Ora i ziua de ncepereLa planificarea lor se iau n considerare mai multe aspecte:Dac la aceeai or i dat are loc un alt eveniment de acelai tipDac este vreo srbtoare care se ntinde pe mai multe zileDac are loc vreo srbtoare naional sai religioas la aceeai datCe condiii meteo sunt prognozate pentru data respectivLocaia de desfurare : spaii deschise sau nchiseCaracterul profesional : caracter tiinific, artistic, cultural, socio-politic, de afaceri, sportiv, comercial, religiosFuncia pe care o ndeplinesc : congres, conferin, concert, concursuri sportive, expoziii, demonstraiiAbordarea de marketing : evenimente pentru organizarea crora cei interesai trebuie s-i depun canditatura, evenimente adaptate, evenimente inovatoare, evenimente convenionale

Evenimente de reprezentare : recepii clasice, evenimente tematice ( Balul Operei )Evenimente deschise pentru consumatori - const n consolidarea poziiei de pia a produselor i serviciiilor oferite de firmele organizatoareEvenimente de tip conferin care au ca scop transmiterea unor informaii specialitilor dintr-un domeniuEvenimente de tip prezentare i lansare de produse -faciliteaz schimbul de informaii n domeniu, promovarea produselor proprii

Organizarea unui eveniment cunoate trei etape de lucru:

Conceperea ideii evenimentului i pregtirile pentru concretizarea acesteiaOrganizarea i desfurarea evenimentului;Evaluarea evenimentului.

naintea organizrii propriu-zise a fiecrui eveniment de mare anvergur ( congres, conferin, vizita unei delegaii ) se elaboreaz un scenariu, care const n proiectarea celor mai importante elemente ale evenimentului n ordinea n care urmeaz s se produc.n pregtirea evenimentelor , se realizeaz, de regul, dou categorii de scenarii: unul pentru participani ( conine, de obicei, planificarea temporar i cteva informaii generale) i altul, tehnic, pentru organizatori, elaborat mult mai detaliat.

stabilirea responsabililor,elaborarea bugetului,stabilirea datei i a locului evenimentului,rezervarea verbal i scris a locurilor,sala de conferin, alte sli ( pentru pres, secretariat, invitaii de protocol), instalaii pentru asigurarea traducerii simultane,sonorizare, microfoane,

organizare mass-media, asigurarea locurilor de parcare ( pentru participani i pentru organizatori )modaliti de intrare n incinta locaiei, conform msurilor de siguranposibiliti de servire a meseiasisten medicalmsuri de siguranfotocopiatoare, mape, stilouri, cadouri (organizarea oferirii cadourilor)ecusoane ( elaborarea prealabil, posibitatea realizrii lor pe loc)personal hostess ( diferenierea lor cu ajutorul ecusoanelor sau a uniformelor)

aranjamente floraleamenajarea slilornsoirea invitatilor (persoanele care i ntmpin la aeroport, care i ateapt la locul discuiilor)numele i numerele de telefon ale interpreilor, oferilor, personal hostess stabilirea orelor de plecare i de sosire a mijloacelor de transport ( numirea responsabililor n acest sens)nregistrarea exact a numelor invitailor, a numrului camerelor de hotel realizarea profilului VIP ( dac este cazul) i a programului separat al VIP.

In functie de sarcinile pe care le au de ndeplinit, organizatorii pot fi mprii n mai multe categorii, printre care :Hostess reprezint personalul anume angajat, care ajut la desfurarea fr probleme a evenimentelor, n calitate de ,,gazde profesioniste. Este absolut necesar ca inuta lor s fie impecabil. Este indicat ca organizatorii s poarte ecusoane pentru ca invitaii s tie de la cine pot solicita ndrumare.

