Controlul financiar de gestiune, ca forma a controlului financiar propriu are ca scop respectarea normelor legale cu privire la existenta, integritatea, pastrarea, paza bunurilor si valorilor de orice fel si detinute cu orice titlu pentru care este deci necesar sa se ia masuri pentru o corecta si legala organizare a gestiunilor.

Prin gestiune se întelege totalitatea bunurilor, valori materiale sau banesti, încredintate uneia sau mai multor persoane, în vederea primirii pastrarii si eliberarii acestora prin operatii legale care sa asigure integritatea lor.

Ţinând seama de aceasta definitie, pot constitui gestiuni urmatoarele:

     depozitele, magaziile, silozurile în care sunt adapostite materii prime, materiale, combustibili, carburanti si lubrifianti, deseuri, semifabricate, produse finite, piese de schimb, mijloace de transport, obiecte de inventar, echipament si materiale de protectie, alimente, medicamente, imprimate etc.

     magazinele în care se primesc si se desfac marfuri cu ridicata sau cu amanuntul, raioanele si tonetele acestor magazine în cazul în care activitatea lor este evidentiata separat în contabilitate.

     inventarul societatilor indiferent daca obiectele care-l compun sunt folosite, în unul sau mai multe locuri(camere, etaje, sali, boxe, etc).

     gestiunile de numerar sau imprimate care sunt valori prin ele insele sau care pot fi transformate în bani sau folosite pentru schimb(ex. valorile aflate la casieri, factori, remizeri, etc).

C.F.G. se efectueaza cel putin odata pe an, în totalitate sau prin sondaj, în raport cu volumul, valoarea si natura bunurilor, posibilitatilor de sustrageri, conditiile de pastrare si gestionare, precum si de frecventa abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un numar reprezentativ de repere si documente, care sa permita tragerea unor concluzii temeinice asupra respectarii actelor normative din domeniul financiar, contabil si gestionar.

Activitatea de control se desfasoara pe baza unor programe de lucru semestriale întocmite de seful compartimentului de control financiar de gestiune, aprobate de conducatorul în subordinea caruia se afla acest compartiment. În aceste programe se vor nominaliza gestiunile si activitatile ce urmeaza a fi controlate, perioada supusa controlului si cea stabilita pentru efectuarea controlului ca si organele care efectueaza controlul.

C.F.G. se efectueaza de salariati cu studii economice superioare sau medii în functie de complexitatea gestiunilor, încadrati în compartimentul de control cu aprobarea conducerii societatii respective, cu sarcini exclusive de efectuarea a controlului la termenele si în conditiile stabilite de lege.

Organele de control financiar de gestiune vor urmari în timpul verificarilor pe care le efectueaza urmatoarele:

I. Respectarea normelor legale cu privire la existenta si utilizarea mijloacelor materiale si banesti.

 

1.     Integritatea mijloacelor materiale si banesti detinute cu orice titlu.

Se va verifica existenta faptica a valorilor materiale si banesti, concordanta valorilor materiale si banesti, inventariate faptic cu datele evidentei tehnic operative si contabile, legalitatea

documentelor justificative si realitatea operatiilor de intrarea si iesire din gestiune a mijloacelor materiale, înregistrate în evidenta tehnic operativa si contabila, concordanta sumelor încasate si consemnate si documente de încasari cu cele înregistrate în registrele de casa, extrasele de cont si evidenta financiar contabila sau de gestiune, realitatea încasarilor si platilor efectuate în numerar cât si ale intrarilor si iesirilor celorlalte valori.

2.     Aprovizionarea, expeditia, transportul si receptia bunurilor materiale, depozitarea , conservarea, manipularea si eliberarea acestora.

a)     Se va verifica respectarea prevederilor legale privind încheierea si executarea contractelor economice pentru aprovizionarea cu bunuri materiale, pentru prestari de servicii sau executari de lucrari.

b)    Se va verifica modul cum s-a efectuat receptia (autoreceptia) valorilor materiale aprovizionate sau din productie proprie, expeditia si transportul bunurilor materiale, daca sunt create conditii pentru depozitarea, pastrarea, conservarea, manipularea si eliberarea acestora precum si  asigurarea locurilor de primire si eliberare(vânzare) cu aparate de masura si control verificate în conditiile prevazute de lege.

