COMUNICAREA ADMINISTRATIV N INSTITUIILE PUBLICE

COMUNICAREA ADMINISTRATIV N INSTITUIILE PUBLICEAdministraia trebuie s urmreasc asigurarea binelui individual n contextul binelui general i nu poate exista fr ceteni, fiind constituit pentru a-i sluji pe acetia.Pentru ndeplinirea acestui scop, n vederea ameliorrii comunicrii ntre administraie i administrai sunt menionate n literatura de specialitate trei tipuri de metode:- studiul metodic al necesitilor i atitudinilor publicului, care se realizeaz pentru mbuntirea organizrii i funcionrii acelor sectoare ale administraiei care vin n contact cu omul de rnd, mbuntire ce are ca scop eliminarea sau reducerea la minim a insatisfaciilor care ar putea fi cauzate publicului beneficiar; informarea general a publicului, reprezentnd eforturile autoritilor administrative de a face cunoscute publicului informaii cu caracter politic - obiectivele urmrite de ctre guvernani - i informaiile prin care utilizatorii sunt contientizai despre drepturile i obiectivele lor;

utilizarea informaiei practice oferite publicului n vederea mbuntirii fluxului informaional i relaiilor ntre administraie i public.Pentru realizarea obiectivelor, instituiile publice au nevoie de interaciuni n mediul exterior n care funcioneaz i n mediul interior ntre prile ei componente. Cei mai importani sunt oamenii. Se impune monitorizarea a dou feluri de informaie: informaia extern - trimis i primit prin intermediul activitilor de relaii publice etc. i informaia intern - care circul prin canalele formale i neformale de comunicare.Pstrarea organizaiei n stare operaional este condiionat de cursivitatea informaiei de folosirea corect a canalelor de comunicare pentru a evita ncrcarea cu informaie inutil. Sortarea i verificarea datelor, integrarea prilor n ntreg prin raportarea lor la acesta i la contextul n care prile trebuie s funcioneze devine o necesitate a realitii de zi cu zi.Comunicarea extern impune efortul spre dezvoltarea deprinderilor de comunicare ntre culturi organizaionale i naionale diferite. Se observ schimbri fundamentale n comportarea presei i a auditoriului organizaiei: apariia unor probleme extrem de complexe, nevoia de transparen a sistemului de decizii, nevoia de a comunica totul i imediat, credibilitatea intern i extern a conducerilor organizaiilor, nevoia schimbrii percepiei contribuabililor fa de organizaie. Pentru mbuntirea comunicrii externe sunt necesare msuri adecvate constnd n mbuntirea raporturilor cu cei administrai printr-o simplificare a procedurilor i contactelor, dezvoltarea unor servicii de relaii publice, celule de informare, birouri de primire i orientare a publicului care au ca obiectiv s aduc la cunotina cetenilor aciunile administraiei .De foarte multe ori, cel care transmite mesajul ns uit s verifice dac nelesul receptat este acelai cu nelesul transmis.Comunicarea administrativ ofer posibilitatea instituiilor publice de a comunica cu publicul , de a transmite informaii despre tipurile de activiti n folosul contribuabililor i al comunitilor fiind orientat ctre interesul public ceea ce nu nseamn c ignor interesele organizaiei.O comunicare eficient presupune s fii n permanent contact cu publicul organizaiei, s fii capabil s difereniezi n orice moment necesitile de comunicare ale acestora, s formulezi i s transmii mesaje n funcie de caracteristicile fiecruia dintre ele i s urmreti reacia lor la primirea fiecruia dintre mesaje.Comunicarea administrativ se difereniaz ca regim n funcie de sursa ei de provenien. Astfel se poate vorbi de comunicarea administrativ intern, n cazul documentelor emise destinate compartimentelor din interiorul unei instituii i de comunicarea administrativ extern, reprezentat n principal de documentele care sunt emise de compartimentele unei instituii ctre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.Orice decizie n domeniul administraiei publice este adoptat n scopul soluionrii unei probleme i pentru a prentmpina potenialele efecte negative ale acesteia este necesar o atent i aprofundat documentare prealabil, analizndu-se riguros realitile trecute i prezente care au legtur cu problema respectiv i sintetizndu-se concluziile folositoare n procesul de modelare a evoluiilor viitoare.Sub incidena dreptului administrativ intr, n fond, dou categorii de raporturi sociale: cele care privesc aplicarea legii i prestarea de servicii publice, n limitele legii, de ctre subiecte publice (raporturi de administraie activ);

cele care privesc soluionarea litigiilor dintre autoritile administraiei publice sau alte autoriti statale i ceteni (raporturi de administraie contencioas).

