentru executarea calculelor ce pot fi

vizualizate în termenii celulelor acestora. Deşi programele de foi de calcul sunt foarte

cunoscute azi, primul a fost Visicalc ce a ajutat la creşterea cererii pentru microcalculatoare

în anii ‚ ’70;

Sitemele de procesare a textului şi a imaginii- stochează, revizuiesc şi imprimă

documente ce conţin date de tip text sau imagini;

Pagina 50 din 81


Pachete de prezentare – ajută mangerii să dezvolte prezentări independent. Aceste

produse convertesc schiţele generale în pagini imprimate conţinând titluri spaţiate potrivite şi

subtitluri.

Sistemle de gestiune a bazelor de date personale şi sistemelor de lucru a notelor –

ajută la ţinerea evidenţei personale. Aplicaţii tipice includ o carte de evidenţă a întâlnirilor şi

calendar, o listă a priorităilor şi un notepad. SIB sunt utlilizate în scopuri de productivitate a

personalului. în cazul în care munca e nestructurată şi utilizatorii pot utiliza instrumentele

după dorinţă.

Structura unui sistem birotic

În scopul delimitării componentelor birotice vom folosi opiniile autorilor James

O’Brien şi Alter Steven

Autor Componentelor sistemului informaţional birotic

James

O’Brien

Sitemele de procesare electronică: au transformat biroul de azi într-o

editură modernă cu ajutorul procesoarelor de texte, desktop publishing-

ului şi a sitemelor de procesare a imaginii;

Sitemele de comunicaţii electronice: e-mail, v-mail, fax etc.

Sistemele de prelucrare a imginii – includ sistemul multimedia,

gestiunea documentelor electronice;

Sitemele de gestiune a biroului – includ accesorii ale biroului

electronic.

Alter

Steven

Sistemul de sprijinire a muncii de birou include unelte pentru crearea şi

gestionarea documentelor, împărţite astfel:

Sisteme de procesare a textelor şi imaginilor ce crează, stochează,

modifică şi tipăresc documente ce conţin texte sau combinaţii de texte

cu imgini şi au evaluat de la obişnuitele procesoare de texte până la

complicatele desktop publishing;

Programele de calcul tabelar – furnizează informaţii numerice într-o

formă accesibilă, organizată cu posibilităţi multiple: realizare de

calcule, reprezentări grafice, organizări în baza de date;

Sistemul de organizare a datelor individuale sunt destinate organizării şi

Pagina 51 din 81


evidenţei muncii personalului angajat şi conţin instrumente de tip

calendar, agendă de lucru, listă cu priorităţi, incluse în orice versiune

Windows;

Programe de prezentare – oferă nespecialiştilor o modalitate facilă de

tip „wizard”de a realiza prezentări independent, fără asistenţă

specializată

Sisteme de comunicaţii electronice;

Sistemele de teleconferinţe presupun utilizarea transmisiei televizată

pentru a face posibilă „întâlnirea unor persoane aflate la distanţă”;

Sisteme electronice de transmitere a mesajelor includ: poşta electronică,

poşta vocală, faxul. Deşi au fost utilizate iniţial ca tehnologii separate,

s-a început o fuziune a acestora în sensul că s-a început combinrea

anumitor trăsături caracteristice lor;

Siteme de sprijinire a grupurilor de lucru – furnizează mai multor

persoane acces partajat la instrumente de lucru specifice;

Tab. Nr.3.1 Componentelor sistemului informaţional birotic

Aplicaţiile biroticii se încadrează în trei categorii:

1. Birotica autonomă - care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor,

clasarea şi arhivarea acestora.

2. Birotica de transmisie - care permite schimbul de informaţii de la un post de muncă

la altul, dar fără ca postul receptor să poată automat să recupereze informaţia primită, pentru

a o transforma după interesul său. Cuprinde: telefonul, faxul, băncile de date, arhivările pe

discuri optice.

3. Birotica de comunicaţie - în care receptorul poate asigura toate funcţiile

emiţătorului. Cuprinde mesageria electronică, intranet şi internet. Obiectul muncii de birou îl

constituie fenomenele şi procesele informaţionale şi decizionale ale unei societăţi, organizaţii.

De o importanţă deosebită se bucură procesul de comunicare al informaţiilor şi

deciziilor.

Comunicarea poate fi structurată în :

- comunicare orală;

- dialog direct;

Pagina 52 din 81


- convorbiri în grupuri;

- convorbiri la distanţă;

- comunicare scrisă;

- comunicare informatică.

Esenţa biroticii o constituie introducerea automatizării în activitatea de birou, implicit

în comunicare. Aceasta aduce mai multe avantaje activităţii:

- cresterea calităţii, operativităţii şi productivităţii muncii de birou;

- scăderea costurilor de producere, prelucrare, stocare şi utilizare a informaţiilor;

- reducerea timpului de operare în procesul informaţional şi decizional;

- creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei

de regăsire a informaţiei;

- eliminarea sau diminuarea efortului fizic şi intelectual.

Căutarea şi regăsirea informaţiilor

O funcţie importantă pentru munca de birou este stocarea şi accesarea informaţiilor şi

asigurarea accesului rapid şi usor la informaţii.

Stocarea informaţiilor se face pe diferite tipuri de suporturi:

- hârtie;

- discuri magnetice;

- film.

Fiecare dintre aceste suporturi impune spaţii şi mijloace de păstrare specifice dar toate

aceste mijloace trebuie să îndeplinească anumite condiţii:

posibilitate de operare simplă şi rapidă;

uşor accesibile ca spaţiu;

dimensiuni potrivite cu dimensiunile materialelor depozitate;

posibilităţi de extindere;

să nu ocupe prea mult spaţiu;

să păstreze materialele în siguranţă.

Există două sisteme de păstrare a documentelor într-o organizaţie:

1. Păstrarea centralizată:

- toate documentele într-o singură încăpere;

- un funcţionar specializat se ocupă de ele;

- sistem de îndosariere unic pentru toată organizaţia;

Pagina 53 din 81


- echipamente bine folosite, gestiune centralizată posibilă şi computerizată.

2. Păstrare descentralizată (pe departamente):

- fiecare departament îşi păstrează documentele;

- sistemele de clasificare sunt cele mai potrivite cu specificul departamentului,

- mai uşor accesibil personalului din departament.

Sisteme de îndosariere

Documentele de hârtie se păstrează de obicei în dosare, dosare care sunt asezate în

diferite tipuri de dulapuri sau rafturi.

Tipuri de dosare:

- dosarul simplu - o foaie de carton îndoită, documentele nu sunt ataşate cu nimic de

ea.

- dosarul plic, sau mapa - are trei clape de carton care închid documentele, astfel sunt

protejate de pierdere şi de praf, pot fi prevăzute şi cu două benzi elastice pentru o mai bună

închidere.

