defĂŞurarea procesului de achiziŢii publice Şi …calitate.ub.ro/intern/documente/procedura...

ROMÂNIA

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI INOVĂRII

UNIVERSITATEA din BACĂU

DEFĂŞURAREA PROCESULUI DE ACHIZIŢII PUBLICE ŞI URMĂRIREA DERULĂRII CONTRACTELOR

COD: PO-07.13

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

RECTOR

PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele şi numele Semnatura AVIZAT

Departamentul ManagementUL Calită�iiConf.univ.dr.ing. Bogdan Constantin Măcărescu

Elaborat Ec. Dan Rusei

EDIŢIA: 1 REVIZIA 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR: 1 Intră în vigoare începând cu data de: 11 06 2009, prin aprobarea în �edin�a Senatului Universită�ii din Bacău

PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITAŢII DIN BACĂU MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996

- Document controlat - - F 01.07/Ed.2

F02.07/Ed.1 SMQ/PO/PO07.13 2/27

LISTA REVIZIILOR

Simbol revizie

Ediţie/ Revizie/

Cap./ Pag./

Parag.

Conţinutul reviziei Responsabilităţi

Elaborat Verificat Aprobat

-

Ed.1/Rev.0

S-a realizat procedura

Dan Rusei

Bogdan Măcărescu

Valentin Nedeff

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod document PO-07.13

DEFĂŞURAREA PROCESULUI DE ACHIZIŢII PUBLICE

ŞI URMĂRIREA DERULĂRII CONTRACTELO

Pag./Total pag. 3/26 Data 11.06.2009 Ediţie/Revizie 1/ 0 1 2 3

F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 3/27

1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură reglementează derularea activităţii de achiziţii publice, în

conformitate cu OUG 34 din 2006 , modificată şi completată prin OUG 94/2007, OUG 19/ 2009, OUG 143/2008 şi OUG (A) 1660/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare în vigoare, precum �i alte legisla�ii de spijin.

2. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 2.1. Definiţii - Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de etape, după

parcurgerea cărora se obţine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achiziţie publică.

- acord-cadru - înţelegerea scrisă intervenită între una sau mai multe autorităţi contractante şi unul sau mai mulţi operatori economici, al cărei scop este stabilirea elementelor/ condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuite într-o perioadă dată, în mod special în ceea ce priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere;

- contract de achiziţie publică - contractul care include şi categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, încheiat în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul sau mai mulţi operatori economici, pe de alta parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, în sensul prezentei ordonanţe de urgenţă;

- contract de concesiune de lucrări publice - contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de lucrări, cu deosebirea ca în contrapartida lucrărilor executate contractantul, în calitate de concesionar, primeşte din partea autorităţii contractante, în calitate de concedent, dreptul de a exploata rezultatul lucrărilor pe o perioada determinata sau acest drept însoţit de plata unei sume de bani prestabilite;

- contract de concesiune de servicii - contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de servicii, cu deosebirea ca în contrapartida serviciilor prestate contractantul, în calitate de concesionar, primeşte din partea autorităţii contractante, în calitate de concedent, dreptul de a exploata serviciile pe o perioada determinata sau acest drept însoţit de plata unei sume de bani prestabilite;

- procedură de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/ ofertanţi pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţie publică să fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluţii;

- propunere financiară – parte a ofertei ce cuprinde informaţiile cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare şi comerciale corespunzătoare satisfacerii cerinţelor solicitate prin documentaţia de atribuire.

- propunerea tehnică – parte a ofertei elaborată pe baza cerinţelor din caietul de sarcini sau, după caz, din documentaţia descriptivă.

- vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV - desemnează nomenclatorul de referinţă aplicabil contractelor de achiziţie publică, adoptat prin Regulamentul nr.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 4/27

2.195/2002/CE al Parlamentului European şi al Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor publice, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurând corespondenţa cu alte nomenclatoare existente;

- sistemul electronic de achiziţii publice - SEAP desemnează sistemul informatic de utilitate publica, accesibil prin internet la o adresa dedicata, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire;

- Compartiment iniţiator - compartimentul care elaborează referatul de necesitate care stă la baza începerii procedurii (este compartimentul beneficiar al achiziţiei);

- Compartiment specializat – compartimentul care urmăreşte derularea contractului.

- Responsabil de contract – persoana desemnată din cadrul compartimentului iniţiator specializat, responsabilă de urmărirea derulării contractului.

2.2. Abrevieri DAP – Dosarul achiziţiei publice; BAP – Biroul de Achiziţii Publice; SEAP – Sistem electronic de achiziţii publice; CPV - vocabularul comun al achiziţiilor publice BS – Birou Senat; DGA- Director General Administrativ BVC – Buget de venituri şi cheltuieli JOUE – Jurnalul Oficial al Uniunii Europene CEO – Comisia de evaluare a ofertelor ANRMAP – Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea

Achiziţiilor Publice CNSC - Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor UCVAP - Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice OE - Operator economic AC –Autoritate Contractantă 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a

contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată de Legea nr. 337 din 2006, modificată �i completată de OUG nr. 94/2007, OUG nr. 143/2008 �i OUG nr. 228/2008 (la articolele 256 �i 266);

- HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/ 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată �i completată de HG nr.1056/2006 �i HG nr. 1337/2006;

- OUG nr. 30/2006 (*actualizata*) privind functia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publica, a





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 5/27

contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii modificată de OUG nr. 129/ 2007;

- OUG nr. 54 din 2006, modificată �i completată de Legea nr. 22/2007, privind regimul contractelor de concesiune de bunuri proprietate publică.

- Ordin nr. 51/ 2009 privind accelerarea procedurilor de licitaţie restrânsă şi negociere cu publicare prealabilă a unui anunţ de participare, al Autorită�ii Na�ionale pentru Reglementarea �i Monitorizarea Achizi�iilor Publice.

- ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 19/2009, privind unele măsuri în domeniul legislaţiei referitoare la achiziţiile publice.

4. ÎNTOCMIREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE

4.1. Întocmirea programului anual al achiziţiilor publice Programul anual al achiziţiilor publice cuprinde totalitatea contractelor /acordurile-

cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie / încheie pe parcursul unui an bugetar.

Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă informaţii despre : 1. obiectul contractului/ acordului-cadru; 2. cod CPV; 3. valoarea estimată fără TVA (lei şi euro); 4. procedura care urmează să fie aplicată; 5. data estimată pentru începerea procedurii; 6. data estimată pentru finalizarea procedurii.

4.2. Elaborarea Programului anual al achiziţiilor publice Programul anual de achiziţii publice se elaborează de către BAP în luna

noiembrie a anului în curs, pentru anul următor. Până la 30 octombrie a anului în curs, toate facultătile, departamentele,

compartimentele, serviciile, birourile, directia generală administrativă înaintează către BAP propunerile de achiziţii, care cuprind informaţiile înscrise la pct 4.1, propuneri care sunt analizate şi avizate de către consiliul facultătii/sef de departament/director general si aprobate de catre rector.

BAP elaborează, până la data de 20 noiembrie, propunerea de „Program anual de achiziţii publice” (cod F 274.08) care va include toate contractele/ acordurile cadru pe care autoritatea intenţionează să le atribuie.

În perioada 20-30 noiembrie, conducerea autoritatii contractante analizează şi rectifică (acolo unde este cazul) propunerea de „Program anual de achiziţii publice” şi aprobă forma finală a acestuia.

Programul anual de achiziţii publice se supune aprobării BS al Universitătii din Bacău.

Programul anual de achiziţii publice este document de referinţă pentru întocmirea BVC. După aprobarea BVC, se definitivează Programul anual de achiziţii publice, în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere ale altor fonduri.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 6/27

Originalul programului este gestionat de către BAP Programul anual de achiziţii publice, în format electronic, va fi accesibil pentru

consultare (în regim controlat), în reţeaua intranet a universitătii.

4.3. Modificări ce pot fi aduse Programului anual de achiziţii publice Situaţiile în care se pot face modificări ale Programului anual de achiziţii publice

sunt: a) Cazul în care se introduc achiziţii care nu au fost luate în considerare la data

întocmirii programului anual, dar care au apărut ca necesare la un moment dat. În acest caz, facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniţiator (cel

care solicită achiziţia), întocmeşte un referat de necesitate şi oportunitate pentru noua achiziţie, însoţit de un memoriu justificativ (in care se va specifica motivul pentru care achizitia nu a fost inclusa in propunerea de program initial) şi de nota de estimare a valorii achiziţiei, şi îl va supune spre avizare forului care a aprobat propunerea de program initială.

Se va specifica în acest referat şi data la care se doreşte începerea procedurii de achiziţie, solicitantul ţinând seama de termenele legale necesare.

După obţinerea vizei referatului, acesta trebuie să fie aprobat de către BS. Pe baza acestor documente, cu aprobările necesare, solicitarea achiziţiei va fi

introdusă în Programul anual de achiziţii publice. Modificarea programului de achiziţii va fi efectuată de către personalul BAP, după

prezentarea documentelor de mai sus, si in functie de b) Cazul de renunţare la achiziţii În acest caz, facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniţiator,

înainte de data stabilită pentru începerea procedurii pentru achiziţia respectivă, va elabora un referat justificativ de renunţare la aceasta.

Referatul, cu viza forului care a aprobat propunerea initială, va fi înaintat Biroului de Achiziţii Publice.

Termenul de înaintare a solicitării de renunţare trebuie să ţină seama de celelalte termene legale şi, oricum, trebuie emis înainte de iniţierea procedurii de atribuire a contractului respectiv.

c) Modificarea perioadei de derulare şi/ sau accelerarea procedurii Facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniţiator (solicitant)

înaintează către BAP un referat prin care solicită schimbarea perioadei de derulare şi/ sau accelerarea procedurii de achiziţie. Acesta conţine motivele solicitării, precum şi data, perioada nou solicitată, ţinându-se seama, în cazul devansării, de termenele legale.

Dacă este cazul accelerării procedurii, BAP întocmeşte Nota justificativă de accelerare şi o supune aprobării BS.

Orice modificare de program se supune spre aprobare BS, în noua variantă.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 7/27

5. DESFĂŞURAREA PROGRAMULUI ANUAL DE ACHIZIŢII PUBLICE Biroul responsabil cu urmărirea programului anual de achiziţii publice este BAP. El

aduce la cunoştinţa DGA dacă sunt solicitate modificări ale Programului anual de achiziţii pentru luna respectivă şi ce anume.

ATENŢIE! Procedura de modificare a Programului de achiziţii publice nu va obstrucţiona, pe

cât posibil, procedurile de achiziţie. Biroul Achiziţii Publice trebuie să răspundă solicitărilor facultatea/ departamentul/

compartimentul/serviciul/biroul iniţiator cu care colaborează. În egală măsură, facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniţiator

solicitant, va trebui să îşi ia toate măsurile necesare pentru ca activitatea de achiziţionare să decurgă normal şi în condiţiile legii.

6. ÎNTOCMIREA DOSARULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ 6.1. Fluxul procesului de elaborare DAP

semnături Întocmit – Facultate/catedra/ depart.

/Compartiment/serviciu/ birou iniţiator Viza de certificare (pentru facultati) – sef catedră

Viza Administrator Sef (pentru fac.) Viza Decan (pentru facultă�i)

Viza sef structura organizatorica (pentru departamente/compatimente /servicii/birouri) Viza D.G.A. (pentru compartimente/servicii/birouri) Viza Birou Achizitii Publice – Sef BAP Viza contabilitate – PENTRU CERTIFICAREA EXISTENTEI FONDURILOR

Aprobat: Rector Înregistrare: Referat de necesitate şi oportunitate in conformitate cu cazurile

din procrdură Întocmit – Consilier Juridic al B.A.P. Viza de certificare– Contabil Sef Înregistrare: Nota de estimare a valorii Avizează: DGA, Sef B.A.P. Aprobă: RECTOR Întocmit: personal din catedră/ personal

Întocmire Referat de necesitate şi

oportunitate

Elaborare Notă de estimare a valorii

Elaborare Caiete de sarcini





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 8/27

administrativ Aprobat: decan/DGA Înregistrare: Caiet de sarcini Întocmit – Consilier Juridic BAP Avizat – Sef BAP Avizat – DGA Aprobă - RECTOR Înregistrări: Nota Întocmit – Consilier Juridic BAP Avizat – Sef BAP

- DGA Aprobă - RECTOR Înregistrări: Nota Întocmit: Sef BAP Avizat – DGA Aprobă - RECTOR Înregistrare: Fişa de date a achiziţiei Consilier Juridic BAP Intocmit: DECANI FACULTATI / DGA / BAP Înregistrare: Decizia Aprobă - RECTOR Întocmit: Sef BAP Înregistrări: - Anunţ intenţie

- Dovada transmiterii spre publicare

Întocmit: Sef BAP

Elaborare şi transmitere spre publicare

Anunţ de intenţie (dacă e cazul)

Elaborare şi transmitere spre publicare Anunţ participare/

Invitaţie de participare

Elaborare Notă justificativă privind

alegerea procedurii de atribuire

Elaborare Notă justificativă privind criteriile (unde este cazul)

Elaborare Documentaţie de atribuire:

- Fişa de date a achiziţiei - Formulare

Întocmire Decizie numire Comisie de

atribuire a ofertei

Elaborare proiect de contract şi stabilirea clauzelor obligatorii





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 9/27

Avizeaza: DGA (pentru invitatii de participare) Aprobă - RECTOR (pentru invitatii de participare) Înregistrări: - Anunţ participare/ invitaţie participare - Dovada transmiterii spre publicare BAP Înregistrări: - solicitare scrisă a OE Înregistrare: Solicitarea în scris a O.E. Raspuns:BAP in colaborare cu Compartimentul specializat sau beneficiarul direct al achizitiei. Aprobă - RECTOR Confirmare ataşare în SEAP Semnează: Comisia de evaluare a ofertelor Înregistrare: PV de deschidere a ofertelor Intocmeste: BAP impreuna cu CEO Aproba: Rector Înregistrare: Corespondenţa scrisă între CEO şi OE Întocmeşte: BAP Semnează: Comisia de evalaure a ofertei Aprobă: Rector Înregistrare: Raport de evaluare a procedurii de atribuire Întocmeşte: Consilier Juridic al BAP

Punerea la dispoziţia operatorului economic a documentaţiei de

achiziţie

Solicitare clarificări dosar achiziţie

Deschiderea ofertelor şi verificarea acestora

Solicitare clarificări oferte

Elaborare raport privind procedura de atribuire şi

aprobarea acestuia

Corespondenţa cu OE în cazul unor eventuale contestaţii





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 10/27

Avizează: Şef BAP Aprobă: Rector Înregistrări: Adrese scrise şi confirmările de primire

Întocmit - BAP Aprobă – RECTOR Înregistrări: Adrese şi dovada transmiterii lor Întocmit: Consilier Juridic al BAP

Semnează – Contabil Sef - Consilier Juridic - D.G.A. - Rector

Înregistrare: Contract Întocmit: Sef BAP Înregistrarea: Anunţ atribuire contract Întocmit: BAP Avizeaza: Sef BAP, DGA Aprobă: Rector Înregistrări: Document constatator primar/ final

privind îndeplinirea obligaţiile contractuale

Întocmit: Responsabil de contract – BAP pentru produse si servicii, SERVICIUL TEHNIC pentru lucrari

Semnează: Responabilul de contract BAP/S. TEHNIC Întregistrări: Fişă de evidenţă facturi

6.2. Componenţa DAP 1. Referat de necesitate şi oportunitate 2. Notă de estimare a valorii 3. Caietul de sarcini

Elaborare Fişa de urmărire a contractului

Elaborare şi transmitere Comunicări de atribuire

Atribuire, elaborare şi semnare Contract

Publicare anunţ atribuire contract în SEAP

Elaborare document constatator privind îndeplinirea obligaţiilor

contractuale





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 11/27

4. Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, numai dacă procedura aplicată nu este licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă sau negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare;

5. Nota justificativă privind accelerarea procedurii, dacă este cazul. 6. Nota justificativă privind solicitarea unor cerinţe minime referitoare la situaţia

economică şi financiară sau capacitatea tehnică /profesională. Notă: la elaborarea caietului de sarcini să fie menţionate particularităţile pentru

fiecare achiziţie (dotare tehnică, specializare personal) 7. Notă justificativă criterii algoritm de calcul în situaţia cînd pentru procedura de

achiziţie este utilizat criteriul de atribuire oferta “cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”.

8. Documentatia de atribuire 9. Anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul 10. Anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare şi/ sau după caz, invitaţia de participare 11. Decizia de numire a Comisiei de evaluare a ofertei; 12. - Declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate (formular 13) 13. Notificare Ministerul Economiei şi Finanţelor - Fişa de prezentare ANEXA 2,

daca este cazul 14. Decizie de verificare referitor la funcţia de verificare a aspectelor procedurale,

dacă este cazul 15. Solicitări de clarificări la documentaţia de atribuire 16. Răspunsul +confirmarea transmisă a clarificărilor. 17. Ofertele operatorilor economici 18. PV al şedinţei de deschidere a ofertelor 19. Solicitările de clarificări privind oferta + confirmarea 20. Răspunsul clarificărilor primite 21. Contestaţiile formulate după caz 22. Raportul procedurii de atribuire 23. Comunicările privind rezultatul procedurii +confirmarea transmiterii 24. Contractul de achiziţie publică/ acordul-cadru, semnate 25. Anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare 26. Documentul constatator primar/ final privind îndeplinirea obligaţiilor

contractuale 27. Fişa facturilor emise Dosarul achiziţiei publice, ofertele şi documentele de calificare şi selecţie se

păstrează minim 5 ani de la data finalizării contractului. Dosarul unei proceduri de atribuire anulată se păstrează minim 5 ani de la data

anulării procedurii.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 12/27

1. Referat de necesitate şi oportunitate (F 121/08)

Facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniţiator elaborează Referatul de necesitate şi oportunitate pentru achiziţii publice. In cazul facultatilor acesta este semnat de cel care il intocmeste urmand a fi semnat, ulterior, de urmatoarele persoane in ordine cronologica: seful ierarhic superior, administratorul de facultate, decanul facultatii, contabilul sef , biroul achizitii publice, si Rector. In cazul departamentelor/ compartimentelor/birourilor/ serviciilor, referatul de necesitate este semnat de cel care il intocmeste urmand a fi semnat, ulterior, de urmatoarele persoane in ordine cronologica: seful ierarhic superior, directorul general administrativ , biroul achizitii publice, si Rector.

Acesta se completează cu cât mai multe detalii pentru a justifica oportunitatea achiziţiei. Dacă, în vederea completării acestor detalii este necesară consultarea cu un compartiment implicat/ colateral, formularul se va completa cu viza (nume, prenume, semnătura) persoanei cu care s-a colaborat în acest sens. În cazul în care achiziţia nu a fost prinsă în Planul anual de achiziţii, referatul va fi însoţit obligatoriu de memoriu justificativ precum si de o notă de estimare a valorii, avizate de conducerea facultă�ii, aprobat in B.S.

2. Nota de estimare a valorii Se elaborează, după caz: 2.1. Dacă estimarea valorii achiziţiei se face pe bază de deviz (cazul achiziţiei de

lucrări) Nota de estimare a valorii se întocmeşte de către Consilierul Juridic al B.A.P.

(avand la baza sumele estimative specificate in referatele de necesitate) in colaborare cu Serviciul Tehnic, aceasta purtand viza de certificare a contabilului sef, urmand a fi avizata de D.G.A., de seful B.A.P. si aprobata de rector.

2.2. Daca estimarea valorii se face prin studiu de piaţă şi istorie, nota estimativă a valorii achiziţiei se întocmeşte de către Consilierul Juridic al B.A.P. avand la baza sumele estimative specificate in referatele de necesitate inaintate de personalul facultatilor/departamentelor /compartimentelor/serviciilor/birourilor.

Contabilul sef certifica valoarea estimata a notei, D.G.A si seful B.A.P. avizează în acest caz nota de estimare a valorii, acecasta urmand a fi suspusa aprobarii rectorului.

2.3. Pentru estimarea valorii achiziţiilor care se defăşoară pe fonduri de investiţii:

2.3.1. Dacă estimarea se face pentru achiziţionarea studiilor de prefezabilitate şi fezabilitate, aceasta este calculata de personalul Serviciului Tehnic- pe baza indicilor utilizaţi în proiectare şi a oricăror indici legali, precum şi a a oricăror alte informaţii deţinute de autoritatea contractantă (din istoric, experienţă etc).

DGA - avizează nota de estimare. Rectorul aprobă nota de estimare a valorii. 2.3.2. Dacă estimarea valorii se face pentru achiziţionarea proiectului tehnic/ de

execuţie, valoarea estimata este, de regulă, cea dată de studiul de fezabilitate, iar la DAP, odată cu nota de estimare, se ataşează o copie după Avizul CTA pentru acesta. În condiţiile în care se apreciază valoarea estimată ca fiind prea mare (prin prisma unor argumente obiective), şeful SINV poate modifica valoarea şi supune aprobării BS, acest lucru.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 13/27

Nota de estimare a valorii se întocmeşte de către personalul Serviciului Tehnic, iar DGA avizează nota.

Rectorul aprobă nota de estimare a valorii achiziţiei. 2.3.3. Estimarea achiziţiilor de lucrări/ servicii/ produse ce au la bază documentaţia

unui proiect tehnic, se face pe baza valorilor prezentate în acesta (devize, liste de materiale, produse etc).

3. Anunţul de intenţie Anunţul de intenţie se transmite atunci când: a) valoarea totală estimată pentru achizitii de produse din aceeiaşi grupă CPV ≥

750.000 Euro (în următoarele 12 luni); b) Valoarea totală estimată pentru achiziţii de servicii din aceeaşi categorie ≥

750.000 Euro; c) valoarea totală estimată pentru contracte de lucrări ≥ 5.000.000 Euro. Pentru situaţiile a, b anunţul de intenţie se transmite cât mai curând după data

începerii anului bugetar, iar pentru situaţia c – cât mai curând după aprobarea programului în care este conţinut.

Anunţul de intenţie se publică în: JOUE, în SEAP şi în MO, partea a IV-a, Achiziţii publice, sau numai în SEAP dacă, înainte de publicare, un anunţ simplificat a fost transmis la Comisia Europeană.

Se păstrează la DAP dovada transmiterii anunţului spre publicare. 4. Anunţul/ Invitaţia de participare Anunţul de participare se elaborează la iniţierea procedurii de : - licitaţie deschisă - licitaţie restrânsă - dialog competitiv sau negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de

participare. - organizează concurs de soluţii Se publică în: SEAP, în MO, partea a VI-a. şi în JOUE. Personalul BAP desemnat întocmeşte Invitaţia de participare pe care, ulterior o

transmite în SEAP. Un exemplar al acesteia, pe suport de hârtie este componentă a DAP. 5. Documentaţia de atribuire Documentaţia de atribuire este întocmită de către Seful BAP şi conţine minimum: - informaţii generale privind autoritatea contractantă ( telefon, fax, e-mail,

persoană de contact, mijloace de comunicare) - instrucţiuni privind participarea la procedura de atribuire - cerinţe minime de calificare şi documente care urmează a fi prezentate , ca

dovadă a îndeplinirii cerinţelor minime de calificare şi selecţie. Documentaţia de atribuire are următoarea componenţă:

- Fişa de date a achiziţiei - Caietul de sarcini - Formulare - anexe - Proiectul de contract.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 14/27

DGA avizează documentaţia de atribuire, urmand ca ea sa fie aprobata de Rectorul Universitatii din Bacau.

5.1. Caietul de sarcini Caietul de sarcini al achiziţiei conţine toate datele necesare referitoare la

caracteristicile tehnice şi de calitate, la cerinţele produselor/ serviciilor/ lucrărilor care urmează a fi achiziţionate.

Responsabilul cu calitatea al facultă�ii/departamentului/catedrei/compartimentului iniţiator, avizează Caietele de sarcini din punct de vedere al cerinţelor referitoare la sistemul de management al calităţii furnizorului şi stabilirea altor cerinţe care atestă calitatea produselor, care reglementează introducerea pe piaţă, sau cerinţe şi autorizaţii necesare furnizorului sau angajaţilor acestuia (cazul achiziţiei de servicii/ lucrări).

Opţional, se vor nominaliza instituţiile competente de la care operatorii economici pot obţine informaţii privind reglementările referitoare la protecţia mediului.

Optional, caietul de sarcini va conţine reguli referitoare la condiţii de muncă de sănătate �i securitate a muncii în vigoare la nivel naţional şi care trebuiesc respectate sau să indice instituţiile competente care pot furniza informaţii detaliate privind reglementările respective.

De asemenea, se va solicita indicarea, în cadrul ofertei, a faptului că, la elaborarea acesteia, s-au respectat aceste reglementări.

Caietul sarcini conţine specificaţiile tehnice prin care se definesc: - caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă - cerinţe privind impactul asupra mediului înconjurător - siguranţă în exploatare - dimensiuni - tehnologie - simboluri - teste şi metode de testare - ambalaje, etichetare, marcare, - instrucţiuni de utilizare a produsului - tehnologii şi metode de producţie - sisteme de asigurare a calităţii - condiţii pentru certificarea conformităţii cu standarde relevante.

La caietul de sarcini pentru atribuirea contractelor de lucrări, se solicită

suplimentar, - specificaţii tehnice - prescripţii de proiectare şi calcul al costurilor, la verificare, inspecţia şi condiţii de

recepţie - acte normative şi reglementări generale sau specifice (pentru lucrări şi

materialele utilizate) - performanţe de mediu si calitate. Caietul de sarcini este elaborat de către catedra/departamentul/compartimentul/

serviciul / biroul iniţiator în colaborare cu orice catedra/departamentul/compartimentul/ serviciul / biroul din universitatea (si nu numai) , funcţie de natura şi obiectul achiziţiei.

Caietul de sarcini este aprobat de Decan/Sef departament/DGA al catedrei/ departamentului/compartimentul/ serviciului / biroului iniţiator.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 15/27

Caietul de sarcini este predat pe bază de semnătură şi înregistrat de către personalul BAP , acesta facând parte din cadrul documenta�iei de atribuire.

5.2. Fişa de date a achiziţiei Se întocmeste de seful BAP şi conţine: - informaţii privind autoritatea contractantă (telefon, fax, e-mail); - sursa de finanţare; - obiectul contractului; - cantitatea sau scopul contractului; - condiţii specifice contractului; - procedura; - legislaţia aplicabilă; - criterii de calificare şi/ sau selecţie; - standarde de asigurarea calităţii; - standarde de protecţia mediului; - prezentarea ofertei; - criterii de atribuire; - atribuirea contractului. 6. Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire În această etapă se are în vedere rezultatul estimării valorii achiziţiei, care

determină încadrarea acesteia în tipul de achiziţie, conform OUG 34/ 2006. Nota justificativă a procedurii se întocmeşte de către consilierul juridic al BAP

(pentru stabilirea cadrului legal de încadrare în tipul de achiziţie) şi se avizează de către Directorul General Administrativ si de catre Seful BAP.

Nota de justificare a procedurii se aprobă de rector.

7. Nota justificativă privind solicitarea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau capacitatea tehnică / profesională

Se întocmeşte de către consilierul juridic al BAP în baza cerinţelor formulate în caietul de sarcini şi este vizată de DGA, de �eful BAP �i aprobată de către rector.

8. Notă justificativă criterii algoritm de calcul în situaţia cînd pentru

procedura de achiziţie este utilizat criteriul de atribuire oferta “cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Se intocmeşte de către consilierul juridic al BAP. Avizează: DGA, seful BAP Aprobă: Rector. 9. Nota justificativă privind accelerarea procedurii (dacă este cazul) Se întocmeşte de către BAP, la cererea iniţiatorului sau la solicitarea conducerii. Avizează: Seful BAP, DGA Aprobă: Rector





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 16/27

10. Notificare Ministerul Economiei şi Finanţelor - Fişa de prezentare ANEXA 2

Se întocmeşte de către BAP Aproba – RECTOR

11. Decizia de numire a Comisiei de evaluare a ofertei

Se întocme�te de DECANI /DGA/ BAP. Atenţie: Decizia de numire a comisiei se dă înainte de publicarea anunţului în

SEAP. Comisia va analiza documentaţia (respectiv, caietul de sarcini şi fişa de date a achiziţiei) înainte de publicarea în SEAP pentru orice achiziţie care se supune oricărei proceduri, alta decât achiziţia prin cumpărare directă. Aprobă: RECTOR

12. Solicitările de clarificări Orice comunicare, solicitare, informare, notificare trebuie transmise în scris,

documentul scris fiind înregistrat în momentul transmiterii şi primirii. 13. Răspunsul clarificărilor Întocme�te: BAP în colaborare cu Compartiment specializat sau beneficiarul direct

al achizi�iei. Aprobă: rector Transmite şi arhivează BAP.

14. Proces-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor La deschiderea ofertelor, Comisia de evaluare a ofertelor întocmeşte Procesul-

verbal de deschidere care va contine următoarele elemente: - data, ora şi locul încheierii PV; - obiectul achiziţiei; - numărul deciziei Comisiei de evaluare a ofertelor; - numele, prenumele membrilor Comisiei de evaluare a ofertelor; - precedurile legislative care stau la baza aplicării procedurii; - nr. anuntului/ invitatiei de participare; - denumirea OE care au depus ofertă; - oferte întârziate (dacă e cazul); - oferte fără garanţie de participare(dacă e cazul); - documentele de calificare solicitate şi prezentate de OE; - oferta financiară pentru fiecare OE; - numele şi prenumele reprezentanţilor împuterniciţi prezenţi la deschiderea

ofertelor Semnează: Comisia de evaluare Arhivează: BAP





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 17/27

15. Ofertă tehnică şi financiară, documentele de calificare solicitate depuse în cadrul procedurii

Se verifică cu ocazia deschiderii ofertelor şi sunt analizate în etapa de evaluare a acestora.

Se arhiveaza de catre BAP. 16. Solicitări clarificări privind ofertele tehnice, documentele de calificare şi

confirmarea lor (dacă este cazul) - sunt formulate şi solicitate de către Comisia de evaluare a ofertelor; - semnează: Rectorul - arhivează: BAP 17. Răspunsul clarificărilor se analizează de Comisia de evaluare a ofertelor Se arhivează la DAP 18. Raport de evaluare si atribuire al achiziţiei Se elaborează după analiza ofertelor, din punct de vedere tehnic şi finaciar şi

conţine următoarele elemente:. - obiecul contractului; - susa de finanţare: - anunţ de intenţie/ anunţ participare/ invitaţie de participare (nr, dată); - numărul ofertelor depuse; - Comisia de evaluare a ofertelor; - denumirea OE care au depus ofertă; - denumirea OE respinşi, motivul respingerii (dacă e cazul); - denumirea OE calificaţi în urma analizei documentelor de calificare; - preţul ofertei financiare; - ierarhia OE, funcţie de criteriul de atribuire; - stabilirea ofertei câştigătoare; - propunerea privind atribuirea contractului; - denumirea/ numele subcontractanţilor şi partea sau părţile de contract care se

subcontractează (acolo unde este cazul); - justificarea deciziei de anulare a procedurii (dacă este cazul).

Raportul de evaluare şi atribuire, este semnat de către toţi membrii comisiei şi

aprobat de către rector. Se arhivează la DAP. 19. Comunicărea privind rezultatul procedurii Decizia referitoare la atribuirea contractului (inclusiv anularea procedurii şi o

eventuală iniţierea a altei proceduri) se transmite în scris şi cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la data raportului , astfel:

- candidatului câştigător – despre acceptarea ofertei - candidatului respins – motivele concrete de respingere (inclusiv cele raportate la

cerinţele din caietul de sarcini), numele câştigătorului, precum si data pina la care poate contesta decizia.

- candidaţilor a căror ofertă a fost acceptată dar necâştigătoare: o numele câştigătorului





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 18/27

o avantajele şi caracteristicile ale ofertei sale în raport cu oferta câştigătoare o data limită până când au dreptul să depună contestaţie

Comunicarea se transmite şi prin fax sau mijloace electronice. Dacă nu se transmite şi electronic, atunci termenele la care se poate încheia

contractul se majorează cu 5 zile. Decizia de anulare a procedurii se ia, de regulă, înainte de data trimiterii

conumicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire şi, oricum, înainte de data încheierii contractului.

În cel mult 3 zile lucrătoare de la data anulării procedurii, CEO anunţă în scris toţi participanţii la procedura de atribuire despre:

- încetarea obligaţii apărute prin depunerea ofertelor - motivul concret care a determinat decizia de anulare. Aceste comunicări sunt elaborate de BAP, si semnate de rector. Toată această corespondenţă se arhivează la DAP. 20. Contestaţiile formulate, dacă este cazul 21. Contractul de achiziţie publică/ acordul-cadru Următoarea etapă o constituie elaborarea si încheierea contractului de achiziţie/ a

acordului cadru care trebuie să fie semnat în termenele conform prevederilor legale respectiv:

- 5 zile când valoarea estimată a contractului este mai mică deât valoarea pragului

- 10 zile când valoarea estimată a contractului este mai mare decât valoarea pragului

- sau după caz când este atribuit contract subsecvent sau a participat la procedură un singur ofertatnt, termenele nu trebuie respectate.

