Tema 2. Controlul calităţii exercitării auditului în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit (SIA).

2.1 Controlul calităţii pentru un audit al situaţiilor financiare. ISA 220.2.2 Proceduri de exercitare a controlului calităţii în conformitate cu

prevederile SIA.

2.1. Controlul calităţii pentru un audit al situaţiilor financiare. ISA 220.Încrederea utilizatorilor rapoartelor de audit în conţinutul acestora, în mare măsură,

depinde de calitatea serviciilor de audit prestate de către auditorii financiari.În conformitate cu stipulările articolului 10 din Legea privind activitatea de audit,

controlul calităţii lucrărilor de audit este pus pe seama societăţilor de audit, auditorilor întreprinzători individuali, care sunt obligaţi “(1)…să elaboreze şi să respecte politica şi procedurile de control al calităţii lucrărilor de audit în conformitate cu cerinţele standardelor de audit şi ale Codului etic. (2) Politica şi procedurile de control al calităţii lucrărilor de audit se aprobă printr-un document (ordin, dispoziţie etc.) emis de conducerea societăţii de audit, de auditorul întreprinzător individual. (3) Procedurile de control al calităţii lucrărilor de audit se efectuează în cadrul fiecărei societăţi de audit şi de fiecare auditor întreprinzător individual. ”.

Totodată societăţile de audit, auditorii întreprinzători individuali prezintă anual Consiliului de supraveghere a activităţii de audit, pînă la 30 aprilie al anului ce urmează după anul gestionar:

a) rapoarte financiare şi informaţie privind respectarea procedurilor de control al calităţii lucrărilor de audit, stabilite de standardele de audit;

b) raport privind transparenţa societăţii de audit, a auditorului întreprinzător individual pentru plasare pe pagina web oficială a Consiliului de supraveghere a activităţii de audit, în cazul efectuării auditului la entitatea de interes public, care include cel puţin următoarele elemente:

...- informaţie despre politica şi procedurile de control al calităţii lucrărilor de audit, eficienţa lor declarată de organul executiv;

- data efectuării ultimei verificări a calităţii lucrărilor de audit; - declaraţie privind respectarea de către societatea de audit, de auditorul întreprinzător

individual a principiului independenţei; - informaţie privind instruirea profesională continuă a auditorilor (10(5)).

Toate aceste prevederi legislative reprezintă cerinţele faţă de sistemul de control al calităţii pentru societăţile de audit, auditorii întreprinzători individuali, care efectuează audituri şi revizuiri ale situaţiilor financiare, precum şi alte misiuni de asigurare şi servicii conexe.

Consiliul de supraveghere a activităţii de audit (CSAA), printre atribuţiile sale “examinează solicitările referitoare la calitatea efectuării lucrărilor de audit”(31 (3,e)). În cadrul CSAA este constituit Serviciul de control şi verificare (Serviciul), care este un aparat permanent de lucru, format din 4 specialişti cu studii superioare în domeniul economico-financiar sau juridic, cu statut de funcţionar public, inclusiv secretarul Consiliului, încadraţi în conformitate cu prevederile Legii cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public. Serviciul efectuează controlul asupra modului în care auditorii, societăţile de audit şi auditorii întreprinzători individuali respectă prevederile legislaţiei în domeniul activităţii de audit, ale standardelor de audit, ale Codului etic şi ale altor acte normative ce reglementează activitatea de audit, procedurile de control al calităţii lucrărilor de audit (32 (4)). Serviciul, din numele Ministerului finanţelor, prin intermediul CSAA, efectuează controlul extern al calităţii lucrărilor de audit. Controlul extern se desfăşoară la societăţile de audit, auditorii întreprinzători individuali, în vederea constatării existenţei şi a modului de aplicare a:

1

- politicilor şi procedurilor de control al calităţii lucrărilor de audit aplicate la nivel de societate de audit, auditor întreprinzător individual;- politicilor şi procedurilor de control al calităţii lucrărilor de audit aplicate la nivel de misiune de audit.

Controlul extern efectuat de către Serviciul de control şi verificare, din cadrul CSAA, reprezintă activitatea de revizuire a calităţii activităţii de audit financiar şi a celorlalte servicii profesionale.

Controlul calităţii pentru societăţile de audit, auditorii întreprinzători individuali, care efectuează audituri şi revizuiri ale situaţiilor financiare, precum şi alte misiuni de asigurare şi servicii conexe.

Corespunderea din punct de vedere calitativ a serviciilor de audit prestate de către o societate de audit, auditorii întreprinzători individuali este bazată pe faptul că aceşti profesionişti trebuie să respecte principiile prevăzute în Codul etic IFAC, printre care şi principiul competenţei profesionale şi atenţiei cuvenite. Concomitent cu acest fapt, standardele internaţionale de audit, elaborate de către Consiliul pentru Standarde Internaţionale de Audit şi Asigurare (IAASB), conţin standarde distincte care au ca scop reglementarea asigurării calităţii serviciilor de audit:

ISQC1 „Controlul calităţii pentru societăţile care efectuează servicii de audit şi revizuiri ale informaţiilor financiare, precum şi alte angajamente de asigurare sau servicii conexe”;

ISA 220 „Controlul calităţii pentru un audit al situaţiilor financiare”; ISA 200 „Obiective generale ale auditorului independent şi desfăşurarea unui audit în

conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit”.Standardul internaţional privind controlul calităţii, ISQC1 „Controlul calităţii pentru

societăţile care efectuează servicii de audit şi revizuiri ale informaţiilor financiare, precum şi alte angajamente de asigurare sau servicii conexe” trebuie citit în contextul „Prefeţei Standardelor internaţionale privind controlul calităţii, auditului sau servicii de asigurare şi servicii conexe”, care stabilesc aplicarea şi autoritatea Standardelor internaţionale privind controlul calităţii. Scopul acestui standart internaţional privind controlul calităţii (ISQC) este de a stabili principiile de bază şi procedurile esenţiale şi de a oferi îndrumare cu privire la responsabilităţile companiei de audit pentru sistemul propriu de control al calităţii, pentru angajamentele de audit şi revizuire a situaţiilor financiare, precum şi pentru alte angajamente de asigurare şi servicii conexe.

Concomitent, alte standarde şi ghiduri privind responsabilitatea personalului unei companii de audit referitoare la procedurile de control al calităţii, pentru anumite tipuri de angajamente, sunt prezentate în alte hotărâri ale Consiliului pentru Standarde Internaţionale de Audit şi Asigurare (IAASB).

Aşa cum prevede ISA 220 „Controlul calităţii pentru un audit al situaţiilor financiare”, de exemplu, stabileşte standarde şi oferă îndrumare în legătură cu procedurile de control al calităţii pentru angajamentele de audit asupra situaţiilor financiare. Societatea de audit trebuie să stabilească un sistem de control al calităţii creat pentru obţinerea unei asigurări rezonabile că compania şi personalul acesteia respectă standardele profesionale şi cerinţele normative şi că rapoartele întocmite de către companie sau partenerii de angajament sunt potrivite în funcţie de circumstanţe.

