raport audit organizational

Download Raport Audit Organizational

If you can't read please download the document

Upload: elena-dragan

Post on 09-Aug-2015

123 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

CURTEA DE CONTURI A ROMNIEIRAPORT DE AUDITBucure ti, noiembrie 2007

Ac iunea de audit Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional (cod 50 105) Riscuri estimate La nivelul prim riilor nu se acord suficient aten ie domeniului organiza ional, ceea ce are impact semnificativ asupra performan ei acestora i asupra modului n care sunt rezolvate interesele prezente i de perspectiv ale cet enilor inta auditului Identificarea zonelor poten ial perfectibile, din (impactul punct de vedere organizatoric, mbun t irea estimat) performan ei activit ii prim riilor i direc ionarea acesteia cu prec dere c tre problemele cet enilor Obiectivul Stabilirea unor concluzii reale cu privire la general al m sura n care sunt abordate aspectele auditului organiza ionale interne i la influen a acestora asupra desf ur rii performante a activit ii prim riilor Divizia care a Divizia I Controlul contului general de ini iat i a execu ie a bugetului de stat, datoriei publice, coordonat garan iilor guvernamentale i a crean elor ac iunea statului; auditul performan ei i al sistemelor informatice Entit i auditate Prim rii ale municipiilor re edin de jude / prim rii or ene ti Perioada auditat 2004 2007 Entit i auditoare Camerele de Conturi teritoriale ale Cur ii de Conturi a Romniei Raport de audit Nr. /..................2007 Destinatarii -Parlamentul Romniei ac iunii de audit -Guvernul Romniei (Ministerul Internelor i Reformei Administrative - Unitatea Central pentru Reforma Administra iei Publice) -Autorit ile administra iei publice locale, executive i deliberative -Asocia ia Municipiilor din Romnia Consilier de conturi Prof.univ.dr. tefan Popa Supervizat Avizat Redactat Director Controlor financiar Ani oara Fr il Cristian Neagu

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

2

(1) (2)

I. Date generale despre ac iunea de audit Prezenta ac iune de audit a fost desf urat n teritoriu, n 40 de jude e i n Municipiul

Bucure ti, de c tre Camerele de Conturi teritoriale ale Cur ii de Conturi a Romniei.(3)

Au fost auditate 41 de prim rii municipale i or ene ti i 2 prim rii de sector din

Municipiul Bucure ti.(4) (5)

1.1. Despre auditul organiza ional Auditul organiza ional este un audit al performan ei organiz rii interne a entit ilor i spre sistemul informa ional, elementele comunic rii i

auditate care, generic vorbind, prive te att spre obiectivele, sarcinile, competen ele i responsabilit ile acestora ct resursele umane.(6) (7)

1.2 Mandatul legal Curtea de Conturi a Romniei a ini iat prezenta ac iune de audit n baza mandatului i completat prin Legea nr. 77/2002,

legal conferit de prevederile art.16 alin. (1) i (2) din Legea nr. 94/1992 privind organizarea i func ionarea Cur ii de Conturi, republicat , modificat autorit ilor administra iei publice locale.(8) (9)

continund astfel seria auditurilor din anii 2004 - 2006 privind performan a la nivelul

1.3 Motiva ia ac iunii Ini ierea ac iunii de audit a avut ca principale fundamente att aten ia pe care Curtea de

Conturi o acord intereselor generale ale membrilor comunit ilor locale ct i inten ia de a contribui n mod profesional la mbun t irea performan ei activit ii autorit ilor administra iei publice locale executive (prim rii) i la armonizarea nivelului acesteia cu cel al consolid rii autonomiei locale.(10)

n condi iile n care conceptul de autonomie extins este un principiu solid care trebuie

pus n practic de o manier compatibil cu principiul responsabilit ii i al r spunderii manageriale, managementul de nivel superior ar trebui s fie responsabil, dar i direct interesat, de adoptarea unui cadru organizatoric adecvat care s eficiente i func ionale. asigure atingerea obiectivelor i implementarea, la nivelele opera ionale din subordine, a unor sisteme i proceduri de control

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

3(11) (12)

1.4 Legisla ia n domeniu Reglement rile legale privind strict domeniului organiza ional sunt relativ pu in i/sau

cuprinz toare i oarecum recente mai vast fiind sfera actelor normative care au leg tur influen eaz n mod indirect domeniul (anexa nr.1).(13)

Ca urmare, n activitatea de audit s-a resim it o anumit dificultate n definirea criteriilor

de audit avnd ca surs legisla ia n domeniu (criteriile de audit fiind termeni de referin fa de care se analizeaz performan a activit ii auditate).(14) (15)

1.5 Evaluarea riscurilor Riscul principal a fost identificat ca fiind apari ia unor disfunc ionalit i cu consecin e

negative asupra performan ei prim riilor i a modului n care sunt abordate interesele prezente i de perspectiv ale cet enilor, ca urmare a unei unei aten ii insuficiente acordate domeniului organiza ional.(16)

Au fost estimate zonele cu probabilitate ridicat de risc, acolo unde are loc contactul

direct cu cet enii (rela ii cu publicul; eviden a persoanelor .a.) dar i n locurile mai pu in vizibile, n care sunt elaborate strategiile, programele i proiectele (organizare, economic, resurse umane .a.)(17) (18)

1.6 inta auditului inta auditului (impact estimat - sau ce se a teapt de la audit) o reprezint identificarea

zonelor poten ial perfectibile, din punct de vedere organizatoric, mbun t irea performan ei activit ii prim riilor i direc ionarea acesteia cu prec dere c tre problemele cet enilor.(19)

Criteriul general de performan

este circumscris dezideratului conform c ruia cerin elor comunit ii locale privind buna

activitatea prim riilor trebuie s gospod rire protec ia mediului .a.(20) (21)

r spund

i modernizare a localit ilor, dezvoltarea durabil , securitatea cet enilor,

1.7 Obiectivul general Obiectivul general al auditului l constituie stabilirea unor concluzii reale cu privire la

m sura n care sunt abordate aspectele organiza ionale interne i la influen a acestora asupra desf ur rii performante a activit ii prim riilor.(22)

Au fost avute n vedere principiile de baz care trebuie s direc ioneze activitatea de cet eni, consultarea lor n luarea deciziilor,

prim riilor, i anume: responsabilitate fa

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

4

autonomie local organizarea nconjur tor .a.

i descentralizare, economicitate, eficien

i eficacitate (3E) n i protec ia mediului

i func ionarea structurii interne, dezvoltare durabil

(23) (24)

1.8 Realizarea ac iunii de audit Auditul s-a desf urat la nivelul autorit ilor administra iei publice locale executive

(primarii), fiind realizat de c tre fiecare camer de conturi teritorial , la cte o prim rie municipal sau or eneasc reprezentativ din fiecare jude , i la dou prim rii de sector n municipiul Bucure ti.(25)

Organizarea i desf urarea ac iunii de audit s-a f cut pe baza Instruc iunilor elaborate i coordonat ac iunea i conform Manualului auditului

de c tre divizia care a ini iat

performan ei, elaborat de c tre Curtea de Conturi n anul 2005.(26)

n sprijinul unei exprim ri unitare i accesibile n rapoartele de audit, entit ile auditate

vor fi numite generic prim rii, chiar dac , n prezent, Legea nr.215/2001 a administra iei publice locale, define te primarul, i nu prim ria, ca fiind autoritatea administra iei publice locale executive (art.21).

(27) (28)

1.9 Ob inerea probelor de audit S-a ncercat ca activitatea de colectare i documentare a probelor de audit s aib un

caracter sistematic iar probele astfel ob inute s fie competente, relevante i rezonabile, astfel nct s constituie un sprijin n ra ionamentul profesional al auditorilor.(29)

n aplicarea metodei examin rii documentelor, au fost solicitate i examinate att i auditurile,

dosarele interne privind: structura, regulamentele, strategiile, controalele

rapoartele de activitate, stenogramele edin elor .a. ct i studii i proiecte, unele finan ate de U.E., efectuate de c tre diverse organisme i organiza ii n cadrul unor proiecte mai vaste privind administra ia public local ( Agenda 21 - dezvoltare durabil , Civitas - dezvoltare de tip metropolitan, Dialog cu administra ia derulat de Asocia ia Pro Democra ia .a. ).(30)

Pe lng metoda examin rii documentelor, au fost utilizate i metodele interviurilor,

chestionarelor i grupurilor de dezbatere, pentru care au fost solicita i s participe manageri i personal de execu ie din cadrul prim riilor.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

5(31) (32)

1.10 Rela iile cu entit ile auditate Rela iile cu entit ile auditate pot fi caracterizate ca normale i productive, bazate pe

interesul i disponibilitatea acestora pentru colaborare i pe dialogul deschis i constructiv cu privire la constat rile, concluziile i recomand rile auditului.(33)

Tematica, obiectivele i metodele de colectare i documentare a probelor de audit au

fost prezentate i discutate, n permanen , cu cei audita i, reu indu-se dep irea blocajelor cauzate de invocarea excesiv , de c tre unii interlocutori, a principiului autonomiei locale.(34)

Ca un prim semnal pozitiv cu privire la impactul auditului se re ine c , dup finalizarea

ac iunilor de audit, entit ile auditate i-au exprimat aprecierea cu privire la rapoartele de audit, ca fiind instrumente utile pentru mbun t irea performan ei activit ii prim riilor precum i inten ia de a trece la implementarea recomand rilor formulate.(35) (36)

II.