- dosarul cu şină - sistemul de prindere cu lame metelice sau din plastic impune

perforarea documentelor pe marginea stânga. Atentie! - nu toate documentele se pot perfora.

- dosarul dublu - este format dintr-un dosar cu şină şi unul plic.

- dosarul cu clemă - este o copertă din carton sau plastic care are în partea superioară

o clemă.

- mape transparente - din material plastic subţire, deschise în partea superioară sau

lateral, sunt prevăzute cu o margine perforată care permite plasarea lor într-un dosar cu şină.

- dosare suspendate - prevăzute cu un sistem de agăţare de raft, de aici documentele se

pot scoate fără a scoate dosarul din raft.

- dosare cu etichete - o margine pe care se pot face notaţii.

Dosarele cu un subiect comun, sau doar pentru a fi protejate se pot aseza în

bibliorafturi.

După modul de aşezare în rafturi există două sisteme de îndosariere: vertical şi lateral.

Sistemul vertical

Documentele sunt aşezate în dosare astfel încât pentru a le scoate se face o mişcare de

jos în sus. Numele fiecărui dosar sau conţinutul se trec pe muchia de sus a dosarului sau pe o

Pagina 54 din 81


etichetă ataşată acestei muchii. Dosarele stau în dulapuri cu rafturi. Rafturile sunt prevăzute

cu şine pe care glisează dosarele, (de obicei suspendate). Ideal ar fi ca la începutul raftului să

existe o listă cu toate dosarele din raft.

Avantajele sistemului sunt: o bună protecţie a dosarelor, documentele sunt aşezate

compact.

Dezavantajele: echipament mai scump, necesită spaţiu suplimentar pentru deschiderea

sertarelor.

Sistemul lateral

Dosarele se aşează unul lîngă altul în raft, precum cărţile. Se etichetează pe marginea

din afară.

Avantaje: ocupă puţin spaţiu, se poate construi pe înălţime, se poate extinde uşor,

foarte accesibil.

Dezavantaje: protecţie mai proastă (praf, apă).

Formulare pentru îndosariere

Fişa de împrumut - este formularul care se pune în locul unui document sau dosar

scos din raft. Aceasta fişă cuprinde: numărul sau numele dosarului sau documentului, numele

celui care a primit documentul, departamentul la care lucrează, data când s-a scos

documentul, data la care trebuie returnat. Ideal ar fi să puneţi fişa într-o mapă transparentă

care va servi şi ca suport pentru alte documente ce alimentează între timp dosarul respectiv,

permiţând şi observarea dintr-o privire a dosarelor absente.

Fişa de referire la alte dosare - se foloseşte atunci când un dosar poate fi cunoscut şi

sub alte nume sau se referă la mai multe probleme. În dosar sau în secţiunea în care ar putea

fi al doilea titlu (domeniu) se plasează o fişă de tipul:

Pentru informaţii despre ....

Vezi dosarul .....

Semnătura ..... data.....

Clasarea şi arhivarea documentelor cu ajutorul instrumentelor de birotică

Pagina 55 din 81


Dacă veţi lucra într-o firmă veche veţi găsi deja sisteme de ţinere a evidenţei

documentelor. Va trebui să le învăţaţi şi să le aplicaţi corect. Trebuie să vă adaptaţi rapid.

Dacă veţi fi prima secretară a unei firme noi va trebui să realizaţi dv. aceste sisteme.

Câteva sfaturi generale:

documentele se păstrează cel mai frecvent în dosare de încopciat şi bibliorafturi; se

mai pot folosi mape de plastic, cutii de carton, de obicei de format A4.

pentru o bună eficienţă în sortare, îndosariere, clasare este bine să aveţi mereu la

îndemâna: dosare sau mape de plastic de diferite tipuri şi culori, cutii de carton sau de plastic

gen rafturi, perforator, capsator, agrafe de birou, de diferite forme şi dimensiuni, bolduri,

benzi de carton pentru despărţirea documentelor în cutii sau dosare, etichete, bandă adezivă,

hârtie de ambalat, sfoară.

înainte de a clasa un document asiguraţi-vă că a fost examinat şi aprobat pentru

clasare de superiorul dv.

sortaţi şi grupaţi documentele înainte de clasare;

scoateţi agrafele şi boldurile, eventual capsaţi;

verificaţi dacă aţi pus actele în dosarul corect,

asezaţi actele cu grijă în dosar fără să le mototoliţi sau îndoiţi, ele trebuie să arate bine

şi la viitoare consultări;

în fiecare dosar asezaţi documentele în ordine cronologică cu cele mai noi documente

deasupra;

păstraţi-vă dosarele la zi, nu lăsaţi la sfârşitul programului documente neclasate,

neîndosariate pe birou;

reţineţi şi notaţi dacă un document trebuie scos dintr-un dosar, unde a fost pus sau cui

a fost dat şi până când. Puteţi chiar să faceţi mici fişe pe care să le puneţi în dosar în locul

documentului pe care să notaţi la ce se referea, când a fost scos, de ce, cui a fost dat şi până

când;

eliminaţi hârtiile care nu mai sunt necesare: ciorne, notiţe pe care le-aţi rezolvat. Nu

vă umpleţi biroul de hârtii. Nu aruncaţi nici o hârtie până nu o citiţi cu atenţie.

dacă aveţi un dulap cu documente ţineţi-l încuiat.

Clasarea cronologică

Documentele sunt aranjate în ordinea în care au fost înregistrate la intrare sau la

ieşire, exemplul clasic fiind registrul de intrări şi ieşiri. De obicei se aplică la un număr mic

Pagina 56 din 81


de documente de exemplu în acelaşi dosar documentele se aşează în ordine cronologică, sau

corespondenţa se păstrează în ordine cronologică.

Avantaje:

- se pot localiza cu uşurinţă documentele curente;

- documentele la care s-a lucrat în acelaşi timp pe o anumită temă sunt grupate.

Dezavantaje:

- scrisorile primite şi răpunsurile la ele sunt despărţite;

- nu grupează documentele în funcţie de conţinutul lor.

Clasarea alfabetică

Presupune clasarea documentelor în ordine alfabetică de la a la z. Sistemul este cel al

cărţilor de telefon sau al dicţionarelor.

Reguli de clasare:

- în cazul numelor de persoane: numele se aşează înaintea prenumelui; ordinea

numelor se face în funcţie de fiecare literă din cuvânt, în cazul iniţialelor identice se clasează

după a doua literă, dacă şi aceasta este identică se clasează după a treia, ş.a.

