ELABORARE, CONTINUTUL SI FORMATUL UNEI PROCEDURI

PROCEDURA OPERATIONALAprivind INTOCMIREA SI COMPLETAREA REGISTRULUI GENERAL DE EVIDENTA AL SALARIATILORDATAExemplar nr.SEMNATURA

ELABORAT

VERIFICAT

APROBAT

Document de referin:

O.M.F.P. nr. 1649/2011 privind modificarea i completarea O.M.F..P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationaleEditia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx

2.2.Revizia 1legislatieAdaugare documente

2.3Revizia 2

Cuprins

Formular pagin de gard procedur ..

Formular analiz procedur .

Formular difuzare procedur .

Formular eviden modificri ..

1.0. Scop ...........

2.0. Domeniu de aplicare .......

3.0. Documente de referin ......

4.0. Definiii, abrevieri i termeni utilizai .

5.0. Descrierea procedurii ..

6.0. Responsabiliti

7.0. Anexe, nregistrri, arhivri

Cuprins .......

8.0. Anexe

Formular eviden modificri

Nr. crt.Ed.Data ediieiRev.Data revizieiPag.Descriere modificareSemntura

conductorului subdiviziunii organizatorice

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

Scopul difuzarii

Exemplar nr._____Compartiment

FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura

1234567

Aplicare1

Aplicare2

Aplicare3

Aplicare4

Aplicare5

Aplicare6

Aplicare7

Aplicare8

Informare9

Arhivare10

Alte scopuri

1.0. Scop:

Prezenta procedura descrie modul de intocmirea si completarea Registrului General de Evidenta a Salariatilor.

Stabilirea unui set unitar de reguli privind intocmirea si completarea Registrului General deEvidenta a Salariatilor.2.0. Domeniu de aplicare:

Procedura se utilizeaz de ctre Biroul Resurse Umane la intocmirea si completarea Registrului General de Evidenta a Salariatilor.

3. 0. Documente de referin:

O.M.F.P. nr. 1649/2011 privind modificarea i completarea O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. HG 500/2011 privind Registrul General de Evidenta a Salariatilor

Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat4.0. Definiii, abrevieri i termeni utilizai:

4.1. Definiii

Entitate public = autoritatea public, instituia public, compania/societatea naional, regia autonom, societatea comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial este acionar majoritar, cu personalitate juridic, care utilizeaz/administreaz fonduri publice i/sau patrimoniu public.Control managerial = funcia managerial de msurare i corectare a performanelor activitii subordonailor, pentru ca planurile i obiectivele entitii s fie realizate.

Procedur = prezentare n scris a pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat necesare ndeplinirii atribuiilor i sarcinilor, avnd n vedere asumarea responsabilitilor.

Procedur de sistem = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul DGASPC Constanta

Procedur operaional = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul S.C. U.T.M. S.A.

4.2. Abrevieri

O.M.F.P.

= Ordinul Ministrului Finanelor Publice

PS

= procedur de sistemPO

= procedur operaional

4.3. Termeni utilizai

Compartiment = direcie / serviciu / birou din cadrul DGASPC ConstantaProgramul = Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial DGASPC 5.0. Descrierea procedurii:

5.1. Nominalizarea prin Decizie a unei sau mai multor persoane pentru completarea i transmiterea registrului.

(1) Directorul General nominalizeaza prin decizie una sau mai multe persoane pentru completarea i transmiterea registrului .

5.2. Obtinerea parolei de inregistrare registru de la inspectoratul teritorial de munca (ITM )(1) Persoanele nominalizate pentru completarea i transmiterea registrului 5.3. Incadrarea in munca prin incheierea contractului individual de munca(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului la angajare in registru se face electronic, de Serv. Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:

a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien (Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European SEE); b) data angajrii; c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea; d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative; e) tipul contractului individual de munc; f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;

g) salariul, sporurile i cuantumul acestora

(2) Completarea registrului se face cel tirziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitii de ctre salariatul n cauz

(3) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului care are deja inregistrat CIM in registru se face electronic, de Birou Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:

a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien (Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European SEE);

b) data angajrii;

c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea;

d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative;

e) tipul contractului individual de munc;

f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;

g) salariul, sporurile i cuantumul acestora (4)Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului la care s-a suspendat CIM, in registru se face electronic, de Serviciul Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:

a) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale.