n cadrul formelor concrete de realizare a administraiei se disting dou categorii principale. Prima dintre acestea o reprezint actele administrative, contractele administrative, actele civile, de drept al muncii i faptele juridice materiale. Toate aceste forme de activitate sunt productoare de efecte juridice. A doua categorie este alctuit din acele forme de activitate care nu produc efecte juridice proprii, respectiv operaiunile tehnico-administrative i actele cu caracter politic ale autoritii administrative.Comunicarea administrativ este cea care mijlocete realizarea raporturilor de administraie activ ca i a celor de administraie contencioas. Prin nsui faptul comunicrii actelor administrative ctre persoanele interesate, acestea pot genera, modifica sau stinge drepturi i obligaii concrete.Actele administrative reprezint manifestri de voin unilaterale, fcute n scopul de a produce efecte juridice, a cror realizare este asigurat de puterea public cu care sunt nzestrate autoritile administraiei publice.Actele administrative sunt acte juridice. Aceast trstur difereniaz actul administrativ de operaiunea material i de faptele materiale juridice. Nerespectarea cerinelor de legalitate (de fond i de form) cu prilejul emiterii actului, atrage sanciunea nulitii acestuia, de regul nulitatea absolut.Putem spune c n actul administrativ se concretizeaz executarea legii, c el constituie un mijloc de executare a legii. Ori de cte ori legea recunoate unei manifestri de voin, aptitudinea de a nate, modifica sau stinge raporturi juridice, ea va constitui un act juridic, indiferent de la cine provine. Regimul juridic administrativ implic caracterul obligatoriu al actelor administrative.n primul rnd, aceste acte sunt obligatorii pentru organul emitent ct timp nu au fost revocate, anulate sau abrogate. n al doilea rnd, actele administrative sunt obligatorii pentru toi subiecii de drept care desfoar o activitate ce intr sub incidena dispoziiilor lor.

n al treilea rnd, actele administrative sunt obligatorii i pentru organele superioare celor emitente. Obligativitatea nu exist n situaia n care organul superior emite acte administrative normative, deoarece acestea au o for juridic superioar actelor inferioare.

Actele administrative sunt executorii, ceea ce nseamn c ele se execut din oficiu, fr a mai fi necesar intervenia instanelor de judecat n cazul actelor civile, comerciale, etc. Exist i situaii n care legi speciale conin dispoziii derogatorii.Comunicarea administrativ intern se refer i la schimbul de mesaje ce se realizeaz n interiorul instituiei, att pe vertical, ct i pe orizontal. Comunicarea este formal atunci cnd mesajele sunt transmise pe canale prestabilite. Atunci cnd informaiile circul prin canale ce nu se nscriu n sfera relaiilor de subordonare, este vorba de comunicare informal. Procesul de schimb i comunicare dintre sistemul administrativ i mediul exterior poate s determine dou situaii i anume: - sistemul poate fi deschis asupra mediului, prin schimbul unui ansamblu diversificat de informaii dar n acelai timp, sistemul administrativ tinde s-i creeze propriul determinism intern, limitndu-i densitatea comunicaiilor cu exteriorul; -pe de alt parte, acest sistem se poate plasa intr-o situaie de dependen sau s incerce sa-i controleze i s domine mediul, crend un centru autonom de putere i propriile valori.

