ministerul afacerilor interne direcŢia … · jaspersoft bi communityedition jaspersoft bi...

1

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

DIRECŢIA GENERALĂ ANTICORUPŢIE

Direcţia Prevenire

Serviciul Studii şi Proiecţii Anticorupţie

SPECIFICAȚIE TEHNICĂ PRIVIND ACHIZIȚIA SERVICIILORDE MENTENANȚĂ

PENTRUSOLUȚIA SOFTWARE „MARC”

2

Cuprins

1. INFORMAȚII GENERALE ...................................................................................................................... 3

1.1. Introducere ................................................................................................................................................. 3

1.2. Arhitectura funcțională a aplicației informatice MARC ............................................................................ 4

1.2.1. Arhitectura Software .......................................................................................................................... 6

1.2.2. Arhitectura Hardware ....................................................................................................................... 10

1.3. Descrierea principalelor module/funcţionalităţi ale aplicației MARC: .................................................... 12

1.3.1. Categorii de utilizatori ai aplicației .................................................................................................. 13

1.3.2. Module/funcţionalităţi (de bază) ale aplicației MARC: ................................................................... 13

2. SERVICII SOLICITATE ......................................................................................................................... 16

2.1. Scop.......................................................................................................................................................... 16

2.2. Premize .................................................................................................................................................... 16

2.3. Descrierea serviciilor de mentenanță care se vor achiziționa .................................................................. 17

2.3.1. Servicii de mentenanţă evolutivă ..................................................................................................... 18

2.3.2. Servicii de mentenanţă corectivă ..................................................................................................... 19

2.4. Management de proiect ............................................................................................................................ 20

2.4.1. Cerinţe privind implementarea proiectuluide asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei

software MARC ............................................................................................................................................... 21

2.4.2. Planul de implementare a soluțiilor de mentenanță evolutivă și corectivă ale aplicaţiei MARC .... 22

2.5. Cerinţe privind transferul de cunoștințe ................................................................................................... 24

2.6. Cerințe privind resursele umane .............................................................................................................. 24

2.6.1. Manager de proiect .......................................................................................................................... 24

2.6.2. Expert securitate software ................................................................................................................ 24

2.6.3. Arhitect de sistem ............................................................................................................................ 25

2.6.4. Expert programator software ........................................................................................................... 25

2.7. Cerinţe privind garanţia şi testarea ........................................................................................................... 25

2.7.1. Garanţie software ............................................................................................................................. 25

2.7.2. Cerinţe de testare .............................................................................................................................. 26

2.8. Cerinţe de recepţie cantitativă şi calitativă ............................................................................................... 27

3. ALTE MENȚIUNI ................................................................................................................................... 28

3

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1. Introducere

Direcţia Generală Anticorupţie (DGA) a realizat şi implementat la nivelul Ministerului Afacerilor

Interne Metodologia de management al riscurilor de corupţie, aprobată prin Ordinul MAI nr. 86/2013

privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de prevenire a corupţiei în cadrul MAI, denumită în

cuprinsul prezentelor specificații tehnice Metodologie. Implementarea acestui document a presupus,

în esenţă, un efort sistematic de identificare, evaluare şi ierarhizare a riscurilor de corupţie specifice

domeniilor de activitate ale instituţiei, scopul fiind reprezentat de elaborarea şi aplicarea unor măsuri

de prevenire/control adecvate vulnerabilităţii mecanismelor existente (încorporate în structura,

procedurile, regulile şi reglementările instituţiei), respectiv monitorizarea efectelor acestora asupra

posibilităţii de materializare şi a impactului riscurilor de corupţie.

În baza Metodologiei, la nivelul fiecărui domeniu de activitate din cadrul ministerului, a fost

întocmit câte un Registru al riscurilor de corupţie, care a avut rolul de a evalua capacitatea instituţiilor

componente de a face faţă factorilor actuali sau potenţiali ce pot favoriza apariţia unor acte de

corupţie, fiind identificate şi stabilite mecanisme de monitorizarea acţiunilor întreprinse.

