organizarea serviciilor de protocol

MINISTERUL EDUCA IEI, CERCET RII I INOV RII

Proiectul Phare TVET RO 2006/018-147.04.01.02.01.03.01

MECICNDIPT / UIP

AUXILIAR CURRICULARCLASA a XIII a ruta progresiv ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL DOMENIU: TURISM I ALIMENTA IE NIVEL: 3 CALIFICARE: ORGANIZATOR BANQUETING

Martie 2009

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

AUTOR: MARINCA IULIANA profesor gradul didactic I

Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 2


CUPRINS1. Competen e specifice modulului .......... 4 2. Informa ii despre specificul agen ilor economici ......... 5 3. Modalitatea de organizare a practicii ......................... 6 4. Recomand ri privind respectarea normelor de s n tate i securitatea muncii .......... 7 5. Instrumente de lucru necesare desf ur rii practicii........8 5.1. Jurnalul de practic ................................................................................................ 9 5.2. Fi a de observa ie nr.1 ......................................................................................... 10 5.3. Fi a de observa ie nr. 2 ........................................................................................ 12 5.4. Fi a de observa ie nr. 3 ........................................................................................ 13 5.5. Fi a de lucru nr. 1................................................................................................. 14 5.6. Fi a de lucru nr. 2 ................................................................................................ 16 5.7. Fi a de lucru nr. 3 .................................................................................................17 5.8. Fi a de lucru nr. 4 ................................................................................................ 18 5.9. Studiu de caz ....................................................................................................... 19 5.10. Miniproiect nr. 1 .................................................................................................. 20 5.11. Miniproiect nr. 2 ................................................................................................. 22 5.12. Portofoliul de practic ......................................................................................... 23 6. Organizarea evalu rii ....................................................................................................... 24 Anexe .................................................................................................................................... 26 Fi a de documentare nr. 1 ......................................................................................... 27 Fi a de documentare nr. 2 .......................................................................................... 28 Fi a de documentare nr. 3 .......................................................................................... 29 Fi a de documentare nr. 4 .......................................................................................... 31 Fi a de documentare nr. 5 .......................................................................................... 32 Fi a de documentare nr. 6 .......................................................................................... 38 Fi a de documentare nr. 7 .......................................................................................... 40 Fi a de documentare nr. 8 .......................................................................................... 42 Fi a de documentare nr. 9 .......................................................................................... 43 Bibliografie ........................................................................................................................... 44Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 3


1. Competen e specifice modululuiAdaptarea la noile cerin e ale economiei de pia , presupune nsu irea acelor competen e care s dezvolte n rndul elevilor profesionalismul, ini iativa, perspicacitatea, abilitatea de a opera eficace ntr-un cadru economic dinamic i concuren ial. Modulul Organizarea serviciilor de protocol este ncadrat n categoria de curriculum Stagii de preg tire practic . Modulul are alocate un num r de 90 ore/an din care 30 ore de laborator tehnologic desf instruire practic i 60 ore de instruire practic . Orele de laborator tehnologic sunt i/sau cu maistrul instructor sau urate de c tre profesorul de specialitate n laboratorul de tehnica servirii, iar cele de de c tre profesorul de specialitate

reprezentantul agentului economic (tutore de practic ). n cadrul acestui modul se dezvolt unitatea de competen e UC 21 ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL, cu competen ele individuale prezentate n continuare: COMPETEN E: y y y y y C 1. Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol C 2. Planific ac iunile de protocol C 3. Contracteaz ac iunile de protocol C 4. Particip la alc tuirea ofertei pentru mese festive i oficiale C 5. Estimeaz bugetul conform serviciului de protocol contractat

Prin parcurgerea acestui modul, ve i fi capabili s : 3 identifica i condi iile necesare activit ilor de protocol; 3 preciza i tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol; 3 eviden ia i condi iile minime necesare organiz rii evenimentelor; 3 prezenta i oferta de ac iuni pe care unitatea le poate organiza; 3 stabili i lista pentru derularea discu iei cu clientul: 3 prelua i rezervarea ac iunii i s completa i datele din fi a ac iunii; 3 ncheia i contractul pentru evenimentul solicitat; 3 identifica i tipurile de ac iuni pentru care se alc tuie te ofert de meniuri; 3 preciza i gama sortimental din oferta pentru ac iuni f r plasament la mas stabili i categoriile de meniuri propuse pentru ac iunile cu plasament la mas ; 3 estima i bugetul conform serviciului de protocol contractat.Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 4

is


2. Informa ii despre specificul agen ilor economiciy Stagiul de practic pentru modulul Organizarea serviciilor de protocol clasa oar n laboratorul de tehnica servirii (orele de laborator i organizarea de

a XIII-a ruta progresiv se desf

tehnologic) i la agen i economici din categoria hoteluri restaurante, unit i care au ca obiect de activitate servicii de cazare, servicii de alimenta ie, precum evenimente (mese festive, ac iuni de protocol, evenimente oficiale). y Agen ii economici sunt hoteluri restaurante situate n ora e n zone centrale,

precum i hoteluri mai mici situate n zone pitore ti (cu acces u or). y Stagiile de practic se pot efectua n cadrul departamentelor: restaurant, bar, n sala de clas sau n atelierul/laboratorul colii.

buc t rie, serviciul banchete evenimente, locuri care pot furniza elevilor oportunit i de nv are ce nu pot fi ob inute cu u urin y se efectueaz

n ceea ce prive te plata i obliga iile sociale, stagiul de preg tire practic nu n cadrul unui contract de munc . Elevul practicant nu poate pretinde un care-l prime te n stagiul de preg tire practic ,

salariu din partea partenerului de practic

cu excep ia situa iei n care practicantul are statut de angajat. Partenerul de practic poate, totu i, acorda elevului practicant o indemniza ie, gratificare, prim sau avantaje n natur , cum ar fi: plata transportului de la i la unitate / partener de practic , acces la mas , etc. y Obliga iile elevului practicant fa de agentul economic, pe durata derul rii

stagiului de preg tire practic : - s respecte programul de lucru stabilit i s execute activit ile solicitate de tutore dup o prealabil instruire, n condi iile respect rii cadrului legal cu privire la volumul mnt; i dificultatea acestora (conform Codului Muncii). n cazul nerespect rii obliga iilor, se aplic sanc iunile conform Regulamentului de organizare i func ionare al unit ii de nv - s respecte regulamentul de ordine interioar cazul nerespect rii acestui regulament, al partenerului de practic . n

directorul agentului economic (partener de mnt la care elevul (practicantul) este

practic ), i rezerv dreptul de a anula conven ia referitoare la preg tirea practic , dup ce n prealabil a n tiin at directorul unit ii de nv nscris ( Art. 263/1 i Art. 264/1 din Codul muncii). - s respecte normele de securitate i s n tate n munc pe care i le-a nsu it de laAcest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 5


reprezentantul partenerului de practic nainte de nceperea stagiului de practic , s aib echipament de practic adecvat. - se oblig s nu foloseasc , n nici un caz, informa iile la care are acces n timpul stagiului despre partenerul de practic sau clien ii s i, pentru a le comunica unui ter sau pentru a le publica, chiar dup terminarea stagiului, dect cu acordul respectivului partener de practic .