Un sistem de control al calităţii este format din politici create pentru atingerea obiectivelor şi din proceduri necesare pentru implementarea şi monitorizarea modului de respectare al acestor politici.

ISQC 1 se adresează tuturor companiilor de audit. Natura politicilor şi procedurilor create de fiecare companie pentru respectarea ISQC 1 depinde de diverşi factori cum ar fi mărimea şi caracteristicele operaţionale ale companiei şi dacă face parte dintr-o reţea.Elementele unui sistem de control al calităţii, potrivit ISQC 1, se concretizează în:

responsabilităţile liderilor privind calitatea la nivelul societăţii de audit; cerinţele relevante de etică; acceptarea şi continuarea relaţiilor cu clienţii şi a misiunilor specifice;

2

resursele umane; monitorizarea politicilor şi procedurilor de control al calităţii

Controlul calităţii pentru un audit al situaţiilor financiare conform ISA 220, are la bază premisa că societatea de audit aplică ISQC 1, că există un sistem de control al calităţii care să asigure conformitatea cu standardele profesionale, cu legea şi emiterea de rapoarte adecvate circumstanţelor date. ISA 220 este aplicabil în Republica Moldova pentru auditul situaţiilor financiare cu începere de la 01 ianuarie 2012, care expune responsabilităţile specifice ale auditorului în privinţa procedurilor de control al calităţii pentru un audit al situaţiilor financiare:

responsabilitatea conducerii pentru calitatea misiunilor; cerinţe etice relevante; acceptarea şi continuarea relaţiilor cu clienţii şi a misiunilor de audit; desemnarea echipelor misiunii; desfăşurarea misiunii; monitorizarea; documentaţia.

Aspectele care urmează a fi abordate într-o societate de audit sistemului de control al calităţii, pentru a se asigura conformitatea cu cerinţele de etică (inclusiv independenţa) şi ISA, sunt prezentate în tabelul 1.

Tabelul 1

Etica, ISA, şi Controlul CalităţiiConţinutul Capitolului ISA relevante

ISQC 1, 200, 220

DOCUMENTAREA ŞI MONITORIZAREA CONTINUĂ(Calitatea Controlului firmei)

Nr. paragrafului ISQC/ISA

ISQC 1.11

220.6

ISQC 1.13

ISQC 1.18

Obiectivul firmei este de a institui şi menţine un sistem de control al calităţii care să-i ofere acesteia o asigurare rezonabilă că:

(a) Firma şi personalul său se conformează standardelor profesionale şi cerinţelor legale şi de reglementare aplicabile; şi(b) Rapoartele emise de firmă sau de partenerii de misiune sunt adecvate în circustanţele date.

Obiectivul auditorului este de a implementa proceduri de control al calităţii la nivelul misiunii care să-i furnizeze auditorului asigurarea rezonabilă că:

(a) Auditul se conformează standardelor profesionale şi dispoziţiilor legale şi de reglementare aplicabile; şi

(b) Raportul emis al auditorului este adecvat circumstanţelor.

Personalul din cadrul firmei responsabil cu instituirea şi menţinerea sistemului de control al calităţii propriu firmei trebuie să înţeleagă întregul text al prezentului ISQC , inclusiv aplicarea şi alte materiale explicative, în vederea înţelegerii obiectivului acestuia şi în vederea aplicării cerinţelor sale în mod corespunzător.

Firma trebuie să stabilească politici şi proceduri concepute pentru

3

ISQC 1.19

ISQC 1.29

ISQC 1.32

ISQC 1.48

promovarea unei culturi interne bazate pe recunoaşterea ideii conform căreia calitatea este esenţială pentru realizarea misiunilor. Astfel de politici şi proceduri trebuie să dispună că directorul executiv al firmei (sau echivalentul acestuia), sau, după caz, consiliul director al partenerilor (sau echivalentul acestuia), să îşi asume responsabilitatea finală pentru sistemul de control al calităţii din cadrul firmei (a se vedea punctele A4-A5)

Firma trebuie să elaboreze politici şi proceduri astfel îcât orice persoană sau persoane investite cu responsabilitatea operaţională pentru sistemul de control al calităţii firmei de către directorul executiv sau consiliul de director al partenerilor, trebuie să aibă aptitudini şi experienţă adecvatăşi suficientă, precum şi autoritatea necesară pentru asumarea acestei responsabilităţi (a se vedea punctul A6)

Firma trebuie să elaboreze politici şi proceduri concepute astfel încât să-i ofere o asigurare rezonabilă că deţine suficient personal, cu capacitatea, competenţele şi angajamentul de a respecta principiile etice necesare pentru:

(a) desfăşurarea misiunii în conformitate cu standardele profesionale şi cerinţele legale şi de reglementare aplicabile; şi

(b) a permite firmei sau partenerilor de misiune să emită rapoarte adecvate în circustanţele date (a se vedea punctele A24 – A 29)

Firma trebuie să elaboreze politici şi proceduri concepute astfel încât să-i ofere o asigurare rezonabilă că misiunile sunt efectuate în conformitate cu standardele profesionale şi cerinţele legale şi de reglementare aplicabile, şi că firma sau partenerul de misiune emit rapoartele adecvate în circumstanţele date. Astfel de politici şi proceduri trebuie să includă:

(a) Aspecte relevante pentru promovarea consecvenţei în calitatea efectuării misiunilor; (a se vedea punctele A32 – A33)

(b) Responsabilităţi de supervizare; şi (a se vedea punctele A34)

(c) Responsabilităţi de revizuire (a se vedea punctele A35).

Firma trebuie să instituie un proces de monitorizare conceput pentru ai oferi o asigurare rezonabilă că politicele şi procedurile legate de sistemul de control al calităţii sunt relevante, adecvate şi funcţionează eficient. Acest proces trebuie:

(a) Să includă o considerare şi o evaluare permanentă a sistemului de control al calităţii firmei, incluzând cel puţin o inspecţie periodică a unei misiuni finalizate pentru fiecare partener al misiunii;

(b) Să dispună că responsabilitatea pentru procesul de monitorizare să fie desemnată unui partener sau partenerilor sau altor persoane cu experienţă şi autoritate

4

ISQC 1.57

200.14

200.15

200.16

220.17

220.18

220.19

corespunzătoare din firmă în vederea asumării unei astfel de responsabilităţi; şi

(c) Să dispună ca persoanele care efectuează misiunea sau care efectuează revizuirea controlului calităţii misiunii să nu fie implicate în inspectarea misiunilor. (a se vedea punctele A64 – A68)

Firma trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să dispună documentarea adecvată pentru furnizarea probelor cu privire la funcţionarea fiecărui element al sistemului său de control al calităţii (a se vedea punctele A73 – A75).