Având la bază Metodologia, DGA a dezvoltat în cadrul proiectului

HOME/ISEC/AG/FINEC/4000002185 – „Îmbunătăţirea capacităţii MAI de a identifica şi diminua

riscurile şi vulnerabilităţile la corupţie prin utilizarea soluţiilor IT” aplicaţia informatică MARC

(Managementul Asistat al Riscurilor de Corupţie) ce permite implementarea în sistem informatic a

produselor rezultate din aplicarea Metodologiei la nivelul MAI. Scopul dezvoltării aplicației a fost de

a asigura sustenabilitatea rezultatelor activităţilor desfăşurate la nivelul tuturor instituţiilor/structurilor

MAI în domeniul managementului riscurilor de corupţie, prin simplificarea, standardizarea şi

îmbunătăţirea calităţii datelor obţinute ori gestionate în acest cadru.

Aplicația MARC permite standardizarea modalităţilor de întocmire şi utilizare a diverselor tipuri

de documente aferente managementului riscurilor de corupție și oferă modalităţi mult mai eficiente de

analiză, dar și de monitorizare a implementării măsurilor stabilite în registrele riscurilor de corupție

ale structurilor MAI. În contextul informaţiilor disponibile pentru fiecare dintre riscurile şi

vulnerabilităţile la corupţie stocate în cadrul aplicaţiei, aplicația permite funcţionalităţi standard

pentru bazele de date (de genul: adăugare, ştergere, sortare, interogări ş.a.) și funcţionalităţi

specializate (prelucrări cantitative ori calitative, analiză statistică, includere în categorii, ierarhizare

ş.a.).

În perioada de utilizare, soluția informatică MARC s-a dovedit a fi un instrument practic de lucru,

care a facilitat activitatea de management al riscurilor de corupție, a maximizat capacitățile de

raportare, sintetizare și analiză, cu rezultate ce conduc la scăderea timpului de reacție și rezolvarea

problemelor curente privind monitorizarea riscurilor de corupţie.

În contextul asigurării sustenabilităţii investiţiei finanţate în cadrul proiectului sus-menţionat -

HOME/ISEC/AG/FINEC/4000002185, în cursul anului 2016, DGA a obţinut finanţare europeană, în

cadrul contractului de finanţare nerambursabilă nr. 9/FSIP/2016, prin Fondul pentru Securitate

Internă, pentru proiectul „Mecanisme eficiente de prevenire şi combatere a corupţiei în administraţia

publică”, Cod ROFSIP20160S5A08P01. Unul din rezultatele proiectului asumate de DGA prevede

„Optimizarea infrastructurii de utilizare a aplicaţiei MARC prin mentenanţa soluţiei software …”,

fapt pentru care este necesară achiziţia de servicii mentenanță (în valoare de 79.965 lei fără TVA)

4

pentru sistemul informatic „MARC”, în vederea asigurării funcţionalităţii complete şi la parametrii

tehnici optimi.

În cadrul proiectului va fi asigurată mentenanţa aplicaţiei MARC existente, implementându-se

dezvoltările software necesare pentru optimizarea şi buna funcţionare a acesteia. Mentenanţa propusă

este de tip evolutiv şi corectiv. Astfel, prin cele două tipuri de mentenanţă vor fi asigurate atât up-

date-ul pentru nevoile de optimizare, precum şi corectarea eventualelor erori sau bug-uri ce ar putea

apărea pe parcursul utilizării soluţiei informatice.

În acest fel se intenţionează atât optimizarea aplicaţiei, în funcţie de nevoile rezultate din procesul

de utilizare cât şi orice modificări ori corecţii ale soluţiei software, care îi asigură buna funcţionare,

precum: îndreptarea erorilor apărute din exploatarea acesteia, implementarea modificărilor legislative

din domeniu, modificările structurale intervenite la nivelul MAI etc.