- dacă numele este identic clasarea se face în ordinea iniţialelor prenumelor;

- numele fără iniţială precede numele cu iniţială;

- numele compuse din iniţiale despărţite cu puncte preced numele obişnuite;

- dacă numele este compus din mai multe nume despărţite prin cratimă Ionescu-

Galaţi se ia în considerare primul nume.

- dacă numele începe cu o particulă de nobleţe (de, von) aceasta nu se ia în

considerare.

- numele gen O'Malley, sau McDonalds se clasifică ca un singur nume la O sau la M.

- în cazul numelor de instituţii:

- se foloseşte un cuvânt reprezentativ "cuvântul director" de exemplu: S.C. Rulmentul

este Rulmentul, Prefectura Prahova este Prahova;

- dacă o firmă are mai multe nume pentru clasare se foloseşte primul.

Evidenţa se ţine de obicei pe repertoare, dar se pot folosi şi fişe sau bibliorafturi. Între

grupele de dosare se poate pune cartonaş la începerea unei noi litere.

Se foloseşte la evidenţa fişelor de personal, a furnizorilor, contractelor, cursanţilor,

etc.

Pagina 57 din 81


Avantaje:

- documentele sunt grupate după conţinut, cele care se referă la o anumită firmă de ex;

- indexarea nu este necesară;

- este o metodă simplă.

Dezavantaje:

- este dificilă găsirea unui document în cazul mai multor dosare la aceeaşi literă sau

temă;

- se pot aşeza greşit documentele în dosare cu denumiri asemănătoare sau apropiate.

Variante ale clasării alfabetice sunt cea pe subiect sau cea geografică.

Clasarea numerică

Fiecărui corespondent i se atribuie un număr, la fel fiecărui departament sau angajat.

Se completează o fişă cu numele corespondentului şi numărul atribuit.Aceste fişe pot să

cuprindă mai multe date despre corespondentul respectiv. Se păstrează într-un sertar separat

sau într-o cartotecă.

Avantaje:

- permite localizarea rapidă a documentului numai la vederea numărului de

înregistrare;

- permite clasarea unui număr mare de documente, mai ales în firmele mari;

- numărul dosarului poate fi folosit în scrisori, se poate extinde oricât.

Dezavantaje:

- trebuie să vă stabiliţi o codificare clară şi să o respectaţi cu stricteţe;

- poate fi greoaie trimiterea la indexul anterior clasării.

Clasarea zecimală universală

Pentru fiecare firmă se stabilesc zece compartimente numerotate de la 0 la 9. În cadrul

fiecărui compartiment se pot stabili subdiviziuni şi apoi diviziuni ale acestora.

De exemplu la o firmă mică de producţie putem avea:

0 - direcţia;

1 – contabilitatea;

2 – aprovizionarea;

3 - atelier producţie detergenţi;

Pagina 58 din 81


4 - atelier producţie pigmenţi;

5 - atelier ambalat producţie proprie;

6 - atelier ambalat producţie externă;

7 - serviciu desfacere;

8 - serviciu de întreţinere şi administraţie;

9 - serviciu personal.

Apoi în cadrul aprovizionării:

2.1.- aprovizionare cu materii prime,

2.2.- aprovizionare cu ambalaje,

2.3.- aprovizionare cu piese de schimb,

2.4.- aprovizionare cu combustibil.

În cadrul aprovizionării cu materii prime:

2.1.1 - materii prime pentru detergenţi,

2.1.2 - materii prime pentru pigmenţi,

2.1.3. - materii prime din producţie externă, ş.a.

Bineînţeles că trebuie să stabiliţi o împărţire pe care să o respectaţi.

Orice domeniu se pretează unei astfel de împărţiri .

Clasarea alfanumerică

Combină ordonarea alfabetică cu cea zecimală.

De exemplu: C6 poate să însemne dosarul 6 din biblioraftul C (Clienţi), P2 - dosarul 2

din biblioraftul P (publicitate), ş.a.

Puteţi să concepeţi şi să aplicaţi multe alte variante de clasificare. Important este să

fiţi consecventă în folosirea lor şi să aveţi un repertoar sau un registru în care să notaţi fiecare

document cu adresa lui.

Arhivarea documentelor. Probleme generale

În legătură directă cu păstrarea documentelor este şi arhivarea acestora. Se poate

spune, pe drept cuvânt, că arhivele constituie memoria unei instituţii sau chiar a unei naţiuni.

Importanţa unei arhivări corecte este relevată de posibilitatea găsirii unor documente

necesare chiar după perioade îndelungate de timp. Ea constituie o problemă de stat,

reglementată prin acte normative. Toate organele administraţiei publice, conducătorii unei

Pagina 59 din 81


institutii, întreprinderi, patronii societăţilor comercilae au obligaţii prin lege să se asigure

păstrarea şi arhivarea corectă a documentelor.

La nivelul ţării fiinţează Fondul arhivistic naţional. Sub incidenţa acestui for intră

următoarele documente: corespondenţa oficială şi particulară, lucrări ştiinţifice, literare şi

artistice, planuri, hărţi, filme, diapozitive, plăci fotografice, înregistrări audio şi video,

jurnale, afişe, schiţe, desene, proiecte, ştampile, sigilii, dischete de calculator, copact discuri,

având caracter istoric şi de documentare. Instrumentul principal al activităţii de conducere a

activităţii arhivistice, îl constitue, “Indicatorul termenelor de păstrare a documentelor”

elaborate de organele centrale. Pe această bază, fiecare unitate întocmeşte Nomenclatorul

dosarelor. Pentru evidenţa documentelor de arhivă se foloseşte Registrul de evidenţă curentă.

Reguli de arhivare

Din literatura de specialitate se desprind următoarele reguli cu privire la organizarea şi

funcţionarea unei arhive: avem în vedere o arhivă dintr-o instituţie mare, dar respectivele

reguli sunt valabile, cu adaptările corespunzătoare, şi la arhivele din unităţi mici şi mijlocii.

Scoaterea documentelor din arhivă se face numai dacă s-a făcut selecţionarea şi

înlăturarea celor nefolositoare, degradate, deteriorate fără posibilitatea de recondiţionare,

documente lipsă, documente transferate la alte arhive;

Există obligaţia din partea arhivarului de a face câte un proces verbal pentru fiecare

din cazurile semnalate. Aceste procese verbale vor fi aduse la dispoziţia conducerii pentru

aprobare după care se solicită confirmarea Direcţiei generale a arhivelor statului sau filialelor

sale. Periodic se va realiza selecţionarea documentelor în vederea stabilirii celor ce se

păstrează permanent, pe baza Nomenclatorului de termene, eliminându-se documentele cu

termen expirat sau fără importanţă. Operaţia de selecţionare se realizează de către o comisie

numită de conducerea unităţii. În vederea selecţionării documentelor se impun următoarele

cerinţe:

- este nevoie de document în prezent;

- în ce măsură a fost de folos în perioada anterioară;

- în ce măsură va mai fi de folos în viitor;

- dacă în caz de ditrugere se mai poate procura de undeva;

- dacă există motive de ordin juridic sau administrativ care să impună păstrarea. Legea

stabileşte obligativitatea păstrării documentelor precum şi a asigurării lor împotriva

Pagina 60 din 81


degradării, distrugerii sau sustragerii. Pentru păstrarea documnetelor se amenjează depozite

construite special pentru arhivă sau alte încăperi adecvate.

