GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI TRENDIXModulul Gestiune

5. GESTIUNE

5.1. Înainte de a opera în modulul GESTIUNE, trebuie făcute câteva setări generale ale modulului, iar acestea vor fi făcute cu ajutorul butonului Configurare (Fig. 1).

Fig. 1

În fereastra ce se deschide se introduc date ce privesc gestiunea: punctul de lucru (dacă există), capitalul social, număr curent pentru generare NIR, comisie de inventariere, gestionar, etc. Cu ajutorul celor trei butoane din stânga, jos se definesc gestiunile (Gestiune), tipurile de materiale cu care se lucrează (Tipuri materiale), şi dacă este cazul agenţii cu care se colaborează (Agenţi). Pentru fiecare dintre aceste categorii de date se apasă butonul corespunzător, apoi Adaugă şi în câmpurile devenite active se completează datele dorite. Pentru salvarea acestor date se apasă Salvează, iar pentru ieşirea din fereastră Renunţ.

Tot aici se face legătura pentru casa de marcat sau se stabileşte modul de listare automată a facturilor (pe coală alba, pe act personalizat/nepersonalizat).

În partea dreaptă a ferestrei de dialog există o serie de opţiuni, care pot fi activate sau nu în funcţie de necesităţile utilizatorului.

5.2. Introducerea facturilor provenite de la furnizori se face prin apăsarea butonului Intr ă ri , apoi Operare cu NIR. În fereastra deschisă se apasă Adaugă, pentru a introduce o nouă factură (Fig. 2). Se completează datele din factură/aviz de expediţie (data, număr, furnizor, gestiunea în care intră produsul, valoare totală, valoare TVA, etc).

1

Fig. 2

Pentru introducerea unui nou furnizor şi a datelor acestuia se apasă butonul mic pe care sunt afişate caracterele “…” din dreptul liniei de furnizori; acelaşi lucru se face pentru definirea unei noi gestiuni, se apasă butonul mic pe care sunt afişate caracterele “…”;

Mai jos, în dreapta există două butoane - Termen de plată (Fig. 3) şi Date expediţie (Fig. 4) care deschid două ferestre mai mici pentru completarea acestor informaţii.

Fig. 3

Fig. 4

2

Următorul pas este apăsarea butonului Modificare Linii NIR (vezi Fig. 2), pentru a introduce denumirea produsului, gestiunea, UM, cantitatea, etc.

Se apasă Adaugă rând (Fig. 5) pentru fiecare produs de pe factură. Introducerea unui produs în gestiune va deschide o nouă fereastră pentru a verifica fie dacă este un produs nou (în acest caz i se introduc caracteristicile prin apăsarea butonului Adaugă produs nou - Fig. 6), fie se alege un produs care a mai fost introdus sau este asemănător cu un alt produs existent, apoi se apasă Selectează. Se procedează identic pentru fiecare produs din factură, apoi se apasă Salvează şi factura va apărea în centralizatorul iniţial. După salvarea facturii vor apărea şi produsele în gestiune.

Fig. 5

Fig. 6

3

5.3. În mod asemănător se procedează şi cu introducerea facturilor emise către clienţi. Se apasă butonul Ie ş iri , se alege Operare cu facturi, iar în fereastra deschisă se apasă butonul Adaugă pentru introducerea unei noi facturi.

Se introduc datele facturii emise (Fig. 7), cu specificaţia că FCT Predefinită se referă la faptul că factura poate fi întocmită în altă parte (ex. depozit), iar aici se face doar introducerea ei în gestiune (cu sumele deja calculate) (în acest caz se bifează DA) sau se poate întocmi la acel moment, prin introducerea produselor cu preţurile aferente (în acest caz se bifează NU). De menţionat că, pentru introducerea produselor în factura de ieşire ele trebuie să existe în gestiunea/gestiunile creată/e la intrarea produselor.

Fig. 7

Prin Operare cu bonuri (Fig. 8) se înregistrează bonurile de consum aferente diferitelor gestiuni. Se apasă Adaugă în fereastra deschisă şi apoi se completează cu datele specifice bonului de consum:

- data şi numărul bonului;- gestiunea de ieşire şi destinaţia (pentru a crea o

4

listă cu destinaţiile posibile se apasă butonul mic din dreapta (…), iar ulterior se vor alege din lista);- explicaţiile bonului de consum;- se introduc produsele care sunt date în consum prin apăsarea butonului Modificare linii Bon.