3. Modalitatea de organizare a practiciiStagiul de preg tire practic se desf oar n laboratorul tehnologic sub ndrumarea att la instruirea ct i la

profesorului de specialitate i la agentul economic sub ndrumarea profesorului / maistrului instructor i reprezentantului agentului economic care particip evaluarea elevilor. Stagiul de preg tire practic se desf 3 s pt mni pe durata unui an colar. Pentru organizarea stagiului de preg tire practic desf fiecare elev sau grup de elevi). Elevii vor avea mult de c tigat n urma acestui stagiu de practic , dar trebuie s fie preg ti i pentru acest stagiu, instrui i pe parcursul lui i ncuraja i s - i foloseasc experien ele dup ncheierea practicii. Elevii vor avea parte de o preg tire prealabil printr-o sesiune de grup la coal pentru acoperirea aspectelor de baz privind activit ile pe care le vor ntreprinde la locul de munc . Ei trebuie s afle cui se pot adresa pe parcursul stagiului de practic (tutore de practic , reprezentant agent economic etc) n situa ia n care apar se va efectua de c tre profesorul de diferite probleme sau pentru l murirea unor aspecte. Monitorizarea practicii la locul de munc specialitate sau maistrul instructor i un tutore desemnat de agentul economic cu care este important graficul de urare a stagiului de preg tire practic , care cuprinde durata, perioada i loca ia (pentru oar timp de 90 ore, pe parcursul a

unitatea colar a ncheiat conven ia cadru privind efectuarea stagiului de preg tire practic . Cadrele didactice vor efectua vizite periodice pe parcursul perioadelor de practic , pentru a ob ine feedback din partea tutorilor de practic , pentru a monitoriza activitatea / starea elevilor i pentru a conveni asupra oric ror schimb ri legate de aranjamentele cu agentul economic privind stagiul de practic .Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 6


4. Recomand ri privind respectarea normelor de s n tate i securitatea muncii

Pentru asigurarea unor condi ii optime de activitate i pentru prevenirea accidentelor, se va avea n vedere respectarea legisla iei n vigoare. Cadrul legislativ: Legea nr. 319 / 2006 - Legea securit ii i s n t ii n munc . HG 1425/ 2006- Norme metodologice de aplicarea prevederilor Legii securit ii i s n t ii n munc nr. 319/ 2006 Legea nr. 307/ 2006 privind ap rarea mpotriva incendiilor. Codul muncii Legea 53 / 2003 ORDIN nr. 55 din 29 ianuarie 1997 privind aprobarea Normelor specifice de securitate a muncii pentru turism, alimenta ie public transport de persoane cu instala ii pe cablu; nainte de nceperea stagiului de practic , partenerul de practic (agentul economic) are obliga ia de a face practicantului instructajul cu privire la normele de securitate s n tate n munc introductiv general, ct i instructajul la locul de munc . Agentul economic va furniza elevilor informa ii esen iale pentru respectarea disciplinei cu privire la s n tate i securitatea muncii; programul de lucru; ansamblul de reguli interne; factorii de risc specifici activit ii i m surile pentru evitarea riscurilor. Partenerul de practic / agentul economic trebuie s comunice i practican ilor ansamblul de reguli interne (regulamentul de ordine interioar ) pe care l-a adoptat de comun acord cu sindicatul sau cu reprezentan ii de personal din unitate. i n conformitate cu legisla ia n vigoare. Se va realiza att instructajul i



5. Instrumente de lucru necesare desf

ur rii practiciiurarea procesului de

Pe parcursul derul rii modulului elevii - participan i la desf nv are - vor avea urm toarele sarcini: studirea bibliografiei aferente con inuturilor tematice; culegerea materialelor informative; dezbateri de grup pentru rezolvarea problemelor corespunz toare;

i g sirea solu iei

realizarea de materiale ilustrative, texte, scheme, planuri; dobndirea de cuno tin e i abilit i; respectarea limitelor impuse; dovedirea abilit ilor dobndite; autoevaluarea. Pentru a orienta elevul n activitatea sa n timpul stagiului de practic instrumente de lucru (destinate elevului): y y y y y y jurnalul de practic fi e de observa ie fi e de lucru studii de caz proiecte / miniproiecte portofoliul de practic . n vederea

form rii competen elor din Standardul de Preg tire Profesional , sunt propuse o serie de



5.1. Jurnalul de practic (se ntocme te pentru o s pt mn de stagiu de practic ) Clasa: ___________________ Elev: ____________________ Perioada: _________________ Loca ie (Agent economic i departament): ____________________ Modul: ________________________________________________ Tema/ Teme: __________________________________________________________ n jurnalul de practic , elevul va completa urm toarele informa ii: 1. Care sunt principalele activit i relevante pentru modulul de practic care le-a i observat sau le-a i desf Activit i observate urat ? Activit i desf urate pe

2. Ce ai nv at s faci pentru atingerea competen elor? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 3. Care au fost activit ile practice care v-au pl cut? Motiva i. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 4. Ce activit i practice nu v-au pl cut? Motiva i. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 9


5.2. Fi a de observa ie nr.1 Activitate: Verific elementele din lista de control pentru derularea discu iei cu clientul C 2: Planific ac iunile de protocol Pentru a se realiza o planificare strategic a activit ii pentru evenimentele contractate i pentru a se asigura de existen a tuturor informa iilor necesare, se parcurge o list de control (checklist) pentru derularea discu iei cu clientul. Sub supravegherea / ndrumarea tutorelui de practic , verifica i aceast list pentru unul din evenimentele ce urmeaz s se desf oare n unitatea n care v realiza i stagiul de practic i bifa i elementele stabilite / fixate cu beneficiarul (clientul). Adresa firmei, num r de telefon, numele persoanei de contact Data ntlnirii Data la care se dore te organizarea evenimentului Num r participan i Num r camere (single, duble) de rezervat (cu data sosirii i plec rii) Spa ii necesare(de conferin , salon de restaurant, durata de folosin ) Dotare / echipament tehnic necesar (de baz existent, alte mijloace) Taxa pentru echipament tehnic Taxa / chiria spa ii (dac nu acestea nu sunt incluse n pre ul forfetar) Derularea evenimentului (ora de ncepere, pauza de cafea, prnz, pauza de cafea de dup -amiaz , cina) i servicii suplimentare (tur de ora , spectacole, ora, durata etc.) Restaura ie (preparate i b uturi) Prnz, cin : meniu, bufet; Stabilire exact a serviciilor dorite, propuneri din partea unit ii; Gustare, sup , fel de baz la alegere, desert; Pauz de cafea, oferta existent ; B uturi n timpul derul rii evenimentului i la mas ; Alte b uturi neincluse n pre ul forfetar/persoan ; Modalitatea de plat (organizator sau participan i).Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 10


Servicii complementare (excursii, manifest ri culturale, sear de adio) Pre uri: pre forfetar cu toate serviciile inclusive (cu listarea acestora), servicii speciale i taxele suplimentare cerute; Modalitatea de plat Codul fiscal; Termene de renun are / stornare i condi iile impuse.

i indicarea termenelor de plat

Observa ii ale tutorelui de practic : ___________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________



5.3. Fi a de observa ie nr. 2 Activitate: Analizeaz calitatea serviciilor de restaura ie pentru evenimentele organizate C 4: Particip la alc tuirea ofertei pentru mese festive i oficiale 1. Observa i i analiza i cu aten ie unul din evenimentele organizate de agentul economic n s pt mna de stagiu de practic . 2. Dup ncheierea activit ii de observare, men iona i urm toarele: - tipul evenimentului - componentele meniului oferit _________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ - meniul a fost corect ntocmit (n conformitate cu regulile de baz meniurilor) ? da nu. Justifica i r spunsul dat. privind redactarea

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ - asocierea b uturilor cu preparatele culinare s-a f cut corect? da nu. Justifica i r spunsul dat. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ - au existat disfunc ionalit i n activitatea de servire? da nu. Justifica i r spunsul dat. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ - ce activitate v-a pl cut cel mai mult n organizarea acestui eveniment? Justifica i. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Observa ii ale maistrului sau tutorelui de practic : _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 12


5.4. Fi a de observa ie nr. 3 Activitate: Eviden ierea condi iilor minime necesare organiz rii evenimentelor C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol 1. Observa i cu aten ie dac sunt ndeplinite condi iile minime pentru organizarea de ura i stagiul de practic .

evenimente n cazul spa iilor existente n unitatea unde v desfRezultatul observ rii Da sau (); Nu sau (X)

2. Dup ncheierea activit ii de observare, completa i fi a de mai jos:Condi ii minime* Observa ii informa ii concrete

Spa ii de cel pu in 4 m l ime, o suprafa util de cel pu in 36 mp; Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor; Iluminat artificial de min. 300 Lux; Ventilare adecvat a spa iului; Zgomot exterior de max. 45 dB; Cel pu in 3 prize n spa iu; Mobilier (mese, scaune) pentru cel pu in 20 participan i; Decora iune adecvat : culori relaxante, flori, instala ii de aerosoli cu arome florale etc; Modalit i de amenajare flexibil a spa iului; Lista de pre uri cu mijloace disponibile; Dotare tehnic * pentru detalii referitoare la condi iile minime, pute i consulta fi ele de documentare din Anexa 1 i Anexa 2. 3. Pe baza informa iilor din fi a de mai sus, aprecia i nivelul calitativ i cantitativ al condi iilor minime necesare organiz rii evenimentelor. Observa ii ale maistrului sau tutorelui de practic : _______________________________________________________________________Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 13


5.5. Fi a de lucru nr. 1 Activitate: Completeaz fi a ac iunii pentru un eveniment dat C 3: Contracteaz ac iunile de protocol Situa ie: Pentru evenimentul Banchet de absolvire a facult ii la un restaurant de 3 stele, pentru 119 persoane, dup consultarea mai multor variante propuse, reprezentantul Cocktail de crudit i P str v n bu it n Riesling, cu smntn Mixed-grill (mu chi de vac , mu chi de porc, ficat de vi el) Legume mexicane Salat verde cu l mie Melon glace Petits fours xxx Whisky Johnny Walker Dry Riesling Jidvei Feteasc Neagr Dealul Mare Cafea filtru Vinars Trnave Ap mineral / plat Dorna S-au convenit urm toarele date: ora sosirii invita ilor 1915, ora servirii 1945, ora plec rii 200. Cerin e: 1. Identifica i ce alte informa ii ar fi necesare pentru completarea corect a Fi ei ac iunii pentru evenimentul din situa ia de mai sus (pute i consulta Anexa 3). 2. Avnd la dispozi ie exemplul prezentat n Anexa 4, completa i formularul pentru Fi a ac iunii pentru evenimentul men ionat anterior. 3. Fi a ac iunii este urmat de ncheierea unui contract cu clauze precise pentru ambele p r i. Completa i un contract de acest tip (solicitnd eventuale date suplimentare tutorelui de practic ) avnd un model de contract n Anexa 5. Aten ie: pentru sprijin n completarea fi ei i a contractului, pute i solicita ajutorul tutorelui de practic sau a profesorului de specialitate / maistrului instructor.Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 14

beneficiarului a optat pentru urm torul meniu:

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Formular Fi de ac iune

Fi a ac iuniiDenumire firm :.. Organizator.. Adres .. Telefon Data eveniment. Salon .. Tip eveniment: Meniu Aranjarea s lii Pre Participan i: Sosire: ora ....... Servire: ora ........ Acont: lei Termen plat acont: Pre total/cuver lei TVA % Data .. Servicii oferite Pre

TOTAL

Lei ..

Cerin e speciale

Director general Asistent manager Director restaurant ef aprovizionare Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi organizat. Num rul exact al participan ilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel pu in 48 ore nainte de data fixat pentru eveniment. Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul. V rog s semna i i s ne restitui i o copie. Semn tura

De transmis la: Client Departament Control financiar Buc tar ef Recep ie hotel Concierge

Observa ii ale maistrului sau tutorelui de practic : __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 15


5.6. Fi a de lucru nr. 2 Activitate: Completeaz fi a de rezervare pentru un eveniment dat C 3: Contracteaz ac iunile de protocol Pentru evenimentul care urmeaz s se desf practic la agentul economic (unde v desf trebuie completat fi a de rezervare. Cerin e: 1. Analiza i formularul pentru Fi a de rezervare i identifica i informa iile ce trebuie s le solicita i tutorelui de practic . 2. Completa i Fi a de rezervare pentru evenimentul men ionat dup ajutorul tutorelui de practic sau a maistrului instructor.Formular Fi de rezervare

oare la finalul s pt mnii de stagiu de

ura i practica), clientul a confirmat rezervarea

restaurantului. nainte de ncheierea contractului cu clauze precise pentru ambele p r i,

solicitarea

informa iilor identificate la punctul 1. Aten ie: pentru sprijin n completarea fi ei, pute i solicita

RESTAURANT:

FIDATA MANIFEST RII

DE REZERVAREPRNZ SEARA TOAT ZIUA

NATURA MANIFEST RII: NUMELE SOCIET ADRESA SOCIET

BANCHET

SEMINAR

COCTEIL

II: ______________________

TEL.: ___________________________ E-MAIL ______________________ FAX ___________ ACONT: ORA: B UTURI APERITIVE VINURI R CORITOARE PAUZ MATERIAL

NUMELE RESPONSABIL_____________________ FACTURARE: NUM R PERSOANE SALON CONDI II DE PRE MENIU SAU FORMULA COCTAIL

II SAU RESPONSABIL: __________________________________________________

DETALII MISE-EN-PLACE MASA DE ONOARE FORMA MESELOR PLANUL MESELOR PLASAMENTUL LA MAS BRISTOLURI DECORA IA FLORAL DATA CERERII MOD DE REZERVARE TELEFON

OP IUNE E-MAIL VIZIT

CONFIRMARE CURIER



5.7. Fi a de lucru nr. 3 Activitate: Selecteaz preparate culinare adecvate tipului de ac iune de protocol C 4: Particip la alc tuirea ofertei pentru mese festive i oficiale Cocteilul este o ac iune de protocol la care invita ii stau n picioare i se servesc singuri cu b uturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet. n tabelul urm tor, pe prima coloan este prezentat o parte din oferta de preparate culinare a unui restaurant (aten ie: preparatele sunt n ordine alfabetic , nu pe grupe de preparate). innd cont de particularit ile cocteilului, selecta i preparate adecvate din prima Preparate culinare Budinc cu costi Ciuperci umplute Consomme dublu cu pai parmezan Cor bioare cu pate de ficat Crem de sparanghel Cruton cu brnz i an oa Meniu nr. 2 pentru cocteil Escalop de porc cu l mie i miere File de al u cu sos de scoici de ru Frig rui din ardei gras i brnz Ou cu ro ii i an oa Salata berlinez Salat de cartofi Sparanghel cu sos olandez Tartine cu ca caval Tartine cu icre negre Tartine cu sardele pe felii de l mie Tocan de ra cu gogo ari Tocan din mu chi de vac Observa ii ale maistrului sau tutorelui de practic : _______________________________________________________________________Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 17

coloan n coloana a doua din tabel pentru 3 variante de meniu pentru cocteil. Meniuri pentru cocteil Meniu nr. 1 pentru cocteil i ciuperci

Canapele cu ciuperci

Meniu nr. 3 pentru cocteil


5.8. Fi a de lucru nr. 4 Activitate: ntocmirea meniurilor pentru ac iuni cu plasament la mas C 4: Particip la alc tuirea ofertei pentru mese festive i oficiale Se d componen a pentru un meniu comandat (n prima coloan din tabel): Preparate i b uturi ordonate corect*

