ghid practic versiunea romana

Upload: cristiancaluian

Post on 07-Jul-2018

260 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    1/150

    CUPRINS

    1. INTRODUCERE.......................................................................................................4

    2. REGULI DE BAZA PENTRU CONTRACTELE DE SERVICII,

    ECHIPAMENTE SI LUCRARI.......................................................................................5

    2.1. VEDERE DE ANSAMBLU.....................................................................................5

    2.2.CONTROLUL CENTRALIZAT SI DESCENTRALIZAT.......................................7

    2.3.CRITERII DE ELIGIBILITATE SI ALTE PUNCTE ESENTIALE.........................72.3.1. REGULILE DE NATIONALITATE SI DE ORIGINE........................................7 

    2.3.2. EXCEPTII DE LA REGULA DE NATIONALITATE SI DE ORIGINE.............9

    2.3.3. MOTIVE PENTRU EXCLUDERE....................................................................92.3.4. ALTE PUNCTE ESENTIALE..........................................................................10

    2.4. PROCEDURA DE ADJUDECARE A CONTRACTELOR...................................11

    2.4.1. CARE PROCEDURA DE ADJUDECARE SE APLICA..................................11

    2.4.2. PROCEDURA DESCHISA..............................................................................12

    2.4.3. PROCEDURA RESTRANSA...........................................................................122.4.4. PROCEDURA SIMPLIFICATA.......................................................................13

    2.4.5. CONTRACT CADRU......................................................................................132.4.6. PROCEDURA NEGOCIATA...........................................................................13

    2.4.7. CONCURENTA LOIALA.................................................................................13

    2.4.. CRITERII DE SELECTIE SI ADJUDECARE.................................................142.4.9. PROCEDURA DE LICITATIE CU !CLAU"A DE AMANARE#....................14

    2.4.10. ANULAREA PROCEDURII DE ADJUDECARE..........................................15

    2.4.11. CLAU"ELE DE ETICA.................................................................................16 

    2.4.12. RECURS........................................................................................................12.5. MARIMEA CONTRACTULUI.............................................................................18

    2.6. COFINANTARE....................................................................................................192.7. TERMENII DE REFERINTA SI SPECIFICATIILE TENICE...........................19

    3. CONTRACTE DE SERVICII................................................................................21

    3.1. INTRODUCERE....................................................................................................21

    3.2. PROCEDURA DE ADJUDECARE.......................................................................22

    3.2.1. CONTRACTE DE PESTE 200.000 $..............................................................22

    3.2.2. CONTRACTE SU% 200.000 $.........................................................................243.3. LICITATII RESTRANSE !PENTRU CONTRACTE DE PESTE 2"".""" #$.......25

    3.3.1. PU%LICITATE.................................................................................................25

    3.3.2. STA%ILIREA LISTELOR SCURTE..................................................................27 

    3.3.3. PREGATIREA SI CONTINUTUL DOSARULUI DE LICITATIE....................313.3.4. CRITERIILE DE SELECTIE SI ADJUDECARE............................................33

    3.3.5. INFORMATII SUPLIMENTARE INAINTE DE TERMENUL LIMITA DE DEPUNERE A OFERTELOR....................................................................................33

    3.3.6. DATA LIMITA DE DEPUNERE A OFERTELOR...........................................34

    3.3.7. PERIOADA IN CARE OFERTELE SUNT VALA%ILE....................................343.3.. DEPUNEREA OFERTELOR..........................................................................34

    3.3.9. COMITETUL DE EVALUARE........................................................................35

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    2/150

    3.3.10. ETAPE ALE PROCESULUI DE EVALUARE...............................................3

    3.3.11. ANULAREA PROCEDURII DE LICITATIE..................................................49

    3.3.12. ADJUDECAREA CONTRACTULUI.............................................................503.3.13. PROVI"IOANE &I INLOCUIREA EXPERTILOR........................................52

    3.4. PROCEDURI DE ADJUDECARE A CONTRACTELOR SUB 2"".""" #..........54

    3.4.1. CONTRACTUL CADRU.................................................................................543.4.2. PROCEDURA SIMPLIFICATA.......................................................................56 

    3.5. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE SERVICII............................................57

    3.5.1. PRINCIPII GENERALE..................................................................................57 3.5.2. PREGATIREA UNUI ACT ADITIONAL.........................................................5

    4. CONTRACTELE DE ACHIZITII.........................................................................60

    4.1. INTRODUCERE....................................................................................................6"

    4.2. PROCEDURA DE ADJUDECARE.......................................................................61

    4.2.1. CONTRACTE DE 150.000 $ SAU MAI MARI................................................614.2.2. PROCEDURA LOCALA DESCHISA..............................................................63

    4.2.3. CONTRACTE SU% 30.000 $ ' PROCEDURA SIMPLIFICATA.....................63

    4.3. PROCEDURA INTERNATIONALA DESCISA !PENTRU CONTRACTE MAIAMRI DE 15".""" #$....................................................................................................64

    4.3.1. PU%LICITATE.................................................................................................64

    4.3.2. REDACTAREA SI CONTINUTUL DOSARULUI DE LICITATIE..................65

    4.3.3. CRITERIILE DE SELECTIE SI ADJUDECARE............................................694.3.4. INFORMATII SUPLIMENTARE INAINTE DE TERMENUL LIMITA DE

     DEPUNERE A OFERTELOR....................................................................................69

    4.3.5. DATA LIMITA DE DEPUNERE A OFERTELOR...........................................704.3.6. PERIOADA IN CARE OFERTELE SUNT VALA%ILE....................................70

    4.3.7. DEPUNEREA(INAINTAREA OFERTELOR...................................................71

    4.3.. COMITETUL DE EVALUARE........................................................................714.3.9. ETAPE ALE PROCESULUI DE EVALUARE.................................................74

    4.3.10. ANULAREA PROCEDURII DE LICITATIE.................................................4

    4.3.11. ADJUDECAREA CONTRACTULUI.............................................................5

    4.4. PROCEDURA LOCALA DESCISA !PENTRU CONTRACTE INTRE 3".""" #SI 15".""" #$.................................................................................................................87

    4.5. PROCEDURA SIMPLIFICATA !PENTRU CONTRACTE SUB 3".""" #$.........88

    4.6. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE ACIZITII..........................................884.6.1. PRINCIPII GENERALE..................................................................................9

    4.6.2. PREGATIREA UNUI ACT ADITIONAL.........................................................90

    5. CONTRACTE WORKS..........................................................................................2

    5.1. INTRODUCERE....................................................................................................925.2. PROCEDURA DE ADJUDECARE.......................................................................93

    5.2.1. CONTRACTE DE 5.000.000 $ SI PESTE.......................................................93

    5.2.2 CONTRACTE INTRE 300.000 $ SI 5.000.000 $..............................................94

    5.2.3. CONTRACTE SU% 300.000 $ )PROCEDURA SIMPLIFICATA*...................955.3. LICITATIE INTERNATIONALA DESCISA !PENTRU CONTRACTE DE

    5.""".""" # SAU PESTE$.............................................................................................95

    5.3.1. PU%LICITATE...........................................................................................95

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    3/150

    5.3.2. REDACTAREA SI CONTINUTUL DOSARULUI DE LICITATIE..................97 

    5.3.3. CRITERII DE SELECTIE SI ADJUDECARE...............................................100

    5.3.4. INFORMATII SUPLIMENTARE INAINTE DE TERMENUL LIMITA DE DEPUNERE A OFERTELOR..................................................................................101

    5.3.5. DATA LIMITA DE DEPUNERE A OFERTELOR.........................................102

    5.3.6. PERIOADA IN CARE OFERTELE SUNT VALA%ILE..................................1025.3.7. DEPUNEREA(INAINTAREA OFERTELOR.................................................102

    5.3.. COMITETUL DE EVALUARE......................................................................103

    5.3.9. ETAPE ALA PROCESULUI DE EVALUARE...............................................106 5.3.10. ANULAREA PROCEDURII DE LICITATIE................................................114

    5.3.11. ADJUDECAREA CONTRACTULUI...........................................................114

    5.4. LICITATIE RESTRANSA !PENTRU CONTRACTE DE PESTE 5.""".""" #$ 117

    5.5. LICITATIE LOCALA DESCISA !PENTRU CONTRACTE INTRE 3"".""" #SI 5.""".""" #$.............................................................................................................117

    5.6. PROCEDURA SIMPLIFICATA !PENTRU CONTRACTE SUB 3"".""" #$.....118

    5.7. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE LUCRARI.........................................119

    5.7.1. PRINCIPII GENERALE................................................................................1195.7.2. PREGATIREA UNUI ACT ADITIONAL.......................................................121

    6. GRANTURI............................................................................................................123

    6.1. INTRODUCERE..................................................................................................123

    6.1.1. DEFINITIE....................................................................................................1236.1.2. PRIVIRE DE ANSAM%LU............................................................................123

    6.1.3. CONTROLUL CENTRALI"AT SI DESCENTRALI"AT................................125

    6.1.4. CRITERII DE ELIGI%ILITATE.....................................................................126 6.1.5. REGULI DE %A"A PENTRU GRANTURI...................................................12

    6.2. PROCEDURA DE ADJUDECARE.....................................................................129

    6.2.1. CERERILE DE OFERTA...............................................................................1296.2.2. ADJUDECAREA DIRECTA..........................................................................130

    6.3. CEREREA DE OFERTE INTERNATIONALE...................................................131

    6.3.1. PU%LICITATEA............................................................................................131

    6.3.2. PREGATIREA SI CONTINUTUL INDRUMARILOR )GUIDELINES* PENTRU APLICANTI.............................................................................................132

    6.3.3. CRITERII DE ELIGI%ILITATE SI EVALUARE............................................133

    6.3.4. INFORMATII SUPLIMENTARE INAINTE DE TERMENUL LIMITA DE DEPUNERE A PROPUNERILOR..........................................................................134

    6.3.5. DATA LIMITA DE DEPUNERE A PROPUNERILOR..................................134

    6.3.6. DEPUNEREA PROPUNERILOR.................................................................1356.3.7. COMITETUL DE EVALUARE......................................................................135

    6.3.. ETAPE ALE PROCESULUI DE EVALUARE...............................................139

    6.3.9. ACORDAREA GRANTURILOR....................................................................144C+,+-/,- +/ -,+- ++, / ,+...................................................146 

    6.4. CERERE DE OFERTE LOCALA........................................................................147

    6.5. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE GRANT.............................................147

    6.5.1. PRINCIPII GENERALE................................................................................146.5.2. PREGATIREA UNUI ACT ADITIONAL.......................................................14

     DESCENTRALI"ARE8 ANTE..................................................................................149

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    4/150

    1. INTRODUCERE

     Acest Ghid Practic pentru procedurile de contractare care se aplica contractelor de ajutor extern acordate de Comisia Europeana este destinat tuturor celor implicati in programele Phare, ISPA si Sapard. El furnizeaza procedurile folositein practica atat in sistemul descentralizat cu aprobare exante de la ComisiaEuropeana cat si in sistemul descentralizat cu control expost.

    Ghidul incorporeaza dispozitiile rele!ante din "anualul de Instructiuni pentruadjudecarea contractelor de lucrari, echipamente si ser!icii, incheiate in scopulcooperarii Comunitare cu terte tari , care a fost adoptat de Comisia Europeanape #$ noiembrie #%%%, ca si &ademecumul Comisiei pentru "anagementulgranturilor.