Auditorul trebuie să se conformeze dispoziţiilor etice relevante, inclusiv celor referitoare la independenţă, în legătură cu misiunile de auditare a situaţiilor financiare (a se vedea punctele A14 – A17)

Auditorul trebuie să planifice şi să efectueze un audit cu scepticizm profesional, recunoscând faptul că ar putea să existe circumstanţe datorită cărora situaţiile financiare să fie denaturate semnificativ. (a se vedea punctele A18 – A22)

Auditorul trebuie să exercite raţionamentul profesional în planificarea şi efectuarea unui audit al situaţiilor financiare (a se vedea punctele A23 – A27)

La sau înainte de data raportului auditorului, partenerul de misiune trebuie, printr-o revizuire a documentaţiei de audit şi o discuţie cu echipa misiunii, să fie convins că au fost obţinute suficiente probe de audit adecvate şi pentru a sprijini concluziile obţinute şi pentru ca raportul auditorului să fie emis (a se vedea punctele A18 –A20).

Partenerul de misiune trebuie:(a) Să îşi asume responsabilitatea pentru efectuarea de către

echipa misiunii a consultărilor adecvate în legătură cu aspectele dificile sau contencioase;

(b) Să fie convins că membrii echipei misiunii au întreprins consultări adecvate pe parcursul misiunii şi alte părţi la un nivel adecvat din cadrul firmei sau din afara acesteia;

(c) Să fie convins că natura şi domeniul de aplicare al acestor consultări şi concluziilor rezultate de pe urma acestora, sunt convenite cu partea consultată; şi

(d) Să stabilească că au fost implementate concluziile rezultate de pe urma acestor consultări (a se vedea punctele A21 – A22)

Pentru auditurile situaţiilor financiare ale entităţilor cotate şi ale altor misiuni de audit, dacă există, pentru care firma a stabilit că este necesară o revizuire a controlului calităţii misiunii, partenerul de misiune trebuie:

(a) Să determine dacă a fost numit un inspector al controlului calităţii misiunii;

(b) Să discute aspectele semnificative apărute pe parcursul

5

misiunii de audit, inclusiv cele identificate pe parcursul revizuirii controlului calităţii misiunii, cu inspectoratul controlului calităţii misiunii; şi

(c) Să nu dateze raportul auditorului până la finalizarea revizuirii controlului calităţii misiunii (a se vedea punctele A23 - A25).

Politicele şi procedurile de control al calităţii necesită a fi documentate şi comunicate personalului companiei. Această comunicare descrie politicele şi procedurile de control al calităţii şi obiectivele ce trebuie atinse cu ajutorul lor, şi include mesajul potrivit căruia fiecare persoană are o responsabilitate proprie pentru asigurarea calităţii şi trebuie să respecte aceste politici şi proceduri. În plus, compania recunoaşte importanţa obţinerii unui feedback (răspuns înapoi) cu privire la sistemul de control al calităţii din partea personalului său. Astfel, compania trebuie să încurajeze personalul să comunice opiniile şi problemele lor legate de controlul calităţii.

Controlul extern/activitatea de revizuire a calităţii activităţii de audit financiar şi a celorlalte servicii profesionaleDupă modul de efectuare, controalele externe pot fi: planificate – controale efectuate în baza Planului trimestrial de control extern, aprobat de către preşedintele CSAA; la solicitare – controale efectuate în baza solicitărilor referitoare la calitatea lucrărilor de audit parvenite la CSAA , conform prevederilor articolului 31 (3,e) a Legii privind activitatea de audit; controale repetate – controale efectuate în vederea evaluării eficienței măsurilor de remediere și de sancționare aplicate în urma controlului extern.

Activitatea de control extern al Serviciului se desfăşoară în condiţiile prevăzute de Regulamentul provizoriu privind controlul extern al calităţii lucrărilor de audit în termenii stabiliţi în Planul trimestrial de control extern şi se bazează pe următoarele principii: confidenţialitate; independenţă şi obiectivitate; legalitate şi integritate; competenţă şi responsabilitate; lipsă de afiliere din partea specialiştilor Serviciului la persoanele care activează în domeniul auditului.

Controlul extern este organizat în baza Programului de efectuare a controlului extern, care conţine o listă a domeniilor/procedurilor care urmează a fi verificate de către specialiştii Serviciului. În cadrul efectuării controlului extern este evaluată eficienţa sistemului de control intern, atît la nivel de societate de audit, auditor întreprinzător individual, cît şi la nivel de misiune de audit.

Controlul extern se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în funcţie de volumul activităţii societăţii de audit, auditorului întreprinzător individual supuşi controlului, precum şi de frecvenţa abaterilor constatate anterior, prin acumularea şi sistematizarea unui set de informaţii, care să permită formularea unor concluzii temeinice privind caracterul adecvat al sistemului de control al calităţii implementat, conformitatea acestuia cu cerințele legislaţiei în domeniu. În procesul controlului extern sunt verificate minimum 1 şi maximum 5 dosare de audit, în dependenţă de numărul total al dosarelor de audit a societăţii de audit, a auditorului întreprinzător individual. Stabileşte perioada şi numărul de misiuni, din perioada care urmează a fi verificată, Consiliul.

În urma aplicării procedurilor de control incluse în Program, pentru a evalua gradul de conformare a societăţii de audit, auditorului întreprinzător individual cu cerinţele corespunzătoare, specialiştii Serviciului notează în dreptul fiecărei proceduri din listă menţiunile

6

„Da” , „Preponderent Da” sau „Nu”, în funcţie de modul în care societatea de audit, auditorul întreprinzător individual, supus controlului, îndeplineşte obiectivele specifice procedurii concrete, cu indicarea comentariilor privind deficienţele constatate şi cauzele pentru care unele obiective nu au fost realizate. Determinarea gradului de conformare se efectuează prin raportarea sumei numărului procedurilor cu menţiunea „Da” şi a ½ din numărul procedurilor cu menţiunea „Preponderent Da”, la numărul total de proceduri incluse în Program, conform procentajului cuprins între 0% și 100%.

În funcţie de procentajul stabilit conform regulilor din Regulamentul provizoriu privind controlul extern al calităţii lucrărilor de audit, societatea de audit, auditorul întreprinzător individual controlat va obține un calificativ, după cum urmează:

Procentaj Pînă la 35% De la 36% la 70%

De la 71% la 85%

De la 86% la 100%

Calificativ D C B A

În funcţie de calificativul obţinut şi relevanţa neconformităţilor constatate în urma controlului extern, indicate în Actul de control, Consiliul adoptă decizia corespunzătoare. Decizia Consiliului conţine calificativul atribuit, termenul de realizare a măsurilor de remediere a neconformităţilor cu aplicarea, după caz, a sancţiunilor disciplinare, diferenţiate pentru fiecare calificativ acordat, după cum urmează:pentru calificativul „A”: nu se aplică măsuri de sancţionare, la necesitate, se va limita doar la recomandările menţionate în Actul de control de către specialiştii Serviciului, care trebuie examinate şi ca urmare, realizate unele măsuri corective. pentru calificativul „B”: participarea auditorilor care au luat parte la misiunile de audit verificate la cursuri suplimentare de instruire profesională de 20 ore; prezentarea propunerilor în termen de 15 zile, de la data primirii deciziei, din partea societăţii de audit, auditorului întreprinzător individual privind modul de realizare a recomandărilor indicate în Actul de control, cu indicarea acţiunilor planificate şi termenelor corespunzătoare de realizare în timp de un an; raportarea acţiunilor realizate în termen de 10 zile de la data expirării anului în care au fost realizate acțiunile. calificativul pentru „C”: participarea auditorilor, care au luat parte la misiunile de audit verificate, la cursuri suplimentare de instruire profesională de 40 de ore; prezentarea propunerilor în termen de 15 zile, de la data primirii deciziei, din partea societății de audit, auditorului întreprinzător individual privind modul de realizare a recomandărilor indicate în Actul de control, cu indicarea acţiunilor planificate şi termenelor corespunzătoare de realizare în timp de un an; aplicarea de sancţiuni disciplinare, sub formă de avertisment, auditorilor care au luat parte la misiunile de audit verificate/societăţii de audit, auditorului întreprinzător individual; efectuarea unui control extern repetat peste o perioadă ce nu va depăşi un an, cu aplicarea măsurilor de sancţionare prevăzute la calificativul „D”, în cazul în care s-a stabilit acelaşi calificativ.pentru calificativul „D”: participarea auditorilor, care au luat parte la misiunile de audit verificate, la cursuri suplimentare de instruire profesională de 40 de ore; prezentarea propunerilor în termen de 15 zile, de la data primirii deciziei, din partea societăţii de audit, auditorului întreprinzător individual privind modul de realizare a recomandărilor indicate în Actul de control, cu indicarea acţiunilor planificate şi termenelor corespunzătoare de realizare în timp de un an;

7

aplicarea de sancţiuni disciplinare, sub formă de avertisment, auditorilor care au luat parte la misiunile de audit verificate/societăţii de audit, auditorului întreprinzător individual; efectuarea unui control extern repetat peste o perioadă ce nu va depăşi un an şi în cazul în care s-a stabilit acelaşi calificativ se va iniţia procedura de retragere a licenţei pentru desfăşurarea activităţii de audit.

Concluzii: Activitatea de audit, inclusiv şi calitatea serviciilor de audit, în Republica Moldova este reglementată de Legea privind activitatea de audit, în vigoare de la 01.01.2008. Implementarea, începînd cu 01.01.2012, a Standardelor Internaţionale de Audit, solicită revizuirea conţinutului Legii privind activitatea de audit, lege care, în anumite aspecte nu corespunde Directivei UE privind auditul statutar. Pentru obţinerea unei mai bune concordanţe între Legea privind activitatea de audit, Standardele Internaţionale de Audit, alte acte normative interne, aferente activităţii de audit, pentru a atinge o mai bună aliniere la Directivele UE actualizarea conţinutului Legii privind activitatea de audit este o necesitate a timpului.

2.2 PROCEDURI DE EXECUTARE A CONTROLULUI CALITĂŢII ÎN CONFORMITATE CU PREVEDERILE SIA. (Elementele sistemului de control al calităţii)

Sistemul de control al calităţii trebuie să includă politici şi proceduri referitoare la următoarele elemente:

Responsabilitatea conducerii privind calitatea la nivelul companiei; Cerinţele de etică; Acceptarea sau continuarea relaţiilor cu clienţii şi a angajamentelor

specifice; Resurse umane; Realizarea angajamentului; Monitorizarea.

Politicele şi procedurile de control al calităţii necesită a fi documentate şi comunicate personalului companiei. Această comunicare descrie politicele şi procedurile de control al calităţii şi obiectivele ce trebuie atinse cu ajutorul lor, şi include mesajul potrivit căruia fiecare persoană are o responsabilitate proprie pentru asigurarea calităţii şi trebuie să respecte aceste politici şi proceduri. În plus, compania recunoaşte importanţa obţinerii unui feedback (răspuns înapoi) cu privire la sistemul de control al calităţii din partea personalului său. Astfel, compania trebuie să încurajeze personalul să comunice opiniile şi problemele lor legate de controlul calităţii.

2.2.1. Responsabilitatea conducerii privind calitatea la nivelul companiei. Compania rebuie să stabilească politici şi proceduri create pentru promovarea unei culturi interne bazate pe recunoaşterea ideii conform căreia calitatea este esenţială pentru îndeplinirea angajamentelor. Astfel de politici şi proceduri cer ca directorii executivi, echivalenţii acestora sau consiliul director al partenerilor, dacă este cazul, să-şi asume responsabilitatea pentru sistemul de control al calităţii din cadrul companiei.

Conducerea companiei şi exemplele pe care le oferă aceasta, influenţează cultura internă a companiei. Promovarea unei culturi interne orientată spre calitate depinde de acţiunile şi mesajele frecvente, clare şi consistente venite de la toate nivelele de conducere din cadrul companiei, prin care să se pună accentul pe politicele şi procedurile de control al calităţii şi prin care să se solicite:

realizarea activităţilor în conformitate cu standardele profesionale şi cu cerinţele normative;

8

emiterea de rapoarte adecvate în circumstanţele date.

Tipul dat de mesage şi acţiuni încurajează o cultură care recunoaşte şi apreciază munca de înaltă calitate. Acestea pot fi comunicate în cadrul unor seminare de pregătire, întâlniri, prin dialog formal sau informal, prin declaraţii de misiune, scrisori de înştiinţare sau memorandumuri. Acestea sunt incluse în documentele interne şi materialele de pregătire profesională, precum şi în procedurile de evaluare a partenerilor şi a angajaţilor, astfel încât aceste mesage şi acţiuni vor susţine şi vor întări viziunea companiei asupra importanţei calităţii şi modul în care aceasta se poate obţine.

Importantă este şi necesitatea conducerii de a recunoaşte că strategia companiei depinde într-o măsură foarte mare de cerinţa de verificare a calităţii în toate angajamentele pe care le efectuiază compania. Aşa:

Compania desemnează responsabilităţile de conducere astfel încât motivele comerciale să nu afecteze calitatea muncii prestate;

Politicile şi procedurile companiei care privesc evaluarea performanţelor, compensarea şi promovarea personalului (inclusiv sistemele de compensare) sunt elaborate pentru a demonstra angajamentul companiei de a respecta calitatea;

Compania alocă resurse suficiente pentru dezvoltarea, documentarea şi sprijinirea politicilor şi procedurilor de control al calităţii.

Orice persoană sau persoane care deţin responsabilitatea operaţională pentru sistemul de control al calităţii, persoane numite de directorul executiv sau consiliul director al partenerilor, trebuie să dispună de aptitudini şi experienţă adecvată şi suficientă, precum şi autoritatea necesară pentru asumarea acestor responsabilităţi.

Experienţa şi abilitatea adecvată şi suficientă permite persoanelor responsabile să identifice şi să înţeleagă problemele de control al calităţii şi să elaboreze politici şi proceduri potrivite.Autoritatea necesară permite persoanelor responsabile să implementeze aceste politici şi proceduri.