Fig. 8

5.4. Prin intermediul butonului Misc ă ri (Fig. 9) se pot efectua transferuri între gestiuni (se apasă Între Gestiuni), sau între mărfuri (se apasă Între Mărfuri). În fereastra deschisă pentru transferul între gestiuni, se specifică gestiunea de ieşire şi cea de intrare (dacă gestiunea nu există, se poate defini o nouă gestiune cu ajutorul butonului mic din dreapta liniei de gestiune), data şi numărul bonului de transfer, iar produsele ce se transferă sunt adăugate cu ajutorul butonului Modificare Linii (apoi se apasă Adaugă). De asemenea, se pot introduce şi datele de expediţie (butonul Date Expediţie).

Fig. 9

5.5. Preluarea comenzilor de clienţi se poate face cu ajutorul butonului Comenzi, alegând una din cele două variante de lucru Comenzi de marfă şi Comenzi de Lucru (Fig. 10). Prin apăsarea butonului Comenzi de Marf ă , se pot introduce produsele comandate de clienţi prin butonul Adaugă iar în noua fereastră deschisă se completează numărul comenzii, data, clientul, gestiunea din care se face comanda, iar pentru a selecta produsele se apasă Adaugă rând).

Fig. 10

Odată

5

selectate şi introduse toate produsele din comandă, aceasta se salvează, putând fi modificată ulterior sau dacă nu mai există modificări în timp, ea poate fi transformată în factură sau aviz de expediţie printr-o simplă apăsare de buton.

Astfel, după salvare comanda poate fi vizualizată în fereastra ce se deschide automat după salvare; se selectează comanda ce se doreşte a fi transformată şi apoi se apasă butonul Transformă în factură sau Transformă în Aviz ori Transformă în Mişcare, după caz. După introducerea câtorva date de identificare ale facturii (data, numărul, date de expediţie, termen de plată), aceasta este gata.

În mod asemănător se procedează cu Comenzile de Lucru, care se fac pentru diverse lucrări, aici existând câteva elemente specifice (tip comandă, termen de execuţie, etc).

5.6. O evidenţă a contractelor încheiate cu diferiţi furnizori/clienţi poate fi ţinută cu ajutorul butonului Contracte. În cadrul submeniului Contracte furnizori apar următoarele elemente ce trebuie introduse:

?1 număr contract, ?1 data şi scadenţa contractului,?1 furnizorul;?1 produsele (pentru adăugarea produselor aferente contractului se apasă Adaugă rând

şi apoi se Salvează).

De asemenea, se pot înregistra şi contractele încheiate cu clienţii în submeniul Contracte Clien ţ i, cu următoarele elemente (Fig. 11):

?1 numărul şi data contractului;?1 Clientul?1 Valuta în care s-a încheiat contractul, cursul valutar, valoarea în valută (se va calcula

automat valoarea în lei)?1 Numărul de rate (se va calcula automat valoare în valută şi lei, dacă este cazul);?1 Obiectul contractului (se apasă butonul cu acest nume şi se introduc produsele aferente

contractului)După salvarea acestor date, contractul va apărea într-o listă cu contracte. Aici se vor putea

înregistra facturile aferente contractului prin apăsarea butonului Detalii la Contract. Astfel, va apărea o fereastră cu toate facturile înregistrate pe contractul respectiv şi se pot adăuga alte facturi (se apasă Adaugă şi va apărea formularul de factură de ieşire obişnuit). De menţionat că, produsele vor fi alese doar dintre cele introduse în contract şi la preţul stabilit în contract şi nu va apărea toata gestiunea de produse.

Fig. 11

6

5.7. Caiet facturi reprezintă o evidenţă a carnetelor de facturi şi chitanţe. Pentru adăugarea unui nou facturier sau chitanţier se apasă Adaugă şi se completează data, seria, intervalul de numerotare, ulterior folosirii putându-se trece şi facturile anulate din fiecare facturier (Fig. 12).

Fig. 12

5.8. În Stocuri (Fig. 13) se regăsesc inventarele efectuate la nivelul stocurilor din gestiunile societăţii. Astfel, prin Actualizare stoc se pot vizualiza stocurile existente la un moment dat, iar prin Inventar se face efectiv inventarul care poate fi listat pentru compararea cu stocurile faptice. În fereastra deschisă se alege gestiunea, perioada până la care se face inventarul, apoi se apasă inventar nou. Va apărea un formular de inventar în care vor fi afişate toate stocurile aferente unei gestiuni pentru perioada solicitată.

Pentru aceasta se apasă Încarcă repere şi apoi Transferă. Astfel, inventarul apare în lista de inventare în lista iniţială de unde poate fi listat (se apasă Tipăreşte).

