iv.managementul proiectului · 3/21/2019 1 proiectcofinanțatdin fondulsocial european...
TRANSCRIPT
3/21/2019
1
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Un proiect pentru românii care vor să înceapă o afacere de
succes ACASĂ
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Managementul Inițiativelor
în Business
IV. Managementul Proiectului
Codrin-Dan Nicolau, MBA, PMP, CBAP, CPRE, PMI-PBA, CSM, OCEB, LSS-GB, ITIL
1
2
3/21/2019
2
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sesiunea 1: Cadrul de Management de Proiect
Project Management InstituteTerminologia de management de
proiectCe este un proiect?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Grupuri de Procese PMI
Finalizarea tuturor
elementelor
3
4
3/21/2019
3
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ciclurile de viata
• Produs/serviciu• Proiect• Management de proiect
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
PDCA şi Ciclul de Viaţă al Managementului de Proiect
Finalizarea tuturor
elementelor
5
6
3/21/2019
4
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Zece ariide cunostinte
• Noua arii de cunostinte grupeaza cele 49 procese fundamentele de management de proiectProject Integration Management– Project Scope Management– Project Time Management– Project Cost Management– Project Quality Management– Project Human Resources Management– Project Communication Management– Project Risk Management– Project Procurement Management– Stakeholders Management
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Terminologie
•Proiect•Program•Operatiuni•Proces•Faza•Activitate•Eveniment de referinta
•Livrabil•WBS•Pachet de lucru•Sponsor•Stakeholder•Resursa•Client
7
8
3/21/2019
5
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ce este un proiect?
O intreprindere unica, nerutiniera, necesitando decizie de investitie, care are obiective bine definite si agreate si date clare de start si de finalizare.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
„A face ceva care nu a fost făcut înainte, pentru cei care nu stiu ce vorîn timp ce estimezi necunoscutul şi faci un plan pentru a face faţă neprevăzutului, în timp ce execuți un plan cu resurse prea limitate pe care nu le controlezi, fiind făcut în totalitate responsabil pentru rezultate.”
(luat din Juggler’s Guide to Managing Multiple Projects, Michael S. Dodson, Project Management Institute, 1999.)
Ce esteManagementul de Proiect?
1-6
9
10
3/21/2019
6
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri de Proiecte
Strategice
• Operaţionale
• De conformitate
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesul de selectiea proiectului
Re-evaluarea periodica a prioritatilor Prioritizare
Echilibrare risc
Business case folosind criterii
Propunerea si argumentarea ei
Ideea proiectului
Potrivire dpdv strategic
Atribuire si evaluare
Retinere pentru resurse
Respingere
Abandon
Mai multe informatii
11
12
3/21/2019
7
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ingredientele unei Selecţii de Succes
• Strategia corporativă• Obiectivele corporative• Prioritizarea• Criteriile de selecţie• Business case • Costuri şi beneficii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sesiunea 2: Initierea proiectului
Cei cinci paşi ai iniţierii unui proiectConceptul BOSSCARD
Analiza grupurilor de interesRoluri şi responsabilităţi în cadrul unui proiect
Procesul de obţinere a autorizărilor unui proiect
13
14
3/21/2019
8
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele sesiunii
• După studierea acestui capitol, veţi putea să:– Să descrieţi cei cinci paşi ai iniţierii unui proiect– Să explicaţi conceptul BOSSCARD– Să conduceţi o analiză a grupurilor de interes ale unui proiect– Să definiţi rolurile şi responsabilităţile în cadrul unui proiect– Să descrieţi importanţa procesului de obţinere a autorizărilor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cei cinci paşi ai iniţierii unui proiect
• Definirea cartei proiectului• Definirea conţinutul preliminar al proiectului• Definirea grupurilor de interes, a rolurilor şi
responsabilităţilor• Crearea unei matrici de alocare a responsabilităţilor
(RAM - Responsibility Assigment Matrix)• Autorizarea proiectului
15
16
3/21/2019
9
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
• ackground (descriere situaţie)
• bjectives (obiective)
• cope (conţinut)
• takeholders (grupuri de interes)
• onstraints (constrângeri)
• ssumptions (presupuneri)
• eporting (rapoarte necesare)
• eliverables (livrabile)
BOSSCARD
Cadrul BOSSCARD
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebarile deiniţiere
• De ce este necesar proiectul? • Cum va fi abordat şi autorizat proiectul?• Cine va fi implicat?• Ce trebuie să realizeze proiectul?• Unde sunt graniţele proiectului? • Când trebuie terminat proiectul?• Cât de mare este dimensiunea investiţiei?