2.2.2 Cerinţele de etică.Compania trebuie să elaboreze politici şi proceduri create pentru ai oferi o asigurare

rezonabilă că atât compania cât şi personalul acesteia respectă cerinţele etice relevante. Cerinţele de etică referitoare la angajamentele de audit şi de revizuire a informaţiilor financiare istorice, precum şi la alte angajamente de asigurare sau servicii conexe cuprind, în mod normal, secţiunile A şi B din Codul de Etică IFAC precum şi cerinţele naţionale care pot fi mai restrictive (În Republica Moldova sunt aplicate cerinţele din Codul etic IFAC). Codul de Etică IFAC stabileşte principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ:

Integritatea; Obiectivitatea; Competenţa profesională şi atenţia cuvenită; Confidenţialitatea; Comportamentul profesional.

Secţiunea A din Codul de Etică IFAC include o abordare conceptuală a independenţei pentru angajamentele de asigurare, abordare ce ţine cont de ameninţerile la adresa independenţei, măsurile de siguranţă acceptate şi interesul public.

Politicile şi procedurile companiei prin accentul pe principiile fundamentale, care sunt întărite în special de conducerea companiei, educaţie şi pregătire profesională, monitorizare şi un

9

proces de abordare a necomformităţii. Independenţa în cadrul angajamentelor de asigurare este atât de importantă încât este discutată separat.

IndependenţaEntitatea trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să-i ofere o asigurare rezonabilă că

atât compania cât şi personalul acesteia, şi unde este cazul, alte persoane care trebuie să respecte cerinţele de independenţă (inclusiv experţii contractaţi de companie şi personalul unei companii conectate), îşi menţin independenţa în cazurile cerute de cerinţele naţionale de etică. Astfel de politici şi proceduri trebuie să permită companiei:

să comunice cerinţele de independenţă personalului său şi, unde este cazul, altor persoane care trebuie să le respecte;

să identifice şi să evalueze circumstanţele şi relaţiile care creează ameninţări asupra independenţei şi să adopte măsurile necesare pentru eliminarea acestor ameninţări sau reducerea lor până la nivelul acceptabil prin aplicarea unor măsuri de siguranţă sau dacă este adecvat retragerea din cadrul angajamentului.

2.2.3 Resurse umane.Compania trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să-i ofere o asigurare că deţine

suficient personal, cu capacitatea, competenţa şi dorinţa de a adera la principiile etice necesare pentru îndeplinirea angajamentelor în conformitate cu standardele profesionale şi cerinţele legale. Aceste politici trebuie să permită companiei sau partenerilor de angajament să elaboreze rapoarte adecvate în circumstanţele date.

Astfel de politici şi proceduri abordează următoarele aspecte legate de personal: Recrutare; Evaluarea performanţelor; Abilităţi; Competenţă; Dezvoltare profesională; Promovare; Compensare; Estimarea necesităţilor personalului.

Abordarea aspectelor date permite companiei să evalueze numărul şi caracteristicile persoanelor necesare pentru angajamentele companiei. Procesele de recrutare ale firmei includ proceduri care sprijină compania în selectarea unor persoane integre care au capacitatea de a-şi dezvolta abilităţile şi competenţa necesare pentru activitatea companiei.

Abilităţile şi competenţa să dezvoltă prin mai multe metode, inclusiv: Pregătire profesională. Dezvoltare profesională continuă, inclusiv pregătire profesională. Experienţă profesională. Pregătire efectuată de către membrii mai experimentaţi ai personalului, de exemplu, alţi

membri ai echipei de angajament.

Competenţa personalului companiei depinde, într-o măsură semnificativă, de un nivel adecvat de dezvoltare profesională continuă, astfel încât personalul să-şi menţină cunoştinţele şi abilităţile. Compania oferă resursele şi asistenţa necesară în pregătirea profesională a personalului. O poate face atât prin utilizarea surselor interne, cât şi externe (contractare serviciilor din afara companiei).

Procedurile companiei pentru evaluarea performanţelor, compensare şi promovare oferă recunoaştere şi recompensare pentru dezvoltarea şi menţinerea competenţelor şi pentru respectarea principiilor etice. În special, compania:

10

Aduce la cunoştinţă personalului care sunt aşteptările companiei, în ceea ce priveşte performanţa şi principiile etice;

Furnizează personalului evaluare şi consultanţă cu privire la performanţe, progres şi dezvoltare profesională;

Ajută personalul să înţeleagă că promovarea în poziţii cu o responsabilitate mai mare depinde, printre altele, de calitatea performanţelor şi aderarea la principiile etice, şi că neconformarea cu politicile şi procedurile companiei poate atrage măsuri disciplinare.

Mărimea şi circumstanţele companiei vor influenţa structura procesului de evaluare a performanţelor. În special, companiile mai mici pot folosi metode mai puţin formale pentru evaluarea performanţelor personalului lor.

Determinarea echipelor de angajamentCompania trebuie să desemneze responsabilitatea pentru fiecare angajament unui partener de angajament. Compania elaborează politici şi proceduri care să solicite că:

Identitatea şi rolul partenerului de angajament să fie comunicată membrilor cheie din managementul şi din conducerea clientului;

partenerul de angajament să deţină capacitatea, competenţa, autoritatea şi timpul necesare pentru îndeplinirea rolului său;

responsabilităţile partenerului de angajament să fie definite clar şi să-i fie comunicate acestuia.

Politicile şi procedurile includ sisteme de monitorizare a activităţilor în desfăşurare şi disponibilitatea partenerilor de angajament astfel încât aceştia să dispună de timp să se elibereze în mod adecvat de responsabilităţile deţinute.

Compania trebuie să desemneze personalul adecvat cu capacitatea, competenţa şi timpul necesar pentru a îndeplini angajamentele în conformitate cu standardele profesionale şi cu cerinţele legale, precum şi pentru a permite companiei sau partenerilor de angajament să elaboreze rapoarte adecvate în circumstanţele date.

Compania stabileşte proceduri pentru evaluarea capacităţilor şi competenţei angajaţilor săi. Capacităţile şi competenţa de care se ţine cont la desemnarea echipelor de angajament, şi când se determină nivelul de supraveghere necesar, includ următoarele:

Înţelegerea şi experienţa practică cu privire la angajamentele de natură şi complexitate similară, prin pregătire profesională şi participare adecvată;

Înţelegerea standardelor profesionale şi a cerinţelor normative şi legale; Cunoştinţe tehnice adecvate, inclusiv cunoştinţe cu privire la tehnologia informaţiilor; Cunoştinţe cu privire la domeniul de activitate la care operează clientul; Abilitatea de a aplica raţionamentul profesional; Înţelegerea politicilor ş procedurilor de control al calităţii proprii companiei.

2.2.4. Realizarea angajamentuluiCompania trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să-i ofere o asigurare rezonabilă

că angajamentele sunt efectuate în conformitate cu standardele şi cerinţele legale, şi că compania sau partenerul de angajament elaborează rapoarte adecvate în circumstanţele date.

