metodologie de îmbunătăţire a managementului serviciilor publice

METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI

SERVICIILOR PUBLICE - MANAGEMENTUL CALITATII

Versiune Document 1.0 Creat: 14.06.2013

Ultima Actualizare: 28.06.2013

Metodologia privind imbunatatirea Managementului serviciilor publice - Componenta QUALSYST – la Institutia

Prefectului – Judetul Botosani

Pagina 2/61

CONTROLUL DISTRIBUTIEI

Nr. Copie Distributie 1. Copie internă SIVECO România SA; ASSIST Software

2. Copie externă Instituţia Prefectului - Judeţul Botoşani

ISTORICUL MODIFICARILOR

Versiune Data Comentarii 0.1 DRAFT 14.06.2013 Versiune initiala

1.0 28.06.2013 Versiune finala

APROBARILE DOCUMENTULUI

Nume Functie Dept. Semnatura

Data

CREAT

Catalin TRUFIN

TSE DEZV.

VERIFICAT Adrian Naş Manager de Proiect

SVAP

APROBAT Mihaita Ionel

LoB CAD



Pagina 3/61

1. CUPRINS

CONTROLUL DISTRIBUTIEI ...................................................................................................................................................... 2 ISTORICUL MODIFICARILOR ..................................................................................................................................................... 2 APROBARILE DOCUMENTULUI ................................................................................................................................................. 2

1. CUPRINS ................................................................................................................. 3

I. OBIECTIVE ŞI ARIE DE CUPRINDERE ............................................................................................. 6

II. MODUL DE ABORDARE PROPUS .................................................................................................... 6

II.1. OBIECTIVE ...................................................................................................................................................................... 7 II.2. MOD DE ABORDARE ......................................................................................................................................................... 7

III. ACTIVITATI DE CONTROL AL IMPLEMENTARII MANAGEMENTULUI DE CALITATE ........... 10

III.1. SEDINTE SI INTALNIRI DE LUCRU ................................................................................................................................... 10 III.2. COMUNICAREA IN CADRUL PROIECTULUI ....................................................................................................................... 12 III.3. MANAGEMENTUL RISCURILOR ...................................................................................................................................... 13

IV. MANAGEMENTUL SCHIMBARII ................................................................................................... 14

IV.1. INTRODUCERE .............................................................................................................................................................. 14 IV.2. PROCEDURA ................................................................................................................................................................ 14

V. MANAGEMENTUL CALITATII ........................................................................................................ 17

PRINCIPALUL OBIECTIV AL MANAGEMENTULUI CALITATII ESTE DE A ASIGURA CLIENTUL CA IMPLEMENTAREA MODULULUI DE

MANAGEMENT AL CALITATII - QUALSYST, VA SATISFACE NEVOILE UTILIZATORILOR SAI SI OBIECTIVELE PROPUSE. .................. 17 V.1. CERINTE DE CALITATE, CRITERII SI METRICI .................................................................................................................... 17

1. Indicatori obiectiv verificabili ............................................................................................................ 17 2. Criterii de calitate ............................................................................................................................. 18 3. Masurarea calitatii ............................................................................................................................ 20

V.2. ACTIVITATI DE CONTROL AL CALITATII ............................................................................................................................. 22 1. Analize de proiect ............................................................................................................................ 22 2. Audituri ale calitatii .......................................................................................................................... 23

VI. ACTIVITATI TEHNICE PRIVIND IMPLEMENTAREA MODULULUI –MANAGEMENTUL CALITATII - QUALSYST 23

VI.1. ANALIZA FLUXURILOR INFORMATIONALE SAU ANALIZA DE BUSINESS ............................................................................... 23 1. Obiective ......................................................................................................................................... 23 2. Activitatile etapei de analiza ............................................................................................................. 24

VI.2. INSTALAREA SI CONFIGURAREA MODULUI – MANAGEMENTUL CALITATII (QUALSYST) ................................................... 25 1. Obiective ......................................................................................................................................... 25 2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare ..................................................................................... 26

VI.3. ADAPTARE MANUAL DE UTILIZARE SI PREGATIREA SUPORTULUI DE CURS ........................................................................ 27 VI.4. INSTRUIRE ADMINISTRATORI ........................................................................................................................................ 27

1. Obiective ......................................................................................................................................... 27 2. Livrabile .......................................................................................................................................... 27

VI.5. TESTARE APLICATIE ...................................................................................................................................................... 28 1. Obiective ......................................................................................................................................... 28 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 28 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 28



Pagina 4/61

VI.6. INSTRUIREA UTILIZATORILOR FINALI .............................................................................................................................. 29 1. Obiective ......................................................................................................................................... 29 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 29 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 29

VI.7. ASISTENTA TEHNICA ACORDATA UTILIZATORILOR FINALI PENTRU UTILIZAREA SISTEMULUI IN PRODUCTIE. ........................ 30 1. Obiective ......................................................................................................................................... 30 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 30 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 30

VI.8. SUPORT TEHNIC .......................................................................................................................................................... 31 1. Obiective ......................................................................................................................................... 31 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 31

VII. PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC CARE STA LA BAZA IMBUNATATIRII MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE – MANAGEMENTUL CALITATII - QUALSYST .......................................... 31

VII.1. RAPOARTE DE NECONFORMITATE ................................................................................................................................. 31

SITUAȚIE CURENTĂ ............................................................................................................................ 31

APLICAȚIE 32

ÎMBUNĂTĂȚIRI 37

VII.2. ACTIUNI CORECTIVE .................................................................................................................................................... 38


APLICAȚIE 38

ÎMBUNĂTĂȚIRI 39

VII.3. ACTIUNI PREVENTIVE................................................................................................................................................... 39


APLICAȚIE 39

ÎMBUNĂTĂȚIRI 41

VII.4. DOCUMENTE EXTERNE ................................................................................................................................................ 42


APLICAȚIE 42

ÎMBUNĂTĂȚIRI 46

VII.5. DOCUMENTE INTERNE ................................................................................................................................................. 46


APLICAȚIE 46

ÎMBUNĂTĂȚIRI 48

VII.6. INSTRUIRI ................................................................................................................................................................... 49


APLICAȚIE 49

ÎMBUNĂTĂȚIRI 50

VII.7. PROPUNERI DE IMBUNATATIRE .................................................................................................................................... 50



Pagina 5/61


APLICAȚIE 51

ÎMBUNĂTĂȚIRI 52

VII.8. AUDITURI INTERNE...................................................................................................................................................... 52


APLICAȚIE 52

ÎMBUNĂTĂȚIRI 57

VII.9. AUDITURI EXTERNE ..................................................................................................................................................... 57


APLICAȚIE 57

ÎMBUNĂTĂȚIRI 61



Pagina 6/61

I. Obiective şi arie de cuprindere

Scopul acestui document este de a prezenta metodologia de implementare a componentelor sistemului informatic pentru Managementul Calitatii - QUALSYST in cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. Implementarea componentei de Managementul Calitatii are ca obiectiv principal imbunatatirea functionarii tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile sprijinind astfel transformarile pe toate nivelurile in ceea ce priveste Managementul Calitatii.

II. Modul de abordare propus

Propunerea abordarii in cadrul prezentului proiect este metodologia de proiect SIVACOP. Aceasta metodologie de proiect, SIVACOP (SIVECO Integrated Value-Added Code of Practice), este o metodologie definita drept combinatie intre standardul de profil (PMI - PMBoK) si bunele practici din SIVECO, integrata cu procedurile sistemului de calitate; metodologie care poate de asemenea sa fie folosita drept cadru pentru utilizarea a diferite Metodologii privind Ciclul de Viata al Dezvoltarii de Software, cât si Metodologii privind Ciclul de Viata al Project Management atunci când Clienti SIVECO solicita aplicarea unor metodologii specifice (PMBoK, PRINCE2, SIX SIGMA, UML, RUP, RAD(Rapid application development) Agile, Waterfalls etc...). In asemenea cazuri, este necesar sa se poata integra aceste metodologii in cadrul Metodologiei de Project Management a SIVECO spre a pastra controlul privind progresul Proiectului, Programului si Portofoliului. Conceptul de ‘Project Management Body of Knowledge’ este un termen inclusiv care descrie suma cunostintelor din cadrul profesiei de project management. Acest compendiu include cunostiinte privind practici traditionale, dovedite, cu larga aplicare, cât si cunostinte privind practici avansate si inovative, care este posibil sa fi avut o utilizare mai limitata. Intregul volum de cunostinte privind domeniul de project management este acela care se afla inmagazinat la practicieni si cadre universitare care il aplica si il perfectioneaza. Manualul ‘A Guide to the Project Management Body of Knowledge – Third Edition’ - Un Ghid privind Compendiul de Cunostiinte de Project Management- Editia a Treia, (denumit si Ghidul PMBOK® – Editia a Treia) identifica si descrie acel subset al Compendiului de Cunostiinte de Project Management general acceptat.



Pagina 7/61

General acceptat inseamna ca practicile si cunostintele descrise se pot aplica la majoritatea proiectelor, si ca exista un consens larg acceptat despre valorile si utilitatea lor. General acceptat nu inseamna ca practicile si cunostintele sunt sau ar trebui sa fie aplicate uniform in toate proiectele: echipa de project management este intotdeauna responsabila sa stabilieasca ce este potrivit pentru orice proiect dat. Compendiul de Cunostiinte de Project Management (PMBOK) este o colectie de procese si domenii de cunostinte general acceptate ca cele mai bune practici in cadrul disciplinei de project management. Ca un standard recunoscut international (IEEE Std 1490-1998) el ofera principiile de baza in project management. PMBOK recunoaste 5 grupuri de procese de baza (de initiere, planificare, executie, monitorizare & control si incheiere) si 9 domenii/arii de cunostinte, incluzând managementul integrarii proiectului, managementul ariei de acoperire a proiectului, managementul timpului, al costurilor, al calitatii, managementul Resurselor Umane, managementul comunicarii, managementul riscului si managementul achizitiilor. Procesele se suprapun si interactioneza pe parcursul proiectului sau al fazei. Ele sunt descrise in termeni de intrari (documente, planuri si scheme de proiectare), instrumente si tehnici (mecanisme aplicate la intrari) si iesiri (documente, produse, rezultate).