17
18
3/21/2019
10
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiective
• Obiectivele de business • Obiectivele proiectului• Obiective SMART
– Specific (specifice)– Measurable (măsurabile)– Agreed/Achievable (agreate/posibil de atins)– Results focused/Realistic (orientate spre rezultat/realiste)– Time bound (cu graniţe temporale)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Faza de Iniţiere
Businesscase
Contract
Specificaţiidelucru
Carta Proiectului
Schiţează obiectivele proiectului şi numeşte managerul de proiect
Analizastakeholderilor
Faza de Iniţiere
Carta completată
Clarifică obiectivele proiectului şi criteriile de succes
Decizia dea continua sau nu
Faza dePlanificare
19
20
3/21/2019
11
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rolul Cartei de Proiect
• Identifică aşteptările iniţiale ale grupurilor de interes
• Clarifică constrângerile şi limitările iniţiale• Evidenţiază presupunerile care susţin
proiectul• Numeşte managerul de proiect şi defineşte
nivelul lui/ei de autorizare
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Carta proiectului
• Scop: Anunta si autorizeaza proiectul• Continutul cartei:
– Cerintele clientului– Nevoile de business– Cerintele produsului– Scopul proiectului– Nominalizarea managerului de proiect si nivelul sau de
autoritate– Graficul evenimentelor de referinta majore– Departemente organizationale implicate– Presupuneri– Constrangeri– Situatia de business si rentabilitatea estimata– Estimarea initiala de buget
21
22
3/21/2019
12
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Continutul proiectului
• Continut (Scope): Suma produselor, serviciilor sirezultatelor realizate de un proiect– Conţinutul produsului = funcţionalităţi şi caracteristici
(document de cerinţe) – Conţinutul proiectului = ceea ce va trebui făcut pe proiect
pentru a livra produsul (WBS)• Declaraţia de conţinut (Scope Statement)
– Livrabile majore– Presupuneri– Contrângeri– SOW (Statement of work – Declaraţia de activitate)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Constrangeri
Orice restrictie care va afecta performanta proiectului sau care limiteaza libertatile de planificare ale unei activitati
Modelul Tripleiconstrangeri
Poate include si: Locatiii Technologie Resurse Standarde
23
24
3/21/2019
13
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Presupuneri
• Ceva considerat real, adevarat si sigur folositpentru planificare
• Uneori legate de riscuri• Sunt legate de domenii de incertitudine• Necesita informatii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Stakeholders
• Definiţie:– Oricine obţine un beneficiu din proiect, fie că este în
favoarea sau împotriva acestuia– Oricine este afectat (sau poate afecta) un proiect
25
26
3/21/2019
14
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Comunităţi de stakeholderi
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Grupuri de interes-cheie
• Sunt acele grupuri de interes care trebuie să fie satisfăcute de rezultatele proiectului, pentru ca acesta să aibă succes
• Planificarea se învârte în jurul împlinirii aşteptărilor lor, urmărind de asemenea implicarea acestora
27
28
3/21/2019
15
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Succes: Discuţie
• Cum se măsoară succesul unui proiect?• Cum ar trebui să se măsoare succesul unui proiect?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Succes: Discuţie (cont.)
• Cum se măsoară succesul unui proiect?– În mod tradiţional, succesul unui proiect era măsurat pur şi
simplu în funcţie de atingerea obiectivelor legate de buget şi program.
• Cum ar trebui măsurat succesul unui proiect?– Nu este suficientă atingerea obiectivelor legate de buget şi
program. Succesul adevărat al unui proiect depinde de stakeholderi satisfăcuţi. Un proiect poate fi realizat respectându-se programul şi bugetul şi încă să nu safisfacă investitorii.
29
30
3/21/2019
16
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Satisfacerea Grupurilor de interes-Cheie: Discuţie
• Care este baza satisfacerii grupurilor de interes?• Cum se împlinesc aşteptările?• Cum se gestionează percepţiile?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Satisfacerea Grupurilor de interes-cheie:
• Care este baza satisfacerii grupurilor de interes?– Împlinirea aşteptărilor
• Cum se împlinesc aşteptările?– Prin gestionarea percepţiilor despre performanţă
• Cum se gestionează percepţiile?– Comunicare
31
32
3/21/2019
17
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rolul analizei grupurilor de interes
• Identifică grupurile de interes• Le clasifică după importanţă• Stabileşte priorităţile şi aşteptările lor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Importanţagrupurilor de interes
• Impact = importanţa participării active:– Dacă grupurile de interes au un grad mare de
impact, înseamnă că participarea lor este critică pentru rezultatele proiectului.
• Influenţă = Abilitatea de a afecta priorităţile organizaţionale:– Dacă grupurile de interes au un grad mare de
influenţă, înseamnă că susţinerea lor politică şi cooperarea sunt necesare pentru succesul proiectului
• Importanţa = Produsul impactului şi influenţei
33
34
3/21/2019
18
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Clasificarea importanţeigrupurilor de interes
Clasificarea Importanţei Grupurilor de Interes Im
pact
Influenţă
Scalaimportanţei
Scala impactului Scala influenţei
-
-
-
-
1. Nu este necesară participarea2. O măsură de participare necesară3. Participare substanţială necesară4. Implicare semnificativă necesară5. Implicarea activă este crucială
1. Nu va fi influent2. Ar putea fi influent; susţinerea lui este de dorit3. Demonestrează interes, influenţă moderată,
susţinerea lui este necesară4. Are un interes considerabil în proiect, influenţă
semnficicativă, susţinerea lui este importantă5. Este implicat în mod direct în proiect, are o influenţă
mare, este preocupat de rezultate
Grup de interes-cheie –aşteptările lui trebuie îndepliniteTrebuie implicat şi ţinut la curent
Trebuie menţinută o comunicare regulată şi feed-back
Trebuie inclus pe lista de distribuire a comunicărilor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Clasificarea PriorităţilorGrupurilor de Interes
• Măsoară însemnătatea pe care un grup de interes o ataşează la patru criterii fundamentale ale succesului:– Timp– Cost– Conţinut– Calitate
• Priorităţilor grupurilor de interes li se acordă o notă de la 1 (cea mai mare prioritate) la 4 (cea mai mică prioritate)
• Fiecărui criteriu de succes trebuie să i se acorde o notă diferită, nu pot exista egalităţi.
