LECIEDEMONSTRATIVINTRODUCEREVpropunsparcurgemmpreununcursdeSecretariatBiroticutil,dari provocator n egal msur. Considerai c totul este nou-nou. Ne am pe o alt dimensiune a acestei ocupaii, n acord cu cele mai noi cerine de pe piaa muncii. Acum nu mai trebuie doar s barai calea nepoftiilor, ci trebuie s v demonstrai capacitatea de a face dintr-o rm oarecare un pion demn de luat n seam. {ah la rege! vom juca n acest curs, n sensul c vom ncerca s ne dovedim capacitatea de a cuceri ntreg arsenalul meseriei noastre pentru a deveni nite profesioniti n domeniul administrativ, putndu-ne confrunta, plia pe situaii diverse pentru a ine piept concurenei i a pune rma pentru care lucrm n valoare. Piaa muncii din Romnia s-a dovedit foarte dinamic dup1990.Auaprutiaudisprutfoartemulte ocupaii.Domeniilecelemaiafectatedetendine descresctoare au fost cele din sfera productiv, n timp ce domeniul serviciilor a luat un mare avnt. Cert este c libertatea economic a dus la apariia multor companii care au ncercat s se impun pe pia.Uneleaureuitmaibine,altelemaipuin, dar, cu siguran, n orice afacere este nevoie de cel puin o secretar, ntruct partea administrativ trebuie susinut de o persoan specializat care s construiasc i s cultive relaiile unei organizaii cu mediul n care aceasta funcioneaz. n esen, acesta este sensul ocupaiei care face obiectul cursului nostru: s e interfaa dintre organizaie i mediu.Cursul de Secretariat Birotic oferit de EUROCOR cuprinde 32 de lecii i este conceputporninddelacerinelereale,actuale,aleangajatoriloridelanevoile candidailor care doresc s devin funcionari administrativi. Programa i coninutul cursului reect, pe lng cerinele prezente, i tendinele moderne n dezvoltarea ocupaiei. Obiectivele principale ale cursului sunt: oferirea de informaie consistent i la zi, raportat la a postului, crearea unui suport practic exerciii i teme, ct mai adecvat situaiilor concrete de lucru, care s permit familiarizarea cu me-diul nc din perioada de nvare, dezvoltarea contiinei profesionale n rndul practicienilor,printr-oabordarecuprinztoaredetemeisubiecte,astfelnct,la sfritul cursului, absolvenii s e pe deplin contieni de complexitatea ocupaiei i de necesitatea formrii permanente, ca o condiie de baz a unei cariere de succes.Vom aborda de-a lungul cursului teme interesante i de un real ajutor pentru cei/cele care vor s-i construiasc o carier n acest domeniu comunicarea verbal i scris, folosirea ecient a echipamentelor de birou, n special a calculatorului, aspecte ce in de contabilitatea primar, protocol i organizarea evenimentelor la birou i nu numai, tehnici de negociere etc.La nalul ecrei lecii vei putea s v vericai cunotinele nsuite prin completa-rea temelor pentru acas, beneciind de supervizarea unui profesor personal. Dup parcurgerea celor 32 de lecii i realizarea temelor vei putea obine certicatul de absolvire Eurocor.lec]ie demonstrativ\ 2 Secretariat Birotic\Modul de organizare a cursuluiSecretariat BiroticMaterialulleciilorsecompunedin32deleciiiafostastfelconceputncts permit asimilarea optim a informaiilor prezentate. Structura didactic a leciilor, care se pstreaz de-a lungul ntregului curs, debuteaz cu o mic introducere i cu precizarea obiectivelor pe care trebuie s le atingei prin parcurgerea ecrui material.Deniiile,noiunilenoiiinformaiileimportantesuntmarcateprin caractere i semne speciale, pentru a asimilate cu mai mare uurin. Un element importantpentrureuitanvriiestecelalmbinriielementelordeteoriecu cele cu caracter practic. Astfel, vei gsi n interiorul leciilor numeroase exemple, exerciii i teme de reecie, iar pentru vericare, la sfritul ecrei lecii vei gsi i o seciune de rspunsuri la exerciii. Pentru a v consolida cunotinele, avei la dispoziie seciuni de ntrebri de vericare i recapitulri, care prezint succint cele mai importante aspecte prezentate n cadrul unei lecii, dar i o tem pentru acas,ceconstituieomodalitateecientdevericareagraduluidensuirea cunotinelor prezentate. Aceasta va expediat pe adresa Institutului EUROCOR, urmnd ca profesorul personal s aprecieze corectitudinea rspunsurilor i s v trasmitcomentariilesalepemargineaacestora.Pentruunelelecii,termeniinoi specicidomeniuluivorexplicainseciuneadedicionardespecialitate,iar pentru completarea i aprofundarea cunotinelor v sunt recomandate cteva titluri aparinnd literaturii de specialitate. Dincolo de toate aceste aspecte care in de coninutulpropriu-zisalleciilor,gracaspecialsporeteatractivitateacursului, prin prezena numeroaselor desene i imagini. Pentru ca studiul dumneavoastr individual s e ct mai uor i ecient, pe marginea textului cuprins n curs au fost utilizate urmtoarele simboluri:desemneaz noiunile i aspectele importante prezentate n cadrul cursuluin felul acesta vor ncadrate exemplele care v pot clarica aspectele te-oretice prezentatesemnaleaz exerciiile pe care vi le propunem spre rezolvaredesemneaz momentele de reecie propuse, crora trebuie s le acordai o atenie deosebit Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze cumaterialeledestudiuEUROCOR.Pentruavformaoimaginectmai clarasuprastructuriicursului,amselectatpentrudumneavoastrcteva fragmente din leciile acestui curs, coninnd seciuni teoretice, exerciii, un