Responsabili cu securitatea particip la planificarea securitatii evenimentului, colaboreaza cu organizatorii la elaborarea traseelor i modalitilor de evacuare (innd cont de apariia unor poteniale situaii de urgen), stabilesc msurile necesare i sarcinile ce le revin organizatorilor n astfel de situaii, acioneaz n mod ct mai discret , n cazurile de tulburare a ordinii.

oferii trebuie: s aib cunotin despre locurile i traseele asociate rutelor din programul evenimentului, s aib o inut ngrijit pe parcursul activitii lors fie ntotdeauna politicois fie pregtii pentru rezolvarea unor situaii de urgen n trafic

Planificarea reprezint primul pas n organizarea unui eveniment i ncepe cu strngerea informaiilor referitoare la :scopul organizrii evenimentului i dac acesta figureaz n planul de marketing sau n bugetul anual planificat al instituieice rezultate au avut evenimentele asemntoare organizate n anii anteriori i ce aspecte negative s-su relevat cu ocazia lorce se poate ti despre publicul int care va fi invitat la evenimentdac firmele sau instituiile concurente au organizat evenimente asemntoare

Culegerea preliminar a informaiilor este urmat de elaborarea proiectului bugetului , redactat n mai multe variante.Bugetul evenimentului cuprinde i o seciune de ncasri, cu sume provenite din: taxe de participare sponsorizri ajutoare financiare alte contribuii

Cheltuielile trebuie, nainte de toate, estimate.Acestea se mpart n cteva categorii:spaiul /locaia (taxe de nchiriere)transport (maini nchiriate pentru invitai)cateringtranslatori cazare n cazul oaspeilor din alte localiti sau riservicii tehniceprograme pentru nsoitoripersonal de tip hostesscadouripublicitatecheltuieli neprevzute ( se calculeaz o marj de siguran de aproximativ 15% din totalul estimat al cheltuielilor )

Pregtirea este cea mai important etap din organizarea unui eveniment , care cuprinde trecerea n revist a tuturor locurilor i posibilitilor de organizare.ntrebrile la care trebuie s rspund un organizator atunci cnd evalueaz un anumit loc/spaiu sunt urmtoarele:exist sau nu locuri de parcarecum se poate ajunge cu mijloacele de transport n comuncum vor fi amenajate spaiileunde se vor desfura discuiilescenaservirea meseigarderobsli VIPsala pentru prescare sunt detaliile referitoare la programe

n etapa de amenajare, naintea nceperii unui eveniment, sunt transportate la locaie, echipamentele pentru traducere, cabinele translatorilor, mijloacele necesare pentru servirea participanilor ( mese, scaune, fee de mas, farfurii, tacmuri, pahare), diferite instrumente tehnice ( proiector, ecran, laptop ), mape, pliante informative, cadouri, fotocopiator, aranjamente florale etc.Dup desfurarea evenimentului, pot fi demontate instalaiile folosite, astfel nct spaiul s fie predat n starea iniial.

Alte activitati necesare pentru ncheierea etapei de evaluare a evenimentului:decontriexecutri financiarejustificarea i achitarea facturilor redactarea i expedierea scrisorilor de mulumirestrngerea materialelor video, de pres i fotografice arhivarea lorevaluarea evenimentului

Mapa evenimentului este un dosar nmnat tuturor participanilor i care cuprinde programul, materiale informative despre eveniment, programul manifestrilor, pliante , brouri turistice. n funcie de natura evenimentului, mapa mai poate conine i rezumatele expunerilor celor ce vor lua cuvntul. Pe ultima pagin a mapei pot fi menionate , n cazul evenimentelor internaionale, adresele ambasadelor, numerele de telefon ale organizatorilor, ale medicului, translatorului, ale oferului. Alte materiale informative:comunicate de pres pentru rerezentanii mass-mediaindicatoare, bannere referitoare la eveniment, autorizaii de intrare, permise de trecere, nsemne care conin numrul de ordine al autovehiculelor destinate transportului participanilorecusoane personalizatecarduri de intrarecartonae de plasarecartoane pentru numerotarea meselor