216Managementul schimbrii organizaionale217 Perfecionarea sistemului informaional

Capitolul 8Perfecionarea sistemului informaional 8.1. Declanarea schimbrilor n sistemul informaionalDintre toate componentele managementului organizaiei, sistemul informaional este supus celor mai frecvente i radicale schimbri, datorit ritmului accelerat al nnoirii n acest domeniu. Declanarea acestor schimbri poate fi determinat de multiple cauze, dar ntre cele mai frecvente pot fi menionate urmtoarele:

adoptarea de ctre organizaie a unei noi strategii, care presupune noi obiective, care la rndul lor impun alte condiii (necesare i sufuciente) pentru realizare i implicit folosirea altor informaii, circuite informaionale, etc., deci o schimbare n cadrul sistemului informaional al organizaiei;

schimbri n cadrul structurii organizatorice, prin crearea de noi posturi, funcii, compartimente, relaii organizatorice, care impun alte circuite informaionale, fluxuri informaionale, folosirea cu o frecven diferit a altor informaii, n general un alt sistem informaional;

disfuncionaliti n fundamentarea i elaborarea deciziilor, la oricare dintre nivelurile ierarhice sau dintre centrele decizionale impun informaii noi, circuite i fluxuri informaionale noi, deci parial sau total un alt sistem informaional;

evoluiile n doemniul modernizrii i diversificrii mijloacelor de tratare a informaiilor pot impune adoptarea acestora de ctre organizaie, prin schimbri care trebuie produse n sistemul informaional.8.2. Metodologia de reproiectare (perfecionare) a sistemului informaional

Metodologia de (re)proiectare a sistemului informaional cuprinde ansamblul etapelor ce trebuie parcurse pentru (perfecionarea), sau proiectarea sistemului informaional, mpreun cu metodele folosite n cadrul respectivelor etape (3).Reproiectarea sistemului informaional se refer la sistemul informaional al unei organizaii existente, i are ca scop perfecionarea acestuia n vederea adaptrii la noile condiii interne i/sau externe, iar proiectarea sistemului se refer la o organizaie nou pentru care trebuie conceput i constituit un sistem informaional. Aadar, avem de a face practic cu dou metodologii, care dispun de etape diferite i de un coninut al acestor etape diferit.Reproiectarea (perfecionarea) sistemului informaional existent al unei organizaii presupune desfurarea mai multor lucrri, care dup omogenitatea lor i mai ales dup succesiunea n care se realizeaz, pot fi grupate n mai multe etape: definirea ariei i cerinelor studiului, analiza detaliat a sistemului existent, elaborarea noului sistem mbuntit, implementarea noului sistem informaional mbuntit (3).8.2.1. Definirea ariei i cerinelor studiuluin cadrul acestei etape se urmrete stabilirea i delimitarea activitilor sau funciunilor care vor fi analizate n vederea perfecionrii sistemului informaional. Aceste lucrri se pot grupa n mai multe sub-etape sau faze, ntre care: declanarea studiului, stabilirea temei, prezentarea problemelor, stabilirea obiectivelor studiului, elaborarea studiului preliminar.Declanarea studiuluiDeclanarea studiului poate fi cauzat de o serie de cauze ntre care:

- acumularea unor fenomene negative n cadrul organizaiei;

- formarea unor stocuri supranormative din cauza deficienelor n informarea centrelor de decizie i de execuie;

- ntrzieri n executarea unor comenzi;

- disfuncionaliti ale componentelor sistemului de management;

- modificri n structura organizatoric, etc.

Stabilirea temeiStabilirea temei studiului de perfecionare a sistemului informaional, pe baza cauzelor care determin declanarea respectivului studiu. Cu aceast ocazie se va preciza sfera de cuprindere n raport de activitile la care urmeaz s se aduc perfecionri ale sistemului informaional.

Trebuie precizat faptul c sfera de cuprindere va viza fie anumite activiti din cadrul organizaiei i nu subdiviziuni organizatorice, fie ansamblul activitilor desfurate. Precizarea corect a sferei de cuprindere, implicit a tematicii studiului va permite s se evidenieze toi suporii informaionali utilizai i s se descrie circuitele i fluexurile informaionale n ntregime. Restrngerea sferei de cuprindere la un compartiment funcional, spre exemplu, nu permite descrierea i analiza complet a componentelor sistemului informaional al unei activiti.

Pentru exemplificare se vor considera dou secvene de sistem informaional:

1. Recepia materialelor;

2. Alimentarea locurilor de mnc cu materiale.

Prezentarea problemelorPrezentarea problemelor de rezolvat prin re-proiectarea sistemului informaional se realizeaz pe baza unei analize de tip cauz-efect, conform creia fiecare problem poate reprezenta un efect al unei cauze. Un instrument practic utilizat n aceast faz este tabloul problemelor derivate din analiza caz-efect, prezentat n tabelul 8.2.

Tabelul 8.2

Nr.crt.Problema CauzeEfecte

1.ntrzieri n livrarea produselor finiteDepirea termenelor de fabricare a produselor-Incasarea unor facturi cu ntrziere;

-Deteriorarea relaiilor cu clienii.

2.Depirea termenelor de fabricare a produselorLansarea n fabricaie cu ntrziere a unor componente-Depirea termenelor de finalizare a fabricaiei;

-Utilizarea necorespunztoare a capacitii de producie.

3.Lansarea n fabricaie cu ntrziere a unor componente-Deficiene n procesul de informare privind recepia materialelor;

-Deficiene n declanarea activitaii de lansare n fabricaie.-Creterea duratei ciclului de fabricaie al produselor;

-Creterea costului de producie

Rezult din cele prezentate c este necesar o analiz a sistemului informaional din activitile de recepie a materialelor i de lansare n fabricaie.Stabilirea obiectivelor studiuluiStabilirea obiectivelor studiului, care reprezint niveluri de performan ce urmeaz a fi atinse n urma efecturii studiului de perfecionare a sistemului informaional. Aceste obiective vor fi stabilite pentru echipa de cercetare, care ntreprinde sudiul i nu se confund cu obiectivele strategice, tactice sau operative ale organizaiei care trebuie realizate de ctre managementul organizaiei.