Fig. 13

5.9. În cadrul submeniului Liste (Fig. 14) se regăsesc o serie de rapoarte şi situaţii asupra produselor din gestiune. Pe lângă situaţiile contabile obişnuite (centralizatoare NIR-uri, listări NIR-uri, intrări produse, centralizatoare facturi, listări facturi, vânzări produse, etc) există şi o serie de rapoarte care pot fi extrem de utile managerilor pentru aprecierea cât mai corectă a activităţilor firmei.

Fig. 14

În cadrul Nirurilor se regăsesc următoarele situaţii:

-1 centralizatoare Niruri;

7

-1 listări Niruri (Fig.15);-1 totaluri contare;-1 importuri – situaţia importurilor în funcţie de un anumit furnizor sau toţi furnizorii

externi;-1 intrări produse – se pot obţine rapoarte utilizând mai multe criterii de selecţie:

perioada, articolul, furnizorul sau gestiunea. Se poate alege ca raportul sa fie afişat în funcţie de preţul de intrare sau de cel de vânzare.

Fig. 15

În cadrul Facturilor de ieşire (Fig. 16) se pot vizualiza şi lista următoarele rapoarte:-1 centralizatoare facturi – pot fi vizualizate facturile de ieşire ţinând cont de următoarele

criterii: facturi, facturi din avize, avize, avize facturate (se bifează corespunzător pentru opţiunea dorită);

-1 listări facturi – se pot vizualiza şi lista facturi pe coală albă, formulare personalizate sau formulare nepersonalizate (tip). Tipul formularului de factură utilizat se stabileşte din meniul GESTIUNE, Configurare.

-1 totaluri contări;-1 situaţie vânzări (este reflectată ţinând cont de mai multe filtre de sortare: după client,

gestiune, tip, material, agent –dacă este cazul, diferite tipuri de facturi şi avize).

8

Fig. 16Notă: înainte de a lista factura se poate previzualiza documentul pentru a vedea cum va fi

încadrat ţinând cont de setările imprimantei folosite (Fig. 17). Pentru aceasta se apasă Setup Printer şi apoi Previzualizare cu salvare. Tot în această fereastră se mai pot face modificări (tipul paginii: A4 sau A3, formatul paginii: portret sau landscape, calitatea listării: ridicată, medie, joasă, scăzută) în vederea unei cât mai bune tipăriri a facturilor.

Fig. 17În cadrul Bonurilor se regăsesc

următoarele liste:-1 centralizatoare bonuri de consum (se poate opta pentru bonurile din o anume gestiune

de ieşire, bonuri cuprinse între anumite numere sau data bonului );-1 listări bonuri;-1 totaluri contare.În Mi ş c ă ri se pot vedea mişcările

dintre gestiuni ca centralizatoare (se aleg perioada şi gestiunea de intrare şi cea de ieşire), se listează aceste mişcări sau se pot vizualiza totaluri contare.

În Liste stocuri (Fig. 18) pot fi urmărite mai multe tipuri de liste legate de stocuri:

9

-1 stocuri: (Fig. 19) se pot urmări stocurile la preţ de intrare sau de vânzare, se pot filtra după procent de TVA, gestiune, tip material, gestiuni cumulate, produse cu cantitate mai mica decat 0, afişare cu TVA sau fără TVA, ordonare crescătoare sau descrescătoare;

Fig. 18

-1 mişcări stocuri: afişează lista stocurilor cu toate mişcările aferente stocului (fişa stocului) sau numai intrările, ieşirile sau mişcările între gestiuni;

-1 stocuri pe furnizor: se selectează stocurile în funcţie de furnizor, tip TVA, gestiune, tip de material, ;

-1 stocuri pe toate societăţile;-1 stocuri fără mişcare: afişează stocurile fără mişcare din gestiune, iar opţional se

poate bifa pentru afişarea produselor cu stoc 0 şi valoare 0;-1 contracte onorate de furnizori: pe mărfuri, gestiuni şi furnizori, în forma detaliată

sau nu;-1 inventar: se pot lista inventarele efectuate pe depozite, în funcţie de denumire,

cantitatea în plus/minus, valoarea în plus/minus, în sens crescător sau descrescător;-1 liste inventar;-1 ieşiri depozit: pot fi ordonate pe mărfuri şi gestiuni, în funcţie de denumire sau

valoare;-1 balanţă stocuri: afişează stocul iniţial, intrările, ieşirile pe factură, ieşirile reale, stoc

final ;-1 balanţa la preţ de catalog: se afişează în funcţie de tipul de TVA, gestiune, tip

material;-1 viteza de rotaţie a stocurilor: într-o perioadă dată, pe mărfuri;-1 dinamica stocurilor: la o anumita dată, pe furnizori.