II.1. Obiective

Principalele obiective ale metodologiei PMI sunt:

o Sprijin pentru a controla aria de acoperire a proiectului, planul, costurile si calitatea

o Reducerea si gestionarea riscului

o Administrarea resurselor

o Identificarea activitatilor de proiect

o Coordinarea comunicarii intre ”stakeholderii” proiectului (factorii implicati sau afectati de proiect)

o Alinierea activitatii la obiectivele Institutiei Prefectului – Judetul Botosani

II.2. Mod de abordare

Pentru a atinge obiectivele stabilite, metodologia se axeaza pe urmatoarele 9 domenii de cunostinte:

o Managementul Integrarii

o Managementul Ariei de acoperire a proiectului

o Managementul Timpului

o Management ul Costurilor



Pagina 8/61

o Managementul Calitatii

o Managementul Resurselor Umane

o Managementul Comunicarii

o Managementul Riscului

o Managementul Achizitiilor

Grup de Procese & Domenii de Cunostinte

Procesele de Project management sunt organizate in cinci Grupe de Procese:

Procesele de initiere sunt acele procese executate pentru a autoriza si defini aria de acoperire a unei noi faze de proiect.

Procesele de planificare sunt acele procese executate pentru a defini si elabora in amanunt aria de acoperire a proiectului, a dezvolta planul de project management si a identifica si planifica activitatile (de proiect) ce apar in cursul proiectului.

Procesele de executie sunt acele procese executate pentru a indeplini lucrarile definite in planul de project management spre a realiza obiectivele proiectului, definite in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului.

Procesele de monitorizare & control sunt acele procese necesare pentru a initia, planifica, executa si incheia un proiect cu atingerea obiectivelor de performanta, definite in planul de project management si in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului.

Procesele de incheiere sunt acele procese executate pentru a incheia formal toate activitatile proiectului sau ale fazei si transferul produsului finit catre altii.

PMBoK cele cinci Grupe de Procese



Pagina 9/61

Fiecare Grup de Proces consta intr-unul sau mai multe procese de management. Grupurile de procese sunt legate prin rezultatul pe care il produc— rezultatul sau iesirea dintr-unul devine adesea o intrare spre alt grup. Printre grupurile de procese centrale legaturile sunt iterate —planificarea furnizeaza din timp grupului de executie un plan de proiect documentat si apoi ofera actualizari documentate ale planului pe masura ce proiectul progreseaza.

Managementul Integrarii

Managementul Integrarii Proiectului include procesele necesare pentru a ne asigura ca diferitele elemente ale proiectului vor fi coordonate corespunzator. Aceasta implica negocieri intre obiectivele si alternative spre a satisface nevoile si asteptarile „stakeholderilor”. Procesele descrise in acest capitol sunt in primul rând integrative.

o Dezvoltarea Planului de Proiect

Dezvoltarea Planului de Proiect utilizeaza iesirile din celelalte procese de planificare, inclusiv planificarea strategica, spre a crea un document compatibil, coerent care poate fi folosit atât pentru executia cât si pentru controlul proiectului. Acest proces este iterat de mai multe ori. Suma tuturor planurilor integrate de management de control va constitui aria totala de acoperire a proiectului.

o Executia Planului de Proiect

Executia Planului de Proiect este procesul primar pentru realizarea planului de proiect – marea majoritate a bugetului proiectului si a efortului de munca vor fi folosite pentru executia acestui proces. In cadrul lui, project managerul si echipa de project management vor coordona si directiona diverse interfete tehnice si organizatorice care exista in proiect. Acesta este procesul din proiect care este cel mai afectat in mod direct de domeniul de aplicare al proiectului. In cadrul lui este creat efectiv produsul proiectului. Performantele fata de referintele de masurare ale proiectului vor fi monitorizate continuu, astfel incât sa se poata lua actiuni corective pe baza performantei curente comparativ cu planul proiectului. Prognoze periodice ale costului final si planificari ale rezultatelor se vor face in sprijinul analizei.

o Controlul Integrat al Schimbarii

Controlul Integrat al Schimbarii se ocupa cu influentarea factorilor care creaza schimbari, asigurându-se ca schimbarile sunt agreate, determinând ca a aparut o schimbare, si gestionând schimbarile efective cind apar si pe masura ce apar.

Aria originala de acoperire definita a proiectului si referinta de performanta integrata sunt mentinute printr-o continua gestionare a schimbarilor fata de datele de referinta, fie respingând noi schimbari sau prin aprobarea schimbarilor si incorporarea lor intr-o referinta de proiect revizuita. Controlul Integrat al Schimbarii necesita:

o Mentinerea integritatii referintei de masurare a performantei.

o Asigurarea ca schimbarile asupra obiectivului general al produsului sunt reflectate in definirea obiectivului proiectului.



Pagina 10/61

o Coordonarea schimbarilor in cuprinsul domeniilor de cunostinte.

o Incheierea Proiectului

Proiectul sau faza necesita incheiere, fie dupa atingerea obiectivelor sale sau fiind terminata pentru alte motive. Inchiderea administrativa consta in documentarea rezultatelor proiectului pentru a formaliza acceptanta produsului proiectului de catre sponsor sau client. Ea include stringerea inregistrarilor din cadrul proiectului; asigurarea faptului ca ele reflecta specificatiile finale; analizarea succesului proiectului, a eficientei si a lectiilor invatate si arhivarea unor asemenea informatii pentru utilizare viitoare. Activitati de inchidere administrativa nu vor fi intârziate pâna la finalizarea proiectului. Fiecare faza a proiectului va fi inchisa corespunzator pentru a ne asigura ca informatii importante si utile nu se vor pierde.

III. Activitati de control al implementarii Managementului de Calitate

III.1. Sedinte si intalniri de lucru

In fiecare etapa a procesului de implementare a componentei de Management al calitatii QUALSYST, se vor organiza sedinte si intalniri de lucru intre membrii echipei de proiect din cadrul echipei de proiect, comusa atat din membrii echipei SIVECO-ASSIST cat si membrii ai echipei de proiect din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani.

Sedinta de startare a proiectului (Kick-off meeting) – Sedinta ce se organizeaza o singura data, imediat dupa semnarea contractului si are ca scop strangerea tuturor membrilor implicati in proiect pentru a fi prezentate obiectivele proiectului. La finalul intalnirii se completeaza un proces verbal de sedinta.

Etapa de Analiza (cod etapa D1) – Se vor organiza interviuri cu utilizatorii finali ai modulului de management al calitatii pentru identificarea fluxurilor informationale din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. La aceste intalniri va trebui sa asiste si responsabilul de modul desemnat din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. Din partea SIVECO-ASSIST va participa specialistul in analiza fluxurilor. La finalul fiecarei intalniri se va completa un proces verbal de sedinta in care se consemneaza fluxurile informationale descrise de utilizator. Totodata se vor completa si chestionare de analiza furnizate de analistul SIVECO-ASSIST.

Etapa de Instalare a sistemului (cod D2) – Dupa finalizarea acestei etape, se va organiza o intalnire prin care se va prezenta reprezentantilor Institutiei Prefectului –



Pagina 11/61

Judetul Botosani finalizarea activitatii de instalare si configurare a fluxurilor identificate si se va completa un Raport de Instalare.

Etapa de Testare a componentelor aplicative si a fluxurilor in sistemul de management (cod D3) – La finalizarea activitatii de testare a componentelor sistemului informatic de catre membrii Institutiei Prefectului – Judetul Botosani, se va organiza o sedinta de proiect in care se vor stabili daca au fost identificate probleme in timpul testarii. In cadrul acestei intalniri se va imana membrilor de proiect SIVECO-ASSIST un raport de testare a sistemului si se va intocmi un proces verbal de sedinta. Dupa finalizarea cu succes a etapei de testare se va intocmi un proces verbal de acceptanta functionala a sistemului.

Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate (cod D4) – In aceasta etapa se cor organiza intalnirile in vederea instruirii Administratorilor sistemului informatic din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani. In fiecare zi de instruire se va completa un formular de Prezenta la Curs, la finalul fiecarei sesiuni de instruire fiecare cursant va completa un Chestionar de Evaluare si dupa fiecare etapa de instruire instructorul va completa un raport de scolarizare ce va fi supus spre aprobare Institutiei Prefectului – Judetul Botosani.

Asistenta Tehnica in vederea sustinerii programelor informatice implamentate (cod D5) – In cadrul acestei etape se vor organiza intalniri ce au ca scop sprijinul acordat de specialistii SIVECO-ASSIST pentru utilizatorii finali ai modulului Managementul Calitatii in deprinderea utilizarii corespunzatoare a sistemului informatic. In urma fiecarei intalniri specialistul SIVECO va completa un Raport de Asistenta Tehnica in care va descrie activitatile prestate, iar acest raport va fi semnat si de participantii la aceste intalniri.

Sedinte de proiect – Periodic se vor organiza intalniri la sediul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani sedinte de proiect care au ca scop monitorizarea desfasurarii proiectului, identificarea eventualelor probleme si gasirea solutiilor pentru rezolvarea acestora. La aceste intalniri participa coordonatorii proiectului din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani si ai echipei SIVECO-ASSIST, iar daca este necesar vor participa si membrii din echipa de implementare a proiectului. Totodata in situatii speciale pot participa la aceste sedinte membrii din conducerile celor trei institutii implicate in proiect. La finalul fiecarei sedinte se va completa un proces verbal de sedinta.