Elaborarea unui studiu preliminarElaborarea unui studiu preliminar, n cadrul cruia se analizeaz elemente referitoare la:

- caracteristicile tipologice ale organizaiei care influeneaz sistemul informaional;

- restriciile sistemului informaional analizat;

- compartimentele implicate n elaborarea studiului;

- principalele informaii i documente din sistemul informaional analizat.

Toate aceste rezultate ale analizei se vor grupa ntr-un studiu preliminar, care va constitui baz de analiz detaliat a sistemului informaional supus cercetrii, care cuprinde urmtoarele:a) caracteristici tipologice

Societatea comercial este persoan juridic romn i i desfoar activitatea n conformitate cu legile romneti i cu prevederile actului constitutiv. Se vor prezenta:

obiectul de activitate; organizarea structural; managementul organizaiei;

relaiile organizaiei cu mediul extern.b) restriciile sistemului informaional

n procesul de perfecionare nu exist restricii dect cele legate de eficiena i eficacitatea acestuia, n buna funcionare a respectivei organizaii.c) compartimentele implicate n perfecionarea sistemului

ntruct tema propus se refer la recepia materialelor i alimentarea cu materiale a locurilor de munc, principalele compartimente implicate n procesul de perfecionare sunt: depozitul de materiale, aprovizionare, contabilitate, gestiunea bazei de date, compartiment lansare n fabricaie, secia de producie, magazia de materiale.

d) documente folosite n sistem

Docukentele implicate n cadrul secvenelor de sistem informaional propuse spre exemplificare sunt: nota de intrare-recepie (fig.8.1), bon de materiale (fig. 8.2), fia materialului (fig. 8.3).

8.2.2. Analiza detaliat a sistemului informaional existentObiectivele acestei etape constau n cunoaterea temeinic a sistemului informaional existent, identificarea aspectelor critice i stabilirea principalelor direcii de perfecionare.

Odat precizat aria de cuprindere a studiului, echipa de cercetare va cuta s cunoasc foarte bine sistemul informaional existent, mai ales dac membrii echipei sunt din afara organizaiei, dar i dac acetia sunt din interior, deoarece s-ar putea ca ei s nu fi fost implicai direct n toate activitile pentru care se urmrete analiza. Aceast etap presupune mai multe lucrri care pot fi grupate, dup natura i specificul lor n mai multe faze, ntre care: prezentarea funcionrii sistemului informaional existent i analiza a sistemului informaional existent.Prezentarea sistemului informaional existentPrezentarea sistemului informaional existent const n colectarea datelor i informaiilor generale privind sistemul de obiective al organizaiei, a structurii organizatorice, precum i a documentelor i informaiilor utilizate n cadrul activitilor supuse analizei. n general se vor identifica datele, informaiile, circuitele informaionale, fluxurile informaionale, procedurile utilizate n prelucrarea informaiilor i mijloacele folosite pentru tratarea informaiilor.

a.Descrierea sistemului informaional (informaii, circuite, fluxuri, proceduri) se va face printr-o prezentare detaliat a activitilor analizate. Descrierea unei secvene dintr-un sistem informaional este redat n grupajul de mai jos:

Unitatea ..................................... NOT DE INTRARE RECEPIE NR ....................................................

.................................................... Data..........................................................

Se recepioneaz mrfurile furnizate de............................................din localitatea.................................................................................

cu auto (vagon) nr................................... conform facturii (aviz de expediie) nr.......................din data de..........................................

Nr. crt.Denumire produsU.M.Cant.FurnizorAdaus comercialPre unit.

fr TVATVA

afer.

adaosPre

unit.

cu amn.Valoare

la pre cu amn.Din care TVA

Pre unitarValoareTVATotal factur%SumaPe UMTotal

Pe UMTotal

012345678910111213141516

COMISIA DE RECEPIEPRIMIT N GESTIUNE

Nume i prenumeSemnturaNume i prenumeDataSemntura

Fig. 8.1. Not de intrare- recepieUnitatea ........................Produs, lucrare (comand)

BON DE CONSUM

(COLECTIV)

Nr. doc.Data

Ziua Luna AnulCod predtor

Cod primitorNr. comand

Cod produs

Nr. crt.Denumirea materialelorContCantitatea necesarCodU/MCantitatea eliberatPre unitarValoarea

DebitorCreditor

ef compartimentGestionarPrimitor

Fig. 8.2. Bon de materiale................................... FIA DE MAGAZIE UnitateaPagina

MagaziaCODU/MPre unitar

LeiB

Material, produs, sort, calitate, marc, profil, dimensiuneStoc

normatStoc de

siguran

DocumentIntrriIeiriStocNumr de control

Data i semntura de control

DataNumrfelul

Fig.8.3. Fia de magazieO astfel de descriere trebuie nsoit, pentru o analiz a tuturor componentelor sistemului informaional de o reprezentare grafic, ce poate fi prezentat fie sub form de reprezentare pe orizontal a sistemului informaional ca n figura 8.4. (3)

Fig. 8.4. Reprezentarea grafic orizontal a sistemului informaionalReprezentarea grafic pe vertical se poate realiza prin diagrama de relaii, care red documentele implicate n sistem, circuitul acestora dim momentul generrii sau intrrii lor n sistem, pn la ieirea, distrugerea sau arhivarea lor, precum i compartimentele unde se efectueaz anumite operaii asupra documentelor. Pentru exemplificarea elaborrii diagramei de relaii vom considera un alt exemplu de secven dintr-un sistem informaional, prezentat n grupajul urmtor:

Diagrama de relaii pentru secvena de sistem informaional de mai sus este prezentat n figura 8.5. (3)Compartiment lansareSecia de producieMagazia de materiale

SHAPE \* MERGEFORMAT

Fig. 8.5. Diagrama de relaii pentru sistemul informaional descris mai sus

b. Inventarierea documentelor (suporilor informaionali) folosite n cadrul respectivului sistem face parte tot din prezentarea sistemului informaional i se poate sintetiza ca n tabelul 8.3.

Nr. crt.Denumire documentActivitatea n care se folosete

Nr. exemplareCnd se ntocmeteCine ntocmeteTermen de predareCine aprobDestinaiaLoc de arhivare

12345678910

1.Not de intrare-recepie (NIR)

Recepia materialelor3La ne-voieGestionarul depozituluiDup completareef compartimentAprovizionareMagazie

Contabilitate

2.Bon de materialeLansare n fabricaie

2La ne-voieCompartimentlansareDup completareefCompartimentMagaieMagazieSecie

Contabilitate

3.Fia de magazieRecepia i livrarea materialelor din magazie

1La ne-voieMagazionerRmne la magazieMagazinerMagazieMagazia de materiale

Tabelul 8.3.

c. Inventarierea informaiilor folosite n cadrul sistemului, mpreun cu identificarea lor n documentele (suporii informaionali) utilizate se poate prezenta ca n tabelul 8.4.

Tabelul 8.4.Nr. crt.Denumire informaieDenumirea documentului

Not de intrare-recepieBon de materialeFi de magazie

1.Denumire produsXXX

2.Unitatea de msurXXX

3.Cantitatea XXX

4.Pre unitarXXX

5.ValoareaXXX

6.TVAX

7.Adaus comercialX

8.Pre unitar fr TVAX

9.TVA aferent adausX

10.Pre unitar cu amnuntulX

11.Valoarea la pre cu amnuntulX

12.FurnizorXX

13.LocalitateaX

14.Data livrriiX

15.Data predrii materialuluiX

16.Denumire materialXX

17.Cantitatea necesarX

18.Numr comandX

19.Cod produsX

20.Cantitatea de materialX

21.Cod materialXX

22.Unitate de msur materialXX

23.Cantitatea eliberat

24.Pre unitar materialXX

25.Valoare materialX

26.MagaziaX

27.Stoc normatX

28.Stoc siguranX

29.Document

30.Cantitate intratX

31.Cantitate ieitX

32.StocX

33.Data operaieiX

34.SemnturaXX

d. Prezentarea mijloacelor de tratare a informaiilor, ce pot fi caracterizate prin prisma tipului predominant, ca n tabelul 8.5.

Tabelul 8.5.

Nr. crt.Tipul de mijloc de tratare a informaiilorDenumirePonderea n diferite activiti

1234

1.ManualStilouln majoritatea activitilor pentru completarea tipizatelor

2.ElectronicPCn redactarea unor situaii informaionale

Analiza sistemului informaional existentAnaliza sistemului informaional existent are ca scop evideniarea punctelor forte, dar mai ales a punctelor slabe (disfuncionalitilor) sistemului informaional existent. n acest scop vor fi analizate, practic toate componentele sistemului informaional, precum i msura n care acesta respect principiile specifice de proiectare i funcionare. Realizarea analizei presupune, n general, parcurgerea urmtoarelor lucrri: analiza prin prisma principiileor, analiza deficienelor major i analiza componentelor sistemului.a. Analiza sistemului informaional prin prisma principiilor de proiectare i funcionare presupune evidenierea modului de respectare a principiilor specifice, dup modelul din tabelul 8.6.

Tabelul 8.6.

Nr. crt.PrincipiulSemnificaia principiuluiDomenii n care nu se respectEfectele nerespectrii

12345

1.Unitatea metodologic a tratrii informaiilorAsigurarea unei concepii unitare de culegere i prelucrare a informaiilor care s faciliteze schimbul acestora ntre compartimente.- n contabilitate se nregistreaz manual iar n aprovizionare se prelucreaz automat - dificulti n schimbul de informaii dintre aprovizionare i contabilitate

2.Asigurarea flexibilitii sistemului informaionalAdaptarea permanent a sistemului informaional la schimbrile din mediul intern i extern al organizaiei- n domeniul contabilitii nu se folosesc aplicaii informatice- volum de munc considerabil pentru prelucrarea informaiilor

3.Concentrarea asupra abaterilor esenialeTransmiterea selectiv a informaiilor, astfel nct recepatorul s primeasc numai informaiile de care are nevoie- n domeniul produciei nu se folosete managementul prin execepii- folosirea ineficient a managerilor din domeniul produciei

b. Analiza deficienelor majore ale sistemului informaional poate fi sintetizat ca n tabelul 8.7.

Tabelul 8.7.

Nr. crt.DeficienaconstatatSemnificaiaCauze generatoareActivitile influenateEfecte

123456

1.RedundanPrelucrarea repetat a unor informaiiInsuficienta corelare a activitilor- Contabilitate- Baza de dateConsum nejustificat de munc

2.Suprancrcarea canalelor de comunicaiiTransmiterea unor informaii inutile unor centre de prelucrareLipsa unei raionalizri a sistemului informaional- Transmiterea exemplarului doi din NIR la contabilitate naite de trecerea acestuia pe la baza de date- Consum de munc suplimentar

c. Analiza componentelor sistemului informaional cuprinde:

- o analiz a informaiilor prin prisma respectrii cerinelor de raionalitate precizate mai sus;

- o analiz a circuitelor informaionale pe baza reprezentrilor grafice a sistemului informaional, pentru a evidenia punctele de prelucrare nejustificate, sau chiar situaii de redundan;

- o analiz a fluxurilor informaionale cu scopul evidenierii deficienelor prin prisma cantitii de informaii, gradului de ncrcare a acestora, precum i a vitezei cu care se transmit informaiile centrelor de prelucrare;

- analiza procedurilor utilizate n prelucrarea informaiilor, cu scopul evidenierii acelora care nu mai corespund cerinelor i care conduc la nerespeectarea unor principii specifice ale sistemului informaional;

- analiza suporilor informaionali utilizai, prin prisma modului de concepere a lor, a informaiilor care sunt prezentate i a gradului de adaptare la exigenele centrelor de prelucrare a informaiilor;

- analiza mijloacelor de tratare a informaiilor utilizate.n urma tuturor acestor analize vor fi evideniate deficeine ale sistemului informaional existent, care pot fi sintetizate ca n tabelul 8.8.