Prin politicele şi procedurile sale compania încearcă să ofere consistenţă în calitatea modului de realizare a angajamentului.Acest lucru poate fi obţinut prin manuale scrise sau în format electronic, instrumente de software sau alte forme de documentaţie standartizată, sau prin materiale de îndrumare cu privire la domeniul de activitate sau obiectul specific de activitate. Aspectele abordate includ:

11

Modul în care li se prezintă angajamentul echipelor implicate pentru a putea înţelege obiectivele activităţii desfăşurate.

Proceduri pentru obţinerea conformităţii cu standardele aplicabile angajamentelor. Proceduri de supervizare a angajamentului, pregătirea şi îndrumarea personalului. Metodele de revizuire a activităţii efectuate, a raţionamentelor utilizate şi a formei

raportului emis. Documentarea adecvată a activităţii desfăşurate şi a perioadei şi întinderii revizuirii. Proceduri pentru actualizarea tuturor politicilor şi procedurilor.

Important este ca toţi membrii echipei de angajament să înţeleagă obiectivele activităţii pe care o realizează. Lucrul în echipă şi pregătirea adecvată sunt necesare pentru a ajuta membrii echipei de angajament care sunt mai puţin experimentaţi să înţeleagă clar obiectivele activităţii desfăşurate.

Supervizarea include: Urmărirea gradului de realizare a angajamentului. Evaluarea abilităţilor şi competenţei fiecărui membru al echipei de angajament, dacă

dispun de destul timp pentru a realiza activitatea, dacă înţeleg instrucţiunile şi dacă activitatea se desfăşoară conform abordării planificate a angajamentului.

Abordarea problemelor semnificative ce apar în cadrul angajamentului, evaluarea importanţei lor şi schimbarea modului de abordare planificat în mod adecvat.

Identificarea problemelor în care este necesară consultarea sau evaluarea din partea unor membri mai experimentaţi ai echipei de angajament în cursul angajamentului.

Responsabilităţile pentru revizuire sunt determinate pe baza ideii conform căreia membrii mai experimentaţi ai echipei de angajament, inclusiv partenerul de angajament, revizuiesc munca efectuată de către membrii mai puţin experimentaţi. Persoanele care revizuiesc evaluează dacă:

Activitatea s-a efectuat în conformitate cu standardele profesionale şi cu cerinţele normative şi legale;

Au apărut probleme ce trebuie în continuare avute în vedere (la control); Au avut loc consultări adecvate şi concluziile rezultate au fost documentate şi

implementate; Este necesară revizuirea naturii, perioadei şi întinderii activităţii efectuate; Activitatea efectuată este în concordanţă cu concluziile trase şi este bine documentată; Probele obţinute sunt adecvate şi suficiente pentru a susţine raportul; Au fost atinse obiectivele din procedurile de angajament.

Consultanţă Compania este necesar să elaboreze politici şi proceduri care să-i ofere o asigurare rezonabilă că:

primeşte o consultanţă adecvată cu privire la problemele dificile şi contencioase; există suficiente resurse care să-i permită obţinerea unei consultanţe adecvate; natura şi scopul acestei consultanţe sunt documentate; concluziile generate de o astfel de consultanţă sunt documentate şi implementate.

Consultanţa include discuţii, la nivelul profesional adecvat, cu persoane din cadrul companiei sau din afara ei, care deţin expertiză necesară pentru a soluţiona o problemă dificilă sau contencioasă.

Consultanţa utilizează resursele de cercetare potrivite precum şi experienţa colectivă şi expertiza tehnică a companiei. Consultanţa contribuie la promovarea calităţii şi îmbunătăţeşte modul de aplicare a raţionamentului profesional. Compania încearcă să construiască o cultură în

12

care consultanţa este recunoscută drept un punct forte şi încurajează personalul să solicite consultanţă în privinţa problemelor dificile sau contencioase.

Consultarea eficientă cu alţi profesionişti cere ca persoanelor cărora li se solicită consultanţă să li se prezinte toate faptele relevante care să le permită să ofere un sfat informat cu privire la problemele tehnice, etice sau de altă natură. Procedurile de consultanţă cer ca aceasta să fie solicitată persoanelor din cadrul companiei (sau din afara ei), care deţin cunoştinţele şi experienţa necesare cu privire la problemele importante tehnice, etice sau de valtă natură, şi, de asemenea, cer să existe o documentare şi implementare a concluziilor rezultate în urma consultanţei.

O companie care este nevoită să obţină consultanţă din exterior poate beneficia de serviciile oferite de:

alte firme, organismele profesionale şi de reglementare, organizaţii comerciale.

Documentarea consultanţei cu alţi profesionişti care implică probleme dificile sau contencioase este necesar să fie aprobată atât de cel care solicită, cât şi de cel căruia i se solicită consultanţă. Documentarea trebuie să fie completă şi detaliată pentru a permite:

Înţelegerea problemei în privinţa căreia se solicită consultanţă; Înţelegerea rezultatelor consultanţei, inclusiv deciziile luate, baza pentru aceste decizii şi

modul în care au fost implementate.

Diferenţe de opinieCompania trebuie să elaboreze politici şi proceduri pentru a trata şi rezolva diferenţele de opinii din cadrul echipei de angajament, împreună cu cei consultaţi, şi unde este cazul, între partenerul de angajament şi persoana responsabilă cu controlul calităţii din cadrul angajamentului. Concluziile obţinute trebuie documentate şi implementate. Raportul nu trebuie emis înainte de rezolvarea problemei.O companie care foloseşte o persoană calificată din afara firmei pentru a realiza controlul calităţii angajamentului, recunoaşte că diferenţele de opinie pot apărea şi elaborează proceduri pentru a le rezolva, de exemplu, prin consultarea unui alt practician sau a unei alte companii, sau a unui organism profesional sau de reglementare.

Revizuirea controlului calităţii în cadrul angajamentuluiCompania trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să solicite, în cazul unor angajamente specifice, o revizuire a controlului calităţii angajamentului, care să ofere o evaluare obiectivă a raţionamentelor profesionale semnificative utilizate de echipa de angajament şi a concluziilor formulate în raport. Astfel de politici trebuie să:

solicite un control al calităţii pentru toate auditurile asupra situaţiilor financiare ale entităţilor cotate;

stabilească criteriile conform cărora toate celelalte audituri şi revizuiri ale informaţiilor financiare istorice sau celelalte angajamente de asigurare şi servicii conexe trebuie să fie evaluate pentru a determina dacă este necesară efectuarea unui control al calităţii;

solicite efectuarea unui control al calităţii pentru toate angajamentele ce îndeplinesc criteriile de la punctul precedent.

