Ora și ziua de începereLa planificarea lor se iau în considerare mai multe aspecte: Dacă la aceeași oră și dată are loc un alt eveniment de același tip Dacă este vreo sărbătoare care se întinde pe mai multe zile Dacă are loc vreo sărbătoare națională sai religioasă la aceeași dată Ce condiții meteo sunt prognozate pentru data respectivă Locația de desfășurare : spații deschise sau închise Caracterul profesional : caracter științific, artistic, cultural, socio-politic,

de afaceri, sportiv, comercial, religios Funcția pe care o îndeplinesc : congres, conferință, concert, concursuri

sportive, expoziții, demonstrații Abordarea de marketing : evenimente pentru organizarea cărora cei

interesați trebuie să-și depună canditatura, evenimente adaptate, evenimente inovatoare, evenimente convenționale

Evenimente de reprezentare : recepții clasice, evenimente tematice ( Balul Operei )

Evenimente deschise pentru consumatori - constă în consolidarea poziției de piață a produselor și serviciiilor oferite de firmele organizatoare

Evenimente de tip conferință care au ca scop transmiterea unor informații specialiștilor dintr-un domeniu

Evenimente de tip prezentare și lansare de produse -facilitează schimbul de informații în domeniu, promovarea produselor proprii

Organizarea unui eveniment cunoaște trei etape de lucru:

Conceperea ideii evenimentului și pregătirile pentru concretizarea acesteia

Organizarea și desfășurarea evenimentului;Evaluarea evenimentului.

Înaintea organizării propriu-zise a fiecărui eveniment de mare anvergură ( congres, conferință, vizita unei delegații ) se elaborează un scenariu, care constă în proiectarea celor mai importante elemente ale evenimentului în ordinea în care urmează să se producă.

În pregătirea evenimentelor , se realizează, de regulă, două categorii de scenarii: unul pentru participanți ( conține, de obicei, planificarea temporară și câteva informații generale) și altul, tehnic, pentru organizatori, elaborat mult mai detaliat.

• stabilirea responsabililor,• elaborarea bugetului,• stabilirea datei și a locului evenimentului,• rezervarea verbală și scrisă a locurilor,• sala de conferință, alte săli ( pentru presă, secretariat,

invitații de protocol), • instalații pentru asigurarea traducerii simultane,• sonorizare, microfoane,

• organizare mass-media, • asigurarea locurilor de parcare ( pentru participanți și pentru

organizatori )• modalități de intrare în incinta locației, conform măsurilor de

siguranță• posibilități de servire a mesei• asistență medicală• măsuri de siguranță• fotocopiatoare, mape, stilouri, cadouri (organizarea oferirii

cadourilor)• ecusoane ( elaborarea prealabilă, posibitatea realizării lor pe

loc)• personal hostess ( diferențierea lor cu ajutorul ecusoanelor sau

a uniformelor)

• aranjamente florale• amenajarea sălilor• însoțirea invitatilor (persoanele care îi întâmpină la aeroport,

care îi așteaptă la locul discuțiilor)• numele și numerele de telefon ale interpreților, șoferilor,

personal hostess • stabilirea orelor de plecare și de sosire a mijloacelor de

transport ( numirea responsabililor în acest sens)• înregistrarea exactă a numelor invitaților, a numărului

camerelor de hotel • realizarea profilului VIP ( dacă este cazul) și a programului

separat al VIP.

In functie de sarcinile pe care le au de îndeplinit, organizatorii pot fi împărțiți în mai multe categorii, printre care :

Hostess –reprezintă personalul anume angajat, care ajută la desfășurarea fără probleme a evenimentelor, în calitate de ,,gazde profesioniste’’. Este absolut necesar ca ținuta lor să fie impecabilă. Este indicat ca organizatorii să poarte ecusoane pentru ca invitații să știe de la cine pot solicita îndrumare.

