regulamentul-cadru cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în

APROBATprin Hotărîrea Guvernului nr. din 2007

REGULAMENTUL-CADRUcu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în

autorităţile publice centrale şi locale şi în instituţiile din subordinea acestora

I. Dispoziţii generale

1.1. Prezentul Regulament-cadru stabileşte cerinţele de bază privind documentarea activităţii, organizarea lucrului cu documentele în cadrul ministerelor, altor autorităţi administrative centrale, inclusiv în cadrul organelor şi instituţiilor administrative autonome, serviciilor publice desconcentrate ale acestora şi în organele administraţiei publice locale (în continuare, denumite „organele administraţiei publice” (O.A.P.) şi reglementează modul de primire, evidenţă, ordonare, perfectare şi multiplicare a documentelor, controlul executării, păstrării şi utilizării acestora.

Cerinţele expuse în compartimentele 2-6 ale Regulamentului-cadru pot fi utilizate la organizarea lucrărilor de secretariat în instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile din Republica Moldova.

Cerinţele expuse în compartimentele 7, 8 ale Regulamentului-cadru sînt obligatorii pentru toate instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile din Republica Moldova.

1.2. Regulamentul-cadru se referă la documentele organizatorice (regulamente interne, statute, fişe de post, scheme de încadrare a personalului, programe şi planuri de activitate, dări de seamă, note informative, corespondenţă ş.a.) şi de dispoziţie (ordine, dispoziţii, indicaţii, hotărîri, procese-verbale, instrucţiuni ş.a.), cu excepţia actelor normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice (reglementate prin Legea privind actele normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale nr. 317-XV din 18 iulie 2003), petiţiilor (reglementate prin Legea cu privire la petiţionare nr.190-XIII din 19 iulie 1994 şi Instrucţiuni privind ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice, organizaţiilor legal constituite, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr. 208 din 31 martie 1995) şi documentelor secrete, modul de întocmire şi păstrare al cărora este reglementat prin instrucţiuni speciale.

1.3. Prevederile Regulamentului-cadru se aplică în documentele pe suport de hîrtie. Tehnica ţinerii lucrărilor de secretariat pe suport electronic va fi prevăzută în actele normative speciale, aprobate de Guvern, ce reglementează crearea şi implementarea Sistemului integrat de circulaţie electronică a documentelor.

1.4. Conducătorii O.A.P. organizează tehnica operaţiunilor de secretariat, modul de întocmire şi perfectare a documentelor în baza instrucţiunilor cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat şi a altor documente normativ-metodice, elaborate de sine stătător în conformitate cu prezentul Regulament.

În cadrul O.A.P. instrucţiunile sînt aprobate de conducător după coordonarea acestora cu Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

1.5. Asigurarea documentară a administrării, exercitarea controlului asupra respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale ale O.A.P., dirijarea metodică şi instruirea cadrelor în acest domeniu este pusă în sarcina Serviciului secretariat administrativ al O.A.P.

1.6. Conducătorii subdiviziunilor structurale desemnează persoane responsabile pentru ţinerea lucrărilor de secretariat, care asigură evidenţa şi circulaţia documentelor în termenele stabilite, informează conducerea privitor la executarea acestora, familiarizează personalul cu documentele normative şi metodice ce ţin de domeniul dat. Drepturile şi obligaţiunile de serviciu ale persoanelor responsabile sînt prevăzute în fişa de post.

1.7. Funcţionarii încadraţi în O.A.P. şi în instituţiile din subordinea acestora poartă răspundere personală pentru respectarea cerinţelor instrucţiunilor în cauză şi pentru integritatea documentelor ce se află în posesia lor. Despre pierderea unor documente este anunţată imediat conducerea subdiviziunilor structurale şi Serviciul secretariat administrativ.

1.8. Conducătorii O.A.P. şi ai instituţiilor din subordinea lor sînt obligaţi:să ia măsurile necesare pentru a reduce volumul documentelor, evitînd

emiterea documentelor privind problemele ce ar putea fi soluţionate verbal sau în mod direct;

să controleze periodic starea în care se află lucrările de secretariat şi modul de păstrare a documentelor de arhivă atît în aparatul central, cît şi în subdiviziunile structurale;

să organizeze instruirea cadrelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat;

să implementeze tehnologiile informaţionale în lucrările de secretariat;să asigure familiarizarea noilor angajaţi cu instrucţiunile cu privire la ţinerea

lucrărilor de secretariat.1.9. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale, predarea-

recepţionarea dosarelor şi a documentelor în curs de executare se efectuează prin întocmirea unui proces-verbal, care se păstrează în serviciul secretariat al subdiviziunii.

1.10. Dirijarea metodică a modului de organizare şi ţinere a lucrărilor de secretariat este realizată de către Serviciul de Stat de Arhivă şi instituţiile arhivistice subordonate acestuia, iar suportul lingvistic se pune în sarcina Centrului Naţional de Terminologie al Institutului de Filologie al Academiei de Ştiinţe a Moldovei.

maria /tt/file_convert/5896dbef1a28ab9f3b8ba1b0/document.doc

2

II. Întocmirea şi multiplicarea documentelor

Drept cadru legal pentru întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie în activitatea O.A.P. servesc: actele legislative ale Parlamentului, decretele Preşedintelui Republicii Moldova, ordonanţele, hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova; directivele organelor ierarhic superioare, realizarea activităţii executive şi organizatorice în scopul îndeplinirii de către O.A.P. a sarcinilor ce ţin de competenţa lor.

În scopul îndeplinirii de către OAP a sarcinilor ce ţin de competenţa lor, întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie urmează a fi efectuată cu respectarea cerinţelor Regulamentului-cadru.

Pentru ca documentele organizatorice şi de dispoziţie să fie valabile, ele trebuie să conţină în mod obligatoriu următoarele elemente: denumirea organizaţiei autor, tipul documentului, data, titlul textului, textul propriu-zis, indicele de înregistrare, semnătura.

În procesul întocmirii documentelor, componenţa elementelor poate fi completată în funcţie de destinaţia lor.

Documentele trebuie întocmite în strictă conformitate cu cerinţele prezentului Regulament-cadru şi să conţină un număr stabilit de elemente obligatorii, conform Anexei nr. 1.

2.1. Formularele documentelor

2.1.1. Documentele organizatorice şi de dispoziţie, de regulă, se întocmesc pe formulare executate pe hîrtie formatul A4 (297x210 mm) şi formatul A5 (210x148 mm).

2.1.2. Pe formularele O.A.P., în dependenţă de tipul lor, se imprimă următoarele elemente:

Stema de Stat a Republicii Moldova;numărul unic de identificare (codul cu CUIÎO) din Registrul Naţional

Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM);denumirea completă a O.A.P.;date informative referitoare la instituţia emitentă;tipul documentului (pe formulare speciale, cu excepţia celor pentru

scrisori);semnele distinctive pentru fixarea datei, indicelui de înregistrare a

documentului, trimiterii la indicele de înregistrare şi data documentului de intrare;locul întocmirii sau editării documentului;semnele distinctive pentru culegerea adresatului, titlului textului,

finalizarea culegerii textului şi menţiunii de control.Locurile de amplasare a elementelor şi semnelor distinctive sînt determinate

în Anexele nr. 2 şi nr. 3.2.1.3. În O.A.P. se utilizează trei tipuri de formulare:formularul general (Anexele nr. 4, 5 şi 5a);formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a şi 7);


3

formularul special - pentru un anumit tip de documente (Anexele nr. 8-12) (el se multiplică tipografic numai în cazurile în care în O.A.P. se emit mai mult de 200 documente de acest tip pe an).

Formularele pot fi cu elemente amplasate longitudinal sau unghiular.În O.A.P. se utilizează o singură variantă de formular: cu elementele

amplasate longitudinal sau cu cele amplasate unghiular.2.1.4. Formularele documentelor se tipăresc pe hîrtie albă cu gradul de

albeaţă de 85-93%, densitatea de 80g/m2. În cazuri excepţionale se admite utilizarea hîrtiei puţin colorate în nuanţe deschise.

Formularele documentelor pot fi multiplicate tipografic, cu ajutorul mijloacelor poligrafice operative sau pot fi reproduse cu ajutorul computerelor, la elaborarea nemijlocită a documentului dat.

2.1.5. Procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor raionale şi locale, precum şi deciziile lor, dispoziţiile preşedintelui raionului (primarului, pretorului) se întocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele nr.8,8a, 9 şi 10).

Ordinele şi hotărîrile autorităţilor administraţiei publice centrale, de asemenea, se întocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele nr. 11 şi nr. 12).

2.1.6. Procesele-verbale ale şedinţelor, hotărîrile colegiilor ministerelor, informaţiile, notele informative, nomenclatoarele dosarelor, fişele de post, planurile şi dările de seamă pentru activitatea de bază, schemele de încadrare etc. se întocmesc pe formularul general (Anexele nr. 4, 5 şi 5a).

Demersurile se întocmesc pe formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a, 7).

2.1.7. La întocmirea documentelor de acelaşi tip, folosite frecvent, pot fi utilizate formulare tipizate pe suport electronic.

2.1.8. Documentele organizatorice şi de dispoziţie, emise de către O.A.P. în comun cu alte organe, nu se întocmesc pe formulare, ci pe hîrtie albă (Anexa nr. 13).

2.1.9. Se interzice utilizarea formularelor netipizate.

2.2. Elementele constitutive ale documentelor organizatorice şi de dispoziţie

2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova

Conform Legii cu privire la Stema de Stat a Republicii Moldova nr. 337-XII din 3 noiembrie 1990, pe formularele O.A.P. se imprimă Stema de Stat a Republicii Moldova. Dimensiunile ei nu trebuie să depăşească 20 mm.

Pe formularul cu elementele plasate longitudinal Stema de Stat se plasează în centru, în partea de sus, iar pe formularul cu elementele plasate unghiular în partea de sus, la mijloc, deasupra denumirii instituţiei.


4

2.2.2. Marca comercială, emblema organizaţiei

Pe formularul organizaţiei-persoană juridică pot fi plasate marca comercială sau emblema. Marca comercială se plasează pe formularele organizaţiilor numai în cazul în care aceasta este înregistrată în ordinea stabilită de legislaţia în vigoare a Republicii Moldova.

Marca comercială sau emblema organizaţiei nu se reproduce pe formularul pe care este imprimată Stema de Stat a Republicii Moldova.

Dimensiunile şi locul plasării mărcii comerciale, emblemei organizaţiei sînt analoage dimensiunilor şi locului plasării Stemei de Stat.

2.2.3. Numărul unic de identificare (codul CUIÎO) din Registrul Naţional Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM)

Codul CUIÎO al O.A.P. se stabileşte de către Biroul Naţional de Statistică al Republicii Moldova conform codului CUIÎO din RENIM. Pe formularul O.A.P. el se plasează sus, în colţul din dreapta.

2.2.4. Denumirea organului administraţiei publice

Denumirea O.A.P. – autorul documentului – se indică complet, în corespundere cu Regulamentul de activitate a organului respectiv.

Pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal elementul dat se plasează la acelaşi nivel, din ambele părţi ale Stemei de Stat a Republicii Moldova: în stînga se imprimă în limba moldovenească, iar în dreapta – în limba rusă, conform Legii despre funcţionarea limbilor vorbite pe teritoriul R.S.S. Moldoveneşti nr. 3465-XI din 1 septembrie 1989 (Anexele nr. 4, 6, 8, 9, 10, 11); pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal al unităţii teritoriale autonome Găgăuzia: în partea stîngă se imprimă în limba moldovenească, în dreapta – în limba rusă, iar în centru în limba găgăuză (Anexele nr. 6a şi 8a).

Pe formularul cu elementele plasate unghiular, în partea stîngă se imprimă denumirea completă a O.A.P. în limba moldovenească, iar mai jos – în limba rusă (Anexele nr. 5, 7, 12); pe formularul cu elementele plasate unghiular al unităţii teritoriale autonome Găgăuzia denumirea O.A.P. se va indica de asemena în partea stîngă mai întîi în limba moldovenească, mai jos, în limba rusă, apoi în limba găgăuză (Anexa nr. 5a).

Pe formularul pentru scrisoare, în cazurile corespondenţei cu organisme internaţionale, denumirea O.A.P. se va indica în limba străină respectivă.

Dacă documentul se întocmeşte pe hîrtie albă, denumirea completă a O.A.P. se culege în partea de sus a filei, în limba moldovenească, din poziţia „0” a tabulatorului, cu majuscule.

2.2.5. Denumirea organizaţiei sau a subdiviziunii structurale

Denumirea subdiviziunii structurale a O.A.P. şi a instituţiilor din subordinea acestora se plasează mai jos de denumirea organului său ierarhic superior. Modul de imprimare şi plasare a denumirii este analog celui al organului administraţiei


5

publice. Denumirea subdiviziunii structurale a instituţiei din subordine se imprimă pe formularul documentului cu caractere mai mari.

Denumirea instituţiei pe formularul documentului trebuie să corespundă denumirii atestate în documentele de constituire a instituţiei respective.

Abrevierea denumirii se indică doar în cazul în care aceasta este atestată în documentele de constituire a instituţiei respective. Ea se plasează mai jos de denumirea completă. Denumirea se indică în limba moldovenească.

Întreprinderile mixte vor indica denumirea în limba străină respectivă în cazul în care aceasta este atestată în documentele de constituire.

Denumirea filialei şi reprezentanţei se plasează pe formulare mai jos de denumirea organizaţiei emitente.

2.2.6. Date informative cu privire la organizaţie (codul poştal, adresa poştală şi telegrafică, numărul de telefon, telefax, adresa electronică, pagina Web, numărul contului de decontare)

Părţile componente ale acestui element se plasează după cum urmează: pe formularul pentru scrisoare, cu elementele constitutive plasate

longitudinal, la acelaşi nivel, din ambele părţi ale Stemei de Stat a Republicii Moldova, mai jos de denumirea completă a O.A.P.: în partea stîngă se imprimă în limba moldovenească, iar în partea dreaptă – în limba rusă (Anexa nr. 6);

pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate longitudinal al UTA Găgăuzia – mai jos de denumirea completă a O.A.P.: în partea stîngă se imprimă în limba moldovenească, în dreapta – în limba rusă, iar în centru – în limba găgăuză (Anexa nr.6a);

pe formularul pentru scrisoare cu elementele plasate unghiular, sus, în colţul din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., se imprimă în limba moldovenească, iar mai jos – în limba rusă (Anexa nr. 7);

pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate unghiular al UTA Găgăuzia, sus, în colţul din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., se imprimă în limba moldovenească, mai jos, în limba rusă, apoi în limba găgăuză.

2.2.7. Tipul documentului

Tipul documentului, întocmit pe formular sau pe hîrtie albă, se indică pe fiecare document, cu excepţia scrisorii.

De exemplu: proces-verbal, hotărîre, ordin, dispoziţie, informaţie, plan de activitate, dare de seamă, fişă de post, schemă de încadrare, nomenclator al dosarelor etc.

Tipul documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P., indicată în limba moldoveneacă sau în limba în care este perfectat documentul; se culege cu majuscule din poziţia „0” a tabulatorului.


6

Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziţii, cu elementele constitutive plasate longitudinal, executat tipografic, se plasează în centru, mai jos de Stema de Stat a Republicii Moldova, în limba moldovenească, cu majuscule.

Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziţii cu elementele constitutive plasate unghiular, executat tipografic, se plasează sus, în colţul din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., în limba moldovenească, cu majuscule.

2.2.8. Data documentului

Toate documentele se datează în mod obligatoriu.Data se indică de către persoana care semnează sau aprobă documentul. Data

documentului se consideră cea a semnării, adoptării şi aprobării lui sau data desfăşurării evenimentului fixat în el (şedinţei, consfătuirii etc.).

Elementul dat cuprinde ziua, luna şi anul, care se indică prin două metode:ziua – cu cifre arabe, luna – cu litere, anul – cu cifre arabe. De exemplu: 10

iunie 2005 (astfel se indică data la întocmirea documentelor normative, financiare şi a celor cu caracter social-juridic);

cu trei perechi de cifre arabe. De exemplu: 10.06.05.Dacă numărul ce indică ziua sau luna constă dintr-o singură cifră, înaintea ei

se va scrie cifra „0”. De exemplu: 01.06.06.

În cazul documentelor întocmite de O.A.P., în comun cu alte organe, data documentului se consideră cea a semnării de către ultimul organ.

Pe formularele pentru ordine, dispoziţii şi pe formularul general data documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P. şi tipul documentului, indicate în limba moldovenească, şi se culege cu cifre arabe din poziţia „0” a tabulatorului.

Pe formularul pentru scrisoare data documentului se plasează mai jos de elementul „Date informative cu privire la organizaţie” şi se culege cu cifre arabe din poziţia „0” a tabulatorului.

2.2.9. Indicele de înregistrare a documentului

Numărul de înregistrare a documentului se indică pe toate documentele respective.

Numărul documentului de ieşire al O.A.P. este constituit, de regulă, din:indicele subdiviziunii structurale care a întocmit documentul;numărul dosarului conform nomenclatorului dosarelor în care se coase

copia documentului;numărul curent de înregistrare. De exemplu: 01-06/25.

Primele două perechi de cifre se indică de către executant în procesul întocmirii documentului, iar numărul curent de înregistrare se indică în cancelarie.

Pe formularul pentru scrisoare elementul „Indicele de înregistrare a documentului” de ieşire se plasează mai jos de elementul „Date informative


7

referitoare la organizaţie”, în partea stîngă, la acelaşi nivel cu elementul „Data documentului”, după abrevierea „nr.” (numărul) şi se scrie cu cifre arabe. De exemplu: nr. 01-06/25 din 01.02.06 .

Indicele de înregistrare a documentelor de dispoziţie şi a proceselor-verbale ale şedinţelor îl constituie numărul curent al documentului. De exemplu: Ordin nr. 1, 2, 3, 4 etc.Proces-verbal nr. 1, 2, 3, 4 etc.

Pe formularul pentru ordin indicele (numărul) de înregistrare a documentului se plasează la acelaşi nivel cu elementul „Data documentului”, în partea dreaptă, mai jos de denumirea completă a O.A.P., după abrevierea „nr.” şi se indică cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 25

La întocmirea proceselor-verbale ale şedinţelor, a proceselor-verbale de constatare, a documentelor de dispoziţie pe formular general, indicele (numărul) de înregistrare a documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P. şi tipul documentului, în limba moldovenească, la nivelul elementului „Data documentului”, după abrevierea „nr.”, cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 3.

Indicele documentului intern care nu se înregistrează (informaţia, nota informativă, instrucţiunea de serviciu, planul de activitate, darea de seamă, schema de încadrare, nomenclatorul dosarelor etc.) se constituie din indicele subdiviziunii structurale şi numărul dosarului conform nomenclatorului, care se culege mai jos de denumirea completă a O.A.P. şi tipul documentului, în limba moldovenească, la acelaşi nivel cu elementul „Data documentului”, după abrevierea „nr.”, cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 01-05

În documentele întocmite de O.A.P., în comun cu alte organe, indicele de înregistrare a autorilor se separă prin bară în ordinea în care acestea sînt indicate în document (de la stînga la dreapta).

Pentru ordin (dispoziţie, hotărîre, decizie etc.): 26/58 ... Pentru scrisoare: 02-10/135 / 01-12/200/...

2.2.10. Referinţă la indicele de înregistrare şi data documentului de

intrare

Referinţa include indicele de înregistrare şi data documentului la care se dă răspuns.

De exemplu: „La nr. ______ din ____________”, unde „La nr. _____” este indicele de înregistrare a documentului de intrare,

„din __________” este data documentului de intrare.

Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului de intrare se indică numai pe formularul pentru scrisori şi se plasează mai jos de elementele „Data


8

documentului” şi „Indicele de înregistrare a documentului”, se indică cu cifre arabe; cuvîntul „anul” sau „an” nu se scrie; se culege din poziţia „0” a tabulatorului. De exemplu: La nr. 03-10/18 din 01.02.98

2.2.11. Locul întocmirii sau editării documentului

Elementul dat se indică pe formularul pentru ordin şi pe formularul general.Pe formularul pentru ordin elementul dat se plasează în centru, mai jos de

elementul „Denumirea tipului documentului”, în limba moldovenească.Pe formularul general acest element se plasează în stînga paginii, mai jos de

elementele „Data documentului” şi „Indicele de înregistrare a documentului”, în limba moldovenească.

Se admit următoarele abrevieri:municipiul – mun.oraşul – or.raionul – r-nulcomuna – com.satul – s.

2.2.12. Parafa de limitare a accesului la document

Elementul dat se indică prin cuvintele:- Secret;- Strict secret;- De importanţă deosebită;- Secret comercial.Această parafă se plasează pe prima pagină a documentului, sus, în colţul

din dreapta, în limba moldovenească (la traducerea documentului în limba rusă sau în altă limbă, se traduce şi parafa), fără ghilimele, în conformitate cu Legea cu privire la secretul de stat nr. 106-XIII din 17.05.94 şi Legea cu privire la secretul comercial nr. 173-XIII din 06.07.94.

2.2.13. Destinatarul

La expedierea documentelor se utilizează mai multe formule de adresare. Destinatarii documentelor pot fi:

- organizaţii - persoane juridice;- subdiviziunile acestora;- persoane cu funcţie de răspundere;- persoane fizice.

Adresa destinatarului cuprinde:- denumirea organizaţiei-persoană juridică (subdiviziunii acesteia);- prenumele, numele destinatarului;- strada, numărul blocului, apartamentului, codul poştal, localitatea.


9

Dacă documentul este adresat unei organizaţii – persoana juridică sau unei subdiviziuni a acesteia, fără a se indica persoana cu funcţie de răspundere concretă, denumirea se scrie la cazul nominativ. De exemplu:

1. Ministerul Economiei şi Comerţuluial Republicii Moldova

Piaţa Marii Adunări Naţionale, 1MD-2033, mun. Chişinău

2. Ministerul Finanţelor al Republicii Moldova Direcţia administrativă

str. Cosmonauţilor, 9MD-2005, mun. Chişinău

Dacă documentul este adresat unei persoane cu funcţie de răspundere concrete, prenumele şi numele se indică fiind însoţite de abrevierea „dlui” (domnului) sau „dnei” (doamnei), denumirea organizaţiei - persoană juridică se scrie la cazul nominativ. De exemplu:

Dlui Ion Moraru,Ministrul finanţelor


În cazul în care se indică funcţia persoanei şi denumirea organizaţiei - persoană juridică în care ea îşi desfăşoară activitatea, denumirea funcţiei, şi cea a organizaţiei - persoană juridică se scriu la cazul nominativ. De exemplu:

Dlui Mihai Botnaru,specialist principal, MinisterulFinanţelor al Republicii Moldova


Documentul nu poate fi adresat unui număr mai mare de patru destinatari. De exemplu:

Ministerul Economiei şi Comerţuluial Republicii Moldova

Ministerul Finanţeloral Republicii Moldova

Procuratura Generală a Republicii Moldova


10

Biroul Naţional de Statisticăal Republicii Moldova

Înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al patrulea adresant nu se indică cuvîntul „Copie”.

Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, se întocmeşte o listă de expediere, iar pe fiecare document se indică destinatarul concret.

Dacă documentul se expediază în mai multe organizaţii similare, destinatarii se indică la general. De exemplu:

1. Consiliile raionale (municipale)2. Procuraturile raionale3. Centrele de medicină preventivă

Dacă documentul se expediază unei persoane fizice, se indică mai întîi prenumele şi numele destinatarului, apoi adresa. De exemplu:

Dnei Larisa Plugaru

str. Mioriţa, 12, bl. 1, ap. 10MD-2027, mun. Chişinău

Elementul „Destinatarul” pe formularul pentru scrisoare se plasează sus, în colţul din dreapta, între semnele prevăzute pentru scrierea adresantului şi se culege din poziţia 4 a tabulatorului.

2.2.14. Parafa de aprobare a documentului

De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamente, instrucţiuni, planuri şi dări de seamă pentru activitatea de bază, scheme de încadrare, procese-verbale de constatare, nomenclatoare ale dosarelor etc.

Documentele capătă valoare juridică din momentul aprobării lor de către conducător sau din momentul emiterii unui document dispozitiv special. Ambele modalităţi de aprobare au valoare juridică identică.

Parafa de aprobare se plasează sus, în colţul din dreapta al documentului, şi se culege din poziţia 5 a tabulatorului.

Parafa de aprobare trebuie să conţină cuvîntul APROB (scris cu majuscule, fără ghilimele), funcţia persoanei de răspundere care aprobă documentul, semnătura personală, prenumele, numele şi data. De exemplu:

APROBMinistrul justiţiei _____________ Vasile Lungu (semnătura)20.10.05


11

La aprobarea documentului prin hotărîre, decizie, ordin, dispoziţie, proces-verbal, parafa de aprobare trebuie să conţină cuvîntul APROBAT (scris cu majuscule, fără ghilimele), denumirea documentului prin care se aprobă la cazul nominativ, data şi numărul lui. De exemplu:

1. APROBATOrdinul Ministrului finanţelor 20.10.05 nr. 100

2. APROBATProcesul-verbal al şedinţei ConsiliuluiColegial al Ministerului Finanţeloral Republicii Moldova 10.05.05 nr. 5

La aprobarea documentului de către mai multe persoane cu funcţii de răspundere de acelaşi rang, semnăturile lor se plasează la acelaşi nivel. De exemplu:

APROB APROBMinistrul justiţiei Ministrul finanţelor___________ Vasile Lungu ___________ Ion Moraru (semnătura) (semnătura) 20.03.05 20.03.05

2.2.15. Rezoluţia

Indicaţiile conducătorului O.A.P. privind executarea documentului se înscrie sub formă de rezoluţie care include: prenumele şi numele executantului (executanţilor), conţinutul misiunii, termenul de executare, semnătura şi data.

De exemplu:

Dlui Tudor UrecheRog să prezentaţi spre aprobare, pînăla 01.12.05, planul privind activitatea de bază a Direcţiei pentru anul 2006_______________ 10.09.05

(semnătura)

Rezoluţia se plasează pe prima pagină a documentului, mai jos de parafa „Destinatarul”, la nivelul textului documentului. Dacă locul respectiv nu permite plasarea rezoluţiei, ea poate fi plasată în orice alt loc liber, pe prima pagină a documentului, cu excepţia marginilor.

Plasarea rezoluţiei pe text este inadmisibilă.Se admite aplicarea rezoluţiei pe o filă aparte.


12

2.2.16. Titlul textului

În toate documentele întocmite pe formulare sau pe hîrtie albă, formatul A4 (297x210 mm), se indică titlul textului, care se plasează mai sus de textul propriu-zis al documentului, în partea stîngă a paginii, pe formulare – între semnele distinctive pentru culegerea titlului, pe hîrtie albă se culege din poziţia „0” a tabulatorului, cu spaţiere la un rînd, cu litere mici, cu excepţia primei litere care se scrie cu majusculă. Titlul textului nu se subliniază, la sfîrşit nu se pune punct.

Titlul textului reflectă conţinutul succint al documentului şi tipul acestuia. De exemplu:

1. Ordin (cu privire la ce?) Cu privire la crearea comisiei...2. Corespondenţă (privind ce?) Privind prezentarea informaţiei...3. Proces-verbal (al cui?) Al şedinţei Consiliului raional...

Dacă titlul textului depăşeşte 5 rînduri a cîte 28 de caractere, se permite prelungirea lui pînă la extrema marginii din dreapta.

La textul documentului întocmit pe formularul de formatul A5 (210x148 mm) (scrisori, telegrame, invitaţii etc.) titlul textului nu se indică.

2.2.17. Menţiune cu privire la control

Elementul referitor la control se indică prin simbolul „C”, cuvîntul sau ştampila „Control” şi se plasează pe marginea stîngă a primei pagini a documentului, la nivelul elementului „Titlul textului”.

2.2.18. Textul documentului

Textul documentului trebuie să fie formulat clar, laconic, să nu admită diverse interpretări.

Textul, de regulă, se constituie din două părţi. În prima parte se indică motivul, temeiul, scopul întocmirii documentului; partea a doua include hotărîri, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Uneori textul poate să conţină doar partea a doua, de exemplu, ordinele, dispoziţiile doar partea dispozitivă, fără clauza de emitere; scrisorile, cererile – doar solicitarea, fără preambul; informaţiile, memoriile – doar aprecierea faptelor, concluziile.

În textul documentului întocmit în baza documentelor altor organizaţii sau în baza documentelor emise anterior se indică următoarele elemente: tipul documentului, denumirea O.A.P. – organul emitent, data documentului, indicele de înregistrare a documentului şi titlul textului.

În documentele dispozitive ale O.A.P. care activează în baza principiului dirijării unipersonale, precum şi în documentele adresate administraţiei, subdiviziunii structurale, textul se scrie la persoana întîia singular („ordon”, „propun”, „rog”).


13

În documentele de dispoziţie ale organelor colegiale textul se redactează la persoana a treia singular („hotărăşte”, „decide”).

În documentele de dispoziţie, elaborate în comun cu mai multe O.A.P., textul se redactează la persoana întîia plural („ordonăm”, „am hotărît”).

În textul procesului-verbal cuvintele „s-a audiat”, „s-a decis”, „s-a hotărît” se scriu la persoana a treia singular, iar „au luat cuvîntul” – la persoana a treia plural.

În documentele ce stabilesc drepturi şi obligaţiuni ale O.A.P., ale subdiviziunilor lor structurale, ale persoanelor cu funcţii de răspundere (regulamente, instrucţiuni), precum şi în cele ce conţin descrieri, aprecieri ale faptelor sau constatări (procese-verbale de constatare, certificate), textul se redactează la persoana a treia singular sau plural („secţia exercită funcţiile”, „din componenţa asociaţiei fac parte”, „comisia a stabilit”).

La întocmirea scrisorilor se utilizează formele de redactare de tipul celor prezentate mai jos:

- la persoana întîia plural („rugăm să ne expediaţi”, „expediem spre examinare”);- la persoana întîia singular („consider necesar”, „rog să alocaţi”);- la persoana a treia singular („ministerul este de acord”, „serviciul

consideră posibil”).Textul documentului poate fi plasat pe ambele părţi ale filei (cu excepţia

documentelor care se expediază în organele ierarhic superioare, ordinelor cu privire la activitatea de bază, proceselor-verbale ale Consiliului raional). În acest caz, verso filei va avea următoarele dimensiuni:

din dreapta – 35 mm;din stînga – nu mai puţin de 8 mm;de sus – 20 mm;de jos: pentru formatul A4 – cel puţin 19 mm; pentru formatul A5 – cel puţin 16 mm.

Cea de-a doua, precum şi următoarele pagini ale textului documentului se numerotează cu cifre arabe, la mijlocul cîmpului de sus al filei, fără cuvîntul „pagina” (sau „pag.”), fără semne de punctuaţie.

Numărul filelor se culege cu spaţiere de 10-15 mm de la marginea de sus a filei.

Pe formulare şi pe hîrtie albă formatul A4 (297x210 mm) textul se culege cu spaţiere la 1,5 rînduri, iar pe hîrtie formatul A5 (210x148 mm) – cu spaţiere la un rînd.

2.2.19. Menţiune cu privire la anexe

Anexele documentelor pot fi de trei tipuri:- aprobate sau puse în circulaţie prin anumite documente de dispoziţie;- ce explică sau completează conţinutul documentului de bază;


14

- cu valoare de documente de sine stătătoare, expediate cu o scrisoare de însoţire.

Anexele trebuie să conţină elementele obligatorii ale documentului (titlul, semnăturile persoanelor responsabile, data, menţiuni cu privire la vizare, aprobare etc.).

Anexele menţionate în textul documentului de dispoziţie, ce nu sînt aprobate prin documentul dat, sus, în colţul din dreapta al primei pagini, conţin următoarea menţiune:

Anexă la ordinul ministrului ______________ nr. ______

În cazul în care documentul de dispoziţie conţine mai multe anexe, fiecăreia dintre ele i se atribuie un număr: „Anexa nr. 1”, „Anexa nr. 2” etc.

Dacă documentul conţine anexe ce sînt enumerate în text, menţiunea cu privire la prezenţa lor se scrie sub text, înaintea elementului „Semnătura”, se culege din poziţia „0” a tabulatorului şi se întocmeşte după cum urmează:

Anexă: pe 10 file în 2 ex.

În cazul în care documentul conţine anexe ce nu sînt enumerate în text, denumirea lor se scrie indicîndu-se numărul de file în fiecare anexă şi numărul de exemplare. De exemplu:

Anexă: 1. Inventarul dosarelor cu termen permanent de păstrare pentru anii 2000- 2005, pe 5 file, în 4 ex.2. Procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor, termenul de

păstrare al cărora a expirat, pentru anii 1989-1999, pe 2 file, în 3 ex.

Dacă la document se anexează un alt document cu anexă, menţiunea despre prezenţa anexei se indică în modul următor:

Anexă: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhivă din 17.01.05 nr. 01-4/52 şi anexa la ea, în total – 7 file.

În cazul în care anexa nu se expediază pe toate adresele indicate în document, menţiunea despre prezenţa acesteia se scrie în modul următor:

Anexă: pe 6 file, în 2 ex., în prima adresă.

Dacă anexele sînt sub formă de broşură, numărul filelor nu se indică.

2.2.20. Semnătura

Pentru a da documentului valoare juridică, el trebuie autentificat.Modalităţile principale de autentificare sînt următoarele: semnarea,

aprobarea şi aplicarea ştampilei.


15

De regulă, se semnează doar primul exemplar al documentului.Elementul „Semnătura” conţine:- denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul;- semnătura personală;- prenumele şi numele (se indică fără paranteze).

Dacă documentul este cules pe formular, denumirea funcţiei semnatarului se scrie prescurtat (fără denumirea O.A.P.). De exemplu:

Ministru (semnătura personală) Tudor Munteanu

În cazul în care documentul este cules pe hîrtie albă, denumirea funcţiei semnatarului se scrie complet. De exemplu:

Ministrul apărării (semnătura personală) Andrei Culea

Două semnături vor conţine procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor (a preşedintelui şi a secretarului) şi documentaţia financiară (a conducătorului O.A.P. şi a contabilului). În aceste cazuri, semnăturile se plasează una sub alta, în dependenţă de funcţia pe care o deţine semnatarul. De exemplu: (în cazul în care documentul este cules pe formular):1. Preşedinte (semnătura personală) Ion Dinu Secretar (semnătura personală) Maria Ciobanu

2. Ministru (semnătura personală) Tudor Hîncu Contabil-şef (semnătura personală) Elena Eşanu

La semnarea documentului de către mai multe persoane cu funcţii similare, semnăturile lor se plasează la acelaşi nivel. Documentele emise de două sau mai multe organe se întocmesc pe hîrtie albă, indicîndu-se complet funcţiile conducătorilor şi data semnării. De exemplu:

Ministrul economiei şi comerţului Ministrul finanţelor___________ Valeriu Botnaru __________ Ion Moraru (semnătura) (semnătura) _______________ ______________ (data) (data)

La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţiile persoanelor care au întocmit documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul comisiei respective. De exemplu:

Preşedintele comisiei (semnătura personală) Mihai RoibuMembrii comisiei (semnăturile personale ale Alexandru Bordeian

membrilor comisiei) Valentina Roşca (Lista membrilor


16

comisiei se scrie în ordine alfabetică)

În cazul în care lipseşte persoana cu funcţie de răspundere, indicată în elementul „Semnătura” a proiectului documentului, documentul este semnat de interimarul său indicîndu-se în mod obligatoriu funcţia, prenumele şi numele semnatarului. Nu se admite aplicarea barei înaintea denumirii funcţiei.

Elementul „Semnătura” se culege din poziţia „0” a tabulatorului.Semnătura digitală se aplică conform Legii cu privire la documentul

electronic şi semnătura digitală nr. 264-XV din 15 iulie 2004.

2.2.21. Parafa de coordonare a documentului

Proiectele documentelor de dispoziţie ale O.A.P., în unele cazuri, trebuie coordonate cu alte autorităţi de competenţa cărora ţin problemele abordate în proiectele respective.

Coordonarea documentelor în afara O.A.P. se efectuează prin aplicarea parafei respective pe recto documentului, mai jos de elementul „Semnătura”, cu indicarea cuvîntului COORDONAT (cules din poziţia „0” a tabulatorului, cu majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele şi două puncte) a denumirii funcţiei persoanei care coordonează documentul (inclusiv denumirea organizaţiei - persoană juridică) şi a semnăturii personale, urmate de prenumele, numele semnatarului şi data. De exemplu:

COORDONATDirectorul Serviciului de Stat de Arhivă alRepublicii Moldova __________ Vasile Mocanu(semnătura)20.05.05

Dacă documentul se coordonează cu mai multe autorităţi de acelaşi rang, parafele de coordonare se aplică la acelaşi nivel, după cum urmează:

COORDONAT COORDONATMinistrul finanţelor Ministrul economiei şi comerţului__________ Ion Moraru ___________ Valeriu Botnaru(semnătura) (semnătura)20.05.05 22.05.05

În cazul în care documentul se coordonează cu mai multe autorităţi de ranguri diferite, parafele de coordonare se aplică una sub alta, conform rangului.


17

Dacă documentul este coordonat prin intermediul unei scrisori, printr-un proces-verbal, parafa de coordonare se întocmeşte în modul următor:

COORDONATScrisoarea MinisteruluiFinanţelor al RepubliciiMoldova 30.10.05 nr. 07-14/435

sau:

COORDONATProcesul-verbal al şedinţeiComisiei Centrale de Expertiză şi Control a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova 05.04.05 nr. 3/15

În cazul în care documentul necesită coordonarea cu mai multe O.A.P., parafa de coordonare poate fi aplicată pe o foaie de hîrtie aparte pentru fiecare O.A.P. Pe documentul coordonat se face următoarea menţiune: „Foaia de coordonare se anexează”. Menţiunea se face în limitele marginilor pentru parafa de coordonare.

2.2.22. Viza

Coordonarea documentelor în cadrul O.A.P. se efectuează prin aplicarea vizei.

Viza trebuie să conţină semnătura, prenumele, numele semnatarului şi data.În cazul în care este necesar, se indică şi funcţia semnatarului. De exemplu:

Contabil-şef__________ Ana Ursu(semnătura) 01.12.05

Vizele se aplică pe exemplarul documentului ce rămîne în O.A.P., pe recto ultimei pagini, mai jos de elementul „Semnătura”. În proiectele de ordine, hotărîri ale consiliilor şi alte documente de dispoziţie viza se aplică pe primul exemplar, pe recto ultimei file a documentului.


18

În cazurile în care există obiecţii sau completări la documentul respectiv, viza se perfectează în modul următor:

Observaţiile se anexează

Şef Direcţie Marketing__________ Marin Cozma(semnătura) 10.04.05

Aplicarea vizei se admite şi pe o foaie aparte.

2.2.23. Ştampila, sigiliul

Ştampila autentifică semnătura conducătorului. Ea se aplică pe documentele cu caracter economico-financiar, certificate, adeverinţe, statute, regulamente, carnete de muncă, procese-verbale de constatare, instrucţiuni, precum şi pe alte documente, după caz.

Pe documentele prevăzute pentru acte normative speciale, ştampila se aplică pe locul indicat în documentul-model respectiv, pe celelalte – amprenta ştampilei trebuie să cuprindă o parte din denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul şi o parte din semnătura personală.

2.2.24. Menţiune cu privire la autentificarea copiei

Copia documentului reprezintă redarea exactă a tuturor elementelor documentului şi se eliberează numai cu permisiunea conducerii O.A.P. sau a conducătorului subdiviziunii structurale respective.

Pentru autentificarea copiei documentului, mai jos de elementul „Semnătura”, se scrie elementul „Pentru conformitate”, precum şi denumirea funcţiei pe care o deţine persoana care a autentificat copia, semnătura, prenumele, numele semnatarului şi data. De exemplu:

Pentru conformitateContabil-şef (semnătura personală) Dan Buga25.12.05

Copia documentului poate fi autentificată cu orice ştampilă pe care O.A.P. o consideră potrivită.

2.2.25. Informaţie despre executant


19

Pe toate documentele ieşite se indică numele executantului şi numărul de telefon de serviciu, e-mail (în caz de necesitate) care se plasează pe recto sau, în lipsă de spaţiu, pe verso ultimei file a documentului, jos, în colţul din stînga, sub elementul „Semnătura”; se culege din poziţia „0” a tabulatorului. De exemplu:

Ţurcanu, 23 24 25 e-mail: ţ[email protected]

Mai jos de menţiunea privind executantul documentului se admite plasarea iniţialelor prenumelui şi numelui operatorului, numărul de exemplare culese şi data. De exemplu:

A.F. 3 01.05.05

2.2.26. Menţiune cu privire la executarea documentului şi îndosarierea lui

Menţiunea dată se plasează pe recto primei file, jos, în colţul din stînga şi include cuvintele „În dosarul”, urmat de numărul de îndosariere a documentului. Aceste date se indică în cazul în care documentul de intrare nu cere răspuns sau atunci cînd la documentul de intrare se anexează documentul-răspuns. De exemplu:

În dosarul nr. 01-520.05.05 _________

(semnătura)

În cazul în care la documentul de intrare nu este anexat documentul-răspuns, în menţiune se indică informaţii scurte privind executarea documentului în felul următor:

- a fost emis ordin;- a fost soluţionat prin telefon etc. De exemplu:

În dosarul nr. 01-5A fost emis ordinul01.05.05 nr. 100 _________

(semnătura)

Menţiunea privind executarea documentului şi depunerea lui în dosar se semnează şi se datează de către executantul documentului sau conducătorul subdiviziunii structurale în care a fost executat documentul.

2.2.27. Menţiune cu privire la data intrării documentului în organizaţie

– persoană juridică


20

Menţiunea referitoare la data intrării documentului se efectuează prin aplicarea ştampilei de înregistrare a O.A.P. pe prima pagină, jos, în colţul din dreapta, indicîndu-se data intrării şi numărul de înregistrare a documentului (Anexa nr. 14).

2.2.28. Menţiune cu privire la căutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice

Menţiunea pentru căutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice trebuie să includă nota referitoare la trecerea informaţiei pe suport electronic, numărul fişierului, cifrul operatorului şi alte date stabilite de O.A.P.

2.3. Cerinţele faţă de culegerea documentelor

2.3.1. Documentele prezentate pentru culegere se scriu clar, cu cerneală de culoare închisă şi se redactează minuţios.

2.3.2. La culegerea documentelor (pe recto filei) trebuie respectate următoarele dimensiuni ale marginilor:

din stînga – 35 mm;din dreapta – nu mai puţin de 8 mm;de sus – 20 mm;de jos:pentru foi formatul A4 – cel puţin 19 mm;pentru foi formatul A5 – cel puţin 16 mm.

2.3.3. Textul documentelor pe formulare de formatul A4 se culege cu spaţiere la 1,5 rînduri, iar pe formulare de formatul A5 – cu spaţiere la un rînd.

Primul rînd al alineatului se culege lăsîndu-se cinci caractere de la marginea cîmpului din stînga.

La pregătirea textelor pentru imprimare tipografică se admite culegerea cu spaţiile la 2 rînduri.

2.3.4. Elementele constituite din cîteva rînduri, cum ar fi „Titlul textului”, „Destinatarul”, „Parafa de aprobare a documentului”, „Menţiune cu privire la anexe”, „Semnătura”, „Viza” se culeg cu spaţiere la un rînd, cu litere mici, cu excepţia cuvintelor „APROB”, „APROBAT”, „COORDONAT”, care se culeg cu majuscule, fără ghilimele.

Părţile componente ale acestor elemente se culeg cu spaţiere la 1,5-2 rînduri.2.3.5. Elementele documentului se culeg cu spaţiere la 2-3 rînduri. 2.3.6. Denumirea tipului documentului se culege cu majuscule.2.3.7. Semnătura în clar în elementul „Semnătura” se culege la nivelul

ultimului rînd ce conţine denumirea funcţiei.În cazul în care sînt prezente cîteva semnături, dispuse una sub alta,

denumirile funcţiilor şi semnăturile în clar se plasează cu spaţiere la 2-3 rînduri.2.3.8. La culegerea documentelor se utilizează opt poziţii standard ale

tabulatorului:0 – extrema marginii din stînga (poziţia „0”);


21

1 – la spaţiere de 5 caractere de la marginea din stînga;2 – la spaţiere de 16 caractere de la marginea din stînga;3 – la spaţiere de 24 caractere de la marginea din stînga;4 – la spaţiere de 32 caractere de la marginea din stînga;5 – la spaţiere de 40 caractere de la marginea din stînga;6 – la spaţiere de 48 caractere de la marginea din stînga;7 – la spaţiere de 56 caractere de la marginea din stînga.

2.3.9. Din poziţia „0” a tabulatorului se culeg următoarele elemente: „Tipul documentului”, „Data documentului”, „Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului”, „Titlul textului”, „Textul documentului”, „Menţiunea cu privire la anexe”, denumirea funcţiei în elementul „Semnătura”, „Parafa de coordonare a documentului”, „Viza”, „Menţiune cu privire la autentificarea copiei”, „Informaţie despre executant”, precum şi cuvintele „S-A AUDIAT”, „AU LUAT CUVÎNTUL”, „S-A HOTĂRÎT”, „AU VOTAT”, „ORDON”, „PROPUN”.

În cazul în care documentul urmează să fie aprobat sau coordonat de mai multe persoane, parafa respectivă se plasează în două coloane pe verticală, din poziţiile „0” şi „5” ale tabulatorului.

2.3.10. Din poziţia 1 a tabulatorului începe alineatul în text.2.3.11. Din poziţia 4 a tabulatorului se culege elementul „Destinatarul”.2.3.12. Din poziţia 5 a tabulatorului se culege elementul „Parafa de limitare

a accesului la document”, „Parafa de aprobare a documentului”.2.3.13. Din poziţia 6 a tabulatorului se culege prenumele şi numele

semnatarului în elementul „Semnătura”.2.3.14. Poziţiile 2, 3 şi 7 ale tabulatorului se folosesc la formarea tabelelor.2.3.15. În cazul în care textul documentului conţine cuvîntul „Notă” sau

trimiteri la documentul în temeiul căruia a fost întocmit, cuvintele „Notă” şi „Temei” se culeg din poziţia „0” a tabulatorului, iar textul ce se referă la ele – din poziţia 1 a tabulatorului, cu spaţiere la un rînd.

2.3.16. La plasarea elementelor şi a textului pe documentele elaborate pe suport electronic se respectă aceleaşi cerinţe.

III. Întocmirea unor documente organizatorice şi de dispoziţie

3.1. Ordinul

3.1.1. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din clauza de emitere, partea dispozitivă; anexe, după caz (Anexa nr. 15). În clauza de emitere se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, în partea dispozitivă se enumeră acţiunile preconizate.

Dacă ordinul se emite în baza unui document al organului ierarhic superior, în clauza de emitere trebuie indicate: denumirea, numărul, data şi titlul documentului respectiv.

3.1.2. Partea dispozitivă a ordinului începe cu cuvîntul „ORDON”, care se culege cu majuscule, fără a întrerupe textul, din poziţia „0” a tabulatorului, cu


22

spaţiere la 2 rînduri, mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte. Acţiunile preconizate se dispun pe puncte ce se numerotează cu cifre arabe. Fiecare punct începe cu indicarea executantului concret: subdiviziunea structurală sau persoana cu funcţie de răspundere; se indică acţiunile prevăzute şi termenul executării.

3.1.3. Proiectul de ordin se coordonează cu subdiviziunile structurale cointeresate, iar în caz de necesitate – cu alte autorităţi.

În proiectul definitivat poate face rectificări doar conducătorul organului respectiv care semnează şi datează ordinul.

3.1.4. Ordinele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. Ordinele cu privire la activitatea de bază, personalul scriptic, deplasări, concedii se întocmesc separat. La numărul ordinului referitor la personal, se adaugă litera „p”, referitor la deplasări – „d” etc.

3.2. Dispoziţia

3.2.1. Dispoziţia, de regulă, se constituie dintr-o singură parte dispozitivă.Partea de constatare poate servi ca parte introductivă a frazei şi începe cu

formule de tipul: „În conformitate cu”, „În scopul”, „În vederea realizării”. În acest caz, partea dispozitivă trebuie separată de cea de constatare prin alineat.

3.2.2. Partea dispozitivă trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate, exprimată prin una din sintagmele: se obligă, se indică, se propune etc.

3.2.3. Dispoziţia se semnează de către preşedintele raionului, primar etc. Dispoziţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic (Anexa nr.16).

3.3. Indicaţia

3.3.1. Indicaţia se emite, de regulă, referitor la probleme cu caracter metodic şi informativ sau de organizare a executării ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor şi altor acte administrative.

3.3.2. Indicaţia se semnează de către unul din conducătorii O.A.P. sau conducătorul subdiviziunii structurale de competenţa căruia ţine documentul dat.

3.3.3. Indicaţia se întocmeşte prin analogie cu ordinul.3.3.4. Partea dispozitivă a indicaţiei începe cu cuvintele „se propune”, „se

obligă”.3.3.5. Indicaţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.

3.4. Procesul-verbal

3.4.1. Tipurile de procese-verbale

Procesele-verbale sînt de trei tipuri: de şedinţă, de constatare, de predare-recepţionare. Procesele-verbale, de regulă, se întocmesc pe formular general, pe formular tipizat sau pe hîrtie albă.

Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.


23

3.4.2. Procesul-verbal al şedinţei

3.4.2.1. Procesul-verbal al şedinţei Consiliului colegial al O.A.P. se întocmeşte pe formular general (Anexa nr.17), iar procesul-verbal al şedinţei Consiliului raional sau local – pe formular special, executat tipografic (Anexa nr.18), de către secretarul şedinţei în termen de 5 zile.

3.4.2.2. În titlul procesului-verbal se include şi denumirea autorităţii. De exemplu: 1. „ ... Al şedinţei Consiliului colegial”;2. „.... Al şedinţei Consiliului raional”.

3.4.2.3. Procesul-verbal al şedinţei constă din două părţi: de constatare şi de bază.

3.4.2.4. În partea de constatare se indică prenumele şi numele preşedintelui, ale secretarului, în ordine alfabetică – ale membrilor Consiliului şi ale invitaţilor la şedinţă, funcţiile lor (în cazul în care numărul invitaţilor depăşeşte cifra 5, la procesul-verbal se anexează o listă a persoanelor prezente la şedinţă). În această parte se indică, de asemenea, ordinea de zi în care sînt enumerate chestiunile ce urmează a fi discutate în şedinţă, prenumele, numele şi funcţiile raportorilor şi ale coraportorilor.

3.4.2.5. Partea de bază a procesului-verbal al şedinţei constă din elemente ce corespund, respectiv, punctelor de pe ordinea de zi.

Textul fiecărui element trebuie să cuprindă următoarele:

S-A AUDIAT, AU LUAT CUVÎNTUL, S-A HOTĂRÎT, AU VOTAT.

3.4.2.6. Înaintea cuvintelor „S-A AUDIAT” se indică numărul punctului de pe ordinea de zi.

Cuvintele „S-A AUDIAT” se culeg de la extrema marginii din stînga, cu majuscule, după care se pun două puncte.

În rîndul următor, din alineat, se indică prenumele, numele şi funcţia raportorului, se pune tireu şi se expune pe scurt conţinutul raportului.

3.4.2.7. Dacă raportul se prezintă în scris, conţinutul lui nu se expune în procesul-verbal. În acest caz, după prenumele şi numele raportorului se menţionează: „raportul se anexează”. Cuvintele „S-A AUDIAT” nu se repetă înaintea textului cuvîntării coraportorului.

După menţiunea „AU LUAT CUVÎNTUL” se pun două puncte, iar mai jos, din alineat, se indică prenumele şi numele raportorului la cazul nominativ, tireu şi expunerea succintă a conţinutului cuvîntării.


24

3.4.2.8. La sfîrşitul expunerii cuvîntărilor se notează hotărîrea privind chestiunea discutată.

Cuvintele „S-A HOTĂRÎT” se culeg din poziţia „0” a tabulatorului, cu majuscule, cu spaţiere la 2 rînduri de la textul precedent şi două puncte.

În continuare, din alineat, se expune textul hotărîrii.Cuvintele „AU VOTAT” se culeg analogic cuvintelor „S-A HOTĂRÎT”,

după care se indică rezultatele votării după cum urmează:„Pentru_____”, „Contra____”, „S-au abţinut_____”.3.4.2.9. Chestiunile următoare din ordinea de zi se redactează în mod

analogic.3.4.2.10. Procesul-verbal al şedinţei este semnat de preşedintele şi secretarul

şedinţei (Anexele nr. 17 şi nr. 18).3.4.2.11. Persoana responsabilă a O.A.P. exercită controlul asupra executării

hotărîrilor Consiliului. Periodic, o dată în trimestru, ea informează conducătorul O.A.P. şi Consiliul cu privire la rezultatele executării hotărîrilor anterioare.

3.4.3. Procesul-verbal de constatare

3.4.3.1. Textul procesului-verbal de constatare este alcătuit din două părţi: introductivă şi de constatare.

În partea introductivă se indică motivul întocmirii procesului-verbal şi se enumeră alcătuitorii şi persoanele prezente. După cuvîntul „Temei” se indică documentul dispozitiv sau prescripţia orală. După menţiunea „Întocmit” se enumeră funcţiile, prenumele şi numele persoanelor care au întocmit procesul-verbal.

Dacă procesul-verbal a fost întocmit de o comisie, se culege prenumele şi numele preşedintelui.

Prenumele şi numele altor membri ai comisiei se dispun în ordine alfabetică. După menţiunea „Au participat” se enumeră funcţiile, prenumele şi numele persoanelor prezente la întocmirea procesului-verbal de constatare.

În partea de constatare se expun scopurile şi sarcinile întocmirii procesului-verbal, esenţa şi caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum şi concluziile şi propunerile de rigoare.

3.4.3.2. Titlul procesului-verbal trebuie să reflecte laconic conţinutul faptului sau al evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.

3.4.3.3. Locul şi data întocmirii procesului-verbal trebuie să corespundă locului şi datei evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.

3.4.3.4. La sfîrşitul textului (înaintea semnăturilor) se plasează informaţia cu privire la numărul de exemplare ale procesului-verbal şi destinaţia fiecăruia.

3.4.3.5. Procesul-verbal este semnat de către toate persoanele care au participat la întocmirea lui, fără indicarea funcţiilor acestora.

3.4.3.6. În cazul diferendelor de opinii ale alcătuitorilor procesului-verbal sau ale participanţilor la întocmirea lui, acestea se notează mai jos de semnături sau pe o filă aparte.


25

3.4.3.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-verbale de recepţie, de consum, de inventariere, de revizie contabilă sau control financiar, de constatare a lipsei unor documente sau a deteriorării lor irecuperabile, de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat (Anexa nr. 31).

3.4.4. Procesul-verbal de predare-recepţionare

3.4.4.1. Procesele-verbale de predare-recepţionare au următoarea structură:- denumirea O.A.P., a subdiviziunii structurale în cadrul căreia se efectuează

predarea-recepţionarea;- titlul;- data;- temeiul în baza căruia se efectuează operaţiunea de predare-recepţionare;- menţiuni privind caracterul operaţiunii de predare-recepţionare (temporar,

concediu de odihnă sau medical, definitiv);- prenumele, numele şi funcţia persoanelor care au participat la

operaţiunea de predare-recepţionare;- lista completă a obiectelor ce urmează să fie predate-recepţionate. În listă

se descrie starea obiectelor predate-recepţionate, gradul de uzură, elementele lipsă în cazul predării-recepţionării a unui mobil sau imobil. În situaţia în care lista obiectelor predate-recepţionate este sub formă de anexă, în procesul-verbal se consemnează prezenţa anexei;

- semnăturile precedate de cuvintele „a predat”, „a recepţionat”, „a asistat”.

3.5. Nota informativă, memoriul, certificatul

3.5.1. Textul notei informative şi al memoriului se constituie din două părţi. În prima parte se expun faptele care au condus la întocmirea documentului, iar în cea de a doua – concluziile şi propunerile autorului (Anexa nr. 19).

3.5.2. Data sau perioada de timp la care se referă faptele, expuse în nota informativă sau în memoriu, se includ în titlu. De exemplu:

„Cu privire la executarea bugetului O.A.P. pentru anul 2007”.

3.5.3. Notele informative şi memoriile se culeg pe formularele generale ale O.A.P. şi se semnează de către conducătorii O.A.P. sau ai subdiviziunilor structurale de competenţa cărora ţine documentul dat. Notele informative şi memoriile cu caracter intern se culeg pe hîrtie albă şi se semnează de către executanţi.

3.5.4. Certificatele eliberate la solicitarea cetăţenilor se întocmesc pe formular general sau pe formular tipizat, se semnează de conducătorul O.A.P. şi se autentifică cu ştampila.

3.6. Scrisoarea, telegrama, mesajul telefonic


26

3.6.1. Scrisorile se întocmesc în cadrul O.A.P. pentru a expune un motiv, o rugăminte, pentru a răspunde la o cerere, precum şi pentru a comunica unele informaţii.

Scrisorile de însoţire se întocmesc doar în cazul în care sînt necesare explicaţii privind modul de soluţionare a problemelor abordate în document sau pentru redarea scopului expedierii documentului anexat.

3.6.2. Textul scrisorii se compune, de regulă, din două părţi, în consecutivitate logică. În prima parte se indică faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru întocmirea scrisorii. În partea a doua se formulează concluziile, propunerile sau rugămintea.

3.6.3. Scrisorile se întocmesc avînd drept subiect o singură problemă şi se culeg pe formularul pentru scrisoare.

3.6.4. Datarea, formularea titlului, indicarea adresei, autentificarea şi semnarea scrisorii se fac în conformitate cu regulile stabilite în punctele 2.2.8, 2.2.16, 2.2.20 ale prezentului Regulament (Anexa nr. 20).

3.6.5. Telegramele se expediază în cazuri excepţionale şi se întocmesc în două exemplare, adresa indicîndu-se conform punctului 2.2.13 al prezentului Regulament. Menţiunea despre tipul telegramei (urgentă, cifrată etc.) se indică înaintea adresei.

3.6.6. Textul telegramei se expune succint, fără conjuncţii şi prepoziţii (dacă acest fapt nu denaturează conţinutul), fără trecerea cuvintelor dintr-un rînd în altul şi fără corectări. Semnătura se aplică din rînd nou.

3.6.7. Mesajul telefonic serveşte pentru transmiterea informaţiilor. La transmiterea mesajului telefonic se indică: destinatarul, funcţia, prenumele şi nu-mele semnatarului, data şi ora transmiterii, numărul de telefon al O.A.P.

IV. Organizarea circulaţiei documentelor

Circulaţia documentelor trebuie să se exercite operativ, cu un scop bine determinat şi să se realizeze optimal.

4.1. Circulaţia şi modul de executare a documentelor de intrare

4.1.1. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare în O.A.P. se face în mod centralizat în cancelarie.

4.1.2. Prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare se reduce la verificarea corectitudinii destinaţiei şi integrităţii corespondenţei, fixarea faptului intrării documentului şi pregătirii corespondenţei pentru a fi transmisă conform destinaţiei.

4.1.3. Scopul verificării corectitudinii destinaţiei corespondenţei este de a depista corespondenţa expediată greşit. Corespondenţa expediată greşit se reexpediază pe adresa destinatarului indicat.

Toate plicurile, cu excepţia celor cu menţiunea „personal” şi a celor sosite pe adresa organizaţiilor obşteşti (comitetul sindical), se deschid, verificîndu-se conţinutul lor. Dacă se atestă deteriorări, lipsa documentului sau a anexei, precum şi necorespunderea numărului indicat pe plic cu numărul documentului, se informează expeditorul. De regulă, plicurile se distrug, cu excepţia cazurilor în


27

care adresa expeditorului sau timpul expedierii şi primirii documentului pot fi stabilite numai în baza plicului.

4.1.4. În cancelaria O.A.P. documentele se grupează în documente înregistrabile şi neînregistrabile, în conformitate cu Lista-model a documentelor ce nu se înregistrează (Anexa nr. 21).

Pe toate documentele de intrare, jos, în colţul din dreapta, pe recto primei file, se aplică ştampila de înregistrare pe care se fixează data primirii documentului, iar pe documentele înregistrabile se scrie şi indicele de înregistrare a lor (Anexa nr. 14).

Indicele de înregistrare a documentului de intrare constă din:- numărul curent de înregistrare;- indicele subdiviziunii structurale;- numărul dosarului conform nomenclatorului dosarelor, în care va fi

îndosariat documentul după soluţionare. De exemplu: 55/01-12, unde 55 este numărul curent de înregistrare, 01 – indicele subdiviziunii structurale, iar 12 – numărul dosarului conform nomenclatorului.

Numărul curent de înregistrare şi indicele subdiviziunii structurale se fixează de către cancelaria O.A.P., iar numărul dosarului – de către subdiviziunea structurală respectivă.

Pe documente neînregistrabile se fixează doar data primirii lor.Documentele neînregistrabile, documentele sosite pe adresa organizaţiilor

obşteşti şi cele cu menţiunea „personal” se transmit nemijlocit destinatarului.4.1.5. Documentele de intrare, după înregistrarea lor pe fişe (în registre de

evidenţă sau pe suport electronic), fixarea parafei de înregistrare, se transmit spre examinare conducătorilor O.A.P.

4.1.6. Conducătorului O.A.P. i se transmit documentele organelor guvernamentale, ierarhic superioare, ce conţin informaţii privind problemele vitale ale activităţii organului respectiv, soluţionarea cărora cere decizia lui. Celelalte documente se transmit adjuncţilor sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop.

4.1.7. Documentele se transmit spre examinare în ziua primirii lor.Telegramele, mesajele telefonice şi alte documente urgente se transmit spre

examinare şi soluţionare în primul rînd. Dacă în documentul primit se fac trimiteri la alte documente, acestea se

selectează şi se transmit conducerii O.A.P. împreună cu documentele primite sau cu nota informativă.

4.1.8. Rezultatele examinării documentelor se reflectă în rezoluţiile aplicate, de regulă, pe documente, pe prima filă, deasupra textului, sus, în dreapta. Rezoluţia trebuie să conţină indicaţii clare şi exhaustive privind modul şi caracterul executării documentelor, nominalizarea executantului şi termenul de executare a documentului. Fiecare document trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţia ulterioară este necesară în cazul în care concretizează procedura executării documentelor. Examinarea documentelor trebuie să se facă într-un termen cît mai scurt, de regulă, în ziua primirii documentului.


28

4.1.9. Documentele primite, după examinarea lor de către conducătorul O.A.P., se restituie cancelariei pentru înregistrarea textului rezoluţiei în fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic) şi pentru a fi luate la control, în caz de necesitate, după care se repartizează conform destinaţiei.

4.1.10. Responsabil de executarea documentului este prima persoană nominalizată în rezoluţie. Responsabilului de executare i se acordă dreptul de a implica coexecutanţi.

Coexecutanţii documentului trebuie să prezinte, la cererea responsabilului, toate materialele necesare. Ei poartă responsabilitate pentru prezentarea la timp a proiectelor de documente şi pentru calitatea acestora.

4.1.11. Documentele de intrare se execută în termenele stabilite în document sau în rezoluţie. Dacă documentul a fost executat în mod direct (prin telefon, în discuţii personale, la consfătuire etc.), responsabilul face o menţiune pe prima filă a documentului, jos, în colţul din stînga, indicînd modul şi data executării documentului şi o autentifică prin semnătură şi dată.

4.1.12. Documentele executate se transmit pentru a fi îndosariate în subdiviziuni sau funcţionarilor care constituie dosarele în problemele respective.

4.2. Circulaţia documentelor de ieşire şi a celor interne în procesul pregătirii lor

4.2.1. Circulaţia documentelor de ieşire include: întocmirea proiectului documentului, vizarea, confirmarea (în cazurile necesare), semnarea (aprobarea), înregistrarea (documentelor înregistrabile) şi expedierea.

În scopul încunoştinţării şi vizării prealabile, proiectul documentului poate fi multiplicat şi transmis concomitent tuturor persoanelor şi unităţilor participante la întocmirea lui.

Pînă la transmiterea documentului întocmit spre semnare, executantul trebuie să verifice conţinutul lui, corectitudinea perfectării, prezenţa parafelor de confirmare şi de vizare, prezenţa anexelor. Documentul prezentat spre semnare este însoţit de documentele în baza cărora a fost elaborat.

4.2.2. Documentele de ieşire sînt semnate de către conducătorul O.A.P., adjuncţii săi, şefii subdiviziunilor structurale ale O.A.P. în limitele împuternicirilor lor. Documentele semnate se transmit în cancelarie pentru înregistrare şi expediere.

4.2.3. Prelucrarea corespondenţei expediate include: sortarea, adresarea, împachetarea, stabilirea costului de expediere şi predarea ei la oficiul poştal. Pentru corespondenţa recomandată se întocmeşte un borderou de expediere.

Cancelaria verifică corectitudinea perfectării documentelor şi prezenţa anexelor indicate în documentul de bază. Documentele întocmite greşit se restituie executanţilor.

Documentele expediate concomitent pe aceeaşi adresă se pun într-un singur plic.

Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate şi expediate în aceeaşi zi.


29

4.2.4. Documentele interne se întocmesc şi se execută în cadrul O.A.P.Circulaţia documentelor interne, la etapele întocmirii lor, se organizează în

corespundere cu regulile generale de circulaţie a documentelor de ieşire, iar la etapa de executare (utilizare) – cu cele privind documentele de intrare.

4.2.5. Proiectele documentelor de dispoziţie, după întocmirea şi vizarea lor de către persoanele şi organizaţiile interesate, se transmit spre examinare şi semnare conducerii O.A.P. Fiind semnate, documentele menţionate se înregistrează, se multiplică (după caz) şi se transmit sau se expediază spre executare.

4.2.6. Specificul circulaţiei proceselor-verbale ale şedinţelor constă în lipsa etapelor de pregătire a proiectului documentului, de vizare şi confirmare a lui. Procesele-verbale ce conţin dispoziţii pentru persoane cu funcţii de răspundere sau organizaţii din subordine se transmit destinatarilor în forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale.

4.2.7. Memoriile remise conducerii O.A.P., notele informative, comunicatele şi alte documente interne cu caracter operativ se examinează de către persoanele cu funcţii de răspundere cărora le-au fost adresate, după care se transmit în modul stabilit pentru executare în subdiviziunile corespunzătoare sau se îndosariază.

4.2.8. Distribuirea documentelor în cadrul O.A.P. o efectuează cancelaria sau persoanele responsabile de asigurarea documentară.

4.3. Modul de primire şi remitere a documentelor

4.3.1. Primirea, expedierea şi remiterea documentelor de intrare, ieşire şi a celor interne, la toate etapele circulaţiei lor, se fac cu menţiuni speciale pe fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic). Sub semnătură se pot remite documentele luate la control sau alte documente importante.

4.3.2. Despre remiterea documentelor în cadrul subdiviziunii structurale sau dintr-o subdiviziune structurală în alta se informează în mod obligatoriu cancelaria. Pe fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic) se face menţiunea respectivă privind transmiterea documentului.

V. Înregistrarea documentelor şi constituirea aparatului informativ

5.1. Regulile de înregistrare a documentelor

5.1.1. Înregistrarea documentelor se face în mod centralizat în cancelarie.5.1.2. Fiecare document se înregistrează o singură dată. Documentele de

intrare se înregistrează în ziua primirii lor, iar cele de ieşire şi cele interne – în ziua semnării lor.

5.1.3. Se înregistrează, în mod obligatoriu, documentele de intrare ale organelor ierarhic superioare sau cele expediate în adresa lor, documentele interne de importanţă majoră (ordine, dispoziţii, hotărîri, procese-verbale, memorii etc.), precum şi petiţiile cetăţenilor.


30

Documentele recepţionate de la alte organe sau expediate pe adresa lor, se înregistrează numai în cazul, în care acestea cer soluţionare sau răspuns.

5.1.4. O.A.P. trebuie să aibă la dispoziţie lista documentelor ce nu se înregistrează (Anexa nr. 21), aprobată de către conducătorul O.A.P.

5.1.5. Indicele de înregistrare a documentelor de intrare, ieşire şi a celor interne constă, de regulă, din indicele de înregistrare, a dosarului conform nomenclatorului şi numărul curent de înregistrare.

Drept indice de întregistrare a documentelor de dispoziţie şi a proceselor-verbale sînt numerele lor de înregistrare, care se atribuie în limitele fiecărui tip de document.

5.1.6. Pentru înregistrarea documentelor de intrare, ieşire şi interne în O.A.P. se utilizează fişele de înregistrare (Anexa nr. 22), registrele (în cazurile în care circuitul documentelor în O.A.P. nu depăşeşte numărul de 500-600 documente pe an) (Anexele nr. 23 şi nr. 24) şi computerul.

De regulă, fişele de înregistrare şi registrele de evidenţă se execută în condiţii tipografice.

5.2. Completarea elementelor pe fişele de înregistrare

5.2.1. Pentru înregistrarea documentelor pe fişe se folosesc fişe executate tipografic, formatul A5 (210x148 mm) sau formatul A6 (148x105 mm).

5.2.2. La înregistrarea scrisorilor pe fişe, de regulă, se înregistrează independent numai documentul de iniţiativă (solicitare), întocmit în cadrul O.A.P. sau primit din alt organ. Menţiunile privind documentul-răspuns se notează ca o completare la menţiunile de înregistrare pe aceeaşi fişă. Documentului-răspuns de ieşire i se atribuie indicele de înregistrare a documentului de iniţiativă respectiv, iar pe documentul-răspuns de intrare se aplică parafa de înregistrare pe care se indică doar data recepţionării.

5.2.3. În fişa de înregistrare, la rubrica „Corespondent”, se înscrie denumirea expeditorului sau a destinatarului.

5.2.4. La rubrica „Termen de executare” se indică data la care documentul trebuie să fie executat.

5.2.5. La rubrica „Data intrării şi indicele documentului” se indică data primirii documentului şi indicele atribuit în O.A.P.

5.2.6. La rubrica „Data şi indicele de înregistrare a documentului” se scrie data şi indicele acestuia de către unitatea care l-a elaborat.

5.2.7. La rubrica „Numărul filelor” se indică numărul de file ale documentului de bază şi ale celui anexat.

5.2.8. La rubrica „Tipul documentului şi conţinutul succint” se indică tipul documentului, titlul şi conţinutul succint al acestuia.

La înregistrarea hotărîrilor şi a dispoziţiilor autorităţilor administrative de specialitate, a ordinelor emise de organizaţiile ierarhic superioare, pe lîngă titlul sau conţinutul succint al documentului se notează şi indicaţia primită.

5.2.9. La înregistrarea pe fişă a conţinutului rezoluţiei se indică autorul ei şi data.


31

5.2.10. La rubrica „Confirmarea de primire a documentului” se pune semnătura executantului şi data primirii documentului.

5.2.11. Nota cu privire la executarea documentului trebuie să reflecte soluţionarea în esenţă a chestiunii, data şi indicele de înregistrare a documentului de răspuns. În cazul în care nu se cere un răspuns în scris, se indică data, autorul şi modul de soluţionare a problemei abordate în documentul de iniţiativă.

5.2.12. Pe verso fişei, la rubrica „Menţiuni privind controlul” se fixează notele vizînd controlul termenelor de executare a documentului, în care se indică data efectuării controlului şi etapa de executare a documentului. Rubrica poate fi folosită pentru note privind circulaţia documentului.

5.2.13. Rubricile fişei de înregistrare „Fondul nr. ”, „Inventarul nr. ”, „Dosarul nr. ” se completează în arhiva O.A.P.

5.2.14. Pentru atribuirea numerelor curente de înregistrare pe fişe a documentelor de iniţiativă de intrare şi de ieşire se foloseşte baremul unic (Anexa nr. 25).

Numerele atribuite documentelor se taie cu două linii încrucişate, numerele de intrare – cu culoare neagră, iar cele de ieşire – cu culoare roşie.

5.2.15. Elementele în registrele de intrare, de ieşire se completează în mod

analogic.

5.3. Constituirea fişierului informativ

5.3.1. Fişierul informativ de înregistrare constă din trei părţi: pentru documentele de intrare neexecutate (prima parte); pentru documentele de ieşire la care se aşteaptă răspuns (partea a doua); pentru documentele executate (partea a treia).

Drept compartimente ale primei părţi a fişierului sînt datele lunii. Fişele se distribuie conform termenelor lor de executare.

Drept compartimente ale părţii a doua a fişierului sînt de asemenea datele lunii. Fişele se distribuie conform datelor la care se aşteaptă primirea răspunsului. Compartimentele părţii a treia trebuie să corespundă Clasificatorului corespondenţilor, subdiviziunilor structurale sau anumitor direcţii de activitate a O.A.P. Fişele se distribuie în ordinea numerelor de înregistrare.

5.3.2. Fişele din compartimentele întîi şi al doilea, după executarea documentelor sau primirea răspunsurilor, se distribuie în rubricile respective ale compartimentului al treilea al fişierului, cu înscrierea menţiunilor necesare. Tot în compartimentul al treilea se distribuie fişele de înregistrare a documentelor organizaţiilor ierarhic superioare, expediate pentru informare.

5.3.3. Fişele de înregistrare a ordinelor, dispoziţiilor, deciziilor şi hotărîrilor se clasifică într-un fişier aparte.

VI. Controlul executării documentelor

6.1. Cerinţele de bază privind organizarea controlului executării documentelor


32

6.1.1. Controlul asupra executării documentelor, a dispoziţiilor ce se conţin în ele este realizat de către conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor în procesul semnării sau aprobării acestora. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor se pune în seama cancelariei sau a persoanelor desemnate în acest scop.

6.1.2. Categoriile documentelor ce urmează a fi monitorizate sînt stabilite în conformitate cu legislaţia în vigoare în instrucţiuni cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat, fiind incluse în Lista documentelor monitorizate cu indicarea termenelor de executare.

La indicaţia conducerii pot fi monitorizate şi documente ce nu sînt incluse în Lista-model (Anexa nr. 26).

6.1.3. Controlul asupra executării actelor legislative, decretelor Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrilor, dispoziţiilor şi însărcinărilor Guvernului se reglementează prin Instrucţiunea-tip asupra organizării şi derulării controlului asupra executării actelor legislative, decretelor Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrilor, dispoziţiilor şi însărcinărilor Guvernului în autorităţile administraţiei publice centrale şi locale, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.287 din 28.03.2000.

6.2. Termenele de executare a documentelor

6.2.1. Termenele de executare a documentelor se clasifică în: termene tip şi termene individuale.

6.2.2. Termenele tip de executare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile generale de documente ce urmează a fi monitorizate conform Listei-model.

În celelalte cazuri, termenele de executare a documentelor nu vor depăşi 10 zile lucrătoare. Un termen mai lung poate fi stabilit pentru executarea documentelor dificile prin caracterul executării lor.

6.2.3. Termenele individuale de executare se stabilesc în rezoluţiile conducătorilor O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora sau se indică direct în document.

La stabilirea termenului de executare se ţine cont de complexitatea conţinutului documentului şi de posibilităţile practice ale O.A.P. Dacă termenul individual de executare a documentului diferă de termenul tip, stabilit pentru categoria respectivă de documente, timpul executării se consideră termenul individual.

6.2.4. În cazul în care în documentul de intrare este indicat termenul la care se aşteaptă răspuns, acest termen trebuie respectat.

6.2.5. Termenul de executare a documentului de intrare se calculează începînd cu momentul intrării lui în O.A.P.

6.2.6. Termenul de executare a documentului poate fi prelungit numai de către persoana sau instituţia care l-a stabilit. Prelungirea termenului de executare trebuie efectuată cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea termenului de executare, în cazurile în care se constată imposibilitatea respectării termenului indicat. În caz contrar, se consideră că documentul nu a fost executat în termenul stabilit.


33

6.2.7. În cazul tergiversării executării documentului, conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor lor structurale sînt obligaţi să ia măsuri pentru a elucida şi a înlătura cauzele tergiversării şi pentru a asigura executarea în termen a documentului.

6.3. Efectuarea controlului asupra termenelor de executare a documentelor

6.3.1. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor şi însărcinărilor conducătorului se face în baza fişelor (registrelor de evidenţă, suportului electronic) în care au fost înregistrate documentele.

6.3.2. Pe fişele şi pe documentele de control (în registre de evidenţă, pe suport electronic) se aplică simbolul controlului „C” sau parafa „Control”.

6.3.3. Documentul se consideră executat numai în cazul în care sînt soluţionate toate problemele abordate în el şi s-a expediat răspunsul. Dacă executarea nu a fost documentată, atunci pe documentul-solicitare şi pe fişa de control (în registrul de evidenţă, pe suport electronic) se face menţiunea cu privire la executare.

6.3.4. După executare, controlul asupra documentelor se ridică. Ridicarea controlului poate fi dispusă numai de conducătorul care a luat documentul la control. Datele privind executarea documentului şi ridicarea controlului se includ în fişă (în registrul de evidenţă, pe suport electronic).

6.4. Generalizarea şi analiza datelor cu privire la executarea documentelor

6.4.1. Datele privind executarea documentelor monitorizate se generalizează conform situaţiei la data de întîi a fiecărei luni şi se raportează conducătorilor O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora.

În cadrul O.A.P. se fac bilanţuri lunare privind executarea documentelor monitorizate (Anexa nr. 27).

6.4.2. Datele cu privire la rezultatele controlului executării documentelor se analizează periodic. În baza acestor analize se elaborează propuneri privind urgentarea executării documentelor, mărirea responsabilităţii executanţilor şi perfecţionarea organizării controlului.

VII. Întocmirea nomenclatorului dosarelor şi constituirea dosarelor

7.1. Întocmirea nomenclatorului dosarelor

7.1.1. După executare, documentele ce se referă la o anumită problemă sau la un domeniu de activitate a O.A.P. se îndosariază.

7.1.2. În scopul îndosarierii corecte, ce ar asigura găsirea rapidă a documentelor conform conţinutului şi categoriilor lor, se întocmeşte nomenclatorul dosarelor, care reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, cu indicarea termenelor de păstrare, în conformitate cu Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile,


34

organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova, aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă în anul 1997.

7.1.3. Nomenclatorul dosarelor serveşte la repartizarea şi clasificarea în dosare a documentelor executate, ca indicator al indicelor de înregistrare a documentelor şi al termenelor de păstrare a dosarelor, ca schemă pentru întocmirea fişierului informativ al documentelor executate şi ca document de evidenţă a dosarelor cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) în arhiva O.A.P.

7.1.4. Nomenclatoarele dosarelor pentru anul următor se întocmesc sau se concretizează de către subdiviziunile structurale ale O.A.P. la sfîrşitul anului în curs.

În baza nomenclatoarelor dosarelor subdiviziunilor structurale, cancelaria întocmeşte nomenclatorul dosarelor O.A.P., care se culege pe blanchetă generală după un model stabilit (Anexa nr. 28).

Nomenclatorul O.A.P. se examinează de către Comisia Centrală de Expertiză a O.A.P., se coordonează cu arhiva de stat respectivă şi se aprobă de către conducătorul O.A.P.

Nomenclatorul dosarelor se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie a fiecărui an.

7.1.5. Nomenclatorul dosarelor aprobat este valabil pentru mai mulţi ani şi este supus reîntocmirii şi aprobării numai în cazul în care intervin schimbări în structura O.A.P. şi în componenţa documentelor. Dacă asemenea modificări nu au intervenit, nomenclatorul dosarelor, la sfîrşitul fiecărui an, se concretizează şi se culege din nou şi se reaprobă de către conducător.

7.1.6. În nomenclatorul dosarelor O.A.P. se include toată documentaţia, atît cea elaborată în procesul activităţii lor, cît şi cea de intrare.

În nomenclatorul dosarelor, de regulă, nu se includ publicaţiile: broşurile, îndrumarele, buletinele şi alte ediţii similare.

7.1.7. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte pe scheme structurale (în cazul în care există o structură bine definită) sau pe direcţii de activitate (în subdiviziunile fără structură).

La întocmirea nomenclatorului dosarelor pe schema structurală drept compartimente figurează denumirile subdiviziunilor structurale, plasate în conformitate cu schema de încadrare (Anexa nr.29). Drept compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor în subdiviziunile fără structură figurează subdiviziunile sau direcţiile de activitate.

7.1.8. Fiecărui dosar inclus în nomenclator i se atribuie un indice. Indicele dosarelor constă din simbolul subdiviziunilor structurale sau direcţiilor de activitate şi din numărul de ordine al dosarelor în cadrul subdiviziunii sau direcţiei de activitate respective. Indicele dosarelor se notează cu cifre arabe.

De exemplu: 01-12, unde 01 indică subdiviziunea structurală, iar 12 – numărul de ordine al titlului dosarului conform nomenclatorului.

7.1.9. Titlurile dosarelor se înscriu în compartimentele respective ale nomenclatorului în funcţie de gradul de importanţă al documentelor.


35

Titlurile dosarelor se stabilesc în dependenţă de conţinutul documentelor grupate în dosare, indicîndu-se tipul lor (ordine, dispoziţii, procese-verbale etc.), precum şi alte date care precizează conţinutul dosarului: informaţii referitoare la autor şi la data evenimentului, indicaţii cu privire la autenticitatea documentului sau prezenţa copiilor.

7.1.10. Dacă pe parcursul anului în cadrul O.A.P. se creează subdiviziuni noi de muncă documentate şi se constituie dosare neprevăzute, aceste dosare se includ adăugător în nomenclator. În acest scop în compartimentele nomenclatorului se rezervează cîteva numere.

7.1.11. Rubrica „Numărul dosarelor (volumelor)” a nomenclatorului dosarelor se completează la sfîrşitul anului calendaristic.

7.1.12. La rubrica „Menţiuni” se fac însemnări cu privire la constituirea dosarelor, întocmirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru nimicire, persoanele responsabile de gruparea dosarelor, transmiterea dosarelor în altă unitate pentru a fi continuate etc.

7.1.13. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o înscriere de totalizare privind numărul dosarelor la momentul respectiv (Anexa nr.28, continuare).

7.2. Constituirea dosarelor

7.2.1. Constituirea dosarelor în conformitate cu nomenclatorul dosarelor se efectuează în subdiviziunile structurale în care au fost executate documentele. Nu se admite păstrarea dosarului la executant.

7.2.2. La constituirea dosarelor se înlătură duplicatele, maculatoarele, filele nescrise, precum şi acele, agrafele, clamele.

În procesul grupării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor (prezenţa semnăturii, datei, indicelui, menţiunii „În dosarul nr. ...”, semnăturii de certificare etc.).

Documentele neperfectate sau întocmite greşit se restituie executantului spre finalizare.

Documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare se clasifică în dosare separate.

Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file (cu grosimea de 30-40 mm).

7.2.3. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an. Excepţie fac dosarele transmisibile.

7.2.4. Anexele de volum mare se îndosariază separat. Anexele de volum mic se anexează la documentele la care se referă.

7.2.5. Gruparea documentelor în dosar se efectuează în ordinea soluţionării problemelor, în ordine cronologică, alfabetică sau a indexării (numerotării) documentelor. Aceste principii pot să varieze sau pot fi îmbinate.

O importanţă primordială o are principiul sistematizării documentelor conform problemelor abordate, principiu ce prevede gruparea documentelor în


36

consecutivitatea logică a soluţionării unei sau altei probleme (conform datei semnării, intrării documentului, executării lui).

7.2.6. Controlul asupra corectitudinii constituirii dosarelor este exercitat de către persoanele cu funcţii de răspundere.

7.3. Sistematizarea unor categorii de documente

7.3.1. Documentele de dispoziţie (legile, decretele, hotărîrile, dispoziţiile, deciziile etc.) ale Parlamentului, Preşedintelui Republicii Moldova, Guvernului etc. se clasifică în ordine cronologică, conform numerelor şi se păstrează în Serviciul secretariat administrativ.

7.3.2. Documentele de dispoziţie ale O.A.P. (ordinele, dispoziţiile, procesele-verbale etc.) ce îndosariază pe categorii, în ordine cronologică, conform numerelor, împreună cu anexele referitoare la ele.

7.3.3. Regulamentele, instrucţiunile aprobate prin documente de dispoziţie se consideră anexe ale acestora şi se unesc. Dacă au fost aprobate în mod separat, atunci se grupează separat.

7.3.4. Documentele referitoare la procesele-verbale se îndosariază, în dependenţă de volumul lor, împreună cu procesul-verbal sau aparte şi se sistematizează în ordinea numerelor proceselor-verbale.

7.3.5. Ordinele, dispoziţiile cu privire la activitatea de bază, la personalul scriptic, la deplasări şi concedii se grupează separat.

7.3.6. Planurile şi devizele de cheltuieli aprobate se grupează separat de proiectele lor.

7.3.7. Planurile şi dările de seamă anuale se grupează separat de cele trimestriale, semestriale.

7.3.8. Fişele conturilor analitice ale funcţionarilor şi alte documente similare se îndosariază separat, pentru fiecare an, în ordinea alfabetică a numelor de familie.

7.3.9. Corespondenţa se clasifică în dosare pentru perioada anului calendaristic şi include toate documentele ce apar în procesul soluţionării problemei abordate. Corespondenţa se sistematizează în ordine cronologică: documentul-răspuns se ataşează la documentul-cerere.

La reluarea corespondenţei într-o anumită problemă, documentele se includ în dosarul anului în curs, atribuindu-le indicele dosarului din anul precedent, în care se păstrează documentele anterioare ce vizează problema respectivă.

Corespondenţa cu organele administrative de specialitate şi cele ierarhic superioare se grupează conform problemelor concrete abordate.

7.3.10. Petiţiile cetăţenilor şi documentele privind examinarea lor se grupează separat de corespondenţa generală.

VIII. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi valorificarea lor ulterioară

8.1. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi valorificarea lor ulterioară constă în expertiza valorii documentelor, perfectarea dosarelor,


37

întocmirea inventarelor dosarelor, asigurarea integrităţii documentelor, depunerea documentelor spre păstrare la arhiva departamentală.

8.2. Expertiza valorii documentelor

8.2.1. Expertiza valorii documentelor constă în stabilirea valorii ştiinţifice, istorice, economice şi socioculturale a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare de stat şi fixarea termenelor lor de păstrare.

8.2.2. Expertiza valorii se efectuează de către Comisia Centrală de Expertiză (în continuare – C.C.E.) care activează permanent în cadrul O.A.P. şi de către comisiile de expertiză (în continuare – C.E.) care activează în cadrul instituţiilor subordonate şi în consiliile locale.

8.2.3. C.C.E. şi C.E. se constituie prin ordinul, dispoziţia conducătorului şi includ în componenţa lor cel puţin cîte 5 membri sub preşedinţia unui adjunct al conducătorului sau secretarului consiliului local respectiv. În activitatea lor, C.C.E. şi C.E. se conduc de îndrumările, instrucţiunile şi indicaţiile Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova privind organizarea lucrului cu documentele, de indicatoarele documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare, de nomenclatorul dosarelor şi regulamentul lor aprobat, elaborat în baza Regulamentului-tip (Anexa nr. 30).

8.2.4. C.C.E. şi C.E. exercită următoarele funcţii:- examinează proiectele nomenclatoarelor dosarelor;- organizează anual selectarea documentelor pentru păstrare permanentă sau

pentru nimicire;- examinează inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare, ce

urmează a fi transmise la păstrare de stat, inventarele dosarelor cu termen lung de păstrare, iau hotărîri de prezentare a inventarelor dosarelor spre aprobare Comisiilor de Expertiză şi Control (în continuare – C.E.C.) ale instituţiilor arhivistice din Republica Moldova;

- examinează procesele-verbale de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat;

- examinează propunerile privind schimbarea termenelor de păstrare a unor categorii de documente, stabilite de indicatoarele documentelor şi nomenclatoarele dosarelor în vigoare, iau hotărîri de a prezenta aceste propuneri spre aprobare Comisiei Centrale de Expertiză şi Control (în continuare – C.C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova;

- C.C.E. a O.A.P. exercită controlul şi dirijează metodic activitatea C.E. ale instituţiilor din subordinea O.A.P.

8.2.5. Membrii C.C.E. şi C.E., în comun cu alţi specialişti ai instituţiilor, verifică corectitudinea selectării documentelor pentru păstrare permanentă sau pentru nimicire examinînd inventarele dosarelor, procesele-verbale de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat.

Selectarea nemijlocită a documentelor se efectuează de către persoanele responsabile ale subdiviziunilor structurale ale instituţiilor.


38

8.2.6. Selectarea documentelor şi a dosarelor pentru nimicire se perfectează într-un proces-verbal de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat (Anexa nr. 31).

Procesele-verbale sînt examinate de către C.C.E. sau C.E, sînt semnate de către preşedintele şi membrii comisiei, coordonate cu arhiva de stat respectivă şi aprobate de către conducători.

Nimicirea documentelor incluse în procesele-verbale se efectuează numai după aprobarea inventarelor dosarelor cu termen permanent de păstrare şi coordonarea celora cu termen lung de păstrare pentru perioada de timp respectivă de către arhivele de stat ale Republicii Moldova.

8.3. Perfectarea dosarelor

8.3.1. La finele fiecărui an, O.A.P. şi instituţiile subordonate acestora sînt obligate să pregătească documentele pentru a fi predate la arhivă. În acest scop se definitivează şi se perfectează dosarele constituite pe parcursul anului. Perfectarea dosarelor include un complex de lucrări: completarea datelor pe prima copertă a dosarelor, îndosarierea, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor.

8.3.2. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare se îndosariază în coperte tari şi filele dosarelor se numerotează, sus, în colţul din dreapta, cu creion simplu. În dosarele compuse din mai multe volume, filele fiecărui volum se numerotează separat.

Fila de orice format, cusută dintr-o margine, se numerotează ca o singură filă; fila îndoiată şi cusută la mijloc urmează a fi descusută şi numerotată ca o singură filă.

Dacă la o filă sînt anexate alte documente, acestea se numerotează separat.Fila cu o fotografie lipită pe ea se numerotează ca una singură.Plicurile îndosariate, avînd inscripţii pe ele sau conţinînd documente de

asemenea se numerotează, după care se numerotează fiecare document din plic în ordine consecutivă.

La sfîrşitul dosarului, pe o filă adăugită sau pe ultima pagină rămasă nescrisă a registrelor şi condicelor, se face următoarea certificare: „În prezentul dosar (registru, condică etc.) sînt numerotate şi cusute ... file” (numărul de file se indică cu cifre şi litere). Se indică data cînd a fost efectuată certificarea şi se pune semnătura executantului.

Dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu sînt supuse perfectării. Evidenţa lor se ţine conform nomenclatorului dosarelor.

8.3.3. Completarea datelor pe coperta dosarului se efectuează conform modelului stabilit (Anexa nr. 32).

8.3.4. La sfîrşitul anului calendaristic pe copertele dosarelor se concretizează următoarele:

- dacă a fost schimbată denumirea subdiviziunii structurale sau dacă dosarul a fost transmis pentru finalizare în altă subdiviziune structurală, se introduc modificările respective;


39

- pe dosarele ce conţin documente de dispoziţie (ordine, dispoziţii, procese-verbale etc.) se indică numerele lor, se fac menţiuni cu privire la originalul documentelor sau prezenţa cópiilor;

- dacă dosarul ce conţine corespondenţa este constituit din cîteva volume, titlul dosarului conform nomenclatorului se completează, pentru fiecare volum, cu menţiunile privind corespondentul, autorul, teritoriul vizat, data (ziua, luna, anul) începerii şi încheierii lui. Datele concrete se înscriu şi pe copertele altor dosare, dacă acest fapt este necesar pentru operativitatea căutării documentelor pe viitor;

- dacă dosarul conţine documente-anexe pentru anii ce preced începutul dosarului, pe coperta lui, sub dată, se face menţiunea: „Conţine documente pentru anii ...”;

- pe coperta dosarului se scrie numărul de file, indicat în inscripţia de certificare a lui;

- după includerea dosarului în inventar, pe coperta lui se scrie numărul inventarului şi numărul dosarului în inventarul respectiv.

8.3.5. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare trebuie făcute cu cerneală rezistentă la lumină sau cu tuş şi să fie scrise clar, citeţ. La apariţia unor dificultăţi privind perfectarea dosarelor ce vor fi transmise la păstrare de stat, se va consulta Serviciul de Stat de Arhivă sau arhivele de stat respective.

8.4. Întocmirea inventarelor dosarelor

8.4.1. La finele fiecărui an calendaristic, persoanele responsabile de lucrările de secretariat ale instituţiilor întocmesc inventare de predare a dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare la arhiva departamentală a O.A.P.

Persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) a O.A.P. întocmeşte compartimente anuale, separat, pentru documentele cu termen permanent şi pentru cele cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 100 ani inclusiv).

Inventarul dosarelor este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi a conţinutului documentelor îndosariate.

Inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare necesită a fi aprobate de către C.E.C. ale arhivelor de stat cel mult peste doi ani după scoaterea dosarelor din lucrările de secretariat curente.

8.4.2. Inventarele se întocmesc în mod separat pentru dosarele:- cu termen permanent de păstrare;- cu termen lung de păstrare;- personalului scriptic.Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) nu se

întocmesc inventare.Compartimentele anuale ale inventarelor dosarelor se numerotează

consecutiv pe parcursul a mai multor ani. Inventarele se închid numai cu acordul arhivelor de stat respective.


40

8.4.3. La întocmirea inventarelor dosarelor se ţine cont de următoarele cerinţe:

- în inventar se includ numai dosarele închise (scoase din lucrările de secretariat);

- titlurile dosarelor se ordonează pe compartimente, în ordinea în care sînt incluse în nomenclator;

- documentele personalului scriptic se sistematizează în inventar în ordine alfabetică sau cronologică;

- fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul este constituit din 2-3 volume, fiecare volum se numerotează separat;

- numerotarea dosarelor în inventar se efectuează consecutiv pentru mai mulţi ani;

- dacă în inventar sînt incluse cîteva volume ale aceluiaşi dosar, se scrie deplin doar titlul primului volum, pe celelalte volume se indică menţiunea „idem”, celelalte date se completează deplin;

- dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;- rubrica „Menţiuni” din inventar se foloseşte pentru indicarea stării fizice a

dosarului, documentelor, datelor referitoare la primirea sau transmiterea documentelor etc.

8.4.4. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform unui model stabilit (Anexa nr. 33). Pentru dosarele cu termen permanent de păstrare, ele se întocmesc în patru exemplare, pentru dosarele cu termen lung de păstrare şi cele privind personalul scriptic – în trei exemplare. Inventarele şi istoricul fondului, semnate şi verificate, se expediază spre aprobare C.E.C. ale arhivelor de stat respective.

În corespundere cu inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare aprobate, instituţiile sînt obligate să transmită în termenele stabilite la păstrare de stat (cu excepţia instituţiilor care în conformitate cu legislaţia în vigoare îşi păstrează permanent documentele în depozitele speciale de stat), iar arhivele de stat ale Republicii Moldova sînt obligate să primească la păstrare de stat dosarele incluse în inventare.

Dosarele personalului scriptic se păstrează în arhiva departamentală a O.A.P. timp de 75 ani, după care se nimicesc în ordinea stabilită.

8.4.5. La transmiterea documentelor spre păstrare de stat, inventarele trebuie să conţină: cuprinsul, lista abrevierilor, prefaţa, indicatoarele, foaia de titlu.

8.4.6. Foaia de titlu a inventarului se întocmeşte la prima transmitere a dosarelor în arhivele de stat ale Republicii Moldova şi se completează de fiecare dată în cazurile în care intervin schimbări în denumirea instituţiei sau în a organului ei ierarhic superior.

8.5. Asigurarea integrităţii documentelor

8.5.1. Conducătorii subdiviziunilor structurale şi persoanele responsabile de lucrările de secretariat poartă răspundere pentru păstrarea documentelor.

Din momentul începerii dosarelor şi pînă la predarea lor în arhiva departamentală, acestea se păstrează în birourile subdiviziunilor structurale.


41

8.5.2. Dosarele se păstrează în birourile de lucru sau în încăperi amenajate special pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.

8.5.3. Dosarele se păstrează în dulapuri de cancelarie ce se încuie, pentru a le proteja de praf, razele solare şi pentru a asigura integritatea documentelor.

8.5.4. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului facilitează căutarea şi utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe partea de dinăuntru a uşii dulapului, iar pe cotoarele dosarelor se notează indicele lor din nomenclator.

8.5.5. Ridicarea şi eliberarea unor documente din dosarele cu termen permanent de păstrare este interzisă. În cazuri excepţionale (de exemplu, la solicitarea organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face doar cu permisiunea conducătorilor instituţiilor, lăsînd o copie a documentului ridicat şi un proces-verbal privind cauzele ridicării originalului.

8.5.6. Eliberarea dosarelor în interes de serviciu funcţionarilor altor subdiviziuni structurale se face numai cu permisiunea conducătorilor instituţiilor.

Menţiunea despre eliberarea dosarelor se fixează într-un registru sau pe o fişă specială, indicîndu-se denumirea subdiviziunii structurale, indicele dosarului, data eliberării şi restituirii, prenumele, numele şi semnătura persoanei căreia i-a fost eliberat dosarul.

8.6. Depunerea documentelor spre păstrare în arhiva departamentală a

O.A.P.

8.6.1. În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi a documentelor cu termen lung de păstrare şi de însemnătate practică (inclusiv documentele personalului scriptic), ţinerii evidenţei, utilizării, selectării şi pregătirii documentelor cu termen permanent de păstrare pentru transmitere la păstrare de stat, în O.A.P. există arhiva departamentală.

8.6.2. În activitatea sa, arhiva departamentală se călăuzeşte de legislaţia în vigoare a Republicii Moldova, de ordinele, dispoziţiile şi indicaţiile O.A.P., de documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova, de regulamentul arhivei departamentale a O.A.P.

8.6.3. În arhivă se depun dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare, precum şi cele ale personalului scriptic, conform inventarelor dosarelor. Dosarele cu termen temporar de păstrare nu se depun în arhivă, ci se păstrează în subdiviziunile structurale ale O.A.P., iar după expirarea termenului de păstrare fixat se nimicesc în modul stabilit.

8.6.4. În arhivă, împreună cu dosarele, se transmit şi fişele de înregistrare a documentelor pentru completarea fişierului informativ al arhivei.

8.6.5. Predarea dosarelor din subdiviziunile structurale la arhiva departamentală se face personal de către reprezentantul subdiviziunii conform graficului stabilit, întocmit de persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular), coordonat de către conducătorii subdiviziunilor structurale şi aprobat de către conducătorul O.A.P.


42

8.6.6. În subdiviziunile structurale, procesul pregătirii dosarelor pentru păstrare în arhiva departamentală se verifică de către persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular). Lacunele depistate sînt înlăturate de subdiviziunile structurale.

8.6.7. Preluarea dosarelor în arhiva departamentală se execută de către persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular), în prezenţa lucrătorului din subdiviziunea structurală respectivă, conform inventarului alcătuit în 2 exemplare.

În ambele exemplare ale inventarelor se fac menţiuni despre prezenţa sau lipsa fiecărui dosar. La sfîrşitul inventarului se indică (cu cifre şi cu litere) numărul dosarelor preluate la păstrare, numerele dosarelor ce lipsesc, data primirii şi semnăturile persoanelor ce au predat-recepţionat dosarele.

8.6.8. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare şi dosarele personalului scriptic se transmit în arhiva departamentală după expirarea unui an de la scoaterea lor din lucrările de secretariat.

Dacă în cadrul lucrărilor de secretariat curente este necesară utilizarea unor dosare din arhiva departamentală, persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) le înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor eliberate pentru utilizare temporară.

8.6.9. Persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular), este obligată să ţină permanent evidenţa dosarelor ce se păstrează în arhiva departamentală.

8.6.10. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării spre nimicire, deteriorării irecuperabile, predării la păstrare de stat sau constatării lipsei dosarelor.

În toate cazurile menţionate mai sus, persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) este obligată să întocmească un proces-verbal care va fi prezentat conducătorului O.A.P. spre aprobare, fiind mai întîi coordonat cu arhiva de stat respectivă.

8.6.11. După expirarea termenelor de păstrare provizorie a documentelor O.A.P., stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de stat, ele se predau pentru păstrare permanentă în arhivele de stat.

8.6.12. Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova stabileşte categoriile instituţiilor subordonate O.A.P. de la care se recepţionează documente în arhivele de stat şi indică categoriile de documente ce urmează a fi depuse la păstrare de stat.


43

regulamentul-cadru cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în

Documents