modelderecapitulareidetempentruacas.Dinpunctuldevedereal numrului de pagini, ea reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu.lec]ie demonstrativ\3 Secretariat Birotic\Programa cursului Secretariat BiroticLecia 1Vreau s u secretar ce trebuie s tiu, ce trebuie s facLecia 2Ce caliti trebuie s am scurt ghid de autoevaluareLecia 3Comunic, deci exist ce nseamn s comunicLecia 4Cheia succesului unei secretare: comunicarea n organizaieLecia 5Piatra de ncercare: comunicarea scris Lecia 6...Scripta manent tehnici de redactare pentru comunicarea intern i externLecia 7{itotui,limbaromn...Aspectesensibilenlexic,morfologiei sintaxLecia 8Punctuaia i vocabularul condiiile pentru a te face neles i respectatLecia 9How do you do?! ct de bine folosim limba englez Lecia 10Dear Sir/Madam: documente de rm; reguli de redactareLecia 11Pupitrul de comand organizarea i administrarea biroului, stand-ardele de lucru Lecia 12Omul orchestr utilizarea aparaturii de lucru n munca de secretariat Lecia 13Ordine n haos arhiveleLecia 14Cel de-al treilea ochi cercetare n activitatea de secretariatLecia 15Indispensabilul PC descrierea principalelor componente Lecia 16La timpuri noi, prieteni noi: Word, Power Point, Excel, Outlook etc.Lecia 17Un scriitor celebru WordLecia 18Stilul e omul: Power Point specialistul prezentrilor de succesLecia 19Un soft policalicat Excel pentru contabilitate Lecia 20Excel pentru baza de dateLecia 21Pe ce lume trim noiuni introductive despre economia de piaLecia 22E timpul s facem socotelile documente de lucru n contabilitatea primarLecia 23...Scripta manent corespondena de rmLecia 24...Cafelua efului!... manierele n afaceriLecia 25E timpul s ieim n lume organizarea de evenimente Lecia 26{tiina divertismentului protocolul n situaii diverseLecia 27Univers organizaional tipuri de companii din perspectiva resurselor umaneLecia 28Omul care ne trebuie procesul de recrutare i selecie a personalului Lecia 29Bastonul de mareal competenele manageriale ale unei secretareLecia 30Punctul pe i aspecte specice de managementLecia 31S lum Cezarului ce-i al Cezarului negocierea Lecia 32Jocul cu mrgele de sticl tactici de negocierelec]ie demonstrativ\ 4 Secretariat Birotic\Introducerea ecrei lecii surprinde importana temei abordate, iar obiectivele xeaz principalele cunotine pe care le vei dobndi prin parcurgerea materialului.Binev-amregsit.Sfacempasuldoinde-mersulnostrudecunoatereaocupaieide secretar. S numim aceast lecie edina de consiliere pentru carier. Mi se pare esenial s trecem mai nti printr-o etap de autoevaluare, nainte s pornim la acumularea unor cunotine complexe, ca s tim pe ce trebuie s punem ac-centul n pregtirea noastr. Poate comunicm bine, dar avem mai puine abiliti de organizare iatuncitrebuiesdmateniesuplimentar acestui aspect, pe baza cunoaterii adecvate a tipuluidepersonalitatepecareoavem.Poate suntem buni organizatori, dar nu comunicm att de bine i nici nu stm prea bine cu empatia (capacitatea de a te pune n situaia unui semen al tu, de a reaciona n funcie de nevoile sau trsturile sale de personalitate). {i pentru c tot vorbim de dezvoltarea personal, vom aborda i un alt aspect impor-tant: cum se ia o decizie privind cariera, ce pai trebuie s parcurgem i care sunt abilitile care sunt cerute pe piaa muncii actuale. E important s tim dac ne-am ales direcia potrivit `n plan profesional i cum putem s rspundem ct mai bine cerinelor actuale pentru jobul ales./-.//.-c- c-.//-/ .-/.- a/. 1/.a/-.-- o- .a o- - .-c.. -/ /o../-/- .-c//+// -c- a-/ -..-/-.-. oa-.-- 1/.a//- - .-/...- -o-./- /o../-/- -c- aa/ 1.-/a .- -.,- -+ -+ .a 1-:..c/-.-- .-./-.-/. ../c/-.-- o-/.a .-./-.+. -.-/ ../-/ .. -oc/.- -/-/ ...-o/ac. .-/ / -.-//-/-- -. .. 1/.a/- 1-o.- -a/..a.-/-.- ../-/ o../-/.-c. 1-o.- 1-./:/- 1- .-./-.+ / 1-o.- o/-/- a.// / .-.-./-.///./c- -c- -./a-c-.Lectia 2Ce calitati trebuie sa am scurt ghid de autoevaluarelec]ie demonstrativ\5 Secretariat Birotic\Pentru a surprinde mai uor deniiile, noiunile noi sau informaiile importante, am folosit anumite semne grace. De asemenea, pentru a v descurca mai uor n explorarea materialului, pe marginea textului vei gsi numeroase cuvinte-cheie. Metoda Eurocor este una foarte accesibil pentru ecare dintre dumneavoastr!Ce trebuie s tiu? (Lecia 1)Descrierea ocupaiei. Coninutul munciiIat mai nti deniia din Codul ocupaiilor din Romnia (COR):Secretarele realizeaz colaionarea i transcrierea corespondenei, a proceselor verbale i a rapoartelor, la maina de scris sau la maina de prelucrare a textelor; selecioneaz i expediaz corespondene i alte documente.Nu a putea stabili cronologic cnd a fost conceput aceast deniie, dar este, dup cum v dai seama, complet depit. Viziunea pe care o ofer este la ani lumin distan de complexitatea muncii noastre. Parc i vezi funcionara coafat clasic, stnd n poziie corect la biroul ei, pe care troneaz o main de scris cu vopseaua srit, cu nasul n foaia de hrtie pe care bate texte nesrate de ntreprindere. Secretara nu este i nici nu a fost un scrib supus i impersonal.Grupuldelucrupentruinformareiconsilierepentru carier, din cadrul Institutului pentru {tiine ale Educaiei, vede prolul ocupaiei ast-fel:Secretaruldebirouestefuncionaruladministrativcarenregistreazi