Tabelul 8.8.

Nr. crt.Deficiena constatatActivitatea n care se manifestCauze generatoareEfecte

Asupra componen-telor sistemului de managementAsupra realizrii obiectivelor organizaiei

123456

1.Lipsa de oportunita-te a informa-iilorRecepia materialelornregistrarea materialelor n magazie cu ntrziereDificulti n coordonarea activitilor de producientrzieri n fabricarea produselor

2.Circuitul informaional al exemplarului doi din NIR pre lungnregistra-rea n contabilitateTransmiterea documentului la contabilitate apoi la baza de date i napoi la contabilitateTendina de supra dimensionare a compartimentului de contabilitateCosturi de producie suplimentare

3.Flux informaional cu o cantitate pre mare de informaiinregistra-rea materialelor n contabilitateCircuite informaionale necorespunztoareDificulti n luarea deciziilorCosturi suplimentare

4.Procedur informaional necorespunztoareCalculul necesarului de materialeCalcularea necorespun-ztoare a lotului de lansat n fabricaieDecizii de slab calitateImobilizri de fonduri

5.Bonul de materiale necorespun-ztorLansarea n fabricaieLipsa informaiilor referitoare la mrimea lotului optim de lansat n fabricaieCoordonarea activitilor de producieCosturi suplimentare cu imobilizarea unor fonduri

6.Utilizarea unor mijloace manuale de prelucrare a informa-iilorProducieInsuficienta pregtire a personalului implicatLuarea unor decizii cu ntrzierentrzieri n livrarea produselor ctre beneficiari

8.2.3. Elaborarea noului sistem informaional mbuntit n aceast etap se urmrete, ca pe baza punctelor forte i slabe ale sistemului informaional existent, s se conceap i s se proiecteze msuri de perfecionare, prin a cror aplicare s se obin un nou sistem informaional mbuntit. Etapa presupune elaborarea mai multor lucrri care pot fi grupate n mai multe faze: formularea msurilor de perfecionare, elaborarea proiectului general, elaborarea proiectului de detaliu al noului sistem informaional i stabilirea avantajelor nopului sistem mbuntit (3).Formularea msurilor de perfecionareFormularea msurilor de perfecionare a sistemului informaional se realizeaz pe baza deficienelor constatate n etapa de analiz. Aceste msuri vizeaz n primul rnd componentele sistemului informaional, dar i corelarea acestuia cu celelalte componente ale sistemului de management al organizaiei. Se recomand ca aceste msuri s fie sintetizate ca n tabelul 8.9.

Tabelul 8.9.

Nr. crt.Msura de perfecionareCauzele vizateResurse necesare aplicriiEfectele scontate

12345

1.Elaborarea unei aplicaii informatice pentru activitatea de contabilitate-nerespectarea principiului unitii metodologice a tratrii informaiilor;

-costuri suplimentare

-utilizarea n continuare a mijloacelor manuale de tratare a informaiilor-specialitii de care dispune ntreprinderea-reducerea costurilor de producie;

-operativitate crescut a prelucrrii informaiilor;

-fundamentarea mai riguroas a deciziilor din domeniu

2.Scurtarea circuitului informaional al exemplarului doi din NIR, prin eliminarea transmiterii lui la baza de date datorit prelucrrii automate a informaiilor n cadrul contabilitii-circuit informaional nejustificat de lung;

-eliminarea prelucrrii repetate a informaiilor (redundan);--creterea operativitii asigurrii informaiilor;

-reducerea costurilor de producie.

3.Scurtarea circuitului informaional al bonului de materiale, prin transmiterea lui de la compartimentul de lansare direct n magazia de materiale, dup care exemplarul unu revine n secia de producie-circuit informaional nejustificat de lung;

-suprancrcarea canalelor de comunicaii;

-concentrarea asupra abaterilor eseniale.--creterea operativitii asigurrii informaiilor;

-reducerea costurilor de producie.

4.nlocuirea procedurii actuale de calcul a lotului de lansat n febricaie cu o formul de calcul a lotului optim-mrimi nejustificate a stocurilor de materiale;

-costuri suplimentare--reducerea costurilor de producie;

-coordonarea mai bun a activitii de lansare cu cea de producie.

5.Reproiectarea bonului de materiale prin introducerea informaiei privind mrimea lotului optim de lansat n fabricaie-lipsa informaiei privind mrimea optim a lotului de fabricaie;

-stocuri prea mari de materiale.--reducerea costului de producie;

-coordonarea mai bun a activitii de lansare n fabricaie cu cea de producie.

Elaborarea proiectului general al noului sistem informaionalElaborarea proiectului general al noului sistem informaional presupune conturarea principalelor circuite informaionale, precizarea punctelor de prelucrare a informaiilor i de luare a deciziilor, stabilirea principalelor proceduri i mijloace de tratare a informaiilor.Pentru exemplele de mai sus, n care se prezint doar dou scurte secvene dintr-un sistem informaional mult mai complex, este dificil s se prezinte proiectul general al noului sistem informaional, ntruct lipsesc pri importante din sistem. Dar, pot fi identificate principalele direcii de aciune, ntre care:

- schimbarea circuitelor informaionale pentru exemplarul doi din NIR i pentru cele dou exemplare din bonul de materiale;

- reproiectarea bonului de materiale;

- schimbarea unor proceduri informaionale.