(5) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului la care a incetat CIM in registru se face electronic, de Birou Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:

a) data ncetrii contractului individual de munc.

b) se nregistreaz n registru la data ncetrii CIM /la data lurii la cunotin a evenimentului ce a determinat, n condiiile legii, ncetarea CIM (6) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului detaat in registru se face electronic, de Birou Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:

c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea; (7) Atunci cand se constata erori in registru persoana nominalizata efectueaza corectia.

5.4 Transmiterea Registrului la inspectoratul teritorial de munc n format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmtoarele modaliti:

a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspeciei Muncii;

b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic; c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc n format electronic, nsoit de o adres de naintare semnat de angajator.(1) ITM valideaza registrul completat/actualizat incepand cu data de 01.08.2011.

5.5. Pastrarea registrului electronic(1) Biroul Resurse Umane pastreaza registrul completat/actualizat

5.6. Intocmirea dosarului de personal

(1) Biroul Resurse Umane intocmeste un dosar personal pentru fiecare dintre salariai, il psteaza n bune condiii la sediu, i-l prezinta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente:

-actele necesare angajrii,

-CIM,

-actele adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea CIM,

-acte de studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care certific legalitatea i corectitudinea completrii n registru.

5.7. Eliberarea de inregistrari de la dosarul personal (1) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat se elibereaza in termen de cel mult de 15 zile de la data solicitarii:

a) copii ale documentelor existente n dosarul personal;

b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile referitoare la persoana sa i/sau un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate,6.0. Responsabiliti

Cine rspundeActiviti desfurate

Director General-nominalizeaza prin decizie persoana responsabila cu completarea registrului electronic

Persoana nominalizata cu completarea registrului electronic-obtine parola pentru inregistrarea in registru de la ITM-efectueaza inregistrari in registru

-transmite registru la ITM pentru validare in termenul legal

Serv.Resurse Umane-pastreaza registrul electronic-intocmeste/actualizeaza dosarul personal

-elibereaza inregistrari la solicitare

7.0. Anexe, nregistrri, arhivriNr. AnexDenumirea anexeiElaboratorAprobNumr de exemplareDifuzareArhivareAlte

LocPerioad

1Decizie numire persoane pt actualizare REVISALRUDirector General2RURUpermanent

8.0. Anexe

8.1. Anexa nr. 1 privind reprezentarea grafic a Diagramei de proces.

Anexa nr. 1

Reprezentarea grafic a Diagramei de proces

INTRRI

O.M.F.P. nr. 1649/2011; Programul; Inregistrari de personal

IEIRI

Registru electronic; Dosar personal

ACTUALIZARI

Nr. Crt.Sinteza actualizariiVersiunea curentaData

NOMINALIZARE RESPONSABIL COMPLETARE REGISTRU

Desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu completarea registrului electronic

OBTINEREA PAROLEI DE INREGISTRARE IN REGISTRU

Persoana nominalizata obtine de la ITM parola pentru inregistrare in registru

INREGISTRAREA IN REGISTRU A DATELOR ANGAJATILOR

Datele angajatilor sunt inregistrate in registrul electronic de catre persoana nominalizata prin decizie in termenul legal

TRANSMITEREA REGISTRULUI ELECTRONIC LA ITM PENTRU VALIDARE

Registrul electronic este transmis la ITM pentru validare de catre persoana nominalizata prin decizie;

PASTRAREA REGISTRULUI ELECTRONIC

Biroul Resurse Umane pastreaza registrul electronic in conditii de securitate

INTOCMIREA DOSARULUI PERSONAL

Biroul Resurse Umane intocmeste/actualizeaza dosarul personal

ELIBERAREA DE INREGISTRARI LA CERERE

Biroul Resurse Umane elibereaza inregistrari la cererea angajatului sau a unui fost angajat

PASTRAREA REGISTRULUI ELECTRONIC SI AL DOSARELOR PERSONALE IN CONDITII DE SECURITATE

PAGE