1.2. Arhitectura funcțională a aplicației informatice MARC

Soluţia informatică este dezvoltată pe o platformă de tip portal web, astfel încât, prin

intermediul reţelei de INTRANET a MAI, este asigurat accesul la baza de date gestionată de către

DGA pentru toate stațiile de lucru conectate la rețeaua de voce-date a MAI. Utilizatorii structurilor

MAI se conectează la sistemul informatic, prin intermediul unui browser web, fără a fi nevoie de

instalarea altor programe sau module client, aplicația fiind bazată pe tehnologii web, care constituie

interfaţa utilizatorului cu un server software de baze de date de tip SQL.

Principalele caracteristici ale aplicaţiei MARC:

• Este un sistem web-based, care respectă arhitectura 3-tier, astfel:

include un server de gestiune a bazelor de date relaţionale;

include un server de aplicaţii;

este accesibilă utilizatorilor prin intermediul unui browser web (Microsoft

Internet Explorer versiunea minim 8, Mozilla Firefox, Google Chrome);

• Componentele software ale sistemului sunt instalate (si rulează) într-un mediu

virtualizat;

• Oferă suport pentru lucrul a 2500 de utilizatori, dintre care 100 concurenţi;

• Rulează în cadrul unei reţele LAN şi poate fi accesată via WAN/web;

• Funcționează pe modelul unei baze de date centralizate, găzduită de serverul pentru

procesare şi baze de date;

• Oferă o interfaţă unică pentru utilizatori, customizată nevoilor și drepturilor de acces

ale fiecărei categorii de utilizatori ai Sistemului;

• Oferă mecanisme şi facilităţi de analiză şi raportare agregată a datelor;

• Include instrumente indispensabile de infrastructură software precum:

sistem de salvare şi recuperare a datelor;

platformă de virtualizarea a resurselor de procesare;

platformă de dezvoltare (software).

5

• Oferă o interfaţă centralizată (customizată) de lucru pentru administratorii funcţionali

(de business) ai Sistemului care le oferă suportul necesar configurării mediului de lucru pentru

utilizatorii finali.

• Oferă instrumente de suport al lucrului colaborativ precum:

zone de lucru comune;

instrumente tip „forum de discuţii” şi „chat room” (la nivel de facilităţi);

calendar comun de activităţi;

capabilităţi de lucru cu form-uri;

capabilităţi de lucru cu documente;

capabilităţi de flux de lucru.

• Include opţiuni/mecanisme/interfeţe de procesare (preluare din multiple

surse/prelucrare/export în diverse formate);

• Oferă suport pentru integrarea cu soluţii de semnătură electronică.

6

1.2.1. Arhitectura Software

Arhitectură software MARC – reprezentare grafică

marc.db

PortalDocument Repository

MySQL

Zmanda Enterprise

Virtualmin

PHP MyAdmin

marc.td

Liferay Portal on Apache

Virtualmin

Java

Apache HTTP Server

Eclipse IDE

Selenium HQ IDE, JUnit,

Java On Rails

MySQL

Zmanda Enterprise

PortalDocument Repository

JasperReports

MySQL Monitor Tool

Geo Server

GeoNetwork

PHP MyAdmin

marc.app.01

Apache HTTP Server

Liferay Portal on Apache

Tomcat Node 1

Virtualmin

Java

KeyTool

JasperSoft BI CE

CAS

marc.app.02

Liferay Portal on

Apache Tomcat Node 2

Virtualmin

Java

GeoServer GeoNetwork

7

Arhitectură Software MARC – detaliere componente

Componente Descriere

marc.app.01

Mediu: Productie Denumire logica: Nod 1 Server de Aplicatie

Virtualmin Unealta web de gestionare server

Apache HTTP

Server

Load Balancer in clusterul de portal

Liferay Portal 6.2 Nodul 1 de Portal

CAS Central authentication service

Apache Tomcat Containerul web pe care ruleaza Liferay Portal

Java 1.7 Maşina virtuala de Java în care rulează Apache Tomcat

JasperSoft BI

CommunityEdition

JasperSoft BI CommunityEdition este unul dintre cele mai răspândite

instrumente de raportare agregata in comunitatea Java şi îndrăgit de

dezvoltatori.

