Studii, articole

COMUNICAREA ORGANIZA}IONAL~Comunicarea reprezint` una dintre cheile eficien]ei organiza]iei militare, pentru c` ea influen]eaz` [i, la rndul ei, este influen]at` de toate fenomenele [i procesele organiza]ionale.rganiza]ia militar` a urm`rit permanent perfec]ionarea activit`]ilor pe care le desf`[oar` n vederea ob]inerii unei competitivit`]i superioare. Avnd n vedere c` r`zboiul s-a mutat de pe cmpul de lupt` n cmpul informa]ional [i c` exist` o presiune n a r`spunde nevoilor societ`]ii de flexibilitate, profesionalism [i progres, armata trebuie s` includ` n strategiile ei [i aspecte legate de comunicarea organiza]ional`, care s`-i permit` s` ating` un nivel de eficien]` ridicat. Din orice perspectiv` am analiza organiza]ia militar`, trebuie s` avem n vedere c` aceasta este caracterizat` de normativizare, formalizare, rigurozitate, ritualizare [i conformism, aspecte definitorii care sunt [i tr`s`turi importante ale comunic`rii. Exigen]elor de ordin teoretic, dar [i practic, de analiz` a comunic`rii n organiza]ii, le r`spunde cel mai bine modelul elaborat de Pamela Schocklez-Zabak (2002) (n Zlate M., p.500).

AVR~MESCU ANA RALUCA Centrul Militar Jude]ean Arge[

O

Acest model are meritul de a defini factorii eficien]ei comunic`rii organiza]ionale p`strnd elementele clasice ale comunic`rii (participan]i [i procese) [i de a scoate n eviden]` rolul factorilor psihoorganiza]ionali, experen]iali [i contextuali, ce reprezint` nu doar mediul de desf`[urare a comunic`rii, ci ns`[i materia ei prim`. Conform acestui model, factorii eficien]ei comunic`rii organiza]ionale sunt reprezenta]i de urm`toarele competen]e: competen]a cunoa[terii (abilitatea de a n]elege mediul comunica]ional organiza]ional); competen]a senzitivit`]ii (abilitatea de a intui corect sentimentele celorlal]i membri ai organiza]iei); competen]a deprinderilor (abilitatea de a analiza corect situa]iile organiza]ionale [i a gestiona eficient mesajele organiza]iei); competen]a valorilor (abilitatea asum`rii responsabilit`]ii pentru eficien]a comunic`rii). Comunicarea organiza]ional` este att formal`, ct [i

informal`. Direc]ia fluxului comunica]ional n organiza]ie diferen]iaz` comunicarea formal` n comunicare vertical` (ascendent` [i descendent`)[i comunicare orizontal`. Institu]ia militar` acord` un loc important comunic`rii formale [i, de aceea, mesajele, canalele, re]elele de comunicare interne institu]iei sunt prestabilite [i riguros reglementate. Comunicarea descendent` se desf`[oar` de la e[aloanele superioare c`tre cele inferioare, avnd ca ini]iatori [efii [i ca receptori subordona]ii lor. n organiza]ia militar`, comunicarea descendent` se face pe lan]ul ierarhiei structurilor militare [i presupune, de regul`, urm`toarele activit`]i: transmiterea ordinelor, normelor, instruc]iunilor de implementare a obiectivelor [i strategiilor organiza]ionale; furnizarea informa]iilor cu privire la procedurile [i practicile folosite, mai ales n cazul celor care necesit` mbun`t`]iri; realizarea feedbackului de evaluare a activit`]ilor [i performan]elor ob]inute n urma controalelor de evaluare [i

14

august

2005

SPIRIT MILITAR MODERN

Foto:

PETRIC~

MIHALACHE

Studii, articole

Pagina 13

N MEDIUL MILITARFigura nr. 1 Modelul comunic`rii organiza]ionale

ndrumare, care au loc periodic pe diferite segmente de activitate; difuzarea de mesaje referitoare la valorile organiza]iei militare prin ceremoniale ca: participarea reprezentan]ilor institu]iei la diverse manifest`ri comemorative sau citirea de c`tre comandant, n cadrul adun`rilor cu personalul, a mesajelor ministrului ap`r`rii na]ionale, ale [efului Statului Major General sau ale altor personalit`]i cu ocazia zilei na]ionale a Romniei, a Armatei Romne, a diferitelor arme sau cu ocazia s`rb`torilor religioase. O comunicare descendent` eficient` asigur` nu doar coordonarea [i controlul subordona]ilor, ci totodat` pune n rela]ie diferite niveluri ierarhice n func]ie de necesit`]i. Concentrarea comunic`rii descendente pe transmiterea de directive [i proceduri n detrimentul evalu`rii performan]elor [i a inform`rii asupra necesit`]ii ndeplinirii unor sarcini poate avea un impact organiza]ional negativ important. Reforma armatei a adus schimb`ri n procesul managerial, n sensul moderniz`rii acestuia [i adapt`rii la cerin]ele structurilor euroatlantice. Cu toate acestea, mai exist` situa]ii n care subordona]ii nu au suficiente informa]ii necesare realiz`rii anumitor activit`]i, ceea ce pentru un executant poate fi deosebit de frustrant. Lupt`torii profesioni[ti execut` ordinele ntr-un mod aproape automat, n situa]ii-limit` de lupt`, acest lucru asigurndu-le succesul opera]iunii. n schimb, n procesul instructiveducativ [i n structurile cu caracter administrativ, reconsiderarea subordonatului [i activit`]ii lui, din perspectiv` afectivmotiva]ional`, nu ar aduce dect beneficii. n comunicarea descendent`, pot ap`rea [i unele probleme legate de

neconcordan]a dintre ceea ce cred managerii c` au comunicat [i ceea ce cred subordona]ii c` li s-a comunicat. n timp ce managerii [i percep mesajele ca fiind pozitive, subordona]ii tind s` le perceap` ca indicatori ai insatisfac]iei conducerii n leg`tur` cu activitatea lor. De aceea, este necesar, mai ales n cazul comunic`rilor scrise, elementele pozitive s` fie la fel de bine scoase n eviden]` \n aceea[i m`sur` ca [i elementele negative. De asemenea, din perspectiva reformei armatei, managerii militari trebuie s` acorde o importan]` deosebit` feedback-ului n comunicarea descendent`, nu doar pentru a-i asigura eficien]a, ci [i pentru a implica subordona]ii n procesul de schimbare a organiza]iei. Comunicarea ascendent` se desf`[oar` de la nivelurile ierarhice inferioare c`tre cele superioare, avnd ca ini]iator subordonatul [i ca receptor managerul. Rolul principal al acestui tip de comunicare este de asigurare a feedbackului privind modul de ndeplinire a sarcinilor [i activit`]ilor, care se face, n

principal, prin intermediul rapoartelor privind activit`]ile desf`[urate [i performan]ele ob]inute. Aceste rapoarte, c`rora le este acordat` o mare nsemn`tate n fluxurile de comunicare ale sistemului militar, sunt solicitate periodic de c`tre e[aloanele superioare [i ele presupun, printre altele: transmiterea problemelor [i aspectelor critice care i-au pus n dificultate pe subordona]i aceasta este o practic` frecvent` mai ales pe segmente mai mici ale ierarhiei, de la subordonat la [eful nemijlocit; naintarea propunerilor pentru mbun`t`]irea activit`]ii care se reflect` ulterior n productivitatea activit`]ilor desf`surate; comunicarea nemul]umirilor [i conflictelor existente n rndul angaja]ilor, n vederea solu]ion`rii lor aspect ce poate influen]a n mod pozitiv climatul organiza]ional. Acestor ultime dou` chestiuni le este acordat` o aten]ie deosebit` de c`tre organiza]ia militar`. Lunar se desf`[oar` adun`ri f`r` ordine de zi, pe categorii de personal, n care se apeleaz` la sentimentul apartenen]ei la o anumit` categorie profesional`, ca facilitator al exprim`rii libere a problemelor [i al deschiderii psihologice pentru identificarea celor mai bune solu]ii. Reac]ia organiza]iei militare la orice form` de conflict este prompt`, ceea ce face ca cea mai mare parte a poten]ialelor conflicte s` fie reprimate din fa[`, mai ales printr-o abordare de tipul autoritate-supunere. n cadrul comunic`rii ascendente, poate ap`rea problema interpret`rii de c`tre superiori a informa]iilor transmise de c`tre subordona]i. Percep]ia de c`tre subordona]i a faptului c` p`strarea locului de munc` [i ob]inerea unei promov`ri depinde de [ef distorsioneaz` comunicarea ascendent` prin manifestarea tendin]elor de minimalizare a e[ecurilor [i de supraevaluare a realiz`rilor. Un aspect aparte este acela de omisiune voit` a unor fapte care ar demonstra incompeten]a subordonatului sau incapacitatea sa temporar` de a ndeplini obiectivele propuse. Astfel de situa]ii pot fi

