organizarea unui eveniment [compatibility mode]

7/25/2019 Organizarea Unui Eveniment [Compatibility Mode]

http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-unui-eveniment-compatibility-mode 1/16

EVENT PLANNING- ORGANIZAREA DE EVENIMENTE -

Asistent drd. : Paul Fărcaş



Fiecare organizaţ ie alege să îşi definească în mod diferitevenimentele, dar şi să le exploateze în mod diferit. Unlucru este cert: un eveniment este un enerator” de

ştiri despre propria organizaţie; te poate aduce înatenţ ia opiniei publice prin intermeiul mass-media.Fiecare eveniment care apare în viaţ a organizaţ ieitrebuie exploatat şi organizat cu multă atenţ ie.



1. Principalele tipuri de evenimenteEvenimentele pot fi împărţ ite în două categorii în funcţ ie depublicurile cărora le sunt destinate:

a) Evenimente organizate pentru publicurile interne aleunei organiza ţ ii:

Prin publicuri interne înţ elegem angajaţ ii, conducerea şiacţ ionarii (dacă este cazul). Pentru aceste publicuri interne se potorganiza evenimente: cu ocazia sfărşitului de an (revelion saumicro-revelion), petreceri de Crăciun, aniversarea unor ani deexistenţă („primul an împreună”, la 5 ani, 10 ani, sau pentru

organizaţ iile cu istorie: „50 de ani de existenţă” sau chiar „100 deani de existenţă”), sărbătorirea unor realizări importante (intrareaorganizaţ iei pe piaţ a bursieră, creşterea profitului cu 30%,depăşirea normei de vânzări...).



b) Evenimente organizate pentru publicurile externe aleorganiza ţ iei

Publicurile externe ale unei organizaţ ii sunt formate în primul rânddin clienţ i, pe urmă jurnalişti, colaboratori, furnizori, finanţ atori,competitori, simpatizanţ i. La majoritatea evenimentelor de acesttip sunt invitaţ i jurnaliştii, care sunt răspunzători cu publicarea saudifuzarea informaţ iilor despre acel eveniment. Din această a douacategorie de evenimente fac parte:

conferin ţ ele de pres ă (acestea sunt adresate în primul rând jurnaliştilor); ziua por ţ ilor deschise;

inaugur ări de sedii sau de spa ţ ii comerciale noi; lans ări de produse sau servicii; diverse anivers ări la care sunt invitaţ i fie cei mai fideli clienti fie

cei mai mari clienţ i ai organizaţ iei, dezvelirea unei pietre sau aunui monument, comemorări.



Responsabilitatea socială

Practic responsabilitatea socială nu poate fi considerată uneveniment. Sau altfel spus acţ iunile de caritate întreprinse de o

organizaţ ie nu trebuie transformate într-un eveniment prin care seurmăreşte câştigarea unui capital de imagine pentru organizaţ ie.

Acest „câmp” al responsabilităţ ii sociale este forte sensibil,„

bumerang”. Din păcate, pentru publicul larg, ştirile referitoare laprogramele sociale ale companiilor sunt lipsite de credibilitate; iarpentru jurnalişti comunicatele de presă referitoare la astfel de acţ iunicomunitare nu sunt interesante.

În general este bine ca fiecare organizaţ ie să dezvolte astfel deprograme în folosul comunităţ ii; să încerce să comunice binele pecare îl face o companie. Însă scopul nu ar trebui să fie altul decât încercarea de a crea şi de a susţ ine un climat de bunăvoinţă şi de încredere într-o societate.



2. Planificarea unui eveniment

Există câteva etape în planificarea evenimentelor, etape carese recomadă să fie respectate pentru a nu intra în criză detimp sau pentru a nu apărea surprize neplăcute:

a) Planificarea trebuie înce ută din tim , în func ie de

anvergura evenimentului;b) Elaborarea unui program (eventual a unei schiţ e) –

planificarea fiecărui detalui şi desemnarea responsabililorpentru fiecare activitate;

c) Formarea unor comitete de lucru cu oamenii implicaţ i înorganizare;

d) Selectarea unui model de invitaţ ii care să fie în concordanţă

cu tema aleasă pentru eveniment;



