manual de secretariat si asistenta manageriala.docx

7/25/2019 Manual de secretariat si asistenta manageriala.docx

1/244

Manual de secretariat si asistenta manageriala

INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicareainformaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economici social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiindintrodus n limbaul cotidian n urul anului !"#$. %irotica vi&ea& automati&area activitiloradministrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.

%irotica este un nou mod de utili&are a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o datcu rsp'ndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n oricesecretariat al unei organi&aii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea

muncii administrative.

%irotica s-a nscut din necesitatea integrrii miloacelor i tehnicilor muncii administrative i debirou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind cretereaperformanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.

(e de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele maiimportante locuri de munc n societatea contemporan) secretariatul a cptat funcii i rolurimultiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. *ceste transformri sunt valabile i nca&ul societii rom'neti.

(rincipalele funcii care revin secretariatului n pre&ent sunt urmtoarele: prelucrarea

informaiilor, documentarea, funcia de repre&entare, funcia de filtru i legtur pentrusolicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.

+up cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor asistentmanager predomin procesele informaionale i deci&ionale, informaia oferind suportul pentrudeci&ia managerial, iar comunicarea de informaii i de deci&ii ocup'nd o pondere important

ntr-o organi&aie.

n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii isarcini individuale complexe. n &ilele noastre activitatea de secretariat presupune un complexde activiti i tehnici de lucru specifice activiti de documentare, coresponden, protocol,arhivare de documente .a..

(re&entul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.

*stfel acesta furni&ea& noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul imaretingul, ntr-o organi&aie, noiuni de drept administrativ i comercial. /otodat lucrareacuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnicide secretariat, funciile secretariatului modern, organi&area i prelucrarea arhiveicontemporane, elemente de protocol, norme rom'neti de drept administrativ i comercial.

1


2/244

*m considerat util s furni&m celor interesai at't noiuni teoretice c't i practice, deoarece npre&ent nu exist n 0om'nia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat iasisten managerial adaptatla realitile rom'neti.

1ucrarea a avut drept obiectiv s trate&e principalele activiti ale secretarelor asistentmanager i ale secretariatului.

+esigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre dectre specialiti.

*utorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la 2olegiul 3niversitar de*dministraie i 4ecretariat din cadrul 5acultii de 1itere a 3niversitii din %ucureti.

+esigur, pre&entul manual nu epui&ea& problematica propus, dar autorii ndduiesc cpre&entul Manual de secretariat i asisten managerialva fi un preios instrument de lucrucare va contribui la mbuntirea i moderni&area activitii de birou, n special asecretariatelor i a secretarelor asistent manager.

Autorii

2


3/244

CApitolul I

BIROTIC

1ector univ. dr. Ionel Enache

2olegiul 3niversitar de *dministraie i 4ecretariat

5acultatea de 1itere 3niversitatea din %ucureti

1. CONCETU! DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreagavia economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.

%irotica vi&ea& automati&area activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectulei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. *stfel, prin asocierea cu cele mai noiservicii de telecomunicaii, cu noile miloace de stocare i de transmitere a informaieiaudiovi&uale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i nspecial cu noile reali&ri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofernoilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efectesociale.

%irotica este un nou mod de utili&are a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cursp'ndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prinaccesibilitatea utili&rii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea icalitatea muncii administrative.

%irotica este un cuv'nt intrat n limbaul cotidian relativ recent prin preluarea termenuluifrance& bureautiquecare, la r'ndul su, este echivalentul termenului engle&esc officeautomation. /ermenul a fost introdus n limba france& de (. %erger i 1. 6auges, dup2onvenia 7nformatic din anul !"#$. *mbele termene, dar mai ales cel engle&esc, sugerea&domeniul biroticii %70831 i obiectivul fundamental al acesteia *3/89*/7*0;*%7083137.

4e poate spune c termenul a nceput s circule n 5rana dup !"


4/244

%irotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii miloacelor i tehnicilor munciiadministrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre

care ne ndreptm, birotica se conturea& ca un proces de automati&are flexibil aplicat la celmai important loc de munc al societii de a&i, i mai ales de m'ine: %70831. 4istemelebirotice facilitea& procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricreiactiviti de birou. (rin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.

*st&i birourile au trei roluri organi&aionale importante:

!. 2oordonea& i conduc munca lucrtorilor dintr-o organi&aie.

=. 7ntegrea& munca reali&at pe toate nivelurile cu funciile din organi&aiile respective.

A. 2uplea& organi&aia cu mediul, integr'nd informaional clienii i furni&orii.

(entru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:

!. 9anagementul documentelor.

=. 7ntroducerea informaiilor n fiiere.

A. 2onducerea proiectelor.

B. 2oordonarea personalului.

C. 0eparti&area pe sarcini a indivi&ilor i a grupurilor.D!E

(rima dintre acestea consum aproximativ BFG din efortul total, celelalte activiti ocuprestul de $FG n mod egal.

(entru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor itendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.

*stfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale ideci&ionale. 7nformaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deci&iei

manageriale n orice sistem i organi&aie economico-social.

8 alt particularitate o repre&int ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii ide deci&ii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.

n 0om'nia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup !"


5/244

H /ransformarea social care a permis de&voltarea proprietii private, fenomen ce a dusla crearea ntreprinderilor mici i milocii. *cestea i-au ba&at de&voltarea pe utili&areaprofesional a calculatoarelor personale (2.

H ;voluia tehnologic mondial care a permis descentrali&area accesului la informaie prin

creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamenteinformatice.

H 1iberali&area importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,echipamente de birou telefoane, faxuri, copiatoare.D=E

n pre&ent n de&voltarea biroticii exist dou tendine maore:

H 3na de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicaretelefoane, radio, /I.

H 3na de natur organi&aional care se refer la tendina de a de&volta structuri de tipreea.

n multe ca&uri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde seintersectea& cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatulrepre&int numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, ba&at pe utili&area calculatoarelor,echipamentelor de comunicaie i a altor dispo&itive electronice, care tinde spre eliminareaconsumului uria de h'rtie din biroul clasic.

O%iecti'ele %iroticii

8biectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii debirou prin automati&area activitilor. 2ele mai importante activiti de birou se refer laintroducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societateacontemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.

(roductivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cucelelalte sectoare. +e aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de de&voltareabiroticii.

7nformati&area muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii munciiadministrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

H ;liminarea efortului fi&ic sau diminuarea considerabil a acestuia.

H ;liminarea efortului fi&ic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.

5
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/1.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/1.htm#_ftn2


6/244

H ;liminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primitesau expediate.

H 0educerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei nactivitatea administrativ.

H 2reterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vite&ei deregsire a informaiei.

H 4cderea considerabil a costului informaiei i a deci&iei pe care aceasta din urm sefundamentea&.

rincipiile %iroticii,- :

!. (rincipiul specificitii. 9unca de tip administrativ desfurat n birou repre&int obiectulde studiu al biroticii. +ei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o

organi&aie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cudocumente i cu informaii.

=. (rincipiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. %irotica se oprete numaiasupra celor mai utili&ate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare,prin automati&are i prin integrare.

A. (rincipiul simplificrii. *ctivitile care apar frecvent sunt n prima etap anali&ate,simplificate i apoi n etapa a doua automati&ate i integrate.

B. (rincipiul automati&rii flexibile. 0epetitivitatea relativ a unor activiti permite

automati&area flexibil a unor sarcini, adic automati&area reali&at direct de ctre utili&ator.