realizeazprelucrareainformaiilor,executlucrridebirouisecretariat (pregtirea i transmiterea corespondenei i a documentelor, cu respectarea dispoziiilor regulamentului de organizare i funcionare), opereaz cu maini contabile i stenodactilograaz etc.Din pcate, stenodactilograerea s-a pierdut n negura vremurilor, dei este o tehnic minunat de scriere rapid. Acum avem reportofoane, aa c nu mai trebuie s ne batem capul cu semne, abrevieri i alte hieroglife, dei, credei-m, stenodactilograa presupune un studiu temeinic al limbii, ceea ce este esenial pentru o persoan cu demnitate.Utilizeaz instrumente i echipamente birotice, maini de scris, procesare texte, de calcul, telefon, fax, copiator etc.unelte,instrumente de lucrulec]ie demonstrativ\ 6 Secretariat Birotic\Ce este comunicarea? (Lecia 3)Comunicarea poate denit n mai multe moduri. nainte de a v prezenta anumite modele de comunicare, s vedem cteva astfel de deniii.Comunicarea se caracterizeaz printr-un sistem de semne i printr-o relaie de schimb ntre doi parteneri care mprtesc un anumit cod comun.Comunicarea este un proces prin care un comunicator, adic individul care comunic, transmite anumite semnale (stimuli, de obicei verbali prin cuvnt), cu scopul de a schimba comportamentul altor indivizi, crora li se adreseaz i care devin auditoriul acestuia.Comunicarea este aciunea de trimitere i receptare a unor mesaje ce pot deformate de diveri factori, care are loc ntr-un anumit context, presupune anumite efecte i furnizeaz oportuniti de feedback.Indiferent de situaia sau contextul n care are loc procesul de comunicare, schema de realizare a procesului de comunicare este urmtoarea:deniiischeme decomunicarelec]ie demonstrativ\7 Secretariat Birotic\Comunicarea intern (Lecia 4)Hai s ncepem, ca de obicei, cu un exemplu; de fapt, cu mai multe:ExempluDe cte ori nu ai auzit un strigt amenintor din spatele uii efului: Mi, fat, ce i-am spus eu s faci i ce ai fcut tu?; o ntrebare printre dini de la un profesor care v citea tema dezgustat: Domnioar, ce prostii sunt astea?! Cerinele mele au fost altele! sau, pe la coluri: Ai auzit ceva de vreo prim de Crciun?, Am auzit c pe {tefan l zboar..., B, i d postul la de director ?, Am auzit c..., Mi-a zis una de la contabilitate c a ieit cu ea la crcium...Aceastaestecomunicareintern,dardeomanier informal. Ea ne creeaz cele mai mari probleme atunci cnd se amestec cu treaba pe care o avem de fcut. Dar, mai nti, haidei s denim comunicarea intern: Comunicareainternreprezintansamblul actelordecomunicarecareaulocninteriorul unei organizaii. {i este acceptat faptul c poate formal sau informal.Teoreticienii susin c este vorba de schimbul de informaii, asigurarea nelegerii i a comportamentului n cadrul organizaiei. Mai mult dect att, comunicarea intern poate ajuta la mbuntirea culturii organizaionale prin participarea activ a tutu-ror angajailor la viaa organizaiei. Ea presupune o strategie, o politic i utilizarea integrat a canalelor de comunicare existente.Dar ce este o organizaie i ce nseamn un om organizaional?O organizaie este un sistem structurat de interaciune a unor persoane n scopul realizrii unor obiective comune. Omul organizaional e individul care aparine i acioneaz dup reguli de via corporativ, colectiv, pe baza unor obiective comune. Cnd o persoan sencadreazntr-unlocdemunc,easevstrduisseconformezela viaa colectiv.V doare capul, nu? mi pare ru, dar este chiar aa. {i trebuie s v obinuii cu gndul sta. Am menionat mai devreme o sintagm, un concept foarte important n viaa noastr profesional: cultura organizaional. Ce este ea? Zicspecialitiicaceastareuneteatitudinile,experienele,credineleivalorile unei organizaii.lec]ie demonstrativ\ 8 Secretariat Birotic\Exemplele sunt o cale optim de nelegere a aspectelor teoretice prezentate. Ioana, mentorul care v ndrum de-a lungul ntregului curs, v mprtete adesea n aceste exemple propria experien profesional.Descrierea ocupaiei. Coninutul muncii (Lecia 1)cerine pentru exercitareCerine medicale:rezistenlapoziiaezndtimpnde-lungatintegritate anatomo-funcional a mem-brelor superioarevorbire normalacuitate vizual i auditiv normalCerine psihice:spirit de observaie, stabilitate i mobilitate a atenieiasumare a responsabilitilorrezisten la stresadaptare la sarcini de lucru schimbtoaretip de personalitate: C.S.. convenional, social, ntreprinztorExemplun cazul cerinelor psihice, am s v dau chiar eu un exemplu despre ct este de important adaptarea la sarcini schimbtoare de lucru.Dup primul an de activitate, rma noastr a nregistrat un prot semnicativ i a decis s dea o petrecere prin care s marcheze acest rezultat i s recompenseze angajaii pentru efortul lor. Bineneles c am fost cu totul prins n desfurarea de fore necesare organizrii, dar aceasta era doar o parte a muncii mele.nti de toate, a trebuit s fac i s prezint lista restaurantelor care organizau petre-ceri, mpreun cu oferta lor. Dup ce patronul s-a hotrt asupra unuia dintre ele, a trebuit s stabilesc meniul i s negociez un pre ct mai bun pentru ecare tacm. Aici am cam avut de furc cu toat lumea. Bineneles c eful meu dorea un anume meniu la un pre convenabil, pe cnd cei de la restaurant supraofertau ca s ctige ct mai mult, aa c mi-a luat vreo sptmn pn am ajuns la un numitor comun. ntre