MANUAL

MANUALDE

SECRETARIAT

SI

ASISTENTA MANAGERIALA

Coordonator: Adina Berciu

Cuprins

1. BIROTIC 1. Conceptul de birotic2. Locul sistemului birotic n cadrul firmei

3. Funciile i structura sistemului birotic

4. Comunicaiile i telecomunicaiile n cadrul birourilor5. Ergonomia locului de munc n birou

6. Sistemul integrat de birou 7. Biroul viitorului

2. TEHNICI DE SECRETARIAT1. Rolul i locul secretariatului n structura unei organizaii

2. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional contemporan

3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale4. Corespondena ca activitate a secretariatelor 3. FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN 1. Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar2. Funcia de tratare a informaiei

3. Funcia de documentare4. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii5. Funcia de asistare direct a managerului 6. Funcia de reprezentare4. ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Legea Arhivelor Naionale 19965.MANAGEMENT I MARKETING 1. Management.2. Procesul de management3. ntreprinderea i mediul de afaceri4. Organizarea procesual i structural.5. Managerul i stilul de conducere6. Marketingul ntr-o instituie

7. Promovarea i politica de promovareManagementul i stilul de conducere

Etica n contextul aplicrii conflictelor 6.NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV 1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 19912. Definiia i trsturile administraiei publice

3. Normele de drept administrativ4. Raporturile de drept administrativ7.NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL 1. Noiunea de drept comercial2. Faptele de comer

3. Comercianii

4. Societile comerciale

8.ELEMENTE DE PROTOCOL 1. Rolul protocolului 2. Eticheta

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti 4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n RomniaINTRODUCEREn actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative.

Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.

Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n cazul societii romneti.

Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.

Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important ntr-o organizaie.

n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol, arhivare de documente .a.).

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.

Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.

Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realitile romneti.

Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager) i ale secretariatului.

Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre specialiti.

Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.

Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).

Capitolul I

BIROTIC

Lector univ. dr. Ionel EnacheColegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. CONCEPTUL DE BIROTICn contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.

Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.

n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.

n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.

Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.

Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:

1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.

3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:

1. Managementul documentelor.

2. Introducerea informaiilor n fiiere.

3. Conducerea proiectelor.

4. Coordonarea personalului.

5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1] Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul de 60% n mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.

Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.

O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.

n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC).

Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice.

Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2] n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane, radio, TV).

Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.

n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.

Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau expediate.

Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea administrativ.

Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei.

Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz.

Principiile biroticii [3] :

1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.

2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.

3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.

4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.

5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

Capitolul II

TEHNICI DE SECRETARIAT

Lector univ. Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII1.1. Organizaia i structura ei organizatoric Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii:

a) funcia de cercetare-dezvoltare;b) funcia comercial i de marketing;c) funcia de producie;d) funcia financiar-contabil;e) funcia de personal.Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.

O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.

Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente:

1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Relaiile organizatorice 7. Activitile

La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.

ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.

La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n parte.

Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Funcii.

1.2. Activitatea de secretariatPrintre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.

Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei).

2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.)

Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.

1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini:

executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza.

Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;

un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii;

un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);

un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;

un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:

spaiul de lucru ;

obiecte de iluminat;

obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel:

n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor).

Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:

concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima;

pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;

posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare n munca de birou;

costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns

Capitolul IIIFUNCIILE SECRETARIATULUI MODERNLector univ. drd Maria PARIZAColegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Universitatea Ovidius ConstanaConsideraii generale privind evoluia meseriei de secretaraO abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .

n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa.

Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc.

Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional.

Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3] In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.

In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pnn epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.

Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul.

n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.

Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.

Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6] a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;

b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;

c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.

Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum.

n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.

1. Funciile secretariatului modernActivitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.

Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur ncontactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

Capitolul IV

ORGANIZAREA IPRELUCRAREAARHIVEI CONTEMPORANEProf. univ. dr. Adina Berciu-DrghicescuDirector Colegiu Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

Prof. Maria PetreArhivele Naionale Istorice Centrale BucuretiArhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare,ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate[2].

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale (judeene),istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, careconstituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3].

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar auform i raporturi asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare:

A. Dup deinerea arhivelor:

arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

arhive ale Arhivelor Naionale;

arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

arhive curente (de registratur);

arhive de depozit;

arhive istorice (permanente).

C. Dup ornduirea social:

arhive feudale;

arhive moderne;

arhive capitaliste;

arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui);

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden); copierea se fcea n registru;

arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

E. Dup creatorii arhivelor:

arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;

arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea,prin nfiinarea oficiilor statistice (1859);

arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);

arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti;

arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.

G. Dup modul de percepere de ctre om:

arhive vizuale;

arhive sonore;

arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaiii n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.

Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne.

Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.

Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;

Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.

Evidena documentelor Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor.

Atunci cnd creatorul de documentecreeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

Gruparea documentelor n dosare Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.

Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.

O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.

El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.

n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.

La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.

n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.

n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorulse completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.

De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare dedocumente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor

i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.

n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, aavut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de gruparea actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.

nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv

Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru.

Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer.

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate;fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz:

Numrul de ordine al inventarului

Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

Datele extreme ale documentelor

Totalul dosarelor din inventar

Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulteriorLa capitolul Ieiri se trec:

Data ieirii documentelor din eviden

Unde s-a predat

Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.[21]Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente.

Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.

Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de statInstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]

n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare.

Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic.

n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36]Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn.

Folosirea documentelor Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub formde reproducere, pentru protejarea lor.[37]Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.

n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului;dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.

Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas;apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului;apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnicCantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv.

Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44].

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale:

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45]Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.

Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.

Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.

Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt