Baze de date Comert electronic

Sisteme informatice de gestiuneConf.univ.dr. Carmen RadutContinut fisa disciplineiContinut fisa disciplineiSistemul informatic instrument al managementului organizaiilor economico-socialeOrice activitate economic, financiar sau bancar presupune utilizarea unui puternic suport informaional care s asigure avantajul concurenial n raport cu ceilali competitori de pe pia. Exist cinci elemente interdependente ce caracterizeaz orice organizaie: structura organizatoric; managementul i procesele afacerii; tehnologia informaiei; stategia organizaiei; angajaii i cultura organizaiei. Astfel, obinerea unei eficiene economice sporite, de ctre agenii economici i societile comerciale, presupune: existena unei conduceri tiinifice bazate pe o bun cunoatere a legilor economice; cunoaterea cererii i ofertei de pe piaa intern i extern, a dinamicii preurilor mrfurilor; cunoaterea caracteristicilor tehnologice ale mrfurilor, a tendinelor tehnologice; cunoaterea modului de utilizare a resurselor de care dispun. Se impune deci promovarea n munca de conducere a unor metode, tehnici i mijloace moderne de informare, analiz i decizie.

Sistemul informaional face legtura ntre sistemul condus i sistemul de conducere, fiind subordonat acestora

Structura de conducere a unui sistem Sistem condus

Sistem de conducereSistem informaionaldeciziiinformaiia) Sistemul de conducere este alctuit din totalitatea deciziilor, decidenilor, fluxurilor decizionale, metodelor, tehnicilor, instrumentelor utilizate pentru coordonarea fluxurilor materiale, informaionale etc. n vederea desfurrii sistemului condus dup o serie de obiective, prioriti, restricii.b) Sistemul condus este reprezentat de procesul n sine de desfurare a unei activiti (de exemplu, procesul de producie).c) Sistemul informaional este alctuit din totalitatea informaiilor, canalelor i fluxurilor informaionale, procedurilor de prelucrare a informaiilor, metodelor, tehnicilor, instrumentelor utilizate de factorul uman implicat n prelucrarea datelor pentru conceperea i obinerea informaiilor necesare fundamentrii deciziilor .Sistemul informaional are n componen resurse materiale (cldiri, construcii, inventar de birou, documente primare, centralizatoare etc.), umane (personal tehnic, economic etc. care desfoar activiti informaionale) i informaionale (ansambluri de date i informaii cuprinse n documente primare/finale). Sistemul informaional al firmei sprijin prin informaia pe care o genereaz deciziile la toate nivelurile manageriale: operaional, tactic, strategic. Rezult c sistemul informatic al firmei trebuie s integreze subsisteme informatice acoperind nevoile informaionale specifice fiecrui palier managerial.Sistemele informatice ocup un loc central n ansamblul metodelor, tehnicilor i mijloacelor moderne. Se resimte impactul TI asupra firmei att din mediul exterior ci i din interiorul acesteia.

Sistemul informaional reprezint ansamblul de principii, concepte, reguli i tehnici folosite pentru: culegerea, stocarea, prelucrarea i transmiterea datelor n scopul obinerii de informaii care stau la baza lurii deciziilor.Este un sistem al organizaiei care este legat de: sistemul condus (execuie, operand) i sistemul de conducere (cel de pilotaj, de decizie). Face legtura ntre sistemul condus i sistemul de conducere, fiind subordonat acestora SISTEM DE CONDUCERESISTEMUL INFORMATIONALSISTEM CONDUSIESistemul informatic economic este parte integrant a sistemului informaional, este un ansamblu structurat de elemente intercorelate funcional, necesar asigurrii automatizrii procesului de obinere a informaiilor i pentru fundamentarea deciziilor. Structura sistemului informatic este formata din: baza tehnic, sistemul de programe, baza tiinific i metodologic, baza informaional, factorul uman, cadrul organizatoric.

Baza tehnicSistemul de programeBaza tiinific i metodologicBaza informaionalCadrul organizatoricFactorul umanI. Hardware-ul (baza tehnic), reprezint totalitatea mijloacelor tehnice de pregtire, culegere, transmitere, stocare i prelucrare a datelor. Locul central n cadrul acestei structuri de componente l ocup calculatorul elctronic.II. Software-ul (sistemul de programe), reprezint totalitatea programelor prin intermediul crora sistemul informatic funcioneaz n concordan cu funciunile i obiectivele care i-au fost stabilite. Sistemul de programe al sistemului informatic se refer la programele de baz (software-ul de baz: sisteme de operare, programe utilitare, compilatoare, sisteme de gestiune a bazelor de date) i programele aplicative (software-ul aplicativ: programe scrise pentru probleme economice specifice).III. Baza informaional este constituit din datele supuse prelucrrii, fluxurile informaionale, sistemele i nomenclatoarele de coduri, suporturile de informaie, documentele de intrare i ieire, fiierele, bazele de date.IV. Baza tiinific i metodologic este constituit din algoritmi, formule, modele matematice ale proceselor i fenomenelor economice, metodologii, metode i tehnici de realizare a sistemelor informatice, norme i normative de evidene i raportare a indicatorilor economici.V. Resursele umane, desemneaz pe de o parte personalul de specialitate (informaticieni, analiti, programatori, ingineri de sistem, analiti-programatori-ajutor, operatori, controlori date etc.) i din personalul care utilizeaz informatica .

VI. Cadrul organizatoric, asigur corelarea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor necesare funcionrii sistemului informatic. El este specificat n regulamentul de organizare i funcionare al unitii.VI. Cadrul organizatoric, asigur corelarea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor necesare funcionrii sistemului informatic. El este specificat n regulamentul de organizare i funcionare al unitii.

Sistemul informatic este un sistem de automatizare a informaiei, este componenta sistemului informaional n care toate prelucrrile semnificative ale datelor n informaii sunt efectuate pe calculator. El este compus din: intrri, prelucrri i ieiri: a) Intrrile (datele) pot fi: tranzacii externe (redau dinamica operaiilor economice, provin din exteriorul sistemului electronic de calcul), tranzacii interne (redau modificrile de structur a bazei de date, sunt realizate prin intermediul calculatorului cu ajutorul procedurilor automate).b) Prelucrrile reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate (creare, stocare, actualizare etc.) care acioneaz asupra bazei de date.c) Ieirile (informaiile) reprezint rezultatul prelucrrii bazei de date i pot fi indicatori sintetici, liste/ situaii, grafice, stocri pe supori magnetici etc.

Un exemplu de sistem informatic economico-social cuprinde n componena sa mai multe subsisteme, care pot fi integrate formnd sistemul informatic integrat (de exemplu subsistemul facturare i subsistemul contabilitatea clienilor)

Sistem informatic integrat (SAI contabil) Intercondiionarea subsistemelor facturare i contabilitate clieni Act. BD

SUB-SISTEMUL FACTURAREConsultare

BDINTRARI EXTERNEIESIRI EXTERNECOMENZI Act.

SUB-SISTEMULCONTABILITATEA CLIENILORConsultare

BDIESIRI EXTERNEINTRARI EXTERNEEXTRAS DE CONTBALANA CLIENIALTE INFORMAIINREGISTRAREACLIENILORPRELUCRARIINTRARI EXTERNEBalana clieniAct. BD SUB-SISTEMULCONTABILITATEA CLIENTILORConsultareBDBDINTRARI EXTERNEConsultare

Act.

SUB-SISTEMUL FACTURAREIESIRI EXTERNEExtras de contPRELUCRARIIESIRIEXTERNEClasificarea sistemelor informatice A. n funcie de domeniul de utilizare sunt sisteme informatice pentru:conducerea activitilor economico-sociale;conducerea proceselor tehnologice;cercetare tiinific i proiectare tehnologic; activiti speciale. B. Din punct de vedere al nivelului ierarhic exist sisteme informatice: pentru conducerea activitii la nivelul unitilor economice; pentru conducerea activitii la nivelul organizaiilor economico-sociale cu structur de grup; sisteme informatice teritoriale (unitilor administrativ-teritoriale ); pentru conducerea ramurilor, subramurilor i activitilor la nivelul economiei naionale (elaborate i administrate de ministere, departamente etc.); sisteme informatice funcionale generale (statistice, financiar-bancare ).

Clasificarea sistemelor informatice C. Dup aria de cuprindere deosebim:1. Subsisteme informatice acoperind arii distincte, n cadrul organizaiei, identificate pe principiul funcional: Subsistemul contabilitii; Subsistemul produciei; Subsistemul cercetrii; Subsistemul comercial; Subsistemul resurselor umane.2. Subsisteme interorganizaionale care asigur fluxurile informaionale ntre: firm i partenerii si (furnizori, clieni, banc) aici fiind incluse aplicaiile de internet banking, comer electronic etc.; firma mam i subdiviziunile sale organizatorice (schimbul de informaii putnd fi realizat via Internet/Extranet)Exemplu: Sistemul informatic al centralei bncii i sistemele informatice ale sucursalelor sale; Sistemul informatic al unei companii multinaionale i sistemele informatice ale diviziilor naionale.