35
36
3/21/2019
19
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sistemul de Notare a Priorităţilor Grupurilor de Interes
Priorităţile de succes ale grupurilor de interesPrioritatea succesului
Oarecum important
Cel mai puţin important criteriu de succes
Cea mai mare prioritate – criteriu de succes cheie
Criterii de succes
Important
Timp
Cost
Conţinut
Calitate
Atingerea programului etapelor-cheie sau a datei de încheiere
Să nu se cheltuiască mai mult decât prevăzut; atingerea obiectivelor legate de costuri
Toate caracteristicile, funcţionalităţile şi serviciile să fie furnizate aşa cum a fost prevăzut
Livrabilele şi serviciile să funcţioneze aşa cum au fost concepute; fără greşeli, lipsuri sau imperfecţiuni
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Registrul Grupurilor de Interes
Registru grupuri de interes
Date de identificare Importanţă Priorităţi de succesNume, Poziţie sauGrup
Rol Impact InfluenţăAşteptări
Strategiede comunicare
Materiale de referinţă
Scor
Descriereapriorităţilor de succes cheie Tim
p
Cos
t
Con
ţinut
Cal
itate
37
38
3/21/2019
20
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ManagementulGrupurilor de Interes
• Comunicare, comunicare, comunicare• Analiza grupurilor de interes conduce la planificarea
comunicării
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Fluxul de Informaţii
Echipa
Informaţii despreactivitate
Acţiuni decorectare
ManagerdeProiect
Informaţii despre proiect
Decizii
Grupuri de interes
39
40
3/21/2019
21
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Input-uri de la Grupuri de Interes
Puncte de decizie Planificarea etapelor cheie
Iniţiere PlanificareExecuţie, MonitorizareşiControl
Încheiere
Descoperire Iterativă de Referinţă
Schimbarea controlului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza stakeholderilor
• Identificarea• Analizarea:
– Ce îi interesează – Ce influenţează– Importanţa succesului
• Definirea rolului şi a responsabilităţii
41
42
3/21/2019
22
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza stakeholderilor
Pasul 1– Identificarea
Pasul 2– Evaluarea intereselor, implicarii, influentei
Pasul 3– Prioritizarea
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Grila de prioritizare
mica Importanta
Mare
Influenta
Mare
2-12
Mentineti-i satisfacuti
Relationati indeaproape
Monitorizati(efort minim)
Mentineti-i informati
43
44
3/21/2019
23
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Roluri siresponsabilitati
• Intelegerea clara a rolurilor in proiect• Definirea clara a responsabilitatilor• Matricea de alocare a responsabilitatilor (RAM)
pentru a lega rolurile de livrabile
Rol: Cine face ce?
Responsibilitate:Cine decide ce?
2-14
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Matricea de alocarea responsabilitatilor - CIRANO
C: Creates the deliverable Creaza livrabilul (aceasta descrierepoate fi impartita in C1 pentru celcare creaza si C2 pentru cel care contribuie)
I: Input required Participa cu input-uri R: Reviews the deliverable Revizuie livrabilulA: Approves the deliverable Aproba livrabilulN: Notified when the deliverable is complete
Notificat cand livrabilul este complet
O: Owns the deliverable when it is complete
Foloseste livrabilul cand acesta e complet
•Realizeaza legatura intre stakeholderi si livrabile
45
46
3/21/2019
24
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
RAM Examplu
Project TaskEnd
Users Sponsor IS SponsorBusiness
Driver
Business Project Lead
Project Manager
Business Sys.
AnalystData
Modeler DBA
Data Staging
Designer EducatorAppl'n
Developer
Tech/Security Architect
QA Analyst
Initiation
1Develop preliminary project scope
2Identify business need
3Develop preliminary budget
4Identify preliminary return on investment
5Complete project charter
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesul de obtinerea aprobarilor in proiect
• Cine?• Ce? • De ce?
– Context– Angajament– Baza pentru planificare
47
48
3/21/2019
25
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Estimarea bugetului si Analiza cost beneficiu
• Ipoteze de avut in vedere:– Niciodata nu vom avea toate informatiile necesare– O estimare este mai buna decat nici o estimare– Putem folosi legea Pareto pentru a ne concentra
asupra aspectelor care conteaza– E important sa construim scenarii in diverse
variante (de costuri, de venituri, de durata de viata a produsului)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sesiunea 3: Planificarea
• Dezvoltarea WBS• Managementul riscului• Construirea graficului de lucru• Planul de comunicare• Calitatea• Modele ale schimbării
49
50
3/21/2019
26
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivelesesiunii
Dupa parcurgerea acestei sesiuni veti fi capabil sa: – Dezvoltarea WBS– Descrieti managementul riscului, inclusiv cum sa
identificati riscul si strategiile de raspuns la risc– Creati un grafic de lucru tinand cont de alocarea
resurselor, uniformizarea acestora si nevoiareducerii duratei
– Creati un plan de comunicare– Descrieti cateva modele, raspunsuri, surse si
raspunsuri pentru controlul schimbarilor sielememente ale unui plan bun de management
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Dezvoltarea WBS(Work Breakdown Structure)
• Ierarhie de livrabile• Definirea întregii munci• Conţinutul prezentat într-un mod
grafic sau sub formă de text• Cadru pentru toate livrabilele
din proiect
• Permite integrarea performanţei de cost şi timp (programare)
• Permite stabilirea legăturilor dintre livrabile şi stakeholderi
• Facilitează raportarea şi analiza• Cadru pentru obiectivele de
performanţă
“… o grupare a elementelor proiectului orientate pe livrabile care organizează şi defineşte intreaga muncă ce trebuie depusă in proiect…”
3-3
51
52
3/21/2019
27
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Structura de Alocarea Activităţilor (Work Breakdown Structure)
• Orientată pe livrabile
• Descompunere ierarhică
• Conţinutul complet al activităţilor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrările WBS
• Carta proiectului • Declaraţia de conţinut • Obiectivele • Aşteptările stakeholderilor
53
54
3/21/2019
28
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
RealizareaStructurii de Alocare a Activităţilor (WBS)
• Identificaţi livrabilele finale • Definiţi livrabilele majore • Descompuneţi livrabilele în componente detaliate • Revizuiţi şi rafinaţi descompunerea
3-6
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Exemple WBS cu activitati
Stadiul analizei logisticii existente
Stadiul integrării sistemului
Stadiul restructurării organizaţiei
Întâlnirea cu resursele cheie
Definirea criteriilor de succes
Evaluarea incărcării în viitor
Fazele analizei de business
Construirea planului de strîngere date
Şedinţa de definire “Realitate curentă”
Construirea planurilor de teste
Crearea datelor de test
Definirea setului de abilităţi necesare
Definirea categoriilor de structuri organizatorice
55
56
3/21/2019
29
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Work Breakdown Structure
WBS
1.PM
Planificare
Coordonare
Monitorizare si control
Incheiere
2.Analiza
Obtinere cerinte
Documentare si analiza
Elaborare BRD
3.Proiectare
Proiectare HW+NW
Proiectare SW
Elaborare TDS
4.Achizitii
Elaborare Caiet(e)
Sarcini
Selectie furnizor
Contractare furnizare
5.Dezvoltare
Dezvoltare aplicatie
Dezvoltare interfete
Elaborare manual tehnic
6.Testare
Testare in mediu
dezvoltare
Receptie livrare HW,
NW, OS
Instal&Config HW, NW,
OS
Migrare solutie in sistem
Testare in sistem
7.PIF
Elaborare man.+profile
utilizator
Training
Elaborare proceduri HR
Elaborare specificatii
mentenanta
Acceptanta si handover
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Dictionar WBS
• Componentele WBS • Descrierea detaliată • Alocarea resurselor • Costul estimat • Efortul estimat
57
58
3/21/2019
30
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tehnica post-iturilor
• Implicati stakeholderii– Distribuiţi Carta proiectului şi Definiţia Conţinutului– Convocaţi şedinţa
• Analizaţi• Identificaţi (brainstorming)• Organizaţi• Validaţi
– Intern– Extern
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Subechipa 1
Organizaţia proiectSponsor
Colaborator Colaborator la proiect
Membru al echipei de proiect
Membru al echipei de proiect
Colaborator Colaborator la proiect
Managerul proiectului
Colaborator Colaborator la proiect
Echipa proiectului
Colaborator Colaborator la proiect
Subechipa 2
Colaborator Colaborator la proiect
Organigrama proiectului
59
60
3/21/2019
31
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sponsor PM Membru 1 Membru 2 ... Colab. nActivitate 1 I A,R RActivitate 2 A R CActivitate 3 I, C A R R...