timp, am fcut i lista invitailor de la furnizori, la angajai i invitaii lor , innd cont de toi cei care aveau o contribuie la derularea afacerii noastre. {i lista aceasta a suferit numeroase modicri: mai taie, mai adaug... Tot eu a trebuit s m ocup i de invitaii de la concepie la distribuie. {i de cumprarea orilor i de DJ i...Dar aceasta a fost doar o introducere n subiectul nostru, pentru c era doar una din sarcinile conjuncturale de serviciu. n tot acest timp am efectuat n mod normal primi-rea i redirecionarea apelurilor telefonice, stabilirea i urmrirea agendei de lucru a directorului, relaia cu furnizorii, redactarea comenzilor i a ofertelor, a rapoartelor de lucru, organizarea edinelor, rezolvarea reclamaiilor sau cererilor venite din partea clienilor erau n sarcina mea, ele ind parte a ndatoririlor postului meu.Ceea ce m-a ajutat s funcionez la parametrii normali a fost tocmai capacitatea de a m adapta la sarcini diverse de lucru, cu termene stricte i, de obicei, urgente. n plus, m-a ajutat entuziasmul pentru ceea ce fceam, cu alte cuvinte, dorina de a-mi asuma responsabiliti, pentru ca la sfrit s culeg rezultatele.lec]ie demonstrativ\9 Secretariat Birotic\Spaiul de lucru (Lecia 11)ExempluAm s v dau, ca de obicei, un exemplu din experiena personal, pentru c sunt lucruri pe care le cunosc i care mi-au inuenat existena. Vreau s v spun c de-venirea spaiilor de lucru n Romnia are o istorie pe care a numi-o fascinant. De fapt, ideea de design interior este ceva despre care tiam cu toii, dar modul nostru de via la serviciu era att de meschin, nct uitasem cu desvrire de noiunile de frumos, confortabil, practic. Doar n casele proprii oamenii se mai puteau exprima liber, dar i acolo doar prin improvizaii i cu eforturi disperate. Eu, de exemplu, am lucrat n spaii diverse: ntr-o hrub sinistr a unei ntreprinderi care furniza ap oraului i ale crei birouri erau realmente sub pmnt, ntr-un de-misol obturat de un val de pmnt. ncperile erau aliniate pe o parte a cldirii, de-a lungul unui hol ntunecos. Birourile erau luminate de nite ferestre meschine, iar prin geamuri se strecura cu greu o urm de lumin. Zugrveala era stass: adic, vopsea n ulei pn la nlimea de 1,50, de preferin o culoare sordid, un verde ou de ra sau crem sau maron pmntiu, orice i putea tia cheful de via i mai sus de ea un var ntr-o nuan bolnvicioas de bej. Mesele de lucru erau, cred, rmase din vremea burghezo-moierimii: masive, zgriate, mate, iar catastifele erau mbrcate n cartoane urt colorate, cu o hrtie de o culoare gri, pigmentat cu deeuri de lemn. Aveamladispoziieuntelefoniomaindescriscareeranregistratlapoliie, ncazci-arvenitcuivaideeascompunnitemanifestelarepezeal.Slav Domnului, aveam cldur. Toate acestea puse laolalt te fceau s te simi ca un obolnel prins n cursa supravieuirii. A urmat experiena de la Universitate. Ai putea crede c acolo atmosfera era mai relaxat, mai vesel, dar nu era deloc aa. Locul era dominat de acelai semi-ntuneric, aceeai zugrveal apstoare i doar uneltele de laborator mai diversicau peisajul, dar i acelea erau vechi, insuciente i, multe dintre ele, brutalizate de o ndelungat folosin.Dup 1990, ani de zile s-a lucrat cu inventarul de pe vremuri. Treptat ns, dup cum vedei cu ochiul liber, datorit exploziei afacerilor, industriei construciilor, a pieei imo-biliare i a domeniilor conexe, mediul de afaceri, ca i stilul n afaceri, a devenit tot mai sosticat. Bntuie o atmosfer a contrastelor i a standardizrii: mobil din pal melaminat n culori terne sau stichii, multe spoturi, care dau o lumin orbitoare i obositoare, reproduceri sauobiectedecorativentmpltoare,dar, dup ce tot mai muli arhiteci competeni vor angrenai n activitile de amenajare a inte-rioarelor, ecare organizaie va ncepe s aib o identitate mai clar i mai bine exprimat.Exerciiul 3Legat de exemplul pe care vi l-am dat anterior, v rog s descriei cel mai urt interior de rm pe care l-ai vzut sau pe cel mai frumos. Justicai-v alegerea.lec]ie demonstrativ\ 10 Secretariat Birotic\Echipamente de birou (Lecia 12)Dup aceast introducere ampl referitoare la birotic ca sistem de echipamente automatizate pe care se bazeaz activitateadebirouncadruloricreicompanii,putem trecelaprezentareapascupasacelormaiimportante instrumentedelucru.Esteimportantslenelegemi s le folosim corect, n funcie de destinaia pentru care au fost create.Ia s vedem cu ce ncepem... Cu telefonul, evident.ExempluO regul de cpti a telefoniei mobile este durata redus a convorbirilor telefonice. Telefonul mobil este, ntr-un fel, un instrument pentru apeluri de urgen, i n niciun caz un mijloc de a face conversaie. E drept c n prezent companiile ofer tot felul de formule de abonament privilegiate, dar cnd e vorba de conversaii ociale, de serviciu, e bine s ne pstrm n limitele subiectelor specice pe o durat rezonabil. S v dau un exemplu de conversaie pe care am avut-o cu o persoan care colabo-rase cu rma noastr, iar acum fcea o intervenie pentru o nepoat fat foarte bun, care avea nevoie de un serviciu saib i ea banii ei, s-i cumpere un ciorap, o hinu, ceva...X: Doamna Ioana? Bun ziua! Ce bine imi pare s v reaud!Eu: Bun ziua. Cine suntei?X:DoamnaIoana,nuvaduceiamintedemine?Vai,dacebineamlucratnoi amndou...SuntMndia...Numaiineiminte?Lucramladepozit.Numaiinei minte cum veneam cu pachetele la rm....?Eu: (Deja trecuser 3 minute) Da, bun ziua. Cu ce v pot de folos?X: Vai, doamna Ioana, ce drgu ai fost dumneavoastr ntotdeauna. S v spun (m iertai, v rog): am i eu o nepoat; a terminat, sraca, facultatea la particular, dreptul,catoatlumea,inu-igseteunserviciu...fatfoartebun,cuminte, harnic, drgu. Da, dac n-ai -un dram de noroc, degeaba le ai pe toate. Daia zic, doamna Ioana, c suntei i dumneavoastr mam... Zu, fata merit mcar s-o vedei, s-o ntrebai ce tii dumneavoastr. Poate i gsii i ei un loc acolo la birou, c-i fat deteapt. Doamna Ioana, v rog eu frumos s nu m lsai. Eu: Doamna Mndia, eu nu tiu dac avem vreun post disponibil.X:Ei,lsaicgsiidumneavoastrceva.