Clasificarea sistemelor informatice D) Din punct de vedere al naturii activitilor susinute prin informaia oferit, deosebim: Sisteme destinate conducerii (Management Support Systems-MSS); Sisteme destinate nivelului operaional (Operational Support Systems).D1. Sistemele destinate conducerii cuprind: Sisteme suport ale executivului (Executive Support Systems ESS -reprezint sisteme informatice destinate conducerii strategice (top i middle management) ; Sisteme suport de decizie (Decision Support Systems DSS - sunt sisteme interactive, care utilizeaz o baz de modele de decizii precum i o baz de date specializat valorificnd informaiile interne i externe; sunt de 2 tipuri Sisteme interactive de asistare a deciziei (SIAD) i Sisteme expert (SE). ; Sisteme destinate conducerii curente (Management Support Systems MIS- sunt destinate managementului operaional pentru realizarea funciei de control conform ariei lui de responsabilitate).Clasificarea sistemelor informatice D2. Sistemele operaionale cuprind la rndul lor: Sisteme destinate activitii de birotic (Office Automation Systems OAS i cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, soft pentru comunicaie ); Sisteme destinate procesrii tranzaciilor (Transaction Processing Systems TPS-) rolul lor este de culegere i prelucrare a datelor privitoare la operaiile curente desfurate n cadrul firmei; cum ar fi subsistemul informatic al contabilitii financiare, privind gestiunea produciei, privind evidena vnzrilor, privind gestiunea stocurilor dar si subsistemul informatic privind operaiunile de cont curent sau prin carduri, subsistemele informatice pentru gestiunea produselor bancare etc.; Sisteme pentru controlul proceselor (Process Control Systems PCS) asigurnd controlul automat al proceselor industriale

Clasificarea sistemelor informatice 1) Dup scopul urmrit prin sistemul informaional: automatizarea activitilor de rutin; informatizarea conducerii; sprijinirea proceselor de comunicare; sprijinirea procesului decizional; sprijinirea grupurilor de lucru (inclusiv experi); sprijinirea top-managerilor.2) n funcie de elementul supus analizei: Sisteme informaionale orientate spre funcii; Sisteme informaionale orientate spre procese; Sisteme informaionale orientate spre date; Sisteme informaionale orientate spre obiecte; Sisteme informaionale orientate spre mesaje/comunicri; Sisteme informaionale orientate spre informaii tiinifice;Sisteme informaionale orientate spre cunotine specializat Clasificarea sistemelor informatice 3)Dup modul de prelucrare a datelor: Sisteme de prelucrare manual; Sisteme de prelucrare mecanografic; Sisteme de prelucrare automat/electronic; Sisteme de prelucrare mixt.4) Dup modul de organizare a datelor: Sisteme bazate pe fiiere clasice;Sisteme bazate pe tehnica bazelor de date ierarhice, reea, relaionale, orientate-obiect, neuronale; Sisteme mixte.5) Dup metoda folosit n analiza i proiectarea sistemelor:Sisteme dezvoltate dup metoda sistemelor; Sisteme dezvoltate dup metoda clasic a ciclului de via al sistemelor; Sisteme dezvoltate dup metoda structurat; Sisteme dezvoltate dup metoda orientat-obiect; Sisteme dezvoltate dup metoda rapid (RAD); Sisteme dezvoltate dup metoda echipelor mixte(JAD); Sisteme dezvoltate dup metoda participativ (PD); Sisteme dezvoltate dup metoda prototipurilor. Clasificarea sistemelor informatice 6) Dup gradul de centralizare: Sisteme centralizate; Sisteme descentralizate.7)Dup gradul de dispersie a resurselor sistemului informaional: Sisteme informaionale locale:- bazate pe calculatoare personale;- bazate pe reea local; sisteme informaionale distribuite;- sisteme de prelucrare a datelor distribuite;- sisteme de prelucrare distribuit a datelor.8)Dup forma de exercitare a responsabilitilor de coordonare a activitilor de informatic:Sisteme informatice coordonate de componente informatice proprii (centre, staii, oficii de calcul);Sisteme informatice coordonate prin centre informaionale;Sisteme informatice coordonate prin teri (cunoscute sub numele de servicii externalizate= outsourcing).. Clasificarea sistemelor informatice 9)Dup beneficiarii activitii de informatizare: Sisteme informatice orientate spre utilizatorii finali; Sisteme informatice orientate spre factorii de decizie; Sisteme informatice orientate spre utilizatorii finali informatizai; Sisteme informatice orientate spre manageri informatizai;10) Dup gradul de integrare:Sisteme neintegrate (insule de informaii);Sisteme parial integrate:- pe orizontal la acelai nivel decizional;-pe vertical la nivel de component a sistemului informaional (de regul funcie a ntreprinderii);Sisteme total integrate i pe orizontal (la nivelul tuturor etajelor decizionale) i pe vertical (la nivelul tuturor componentelor sistemului informaional, de regul funcii ale ntreprinderilor):- cu integrare pe principiul fiierelor clasice;- cu integrare pe principiul bazelor de date.11) Dup legtura cu tipul de structur organizatoric:Sisteme informaionale grefate pe structura funcional a unitii;Sisteme informaionale structurate pe compartimente sau departamente (pe produse, pe centre de profit, geografic, matriceal);Sisteme informaionale mixte.Clasificarea sistemelor informatice 12) Dup tipul calculatoarelor care stau la baza sistemului informatic: Sisteme informatice bazate pe calculatoare foarte mari; Sisteme informatice bazate pe calculatoare mari; Sisteme informatice bazate pe minicalculatoare; Sisteme informatice bazate pe macrocalculatoare.13) Dup gradul de automatizare a activitilor de analiz i proiectare a sistemului informaional:Sisteme informaionale dezvoltate pe baza analizei i proiectrii clasice (manuale);Sisteme informaionale analizate cu instrumente automate i proiectate clasic;Sisteme informaionale bazate pe instrumente diverse de automatizare a analizei i proiectrii;Sisteme informaionale dezvoltate cu instrumente de tip CASE.14) Dup tipul reelei pe care se bazeaz sistemul informatic:Sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network); Sisteme informatice bazate pe MAN (Metropolitan Area Network); Sisteme informatice bazate pe WAN/IAN (Wide/International Area Network).Noile tehnologii informatice au introdus sisteme specifice comerului electronic, sistemele de tip ERP, sistemele wireless, sistemele open source. Tipologia sistemelor informationale Sisteme informationale operationale (tranzactionale) Sisteme de birotica, Sisteme de gestiune a cunostintelor Sistem suport pentru decizie (SSD) Sisteme informationale de raportare (SR) Sistem interactive de ajutor n decizie (SIAD) Sisteme expert Sistem informational pentru executiv (EIS) Tablou de bord Sisteme Informationale pentru Elaborarea Strategiei (SIES) Sisteme informationale integrate (ERP: Entreprise Resources Planning)Sisteme informationale operationale (tranzactionale)Criterii principale de evaluare Integritatea informatiei, informatia nu este modificata dect de catre persoanele autorizate si de o maniera voluntara Trasabilitatea operatiilor,sistemul permite sa se gaseasca, a posteriori, toate operatiilor care au fost executate; Controlul accesului, o resursa nu este accesibila dect persoanelor autorizate (autentificare) Disponibilitatea informatiilor, datele si resursele SI sunt accesibile celor care au nevoie si de fiecare data cnd acestea au nevoie;

Sisteme pentru prelucrarea tranzaciilor (Transaction Processing Systems - TPS) sunt specializate n preluarea, stocarea i prelucrarea tranzaciilor zilnice, de rutin. Se caracterizeaz prin gradul lor mare de repetabilitate i prin volumul mare de date procesat i servesc nivelul operaional. n aceast categorie cuprindem spre exemplu: Sistemul informatic privind gestiunea produciei; Sistemul informatic privind evidena vnzrilor; Sistemul informatic al contabilitii financiare; Sistemul informatic privind gestiunea stocurilor.

Sisteme de birotica, Sisteme de gestiune a cunostintelor Sisteme de birotica Programare activitati: agenda electronica Gestiune electronica a documentelor (GED) Sisteme de gestiune a cunostintelor (SGC) Se fondeaza pe stocarea si valorificarea cunostintelor explicite (si ntr-o mai mica masura a cunostintelor tacite) ale expertilorSistem suport pentru decizie (SSD) Procesul de luare a deciziilor

SI, suport n toate etapele proceselor de luare a deciziilor (A), culegerea de date interne si externe pentru a identifica probleme ce impun luarea de decizii Urmarirea vnzarilor unui produs poate ajuta la modificarea politicii de vnzare(pret, publicitate, promovare) (B), cautarea de modele, testul modelelor, generarea de alternative Conceperea unui model care leaga variabilele de actiune de rezultate pornind de la datele culese n faza (A) (C), explorarea consecintelor prin simulare si analiza sensibilitatilor Ce se ntmpla daca pretul de vnzare se fixeaza la... (D), explicarea alegerii, urmarirea aplicarii Directorul comercial informeaza n legatura cu noua politica de preturi si este tinut la curent asupra efectelor aplicarii

Sisteme informationale de raportare (SR)

Sistem interactive de ajutor n decizie (SIAD) Interactivitate , dialog om-masina n procesul de luare a deciziilor Ajutor pentru decizii semi-structurate Utilizeaza informati: interne & externe Tipologie SIAD bazat pe modele SIAD bazat pe depozite de date (Data Warehouse) si analiza date (Data mining)SIAD bazat pe modele Analiza solutiilor (calcul, simulare, ) Optimizare (programarea matematica ) Arbore de decizie Decizii multicriterExemplu: SIAD pentru diagnosticul economico-financiar

SAD bazate pe date (Data Warehouse) si analiza date (Data mining)

Data Warehouse, si o veritabila memorie a organizatiei, reprezint date memorate sub o forma structurataSistem informational pentru executiv (EIS): TB Forma de prezentare a unui TB: tabele + grafice Structurare Precizarea indicatorilor pentru masurarea obiectivelor cadrelor de conducere Indicatori de volum Costuri, cifra de afaceri, etc Indicatori de eficienta Ratele rentabilitatii, lichiditatea si solvabilitatea

Sisteme informatice integrate

Obiectivele ERP Coordonarea activitatilor diferitelor departamente ale ntreprinderii Partajarea informatiilor de o maniera optimala Interfata unica pentru accesul la date Circulatia instantanee a informatiilor Comunicarea si interactiunea n timp real Integrarea Organizationala ERP + SGD+SGC Inter-organizationalaSisteme operaionale sau de prelucrare a tranzaciilorn oricare organizaie care desfoar zilnic activiti financiare, contabile, de producie etc., se resimte aciunea unor sarcini repetitive i de rutin. De exemplu, salariaii sunt pltii la intervale regulate de timp (chenzina I - avans i chenzina II - lichidare); clienii comand produse i se factureaz valoarea lor pentru livrare; cheltuielile de producie i administrative sunt monitorizate i comparate cu nivelul bugetat.La nivel operaional, obiectivul de baz al sistemelor informaionale (sistemele de prelucrare a tranzaciilor-TPS) l constituie culegerea datelor despre tranzaciile economice, validarea datelor i nregistrarea lor. Caracteristicile sistemelor de prelucrare a tranzaciilor, din perspectiva datelor i informaiilor, sunt:repetitivitate - datele folosite n prelucrare, precum i informaiile generate, au caracter repetitiv, (zilnic, sptmnal, decadal, chenzinal etc.);predictibilitate - informaiile care se obin nu au un caracter surprinztor pentru cei care le utilizeaz sistematic, fiind de fapt scontate;bazate pe trecut - se urmrete descrierea unor activiti care au avut deja loc n cadrul organizaiei;detaliere puternic - informaiile obinute trebuie s asigure realizarea controlului valorilor patrimoniale i a modului n care resursele au fost utilizate;form puternic structurat - att datele de intrare, ct i informaiile rezultate sunt puternic structurate, datorit posibilitii de predefinire i anticipare;exactitate sporit - datorit formulrii corecte i neambigue a cerinelor informaionale, a multiplelor verificri la care sunt supuseAplicaiile principale ale sistemelor de prelucrare a tranzaciilor sunt: creane (vnzri), datorii (aprovizionare), comenzi vnzri, stocuri, salarii, producie .a. Elementele de baz sunt: tranzacii care au loc n cadrul sistemului, au ca punct de plecare principalele operaiuni economice, precum i tipul prelucrrilor (pe loturi sau interactiv);datele care intr n procesele de prelucrare (acestea pot fi identificate din documentele primare care intr n sistem, preluate de pe liste/rapoarte/situaii sau alte ieiri din celelalte sisteme, cu care cel analizat are legtur);ieirile sistemului, pot lua diverse forme, de la documente clasice (factura emis) pn la rapoarte (raportul privind vnzrile realizate ntr-o perioad de timp), situaii (situaia ncasrilor), liste (lista clienilor), rspunsuri la ntrebri (obinute direct pe ecranul calculatorului (de genul stocul produselor existente, soldul clientului x, scadena facturii de la furnizorul y);programele (modulele unei aplicaii/program) care stau la baza sistemului supus analizei.Sisteme pentru prelucrarea tranzaciilor (Transaction Processing Systems - TPS) sunt specializate n preluarea, stocarea i prelucrarea tranzaciilor zilnice, de rutin. Se caracterizeaz prin gradul lor mare de repetabilitate i prin volumul mare de date procesat i servesc nivelul operaional. n aceast categorie cuprindem spre exemplu: Sistemul informatic privind gestiunea produciei; Sistemul informatic privind evidena vnzrilor; Sistemul informatic al contabilitii financiare; Sistemul informatic privind gestiunea stocurilor.

Aplicaiile de baz ale sistemelor de prelucrare a tranzaciilor 1. Sistemul privind gestiunea creanelor- funcii:Gestiunea vnzrilor Stabilire preuri Produse noi Gestiunea comenzilor Facturare i ncasareGestiunea clienilor 2. Sistemul privind gestiunea datoriilor- funcii:Gestiunea comenzilor de aprovizionareRecepia bunurilorGestiunea achiziiilorGestiunea furnizorilorPli3. Sistemul de producie - funcii:Programare producieProiectarePrelucrareGestiune stocuriPlanificarea resurselor materialeRaportarea producieiSistem de gestiune a calitiiAplicaii pentru proiectarea produciei (CAD, CAM) 4. Sistemul privind gestiunea resurselor umane - funcii:Eviden personalPregtire i perfecionarenregistrare ore/norm efectuateCalcul drepturi salarialeCalcul reineriEviden performante profesionaleEviden programe de pregtire i instruire profesional 5. Sistemul financiar-contabil - funcii:Contabilitate generalCalculaie costurinregistrare tranzacii patrimonialeImpozite i taxeBugetareAnalize economico-financiareConturi de ncasri i pli -prin cont curent sau banc1.Sistemul CREANE Scopul sistemului este activitatea de sprijinire a conducerii privind identificarea clienilor care solicit anumite produse sau servicii, gestionarea vnzarii produselor sau serviciilor Tipuri de tranzacii:Tranzaciile privind vnzrile - trateaz culegerea i prelucrarea datelor privind vnzrile pe credit i pstrarea datelor necesare identificrii operaiunii ntr-o nregistrare. Datele sunt generate de emiterea facturii sau a altui document de nsoire a transportului. La emiterea facturilor se poate avea n vedere: plafonul de creditare acordat clientului, soldul existent, termenele de scaden anterioare, istoricul tranzaciilor efectuate cu acel client. Aceste elemente depind de politica de creditare a firmei i de informaiile privind ncasrile. Prin nregistrarea unei facturi emise (pentru produse sau servicii) se actualizeaz (prin cretere) soldul clientului pentru care s-a emis factura. Dac apare un client nou, el va trebui, s fie nregistrat n fiierul nomenclator al clienilor i apoi s fie efectuat prelucrarea privind vnzarea.Tranzaciile privind ncasrile - permit recalcularea soldurilor conturilor clienilor. Se pot avea n vedere unele reduceri pentru facturile pltite nainte de scaden sau aplicarea de penalizri pentru eventualele ntrzieri la plat. Informaiile necesare sunt furnizate de trezorerie (extrase de cont, cecuri, chitane .a.).Tranzaciile privind anumite operaiuni de reglare - folosesc pentru corectarea datelor nregistrate anterior, completarea lor sau pentru corectarea efectelor unor nregistrri deja efectuate (schimbarea sumei datorate, a adresei, a valorii de creditare .a). Consultarea conturilor se face cu scopul aflrii valorii datorate de clieni sau pentru obinerea de detalii privind tranzaciile unei perioade.Prelucrrile pot fi:pe loturi (batch processing), prelucrrile se fac la anumite perioade de timp (o sptmn, lun) - toate facturile emise, ordinele de plat, extrasele de cont i chitanele prin care se justific ncasrile sunt colectate n timpul perioadei i sunt supuse prelucrrii la sfritul ei;interactiv (on-line)- facturile sunt emise automat, ceea ce conduce la actualizarea n acelai timp a soldului clienilor i a stocului de produse, iar documentele ce atest ncasarea sunt culese n momentul n care vin de la banc sau de la trezorerie, fr a mai exista un timp de ateptare ntre primirea i prelucrarea lor. Dac exist o legtur direct cu trezoreria, actualizarea soldului clienilor pe baza ncasrilor se face automat, altfel datele se culeg manual Datele de intrare sunt: Data prelucrrii, Nume client, Adres client, Limit de creditare, Sold client, Cod client, Produs vndut, Cantitate vndut, Pre unitar, Numr factur, Data facturii, Data scadenei, Procent reduceri, Procent penaliti, Valoare factur, Data ncasrii, Valoare ncasat, Tip operaiune reglare [1]

[1] Tipul operaiunii de reglare poate fi: modificarea valorii datorate de client, ca urmare a modificrilor intervenite n factur sau n documentele de ncasare, modificarea datelor de identificarea clientului, modificarea limitei de creditare, anularea unei facturi, ca urmare a refuzului la plata de ctre client .a.Fiierele utilizate pentru culegerea, prelucrarea i memorarea datelor sunt urmtoarele:Fiier nomenclator, actualizat lunar sau zilnic, n funcie de tipul prelucrrilor, n care se regsesc urmtoarele cmpuri: Nume client, Cod client, Adresa (localitate, jude, ar, cod potal, telefon), Cod fiscal, Cont banc, Banca, Limit creditare, Sold precedent, Rulaj lun, Sold curent.Fiier tranzacii (unul sau mai multe) privind facturile emise, facturile ncasate, care in evidena operaiunilor efectuate n decursul unei perioade de timp i pe baza crora se actualizeaz rulajul lunii i soldul clientului din fiierul nomenclator. Coninutul fiierelor de tranzacii este: Cod client, Tip tranzacie (factur emis sau ncasare), Valoare tranzacie, Detalii nregistrare client,Cont nou,Detalii schimbare,Cod tergerePot fi generate o serie de rapoarte i documente :Situaia contului clientului - conine detalii privind tranzaciile perioadei curente (vnzri, ncasri, reglri), soldul curent, restane, data posibil de ncasare;Registrul creanelor ofer detalii privind toi clienii care au sold diferit de zero precum i suma aferent lor;Situaia conturilor - sintetizeaz conturile de vnzri, ncasri, cu reglrile aferente, ntr-o anumit perioad;Situaia soldurilor excesive conine numele i soldurile celor care depesc o valoare predeterminat;Situaia creanelor restante include informaii despre toate conturile partenerilor care au depit scadena;Lista tranzaciilor lunare - ofer detalii privind vnzrile, ncasrile i reglrile dintr-o lun;Jurnalul vnzrilor conine: data i numrul facturii, codul clientului, numele clientului, codul fiscal, total factur, sumele scutite cu drept de deducere, sumele fr drept de deducere, baza de impozitare, TVA;Lista alfabetic a clienilor,Lista clienilor n ordinea codurilor.La baza prelucrrilor de date i a obinerii ieirilor din sistem stau o serie de programe, care urmresc realizarea unor activiti precum:ntreinerea fiierului nomenclator CLIENI (adugarea de noi clieni, modificarea datelor existente sau tergerea clienilor);introducerea datelor despre tranzacii (facturile emise sau ncasrile);validarea datelor introduse (verificarea datelor introduse pe baza unor condiii economice, cum ar fi limita de creditare, discountul posibil de acordat, sau reguli matematice, ca de exemplu soldul clientului s nu fie negativ);corectarea erorilor ce apar n tranzacii (se apeleaz la un modul separat de efectuare a coreciilor, la care are acces numai o anumit persoan, dar nu cea care a introdus datele sau a efectuat prelucrrile);pregtirea datelor solicitate prin operaiuni de interogare (presupune lansarea n execuie a unui modul care conine comenzi de interogare a bazelor de date cu aplicarea diferitelor condiii de interogare, n funcie de cerinele existente la un moment dat);pregtirea diverselor rapoarte (presupune existena unor rapoarte predefinite care vor fi listate pe baza prelucrrilor efectuate ntr-o perioad de timp sau posibilitatea stabilirii formatului raportului de ctre utilizator);apelarea unor funcii utilitare (lansate n execuie, de obicei, de ctre cel ce se ocup de ntreinerea sistemului i const n sortarea sau reindexarea fiierelor, tergerea fizic a nregistrrilor, realocarea de spaiu pentru fiiere etc.);ntreinerea sistemului de parole (prin care se ofer accesul autorizat utilizatorilor aplicaiei).2.Sistemul DATORIIAre drept scop:Evidena cronologic a facturilor sau notelor/ordinelor de plat pentru a se ti sumele datorate fiecrui creditor. Fiecare factur se asociaz cu un furnizor, iar fiecare furnizor i este specific o anumit scaden (termen de plat). Se folosesc sisteme de ncurajare a plilor mai rapide, oferindu-se reduceri (discount-uri) dac datornicii se ncadreaz n termenele specificate.Urmrirea nivelului creditului acordat de furnizori. Operaiunea este corelat cu efectuarea plilor la timp, de aceea funcia urmrit va fi de atenionare a celor ce trebuie s efectueze plile, inclusiv de a le specifica termenele n care pot s obin reduceri la pli.Determinarea permanent a resurselor financiare disponibile pentru efectuarea plilor i, foarte important, ordinea n care s se execute acestea.Prin intermediul aplicaiei sunt realizate o serie de tranzacii, dintre care cel mai des ntlnite sunt:Prelucrarea datelor din facturile furnizorilor urmrete preluarea/memorarea datelor din facturile furnizorilor. De asemenea, se vor nregistra i datele privind termenele de scaden, reducerile acordate de furnizori, penalitile ce se aplic la ntrzierea plilor etc. Prin nregistrarea facturii va crete soldul furnizorilor (datoria). Dac furnizorul nu exist n fiierul nomenclator, se va crea o nregistrare special n fiierele de tranzacii pentru includerea lui ulterioar n fiierul nomenclator al furnizorilor sau se va introduce mai nti furnizorul n fiierul nomenclator, dup care vor fi preluate datele din factur.Autorizarea plii facturii, se face cnd se folosesc automat instrumentele de plat sau la nregistrarea plilor de pe documentele de plat emise manual. n cazul unei operaiuni automatizate, plile trebuie s se efectueze sub control, fiind efectuate n mod individual, pentru fiecare furnizor i factur n parte. Cnd operaiunea se realizeaz manual, se culeg datele de pe documentele de plat primite de la sistemul financiar. n ambele situaii, operaiunea de prelucrare urmrete actualizarea soldului furnizorilor (scderea datoriei fa de furnizor). Pot exista i situaii de compensri, cnd trebuie s existe o legtur cu aplicaia creane, prin intermediul unor documente specifice cum ar fi procesul-verbal de compensare.Prelucrrile privind anumite operaiuni de reglare se folosesc pentru corectarea datelor introduse eronat n perioadele anterioare. Se accept chiar tergerea unor facturi, dar numai pentru cei autorizai s efectueze o astfel de operaiune i cnd este necesar anularea unei facturi (de exemplu, refuzul la recepie a unui lot de produse sau refuzul n totalitate).Regsire facturi. Operaiunea principal va consta n gsirea datelor despre o anumit factur a unui furnizor sau despre toate facturile nepltite.Regsire furnizori presupune posibilitatea de interogare a datelor pentru obinerea informaiilor privind datoriile fa de un furnizor pe baza tuturor facturilor emise de acesta pentru organizaie.Prelucrarea conturilor de datorii se realizeaz pe parcursul unei anumite perioade sau o dat, la sfrit, astfel:on-line cnd autorizarea operaiunii este efectuat de persoane desemnate special, care vor lucra n sistem interactiv. Plile sunt autorizate prin introducerea numrului facturii sau a numrului de referin a tranzaciei, urmat de specificarea conturilor care intervin. batch (pe loturi). Prelucrrile sunt similare celor din aplicaia creane, cu diferena c apar alte tipuri de date Datele de intrare sunt: Data prelucrrii, Cod furnizor, Nume furnizor, Adresa furnizor, Sold furnizor, Numr factur, Data facturii, Data scadenei, Procent reduceri, Procent penaliti, Valoare factur, Numr document plat, Data plii, Valoare pltit, Tip operaiune reglare (tipul operaiunii de reglare inseamna: suplimentarea sau diminuarea sumei datorate, ca urmare a unor modificri aprute n factura furnizorului sau n documentele de plat, modificarea termenului de scaden, anularea unei facturi .a.)Principalele fiiere ale aplicaiei DATORII sunt: fiier tranzacii pentru facturile primite - conine detalii despre facturile primite n cursul perioadei curente:fiier tranzacii pentru pli - este utilizat pentru pstrarea datelor privind plile efectuate, pe baza crora se actualizeaz soldul furnizorilor i se determin plile restante sau facturile neachitate cu termenul de scaden depit. El conine i un istoric al plilor anterioare, util aflrii totalului aprovizionrilor de la un furnizor, precum i facturile cu scadena peste un anumit numr de zile (de exemplu, mai mare de 120 zile);fiier nomenclator furnizor - pstreaz toate datele necesare identificrii unui anumit furnizor, date folosite n prelucrrile privind actualizarea soldului furnizorilor atunci cnd se primesc facturi sau sunt efectuate plile, n funcie de scaden i disponibilitile financiare existente. Fiierul poate s aib n structur urmtoarele atribute: Nume furnizor; Cod furnizor; Tip furnizor; Cod fiscal; Cont banc; Banca; Adresa (localitate, jude, ar, cod potal, telefon); Sold precedent; Valoarea livrrilor n cursul perioadei; Sold curent.Rapoarte/situaii sau documente mai importante:situaia necesarului de mijloace de plat scoate n eviden facturile care au termenul de scaden imediat, precum i valoarea de plat;registrul cecurilor emise/ordinelor de plat conine, n ordine cronologic sau dup codul furnizorului, datele privind plile efectuate ntr-o perioad de timp i documentele utilizate pentru realizarea plilor;cecuri/ordine de plat - documente utilizate pentru efectuarea plilor ctre furnizori pentru o factur, n msura n care aplicaia permite generarea automat a acestora;sinteza obligaiilor de pltit reprezint toate datoriile firmei fa de furnizori, indiferent de termenul de scaden, pentru furnizorii al cror sold este diferit de zero;sinteza obligaiilor de plat cu termenul de scaden depit;sinteza obligaiilor de plat ce depesc o anumit valoare;situaia furnizorilor (alfabetic, dup cod etc.).Aplicaiile specifice datoriilor sunt programe care urmresc:ntreinerea fiierului nomenclator FURNIZORI (adugarea de noi clieni, modificarea datelor existente sau tergerea furnizorilor, dar numai dac pentru acei furnizori nu mai sunt nregistrate facturi nepltite);introducerea datelor despre tranzacii (facturile primite sau plile efectuate, dac se bazeaz pe documente emise manual);emiterea documentelor de plat dac acestea se realizeaz automat, ntr-un sistem tipic. Secvenele pentru pli sunt:listarea sau afiarea facturilor de pltit;revizuirea facturilor de pltit sau scoase pentru plat i autorizarea plii; confirmarea autorizrii prin: introducerea sumei de plat; introducerea sau confirmarea conturilor corespunztoare operaiunii de plat; introducerea numrului cecului de plat, dac sistemul n-o face automat.tentativele de confirmare la plat a facturilor inexistente sunt respinse;fiecare operaiune de plat este analizat de sistem pentru a se asigura c suma de pltit este egal cu sumele trecute n conturile corespondente, sume generate de nregistrarea contabil corespunztoare;cecurile sau documentele de plat sunt tiprite automat;soldurile conturilor de datorii sunt reglate cu plile efectuate.validarea datelor introduse (verificarea datelor introduse pe baza unor condiii economice, cum ar fi limita de creditare, reducerile ce pot fi obinute, termenul de scaden, sau reguli matematice, ca de exemplu soldul furnizorului s nu fie negativ);corectarea erorilor ce apar n tranzacii (asemntor cu modulul din aplicaia creane, cu precizarea c urmrirea i verificarea coreciilor se face, n special, la pli i la soldul furnizorului);pregtirea datelor solicitate pentru operaiuni de interogare - identic cu sistemul creanelor;pregtirea diverselor rapoarte - presupune aceleai aspecte ca i n cazul creanelor;apelarea unor funcii utilitare - identic creanelor;ntreinerea sistemului de parole prin care se urmrete i asigurarea unor niveluri diferite de acces la date, n funcie de dreptul de autorizare la plat i de efectuare a modificrilor asupra soldului furnizorilor sau tergerii unei facturi sau unui furnizor.3. Sistemul STOCURIScop: asigurarea unei gestiuni eficiente a produselor, mrfurilor etc., urmrindu-se un control riguros asupra stocurilor. n acest mod se lanseaz comenzi ctre furnizori, se accept comenzi ale clienilor, se iau msuri n situaiile excepionale (stocuri fr micare, stocuri supranormative, stocuri de siguran .a.). Ele vin n sprijinul procesului decizional privind capacitatea de producie, necesarul de aprovizionat, necesarul de fond de rulment, produse solicitate de clieni i care nu existent n stoc .a.Tranzaciile ce apar se refer:Tranzacii ce determin reducerea stocurilor - ceea ce se scoate din depozit se scade din stocul curent pentru a se stabili noul stoc, fie pe baza bonurilor de consum, n cazul stocurilor de produse destinate produciei, fie pe baza dispoziiei de livrare (facturii, avizului de expediie), n situaia produselor i mrfurilor supuse procesului vnzrii.Tranzacii ce determin sporirea stocurilor - prin noi aprovizionri sau din producie. Datele necesare prelucrrii sunt preluate de pe bonurile (notele) de predare a produselor din seciile de producie (pentru produsele obinute n interiorul firmei) sau de pe notele de intrare-recepie-NIR, pentru cele achiziionate. Se vor urmri, de asemenea, metodele de evaluare a stocurilor (LIFO - Last Input First Output, FIFO - First Input First Output, CMP - Cost Mediu Ponderat).Consultare articol - examineaz o anumit nregistrare pentru a afla stocul curent sau pentru vizualizarea altor informaii.Prelucrare operaii de reglare - se corecteaz unele date eronate din operaiunile anterioare, se adaug sau se terg unele poziii, numai n condiiile n care acel articol nu este supus vreunei restricii (dac stocul trebuie s fie mai mare de o anumit cantitate - n cazul n care se folosete stoc de siguran).Prelucrarea se poate realiza:on-line;batch (pe loturi).Tranzaciile folosesc date de intrare diferite: Cod articol, Denumire articol, Unitate de msur, Tip document, Numr document, Data document, Cantitate, Pre, Tip operaie efectuat, Stoc curent, Tip operaiune reglare[1] Tip operaie efectuat se refer la modalitile n care stocurile s-au redus (consum sau vnzare), respectiv au sporit (din producie sau prin cumprare).[2] Tipul operaiunii de reglare se refer la suplimentarea sau diminuarea stocului, ca urmare a unor modificri aprute n facturile furnizorilor sau cele emise clienilor, anularea facturilor, modificarea preurilor, modificarea cantitilor primite/date de la/n producie .a.Fiiere:Fiier nomenclator pentru stocuri - care conine principalele date de identificare a fiecrui element de stoc: Cod articol, Denumire articol, Unitate de msur, Stoc precedent, Rulaj, Stoc curent, Preul de aprovizionare, Preul de vnzare.Fiierul intrri produse - nregistreaz intrrile de stocuri, prin prelucrarea datelor de pe documente specifice, urmnd ca pe baza operaiunilor nregistrate s fie actualizat stocul i preul de aprovizionare.Fiierul ieiri produse - nregistreaz ieirile de articole pentru actualizarea stocurilor, prin diminuarea lor.n plus, sunt necesare legturile cu fiierele din aplicaia DATORII i CREANE, pentru a cunoate cu exactitate furnizorii de produse sau clienii care au solicitat produsele livrate, informaii care, de regul, se obin sub forma rapoartelor n cadrul sistemului de raportare ctre conducere (MIS).Rapoarte/situaii i documente:situaia stocurilor indic pentru fiecare articol n parte, cantitatea i, opional, valoarea existente la un moment dat n unitate;lista furnizorilor prezint pentru fiecare articol de stoc furnizorul/furnizorii de la care a fost cumprat (pentru a tii de unde se fac noi achiziii n viitor);lista de comenzi ale clienilor ajut la identificarea cererilor de produse, la un moment dat;situaia recepiilor de valori materiale evideniaz intrrile de articole, ntr-o perioad de timp, prin cele dou forme: cumprare sau producie proprie;raportul privind modificrile de preuri este folosit pentru a urmri prezentarea articolelor de stocuri la care s-au operat modificrile, precum i data la care s-au efectuat;balana analitic a stocurilor scoate n eviden, pe fiecare cont analitic de valori materiale, micrile valorice din cursul unei perioade de gestiune;situaia stocurilor fr micare este un raport de excepie pe baza cruia se evideniaz data ultimei intrri sau ieiri a unor articole la care s-a constat c o perioad mai mare de timp (stabilit la nivel de conducere) nu s-a modificat stocul, precum i cantitatea existent.Programele asigur:ntreinerea fiierului nomenclator stocuri (adugarea de noi articole, modificarea datelor existente sau tergerea articolelor);introducerea datelor despre tranzacii (facturile primite cu notele de intrare recepie aferente, notele de predare primite de la seciile de producie, notele de returnare de la clieni pentru produsele refuzate, facturile emise sau alte documente specifice vnzrilor, bonurile de consum pentru articolele date n consum);validarea datelor introduse (verificarea datelor introduse pe baza unor condiii economice, cum ar fi limita de stoc ce trebuie s existe n unitate sau stocul de siguran, sau reguli matematice, ca de exemplu stocul unui articol s nu fie negativ);corectarea erorilor ce apar n tranzacii;pregtirea datelor solicitate prin operaiuni de interogare;pregtirea diverselor rapoarte;apelarea unor funcii utilitare;ntreinerea sistemului de parole. Scop: prelucrarea comenzilor primite de la beneficiari; se urmrete identificarea produselor solicitate, dac pot fi onorate i n ct timp, dac beneficiarul care solicit produsele se ncadreaz n limita de creditare. n plus, trebuie s descopere i eventualele erori din solicitrile clienilor (preuri eronate, articole inexistente .a.) .Tipurile de prelucrri se refer la:Prelucrare comenzi - presupune introducerea datelor de pe comenzile primite i verificarea existenei produselor pentru a accepta sau nu comenzile beneficiarilor.Interogare comenzi - permite consultarea comenzilor (anterioare) pentru a se analiza modul de livrare a produselor, timpul dintre acceptarea comenzilor i onorarea lor.Modificare comenzi - editarea sau tergerea comenzilor existente n situaia n care beneficiarul anuleaz comanda sau cnd firma nu o poate onora.

4. Sistemul COMENZILORntreinere fiiere - adugarea sau modificarea nregistrrilor din fiierele nomenclator, din sistemul de prelucrare a comenzilor, printre care figureaz fiierul nomenclator al clienilor, fiierul nomenclator al vnztorilor, precum i tabelele de preuri i taxe (TVA).Prelucrrile sunt mai complexe, n funcie de cerinele sistemului, cum ar fi:acceptarea, dar pstrarea n fiiere distincte a comenzilor de produse inexistente;listarea punctelor de depozitare a sortimentelor de mrfuri;calcularea comisioanelor aferente vnzrilor efectuate;stabilirea reducerilor de preuri n funcie de cantitile comandate;stabilirea costului comenzii i profitului corespunztor;pregtirea documentelor de expediie . a. Fiierele folosite n cadrul acestui sistem sunt:Fiierul comenzilor care conine: Numr comand, Data comenzii, Cod client, Loc transport, Adres destinaie (localitate, jude, ar, cod potal), Procent reducere, Cot impozite/taxe, Termeni livrare, Data transportului, Transportat prin, Vnztor Fiiere pentru vnztori i tabele pentru taxe sau reduceri de preuri. Rapoartele/situaiile i documentele obinute sunt:Documente i formulare - Confirmare comand; Factur; Aviz expediie; Documente de transport (opional); ntiinare comenzi neonorate (opional); ntiinare articole refuzate (opional) .a.Rapoarte despre comenzi - Comenzi n curs; Articole comandate; Articole inexistente, dar comandate; Situaia comenzilor pe clieni; Situaia comenzilor pe vnztori; Situaia reducerilor de preuri .a.Listri - List clieni; List vnztori; List produse; List stocuri curente. Integrarea aplicaiilor COMENZI, STOCURI i CREANE

Scopul const n nregistrarea datelor privind salariaii unei organizaii, identificarea potenialilor angajai pe diferite posturi, stabilirea modului de plat a drepturilor salariale, urmrirea aptitudinilor, performanelor i pregtirii lor, oferirea sprijinului n dezvoltarea carierei profesionale.Tranzaciile de prelucrare urmeaz un traseu cu al unei persoane din momentul n care este angajat n cadrul unei firme pn cnd o prsete:nregistrarea datelor privind personalul - presupune preluarea datelor din documentele de angajare a celor care sunt angajai-noi sau din deciziile de promovare sau transfer pentru cei care au participat la diferite modificri de posturi sau de funcii. Pentru ieirile de resurse umane se folosesc notele de transfer, dosarul de pensionare sau deciziile de concediere. 5. Sistemul de gestiune a resurselor umaneDe asemenea, aici se urmrete identificarea posturilor vacante sau posturilor desfiinate din structura de personal a firmei. Are loc fie transferul nregistrrii din fiierul nomenclator de personal ntr-un fiier istoric, fie prin crearea unui cmp distinct, prin care se evideniaz starea salariatului (angajat, concediat, pensionat, transferat . a.);nregistrarea orelor lucrate - pe baza fielor de pontaj sau a foilor colective de prezen, prin care se determin numrul orelor ce vor fi luate n calcul la stabilirea salariilor pentru o lun;calculul drepturilor salariale se particularizeaz n funcie de modul de plata al fiecrei organizaii, respectiv chenzina I (avans) i II (lichidare) sau o singur dat pe lun. Se determin drepturile pentru fiecare angajat i obligaiile de plat ale acestuia, fie sub forma impozitelor i contribuiilor, fie sub forma reinerilor datorate ctre firme sau bnci;urmrirea performanelor salariailor - se particularizeaz de la o firm la alta, n funcie de specificul obiectului de activitate i de criteriile de evaluare stabilite la nivelul politicii de personal. n vnzri, criteriile de performan pot fi cele referitoare la volumul vnzrilor aferent unui agent de vnzri, numrul comenzilor preluate, totalul ncasrilor pe un client etc. Pe baza evalurilor de performane conducerea stabileste salariului pentru fiecare angajat, posibilitile de promovare, necesitile de instruire . a.;nregistrarea pregtirilor profesionale i a instruirilor la care au participat salariaii se urmrete prelucrarea datelor necesare elaborrii programului de mbuntire a aptitudinilor i performanelor profesionale ale salariailor;prelucrri privind operaiile de reglare - prin care se corecteaz unele date eronate din operaiunile anterioare , se adaug sau se terg unele poziii, numai n condiiile n care acele nregistrri nu sunt supuse vreunei restricii (un angajat aflat n concediu medical, pensionat pe caz de boal, disponibilizat temporar, detaat sau trebuie respectate unele prevederi din legislaia muncii privind pstrarea datelor).Prelucrarea datelor se realizeaz:pe loturi, excepie fcnd, situaia recrutrilor de personal care este on-line sau a prelurilor automate de pontaje. Datele de intrare utilizate n procesele de prelucrare sunt : Marca salariat; CNP; Nume i prenume; Adresa; Data naterii; Starea civil; Numr persoane ntreinere; Data angajrii; Vechime n munc; Funcie; Meserie; Loc munc; Salariu de angajare; Procent avans; Cod reineri; Denumire reineri; Unitate creditoare; Suma datorat; Numr legal zile concediu odihn; Tarif ore suplimentare; Cod sporuri; Denumire sporuri; Procent sporuri; Grila impozitare; Cod contribuii; Denumire contribuii; Procent contribuii; Numr ore lucrate; Numr zile concediu medical; Stare angajat; Tip operaiune reglare Tipul operaiunii de reglare: schimbarea numelui unui salariat, ca urmare a unor modificri aprute n starea civil, modificarea vechimii n munc, a numrului de persoane n ntreinere, a salariului de angajare, a numrului legal de zile de concediu de odihn .a.n cadrul sistemului de gestiune a resurselor umane, se folosesc urmtoarele fiiere: fiierul nomenclator de personal - poate s conin principalele date de identificare a fiecrui salariat, respectiv: marca, nume, prenume, CNP, data angajrii, data naterii, stare civil, adresa, vechime n munc, salariu de angajare, cod loc munc, cod meserie, stare angajat;fiierul sporuri - nregistreaz categoriile de sporuri ce pot fi acordate n funcie de locul de munc, de funcie sau de legislaie. Acestea sunt actualizate pe baza coeficienilor prevzui n legislaia muncii, dar i de politica de personal. Fiierul poate conine atributele: cod sporuri, denumire sporuri, procent;fiierul reineri - nregistreaz datoriile salariailor fa de alte organizaii, prelund datele de pe diferitele contracte de credite, documentele prin care se solicit popriri sau decizii de imputare. Fiierul are n structur atributele marc, cod reinere, denumire reinere, suma de reinut, suma reinut; fiierul pontaje - unde sunt nregistrate lunar sau chenzinal numrul de ore lucrate efectiv de fiecare salariat, avnd n structur marca, ore norm de baz, ore suplimentare, ore de noapte, concediu medical, concediu de odihn, numr ore de nvoire, numr ore absene nemotivate;fiierul calcul salarii - unde se nregistreaz lunar toate datele privind calculul salariului pe luna curent, att drepturile, ct i reinerile legale sau alte reineri, pentru fiecare salariat. Coninutul fiierului este format din urmtoarele cmpuri: marca, salariu de angajare, tarif orar, tarif ore suplimentare, sporuri, avans, salariu baz de calcul, contribuia la asigurri sociale, contribuia la pensia suplimentar, contribuia la fondul de omaj, cheltuieli profesionale, venit net, deducerea de baz, alte deduceri, venit baz de calcul, impozit salariu net, alte reineri, rest de plat.fiierul evaluare performane - nregistreaz criteriile de evaluare pentru fiecare loc de munc, respectiv meserie, n funcie de care se determin, la perioade de timp stabilite de ctre conducere, rezultatele obinute de angajaii supui evalurii; fiierul nregistrare cursuri de instruire i pregtire profesional - conine programele de pregtire la care au participat salariaii, indiferent dac acestea au fost organizate de ctre organizaie sau au fost urmate n nume propriu de ctre salariai.Printre principalele rapoarte/situaii i documente sunt:tate de salarii- pentru determinarea drepturilor salariale ale angajailor, dar i pentru justificarea cheltuielilor cu salariile;lista de avans chenzinal - prezint pentru fiecare angajat avansul pe luna curent, dac la nivelul firmei se practic un astfel de sistem de plat;lista reinerilor - ajut la virarea sumelor n contul diferiilor creditori ai salariailor (bnci, instituii ale statului .a.), precum i la verificarea sumelor reinute din salarii i actualizarea sumelor datorate;raportri statistice ctre instituii ale statului cu privire la numrul de salariai, nivelul salariilor, numrul angajailor cu studii medii, superioare, situaia salariailor tar calificare etc.;fiele fiscale I i II - pentru justificarea reinerilor din salarii n contul impozitului pe venitul global sau pentru regularizarea impozitului reinut;situaia ocuprii pe funcii i meserii - pentru a identifica excedentul sau deficitul de for de munc;lista salariailor ce au copii sub 14 ani - pentru a oferi cadouri cu diferite ocazii stabilite de ctre conducerea firmei sau de ctre sindicat.Programele specifice sistemului de resurse umane sunt:ntreinerea fiierului nomenclator de personal (adugarea de noi salariai, actualizarea datelor privind salariul de angajare pe baza contractelor de munc negociate, a funciilor sau locurilor de munc ocupate, a persoanelor aflate n ntreinere sau tergerea nregistrrilor);introducerea datelor despre numrul de ore efectuate ntr-o perioad de timp (preluarea datelor de pe fiele de pontaj sau foile colective de prezen, a datelor privind concediul de odihn sau concediile medicale);actualizarea fiierelor de sporuri, reineri, a grilei de impozitare i a celor privind alte obligaii de plat ale salariailor;validarea datelor introduse (verificarea datelor introduse pe baza unor condiii economice, cum ar fi limita numrului de ore suplimentare ce pot fi efectuate ntr-o perioad de timp, a numrului de absene motive sau nemotivate);corectarea erorilor ce apar n tranzacii; pregtirea datelor solicitate prin operaiuni de interogare;pregtirea diverselor rapoarte;apelarea unor funcii utilitare;ntreinerea sistemului de parole.6. Sistemul de gestiune a productiei Scop: asigurarea planificrii, realizrii i controlului produciei pe baza solicitrilor de produse i a capacitilor de producie existente.Se disting trei tranzacii de baz:planificarea produciei - urmrete culegerea datelor de la departamentele tehnice pentru stabilirea consumului de materii prime, materiale, de la cele comerciale pentru comenzile primite de la clieni i termenele de livrare, precum i pentru cunoaterea tendinelor de pe pia. La planificarea produciei se iau n calcul i o serie de situaii primite de la sistemul de stocuri (pentru a cunoate cu exactitate existentul n stoc n vederea lansrii comenzilor de aprovizionare) precum i date referitoare la standardele de calitate ce trebuie respectate;lansarea produciei - presupune culegerea datelor privind consumul normat de materii prime, materiale, normele de manoper, cantitile de produse ce urmeaz a fi obinute;urmrirea produciei - realizeaz culegerea datelor privind situaia livrrilor de produse finite i a produciei ambalate, consumurile efective de materii prime, materiale i manoper, determinarea cheltuielilor directe de producie. Prelucrarea datelor se face:n regim bach processing, on-line, atunci cnd se fac livrri direct din fluxul de fabricaie sau cnd ciclul de producie nu este de durat.Sistemul interacioneaz cu aplicaiile privind gestiunea stocurilor i cu cele de prelucrare a comenzilor de la clieni, deoarece o parte dintre informaiile deinute de cele dou reprezint suportul planificrii produciei. Pe baza informaiilor puse la dispoziie de sistemul de producie se actualizeaz stocurile, att prin creterea lor atunci cnd sunt obinute produsele finite, ct i prin scderea lor pe msur ce sunt consumate n procesul de producie (materii prime i materiale). Principalele fiiere cu care opereaz sistemul sunt:fiierul nomenclator de stocuri i fiierul comenzilor primite; fiierul normelor tehnice de consum ce conine datele privind consumurile normate de materiale i de manoper, n funcie de care se determin ncadrarea produciei n norme, pe baza consumurilor efective;fiierul produciei zilnice care nregistreaz, pe faze de fabricaie, toate produsele, semifabricatele, produsele neterminate, rebuturile.Rapoarte/liste i documente obinute n cadrul sistemului de gestiune a produciei sunt:raport producie - evideniaz cantitile de produse finite obinute, fiind folosit i ca suport pentru ntocmirea bilanului produciei la sfrit de perioad sau la finalizarea unui ciclu de producie;decontare producie - prezint producia ambalat n vederea calculrii valorii produciei globale i justificrii consumului de ambalaje i manoper;raport privind valoarea produciei globale - pentru urmrirea produciei i determinarea coeficienilor de acordare a salariilor;registrul de eviden a produciei - evideniaz producia zilnic de produse pe fiecare sortiment;registrul de eviden a livrrilor - prezint livrrile zilnice, precum i stocurile de la nceput i sfrit de lun. 7. Sistemul contabilitatii generaleScopul sistemului este de a centraliza toate tranzaciile financiare-contabile ale unei firme, de a sintetiza i evidenia modificrile de active, obligaiile i venitul net al acesteia, precum i de a urmri activitatea organizaiei sub aspect financiar-contabil. Proiectarea sistemului pleac de la faptul c elementul esenial l constituie planul de conturi (prin prisma componentelor de baz i a sistemului de simbolizare a conturilor pe clase, grupe, conturi sintetice de grad l, de grad 2 .a.m.d.). Aplicaiile contabile sunt concepute astfel nct s rezolve problemele unei clase de conturi, n totalitate sau n parte, prin crearea situaiilor de sintez.Principalele sinteze (ieiri) ale contabilitii sunt:bilanul;contul de profit i pierdere.De reinut c cele mai multe sisteme de contabilitate general sunt integrate cu alte sisteme de urmrire a nregistrrilor contabile ale unei firme. Ele preiau datele din aplicaiile: CREANE, DATORII, SALARII, dar, n funcie de concepia sistemului, pot colecta date din aplicaiile: CASA-BANCA, STOCURI, COMENZI-BENEFICIARI.Aceast detaliere a operaiunilor se realizeaz n aplicaiile contabile, iar prin sistemul de contare n cartea mare, ajungnd n conturile sistemului contabilitii generale, prin totalurile acestora.Tranzaciile din sistemul contabilitii generale sunt diferite de cele aflate n alte aplicaii contabile, ntruct primele nu conin informaii despre tranzacii economice propriu-zise, ci sunt nregistrri n jurnale, sinteza datelor despre creane, datorii .a. Majoritatea datelor se transfer automat prin preluarea totalurilor din fiierele descrise anterior. Sistemul contabilitii generale schimb att totalurile perioadei curente, ct i totalurile anuale.Activitile proceselor sistemului contabilitii generale sunt urmtoarele:preluarea n conturile din cartea mare a totalurilor din fiierele celorlalte aplicaii contabile;efectuarea manual a unor nregistrri contabile n jurnale;obinerea balanei de verificare;pregtirea situaiei conturilor din cartea mare;pregtirea rapoartelor financiar-contabile ale perioadei;pregtirea sistemului pentru deschiderea perioadei contabile viitoare (nchiderea conturilor anului curent, dac perioada curent este ultima din anul fiscal). Pentru nchiderea conturilor perioadei, totalurile lunii curente pentru unele poziii, cum ar fi venituri i cheltuieli, trebuie s fie zero, iar sumele cumulate (total sume) de la nceputul anului trebuie s fie repuse pe valoarea zero.

Activitile sistemului contabilitii generale Sistemele contabilitii generale (SCG) sunt organizate n diverse moduri. SCG trebuie s asigure posibilitatea cunoaterii tuturor conturilor unei firme, precum i componena lor, dac sunt sisteme descentralizate. n plus, trebuie s ofere condiiile de lucru pentru operare n jurnale. Aceste operaiuni de transfer din alte aplicaii, n jurnale trebuie s se afle sub controlul unui program special. Cunoaterea situaiei unui cont, prin interogare, necesit prezena altui program. Acesta trebuie s solicite utilizatorului parola, simbolul contului pentru a se verifica dac interogarea este autorizat. Un astfel de program special efectueaz operaiunile de nchidere, respectiv de deschidere ale perioadei de gestiune.Un sistem al contabilitii generale trebuie s ofere cel puin urmtoarele liste/rapoarte sau documente:lista planului de conturi (pe simboluri i nume);situaia operaiunilor contabile ale perioadei (pe conturi, sume, corecii efectuate);situaia conturilor - a tuturor conturilor sau a celor solicitate - cu solduri iniiale, rulaje n cursul perioadei, sold final;balana de verificare;bilanul;contul de profit i pierdere;situaii financiare comparative (de regul, fa de perioadele anterioare);situaia veniturilor i cheltuielilor pe componente organizatorice. Sisteme informatice integrate