Pagina 12/61

III.2. Comunicarea in cadrul proiectului

Pentru comunicarea eficienta in cadrul proiectului au fost identificate doua mari criterii de comunicare si anume: 1. Nivelurile de comunicare – in cadrul acestui criteriu este stabilit modul in care membrii celor doua echipe de proiect (din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani si din SIVECO Romania-ASSIST Software) vor comunica, astfel incat fiecare nivel/erarhie din cadrul proiectului sa primeasca doar acele informatii de interes pentru nivelul respectiv. Reprezentarea nivelurilor de comunicare este descrisa in figura de mai jos:

Institutia Prefectului

– Judetul Botosani

SIVECO Romania ASSIST Software

PREFECT

PRESEDINTE

PRESEDINTE

SUBPREFECT

Account Manager

Deputy Strategy Vicepesident

Departament

Manager

Project Manager

Asistent Proiect

Project Manager

Backup Project Manager

Project Manager

Responsabil Modul Administrator sistem

Utilizatori

Specialist SIVECO -

QUALSYST

Specialist ASSIST -

QUALSYST

2. Canale de comunicare – canalele de comunicare in cadrul proiectului sunt:

- Comunicarea verbala: o realizata in cadrul intalnirilor dintre reprezentantii Institutiei Prefectului –

Judetul Botosani si reprezentantii SIVECO Romania-ASSIST Software. o realizata prin intermediul telefoniei

- Comunicare Scrisa:

o Realizata prin intermediul Postei electronice (e-mail) o Realizata prin Fax o Realizata prin Posta



Pagina 13/61

III.3. Managementul Riscurilor

Scopul managementului riscurilor este acela de a gestiona la nivelul comitetului de conducere a proiectului (format atat din reprezentanti ai Institutiei Prefectului – Judetul Botosani cat si din reprezentanti ai SIVECO Romania-ASSIST Software) nivelurile de risc si de incertitudine, astfel incat obiectivele stabilite in proiect sa fie realizate cu succes. Pentru a putea gestiona aceste riscuri se vor avea in vedere urmatoarele: 1. Identificarea riscurilor 2. Stabilirea probabilitatii de producere a riscurilor identificate 3. Cuantificarea riscurilor in cazul producerii (pierderi financiare sau de alta natura) 4. Stabilirea masurilor propuse de evitare a producerii riscurilor identificate. 5. Validarea eliminarii sau a diminuarii riscurilor identificate.

Odata cu startarea procesului de implementare au fost identificate o serie de riscuri astfel:

- Depasirea termenelor stabilite in graficul de implementare a proiectului, datorita decalarii etapei de startare a proiectului din noiembrie 2011 in luna aprilie a anului 2012, fara a fi decalata si data de finalizare, ceea ce a condus la comprimarea timpului de desfasurare a activitatilor din proiect. In acest sens implicarea in activitatile de proiect din partea ambelor echipe este esentiala pentru indeplinirea cu succes obiectivelor propuse si incadrarea in termenele stabilite. Ca masura preventiva pentru evitarea producerii acestui risc SIVECO Romania-ASSIST Software a suplimentat membrii echipei declarati initial in cadrul proiectului.

- Din experienta SIVECO privind implementarea sistemelor informatice, s-a identificat riscul privind reticenta utilizatorilor la schimbare, astfel incat procesul de determinare a utilizatorilor pentru a utiliza sistemul informatic revine in egala masura atat membrilor echipei SIVECO-ASSIST care vor intra in contact direct cu acestia, cat si echipei de management din cadrul Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, care poate influenta gradul de implicare a utilizatorilor in realizarea obiectivelor proiectului. Cuantificarea acestui risc asupra proiectului este greu de realizat la acest moment, insa o lipsa de utilizare a sistemului informatic implementat poate conduce pana la solicitarea de restituire a sumelor finantate prin Programul operational dezvoltarea capacitatii administrative.

- Planificarea etapei de instruire in perioada de Vara, a detesminat aparitia riscului de neindeplinire a obiectivului de scolarizare a 50 de utilizatori datorita suprapunerii cu perioadele de concedii ale salariatilor Institutiei Prefectului - Judetul Botosani. In acest sens responsabilitatea prevenirii producerii acestui risc revine in totalitate comitetului de management al proiectului din partea Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, atat prin amanarea efectuarii concediilor in



Pagina 14/61

perioada de derulare a etapei de Instruire, cat si prin planificarea utilizatorilor la cursurile de instruire tinand de perioada de concedii a acestora.

IV. Managementul Schimbarii

IV.1. Introducere

Gestiunea modificarilor se refera la proceduri de control al modificarilor. Aceste proceduri se aplica la toate tipurile de cereri de modificare, de exemplu la planul de lucru, cerintele utilizator, controlul problemelor, limitarea riscului. Modificarile pot aparea datorita schimbarilor de mediu, schimbarii cerintelor utilizatorilor sau a logicii generale a proiectului. Cererile de modificare se pot lansa fie de client, fie de contractant si adresate partii celeilalte. O copie va fi trimisa fiecarei persoane implicate pentru informare. Daca in timpul implementarii, SIVECO-ASSIST sau Institutia Prefectului – Judetul Botosani semnaleaza nevoia unei schimbari (termen care include modificarea) in Specificatiile functionale, repere de timp, functionalitate, preturi si cheltuieli (cele de mai sus nu vor fi considerate ca o lista exclusiva), SIVECO-ASSIST poate solicita in orice moment si Institutia Prefectului – Judetul Botosani poate recomanda in orice moment astfel de schimbari si poate propune un amendament la Proiect sau la Specificatiile functionale, in conformitate cu Managementul Schimbarii. Pentru a evita intarzierile care pot afecta integritatea proiectului, aprobarea sau respingerea acestor cereri trebuie facuta cat mai repede posibil.

IV.2. Procedura

Cu exceptia acordului scris atit al Institutiei Prefectului – Judetul Botosani, cat si al SIVECO-ASSIST, nu se va presupune ca obligatiile asumate de fiecare din parti in cadrul Contractului se vor schimba, pina cand Contractul va fi executat in conformitate cu Managementul Schimbarii. Cererea de modificare poate fi emisa de oricare dintre parti (partea emitenta). Toate tipurile de cereri trebuie sa urmeze procedura descrisa mai jos. Institutia Prefectului – Judetul Botosani si SIVECO-ASSIST vor discuta schimbarile propuse de oricare din parti si aceste discutii vor avea ca rezultat una din cele trei variante:

acord de a nu efectua schimbarea

cerere de schimbare scrisa din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani

recomandare pentru schimbare din partea furnizorului



Pagina 15/61

Formularul de cerere de modificare Partea care emite cererea de modificare trebuie sa completeze un formular de cerere de modificare (FCM). Formularul va contine urmatoarele detalii:

titlul schimbării

iniţiatorul şi data cererii de schimbareprioritatea schimbarii

motivul pentru care s-a solicitat schimbarea

descrierea modificarii propuse

detalii complete ale schimbării, incluzînd orice specificaţii şi facilităţi pentru utilizator

justificarea modificarii

consecinte in caz de neoperare a modificarii

riscuri

livrabile afectate

estimarea impactului asupra planificarii proiectului (timp, resurse)

estimarea costurilor

Dupa completarea si semnarea de catre partea emitenta, formularul cu cererea de modificare va fi transmis celeilalte parti. Toata documentatia referitoare la cerere (scrisori, minute, documentatie de asistenta) va fi atasata formularului de cerere de modificare. Evaluarea cererii de modificare Cererile de modificare sunt evaluate de ambele parti si aprobate sau respinse pe baza justificarii si a consecintelor prezentate. Daca se considera necesar, se poate convoca o sedinta pentru a se discuta cererile. Discutiile trebuie documentate pe hartie prin intocmirea unor Minute de Sedinta (Anexa B) si adaugate la dosarul cererii de modificare. Calculul costurilor SIVECO-ASSIST va efectua o analiza initiala a schimbarii solicitate. Acest lucru va fi realizat intr-un cadru de timp agreat de Comitetul Director al proiectului. Inainte de a incepe, Furnizorul va informa Clientul asupra costului perioadei initiale de analiza, pe baza ratelor zilnice negociate de comun acord cu Clientul. Rezultatele analizei vor cuprinde:

identificarea modulelor si a tabelelor bazei de date care vor fi afectate de schimbare

detalii asupra costului, care poate fi pe baza unui Preţ fix, sau pe bază de Timp şi Materiale;

timpul trecut din implementarea schimbarii, data la care Furnizorul poate



Pagina 16/61

incepe sa lucreze si impactul asupra reperelor de timp ale Proiectului.

In cazul in care calculul costurilor se face pe baza de Timp si Materiale se vor folosi rate de zi-om. SIVECO-ASSIST va oferi Institutiei Prefectului – Judetul Botosani estimari de timp pentru implementarea schimbarii si costul va fi calculat multiplicand aceste estimari de timp cu ratele zilnice de mai sus. In cazul unei schimbari a unui Pret fix, Furnizorul va aplica estimarilor o contingenta rezonabila. Aprobarea cererii de modificare Dupa aprobarea unei cereri de modificare, detaliile aprobarii (inclusiv semnaturile) se vor introduce în formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Respingerea cererii de modificare Daca se respinge o cerere de modificare, detaliile respingerii (inclusiv semnaturile) se vor introduce în formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Implementarea modificarii Implementarea modificarilor aprobate, va avea loc dupa primirea cererii de modificare aprobate. Repetarea modificarii

Procedura de mai sus poate fi repetitiva, fiecare parte fiind capabila sa aduca propriile amendamente la cererile originale. Toate aceste amendamente trebuie introduse în dosarul cererii de modificare.