Constat rile i concluziile auditului

Concluzia general a auditului este c , la nivelul prim riilor, se acord o importan domeniului organiza ional cu toate c , n mod evident, performan a i coeren a

redus

activit ii interne precum i modul de satisfacere a a tept rilor cet enilor depind, n mare m sur , de calitatea i fiabilitatea acestuia.(37)

Majoritatea disfunc iilor interne, re inute de c tre auditori n cadrul prezentei ac iuni de

audit, i au cauza principal n inexisten a compartimentelor de organizare i, implicit, a analizelor i propunerilor organiza ionale, unitare i credibile, a m surilor i solu iilor cele mai performante privind activitatea, de la planificare la control i evaluare.(38)

Lund n considerare complexitatea activit ii, a obiectivelor

i a structurii

organizatorice de la nivelul prim riilor auditate precum i resursele relativ limitate, de timp i personal, avute la dispozi ie de c tre auditori, s-a procedat la o grupare generic a domeniului auditat, din perspectiv organiza ional , pe 9 abord ri specifice, astfel:(39) (40) (41)

II.1 Cu privire la obiective opera ionale, strategii i programe de ac iune II. 1.A Constat ri De regul , managementul superior al prim riilor nu consider i un interes sc zute fa i nici nu folose te

planificarea ca pe una dintre func iile esen iale ale managementului, cauza principal fiind o percep ie de importan a stabilirii obiectivelor, strategiilor, programelor i sarcinilor.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

6(42)

Chiar dac , n unele cazuri, exist g seasc

dorin a de mbun t ire a performan ei prin

practicarea unui management al schimb rii organiza ionale, totu i, factorii de decizie nu reu esc s cele mai eficiente metode de a transmite explicit voin a lor, c tre structurile organizatorice subordonate.(43)

n general, obiectivele prim riilor nu sunt reglementate formal (con inute n .a.) att cele determinante, legate de misiunea i i cele complementare, legate de fiabilitatea informa iilor,

documenta ii, manual organiza ional scopurile prim riilor, ct

conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne .a.(44)

n practic , n loc de obiective reglementate formal, sunt definite numai principalele

sarcini necesare ndeplinirii acestora, distribuite unor compartimente fie prin Regulamentul de organizare i func ionare (ROF) fie prin regulamentele fiec rui compartiment n parte.(45)

Definirea obiectivelor determinante se bazeaz , cu prec dere, pe reglement rile legale

specifice i aproape deloc pe agenda primarului, inclusiv oferta sa electoral , pe agenda cet eanului (propuneri, dolean e, nemul umiri ale cet enilor), pe studii de specialitate, pe cerin ele U.E. .a.(46)

Stabilirea obiectivelor nu are un caracter unitar, integrat, i nu are la baz studii, analize

i note de fundamentare elaborate astfel nct gradul lor de credibilitate i realism s fie asigurat.(47)

Obiectivele, acolo unde sunt formal definite n totalitate sau numai n parte, nu sunt

stabilite concret i opera ional, dup con inut, orizont de timp i dimensiune i nu este stabilit o ierarhie, f r echivoc, a obiectivelor, pentru clasificarea acestora n principale i secundare (obligatorii i/sau posibile .a.).(48)

Totodat , n etapa stabilirii obiectivelor generale, este aproape necunoscut practica

organiza ional cu privire la echilibrarea intereselor ntre diversele niveluri de conducere din cadrul prim riilor, n vederea evit rii suprapunerilor, a risipei de resurse, a lipsei de realism a unor obiective, a disemin rii responsabilit ilor .a.(49)

Auditul re ine c

n foarte pu ine cazuri se practic

metoda privind controlul

succesului, n sensul c obiectivele s fie redefinite, n dinamic , urmare a verific rii, pe parcurs, a ndeplinirii lor.(50)

Sunt pu ine cazurile n care, la nivelul prim riilor, sunt elaborate strategii i planuri obiectivele stabilite, cu activit ile necesare

(programe) de ac iune care s pun n concordan

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

7

ndeplinirii lor i cu maximum de resurse ce pot fi alocate, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime.(51)

Chiar i n cazul existen ei unor astfel de planuri i programe, sau doar a unor schi e ale

pa ilor de parcurs la nivel de compartiment, acestora nu le-a fost conferit un caracter dinamic, n sensul c schimbarea obiectivelor, a resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare nu a dus imediat la actualizarea planurilor respective.(52)

n ceea ce prive te sarcinile principale, necesare ndeplinirii fiec rui obiectiv n parte, a fi prezentate i eventualele

acestea nu sunt stabilite, definite i descrise unitar i centralizat ci doar se reg sesc, de regul , diseminate printre sarcinile diferitelor compartimente, f r dependen e existente fa de alte sarcini.(53)

Sunt pu ine cazurile n care sarcinile prioritare sunt individualizate i pentru care sunt

stabilite termene de rezolvare i compartimentele / persoanele r spunz toare.(54)

Nu se practic , de regul , metoda elabor rii, n mod unitar i organizat, a unor analize i

studii care s stabileasc dac , n baza principiilor economice i de oportunitate i a celui privind men inerea, pe termen lung, a protec iei cet enilor, exist posibilitatea privatiz rii integrale a unor sarcini, sau a fragment rii acestora, i transfer rii lor c tre prestatori priva i.(55) (56)

II. 1.B Concluzii Nu se manifest o voin managerial , la nivel superior, pentru mbun t irea

performan ei activit ii prin aplicarea unui management al schimb rii organiza ionale.(57)

n general, obiectivele prim riilor nu sunt reglementate formal iar definirea lor se i aproape deloc pe agenda

bazeaz , cu prec dere, pe reglement rile legale specifice

primarului, agenda cet eanului, studii de specialitate, cerin ele U.E. .a.(58)

Stabilirea obiectivelor nu are la baz studii, analize i note de fundamentare elaborate

astfel nct gradul lor de credibilitate i realism s fie asigurat i s se realizeze o restric ionare la maximum a epuiz ri resurselor necesare ndeplinirii acestora.(59)

De regul , la nivelul prim riilor, nu sunt elaborate strategii i planuri (programe) de

ac iune care s pun n concordan obiectivele stabilite, cu activit ile necesare ndeplinirii lor i cu maximum de resurse ce pot fi alocate, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

8(60) (61) (62)

II.2 Cu privire la structura organizatoric II.2.A Constat ri Structur organizatoric intern i organigrama prim riilor sunt, de regul , elaborate i

aprobate formal.(63)

n general, elaborarea organigramelor nu are la baz nici analize i nici studii de i nici principiul minimului organizatoric,

fundamentare conform criteriilor de performan organizatorice.(64)

adic nu s-a pornit n simulare de la cel mai mic num r posibil de trepte ierarhice i unit i

Modificarea succesiv a organigramelor se face, de regul , numai n sensul cre terii

num rului de compartimente i de posturi deoarece nu sunt analizate n prealabil i variantele de restructurare a activit ilor, compartimentelor i a posturilor existente i de redistribuire a sarcinilor.(65)

n multe cazuri, modificarea obiectivelor (schimb ri legislative, lips organizatorice de tipul: restructurarea sarcinilor, reorganizarea

de fonduri, fluxurilor

restric ii de mediu, proiecte noi .a.) i a organigramei nu este urmat , n mod obligatoriu, de m suri informa ionale, redimensionarea i compensarea corespunz toare de personal, adaptarea

gradului de nc rcare a personalului .a.(66)

Regulamentul de organizare i func ionare (ROF) este perceput ca un document f r

efecte i influen e practice, ca urmare a elabor rii lui neunitare i necoordonate, n afara unor studii de fundamentare privind mp r irea sarcinilor pe compartimente, corelarea i integrarea lor n tabloul general al mp r irii sarcinilor, definirea i descrierea corespunz toare a sarcinilor fiec rui compartiment, descrierea rela iilor formale dintre compartimente .a.(67)

Se men ine, ca urmare, un grad relativ mic de excludere a posibilit ii apari iei unor

disfunc ii, cum ar fi: sarcinile de acela i tip s nu fie cuprinse laolalt , n cadrul aceluia i compartiment, s nu corespund n totalitate obiectivelor acestuia, s nu fie definite complet i cu claritate, s fie percepute de mai multe compartimente i s apar conflicte de interese / competen ntre acestea.(68)

Sarcinile i competen ele managementului privind asigurarea coordon rii deciziilor i

ac iunilor compartimentelor, respectiv a salaria ilor n cadrul acestora, nu sunt suficient de bine definite iar salaria ii nu sunt pe deplin con tien i de importan a coordon rii.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

9(69)

n cazurile n care, la nivelul unor compartimente, apar n mod constant disfunc ii .a.), nu sunt aplicate

(dep irea termenelor, aglomerarea lucr rilor, ore suplimentare de corectare.(70) (71)

proceduri, reglementate formal sau nu, pentru depistarea cauzelor i g sirea solu iilor adecvate

II.2.B Concluzii Structur organizatoric intern i organigrama prim riilor sunt, de regul , elaborate i

aprobate formal.(72)

Nu sunt asigurate cele mai bune condi ii cadru,

organizatorice i juridice (ROF, .a.), pentru realizarea

organigram , tabloul mp r irii sarcinilor pe compartimente .a.(73)

obiectivelor, a diviziunii interne a muncii, a mp r irii sarcinilor, a proceselor de administrare

Organizarea structurii interne nu are la baz nici analize i nici studii de fundamentare i nici principiul minimului organizatoric, iar n cazul

conform criteriilor de performan

dinamicii succesive, modificarea organigramei nu este urmat de m suri organizatorice de adaptare a (ROF), de distribuire a sarcinilor, fluxurilor informa ionale, resurselor umane .a.(74)

ROF nu este elaborat n mod unitar, competent i credibil, pe baz de studii de

fundamentare i este perceput, n continuare, doar ca pe o obliga ie formal , f r influen e i efecte asupra performan ei activit ii, ceea ce men ine un grad relativ mic de excludere a unor disfunc ii organiza ionale majore.(75) (76) (77)

II.3 Cu privire la repartizarea sarcinilor pe fiecare post de lucru II.3.A Constat ri Fi ele posturilor nu se dovedesc a fi instrumente utile de tip organiza ional ca urmare a i tratat ca pe o opera iune de rutin i nu exist un

faptului c ntocmirea lor este perceput

interes real, la toate nivelele, ca acestea s - i dovedeasc utilitatea practic .(78)

Lipsesc procedurile formale, unitare i fundamentate de ntocmire a fi elor posturilor

astfel nct definirea sarcinilor fiec rui post nu deriv indubitabil din sarcinile prev zute n ROF, pentru compartimentul din care face parte, nu este exclus n totalitate conflictul de competen dintre anumite posturi i nici suprapunerea sarcinilor individuale i nu sunt avute n vedere i respectate cerin ele specifice ob inerii performan ei.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

10(79)

Nu se respect principiul privind echilibrul, la nivelul fiec rui post, dintre sarcini,

preg tire profesional , competen e, responsabilit i, condi ie obligatorie pentru func ionarea performant a acestuia.(80)

Cerin ele postului nu sunt definite n urma unor analize de caz i unor fundament ri ci, deja postul

de regul , se porne te de la elementele definitorii ale persoanei care ocup respectiv.(81)

Nu sunt considerate erori organizatorice i, ca atare, sunt tolerate i nu se iau m suri n

consecin , acele situa ii n care personal nalt calificat rezolv sarcini inferioare preg tirii sale i nici acelea n care personalul de execu ie ndepline te sarcini individuale care necesit aptitudini pentru sarcini superioare.(82)