{tiucnueuor,dambazezpe dumneavoastrcsunteifemeieserioas...Unpostdesecretararextraodi-nar.Eu: Doamn, s tii c nu pot sta la telefon s discutm n felul acesta despre o astfel de situaie. S-mi trimit fata un CV i s-mi dea datele ei, s vedem ce putem face pe viitor...X: Doamna Ioana, v rog eu frumos. Fata asta st numai cu maic-sa....{i tot aa. Doamna Mndia printre picturi mi-a fcut CV-ul sentimental al fetei pre de vreun jumtate de or. Cu greu am reuit s-o opresc. Cert este c mi-a mncat o groaz de timp fr rost. Bineneles c pe atunci nu cunoteam eticheta telefo-niei mobile. Acum tiu, dar vroiam s v demonstrez cam cum omoar unii timpul. Ferii-v de astfel de apeluri. Scanai cu atenie ecranul telefonului. Nu toate apelurile telefonullec]ie demonstrativ\11 Secretariat Birotic\Exerciiile sunt foarte utile pentru valoricarea cunotinelor teoretice prezentate i, pentru a verica soluiile dumneavoastr, avei la dispoziie seciunea de rspunsuri la exerciii. De asemenea, vei gsi i teme de reecie, care v invit s meditai asupra unor aspecte importante din curs.Fia de post (Lecia 1)ExempluUna dintre colegele mele de breasl s-a angajat pe la nceputurile carierei sale ca secretar la o reputat rm de arhitectur. Directorul pentru care lucra era o persoan distins, un brbat elegant, sobru, foarte concentrat pe afacerea sa, cu relaii n mediile nalte ale breslei i ale societii.Stabiliser de la nceput c principalele sale atribuii erau pstrarea agendei de lucru zilnice calendarul ntlnirilor, calendarul activitilor, administrarea corespondenei i a documentaiei administrative contracte, documente ociale, legislaie etc. Mai erau i cteva ndatoriri de protocol: primirea invitailor, rezervarea meselor la restaurant, a camerelor la hotel pentru persoanele aate n relaii de afaceri cu rma. Celelalte evenimente erau n seama unor rme specializate. Stabiliser toate acestea prin viu grai, iar domnul director era o persoan mult prea onorabil ca s nu te bazezi pe cuvntul su.Domnul arhitect avea o soie cu 20 de ani mai tnr, care i i fcuse un copil (pers-pectiva continurii onorabilei afaceri construite de-a lungul timpului), fapt pentru care era foarte apreciat. n consecin, mmicii i fcea mare plcere s vin cu la micu n timpul zilei la rm pentru un prnz cu soul. Doar cu soul. Ei, i atunci, pentru c doamna nu se deplasa cu bon cu tot, cineva trebuia s aib grij de motenitor. Arhitecii lucrau din greu, inginerii de asemenea, departamentul nanciar i cel ad-ministrativ la fel, plus c trebuia o persoan de ncredere care avea i o perspectiv asupravieiipersonaleavieiidirectorului. Aceeanuputeadectprietenamea. Prima dat a fost o plcere. Sigur c i ea era mam de copii, plus de asta putea de folos ntr-un mod special unor persoane pe care le respecta foarte mult i crora le datora foarte mult (credea ea). La dou-trei zile, obiceiul s-a mpmntenit. Nu ar fost nicio problem, dar copilul avea i el nevoile lui i rcnea tocmai cnd ea rspundea elegant n francez unuia dintre partenerii externi. La nceput prnzul a durat o or, apoi dou, pn cnd domnul a anunat-o c dorete s mearg mpreun cu doamna pn la casa lor de la ar i o roag ei foarte frumos s-i atepte pn revin. Asta a nsemnat destul de trziu n noapte, dar, cel puin, cnd au revenit prea c puseser la punct lucruri importante. Puiul dormea de mult, Nora rezolvase mai toate problemele, dar avea un aer cam rvit.A doua zi i-a prezentat domnului arhitect demisia sa, dup ce i-a explicat c nu poate susine cele dou funcii, una ocial de secretar i cealalt neocial de bon cu jumtate de norm. Dup ase luni, n momentul gsirii unei nlocuitoare, Nora i-a gsit un alt loc de munc, pe acelai post pentru care se considera anume fcut, unde a avut grij ca de la nceput ambele pri, angajat i angajator, s semneze o de post. Cel puin, toat lumea tia care sunt limitele obligaiilor pe care le aveau unii fa de alii.Exerciiul 6Exemplicai n ce fel existena sau inexistena ei postului v uureaz/v ngreuneaz viaa profesional.lec]ie demonstrativ\ 12 Secretariat Birotic\Bariere n calea comunicrii (Lecia 3)Cum spuneam mai sus, jocul propus are calitateadeapropunerezolvareaunor situaiidenon-comunicare.Deci,acolo undeexistnoncomunicare,existi nite bariere n calea comunicrii. Este momentulsleidentificm.Cauzele apariieisaumanifestriibarierelorde comunicare sunt foarte diferite, dar trebuie sinemcontdeecare,nmsuran care poate explica eecul unei situaii de comunicare.ExempluIat nc un exemplu. L-am primit chiar astzi de la o prieten care a trecut