C. (rincipiul integrrii. *cest principiu se refer la partaarea utili&are n comun datelor iinformaiilor dintr-o organi&aie. 7ntegrarea repre&int etapa final a procesului biroticoptimi&at n care colaborarea dintre utili&atorul miloacelor birotice i informaticieni esteinevitabil.

Capitolul II

/. !OCU! 0I0TEMU!UI BIROTIC "N CADRU! IRMEI

/.1. 0istemul in+orma#ional

+ac sistemul deci&ional repre&int ?sistemul nervos@ al unei organi&aii, sistemul informaionaleste ?sistemul circulator@. ;l ofer materia prim informaia necesar n stabilirea i

ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor at'tmanageriale, c't i de execuie din cadrul organi&aiilor socio-economice.

6


7/244

4istemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelorinformaionale, procedurilor i miloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie lastabilirea i la reali&area obiectivelor organi&aieiD!E.

n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.

Datele )i in+orma#iilerepre&int componentele primare ale sistemului informaional.

+efiniii ale in+orma#ieisunt multe n literatura de specialitate.

6orbert Jiener, printele ciberneticii, spunea c ?informaia este informaie, nici materie, nicienergie@. (ornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare amateriei, ncercarea de o defini este un nonsens.

+in punct de vedere al teoriei comunicaiilor, in+orma#ia este un mesa2( un semnal cere+lect$ starea unui sistem sau a mediului 3n care acesta +unc#ionea&$ )i care aducereceptorului un spor de cunoa)tere.

7nformaia economic repre&int acele date care aduc receptorului un spor de cunoatereprivind ntreprinderea respectiv, ce i furni&ea& elemente noi, utili&abile n reali&areasarcinilor n cadrul firmei respective.

7nformaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.

Datarepre&int o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumitsemnificaie. +atele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firmsau la procese din afara acesteia.

n conclu&ie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie,ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

n literatura de specialitate se nt'lnesc diverse criterii de clasi+icare a in+orma#iilor. 7atc'teva dintre acestea:

!. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vi&uale)

=. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale)

A. dup direcie: descendente, ascendente, ori&ontale)

B. dup provenien: exogene, endogene)

C. dup destinaie: interne, externe)

$. dup obligativitate: imperative, nonimperative

#. dup natura proceselor reflectate: cercetare-de&voltare, comerciale, producie, financiar-contabile, personal.

7


8/244

*ceast clasificare se refer la informaia economic utili&at n procesele manageriale pentrufundamentarea deci&iilor.

*lte criterii de clasificare pot fi:

!. dup form: analogic, digital)

=. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video)

A. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

rocese in+orma#ionaleD=E

n raport cu natura lor specific, informaiile se procesea& diferit, fapt pentru care se distingmai multe tipuri de procese informaionale:

a (rocesarea datelorse caracteri&ea& prin tratarea informaiei numerice, dup regulimatematice i logice, i este larg rsp'ndit n activitile care solicit un mare volum decalcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.

(relucrarea datelor n sisteme informatice se reali&ea& n mod diferit, n funcie de modul deorgani&are a acestora n colecii de date.

+atele organi&ate sub forma +i)ierelor de datese procesea& cu autorul unor programe defirm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbaul deprogramare pentru care acestea sunt elaborate: %*472, 580/0*6, 28%81, (*42*1 etc.

+atele organi&ate sub forma %a&elor de datesunt exploatate cu autorul unor pachete deprograme denumite sisteme de gestiune a ba&elor de date 4K%+, dintre care cele mairsp'ndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.

+atele organi&ate sub forma +oilor de calcul electronicse prelucrea& fie folosind pachetesoft speciali&ate cum sunt procesoarele de tabele: 18/34 !-=-A, ;L2;1, M3*//08, fie folosindfunciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate detratare a informaiei texte, tabele, ba&e de date, grafic etc. cum sunt sistemele integrate:J80N4, 50*9;J80N, 8(;6 *22;44 etc.

+in punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organi&ate sub forma foilor de calcul electronicpre&int un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utili&ate procesoarele de tabele ia mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.

b (rocesarea te*telorrepre&int un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. 8biectul

procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fra&e i n cuvinte, este supus unoroperaii vi&'nd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul deae&are a textului n pagin.

(rocesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprireaautomat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului anali&at. nurma acestor operaii re&ult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare peecran ori imprimat pe h'rtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.

8
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftn2


9/244

(rocesarea textelor se reali&ea& fie cu programe speciali&ate cum sunt procesoarele de texteOordstar, Oord, Oordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme deprograme av'nd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte J07/; al sistemuluigrafic de operare J76+8J4, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele 18/34 !-=-A iale sistemelor integrate J80N4.

c (rocesarea documentelor repre&int un mod de utili&are modern i eficient a tehnicilorinformatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilorconinute n documente.

3n document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte re&ultatedin procesarea datelor, documente conin'nd texte obinute n urma procesrii textelor, tabelei repre&entri grafice reali&ate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, graficbidimensional sau tridimensional reali&at cu autorul unor programe speciale de grafic,desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utili&atorului, imagini i fotografiiscanate citite optic cu dispo&itivul scanner etc.

(rocesarea informaiei vi&uale, organi&ate sub forma documentelor, se reali&ea& de ctre

programe speciali&ate pentru procesarea documentelor I;6/30*, (*K; 9*N;0, M3*0NL(0;44, 280;1 +0*J sau de ctre funcii speciali&ate ale procesoarelor de texte sau detabele J80+, J80+(;05;2/, 18/34 !-=-A, ;L2;1, J80N4.

+ocumentele astfel procesate se memorea& pe suporturi tehnice de date av'nd o anumitorgani&are pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe h'rtie saupe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.

d (rocesarea sunetuluimbrac forme foarte variate, de la vocea uman mesae, convorbiritelefonice, nt'lniri, conferine la sunete obinute prin sinte& electronic, la sunete naturalesau la sunete mu&icale. *ceste multiple i&voare de informaie sonor sau auditiv, perceputanalogic i convertit n form digital, ofer ?materia prim@ ce urmea& a fi procesat digitalcu autorul unor echipamente i programe speciali&ate n tratarea informaiei sonore, cum estesistemul 4836+ %1*4/;0 care poate funciona cuplat la orice calculator personal. 4ereali&ea& n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audioanalogice u&uale casetofon, magnetofon, compact-dis etc., precum i cu dispo&itivele decomunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.

e (rocesarea de imaginiimagini n micare completea& gama de posibiliti oferite decelelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din reali&rile cele mai moderne aleelectronicii i informaticii.

7nformaia vi&ual dinamic este re&ultatul afirii i perceperii unui numr de imaginisuccesive pe unitatea de timp minimum =C de imagini pe secund, gener'nd privitoruluiuman sen&aia vi&ual de micare. 4ursele de informaie video imagini n micare sunt

diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat camer de luat vederi alb-negru sau color,imagini transmise analogic sau digital prin sistemele de comunicaii video de naturprofesional, precum i imagini animaie profesional, filme de specialitate reali&ate pecalculator cu autorul unor dispo&itive fi&ice i logice.

n mod curent prelucrarea informaiei vi&uale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.

9


10/244


11/244

!. 9anuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabili&at i defacturat.

=. 9ecani&ate: echipamente mecanografice maini cu cartele perforate.

A. *utomate: calculatoare.

unc#iile sistemului in+orma#ional

4istemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:

!. +eci&ional. *ceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurareaelementelor necesare lurii deci&iilor.