e) Identificarea unor atracţ ii speciale care stârnesc curiozitateapublicului – asigură participarea oamenilor şi pot face

evenimentul memorabil (ex: concerte, parade, dansuri,expoziţ ii, prezentări de modă, filme, concursuri, tombole...);

f) Alegerea cadourilor sau a suvenirurilor care vor fi înmânate

par c pan or a even men – o ec e e-ca ou re u epersonalizate (sigla, logo, denumirea evenimentului, slogan);

g) Pregătirea ecusoanelor cu nume pentru organizatori şi pentru jurnaluştii aşteptaţ i la eveniment;

h) Evenimentul trebuie făcut public cu mult înainte dedesfăşurare, prin cât mai multe canale;

i) După terminare evenimentului consilierul PR trebuie să multumească celor care au participat la eveniment, dar şicelor care s-au implicat în organizare.



3. Organizarea propriu-zisă a unui eveniment

„Organizarea este esenţ ială pentru a te asigura că detaliilesemnificative nu sunt trecute cu vederea.” Pentru a uşura partea de organizare se recomandă

realizarea unei liste cu lucruri de verificat cu cel u in o

săptămână înaintea evenimentului. Scopul acestei liste estede a nu omite nici un detaliu şi pentru a mai putea adăugaunele lucruri care pot apărea spontan în mintea consilieruluiPR. De asemenea, lista reprezintă un real ajutor pentru

implementarea acţ iunilor

şi încadrarea în timp. Iat

ă cum arputea arăta un exemplu de listă cu lucruri de verificat.

(conform lui Doug Newsom, Judy Vanslyke Turk, DeanKruckeberg avem următoarea listă de verificat):



4. Prezentări vizuale

Prezentările vizuale vin de obicei să susţ ină anumitediscursuri şi reprezintă un suport vizual esenţ ial pentru înţ elegerea unor subiecte.

Suportul vizual ajută mult audienţ a în special când suntprezentate informaţ ii cu caracter tehnic. Aceste prezentări potconsta din: grafice, tabele sau statistici folosite într-oprezentare pentru analiştii financiari sau o prezentare pentru

angajaţ i care explică un pachet de beneficii; prezentările maipot include diferite fotografii sau se pot sintetiza anumite ideidintr-un discurs. Pentru astfel de prezentări vizuale estenecesară utilizarea unor instrumente vizuale:



Stativ de tip şevalet : suport metalic, din lemn sau din plastic pe carese fixează o planşetă pentru: desenarea unor grafice, sintetizarea unoridei, sau evidenţ ierea concluziilor. Prin acest instrument se poatestimula intereseul grupului, ajută la organizarea discuţ iilor, clarificareaunor idei şi este foarte folositor atunci când se concep.

Proiectorul : poate cel mai utilizat instrument vizual.

Slide-urile : acestea sunt secvenţ e din programul PowerPoint în care seregăsesc: porţ iuni de text, grafice, tabele, statistici, etc.. La realizareaacestor slide-uri trebuie să ţ inem cont de anumite caracteristici. Într-un„slide bun” nu se poate pune chiar orice: grafice alambicate, culori alesegreşit, tabele încărcate cu informaţ ie, caractere având mărimeexagerată. Un slide corespunzător trebuie să ţ ină cont de contrastul deculori, detaliile trebuie să fie clare şi într-un număr relativ restrâns, iarliterele să aibă fontul şi mărimea potrivită. În funcţ ie de scopul stabilit,sau tipul prezentării slide-urile pot fi atât simpliste cât şi mai elaborateastfel încât să dea senzaţ ia că imaginile se succed asemenea unui film

de animaţ ie.



Scopul acestor prezentări vizuale este obţ inerea uneicomunicări vizuale eficiente.

„Rolul unei imagini este să ilustreze o idee, să clarifice sau să fixeze un fapt sau o reprezentare în mintea audienţ ei.Imaginea trebuie corelată cu textul spus pentru că oameniireţ in mai multă informaţ ie atunci când aceasta este prezentată

într-o combinaţ ie de sunet şi imagine.”(Doug Newsom, JudyVanslyke Turk, Dean Kruckeberg- Totul despre PR)



5. Aspectul audio a unei prezentări

poate „distruge”. Sunt câteva elemente de careconsilierul PR trebuie să ţ ină cont: unul ar fi redarea

sunetului ; un altul ar fi echipamentul de sunet folosit.