Instituiile, indiferent de tipul lor i nivelul la care funcioneaz (local, regional, central), nu se afirm numai prin trsturile lor specifice, ci i prin imaginea lor social de parteneri viabili i credibili n relaiile cu alte organizaii i instituii. n aceast situaie, un rol esenial revine imaginii sedimentate n mentalul colectiv, imaginii caracterizate de continuitate i consecven. Componentele instituionale, serviciile acesteia trebuie s rspund ateptrilor cetenilor i organizaiilor cu care coopereaz i relaioneaz.n aceste condiii, instituia public trebuie s dialogheze i s comunice cu toi partenerii, prin intermediul structurilor specializate, iar strategiile de gestionare a imaginii, ca pri componente ale managementului instituional, s fac posibile aciuni preventive care s nlture sau s diminueze pericolul ca instituiile publice s genereze situaii care pot induce imagini de natur s mpiedice realizarea propriilor interese, conlucrarea cu alte instituii i organizaii, atitudinea rezervat sau ostil a mass-media.Imaginea instituiilor publice cu vocaie naional este foarte important pentru funcionarea n cadrul societii. n aceast situaie, se pot identifica numai dou alternative realiste: organizaiile sunt percepute ca parteneri sociali, de ncredere, care gestioneaz eficient resursele societii i produc siguran i securitate naional sau sunt percepute ca parteneri sociali neviabili, care irosesc resursele societii, fr rezultate substaniale n folosul acesteia.Literatura de specialitate, mai ales cea din domeniul marketingului, relev preocuparea instituiilor de a pune n practic strategii care urmresc crearea unui climat pozitiv, marcat de credibilitate i ncredere, crearea unei imagini distincte i clare n mediul social relevant i n sferele de interese, determinarea i motivarea liderilor de opinie cu privire la problemele principale i rolul instituiei, captarea ateniei, bunvoinei i ncrederii cetenilor.Formularea unei strategii de imagine trebuie s in seama de factorii strategici care definesc starea de ansamblu a instituiei, situaiile favorabile care pot fi folosite de aceasta i elementele din mediul social care i sunt potrivnice. Cei mai cunoscui factori strategici, cu implicaii majore asupra imaginii instituiei, sunt: punctele tari ale acesteia, punctele slabe, prilejurile favorabile (oportunitile) i ameninrile.Canalele formale de comunicare sunt create n mod deliberat prin stabilirea unui sistem formal de responsabiliti care respect structura ierarhic a instituiei. Ele sunt proiectate i gestionate pentru a permite transferul de informaii ntre niveluri (pe vertical) i departamente (pe orizontal). Direciile formale de comunicare respect cu fidelitate relaiile stabilite n instituie, comunicarea desfurndu-se, n general, pe trei direcii principale: de sus n jos, de jos n sus, pe orizontal. Aceasta este situaia ideal de comunicare. De cele mai multe ori, n cazul instituiei aflate n plin proces de schimbare, comunicarea orizontal lipsete cu desvrire sau este foarte lent i ineficient.Comunicarea pe orizontal respect exclusiv canalele informale, ceea ce duce n mod inevitabil la scderea exactitii informaiilor. Aceast situaie se datoreaz n mare parte faptului c, pe de o parte, nu se contientizeaz necesitatea circulaiei nentrerupte a informaiilor ntre departamente, ca fiind vital pentru adaptarea instituiei la solicitrile opiniei publice, i, pe de alt parte, faptului c n multe instituii publice locale nu exist posturi pentru specialiti n comunicare. Informarea descendent exprim voina administraiei de a explica sensul deciziilor sale n vederea ctigrii ncrederii publicului.