Contractul/ acordul-cadru este semnat de către: - Consilier Juridic; - Contabilul Sef ; - D.G.A.; - Rector.

22. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire a achiziţiei este întocmit de către BAP, şi transmis

participanţilor la procedura de achiziţie si la Monitorul Oficial sau la JOUE daca este cazul.

Se transmite în max 48 zile de la: - finalizarea procedurii de atribuire prin: licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog

competitiv, negociere cu/ fără publicare prealabilă a unui anunţ de participare, cerere de ofertă;

- a finalizat un concurs de soluţii şi a stabilit un câştigător.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 19/27

23. Documentul constatator primar şi final privind îndeplinirea obligaţiilor contractuale

Se elaborează de către personalul BAP, se avizează de către Seful BAP, DGA şi se aproba de către Rector. Documentul este înregistrat si transmis la ANRMAP, la operatorul economic câ�tigător , iar o copie se păstrează la DAP.

Documentul constatator primar se emite la recepţia preliminară. Documentul constatator final se emite la recepţia finală. 24. Fişa de evidenţă facturi Ultima piesă a DAP o constituie Fişa de evidenţă facturi. Menţinerea acestei fişe este responsabilitatea responsabilului de dosar (desemnat

din cadrul compartimentului iniţiator al achiziţiei). 6.3. Elaborarea documentaţiei de atribuire Facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniţiator, cu 30 de

zile înainte de termenul înscris în programul anual de achiziţii pentru aplicarea procedurii de atribuire a contractelor (acordurilor-cadru) de achiziţie publică, transmit către BAP următoarele documente:

6.3.1. Pentru aplicarea procedurii “Licitaţie deschisă” - Referatul de necesitate şi oportunitate; - Caietul de sarcini; BAP elaborează Fişa de date a achiziţiei şi iniţiază procedura de atribuire printr-un

anunţ de participare, continuând derularea procedurii, astfel:

Val.estimată > art. 55 (2)

Per. dintre transmitere anunţ la JOUE şi data limită de depunere a ofertelor - minim 52 zile

Dacă achiziţia a fost precedată de un anunţ de intenţie – perioada se poate reduce până la 36 zile

!! Condiţie: anunţul de intenţie a conţinut toate informaţiile din anunţul de participare

Pt. anunţul transmis la JOUE în format electronic – perioada se reduce cu 7 zile

Dacă întreaga documentaţie de atribuire este publicată şi accesibilă în SEAP, perioada se poate reduce cu 5 zile

!! Condiţie: Anunţul de participare conţine precizări cu pirvire la adresa de internet la care documentaţia de atribuire este disponibilă.

Val. estimată ≤ art. 55 (2)

Anunţul de participare către SEAP se transmite cu cel puţin 20 de zile de data limită de depunere a ofertelor

Dacă întreaga documentaţie de atribuire este publicată şi accesibilă în SEAP, începând cu data publicării anunţului de participare, perioada

se poate reduce cu 5 zile !! Condiţie: Anunţul de participare conţine precizări cu pirvire la adresa de internet la care documentaţia de atribuire este disponibilă.

6.3.2. Licitaţia restrânsă





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 20/27

BAP elaborează Fişa de date a achiziţiei şi iniţiază procedura de atribuire printr-un



Per. dintre transmitere anunţ la JOUE şi data limită de depunere a ofertelor - minim 37 zile

În situaţii de urgenţă – perioada se poate reduce până la nu mai puţin de 15 zile

!! Condiţie: anunţul de intenţie a conţinut toate informaţiile din anunţul de participare

Pt. anunţul transmis la JOUE în format electronic – perioada se reduce cu 7 zile, iar în situaţia de urgenţă, cu maxim 5 zile

Val. estimată ≤ art. 55 (2) Anunţul de participare către SEAP se transmite cu cel puţin 10 zile inainte de data limită de depunere a candidaturilor

Această procedură se derulează în două etape: - selecţia candidaţilor (pe baza criteriilor de selecţie) - evaluarea ofertelor depuse de candidaţii selectaţi (pe baza criteriului de atribuire). A doua etapă este iniţiată printr-o invitaţie de participare se transmite simultan cu

un exemplar din documentaţia de atribuire, astfel:


Invitaţia de participare se transmite cu cu cel puţin 40 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor

Dacă achiziţia a fost precedată de un anunţ de intenţie – perioada se poate reduce până la 36 zile, dar nu mai puţin de 22 zile

!! Condiţie: anunţul de intenţie a conţinut toate informaţiile din anunţul de participare Dacă întreaga documentaţie de atribuire este publicată şi accesibilă în

SEAP, per.se poate reduce cu 5 zile !! Condiţie: Anunţul de participare conţine precizări cu pirvire la adresa de internet la care documentaţia de atribuire este disponibilă.

Din motive de urgenţă, se poate accelera procedura dar nu la mai puţin de 10 zile.

Val. estimată ≤ art. 55 (2)

Invitaţia de participare se transmite cu cel puţin 15 zile de data limită de depunere a ofertelor

Dacă toata documentaţia de atribuire este pe SEAP şi accesibilă începând cu data publicării anunţului de participare, perioada se poate

reduce cu 5 zile !! Condiţie: Anunţul de participare trebuie să conţină precizări cu referire la adresa de internet la care documentaţia de atribuire este disponibilă.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 21/27

6.3.3. Pentru aplicarea procedurii “Negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”:

- Referatul de necesitate şi oportunitate pentru achiziţii; - documentaţia descriptivă sau caietul de sarcini, după caz. BAP elaborează Fişa de date a achiziţiei şi iniţiază procedura de atribuire printr-un



Per. dintre transmitere anunţ la JOUE şi data limită de depunere a candidaturilor - minim 37 zile

În situaţii de urgenţă se poate reduce perioada dar nu la mai puţin de 15 zile

Pt. anunţul transmis la JOUE în format electronic – perioada se reduce cu 7 zile, iar pentru situaţiile de urgenţă cu 5 zile

Val. estimată ≤ art. 55 (2) Anunţul de participare către SEAP se transmite cu cel puţin 10 zile de la data limită de depunere a candidaturilor

6.3.4. Pentru aplicarea procedurii “Cerere de ofertă”: - Referatul de necesitate şi oportunitate pentru achiziţii ; - Caietul de sarcini;

BAP elaborează Fişa de date a achiziţiei şi iniţiază procedura de atribuire printr-un anunţ de participare, continuând derularea procedurii, astfel:

Se iniţiază cu o invitaţie de participare transmisă în SEAP şi care cuprinde cel putin informaţii despre:

- data şi ora limită pentru primirea ofertelor - data şi ora deschiderii ofertelor - limba în care trebuie elaborată oferta - dacă se solicită criterii minime de calificare - descrierea sumară a obiectului contractului - modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. - modul de accesare a documentaţiei de atribuire (în cazul în care este disponibilă

în format electronic). Transmiterea spre publicare a invitaţiei de participare: cel puţin 10 zile înainte

de data limită de depunere a ofertelor. Daca întreaga documentaţie de atribuire este disponibilă în SEAP începând cu

data publicării invitaţiei de participare, pentru un contract de furnizare de complexitate redusă, poate reduce perioada de publicare cu 4 zile.