    Procedurile si documentele standard pentru adjudecarea contractelor de ser!icii,echipamente si lucrari, stabilite in acest Ghid Practic si in anexele sale suntaplicabilepentru Phare incepand cu 1 ianuarie 2001 si le !or inlocui pe cele dinsectiunea de achizitii din existentul "anual Phare 'IS (Sistem de Implementare'escentralizat). *oate licitaiile in desfasurare la aceasta data trebuie finalizatefolosind procedurile si documentele standard din "anualul Phare 'IS existent.Totusi, procedurile de la sectiunile privind folosirea Contractului Cadru(ectiunea !.".1# si ad$udecarea %ranturilor (ectiunea sunt de$aaplica'ile. 'e notat ca, daca datorita naturii specifice a Infratirii institutionale prinPhare, pre!ederile Ghidului Practic nu sunt rele!ante + rugam a se face referire

    la "anualul de Infratire Institutionala.

    Pentru SPA', acest Ghid practic este aplicabil numai cu respectareaprocedurilor de achizitii publice (in Sectiunile -,,/ si 0).

     Acest Ghid Practic !a fi re!izuit in luna iulie -$$# tinand cont de orice problemacare !a aparea in primele 1 luni de implemantare.

    Sectiunile -,,/ si 0 se refera la procedurile folosite la contractele de ser!icii,echipamente si lucrari in tim ce Sectiunea 1 se refera la adjudecarea granturilor.

     Anexa A# contine un glosar al termenilor folositi in acest Ghid Practic.

    )   *oate referirile la *ile din acest Ghid Practic trebuie interpretateca *ile calendaristice (daca nu se specifica altfel)2 Persoana responsabila pentru monitorizarea implementariiunui proiect in numele Autoritatii Contractante este numita+ana%er de roiect2 pentru Phare, referirile la Comisia Europeana in acest GhidPractic trebuie interpretate ca fiind catre Dele%atia  Comisiei

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    5/150

    Europene acreditata in tara !izata. *otusi, in unele cazuri cum ar fideciziile care pri!esc exceptiile de la procedurile explicate in acestGhid Practic, 'elegatia !a trebui sa se adreseze cartieruluigeneral al Comisiei Europene de la 3ruxelles pentru a se asiguraca abordarea este consec!enta pe tot parcursul programului (si cu

    alte programe) pentru ISPA, referirile din acest Ghid Practic la ComisiaEuropeana trebuie interpretate ca fiind 'G EGI42 pentru ISPA, referirile din acest Ghid Practic la ComisiaEuropeana trebuie interpretate ca fiind 'G AG4.

    )

    *oate proiectele finantate de catre Comisia Europeana suntsupuse unui audit in orice moment, fie in timpul procesului deadjudecare, in timpul executiei proiectului sau dupa ce proiectul afost finalizat.

     Autoritatile Contractante trebuie sa pastreze toate documentelereferitoare la achizitii sau la adjudecare pe o perioada de 0 ani dela finalizarea proiectelor. Aceste documente trebuie sa fiedisponibile pentru !erificare de catre Comisia Europeana si CurteaEuropeana a Auditorilor. Pentru moti!e practice, limba folosita intoate documentele, aplicatiile si licitatiile !a zi engleza.

    2. RE-UI DE / ENTRU CONTRCTEE DEERICII, EC3I+ENTE I UCRRI

    2.1. EDERE DE N+/U

    Exista reguli stricte care gu!erneaza modul in care contractele sunt adjudecate. Acestea ajuta la garantarea alegerii contractorilor cu cele mai potri!ite calificarifara prejudecati si ca este obtinut cea mai bun raport calitate 5 !aloare, cuasigurarea unei transparente totale corespunzatoare folosirii fondurilor publice.

    6nde contractele pentru ser!icii, echipamente si lucrari finantate de ComisiaEuropeana in cadrul cooperarii cu tarile beneficiare de asistenta Phare, ISPA siSapard sunt adjudecate de Autoritatea Contractanta din tarile recipiente,procedurile de adjudecare sunt gu!ernate de urmatoarele reguli cadru7

    Re%ula4entul 5inanciar  din -# decembrie #%88 aplicabil 3ugetului Generalal Comunitatii Europene, amendata prin egulamentul Consiliului (EC) 9r.-/0:5%: din - noiembrie #%%:, si in particular *itlul I;, Ajutor Extern, care

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    6/150

    stabileste regulile, metodele si procedurile de baza pentru adjudecareacontractelor finantate din fondurile CE. 'e asemenea specifica principiileaccesului egal si tratamentul cinstit pentru toate firmele eligibile siperosanele fizice2 (9ota7 egulamentul

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    7/150

    2.2.CONTROU CENTRIT I DECENTRIT

    Exista trei posibile !ariante de administrare a procedurilor pentru acti!itatilefinantate in cadrul programelor de ajutor extern al Comunitatii Europene7

    Centrali*at8 deciziile sunt luate de catre Comisia Europeana, care actioneaza pentru si in numele tarii beneficiare. ='upa cum a fost specificdescris pentru scenariul descentralizat, acest Ghid Practic nu acoperaabordarea centralizata. *otusi principiile de baza sunt aceleasi.

    Descentrali*at8

     E97ante8 decizille pri!ind achizitiile si adjudecarea contractelor suntluate de catre Autoritatea Contractanta si inaintate spre aprobare ComisieiEuropene. 'etaliile sunt specificate in prezentul Ghid Practic. E97post8 deciziile sunt luate de catre Autoritatea Contractanta faraaprobarea prelaabila a Comisiei Europene (cu exceptia procedurilor

    standard precizate in prezentul Ghid Practic).

    In toate cazurile Autoritatea Contractanta isi asuma intreaga responsabilitatepentru actiunile sale si !a fi raspunzatoare pentru acestea in cazul oricarui auditulterior sau a altei in!estigatii.

    re*entul -6id ractic include procedurile care tre'uie ur4ate in a4'elealternative ale 4ecanis4elor de apro'are descentrali*ata, folosindur4atoarea notatie8

    DECENTRIRE 8 E:7NTEProcedurile de urmat in cazul programelor descentralizate cu control exante.DECENTRIRE8 E:7OTProcedurile de urmat in cazul programelor descentralizate cu control exante.

    In prezent 6are si I sunt descentrali*ate cu control e97ante, in timp ceapard este descentrali*at cu control e97post. Pna la final, ISPA si Phare !or de!eni de asemenea descentralizate cu control expost.

    2.!.CRITERII DE EI-I/IITTE I TE UNCTE EENTIE

    2.!.1. RE-UIE DE NTIONITTE I DE ORI-INE

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    8/150

    )

    Nationalitate7 Contractele se adreseaza in egala masura tututor persoanelor fizice sau juridice din statele membre ale 6niuniiEuropene si din tarile si teritoriile din regiunile acoperite si 5 sauadmise de eglementari sau de alte insrtumente care gu!erneazaprogramele de ajutor sub care un anumit contract este finantat.&ezi Anexa A- cuprinzand lista tarilor pentru fiecare program deajutor sau instrument (Phare, ISPA si Sapard).

     Aceasta regula de nationalitate este aplicabila si expertilor propuside catre furnizorii de ser!icii sa ia parte la procedurile de licitatiepentru contractele de ser!icii finantate de catre ComisiaEuropeana. In scopul !erificarii concordantei cu regula denationalitate, dosarul de licitatie cere ofertantilor sa declare tara acaror nationalitate o au prin prezentarea documentelor carute delegile tarii respecti!e.

    'aca Autoritatea Contractanta banuieste ca un candidat5ofertantare doar un birou inregistrat intro tara sau stat eligibil dar canationalitatea candidatului5ofertantului nu este eligibila, atuncicandidatul5ofertantul este responsabil sa demonstreze ca arelegaturi efecti!e si continue cu economia tarii respecti!e. Aceastaeste necesara pentru a e!ita adjudecarea contractelor catre firmea caror nationalitati sunt neeligibile dar care au infiintat firme ?cutiede scrisori@ intro tara eligibila pentru a se sustrage regulii denationalitate.

    ) Re%ula de ori%ine7 *oate materialele si echipamenteleachizitionate in cadrul unui contract trebuie sa fie originare din6niunea Europeana sau dintro tara eligibila, asa cum este definitain regula de nationalitate de mai sus. Acest lucru este !alabil sipentru materialele si echipamentele achizitionate de un contractor de contracte de lucrari sau ser!icii daca materialele siechipamentele sunt destinate a intra in proprietatea tariibeneficiare dupa ce contractul a fost finalizat.

    In oferta sa, un ofertant trebuie sa declare originea materialelor.Contractantul trebuie sa prezinte Autoritatii Contractante uncertificat de origine cand importa bunurile in tara recipienta candare loc acceptarea pro!izorie sau cand prima factura a fostprezentata. Contractul trebuie sa specifice care dintre acesteoptiuni este aplicabila.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    9/150

    Certificatele de origine trebuie sa fie emise de o autoritatecompetenta din tara de origine a bunurilor sau a furnizorului si safie in concordanta cu intelegerile internationale pe care leasemnat tara respecti!a.

    Este de datoria Autoritatii Contractante copul !erificariiconcordantei cu regula de nationalitate, dosarul de licitatie cereofertantilor sa declare tara a caror nationalitate o au prinprezentarea documentelor cerute de legile tarii respecti!e.

    2.!.2. E:CETII DE RE-U DE NTIONITTE I DE ORI-INE

    Exceptiile de la regula de nationalitate si de origine pot inter!eni in unele cazuri. Adjudecarea unei asemenea derogari este decis de la caz la caz de ComisiaEuropeana.

    (a) cu pri!ire la nationalitate, Comisia Europeana poate, in mod exceptional, saadmita, de la caz la caz, persoane care sa participe la ofertare si contracte,din alte tari decat cele stipulate in egulamantul aplicabil2

    (b) cu pri!ire la ori%inea 'unurilor , se aplica aceleasi exceptii ca la punctul (a).de notat totusi ca, argumentul frec!ent folosit ca un produs de origineneeligibila este mai ieftin decat cele din Comunitate sau decat produselelocale, nu constituie un moti! pentru acordarea unei derogari.

    2.!.!. +OTIE ENTRU E:CUDERE

    Persoanele fizice sau juridice nu au dreptul sa participe la licitatii sau sa castigecontracte daca7

    (a) sunt in faliment sau au probleme, au afacerile administrate de tribunal, sunturmariti de creditori, au acti!itatea suspendata sau sunt intro situatieanaloga care apare dintro procedura similara pre!azuta in legislatia saureglementarile nationale2

    (b) sunt subiectul procedurii de declarare a falimentului, de schimbare, deadministrare de catre tribunal, de urmarire de catre creditori sau introsituatie similara pre!azuta in legislatia sau reglementarile nationale2

    (c) au fost condamnati pentru greseli pri!ind comportarea profesionala printosentinta cu forta de res judicata (adica impotri!a careia nu se poate faceapel)2

    (d) sunt !ino!ati de gra!e greseli de conducere do!edite prin metode pe care Autoritatea Contractanta le poate justifica2

    (e) nu siau indeplinit obligatiile pri!ind plata contributiilor sociale in concordantacu pre!ederile legale ale tarii unde are sediul2

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    10/150

    (f) nu siau indeplinit obligatiile pri!ind plata taxelor in concordanta cupre!ederile legale ale tarii unde are sediul2

    (g) se fac !ino!ati de serioase greseli in prezentarea informatiilor cerute de Autoritatea Contractanta ca o conditie esentiala de participare la procedurade ofertare sau contractare2

    (h) au fost acuzati de gra!e incalcari ale contractului deoarece nu au reusit saindeplineasca obligatiile legate de un alt contract incheiat cu aceeasi Autoritate Contractanta sau de un alt contract finantat din fondurilecomunitare2

    (i) se afla in una dintre situatiile care conduc la excludere, mentionate inClauzele de Etica (Sectiunea -./.##), referitoare la licitatie sau contract.

    Candidatii (in prima faza a procedurii de licitatie restransa) trebuie sa prezinte odeclaratie sub juramant ca nu se afla in nici una din situatiile listate mai sus.

    4fertantii castigatori (in partea a -a a procedurii de licitatie restransa sau in

    singura faza a procedurii de licitatie deschisa) trebuie sa prezinte do!ada uzualain legislatia tarii in care fiinteaza, ca nu intra sub incidenta categoriilor (a), (b), (c),(e), sau (f) mentionate mai sus. 'ata de inaintare a e!identelor sau adocumentelor inaintate nu trebuie sa fie mai de!reme de #:$ de zile inainte dedata limita de depunere a ofertelor. 4fertantii trebuie in plus sa prezinte odeclaratie sub juramant ca situatia lor nu sa alterat in perioada care sa scurs decand do!ada in chestiune a fost ridicata.

    2.!.". TE UNCTE EENTIE

    )Concurenta loiala7 pentru e!itarea oricarui conflict de intereseorice firma (inclusi! firmele din cadrul aceluiasi grup legal, altimembrii ai aceluiasi consortiu si subcontractori) sau experti careparticipa la pregatirea unui proiect trebuie sa fie exclusi de laparticiparea la licitatiile bazate pe aceste lucrari preparatorii.

    ) Transparenta si i4partialitate7 procedura de adjudecare acontractului trebuie sa fie complet transparenta si impartiala.

    ) Cea 4ai 'una valoare pentru 'ani7 trebuie aleasa oferta cea maia!antantajoasa economic.

    ) Nici o 6otarare retroactiva7 contractele sunt considerate intrate in!igoare de la data semnarii de catre ultimul semnatar. Contractelesau anexele la contract nu pot fi adjudecate retroacti! in nici ocircumstanta. Aceasta inseamna ca nici o plata nu poate fiefectuata si nici un bun sau ser!iciu furnizat inaintea semnariicontractului si5sau anexelor.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    11/150

    Toate contractele tre'uie sa indice data reala a se4narii decatre partile contractante.

    )5olosirea docu4entelor standard 7 trebuie folosite formatelestandard ale contractelor si documentelor (asa cum sunt

    prezantate in anexe).

    )

    astrarea docu4entelor 7 inregistrarile scrise ale intregului procesde ofertare si contractare trebuie tinute confidential si pastrate decatre Autoritatea Contractanta pe o perioada de 0 ani de laincheierea proiectului. Acestea trebuie sa cuprinda originaleletuturor ofertelor inaintate, impreuna cu toata dosarele de licitatiecorespunzatoaresi cu corespondenta aferenta.

    2.". ROCEDUR DE D;UDECRE CONTRCTEOR

    Principiul de baza care gu!erneaza adjudecarea contractelor este ofertareacompetiti!a. Scopul este dublu7 sa asigure transpareanta operatiilor2 si sa obtina calitatea dorita a ser!iciilor, echipamentelor si lucrarile la cele mai

    bune preturi posibile.

    eglementarile care se aplica obliga Comisia Europeana si AutoritateaContractanta sa garanteze cea mai larga participare posibila, pe baza egale, laprocedurile de licitatie si la contractele finantate de catre Comunitate. Exista mai

    multe proceduri de adjudecare a contractelor, fiecare permitand un grad diferit decompetiti!itate.

    2.".1. CRE ROCEDUR DE D;UDECRE E IC

    egulile de aplicare a procedurilor standard de achizitii, care !or fi explicateulterior in aceasta Sectiune, sunt rezumate in tabelul de mai jos. Acestea suntimpartite intre cele pentru servicii (de exemplu asistenta tehnica, studii,

    asigurare de noBhoB si instruire), ac6i*itii  (respecti! echipamente simateriale) si lucrari  (respecti! infrastructura si alte lucrari de constructii). 'upace aprobarea pentru o anumita lucrare a fost acordata de Comisia Europeana incadrul unui "emorandum de

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    12/150

    *ipul decontract

    "odelul de procedura functie de suma contractului

    ERICE

       < 200.000

    icitatie internationala restransa

    = < 200.000dar ) < >.000

    Contract CadruProcedura simplificata

    ? < >.000

    icitatie unica

    C3IITII  1>0.000 euro

    icitatie internationala deschisa

    = < 1>0.000dar @ < !0.000icitatie locala

    deschisa

    = < !0.000dar ) < >.000

    Procedurasimplificata

    ? < >.000icitatie unica

    UCRRI

    @ < >.000.000#. icitatie internationaladeschisa

    -. icitatie internationalarestransa (in cazuri exceptionale)

    = < >.000.000dar @ < !00.000icitatie locala

    deschisa

    = < !00.000dar ) < >.000

    Procedurasimplificata

    ? < >.000icitatie unica

    2.".2. ROCEDUR DEC3I

    Procedura deschisa implica o in!itatie deschisa de a lua parte la licitatiecompetiti!a. Sub aceasta procedura deschisa, orice persoana fizica sau juridicacare doreste sa liciteze, primeste, la cerere, documentele de licitatie (pentru carese plateste), in conformitate cu procedurile descrise in ?procurement notice@(anuntul de tinere a licitatiei). Cand ce ofertele primite sunt examinate, contractul

    este adjudecat printro procedura de selectie (adica !erificarea eligibilitatii, si astandardelor financiare, economice, tehnice si profesionale ale ofertantilor)conform sectiunii -./.:. 9egocierile nu sunt permise.

    2.".!. ROCEDUR RETRN

    In procedura restransa, autoritatea contractanta in!ita un numar limitat decandidati la licitatie. Inainte de lansarea procedurii de licitatie, trebuie intocmita olista restransa cu candidatii selectati ca rezultat al precalificarii lor. Procedura deselectie, prin care lista completa (care include toti candidatii care au raspuns la

    anuntul publicat) este redusa la lista restransa, implica examinarea raspunsurilor primite la Dprocurement notice@.

    In faza a -a a procedurii, autoritatea contractanta in!ita ofertantii de pe listaprescurtata trimitandule dosarul de licitatie. 4fertantul castigator este adjudecatdupa ce ofertele au fost analizate (!ezi sectiunea -./.:). 9egocierile nu suntpermise.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    13/150

    2.".". ROCEDUR I+I5ICT

    a procedura simplificata, autoritatea contractanta in!ita la licitatie candidatiialesi de ea. a sfarsitul procedurii, autoritatea contractanta alege cea maia!antajoasa oferta din punct de !edere economic. &ezi Sectiunea ./.-., /.0 si

    0.1 pentru mai multe detalii.

    2.".>. CONTRCT CDRU

    Conform pre!ederilor Contractului Cadru, Comisia Europeana a lansat oprocedura de contractare de tipul icitatie internationala restransa, a selectatcandidatii, a examinat modelele de Contract Cadru propuse si a intocmit o listade potentiali contractanti pe care ii poate solicita sa furnizeze experti pentrusarcini specifice domeniilor pentru care au licitat.Pentru fiecare sarcina specifica, autoritatea de contractare in!ita contractantii sa

    inainteze o oferta care sa se inscrie in pre!ederile Contractului Cadru. Se !aalege oferta cea mai a!antajoasa din punct de !edere economic. Pentru maimulte detalii !ezi sectiunea ./.#.

    2.".&. ROCEDUR NE-OCITSe !a utiliza in cazuri exceptionale. &ezi sectiunile .-.#.-, /.-.#.-, and 0.-.#..

    2.".A. CONCURENT OI

    *oate aranjamentele pentru licitatie competiti!a si publicitatea pri!ind contractelede lucrari, echipamentesi ser!icii depind de !aloarea contractului. Acestea suntstabilite in Sectiunea -./.#.

    In cazul contractelor mixte, care acopera o combinatie de lucrari, echipamentesau ser!icii, Autoritatea Contractanta determina procedura de adjudecare ce !a fifolosita (cu acordul Comisiei Europene, in cazul descentralizarii exante).

     Aceasta !a depinde de componenta (lucrari, echipamente sau ser!icii) carepredomina, si de o e!aluare care trebuie facuta pe baza !alorii si importanteistrategice a fiecarei componente pri!ind contractul ca un intreg.

    )Nici un contract nu poate fi i4partit nu4ai pentru a evitaprevederile si re%ulile specificate in acest -6id. Daca e9istavreun du'iu privind esti4area valorii contractului, utoritateaContractanta tre'uie sa consulte Co4isia Europeana inaceasta pro'le4a inainte de a incepe procedura de ac6i*itie.

    Indiferent de procedura folosita, Autoritatea Contractanta trebuie sa se asigureca conditiile sunt de natura sa asigure competitia loiala5corecta. 6nde exista o

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    14/150

    deosebire e!identa si majora intre preturile propuse si ser!iciile oferite de unofertant, sau o discrepanta intre preturile propuse de diferitii ofertanti (mai ales incazul in care la licitatie participa companii de stat, asociatii nonprofit sauorganizatii nongu!ernamentale, alaturi de companii pri!ate), AutoritateaContractanta trebuie sa !erifice indeaproaresi sa ceara orice informatii aditionale

    necesare. Autoritatea Contractanta trebuie sa pastreze confidentialitatea acestor informatii aditionale. 4fertantii trebuie sa declare ca oferta lor financiara acoperatoate costurile lor, inclusi! cheltuielile de regie.

    2.".B. CRITERII DE EECTIE I D;UDECRE

    Indiferent daca contractele sunt adjudecate folosind procedura deschisa saurestransa, urmatorii pasi trebuie parcursi intotdeauna7

    (a) procedura de selectie bazata pe criteriile de selectie publicate in anuntul delicitatie7% !erificarea eligibilitatii ofertantilor sau candidatilor asa cum este

    specificat in Sectiunea -.2% !erificarea starii financiare si economice a ofertantilor sau candidatilor2% !erificarea capacitailor tehnice si profesionale ale ofertantilor,

    candidatilor si a echipei de conducere a acestora. Anuntul de licitatie sau dosarul de licitatie trebuie sa specifice criteriile dupacare se fac aceste !erificari.

    (b) compararea ofertelor pe baza criteriilor de adjudecare stipulate in anuntul delicitatie si in dosarul de licitatie, folosind pretul si celelalte criterii prestabilitepentru a permite identificarea ofertei cea mai a!antajoasa economic.

     Aceste criterii trebuie sa fie precise, nu trebuie sa fie discriminatorii si nu trebuiesa prejudicieze competitia corecta. In cazul procedurii deschise ambele puncte(a) si (b) sunt realizate la examinarea ofertelor.

    In cazul procedurii restranse punctul (a) este indeplinit in timpul primei faze, candcandidatii sunt examinati (pentru intocmirea listei scurte) si punctul (b)in faza a -a (in!itatia la licitatie), cand ofertele sunt examinate.