=. 8peraional. 4istemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesarereali&rii obiectivelor societii comerciale.

A. +ocumentare. 4istemul informaional permite de&voltarea i perfecionarea personaluluiprin mbogirea cunotinelor.

De+icien#ele sistemului in+orma#ional

!. +istorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesauluiunei informaii.

=. 5iltraul const n modificarea parial sau total a mesaului n mod intenionat.

A. 0edundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unorinformaii.

B. 4uprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport acircuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la nt'r&ierea aungerii mesaului la receptor.

arametrii calitati'i ai in+orma#iei

7nformaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigurao percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o seriede condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s aung labeneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptatenivelului de nelegere a personalului implicat.

rincipiile sistemului in+orma#ional

!. 4ubordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelormanagementului firmei.

=. 2orelarea sistemului informaional cu cel deci&ional i organi&atoric.

A. 3nitatea metodologic n tratarea informaiilor.

11


12/244

B. 2oncentrarea asupra abaterilor eseniale.

C. *sigurarea unui timp corespun&tor de reacie sistemului deci&ional.

$. *sigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.

#. 5lexibilitatea.


13/244

(rin intermediul acestor componente sistemul informatic reali&ea& procesul de prelucrareautomat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deci&iilor saureali&rii produciei.

D!E 8. 67281;423, 7. I;0%8623, Management, %ucureti, ;ditura ;conomic, !""#, p. =B!.

D=E *. (*6P, %. 786;423, I. 9*0;Q, Birotic. %ucureti, ;ditura *ll, !""$, p. #.

/.-. 0istemul %irotic

ntreaga gam de instrumente hard i soft utili&ate n activitile de birou sunt integrateraional n cadrul sistemelor informatice de birou sisteme birotice care dispun de un nucleuinformatic, de interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente destocare i de transmitere a informaiei sub diferite forme analogic sau digital sau genuri

date, texte, documente, sunet i imagini.

5igura ! sugerea& fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului biroticn cadrul unei organi&aii. +in figur re&ult o serie de conclu&ii referitoare la rolul biroticii nactivitatea unei ntreprinderi sau organi&aii i raporturile acesteia cu sistemele deci&ionale ioperaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.

Fig. 1.1ocul sistemului birotic n cadrul firmei

4istemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceastpostur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sisteminformaional.

13
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2.htm#_ftnref2


14/244

*stfel, deci&iile i reglementrile provenite din sfera sistemului deci&ional sunt preluate itransmise prin intermediul sistemului informaional sistemul informatic, sistemul birotic isistemul de comunicaii intern tuturor compartimentelor de execuie care formea& sistemuloperaional.

n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deci&iilor i la celelalte aspecte

eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional,selectate, anali&ate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere dinsistemul deci&ional.

/oate acestea repre&int fluxurile informaional-deci&ionale interne ale sistemului ntreprinderii.

4istemul informaional reali&ea&, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemuluintreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organi&aii de stati private, organele ierarhic superioare i cele subordonate filiale i agenii, parteneri deafaceri, furni&ori, clieni, acionari. *ceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul,ar fi de neconceput, n condiiile de ast&i, fr valorificarea avantaelor oferite de sistemelemoderne de comunicare a informaiei scrise i orale, vi&uale i auditive, n cadrul crora

sistemele de telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.

+in observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice oac totmai mult un rol de interfa ntre:

H 4istemul ntreprinderii i mediul social-economic.

H 4istemul deci&ional i sistemul operaional.

H 4istemul de comunicaii extern i sistemul informatic operaional al ntreprinderii.D!E

5unciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.

/.5. 0istemul deci&ional

+in cele pre&entate re&ult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare adeci&iilor, n reali&area unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic.

Deci&ia poate +i de+init$ ca o in+orma#ie de comand$ pentru sistemul condus.

+eci&ia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. 4istemul informaional estesubordonat procesului deci&ional, ca urmare, calitatea deci&iilor depinde de calitateainformaiilor. +e aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor deconducere pentru perfecionarea continu a sistemelor informaionale i deci&ionale.

3na dintre cile principale pentru reali&area acestui obiectiv o constituie utili&areacalculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.

*nsamblul deci&iilor adoptate i aplicate, structurate corespun&tor sistemului de obiectiveurmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul deci&ional,/ .

6umrul, natura i caracteristicile deci&iilor ncorporate n sistem pre&int o mare varietate.

14
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftn1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftn1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftn2


15/244

*stfel, tipurile de deci&ii pot fi clasi+icatedup $ criterii:

!. dup ori&ont: strategice, tactice, curente)

=. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior)

A. dup frecven: periodice, aleatorii, unice)

B. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevi&ibile)

C. dup amploarea sferei deci&ionale: integrale, avi&ate)

$. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, deci&ia la fel ca iinformaia trebuie s ntruneasc c'teva cerine cum ar fi:

- s fie fundamentat tiinific)

- s fie asumat)

- s fie integrat armoni&at n ansamblul deci&iilor adoptate)

- s se ncadre&e n perioada optim de elaborare i de aplicare)

- s fie formulat corespun&tor.

*v'nd n vedere complexitatea mediului ambiant deci&ional, adoptarea deci&iilor a devenit totmai dificil. +in aceast cau& managerii apelea& la modele, la metode i la tehnici

deci&ionale, multe dintre acestea av'nd la ba& calculatorul i programe specifice. 7at c'tevadintre acestea: ;1;2/0;, tabelul deci&ional, simularea deci&ional, arborele deci&ional.

D!E Ibidem, p. !=.

D=E 8. 67281;423, 7. I;0%8623, op. cit., p. !BF.

-. UNC6II!E 7I 0TRUCTURA 0I0TEMU!UI BIROTIC

-.1. unc#iile generale ale sistemului %irotic

5unciile sistemului birotic decurg at't din obiectivele de automati&are i de informati&are aactivitii de birou, dar i din miloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile leofer n vederea reali&rii acestor obiective.

3n sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:

!. 5uncia de introducere a informaiei n sistem.

15
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/2-3.htm#_ftnref2


16/244

=. 5uncia de memorare i de regsire a informaiei.

A. 5uncia de prelucrare.

B. 5uncia de ieire.

C. 5uncia de comand i de control.D!E

informaii

comen&i

Fig. 2. 5unciile sistemului birotic

unc#ia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cumsunt:

H preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,publice sau private)

H preluarea informaiei provenite din reeaua local de date)

H introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat aconvorbirilor, imaginii i sunetului.

7nformaia odat introdus n sistem fie se prelucrea& imediat, n timp real, fie se memorea&pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fimemorat sau prelucrat de ctre sistem.

16


17/244

unc#ia de memorare )i de reg$sirea informaiei oac un rol important n funcionareaunui sistem birotic. 2apacitatea de stocare a informaiei i vite&a de acces la date constituiecriterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.

7nformaiile se pot pstra astfel:

H n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare)

H n memoria extern, pentru datele care se consult periodic)

H arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.

7nformaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local oricomunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.

unc#ia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:

H conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii iprocesrii ei cu miloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic)

H transferul informaiei de pe un tip de suport magnetic, optic, grafic pe altul conversiede suport)

H copierea informaiei pe acelai tip de suport operaie de reproducere a informaiei)

H crearea i ncrcarea ba&ei informaionale a sistemului birotic. (resupune un ansamblude proceduri prin care se generea& structura i modul de organi&are a informaiei pe suportul

tehnic, ncrcarea ba&elor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria externsau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale)

H actuali&area ba&ei informaionale. *ceast operaie presupune eliminarea iintroducerea informaiilor i modificarea informaiilor dea existente)

H tratarea propriu-&is a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaiicare pot privi:

- fie forma n ca&ul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor)

- fie coninutul n ca&ul prelucrrii datelor.

H informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. *cest lucru se reali&ea& cuautorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate laun dispo&itiv periferic de ieire monitor, imprimant etc.)

17


18/244

H punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport denatura informaiei solicitate. n ca&ul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea nform este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse.

unc#ia de ie)ire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine av'nd n

vedere mai multe aspecte, dup cum urmea&:

H natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore,secvene vi&uale)

H coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire)

H natura suportului tehnic sau grafic pe care urmea& a fi transferat informaia la ieire)

H forma, digital sau analogic, a informaiei transmise)

H destinatarul i milocul de comunicare adecvat.

unc#ia de comand$ )i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesarepentru diriarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale,alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la ba&ade programe i la ba&a informaional. /ot aici are loc controlul proceselor de intrare, deprelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul detransmitere a re&ultatelor.

1./. 0tructura sistemului %irotic

4istemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat deechipamente i de programe, de miloace hard i soft, av'nd ca obiectiv procesarea informaiein activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen at't cu sistemeleinformatice operaionale, c't i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creea& unansamblu de legturi funcionaleD=E.

+in aceast definiie re&ult cele trei componente ale sistemului: ec8ipamentul( programele)i in+orma#iile. *cestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. *stfel, echipamentulhard-ul constituie componenta fi&ic a sistemului, programele soft-ul repre&intcomponenta logic a acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu autorulmiloacelor amintite. /oate acestea sunt repre&entate n figura A.

18


19/244

Fig. .4tructura sistemului birotic

!. Componenta +i&ic$a sistemului birotic repre&int ansamblul de echipamente format dinurmtoarele subdivi&iuni:

a. Unitatea central$a sistemului. ;ste repre&entat de cele mai multe ori de unitateacentral a unui calculator personal dispun'nd de un microprocesor din clasa (entium 777 sau7I cu o frecven de ordinul KR& !-A, o memorie intern de !=< sau de =C$ 9% i omemorie extern cu un disc fix R++ cu o capacitate de ordinul &ecilor de K% =F-!FF - ve&ifigura B.

19


20/244

Fig. !.4tructura standard a unui calculator personal

b. Unit$#ile de intrare 9 ie)ireale sistemului birotic conin at't periferice comune cucelelalte sisteme informatice, c't i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginiii sunetului.

+intre peri+ericele de intrarenecesare unui sistem birotic amintim:

H 4canner)

H *paratul telefonic i interfa telefonic)

H *paratul telefax i interfa telefax)

H 7nterfa de intrare telecopiator)

H 7nterfa video)

H 9icrofonul i interfaa pentru sunet adecvat)

H 2amera de luat vederi i interfaa audio-video necesar)

H 1ectorul optic de microfilme i interfaa specific.

eri+ericele de ie)ireale unui sistem informatic de birou sunt:

H 7mprimanta)

20


21/244

H (lotter-ul)

H *paratul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic)

H *paratul telefax i interfaa sa specific)

H 7nterfaa de ieire telecopiator)

H 7mprimanta pentru microfilm i interfaa sa)

H 7nterfaa video)

H 7nterfaa audio.

eri+ericele de intrare:ie)irent'lnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal,urmtoarele:

H /erminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastaturaalfanumeric)

H 3nitile digitale de disc magnetic discuri fixe i discuri flexibile)

H 3nitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora)

H 3niti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.

c; Ec8ipamentul pentru comunica#iiinclude totalitatea dispo&itivelor tehnice de conectare,

de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaieiutili&ate n activitatea de birou.

4tructura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic debirou utili&at, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate locale sau ladistan, natura reelelor de telecomunicaii utili&ate.

;chipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.

= 7ndiferent de gradul de complexitate a configuraiei fi&ice a unui sistem birotic, acesta nupoate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta

logic$ softa sistemului birotic.

4oft-ul repre&int ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unoraplicaii informatice. *cesta este compus din:

*. 4oft de ba& sistem de operare

%. 4oft de aplicaii

21


22/244

A. 0istemul de operarerepre&int totalitatea programelor de control care asigur accesuloptim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.

4istemul de operare n raport cu numrul de utili&atori i cu numrul de programe pe care lepoate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:

!. 9onoutili&ator i monotasing +84, 94-+84. (ermite rularea aplicaiilor una dupalta) fiecare utili&ator folosete resursele n mod serial.

=. 9onoutili&ator i multitasing JindoOs Ax. *dmite rularea aplicaiilor pentru unsingur utili&ator n paralel.

A. 9ultiutili&ator i multitasing JindoOs "C, "


23/244

H (rocesoare pentru desen i pentru repre&entri grafice: 280;1+0*J, R*0I*0+K0*(R724.

H (rocesoare de tabele: 18/34 !-=-A, ;L2;1, M3*//08.

H (rograme de gestiune a ba&elor de date: *22;44, *((08*2R

H (rocesoare integrate: J80N4, 50*9;J80N, 8(;6 *22;44, 4T9(R86T.

H (rocesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.

3nul dintre cele mai utili&are pachete de programe n activitatea de birou este Microso+tO++ice. (achetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania 9icrosoft, ncare sunt incluse programele: Jord, ;xcel, (oOer(oint, *ccess.


24/244

- crearea de serii numerice i calendaristice)

- calcule pe ba&a unor funcii)

- inserarea graficelor pe ba&a datelor din tabele)

- crearea unor ba&e de date simple)

- tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a ba&elor de date care permite:

- crearea fiierelor tip ba& de date definirea c'mpurilor, introducerea datelor)

- modificarea informaiilor din ba&a de date)

- adugarea sau tergerea unor c'mpuri)

- sortarea ba&ei de date dup diverse criterii)

- interogarea ba&ei de date)

- crearea de formulare)

- crearea de rapoarte, de macrouri i de module)

- tiprirea rapoartelor.

o=erointeste un program de grafic, de pre&entare atractiv i convingtoare a unor datei informaii.

-; 0istemul de in+orma#ii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii elemente deintrare n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea dere&ultate intermediare precum i re&ultatele finale ale activitii de birou elemente de ieire.

In+orma#iile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse printastare date, texte, scanare documente, faxuri, nregistrare audio microfon sau videocamera de luat vederi:

H (reluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan date, texte,documente, sunet i imagine.

H 0e&ultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare.

H 9emoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.

24


25/244

In+orma#iile de ie)ireale sistemului birotic au mai multe destinaii:

H 2onsultare on-line, prin afiare imediat la terminal date, grafice, texte, documente,desenare la plotter desene, schie, planuri, redare audio speaer, redare video monitor,ecran.

H /ransmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i printelecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.

H (strare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.

H (strare pe termen mediu n memoria extern disc magnetic pentru consultriulterioare.

H (strare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic disc flexibil sau graficmicrofilm.

+in cele de mai sus se poate conclu&iona c funcionarea unui sistem informatic de birou esteposibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:echipamentele, programele i informaiile.

D!E*. (*6P, op. cit., p. !".

D=EIbidem, p. =A.