Componen a meniului 1. Ap mineral 2. Cabernet Sauvignon 3. Cafea 4. Cartofi natur 5. Chifle 6. Escalop de porc Zingara 7. Muschi ig nesc 8. Papana i cu dulcea 9. Pinot Gris 10. Ro ii umplute cu past de brnz 11. Salat de varz 12. Saramur de crap 13. Sup 15. Vodca Cerin e : de pas re cu g lu te 14. Tartine cu icre

1. Ordona i preparatele si b uturile din meniu n ordinea servirii (* n coloana a doua din tabel); 2. Verifica i dac s-a realizat corect asocierea b uturilor cu preparatele culinare; 3. Specifica i tipurile de ac iuni cu plasament la mas , la care se poate recomanda meniul prezentat mai sus. Observa ii ale maistrului sau tutorelui de practic : _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 18


5.9. Studiu de caz Activitate: Identificarea tipurilor de evenimente pentru care sunt amenajate diferite spa ii C1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol 1. Observa i cu aten ie imaginile urm toare i identifica i tipurile de evenimente pentru care sunt destinate spa iile respective (prin amenajare, dotare etc). Pute i consulta fi ele de documentare privind condi iile minime necesare pentru organizarea de aranjarea spa iilor pentru evenimente (Anexa 2, Anexa 7). evenimente i

2. Ce alte modalit i de aranjare a spa iilor/ saloanelor a i ntlnit n unit ile n care v desf desf ura i stagiul de practic ? ura i stagiul de practic ? ura i stagiul de practic (pute i folosi ca model ofertele din Anexele 8 i 9). 3. Care este oferta de spa ii pentru organizarea de evenimente n unit ile n care v 4. Prezenta i oferta de spa iu pentru unul din evenimentele care se pot organiza n unitatea n care v desfAcest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 19


5.10. Miniproiect nr. 1 Activitate: Eviden ierea facilit ilor pentru organizarea de evenimente C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol Pentru promovarea unit ii / agentului economic unde v practic solicit s i, n acela i timp pentru a v desf ura i stagiul de forma anumite competen e, tutorele de practic v

realiza i un miniproiect cu tema Oferta unit ii privind

organizarea de evenimente sub forma unui pliant de prezentare a facilit ilor pentru organizarea de evenimente, care va con ine detalii despre toate facilit ile existente, precum: o copert cu sigla, denumirea i i adresa unit ii; o scrisoare din partea managerului de evenimente adresat clientului; o list a spa iilor (s li, saloane) disponibile, cu detalii privind num rul de locuri raportat la diferite tipuri de evenimente (dejun sau dejun oficial, dineu, recep ie cu bufet, sal de conferin / reuniune amenajat tip teatru etc) planurile s lilor cu indicarea dimensiunilor; propuneri de meniu pentru dineu, bufet, ntlniri de afaceri etc; echipamentul audio-video disponibil; oferta de cazare (camere disponibile) pentru participan ii la eveniment; vederi color ale s lilor oferite pentru organizare de evenimente etc.

Cerin e: H H H desf miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (a a cum sunte i repartiza i la rezultatele miniproiectului vor fi prezentate att la agentul economic ct i n i a profesorului de specialitate i/sau a maistrului instructor; pute i autoevalua miniproiectul i munca pe baza urm toarei fi e v agentul economic n stagiul de practic ); fa a colegilor de clas

urat pentru realizarea acestuia.Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 20


Fi Organizarea propriei nv ri

de autoevaluare a proiectului

Am identificat scopurile Mi-am definit sarcinile Realizarea eficient a proiectului n echip Am sugerat noi direc ii i idei M-am oferit voluntar cnd trebuia ndeplinit o sarcin C utarea informa iilor Am pus ntreb ri Am c utat elemente pentru proiect Am solicitat clarific ri din partea profesorului i colegilor Identificarea resurselor Am g sit i valorificat resurse Am oferit fapte i opinii celorlal i membri ai echipei ncurajarea membrilor echipei Am r spuns entuziast celorlal i Am invitat orice coleg s participe I-am determinat pe ceilal i s se simt bine Faciliteaz discu iile am ajutat la stabilirea priorit ilor i la crearea direct am ajutat la distribuirea sarcinilor am ajutat la identificarea schimb rilor necesare i am ncurajat producerea acestor schimb ri ntreab am stimulat discu iile pentru a afla diferite puncte de vedere am eliminat ideile nevaloroase Rezolvarea problemelor : am propus munca diferen iat am c utat solu ii alternative am ajutat echipa s ia decizii corecteAcest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 21


5.11. Miniproiect nr. 2 Activitate: Identificarea tipurilor de ac iuni pentru care se alc tuie te ofert de meniuri i a categoriilor de meniuri propuse ac iunilor cu plasament la mas C 4: Particip la alc tuirea ofertei pentru mese festive i oficiale

n cadrul stagiului de practic desf

urat la agentul economic, ve i identifica tipurile de

ac iuni pentru care se alc tuie te oferta de meniuri, n cadrul evenimentelor organizate n unit ile de alimenta ie, apoi ve i realiza o minibro ur cu categoriile de meniuri identificate pentru ac iunile cu plasament la mas , precum i o prezentare Power Point cu rezultatele miniproiectului. Cerin e: H H H miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (a a cum sunte i repartiza i la miniproiectul va fi prezentat, n echip , celorlal i colegi de clas i profesorului agentul economic n stagiul de practic ); de specialitate i/sau a maistrului instructor, pentru a fi evaluat; pe baza fi ei cuprinse n cadrul instrumentului de lucru de la subpunctul 5.10, urat pentru realizarea acestuia. v pute i autoevalua miniproiectul i munca desf



5.12. Portofoliul de practic Portofoliul de practic poate fi utilizat c instrument de evaluare a atingerii

competen elor de c tre elev, mpreun cu fi a de observa ie a activit ii elevului ntocmit de ndrum torul de practic (profesorul de specialitate/ maistru instructor / tutore de practic ).

Portofoliul de practic va cuprinde: jurnalul de practic fi e de observa ie fi e de lucru studii de caz rezultate ale proiectelor / miniproiectelor fi e individuale pe o tem de practic fi e de observa ie a activit ii elevului pe durata derul rii practicii documenta ii tehnice fi e de evaluare (concepute de ndrum torul de practic ) aplica ii etc



6. Organizarea evalu riiProcesul de evaluare pe parcursul anului i evaluarea final trebuie s urm reasc

gradul de dobndire a competen elor i nu nivelul de cuno tin e acumulate. Cuno tin ele tiin ifice nu reprezint dect cadrul n care se dezvolt competen ele. Astfel, evaluarea va urm ri m sura n care elevul a dobndit competen ele cerute, conform criteriilor de performan din Standardul de Preg tire Profesional i respectnd condi iile de aplicabilitate impuse. Se va aplica o evaluare continu , de tip formativ, iar la finalul modulului, de tip sumativ, pentru verificarea atingerii competen elor. Criteriile specifice de evaluare vor fi preluate din Standardul de Preg tire Profesional de c tre profesor i prezentate elevului. Elevul poate fi integrat n evaluarea activit ilor sale, consolidnd astfel, capacitatea de a se autoevalua acord rii notelor. Evaluarea final (sumativ ) a competen elor trebuie realizat n concordan cu preciz rile incluse n Standardul de Preg tire Profesional . Evaluarea pe parcursul anului (formativ ) se realizeaz prin diverse tipuri de probe de evaluare (orale, scrise, practice), n func ie de specificul competen ei. Pe parcursul anului, elevul trebuie s fie supus evalu rii prin probe de evaluare diferite, n momente diferite, iar rezultatul final al evalu rii (atingerea competen elor) va avea n vedere progresul realizat de acesta. Pe parcursul unei s pt mni de practic la agentul economic, elevului i se va nmna o fi de lucru n care i se specific activit ile care vor fi evaluate. Activit ile supuse evalu rii i condi iile de aplicabilitate ale competen ei evaluate. sunt criteriile de performan i m rind gradul de transparen a

Ca instrumente de evaluare se pot folosi: o fi e de observare o fi e de lucru o fi e de autoevaluare o portofoliile o prezentarea practic i oral a proiectelor etc.