Elaborarea proiectului de detaliu a noului sistem informaionalElaborarea proiectului de detaliu al noului sistem informaional, care presupune conceperea, proiectarea i realizarea tuturor componentelor sistemului inofrmaional de care depinde buna funcionare a acestuia. n aceast etap:

- se definitiveaz circuitele i fluxurile informaionale;

- se precizeaz toate procedurile folosite n prelucrarea informaiilor;

- se stabilesc punctele de prelucrare a informaiilor;

- se stabilesc metodele i tehnicile de culegere a informaiilor;

- se proiecteaz i se realizeaz suporii informaionali ce vor fi utilizai;

- se precizeaz modalitile de folosire a mijloacelor de tratare a informaiilor;

- se elaboreaz programele pe calculator care vor fi utilizate n cadrul sistemului informativ.

Proiectul de detaliu al noului sistem informaional se va finaliza printr-o descriere a acestuia la fel cum s-a descris sistemul informaional existent i printr-o reprezentare grafic sub form de flowchart sau diagram de relaii. Astfel, prima secven de sistem informaional se va schimba astfel:

Corespunztor acestei secvene de sistem informaional mbuntit, reprezentarea grafic va fi cea din figura 8.7. (3)

Fig. 8.7. Reprezentarea grafic orizontal a sistemului informaional mbuntitA doua secven de sistem informaional prezentat n etapa de analiz se va schimba astfel:

Corespunztor acestei secvene de sistem informaional, diagrama de relaii este prezentat n figura 8.8.Compartimentul de lansareSecia de producieMagazia de materiale

Fig. 8.8. Diagrama de relaii pentru sistemul informaional mbuntitReferitor la msura numrul patru propus, privind nlocuirea procedurii informaionale folosite la calculul lotului de lansat n fabricaie, se impune folosirea urmtoarei formule de calcul a lotului optim (4):

unde:

nopt lotul optim de fabricaie;

b cheltuielile de pregtire-ncheiere;

N cantitatea anual din produsul respectiv;

c costul materiilor prime, materialelor, etc. pn la intrarea lotului n fabricaie

(lei/bucat);

cp costul prelucrrii (salarii directe, cheltuieli indirecte, etc.);

T perioada n care se fabric ntreaga cantitate de produse (an); pierderea din imobilizarea a un leu mijloace circulante pe zi.Referitor la msura numrul cinci propus, n urma reproiectrii bonului de materiale, acesta se va prezenta ca cel din figura 8.9.Stabilirea avantajelor noului sistem informaionalAvantajelor noului sistem informaional, care pot fi grupate n:

1. avantaje cantitative, ce pot fi cuantificate, care se refer la:

- reducerea volumului de munc;

- reducerea numrului de personal;

- economii la fondul de salarii i CAS;

- reducerea consului de hrtie, de energie, etc.

2. avantaje calitative, ce nu pot fi cuantificate, dar care au un impact major asupra eficienei managementului din cadrul respectivei organizaii, ntre care:

- mbuntirea calitii deciziilor luate de ctre manageri;

- creterea vitezei de circulaie a informaiilor;

- mbuntirea procesului de comunicare n cadrul organizaiei;

- mbuntirea modului de exercitare a funciilor managementului;

- mbuntirea procesului de motivare a personalului;

- reducerea timpului de fundamentare a deciziilor de ctre managerii din cadrul organizaiei.

Toate aceste avantaje trebuie s justifice luarea msurilor de perfecionare propuse pentru mbuntire sistemului informaional din cadrul organizaiei.

Unitatea ........................Produs, lucrare (comand)BON DE MATERIALE

Nr. doc.Data

Ziua Luna AnulCod predtorCod primitorNr. comand

Cod produs

Nr. crt.Denumirea materialelorContCantitatea necesarCodU/MLotul optimCantitatea eliberatPre unitarValoarea

DebitorCreditor

ef compartimentGestionarPrimitor

Fig. 8.9. Bon de materiale8.2.4. Implementarea sistemului informaional mbuntitPunerea n practic a noului sistem informaional mbuntit presupune parcurgerea urmtoarelor faze: pregtirea condiiior de implementare i trecerea la noul sistem informaional.Pregtirea condiiilor de implementarePregtirea condiiilor de implementare a noului sistem informaional presupune:

- instruirea personalului n vederea cunoaterii cerinelor sistemului informaional mbuntit;

- punerea n funciune a mijloacelor tehnice de tratare a informaiilor care vor fi utilizate n cadrul noului sistem;

- testarea sistemului informaional rpoiectat pentru a face eventual unele remedieri.

Trecerea la noul sistem informaionalTrecerea la noul sistem informaional mbuntit poate fi fcut, n funcie de specificul organizaiei, caracteristicile personalului, complexitatea sistemului, etc. prin trei modaliti:

- prin sistem pilot, care presupune ca vechiul sistem informaional s fie abandonat imediat ce s-a decis adoptarea noului sistem perfecionat;

- n paralel, ceea ce nseamn c cele dou sisteme informaionale (vechi i mbuntit) vor funciona mpreun o anumit perioad de timp, pn cnd personalul implicat se obinuiete cu noul sistem;

- trecere progresiv, care presupune ca pe msur ce se abandoneaz o parte din sistemul informaional vechi s se adopte cel nou mbuntit.Indiferent ns care va fi modalitatea adoptat dup o anumit perioad, considerat de ctre specialiti ca suficient, se va nlocui vechiul sistem informaional cu sistemul informaional mbuntit.