Matricea de responsabilități (RACI)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Estimareaactivităţii
• Tipuri de estimare– Resursele activităţii – Durata activităţii– Costul
61
62
3/21/2019
32
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Estimarea duratei activitatilor
• Estimare– Dificilă– Combinaţie de improvizaţii şi tehnici verificate– Include compensaţii
• Efort şi durată
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Efortul
• Efort – Cantitatea de muncă efectivă dintr-o activitate– Măsurată în ore sau om-zile
3-22
63
64
3/21/2019
33
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Durata
• Durata– Timpul necesar pentru a finaliza activitatea
(măsurată ca timp, include şi resursele)
3-23
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Metode de estimare
• Analogică• Parametrica• PERT• Metoda Wide band Delphi
3-24
65
66
3/21/2019
34
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Estimarea analogică(proiecte similare)
• Informaţii istorice • Rezultate reale • Activităţi similare
3-25
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Estimarea parametrică
• Cantitatea de muncă • Rata productivităţii • Informaţii istorice
3-26
67
68
3/21/2019
35
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Estimarea în trei puncte şi estimareaPERT
• Estimarea în trei puncte – Cel mai probabil - ML– Pesimist - P– Optimist - O– Media: (P + O + ML)/3
• Estmarea PERT – Cel mai probabil - ML– Pesimist - P– Optimist - O– Media ponderată: (P + O + (4 × ML)/6)
3-27
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Metoda Wide-band Delphi
• Invitaţi experţii• Prezentaţi sarcinile de estimare• Colectaţi estimările individuale:
– cea mai probabilă– minimă– maximă
• Discuţii şi amendamente• Calculaţi media grupului
– cea mai probabilă– minimă– maximă
3-28
69
70
3/21/2019
36
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Pierderea de productivitate
• Maximum teoretic de productivitate: 100% – Factori de reducere:
• Factori legaţi de muncă: 15% • Factori care nu depind de muncă: 15%
• Productivitatea normală: – (100 - (100 × 15%)) = 85% (incluzând factorii legaţi
de muncă)– (85 - (85 × 15%)) = 72.25% (incluzând toţi factorii)
3-29
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Consideraţii privind compensările
• Compensarea– Scăderea productivităţii (efectul 15/15)– Fragmentarea– Nivelul de aptitudini– Mărimea echipei– Nivelul de implicare a terţilor– Alţi factori de risc
3-30
71
72
3/21/2019
37
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri de dependență
Obligatorii
Optionale
Externe
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Diagrama Gantt( Diagrama cu bare)
12/21 1/4 1/18 2/1 2/15 2/29 3/14 3/28 4/11 4/25 5/9 5/23 6/6 6/20
30 daysTask 88
20 daysTask 77
8 daysTask 66
30 daysTask 55
28 daysTask 44
20 daysTask 33
5 daysTask 22
10 daysTask 11
JuneMayAprilMarchFebruaryJanuaryDurationTask
NameID
73
74
3/21/2019
38
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Utilizarea diagramei de reţea
• Drum critic• Marjă• Scenarii de tip What-if (Ce s-ar întimpla DACA?)• Analiza riscului• Alocarea resurselor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Crearea programului de activităţi
• Listaţi activităţile din reţea• Includeţi activităţile de management de proiect
– Analize– Şedinţe– Rezerve
• Data celui mai devreme moment de start şi durata• Afişaţi marjele• Alocaţi resursele• Rezolvaţi problemele de resurse
75
76
3/21/2019
39
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Alocarea resurselor
• Disponibilitatea pentru proiect• Alocarea pe activităţi• Încărcarea resurselor
3-44
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Comprimarea programului de activitati
Crashing
Fast tracking
77
78
3/21/2019
40
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Schimbarea resurselor
Eliminarea unor activitati
Crashing
Dezavantaje:
Cresterea costurilor
Alternative nerealiste
Atentie sporita asupra comunicarii
Alocare resurse in activitatilecritice
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
1 23Days
Fast Tracking
Task A Task B Task C
Task A
Task B
Task C
Stare curenta
Aplicind fast traking
16
79
80
3/21/2019
41
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Comprimareaprogramului de activităţi
• Crashing– Focalizat pe drumul critic– Generează alternative multiple– Compromis între comprimare şi cost
• Fast-tracking– Suprapunerea activităţilor secvenţiale
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Momentede referinta (milestone)
Momentele de referinţă sau evenimentele cheie ale unui proiect sunt reprezentate ca punctele de încheiere ale fiecărei faze.
Acestea trebuie sa se caracterizeze prin claritate – se stie cu exactitate daca au fost atinse sau nu.
Planul momentelor de referinta constituie un instrument de urmarire a executiei proiectului.
