1) Problema nerespectarii clauzelor contractuale

Nerespectarea unei clauze contractuale, a unei obligatii contractuale in special, poate cauza prejudicii majore in cadrul derularii unei relatii de afaceri. Orice afacere este o tinta potentiala pentru tentative de frauda sau combinatii ilegale. Aceste probleme pot aparea in cazul: produsele nu sunt conforme prin calitatile lor cerintelor contractuale, nerespectarea termenului de livrare precum si a pretului produselor. Aparitia uneia dintre aceste probleme poate infrana activitatea firmei aceasta aducand daune firmei.

Inainte de a decide inceperea unei noi relatii de afaceri, firma trebuie sa se informeze riguros in privinta potentialului partener. Aceasta poate scuti de neplaceri ulterioare. Este vital pentru sanatatea firmei sa se constientizeze importanta semnalarii neregulilor aparute in derularea relatiilor contractuale sau a tentativelor de frauda.

2) Problema inregistrarii reducerilor acordate de furnizori

Intr-un mediu concurential, cum se doreste a fi si economia romaneasca, reducerile de pret sunt instrumente comerciale si financiare de promovare a propriilor produse si servicii si de extindere a cotei de piata, ducand in final la cresterea cifrei de afaceri. Nu intra aici practicile concentrate si intelegerile care distorsioneaza concurenta si cad sub incidenta legii concurentei.Modalitatea practica de recunoastere a reducerilor comerciale este fie completarea unei facturi strict pentru cantitatea sau pretul care va fi platit catre furnizor, fie intocmirea ulterioara a unei facturi de stornare reprezentand marimea reducerilor comerciale practicate. Cele doua modalitati de recunoastere a reducerilor comerciale conduc la filiere de inregistrare diferite.

Reducerile financiare se acorda, potrivit reglementarilor romanesti, atunci cand tranzactia este incasata anterior datei stabilite prin contract. In plan practic, reducerile acordate ocazioneaza la achizitie inregistrarea unui venit financiar. Tratamentul contabil care trebuie aplicat reducerilor financiare in lumina Standardelor Internationale de Contabiliate fac precizarea ca sconturile de decontare acordate nu sunt deduse pentru a determina valoarea justa. Totusi, reflectarea veniturilor la valoarea lor nominala, in timp ce in realiate se plateste mai putin ca urmare a unui scont de decontare primit. Inregistrarile pentru reducerile financiare pot fi expuse in doua variante: varianta utilizata actualmente in Romania (varianta 1) si varianta propusa, mai apropiata spiritelor standardelor (varianta 2). Aplicarea in Romania a celei de-a doua variante pune probleme, avand in vedere ca toate conturile se inchid lunar, ori reflectarea venitului, respectiv incasarea lui pot sa se situeze in luni diferite, astfel incat sa nu mai poata fi reunite intr-o singura inregistrare contabila.3. Problema diferentelor de pret

De cele mai multe ori pot sa apara intarzieri intre momentul primirii facturilor si cel in care sunt preluate in unitate, fapt care genereaza o problema, ce poate fi solutionata prin utilizarea a doua tipuri de preturi, si anume: pretul de receptie, preluat de pe NIR-uri si pretul de facturare a materiilor prime si materialelor achizitionate, preluat de pe facturi. Acesta problema isi are rezolvarea prin realizarea unui raport prin care sa se evidentieze diferentele constatate prin inregistrarea in debitul contului 308, acestea fiind repartizate pe fiecare operatie de iesire de materii prime sau materiale. De asemenea problema se poate solutiona si prin separarea functiei contabile de sistemul furnizorilor, in acest fel realizandu-se identificarea mai rapida a diferentelor constatate. 4. Problema compararii necesarului de aprovizionat cu comenzile existente

Atunci cand este realizat planul de aprovizonare, pot exista deja unele comenzi existente mai vechi, acest lucru cauzand o problema, care ar putea fi solutionata prin alegerea uneia din urmatoarele politici de apovizionare, si anume:

Prima optiune are n vedere comenzi la date fixe n cantitati variabile. n acest caz, din momentul n care s-a fixat periodicitatea aprovizionarii, este suficient sa se calculeze marimea cantitatilor necesare pentru a satisface nevoile productiei pna la urmatoarea livrare; A doua optiune se refera la comenzi n cantitati constante efectuate cu o periodicitate variabila. n acest caz din momentul n care cantitatile sunt fixate urmeaza numai calcularea datelor la care trebuie sa se efectueze comenzile tinndu-se cont de stocul la un moment dat, de previziunile iesirilor si de termenele de livrare stabilite. A treia optiune presupune efectuarea de comenzi n cantitati variabile si cu o periodicitate variabila. n acest caz ntreprinderea consulta n permanenta stocul si face comenzi pentru cantitatile fixate n functie de obiectivele care se urmaresc.5. Problema corelarii avizului de insotire a marfii cu facturaAceasta corelatie se face atunci cand unitatea primeste marfa in mai multe transe pe baza unor avize de insotire a marfii, urmand ca apoi sa primeasca factura de la furnizor, acest lucru cauzand o problema, care ar putea fi solutionata prin alegerea uneia din urmatoarele variante de solutionare: O prima optiune ar putea fi reprezentata de reproiectarea aplicatiei astfel incat sa se realizeze corelarea automata a documentelor, pastrandu-se acelasi flux informational. Proiectarea acestei variante este relativ complexa, iar din punct de vedere tehnic implementarea ei este putin fiabila, deoarece nu exista inca facilitatile de comunicatii electronice necesare.