Nu ntotdeauna efii compartimentelor percep suficient de mult sarcinile de conducere

i de coordonare i nu ndeplinesc sarcinile cele mai importante.(83)

De regul , nu se manifest preocupare din partea managementului superior pentru

identificarea sarcinilor n realizarea c rora salaria ii pot fi expu i unor situa ii dificile, inclusiv unor tenta ii materiale i pentru luarea unor m suri corespunz toare.(84)

n multe cazuri, elementele opera ionale i financiare ale fiec rei ac iuni, precum i de cealalt , ceea ce men ine un risc crescut privind erorile i

func iile de ini iere i de verificare, nu sunt bine separate i nu sunt efectuate de c tre persoane total independente una fa fraudele dar i imposibilitatea detect rii acestora ca urmare a unei separ ri nu foarte clare a atribu iilor i responsabilit ilor.(85)

Deciziile de distribuire n exterior a unor sarcini, prin contracte de onorariu i/sau de

societate (reprezentare juridic , audit, servicii IT, colectare impozite i taxe, dirigen ie de antier, paz , cur enie .a) nu sunt fundamentate n mod coerent i credibil, prin studii de oportunitate i de impact, cu att mai mult cu ct structura organizatoric intern prevede compartimente / posturi / personal pentru executarea acestor sarcini.(86)

Dup distribuirea n exterior a sarcinilor nu se procedeaz , de cele mai multe ori, la o

reconsiderare a structurii organizatorice interne, la redimensionarea num rului de compartimente i de posturi, la redistribuirea sarcinilor pe compartimente, la modificarea con inutului fi elor posturilor .a.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

11(87)

Nu sunt reglementate formal proceduri complete pentru toate etapele necesare i

specifice ocup rii posturilor vacante, centrate pe principiul conform c ruia nivelul de preg tire i competen optim necesar este cel care constituie premisa performan ei.(88)

Profilul de cerin e al posturilor vacante, inclusiv de conducere, nu este elaborat complet i de c tre

i definitiv, naintea declan rii procedurilor de ocupare, nu este cunoscut

personalul existent n prim rie i, de regul , se modific tacit n func ie de persoana agreat .(89)

Interviurile de recrutare nu se desf oar dup o procedur reglementat , se rezum la

discu ii generale i nu sunt conduse pe baza unui document de evaluare bine definit, n func ie de cuno tin ele i deprinderile necesare postului respectiv.(90)

Nu exist preocupare pentru elaborarea politicilor de personal, definite complet i

reglementate formal, prin care s se poat asigura:(91)

elaborarea unitar

i coordonat a unor previziuni, pe termen scurt, mediu i lung, cu

privire la fluctua ia i la necesarul de personal, pe posturi i specialit i;(92)

identificarea obiectivelor de preg tire a noului angajat, nc din timpul procesului de

recrutare;(93)

ntocmirea profilului motiva ional al fiec rui salariat i urm rirea evolu iei carierei

individuale, n vederea elabor rii unor politici coerente de men inere a stabilit ii personalului i pentru dezvoltarea capacit ilor interne de preg tire profesional .(94)

Dificult ile cu care se confrunt prim riile n recrutarea, angajarea i men inerea

personalului cu preg tirea necesar , nu in doar de voin a acestora i/sau de modul de organizare intern ci i de unii factori externi, de cele mai multe ori legislativi, astfel:(95)

nomenclatorul de meserii aplicabil pentru autorit ile administra iei publice locale are

un caracter restrictiv care nu permite nfiin area, la nivelul prim riilor, a unor posturi i func ii specifice noilor sarcini i competen e atribuite acestora n cadrul procesului de descentralizare, cum ar fi: inginer constructor, urbanist, informatician, inginer geodez .a.(96)

astfel, pu ini speciali ti doresc i / sau accept s se angajeze la prim rie, n condi iile

n care posturile pe care pot fi angaja i, avizate de c tre Agen ia Na ional a Func ionarilor Publici (ANFP), sunt de referent, inspector, consilier .a., cu un nivel de salarizare relativ sc zut, neatractiv.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

12(97)

sistemul actual de salarizare a personalului este reglementat la nivelul administra iei

publice centrale i limiteaz posibilit ile prim riilor de a utiliza prghia cointeres rii salariale, n func ie de propriile obiective dar i de propriile resurse financiare, condi ie indispensabil pentru atragerea / men inerea persoanelor bine preg tite i pentru stimularea acestora n ob inerea performan ei.(98)

proceduri specifice greoaie, la care a f cut referire managementul prim riilor n timpul

auditului, privind selectarea i promovarea func ionarilor publici din cadrul aparatului de lucru al prim riei, cu efecte perturbatoare asupra operativit ii i reu itei demersurilor privind angajarea i promovarea personalului : perioade relativ lungi la care ANFP organizeaz centralizat concursurile pentru ocuparea posturilor i constituie comisiile speciale pentru avizarea promov rilor, sumele pe care prim riile sunt obligate s le achite pentru func ionarea acestor comisii .a.(99) (100)

II.3.B Concluzii Nu exist proceduri formale, elaborate n mod unitar, coordonat i bine fundamentat i tratat ca opera iune de rutin , f r importan practic .

privind repartizarea sarcinilor pe posturile de lucru iar ntocmirea fi ele posturilor este perceput(101)

La nivelul fiec rui post, nu se respect principiul existen ei echilibrului dintre sarcini, i responsabilit i, existnd frecvente situa ii n care sarcini inferioare preg tirii sale iar personalul de execu ie

preg tire profesional , competen e personalul calificat rezolv

ndepline te sarcini individuale care necesit aptitudini pentru sarcini superioare.(102)

Nu exist preocupare pentru elaborarea i aplicarea unor proceduri privind identificarea

posturilor i a sarcinilor n realizarea c rora salaria ii pot fi expu i unor situa ii dificile, inclusiv unor tenta ii materiale i nu sunt luate m suri corespunz toare, inclusiv cicluri de rotire a personalului.(103)

Distribuirea n exterior a sarcinilor specifice unor compartimente interne nu este

precedat de analize i studii de oportunitate i de impact i nu este urmat de o reconsiderare i o adaptare a structurii organizatorice interne.(104)

Nu sunt reglementate formal, unitar i complet, procedurile necesare ocup rii posturilor prevaleze principiul conform c ruia nivelul de preg tire i

vacante, n a a fel nct s

competen optim necesar este cel care constituie premisa performan ei.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

13(105)

Este aproape inexistent preocuparea pentru elaborarea politicilor de personal, definite

complet i reglementate formal, prin care s se asigure previzionarea necesarului de personal pe termen scurt, mediu i lung, identificarea obiectivelor de preg tire ale fiec rui salariat, urm rirea evolu iei carierei individuale i ntocmirea profilului motiva ional .a.(106)

Recrutarea, angajarea i men inerea personalului cu preg tirea necesar , nu ine numai

de voin a managementului i/sau de modul de organizare intern ci i de factori perturbatori, externi prim riilor, de cele mai multe ori legislativi, privind: restric iile impuse de nomenclatorul de meserii, tipurile de func ii avizate de c tre ANFP, sistemul de salarizare prea pu in flexibil, procedurile administrative greoaie derulate de ANFP privind selectarea i promovarea func ionarilor publici din cadrul aparatului de lucru al prim riei .a.(107) (108) (109)

II.4

Cu privire la activitatea organiza ional

II.4.A Constat ri Managementul superior al prim riilor are o percep ie sc zut asupra importan ei

sarcinilor organizatorice esen iale, manifest un interes redus fa

de domeniul organiza ional

intern i nu con tientizeaz faptul c sarcinile pot fi ndeplinite cu succes numai atunci cnd exist un cadru corespunz tor, reglementat formal n baza unor hot rri organiza ionale juste.(110)

Nu se manifest nici tendin e i nici inten ii de formare, transmitere i modernizare a

culturii interne de tip organiza ional, orientat spre rezultate, care s nlocuiasc , n timp, actuala cultur de tip normativ.(111)

Nu sunt constituite compartimente de organizare, cu sarcini, competen e

i

responsabilit i reglementate formal, clar i precis, i cu personal calificat n func ie de m rimea i complexitatea sarcinilor, care s analizeze i s propun , n mod unitar i credibil, m surile i solu iile cele mai performante privind ntreaga activitate a prim riilor, de la planificare la control i evaluare,(112)

Realizarea sarcinilor esen iale ale organiz rii, n condi iile n care nu este nfiin at un

compartiment distinct de organizare, sunt preluate, n mod constant, de c tre compartimentul resurse umane care, de regul , are numai 1-2 salaria i specializa i pe probleme de legisla ia muncii.(113)

Faptul c nu exist un compartiment de organizare distinct i c resursele umane

devin un "bazin colector" al tuturor sarcinilor organiza ionale, reduce drastic calitatea realiz rii acestor sarcini i induce efecte negative asupra performan ei de ansamblu a prim riei, astfel:Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

14(114)

politicile organiza ionale necesare atingerii obiectivelor

i cre terii nivelului de

performan a activit ii nu sunt elaborate;(115)

nu sunt acoperite, prin reglement ri formale, regulamente, proceduri

.a., toate

aspectele poten ial generatoare de riscuri din activitatea prim riei, cum ar fi: deplas rile de serviciu, pontajul i orele suplimentare, utilizarea ma inilor de serviciu, circuitul vizitatorilor, concediile de odihn , cur enia, paza .a.;(116)

procedurile de analizare sistematic , cel pu in o dat pe an, a riscurilor legate de

desf urarea activit ii prim riei nu sunt reglementate formal, unitar i coordonat i nu se aplic ;(117)

activit ile existente nu sunt analizate i evaluate, prin identificarea punctele slabe i a

cauzelor, i nu sunt optimizate i mbun t ite permanent, prin implementarea i aplicarea unitar a principiului mbun t irii continue.(118)

nu sunt realizate audituri organiza ionale competente, studii, analize .a. care s

propun variante viabile, coerente i eficiente, pentru mbun t irea activit ii i a performan ei i pentru preg tirea, n timp util, a unor m suri de reorganizare major .(119)

Managementul superior al prim riilor nu con tientizeaz ndeajuns faptul c nici cea i nu reac ioneaz conform a tept rilor.

mai bun strategie nu poate func iona i nu duce la o schimbare durabil , dac oamenii nu lucreaz n condi ii bune, manifest o rezisten tacit(120)

Cu toate c , de regul , managementul are n vedere i factorul uman, nu sunt totu i

elaborate formal, coerent i unitar, pentru fiecare compartiment i fiecare post n parte, normative interne i programe con innd obiective, metode i m suri privind condi iile de munc(121)

i mbun t irea lor, Nu exist planuri de m suri, pe termen scurt i de perspectiv , privind asigurarea unor

condi ii normale la locul de munc , elaborate conform normativelor n vigoare, privind: suprafa a i volum de aer necesare unei persoane, iluminarea i aerisirea, condi iile ergonomice de munc , condi iile igienico-sanitare, diminuarea stresului, tipul i modul de comunicare, dot rile de birou specifice, dot rile IT individuale .a. (unele prev zute de legisla ia specific Lg. 319/2006; HG 1091/2006 .a.)(122)

n majoritatea prim riilor nu sunt elaborate reglement rile interne necesare

implement rii standardelor de management / control intern prev zute de Ordinul nr. 946/2005 al MFP, cu modific rile i complet rile ulterioare, de cele mai multe ori aceste prevederi legaleRaportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

15

nici nu sunt cunoscute sau, dac sunt, nu exist o con tientizare a importan ei i necesit ii aplic rii lor.(123) (124)

II.4.B Concluzii Majoritatea disfunc iilor organiza ionale interne, re inute de c tre auditori, i au cauza

n lipsa de preocupare a managementului superior pentru domeniul organiza ional, pentru necesitatea reglement rii lui formale i pentru nfiin area compartimentelor de organizare.(125)

Realizarea sarcinilor esen iale ale organiz rii, n condi iile n care nu este nfiin at un

compartiment distinct de organizare, sunt preluate, n mod constant, de c tre compartimentul resurse umane care, de regul , are numai 1-2 salaria i specializa i pe probleme de legisla ia muncii.(126)

Inexisten a compartimentelor de organizare face ca resursele umane s devin un

"bazin colector" al tuturor sarcinilor organiza ionale, ceea ce reduce drastic calitatea realiz rii acestor sarcini i induce efecte negative asupra performan ei de ansamblu a activit ii.(127)

Nu sunt elaborate politici (studii) organiza ionale la nivel de prim rie i nu sunt

reglementate formal toate aspectele din activitatea intern a prim riei, poten ial generatoare de riscuri.(128)

Managementul superior al prim riilor nu con tientizeaz ndeajuns faptul c nici cea i nu reac ioneaz conform

mai bun strategie nu poate func iona i nu duce la o schimbare durabil , dac oamenii nu lucreaz n condi ii bune i, ca urmare, manifest o rezisten tacit a tept rilor.(129)

Chiar dac managementul are n vedere, de regul , i factorul uman, totu i nu sunt

elaborate, formal, coerent i unitar, programe con innd obiective, metode i m suri adecvate, pe termen scurt i de perspectiv , privind condi iile individuale de munc .(130)

n majoritatea prim riilor nu sunt elaborate reglement rile interne necesare care se

implement rii standardelor de management / control intern prev zute de Ordinul nr. 946/2005 al MFP, situa ie cauzat att de necunoa terea acestuia ct i de lipsa de importan acord acestui domeniu.(131) (132) (133)

II.5 Cu privire la sistemul informa ional i la comunicare II.5.A Constat ri Referitor la sistemul informa ional

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

16(134)

Nu au fost efectuate audituri organiza ionale, studii

i/sau analize cu privire la

informa ie, la sistemul informa ional i la proiectarea acestora pe structura organizatoric aprobat .(135)

Nu sunt stabilite, prin reglement ri scrise, forma i tipurile de informa ii, con inutul, i sursele acestora, fluxul informa ional ndeplini sarcinile i s i destinatarii, astfel nct aib suficiente asigur ri c i salaria ii s - i poat

calitatea, frecven a managerii receptat.(136)

informa iile sunt corecte, credibile, clare, complete, oportune, utile, u or de n eles i de

Modalit ile de structurare i de prezentare a informa iilor nu sunt reglementate astfel

nct destinatarul s poat face diferen ierea, cu u urin , ntre mai multe tipuri de informa ii: generale, de strict specialitate, de planificare i conducere .a.(137)

Procedurile interne privind componentele sistemului informa ional nu sunt reglementate i pe orizontal , asigurarea i

formal, ca de exemplu: circuitul coresponden ei pe vertical accesul la arhiv , organizarea documentelor justificative .a.(138)

utilizarea serviciilor de telefon, fax, internet i intranet, accesul la informa ii, arhivarea i

n mod frecvent, personalului de execu ie nu-i sunt transmise cu regularitate toate i actualiz rile privind obiectivele, strategiile, regulamentele interne, fi ele

modific rile

posturilor, deciziile .a.(139)

Nu sunt create condi iile necesare cunoa terii i nsu irii, de c tre to i angaja ii, a i prevenirea i raportarea fraudelor .a.

codului etic aprobat, a reglement rilor care guverneaz : obliga iile i drepturile lor, procedurile privind sesizarea neregulilor n activitatea intern(140)

Nu este reglementat formal fluxul optim al informa iilor, din punct de vedere al

configura iei, dinamicii, eficien ei .a. astfel nct acesta s fie flexibil i rapid, n toate sensurile, att n interiorul prim riei ct i ntre aceasta i mediul extern.(141)

De regul , nu se practic metoda transmiterii inform rilor i a notific rilor interne prin i n ambele sensuri, pe rela iile management -

registratur , cu num r de nregistrare

compartiment, management - salariat i compartiment - compartiment.(142)

Managementul nu percepe ndeajuns importan a transmiterii regulate, c tre nivelurile .a.), n vederea inform rii i a cre terii ncrederii

ierarhic inferioare, a documentelor de sintez ale unor edin e i / sau ntlniri importante ale conducerii (proces-verbal, not , stenogram salaria ilor n conducere.Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

17(143)

Nu sunt reglementate formal, unitar i coerent, procedurile prin care salaria ii pot accesa

documentele i informa iile generale i specifice privind activitatea prim riei i ale celorlalte compartimente interne.(144)

Nivelul de permisivitate / restric ie al accesului la informa ii nu este fundamentat i

reglementat formal i nu sunt elaborate analize privind impactul negativ pe care un regim restrictiv nejustificat, mai frecvent ntlnit n practic , l are asupra performan ei de ansamblu a activit ii prim riei.(145) (146)

Referitor la comunicare Exist un nivel redus de con tientizare, interes i preocupare a managementului superior

fa de importan a comunic rii interne i a dezvolt rii abilit ilor individuale de comunicare.(147)

Nu este reglementat formal un sistem corespunz tor de comunicare intern , cu

proceduri / reguli focalizate pe emi tor, destinatar, mesaj, mijloc de comunicare, limbaj, context .a. i nu sunt efectuate analize organiza ionale la nivelul fiec rui compartiment i post n parte, pentru descoperirea punctelor slabe de comunicare i a cauzelor aferente.(148)

Cadrele de conducere nu comunic

subalternilor, n mod permanent i complet, i la compartimentul

aspectele importante cu privire la ansamblul activit ii prim riei respectiv.(149)

La nivelul ierarhic de baz , exist o anumit comunicare ntre personalul de execu ie, cu i, de regul , i incomplet . i, adeseori, sunt privite cu suspiciune

privire la aspectele comune i / sau specifice ale activit ii, dar este informal sporadic(150)

Nu sunt reglementate formal, nu se practic

discu iile profesionale n cadrul compartimentelor, la care colectivul compartimentului i managerul acestuia s dezbat problemele interne i s g seasc solu ii pentru mbun t irea activit ii.(151)

Nu sunt reglementate formal, prin proceduri distincte, att posibilitatea i stimularea de a face propuneri de mbun t ire a

angaja ilor de a semnala, n mod transparent i f r suspiciunea de dela iune, neregularit i i deficien e n derularea activit ii interne i / sau activit ii, ct i modalit ile de stimulare i recompensare a acestora.(152)

Managementul superior nu instituie, nu stimuleaz

i nu ntre ine, de regul , un climat mbun t irea activit ii

prielnic particip rii salaria ilor la sesizarea unor disfunc ii i la

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

18

prim riilor i nu dispune m suri pentru blocarea, formal

i informal , a presiunilor i

discrimin rilor la care pot fi supu i cei care semnaleaz neregularit i.(153)

De regul , ncrederea salaria ilor n a semnala deficien e i / sau a face propuneri pentru

mbun t irea activit ii sunt inhibate de lipsa de reac ie a managementului superior n ceea ce prive te dispunerea operativ a unor verific ri riguroase a deficien elor i / sau a unor analize de oportunitate pentru propuneri.

(154) (155)

II.5.B Concluzii Nu sunt stabilite, prin reglement ri scrise, forma i tipurile de informa ii, con inutul, i sursele acestora, fluxul informa ional i destinatarii, astfel nct

calitatea, frecven a

managerii i salaria ii s - i poat ndeplini sarcinile.(156)

Fluxul optim al informa iilor, din punct de vedere al configura iei, dinamicii, eficien ei

.a. nu este reglementat formal astfel nct acesta s fie flexibil i rapid, n toate sensurile, att n interiorul prim riei ct i ntre aceasta i mediul extern.(157)

Nu sunt reglementate formal, unitar i coerent, att procedurile prin care salaria ii pot

accesa documentele i informa iile generale i specifice privind activitatea prim riei i a celorlalte compartimente interne, ct i nivelul de permisivitate / restric ie al accesului la informa ii.(158)

Nivelul de con tientizare a managementului, cu privire la importan a comunic rii

interne, este nesemnificativ iar interesul i preocuparea acestuia pentru dezvoltarea abilit ilor de comunicare, aproape inexistente.(159)

Nu este reglementat formal un sistem corespunz tor de comunicare intern

i de

stimulare a angaja ilor de a semnala neregularit i i deficien e n derularea activit ii interne i / sau de a face propuneri de mbun t ire.(160)

II.6 Cu privire la adaptarea organiza ional a structurii i a activit ii prim riei,

n vederea apropierii de cet eni i de interesele comunit ii locale(161) (162)

II.6.A Constat ri Procedurile privind accesul cet enilor la informa iile importante privind structura i

activitatea prim riilor nu sunt, de regul , complete i practice i nu sunt cunoscute de c tre ace tia chiar dac , de cele mai multe ori, sunt stabilite i reglementate formal.Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

19(163)

n afara practicii afi rii unor documente, singura surs de informare a cet enilor este i nu este gndit i

pagina oficial de Internet a prim riilor care este accesibil numai celor care pot utiliza Internet-ul i care, n multe situa ii nu este complet , u or accesibil realizat pentru a veni n ntmpinarea cet enilor.(164)

n general, aceste pagini nu cuprind toate informa iile de interes pentru cet eni, cum ar i reglement rile locale, strategia, proiectele de i n derulare, rapoartele anuale ale primarului i rapoartele operative privind

fi: structura organizatoric , hot rrile perspectiv

ac iunile poli iei comunitare, lucr rile de reparare i modernizare a str zilor, ma inile blocate i ridicate, cinii colecta i .a.(165)

Nu sunt stabilite, reglementate formal i respectate procedurile prin care s se asigure

informarea operativ a tuturor cet enilor cu privire la modalit ile de adresare c tre prim rie.