Responsabili cu securitatea –participă la planificarea securitatii evenimentului, colaboreaza cu organizatorii la elaborarea traseelor și modalităților de evacuare (ținând cont de apariția unor potențiale situații de urgență), stabilesc măsurile necesare și sarcinile ce le revin organizatorilor în astfel de situații, acționează în mod cât mai discret , în cazurile de tulburare a ordinii.

Șoferii trebuie:• să aibă cunoștință despre locurile și traseele asociate

rutelor din programul evenimentului, •să aibă o ținută îngrijită pe parcursul activității lor•să fie întotdeauna politicoși•să fie pregătiți pentru rezolvarea unor situații de urgență

în trafic

Planificarea reprezintă primul pas în organizarea unui eveniment și începe cu strângerea informațiilor referitoare la :

• scopul organizării evenimentului și dacă acesta figurează în planul de marketing sau în bugetul anual planificat al instituției

• ce rezultate au avut evenimentele asemănătoare organizate în anii anteriori și ce aspecte negative s-su relevat cu ocazia lor

• ce se poate ști despre publicul țintă care va fi invitat la eveniment

• dacă firmele sau instituțiile concurente au organizat evenimente asemănătoare

Culegerea preliminară a informațiilor este urmată de elaborarea proiectului bugetului , redactat în mai multe variante.

Bugetul evenimentului cuprinde și o secțiune de încasări, cu sume provenite din:

• taxe de participare• sponsorizări• ajutoare financiare• alte contribuții

Cheltuielile trebuie, înainte de toate, estimate.Acestea se împart în câteva categorii:•spațiul /locația (taxe de închiriere)•transport (mașini închiriate pentru invitați)•catering•translatori •cazare – în cazul oaspeților din alte localități sau țări•servicii tehnice•programe pentru însoțitori•personal de tip hostess•cadouri•publicitate•cheltuieli neprevăzute ( se calculează o marjă de siguranță de

aproximativ 15% din totalul estimat al cheltuielilor )

Pregătirea este cea mai importantă etapă din organizarea unui eveniment , care cuprinde trecerea în revistă a tuturor locurilor și posibilităților de organizare.

Întrebările la care trebuie să răspundă un organizator atunci când evaluează un anumit loc/spațiu sunt următoarele:

• există sau nu locuri de parcare• cum se poate ajunge cu mijloacele de transport în comun• cum vor fi amenajate spațiile• unde se vor desfășura discuțiile• scena• servirea mesei• garderobă• săli VIP• sala pentru presă• care sunt detaliile referitoare la programe

În etapa de amenajare, înaintea începerii unui eveniment, sunt transportate la locație, echipamentele pentru traducere, cabinele translatorilor, mijloacele necesare pentru servirea participanților ( mese, scaune, fețe de masă, farfurii, tacâmuri, pahare), diferite instrumente tehnice ( proiector, ecran, laptop ), mape, pliante informative, cadouri, fotocopiator, aranjamente florale etc.

După desfășurarea evenimentului, pot fi demontate instalațiile folosite, astfel încât spațiul să fie predat în starea inițială.

Alte activitati necesare pentru încheierea etapei de evaluare a evenimentului:

•decontări•executări financiare•justificarea și achitarea facturilor •redactarea și expedierea scrisorilor de mulțumire•strângerea materialelor video, de presă și

fotografice • arhivarea lor•evaluarea evenimentului

Mapa evenimentului este un dosar înmânat tuturor participanților și care cuprinde programul, materiale informative despre eveniment, programul manifestărilor, pliante , broșuri turistice. În funcție de natura evenimentului, mapa mai poate conține și rezumatele expunerilor celor ce vor lua cuvântul. Pe ultima pagină a mapei pot fi menționate , în cazul evenimentelor internaționale, adresele ambasadelor, numerele de telefon ale organizatorilor, ale medicului, translatorului, ale șoferului.

Alte materiale informative: comunicate de presă pentru reărezentanții mass-media indicatoare, bannere referitoare la eveniment, autorizații de intrare,

permise de trecere, însemne care conțin numărul de ordine al autovehiculelor destinate transportului participanților

ecusoane personalizate carduri de intrare cartonașe de plasare cartoane pentru numerotarea meselor