Politicile şi procedurile companiei trebuie să impună finalizarea revizuirii controlului calităţii asupra angajamentului înainte de emiterea raportului.Criteriile de care ţine cont compania în determinarea angajamentelor, altele decât cele de audit al situaţiilor financiare a entităţilor cotate, urmează să facă obiectul unei inspecţii pentru controlul calităţii, includ următoarele:

13

Natura angajamentului, inclusiv măsura în care implică aspecte de interes public. Identificarea circumstanţelor neobişnuite sau a riscurilor în cadrul unui angajament sau a

unei clase de angajamente.Dacă există legi sau reglementări care să impună inspecţia pentru controlul calităţii.

Compania trebuie să elaboreze politici şi proceduri ce stabilesc:1. Natura, durata şi întinderea unui control al calităţii;2. Criteriile pentru alegerea persoanelor responsabile cu controlul calităţii;3. Documentarea necesară pentru efectuarea unui control al calităţii.

Natura, durata şi întinderea unei revizuiri a controlului calităţii O inspecţie pentru controlul calităţii unui angajament în mod normal implică discuţii cu partenerul de angajament, o revizuire a situaţiilor financiare sau a altor informaţii legate de obiectul angajamentului şi a raportului şi, în special, aprecierea dacă raportul este adecvat. De asemenea , implică o revizuire a foilor de lucru selectate din care rezultă raţionamentele semnificative făcute de echipa de angajament, precum şi a concluziilor la care au ajuns. Întinderea revizuirii depinde de complexitatea angajamentului şi de riscul ca raportul să nu fie adecvat în circumstanţele date. Revizuirea nu micşorează responsabilităţile partenerului de angajament.

O inspecţie pentru controlul calităţii angajamentelor de audit al situaţiilor financiare a entităţilor cotate include analiza următoarelor:

Evaluarea făcută de echipa de angajament a independenţei companiei în legătură cu respectivul angajament.

Riscurile semnificative identificate în timpul angajamentului şi răspunsurile la aceste riscuri.

Raţionamentele făcute, mai ales referitoare la pragul de semnificaţie şi la riscurile semnificative.

Dacă a fost solicitată consultanţă adecvată cu privire la problemele legate la diferenţele de opinie sau alte probleme dificile sau contencioase, şi concluziile discuţiilor purtate.

Semnificaţia şi dispunerea declaraţiilor eronate corectate sau necorectate identificate în timpul angajamentului.

Aspectele ce trebuie comunicate managmentului sau celor din conducere, şi, unde este cazul, altor părţi interesate cum sunt organismele de reglementare.

Dacă foile de lucru selectate pentru revizuire reflectă activitatea efectuată în legătură cu raţionamentele semnificative şi dacă susţin concluziile trase.

Gradul de adecvare a raportului ce urmează a fi emis.

Revizuirea pentru controlul calităţii angajamentelor, altele decât cele de audit al situaţiilor financiare a entităţilor cotate, în funcţie de circumstanţe, pot include unele sau toate aceste consideraţii.

Persoana responsabilă cu controlul calităţii efectuiază revizuirea în timp util în etape potrivite din timpul angajamentului astfel încât problemele semnificative să poată fi rezolvate înainte de emiterea raportului.Atunci când persoana responsabilă cu controlul calităţii face recomandări pe care partenerul de angajament nu le acceptă şi problema nu este rezolvată, raportul nu va fi emis până când problema în discuţie nu este rezolvată prin aplicarea procedurilor firmei în ce priveşte diferenţele de opinie.

Criteriile pentru selectarea persoanelor responsabile cu controlul calităţiiModul de selectare a persoanelor date are loc prin:

14

calificările tehnice necesare pentru îndeplinirea unui astfel de rol, inclusiv experienţa şi autoritatea necesară;

gradul în care o astfel de persoană poate fi consultată cu privire la angajament fără a-i compromite obiectivitatea

Politicele şi procedurile firmei, companiei sunt elaborate pentru a menţine obiectivitatea persoanei responsabile cu controlul calităţii. Spre exemplu, această persoană:

nu este aleasă de partenerul de angajament; nu a participat la realizarea angajamentului în timpul perioadei de revizuire; nu ia decizii în locul echipei de angajament; nu este subiectul altor considerente care i-ar putea afecta obiectivitatea.

Partenerul de angajament poate să se consulte cu persoana responsabilă cu controlul calităţii în timpul derulării angajamentului. O astfel de consultanţă nu trebuie să afecteze posibilitatea ca acea persoană să fie aleasă pentru controlul calităţii. Atunci când natura şi întinderea discuţiilor devin semnificative, trebuie să se menţina obiectivitatea persoanei responsabile cu controlul calităţii. Atunci când acest lucru nu este posibil, o altă persoană din cadrul companiei (firmei) sau o altă persoană calificată din afara firmei va fi numită pentru a prelua rolul fie al celui responsabil cu controlul calităţii, fie al persoanei ce urmează a fi consultată în legătură cu angajamentul. Politicele companiei trebuie să ofere îndrumare pentru cazurile în care este necesară înlocuirea persoanei responsabile cu controlul calităţii atunci când abilitatea de a efectua o revizuire obiectivă este pusă în pericol.

Documentarea necesară pentru efectuarea unui control al calităţiiPoliticele şi procedurile în cazul dat trebuie să arate că:

procedurile cerute de politicele companiei legate de controlul calităţii au fost urmate; controlul calităţii s-a încheiat înainte de elaborarea raportului; persoana care efectuează controlul calităţii nu are cunoştinţe de probleme nerezolvate care lar face să creadă că raţionamentele semnificative şi concluziile echipei de angajament nu au fost adecvate.

2.2.5 MonitorizareaScopul monitorizării conformităţii cu politicile şi procedurile de control al calităţii este de

a oferi o evaluare a: Aderării la standardele profesionale şi la cerinţele normative şi legale; Eficacităţii modului de elaborare a sistemului de control al calitâţii şi a modului de implementare al acestuia; Modului de aplicare a politicilor şi procedurilor, pentru a verifica gradul de adecvare, astfel încât rapoartele emise de companie sau de partenerii de angajament să fie potrivite în condiţiile date.

Compania desemnează responsabilitatea pentru procesul de monitorizare unui partener sau parteneri, sau altor persoane care deţin experienţa suficientă şi adecvată şi autoritatea de a-şi asuma această răspundere în cadrul firmei. Monitorizarea sistemului de control a calităţii este efectuată de persoane competente şi acoperă atât gradul de adecvare al sistemului cât şi eficacitatea modului de operare a acestuia.Analiza şi evaluarea continuă a sistemului de control al calităţii include:

Analiza noilor dezvoltări ale standardelor profesionale şi cerinţelor normative şi legale, şi modul în care acestea se reflectăîn politicile şi procedurile companiei, acolo unde este posibil;

15

Analiza confirmării scrise a conformităţii cu politicele şi procedurile firmei referitoare la independenţă; Analiza dezvoltării profesionale, inclusiv a pregătirii profesionale; Analiza deciziilor legate de acceptarea sau continuarea relaţiei cu un client sau a angajamentelor specifice; Determinarea măsurilor corective ce trebuie luate şi a îmbunătăţirilor sistemului, şi includerea feedback-ului în politicele şi procedurile firmei, referitoare la pregătirea şi formarea profesională; Comunicarea către personalul interesat a problemelor identificate în sistem, la nivelul de înţelegere a sistemului, sau în respectarea acestuia; Monetorizarea de către personalul adecvat astfel încât modificările necesare să fie efectuate prompt în politicele şi procedurile legate de controlul calităţii;

Inspectarea unei părţi a angajamentelor finalizate se realizează în mod normal periodic. Angajamentele selectate pentru inspecţie includ cel puţin un angajament pentru fiecare pertener de angajament la un ciclu de inspecţie, care nu poate să depăşească TREI ANI. Maniera în care se organizează ciclul de inspecţie, inclusiv perioada de selectare a angajamentelor, depinde de unii factori, cum ar fi:

Mărimea companiei. Numărul şi locaţia/adresa birourilor sale. Rezultatele procedurilor anterioare de monitorizare. Gradul de autoritate deţinut de personal şi de filiale (de exemplu, măsura în care

acestea sunt autorizate să-şi deruleze inspecţiile pe cont propriu sau doar oficiul central le poate realiza).