printr-o experien traumatizant ntr-o companie n care se angajase la insistena patronului. Acesta considerase c prin angajarea ei va conferi echipei un plus de profesionalism i de maturitate. Ea ns, prietena, a nimerit ntr-un cuib de viespi. Fiecare zi era un ir nesfrit de conicte, injurii care nu o vizau direct, dar la care era martor i, uneori, arbitru n ncercarea de a readuce lucrurile pe un fga normal, de a avea un climat acceptabil de lucru, cci doar pentru asta venise, de a putea respira, pur i simplu. {i nu erau dect trei femei. Trei femei care ipau una la alta din orice, se jigneau, se acuzau reciproc pn li se ridica tensiunea i triau numai cu pastile. n mijlocul acestei nebunii, a decis dup o lun s demisioneze. Ajunseser s ipe i la ea. Cu toate rugminile patronului, a plecat, e i numai pentru a-i regsi linitea i a se regsi pe sine.Am fcut amndou o analiz a ntregii situaii i am gsit rspunsurile. Ea chiar dorea s neleag de ce. Exerciiul 7V lansez o provocare. Voi ce credei despre aceast situaie? Pentru a rezolva acest exerciiu, v mai dau cteva informaii ajuttoare: estevorbadeormstrincareactiveaznRomniapentruparten-erii si de aceeai naionalitate de pe pia, crora le asigura servicii de consultan;rmapltetebineiofertoatecondiiilepentrupromovareidezvol-tare;prietena mea venise pe o poziie superioar celorlalte trei angajate; avea mai mult experien profesional, o pregtire superioar i ar trebuit s le coordoneze activitatea;patronul nsui ntreinea starea conictual i nu avea autoritatea necesar pentru a ine lucurile sub control sau, pur i simplu, nu-i psa. Nu le respecta, ci doar le folosea, fr a le elimina.Credei c prietena mea a procedat corect fa de organizaie, fa de ea nsi, ca om i ca profesionist? S v mai spun un amnunt: este psiholog. La ce lec]ie demonstrativ\13 Secretariat Birotic\Oferta (Lecia 6)Deregul,ocomandarelabazoofert.Deci,trebuiesneoprimiasupra acestui document care are o natur mai complex, ntruct el trebuie s conin att informaia referitoare la produsele sau serviciile la care se refer, ct i elemente de marketing formulri care s conving destinatarul/receptorul de beneciile ofertei i s-l determine s fac o comand (cum este cea de mai sus).Spuneam de marketing. A vrea s v lmuresc c acest domeniu are ca scop satis-facerea nevoilor consumatorilor. Cum se ntmpl acest lucru? Cu ajutorul cercetrii. Oamenii de marketing trebuie s tie permanent ce i doresc clienii unui anumit pro-dus. De exemplu: tinerele de douzeci de ani folosesc n special un anumit ampon. Acesta are anumite proprieti, dar cum gusturile sau preteniile clientelei se schimb zi de zi, specialitii n marketing trebuie s e mereu la curent cu ceea ce gndesc i i doresc consumatoarele sale. n felul acesta i mbuntesc produsul, satisfac o anumit nevoie, iar pentru a determina achiziionarea acelui produs (sau serviciu), el trebuie ambalat la propriu, dar i la gurat, ct mai atractiv i convingtor. Cuvintele i imaginile sunt o arm foarte important.Exerciiul 5V rugm s compunei o ofert pentru o gam de produse sau servicii. Pentru cei care lucreaz, evident, oferta se va referi la produsele sau serviciile rmei sale, iar pentru cei care nu lucreaz, oferta se va referi la produse cosmetice: rimel, ruj de buze, fond de ten.ATENIE!Folosii o formul de introducere adecvat.Identicai sursa mesajului (serviciu clieni, departament vnzri/marketing).Identicai produsele sau serviciile oferite.Evideniai caracteristicile/calitile lor.Evideniai beneciile pentru destinatarul/rii mesajului.Includei gama de preuri sau facei o sugestie privind acestea.Oferii informaia complet de contact.S e prezent logo-ul companiei/organizaiei.lec]ie demonstrativ\ 14 Secretariat Birotic\Farmecul cursului este sporit de partea grac, care abund n imagini, desene amuzante, tabele sau schie.Calitile unei secretare (Lecia 2)Foarte motivatSunbine,darcenseamnmotivaiesubaspectpsiho-profesional?n general, motivaia ncepe cu dorina de a liber i de a nu depinde de alii, de a tri i munci aa cum i doreti; motivaia nseamn i libertatea de a experimenta pro-priile idei n practic. Efortul de a ne atinge propriile idealuri n via reprezint baza motivaiei.Puterea motivaiei se bazeaz pe visul pe care l avem. Deci, raportul dintre visulnostruicapacitateaobiectivsausubiectivdea-lrealizalreprezint motivaia.1.Exist vise acceptabile n plan social bazate pe abilitile profesionale i pe aptitudinile personale care se bucur de mult respect n societate.2.Exist aspiraiile care sunt motorul oricrei iniiative. 3.{i exist visele inacceptabile n plan social de exemplu, ideile originale care nu sunt acceptate pn nu i dovedesc validitatea. De aceea, cei care nu pot face fa simului critic al celorlali nu vor nutri idei inovatoare. Pentru ele este nevoie de oameni curajoi. 1.Motivaiapornetedelaonevoie,oviziune,unvis,odorindeare-aliza, aparent, imposibilul. Pentru aceasta este nevoie de creativitate, ceea ce nseamn idei, proiecte i scopuri toate putnd considerate ci spre libertatea personal interioar i exterioar. 2.Dezvoltarea plcerii de a nva, de a ntreprinde aciuni neobinuite i de a cuta noi oportuniti. Succesul se bazeaz pe nvarea a ceea ce se poate i a ceea ce nu se poate. 3.Dezvoltareacapacitiideadepibariereleideacontinuanciuda descurajrii sau a eecului. 