Orice alt material elaborat de c tre elev sau utilizat de c tre profesor pentru evaluare poate constitui o dovad a evalu rii competen elor elevului. Rezultatele activit ilor desf urate i ale evalu rilor, colectate att de c tre ndrum torul de practic , ct i de c tre elev, trebuie strnse i organizate ntr-un anumit loc, astfel nct informa iile s poat fi reg site cu u urin . Pentru elevi, aceste tipuri de dovezi, al turi de alte experien e pe care le pot avea n timpul stagiului de practica la agen i economici, pot fi colectate ntr-o map a elevului.

Mapa elevului ar putea con ine: y y y y y Rezultate ale lucr rilor de evaluare efectuate pentru teme din domeniul profesional sau abilit i cheie; Rezultate ale activit ilor de autoevaluare i dovezi ale discu iilor care au avut loc; Opiniile elevilor privind activit ile desf urate; Planuri de ac iune /evalu ri /activit i viitoare planificate i efectuate de c tre elev; Comentarii ale profesorului privind atitudinea i rezultatele elevului.



Anexe

Anexa 1 Fi a de documentare nr. 1 - Tipuri de evenimente - condi ii necesare Anexa 2 Fi a de documentare nr. 2 Condi ii minime necesare pentru organizarea de evenimente Anexa 3 Fi a de documentare nr. 3 Contractarea ac iunilor de protocol Anexa 4 Fi a de documentare nr. 4 Fi Contract de ac iune Anexa 5 Fi a de documentare nr. 5 Model de contract cadru pentru organizarea de evenimente Anexa 6 Fi a de documentare nr. 6 Tipuri de evenimente care se pot organiza Anexa 7 Fi a de documentare nr. 7 Aranjarea spa iilor pentru evenimente Anexa 8 Fi a de documentare nr. 8 Oferta de spa ii i servicii pentru conferin / prelegere Anexa 9 Fi a de documentare nr. 9 Oferta de spa ii i servicii pentru seminar / ntlniri de afaceri



Anexa 1 - Fi a de documentare nr. 1

Tipuri de evenimente - condi ii necesareOrganizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferin e, simpozioane, seminarii etc joac un rol important n activitatea din hoteluri i restaurante. Condi iile necesare pentru a concura cu succes pe pia a organiz rii de evenimente pot fi ierarhizate astfel: Condi ii generale Organizare perfect Echipament modern pentru derulare de conferin e, seminarii Servicii perfecte Oferta gastronomica adecvata Calitate superioar a ofertei Existen a unor spa ii pentru expozi ii

Amplasament

Acces u or din punct de vedere rutier Ambian natural atractiv Zon geografic central Obiective turistice atractive Ora turistic renumit

Modul prin care a fost selectat loca ia

Recomandare Ghid turistic Agen ie de turism Pres de specialitate

Pentru derularea optim a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea personalului i deci, g sirea unor solu ii rapide n caz de disfunc ii inerente.Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 27



Spa ii de cel pu in 4 m l ime, 2.5 m n l ime, o suprafa

util de cel pu in 36 mp;

Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor (ntunecarea nc perii); Iluminat artificial de min. 300 Lux; Ventilare adecvat a spa iului (aer condi ionat); Zgomot exterior de max. 45 dB; Cel pu in 3 prize n spa iu; Mobilier (mese, scaune) pentru cel pu in 20 participan i; Decora iune adecvat : culori relaxante, flori, instala ii de aerosoli cu arome florale etc; Modalit i de amenajare flexibil a spa iului: glasvand pe ine, pere i mobili, paravane, suporturi metalice pe care se pot ag a table, panouri, flipchart, ecran etc; Lista de pre uri cu mijloace disponibile; Dotare tehnic : retroproiector cu lamp de rezerv , ecran de proiec ie, instala ie de proiec ie audio video, tabl , flipchart cu hrtie i markere, tablou de afi aj, aparat de fotocopiat , laser pointer, microfoane cu sau f r fir, telefon, fax, internet etc.



Anexa 3 - Fi a de documentare nr. 3 CONTRACTAREA AC IUNILOR DE PROTOCOL Rezervarea ac iunii se face ca urmare a r spunsului clientului la o ofert . R spunsul trebuie f cut n scris, cu men ionarea accept rii condi iilor evenimentului (condi ii de desf urare, suma de plat aferent serviciilor efectuate, modalit i de plat ). ncheierea contractului dup eventual un avans n baza contractului. Pentru buna desf urare a evenimentului, se alc tuie te fi a ac iunii n care se noteaz toate detaliile evenimentului. efectuarea rezerv rii ferme (cerere oferte -

confirmare), se preg te te un contract n care se stabilesc obliga iile fiec rei p r i. Se pl te te

Coordonatele

Data ac iunii

societ ii solicitante

Numele persoanei de contact

Descrierea presta iilor cerute de client

Orele ntre care se va desf ura evenimentul

Modalitatea de plat

FI A AC IUNII

Num rul de persoane confirmate

Avansul virat

Locul n care are loc

manifestarea

Detalii referitoare la aranjarea s lii

Detalii despre pre ul meniului

suplimentele

Detalii referitoare la servite

Detalii referitoare la meniul agreat



Toate schimb rile survenite la cererea clientului vor fi notate n Fi a cu modific ri, care va fi semnat de managerul de eveniment. Att Fi a ac iunii ct i Fi a cu modific ri vor fi completate pentru fiecare eveniment n parte, iar facturarea clientului se va face n func ie de datele men ionate n aceste dou documente. Fi a ac iunii trebuie completat cu mult rigoare la toate rubricile pe care le include, eventualele erori putnd duce la e ecul ac iunii. Num rul de exemplare n care se ntocme te fi a ac iunii depinde de sectoarele care vor fi implicate n derularea acesteia. De exemplu: Originalul cu prima copie sunt expediate clientului pentru a confirma comanda sa, prima copie semnat de client se constituie ca un veritabil contract de vnzare i va fi trimis napoi la unitate; A doua copie la directorul de hotel i/ sau la recep ie, pentru rezervarea saloanelor i facturare; A treia copie la serviciul Banchete pentru organizarea ac iunii; A patra copie la buc t rie pentru a planifica i realiza produc ia; A cincea copie la directorul de restaurant sau la asistentul acestuia; A asea copie la serviciul comercial (aprovizionare) sau control restaura ie.

n func ie de categoria unit ii hoteliere, de importan a ac iunii, copiile suplimentare pot fi prev zute i pentru alte departamente: bar de serviciu, laborator cofet rie, serviciul stewarding, tehnic, financiar.



Anexa 4 - Fi a de documentare nr. 4 Fi Contract de ac iuneFi ContractParticipan i: aprox. 200 Sosire: ora 19,30 Servire: ora 20,00 Acont: lei Termen plat acont: Pre total/cuver lei TVA % Data .. Servicii oferite Pre Mas bufet / tacmuri List de meniu Plan de mas tip rit Cartoane de primire Ring de dans Pupitru Proiector Tabl / flipchart Fotograf Vestiar TVA Factura nr. TOTAL Lei Inclusiv Inclusiv Inclusiv

Denumire firm :.. Organizator.. Adres .. Telefon Data eveniment. Salon .. Tip eveniment: Dineu cu dans Meniu Aranjarea s lii nchiriere salon Consomm dublu Flori Pai parmezan Suport lumn ri File de calcan Maestru ceremonii Spoturi lumini Mu chi de vac Forma ie de muzic Wellington Garnitur de legume Masa forma iei de muzic Pian Ananas cu kirsch Casete muzic Microfon Cafea Cabaret Pr jituri / tort Lei (f r TVA)

Pre Inclusiv 20 x . lei

Inclusiv Lei 8 x . lei Inclusiv Inclusiv

Inclusiv .. % 2430 Lei ..

Cafea .. Ceai .. Vinuri: Lichioruri .. igarete

Cerin e speciale

Director general Asistent manager Director restaurant ef aprovizionare Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi organizat. Num rul exact al participan ilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel pu in 48 ore nainte de data fixat pentru eveniment. Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul. V rog s semna i i s ne restitui i o copie. Semn tura Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 31

Toate b uturile i ig rile vor fi pl tite cash de fiecare invitat individual. Prelungire program pn la ora F r mas de onoare 20 x 10 cuvere, 4 meniuri vegetariene, nr. mesei i numele invita ilor urmeaz a fi notificate De transmis la: Client Departament Control financiar Buc tar ef Recep ie hotel Concierge


Anexa 5 - Fi a de documentare nr. 5 Model de contract cadru pentru organizare de evenimente

CONTRACT PENTRU CONGRESE, CONVEN II & INCENTIVE*P R ILE CONTRACTANTE

HOTELUL+ RESTAURANTULNumele companiei / societ ii

AGEN IA DE TURISMNumele companiei / societ ii

Adresa

Adresa

Tel Fax

: :

Tel Fax

: :

e-mail : Certificat de clasificare num rul / anul : Cod fiscal: Contul i banca prestatorului Coordonatorul ac iunii -numele i func ia

e-mail : Licen a, num rul i categoria: Cod fiscal: Contul i banca agen iei de turism Coordonatorul ac iunii -numele i func ia

SCOPUL CONTRACTULUI - Pentru furnizarea serviciile men ionate n continuare pe capitole i subcapitole Toate serviciile solicitate vor fi marcate n c su , respectiv prin bifare cu X sau se vor trece chiar num r, date concrete etc, iar n addendum se va face explicitarea in extenso a tuturor serviciilor solicitate.

Acest contract se bazeaz pe prevederile Codului de Practici FIHR / ANAT (2002),


Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL I IDENTIFICAREA AC IUNII (DENUMIREA GRUPULUI) Programul complet i orarul manifest rii Datele de sosire / plecare Num rul de persoane Simbol ac iune / Cod rezervare grup ....................................................................

.

Perioada (sezonul)

II PROCEDURI DE DECONTARE / FACTURARE Data limit impus pentru plat Depozit de garan ie solicitat Politici de anul ri* Termenul limit de decomandare Cont principal pentru plata serviciilor agreate (Master Account) Cont secundar pentru plata altor servicii* Anexele 4 i 5

.

Verificarea final / bun de plat Garan ii pentru mese / b uturi Taxe de neprezentare / no show * Pl i prin banc , c r i de credit etc Costuri telefonice + fax + internet / modalitate de plat ..........................................................

* Art. 14, 15, 16

III ORGANIZAREA Buget estimat (se trece n addendum) Recep ie separat pentru delega i Acces la Business Centre primire Asigurarea ac iunii la o companie de asigur ri Punct informa ii turistice ..................................................... ..................................................... IV CAZARE Politica de sosiri / plec ri/ decomand ri Amenities camere) (materiale gratuite n

.

Security i / sau escort pentru VIP

Rezervare de camere Rooming list Gratuit i i upgrade Camere fum tori / nefum tori

.

Accesibilitate pentru persoane cu handicap Taxe suplimentare pentru transport bagaje


Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL V S LI DE CONFERIN E / DE TRATATIVE / CEREMONII S li de conferin e (dimensiuni/ num r) S li de tratative /ateliere (workshop) (dimensiuni/ num r) Spa iu de expozi ie (suprafa a) Salon special pentru dejunuri /Dineu de gal Zon de repaus pentru VIP nc pere Centru pres Scen sau podium (sublinia i) Ecrane fixe Flipchart Table de scris albe / negre Ring de dans Spa ii de depozitare pentru diverse Aviziere / locuri afi aj Acoperitori / fe e de mas speciale Cartoane cu nume membrii din prezidiu Aranjarea / dispunerea s lilor Aranjarea locurilor / scaunelor Aranjamente masa prezidiu Decorarea s lilor Podium vorbitori special i pupitru pentru

.

Garderob / Vestiar Desk recep ie nregistrare delega i / informa ii Secretariat (nr. nc peri) Izolare fonic Indicatoare / marcare s li Num r de mas Drapele i / sau steaguri la mese .................................................... .................................................... ...................................................

Computere (sublinia i)

i/sau

VI ECHIPAMENT AUDIO VIZUAL / COMUNICA II imprimante Microfoane f r fir i/sau Microfoane pe stativ n sal Microfoane pupitru vorbitori / mese/ prezidiu Microfoane de rever / tip TV Camer video/ videorecorder Televizoare / large screen TV Proiector LCD Videoproiector Retroproiector Drepturi de autor / copyright fees Adaptoare pentru echipamente aduse UPS-uri

.

Fotocopiatoare simple profesionale Faxuri Linii telefonice directe IDD / ISDN

Telefoane de circuit intern Echipamente complete de traducere simultan Cabine insonorizate pentru traduceri simultane Sistem de iluminare Mese / stative pentru proiectoare Hyperlink ntre site-ul organizatorului i al hotelului


Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Indicator (lantern ) cu laser Sistem vot interactiv Proiector de film pe 16 / 35 mm Verificare i confirmare voltaj /frecven etc VII ALTE PRESTA II Ceremonie de t iere a panglicii Livrarea materialelor delega ilor n camerele Dcor floral mese / prezidiu / scen Decorarea spa iilor Pungi/ saco e promo ionale eveniment Cadouri personalizate n camerele de hotel ................................................... .................................................... ...................................................

.

Huse festive pentru scaune banchet/ gal Package-uri / aranjamente speciale la alte hoteluri sau asimilate

VIII TRANSPORT Autocare sau limuzine gratuite Transport navet Tur de ora Transport n comun / curse speciale Tururi pre&post ac iune Parking alocat / nr. locuri .................................................... ....................................................

.

IX ALIMENTA IE (PREPARATE / B UTURI) Mic dejunuri / dejunuri / cine Gust ri Cocteiluri Recep ie de bun venit Dineu de gal Degustare gastronomic / de vinuri Pauze cafea (coffee breaks) Aperitive/vin/ ampanie/digestive/ pr jituri/torturi/foietaje ................................................... Sticle de ap la pupitrul vorbitorilor Sticle de ap n s lile de edin e Mas pentru interpre i / soli ti Meniuri vegetariene (vegetarian, kosher) / speciale

.

Tax de servire a b uturilor .................................................... ....................................................


Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL X PERSONAL / RESURSE UMANE Maestru de ceremonii Tehnician audio-vizual Translatori / traduc tori Animatori Serviciu de hostess Fotografi Recep ioneri .................................................... .................................................... .....................................................

.

XI DISTRAC IE / ENTERTAINMENT Orchestr simfonic / de camer Muzicieni de acompaniament/cor Live show Forma ie de muzic u oar Dansuri folclorice Cnt re i Pian Disk jokey (DJ) Comici Karaoke ..................................................... .....................................................

.

XII TIP RITURI / PAPET RIE Tip rirea programelor Mape pentru documente/seminarii Materiale de scris (hrtie, creioane, pixuri etc) Bannere Invita ii tip rite Bilete tip rite ..................................................... .....................................................