    2.".. ROCEDUR DE ICITTIE CU CU DE +NRE

    In cazuri exceptionale si clar justificate, procedura de licitatie poate fi publicata cuo ?cauza de amanare@. Aceasta inseamna ca procedura de licitatie este lansatainainte ca o decisie financiara sa fie emisa sau sa fie semnat "emorandumul de

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    15/150

    Procedura de licitatie !a fi in!ariabil anulata daca Comisia Europeana nu aicheiat procedura de luare a deciziei sau daca "emorsndumul de

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    16/150

    2.".11. CUEE DE ETIC

    4rice incercare a unui candidat sau ofertant de a obtine informatii confidentiale,de a face intelegeri ilegale cu competitorii sau de a influenta Comitetul deE!aluare sau Autoritatea Contractanta in timpul procesului de examinare,

    clarificare, e!aluare si comparare a ofertelor !a duce la respingerea candidaturiiacestuia si poate a!ea ca rezultat sanctiuni administrati!e.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    17/150

    Contractantul trebuie sa nu aiba nici o legatura care sai compromitaindependenta sau pe cea a echipei sale. 'aca contractantul inceteaza a mai fiindependent, Autoritatea Contractanta poate, pentru orice dauna suferita de ea,sa rezilieze contractul fara nici o notificare prealabila, iar contractantul sa poata

    cere despagubiri.Co4isia Europeana isi re*erva dreptul sa suspende sau sa anule*efinantarea unui proiect daca sunt descoperite practici ile%ale de oricenatura, in orice stadiu al procesului de ad$udecare sau in ti4puli4ple4entatii contractului sau daca utoritatea Contractanta nu reusestesa aplice 4asurile necesare pentru re4edierea situatiei. In sensul acesteiprevederi, practicile ile%ale sunt oferirea de 4ita, daruri, %ratuitati sauco4isioane oricarei persoane, ca 4otivatie sau ca rasplata pentruefectuarea sau retinerea de la efectuarea unei actiuni le%ate de ad$udecareaunui contract sau i4ple4entarea unui contract de$a inc6eiat cu utoritatea

    Contractanta."ai precis, toate dosarele de licitatie si contractele de lucrari, echipamente siser!icii trebuie sa includa o clauza care stipuleaza ca ofertele !or fi respinse saucontractele !or fi reziliate daca reiese ca adjudecarea sau executia unui contracta pro!ocat cheltuieli comerciale extraordinare.

     Aceste cheltuieli extraordinare sunt comisioane nementionate in contractulprincipal sau care nu rezulta dintrun contract corect incheiat si care se refera lacontarctul principal, comisioane nereturnate pentru orice ser!iciu actual si legitim,comisioane nerambursate catre organismul de strangere a taxelor, comisioaneplatite unui beneficiar care nu este clar identificat, comisioane platite catre ocompanie care apare ca o companie de fatada.

    Contractantul se angajeaza sa furnizeze Comisiei Europeane, la cerereaacesteia, toate do!exzile referitoare la modul in care contractul a fost executat.Comisia Europeana poate efectua oricate !erificari de documente sau pe terencate considera necesare pentru a gasi do!ezi in cazul in care suspecteazacheltuieli comerciale neobisnuite.

    Contractantii descoperiti ca au platit cheltuieli comerciale neobisnuite pentruproiectele finantate de Comunitatea Europeana sunt pasibili, in functie deseriozitatea faptelor constatate, de rezilierea contractelor pe care le deruleazasau sa fie permanent exclusi de la primirea altor fonduri comunitare.

    9ecorespunderea cu una sau mai multe dintre clauzele de etica poate duce laexcluderea candidatului, ofertantului sau contractantului de la alte contractefinantate de Comunitatea Europeana sau in penalitati. Persoana sau compania incauza trebuie informata in scris de acest fapt.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    18/150

    )Este obligatia Autoritatii Contractante de a se asigura ca procesulde adjudecare a contractului este condus intrun mod transparent,bazat pe criterii obiecti!e si indiferent la orice influenta externa.

    2.".12. RECUR

    4fertantii care cred ca au fost pagubiti de o eroare sau de o neregularitate intimpul procesului de adjudecare pot adresa plangere direct AutoritatiiContractante. Aceasta trebuie sa le raspunda in maxim %$ de zile de la primireareclamatiei.

    Comisia Europeana trebuie sai comunice Autoritatii Contractante opinia sa inlegatura cu solutionarea reclamatiei si sa faca tot posibilul pentru o solutionareamiabila intre reclamant (ofertant) si Autoritatea Contractanta.

    'aca procedura mentionata mai sus esueaza, ofertantul poate recurge laprocedurile stabilite in legislatia nationala a tarii beneficiare.

    )

    'aca Autoritatea Contractanta nu poate adera la procedurile deadjudecare pre!azute in prezentul Ghid Practic, ComisiaEuropeana isi rezer!a dreptul de a refuza finantarea contractuluisau de al suspenda, cu blocarea sau recuperarea fondurilor pentru contractul in cauza.

    2.>. +RI+E CONTRCTUUI

    Pentru a obtine economii, a asigura o maxima coordonare intre di!erseleacti!itati si pentru a asigura cea mai simpla administrare posibila a programului,trebuie a!uta o grija deosebita in proiectarea proiectului pentru a permite cel maimare contract posibil si in consecinta a e!ita o fragmentare nenecesara aprogramelor intro serie de contracte mai mici. Astfel7• la furnizarea de ser!icii pentru contractele mai mici de -$$.$$$ , dar maimari de 0.$$$ , trebuie folosit de cate ori este posibil Contractul Cadru (!eziSectiunea ./.#).• este interzisa di!izarea artificiala a acti!itatilor legate, in parti sau contracte dedimensiuni mai mici, pentru a se sustrage limitelor de achizitie specificate in

    Sectiunea -./.#• asistenta tehnica si acti!itatile conexe trebuie sa fie grupate, unde este estecazul, in licitatii si contracte mai mari.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    19/150

    2.&. CO5INNTRE

    9ecesarul de cofinantare poate aparea pentru proiectele de ajutor extern. Adesea, fondurile aditionale pot sa !ina din tara beneficiara, indi!idual dintrun

    stat "embru, sau, in unele cazuri, de la organizatii internationale cum ar fi Agentiiale 9atiunilor 6nite, 3anca "ondiala, 3anca Europeana de In!estitii (3EI) si3anca Europeana pentru econstructie si 'ez!oltare (3E').

    Exista doua tipuri de cofinantare7 paralela si cofinantare in cooperare. In cadrulcofinantarii paralele, proiectul este impartit in subproiecte clar identificabilecare sunt finantate de diferiti parteneri de cofinantare. Re%ulile si procedurileincluse in acest -6id ractic sunt aplica'ile in totalitate si fara 4odificarituturor partilor proiectelor cu cofinantare paralela finantate fin fonduri aleCo4unitatii Europene.

    In cazul Cofinantarii in Cooperare, costul total al proiectului este impartit intrepartenerii de cofinantare si toate fondurile sunt puse in comun in asa fel incatsursa fondurilor pentru o anume acti!itate din cadrul proiectului sa nu mai poatafi identificata. 'in cauza ca situatiile sunt mult mai complexe decat in cazulcofinantarii paralele, aceasta trebuie studiate de la caz la caz de catre AutoritateaContractanta cu prijinul tehnic al Comisiei Europene.

    2.A. TER+ENII DE RE5ERINT I ECI5ICTIIE TE3NICE

    Scopul *ermenilor de eferinta (pentru contractele de ser!icii) si al Specificatiilor *ehnice (pentru contractele de achizitii si de lucrari) este de a furnizacontractantilor instructiuni si indrumari in faza de licitatie despre natura ofertei pecare acestia !or trebui sa o depuna si pentru a ser!i contractorului drept mandatin timpul implementarii proiectului. *ermenii de eferinta sau Specificatiile*ehnice !or fi incluse in 'osarul de icitatie si !or de!eni anexa a unui e!entualcontract adjudecat la urmare a licitatiei.

    Pregatirea minutioasa a *ermenilor de eferinta sau a Specifi catiilor *ehniceeste deosebit de importanta pentru succesul final al proiectului. *rebuie sa seasigure conceperea adec!ata a proiectului, finalizarea proiectului in termenele

    stabilite si ca resursele alocate nu au fost irosite. 'e aceea un effort sporit intimpul pregatirii proiectului !a economisi timp si bani in fazele ulterioare aleproiectului.

    In particular, bugetul pentru contractele standard de ser!icii include pro!izioanefixe (pentru toate cheltuielile actuale nelegate de comisiaone) care !or finominalizate in 'osarul de icitatie. Aceste pro!izioane trebuie sa corespundacerintelor *ermenilor de eferinta si trebuie e!aluati cu foarte mare grija.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    20/150

    *ermenii de eferinta sau Specificatiile *ehnice sunt pregatite de AutoritateaContractanta. Pentru pregatirea *ermenilor de eferinta sau a Specificatiilor *ehnice este de ajutor consultarea tuturor partilor implicate in proiectul propus.

     Aceasta consultare ar trebuie sa imbunatateasca atat calitatea proiectului cat si

    angajamentele Autoritatii Contractante si beneficiarilor.

    DECENTRIRE 8 E:7NTEInainte de a fi lansata licitatie, !ersiunea finala a *ermenilor de eferinta sau aSpecificatiilor *ehnice pentru un proicet trebuie sa fie aprobate de catre ComisiaEuropeana. 6n calcul eloc!ent care sa arate baza sumelor destinate pro!iziaonelor ce !or fi incluse intrun e!entual dosar de licitatie pentru un contract de ser!iciitrebuie transmisa simultan Comisiei Europene spre aprobare.

    DECENTRIRE8 E:7OTInainte de a fi lansata licitatie, !ersiunea finala a *ermenilor de eferinta sau a

    Specificatiilor *ehnice pentru un proicet trebuie sa fie aprobate in conformitate cuprocedurile interne ale Autoritatii Contractante.

    'upa finalizarea *ermenilor de eferinta sau a Specificatiilor *ehnice, procedurade licitatie corespunzatoare trebuie inceputa cat mai repede posibil. *ermenii deeferinta sau Speciticatiile *ehnice continute in 'osarul de icitatie + bazapresupusa pentr planul de lucru al proiectului + trebuie sa reflecte situatia inmomentul lansarii proiectului pentru a e!ita eforturi considerabile care ar finecesare pentru reproiectarea proiectului in timpul perioadei de debut aproiectului.6rmatoarea structura generala a *ermenilor de eferinta pentru ser!icii au fost

    fixati conform principiilor managementului ciclului proiectului. Scopul este de a seasigura ca toate problemele sunt acoperite sistematic si ca toti factorii cheienecesari pentru clarificarea obiecti!itatii si continuitatii au fost complet examinati.

    CONTINUT8 TER+ENI DE RE5ERINT1. IN5OR+TII DE /2. O/IECTIEE ROIECTUUI!. REU+TII I RICURI". COU UCRRII>. O-ITIC I NI5ICRE

    &. IEIRIFRORTRI CERUTEA. INUTURI CERUTEB. +ONITORIRE I EURE

     

     Anexa 3 : contine osatura *ermenilor de eferinta care indica minimul de detaliicare trebuie asigurate pentru fiecare din aceste capitole.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    21/150

    !. CONTRCTE DE ERICII

    !.1. INTRODUCERE

    Sprijinul tehnic si economic in cadrul politicii de cooperare implica apelarea lanoBhoB extern sub forma de contracte de ser!icii, cele mai multe dintre elepentru studii si asistenta tehnica.