(166)

Cet enii sunt pu in informa i i nu cunosc detaliile privind locul unde pot fi adresate

ntreb ri i pot fi naintate sesiz ri i memorii, compartimentul competent s rezolve fiecare tip de problem , circuitul documentelor, timpul de rezolvare, stadiul rezolv rii n fiecare moment dat, modalit ile de primire a r spunsului .a.(167)

Nu sunt reglementate formal, unitar i coordonat, procedurile privind consultarea i

sondarea opiniei cet enilor n vederea stabilirii agendei cet eanului i nici cele privind atragerea i stimularea particip rii cet enilor la anumite activit i n interesul comunit ii locale (Lg. 195/ 2001 a voluntariatului).(168)

Interesul relativ redus al managementului superior al prim riei pentru aspectele legate de problemele comunit ii locale, s nu semnaleze disfunc iile i s nu fac

de informarea, consultarea i sondarea opiniilor cet enilor face ca i ace tia s nu- i manifeste interesul fa propuneri de mbun t ire a activit ii.(169)

Nu exist o preocupare serioas

i constant , reglementat formal, de elaborare i

implementare a unor programe prin care cet enii, de regul pensionari, s fie atra i (voluntari, consilieri ob te ti ,a.) n aplicarea unor sisteme permanente de sesizare a disfunc ionalit ilor, de orice tip, ap rute n zonele care le-au fost repartizate.(170)

Sunt foarte pu ine situa iile n care sunt reglementate formal, i/sau se aplic , proceduri

de ntocmire a unor rapoarte de activitate, la intervale regulate de timp, de c tre compartimentele care lucreaz nemijlocit cu sau pentru cet eni.Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

20(171)

n situa iile n care astfel de rapoarte se ntocmesc, ele nu sunt verificate i analizate, n pentru mbun t irea

mod competent i credibil, iar managementul nu dispune m suri activit ii.(172)

n general, sunt reglementate formal, organizate i func ioneaz birouri unice pentru

autorizarea construc iilor, eviden a persoanelor, impozite i taxe locale .a.(173)

n unele situa ii, aceste birouri i-au dovedit cu adev rat utilitatea pentru cet eni, dar reglement rile interne ci sunt c utate porti e

sunt i multe cazuri n care s-au dovedit a fi doar ni te structuri formale, de imagine, n care nu sunt aplicate cu sinceritate i bun credin acoperitoare pentru amn ri, tergivers ri .a. ?(174)

n multe situa ii, reglement rile formale care definesc func ionarea acestor birouri

unice nu au fost elaborate unitar, complet i competent, sau nu se respect , astfel nct au ap rut disfunc ii, cum ar fi:(175)

dezechilibre, la nivelul fiec rui

birou, dintre obiective, sarcini, competen e

i

responsabilit i;(176)

un circuit al informa iilor i al documentelor, pe orizontal i de coeren ;

i pe vertical , lipsit de

fluen(177)

absen a unor termene precis i realist stabilite precum i a mecanismelor de blocare a

tendin elor de prelungire a termenelor.(178)

ignorarea, aproape total , a stabilirii unor criterii de performan

pentru activitatea

acestor birouri, din perspectiva cet enilor.(179)

Referitor la implementarea Programului de m suri pentru combaterea birocra iei n

activitatea de rela ii cu publicul, aprobat prin HG nr. 1723/2005(180)

Nu s-au nregistrat efecte spectaculoase n diminuarea birocra iei, dar programul de semnificativ a aten iei acordate

m suri se dovede te un prim pas important n canalizarea aten iei, la nivelul prim riilor, asupra aspectelor specifice rela iilor cu publicul, n cre terea cet eanului precum i n fluidizarea rela iei prim rie-cet ean.(181)

n majoritatea prim riilor sunt implementate m surile pe termen scurt

i mediu

prev zute n cadrul Programului de m suri (...) ns m surilor pe termen lung (cap.A. III din program) sunt implementate par ial sau deloc, cu toate c termenul de finalizare era iunie 2006 (art. 1 alin. 5 din hot rre), astfel:

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

21(182)

foarte pu ine prim rii au implementat sistemul de management al calit ii ISO 9001

(A.III.lit.a din program);(183)

nu sunt nfiin ate, dect n pu ine prim rii, centre de ndrumare pentru cet eni (A.III

lit. i);(184)

nu sunt separate complet func iile de ndrumare a cet eanului de cele de prelucrare a

informa iilor i de eliberare a documentelor, front-office i back-office (A.III.lit.g).(185)

nu sunt amenajate, dect n unele cazuri, spa ii special destinate i corespunz tor

dotate pentru desf urarea rela iilor cu publicul (A.III.lit.b)(186)

nu este introdus sistemul Intranet i nu sunt instala i robo i telefonici pentru preluarea

permanent a solicit rilor (A.III.lit.d;e).(187)

O cauz

a ntrzierilor nregistrate ar fi aceea c

managementul

i aparatul de

specialitate al prim riei, chiar dac se conformeaz schimb rilor organiza ionale impuse de Guvern, nu aplic cu convingere standardul etic privind rela iile cu publicul.(188)

Aceast atitudine i are cauzele profunde n lipsa deprinderilor i a culturii interne

privind respectul i solicitudinea pentru cet ean dar i n alte posibile cauze, cum ar fi:(189)

percep ia

i interesul managementului superior pentru formarea / reformarea

mentalit ii personalului n rela ia cu i fa de cet eni, sunt mai mult declarative.(190)

nu sunt reglementate formal, complet

i competent,

i nu se aplic , proceduri

corespunz toare privind formarea / reformarea mentalit ii ntregului personal i preg tirea personalului destinat asigur rii rela iilor cu publicul (cap. A.IV din program).(191)

nu sunt reglementate formal m surile necesare pentru generalizarea nsu irii

i

respect rii standardului etic al personalului de la rela iile cu publicul (lit. B din program).(192)

nu sunt reglementate formal proceduri unitare i transparente privind: verificarea a activit ii personalului care lucreaz cu publicul, aplicarea unor m suri

permanent

punctuale i/sau generale pentru eliminarea deficien elor organiza ionale i pentru ameliorarea celor comportamentale, sanc ionarea eventualelor abateri (A/IV din program).(193)

La nivelul prim riilor nu s-a sim it, de regul , rolul pe care prefecturile trebuiau s -l

joace n implementarea programului, n coordonarea ac iunilor, n verificarea stadiului realiz rii m surilor i n sanc ionarea abaterilor (art.3 alin.2 i art.4 din HG nr. 1723/2004).

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

22(194)

Referitor la implementarea Codului de conduit a func ionarilor publici (Legea nr.

7/2004) i a Codului de conduit a personalului contractual din autorit ile i institu iile publice (Legea nr. 477/2004)(195)

n multe cazuri nu este efectuat , nici la aceast dat , armonizarea regulamentelor

interne de organizare i func ionare cu dispozi iile acestor coduri de conduit , cu toate c termenele prev zute de lege erau de 60 respectiv 30 de zile de la intrarea n vigoare (art. 25).(196)

Sunt cazuri n care, pe considerentul existen ei acestor coduri, regulamentele interne profesional , coordonare, monitorizare i controlul aplic rii

armonizate preiau numai par ial sau deloc prevederi cu privire la obiective, principii generale, norme generale de conduit normelor .a.(197)

De regul , nu sunt preluate n regulamentele interne, i nici nu li se acord prea mare n practic , prevederi cu privire la: cazurile de nencadrare n normele generale de i a eventualelor constrngeri

importan

conduit profesional , procedurile de investigare i sanc ionare a celor ce se fac vinova i, sesizarea i raportarea faptelor neconforme codurilor de conduit i amenin ri la adresa personalului.(198)

Sunt i cazuri n care nu este reglementat formal constituirea comisiilor de disciplin i monitorizarea respect rii normelor de conduit profesional pentru

din cadrul prim riilor i nici numirea i atribu iile func ionarului public responsabil cu consilierea etic func ionarii publici (art. 20^1 din Lg.nr. 7/2004).(199)

Nu se acord prea mare aten ie inform rii corespunz toare a cet enilor cu privire la i la regulamentele interne armonizate i nici procedurilor privind

codurile de conduit

primirea de sesiz ri de la cet eni, referitoare la fapte neconforme acestor coduri.(200)

Comunicarea c tre to i salaria ii a prevederilor codurilor i/sau regulamentelor interne i individual , au fost f cute simplist i pur

armonizate, prelucrarea i discutarea lor colectiv

formal din cauza implic rii deficitare a managementului de la toate nivelele.(201)

Nu sunt reglementate formal procedurile / metodele de monitorizare intern , de analiz

i de concluzionare cu privire la performan a implement rii celor dou coduri de conduit profesional , n vederea dispunerii m surilor corespunz toare.(202) (203)

II.6.B Concluzii Nu sunt reglementate formal, unitar, complet i practic procedurile privind accesul

cet enilor la informa iile importante despre structura i activitatea prim riilor.Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

23(204)

Practica arat c , n afar de afi area documentelor, metod cu eficacitate redus , i greu de accesat i destinat , n exclusivitate, numai celor care pot utiliza

singura surs de informare a cet enilor r mne pagina oficial de Internet a prim riilor, deseori incomplet Internet-ul.(205)

Nu sunt reglementate formal, unitar i coordonat procedurile prin care s se asigure

informarea operativ a tuturor cet enilor cu privire la modalit ile de adresare c tre prim rie, la procedurile privind consultarea i sondarea opiniei acestora i la atragerea i stimularea particip rii la anumite activit i n interesul comunit ii locale (voluntari, consilieri ob te ti .a.).(206)