Obiectivele ERP Coordonarea activitatilor diferitelor departamente ale ntreprinderii Partajarea informatiilor de o maniera optimala Interfata unica pentru accesul la date Circulatia instantanee a informatiilor Comunicarea si interactiunea n timp real Integrarea Organizationala ERP + SGD+SGC Inter-organizationalaMetodologii de realizare a sistemelor informatice

Realizarea sistemelor informatice reprezint o aciune complex, care mbin un numr mare de activiti eterogene. Metodologiile de realizare a sistemelor informatice cuprind: modalitatea de abordare a sistemelor; regulile de formalizare a datelor i proceselor de prelucrare; instrumentele pentru concepia, realizarea i elaborarea documentaiei; modalitatea de derulare a proiectului i definirea modului de lucru; modalitile de administrare a proiectului. Au rolul de a indica modul de desfurare stabilind: componentele procesului de realizare a sistemului informatic i fluxul parcurgerii componentelor; metodele, tehnicile, procedeele, instrumentele, normele i standardele utilizate.Metodele reprezint modul unitar sau maniera comun n care analitii de sisteme, programatorii etc. realizeaz procesul de analiz a sistemului informaional-decizional existent, proiectarea i introducerea sistemului informatic. Tehnicile de lucru reprezint felul n care se acioneaz n cadrul unei metode, pentru soluionarea diferitelor probleme ce apar n procesul de proiectare. Instrumentele utilizate n proiectarea sistemelor informatice sunt mijloacele utilizate de ctre echipa pentru realizarea scopului propus i depind de metodele, tehnicile utilizate, procedurile analizate i proiectate. Procedeele reprezint succesiunea operaiilor necesare parcurgerii etapelor unei aciuni. Din punct de vedere evolutiv se identific trei generaii de metode:a) metode ierarhice (anii 1970) - cnd sistemul informatic structurat pe baza funciilor sale (care se subdivid ierarhic) i sunt centrate pe analiz funcional pn la componente destul de mici. Prezint ca avantaj principal simplitate iar ca dezavantaj major concentrarea efortului de analiz asupra funciilor neglijnd coerena datelor. Exemple: SADT (Structured Analysis and Design Tehnique); JSD (Jackson System Developement), Yourdonb) metode sistemice (anii 1980) se bazeaz pe aplicarea teoriei sistemelor n analiza ntreprinderii iar n abordarea sistemului informatic sunt reinute dou aspecte: datele i prelucrrile acordnd prioritate datelor. De aceea cele trei nivele de concepie sunt: extern, conceptual i intern. Avantajul este c sistemele se axeaz pe conceptul de baz de date iar dezavantajul este dat de discordana dintre date i prelucrri.Exemple din domeniul gestiunii sunt: AXIAL (firma IBM);MERISE (Ministerul industriei-Frana);IE (James Martin);DA (Universitatea Michigan) ;SSADM (Marea Britanie).c) metode orientate obiect (obiectuale - anii 1990) - sistemul informatic este perceput ca o structur de obiecte autonome. Un obiect are un anumit comportament definit de ansamblul operaiilor iar datele i prelucrrile prin care este implementat acest comportament sunt ncapsulate i neaccesibile altor obiecte. Avantajul const n reutilizarea componentelor de program iar dezavantajul const n percepia i reprezentarea de tip monolit sau nu corespund ntotdeauna realitii.Exemple:OOA/OOD (Cood);OMT (J. Rumbaugh);OOD (G. Baach);OOM (Rachfeld);OOSE (I. Jacobson).Alte metodologii se refer la metodologii pentru conducerea proiectelor de sisteme informatice:SDM / S, METHOD/ 1 - Arthur Andersen;NAVIGATOR (Ernst & Young - James Martin);UML (Unified Modeling Language) - reprezint un standard n domeniul sistemelor software.Etapele de realizare a sistemelor informatice sunt:Faza de analiz, care presupune:definirea a ceea ce este i a ceea ce ar trebui s fie sistemul informaional. De aceea trebuie realizate dou activiti: determinarea cerinelor sistemului i structurarea (formalizarea) acestora. S-a urmrit:descrierea a ceea ce face sistemul existent prin prezentarea proceselor de prelucrare, a fluxurilor informaionale, a procedurilor de lucru, a documentelor i rapoartelor din sistem etc. identificarea a ceea ce doresc utilizatorii de la noul sistem. Structurarea cerinelor sistemului a vizat dezvoltarea modelului logic al sistemului. Fluxurile informaionale dintre procesele de prelucrare au fost reprezentate prin diagrama fluxurilor de date, logica prelucrrii datelor a fost descris prin intermediul tabelelor de decizie sau a englezei structurate, modelul conceptual al datelor a fost transpus prin intermediul diagramei entitate-relaie. Faza de proiectarea sistemului. Principalul obiectiv al proiectrii const n a determina exact cum se va parcurge drumul de la ceea ce este la ceea ce ar trebui s fie sistemul pentru a se ngloba toate cerinele identificate anterior. Soluia optim de nglobare a tuturor cerinelor n noul sistem trebuie oferit prin proiectare.Direcia care va fi urmat n dezvoltarea noului sistem este numit strategia de proiectare. Echipa de realizare trebuie s identifice i s defineasc alternative de proiectare a sistemului care vor fi supuse dezbaterii utilizatorilor i conducerii firmei, din care va fi aleas cea optim.Selectarea strategiei de proiectarePentru definirea strategiei de proiectare, se au n vedere dou activiti principale:Generarea alternativelor strategice de proiectare iSelectarea celei mai bune variante.Odat cu identificarea alternativelor de proiectare vor fi luate n calcul: aria de ntindere i nivelul de informatizare; definirea mediului de dezvoltare a aplicaiilor i sursele de obinere a software-ului.Fie un sistem de urmrire a vnzrilor pentru o firm distribuitoare de produse. Dup definirea ariei de ntindere, ntr-o form simplificat, sistemul pus n discuie realizeaz urmtoarele funcii principale:Evidena comenzilor. Dup primirea comenzii se verific situaia clientului i a stocului pentru produsele solicitate, iar n cazul avizrii se calculeaz valoarea comenzii, se emite i transmite o ntiinare ctre client i se nregistreaz comanda.Prelucrare stocuri. Pe baza solicitrii clientului se confirm existena stocului necesar, se emite avizul de expediie, un exemplar fiind transmis la depozit, i se actualizeaz stocul.Onorare comenzi. Avizul de expediie st la baza ntocmirii facturii, dup care are loc nregistrarea i transmiterea ei ctre client. Datele privind facturile sunt prelucrate zilnic n vederea ntocmirii notei contabile ce este transmis, mpreun cu documentele justificative, ctre sistemul de contabilitate general.Eviden analitic clieni. Acest proces este necesar pentru ntocmirea situaiei clienilor de ncasat i determinarea clienilor n litigiu. Astfel, se face o fi analitic pentru fiecare client.Analiza vnzrilor. Acest proces presupune agregarea datelor privind vnzrilor i analiza lor multidimensional.

Informatizarea complet a sistemului de urmrire a vnzrilor

Informatizarea parial a sistemului de urmrire a vnzrilor

1

Evidenta

comenzi

2

Onorare

comenzi

3

Prelucrare

stocuri

4

Evidenta

analitica

clienti

5

Analiza

vanzari

Client

Comanda-

client

Stoc

Comanda

Solicitare-

stoc

Date-

preturi

Date-comanda-noua

Stoc-

actualizat

Stoc-

existent

Depozit

Aviz-

de-

expeditie

Comanda-

neonorata

Aviz-de-expeditie

Client

Factura

Sistem

contabilitate

Factura

Date-

factura-

noua

Date-

vanzari

Nota-

contabila

Clienti

Date-

clienti

Sold-

nou

Clienti-

de-

incasat

Clienti

Limita-de-credit-

si-sold-client

Client-nou

Conducere

Clienti-

in-

litigiu

Date-clienti

Date-

analiza-vanzari

Factura

Date-

vanzari

Instiintare-

client

Comenzi-

clienti