.

PENTRU HOTEL+RESTAURANT Numele i prenumele persoanei autorizate ........................................... Semn tura tampila Data Contractuale dintre Hoteluri i Agen iile de Turism.

PENTRU AGEN IA DE TURISM Numele i prenumele persoanei autorizate ........................................... Semn tura tampila Data

* Acest contract-tip a fost elaborat de F.I.H.R. & A.N.A.T. ca Anex la Codul de Practici privind Rela iile


Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL Prestatorul i agen ia de turism vor specifica n scris, ca addendum la acest contract-tip, orice

element care vine s clarifice n mod neechivoc, orice presta ie solicitat , cum ar fi: y Programul / datele ntre care se desf oar manifestarea, datele ntre care se solicit cazarea, structura camerelor- single, duble, apartamente, num r de gratuit i acordate; zilele i orele n care vor fi utilizate fiecare dintre s lile i echipamentele solicitate, dot ri suplimentare solicitate, cine, cnd i ce cadouri pune n camere i cine le furnizeaz etc. y Num rul de nc peri/s li solicitate; pentru fiecare nc pere solicitat : suprafe e, capacit i, num rul de persoane, tipul de dispunere a scaunelor, spa ii adiacente necesare i modalit i de securizare a acestora etc.; y Caracteristici i/sau performan e cerute pentru fiecare din echipamentele solicitate i num rul acestora, pe fiecare secven a manifest rii i intervalul de timp etc; y Meniurile i b uturile ce vor fi servite pentru fiecare tip de ac iune/secven n program, tipurile de meniuri speciale solicitate, cantit i, num r de por ii, orele de ncepere i durata trata iilor/ meselor etc; y Modele/mostre de tip rituri sau altele similare care vor fi furnizate de hotel, cantit i pentru fiecare, termene de livrare, logo-uri sau texte ce vor fi tip rite, inserate pe bannere, pungi etc; y Steaguri / drapele: pentru ce ri, num r, perioada de arborare/ instalare pe mese etc; y Tipul, capacitatea i orarul mijloacelor de transport ce vor fi asigurate de hotel; y Lista nominal a reprezentan ilor organizatorului / agen iei de turism sau a unor ter i cu care va lucra, persoanele mputernicite s modifice, s comande n plus cantit i, servicii etc sau s decomande n timp util, f r penalit i, cantit i/ meniuri sau servicii etc; y Lista nominal (Rooming list) a clien ilor delega i la cazare i tipul de camere solicitate, a celorlal i delega i i elemente de identificare prin ecusoane etc; y M suri speciale de securitate pentru VIP delega i sau invita i - i lista acestora, furnizat de agen ia de turism /organizator y Programul detaliat pe ore, num r de participan i pe fiecare secven etc; y Plata: 1. Din contul principal (Master Account): se va specifica pentru care servicii se va face de organizator/ agen ie de turism (cazare, mesele comandate i b uturile aferente pe baz de meniuri, nchirierea s lilor i /sau a echipamentelor, telefoane, faxuri, e-mail sau internet, mijloacele de transport ale hotelului sau de la ter i angajate de hotel, personal extern adus de hotel: hostesses, translatoriinterpre i, security etc) 2. Par ial sau total a unor presta ii (extras: servicii suplimentare solicitate de organizatori sau delega i, cine semneaz acceptarea la plat din partea reprezentan ilor organizatorului i specimene de semn turi ale acestora etc) 3. Care sunt serviciile care se achit direct de delega i / clien ii hotelului 4. Numele i prenumele persoanei care d bun de plat facturii finale, dup centralizarea notelor de plat / ncheierea ac iunii; 5. Cuantumul i / sau suma efectiv a garan iilor pentru fiecare dintre costurile implicate pentru: cazare, mese, b uturi, nchiriere echipamente i servicii sau personal auxiliar adus din exterior, bilete de spectacole sau altele procurate de hotel, aranjamentele florale, decora iuni speciale pentru eveniment, bannere, mijloace de transport etc; 6. Data limit pentru plata serviciilor furnizate, pe baz de factur (n 7 zile, 14 zile) 7. Termenele limit pentru decomand ri: separat pentru cazare i separat pentru cele men ionate la punctul 5 de mai sus. P r ile agreeaz c cele men ionate ca explica ii sunt orientative i consimt s treac n addendum orice alte elemente care sunt cuprinse n textul Codului de Practici i/sau n anexele sale sau combinate cu contractul hotelier i care, coroborate cu: date, schi e de amplasament sau suprafe e, cantit i, specifica ii pentru etc. echipamente, colaboratori externi etc s contribuie la reu ita ac iunii i evitarea nen elegerilor ulterioare, care pot genera conflicte / arbitraje sau procese n instan




Tipuri de evenimente care se pot organizaD CONGRESUL manifestare cu caracter informativ, de la 100 la 1000 persoane, durnd ntre 2 sau 3 zile. Restaura ia se ocup principale, a pauzelor. D REUNIUNE manifestare cu caracter comercial, promo ional, publicitar sau informativ, grupnd de la 30 la 150 persoane. Durata evenimentului trece rar de 3 zile. Restaura ia asigur mesele principale, eventual cocteiluri i punerea la dispozi ie permanent de b uturi (bar deschis). D CONFERIN reuniune n cursul c reia o persoan trateaz un subiect, f r participarea activ a publicului, acesta fiind doar auditoriu. D COLOCVIU reuniune animat de exper i, cu un subiect dat, durnd mai multe zile. D SEMINAR se constituie ca o reuniune de lucru. Avnd o durat de la 3 la 5 zile, restaura ia asigur mesele principale i pauzele cu r coritoare. D SIMPOZION un grup de exper i discut ntre ei despre un subiect n fa a publicului, care este astfel informat despre implica iile acestuia. D DEJUN OFICIAL / DINEUL DE GAL se organizeaz cu prilejul unor vizite la nivel nalt, n prezen a unor personalit i marcante din via a social , oameni de afaceri, de art etc. particip un num r mai mic sau mai mare de invita i, n func ie de interesele organizatorilor , de posibilit ile concrete ale unit ii. Dejunul se desf oar n intervalul 12,00 15,00, iar inuta osp tarilor, dineul n intervalul 18,30 21,30, durata fiind n medie de de dou ore. D LUNCH semnific o mas u oar , luat la ora prnzului. D COCTEIL se organizeaz diferite congrese cu ocazia prezen ei unor delega ii str ine, inaugurarea la cererea i dorin a unor firme sau a altor obiective economice, sociale, culturale, n cinstea participan ilor la tiin ifice, manifest ri culturale etc. Ac iunea se organizeaz beneficiarilor la dejun sau la cin . n func ie de num rul participan ilor servesc singuri cu b uturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet.Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 38

de organizarea banchetelor, a meselor

calitatea preparatelor i a serviciilor trebuie s fie la nivelul maxim al exigen ei.

organizatorilor, cocteilul poate dura o or sau chiar mai mult. Invita ii stau n picioare i se