1 Stabilii-v un el important, dar i o cale ctre atingerea lui. Pe parcurs vei descoperi scopuri maimicicareducndireciidiferite.Cndvei nva s atingei scopurile mici, vei motivai i capabili s le abordai pe cele mari.2 Asociai-v cu cei asemenea vou. Susinerea reciproc este motivant. Dac avem cinci prieteni care au euat ei nii, atunci vom eua i noi. Dac ne asociem cu cinci prieteni care au reuit, vom reui i noi. construirea motivaieicele aptereguli ale motivriilec]ie demonstrativ\15 Secretariat Birotic\Comunicarea nonverbal (Lecia 3)Of, ce greoi sun! {i nu e vorba dect de gesturi, mimic, zgomote nearticulate. Fie-care gest pe care l facem, privirea, poziia minilor i picioarelor, ticurile sunt expresia personalitii noastre i a atitudinii fa de contextul n care ne am. Ele spun mult att despre tririle noastre, ct i despre felul n care evalum ce auzim, ce vedem n jurul nostru. Comunicarea nonverbal are o puternic component psihologic, de aceea, atunci cnd suntem n situaia de comunicatori, trebuie s premeditm gama desensuripecareletransmitempringesturile,poziiacorpului,privireaadresat interlocutorilor, respiraia noastr, chiar i intonaia.La ce ne folosete comunicarea nonverbal? Sigur i voi tii, dar haidei s le punem ntr-o ordine care s ne rmn n minte: prin comunicarea nonverbal ne exprimm adeziunea sau dezacordul fa de mesajele verbale, ilustrm starea de spirit n care ne am entuziasm, apatie, furie; comunicarea nonverbal ajut i la claricarea, sublinierea unor idei enunate; de exemplu, datul din cap pe vertical, cnd susinem o idee, sau pe orizontal, cnd o negm. Dar mai bine s v prezint cteva guri cu o anumit expresivitate:Gesturile transmit un mesaj, substituindu-se cuvn-tului, iar atribuirea unei semnicaii depinde de situaia de comunicare.Postura/poziiacorpuluiconstituieunmodde relaionarecuceilaliioferinformaiidespreati-tudinea,emoiile,graduldecurtoazie,implicarea afectiv i statutul social pe care l dein indivizii. Expresiafeeimimic,zmbet,privire;partea desusafeei(sprncene,frunte)esteasociat cu gndirea, zona medie (ochi, pleoape) cu viaa emotiv,iarparteainferioar(nas,obraji,gur, brbie) cu fora instinctelor.lec]ie demonstrativ\ 16 Secretariat Birotic\Pentru a v sistematiza mai bine cunotinele acumulate de-a lungul leciilor, avei la dispoziie att seciuni de ntrebri de vericare dup ecare capitol, ct i o recapitulare.ntrebri de vericare1.Conform deniiei COR, care sunt activitile desfurate de o secretar?2.Care sunt principalele atribuii i responsabiliti ale secretarei, conform Grupului de lucru din cadrul Institutului pentru {tiine ale Educaiei?3.Care sunt principalele activiti zice ale secretarei?4.Care sunt instrumentele/uneltele de lucru ale secretarei?5.Care este nivelul minim de pregtire colar a unei secretare? Dar cel optim?6.Ce conine pachetul salarial?Recapitularea leciei 1n prima lecie am aat: 1.1Deniia ocupaiei dintr-o perspectiv comparat: Secretaruldebirouestefuncionaruladministrativcarenregistreazi realizeazprelucrareainformaiilor,executlucrridebirouisecretariat (pregtirea i transmiterea corespondenei i a documentelor, cu respectarea dispoziiilor regulamentului de organizare i funcionare), opereaz cu maini contabile i stenodactilograaz etc.1.2Principalele atribuii i responsabiliti ale unei secretare sunt:Lucrri de coresponden primit i emis de unitate (citirea i prezentarea coninutului conducerii, primirea deciziilor, ntocmirea scrisorilor, pregtirea pentru registratur).Documentare (detectarea surselor interne i externe, selectarea materia-lului, difuzarea lui i clasarea documentaiei).Multiplicarea materialelor (dactilo sau copiator).Scriere rapid (stenograerea discuiilor din edine, conferine, transcrierea stenogramelor).Traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, material documentar.Probleme de protocol i relaii (primire a vizitatorilor, organizarea desfurrii n bune condiii a contactului cu vizitatorii strini, organizarea desfurrii n bune condiii a contactului cu vizitatorii strini, pregtirea felicitrilor cu ocazia diferitelor evenimente etc.).1.3De asemenea, munca de secretariat are anumite cerine pentru exercitare (medicale i psihice) i solicit anumite aptitudini, deprinderi transferabile, o anumit educaie i pregtire profesional.lec]ie demonstrativ\17 Secretariat Birotic\Pentru a verica soluiile gsite de dumneavoastr la exerciiile propuse n ecare lecie, avei la ndemn seciunea de rspunsuri la exerciii.Rspunsuri la exerciiiLecia 4Exerciiul 1Identicaiocompaniepecareoapreciaiialecreiserviciileutilizaicu plcere ntruct v satisface o nevoie (dorin) important pentru voi. Care au fost motivele pentru care aceast afacere s-a impus n contiina voastr?Exerciiul 1Indicai compania, specicai produsele/serviciile pe care le folosii, cine/ce v-a convins s le utilizai, liderii pe care i cunoatei, dac e cazul, i impresia pe care v-o fac, evenimente pe care le-a organizat, alte benecii pe care le-ai obinut de la companie: bonusuri, premii etc.Lecia 7Exerciiul 5n textul urmtor s-au strecurat cteva verbe greite; descoperii-le i corectai-le.Mi-ar displace s am un ef care s nu aibe deloc spirit organizatoric i carei ignoreaz pe subalternii si i aaz un aer de superioritate. N-ai putea i