Birourile unice sunt, de regul , reglementate formal, n unele cazuri se dovedesc utile

pentru cet eni dar sunt i multe situa ii n care se dovedesc a fi doar ni te structuri formale, de imagine, care nu reu esc s - i ating menirea.(207)

Nu sunt vizibile efecte spectaculoase privind diminuarea birocra iei, dar Programul de

m suri pentru combaterea birocra iei n activitatea de rela ii cu publicul (HG nr. 1723/2005) s-a dovedit un prim pas, important, n canalizarea aten iei, la nivelul prim riilor, asupra aspectelor specifice rela iilor cu publicul.(208)

Spre deosebire de m surile pe termen scurt i mediu din acest Program, care sunt

implementate n majoritatea prim riilor, m surile pe termen lung sunt implementate par ial sau deloc, cu toate c termenul de finalizare era iunie 2006.(209)

nsu irea i respectarea obliga ilor din standardul etic al personalului destinat asigur rii

rela iilor cu publicul, prev zute n Program, sunt mult ngreunate de lipsa reglement rilor formale interne privind acest standard.(210)

Cu toate c

era prev zut de lege (art.3 alin.2 i art.4- HG nr. 1723/2005) rolul i n

prefecturilor n coordonarea ac iunilor, n verificarea stadiului realiz rii m surilor deloc la nivelul prim riilor.(211)

sanc ionarea abaterilor n leg tur cu implementarea Programului, nu a fost perceput aproape

Nici la aceast

dat

nu sunt armonizate regulamentele interne de organizare

i

func ionare ale prim riilor, cu dispozi iile Codului de conduit a func ionarilor publici (Legea nr. 7/2004) i ale Codului de conduit a personalului contractual din autorit ile i institu iile publice (Legea nr. 477/2004), cu toate c aceasta era prev zut expres la art. 25 iar termenul era mai 2004 respectiv ianuarie 2005.Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

24(212)

n regulamentele interne nu sunt preluate complet, iar n practic nu li se acord prea

mare importan , unele prevederi ale acestor Coduri cu privire la constituirea comisiilor de disciplin , numirea responsabilului cu consilierea etic , monitorizarea, investigarea, raportarea i sanc ionarea situa iilor neconforme normelor generale de conduit profesional .(213)

Managementul se implic

insuficient n comunicarea c tre salaria i a prevederilor i

codurilor i/sau regulamentelor interne armonizate, n prelucrarea i discutarea lor colectiv individual(214) (215) (216)

i n reglementarea procedurilor de monitorizare intern .

II.7 Cu privire la controlul intern II.7.A Constat ri Managementul superior acord o importan nesemnificativ elabor rii i aprob rii

strategiilor de control intern (standard 22 din Codul controlului intern aprobat prin OMFP 946/2005).(217)

n absen a strategiilor de control, nu este definit clar i fundamentat nici raportul dintre strategiile, politicile i programele elaborate pentru

obligatoriu de interdependen

atingerea obiectivelor prim riei i tipurile de control adecvate, nici obiectivele de control, resursele necesare, evaluarea i valorificarea controalelor, preg tirea personalului de control .a. (std.22).(218)

De regul , procedurile privind organizarea i func ionarea controlului intern sunt managementul superior nu asigur , ntotdeuna, aplicarea i

reglementate formal, ns

perfec ionarea acestor reglement ri, a procedurilor i criteriilor de evaluare, a structurilor organizatorice specifice, n vederea ndeplinirii cerin elor generale i specifice ale controlului intern (art. 3; 4 din OG 119/1999).(219) (220)

Cele mai frecvente disfunc ionalit i care apar din aceste cauze sunt: personalul de conducere i de execu ie nu pare a percepe i a cunoa te, n suficient de

m sur , importan a i rolul controlului intern i nu manifest o atitudine cooperant fa acesta;(221)

nu ntotdeauna obiectivele controlului intern sunt adecvate, cuprinz toare

i integrate

misiunii i obiectivelor de ansamblu ale institu iei;

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

25(222)

managementul, indiferent de nivel, nu ac ioneaz corectiv, prompt i responsabil n

toate cazurile sesizate de controlul intern cu privire la nerespectarea legalit ii i a regularit ii sau la realizarea unor activit i n mod neeconomic, ineficient sau ineficace.(223)

procedurile privind controlul intern nu cuprind toate elementele specifice cadrului i nu sunt

legal, nu sunt complete, nu sunt individualizate la structura organiza ional intern cunoscute i nsu ite de c tre tot personalul .a.(224)

La nivelul prim riilor nu este instituit o func ie de evaluare a controlului intern i nu

sunt elaborate politici, planuri i programe de derulare a acesteia (std.24).(225)

De regul , managementul superior nu este preocupat de reglementarea formal

a

modului de asigurare i realizare a verific rii i evalu rii, n mod continuu, a func ion rii i eficacit ii sistemului de control intern (std.24).(226)

n cele mai multe cazuri, nu sunt cunoscute i nici aplicate prevederile Codului

controlului intern cuprinznd standardele de management / control intern la entit ile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial aprobate prin OMFP 946/2005.(227)

Importan a i necesitatea dezvolt rii sistemului de control managerial sunt relativ pu in

percepute de c tre managementul superior al prim riilor i, ca atare, m surile dispuse de c tre acesta, pentru asigurarea condi iilor necesare implement rii Codului controlului intern, sunt nesemnificative.(228)

Controlul intern nu a evoluat de la statutul de opera iune de verificare la cel de

func ie managerial , n care managementul constat abaterea rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele i dispune m surile corective sau preventive ce se impun.(229)

De regul , activitatea de audit public intern (Lg 672/2002; OMFP nr.38/2003) are

instituit un cadru organizatoric i func ional, a nivelul prim riilor, necesar desf ur rii.(230)

n multe cazuri, aceast activitate continu s fie perceput ca fiind aplicabil numai la

nivelul administra iei publice centrale, chiar dac art. 1 din lege prevede c prezenta lege reglementeaz auditul public intern la entit ile publice, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice i administrarea patrimoniului public(231)

Nu sunt asigurate corespunz tor resursele materiale i de personal necesare atingerii

obiectivelor compartimentelor de audit intern, acestea avnd, de regul , numai 1-2 posturi, ocupate par ial, num r necorelat cu volumul i complexitatea activit ilor auditate.

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

26(232)

Compartimentele de audit intern efectueaz n exclusivitate / cu prec dere audit de

regularitate i deloc sau aproape deloc auditul de sistem i auditul performan ei, celelalte dou tipuri de audit specifice auditului public intern (art. 12 - Lg 672/2002).(233)

n realitate, auditul public intern continu s fie perceput ca fiind control financiar de i utilizat ca un instrument care d asigur ri i consiliere

gestiune, nefiind n eles

managementului pentru buna administrare a veniturilor i a cheltuielilor publice i pentru mbun t irea eficien ei i eficacit ii sistemului de conducere (art.2-Lg 672/2002).(234)

Compartimentului de audit intern nu-i este recunoscut , ca principal atribu ie legal , i conforme cu normele de legalitate, regularitate,

evaluarea sistemelor de management financiar i de control ale prim riei i stabilirea m surii n care acestea sunt transparente economicitate, eficien(235)

i eficacitate. (art. 11-Lg 672/2002). i obiectiv att a sistemului de

Auditul intern nu asigur evaluarea independent

control intern de la nivelul prim riei (std.25 - Codul controlului intern) ct i a criteriilor de apreciere a controlului intern, elaborate de conducerea acesteia.(236)

Managementul superior nu valorific deloc sprijinul pe care compartimentul de audit i-l

poate acorda pentru identificarea i evaluarea riscurilor semnificative i pentru mbun t irea sistemelor de management al riscurilor.(237)

Planul anual de audit nu este conceput i structurat astfel nct s fie integrat misiunii i in seama sugestiile analizele de evaluare a

obiectivelor de ansamblu ale prim riei i s Lg 672/2002).(238)

riscurilor asociate diferitelor structuri, activit i, programe / proiecte sau opera iuni (art. 14 -

Sunt relativ numeroase cazurile n care, urmare a disfunc iilor de percepere i de

reglementare intern a auditului, se men in riscuri semnificative, cu privire la:(239) (240)

subordonarea compartimentului n alt parte dect primarului. (art.10 - Lg 672/2002) implicarea auditorilor interni, fie i numai par ial, n activit ile pe care, n mod

poten ial, le pot audita, n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern, n fundamentarea i derularea programelor i proiectelor finan ate integral sau par ial de Uniunea European(241)

.a. (art.20-Lg 672/2002).

nencadrarea corespunz toare a compartimentelor respective cu personal de

specialitate i bine preg tit, neasigurarea condi iilor privind independen a i obiectivitatea auditorilor, excluderea conflictului de interese .a. (art. 20-Lg 672/2002).Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

27(242)

Sunt frecvente cazurile n care nu sunt respectate procedurile de desf urare a auditului

i de ntocmire, conciliere i valorificare a rapoartelor de audit (art. 17 - Lg 672/2002).(243)

Nu ntotdeauna rapoartele de audit au structura prev zut de lege i de norme, i nici

con inutul corespunz tor ndeplinirii obiectivelor i misiunii auditului.(244)

Sunt cazuri n care managementul superior a dispus doar par ial m surile necesare

pentru implementarea recomand rilor din rapoartele de audit intern, n scopul elimin rii punctelor slabe constatate (std. 25 -Lg 672/2002).(245) (246)

II.7.B Concluzii Managementul superior acord o importan nesemnificativ strategiilor de control i dintre

elementelor specifice acestora, precum i definirii clare a raportului de interdependen strategiile, politicile i programele prim riei i tipurile de control specifice acestora.(247)

Controlul intern nu a evoluat de la statutul de opera iune de verificare la cel de

func ie managerial .(248)

Chiar dac

procedurile privind organizarea i func ionarea controlului intern sunt

reglementate formal, acesta nu- i realizeaz , totu i, cerin ele generale i specifice prev zute de lege cu privire la adecvarea obiectivelor la misiunile prim riei, procedurile de control, reac ia managementului la cazurile de neconformitate, cooperarea personalului .a.(249)

Nu sunt cunoscute i nici aplicate prevederile Codului controlului intern cuprinznd

standardele de management / control intern la entit ile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial aprobate prin OMFP 946/2005..(250)

Auditul public intern nu este n eles i utilizat ca un instrument care d asigur ri i

consiliere managementului ci continu s fie perceput i utilizat ca fiind control financiar de gestiune.(251)