Keytool Componentă de stocare și manipulare a certificatelor digitale X.509.

marc.app.02

Mediu: Productie Denumire logica: Nod 2 Server de Aplicatie

Virtualmin Unealta web pentru gestionarea serverului

Liferay Portal 6.2

(Include CAS)

Nodul 2 de Portal

Apache Tomcat Containerul web pe care ruleazaLiferay Portal

Java 1.7 Masina virtuala de Java in care ruleaza Apache Tomcat

GeoServer Server tip GIS (de procesare a datelor spatiale).

Quantum GIS Aplicația Desktop GIS.

GeoNetwork Aplicatia catalog de management a resurselor spatiale.

OpenLayers Aplicatie de vizualizare a datelor cartografice si de integrare de harti online –

dezvoltata pe baza tehnologiei.

GeoExt Librărie de instrumente java pentru dezvoltarea aplicațiilor web-GIS.

Sencha Ext JS Librărie de instrumente java pentru dezvoltarea aplicațiilor web.

8



marc.db

Mediu: Productie Denumire logica: Server baze de date


MySQL Serverul de baze de date

ZmandaAmandaRecovery Soluție tip COTS (”Commercialof-the-shelf”) inteligentă, robustă și

performantă de salvare și restaurare a datelor.

MySQL Monitor Tool MySQL Monitor Tool este o componenta de monitorizare pentru

sistemul MySQL.

PhpMyAdmin Interfata web pentru administrarea bazei de date MySQL

marc.td

Mediu: Testare/dezvoltare Denumire logica: Server de testare/dezvoltare


Apache HTTP Server Server web

Liferay Portal 6.2 Portal

CAS Central authentication service

Apache Tomcat Container web

Java 1.7 Masina virtuala Java

MySQL Serverul de baze de date

ZmandaAmandaRecovery Soluție tip COTS (”Commercial of-the-shelf”) inteligentă, robustă și

performantă de salvare și restaurare a datelor.

phpMyAdmin Interfata web pentru administrarea bazei de date MySQL

Eclipse Eclipse este un mediu de dezvoltare tip IDE complet si foarte performant

in comunitatea Java.

Subclipse Subclipse permite gestiunea eficienta a versiunilor de cod.

Selenium HQ IDE



9

JUnit

Redmine Redmine permite raportarea bug-urilor intr-o maniera foarte eficienta.

Junit JUnit faciliteaza testarea (codului sursa) de catre dezvoltatori intr-o maniera

facila.

Java on Rails Java on Rails este un framework de dezvoltare foarte raspandit in comunitatea

Java si indragit de dezvoltatori.

JasperSoft BI

CommunityEdition

JasperSoft BI Community Edition este unul dintre cele mai raspandite

instrumente de raportare agregata in comunitatea Java si indragit de

dezvoltatori.

GeoServer Server tip GIS (de procesare a datelor spatiale).

Quantum GIS Aplicația Desktop GIS.

GeoNetwork Aplicatia catalog de management a resurselor spatiale.

OpenLayers Aplicatie de vizualizare a datelor cartografice si de integrare de harti online –

dezvoltata pe baza tehnologiei.

GeoExt Librărie de instrumente java pentru dezvoltarea aplicațiilor web-GIS.

SenchaExt JS Librărie de instrumente java pentru dezvoltarea aplicațiilor web.

Keytool Componentă de stocare și manipulare a certificatelor digitale X.509.