Natura şi complexitatea practicilor şi a organizării companiei. Riscurile asociate clienţilor companiei şi a angajamentelor specifice.

Procesul de inspecţie include selectarea angajamentelor individuale, dintre care unele pot fi selectate fără notificarea anterioară a echipei de angajament. Persoanele care inspectează angajamentele nu trebuie să fie implicaţi în realizarea angajamentului sau a revizuirii pentru controlul calităţii. În determinarea ariei de cuprindere a inspecţiilor, compania poate lua în considerare scopul sau concluziile unui program extern şi independent. Un astfel program extern nu constituie un înlocuitor pentru programul de monitorizare intern al companiei.Compania trebuie să evalueze efectul diferenţelor identificate ca rezultat al procesului de monitorizare şi să determine dacă acestea sunt:

Scăpări care nu indică neapărat că sistemul de control este deficient în a oferi companiei o asigurare rezonabilă că respectă standardele profesionale şi cerinţele legale şi că rapoartele elaborate de companie sau de partenerii de angajament sunt potrivite cu circumstanţele date; sau Deficienţe sistematice, repetate sau semnificative ce necesită măsuri corective prompte.

Compania trebuie să comunice partenerilor de angajament interesaţi şi altor membri ai personalului, deficienţele identificate ca rezultat al procesului de monitorizare şi recomandările cu privire la măsurile de remediere a situaţiei.Evaluarea fiecărui tip de deficienţă este necesar să genereze şi recomandări pentru una sau mai multe din următoarele:

Luarea de măsuri de remediere a situaţiei în legătură cu anume angajament sau membru al personalului; Comunicarea descoperirilor celor responsabili cu pregătirea profesională;

16

Modificări ale politicilor şi procedurilor de control al calităţii; Măsuri disciplinare împotriva acelora, care încalcă politicile şi procedurile firmei, mai ales împotriva acelora care fac asta în mod repetat.

Dacă rezultatele procedurilor de monitorizare indică faptul că un raport ar putea fi inadecvat sau că s-au omis unele proceduri pe parcursul efectuării auditului, compania trebuie să determine măsurile suplimentare necesare pentru conformitatea cu standardele profesionale şi cu cerinţele legale. Trebuie să ia în calcul obţinerea unei consultanţe juridice.

Cel puţin o dată pe an, compania trebuie să înştiinţeze partenerii de angajament sau personalul adecvat (corespunzător) din firmă, inclusiv pe directorii executivi, sau dacă e cazul, consiliul de director al partenerilor, despre rezultatele monitorizării sistemului de control al calităţii. O astfel de comunicare permite companiei şi persoanelor menţionate să adopte măsurile necesare prompt, acolo unde este cazul, în concordanţă cu rolurile şi responsabilităţile specifice acestora. Informaţiile comunicate trebuie să includă următoarele:

o o descriere a procedurilor de monitorizare utilizate;o concluziile rezultate în urma monitorizării;o când este cazul, o descriere a deficienţelor sistematice, repetate sau semnificative

şi a măsurilor adoptate pentru rezolvarea sau corectarea acestor dificienţe.

Raportarea deficienţilor identificate altor persoane decât partenerii de angajament relevanţi nu presupune menţionarea angajamentelor specifice aflate în discuţie, decât în cazul în care o astfel de menţionare este necesară pentru o eliberare de responsabilităţi a persoanelor care nu sunt parteneri de angajament.

Documentaţia necesară referitoare la monitorizare:o Stabileşte procedurile de monitorizare, inclusiv procedura pentru selectarea

angajamentelor finalizate ce urmează a fi inspectate;o Înregistrează evaluarea:1. aderării la standadele profesionale şi la cerinţele normative şi legale;2. a eficienţei modului de elaborare a sistemului de control a calităţii şi a modului de

implementare;3. a modului de aplicare a politicilor şi procedurilor de control al calităţii, astfel în

cât rapoartele emise de companiensau de partenerii de angajament sunt adecvate în condiţiile date;

o Identifică deficienţele descoperite, evaluează efectul lor, şi stabileşte baza pentru determinarea măsurilor suplimentare necesare, dacă este cazul.

PlângeriCompania trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să-i ofere o asigurare rezonabilă

că abordează în mod adecvat: plângerile că actvitatea efectuată de companie nu este în conformitate cu standardele

profesionale şi cu cerinţele legale; plângerile referitoare la respectarea sistemului de control al calităţii.

Plângerile pot fi generate atât din interiorul companiei, cât şi din afara ei. Pot fi făcute de: personalul companiei; clienţi; terţe părţi.

Plângerile pot fi primite:

17

de membrii echipei de angajament; de alţi angajaţi ai companiei.

Ca parte a acestui proces, compania elaborează canale bine definite pentru a permite personalului companiei să prezinte problemele întâlnite fără teamă de represalii.

2.2.6. DocumentareaCompania trebuie să elaboreze politici şi proceduri care să solicite documente adecvate

pentru probarea bunei funcţionări a fiecărui element al sistemului de control al calităţii.Modalitatea de documentare a acestor aspecte este decizia companiei.

Firmele mari pot utiliza baze de date electronice pentru a documenta aspecte cum ar fi confirmarea independenţei, evaluarea performanţelor şi rezultatele inspecţiilor de monitorizare.

Firmele mici pot folosi metode mai puţin formale – notiţe scrise de mână, liste de verificare sau formulare.Factorii care trebuie luaţi în considerare când se determină forma şi conţinutul documentelor ce probează operativitatea fiecăruia dintre elementele sistemului de control al calităţii includ:

Mărimea firmei şi numărul filialelor sale. Gradul de autoritate al personalului şi filialelor. Natura şi complexitatea practicilor şi modul de organizare a companiei.

Compania păstrează această documentaţie pe o perioadă suficientă de timp care să permită persoanelor care efectuează procedurile de monitorizare să evaluieze conformitatea firmei cu propriul sistem de control al calităţii, sau pe o perioadă mai lungă de timp, prevăzută de lege.

18