    Contractele de studii include studii pentru identificarea si pregatirea proiectelor,studii de fezabilitate, studii economice si de piata, studii tehnice, e!aluari si audit.

    Contractele de studii specifica in general rezultatul, respecti! contractantul

    trebuie sa asigure un produs anume7 mijloacele tehnice si operationale prin carerealizeaza rezultatul specificat sunt irele!ante. Prin urmare, acestea suntcontracte pachet (lumsum), iar contractantul !a plati numai daca rezultatulspecificat este atins.

    Contractele de asistenta tehnica unde furnizorul de ser!icii este chemat sa joacenumai un rol consultati!, sa ad ministreze sau sa super!izeze un proiect, safurnizeze expertii specificati in contract sau sa procure lucrari, ser!icii sauachizitii pentru si in numele Autoritatii Contractante.

     Adesea contractele de asistenta tehnica specifica numai mijloacele, respecti!

    contractantul este responsabil penrtu indeplinirea sarcinilor care iau fostincredintate in termenii de referinta si pentru asigurarea calitatii ser!iciilor desfasurate. Plata acestor contracte este dictata de resursele si ser!iciilefurnizate. Contractantul are totusi datoria de a a!ea grija de contract7 trebuie saa!ertizeze la timp Autoritatea Contractanta despre orice problema care ar puteaafecta buna executie a proiectului.

    6nele contracte de ser!icii pot totusi sa combine ambele tipuri, specificand atatmijloacele cat si rezultatele.

     Autoritatea Contractanta, care este intotdeauna specificata in anuntul de achizitie

    (procurement notice), este autoritatea imputernicita sa incheie contractul.DECENTRIRE8 NTEContractele de ser!icii sunt incheiate de Autoritatea Contractanta desemnataintrun "emorandum de

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    22/150

    liste scurte. Inaintea lansarii procedurii, Autoritatea Contractanta trebuie sa trimitaComisiei Europene spre aprobare dosarele de licitatie. Pe baza acestei deciziiastfel aprobate si in stransa consultatie cu Comisia Europeana, AutoritateaContractanta este responsabila pentru inceperea procedurii de licitatie, primireaofertelor, prezidarea sesiunilor de examinare a ofertelor si pentru decizia asupra

    rezultatului procedurii de licitatie.

     Autoritatea Contractanta trimite apoi spre aprobare Comisiei Europene rezultateleexaminarii si propunerea de adjudecare. 'upa ce adjudecarea este aprobata,

     Autoritatea Contractanta semneaza contractele si notifica Comisia Europeana inconsecinta. Ca o regula generala, Comisia Europeana !a a!ea un reprezentant ladeschiderea si e!aluarea ofertelor.

     Autoritatea Contractanta trebuie sa transmita anuntul de procurare (licitatie) sinotificarile de adjudecare Comisiei Europene, spre publicareDECENTRIRE8 OT

    Contractele de ser!icii sunt incheiate direct de Autoritatea Contractanta desemnataintrun "emorandum de

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    23/150

    DECENTRIRE8 NTE Autoritatea Contractanta trebuie sa obtina in prealabil aprobare de la ComisiaEuropeana pentru a folosi procedura negociata.

    DECENTRIRE8 OT9u este necesara nici un fel de aprobare prealabila de la Comisia Europeanapentru folosirea procedurii negociate.

    Contractele de lucrari pot fi adjudecate folosind procedura restransa inurmatoarele circumstante7

    a) cand e!enimente nepre!azute obliga Autoritatea Contractanta sa actionezecu o ur%enta  incompatibila cu perioadele pre!azute pentru proceduriledeschisa, restransa sau simplificata descrise in Sectiunile . si ./.-.

    Circumstantele in!ocate sa justifice urgenta nu trebuie in nici un fel sa poata fiatribuite Autoritatii Contractante (de exemplu ca "emorandumul de

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    24/150

    servicii aditionale care repeta ser!iciile prestate de catre furnizorulde ser!icii intrun contract anterior .  Aceasta pre!edere estesubiectul urmatoarelor restrictii7i. contractul anterior trebuie as fi fost adjudecat dupa publicarea

    unui anunt de licitatie (procurement notice)2 si

    ii. posibilitatea ser!iciilor aditionale care !or fi procurate prinprocedura negociata si costul lor estimati! trebuie sa fi fost clar indicat in notificarea publicata pentru contractul de ser!iciianterior. Asemenea ser!icii aditionale pot, de exemplu, saincluda faza a -a a studiilor sau a operatiilor. Contractul poatefi extins numai o data, !aloarea si durata noului contractnedepasindule pe cele ale contractului anterior.

    d) cand procedura de licitatie nu a a!ut succes, adica nu au fost pri4ite ofertecorespun*atoare calitativ sau financiar . In asemenea cazuri, dupaanularea procedurii de licitatie, Autoritatea Contractanta poate sa negocieze

    direct cu unul sau mai multi ofertanti alesi de ea dintre aceia care au luatparte la procedura de licitatie, asiguranduse ca cerintele initiale ale dosaruluide licitatie nu au fost alterate substantial(!ezi Sectiunea -./.#$.). Aceastaoptiune nu este disponibila daca moti!ul anularii este ca in procedura delicitatie au existat neregularitati care nu au permis o competitie corecta.

    e) unde contractul in cauza urmeaza dupa o co4petitie de desi%n si trebuie,dupa regulile aplicabile, sa fie adjudecat castigatorului sau unuia dintrecastigatori. In ultimul caz, toti castigatorii trebuie in!itati sa participe lanegocieri.

     Autoritatea Contractanta trebuie sa intocmeasca un aport de 9egociere in caresa justifice modul in care au fost conduse negocierile si bazele deciziei deadjudecare a contractului rezultate din aceste negocieri. Procedura mentionata inSectiunea ..#- trebuie sa fie urmata, prin analogie, de un aport de 9egocierecare sa fie inclus in dosarul contractului.

    !.2.2. CONTRCTE U/ 200.000 <

    Contractele cu !aloare sub -$$.$$$ pot fi adjudecate fie prin procedura de

    Contract Cadru fie prin procedura simplificata care implica cel putin candidati. Aceasta nu se aplica in cazurile pre!azute in Sectiunea .-.#.-. pentru proceduranegociata.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    25/150

    !.!. ICITTII RETRNE (ENTRU CONTRCTE DE ETE200.000 *ile inainte de data la care seintentioneaza a fi publicata, pentru a permite ca traducerile sa fie facute. ista cucontractele preva*ute tre'uie pu'licata cu cel putin !0 *ile inainte depu'licarea anuntului de licitatie corespun*ator.

    DECENTRIRE8 OT Autoritatea Contractanta trebuie sa transmita anual catre Comisia Europeana, informa electronica, folosind modelul standard, lista cu contractele pre!azute a fi

    scoase la licitatie (contract forecast) cu cel putin 1> *ile inainte de data la care seintentioneaza a fi publicata, pentru a permite ca traducerile sa fie facute. ista cucontractele preva*ute tre'uie pu'licata cu cel putin !0 *ile inainte depu'licarea anuntului de licitatie corespun*ator.

    3.3.1.2. PU!ICAREA ANUNTU!UI DE !ICITATIE 

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    26/150

     Aditional listei cu contractele pre!azute a fi incheiate (contract forecast), toatecontractele de lucrari de peste -$$.$$$ trebuie sa fie de asemenea subiectuluiunui anunt de licitatie publicat in "onitorul 4ficial al Comisiei Europene, peInternet (la http755europa.eu.int5comm5scr5tender5index.en.htm) si in orice altamedia corespunzatoare. *rebuie lasate sa treaca minim $ de zile intre

    publicarea listei cu contractele pre!azute (contract forecast) si anuntul de licitatie(procurement notice).

    Comisia Europeana (actionand in numele Autoritatii Contractante) esteresponsabila pentru publicarea in "onitorul 4ficial al Comisiei Europene si peInternet, in timp ce, daca anuntul de licitatie este publicat local, AutoritateaContractanta trebuie sa se ocupe direct de publicarea locala a acesteia.

    DECENTRIRE8 NTE Autoritatea Contractanta trebuie sa transmita catre Comisia Europeana,, in formaelectronica, folosind modelul standard, anuntul de licitatie (procurement notice) cu

    cel putin 1> *ile inainte de data la care se intentioneaza a fi publicata local siinternational, pentru a permite ca traducerile sa fie facute. 'osarul de licitatiefinalizat (!ezi Sectiunea -.8) trebuie de asemenea sa fie transmis ComisieiEuropene in acest moment sau in a!ans, pentru a demonstra ca anuntul de licitatiepropus a fi facut public corespunde cu obiecti!ele contractului.DECENTRIRE8 OT

     Autoritatea Contractanta trebuie sa transmita, in forma electronica, catre ComisiaEuropeana, folosind modelul standard, anuntul de licitatie (procurement notice) cucel putin 1> *ile inainte de data la care se intentioneaza a fi publicata local siinternational, pentru a permite ca traducerile sa fie facute.

     Anuntul de licitatie trebuie sa identifice clar, precis si complet care este scopulcontractului si cine este Autoritatea Contractanta. El trebuie sa specifice bugetulmaxim disponibil pentru operatiile a!ute in !edere si o dispunere pre!izionara intimp a acti!itatilor. *rebuie sa mentioneze pretinsii furnizori de ser!icii cuspecificatia ca trebuie determinata capacitatea acestora de a indeplini cerintelecontractului in discutie. (!ezi modelul in Anexa 3-).

     

    Criteriile de selectie identificate in anuntul de licitatie trebuie safie7 clar for4ulate, fara ambiguitati

    usor de verificat pe baza informatiilor transmise folosindformatul standard de aplicatie (!ezi Anexa 3) concepute pentru a per4ite sa fie facuta o evluare

    DFNU  chiar daca candidatii satisfac sau nu criteriileparticulare de selectie

     

    Candidatii sunt obligati sa foloseasca formatul standard deaplicatie disponibil pe Internet la urmatoarea adresa7

    http://europa.eu.int/comm/scr/tender/index.en.htmhttp://europa.eu.int/comm/scr/tender/index.en.htm

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    27/150

    http755europa.eu.int5comm5scr5tender5indexen.htm*rebuie respectat exact formatul si instructiunile acesteia. orice aplicatie care nu respecta aceste pre!ederi !a fi

    automat eliminata. orice documentatie aditionala (brosuri, scrisori, etc.) trimise

    cu impreuna cu aplicatiile nu !or fi luate in considerare.

    Perioada permisa candidatilor pentru asi depune aplicatiile trebuie sa fiesuficienta pentru a permite o competitie corecta. 'ata limita minima de depunerea aplicatiilor trebuie sa fie de $ de zile de la data publicarii anuntului in "onitorul4ficial al Comunitatii Europene si pe Internet. 'ata limita reala !a fi stabilita infunctie de dimensiunile si complexitatea contractului.'aca anuntul de licitatie este publicata si local de catre Autoritatea Contractanta,el trebuie sa fie identic cu cel publicat de Comisia Europeana in "onitorul 4ficialsi pe Internet si trebuie sa apara in acelasi timp.