6. Prezenţa “vedetelor” în cadrul unui

eveniment

Invitarea unei „vedete” (fie că este vorba despre un cântăreţ ,un actor, un editorialist sau un moderator de talk-show) încadrul unui eveniment poate reprezenta o garanţ ie pentruatragerea unui public numeros.

Aceste „vedete” pot fi incluse în programul evenimentului: potfi gazda respectivului eveniment, asigurând o atmosferă destinsă şi buna dispoziţ ie a invitaţ ilor; pot avea un moment

al lor în cadrul evenimentului, de exemplu: susţ inerea unuicocert; sau pur şi simplu pot ţ ine un discurs prin care îşiexprimă simpatia faţă de organizaţ ie şi faţă de respectivuleveniment.



7. Bugetul alocat unui eveniment

Bugetul alocat unui eveniment

Pentru fiecare tip de eveniment, organizaţ ia alocă un anumit buget.Există mai multe aspecte în alocarea unui buget pentru fiecare tip deeveniment:

cheltuielile alocate organizării propriu-zise a evenimentului. Un buget real stabileşte un „standard al performanţ ei” pentruactivităţ ile desfăşurate.

Un buget bine calculat reprezintă o unealtă eficientă care poateajuta organizaţ ia să realizeze dacă este nevoie de unele modificări, în special când lucrurile iau o întorsătură nefavorabilă; de exemplu:dacă activităţ ile decurg într-o direcţ ie greşită şi se cheltuiesc preamulţ i bani din bugetul alocat este un semnal că lucrurile se îndreaptă spre un eşec.

Alocarea eficientă a resurselor (umane, materiale,logistice) depinde în mare măsură de bugetul disponibil.



8. Evaluarea unui eveniment

Evaluarea poate începe a doua zi după eveniment când jurnaliştii începsă publice articolele referitoare la eveniment. Unele articole pot apărea şila două sau trei zile după eveniment. Evaluarea evenimentului este

împărţ ită în două părţ i:

Evaluare cantitativ ă – consilierul PR adună toate articolele care au făcutreferire la eveniment; se face o numărătoare a acestora pentru a vedeanumărul total de articole a ărute dar i frecven a cu care acestea auapărut. Se procedează la fel şi în cazul ştirilor difuzate la televiziune sauradio. Toate materialele sunt adunate într-un „dosar de presă” şi suntarhivate.

Evaluare calitativ ă – consilierul PR realizează o analiză a tuturorarticolelor apărute. Prin această analiză consilierul PR poate observacum s-a reflectat respectivul eveniment în presă. Câte articole au fostcare au lăudat evenimentul? Câte articole au criticat evenimentul? Dar şicâte articole „neutre” au apărut? Acestea sunt întrebările la care trebuiesă caute răspuns consilierul PR.Dacă numărul articolelor, să le numim „pozitive” domină restul articolelor

înseamnă că evenimentul a fost un real succes, iar presa i-a acordatimportanţ a cuvenită. Dacă numărul articolelor apărute este mic denotă faptul că evenimentul nu a prezentat interes pentru jurnalişti.



Procesul de evaluare este deosebit de important deoarece prinacesta se pot observa eventualele greşeli care au avut loc în timpulevenimentului şi au fost sesizate fie de jurnalişti fie de invitaţ i. În acestfel se vor evita acel tip de greşeli pentru evenimentele următoare. Nici

.

Mai pot apărea mici imperfecţ iuni sau nesincronizări. În urmaevaluării, aceste imperfecţ iuni pot fi evitate pe viitor. Să nu uităm că laorganizarea de evenimente, fiecare detaliu contează; nimic nu trebuietrecut cu vederea.

Tot în urma evaluării, consilierul PR îşi poate da seama dacă s-a încadrat în bugetul alocat pentru acel eveniment sau l-a depăşit. Dacă a depăşit bugetul poate reprezenta un semnal de alarmă, în sensul că s-au cheltuit mai mulţ i bani pentru un aspect al organizării decât eraprevăzut.

organizarea unui eveniment [compatibility mode]

Documents