După selecţionarea la termenele stabilite prin actele normative unitatea are obligaţia

să depună, după caz, la Direcţia generală a arhivelor statului sau la filialele sale, documentele

scrise, tipărite, fotografiile, sigiliile, ştampilele prevăzute a fi predate;

Utilizarea documentelor din arhiva unităţilor îşi găsesc expresia în mai multe sensuri

cum ar fi: lucrări administrative, cercetare ştiinţifică, informare, documentare, activităţi

culturale, editarea unor publicaţii, eliberarea de copii după diverse documente, extrase şi

certificate, realizarea de monografii sau în alte scopuri similare;

Consultarea unor documente înaintea termenului legal de la creare este posibilă numai

în cazuri bine justificate şi cu aprobarea conducerii unităţii, în baza prevederilor legale. În

cazuri motivate, documentele se pot împrumuta, cu aprobarea conducerii unităţii şi pe baza

unui proces verbal de primire predare avizat de conducere;

Legea stipulează, de asemenea, obligaţia agenţilor economici, instituţiilor şi

organizaţiilor de a elibera petentului copii şi extrase după documentele pe care le deţin în

cazul în care documnetele se referă la situaţii şi drepturi privind pe solicitant cum ar fi:

vechimea în muncă, situaţia studiilor, a veniturilor, drepturile patrimoniale etc.;

Certificatele vor cuprinde obligatoriu: denumirea documentului pe baza căruia a fost

întocmit, data eliberării. Copiile şi extrasele se certifică sau se legalizează de către

conducerea unităţii care le eliberează. Copiile şi extrasele de pe documentele aflate în arhive

au aceeaşi valabilitate ca şi originalele.

Actele originale-diplome, certificate de naştere, certificate de studii, actele de stare

civilă se restituie titularilor sub semnătură, reţinându-se doar o copie autentificată de şeful

arhivei.

Evidenţa altor materiale, fotografice sau pentru tehnica de calcul, se ţin în registre

separate.

Prin documente fonice şi video se înţeleg înregistările, indiferent de modul de

execuţie sau de natura suportului de informaţie.

Termene de păstrare a documentelor

Toate documentele se păstrează conform unui indicator de termene de păstrare

confirmat de direcţia generală a arhivelor statului sau de filialele sale astfel:

Documetele contabile – nelimitat;

Pagina 61 din 81


Documete juridice (închirieri, împrumuturi, ipoteci);

Documete juridice contracte, OP plata impozitelor, patente, drepturi de copyright,

contracte de muncă, dosare de pensionare – nelimitat;

Corespondenţă comercială – 8 ani;

Corespondenţă privind producţia – 9 ani;

Corespondenţă juridică sau socială – nelimitat;

Poliţe de asigurare – 4 ani de la data expirării;

Rapoarte privind accidentele de muncă sau incendiile – 8 ani;

Documete de personal – 3 ani;

Documete de transport – 4 ani.

Înregistrarea pe microfilme

Înregistrarea documentelor pe microfilme înlătură necesitatea menţinerii dosarelor

aglomerate cu hârtii. Microfilmele sunt folosite pentru înregistraea documentelor de afaceri, a

documentelor juridice, desenelor, ziarelor, revistelor. Reducându-li-se mult dimensiunile,

acestea necesită spaţiu de depozitare mai mic şi pot fi găsite mai uşor. Conţinutul

microfilmelor poate fi vizualizat pe monitor.

Un dispozitiv de extragere a microfilmelor are posibilitatea să comunice direct cu un

computer sau cu orice aparat electronic din birou, în afara de capacitatea sa de vizulalizare a

microfilmelor. Computerul înregistrează exact locul unde se află documentul sursă şi îl

accesează imediat, ca şi pe alte date necesare.

Se pot folosi următoarele tipuri de microfilme:

Rolfilm: este foarte des folosit pentru înregistrarea documetelor de arhivă ce nu

necesită adăugiri; casete cu peliculă fotografică: acestea conţin tot un rolfilm dar este mai

uşor de manevrat pentru că banda fotografică stă rulată în casetă şi este complet protejată;

microfişe: sunt coli de microfilm cu rânduri de imagini potrivite pentru un mare număr de

înregistrări ce nu necesită actualizare – 400 formate A4 pot fi încarcate pe o microfişă de

dimensiuni 6” ori 4”; mape de plastic: un sistem de foi volante cu şanţuri orizontale pentru

prinderea benzilor pe film, ideal pentru aplicaţii ce necesită actualizări periodice; dizpozitiv

de ieşire de la calculator pe microfilm: datele sunt transferate direct din calculator pe

microfilm cu o viteză de 120 000 caractere pe secundă.

Avantajele folosirii acestui sistem sunt următoarele:

Pagina 62 din 81


Economiseşte spaţiu şi reduce greutatea, pentru că dosarele pline cu hârtii se reduce la

filme. De exemplu, conţinutul unui dulap vertical cu patru sertare poate fi condesat pe patru

role de microfilm, putându-se stoca până la 120 000 de pagini format A4 pe o singură rolă de

microfilm.

Documentele pot fi expediate cu taxe poştale mai mici.

Riscul de a pierde înregistrările sau de a încurca între ele informaţiile este foarte mic.

Filmul este mult mai durabil decât hârtia.

Imaginea filmată poate fi marită pe hârtie, aceasta asigurând obţinerea de copii clare

într-un timp foarte scurt.

Accesarea unui document este rapidă, pentru că este mai usor să găseşti o secţiune

dintr-un film decât să cauţi prin dosare.

Informaţiile sunt în siguranţă pe microfilm dar, pentru acte juridice, o dată cu

documentul, trebuie microfilmat şi certificatul de autenticitate.

Aceste avantaje trebuie însă comparate cu costul echipamentului şi al instalării, cu

timpul necesar pentru microfilmarea şi indexarea documentelor şi cu inconvenientul de a

trebui folosit un terminal de vizualizare de fiecare dată când e necesar documentul.

Stocarea şi extragerea datelor utilizând computerul

Atât timp cât hârtia continuă să fie principalul mijloc de transmitere a informaţiilor, se

vor folosi încă metodele de îndosariere clasice şi de depozitare în dulapuri.