5. COMUNICA6II!E 7I TE!ECOMUNICA6II!E "N CADRU! BIROURI!OR

5.1. Comunica#iile

1.1.1. De+inirea comunica#iei

2omunicarea dintre manager i subordonai repre&int elementul dinami&ator al proceselor

manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organi&aional i motivaional adecvatreali&rii obiectivelor organi&aiei.

Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesaelor simbolice,ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor,prin intermediul unor canale specificeD!E.

25
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/3.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/3.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/4.htm#_ftn1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/3.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/3.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/4.htm#_ftn1


26/244

0olul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor estegenerat, n special, de activitatea managerial. ;ste unanim aprecierea potrivit creia unmanager afectea& aproximativ


27/244

H comunicaii formale

H comunicaii informale

%; direc#ie >sens;

H comunicaii verticale descendente

H comunicaii verticale ascendente

H comunicaii ori&ontale

H comunicaii oblice

c; con#inut

H comunicaii operatorii

H comunicaii opionale

H comunicaii generale

H comunicaii motivaionale

d; mod de transmitere

H comunicaii verbale

H comunicaii non-verbale

/ipuri de re#ele de comunica#ii:

a reele descentrali&ate n ?cerc@ sau n ?lan@)

b reele centrali&ate n ?T@ sau n ?stea@.

1.1.?. De+icien#e ma2ore 3n procesul de comunicare

2ele mai semnificative %ariere comunica#ionale se refer la:

a; %ariera de lim%a2( de e*primare

H folosirea necorespun&toare a unor elemente ale procesului de comunicare tonulfolosit, gesturi, expresia feei, po&iia corpului etc.)

H incapacitatea emitorului de a-i stp'ni emoiile n transmiterea mesauluiinformaional)

H aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

27


28/244

%; %ariere de recep#ie

H tendina de a au&i numai ceea ce ne-am obinuit s au&im)

H ignorarea informaiilor care sunt n de&acord cu ceea ce cunoatem)

H evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective emitorul de transmitere amesaului)

H recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, aaceluiai mesa.

c; %ariere conte*tuale

H perceperea diferit a mesaelor funcie de presiunile exercitate de mediu asuprareceptorului &gomot, climatul organi&aional etc..

d; %ariere mi*te

H discernerea insuficient a mesaelor relevante transmise sau primite de cele cusemnificaie redus sau nul.

*ceste bariere declanea& o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:

H filtraul

H distorsiunea

H suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile

1.1.@. Modalit$#i de ampli+icare a e+icacit$#ii comunica#iilor

a; moti'area adec'at$ a comunic$rii prin:

H determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii)

H clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare)

H stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuareaacestora.

%; asigurarea unei comunic$ri clare( concisen sensul:

H cunoaterii detaliate a simbolurilor utili&ate n codificarea mesaelor informaionale)

H utili&rii unui limba simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminuacurio&itatea i interesul receptorului)

H folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reduc'ndu-se la minimum distorsiunea)

28


29/244

H asigurrii unui nivel corespun&tor de redundan n ceea ce privete transmitereamesaelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesae nmoduri diferite i folosirea unor canale diferite.

c; per+ec#ionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile imecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul

organi&aional .a.

d; per+ec#ionarea capacit$#ii de e*primare )i de ascultare, ndeosebi la manageri,corelarea organi&rii formale cu organi&area informal.

e; promo'area cu predilec#ie a unor stiluri participati'e de management cereclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternicdescentrali&are a procesului deci&ional.

+; per+ec#ionarea structurii organi&atorice, at't n ceea ce privete flexibili&area, c't in ceea ce privete aplati&area sa.

D!E8. 67281;423 i 7. Ierboncu, op. cit., p. B$B.

D=EIbidem, p. B$#.

5./ Telecomunca#iile

/elecomunicaiile repre&int partea procesului de comunicare n care mesaul este transmis ladistan ?tele@ n limba greac nseamn departe prin intermediul unor miloace specifice.

(osibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuriU.

('n la sf'ritul secolului al L7L-lea numrul telefoanelor era de aproximativ !.FFF.FFF npre&ent sunt peste #FF.FFF.FFF. ntre anii !


30/244

ul are mai multe posturi telefonice dec't ntreaga *fric. 1a fiecare !FFF de locuitori 4uediaare "FF de posturi telefonice, n timp ce (ortugalia are =FF, iar 7ndia doar C.

1./.1. Ec8ipamente +olosite 3n telecomunica#ii

TE!EONU! este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. ;ste direct, personal i

rapid.

acilit$#i ale tele+oniei moderne4

H memorarea numerelor pentru cele mai utili&ate numere)

H reformarea ultimului numr se memorea& ultimul numr format i se formea& lacerere)

H butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer)

H afiarea numrului format se indic actualul numr format)

H memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon)

H posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul) acesta se ridic numai c'ndrspunde interlocutorul solicitat)

H difu&or telefonul conine un difu&or care ofer posibilitatea efecturii unei convorbirichiar dac m'inile sunt ocupate.

0er'iciioferite de telefonia modern:

!. 4ervicii de urgen: 4alvarea, (ompierii, (oliia, 4alvamontul etc.)=. 4ervicii alarm)

A. 4ervicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportiveetc.)

B. 4erviciul telefonic cu tax invers)

C. 4erviciul telefonic de conferine i de videoconferine)

$. 4erviciul de securitate. (une la dispo&iia abonailor sen&ori de securitate care

detectea& eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.

3n alt dispo&itiv utili&at destul de frecvent este ro%otul tele+onic. 0oboii sunt dispo&itiveelectronice ce primesc telefoanele, transmit un mesa interlocutorului motiv'nd imposibilitateaabonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesa nregistrat dup semnal.

Tele+onia digital$ >Integrated 0stem Digital Net=or; se refer la procesul detransformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub formatrenurilor de bii.

30


31/244

2a aplicaii caracteristice ale 74+6 putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasiculteletex. Iideoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.

A'anta2e oferite de 74+6:

H economie de cabluri, de spaiu)

H costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere)

H existena unor sisteme de autotestare)

H folosirea telefonului prin intermediul calculatorului)

H posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispo&iti'ul porta%il de a'erti&are >Radio ager; are forma unui mic portmoneu, care sepoate purta de ctre abonat. *tunci c'nd acesta este cutat, este averti&at printr-un semnal.(e ecranul dispo&itivului apare mesaul. 8 dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentrupagerea sc&ut.

TE!E:ul

;ste una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. 5olosete pentru nregistrareainformaiilor o band perforat. 5iecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume, astfel

nc't banda citit n ca&ul n care se cunoate limbaul poate fi recunoscut i frdecodificatoare citirea se face de ctre un operator telex.

n pre&ent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avanta fiind c se poatecomunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.

A:ul >+acsimil( tele+a*( telegra+ie +acsimil$;

;ste un dispo&itiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.

8perea& prin scanarea limii unei foi de h'rtie, detect'nd unde h'rtia este alb i unde estemarcat, mut'nd h'rtia mai os i rescan'nd. 0e&ultatele acestei scanri sunt transmise apoiprin liniile telefonice. 1a destinaie informaia este tiprit pe o coal de h'rtie, d'nd natereunei copii a coninutului originalului. *stfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor depe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.

;voluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. (rimele dou tipuri K! i K=,create n urm cu doar c'iva ani, sunt desuete. 1ocul lor a fost luat de aparate mai sofisticate

din grupa KA.

9ainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Iite&a mainilor crete odat cu grupele.*stfel, fax-urile din prima grup au nevoie de $ minute pentru a transmite o pagin de tip *B.* doua grup are nevoie de A minute. 5ax-urile din a treia grup transmit numai semnaleanalogice, de aceea au nevoie de aproximativ C secunde. 5ax-urile din grupa KB sunt n

ntregime digitale, transmi'nd documente prin reelele telefonice digitale. 3nele din ele dispunde faciliti de transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, deteletratarea textelor i graficii.

31


32/244

9aoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa KA. Kama modelelor este foarte larg.(ot transmite o copie la fiecare " sau !C secunde. 0e&oluia pe ori&ontal este de !ocal Area Net=or; 9 arie geogra+ic$ restrns$

0er'icii - partaarea resurselor serverului

- partaarea perifericelor din sistem

- comunicare i interaciune ntre utili&atori

- posibilitatea de conectare cu alte reele

/; u%lic Data Net=or; 9 r$spndite la ni'el mondial

H folosite pentru consultarea marilor ba&e de date ale lumii

2ele mai rsp'ndite reele de acest tip sunt: /;16;/, 9767/;1.

B. Dup$ topologie >pentru reelele de tip 1*6

1. RINF >inel; 9 presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. 2ontrolul reeleieste deinut pe r'nd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.

*vantae:

H toate nodurile sunt egale

H intervalul de timp n care va fi transmis un mesa poate fi estimat

H necesarul de cablu e acceptabil

+e&avantae:

H vite&a de comunicare mai redus

35


36/244

H defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele

/; BU0 >magistral$; 9 presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.

*vantae:

H necesar de cablu redus

H vite& de lucru mai mare

H interconectare simpl

H defectarea unui nod nu afectea& reeaua

+e&avantae:

H timpul de transmitere a unui mesa dintr-un nod n altul nu poate fi determinat

-. 0TAR >stea; 9 presupune un nod privilegiat n reea cu rol de server la care suntconectate toate celelalte.

*vantae:

H vite&a de transmitere ridicat

H posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real timpul poate fi estimat

H costul cablului de conectare este sc&ut

+e&avantae:

H defectarea serverului face imposibil utili&area reelei

H cantitate de cablu necesar mai mare dec't la celelalte tipuri

H interconectarea este mai complicat

(ot exista i combinaii: 4/*0-%34

4/*0-076K

5.-./. INTERNET:U!

7nternet-ul nu esteo reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o re#eade re#ele. ;ste o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoarelegate ntre ele.

n anii $F, 7nternet-ul a fost iniial un experiment al +epartamentului *prrii al 4tatelor 3nite,care urmrea s-i aute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rsp'ndii pe suprafee mari s

36


37/244

lucre&e mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i defiierele acestora. *cest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care sfuncione&e ca o unitate coordonat.

0&boiul rece a st'rnit interesul pentru o reea care s re&iste unui atac aerian. +ac o parte areelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu

autorul prilor componente care au supravieuit. *stfel, n 7nternet responsabilitatea diririimesaelor a fost distribuit n toat reeaua, nefiind centrali&at ntr-un singur loc.

7mpactul 7nternet-ului asupra vieii noastre este mai mare dec't influena pe care a avut-o0evoluia industrial n schimbarea societii secolului LI777. *ceasta este conclu&ia la care aauns un studiu efectuat de prestigiosul 2entru de 2ercetri RenleV din 9area %ritanie, studiufinanat de corporaia american 27428 4T4/;9, liderul mondial n construcia reelelor pentru7nternet. 0aportul Impactul Internet"ului #n Europarelev schimbrile radicale produse nmodul nostru de a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liberU.

(rincipalele servicii i resurse pe care le ofer 7nternet-ul sunt:

o)ta electronic$

8 resurs obinuit oferit de 7nternet este un sistem internaional prin care se poate trimite iprimi pota electronic, cunoscut sub numele de e:mail. +e fapt, pota electronic repre&into mare parte a traficului de pe 7nternet i pentru muli este singura resurs pe care outili&ea&.

Frupurile de discu#ii

3n alt serviciu bine cunoscut poart numele de 3se 6et. *cesta ofer accesul la neOsgrouppentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.

8 variant a acestui serviciu este sistemul de avi&ier electronic %%4. 4istemele %%4 suntasemntoare 3se 6et-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt locali&ate pe un singurcalculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.

arta2area +i)ierelor >trans+erul de +i)iere;

*cest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta sepot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.

(entru a utili&a acest serviciu este necesar un program 5/( 5ile /ransfer (rotocol cu autorulcruia utili&atorul se poate conecta la un server 5/( aflat la distan. 4erverul este identificatprintr-o adres 7nternet. *ccesul la un astfel de server este permis, de regul, utili&atorilor

nregistrai care au drept de acces.


38/244

imagine din document. 2uv'ntul sau expresia evideniat arat utili&atorului c exist un altdocument asociat primului. *cest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran.+ocumentul de acest tip poart numele de 8perte*t.

+e asemenea Jeb-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, aimaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. 3tili&'nd un astfel de

instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil,pe calculatoare aflate la mii de m distan. 3tili&area unui broOser Jeb seamn foarte multcu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. *cest tip de cltorie poartnumele de ?navigare@ pe 7nternet.

4ocietile comerciale i alte organi&aii au nceput s foloseasc Jeb-ul ca miloc depublicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. ;i creea& o pagin Jeb, un fel de vitrinelectronic. 8dat ce adresa paginii Jeb este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaiidespre firma respectiv.

C8at:ul >discu#ii prin Internet;

*cest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesae ntr-un timp foarte scurt.+ei este utili&at de diferite categorii de v'rst, el este foarte popular n r'ndul tinerilor. 8datconectat, utili&atorul este pus n legtur cu o mulime de ali utili&atori din toat lumea.

*a-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-fiction, film sau sport. /oate mesaele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan peecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. *ceste spaii sunt active n general =Bde ore pe &i.

+e la inventarea sa n !"


39/244

doar !"G privesc 7nternetul ca pe un miloc de a cumpra diverse lucruri, pentru c B$G ldescriu ca pe o surs de informaii, =BG ca pe un miloc de a fi n contact cu ceilali oameni i!FG ca pe o surs de distracie.

?. ERFONOMIA !OCU!UI DE MUNC "N BIROU

?.1. Necesitatea organi&$rii ergonomice a muncii 3n %irou

+e&voltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou scunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componenteleprocesului de munc, fa de om, fa de miloacele de munc i fa de ntregul sistem ?om-main-mediu@. *ceste aspecte ale organi&rii tiinifice a muncii i gsesc re&olvare prinaplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptareamuncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.

7ntroducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unorcaracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

H caracterul muncii, gradul sc&ut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri deefort fi&ic i psihic n munc)

H amplificarea factorilor de stres i de oboseal)

H varietatea i complexitatea operaiilor n special de ordin intelectual pe care trebuie sle execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral)

H folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.

9unca n birou se pre&int n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului unefort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fi&ic intens.

+in punct de vedere fi&ic se poate considera c activiti precum cele de procesare acorespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicit'nd

ntr-un grad ridicat posibilitile fi&iologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.

(entru personalul secretariatelor apar alte cau&e care pot determina creterea efortului fi&ic i

anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.