Planul anual de audit nu este conceput i structurat conform unor analize de evaluare a

riscurilor asociate i conform sugestiilor primarului.(252)

Nu sunt respectate procedurile de desf urare a auditului i de ntocmire, conciliere i

valorificare a rapoartelor de audit (art. 17-Lg 672/2002) iar managementul superior nu dispune ntotdeauna m surile necesare pentru implementarea recomand rilor.(253) (254)

II.8 Cu privire la adaptarea organiza ional la procesul de descentralizare II.8.A Constat ri

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

28(255)

Procesul de descentralizare, nsemnnd transferul de competen

administrativ

i

financiar de la nivelul administra iei publice centrale la nivelul administra iei publice locale a vizat, n principal, urm toarele domenii principale: eviden a persoanelor, poli ia comunitar , nv(256)

mntul preuniversitar de stat, situa iile de urgen

i asigurarea s n t ii.

n cadrul procesului de descentralizare, administra ia public central a neglijat dou i anume principiul asigur rii resurselor necesare

principii specifice descentraliz rii financiare.(257)

competen elor transferate i principiul evit rii constrngerilor i limit rii autonomiei locale

n schimb, a pus accentul pe principiul subsidiarit ii (exercitarea competen elor de

c tre autoritatea administra iei publice locale situat la nivelul administrativ cel mai apropiat de cet ean), principiul responsabilit ii autorit ilor locale (obligativitatea realiz rii standardelor de calitate n furnizarea serviciilor publice i de utilitate public ), principiul echit ii (care implic asigurarea accesului tuturor cet enilor la serviciile publice i de utilitate public ) i principiul constrngerii bugetare (care interzice utilizarea de c tre autorit ile centrale a transferurilor speciale sau a subven iilor pentru acoperirea deficitelor finale ale bugetelor locale) - (art. 3 Lg. 195/2006).(258)

Nu au fost respectate, n totalitate, regulile generale ale procesului de descentralizare,

reglementate de legile cadru ale descentraliz rii nr.339/2004 i nr.195/2006 9 (art. 5;6), cum ar fi:(259)

transferul competen elor nu a fost fundamentat pe analize de impact i realizat pe baza

unor metodologii specifice elaborate de c tre autorit ile administra iei publice centrale n colaborare cu structurile asociative ale autorit ilor administra iei publice locale.(260)

nu au fost desf urate faze-pilot n vederea test rii i evalu rii impactului solu iilor

propuse pentru descentralizare.(261)

transferul de competen e nu s-a f cut concomitent cu asigurarea resurselor necesare

exercit rii lor, iar transmiterea resurselor financiare necesare nu a premers exercit rii acestor competen e.(262)

Transferul competen elor a fost focalizat pe emiterea actelor normative aferente fiec rui

domeniu i mai pu in, sau deloc, pe parcurgerea etapelor preg titoare prev zute de lege (art.8, L. 195/2006), ca de exemplu: elaborarea de c tre Guvern, ministere i celelalte organe de specialitate ale administra iei publice centrale a strategiilor cu privire la transferulRaportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

29

competen elor, identificarea resurselor necesare, a costurilor integrale i a surselor bugetare de finan are, transferarea resurselor c tre autorit ile locale .a.(263)

Pentru prim rii, descentralizarea a reprezentat o provocare din punct de vedere

organiza ional i financiar n fa a c reia, de regul , s-au dovedit descoperite i nepreg tite, att din punct de vedere financiar ct i organizatoric.(264)

Pentru cet eni, aplicarea principiului de baz al descentraliz rii, subsidiaritatea, a i dolean ele lor chiar dac

nsemnat crearea unor structuri mai sensibile la nevoile

func ionarea activit ilor preluate la nivel local nu a atins, nc , nivelul de performan a teptat.(265)

Faptul c

lansarea procesului de descentralizare s-a f cut f r i f r aplicarea strict

o preg tire

i o

fundamentare prealabil

a principiilor, a regulilor i a etapelor i o limitare a

transferului de competen e a generat, pe lng o constrngere financiar autonomiei locale financiare descentralizate, cauzate de factori exogeni autorit ilor locale, astfel:(266)

i o serie de disfunc ionalit i n func ionarea activit ilor

n leg tur cu serviciile publice comunitare locale de eviden

a persoanelor (OG

84/2001; HG 2344/2004)(267)

Transferul bazei materiale mobile

i imobile, de la Ministerul Administra iei

i

Internelor, actualul MIRA (Ministerul Internelor i Reformei Administrative) c tre autorit ile administra iei publice locale s-a f cut cu ntrziere de 2 ani (HG 2344/2004) fa transfer rii competen elor (OG 84/2001).(268)

de momentul

Transferul competen elor nu a avut loc concomitent cu cel al resurselor financiare,

astfel nct finan area cheltuielilor curente i de capital ale acestor servicii publice este stabilit numai n sarcina bugetelor locale, n completarea veniturilor proprii (art. 20 OG 84/2001).(269)

Principala surs de constituire a veniturilor proprii este reprezentat de taxele pentru

eliberarea documentelor i pentru furnizarea datelor din registre ns , baza de calcul pentru stabilirea acestor taxe se supune aprob rii Guvernului de c tre MIRA i, de regul , nu acoper n totalitate necesarul de resurse al serviciilor respective, diferen ele afectnd bugetele locale (art. 22 OG 84/2001).(270)

Serviciile publice comunitare nfiin ate pn n prezent asigur activitatea de eviden

a

persoanelor, conform art.25 OG 84/2001, nu numai pentru localit ile din bugetul c rora sunt finan ate ci i pentru unit ile administrativ-teritoriale arondate, care nu au capacitatea administrativ necesar , f r ca acestea din urm s contribuie cu fonduri din bugetele propriiRaportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

30

sau f r ca administra ia public central s fi asigurat resursele necesare, odat cu transferarea competen elor.(271)

La nivelul serviciilor publice comunitare nfiin ate sunt practicate dou sisteme de

salarizare diferite, pentru sarcini, competen e i responsabilit i relativ egale, n sensul c func ionarilor publici i personalului contractual le sunt aplicate prevederile legale specifice acestor categorii, n timp ce poli i tii i personalul contractual, deta a i de la MIRA, i beneficiaz de drepturi superioare, specifice sectorului de ap rare na ional , ordine public siguran na ional (art.24^1 OG 84/2001).(272)

Salarizarea inegal , aplicat numai pe criteriul apartenen ei la un sector sau altul,

precum i subordonarea unei p r i a personalului la MIRA i a altei p r i la autoritatea local , constituie elemente ce induc perturb ri n recrutarea, angajarea i men inerea personalului local, bine preg tit, i n stimularea i ntre inerea unui nivel de satisfac ie i motivare minim necesar realiz rii, n condi ii de performan , a obiectivelor.(273) (274)

n leg tur cu organizarea i func ionarea Poli iei Comunitare ( Lg. 371/2004) Transferul competen elor nu a avut loc concomitent cu cel al resurselor financiare,

astfel nct finan area cheltuielilor curente i de capital ale Poli iei Comunitare se asigur numai din bugetele locale i din veniturile proprii ob inute din serviciile prestate (art. 18 Lg. 371/2004).(275)

Chiar dac legea las la latitudinea autorit ilor locale nfiin area Poli iei Comunitare

(art.1Lg. 371/2004) se re ine c , de regul , municipiile i ora ele au hot rt nfiin area, chiar dac s-au confruntat cu un dezechilibru accentuat ntre a tept rile cet enilor, necesarul de dot ri i sursele de finan are relativ limitate.(276)

n multe cazuri, insuficien a resurselor financiare necesare func ion rii i dot rii Poli iei

Comunitare a f cut ca activitatea asteia s se concentreze cu prec dere pe prestarea de servicii c tre ter i, contra cost, de regul paza unor obiective (art. 8 alin. 3 Lg. 371/2004), n detrimentul atribu iilor de baz privind asigurarea ordinei i lini tei publice, paza obiectivelor i a bunurilor de interes public, supravegherea parc rilor auto, a unit ilor colare, a zonelor comerciale, controlul modului de depozitare a de eurilor .a.(277)

Consiliile jude ene, care trebuiau s preia patrimoniul Corpului gardienilor publici,

conform art. 20 Lg. 371/2004, nu au elaborat criterii unice de repartizare a acestuia c tre

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

31

administra ia public

local , n vederea nfiin rii poli iei comunitare din unit ile

administrativ-teritoriale respective.(278)

Se men ine nc

o diferen

semnificativ

ntre sistemul salariz rii poli i tilor

comunitari (inferior) i cel al poli i tilor apar innd MIRA, pentru sarcini i responsabilit i relativ asem n toare, ceea ce constituie un impediment n recrutarea, selectarea, angajarea i men inerea personalului competent la nivelul poli iei comunitare.(279)

n leg tur cu nv

mntul preuniversitar de stat finan at de la bugetele locale ( Lg.