    !.!.2. T/IIRE ITEOR CURTE

    ista scurta a candidatilor trebuie intocmita de un Comitet de stabilire a isteiscurte, numit de Autoritatea Contractanta compus si compus din un Presedintene!otant, un Secretar ne!otant si un numar impar de membrii !otanti (minimum) care sa posede cunostintele tehnice si administrati!e pentru a formula o opiniecompetenta asupra ofertelor.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    28/150

    #. stabilirea unei liste lungi (!ezi modelul in Anexa 3/) care sa cuprindaaplicatiile primite2

    -. eliminarea candidatilor neeligibili (!ezi Sectiunea -.) sau care se afla in unadin situatiile descrise in Sectiunea -./.##2

    . !erificarea situatiei financiare a candidatilor (situatia economica si financiara)

     + daca este solida2/. !erificarea capacitailor tehnice si profesionale ale candidatilor, de exempluprin re!izuirea ni!elului mediu anual al numarului de angajati ai candidatilor si experienta

    profesionala a managementului lor, si principalele ser!icii furnizate in domeniul in discutie dea lungul anilor 

    trecuti.

     

    electia tre'uie facuta prin aplicarea criteriilor de selectiespecificate in anuntul de licitatie, fara nici o 4odificare.

    'upa examinarea raspunsurilor primite in urma anuntului de licitatie, furnizorii deser!icii care ofera cele mai bune garantii pentru o indeplinire satisfacatoare acontractului, !or fi selectionati pe lista scurta.

     

    ista scurta tre'uie sa cuprinda un nu4ar 4ini4 de "candidati si un nu4ar 4a9i4 de B.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    29/150

    • preferinta pentru candidatii care au fost implicati anterior, in ultimii ani, inproiecte internationale majore rele!ante pentru aceasta licitatie

    • preferinta unui consortiu international fata de un candidat indi!idual echi!alent

     Acesta trebuie sa produca in final o lista scurta cu cel mult : candidati

    Este !ital ca documentele de licitatie sa fie intocmite cu grija, nu numai pentrubuna executie a contractului dar si pentru desfasurarea corecta a procedurii deadjudecare.

     

     Acest proces de intocmire a listei scurte si in final insasi listascurta trebuie complet inregistrat intrun aport de ista scurta(!ezi modelul in Anexa 30). Aceasta si toate celelalte formularede aplicatie primite trebuie pastrate

    DECENTRIRE8 NTEaportul istei scurte si dosarul de licitatie care se !a trimite candidatilor de pe listascurta trebuie transmise Comisiei Europene. Comisia Europeana isi rezer!a dreptulde a respinge lista scurta. 'upa aprobarea listei scurte de catre AutoritateaContractanta si Comisia Europeana, furni*orii de servicii sau consortiileselectionate pe lista scurta nu au voie sa for4e*e aliante cu orice alte fir4esau sa isi su'contracte*e unii altora pentru contractul in discutie.

    DECENTRIRE8 OT'upa stabilirea listei scurte de catre Autoritatea Contractanta, furni*orii de serviciisau consortiile selectionate pe lista scurta nu au voie sa for4e*e aliante cu

    orice alte fir4e sau sa isi su'contracte*e unii altora pentru contractul indiscutie.

     Autoritatea Contractanta poate permite subcontractari cu alte entitati decat celede pe lista scurta daca oferta tehnica a ofertantului specifica in mod clar acestlucru, daca subcontractantul indeplineste conditiile de eligibilitate stabilite inSectiunea -. si in Sectiunea -./.## si daca subcontractantul nu beneficiaza deun procent excesi! de mare din oferta. 'osarul de licitatie trebuie sa stipulezecare este proportia admisa.

    Candidatii neselectati !or fi informati despre aceasta de catre AutoritateaContractanta prin intermediul unei scrisori standard, in formatul pre!azut in

     Anexa 31. Candidatii selectioanti !or primi o scrisoare de in!itatie la licitatie sidosarul de licitatie (!ezi modelul in Anexa 3:). In acelasi ti4p, lista scurtafinala va fi pu'licata pe Internet in for4atul aratat in ne9a /A.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    30/150

     

    utoritatea Contractanta este responsa'ila pentrupre%atirea anuntul de lista scurta (!ezi modelul in Anexa 38)si pentru trans4iterea ei i4ediata la Co4isia Europeana, infor4at electronic, pentru pu'licarea pe site7ul de Ge'http755europa.eu.int5comm5scr5tender5indexen.htm. 

    U/ICRE ITEI CU CONTRCTEE REUTE 5I ICITTE*rebuie transmise Comisiei Europene cu cel putin 1> *ile inainte de data la care se

    intentioneaza publicarea Atentionarea partilor interesate de apropierea publicarii anuntului de licitatieCel putin !0 *ile dupa pu'licarea contractelor preva*ute a fi licitate

    U/ICRE NUNTUUI DE ICITTIE*rebuie transmise Comisiei Europene cu cel putin 1> *ile inainte de data la care se

    intentioneaza publicareaTre'uie per4ise candidatilor cel putin !0 de *ile pentru a7si depune

    aplicatiile in for4at standardCO+ITETU DE INTOC+IRE ITEI CURTE E INTNETE 8

    1# T/IEC IT UN-Inregistreaza toti candidatii

    2# EI+INE TOTI CNDIDTII CRE TRE/UIE E:CUI Aplica moti!ele de excludere din sectiunea -..

    !# EI+INE TOTI CNDIDTII NEEI-I/II Aplica criteriile de eligibilitate din Sectiunile -..#

    "# IDENTI5ICE TOTI CNDIDTII EI-I/II CRE INDEINEC CRITRERIIEDE EECTIE

    'aca sunt mai mult de :, sai identifice pe cei mai buni :'aca sunt mai putin de /, sa caute candidati suplimentari

    ># RE-TEC RORTU ITEI CURTESa inregistreze intregul proces de intocmire a listei scurte

    INTOC+EC IT CURT CRE RE INTRE " I B CNDIDTI*rimite dosarul de licitatie candidatilor de pe lista scurta

    *rimite scrisori candidatilor care nu au a!ut succes*rimite lista scurta la Comisia Europeana pentru publicare pe Internet

    http://europa.eu.int/comm/scr/tender/index_en.htmhttp://europa.eu.int/comm/scr/tender/index_en.htmhttp://europa.eu.int/comm/scr/tender/index_en.htm

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    31/150

    !.!.!. RE-TIRE I CONTINUTU DORUUI DE ICITTIE

    Este !ital ca dosarele de licitatie sa fie intocmite cu atentie nu numai pentru oexecutie corecta a contractului dar si pentru o functionare solida a procedurii deadjudecare.

     Aceste dosare trebuie sa contina toate clauzele si informatiile de care ofertantiiau ne!oie pentru asi prezenta ofertele7 procedurile de urmat, documentelenecesare, cazurile de neconformitate, criteriile de adjudecare si importanta lor,mentiunile pri!ind subcontractarile, etc. Este de preferat ca reprezentantiibeneficiarului final sa participe inca de la inceput la realizarea documentelor delicitatie. &ezi Sectiunea -.8 pentru principiile de intocmire ale *ermenilor deeferinta

    utoritatea Contractanta este responsa'ila pentru stran%erea acestor docu4ente.

    DECENTRIRE8 NTE Autoritatea Contractanta trebuie sa transmita dosarul de licitatie catre ComisiaEuropeana pentru a fi aprobat, ianinte de al face disponibil.

    DECENTRIRE8 OT9u este necesara aprobarea anterioara a Comisiei Europene a dosarului delicitatie.

     Autoritatea Contractanta !a trimite numai candidatilor selectionati pe lista scurtao scrisoare de invitatie la licitatie (!ezi modelul din Anexa 3:) impreuna cudosarul de licitatie care cuprinde urmatoarele documente7

    Co$ti$utu% dosaru%ui de %icitatieCo$ti$utu% dosaru%ui de %icitatie

    1# INTRUCTIUNI ENTRU O5ERTNTI

     Acestea trebuie sa cuprinda7 *ipul contractului (respecti! Ser!icii) Criteriile de e!aluare a ofertelor (si orice alte subcriterii) si importanta lor  'aca inter!iurile sunt posibile si unde se !or tine 'aca sunt admise oferte alternati!e

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    32/150

    'aca si in ce proportie subcontractarea este permisa 3ugetul maxim disponibil pentru contract "oneda ofertelor (respecti! E64) 'eclaratiile sub juramant care trebuie depuse de ofertanti

    &ezi Anexa 3: pentru model.

    2# IT CURT CNDIDTIOR

     Aceasta este notificarea publicata pe Internet pentru anuntarea numelor candidatilor de pe lista scurta care !or licita (stipuland ca ei nu pot forma aliantesau sa isi subcontracteze unul altuia). &ezi modelul din Anexa 30.

    !# INTOC+IRE CONTRCTUUI I NE:EOR

    &ezi formatul standard in Anexa 3:. Acesta include7 Conditiile Speciale ale contractului, care detaliaza, suplimenteaza sau care

    restrang Conditiile Generale si, unde este conflict, prele!eaza asupraacestora

    *ermenii de eferinta pentru proiect (care !or de!eni anexa la un e!entualcontract), cuprinzand o planificare in timp a contractului si datele pre!azutede la care expertii trebuie sa fie disponibili. &ezi Sectiunea -.8.

    4 structura de ansamblu pri!ind 4rganizarea si "etodologia care trebuiefurnizate de ofertanti si care !or de!eni anexe la un e!entula contract

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    33/150

    !.!.". CRITERIIE DE EECTIE I D;UDECRE

    Criteriile pentru adjudecarea contractelor ser!esc la identificarea celor maia!antajoase economic oferte. Aceste criterii acopera atat calitatea tehnica cat sipretul ofertei.

    Criteriile tehnice permit e!aluarea calitatii ofertelor tehnice. Cele doua tipuriprincipale de criterii tehnice sunt metodologia si curriculum !itae (C&urile)expertilor propusi. Criteriile tehnice pot fi di!izate in subcriterii. "etodologia, deexemplu, poate fi examinata in lunima termenilor de referinta, folosirea optima aresurselor tehnice si profesionale disponibile in tara recipienta, programul delucru, adec!area resurselor la sarcini, ajutorul pe teren al expertilor propusi, etc.C&urile pot fi moti!e de adjudecare pentru criterii precum calificarile, experientaprofesionala, experienta geografica, aptitudini de limba, etc.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    34/150

    tre'nuie sa raspunda la toate intre'arile ofertantilor cu cel putin 11 *ileinainte de data li4ita de depunere a ofertelor.

    !.!.&. DT I+IT DE DEUNERE O5ERTEOR

    4fertele trebuie sa a$un%a la sediul Autoritatii Contractante, cel mai tarziu la datasi ora indicate in dosarul de licitatie. Perioada de depunere trebuie sa fie suficientde extinsa pentru a garanta calitatea ofertelor si astfel sa permita o ade!aratacompetiti!itate a ofertarii. Experienta a aratat ca o perioada prea scutra de timpimpiedica candidatii sa oferteze sau in obliga sa transmita oferte incomplete sauslab intocmite. 'ata limita de depunere trebuie sa fie la terminarea unei zile delucru din tara beneficiara (de exemplu !ineri, orele #17$$).