81
82
3/21/2019
42
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Matrice de alocare activități
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrărilepentru bugetare
• Declaraţia de conţinut• WBS • Dicţionarul WBS• Estimările de cost ale activităţilor • Programul • Calendarul resurselor • Contractele • Planul de management al costului
83
84
3/21/2019
43
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Finalizareaplanului de proiect
• Componentele planului de proiect– Definirea proiectului – Programul proiectului – Bugetul proiectului – Planul de management al proiectului
3-48
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Planificareacomunicării
• Plan scris, bazat pe analiza stakeholderilor:– Cine– Ce
• Autorizari• Schimbari de status• Coordonare
– Cum • Format• Frecventa• Decizie
– Escaladare
85
86
3/21/2019
44
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Conversatii si intilniri
Prezentari, discursuri
Note si e-mail-uri
Forme de comunicareCind este bine sa folosim:
Q: o metoda formala in scris?
Q: O metoda informala in scris?
Q: O metoda formala orala?
Q: O metoda informala orala?
Avizarea documentelor din proiect, contracte, comunicarea la distanta, cultura si limba
A:
A:
A:
A:
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Planul de management al comunicării
Cerințele stakeholderilor referitoare la comunicare
Informații care trebuie comunicate(format, conținut, nivel de detaliere,etc.)Motive pentru comunicare
Cadrul de timp si frecvența
Persoana responsabila pentru comunicarePersoana responsabila pentru autorizarea comunicarii
Planul include:
87
88
3/21/2019
45
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Plan de management al comunicarii
Metoda/tehnologie
Procesul de escaladare
Metode de actualizare
Glosarul termenilor comuni/uzuali
Cine va primi diverse comunicari
ConstringeriGhid pentru sedințele de stadiu/ activitate cehipa, e-mails, teleconferințe
Planul include:
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Planul de comunicare
89
90
3/21/2019
46
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Managementul calităţii
• Planificarea calităţii– Identificarea standardelor de calitate relevante
pentru proiect şi felul în care vor fi respectate• Asigurarea calităţii
– Activităţi planificate şi desfaşurate sistematic pentru a asigura îndeplinirea cerinţelor
• Controlul calităţii– Monitorizarea rezultatelor specifice pentru
conformarea cu standardele de calitate relevante
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Instrumente şiTehnici ale calităţii
•Elementele unui plan al calităţii
– Scopul– Rolurile si
responsabilităţile privind calitatea
– Politica calităţii– Metricile calităţii– Asigurarea calităţii– Controlul calităţii– Arhiva proiectului
•Instrumente pentru controlul calităţii
– Diagrama cauza-efect– Diagramele de control
(Control Charts)– Diagramele de flux
(Flowcharting)– Histograma– Diagrama Pareto– Diagrama de execuţie (Run
Chart)– Diagrama de dispersie
(Scatter Diagram)– Eşantionarea statistică– Inspectarea– Verificarea reparării
defectelor
91
92
3/21/2019
47
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Consideraţii despre Managementul Riscului
• Riscul de business • Riscul proiectului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesele de management al riscului
• Planificarea managementului riscului• Identificarea riscului• Analiza calitativă a riscului• Analiza cantitativă a riscului• Planificarea răspunsului la risc• Implementarea raspunsului la risc• Monitorizarea şi controlul riscului
93
94
3/21/2019
48
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Identificarea riscurilor
• Caracteristicile evenimentului de risc – Pozitiv – Negativ
• Caracteristicele impactului • Declanşatorul riscului (trigger)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Structura de detaliere a riscurilor
Project
Tehnice
Cerințe
Tehnologie
Complexitate si interfață
PerformanțăSi siguranță
Calitate
Reglementări
Vreme
Subcontrcatori și furnizori
Piață
Clienți
Externe
Resurse
Dependențele proiectului
Finanțare
Prioritizare
Organizatorice
Planificare
Control
Comunicare
Estimare
Management de Proiect
Based on the PMBOK Guide, Fourth Edition
95
96
3/21/2019
49
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza riscului
• Probabilitate (P)• Impact (I)• Detectabilitate (D)• Scorul riscului
– P (I X I) D
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Clasificareariscurilor
• Probabilitatea = Probabilitatea ca riscul sa se produca• Impact = Consecintele evenimentului de risc • Detectabilitate = Abilitatea de a stabili prezenţa unui
eveniment de risc
97
98
3/21/2019
50
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Evaluareariscului
Formula de cotare a riscului este o formulă matematicăfolosită pentru a determina importanţa unui risc• Factorii din formula:
– P = probabilitate– I = impact– D = detectabilitate
• Exemplu de formule: – P × I (cea mai comuna, citata in The Guide to the
PMBOK)– P × I × D (standard, incluzind detectabilitatea)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Matriceaclasamentului riscului
Grafic de clasament : P × I × D
ID Riscului
Cota
re
16
32
48
64
80
96
112
128
1 2 3 4 5 6 7 8 9
4 11 / (4)
6 / (8)
3 / (12)
1 / (16)
3 13 / (3)
8 / (6)
4 / (9)
2 / (12)
2 15 / (2)
10 / (4)
7 / (6)
5 / (8)
1 16 / (1)
14 / (2)
12 / (3)
9 / (4)
1 2 3 4Impact
Tabel de clasament : P x I
Ipoteze Probability x Impact Riscurile sunt clasificate in ordine numerica inversa In caz de egalitate, scorul cu un impact mai mare este clasat mai sus.
99
100
3/21/2019
51
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Strategii deraspuns la risc
• Riscul negativ – Evitare– Transfer – Reducere – Acceptare
• Riscul positiv– Exploatare – Partajare – Amplificare – Acceptare
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Strategiide reacție la risc
• Evitare: Schimbarea sau ajustarea planului de management a proiectului, obiectivelor, domeniului de aplicare, costurilor, programului sau calitatii.– Cel mai bine de folosit încă de la începutul proiectului sau atunci când
este prezenta flexibilitatea• Transfer: Proprietarul ameninţarii este mutat in altă parte.