Cu toate acestea, sistemele computerizate, care sunt mult mai rapide şi ocupă mai

puţin spaţiu, reduce gradat necesitatea folosirii dosarelor de hârtie, înlocuindu-le cu discuri,

casete şi microfilme.

În orice instituţie există persoane care la un moment dat au nevoie de o anumită

informaţie. Nu de puţine ori, accesul la informaţia potriviă, la momentul şi locul potrivit

crează avantaje competitive unei instituţii sau societăţi, concretizate în bani cheltuiţi eficient

sau profit.

Indiferent de domeniul de activitate, majoritatea informaţiilor rezidă în documente

precum faxuri, contracte, corespondenţă interioară şi exterioară, brosuri, documente cu

caracter legal contabil, documente în format electronic etc. Mai mult, având în vedere

continua dezvoltare a reţelei Internet şi reţelelor Intranet se simte o nevoie strategică de a

proteja şi face în mod continuu disponibile informaţiile deţinute pentru angajaţi, clienţi sau

parteneri ai instituţiei la un cost minimal. Fără abilitatea de a stoca şi utiliza în mod eficient şi

Pagina 63 din 81


a administra aceste date, există posibilitatea apariţiei blocajelor în activitatea de zi cu zi a

unei instituţii datorită fluxului neperformant de date.

]

Fig.Nr. 3.2 Procentajul regăsirii cunoştinţelor

Astăzi, GED-ul a devenit o componentă importantă a sistemelor informaţionale ale

firmelor în care ea introduce funcţii de gestiune sau de prelucrare a documentelor “vii”,

menite să secondeze aplicaţiile şi programele birotice. În acest nou context, utilizatorul este şi

producător şi consumator de informaţii, modelarea sistemului informaţional nefiind posibilă a

fi efectuată decât de către organizaţia care a produs sistemul.

Dar ce este GED-ul? Definiţia data de APROGED noţiunii de Gestiune Electronică a

Documentelor este: Ansamblul de instrumente şi tehnici ce permit dematerializarea, clasarea,

gestionarea şi stocarea documentelor pornind de la aplicaţii informatice în cadrul normal de

desfăşurare al activităţii într-o întreprindere.

Care poate fi în sinteza problematica unui GED:

Arhivare;

Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automată indiferent de

format, dicţionar, indexare, căutare);

Gestiunea circulaţiei documentelor (workflow);

Cautarea informatiei;

Indexarea informaţiei pentru a o clasa şi a o regăsi ulterior;

Restituirea informaţiei;

Integritatea şi fidelitatea informaţiei.

Dacă aveţi “munţi” de informaţii şi doriţi ca acestea să fie regrupate pe un suport

informatic pentru a permite, pe de o parte, ocuparea a cât mai putin spaţiu (comparativ cu

Pagina 64 din 81


suportul de hârtie), iar pe de altă parte accesibilitate mărită a acestora (atât acces rapid cât şi

partajarea datelor), este cert că aveţi nevoie de un sistem GED. Un astfel de sistem permite

automatizarea a numeroase operaţii şi în plus fluidifică informaţia. Funcţia de fluidificare este

importantă întrucât permite reducerea importantă a timpului ce trece între momentul apariţiei

informaţiei şi cel al prelucrării ei.

Gestiunea electronică a documentelor corespunde unei schimbări la nivelul:

tehnologiei;

al posturilor de lucru;

al comportamentului personalului.

Bazat pe circuitul documentelor de hârtie unde informaţia reprezintă putere şi

duplicarea este instrumentul de bază în asigurarea comunicării, GED-ul a devenit o condiţie

obligatorie pentru firmele ce doresc să-şi minimizeze costurile de gestiune, să-şi conserve

volume imense de informaţii, să accelereze consultarea şi transmiterea informaţiilor şi să

asigure în plus confidenţialitatea şi prin aceasta eficacitatea şi rentabilitatea firmei.

În consecinţă GED-ul sau GEID-ul reprezintă:

Gestiune = definirea regulilor şi a metodelor de utilizare şi de gestiune a fluxurilor

de informaţii;

Electronică = aceasta implică ca informaţia să fie dematerializată şi accesibilă

prelucrării cu ajutorul calculatorului;

Informaţie = se consideră că informaţia este un suport al cunoaşterii indiferent de

forma sau suportul pe care se află;

Documente = suportul care conţine informaţia. Putem deci aprecia ca GED-ul

cuprinde ansamblul sistemelor logice şi materiale destinate să asigure organizarea, gestiunea

şi distribuţia, sub formă electronică, a informaţiilor existente, în cadrul unor soluţii integrate

la nivel de întreprinderi şi de administraţie.

Aplicatiile GED se împart în cinci mari categorii:

GED-ul Birotic;

GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk);

GED-ul Documentar;

GED-ul Tehnic.

GED-ul Administrativ;

GED-ul Birotic

Pagina 65 din 81


Este ilustrat în special prin produsele firmelor Lotus şi Microsoft. Aceste produse sunt

în concordanţă cu platformele birotice clasice, care se doresc din ce în ce mai comunicante în

cadrul conceptului de lucru în echipă (groupware). Instrumentele GED-ul Birotic, din care cel

mai reprezentativ este Lotus Notes, permit manipularea documentelor în formatul lor de

origine (Word, Excel…), centralizarea clasării lor pe unul sau mai multe servere, schimbul de

documente prin mesageria electronică etc. Deseori, integrează şi funcţii de distribuţie,

copiere, agendă electronică.

GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk)

Termenul de COLD, care este acronimul pentru Computer Output on Laser Disk, este

utilizat în referinţă cu aplicaţiile de tip COM (Computer Output on Microfilm), fiind o

tehnică care se substituie micrografiei şi permite stocarea sau arhivarea pe discuri optice

numerice. Acest tip de aplicaţie, denumit şi “Arhivare electronică” în anii `80, este fără

îndoială prima aplicaţie a Gestiunii Electronice a Documentelor. Ea permite stocarea şi

indexarea automată a ansamblului de documente generat de aplicaţiile de gestiune şi destinat

imprimării. Principiul constă în recuperarea fişierului trimis spre imprimare (spool),

descompunerea lui după o logică definită prin parametri şi extragerea criteriilor şi valorilor

necesare indexării. Documentele vizate sunt: cele ce atestă situaţia contabilă, facturile, statele

de plată, extrasele de cont etc.