6.3.5 Pentru aplicarea procedurii “Negociere fără publicarea prealabilă a

anunţului de participare” - Referatul de necesitate şi oportunitate pentru achiziţii - Caietul de sarcini;





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 22/27

6.3.6. Procedura “Achiziţie directă de produse, servicii sau lucrări” Achiziţia se realizează direct, cu respectarea următoarelor condiţii : - achiziţia a fost inclusă în programul anual de achiziţii, cu valoarea şi definiţia cod

CPV; - se întocmeşte un Referat de necesitate avizat si aprobat , însoţit de analiză de

preţ, pe baza a minimum 2-3 oferte (daca este cazul); - Se intocmieste o nota justificativa prin care se justifica alegerea procedurii de

„cumparare directa” Toate documentele vor fi înregistrate la registratură. BAP urmăreşte ca toate achiziţiile directe să se regăsească în Planul anual de

achiziţii, iar cumularea pe coduri CPV a acestora cu celelalte achiziţii, să nu depăşească pragurile legale, stabilite la nivelul universitătii/facultătii /departamentului.

BAP confruntă lunar aceste achiziţii cu evidenţa contabilă. Pentru pct. 6.3.1. - 6.3.5., personalul BAP întocmeşte DAP cu : - nota justificativa privind valoarea estimata care rezulta din referatul de necesitate. - nota justificativă de stabilire a procedurii de achiziţie; - nota justificativă de alegere a criteriilor de calificare prvind situaţia economică şi

tehnică (dacăe ste cazul); - notă justificativă privind algoritmul de calcul al criteriilor de atribuire (dacă este

cazul); - Fişa de date a achiziţiei; - invitaţia (anunţ) participare; - decizia de numire a comisiei de evaluare; - declaraţii de confidenţialitate şi imparţialitate; - PV de deschidere al ofertelor; - Raportul de evaluare; - comunicări atribuire; - Contract; - anunţul de atribuire contract (după caz); - document constatator primar si final; - opis al documentaţiei de atribuire a achiziţiei. 7. DERULAREA CONTRACTULUI/ ACORDULUI – CADRU Instrumentele de plata care asigură garanţii la contract (unde este cazul) sunt

înaintate sub semnătura şefului compartimentului financiar-contabilitate. Un DAP complet se arhivează la BAP. Responsabilul de contract are următoarele obligaţii:

- să urmărească derularea contractului sub toate aspectele; - să vizeze facturile la plată; - să facă închiderea contractului.

După vizarea facturilor de către responsabilul de contract, acestea se certifică de către şeful de birou şi se transmit către Serviciul Financiar-contabilitate pentru viza de control financiar preventiv.

Viza de control financiar preventiv se dă de către şeful SFC, numai după verificarea în condiţiile legii.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 23/27

La închiderea contractului este obligatorie verificarea încadrării în valoarea de contract a sumei facturate, depăşirea valorii de contract trebuind justificată de către responsabilul cu urmarirea contractului, fiind imputabilă acestuia şi persoanei care dă viza de control financiar preventiv, în condiţiile în care nu există justificare legală.

Responsabilul de contract trebuie să informeze DGA despre orice situaţie în care previzionează depăşirea valorii de contract, în vederea luării tuturor măsurilor şi/ sau obţinerii aprobărilor pentru asigurarea unui cadrul legal.

BAP/Serviciul Tehnic urmareste derularea contractului respectiv: - dacă este cazul, se solicită garanţia de bună execuţie, conform prevederilor

contractului; - se emite ordinul de începere, acolo unde este cazul; - derularea contractului/ acordului-cadru, cu încheierea contractelor subsecvenţe

cu operatorul economic semnatar l acordului cadru; - îndeplinirea obligaţiilor asumate prin contract, atât din punct de vedere cantitativ,

cât şi calitativ, la termenele stabilite în contract. 8. FINALIZAREA CONTRACTULUI Compartimentul responsabil (BAP, Serviciul Tehnic), finalizează contractul

respectiv: - întocmeşte Fişa de evidenţă facturi - efectuează recepţiile prevăzute în contract; - dacă este cazul, eliberează garanţia de bună execuţie; - elaborează Procesul-verbal de recepţie şi atestarea calităţii, aprobat de rector şi

închide dosarul pe care îl predă, pe bază de semnătură, la BAP. În baza acestui proces-verbal, personalul BAP întocmeşte, conform cerinţelor

legale, Documentul constatator privind îndeplinirea relaţiilor contractuale, care este avizat de DGA şi aprobat de către rector.

9. RESPONSABILITĂŢI

Rectorul - aprobă Referatele de necesitate şi oportunitate - aprobă Nota de estimare a valorii contractului; - aprobă Nota justificativă privind alegerea procedurii; - aproba Nota justificativa privind criteriile de atribuire; - aproba nota justificativă privind accelerarea procedurii - aproba invitaţia de participare; - aproba Comisia de evaluare a ofertei; - semneaza comunicările dintre CEO si OE; - aprobă Raportul procedurii de atribuire; - semnează comunicările de atribuire a contractului; - aproba corespondenţa cu OE în cazul unor eventuale contestaţii; - semnează contractul de achiziţie; - aprobă Documentul constatator iniţial şi cel primar, privind îndeplinirea obligaţiilor

contractuale.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 24/27

Directorul General - avizeaza Referatele de necesitate şi oportunitate (doar pentru compartimente/

departamente/servicii/birouri); - avizeaza Nota de estimare a valorii contractului; - avizeaza Nota justificativă privind alegerea procedurii; - avizeaza Nota justificativa privind criteriile de atribuire; - avizeaza nota justificativă privind accelerarea procedurii - avizeaza invitaţia de participare; - numeşte Comisia de evaluare a ofertei (in cazul in care referatele de necesitate şi oportunitate sunt întocmite de catre departamente / compartimente / servicii / birouri); - avizeaza corespondenţa cu OE în cazul unor eventuale contestaţii; - semnează contractul de achiziţie; - avizeaza Documentul constatator iniţial şi cel primar, privind îndeplinirea obligaţiilor

contractuale. Şef Serviciul Financiar-Contabilitate - avizează Nota de estimare a valorii contractului; - semnează contractul de achiziţie; - este responsabil de controlul financiar preventiv; verifică facturile avizate de către

responsabilul de contract şi respectarea cerinţelor legale şi va da viza de control financiar preventiv, sau va respinge la plată dacă este cazul.