Reproiectarea tabelei in care sunt centralizate avizele de insotire (prin adaugarea unui camp nr. factura) pentru o usoara corelare a documentelor.

6. Problema evidentierii facturilor nesosite in rapoartele privind situatia facturilor

Atunci cand se intocmesc rapoarte privind situatia facturilor, trebuie evidentiate si facturile nesosite de la furnizori pentru o reflectare fidela a situatiei firmei, aceasta reprezentand o problema ce ar putea fi rezolvata prin una din urmatoarele solutii propuse:

Reproiectarea aplicatiei astfel incat sa realizeze automat aceste rapoarte privind situatia facturilor. Proiectarea acestei variante este relativ complexa, nefiind fiabila din punct de vedere tehnic. Generarea unui raport separat privind facturile nesosite (datoriile fata de furnizori, pentru care nu s-a primit inca factura). 7. Problema corelarii NIR-ului cu facturileCorelarea NIR-ului cu facturile au loc in centralizatorul facturilor respectiv a NIR-urilor si a fisei analitice pentru contul 408 Facturi Nesosite.

Aceasta inregistrari au loc greoi, datorita lipsei de informatii din centralizatoarele de facturi si NIR-uri, aceste facturi fiind inregistrate in NIR in ordine cronologica a zilei, in doua exemplare deobicei, uneori primirea facturilor mai tarziu implica parcurgerea greoaie a facturilor.

O solutie ar fi reproiectarea apliactiei, astfel incat, sa se realizeze corelarea automata a documentelor, pastrandu se mereu acelasi flux informational. O alta solutie ar fi ca la primirea oricarei facturi sa se inregistreze intr-un carnet special, pentru a tine o evidenta a datelor facturilor si termenele de plata, sau insarcinarea unei persoane care sa se ocupe de aceasta problema, pentru a nu plati penalitatii pentru neachitarea facturilor la timp si a nu pierde contracte importante cu unii clientii.

8. Problema cumularii facturilor nesosite in Registrul Cumparari

In registrul de cumparari se trec in ordine cronologica toate facturile primite in luna curenta. Nu are nici o importanta daca sunt achitate sau nu, de fappt nu exista rubrica in care sa mentionezi data platii. Cu acest registru se tine evidenta TVA deductibila . In registrul de vanzari se trec toate facturile emise in luna indiferent daca sunt incasate sau nu, respectand ordinea cronologica. Cu ajutorul acestui registru se evidentiaza TVA colectata, Ca si la registrul de cumparari nu exista rubrica in care sa se treaca data incasarii.Numarul tranzactiilor de cumparari si vanzari este nelimitat in cursul unei perioade de gestiune luata in considerare, deoarece marfurile sunt acele elemente de stocuri care se achizitioneaza in vederea revanzarii fara a suferi modificari neesentiale.

Derularea operatiunilor de cumparari si vanzari de marfuri se face de regula plecand de la pretul de vanzare din care se exclud reducerile comerciale operate, adica pretul definitiv negociat intre vanzator si cumparator. Marfurile la pret de vanzare cu amanuntul presupune o evaluare initiala la pret de vanzare, ajungandu-se la valoarea pretului cu amanuntul prin aplicarea marjei brute.

5.2 Cerintele nefunctionale ale noului sistem

1. Asigurarea securitatii datelor prin realizarea de niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori;2. Dezvoltarea unei aplicatii integrate care sa realizeze operatiile automat, realizand astfel economie de timp si un control sporit asupra datelor, minimizand riscul aparitiei posibilelor erori;

3. Memoria folosita de calculatoare este prea mica, ceea ce reduce viteza de lucru, mai ales calculatorul de la biroul contabilitate, care foloseste aplicatia Winmentor, aplicatie care necesita foarte multe resurse. Solutia ar fi achizitionarea de noi componente hardware sau adaugarea de memorie RAM la cele deja existente.

4. Timpul de raspuns pentru obtinerea unei informatii este prea mare la biroul contabilitate, problema fiind singurul contabil, care are responsabilitati extracurriculare si nu mai are timp sa se ocupe de problemele strict legate de biroul financiar- contabil. Rezolvarea este angajarea unei noi persoane, care sa preia responsabilitatile in plus ale contabilului.