*v'nd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident,deoarece numai prin intermediul acestora se poate reali&a adaptarea muncii la posibilitileumane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. (rintr-o organi&are corespun&toare amuncii pe ba&a principiilor ergonomice, prin mecani&area i prin informati&area unor activitii prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentrureducerea efortului fi&ic.

39


40/244

8 alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influena efortului este po&iia de lucru. *ceasta este po&iia e&'nd, care uneori nu se modific nici ntimpul pau&elor, datorit condiiilor de amenaare a locurilor de munc. *ceast caracteristicse nt'lnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cudeosebire la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest ca&

studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organi&area raional a timpului de lucru i sprecrearea condiiilor de schimbare a po&iiei corpului.

4olicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur laprincipalele categorii de personal. *ceasta apare n special la cei implicai n activiti decercetare-de&voltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la ceidin serviciile de relaii cu publicul.

n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au ocontribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogulce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. (entru a se putea

face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s leaib lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat,arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate dedeci&ie i iniiativ.

(ractica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cau&e care conducde regul la suprasolicitare. *cestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie declieni.

+in prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor &ilnic plus cea acumulat cuimplicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i

prin nervo&itate. n multe ca&uri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civili&at poateduce la suprasolicitare.

+ificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vdn acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci opersoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.

4olicitarea neuropsihic a angaailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor dinsecretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelorde funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organi&area muncii.n legtur cu acest aspect trebuie menionat c organi&area ergonomic a muncii trebuie s

asigure concordana dintre numrul angaailor existeni i afluena solicitanilor. *v'nd nvedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o maimare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilorde lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. *ceste msuri determin servirea civili&at aclienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.

*li factori care influenea& substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu &gomotul,temperatura, umiditatea i lumina, precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.

40


41/244

?./. 0tresul )i o%oseala pro+esional$

4tresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliticare apar n munca de birou. +in aceast cau& a aprut necesitatea organi&rii ergonomice amuncii n birouri.

4tresul repre&int o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. +ac p'n n !"


42/244

8boseala repre&int o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. ;arepre&int un fenomen fi&iologic normal care apare n urma solicitrilor pre&ente n activitateauman.

n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad deodihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. ;a nu este o boal, dar

poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de muncandeplinit i fa de mediu.

4pecialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:

H 8boseala muscular dinamic i static determinat de efortul muscular i decontractarea muscular fix.

H 8boseala neurosen&orial cau&at de tensiunea nervoas a simurilor ochi, urechi.

H 8boseala psihic determinat de factori de natur psihic.

8boseala poate fi provocat de o mulime de cau&e, dintre care cele mai des nt'lnite sunt:

H intensitatea i durata muncii fi&ice i intelectuale)

H factorii de mediu temperatura, lumina, &gomotul)

H factorii de natur psihic responsabiliti, grii, conflicte)

H monotonia sau rutina muncii)

H boli i dureri.

5ormele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

H scderea ateniei)

H ncetinirea i inhibarea percepiei)

H inhibarea capacitii de g'ndire)

H scderea randamentului activitii fi&ice i intelectuale.

n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afectea& mai ales persoanele

care lucrea& cu publicul. 2ei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit destres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. /ensiunile psihice i stresulcontactelor inter-umane determin oboseal sau chiar epui&are. 2ercetrile efectuate asupralucrtorilor din birouri arat c peste CFG dintre acetia sunt afectai de un sindrom deepui&are emoional. 2au&ele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc,precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu.

n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fi&ic i psihic au o atitudinenegativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine. U

42
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftn2


43/244

n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate reali&a prinreglementarea duratei &ilei de lucru, a duratei sptm'nii de lucru i a concediilor de odihn.

n munca de birou remediile pentru epui&area i pentru oboseala profesional se pot asigura ladou niveluri. 1a nivelul vieii personale angaaii trebuie s-i structure&e activitile astfel

nc't acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. 4alariaii trebuie s aib o

via activ n afara serviciului i mediului acestuia.

*l doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vi&e&e autorareasalariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomeni prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organi&area de ntruniri ce pot fifolosite pentru ntrautorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip.

(entru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite,managerii pot s restructure&e anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nc'tcontactul dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. +e asemenea, poate fi util iorgani&area de seminarii privind managementul stresului sau timpuluiD!E .

;ste foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nuafectea& un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens, %eth%elevins arta: ?2'nd un angaat se pl'nge de condiiile de lucru iSsau se ndoiete deutilitatea, de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguraninfluen i asupra colegilor si@.

(entru a nu permite rsp'ndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i sle previn ori de c'te ori este posibil. +e asemenea, managerul are un rol esenial n gsireaunor corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pau&elor pentruodihn, numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pau&e, astfel nc't s se asigure oeficien sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.

U2onceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fi&iologie ntreprinse pe animalede ctre Rans 4elVe n !"CF, care descrie aa-numitul ?sindrom general de adaptare@ cecaracteri&ea& reacia organismelor biologice la stres.

U/ina 0oose, referindu-se la cei care lucrea& n biblioteci, susine aceast idee, art'nd c:?muli specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de profil, vin la primul lor locde munc plini de entu&iasm, nerbdtori s se remarce i s-i aute pe oameni n satisfacereacerinelor de informare. 6u mult timp dup angaare ns, noii bibliotecari reali&ea& c nevoilei c speranele lor personale nu corespund ntotdeauna cu cele ale instituiei sau aleutili&atorilor. Iolumul de munc este deseori prea mare pentru timpul alocat) membriipersonalului sunt obligai s ndeplineasc simultan mai multe sarcini) activitatea depus esterareori apreciat at't de beneficiari c't i de ctre instituie. 9ulte organi&aii nu oferpersonalului nici o posibilitate de a-i aduce contribuia la structurarea propriului destin.*cestea sunt c'teva dintre motivele permanente de stres care pot transforma entu&iasmul ninerie, n frustrare i, mai t'r&iu, n apatie@.

43
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftn3http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftn3http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-2.htm#_ftnref2


44/244

D!E %eth. %1;I764, Burnout in $pecial %ibrar&, n X%ibrar& Management 'uarterl&(, nr. !!,!"


45/244

9obilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic computere, terminale,imprimante, echipamente pentru microfilme trebuie s fie proiectat astfel nc't s satisfactoate necesitile personalului care lucrea& cu aceste echipamente. +e asemenea, estenecesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie ae&ate astfel nc't s fie c't mai puinvi&ibile. 2ablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nc't computerele, telefoanele sau surselede lumin s poat fi po&iionate n locuri corespun&toare, n felul acesta securitatea n lucru

crete i se creea& economii importante de cablu.

6umeroase firme ofer ast&i mobilier modern pentru personalul care lucrea& n grup cuechipamente legate la reea. *ceste staii de lucru facilitea& colaborarea iar mobilierul seadaptea& uor la necesitile echipamentelor. (upitrele pentru terminale pot avea extensii detastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertardedesubt n care este pstrat h'rtia .

(entru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar u&uale sunt: lemnul, plasticuli metalul.

n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de

aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.

+ei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegereascaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat despecialitii n ergonomie.

(entru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntr-adevr, at't calculatorul c't i proiectarea ntregii staii de lucru este ast&i important, dar snu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.

9aoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe &i pe scaun la masa de lucru, deaceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit ast&i cea mai important pies de mobilier n

birouri. 4tatul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi:dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei) dureri de spate, cau&ate de po&iiancordat a coloanei i a muchilor dorsali, po&iie care provoac vasoconstricii ce ncetinesccirculaia s'ngelui, deci i oxigenareaU.

4caunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scun&i, posibilitatea despriin a picioarele pe podea sau pe un suport condiie obligatorie pentru cei care lucrea& npo&iia e&'nd. *cest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea po&iieiverticale a corpului sau puin aplecat pe spate.

*ustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. (entrualegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde reali&ate de firmespeciali&ateU.

1a fel de important n munca de birou este austarea meselor de lucru. nlimea planuluide lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninereacorpului n po&iie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.

(entru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de unmecanism care permite austarea nlimii p'n la nivelul corespun&tor.

45
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftn3http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftn2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftn3


46/244

n pre&ent firmele speciali&ate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent peaspectul ergonomic al produselor lor.

D!E %es profils des postes, (aris, ;d. 9asson, !"#$, p. =F-BF.

U(este A! de milioane de americani sufer n pre&ent de dureri de spate. +ar aceste durerirepre&int numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din 4tatele 3nitele au la locurile lor de munc. 2entrul 6aional pentru 4tatistica 4ntii arat c aproximativ=FG din durerile de spate sunt cau&ate de po&iia la locul de munc, determin'nd o scdere aproductivitii cu =CG. *celai centru menionea& c durerile de spate repre&int aproximativBFG din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. *etna 1ife and 2asualtVestimea& c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n 4tatele 3nite pierderi de=F de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu.

Keoff Jright, un specialist canadian n ergonomie arat c: ?*st&i maoritatea specialitilorrecunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nc't s se adapte&e diferenelorfi&ice dintre lucrtori. +ac acest lucru nu este fcut, angaaii nu vor putea lucra la ntreagalor capacitate, iar riscul durerilor de g't, de umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi estedeosebit de mare.@

3n scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special &onei lombare, un suport. +r. Jrightspune c acest suport ar trebui s fie austabil. +e asemenea, sptarul scaunului ar trebui spermit i o austare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceastsoluie, arat profesorul %urloiu, nu re&olv problema durerilor de spate. +urerea esteprovocat de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali,de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator ca un pupitru astfel nc't

corpul s nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. +ei mulispecialiti spun c este necesar o austare nainte a sptarului pentru a reduce durerile despate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem carepermite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului %urloiu.

U+e exemplu, n 4tatele 3nite, *merican 6aional 4tandards 7nstitute-Ruman 5actors and;rgonomics 4ocietV *647-R5;4, un grup independent, anali&ea& i produce astfel destandarde. *ceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:

- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite)

- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele spriinite pepodea sau pe un suport)

- s dispun de un sptar care s pstre&e po&iia dreapt a spatelui.

4tandardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele *647-R5;4 sunt n modcurent revi&uite. *dministraia 2linton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cer'nd8ccupational 4afetV and Realth *dministration 84R* s fac noi propuneri n acest sens.

46
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftnref3http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftnref1http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftnref2http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-3.htm#_ftnref3


47/244

n acelai timp, un mare numr de state din *merica au propus propriile standardeergonomice. 4emnificativ este propunerea 2alifornia 8ccupational 4afetV and Realth*dministration 2*184R*. 2onform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fieaustabil at't n nlime c't i n ad'ncime, sptarul trebuie s fie austabil, n special pentru&ona lombar, i de asemenea suportul pentru brae.

(ropunerile 84R* i revi&uirea standardelor staiilor de lucru de ctre *647-R5;4 au caobiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate deechipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie spriinactivitile de reali&are a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile demunc.

Qi n 9area %ritanie exist o mare preocupare pentru reali&area unor astfel de standardeergonomice. n acest sens, %ritish 4tandard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scauneleaustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:

Y nlimea scaunului de la pm'nt A"A,#-B"C,A mm

Y 1imea scaunului s nu fie mai mic de AAF,= mm

Y 1rgimea scaunului BF$,! i BA!,< mm

Y nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre =FA,= mm i AF!,< mm

Y *d'ncimea sptarului ntre !=#mm i !C=,B mm

Y 1rgimea sptarului nu mai mare de AFB,< mm

*ceste dimensiuni sunt proiectate s asigure po&iia confortabil pe scaun cu spatele re&ematde sptar i cu picioarele spriinite pe podea. /otui ele nu trebuie considerate ca etalon

deoarece sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective.

9aoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentrucreterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final potduce la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este

nc prea scump cel puin pentru firmele rom'neti. /otui trebuie s ne g'ndim la faptul cpierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utili&rii lor =F de miliarde dedolari pe an n 43* depesc cu mult aceste costuri. 4 reflectm asupra vorbeiengle&ului: $unt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine.

?.5.1. roiectarea )i 3m%un$t$#irea +actorilor de am%ian#$ +i&ic$

*mbiana fi&ic repre&int o component important a procesului de proiectare ergonomic alocului de munc. ;timologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n careo persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.

n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generaleale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psiho-sociali. +e asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestorstructuri.

47


48/244

(rincipalii factori de ambian fi&ic sunt: iluminatul, microclimatul temperatura, umiditatea,vite&a aerului, puritatea aerului, coloritul i &gomotul.

Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitiiangaailor i asupra gradului lor de oboseal. 8 iluminare defectuoas poate cau&a disconfortvi&ual i o po&iie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei.

2ercetrile arat c


49/244

*stfel:

-oulare efecte benefice asupra sistemului nervos, stimulea& circulaia s'ngelui i pofta dem'ncare, vasele limfatice i metabolismul. 0oul accelerea& ritmul cardiac i respiraia,combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d re&isten la efort psihic i fi&ic, creea& oambian vesel i optimist. +ar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin

oboseala care se va resimi la nivelul ntregului organism. 0oul aut n urmtoarele afeciuni:rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, ec&eme, /%2,depresie nervoas, parali&ie, astenie fi&ic.

erdeleeste calmant i d sen&aia de odihn. ;ste culoarea naturii i a speranei, dilatvasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibrea&. 1umina verde favori&ea&sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.

/ran0ultonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimulea& atenia, fixea&calciul n oase, este afrodi&iac. +e asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile denutriie. 8ranul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfi&em pulmonar, astm bronic,rinite cronice, litia& biliar, boli de rinichi. 8ranul nu are contraindicaii.

lbastrulare ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmea& respiraia ireduce frecvena pulsului. 2a efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare ilinititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispo&iie spre concentrare i spre liniteinterioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. *lbastrul confer serio&itate, tendinaspre evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.

ioletuleste culoarea regal prin excelen. 0ecunoscut ca sedativ, violetul stimulea&producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.

2ulorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. *stfel serecomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a

mpiedica strlucirea. (ardoseala s aib un coeficient de reflexie de !C-AFG. (entru mobilierse recomand culori deschise, av'nd un coeficient de reflexie de AFG p'n la CFG. (entrumaini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre gri, be.

Ggomotul. 6ivelul general al &gomotelor trebuie s se nscrie n limite corespun&toarespecificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic inervoas.

1imitele maxime admisibile pentru &gomot sunt:

Y #F db n secretariate i n centre de calcul )

Y CF-$F db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive carenecesit o anumit concentrare.

7ntensiti mai mari de !!F db situea& &gomotele dincolo de limitele suportabile.D!E

(entru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale &gomotului, n special celeneuro-psihice tulburri de atenie, sustragere, ncordare

manual de secretariat si asistenta manageriala.docx

Documents