10

Fig. 19

Astfel, prin apăsarea butonului Vânz ă ri din cadrul Listelor vor apărea o serie de rapoarte şi indicatori, precum:

?1 Lista clienţi: afişează întreaga listă de clienţi cu Cod Fiscal, adresă, telefon, bancă, număr de cont;

?1 Comenzi: pot fi selectate după mai multe criterii: client, gestiune, transformate sau nu în facturi/avize de expediţie, comenzi de marfă sau de lucru, în formă detaliată sau nedetaliată;?1 Comenzi transformate: afişează comenzile transformate în facturi, avize sau reprezintă mişcări între gestiuni.?1 Produse: afişează lista produselor după clienţi, furnizori, coduri, tipuri de materiale, preţ

de intrare, adaos, preţ vânzare, cantitate;?1 Topul vânzărilor: selectează produsele vândute după mai multe criterii (pe gestiuni, pe

clienţi, după cantitate, valoare de vânzare, adaos comercial, );?1 Top Clienţi: ordonează clienţii în funcţie de valoarea mărfurilor cumpărate şi arată

discountul acordat (dacă este cazul);?1 Vânzare produse pe zi: sortează volumul vânzărilor fiecărui produs pe zile, în funcţie de

gestiune şi poate fi detaliată sau nu;?1 Lista adaos comercial: afişează adaosul comercial pe produse, furnizori, între anumite

procente;

Cump ă r ă ri – Produse: sunt afişate produsele cumpărate în funcţie de următoarele criterii:-1 pe tipuri de materiale, pe gestiuni, furnizori-1 sub formă detaliată sau nedetaliată;-1 după preţul de intrare sau cantitate.

Tot în cadrul Listelor se regăseşte şi o Eviden ţă pe Agen ţ i , în cazul în care societatea colaborează cu agenţi.

11

5.10. În cadrul opţiunii Încas ă ri ş i pl ăţ i butonul Achit ă ri facturi se foloseşte pentru cazurile în care gestiunea este ţinută în alt loc decât contabilitatea (ex.: punct de lucru, depozit) şi se doreşte efectuarea unor plăţi şi încasări la locul unde este gestiunea. Altfel, încasările şi plăţile se fac în Modulul CONTA GENERALA (Tranzacţii, Machete Generale sau Dedicate).

5.11. Transfer în Contabilitate – odată introduse facturile de la furnizori sau cele emise către clienţi şi bonurile de producţie introduse în Modulul PRODUCTIE, se contează automat prin apăsarea acestui buton şi pot fi regăsite în Vizualizare, Mişcări. Contările pentru aceste operaţiuni se definesc în Modulul Conta Generală (vezi Configurare, Înregistrări Contabile).

5.12. Transfer gestiuni la distan ţă - se poate face în cazul existenţei depozitelor, punctelor de lucru, subunităţilor care au gestiuni de mărfuri sau materiale şi transmit la sediu central (sau acolo unde se ţine contabilitatea) operările în gestiuni (încărcarea, descărcarea de gestiune) printr-o conexiune la Internet.

Exerciţii propuse:

1. Introduceţi o factură de aprovizionare. Listaţi NIR-ul corespunzător acesteia.2. Introduceţi o factură de ieşire. Listaţi factura.3. Generaţi un bon de consum.4. Efectuaţi un transfer între gestiuni.5. Introduceţi o comandă de mărfuri.6. Introduceţi un contract încheiat cu un furnizor/client.7. Prezentaţi modalitatea de evidenţă a facturilor şi chitanţelor în cadrul unei companii.8. Generaţi lista de inventar pe o anumită perioadă de gestiune.9. Generaţi o listă a produselor aprovizionate la preţ de intrare/vânzare folosind următoarele

criterii de selecţie: a.perioada: de la data de …… până la data de ………b. furnizorc.gestiune

10. Generaţi un centralizator al facturilor de ieşire pe o anumită perioadă de gestiune.11. Generaţi o situaţie a vânzărilor folosind următoarele criterii de sortare:

a.tip produsb. clientc.gestiune

12. Generaţi un centralizator al bonurilor de consum.13. Generaţi o listă a stocurilor după următoarele criterii: furnizor, tip TVA, gestiune, tip

produs.14. Generaţi o balanţă a stocurilor de produse.15. Generaţi următoarele categorii de liste: lista clienţilor, topul vânzărilor, lista produselor.16. Prezentaţi procedura de transfer în contabilitate a notelor contabile generate de tranzacţiile

preluate în modulul de gestiune.

12