– Mai eficientă în abordari legate de riscurile financiare • Diminuare: Reduce probabilitatea sau impactul unui risc, sau
sporeste detectabilitatea unui eveniment de risc. – Luaţi în considerare atunci când sunt disponibile opţiuni alternative
• Acceptare: Intelegind ca evenimentului de risc poate să apară se iau masuri pentru consecinţe. – Utilizate cel mai des atunci când alte reactii la risc sunt prea
costisitoare sau riscul nu poate fi redus in nici un alt mod
101
102
3/21/2019
52
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Riscuri reziduale vs Riscuri secundare
Risc rezidual
Risc secundarRisc nou aparut ca rezultat a unei strategii de răspuns
Risc minor aparut dupa ce strategia de raspuns la un risc a fost implementată
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Planificarearăspunsului la risc
• Planul de răspuns la risc• Planul de recuperare• Rezerve de contingenţă
– P × I • Riscuri reziduale şi secundare
3-18
103
104
3/21/2019
53
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Registru de risc
ID Descriere
Prob
abilit
ate
Impa
ct
Dete
ctab
ilitat
e Im
porta
nţă
Eveniment declanşator sau Răspunsul la risc şi
Plan de contingenţă Proprie
tar Status Data Data pt
risc indicator descriere introducerii revizie
Care este Ce eveniment iniţiază Cum veţi răspunde la acest risc Dacă riscul se
materializează Cine Deschis
riscul? materializarea riscului, şi ce acţiuni veţi ce veţi face ca monitorizează Sau
1 3 4 4 96 sau grăbeşte realiza pentru a acţiune de răspuns, riscul? închis
aplicarea strategiei implementa alternativ sau
de răspuns? răspunsul? improvizat?
2 0
3 0
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Organizaţii şischimbări
• Strategia organizaţională este definită la nivel executiv
• Programele:– Susţin operaţiunile curente– Oferă mijloacele pentru implementarea strategiei
• Proiectele:– Sunt temporare şi unice– Implementează schimbarea definită prin program
• Succesul depinde de înţelegerea acestor relaţii.
105
106
3/21/2019
54
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sursele schimbării
– Surse externe– Surse interne
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Deraparea conţinutului (Scope Creep)
• Conţinutul este privit din două puncte de vedere:– Conţinutul produsului– Conţinutul proiectului
• Alterarea fără să fie recunoscută ca atare a conţinutului produsului sau proiectului, faţă de ceea ce s-a convenit.
• Alterarea neevaluată şi neaprobată a conţinutului produsului sau proiectului, faţă de ceea ce s-a convenit.
107
108
3/21/2019
55
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesele de control al schimbării
• Implementează abordarea definită prin planul de management al schimbării
• Defineşte modul în care se solicită schimbarea sau cum este ea recunoscută
• Defineşte felul în care cererile de schimbare sunt evaluate
• Defineşte persoana care va lua decizia schimbării şi felul în care această decizie va fi comunicată
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Planul de Management al Schimbării
• Documentele de control• Categoriile de schimbări posibile• Rolurile implicate în managementul schimbării• Diagrama fluxului proceselor• Documentarea şi comunicarea
109
110
3/21/2019
56
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Diagrama procesului de control al schimbarii
Schimbare? Ideebuna?
Listarea problemelor
Yes
YesYes
No
No
No
Impact saurisc
Definireaimpactului
Pregatirea unei cereri de schimbare
Schimbare aprobata?
Actualizarea planului
Realizarea schimbarii
3-58
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Jurnalul de control al schimbării (Change Control Log)
3-59
111
112
3/21/2019
57
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Răspunsul la o cerere aprobată
• Actualizarea planului• Linia de referinţă relaţionată cu măsurarea
performanţei• Faceţi numai schimbările care sunt aprobate şi
autorizate– Actualizaţi planul în conformitate cu răspunsul la
toate cererile aprobate– Liniile de referinţă trebuie să fie actualizate numai
în legatură cu schimbările aprobate care au impact asupra conţinutului proiectului
3-60
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Achizitiile - Intrebari
• DACA sa procuram• CUM sa procuram• CE sa procuram• CAT sa procuram• CAND sa procuram
113
114
3/21/2019
58
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Instrumente
• Alegerea intre cumpararea unui produs / serviciu sau producerea lui in interiorul organizatiei (Analiza Make or Buy)– Compararea intre cele doua alternative – se tine
cont inclusiv de costurile indirecte
• Judecata expertului – Evaluarea informatiilor– Dezvoltarea si modificarea criteriilor prin
intermediul carora sunt evaluati ofertantii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contractarea
• Atentie la evaluarea furnizorilor, colaboratorilor si subcontractorilor:– Credibilitate– Experienta – .....