10

1.2.2. Arhitectura Hardware

11

Arhitectura Hardware

COMPONENTA

DESCRIERE

Virtual Machine 1 Hostname: marc.app.01

IP DEV: Adresă IP

IP PROD: Adresă IP

RAM: 8 GB

Proc: 2 cores

HDD SO (rootvg alocat pe storage rapid): 50 GB

STORAGE DOCUMENTE MARC mapat la /storage (storagevg alocat pe

storage lent): 500GB

SO: CentOS 6.4 Final

Virtual Machine 2 Hostname: marc.app.02

IP DEV: Adresă IP

IP PROD: Adresă IP

RAM: 6 GB

Proc: 2 cores

HDD SO (rootvg alocat pe storage rapid): 50GB

STORAGE DOCUMENTE MARC mapat la /storage (storagevg alocat pe



Virtual Machine 3 Hostname: marc.db

IP DEV: Adresă IP

IP PROD: Adresă IP

RAM: 6 GB

Proc: 2 cores


STORAGE BAZA DE DATE MARC mapat la /db (storagevg alocat pe



Virtual Machine 4 Hostname: marc.td

IP DEV: Adresă IP

IP PROD: Adresă IP

RAM: 6 GB

Proc: 2 cores



12

1.3. Descrierea principalelor module/funcţionalităţi ale aplicației MARC:

Aplicația este organizată în două secțiuni:

Secțiunea publică, ce poate fi accesată fără ca utilizatorul să fie autentificat. Această secțiune

poate fi accesată de către orice angajat al MAI care beneficiază de o stație de lucru conectată la

rețeaua de INTRANET a MAI.

Aplicaţia informatică MARC poate fi accesată, prin tastarea în browser-ul de internet a adresei

a adresei IP, acţiunea fiind urmată de apăsarea tastei ENTER.

De regulă, în această secțiune, apar informații publice: articole, informări, calendar activ de

evenimente etc.; aplicația permite, de asemenea, utilizarea secțiunii publice pentru configurarea unuia

sau a mai multor chestionare active ce pot fi utilizate pentru realizarea mult mai facilă a unor sondaje

de opinie (pentru a estima, de exemplu, percepția nivelului de corupție).

Secțiunea privată - această secțiune poate fi accesată doar dacă utilizatorul s-a autentificat; în

această secțiune se desfășoară întregul proces de management al riscurilor de corupție.

Pentru a se autentifica în aplicația MARC, utilizatorii structurilor MAI beneficiază de o

interfaţă de acces, prin intermediul unui browserweb, fără a fi nevoie de instalarea altor programe sau

module client. Astfel, după accesarea aplicației MARC (tastarea în browser-ul de internet a adresei

IP), un utilizator se poate autentifica, prin accesarea butoanelor ori (pasul

1), urmate de introducerea numelui de utilizator (pasul 2) şi a parolei (pasul 3), respectiv de

apăsarea acțiunii (pasul 4).

Figura 1 – accesul în aplicaţia MARC

13

1.3.1. Categorii de utilizatori ai aplicației

Aplicația are definite trei categorii de utilizatori, în funcție de rolurile și responsabilitățile

fiecăruia:

a) Administratorii Centrali (AC): sunt utilizatori cu rolul de administrare a aplicaţiei MARC,

desfăşurându-şi activitatea în structura specializată a DGA (Serviciul Studii și Proiecții

Anticorupție).

Utilizatorii cu acest rol au acces la toate funcționalitățile de administrare a aplicației, având

drepturi de a gestiona structurile organizatorice în aplicație și utilizatorii de la nivelul

întregului MAI. Administratorii Centrali (AC) pot aproba şi defini diferite înregistrări în

sistem (Activități Vulnerabile, Sarcini, Documente, Riscuri și Cauze din domeniul

reglementărilor) și sunt notificați cu privire la activitățile majore în aplicaţie.

b) Administratorii Teritoriali (AT): sunt ofițerii de prevenire din cadrul structurilor teritoriale

ale DGA. Utilizatorul cu acest rol poate administra structurile organizatorice și utilizatorii

definiţi în toate organizaţiile din județul său. De asemenea, poate vizualiza documentele

asociate incidentelor de integritate la nivel național şi asocia riscuri incidentelor definite în

cadrul structurilor organizatorice pe care le administrează. AT primește, totodată, notificări cu

privire la întreaga activitate realizată de utilizatorii din județul respectiv.

c) Membrii Grupurilor de lucru pentru prevenirea corupției: în secțiunea privată, aplicația

MARC este concepută pentru a fi folosită de către fiecare responsabil din Grupul de lucru

pentru prevenirea corupţiei, prin intermediul unui cont de acces şi al unei1 parole individuale.