COMUNICAREA ASCENDENT

COMUNICAREA DESCENDENT

COMUNICAREA ORIZONTAL PROBLEME DE COORDONAREPROBLEME DE INFLUENARE

PROBLEME DE INTERPRETARE

Figura nr. 2 Tipurile comunic`rii formale 2005 15

SPIRIT MILITAR MODERN

august

Studii, articole

Comunicarea reprezint` una dintre cheile organiza]iei militareprevenite dac` managerul militar analizeaz` modul de desf`[urare a comunic`rii cu fiecare subordonat n parte [i observ` felul de manifestare a unor asemenea tendin]e neproductive. O alt` percep]ie care afecteaz` eficien]a comunic`rii ascendente este aceea referitoare la inabordabilitatea comandantului. Subordona]ii tind s` aprecieze c`, [eful n special comandantul unit`]ii nu poate fi abordat pentru raportarea unor probleme minore, pentru c` este o persoan` foarte important`, ocupat` [i care nu trebuie deranjat`. Acest lucru, valabil cu prec`dere pentru cei nou-veni]i n organiza]ie, care nu sunt foarte familiariza]i cu regulile mediului organiza]ional respectiv duce la ntrzieri, acumul`ri de probleme sau la rezolvarea lor neconform` cu standardele organiza]iei. A[a cum rezult` din cercet`rile lui Torrington[i Hall (1991), comunicarea ascendent` l ajut` pe manager s` n]eleag` problemele profesionale [i personale ale subordona]ilor, l avertizeaz` n privin]a problemelor poten]iale, i asigur` informa]iile necesare pentru luarea deciziilor [i pentru identificarea unor solu]ii func]ionale [i l conecteaz` la atitudinile [i valorile subordona]ilor. De asemenea, comunicarea ascendent` este cea care i ajut` pe subordona]i s` participe [i s` contribuie la rezolvarea problemelor, crescndu-le16

motiva]ia [i, nu n ultimul rnd, ea este o surs` pre]ioas` de feedback pentru comunicarea descendent`, furniznd numeroase idei de mbun`t`]ire a acesteia. Comunicarea orizontal` se desf`[oar` ntre membrii aceluia[i departament sau ntre departamente diferite aflate pe acela[i nivel ierarhic. La nivel intradepartamental, are ca scop principal rezolvarea sarcinilor curente, n timp ce la nivel interdepartamental faciliteaz` coordonarea activit`]ilor n vederea rezolv`rii sarcinilor comune. Acest tip de comunicare permite schimbul de informa]ii ntre membrii organiza]iei privind n]elegerea unor fenomene, metode, probleme cu care se confrunt` [i le dezvolt` satisfac]ia la locul de munc`. De asemenea, comunicarea orizontal` este cea care mijloce[te solu]ionarea conflictelor care apar, de exemplu, atunci cnd departamente diferite sau membrii aceluia[i departament se afl` n concuren]` n raport cu resursele organiza]iei. Dincolo de toate acestea, comunicarea orizontal` este asem`n`toare comunic`rii informale, de[i nu se identific` total cu aceasta. Comunicarea informal` exist` n afara comunic`rii formale, putnd fi chiar mai eficient` dect aceasta [i este dat` de nevoile psihologice ale oamenilor, frecven]a contactelor dintre ei, similarit`]ile de vrst`, sex, de timpul petrecut mpreun` naugust