8.3. Metodologia de proiectare a sistemului informaionalDei cele mai multe cazuri sunt de perfecionare a sistemului informaional al unei organizaii existente, sau cel puin al unor activiti existente, specialitii se confrunt i cu situaii de proiectare a uni sistem informaional al unei organizaii noi, al unei noi ntreprinderi care poate constitui rezultatul spiritului ntreprinztor al unor persoane.

n astfel de condiii, lucrrile necesare pentru conturarea unui sistem informaional, ca o component a sistemului de management al respectivei organizaii sunt diferite, deci diferite vor fi i etapele de proiectare, att din punct de vedere al numrului, ct i al structurii fiecrei etape.

n elaborarea unui sistem informaional pentru o nou organizaie trebuie s se porneasc de la strategia respectivei organizaii, de la dimensiunile ei i de la nevoia corelrii sistemului informaional cu celelalte componente ale sistemului de management.

Etapele de proiectare a sistemului informaional pentru o nou organizaie pot fi: identificarea obiectivelor fundamentale, derivate i a activitilor necesare pentru o anumit perioad, stabilirea informaiilor necesare desfurrii activitilor, identificarea i caracterizarea circuitelor i fluxurilor informaionale, precizarea procedurilor informaionale ce vor fi utilizate, stabilirea mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a informaiilor (3).8.3.1. Identificarea obiectivelor fundamentale, derivate i a activitilor necesare pentru o perioad

Subordonarea proiectrii sistemului informaional managementului organizaiei, ca principiu specific pentru acest domeniu, presupune ca i n proiectarea sistemului informaional pentru o nou organizaie s se porneasc de la obiectivele pe care managementul respectivei organizaii le are n vedere pentru o perioad viitoare.

Obiectivele fundamentale ale organizaiei deriv din strategia acesteia, care se elaboreaz pentru o perioad dat. n continuare, obiectivele derivate (de gradul I i II), specifice, precum i activitile corespunztoare se determin drept condiii necesare i suficiente ca obiectivele de nivel superior s poat fi realizate. n general, ntr-o ntreprindere productiv pot fi identificate, ca fiind necesare, mai multe activiti, ntre care:

1. Planificarea20.ntreinere S.D.V.-uri

2.Organizarea21.ncrcarea

3.Cercetarea22.Descrcarea

4.Dezvoltarea23.Transport

5.Proiectarea24.Metrologie

6.Documentarea25.Recrutare personal

7.Realizare prototip26.Selecie personal

8.Asimilare produs27.Angajare personal

9.Elaborare tehnologie28.Promovare personal

10.Fabricaia29.Pregtire personal

11.C.T.C.30.Salarizare

12.Aprovizionare31.Motivare

13.ntreinerea utilajelor32.C.F.I.

14.Repararea utilajelor33.Activitate juridic

15.Gospodrirea energiei34.Activitate administrativ

16.Vnzarea35.Paz

17.Confecionare S.D.V.-uri36.Secretariat

18.Programare producie37.Urmrirea produciei

19.Lansarea n fabricaie38.Coordonare

Pentru desfurarea acestor activiti este necesar s fie nregistrate, prelucrate i transmise, n cadrul organizaiei date i informaii, care depind de natura respectivelor activiti, de nivelul de pregtire al personalului i de nivelul de dotare al organizaiei.8.3.2. Stabilirea informaiilor necesare desfurrii activitilorInventarierea tuturor informaiilor necesare desfurrii activitilor pentru realizarea obiectivelor presupune o analiz a fiecrei activiti prin prima relaiilor cu alte activiti. Spre exemplu, pentru activitatea de elaborare a programului operativ de producie se vor identifica:

- informaiile de intrare din:

a. activitatea de desfacere, referitoare la:

identificarea produselor

cantiti de executat

b. activitatea de pregtire a fabricaiei, referitoare la:

structura produsului pe niveluri

articole ce se realizeaz n colaborare

cantiti de articole pe produs

c. activitatea de elaborare a programului coordonator, referitoare la:

mrimea lotului de fabricaie

termenul final

devansarea termenului de ncepere a operaiei precedente

durata ciclului operativ

- informaii de ieire:

termen final al unei operaii de nivel n

devansarea calendaristic a operaiei de nivel n

Tot n aceast etap se identific i informaiile referitoare la activitile care se desfoar n colaborare cu alte organizaii (ntreprinderi).8.3.3. Identificarea i caracterizarea circuitelor i fluxurilor informaionalePe baza informaiilor referitoare la corelarea dintre activitile necesare realizrii obiectivelor organizaiei se pot identifica circuitele informaionale (traseele parcurse de informaii din momentul creerii lor, pn n momentul arhivrii sau ieirii din sistem). Aceste circuite informaionale reflect puntele de tratare a informaiilor n cadrul organizaiei, fie c sunt centre de decizie, fie c sunt simple centre de prelucrare a informaiilor.

Fluxurile informaionale se pot identifica n urma caracterizrii circuitelor informaionale prin prisma volumului de informaii necesare, al frecvenei utilizrii acestora i al vitezei cu care respectivele informaii circul pe traseele predeterminate.

Circuitele i fluxurile informaionale identificate vor fi reprezentate att printr-o descriere a lor, ct i printr-o reprezentare grafic de tip flowchart sau diagram de relaii corespunztoare, dar mult mai sugestiv pentru utlizator.8.3.4. Precizarea procedurilor informaionaleProcedurile informaionale, ca ansamblu de elemente prin care se specific modalitile de culegere, nregistrare, prelucrare i transmitere a informaiilor n cadrul organizaiei rezult din descrierea modului de tratare a informaiilor i a suporilor informaionali utilizai. Procedurile informaionale se stabilesc n strns legtur cu mijloacele de tratare a informaiilor, care se preconizeaz a fi utilizate n cadrul respectivei organizaii.