D BANCHET este o mas care reune te un num r mare de invita i (de la 15 pn la 1000 sau chiar mai mult), c rora li se serve te acela i meniu. De obicei dureaz circa 2 ore (timp destinat pentru servirea preparatelor). D RECEP IE desemneaz o manifestare cu caracter festiv i de nalt nivel, n cursul c reia se servesc preparate i b uturi de o calitate deosebit . Se organizeaz n acelea i mprejur ri ca i cocteilul, dar i la ac iuni mult mai importante: ziua na ional , n cinstea unor delega ii str ine la nivel nalt. De asemenea, num rul invita ilor este mai mare, gama sortimental mult mai bogat i variat , poate dura mai mult, n func ie de dorin ele i organizatorilor. La fel ca i la cocteil, invita ii se servesc singuri de la barurile aranjate n salon i de la masa bufet. La recep ie se pot organiza mese cu plasament (farfurie suport tacmuri), dar invita ii r mn tot n picioare. D CUPA DE Se ofer AMPANIE se organizeaz cu ocazia unor acorduri protocolare, economice, conferin e de pres , aniversare unor institu ii sau firme, premierea sportivilor etc. ampanie i, eventual pi coturi. Ac iunea n sine este relativ simpl : osp tarii poart inuta t vile cu flutele sau cupele de ampanie i pi coturile a ezate pe farfurii de desert. debarasa.

osp tarilor este este aceea i ca i la cocteil. Dup servire osp tarii se retrag i revin pentru a




ARANJAREA SPA IILOR PENTRU EVENIMENTETipul evenimentului Num rul de persoane

Alegerea variantei optime

Caracteristicile s lii (suprafa , form )

X Aranjarea conven ional sau stil teatru (numit i stil parlament) Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat , n fa a auditoriului. n cazul particip rii a 200 persoane este necesar s se amenajeze o alee central . Modalitatea de aranjare este urm toarea: D se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat , la extremitatea s lii); D primul rnd de scaune va fi plasat la 1,80/ 2,50 m de prezidiu; D spa iul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm; D distan a ntre dou rnduri va fi de 40 50 cm; D aleea central va avea 1,50 2,00 m, dac num rul participan ilor dep D se las alei de degajare de 1,5 m pe margini. e te 200;



X Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru Se recomand s se procedeze astfel: D se acoper mesele cu fe e de mas speciale pentru asemenea ac iuni; D se a eaz pentru fiecare persoan o map , un creion, foi de hrtie; D se a eaz un pahar/ persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i alte b uturi r coritoare, n func ie de comand ; D se aranjeaz flori n sal cu mult discre ie.

X Aranjarea mesei n form de I Se recomand ca l imea mesei s fie de 1,20 1,50 m, astfel nct participan ii s participan ilor nu dep e te 30. poat vedea f r dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru ac iuni la care num rul

Dac nu se dore te a se da reuniunii un caracter oficial, masa se organizeaz ca la punctul precedent ad ugnd dou mese semirotunde.

Pentru a da posibilitatea organizatorilor de a putea selecta oferta potrivit n func ie de interesul propriu i scopul propus, prestatorul poate prezenta oferte de spa ii i servicii pentru organizare de evenimente tip conferin , seminarii, training etc.Acest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 41



OFERTA DE SPA II I SERVICII PENTRU CONFERINDispunerea locurilor Parlament / Cinema La cerere: Spa ii pentru activitate de grup Metode i echipamente a) Metode Prelegere. Proiec ii de date i filme video. Prezentare. Stand (infomarket) b) Echipamente Retroproiector. 3 flipcharts. 2-20 panouri de afi aj. Videorecorder. Sta ie de muzic . Sistem de sonorizare. Microfon. Proiector pentru ecran mare. Tv. Acces internet. Spa ii Sal mare i spa ii pentru activitate de grup. 0,8-2 m2 pe participant Podium circa 20-40 m2 n l imea spa iului: de la 3,5 m n sus Climatizare cu reglare temperatur i ventila ie. Iluminare reglabil (telecomand ) i f r efecte de reflexie (orbire) Tehnic de ntunecare mecanic sau electric a spa iului, respectiv de umbrire (protec ie solar ) Loc de munc pentru PC, posibilitate de transfer de date Birou pentru (secretariat) organizare conferin

/PRELEGERE

Nr. participan i Dotare de la 20 n sus Mese de seminar sau conferin (u oare, mobile), scaune cu i f r bra e laterale, u or de stivuit, iar la peste 100 participan i scaune cuplabile Asisten Asisten din partea unui responsabil specializat n organizarea de conferin e Prezen a unei persoane de contact calificate pe parcursul preg tirii i derul rii ntregii manifest ri Ofert de servicii de secretariat Asigurarea transmiterii rapide de mesaje Confort Hotel de categorie superioar Dotare specific a camerelor (mas de scris, birou, lamp de birou, telefon cu acces internet) Ofert de programe complementare n afara hotelului Cerin e speciale Hol pentru prezentare produse

Spa iu pentru pauze, garderobAcest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 42



OFERTA DE SPA II I SERVICII PENTRU SEMINAR/NTLNIRI DE AFACERIDispunerea locurilor n form de U Scaune amplasate n cerc Mas rotund Metode i echipamente Nr. participan i Dotare 6-30 persoane Mese speciale pentru seminar (u oare, mobile), scaune ergonomice cu bra e laterale de sprijin, mobilier func ional (c rucior pentru retroproiector, container pentru accesorii etc).

a) Metode Asisten Moderator / Trainer. Prezentare / Prelegere Activitate de grup Asisten din partea unui responsabil b) Echipamente specializat n organizarea de conferin e Retroproiector. 2 flipcharts. 4 panouri de Disponibilitate rapid a acestei afi aj. Ecran. Videorecorder i camer video. asisten e Sta ie muzical (Recorder, CD-player). TV. Prezen a unei persoane de contact Internet pentru trainer. calificate pe parcursul preg tirii i derul rii ntregii manifest ri Spa ii Punerea la dispozi ie a tehnicii cerute 40 - 120 m2 (2,5 3 m2 pe participant, 15 conform unui checklist al clientului care 20 m2 pentru trainer), spa ii mari, luminoase, se va controla continuu func ionale Consumabile: accesorii pentru echipamentele utilizate (markere, folii, Izolare fonic i vizual (f r deranj, zgomot hrtie-afi , cartona e etc.). etc) Climatizare agreabil , posibilitate de reglare a temperaturii i a ventila iei. Iluminare reglabil (telecomand ), f r efecte de reflexie (orbire), tehnic de ntunecare mecanic sau electric a spa iului, respectiv de umbrire (protec ie solar ) Loc de munc pentru PC, posibilitate de transfer de date Spa ii pentru activit i de grup Hol pentru pauze Spa ii separate de servire a mesei pentru clien ii participan i la conferin eAcest material a fost elaborat prin finan are Phare n proiectul de Dezvoltare institu ional a sistemului de nv mnt profesional i tehnic 43

Confort Dotare specific a camerelor (mas de scris, birou, lamp de birou, telefon cu acces internet) Sauna i Solarium

Cerin e speciale Asistent de seminar


Bibliografie1. Chiriac, Alexandra Crina (2004). Asisten a turistic n organizarea evenimentelor, Bucure ti: Editura THR CG. 2. Florea, Constantin, Belous, M d lina (2004). Organizarea de evenimente banquetingul n structurile de primire, Bucure ti: Editura THR CG. 3. Florea, Constantin, Bugan, Marian (2003). Matre d`hotel, Bucure ti: Editura GEMMA PRINT. 4. Florea, Constantin, (2004). Manualul directorului de restaurant. Bucure ti: Editura THR CG. 5. *** Legea nr. 319 / 2006 privind securitatea i s n tatea n munc . 6. *** Legea nr. 258 / 19 iulie 2007 privind practica elevilor si studen ilor. 7. *** OMECT nr. 1702 / 06.08.2007 referitor la aprobarea conven iei cadru privind efectuarea stagiului de preg tire practic c tre elevii din nv 8. www.datech.ro 9. www.griffhotel.ro 10. www.protempusdesign.com 11. www.sali-conferinte.ro 12. www.sepiafd.rulz.ro mntul profesional i tehnic n ntreprindere de i


organizarea serviciilor de protocol

Documents