Sef BAP - gestionează Programul anual de achiziţii publice; - avizează referatele de necesitate si oportunitate; - avizează Nota de estimare a valorii contractului; - avizează Nota justificativă privind alegerea procedurii; - avizează Nota justificativa privind criteriile de atribuire; - avizează nota justificativă privind accelerarea procedurii; - intocmeste documentatia de atribuire ( mai exact fisa de date) - intocmeste si publica anunturile de inten�ie/participare/atribuire. - avizează corespondenţa cu OE în cazul unor eventuale contestaţii; Consilier Juridic - întocme�te Nota de estimare a valorii contractului; - întocme�te Nota justificativă privind alegerea procedurii; - întocme�te Nota justificativa privind criteriile de atribuire; - întocme�te nota justificativă privind accelerarea procedurii - elaborează proiectul de contract şi stabileste clauzele obligatorii - întocme�te corespondenţa cu OE în cazul unor eventuale contestaţii - întocme�te contractul de achizitie publica - semnează contractul de achiziţie.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 25/27

Personalul BAP - pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de achiziţie - întocme�te impreuna cu membrii comisiei de evaluare a ofertelor , raspunsurile la solicitările de clarificări ale operatorilor economici. - întocme�te procesul verbal de deschidere a ofertelor; - întocme�te impreuna cu membrii comisiei de evaluare a ofertelor , solicitarile de clarificări cu privire la documentele de calificare si/sau oferta tehnică si/sau oferta financiară a operatorilor economici care au depus oferta. - întocme�te raportul procedurii de achizi�ie; - întocme�te si transmite comunicările privind rezultatul procedurii de achizi�ie; - elaborează documentele constatatoare privind îndeplinirea obligaţiilor contractuale Responsabilul de contract - elaborează şi completează Fişa de urmărire a contractului; - urmăreşte contractul în toate fazele; - vizează la plată facturile; - închide contractul (cu semnătura şefului de compartiment); - returnează la BAP, pe bază de semnătură în RUC, contractul închis.

Comisia de evaluare oferte - semnează Procesul-verbal de deschidere; - semnează Raportul de evaluare.

Compartiment iniţiator - întocmeşte Referatul de necesitate şi oportunitate; - colaborează cu compartimentul specializat (daca este cazul) si cu BAP la elaborarea

Caietului de sarcini al achiziţiei.





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 26/27

10. CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR Înregistrarea Suportul Completează Locul de

păstrare Durata

Program anual de achiziţii publice Hârtie Sef BAP BAP 5 ani

Referat de necesitate şi oportunitate Hârtie Compartiment iniţiator DAP 5 ani

Nota de estimare a valorii Hârtie Consilier juridic BAP DAP 5 ani Anunţ de intenţie (dacă este cazul) Hârtie Sef BAP DAP 5 ani

Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire

Hârtie Consilier juridic BAP DAP 5 ani

Nota justificativă privind criteriile de calificare si selectie

Hârtie Consilier juridic BAP DAP 5 ani

Caiet de sarcini Hârtie

Compartimentul specializat, in colaborare cu

compartimentul iniţiator si cu BAP

DAP 5 ani

Fişa de date a achiziţiei Hârtie Sef BAP DAP 5 ani Formularele de ofertă Hârtie Sef BAP DAP 5 ani Model contract cadru Hârtie Consilier juridic BAP DAP 5 ani Documentaţia de atribuire Hârtie Şef BAP DAP 5 aniPropunerea de numire a comisiei de evaluare a ofertelor

Hârtie Decani facultati/DGA/ BAP DAP

5 ani

Anunţ de intentie Hârtie/electronic Sef BAP DAP 5 ani Anunţ de participare/ Invitaţia de participare Hârtie/electronic Sef BAP DAP 5 ani

Raspuns la solicitari clarificari Hârtie/electronic

Personal BAP impreuna cu

compartimentul specializat si

compartimentul initiator

DAP 5 ani

Proces-verbal de deschidere a ofertelor Hârtie

Personal BAP impreuna cu Comisia

de evaluare DAP 5 ani

Raportul de evaluare a procedurii de atribuire Hârtie

Personal BAP impreuna cu Comisia

de evaluare DAP 5 ani

Comunicări atribuire Hârtie personalul BAP DAP 5 ani Anunţ atribuire Hârtie Sef BAP DAP 5 ani Contestaţii Hârtie Ofertant DAP 5 ani Formulat punct de vedere cu privire la contestatii Hârtie Consilier juridic BAP DAP 5 ani

Contract Hârtie Consilier juridic BAP DAP 5 ani Document constatator primar/ final privind îndeplinirea obligaţiilor contractuale

Hârtie Sef BAP DAP 5 ani

Fişa de evidenţă facturi Hârtie

responsabilul de contract DAP 5 ani





F 03.07/Ed.1 SMQ/PO/PO-07.13 27/27

Model formular ANTET UNIVERSITATE/FACULTATE

DOCUMENT CONSTATATOR PRIVIND ÎNDEPLINIREA OBLIGAŢIILOR CONTRACTUALE

PRIMAR FINAL

1. Contractant (adresă, telefon/ fax, cod fiscal, număr înmatriculare Oifciul Registrului Comerţului) ______________________________________________________________________ 2. Calitatea în care a participat la îndeplinirea contractului CONTRACTANT CONTRACTANT ASOCIAT 3. Numărul, data şi obiectul contractului: 4. Procedura de achiziţie/ data organizării: ___________________________________________ 5. Contractul a fost îndeplinit în mod corespunzător: DA NU Motivaţie: a) Abateri de la calitatea produselor/ serviciilor/ lucrărilor contracte: _________________________ b) Nerespectarea termenelor contractuale de livrare produse/ prestare servicii/ executare lucrări din culpă ____________________________________________________________________________ c) Neîntocmirea corespunzătoare a documentelor necesare derulării în condiţii legale a contractului: _______________________________________________________________________________ d) Abateri de la respectarea normelor de securitate şi sănătate în muncă, PSI, protecţia mediului: _______________________________________________________________________________ 6. Estimarea prejudiciilor ce au fost aduse Universită�ii din Bacău pe perioada derulării contractului ______________________________________________________________________ Prezentul document a fost elaborat în conformitate cu prevederile art. 36 din HG 925/ 2006.

Rector/Decan DGA, (nume, prenume, semnătura) (nume, prenume, semnătura)

defĂŞurarea procesului de achiziŢii publice Şi …calitate.ub.ro/intern/documente/procedura...

Documents