Comunicarea de sus n jos este iniiat de eful instituiei i este ndreptat ctre ealoanele subordonate. De obicei, este folosit pentru transmiterea de dispoziii i directive, pentru explicarea regulamentelor i practicilor specifice organizaiilor, ca i pentru delimitarea responsabilitilor funcionarilor. n instituiile publice eficiente, comunicarea formal de sus n jos are ca scop i motivarea funcionarilor, ca i punerea lor periodic la curent cu rolul, scopurile i strategia aleas de instituie. Din nefericire, n instituiile publice dintr-o societate aflat n tranziie, chiar i comunicarea de sus n jos sufer de sincope. Mai mult dect att, ea nu are loc dect atunci cnd cel care conduce respectiva instituie consider c are de transmis ordine i directive subordonailor, fr a se preocup de informarea acestora cu privire la deciziile luate de ealoanele de conducere cu privire la activitile, rolul i strategiile instituiei. La o instituie n schimbare care trebuie s fac un efort suplimentar de adaptare la o realitate n continu schimbare, comunicarea formal de sus n jos ar trebui folosit n principal pentru a influena opiniile, pentru a schimba atitudinile,n conformitate cu rolul instituiei, pentru a diminua teama i reticena generate de dezinformare sau de insuficiena informaiei, pentru a pregti funcionarii i ceilali salariai pentru schimbrile din instituie.Comunicarea de sus n jos trebuie folosit cu pruden pentru c prezint pericolul desprinderii oficialilor din conducere de realitile din instituie, datorit lipsei de feed-back. Din acest motiv, comunicarea de sus n jos trebuie s fie completat de comunicarea de jos n sus, care are ca emitori funcionarii publici i ca destinatari - pe demnitari. Funcionarii i comunic n acest mod prerile i msura n care au neles comunicarea de sus n jos, fapt ce are rolul de a dezamorsa tensiunile emoionale i de a crea sentimentul de valoare personal.n acest sens, demnitarul trebuie s cntreasc foarte atent informaiile primite pe aceast cale, pentru c tendina fireasc a subordonailor este de a filtra foarte puternic coninutul mesajului pentru a aprea ntr-o lumin ct mai favorabil n faa efilor. n plus, n cazurile cele mai reale, poate aprea fenomenul dezinformrii intenionate. Pentru a contracara toate aceste posibile efecte, demnitarii trebuie s promoveze un flux comunicaional constant, care s favorizeze crearea unei culturi organizaionale flexibile,centrat pe sentimentul valorii personale a salariailor i pe cel al apartenenei acestora la valorile i normele instituiei publice. Transmiterea informaiilor de jos n sus nspre organele investite cu putere de decizie presupune stabilirea unor circuite de comunicare directe care s mpiedice blocajul, filtrarea sau deformarea datelor.Un alt palier al comunicrii formale l constituie comunicarea pe orizontal, ce se realizeaz fie ntre oficialii aflai pe poziii similare n interiorul instituiei publice, fie ntre alte persoane din cadrul diverselor departamente. n general, acest tip de comunicare are rolul de a realiza coordonarea activitilor dintre departamente, mai ales dac acestea sunt interdependente. De obicei, comunicarea ntre departamente este mediat (pe cale formal), aproape n exclusivitate, de demnitari. Aceasta este o greeal care provine din ignorarea faptului c funcionarii sunt de fapt purttorii valorilor instituiei n exterior. Insuficiena comunicrii formale nu are ca efect numai slaba coordonare a activitilor interne i lipsa de eficien la nivel global, ci i crearea unei imagini negative a instituiei n exterior. Acest lucru se datoreaz faptului c, fiind greit sau insuficient informai asupra scopurilor, rolului i valorilor pe care instituia public central sau local dorete s le promoveze n exterior, funcionarii nu se pot constitui n purttori ai acestora.O instituie care se dorete comunicant i pe deplin transparent trebuie s prezinte anumite caracteristici: S fie deschis, pentru a putea comunica cu exteriorul, emiterea, respectiv receptarea de mesaje, constituindu-se ntr-un proces interactiv;

S fie evolutiv, adic s nu valorizeze rutina, ci inovaia;

S fie supl pentru a permite un dozaj oportun al comunicrii formale i informale;

S fie orientat explicit spre finalitate, pentru a crea cadrul cel mai potrivit pentru desfurarea comunicrii formale;

S responsabilizeze, pentru a evita acumulrile de putere prin stocare de informaii;

S fie dinamic, pentru a putea crea prin intermediul informrii, specializri i comunicri potenialitii interne i mijloace de a le transforma n realitate; Misiunea de informare este punctul de plecare necesar oricrei aciuni administrative. Fie ca informaia este spontan sau obinut la cererea administraiei, fie ca ea privete in detaliu dorinele publicului, ea reprezint baza esenial a oricrei aciuni administrative, indiferent de nivelul acesteia. Nina Vrgolici, Redactare i coresponden, Univ. Bucureti, 2004

Mihaela Onofrei, Sisteme administrative comparate, Suport de curs FIBAS, Iai, 20Q4

M.Dinu, Comunicarea - repere fundamentale, Ed.Algos, 2000

Mihaela Onofrei, Sisteme administrative comparate, suport de curs FIBAS, Iai, 2005

Mihaela Onofrei, Sisteme administrative comparate, suport de curs FIBAS, Iai, 2005

Mihaela Onofrei, Sisteme administrative comparate, suport de curs FIBAS, Iai, 2005

Mihaela Onofrei, Sisteme administrative comparate, suport de curs FIBAS, Iai, 2005