Ca urmare se vor identifica i caracteriza relaiile de calcul pentru obinerea unor informaii de ieire dintr-un modul, pe baza informaiilor de intrare. Vor fi precizai suporii informaionali utilizai (hrtie, CD, DVD, etc.), n general n sistem i n special de fiecare centru de prelucrare a informaiilor.8.3.5. Stabilirea mijloacelor de tratare a informaiilorMijloacele de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a informaiilor se stabilesc n raport de complexitatea sistemului informaional, de gradul de prelucrare electronic a informaiilor, de nivelul de pregtire al personalului din cadrul organizaiei i de potenialul respectivei organizaii.

Odat fixate mijloacele de tratare a informaiilor, acestea se vor pune n funciune, dup care va fi instruit personalul care urmeaz s foloseasc respectivele mijloace.8.4. Metode specifice de (re)proiectare a sistemului informaional

Pe lng unele metode care se folosesc n general n (re)proiectarea sistemului de management al organizaiei (ex. Interviul, chestionarul, observrile instantanee, consultarea documentelor, etc.), n procesul de (re)proiectare a sistemului informaional se foilosesc unele metode specifice, mai ales n reprezentarea grafic a circuitelor informaionale. Aadar, pentru analiza i proiectarea circuitelor i fluxurilor informaionale se folosesc frecvent urmtoarele metode de reprezentare grafic: schema bloc (diagrama de rutin), schema logic, diagrama orizontal i diagrama vertical (7).8.4.1. Schema bloc (diagrama de rutin) Schema bloc (diagrama de rutin) se caracterizeaz prin faptul c n cadrul ei se folosesc simboluri numai pentru documente i compartimente, prin care se red sistemul informaional ntr-o descriere general. Ea ocup un spaiu restrns i poate fi perceput cu uurin, sesiznd eventualele deficiene din circulaia documentelor.

Dei prezint avantajele privind simplitatea reprezentrii grafice i uurina perceperii ansamblului sistemului informaional prezentat, ea prezint dezavantajul c nu red n detaliu respectivul sistem, din care cauz pot scpa cercettorului numeroase deficiene ale sistemului informaional.

Simbolurile folosite n schema bloc sunt prezentate n figura 8.9.

Fig.8.9. Simboluri folosite n schema bloc8.4.2. Schema logicSchema logic reprezint operaiile care se efectueaz i deciziile care se iau n cadrul compartimentelor participante la activitatea respectiv, fr a prezenta documentele care circul sau care se creaz n respectivele compartimente.

Simbolurile folosite la elaborarea schemelor logice sunt prezentate n figura 28.10.

28.10. Simboluri folosite n schema logic8.4.3. Diagrama orizontal

Diagrama orizontal reprezint circuitele documentelor, operaiile efectuate asupra informaiilor i interdependena dintre documente n procesul elaborrii documentelor respective. Diagrama orizontal permite urmrirea cu uurin a circuitului documentelor pn la finalizare, faciliteaz depistarea paralelismelor n efectuarea operaiilor i a operaiilor inutile, dar ea este mai dificil de realizat.

Pentru elaborarea diagramei orizontale se utilizeaz simbolurile din figura 8.11.

Fig. 8.11. Simboluri folosite n diagrama orizontal8.4.4. Diagrama vertical

Diagrama vertical cuprinde circuitele informaionale interdependente dintre documente, subdiviziunile organizatorice implicate, operaiile efectuate, centrele de decizie i de execuie, precum i descrierea operaiilor.Simbolurile utilizate n elaborarea diagramei verticale sunt cele prezentate n figura 28.12.

Fig.8.12. Simbolurile utilizate n diagrama vertical8.5. Bibliografie1. Beaudichon J.- La communication, Armand Colin, Paris, 1997

2. Burdu E.

- Fundamentele managementului organizaiei, Ediia a doua, Editura Economic, Bucureti, 2007

3. Burdu E. Cprrescu G. AndroniceanuA. - Managementul schimbrii organizaionale, Ediia a treia, Editura Economic, Bucureti, 2008

4. Fediuc M.

Burdu; E.

Constantinescu D.

Jaba O.

Cr[ciunescu V.

Naghi M.

Moldoveanu G.- Programarea produciei industriale, Editura Didactic[ ;i Pedagogic[, Bucure;ti, 1982

5. Haag S. Cummings M. Dawkins J.- Management Informatio Systems for the Information Age, Irwin McGraw-Hill, 1998

6. Hammer M.

Champy J.- Reengeneering-ul ntreprinderii, Editura Tehnic, Bucureti, 1996

7. Hido C.- Analiza i proiectarea circuitelor informaionale n unitile economice, Editura tehnic, Bucureti

8. Lesco H.- Information et adaptation de lentreprise Masson, Paris, 1989

9. Mucchinelli A- Approche systmatique et communicationalle des organisations, Armand Colin, Paris, 1998

10. Organ D.

Bateman Th.- Organizational Behavior, Homewood Illinois, 1986

11. Peretti A.

J.A. Legrand .a.- Tehnici de comunicare, Editura Polirom, Iai, 2001

12. Poulet B.- La conduite de Runione, Les Editions Demos, 1999

13. Rogers Carl- On Becoming a Person, Houghton Mifflin, Boston, 1961

14. Russu C.- Organizarea structural-informaional a ntreprinderii, Editura Politic, Bucureti,

15. Stanton N.- Comunicarea, SC tiin i Tehnic, Bucureti, 1995

16. Thompson A.

Strickland jr. Aj.- Stratagic management, ediia a patra, Homewood, Illinois, 1987

17. Vasilescu P. Dunca V.- Proiectarea sistemelor informatice. Cadrul general, studiu de caz., Editura tehnic, Bucureti, 1979