Pagina 17/61

V. Managementul Calitatii

Principalul obiectiv al managementului calitatii este de a asigura Clientul ca implementarea modulului de Management al Calitatii - QUALSYST, va satisface nevoile utilizatorilor sai si obiectivele propuse.

V.1. Cerinte de calitate, criterii si metrici

1. Indicatori obiectiv verificabili

Indicatori de produs

Indicator Descriere Importanta

Corectitudine / Functionalitate

Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor.

Mare

Fiabilitate Abilitatea Sistemului Informatic de a executa o anumita functie, in conditii determinate si pentru o perioada de timp determinata.

Mare

Interoperabilitate Abilitatea Sistemului Informatic de a schimba informatii cu alte sisteme (ex.: pentru actualizarea bazei de date) si de a folosi mutual informatia care a fost schimbata.

Mare

Integritate Capacitatea Sistemului Informatic de a se proteja impotriva acesului neautorizat sau a modificarilor de date sau de software.

Mare

Utilizabilitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Mare

Expandabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru a adauga functionalitati. De asemenea, abilitatea sistemului de a procesa extensii ale volumului de date fara fluctuatii notabile in performanta.

Mare



Pagina 18/61

Indicatori de proiect

Indicator Descriere Importanta

Incadrare in timp

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului – Judetul Botosani.

Mare

Eficienta Resurselor

Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp.

Mare

Buget Capacitatea de a livra Sistemului Informatic in costurile previzionate.

Mare

Potential viitor in afaceri

Satisfactia Institutia Prefectului – Judetul Botosani fata de produsele si serviciile livrate in cadrul proiectului si dorinta acestuia de a furniza referinte pozitive in viitor sau de a extinde sistemul.

Mare

2. Criterii de calitate

PM din partea SIVECO-ASSIST va fi responsabil de supervizarea asigurarii calitatii în ceea ce priveste aspectele tehnice si functionale ale implementarii modulului de Management al Calitatii - QUALSYST furnizat de SIVECO Romania.

Indicatori de produs

Indicator Criteriu Descriere

Corectitudine / Functionalitate

Completitudine Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor.

Consistenta Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura o proiectare uniforma si tehnici si notatii uniforme în implementare

Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara în privinta calculelor si rezultatelor.

Fiabilitate Managementul Anomaliilor

Abilitatea Sistemului Informatic de a furniza continuitatea operatiilor si de a se restaura în conditii anormale de functionare.

Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara în privinta calculelor si a rezultatelor.

Interoperabilitate Unicitate Abilitatea Sistemului Informatic de a folosi interfete standard pentru protocoale, rutine si reprezentari de date.



Pagina 19/61

Independenta Abilitatea Sistemului Informatic de a fi independent de mediul software (sistem hardware, sistem de operare, utilitati, rutine I/O, biblioteci).

Integritate Securitate Capacitatea Sistemului Informatic de a aloca si utiliza tipurile (ex.: read only) si nivelurile (ex.: functie, fisier, camp) de securitate necesare pentru controlul accesului.

Auditabilitate Capacitatea Sistemului Informatic de a pastra o istorie a modificarilor de functii si date, inclusiv utilizatorul responsabil.

Utilizabilitate Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Virtualitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice.

Familiaritate Abilitatea Sistemului Informatic de a facilita familiarizarea utilizatorului cu functiile si operatiile sale.

Expandabilitate Augmentabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru extinderea functionalitatii.

Modularitate Capacitatea Sistemului Informatic de a furniza module compatibile cu o cuplare optima.

Virtualitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice.

Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Indicatori de proiect

Indicator Criteriu Descriere

Încadrarea în timp

Respectarea planificarii

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului – Judetul Botosani.

Eficienta resurselor

Corespondenta resurse folosite – resurse necesare

Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp.

Buget Incadrarea în buget

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in costurile previzionate.



Pagina 20/61

Potential viitor în afaceri

Gradul de satisfacere a INSTITUTIEI PREFECTULUI – JUDETUL BOTOSANI

Satisfactia Institutiei Prefectului – Judetul Botosani fata de procesul de implementare, echipa de proiect si nivelul serviciilor oferite.

3. Masurarea calitatii

Indicator : Corectitudine / Functionalitate

Completitudine

Consistenta

Acuratete

Obiectiv : Acceptanta

Metoda de masurare : Aplicarea planului de testare pentru acceptanta

Obiective de îmbunatatire:

Reducerea numarului de probleme at depistate

Activitati de calitate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta

Asistenta pe durata testului de acceptanta a Sistemului Informatic

Indicator: Fiabilitate

Managementul erorilor

Acuratete

Obiectiv: Acceptanta

Metoda de masurare : Aplicarea planului de testare pentru acceptanta

Obiective de îmbunatatire :

Reducerea numarului de erori depistate

Activitati de calitate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta

Asistenta pe durata testului de acceptanta Sistemului Informatic

Indicator: Interoperabilitate

Unicitate

Independenta


Metoda de masurare: Analiza specificatiilor utilizatorilor din punct de vedere al conformitatii cu standardele tehnice



Activitati de calitate: Analiza specificatiilor



Pagina 21/61

Indicator: Integritate

Securitate

Auditabilitate


Metoda de masurare: Analiza specificatiilor pentru proiectare si acceptanta



Activitati de calitate Analiza specificatiilor

Suport pentru testul de acceptanta

Indicator: Utilizabilitate

Simplitate

Virtualitate

Familiaritate

Obiectiv: Uniformitatea interfetei utilizator

Metoda de masurare: Aplicarea planului de testare pentru acceptanta


Opinie pozitiva a utilizatorilor

Activitati de calitate: Evaluarea periodica a opiniei utilizatorilor prin completarea de chestionare

Indicator: Expandabilitate

Augmentabilitate

Modularitate

Virtualitate

Simplitate

Obiectiv: Îndeplinirea cerintelor pentru procesarea noilor functii / date si/sau cresterea numarului de utilizatori

Metoda de masurare: Analiza codului pentru simplitate si modularitate

Analiza specificatiilor pentru îmbunatatirile necesare


Timpul de raspuns la cerinte

Activitati de calitate: Analiza proiectului, controlul modificarilor

Indicator: Încadrarea în timp

Respectarea planificarii

Obiectiv: Respectarea tuturor termenelor de livrare stabilite

Metoda de masurare: Utilizarea efortului estimat/re-estimat pentru finalizare, data finalizarii, calcularea decalajului si procentul de finalizare

Obiective de imbunatatire:

Reducerea decalajului dintre efortul estimat si cel efectiv

Activitati de calitate: Raportarea si urmarirea progresului



Pagina 22/61

Indicator: Eficienta resurselor

Concordanta resurse folosite – resurse necesare

Obiectiv: Optimizarea aptitudinilor necesare

Metoda de masurare: Estimarea capabilitatii resurselor interne


Asigurarea disponibilitatii resurselor planificate

Activitati de calitate: Alocarea si coordonarea resurselor

Coordonarea si realizarea planului de scolarizare

Indicator: Buget

Încadrarea în buget Obiectiv: Respectarea cerintelor de raportare a costurilor interne si externe

Metoda de masurare: Urmarirea costurilor effective


Reducerea întarzierii raportarii la sfarsitul lunii

Activitati de calitate: Analiza proiectului

Controlul modificarilor

Indicator: Potentialul viitor de afaceri

Gradul de satisfacere a INSTITUTIA PREFECTULUI – JUDETUL BOTOSANI

Obiectiv: Satisfactia clientului

Metoda de masurare: Feeback regulat


Rapiditatea în procesarea cerintelor

Activitati de calitate: Evaluarea gradului de satisfactie al beneficiarului

Analiza proiectului

V.2. Activitati de control al calitatii

Aceasta sectiune defineste modalitatea in care calitatea procesului din cadrul proiectului va fi auditata precum si modul in care va fi analizata calitatea livrarilor produse pe durata proiectului.

1. Analize de proiect

Analizele de proiect sunt asigurate de catre PM SIVECO si urmaresc sa stabileasca o intelegere comuna a intregii echipe de implementare a progresului fata de obiectivele contractului si ce trebuie facut pentru a se asigura ca implementarea produsului satisface cerintele contractuale.



Pagina 23/61

Analizele se documenteaza in Procese Verbale de sedinta. PM SIVECO-ASSIST va raspunde de efectuarea si concluzionarea verificarilor.

2. Audituri ale calitatii

Scopul auditurilor de calitate este de a verifica daca toate activitatile proiectului sunt executate in concordanta cu Planul de Asigurare a Calitatii.

Sistemul de audit consta in:

planificarea, pregatirea si conducerea auditurilor

inregistrarea rezultatelor auditurilor

evaluarea, comunicarea si rezolvarea neconformitatilor gasite cu ocazia auditurilor

initierea actiunilor corective si urmarirea acestora.

Auditurile calitatii vor fi conduse de Responsabilul cu Asigurarea Calitatii SIVECO-ASSIST, in conformitate cu procedurile sistemului de calitate SIVECO, certificat ISO 9001:2008.