84/1995, art. 7; 19; 145; 166; 167-170 .a.)(280)

Transferul de competen e c tre autorit ile administra iei publice locale, cu privire la mntul preuniversitar de stat, s-a f cut f r asigurarea resurselor financiare pentru mntului preuniversitar de stat pe

nv

finan area complementar , a doua form de finan are a nv (art. 167 alin. 3-Lg. 84/1995).(281)

lng cea de baz care se asigur din sumele defalcate din unele venituri ale bugetului de stat

Finan area complementar se asigur , n principal, din bugetele locale, i cuprinde

categorii de cheltuieli importante, cum ar fi: cheltuieli de capital (consolid ri, investi ii i repara ii capitale), subven ii pentru internatele i cantinele colare, cheltuieli cu bursele elevilor, cheltuieli pentru examinarea medical obligatorie periodic a salaria ilor .a. (art. 167 alin. 6-Lg. 84/1995).(282)

Introducerea, prin efectul legii (art. 166 alin. 4^1), n domeniul public al autorit ilor mnt preuniversitar de stat, a nsemnat o mpov rare a bugetelor locale cu categoriile

administra iei publice locale a terenurilor i cl dirilor n care i desf oar activitatea unit ile de nv de cheltuieli aferente acestor terenuri i cl diri f r asigurarea unor surse suplimentare de finan are.(283)

n practic , unit ile de nv

mnt preuniversitar de stat consider c veniturile ob inute

din nchirierea (art. 166 alin.6 Lg. 84/1995) unor astfel de terenuri i cl diri sunt venituri proprii, le apar in i le utilizeaz n regim extrabugetar cnd, de drept, ele revin autorit ilor administra iei publice locale, conform prevederilor art. 28 alin.3 din Lg. 273/2006 a finan elor publice locale.(284)

Sunt numeroase cazurile n care primarii, ca ordonatori principali de credite, acuz lipsa i operativ al administra iei locale asupra legalit ii, regularit ii i

unui control direct

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

32

performan ei cu care directorii unit ilor de nv

mnt, ca ordonatori ter iari, utilizeaz sumele

derulate / alocate prin / din bugetul local (att finan area de baz ct i cea complementar ).(285) (286)

Cauzele invocate cel mai frecvent se refer la faptul c : n componen a consiliilor de administra ie ale acestor unit i de nv mnt, cu rol de

decizie n domeniul administrativ, ponderea reprezentan ilor autorit ilor administra iei publice locale (reprezentantul consiliului local i cel al primarului) este inoperant avnd n vedere c restul consiliului este format din director, director adjunct, reprezentan i ai p rin ilor, 1-5 reprezentan i ai cadrelor didactice, un reprezentant al elevilor .a. (art. 145 alin.6 Lg. 84/1995).(287)

ocuparea func iilor de director i de director adjunct se face de c tre Ministerul didactic i mai pu in managerial i i deruleaz o mare parte din resursele

Educa iei i Cercet rii, pe criterii de competen economic , iar avizul consiliului local care asigur

financiare, este doar consultativ (art. 145 alin.7 Lg. 84/1995).(288)

unit ile de nv

mnt n cauz nu dispun de structuri de specialitate i de personal

calificat n derularea opera iunilor economice.(289)

n leg tur cu serviciile publice comunitare (voluntare) pentru situa ii de urgen

(OG 88/2001)(290)

Serviciile publice comunitare pentru situa ii de urgen , denumite servicii de urgen ,

sunt structuri specializate n domeniul ap r rii mpotriva incendiilor i al protec iei civile i cuprind serviciile profesioniste - la nivel de jude subordonate autorit ilor administra iei publice centrale (Inspectoratul General pentru Situa ii de Urgen ) i serviciile voluntare servicii publice descentralizate n subordinea consiliilor locale ale municipiilor, ora elor i comunelor (art. 1 OG 88/2001).(291)

Transferul competen elor c tre autorit ile administra iei publice locale nu a avut loc

concomitent cu cel al resurselor financiare, astfel nct sarcina finan rii cheltuielilor aferente serviciilor de urgen voluntare revine n exclusivitate bugetelor locale (art. 20 OG 88/2001).(292)

n absen a resurselor, totu i, autorit ile administra iei publice locale au obliga ia legal i regulamentul-cadru, elaborate de Inspectoratul

de a respecta criteriilor de performan

General, cu privire la structura organizatoric , nivelul dot rii i ntocmirea regulamentului de organizare i func ionare ale serviciilor de urgen voluntare (art.6 OG 88/2001).

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

33(293)

La data auditului, serviciile de urgen

voluntare sunt nc nefunc ionale, n multe

cazuri, nu au dot rile necesare, nu sunt conduse de profesioni ti n domeniu salaria i ai administra iei publice locale (art.5 OG 88/2001) i nu au recrutat i atras, pe baz de contract, voluntarii necesari.(294) (295)

II.8.B Concluzii Procesul de descentralizare s-a desf urat f r respectarea tuturor principiilor i

regulilor specifice reglementate de legile cadru ale descentraliz rii nr.339/2004 i nr.195/2006.(296)

n cadrul procesului de descentralizare, administra ia public

central

a neglijat

aplicarea a dou principii de baz : principiul asigur rii resurselor necesare competen elor transferate i principiul evit rii constrngerilor i limit rii autonomiei locale financiare.(297)

Nu au fost aplicate, de c tre autorit ile administra iei publice centrale, toate regulile i

etapele procesului de descentralizare, cu privire la transferul competen elor, referitoare la: elaborarea de strategii, analize de impact i sisteme de indicatori de monitorizare, desf urarea de faze-pilot n vederea test rii i evalu rii impactului, identificarea resurselor necesare i a surselor bugetare de finan are, transferarea resurselor c tre autorit ile administra iei publice locale .a.(298)

Pentru prim rii, descentralizarea a reprezentat o provocare din punct de vedere

organiza ional i financiar n fa a c reia, de regul , s-au dovedit descoperite i nepreg tite, att din punct de vedere financiar ct i organizatoric.(299)

Lansarea procesului de descentralizare a avut ca efecte att o constrngere financiar

i i

o limitare a autonomiei locale financiare ct i o serie de disfunc ionalit i n activit ile descentralizate, cauzate de factori exogeni autorit ilor locale, cum ar fi: preg tirea etapelor transferului de competen e .a.(300)

fundamentarea insuficient a procesului, aplicarea selectiv a principiilor, a regulilor i a

Pentru cet eni, aplicarea principiului de baz al descentraliz rii, subsidiaritatea, a

nsemnat crearea unor structuri mai sensibile la nevoile i dolean ele lor i mai dependente de nivelul de satisfac ie resim it de corpul electoral.(301)

II.9 Cu privire la disfunc iile ap rute n exercitarea autorit ii la nivelul

prim riilor(302)

II.9.A Constat ri

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

34(303)

Sunt frecvente cazurile n care se manifest o viciere a rela iilor interpersonale, formale

i informale, dintre primar / viceprimar / secretarul prim riei / consilieri locali / .a.(304)

Sunt ns

i numeroase situa iile n care, indiferent de func ie i de orientarea politic ,

rela iile de serviciu dintre cei nominaliza i decurg n mod normal, n folosul comunit ii locale.(305)

Aceste concluzii reies din r spunsurile la sondajul de opinie, pe baz de chestionar,

efectuat de c tre echipele de auditori n timpul ac iunii de audit i la care au r spuns att managementul superior i cel mediu ct i personalul de execu ie.(306)

De cele mai multe ori, anomaliile ap rute la nivelul superior al ierarhiei cu privire la i comunicare, destabilizeaz climatul intern, perturb activitatea

rela ionare, colaborare

prim riilor i diminueaz performan a.(307)

De regul , cele mai frecvente disensiuni sunt cele ntre primar i viceprimar i / sau

ntre primar i unii consilieri locali, dar i ntre primar / viceprimar / consilieri locali i unii conduc tori de compartimente sau chiar personal de execu ie din aparatul propriu al prim riei, ca de exemplu:(308)

primarul, de o anumit orientare politic , nu colaboreaz cu viceprimarul, ales de un

consiliu local cu o majoritate de alt orientare dect cea a primarului, sau fiindc amndoi au fost adversari n campania electoral .(309)

primarul / viceprimarul consider , fiecare n parte, ca pe o tr dare, atunci cnd unii

conduc tori de compartimente sau al i salaria i colaboreaz cu fiecare dintre ei, n mod echidistant, n cadrul rela iilor i obliga iilor de serviciu.(310)

unii consilieri locali solicit informa ii i dau dispozi ii direct personalului prim riei,

f r a se adresa, n mod ierarhic, primarului .a.(311)

De regul , existen a unor astfel de disensiuni, induce o atmosfer intern ap s toare, de i demotiveaz personalul din aparatul de specialitate.

partizanat i suspiciune, care afecteaz(312)

Sunt i cazuri n care proiecte ini iate de primari, care f ceau parte din agenda i fusese votat de c tre cet eni,

primarului cu care acesta se prezentase n campania electoral i majoritate politic .(313)

au fost respinse de c tre consiliile locale, f r motiva ie, aparent pe considerente de partizanat

Posibilele cauze ale unor astfel de situa ii pot fi definite i grupate n 3 categorii, i

anume:

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

35(314)

1) Modul n care este reglementat legal statutul fiec rei func ii, dintre cele amintite,

cu privire la modalit ile de alegere / numire, subordonare, comunicare, atribu ii, competen e, responsabilit i .a.:(315)

prin Lg. nr. 215/2001 a administra iei publice locale, se reglementeaz legal statutul

pentru primar, care este ales de c tre cet eni, i pentru viceprimar, ales de c tre consiliul local din rndul membrilor s i;(316)

numai ncepnd cu Lg. nr. 286/2006, pentru modificarea i completarea Lg. nr. viceprimarul este subordonat primarului i

215/2001, pct.54 (2) se prevede expres c nlocuitorul de drept al acestuia;(317)

secretarul prim riei este, conform Lg. nr. 215/2001, func ionar public salarizat din

bugetul local, i era angajat prin concurs s-au examen i numit de c tre prefect prin ordin.(318)

ncepnd cu Lg. nr. 286/2006, pct.100, cap. VI^4, se stabile te c recrutarea, numirea, i regimul disciplinar ale

suspendarea, modificarea, ncetarea raporturilor de serviciu privind func ia public(319)

secretarului unit ii administrativ-teritoriale se fac n conformitate cu prevederile legisla iei i func ionarii publici.

aparatul de specialitate al autorit ii administra iei publice locale, format din

func ionari publici i personal contractual avea, conform Lg. nr. 215/2001, un statut neclar din punctul de vedere al apartenen ei i al subordon rii, pe rela ia consiliu local primar.(320)

ncepnd cu Lg.286/2006, pct.58, s-a stipulat clar c pentru punerea n aplicare a

activit ilor date n competen a sa prin actele normative (), primarul beneficiaz de un aparat de specialitate, pe care l conduce.(321)

2) Felul n care sunt reglementate formal, dac sunt, i se respect , toate procedurile

specifice domeniului organiza ional intern, cu privire la obiective, sarcini, competen e, responsabilit i, sanc iuni, sistem informa ional, reguli de comunicare e.t.c.:(322)

una dintre cauzele care favorizeaz apari ia i perpetuarea unor rela ii informale, domeniului organiza ional, nfiin rii compartimentelor de

polarizate, ntre subiec ii politici i ntre ace tia i aparatul de specialitate al prim riei este i insuficienta aten ie acordat organizare, reglement rii formale i respect rii procedurilor aferente tuturor aspectelor interne.(323)

3) O ultim categorie de cauze posibile ar fi aceea referitoare la factorul uman i la

caracteristicile individuale:

Raportul Auditul performan ei organiz rii interne la nivelul autorit ilor administra iei publice locale (prim rii); audit organiza ional

36(324) (325)

partizanat politic i subiectivism exagerat. lipsa de preocupare pentru identifica