organiza]ie sau n afara ei. n cadrul comunic`rii neoficiale, informa]iile circul` cu o foarte mare rapiditate, liber, n toate sensurile [i direc]iile, nerestric]ionate de organizarea ierarhic` a autorit`]ii. De cele mai multe ori, informa]iile neoficiale se refer` la succesele sau e[ecurile organiza]iei, dificult`]ile cu care se confrunt` [i eforturile depuse pentru dep`[irea lor, schimb`rile ce pot ap`rea n organiza]ie, aspectele legate de via]a personal` a managerilor sau a membrilor grupurilor de munc`. Dup` unele studii, se pare c` o bun` parte a informa]iilor transmise informal nu sunt adev`rate. Greenberg [i Baron (1993) (M. Zlate, 2004, p. 505) sus]in c` este suficient doar un singur fapt inexact pentru a face s` sufere n]elesul global al mesajelor vehiculate ntre membrii organiza]iei. Corectitudinea par]ial` sau relativ` a informa]iilor [i dificultatea de a le verifica baza real` au condus la crearea unei reputa]ii proaste a comunic`rii informale, mai ales n rndul managerilor. Forma tipic` de comunicare informal`, caracteristic` inclusiv organiza]iei militare, este grapevine (vi]` de vie), care se activeaz` atunci cnd apar situa]ii neclare, nesigure, de schimbare, alegere sau tensiune [i/sau sunt blocate c`ile oficiale de comunicare. Rolul comunic`rii de tip grapevine este acela de a umple golurile de2005

SPIRIT MILITAR MODERN

Studii, articoleFigura nr. 3 Tipuri de comunic`ri informale

Pagina 13

Linie unic`

Brf`

Probabilitate

Ciorchine

Optimizarea comunic`rii organiza]ionale, unul dintre cei mai importan]i factori care influen]eaz` desf`[urarea eficient` a activit`]ilor ntr-o organiza]ie, a fost [i trebuie s` r`mn` printre priorit`]ile de modernizare ale institu]iei militare aflat` n fa]a unor provoc`ri de natur` social` [i informa]ional` din ce n ce mai complexe.

BIBLIOGRAFIEinforma]ie [i a clarifica deciziile conducerii. Dup` Keith Davis (1992), exist` patru tipuri de comunicare grapevine: re]eaua linie unic`, atunci cnd informa]ia trece de la o persoan` la alta; re]eaua de tip brf`, atunci cnd o persoan` transmite informa]ii tuturor celorlalte; re]eaua de tip probabilitate, atunci cnd informa]ia circul` conform legilor probabilit`]ii, la ntmplare; re]eaua de tip ciorchine, atunci cnd sunt informa]i selectiv anumi]i membri ai grupului. Printre efectele pozitive ale comunic`rii de tip grapevine se pot num`ra: oferirea sentimentului de securitate [i apartenen]`, posibilitatea de desc`rcare emo]ional`, asigurarea unei importante surse de feedback pentru manageri. Rigurozitatea militar` a dus la restric]ionarea comunic`rii informale, prin ncercarea de o ncadra ntre ni[te repere formalizate. Astfel, ritualurile de socializare a angaja]ilor cum ar fi, de pild`, s`rb`torirea zilelor onomastice, de na[tere, organizarea petrecerilor de sfr[it de an se desf`[oar` dup` reguli prestabilite. ncercarea de controlare a comunic`rii informale, mai mult n sensul ncadr`rii n ni[te repere [i cu scop de supraveghere, dac` este realizat` rezonabil, ntr-o manier` discret`, poate s` poten]eze efectele pozitive ale comunic`rii informale, contribuie la cre[terea coeziunii grupului, la crearea unui climat organiza]ional stimulator, faciliteaz` contactul membrilor organiza]iei cu puterea formal` [i asigur` cre[terea influen]ei liderilor informali n organiza]ie.Cracsner, Constantin-Edmond, Elemente de psihologie militar`, Bucure[ti, Editura Academiei de nalte Studii Militare, 2003. Cracsner, Constantin-Edmond, Istoria psihologiei militare romne[ti, Bucure[ti, Editura Psyche, 2005. D`nu], Maria, Rolul comunic`rii manageriale n conducerea organiza]iei militare, n Psihologia lupt`torului, coordonatori Horia Pitariu, Filaret Sntion, Bucure[ti, Editura Militar`, 2003. Dinu, Mihai, Comunicarea, Bucure[ti, Editura {tiin]ific`, 1999. Iacob, Lumini]a, Cercetarea comunic`rii ast`zi, n Psihologie social`, coordonator Adrian Neculau, Ia[i, Editura Polirom, 1996. Vl`sceanu, Mihaela, Organiza]ii [i comportament organiza]ional, Ia[i, Editura Polirom, 2003. Zlate, Mielu, Tratat de psihologie organiza]ional-managerial` , Ia[i, Editura Polirom, 2004.Foto: EUGEN MIHAI

SPIRIT MILITAR MODERN

august

2005

17