1.3.2. Module/funcţionalităţi (de bază) ale aplicației MARC:

Soluţia informatică (Sistemul/Aplicaţia) se constituie din următoarele module (funcţionale):

1.3.2.1. Modulul ”Management al Riscurilor de Corupţie”

Accesarea acestui modul se realizează doar de către utilizatorii stabiliți la nivelul Grupurilor

de lucru pentru prevenirea corupției (Șef al Grupului/Consilier sau Membru al Grupului de Lucru). În

cadrul acestui modul, se regăsesc principalele funcționalități ale aplicației, prin care se alimentează

întreaga bază de date privind riscurile de corupție. Etapele ce se parcurg în cadrul acestui modul sunt

următoarele:

Pregătirea activităţilor de management al riscurilor de corupţie (modulul ANEXA 1);

Identificarea şi descrierea riscurilor de corupţie (modulele ANEXA 2, ANEXA 3, ANEXA 4

şi ANEXA 5);

Evaluarea riscurilor de corupţie (se completează în modulul ANEXA 4, utilizând machetele

de evaluare);

Determinarea şi implementarea măsurilor de prevenire/control al riscurilor de corupţie

(ANEXA 4 și ANEXA 10);

Monitorizarea şi revizuirea riscurilor de corupţie (ANEXA 4).

1 Aplicația permite, totuși, ca informația să fie implementată de către un singur utilizator la nivelul structurii, căruia îi pot fi stabilite responsabilități cu privire la toate domeniile gestionate la nivelul unei structuri

14

Mai jos, este descris schematic fluxul de lucru în aplicație, marcat prin anexele pe care membrii

grupului de lucru trebuie sa le realizeze, iar în Anexa 3 a prezentei specificaţii tehnice sunt

descrise modulele și funcționalitățile aferente fiecărei etape. De asemenea, în Anexa 2, sunt

prezentate cazurile de utilizare a aplicaţiei informatice MARC.

1.3.2.2. Modulul ”Chestionare”

Aplicaţia include un modul de tip ”Chestionare”, care permite interogarea utilizatorilor pe diverse

teme. Acest modul oferă următoarele capabilităţi:

Modulul poate prezenta mai multe chestionare active la un moment dat în interfaţa

vizitatorului.

Modulul permite definirea chestionarelor doar de către administratorii centrali.

Chestionarele pot conţine întrebări de mai multe tipuri cum sunt: cu o singură variantă de

răspuns, cu variante multiple de răspuns, cu răspuns obligatoriu sau opţional.

Chestionarele pot prezenta sau nu vizitatorului o statistică cu răspunsurile date până în acel

moment de alţi vizitatori.

Modulul permite exportul statisticilor de răspuns provenite de la unul sau mai multe

chestionare.

Chestionarele pot fi activate ori dezactivate sau pot fi programate să aibă o perioadă

specificată de valabilitate.

Chestionarele pot fi programate să apară în interfaţă la o dată anume din viitor.

1.3.2.3. Modulul ”Newsletter”

Aplicaţia include un modul de tip ”Newsletter” care permite abonarea/dezabonarea la/de la

ştirile trimise de Sistem şi crearea şi distribuirea de newsletter-e. Acest modul oferă următoarele

capabilităţi:

15

Abonaţii pot să îşi gestioneze singuri opţiunea de a primi sau nu newsletter de la Sistem.

Modulul oferă un editor avansat de tip MS Word pentru creare a newsletter-elor.

Atunci când se trimite un newsletter din modul, tot abonaţii activi primesc newsletter-ul,

administratorul neavând posibilitatea să selecteze un set restrâns de destinatari.