3.Utilizarea mijloacelor materiale în procesele activitatii unitatilor

     de productie si administrativ gospodaresti

a)     Se va  verifica modul cum sunt întretinute mijloacele tehnice din dotare, a depozitelor, instalatiilor, cum sunt respectate reglementarile legale în vigoare si a instructiunilor sau normelor tehnice de utilizare ori de exploatare.

b)    Se va verifica darea în consum, în folosinta sau în exploatare a valorilor materiale potrivit destinatiei acestora si în concordanta cu normele de consum, prevederile statelor de organizare, normele de dotare sau alocare, fisele tehnologice, proiectele de executie, normele de întretinere si reparatii, etc.

c)     Se va verifica legalitatea si realitatea operatiunilor de declasare, casare, scoatere din uz sau folosinta, transformare, transferare, etc a bunurilor materiale.

d)    Se va verifica realitatea recuperarii utilizarii sau valorificarii, dupa caz, a resurselor materiale refolosibile, reflectarea în evidente a resurselor materiale refolosibile, a deseurilor, remanierilor, degradarilor, deprecierilor, perisabilitatilor, etc, precum si masurile luate pentru prevenirea si diminuarea lor.

         4.Încadrarea si salarizarea personalului.

a)     Se va verifica legalitatea si realitatea stabilirii si platii drepturilor cuvenite salariatilor.

b)    Se va verifica respectarea dispozitiilor legale privind, întocmirea, completarea, pastrarea si evidenta carnetelor de munca ale personalului.

c)     Se va verifica legalitatea si realitatea platii îndemizatiilor de conducere, concordanta sumelor înscrise în statele de salarii cu cele din contractele de munca.

d)    Se va verifica respectarea dispozitiilor legale referitoare la stabilirea, calcularea si plata drepturilor reprezentând sporuri pentru vechime în munca, precum si a altor indemnizatii, compensatii si sporuri la salariul de baza.

e)     Se va verifica legalitatea constituirii fondurilor de premiere, legalitatea si realitatea platii acestora.

f)      Se va verifica aplicarea dispozitiilor legale cu privire la calcularea retinerea si varsarea impozitului pe salarii precum si pe veniturile suplimentare, a contributiei pentru pensia suplimentara si ajutorul de somaj si asigurari sociale de sanatate, a popririlor, ratelor, despagubirilor si altor retineri din salarii.

g)     Se va  verifica exactitatea calculelor si a reporturilor din documente pe baza carora se ridica, se elibereaza si se platesc drepturile salariale ale personalului.

II.Respectarea normelor legale cu privire la apararea patrimoniului, precum si a celor referitoare al evidenta si control.

 

1.     Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea si valorificarea diferentelor constate.

a)     Se va verifica modul cum s-au efectuat inventarierile periodice si neperiodice ale patrimoniului precum si altor bunuri apartinând altor unitati, care temporar se afla în posesia unitatii ce efectueaza inventarierea(custodie, etc) si la termenele  prevazute de lege.

b)    Se va verifica cum s-au stabilit rezultatele inventarierii, a diferentelor constituite si modul cum s-au regularizat acestea.

2.     Întocmirea si circulatia documentelor primare si conducerea evidentei tehnic operative si contabile.

a)     se va verifica aplicarea prevederilor legale privind organizarea si conducerea clara, corecta, exacta si la zi a evidentei contabile si tehnic-operative.

b)    Se va verifica respectarea dispozitiilor legale referitoare la utilizarea, întocmirea si completarea documentelor justificative, semnarea de cei în drept si predarea lor la termen persoanelor îndreptatite.

c)     Se va verifica existenta si realitatea extraselor de cont, concordanta datelor evidentei contabile analitice, cu cele din evidenta sintetica precum si concordanta soldurilor si datelor din bilant cu soldurile si rulajele din evidenta contabila.

3. Evidenta, pastrarea, circulatia si utilizarea formularelor cu regim special

Se va verifica modul cum sunt gestionate, utilizate si justificate formularele cu regim special si daca s-au respectat regulile de evidenta ale acestora.

   4.Organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv si a controlului ierarhic interior.

Se va verifica daca s-au respectat prevederile  legale privind organizarea si exercitarea C.F.P. precum si a controlului ierarhic interior în ceea ce priveste administrarea si gestionarea patrimoniului unitatii

5.     Aplicarea masurilor pentru prevenirea, descoperirea si recuperarea

pagubelor si stabilirea raspunderilor pentru diminuarea patrimoniului.

a)     Se va verifica modul cum este organizata paza bunurilor, a intrarii si iesirii mijloacelor de transport, a personalului unitatii si a altor persoane precum si organizarea si exercitarea controlului permanent si inopinat asupra  intrarii si iesirii mijloacelor de transport si a persoanelor.

b)    Se va verifica asigurarea securitatii numerarului prin pastrarea în case de bani sau fisete metalice în încaperi separate, prin transportul la si de la banca sau la punctele de efectuare a platilor, în conditii care sa previna sustragerile, pierderile, etc.

c)     Se va verifica legalitatea si realitatea evaluarii pagubelor produse patrimoniul unitatii si recuperarii de la cei vinovati a contravalorii acestora.

d)    Se va verifica daca s-au calculat, solicitat si încasat penalizari pentru nerespectarea clauzelor contractuale ori a disciplinei operatiunilor de casa precum si recuperarea de la cei vinovati a penalizarilor amenzilor, locatiilor si dobânzilor penalizatoare platite de unitate.