VI. Activitati tehnice privind implementarea modulului –Managementul Calitatii - QUALSYST

VI.1. Analiza fluxurilor informationale sau analiza de business

1. Obiective

Scopul acestei activitati este de a defini activitatile curente din cadrul Institutiei

Prefectului – Judetul Botosani. Analiza activitatilor si proceselor specifice ale Clientului

este etapa cea mai importantă a implementării, deoarece ea stabileşte condiţiile

concrete de modelare a activitatii Clientului prin Sistemul Infomatic de Management al

Calitatii - Qualsyst. De rezultatele acestei faze depinde durata totală a proiectului,

încadrarea în bugetul existent, si satisfacţia finală a utilizatorilor. Principalele obiective

ale acestei faze sunt:



Pagina 24/61

analiza şi înţelegerea fluxurilor informationale ale Institutiei Prefectului – Judetul

Botosani si a fluxurilor informationale ale Serviciilor publice deconcentrate din

subordinea prefectului in ceea ce privieste sistemul de calitate

maparea activităţilor la funcţionalitatile sistemului de Management al Calitatii şi

invers.

identificarea cerintelor de parametrizare si configurare a sistemului furnizat

identificarea rapoartelor necesare; stabilirea complianţei rapoartelor SIVECO-

ASSIST

stabilirea scenariilor de test pentru acceptanţele funcţionale pe componentele

sistemului informatic şi a scenariilor de test pentru acceptanţa finală a sistemului

integrat în ansamblul său

activitatile, resursele si produsele existente in cadrul sistemului informatic al

Prefecturii Botosani;

evaluarea interdependentelor dintre sisteme, procese si activitati;

necesitatile de integrare dintre sisteme etc.

sisteme si echipamente hardware, software, produse informatice;

fluxuri si circuite informationale prin care se realizeaza preluarea, manipularea,

transmiterea, prelucrarea, stocarea si controlul datelor;

identificarea cerintelor de prelucrare a informatiilor;

cerintele specifice de functionare si testarea ale sistemului;

alte activitati legate de implementarea sistemului.

2. Activitatile etapei de analiza

Punerea la dispozitia echipei SIVECO-ASSIST a structurii organizatorice si documentelor folosite de beneficiar

Studiere structura organizatorica si documente interne primite de la Institutia Prefectului – Judetul Botosani.

Planificarea etapei de analiza

realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor ( pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)



Pagina 25/61

examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

redactarea si semnarea minutei de sedinta in vederea validarii de catre utilizatorii (pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani)

Redactarea documentelor de analiza pe baza minutelor de sedinta realizate in zilele anterioare.

Stabilirea compliantei intre fluxurile informationale identificate cu fluxurile modulului Managementul Calitatii

Transmiterea documentului de analiza catre persoanele implicate in proces. Realizare proces verbal de predare – primire. Implementare feedback in document (in urma observatiilor primite, daca este cazul) Realizare proces verbal de acceptanta analiza.

VI.2. Instalarea si configurarea modului – Managementul Calitatii (QUALSYST)

1. Obiective

Instalarea sistemului informatic QUALSYST cuprinde: - instalarea bazei de date si a Serverelor de Aplicatie - configurarea acestora pentru rularea aplicatiei. - instalarea aplicatiilor desktop necesare pentru rularea pe calculatoarele client.

In cadrul acestei etape se va realiza instalarea si configurarea sistemului QUALSYST in vederea punerii acestuia in productie. Instalarea Bazei de date :

- Se va instala MySql pe server. Acestea vor fi legate la un storage care va stoca fisierele fizice ale bazei de date.

Instalarea Serverelor de aplicatie Se va instala serverul de aplicatie pe serverul aferent modulului QUALSYST



Pagina 26/61

Instalarea Statiilor de lucru Pe statiile client este necesara instalarea unui browser web (Internet Explorer sau Mozilla Firefox).

Dupa instalarea acestora se va instala aplicatia de management al calitatii si se va conecta la serverul de aplicatii si la sistemul de gestiune a bazelor de date. Din acest moment componenta de management al calitatii poate fi considerata instalata. Pentru a putea fi folosita in mod optim de catre utilizatorii finali, se vor face configurari ale browserului web, pe fiecare statie in parte. In general aceste configurari se refera la:

- Adaugarea adresei de server la trusted sites, pentru a putea permite functionarea corecta

- Adaugarea adresei de server ca exceptie la pop-up blocker, pentru a nu aparea probleme cu ferestrele care sunt generate de aplicatie.

Dupa realizarea instalarii componentei si configurarea statiilor, se va realiza configurarea efectiva a sistemului in concordanta cu documentul de analiza. Aceasta configurare va contine in general:

- Definirea organigramei institutiei - Maparea departamentelor din organigrama in sistem - Introducerea utilizatorilor in sistem - Definirea rolurilor din organizatie - Mapare utilizatorilor pe roluri - Definirea tipurilor de documente folosite - Definirea fluxurilor de lucru ale documentelor in concordanta cu documentul de

analiza si rolurile din organizatie La final se va face un back-up al ultimei versiuni a aplicatiei si se va configura sistemul de gestiune al bazelor de date sa realizeze back-upul datelor la un interval convenit de comun accord.

2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare

Instalare aplicatii necesare rularii aplicatiei Qualsyst (baza de date, server de aplicatii) Instalare componenta standard Qualsyst Realizare configurare statii de lucru locale, pentru utilizatorii ce vor folosi sistemul:

Configurare browser Realizare shortcut pentru accesul in aplicatie

Realizare Raport de Instalare cu statiile pe care a fost configurat sistemul Configurare sistem in concordanta cu documentul de analiza Definirea tipurilor de documente din sistem



Pagina 27/61

Definire de fluxuri de lucru Introducere utilizatori in aplicatie Instalare build stabil si complet la Institutia Prefectului – Judetul Botosani Intocmire raport de instalare

VI.3. Adaptare manual de utilizare si pregatirea suportului de curs

In cadrul acestei etape se va realiza adaptarea manualelor in functie de nevoile clientului. Se va porni de la manualele standard ale aplicatiei in care se vor realiza urmatoarele operatii:

- Se vor adauga descriere ale noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor adauga poze pentru o descriere clara a noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor detalia functionalitatile cele mai folosite de institutia in cauza - Se vor sterge functionalitatile care nu sunt folosite, pentru a nu se creea confuzii - Adaugarea identitatii vizuale a documentelor conform cu standardele POSDCA

La finalul etapei vor fi furnizate documentele Institutiei Prefectului - Judetul Botosani

VI.4. Instruire Administratori

1. Obiective

Aceasta etapa este una dintre cele mai importante intrucat implica instruirea responsabililor de modul in ceea ce priveste administrarea sistemului informatic, insa si instruirea in utilizarea sistemului pentru a putea acorda minimul de suport utiliztorilor sistemului. Pentru a realiza aceasta etapa, se va pune la dispozitia Institutiei Prefectului – Judetul Botosani Suportul de Curs si manualele de utilizare actualizate.

Pentru o buna desfasurare a instruirii Institutia Prefectului – Judetul Botosani trebuie sa:

- Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea administratorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare.

2. Livrabile

Pe parcursul instruirii se vor distribui:

- Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei)



Pagina 28/61

- Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs).

- Chestionare de evaluare a cursantilor in vederea certificarii cursantilor privind acumularea minimului de cunostinte necesar pentru utilizarea corespunzatoare a sistemului de Management al Calitatii.

La finalul instruirii se va intocmi: Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire.

VI.5. Testare aplicatie

1. Obiective

Aceasta etapa isi propune validarea functionala a sistemului informatic si semnarea unui document de acceptanta functionala a sistemului de management al documentelor.

2. Modul de abordare

Pentru a realiza aceasta testare se va pune la dispozitia beneficiarului un plan de testare, care va contine:

- Specificatiile mediului pe care se va realiza testarea - Specificatiile de testare - Cazurile de test - Specificarea tipurilor de erori ce pot aparea - Speficicarea gradului de risc al erorilor si efectul lor asupra acceptantei - Termene de rezolvare ale eventualelor erori - Membrii echipei ce va realiza testarea

3. Livrabile

- Raport de testare se va completa de catre echipa de testare din partea Institutiei Prefectului – Judetul Botosani pe parcursul efectuarii testelor sistemului

- Proces verbal de acceptanta functionala – Se va completa la finalul etapei de testare, dupa ce toate observatiile din rapoartele de testare au fost remediate.



Pagina 29/61

VI.6. Instruirea utilizatorilor finali

1. Obiective

In cadrul acestei etape se va face instruirea utilizatorilor pentru a putea folosi sistemul de management al documentelor.


Pentu o buna desfasurare a instruirii, se va realiza initial o programare a acesteia. Utilizatorii aplicatiei din cadrul institutiei vor fi impartiti pe grupe de instructie si pe zile. O grupa va avea cursuri de instruire pe parcursul mai multor zile. Astfel niciun utilizator nu va sta mai mult de 5-6 ore pe zi la curs pentru a nu perturba activitatea zilnica. Pentru o buna desfasurare a instruirii beneficiarul trebui sa:

- Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea utilizatorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare.

Activitatile ce se desfasoara in cadrul acestei activitati sunt:

Organizare scolarizare utilizatori sistem Pregatire sala scolarizare utilizatori sistem Sustinere scolarizare utilizatori sistem Distribuire chestionare de evaluare si foi de prezenta utilizatori sistem. Realizare Proces Verbal de Acceptanta Functionala Sistem Pilot Semnare Proces Verbal de Predare Primire Raport de Scolarizare Semnare Proces Verbal de Acceptanta Raport de Scolarizare.

3. Livrabile

Pe parcursul instruirii se vor distribui:

- Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei)

- Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs).

- Chestionare de evaluare a cursantilor in vederea certificarii cursantilor privind acumularea minimului de cunostinte necesar pentru utilizarea corespunzatoare a sistemului de Management al Calitatii.



Pagina 30/61

La finalul instruirii se va intocmi:

- Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire.

- Proces verbal de acceptanta etapa de Instruire

VI.7. Asistenta tehnica acordata utilizatorilor finali pentru utilizarea sistemului in productie.

1. Obiective

Obiectivul acestei activitati de asistenta tehnica, este acela de a sprijini utilizatorii finali in prima parte a expluatarii sitemului de catre acetia, astfel incat modulul de Management al Calitatii sa fie expluatat corespunzator inca din faza de startare a productiei.