Modulul nu permite adăugarea sau eliminarea manuală a abonaţilor de către un administrator.

1.3.2.4. Modulul ”Administrare”

Aplicaţia include un modul de”Administrare” care permite utilizatorilor Sistemului MARC cu

profil de administrator central accesarea unei interfeţe dedicate pentru realizarea (în principal a)

operaţiilor de căutare şi listare, adăugare, modificare, ştergere pe obiectul/obiectele selectate, precum

şi gestionarea operaţiilor de backup automate/manuale a bazei de date. Acest modul cuprinde:

administrarea utilizatorilor şi a drepturilor asignate (pentru administratorii teritoriali şi

centrali);

gestionarea bazei de cunoştinţe (Help) de către administratorii centrali;

administrarea nomenclatoarelor aplicaţiei de către administratorii centrali;

gestionarea jurnalelor aplicaţiei de către administratorii centrali;

administrarea job-urilor de backup de către administratorii centrali;

raportarea periodică a detaliilor privitoare la accesul în sistem al utilizatorilor prin intermediul

unui sub-modul de ”Audit”;

realizarea de rapoarte cu privire la informațiile din baza de date.

1.3.2.5. Modulele “Rapoarte” și ”Indicatori performanţă”

Utilizând modulul de rapoarte al aplicației, pot fi realizate sinteze ale măsurilor aplicate ori ale

celor suplimentare propuse pentru unitățile de muncă ale structurilor MAI, toți membrii grupurilor de

lucru putând fi informați de activitatea desfășurată în domeniul lor de activitate, la nivelul întregii

țări.

De asemenea, soluţia software permite obţinerea de rapoarte de monitorizare cu privire la

îndeplinirea responsabilităţilor de către membrii Grupurilor de lucru pentru prevenirea corupției și

responsabilii de risc, comparând activităţile planificate cu cele ce au fost realizate, pentru un orizont

temporal prestabilit şi la nivelul fiecărei structuri cărora le-au fost alocaţi utilizatori.

Aplicația păstrează, de asemenea, un istoric al oricăror modificări din baza de date (de

exemplu valorile alocate evaluărilor riscurilor de corupție), măsuri cu termenul depășit, incidente de

integritate produse într-un anumit orizont temporal etc., informația fiind utilizată pentru producerea

de rapoarte definite, rapoarte de audit etc.

16

2. SERVICII SOLICITATE

2.1. Scop

Scopul contractului îl constituie achiziția serviciilor de mentenanță evolutivă și corectivă ale

componentelor software ale aplicației informatice MARC, pentru a creşte uşurinţa în exploatare și

performanţele sistemului MARC, ca urmare a cerințelor de extindere solicitate la nivelul proceselor

operaționale specifice.

Autoritatea contractantă doreşte ca serviciile de mentenanță evolutivă și corectivă furnizate să fie

însoţite de servicii de implementare şi de management de proiect de calitate, care să garanteze

atingerea cu succes a obiectivelor de dezvoltare a soluţiei software.

Ofertantul va avea o abordare metodologică asupra întregului proces de implementare şi va

descrie în cadrul ofertei sale modul în care intenţionează să urmărească derularea proiectului de

asigurare a mentenanţei soluţiei software, prezentând un grafic de implementare (a se vedea cap. 2.4.-

Management de proiect).

2.2. Premize

Ofertanţii vor ţine cont la întocmirea ofertelor de următoarele premize:

Ofertanții vor avea responsabilitatea implementării complete a soluțiilor de mentenanță a

aplicaţiei software MARC, care să respecte toate cerinţele exprimate în prezentul document şi

să includă toate licenţele software şi modulele funcţionale necesare rulării acestora;

Ofertanții vor îndeplini toate cerinţele exprimate în prezentul document, în conformitate cu şi

prin implementarea bunelor practici din domeniu, urmărind pe cât posibil promovarea celor

mai noi tehnologii din domeniile informatice vizate de sistem;