    DECENTRIRE8 NTEerioada 4ini4a intre data pu'licarii anuntului de licitatie si data li4ita de

    depunere a ofertelor este de >0 de *ile.   *otusi, in cazuri exceptionale, cuaprobarea prealabila a Comisiei Europene, aceasta perioada poate fi mai mica.  

    DECENTRIRE8 OTerioada 4ini4a intre data pu'licarii anuntului de licitatie si data li4ita dedepunere a ofertelor este de >0 de *ile.  *otusi, in cazuri exceptionale, aceastaperioada poate fi mai mica.

    !.!.A. ERIOD IN CRE O5ERTEE UNT /IE

    4fertantii sunt legati prin oferta lor pe perioada specificata in scrisoarea dein!itatie la licitatie. Aceasta perioada trebuie sa fie suficienta pentru a permite

     Autoritatii Contractante sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea deadjudecare, sa notifice ofertantul castigator si sa incheie contractul. erioada devala'ilitate a ofertelor este fi9ata la 0 de *ile de la data li4ita de depunerea ofertelor.

    In cazuri exceptionale, inainte ca perioada de !alabilitate sa expire, AutoritateaContractanta poate sa roage ofertantii sa extinda aceasta perioada pentru unnumar specificat de zile, care nu trebuie sa depaseasca "0.

    Ofertantul casti%ator tre'uie sa7si 4entina oferta pentru inca &0 de *ile dela data notificarii de ad$udecare.

    !.!.B. DEUNERE O5ERTEOR

    4fertele trebuie depuse in conformitate cu sitemul plicului dublu, respecti! intrunpachet exterior care contine doua plicuri separate, sigilate, unul purtand cu!intele

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    35/150

    ?Plicul A + oferta tehnica@ si celalatl ?Plicul 3 + oferta financiara@. Toate partileofertei, altele decat oferta financiara tre'uie inaintate in licul .

    Orice violare a cestor re%uli (de e9e4plu plicuri nesi%ilate sau referiri lapreturi in oferta te6nica# va fi considerata incalcare a re%ulilor si va duce la

    respin%erea ofertei. Acest sistem permite ca oferta tehnica si oferta financiara sa fie e!aluatesuccesi! si separat7 garanteaza c calitatea tehnica a ofertei este e!aluataindependent de pret.

    Plicul trebuie sa aiba urmatoarele mentiuni7(a) adresa de depunede a ofertelor indicata in dosarul de licitatie2(b) referirea la procedura de licitatie la care ofertantul raspunde2(c) unde este aplicabil, numerele loturilor pentru care este oferta2(d) mentiunea ?A nu se deschide inainte de sesiunea de deschidere a ofertelor@

    scrisa in limba folosita in dosarul de licitatie si in limba locala.(e) numele ofertantului

    !.!.. CO+ITETU DE EURE

    3.3.&.1. CO'PONENTA

    4fertele sunt deschise si e!aluate de un Comitet de E!aluare, numit de Autoritatea Contractanta si compus din un Presedinte ne!otant, un Secretar ne!otant si un numar impar de membrii !otanti (minimum ).

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    36/150

    +e4'rii Co4itetului de Evaluare tre'uie sa participe la toate sedintele.4rice absenta trebuie inregistrata si justificata in aportul de E!aluare.

    *oti membrii !otanti ai Comitetului de E!aluare au drept de !ot egal. 9umele sifunctiile tuturor celor implicati in procesul de e!aluare trebuie inregistrate in

    aportul de E!aluare.

    E9e4plul unui Co4itet de Evaluare8

    +e4'rii votanti +e4'rii nevotanti

    EUTORREEDINTE

    EUTOR

    ECRETREUTOR

    O/ERTORUCO+IIEI(Optional#

    3.3.&.2. I'PARTIA!ITATE SI CON(IDENTIA!ITATE 

    *oti membrii Comitetului de E!aluare si orice obser!ator trebuie sa semneze o'eclaratie de Impartialitate si Confidentialitate (!ezi Anexa A/). 4ricare dintremembrii Comitetului de E!aluare sau oricare obser!ator care are un potentialconflict de interese datorita unei legaturi cu unul dintre ofertanti trebuie sa ildeclare si sa se retraga imediat din Comitetul de E!aluare. El5ea trebuie excluside a mai participa la !reuna din intalnirile de e!aluare. 4rice membru alComitetului de E!aluare care se retrage trebuie inlocuit (urmand procedura

    standard de numire a membrilor Comitetului de E!aluare, cum este explicata inSectiunea ..%.#.) inainte de a se putea continua procesul de e!aluare. 4ricee!aluare facuta de un membru !otant care se retrage din Comitet, in orice stadiual e!aluarii, nu trebuie luata in seama.

     

    9ici o informatie pri!ind examinarea, clarificarea, e!aluarea saucompararea ofertelor sau deciziilor referitoare la adjudecareacontractului nu poate fi facuta publica inainte de semnarea

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    37/150

    contractului de catre Autoritatea Contractanta si ofertantulcastigator. Orice incercare a unui ofertant de a influenta inorice 4od procesul (prin initierea de contacte cu 4e4'riiCo4itetului de Evaluare sau in alt 4od# va duce laeli4inarea i4ediata a ofertei acestuia de la o e9a4inare

    ulterioara.

    Procedurile Comitetului de E!aluare, de la deschiderea ofertelor pana laincheierea muncii Comitetului de E!aluare sunt conduse i$ camera si suntconfidentiale

    Pentru a asigura confidentialitatea procedurilor, participarea la intrunirileComitetului de E!aluare este limitata la membrii Comitetului de E!aluarenumiti de Autoritatea Contractanta si la obser!atorii autorizati

    4fertele nu trebuie sa paraseasca camera5cladirea in care au loc intrunirileComitetului pana la incheierea5concluzionarea lucrarilor Comitetului de

    E!aluare. 4fertele trebuie tinute la loc sigur cand nu sunt folosite.3.3.&.3. RESPONSAI!ITATI!E 'E'RI!OR CO'ITETU!UI DE E"A!UARE 

    Presedintele este responsabil cu coordonarea procesului de e!aluare inconformitate cu procedurile stipulate in acest Ghid Practic si trebuie sa asigureimpartialitatea si transparenta e!aluarii. "embrii !otanti ai Comitetului deE!aluare au responsabilitatea colecti!a pentru decizia la care a ajuns Comitetul.

    Secretarul Comitetului este responsabil cu indeplinirea tuturor sarcinilor administrati!e in cadrul procedurii de e!aluare. Acestea include7

    Sa imparta si sa adune 'eclaratiile de Impartialitate si Confidentialitate2 Sa intocmeasca minutele tuturor intalnirilor Comitetului de E!aluaresi sapastreze toate documentele si inscrisurile rele!ante2 si

    Sa inregistreze prezenta la intruniri si sa redacteze aportul de E!aluare sianexele acestuia.

    Orice cerere de clarificare care necesita co4unicarea cu ofertantii in ti4pulprocesului de evaluare tre'uie condusa in scris (prin fa9 sau scrisoare# sise4nata atat de resedintele cat si de ecretarul Co4itetului de Evaluare.Copiile acestei corespondente tre'uie ane9ate la Raportul de Evaluare.

    'aca o oferta incalca cerintele formale, atunci Comitetul de E!aluare isi poatefolosi discretia pentru a decide daca aceasta mai poate sau nu fi luata inconsiderare in continuarea e!aluarii. 4ricare ar fi decizia Comitetul de E!aluare,aceasta trebuie inregistrata si justificata in totalitate in aportul de E!aluare.

    3.3.&.). P!ANI(ICARE 

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    38/150

    Comitetul de E!aluare trebuie format cu suficient timp inainte pentru a asiguradisponibilitatea membrilor desemnati (si a oricaror obser!atori nominalizati deComisia Europeana, in cazul controlului descentralizat exante) pe toata duratanecesara pregatirii si desfasurarii procesului de e!aluare. E!aluarea ofertelor trebuie incheiata in cel mai scurt timp posibil.

    'urata procesului de e!aluare trebuie stabilita intre membrii Comitetului deE!aluare si Autoritatea Contractanta. Procesul de e!aluare trebuie finalizat latimp pentru a permite ca ofertantul castigator sa poata fi notificat de catre

     Autoritatea Contractanta (dupa obtinerea tuturor aprobarilor necesare) ininter!alul de !alabilitate al ofertei (respecti! %$ de zile) specificat in dosarul delicitatie.

    !.!.10. ETE E ROCEUUI DE EURE

    3.3.1*.1 PRI'IREA SI INREGISTRAREA O(ERTE!OR 4 data primite ofertele, Autoritatea Contractanta trebuie sa le inregistreze si seinmaneze o chitanta acelora care leau adus personal. Plicurile continandofertele trebuie sa ramana sigilate si sa fie tinute intrun loc sigur pana ladeschidere.

    Plicurile exterioare trebuie sa fie numerotate in ordinea primirii (chiar daca au fostprimite sau nu inainte de data limita de depunere a ofertelor).

    3.3.1*.2. SESIUNEA DE DESC+IDERE A O(ERTE!OR 

    artea 18 5a*a pre%atitoare

    Prima intalnire a Comitetului de E!aluare trebuie tinuta inaintea inceperii e!aluarii propriuzisa dosarul de licitatie trebuie sa fi circulat in a!ans la membrii Comitetului

    de E!aluare Presedintele prezinta in termeni generali scopul procedurii de licitatie Presedintele reaminteste Comitetului criteriile de adjudecare, mentionate in

    dosarul de licitatie, si importanta fiecaruia, subliniind ca acestea trebuierespectate fara modificare. (Criteriile de selectie folosite pentru intocmirea

    listei scutre a candidatilor nu trebuie folosita in timpul e!aluarii ofertelor) Presedintele explica procedurile care trebuie urmate de Comitet inainte de deschiderea ofertelor, Presedintele Comitetului !erifica daca toti

    membrii sunt familiarizati cu grila de e!aluare tehnica stabilita in dosarul delicitatie pentru a fi sigur ca ofertele !or fi e!aluate de diferitii membrii aiComitetului intro maniera unitara. &ezi Anexa 3: pentru formatul grilei dee!aluare.

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    39/150

    Presedintele reaminteste Comitetului ca pragul minim de acceptare a oferteitehnice este de :$ de puncet, ca e!aluarea financiara !a fi facuta ulterior,cum este specificat in dosarul de licitatie si ca ponderea atribuita e!aluarilor tehnice si financiare !a fi de $,: si respecti! $,-.

    artea 28 Confor4itatea cu cerintele for4ale e*i lista de verificare a desc6iderii ofertelor din ne9a /

    Sarcinile care trebuie indeplinite de Presedinte si Secretar sunt urmatoarele7 sa examineze si sa declare conditia plicului exterior inainte de deschirea

    acestuia, sa anunte numele ofertantului si ca sau folosit plicuri separatpentru 4fertele *ehnica si

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    40/150

    toate paginile Specificatiilor *ehnice si prima pagina a Comditiilor Generale au fost semnate de catre ofertanti  pentru consortii 7 confirmarea de asociere si desemnarea uneicompaniisef a fost semnata de catre toti membrii consortiului  pentru ofertantii care intentioneaza sa subcontracteze sarcini 

    (daca aceasta este permisa de dosarul de licitatie), ofertantul a incluso declaratie pro!ind continutul si intinderea subcontractului !izat, caretrebuie sa se incadreze in limitele mentionate in dosarul de licitatie, siidentitatea subcontractorului.