115
116
3/21/2019
59
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Participantiila contractare
Functie de tipul de contract:– Cumparatorul – client, beneficiar, prim contractor,
organizatie achizitoare, agentie guvernamentala, solicitant de servicii,
– Vanzator – contractant, subcontractant, vanzator, furnizor de servicii, furnizor de produse
• Produse = Bunuri si servicii• Cumparatorul devine un grup de interes foarte
important pentru vanzator
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contractul
• Contract – o intelegere intre parti cu responsabilitati clare
• Tipuri de contracte:• Pret fix• Contracte cu rambursare cost• Contracte Time and Material (T&M)• Ordine de achizitie – in cazul unor achitizitii
simple
117
118
3/21/2019
60
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contracte cu rambursare de cost
• Toate costurile vanzatorului sunt rambursate de cumparator (Atentie la trecerea in contract a tuturor tipurilor de costuri)
• Costul nu e cunoscut la inceput• Cumparatorul are cel mai mare risc asociat costurilor• Folosit in situatiile in care o descriere detaliata a
produselor sau serviciilor nu poate fi realizata• Vanzatorul este responsabil pentru detalierea
continutului activitatilor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri de contracte cu rambursare de cost
• CPFF – Cost Plus Fixed Fee– Cea mai comuna forma de contract– Profitul vinzatorului este reprezentat de fee-ul fix
• CPIF – Cost Plus Incentive Fee– Similar cu CPFF, dar suplimentar se acorda o
prima de succes• CPAF – Cost Plus Award Fee
– Similar cu CPIF, da se acorda si un bonus pentru performantele atinse
119
120
3/21/2019
61
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contractul in pret fix
• Cea mai intalnita forma de contract• Potrivita pentru situatii in care cumparatorul poate
descrie exact ce vrea• Are cel mai mic risc pentru cumparator
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ContractulTime & Material
• Uneori numit si cu pret unitar
• Pretul este definit pe ora sau pe item
• In general utilizata pentru proiecte de dimensiuni mici
• O combinatie intre pret fix si rambursare de cost
121
122
3/21/2019
62
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Continutul uneiDeclaratii de continut
• Descrierea precisa a produsului care trebuie procurat
• Acesta va constitui elementul folosit de furnizor pentru a evalua capacitatea de a face o oferta
• Poate fi schimbat pe durata procesului de achizitie, dar trebuie definitivat inainte de incheierea contractului
• Poate include specificatii tehnice• Devine parte din contract
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri de Declaratii de continut
• De performanta – mentioneaza ce caracteristicitrebuie sa aiba produsul final
• Functionale sau de detaliu – mentioneaza cefunctionalitati trebuie sa indeplineasca
• De design – defineste precis ce activitati sunt necesare
123
124
3/21/2019
63
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ConținutulDocumentelor de Achizitii
• Informatii pentru ofertant:– Informatii despre el– Proceduri si recomandari de prezentare a ofertei– Criterii de evalaure– Formulare de pret
• Declaratia de continut
• Termenele si conditiile propuse
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Reguli asociatecontractelor
• Cuvintele au prioritate asupra numerelor• Termenii de detaliu asupra celor generali• Sensul comun al cuvintelor asupra sensului intentionat• Utilizarea industriala a termenilor peste utilizarea comuna• Prevederile speciale asupra prevederilor generale• Expresiile scrise de mana asupra celor tiparite• Litera contractului asupra altor memouri si intelegeri
125
126
3/21/2019
64
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Activitatile de inchiderea contractelor
• Include activitatile de inchidere administrativa:– Verificarea produslui– Inchiderea financiara– Updatarea inregistrarilor– Raportarea performantei proiectului– Dosarul de proiect
• Auditurile de achizitii – o verificare structurata a procesului de achizitie
• Contractul se considera inchis atunci cand acceptanta formala a produsului a fost semnata
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Urmarireacontractului – proiectia financiara
• Urmarirea corespondentei intre stadiul fizic si situatia platilor
• Dependenta platilor de receptia livrabilelor asociate contractului in conditiile (de calitate, temporare etc) prevazute in contract
• Evolutii contractuale (acte aditionale, procese verbale de negociere)
127
128
3/21/2019
65
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Inchiderea proiectului –proiectia financiara
• Inchiderea contractelor in derulare cu clientul• Inchiderea contractelor in derulare cu furnizori• Construirea proiectiei financiare finale a proiectului si
compararea acesteia cu diversele versiuni ale estimarilor
• Centralizarea invatamintelor asociate proiectului (pe parte financiara):– evitarea pe viitor a unor experiente negative– Generalizarea unor exemple de succes
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Aspecte supraproiectde care trebuie tinut cont
• In conditiile in care bugetul de proiect nu permite achizitia unui echipament, dar in mod curent organizatia deruleaza proiecte similare, ce se poate face?
• Pentru ca un specialist, echipament, linie de productie etc care constituie o resursa ingusta pentru organizatie sa aiba o incarcare optima ce se poate face?
129
130
3/21/2019
66
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sesiunea 4: Controlul si inchiderea
• Controlul Proiectului• Provocarile• Asteptarile• Stilurile organizationale• Procesele de inchidere
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivelesesiunii
Dupa parcurgerea acestei sectiuni, veti fi capabili: – Sa descrieti controlul proiectului, inclusiv cvartetul
constrangerilor, sedintele eficiente si orientate spre rezultate
– Sa explicati cateva din provocarile proiectelor, inclusiv documentatia si analiza activitatilor
– Sa descrieti asteptarile stakeholderilor si managerului de proiect si decalajele de asteptari
– Sa descrieti procesele de inchidere, modalitatile prin care invatamintele pot fi aplicate pentru proiecte viitoare si cum va imbuntatesc performanta ca si manager de proiect
Knowledge Guide
131
132
3/21/2019
67
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Controlulproiectului
Construit in cadrul planului de prioiect:• Cuprinse în planul de proiect:• Analize (ale managementului şi echipei)• Actualizări ale planului de proiect• Analiza evenimentelor de referinţă• Raportare• Analiza riscului• Managementul schimbării
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
CvartetulConstrangerilor
1st Place
Calitate
Oameni
Timp
Buget
4-4
133
134
3/21/2019
68
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Concentrareape Trecut si Viitor
Trecut:• De ce suntem unde
suntem?• Care a fost costul sa
ajungem aici?• Ce activitati sunt terminate
sau incepute?• S-au livrat livrabilele?
Viitor:• Ce vom face pentru a indrepta
/mentine in grafic lucrurile?• S-a schimbat date de finalizare?• Care este bugetul?• Atmosfera pe proiect este buna?• Care sunt riscurile?
Managerii de proiect au nevoie de o abordare bidirectionala
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sedintele de proiecttips
• E necesară şedinţa?• Sunt invitaţi doar cei care trebuie să participe?• Înţelege toată lumea de ce ne întâlnim şi ce se
aşteaptă de la ei?• Încadrează-te în timp şi subiect.• Finalizează cu un sumar clar şi o listă de paşi
următori.• Defineşte o rutină a şedinţelor, păstrând
periodicitatea şi locaţia şi având o agendă (structură) clară a şedinţei.
135
136
3/21/2019
69
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cele mai puţincostisitoare şedinţe
• Conferinţele telefonice • Video conferinţele • Camerele de discuţii (chat rooms)• Serviciile Online
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Follow-Up
• Rezumatul şi semnarea– Distribuiţi rezumatul (minuta) cât mai curând după
finalizarea şedinţei: – Menţineţi rezumatul scurt şi uşor de citit. – Nu distribuiţi întreaga înregistrare. – Solicitaţi acceptul prin semnătură pentru deciziile
sensibile.