6. Încadrarea, drepturile, obligatiile si raspunderile gestionarilor.

a)     se va verifica respectarea reglementarilor legale, cu privire la angajarea, numirea, trecerea sau mentinerea în functie numai a gestionarilor care îndeplinesc conditiile legale.

b)    se va verifica constituirea garantiilor de catre gestionari, în conditiile prevazute de dispozitiile legale în vigoare.

7.     Realizarea masurilor stabilite ca urmare a verificarilor anterioare efectuate de organele de control financiar.

Se va verifica realitatea comunicarilor referitoare la realizarea acestor masuri precum si eficienta masurilor luate de unitate pentru a preveni repetabilitatea deficientelor si aparitia altora în viitor.

III.           Respectarea normelor legale cu privire la realitatea datelor înscrise în bilanturile contabile.

Se va verifica realitatea posturilor de decontari cu bugetul statului, cu clientii, furnizorii si ceilalti debitori si creditori precum si celorlalte date înscrise în bilantul contabil

La cererea  organelor de C.F.G., conducerile si salariatii unitatii supuse controlului au obligatia:

a)     sa puna la dispozitia registrele, corespondenta actele, piesele justificative si altor documente necesare controlului.

b)    sa prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestioneaza sau pe care le are în pastrare, care intra sub incidenta controlului.

c)     Sa elibereze, potrivit legii, documentele solicitate în original sau în copii certificate.

d)    Sa dea informati si explicatii verbal si în scris dupa caz în legatura cu problemele care  formeaza obiectul controlului.

e)     Sa semneze cu sau fara obiectii actele de control si sa comunice la termenele fixate modul de aplicare a masurilor stabilite în urma controlului.

f)      Sa asigure sprijinul si conditiile necesare bunei desfasurari si sa dea concursul pentru clarificarea constatarilor.

Salariatii împuterniciti sa exercite C.F.G. raspund disciplinar, contraventional sau penal, dupa caz, în situatiile în care:

a)     nu efectueaza controlul conform programului de activitate aprobat;

b)    înscriu în actele de control date sau fapte ireale ori inexacte, sau cu buna stiinta nu consemneaza toate deficientele constatate.

c)     lucreaza cu superficialitate, nesemnalând încalcarile de la dispozitiile legale în vigoare constatate cu ocazia normelor legale.

d)    Dispun, prin interpretarea sau aplicarea gresita a dispozitiilor legale în vigoare, masuri care produc prejudicii.

e)     Nu întocmesc si înainteaza conducatorului unitatii actele de control la termenele stabilite.

f)      Nu iau sau nu propun masurile necesare pentru înlaturarea lipsurilor si abaterilor consemnate în actele de control, tragerea la raspundere a celor vinovati.

g)     Nu îndeplinesc sau îndeplinesc defectuos sarcinile ce le revin.

Angajarea gestionarilor, constituirea garantiilor si raspunderea acestora în legatura cu gestionarea bunurilor sunt reglementate de Legea nr.22-1969 care defineste si notiunea de gestionar ca fiind acea persoana încadrata de o unitate, care are ca atributii principale de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate în unitate indiferent de modul lor de dobândire si de locul unde se afla.

Rezulta deci doua criterii pentru determinarea calitati de gestionar :

a)     Criteriul  material

b)    Criteriul formal

a)     Potrivit criteriului material o persoana poate fi considerata gestionar daca este încadrata în unitate cu contract de munca si îndeplineste cele trei categorii de atributii)primirea, pastrarea si eliberarea bunurilor) ca atributii principale de serviciu.

În continutul functiei de gestionar se cuprind numai actele materiale directe de primire, pastrare si eliberare si nu acele de folosire. Astfel, de exemplu, încredintarea unor bunuri unei persoane pentru a le folosi în interesul unitatii, în cadrul sarcinilor de serviciu, nu atribuie persoanei în cauza calitatea de gestionar iar functia sa nu este o functie cu gestiune.

b)    Potrivit criteriului formal poate fi socotit gestionar acea persoana pentru a carei functie s-a stabilit ca este functie gestionara. Pentru aceasta este necesar sa se stabileasca de catre consiliul de administratie al societatii care sunt functiile gestionare în  cadrul acesteia si în atare situatie, functiilor respective li se stabilesc ca atributii principale de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri iar persoanele încadrate pe asemenea functii devin gestionari.