Aceasta etapa are loc dupa finalizarea configurarii sistemului ( parametrizare, adaptare, acceptanta, migrare de date) si dupa instruirea utilizatorilor finali. Asistenta se realizeaza direct pe serverul de productie. In cadrul acestei etape utilzatorii finali vor fi ghidati de catre specialisti in document management pentru a folosi cat mai eficient sistemul. Ariile in care vor fi ghidati cuprind:

- Introducerea de documente in sistem - Crearea de spatii personale de lucru - Modificarea si versionarea documentelor - Transmiterea documentelor spre aprobare - Acceptarea, modificarea si aprobarea documentelor care au fost primite pe flux. - Inregistrarea documentelor.

In cadrul acestei perioade se ofera suport tehnic telefonic, prin email sau onsite pentru probeleme ce apar.

3. Livrabile

La finalul fiecarei zile de asistenta tehnica, inginerul de suport tehnic din partea SIVECO-ASSIST care a efectuat servicii de asistenta, va completa un Raport de Asistenta tehnica in care va descrie activitatile desfasurate si il va supune semnarii de catre utilizatorii finali cu care a desfasurat aceste activitati.



Pagina 31/61

VI.8. Suport Tehnic

1. Obiective

Scopul etapei de suport tehnic este ca dupa finalizarea proiectului, pe o perioada de pana la cinci ani de la punerea in functiune a intregii platforme informatice, SIVECO-ASSIST sa remedieze toate erorile de sistem semnalate de utilizatori pe parcursul identificarii acestora in procesul de expluatare a mudulului Managementul Calitatii.


Odata cu punerea in functiune a sistemului Informatic, se va creea posibilitatea utilizatorilor de a opera intr-un sistem de tip HELPDESK a erorilor constatate in expluatarea aplicatiei.

VII. Prezentarea sistemului informatic care sta la baza imbunatatirii Managementului serviciilor publice –

Managementul Calitatii - QUALSYST

VII.1. Rapoarte de neconformitate

Situație curentă Modul actual în care sunt gestionate rapoartele de conformitate în cadrul SMC al instituţiei nu răspunde noilor cerinţelor privind eficientizare activităţii personalului instituţiei și respectiv optimizarea alocării de resurse. O serie de probleme se referă la modalitatea de gestionare și arhivare a documentelor. Întregul proces de iniţiere, gestionare și organizare al rapoartelor și documentelor atașate se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de depozitare, cât și de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a unui raport sau a documentelor atașate. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate.



Pagina 32/61

Aplicație Pentru a gestiona rapoartele de neconformitate din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Rapoarte de neconformitate. Rapoartele de neconformitate pot fi identificate după proces și perioada în care acestea au fost iniţiate.

Pentru a vizualiza raportul de neconformitate curent selectaţi Vizualizare.

Pentru a genera din raportul curent o acţiune corectivă selectaţi Generare acțiune corectivă.

Acţiune corectivă o Descriere – Introduceţi descrierea acţiunii corective pentru neconformitatea

curentă



Pagina 33/61

o Responsabil – Selectaţi din listă responsabilul pentru acţiunea corectivă o Rol – Selectaţi din listă rolul responsabilului o Implementare – Stabiliţi data de implementare o Verificare - Stabiliţi data verificării

Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare.



Pagina 34/61

Pentru a verifica fișa corectivă selectaţi Verificare.

Responsabil – Selectează responsabil din listă o Funcţie – Selectează funcţia responsabilului din listă o Rezolvat – Selectează Da sau Nu după caz o Memo – Introducere scurt memo cu privire la verificare




Pagina 35/61

Pentru a vizualiza analizele pentru raportul de neconformitate curentă selectează Analize. Pentru a duplica raportul de neconformitate curentă selectează Duplicare. Pentru a tipării raportul de neconformitate selectează Tipărire.

Pentru a iniţia un nou raport de neconformitate selectaţi Adaugă fișă de neconformitate.

Document asociat o Document

Document – Selectează din lista tipul documentului Proces – Selectează din listă tipul procesului Data – Selectează data (implicit data curentă)



Pagina 36/61

o Atașamente Adaugă atașament – Atașează document în format electronic aferent

fișei curente Comisia de analiză a neconformităţii (CAN)

o Adăugare membru – Selectează membru comisie din listă o Responsabil – Selectează responsabilul (implicit utilizatorul curent) o Rol – Selectează din listă rolul responsabilului

Descrierea neconformităţii o Completare box cu descrierea neconformităţii o Iniţiator – selectează iniţiator din listă (implicit utilizatorul curent) o Funcţie – Selectează funcţia din listă

Corecţie o Completare box cu descrierea corecţiei o Responsabil – Selectează responsabilul pentru corecţie din listă o Funcţie – Selectează funcţia responsabilului din listă o Data – Selectează data stabilirii corecţiei

Cauza primară a neconformităţii manifestate o Completare box cu descrierea cauzei a neconformităţii manifestate o Stabilit de – Selectează persoana din listă o Funcţie – Selectează funcţia din listă




Pagina 37/61

Îmbunătățiri Aplicaţia răspunde cerinţelor ISO privind gestionarea rapoartelor, stocarea documentelor în format electronic și trasabilitate. Aplicaţia îmbunătăţește procesul de circulaţie și arhivare al documentelor. Accesul utilizatorilor se realizează într-un mod autentificat funcţie de drepturile de acces ale acestuia stabilite în funcţie de atribuţiile proprii acestuia. Trasabilitatea rapoartelor este realizată bazându-se pe aceste drepturi alocate funcţie de atribuţiile fiecărui utilizator. Aplicaţia are o secţiune dedicată, o interfaţă prin care sunt gestionate rapoartele de neconformitate. Fiecare raport conţine secţiuni în care sunt introduse datele specifice fișei: document asociat, atașamente, comisia de analiză a neconformităţii, descrierea neconformităţii, corecţie, cauza primară a neconformităţii manifestate. Toate rapoartele de neconformitate sunt stocate în baza de date pe baza referinţelor, care permit identificarea, filtrarea și sortarea acestora.

Prin implementarea sistemului informatic de Management al Documentelor – SIVADOC in

cadrul Institutiei Prefectului – Judetul Botosani se urmareste eficientizarea furnizarii

serviciilor publice prin imbunatatirea cadrului adecvat si a proceselor de lucru implementate

si mentinute in cadrul Institutiei.

Scopul sistemului SIVADOC este de a oferi o soluţie sigură şi facilă pentru gestiunea

documentelor în cadrul unei organizaţii, indiferent de tipul de activitate pe care aceasta îl

desfăşoară.

Pentru aceasta, sistemul SIVADOC oferă două componente principale care conduc la

eficientizarea activităţii şi gestionarea riguroasă a documentelor:

1. Prima componentă, „Depozitul de documente”, are responsabilitatea stocării şi

gestionării documentelor de orice tip (texte, imagini etc.) şi a versiunilor acestora,

permiţând vizualizarea lor şi realizarea de diferite acţiuni:

salvare;

modificare;

marcarea unui document ca fiind „în lucru” la un anumit utilizator.

De asemenea aceste documente pot fi regăsite ulterior după conţinutul lor.

2. A doua componentă a sistemului SIVADOC, „Fluxuri de lucru”, oferă posibilitatea

definirii unor fluxuri de lucru în funcţie de necesităţile de comunicare internă ale

organizaţiei, la aceste fluxuri putându-se asocia documente existente în depozit.

Modulul de fluxuri de lucru constă dintr-o componentă statică ce modelează fluxul de

lucru şi o componentă dinamică folosită pentru descrierea şi realizarea efectivă a

activităţilor în cadrul sistemului.



Pagina 38/61

VII.2. Actiuni corective

Situație curentă Modul actual în care sunt gestionate acţiunile corective în cadrul SMC al instituţiei nu răspunde noilor cerinţelor privind eficientizare activităţii personalului instituţiei și respectiv optimizarea alocării de resurse. O serie de probleme se referă la modalitatea de gestionare și arhivare a documentelor. Întregul proces de gestionare și organizare al acţiunilor corective strâns legate de rapoartele de neconformitate se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, cât și de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a acţiunilor corective aferente unui raport de neconformitate. Gestiunea acestora nu se realizează într-un mod centralizat. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea oferă un nivel scăzut de securitate.

Aplicație Pentru a gestiona acţiunile corective Din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Acțiuni corective. Acţiunile corective pot fi identificate după proces și perioada în care acestea au fost iniţiate.

Pentru a vizualiza acţiunea corectivă curentă selectează Vizualizare. Pentru a modifica acţiunea corectivă curentă selectează Modifică. Pentru a aproba acţiunea corectivă curentă selectează Aprobare.

Utilizator – Selectaţi utilizator din listă

Rol – Selectaţi rolul utilizatorului

Rezolvat – Bifaţi pentru rezolvat

Aprovare

o Memo – Completaţi cu un scurt memo

Verificare acţiune corectivă


Verificarea eficacităţii



Pagina 39/61



Pentru a tipării acţiunea corectivă selectaţi Tipărire.

Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată iniţierii și administrării acţiunilor corective. Toate acţiunile corective sunt stocate în baza de date pe baza referinţelor, care permit identificarea, filtrarea și sortarea acestora.

VII.3. Actiuni preventive

Situație curentă

Modul actual în care sunt gestionate acţiunile preventive în cadrul SMC al instituţiei nu răspunde noilor cerinţelor privind eficientizare activităţii personalului instituţiei și respectiv optimizarea alocării de resurse. O serie de probleme se referă la modalitatea de gestionare și arhivare a acestora. Întregul proces de gestionare și organizare al acţiunilor preventive se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, cât și de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a acţiunilor corective aferente unui raport de neconformitate. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea oferă un nivel scăzut de securitate.

Aplicație Pentru a gestiona acţiunile preventive din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Acțiuni preventive. Acţiunile preventive pot fi identificate după proces și perioada în care acestea au fost iniţiate.



Pagina 40/61

Pentru a vizualiza acţiunea preventivă curentă selectează Vizualizare. Pentru a modifica acţiunea preventivă curentă selectează Modifică. Pentru a aproba acţiunea preventivă curentă selectează Aprobare.