Probleme actuale ce

conturează nevoia şi

beneficiile oferite de

conversia digitală a

datelor sau documentelor

şi arhiva electronică:

• SIGURANŢA DATELOR / DOCUMENTELOR:

• PERFORMANŢA ACCESULUI / CONSULTĂRII

DOCUMENTELOR:

• COSTUL COPIERII ÎN CADRUL PROCESULUI DE

DOCUMENTARE:

• TIMPUL/COSTUL/PERFORMANŢA PRELUĂRII

ANUMITOR DATE DIN FORMULARE IN BAZE DE

DATE RELAŢIONALE;

• RECUPERAREA INVESTIŢIEI PRIN OFERIREA DE

NOI SERVICII

Fig. Nr. 3.3 Probleme ale conversiei digitale

GED-ul Documentar GED-ul Documentar este direct legat de căutarea documentară,

în particular în cadrul aplicaţiilor de tip bibliotecă , documentaţie ştiinţifică, eventual revista

Pagina 66 din 81


de presă. Este inclus accesul la imaginea documentului fizic şi accesul la fotografii (aplicaţii

de tipul fotobibliotecă).

Acest tip de aplicaţie se caracterizează în principal prin metode de indexare şi de

căutare care fac cel mai adesea apel la Thesaurus, text integral (indexare şi căutare în text

integral), cu operatori de apropiere, căutare după concepte şi uneori mod de interogare în

limbaj natural.

GED-ul Tehnic

Cuprinde toate aplicaţiile în care conceptul de Gestiune electronică a documentelor

este legat direct de o profesie. Foarte des, acesta se caracterizează prin circulaţia şi folosirea

documentelor pentru care formatul este specific unei meserii. Printre aplicaţiile din această

clasă, cele mai numeroase sunt cele pentru birourile de studii, pentru gestiunea planurilor sau

pentru gestiunea documentaţiei tehnice a unui proiect industrial particular. Se asociază în

unele cazuri cu gestiunea nomenclatoarelor şi circulaţia documentelor structurate de tip

SGML.

GED-ul Administrativ

Această clasă de aplicaţii conţine ceea ce în general intitulăm Gestiunea Dosarelor

Electronice şi corespunde clasării documentelor administrative variate şi diverse, cel mai

adesea sub formă de imagine numerizată. Aici putem regăsi facturile furnizorilor, bonurile de

comandă, corespondenţa, fax-urile etc.

În general, GED-ul Administrativ face parte dintr-o aplicaţie globală de gestiune şi

permite utilizatorilor să acceseze rapid imaginile documentelor de care au nevoie, fără a se

deplasa sau fără a încărca biroul de dosare. Adesea, şi în mod particular în sectorul terţiar al

serviciilor, sunt integrate în acest modul şi instrumente de comunicare şi gestiune a fluxurilor

(workflow); acestea permit schimbul de documente în reţea, solicitarea de informaţii

complementare unui coleg, punerea în discuţie în cadrul grupului de lucru a unor documente

extrase din dosar, validarea unui document printr-o semnătură electronică etc

Informaţiile prelucrate pot fi stocate în următoarele feluri:

Pe dischete – acestea sunt folosite pentru calculatoare personale. Capacitatea lor este

de la 40 la 1000 pagini format A4 de informaţii.

Pe bandă magnetică - aceasta poate fi prinsă în casetă sau pe rolă. Actualizarea este

similară procesului utilizat pentru casete obişnuite, astfel că materialul actualizat este

înregistrat peste informaţiile existente.

Pe hard disc - hard discul se mai numeşte şi disc Winchester şi este capabil să păstreze

o mare cantitate de informaţii, ex. 100 megabytes (Mb) sau 100 milioane bytes/caractere.

Pagina 67 din 81


Pe discuri optice – înregistrarea pe discuri optice foloseşte tehnologia de scanare cu

raze laser. Cele mai multe discuri folosite sunt de tipul “scrie o dată, citeşte de mai multe

ori”. Tipul Worm foloseşte discuri de 13, 5 cm sau 30,5 cm care sunt capabile să înregistreze

între 600 de megabytes şi 4 gigabytes de pe un computer. Datele sunt protejate şi pot fi

accesate rapid de la orice terminal din reţeaua de lucru. Documentele procesate în acest fel

sunt cele cu care nu se mai lucrează în mod curent, dar pot fi necesare într-o anumită situaţie,

de aceea trebuie să fie uşor şi rapid accesibile (de exemplu rapoarte, situaţii financiare şi

corespondenţă).

Sistemul cu discuri optice include un PC, un disc optic, un scanner de înaltă rezoluţie

şi o imprimantă. Documentele sunt scanate în interiorul sistemului şi stocate pe dicul optic. În

timpul acestei operaţii, se poate verifica acurateţea şi calitatea imaginii scanate şi se pot face

modificările necesare de la tastatura computerului. Fiecare document este indexat de către

operator.

Folosind tastatura, operatorul poate efectua o serie de operaţii cum ar fi: să găsească

un document şi să-l afişeze pe ecran; să facă referiri la mai multe documente simultan şi să le

compare între ele; să obţină o copie “hard” la imprimantă; să transmită un document prin fax

la un anumit beneficiar. Dacă sistemul este legat de reţea, datele pot fi accesate şi imprimate

la mai multe terminale. Sistemul poate fi asemeni legat la un computer existent pentru

interacţiune cu informaţiile încorporate.

APLICAŢIE PRACTICĂ - INREGISTRAREA CORESPONDEŢEI

Corespondenţa ajunge în locuri şi la persoane diferite în cadrul unei organizaţii. Din

acest motiv este esenţial ca atât în firmele mari cât şi în cele mici să existe un punct unde să

se poată obţine informaţii asupra persoanei la care a ajuns o anumită hârtie, dacă s-a răspuns

la o scrisoare, dacă scrisoarea a fost arhivată. Acest punct este secretara.

Orice document care intră sau iese din secretariat trebuie înregistrat. Societăţile mari

au un serviciu de registratură care se ocupă de intrări şi ieşiri. În societăţile mici, de

înregistrări se ocupă secretara. Secretara va ţine evidenţa corespondenţei. Se folosesc de

obicei sisteme jurnal. În acest sens fiecare scrisoare este trecută într-un caiet - registru. Există

registru de intrări şi registru de ieşiri. Se poate combina registrul de intrări cu cel de ieşiri,

după cum vă voi arăta în continuare. Companiile mai moderne, automatizate, au un sistem de

fişiere special, precum şi microfilme sau sisteme automate de stocare a datelor.

Pagina 68 din 81


Este evident că numai scrisorile şi documentele importante se înregistrează. De

obicei, tipăriturile şi materialele publicitare nu se înregistrează. Cereţi-i noului şef amănunte

cu privire la selecţionarea corespondenţei pentru înregistrare.

Sistemul jurnal - registrul de intrări – ieşiri

Un registru de intrări trebuie să cuprindă:

numărul curent;

data;

numărul de ieşire al expeditorului;

numărul de intrare al beneficiarului;

la ce se referă;

numele expeditorului;

cui a fost repartizat;

semnătura.