18. T. Zorlenan,

E. Burdu,

G. Cprrescu- Managementul organizaiei, Editura Economic, Bucureti, 1998

Recepia materialelor n depozitul de materiale se face pe baza Notei de intrare-recepie (NIR), care se ntocmete de ctre gestionarul depozitului de materiale, n trei exemplare. Exemplarul trei rmne la depozit, unde se arhiveaz, iar celelalte dou se transmit serviciului de aprovizionare, unde dup ce se nregistreaz cantitatea, exemplarul unu se arhiveaz, iar exemplarul doi se trimite la serviciul contabilitate. Dup ce se nregistreaz n contabilitate cantitatea prevzut, se trimite la gestionarul bazei de date pentru nregistrare, n vederea calculrii stocurilor, iar n final se ntoarce la contabilitate unde se arhiveaz. (3)

Exemplar 1

Exemplar 2

Exemplar 3

NIR

Depozit materiale

Aprovizionare nregistrare

Contabilitate Manipulare Baza Contabilitate

de date

Compartimentul de lansaren fabricaie ntocmete Bonul de materiale (D1), n dou exemplare care sunt trimise n secia de fabricaie, unde eful de secie semneaz pe primul exemplar. Apoi, cele dou exemplare din bonul de materiale se trimit la magazia de materiale, unde se scoate Fia materialului (D2), pentru a fi notat n aceasta cantitatea care se va elibera i se va recalcula stocul, dup care fia se arhiveaz. Se completeaz, de ctre magazioner, pe cele dou exemplare ale bonului de materiale cantitatea de material eliberat, dup care se arhiveaz. Un exemplar din bonul de materiale, rmne la magazie iar al doilea exemplar este trimis, mpreun cu materialul n secia de producie. (3)

2

Bon de material 1

Bon de material 1

Se semneaz primul exemplar

2

Bon de material 1

Bon de material 2

Se noteaz pe bon cantitatea eliberat

Se dezarhiveaz fia de magazie

2

Bon de material 1

Fi de magazie

2

Bon de material 1

Document n dou exemplare

Compartiment A

- document creat

- compartiment

- document

- document influenat

- influena unui document existent (1) asupra altui document creat n acelai compartiment, dup care ele se ataeaz (2) i circul mpreun

- arhivare

Compar-

timent A

Compartiment B

1

2

3

4

Compartiment A

1

2

- documentul n dou exemplare creat n B circul prin (1) n A, se ntorc prin (2) n B, apoi un exeplar se arhiveaz (3) iar altul iese din B prin (4) n afar

- intrare

- ieire

- document

- document n trei exemplare

- operaie, prelucrare

- decizie

- conector de pagin

- control, verificare

- crearea unui document nou

- nscriere pe un document

- manipulare (capsare, punere n plic, etc.)

- verificare date

- transport document

- ateptare document

- arhivare document

- linie de influen

- influena mai multor documente

- verificare + manipulare

- verificare + nscriere

n

2

1

- generare

document n mai multe exemplare

- distrugere document

- operaie (transport) comun pentru mai multe documente

- operaie (nscriere) numai pe un exemplar

1

2

- un document de pe nivelul 1 conduce la generarea unuia pe nivelul 2

1

2

- un document de pe nivelul 1 conduce la adugarea de

informaii pe documentul de pe

nivelul 2

20%

80%

- simbolul de mai sus arat c n 20% din cazuri documentul suport dou operaii n plus fa de cele 80% din cazuri

- apariia unui

document circulant

- apariia unui dosar,

condici, etc.

- document care apare

odat cu nscrierea

de date n el

- document fix care

este consultat

- preluarea unei

informaii de pe

un document

- nscrierea unei

informaii pe un

document

- verificare, control

fr nscriere de date

- verificare, control

cu nscriere de date

- efectuarea unui calcul

- arhivare

- triere

- ieirea documentului

din activitate

- intrarea documentului

n activitate

A B C

A B C

A B C

A B C

A B C D E

- apariia unui document n dou exemplare (C,D) prin nscrierea din A,B,E

- din documentul B ataat la A se nscrie informaia n C

- nscrierea n documentul B a unei informaii preluate din A

- documentul B este detaat de documentul A

- documentul B este ataat la documentul A

- clasare temporar

- declasare

- distrugerea unui document

Recepia materialelor n depozitul de materiale se face pe baza Notei de intrare-recepie (NIR), care se ntocmete de ctre gestionarul depozitului de materiale, n trei exemplare. Exemplarul trei rmne la depozit, unde se arhiveaz, iar celelalte dou se transmit serviciului de aprovizionare, unde dup ce se nregistreaz cantitatea, exemplarul unu se arhiveaz, iar exemplarul doi se trimite la serviciul contabilitate unde se arhiveaz. (3)

Contabilitate

Aprovizionare nregistrare

Depozit materiale

NIR

Exemplar 3

Exemplar 2

Exemplar 1

Compartimentul de lansaren fabricaie ntocmete Bonul de materiale (D1), n dou exemplare care sunt trimise la magazia de materiale, unde se scoate Fia materialului (D2), pentru a fi notat n aceasta cantitatea care se va elibera i se va recalcula stocul, dup care fia se arhiveaz. Se completeaz, de ctre magazioner, pe cele dou exemplare ale bonului de materiale cantitatea de material eliberat, dup care se arhiveaz. Exemplarul doi din bonul de materiale rmne la magazie iar primul exemplar este trimis, mpreun cu materialul n secia de producie. (3)

deplasare

EMBED Equation.3

Bon de 1 materiale

Bon de 2 materiale

Bon de 1 materiale

Se noteaz pe bon cantitatea eliberat fia materialului

Fi de magazie

Se dezarhiveaz fia de magazie

Bon de 1 materiale

Bon de 1 materiale

_1241017778.unknown