137
138
3/21/2019
70
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ControlulRezultatelor
• Rezultatele sunt activităţi . – Responsibilitatea (ownership) pentru fiecare
sarcină este alocată unei persoane. • Metricile de performanţă (pentru sarcini) sunt definite. • Termenele sunt stabilite
– Evenimente de referinţă ca şi verifficări parţiales • Planul de urmărire
– Asigură realizarea sarcinilor.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Principiile fundamentaleale controlului
• Pastrati activitatile scurte.• Asignati livrabile fiecarei activitati.• Identificati motive de derapaje.• Fiti realist.
139
140
3/21/2019
71
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Provocari
• Legea lui Murphy– Daca poate merge rau, va merge.
• Legea lui Parkinson– Intotdeauna activitatea se extinde pentru a acoperi
timpul aflat la dispozitie.• Tendinta de a amana
– Planificarea unor livrabile incrementale semnificative
– Planificarea unor puncte de verificare incrementale
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
AnalizaActivitatilor
Iunie Iulie August SeptembrieOctombrie
original 30 45 65 95 110
actual 20 25 35 55 70
33 44 46 42 36nerealizare
Analiza activitatilor
Realizat
Procent
Planificat
141
142
3/21/2019
72
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Finalizareaactivitatior
Activităţi finalizate dupădepăşirea marjei disponibile
Activităţi finalizate dupădepăşirea estimării, dar fără depăşirea marjei disponibile
Activităţi încheiate în durata estimată
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Costuri realizate vs. estimate
$
Timp
Realizat Planificat
4-14
143
144
3/21/2019
73
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Asteptarilestakeholderilor
Ce asteptari necesita management?
Asteptarile SponsoruluiAsteptarile clientilor si utilizatorilorAsteptarile managementului superiosAsteptarile altor manageri de proiectAsteptarile echipei
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Elementele de control al aşteptărilor
• Mediul proiectului ca suport al managerului de proiect• Necesita metode de proiect si control in utilizare• Roluri si responsabilitati clar definite• Implicare si angajare din partea tuturor• Utilizarea procedurilor de aprobare / autorizare
145
146
3/21/2019
74
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Mediul proiectului
Mediul suportiv:– Asigură luarea de decizii prompte– Oferă suport vizibil managerului de proiect– Trasează limite clare ale autoritaţii proiectului– Permite stakeholderilor să fie deschişi şi oneşti
Nota: Sponsorul este responsabil pentru crearea şi managementul acestui tip de mediu.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Managerul de Proiect vs. Decalajele de asteptări
4-27
147
148
3/21/2019
75
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ManagementulDecalajelor de Aşteptări: Recomandări 1
• Nu poţi să mulţumeşti pe toată lumea.
– Spuneţi adevărul chiar dacă nu este placut pentru toţi.
– Raportează situaţia proiectului cu acurateţe.– Acceptă faptul că anumiţi oameni vor fi supăraţi
dacă noutăţile nu vor corespunde aşteptărilor lor.– Fii profesionist şi acceptă că in anumite ocazii
aceasta atitudine iti va afecta popularitatea
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ManagementulDecalajelor de Aşteptări: Recomandări 2
• Nu luaţi partea (unora sau altora).
– Interacţionati deschis şi corect cu fiecare grup.– Nu lucraţi cu o parte în detrimentul alteia.– Menţineti angajamentul stakeholderilor.– Ajutaţi fiecare parte să înţeleagă perspectiva
celeilalte părţi.– Construiţi un plan de comunicare.
149
150
3/21/2019
76
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ManagementulDecalajelor de Aşteptări: Recomandări 3
• Fii atent la priorităţi.
– Echipa: Recunoaştere, provocări şi implicare– Sponsorul: livrare în buget şi în timp– Clientul: informaţii periodice, implicare
Fiecare stakeholder poate avea diferite priorităţi; identificaţi-le şi indepliniţi-le pe cele pe care puteţi.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ManagementulDecalajelor de Asteptari: Recomandari 4
• Obţineţi o calificare profesională.
– Credibilitate ca şi manager de proiect– Autoritate şi abilitate de a face lucrurile.– Expert în domeniul managementului de proiect.– Siguranţa că stakeholderii ştiu despre calificare.
151
152
3/21/2019
77
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
De ce eşueazăproiectele?
• Planificare incorectă– Înţelegerea neclară a drumului critic– Plan incomplet (lipsesc activităţi)– Alocare neadecvată a resurselor
• Comunicare defectuoasă• Evenimente de referinţă neîndeplinite• Lipsa de control
– Metode de control al calităţii neadecvate– Escaladări de costuri– Control defectuos pe partea de management de
proiect• Probleme cu terţe părţi
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesele de închidere
• Procesul de închidere a proiectului– Procedura de închidere administrativă– Procedura de închidere a contractului
• Procesul de închidere a contractelor
153
154
3/21/2019
78
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ÎnchidereaAdministrativă
• Ultima procedură executată în fiecare stagiu sau fază• Ultima procedura executată în proiect• Închiderea administrativă detaliază
– Toate activităţile– Interacţiunile– Roluri şi responsabilităţi– Înregistrările proiectului– Analiza succesului sau eşecului proiectului– Colectarea lecţiilor învăţate– Arhivarea informaţiilor proiectului pentru utilizare
viitoare
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Inchiderea contractului
• “Inchiderea contractului este procesul de terminare si definitivare a contractului, inclusiv rezolvarea tuturor problemelor ramase deschise si inchiderea fiecarui contract”” (PMBOK)
155
156
3/21/2019
79
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Activități necesare înînchiderea contractului
• Confirmarea: – Milestonurilor– livrabile
• Rezolvarea: – Problemelor deschise reclamatiilor– platilor
• Document formal: – Aceptanta sau receptia contractului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Lecţii învăţate
• Colectarea şi documentarea ca parte a fiecărei închideri de:– Stagiu– Fază– Proiect
• Ce a mers bine?• Ce a funcţionat rău?• Ce ar fi putut fi făcut diferit?• Ce aţi recomanda celorlalţi?
157
158
3/21/2019
80
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
159