Nr.

crt.

Data Nr.

ieşire

expedit

or

Nr.

intrare

ŞCOAL

Ă

OBIECT DE LA PENTRU/

REPARTIZA

T

Semnătura

de primire

1. 1.01.20

00

1999/19

99

1./1999 felicitare concuren

ţă

ŞEF

Aşa poate să arate un cap de registru de intrări sau chiar şi un cap de tabel intrări pe

calculator.

SFAT

Folosiţi un registru chiar dacă aveţi un calculator (e mai greu de distrus decât o bază

de date).

Folosiţi un program tip bază de date.

Conceptul de bază de date a suferit unele modificări, în semnificaţie, de la pariţie până

în prezent.

Baza de date, aşa cum a apărut iniţial acest concept, este o colecţie organizată de date

operaţionale, memorată cu redundanţă minimă, necesară uneia sau mai multor aplicaţii

Pagina 69 din 81


interdependente. Deci există o deosebire netă între baza de date şi aplicaţiile care acţionează

asupra datelor din baza de date.

Odată cu apariţia conceptului de obiect şi a sintagmei „orientare pe obiect”, în

conceptul de bază de date pot intra atât obiectele care conţin colecţia de date cât şi obiecte

care conţin metode de prelucrare a datelor din colecţie. Cu toate acestea definiţia iniţială pare

fi cea mai corectă.

Prin intermedul ferestrei DataBase (vezi în Fig. Nr. 3.4), specifică versiunii 2000 a

produsului Acces, se pot crea, modifica, sau activa obiecte ale bazei de date. Ea reprezintă

interfaţa utilizatorului cu baza de date.

Fig. Nr.3.4 Fereastra DataBase

Crearea bazei de date

În continuare vă voi prezenta crearea bazei de date „dbp”, bază de date care ţine

evidenţa corespondenţei unei firme. Pentru crearea bazei de date noi urmăm paşii:

Se construieşte un Folder unde se doreşte înregistrarea bazei de date.

Se deschide Microsoft Acces.

Se selectează New DataBase din meniul File –New- Blank DataBase-OK.

Pagina 70 din 81


Apare fereastra File New Database în care specificăm folder-ul unde trebuie

înregistrată baza de date şi îi dăm acesteia numele „dbp”.

Apare fereastra DataBase în care putem construi obiectele bazei de date.Bazele de

date în Acces2 se construiesc, cu obiecte Acces, prin intermediul celor două motoare (motorul

aplicaţiei Acces şi motorul de gestionare a datelor). Tabelele sunt singurele obiecte care

conţin date, restul obiectelor conţin metode de prelucrare a datelor din tabele. Acces grupează

obiectele pe care le construieşte.

Principalele clase de obiecte Acces sunt:

Tables;

Queries;

Forms;

Reports

Macros

Modules

Pages

1. Prezentarea tabelelor din baza de date

Tabela este obiectul Acces destinat să memoreze şi să manevreze date structurate

tabelar, adică date organizate în linii (records) şi coloane (fields); este singurul tip de obiect

Acces care conţine date proprii. Prin urmare, prin denumirea de tabelă se ascund două

concepte: obiect Acces şi structură tabelară de date.

Baza de date „dbp”, după cum se vede în Fig. Nr. 3.5 conţine 4 tabele: Intrari, Iesiri,

expeditor şi destinatar.

2 A se vedea Alexandru Teodorescu, Lecţii de Acces, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002, p.45-46

1. 20. vezi Teodorescu Alexandru, Lecţii de Acces, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002

20. Teodorescu Alexandru, Lecţii de Acces, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002, p.46

Pagina 71 din 81


Fig. Nr. 3.5 Tabelele bazei de date „dbp”

În continuare vă voi prezenta structura celor 4 tabele.

Tabela Intrari conţine următoarele câmpuri:

Numarinreg(cheie primară), de tip Number, Field Size: Long Integer - număr de

înregistrare - care este comun atât operaţiunilor de intrare cât şi celor de ieşire. Datele se

completează în continuare pe aceeaşi linie. La scrisorile iniţiale se va trece “din oficiu”;

Datainreg, de tip Data - data înregistrării ( anul, luna, ziua);

Numardoc, de tip Number, Field Size: Long Integer – numărul documentului (de

ieşire de la expeditor) de ex. 55;

Datadoc, de tip Data – data documentului (de ieşire de la expeditor) de ex.

02/06/2003;

Numaranexe, de tip Number, Field Size: Long Integer - numărul anexelor - aici se trec

toate documentele care sunt eventual anexate (numărul lor); anexele nu sunt ştampilate;

Numee (cheie secundară), de tip Text, Field Size: 20 - de la cine provine documentul -

aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei când este vorba de o persoană

fizică; dacă este vorba de o scrisoare iniţială, se trece “din oficiu” şi, eventual, numele

departamentului care o expediază

Continut, de tip Text, Field Size: 20 - conţinutul documentului - se trece problema la

care se referă documentul, de ex. reclamaţie, ofertă, comandă, cerere de ofertă;

Repartizat , de tip Text, Field Size: 20 - eventual persoana căreia i s-a repartizat spre

rezolvare documentul;

Pagina 72 din 81


Tabela expeditor contine şi ea de asemenea câmpurile:

Numee ( cheie primară), de tip Text, Field Size: 20 - de la cine provine documentul -

aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei când este vorba de o persoană

fizică; dacă este vorba de o scrisoare iniţială, se trece “din oficiu” şi, eventual, numele

departamentului care o expediază;

Tip, de tip Text, 15, - tipul expeditorului, poate fi societate comercială, sau persoană

fizică;

Adresa, de tip Memo – adresa expeditorului;

Functie, de tip Text, 30 - funcţia expeditorului;

Apoi urmează tabela expeditor cu următoarele câmpuri:

Numed (cheie primară), de tip Text, Field Size:20 – numele destinatarului, către cine

se expediază documentul, definirea firmei sau persoanei;

Tip, de tip Text, Field Size: 15 - tipul destinatarului, poate fi societate comercială, sau

persoană fizică;

Adresa, de tip Memo – adresa destinatarului;

Functie, de tip Text, Field Size: 30- funcţia destinatarului

Ultima tabela este Iesiri ce deţine câmpurile:

Numariesire (cheie primară), de tip Number, Field Size: Long Integer – numărul de

ieşire al documentului;

Indicativ, de tip Text, Field Size: 10 - indicativul dosarului, este un element de

clasare-arhivare, care este specific fiecărei organizaţii, după cum vom vorbi în lecţia

respectivă. De ex. III A.12. unde III poate fi o direcţie, A. un serviciu, 12.dosarul în care s-a

clasat documentul. eventual şi data la care s-a arhivat.