Utilizator – Selectaţi utilizator din listă

Rol – Selectaţi rolul utilizatorului

Rezolvat – Bifaţi pentru rezolvat

Aprovare


Verificare acţiune corectivă


Verificarea eficacităţii



Pentru a iniţia o nouă acţiune preventivă selectaţi Adaugă acțiune preventivă.

Document asociat

o Document

Document – Selectează din lista tipul documentului

Proces – Selectează din listă tipul procesului

Data – Selectează data (implicit data curentă)

o Atașamente

Adaugă atașament – Atașează document în format electronic aferent

acţiunii preventive curente



Pagina 41/61

Cauza primară a neconformităţii manifestate

o Completare box cu descrierea cauzei a neconformităţii manifestate

o Stabilit de – Selectează persoana din listă

o Funcţie – Selectează funcţia din listă

Descrierea neconformităţii potenţiale

o Completare box cu descrierea neconformităţii

o Iniţiator – selectează iniţiator din listă (implicit utilizatorul curent)

o Funcţie – Selectează funcţia din listă

Acţiune preventivă

o Completare box cu descrierea corecţiei

o Responsabil – Selectează responsabilul pentru acţiunea preventivă

o Funcţie – Selectează funcţia responsabilului selectat

o Termen implementare – Selectează data limită de implementare

o Verificarea eficacităţii – Selectează data la care s-a realizat verificarea


Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată iniţierii și administrării acţiunilor preventive. Fiecare acţiune preventivă oferă informaţii cu privire la documentul asociat, cauza primară a



Pagina 42/61

neconformităţii potenţiale, descrierea neconformităţii potenţiale și respectiv acţiunea preventivă (responsabilul, termen de implementare și verificare a eficacităţii). Gestiunea acţiunilor preventive se realizează într-un mod centralizat.

VII.4. Documente Externe

Situație curentă Iniţiere, gestionare și organizare al documentelor externe se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de depozitare, cât și de timp. Distribuţia documentelor externe către responsabili se realizează manual. Dat fiind faptul ca fiecare document poate avea mai multe revizii gestionarea acestora pe suport fizic este ineficientă cu consum de resurse materiale și respectiv umane. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a unui document sau al reviziilor acestuia. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate.

Aplicație Pentru a gestiona documentele externe din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Documente externe. Documentele externe pot fi identificate după tip document și perioada în care acestea au fost iniţiate.

Pentru a vizualiza documentul extern curent selectaţi Vizualizare.



Pagina 43/61

Pentru a modifica documentul extern curent selectaţi Modifică. La orice modificare a documentului extern aceasta va fi salvata ca o nouă revizie. Pentru a vizualiza reviziile documentului extern curent selectaţi Revizii.

Pentru a iniţia o nouă revizie pentru documentul curent selectaţi Adaugă revizie.

General

o Versiune – Numerotare automată

o Titlu – Introducere titlu revizie

o Tip – Selectare tip din listă

o Motiv – Selectare motiv din listă

o Cod – Introducere cod



Pagina 44/61

o Confidenţialitate – Selectează grad confidenţialitate din listă

Predat

o Utilizator – Selectează utilizator din listă

o Funcţie – Selectează funcţie din listă

o Data – Selectează dată

Difuzare la

o Adăugare membru

Utilizator – Selectează utilizator din listă

Funcţie – Selectare funcţie utilizator

Observaţii – Introducere în box a observaţiilor

Atașamente

o Adauga atașament

Alege fișierul – Selectare fișier în format electronic ce va fi atașat


Pentru a iniţia un nou document extern selectaţi Adaugă document.

General

o Versiune – Selectează versiunea documentului din lista (implicit versiunea 1.0)



Pagina 45/61

o Titlu – Introducere titlu document

o Tip – Selectează tipul documentului din listă

o Motiv – Selectează motiv din listă. Pentru a introduce un motiv manual selectaţi

„+”

o Cod – Introducere cod document

o Confidenţialitate – Selectează confidenţialitate din listă. Pentru a introduce

confidenţialitate manual selectaţi „+”

Predat

o Utilizator – Selectează utilizator căruia i-a fost predat documentul din listă

o Funcţie – Selectează funcţia utilizatorului selectat

o Data – Selectează data predării

Difuzare la

o Adăugare membru – Adaugă membru/membrii la care se va difuza documentul

Utilizator – Selectează utilizator din listă

Funcţie – Selectează din listă funcţia utilizatorului respectiv

Observaţii

o Completează box cu observaţiile aferente

Atașamente

o Adaugă atașament

Browse – Selectează de pe dispozitivul de stocare documentul în format

electronic ce va fi atașat




Pagina 46/61

Îmbunătățiri Aplicaţia include o interfaţă de gestiune a documentelor externe conform cu standardele ISO. Modalitatea de gestiune a documentelor interne și respectiv a reviziilor acestora se realizează într-un mod eficient, centralizat, permiţând distribuirea acestora către responsabili rapid. Distribuţia documentelor se realizează într-un mod centralizat, direct către responsabilii stabiliţi, prin intermediul unui sistem notificare automatizat. Totodată sistemul de autentificare al utilizatorilor la aplicaţie permite o monitorizare eficientă a trasabilităţii documentelor, precum și creșterea nivelului de securitate. Documentele externe sunt gestionate pe baza referinţelor (Cod, Versiune, Titlu, Tip, Data predării, Data adăugării, Observaţii, Motiv) și permite stocarea documentelor aferente în format electronic.

VII.5. Documente interne

Situație curentă Iniţiere, gestionare și organizare al documentelor interne se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de depozitare, cât și de timp. Distribuţia documentelor interne către responsabili se realizează manual. Dat fiind faptul ca fiecare document poate avea mai multe revizii gestionarea acestora pe suport fizic este ineficientă cu consum de resurse materiale și respectiv umane. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a unui document sau al reviziilor acestuia. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate.

Aplicație Pentru a gestiona documentele interne din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Documente interne. Documentele interne pot fi identificate după tip document și perioada în care acestea au fost iniţiate.

Pentru a vizualiza documentul intern curent selectaţi Vizualizare. Pentru a modifica documentul intern curent selectaţi Modifică. La orice modificare a documentului intern aceasta va fi salvată ca o nouă revizie. Pentru a vizualiza reviziile documentului intern curent selectaţi Revizii.



Pagina 47/61

Pentru a iniţia un nouă document intern selectaţi Adaugă document.

General

o Versiune – Selectează versiunea documentului din lista (implicit versiunea 1.0)

o Titlu – Introducere titlu document

o Tip – Selectează tipul documentului din listă

o Motiv – Selectează motiv din listă. Pentru a introduce un motiv manual selectaţi

„+”

o Cod – Introducere cod document

o Confidenţialitate – Selectează confidenţialitate din listă. Pentru a introduce

confidenţialitate manual selectaţi „+”

o Observaţii – Introducere observaţii aferente

Coordonator

o Responsabil – Selectează responsabil din listă


o Data – Selectează data


Aprobat

o Responsabil – Selectează responsabil din listă


o Data aprobării – Selectează data

o Data intrării în vigoare - Selectează data intrării în vigoare


o Aprobat – Validează/Invalidează documentul intern

Observaţii

o Completează box cu observaţiile aferente

Atașamente

o Adaugă atașament

Browse – Selectează de pe dispozitivul de stocare documentul în format

electronic ce va fi atașat



Pagina 48/61


Îmbunătățiri

Aplicaţia include o interfaţă de gestiune a documentelor interne conform cu standardele ISO. Modalitatea de gestiune a documentelor interne și respectiv a reviziilor acestora se realizează într-un mod eficient, permiţând distribuirea acestora către responsabili rapid. Totodată sistemul de autentificare al utilizatorilor la aplicaţie permite o monitorizare eficientă a trasabilităţii acestora. Documentele interne sunt gestionate pe baza referinţelor (Cod, Versiune, Motiv, Titlu, Tip, Data, Observaţii, Aprobat) și permit stocarea documentelor în formatele electronice specifice.



Pagina 49/61

VII.6. Instruiri

Situație curentă Serviciul de resurse umane al instituţiei este responsabil de instruirea continuă a personalului. Planificarea și organizarea sesiunilor de instruire este greoaie dat fiind volumul mare al documentelor necesare și numărului de participanţi. Totodată având în vedere faptul ca în cadrul sesiunilor de instruire personalul participant poate face parte din diferite servicii/compartimente, organizarea programului activităţi de instruire este netransparent. Suportul de curs și materiale adiţionale necesare desfășurări instruirii sunt disponibile doar pe suport de hârtie, rezultând o folosire ineficientă a resurselor umane și materiale implicate în producerea și distribuirea lor. De asemenea monitorizarea nivelului de instruire candidaţilor nu este transparent.

Aplicație Pentru a gestiona instruirile din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Instruiri. Instruirile pot fi identificate după departament și perioada în care acestea au fost iniţiate.

Pentru a iniţia o nouă instruire selectaţi Adaugă instruire.