Sunt unele situatii speciale când unei persoane i se poate atribui calitatea de gestionar alaturi de calitatea functiei pe care s-a încadrat, dupa cum urmeaza:

a)     în sectii mici de fabricatie nu se justifica din punct de vedere economic încadrarea unei persoane care sa aibe ca sarcina principala de serviciu, pastrarea, primirea si eliberarea bunurilor sectiei, astfel aceasta sarcina i se poate încredinta maistrului de fabricatie sau sefului sectiei care va avea dubla calitate de maistru sau sef de sectie si gestionar.

b)    merceologul care achizitioneaza materiale de la furnizori si le transporta sau însoteste transportul lor sediul sau depozitele societatii, poate fi considerat gestionar. Functia de merceolog poate fi inclusa de unitate pe lista functiilor cu gestiune deoarece el trebuie sa raspunda de integritatea bunurilor achizitionate din momentul preluarii lor de la depozitul furnizorului si pâna la predarea efectiva  a acestora la magazia societatii beneficiare.

c)     personalul încadrat pe baza cota procentuala - remizerii.

Astfel de persoane pot fi investite cu calitatea de gestionar si este necesar sa se încheie cu acestea contract de munca specifice unui astfel de contract, iar raspunderea acestora va fi identica cu aceea a oricaror altor gestionari pentru lipsurile constatate în gestiunea lor.

d)    persoana încadrata ca bibliotecar are calitatea de gestionar.

e)     taxatorii sunt gestionari de bani, ei având ca obligatie de serviciu sa încaseze si sa predea sumele încasate.

În cazul controlului prin inventariere a unor gestiuni, la procesele verbale de control se anexeaza declaratiile gestionarilor, listele de inventariere sau situatia plusurilor si a lipsurilor constatate si explicatiile gestionarilor asupra concluziilor acestora.

Declaratia gestionarului se ia înainte de începerea controlului asupra gestiunii. Din aceasta declaratie trebuie sa rezulte daca gestionarul are lipsuri în gestiune cunoscute, a primit sau eliberat bunuri fara documente legale, are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate pentru care s-au întocmit documentele necesare, are în pastrare si late bunuri apartinând tertilor, are documente de primire sau eliberare care nu au fost operate la zi în evidenta gestiunii sau nu au fost predate la contabilitate, are plusuri în gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta, detine numerar rezultat din vânzarea marfurilor aflate în gestiunea sa, gestioneaza valori materiale si în alte locuri de depozitare decât acelea la care se ia declaratia si unde anume.

Listele de inventariere se utilizeaza în cazul gestiunilor cu evidenta global valorica, iar situatia plusurilor si a lipsurilor (situatia comparativa de gestiune) în cazul gestiunilor cu evidenta cantitativ valorica.

Listele de inventariere si situatiile comparative de gestiune se întocmesc pe locuri de depozitare, pe gestionari si categorii de bunuri si separat pentru bunurile de prisos fara miscare, cu miscare lenta, deteriorate si apartinând altor unitati economice (închiriate, în custodie, etc)

În listele de inventariere se consemneaza toate valorile materiale si banesti aflate în gestiune în momentul efectuarii inventarierii, soldurile, scriptice potrivit evidentei contabile si diferentele, in plus sau în minus, rezultate.

Evaluarea stocurilor faptice se face cu acelasi pret folosit la înregistrarea în contabilitate.

Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre organul de control si gestionari, iar soldurile scriptice se certifica de contabilul care conduce evidenta analitica a gestiunii si de seful compartimentului financiar-contabil, dupa terminarea operatiei de inventariere faptica. Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul mentioneaza ca toate cantitatile au fost stabilite în prezenta sa, ca bunurile respective se afla în pastrarea si raspunderea sa si ca nu mai sunt bunuri care nu au fost inventariate.

Listele de inventariere se pot întocmi într-o forma simplificata cu exceptia gestiunilor a caror evidenta se tine global valoric, în sensul ca în aceste liste se înscriu numai sortimentele la care cu ocazia inventarierii se constata lipsuri sau plusuri de inventar. În acest caz este necesar sa se asigure urmatoarele conditii.

     respectarea normelor metodologice cu privire la înregistrarea în fisele de magazie si în contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale

     concordanta dintre evidenta gestionara si contabila

     confirmarea stocurilor inventariate în fisa de magazie, prin semnatura, de catre comisia de inventariere.

     înscrierea în listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate, evaluarea si regularizarea lor potrivit normelor legale.