secretara unui asemenea om, m ndoi c a putea suporta s-i acceptez or-dinele. Pentru nimic n lume n-a rmnea n rma respectiv, chiar n-a fcea nici un compromis.Exerciiul 5Mi-ar displcea s am un ef care s nu aib deloc spirit organizatoric i care-i ignor pesubalterniisiiaeazunaerdesuperioritate.N-aputeasecretaraunui asemenea om; m ndoiesc c a putea suporta s-i accept ordinele. Pentru nimic n lume n-a rmne n rma respectiv, chiar n-a face niciun compromis.Lecia 11Exerciiul 1V rog s folosii tactica pas cu pas i s descriei spaiul existenial, spaiul perceptiv i spaiul pragmatic n care trii. Evident, v cer acest lucru n cali-tatea voastr de persoane active, e c suntei studeni, e angajai.Exerciiul 1ncepei simplu: Locuiesc n oraul D. Facei o descriere a principalelor sale carac-teristici. Apropiai-v: Lucrez n zona B, la o rm de..., ocup poziia Z. Trecei la pasul trei: Biroul/sala mea de curs este..., spaiul meu de lucru este compus din..., folosesc urmtoarele aparate etc. Putei face i un desen.lec]ie demonstrativ\ 18 Secretariat Birotic\Pentru anumite lecii au fost prevzute seciuni de dicionar de specialitate, n care v sunt explicai termenii noi, dar i de literatur de specialitate recomandat, care v ajut s aprofundai unele aspecte.Vocabular leciile 11 i 12biroticechipamenteleelectroniceiaplicaiile(programe) folositepentruacrea,colecta,arhivaiutiliza informaia necesar realizrii sarcinilor de lucru i a scopurilor n activitatea unei companiibrowseraplicaie ce permite accesul unui utilizator la pagini webdesignconcepereantr-unspaiuatuturoramenajrilori utilitilorpentrua-lfacectmaifuncionalpentru cei care l locuiesc. n afara amenajrilor i utilitilor, organizarea sistemului de comunicare, poziionarea i alegerea obiectelor de interior, inclusiv decoraiuni, controlul sunetului i al luminii se refer tot la plani-carea spaiuluiergonomiestudiulinteraciuniiuneipersoanecuunaparat (main, utilaj)iluminarecantitateadelumincareatingeunobiectsauo suprafa i se msoar n candela i lux (msura metric n sistemul internaional)IntranetversiuneprivataInternetului,dedicatunei organizaii; n particular, site-ul unei organizaii prin intermediulcreiaparticipaniilareeapotcomu-nicamanagementul informaieicolectareaiadministrareainformaieidintr-una sau mai multe surse i distribuirea ei ctre una sau mai multe audiene care sunt interesate de aceast informaie sau au drept de acces la eamotor de cutareun sistem derecuperare a informaiei pentru gsirea informaiei nmagazinate pe un sistem de computere, ntr-o reea de computere a unei companii sau pe un computer personalpot electronicmetod de nmagazinare i transmitere, compunere, trimitere, stocare i primire de mesaje prin sistemul de comunicaii electronicetemplatemodeldedocumentpreexistentncompoziia aplicaiei/programuluilec]ie demonstrativ\19 Secretariat Birotic\Fiecare lecie se ncheie cu o tem pentru acas, care veric toate cunotinele asimilate ntr-o lecie.Tema pentru acas 61. Iat mai jos un formular de comand. V rog s-i facei corecturile nec-esare, conform formularului nostru.SUN TZU STRATEGII DE MARKETING-12 PRINCIPII ESENIALE PENTRU C{TIGAREA BTLIEI DE ATRAGERE A CLIENILOR 33 LEINumrul de exemplare dorite: PENTRU ELIBERAREA FACTURII:adresa:_________________________________________________________________________________________________________________contulibanca:______________________________________________PENTRU EXPEDIA PACHETULUI:adresacomplet_____________________________________________numelepersoaneidecontact:__________________________________2. Avei mai jos o ofert. V rog s-i facei o analiz critic i s menionai punctele sale forte i slabe:Bun ziua!V trimitem oferta noastr de credite bancare pe care a dori s o prezentai angajailor dvs., n msura n care putei i dorii acest lucru. Pentru mai multe detalii, nu ezitai s m contactai. V mulumesc anticipat.V doresc o zi plcut n continuare,Consultant nanciar Gemina Management,Cea mai bun ofert de produse bancare ale bncilor din Romnia Consiliere nanciar personalAsisten n ntocmirea dosarului de creditRealizarea documentaiei necesareUrmrirea dosarului pn la acordarea credituluiContact permanent cu clientulTe ajutm s alegi formula de creditare potrivitCredit nevoi personale sau card de creditCredit de nevoi personale cu ipotecCredit pentru investiii imobiliareCredit renanarelec]ie demonstrativ\ 20 Secretariat Birotic\021/33.225.33; www.eurocor.roTemele se rezolv pe formularele speciale din interiorul caietelor de curs, pe care le putei trimite spre corectare profesorului personal. Vei primi astfel un feedback asupra cunotinelor pe care le-ai dobndit de-a lungul studiului.Cu acest exemplu de formular de tem se ncheie lecia demonstrativ a cursuluiSecretariat Birotic. Sperm c am reuit prin toate fragmentele selectate s v convingem de structura facil a cursului nostru, dar i de utilitatea tuturor informaiilor prezentate. Parcurgnd toate leciile cursului vei reui s devenii un bun profesionist n munca de secretariat, o adevrat provocare, cci pregtirea, calitile i profesionalismul unui secretar fac adesea ca lucrurile s mearg cu adevrat bine ntr-o companie.Noi v dorim mult succes i v ateptm s devenii cursant al Institutului nostru nscriindu-v la cursul Secretariat Birotic!