Număr – Stabilește numărul instruirii (implicit stabilit automat)

Solicitant – Selectează din listă solicitantul instruirii (implicit utilizatorul curent)

Funcţie – Selectează din listă funcţia solicitantului

Departament – Selectează departamentul din listă

Responsabil – Selectează responsabilul cu instruirea din listă

Funcţie – Selectează funcţia responsabilului din listă

Denumire curs – Introducere denumire curs

Data/ora început – Selectează data începerii cursului

Data/ora sfârșit – Selectează data finalizării cursului

Documente de referinţă – Introducere denumirea documentelor de referinţă pentru

curs

Materiale furnizate cursanţilor – Introducere denumire materiale furnizate cursanţilor

Adaugă cursant – Selectează participanţi la curs

o Utilizator – Selectează participant la curs din listă

o Funcţie – Selectează funcţia participantului din listă

o Calificativ – Selectează calificativul obţinut de cursant din lista



Pagina 50/61


Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată programelor de instruire, permiţând iniţierea și respectiv gestiunea activităţii de instruire din cadrul instituţiei. Participanţii la sesiunea de instruire sunt notificaţi de toate activităţile aferente instruirii respective în mod automat. Platforma pune la dispoziţia acestora în format electronic toate documentele de referinţă și respectiv materialele de curs. Aplicaţia permite monitorizarea instruirilor într-un mod eficient și transparent, furnizând informaţii detaliate cu privire la acesta. Fiecare sesiune de instruire poate fi identificată prin referinţe (Număr, Denumire, Data, Solicitant) și include detalii privind solicitantul instruirii, denumirea cursului, perioada de desfășurare, documentele de referinţă, materialele furnizate cursanţilor. Totodată oferă informaţii cu privire la participanţii la sesiunea de instruire și respectiv calificativul final.

VII.7. Propuneri de imbunatatire

Situație curentă Iniţiere, gestionare și organizare al propunerilor de îmbunătăţire este netransparentă și se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de



Pagina 51/61

depozitare, cât și de timp. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate.

Aplicație Pentru a gestiona propunerile de îmbunătăţire din meniul aplicaţiei selectaţi Documente – Propuneri de îmbunătățire. Propunerile de îmbunătăţire pot fi identificate după departament și perioada în care acestea au fost iniţiate.

Pentru a iniţia o nouă propunere de îmbunătăţire selectaţi Adaugă propunere.

Referinţă document

o Code – Introducere cod propunere

o Data – Selectează data (implicit data curentă)

o Nume – Introducere nume pentru noua propunere

Definire propunere

o Situaţia curentă – Introducere în box descriere situaţie curentă

o Propunere – Introducere descriere propunere

o Motivare – Introducere descriere motivare

Iniţiator

o Departament – Selectează departament din lista

o Utilizator – Selectează utilizator din lista

o Funcţie – Selectează funcţie utilizator

o Data – Selectează data iniţierii propunerii (implicit data curentă)




Pagina 52/61

Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată iniţierii și gestionării propunerilor de Îmbunătăţiri. Aplicaţia permite gestionarea propunerilor de îmbunătăţire într-un mod centralizat și transparent. Fiecare propunere este înregistrată pe baza unui cod de referinţă, incluzând informaţii privitoare la situaţia curentă, propunerea de îmbunătăţire și motivarea propunerii. Din interfaţa dedicată sunt gestionate și urmărite ulterior toate propunerile.

VII.8. Audituri interne

Situație curentă Situaţia curentă nu permite o gestionare și monitorizare într-un mod centralizat și transparent al auditurilor interne. Dat fiind volumul de documente atașate auditului și documente auditate, modalitatea de arhivare este consumatoare de resurse materiale. Accesul la rapoartele de audit intern este netransparent, cu un grad de securitate scăzut. De asemenea nu se poate monitoriza trasabilitatea acestora.

Aplicație Pentru a gestiona auditurile interne din meniul aplicaţiei selectaţi Audituri – Audituri Interne. Pentru a crea un nou audit intern selectaţi butonul Adaugă audit intern.



Pagina 53/61

Introduceţi numărul auditului intern și data întocmirii planului.

Programare audit

o Planificare

Planificare – Selectaţi Inițială dacă doriţi ca data să rămână conform

datei întocmirii planului sau selectaţi Pe parcursul anului caz în care este

necesar să introduceţi data în boxul Anul planificării

Anul planificării – Se completează în cazul în care aţi selectat opţiunea

Pe parcursul anului din boxul Planificare

o Programare

Data/ora început – Selectaţi data și ora de început

Data/ora sfârșit – Selectaţi data și ora de sfârșit

o Participanţi ședinţă

Utilizator – Selectează din listă utilizatorul

Funcţie – Selectează din listă funcţia utilizatorului

Șterge – Șterge din listă utilizatorul

Adăugare membru – Selectează butonul Adăugare membru pentru a

adăuga un nou utilizator în cazul în care utilizatorul dorit nu se află în lista

existentă




Pagina 54/61

Detalii entitate audiată

o Entitate

Entitate audiată – Selectaţi din listă entitatea audiată

Reprezentant – Selectaţi din listă reprezentantul

Rol – Selectaţi rolul reprezentantului

o Echipa de audit





adăuga un nou utilizator în cazul în care utilizatorul dorit nu se află în

lista existentă


Obiective

Obiective – Introduceţi obiectivele dorite

Domenii de aplicare – Introduceţi domeniile de aplicare corespunzătoare

Criterii – Introduceţi criteriile corespunzătoare

Confidenţialitate – Introduceţi nivelul de confidenţialitate



Pagina 55/61

Atașamente și documente auditate

o Atașamente

Fișier

Alegeţi fișierul – Selectează un fișier existent din baza de date

existentă

Adaugă atașament – Selectează acest buton pentru a adăuga un fișier

din baza de date existentă în situaţia în care doriţi să atașaţi mai atașaţi

de un fișier

Șterge – Bifează căsuţa corespunzătoare fișierului pe care doriţi să îl

ștergeţi

o Documente



de un fișier


ștergeţi



Pagina 56/61

Rezultate

o Data estimată – Selectează data estimată

o Efectuat – Selectează ,în funcţie de caz, fără acțiuni corective sau cu acțiuni

corective

o Replanificat, verificare acţiuni – Bifează căsuţa în cazul în care este necesar

o Finalizat, cu acţiuni corective – Bifează căsuţa în cazul în care este necesar

Concluzii - Introduceţi concluziile în box-ul concluzii.

Pentru finalizare selectează butonul Salvează.



Pagina 57/61

Îmbunătățiri Aplicaţia include o secţiune dedicată iniţierii și respectiv gestionării rapoartelor de audit intern. Aplicaţia realizează gestiunea auditurilor interne într-un mod centralizat și securizat, totodată furnizând informaţii privind trasabilitatea. Totodată arhivează într-un mod centralizat și permite accesul rapid la atașamentele și documentele auditate. Fiecare raport de audit intern conţine informaţii privitoare la programarea auditului, detalii privind entitatea auditată, obiectivele auditului, documente auditate, comisia de auditare, rezultatele și concluziile auditului.

VII.9. Audituri externe

Situație curentă Situaţia curentă nu permite o gestionare și monitorizare într-un mod centralizat și transparent al auditurilor externe. Dat fiind volumul de documente atașate auditului și documente auditate, modalitatea de arhivare este consumatoare de resurse materiale. Accesul la rapoartele de audit extern este netransparent, cu un grad de securitate scăzut. De asemenea nu se poate monitoriza trasabilitatea acestora.

Aplicație Pentru a gestiona auditurile externe din meniul aplicaţiei selectaţi Audituri – Audituri Externe. Pentru a crea un nou audit intern selectaţi butonul Adaugă audit extern.

Introduceţi numărul auditului extern și data întocmirii planului.

Programare audit

o Planificare

Planificare – Selectaţi Inițială dacă doriţi ca data să rămână conform

datei întocmirii planului sau selectaţi Pe parcursul anului caz în care este

necesar să introduceţi data în boxul Anul planificării

Anul planificării – Se completează în cazul în care aţi selectat opţiunea

Pe parcursul anului din boxul Planificare

o Programare

Data/ora început – Selectaţi data și ora de început

Data/ora sfârșit – Selectaţi data și ora de sfârșit



Pagina 58/61

o Participanţi ședinţă





adăuga un nou utilizator în cazul în care utilizatorul dorit nu se află în

lista existentă

Detalii entitate audiată

o Entitate

Entitate audiată – Selectaţi din listă entitatea audiată

Reprezentant – Selectaţi din listă reprezentantul

Rol – Selectaţi rolul reprezentantului

o Lider de echipă

Lider – Selectează din listă liderul de echipă



Pagina 59/61

Obiective

o Obiective – Introduceţi obiectivele dorite

o Domenii de aplicare – Introduceţi domeniile de aplicare corespunzătoare

o Criterii – Introduceţi criteriile corespunzătoare

o Confidenţialitate – Introduceţi nivelul de confidenţialitate

Atașamente și documente auditate

o Atașamente

Fișier



Pagina 60/61

Alegeţi fișierul – Selectează un fișier existent din baza de date

existentă



de un fișier

o Șterge – Bifează căsuţa corespunzătoare fișierului pe care doriţi să îl ștergeţi

o Documente

Intern

Adaugă atașament – Selectează acest buton pentru a adăuga un

fișier din baza de date existentă în situaţia în care doriţi să atașaţi

mai atașaţi de un fișier


ștergeţi

Rezultate

o Data estimată – Selectează data estimată

o Efectuat – Selectează ,în funcţie de caz, fără acțiuni corective sau cu acțiuni

corective

o Replanificat, verificare acţiuni – Bifează căsuţa în cazul în care este necesar

o Finalizat, cu acţiuni corective – Bifează căsuţa în cazul în care este necesar



Pagina 61/61

Concluzii - Introduceţi concluziile în box-ul concluzii.

Pentru finalizare selectează butonul Salvează.

Îmbunătățiri Aplicaţia va avea o secţiune dedicată iniţierii și respectiv gestionării rapoartelor de audit extern. Aplicaţia realizează gestiunea auditurilor externe într-un mod centralizat și securizat, totodată furnizând informaţii privind trasabilitatea. Totodată arhivează într-un mod centralizat și permite accesul rapid la atașamentele și documentele auditate. Fiecare raport de audit extern va conţine informaţii privitoare la programarea auditului, detalii privind entitatea auditată, obiectivele auditului, documente auditate, comisia de auditare, rezultatele si concluziile auditului. De asemenea aplicaţia va permite atașarea tuturor documentelor auditului extern în format electronic.

metodologie de îmbunătăţire a managementului serviciilor publice

Documents