Numarinreg (cheie secundară), de tip Number, Field Size: Long Integer - număr de

înregistrare a documentului la care se conexează ( cel la care se răspunde) - care este comun

atât operaţiunilor de intrare cât şi celor de ieşire;

Dataexped, de tip Data – data expedierii - (anul, luna, ziua) se referă la ieşiri;

Modrezolvare, de tip Text, Field Size: 22 - modul rezolvării - aici se trece succint

felul în care s-a răspuns, rezolvarea reclamaţiei, trimiterea unei oferte, trimiterea unui

contract, solicitarea unei întâlniri; sau pentru scrisorile iniţiale, conţinutul documentului;

Pagina 73 din 81


Numed (cheie secundară), de tip Text, Field Size: 30 - către cine se expediază

documentul;

Mai jos avem două imagini a conţinutului celor 4 tabele; obiectul prin care se expune

conţinutul poartă numele de Foaie de date a tabelei.

Fig. Nr. 3.5 Conţinutul tabelelor Intrari şi Iesiri

Fig. Nr. 3.6 Conţinutul tabelelor expeditor şi destinatar

Pagina 74 din 81


Relaţii între tabele

Între tabelele bazei de date “dbp” este o relaţie numită One-to-Many. Este cea mai

frecventă relaţie în proiectarea bazelor de date ACCES.

Între cele patru tabele există o relaţie One-to-Many deoarece:

o tabelă are o cheie primară de care este legată altă tabelă;

cheia de legătură din tabela primară, este declarată cheie primară; tabela legată are

cheie primară dar nu pe cea de legătură (care nici nu poate să fie primară deoarece valorile ei

se pot repeta);

fiecărei înregistrări din tabela One îi corespunde, prin intermediul valorilor cheilor de

legătură, 0, 1, sau mai multe înregistrări din tabela Many, în timp ce fiecărei înregistrări din

tabela Many îi corespunde cel mult o înregistrare din tabela One.

Fig. Nr. 3.6. prezintă legăturile dintre tabelele bazei de date “dbp”

2. Query (cerere – altă traducere ar fi interogare)

Cererea este obiectul Acces prin care se poate obţine:

răspunsul, sub formă tabelară, a unei întrebări puse bazei de date;

actualizarea unei tabele aparţinând bazei de date (modificări de date, adăugări sau

ştergeri de înregistrări);

Pagina 75 din 81


sursa de date (dintr-o tabelă sau mai multe) pentru un obiect de tip Formă sau Raport

Baza de date “dbp” are, ca obiecte de date, tabelele: Intrari, Iesiri, expeditor si

destinatar, legate între ele prin câmpurile Numee, Numarinreg şi Numed. Tabele Intrari şi

Iesiri conţin informaţii despre documentele care intră şi ies din unitate, iar tabelele expeditor

si destinatar deţin informaţii cu privire la provenineţa ocumentelor

Fig. Nr. 3.7 prezintă interogările baze de date

Fig. Nr. 3.7 Interogări

Cerei de selecţie după câmpuri

Doresc să obţin o afişare a destinatarilor sortati după funcţie şi în cadrul aceleiaşi

funcţii, după nume însă ordinea de afişare să fie mai întâi numele şi apoi funcţia. Soluţia

propusă este în Fig. Nr. 3.8 .

Fig. Nr. 3.8 Sortare

Pagina 76 din 81


Fig. Nr. 3.9 Sortare (Design View)

Echivalentul SQL:

SELECT destinatar.Numed, destinatar.Tip, destinatar.Adresa

FROM destinatar

ORDER BY destinatar.Numed, destinatar.Functie DESC;

Cerei de selecţie folosind funcţii de agregare

În Fig. Nr. 3.10., 3.11, sunt prezentate cereri de selecţie QAgrlSal în care sunt

utilizate funcţiile de agregare: Max, Min, Count.

Pagina 77 din 81


Fig. Nr. 3.10 Funcţia de agregare Max

Se doreşte obţinerea ultimei date de înregistrare a unui document.

Fig. Nr. 3.11 Rezulatul Interogării

Echivalentul SQL:

SELECT Max(Intrari.Datainreg) AS [MaxOfData Inregistrarii]

FROM Intrari;

Penrtu a afla prima data a expedierii unui document avem echivalentul SQL:

SELECT Min(Iesiri.Dataexped) AS [MinOfDataExpedierii]

FROM Iesiri;

Pentru a afla care este numărul de anexe aplicăm funcţia Count astfel:

SELECT Count(Intrari.Numaranexe) AS [CountofAnexe]

Pagina 78 din 81


FROM Intrari;

Concluzii

În munca de birou s-au introdus în ultima vreme noi thnologii de prelucrare a textelor,

de distribuire şi transmitere a informaţiei care au operat modificări de esenţă în ceea ce

priveşte conţinutul profesiunii de funcţionară – secretară, atitudinile mentalităţile şi

percepţiile ce decurg din noul său statut.

Secretara modernă este o persoană educată şi educabilă, care are capacitatea de a

comunica cu oamenii, de a-i ajuta şi, în general, de a-şi organiza şi controla propria muncă,

contribuţie şi carieră.

Pentru a fi competentă, secretara trebuie să dispună de cunoaşterea limbii române şi a

1-2 limbi străine, de stăpânirea lucrului pe calculator şi a muncii de birou, de capacitatea de

comunicare, de a-şi înţelege şi ajuta semenii de rigurozitate şi disciplină interioară, de

capacitatea de a lucra précis şi rapid, de încredere în propriile iniţiative, de simţul răspunderii,

de discreţie şi loialitate, de punctualitate, de flexibilitate, de spirit de echipă şi de un înalt

respect al ierarhiilor.

În general, secretara trebuie să ducă la împlinire anumite sarcini tipice, dar nu oricum,

ci cu maximă eficienţă:

Deschide şi sortează corespondenţa;

Dă curs corespondenţei de rutină

Scrie după dictare;

Expediază corespondenţa;

Clasează documente;

Răspunde la telefon: preia mesaje, rezolvă probleme curente, asigură că ce ce

telefonează, vorbeşte cu persoana cea potrivită, îşi protejează şeful de convorbiri nedorite;

Se îngrijeşte de oaspeţi;

Are în păstrare agenda de lucru;

Organizează întâlniri;

Organizează călătorii;

Întocmeşte şi păstrează o bibliotecă de informţii utile;

În încercarea de a o defini secretara este personajul reprezentativ pentru era

informaţiei şi comunicării; fiind cronicara evenimentelor instituţiei sale sau autoarea unor

anale nepublicate, ea reprezintă pilonul: dacă ea pleacă, organizţia dispare sau stă pe loc.

Pagina 79 din 81


Pagina 80 din 81

http://www.tocilar.ro/

despre secretariat

Documents