    Cu acordul celorlalti membrii ai Comitetului de E!aluare, Presedintelepoate sa comunice in scris cu ofertantii ale caror oferte transmise necesitaclarificari, dandule posibilitatea sa raspunda prin fax in maximum /: de ore

     

    Presedintele trebuie sa !erifice ca nici un membru al Comitetuluide E!aluare are !reun potential conflict de interese cu oricaredintre ofertanti (pe baza listei scurte, a ofertelor primite,

    membrilor consortiului si a subcontractorilor identificati). 4ricemembru al Comitetului de E!aluare sau obser!ator care are unpotential conflict de interese datorat unei legaturi cu oricareofertant trebuie sa il declare si sa se retraga imediatdin Comitetulde E!aluare. El5ea !a fi exclus de la participarea !iitoare suborice forma la intalnirile de e!aluare.

    4ricare membru al Comitetul de E!aluare care se retrage dinComitetul de E!aluare indiferent de moti! trebuie inlocuit(urmand procedura standard de numire a membrilor Comitetuluide E!aluare, asa cum este explicat in Sectiunea ..%.#.) inanite

    de continuarea procesului de e!aluare.

    *abelul care este inclus in aportul de 'eschidere a 4fertelor (!ezi Anexa 3#$)trebuie folosit pentru a inregistra conformitatea administrati!a a fiecarei oferte.

     

    aportul de 'eschidere a 4fertelor, care cuprinde 'eclaratia deConformitate si minutele sesiunii de deschidere a ofertelor,trebuie semnate de Presedinte, de Secretar si de toti membrii!otanti ai Comitetului de E!aluare. aportul de 'eschidere a4fertelor trebuie sa specifice7 data, ora si locul sesiunii2

    persoanele prezente2 numele aplicantilor care au depus propuneri pana la

    termenul limita stipulat2 daca ofertantii au depus ofertele folosind sistemul dublului

    plic2 daca originalele ofertelor tehnice sunt semnate

    corespunzator si daca ofertele tehnice au fost trimise innumarul necesar de copii2

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    41/150

    daca sa trimis !reo cerere de clarificare de catrePresedinte, inclusi! copiile dupa corespondenta2

    numele ofertantilor ale caror oferte au fost gasitenecorespunzatoare la sesiunea de deschidere simoti!ul(ele) pentru care ofertele lor nu au fost conforme2

    numele oricaror ofertanti care siau retras ofertele.

    3.3.1*.3 E"A!UAREA O(ERTE!OR TE+NICE 

    Comitetul examineaza apoi ofertele tehnice, ofertele financiare ramanandsigilate. "embrii comitetului primesc copii ale ofertelor financiare. Cande!alueaza ofertele tehnice, fiecare membru acorda fiecarei oferte un scor dinmaxim #$$ de puncte, in conformitate cu grila de e!aluare a ofertei tehnice (carestabileste criteriile tehnice, subcriteriile si importanta5ponderea fiecaruia)

    mentionata in dosarul de licitatie (!ezi sectiunea ../). u' nici o for4aco4itetul sau 4e4'rii sai nu pot sc6i4'a %rila de evaluare te6nicaco4unicata ofertantilor in dosarul de licitatie.

    In practica, este recomandat ca toate ofertele sa fie punctate una cate unapentru un criteriu, decat o oferta sa fie punctata pentru toate criteriile odata.6nde continutul unei oferte este incomplet sau de!iaza major de la unul sau maimulte criterii de adjudecare stabilite in dosarul de referinta, oferta trebuie automatrespinsa (fara sa fie acordat un scor).

     

    Nationalitatea e9pertilor si a su'contractantilor 7 Comitetul de

    E!aluare trebuie sa !erifice in acest stadiu ca nationalitateaexpertilor cheie si ale subcontractantilor identificati in oferteletehnice satisface regula de nationalitate din Sectiunea -..#.'aca furnizorul de ser!icii este solicitat prin termenii de referintasa furnizeze si bunuri, Comitetul de E!aluare trebuie sa !erificede asemenea ca bunurile propuse satisfac egula de 4rigine dinSectiunea -..#.

    'aca dosarul de licitatie permite in mod expres !ariante alternati!e, aceste!ariante sunt punctate separat.

     

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    42/150

    a terminarea e!aluarii tehnice, punctele acordate de fiecare membru suntcomparate intro sesiune a comitetului. Pe langa punctajul numeric, fiecaremembru explica moti!ele alegerii sale si isi sustine scorul in fata comitetului.

    Comitetul discuta fiecare oferta tehnica si fiecare membru ii acorda un scor final.

    "embrii comitetului poate sa isi modifice grila de e!aluare indi!iduala ca rezultatal discutiilor generale despre meritele fiecarei oferte.

    4 data discutate, fiecare membru al Comitetului de E!aluare isi finalizeaza grilalui5ei de e!aluare pentru fiecare oferta tehnica si semneaza grila inainte de a oinmana Secretarului Comitetului de E!aluare. Secreatarul trebuie saintocmeasca un rezumat al comentariilor membrilor comitetului care !a fi parte aaportului de E!aluare.

     

    In cazul unor discrepante majore, ca membrii care sunt indezacord trebuie sa furnizeze o justificare completa in timpul

    unei intalniri a Comitetului de E!aluare.Exemplul din Anexa 3## arata formatul unui asemenea raportrezumat ca parte aaportului de E!aluare si indica ni!elul de detaliu asteptat. Secretarul calculeazascorul final agregat, care este media aritmetica a fiecarul scor indi!idual.

    'aca au fost pre!azute si inter!iuri in dosarul de licitatie, dupa ce a trasconcluziile pro!izorii, dar inaintea concluziilor definiti!e asupra e!aluarii ofertelor tehnice, comitetul poate sa decida sa inter!ie!eze membrii cheie ai echipei deexperti propusa in ofertele tehnice corespunzatoarte (respecti! acelea care auobtinut un scor mediu de peste :$ de puncte). In acest caz expertii sunt

    inter!ie!ati de comitet, de preferat colecti! in cazul unei echipe, la inter!alesuficient de scurte pentru a permite compararea. Inter!iurile trebuie saurmareasca un format standard stabilit dinainte de comitet si se aplica tuturor expertilor sau echipelor chemate la inter!iu.

    4fertantii trebuie sa fie anuntati cu cel putin #$ zile de data si ora la care !a a!ealoc inter!iul. 'aca un caz de forta majora impiedica un ofertant sa ajunga lainter!iu, se !a stabili printrun acord mutual o intalnire alternati!a. 'aca ofertantulnu poate ajunge nici la acesta a -a intalnire, oferta sa !a fi eliminata dinprocesul de e!aluare.a terminarea inter!iurilor, Comitetul de E!aluare, fara a modifica nici compozitianici greutatea criteriilor stabilite Jn grila de e!aluare tehnica, decide daca estenecesara ajustarea scorurilor acordate expertilor care au fost inter!ie!ati. 4riceajustare trebuie sa fie justificata.

     Aceasta procedura implica costuri considerabile atat pentru ofertanti cat Ki pentru Autoritatea Contractanta Ki de aceea trebuie folosita Jn cazuri speciale. Aceastatrebuie inregistrata Jn aportul de E!aluare, care !a conduce la re!izuirea

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    43/150

    e!aluarilor tehnice initiale ale ofertelor. Programul indicati!de desfasurare aacestor inter!iuri trebuie cuprinsa Jn dosarul de licitatie.

    'upa ce Comitetul a stabilit scorul mediu pentru fiecare oferta (media aritmeticaa scorurilor finale acordate de fiecare membru !otant), orice oferta care nu a sa

    depaseasca pra%ul de B0 de puncte este automat respinsa. 'aca nici o ofertanu obtine :$ sau mai multe puncte, preocedura de licitatie este anulata.

    Comitetul ia Jn considerare numai ofertele care au obtinut cel putin :$ de puncte.'inacestea, celei mai bune oferte ii sunt acordate #$$ de puncte. Celelalte oferteprimesc puncte calculate folosind urmatoarea formula7

    Scor tehnic L (scorul final al ofertei tehnice Jn discutie5 scorul final al celei maibune oferte tehnice) x #$$.

    Secretarul trebuie sa inregistreze numele firmelor Ki rezultatele Jn aportul de

    E!aluare. Mn acest stadiu, Presedintele poate da membrilor Comitetuluioportunitatea sa comenteze, sa isi prezinte obiectiile sau sa analizeze opiniilecare sunt Jn disensiune. Presedintele trebuie sa declare pentru inregistrarenumele acelor firme care au acumulat peste :$ de puncte Ki !a proceda lae!aluarea finala.

     

    'e notat ca toate ofertele tehnice trebuie pastrate de AutoritateaContractanta, fie ca acumuleaza sau nu punctajul de trecere.

    +odel su4ar de evaluare a ofertelor artea 18 Evaluare Te6nica

    Scorul maximposibil

    4ferta # 4ferta- 4ferta

    E!aluator A #$$ 00 :: :/E!aluator 3 #$$ 1$ :/ :-E!aluator C #$$ 0% :- %$*otal !00 1A" 2>" 2>&Scor mediu(medie matematica)

    #8/5 L 0:,$$ -0/5 L :/,18 -015 L :0,

    Scor tehnic(Scorul final actual5Celmai mare scor final)

    EI"I*A*A N:/,185:0, ;#$$

    L %%,-- #$$,$$

    N 9umai ofertele cu scor mediu de peste :$ de puncte se califica pentrue!aluarea financiara

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    44/150

    3.3.1*.) E"A!UAREA O(ERTE!OR (INANCIARE 

    'upa terminarea e!aluarii tehnice, plicurile continand ofertele financiare pentruofertele care nu au fost eliminatein timpul e!aluarii tehnice (respecti! acelea care

    au primit un scor de peste :$ puncte) sunt deschise Ki semntate de Presedinte KiSecretarul Comitetului de E!aluare.

    Comitetul de E!aluare trebuie sa se asigure ca 4fertele

  • 8/19/2019 Ghid Practic Versiunea Romana

    45/150

    Scorul maximposibil

    4ferta # 4ferta- 4ferta

    etributii totale EI"I9A*A M9 6"AE&A6AII

    *EO9ICE

    %0#.-- #.$1$./0-

     cor financiar (Cel mai mic total alretributiilor5 *otalul actualal retributiilor) x #$$

    #$$,$$%0#.--5#.$1$.

    /0-N#$$L:%,8#

    N 9umai ofertele cu scor mediu de peste :$ de puncte se califica pentrue!aluarea financiara3.3.1*.- CONC!U#II!E CO'ITETU!UI DE E"A!UARE 

    Cea mai a!antajoasa oferta economica este stabilita facand raportul intrecalitatea tehnica Ki pretul cu un procent :$5-$. Aceasta se realizeazamultiplicand7

    - scorurile primite de ofertele tehnice cu $.:$- scorurile primite de ofertele financiare cu $.-$.

    Procentele obtinute sunt apoi insumate iar contractul este adjudecat ofertei carerealizeaza cel mai mare scor total. Este esential sa se faca calculele strict dupainstructiunile de mai sus

    +odel su4ar de evaluare a ofertelor artea 28 Evaluare Co4pusa

    S