Ofertanţii vor avea în vedere caracteristicile componentelor software detaliate în prezentul

document, fiind necesară dezvoltarea şi detalierea lor în cadrul ofertei. Ofertanţii vor dovedi

îndeplinirea cerinţele tehnico-funcţionale menţionate în acest document,prezentând

documentele electronice oficiale de tehnologie/produs ale producătorilor tuturor

componentelor software incluse/descrise în ofertă sau făcând referinţe (link-uri web) către site-

urile oficiale ale producătorilor componentelor în secţiunea unde sunt prezentate aceste

tehnologii/produse; Autoritatea Contractantă îşi rezerva dreptul de a verifica legitimitatea

documentelor electronice oficiale de tehnologie/produs incluse sau referite de Ofertanţi în

oferte;

Datorită faptului că există o multitudine de soluţii software pentru asigurarea mentenanței

evolutive și corective ale aplicației MARC, fiecare având dependinţe şi caracteristici specifice,

prezentul document defineşte specificaţiile minime, de bază, ale acestor servicii.Caracteristicile

detaliate ale modificărilor funcționale ale aplicației vor fi stabilite, de comun acord, în cadrul

şedinţelor de analiză şi proiectare,prevăzute după încheierea contractului de prestări servicii(a

se vedea cap. 2.4. Management de proiect);

17

Ofertantul este direct răspunzător de funcţionarea la cheie a aplicaţiei MARC, după

implementarea soluțiilor de mentenanță software pe care le oferă. Astfel, în cazul în care,

pentru îndeplinirea cerinţelor din prezenta Specificaţie tehnică, este nevoie de suplimentarea

anumitor componente software/licenţe/module, Ofertantul le va include în oferta tehnică şi

financiară. Orice completări de licenţe sau module funcţionale software care se vor dovedi

necesare în perioada de implementare (datorate detaliilor tehnice finale stabilite de comun

acord la şedinţele de lucru) se vor face de către Contractant, fără costuri suplimentare pentru

Beneficiar.

Toate componentele software trebuie ofertate în ultima versiune existentă la producător.

Ofertanţii vor prezenta detaliat şi vor argumenta în ofertă:

Modul de licenţiere al tuturor componentelor software ofertate, pentru a se evidenţia felul în

care schema de licenţiere propusă acoperă cerinţele prezentului proiect;

Numărul licenţelor software grupate pe tipuri de licenţe.

Locaţia de livrare este sediul Autorităţii Contractante, Bucureşti, şos. Olteniţei nr. 390A, sector

4. Componentele soluţiei software prin care se asigură menenanţa aplicaţiei MARC vor fi livrate,

instalate şi configurate la aceasta locaţie de către personalul Contractantului. Eventualele cheltuieli de

logistică aferente etapei de livrare şi instalare a produselor software vor fi suportate de Contractant.

Sediul operaţional pentru acest proiect este cel al Autorităţii Contractante, Bucureşti, şos.

Olteniţei nr. 390A, sector 4.

2.3. Descrierea serviciilor de mentenanță care se vor achiziționa

Mentenanţa software reprezintă una dintre fazele procesului de dezvoltare software, ce urmează

realizării şi lansării în exploatare a unui sistem software. În cadrul acestei faze, se operează modificări

asupra sistemului software pentru a corecta defecte, pentru a extinde setul de funcţionalităţi oferite de

acesta sau pentru a implementa optimizări de natură să îmbunătăţească performanţa sistemului şi

calitatea serviciilor oferite utilizatorilor săi.

Contractantul va presta următoarele tipuri de servicii:

Mentenanţă evolutivă (adaptivă) - reprezintă procesul prin care se aduc modificări asupra

sistemului software pentru îmbunătăţirea funcţionării sistemului, pentru a răspunde unor noi

cerinţe din partea beneficiarilor sistemului, ce ar putea reprezenta

extinderi/adaptări/modificări ale unor funcţionalităţi existente ori implementarea unor noi

funcţionalităţi în sistem.

Mentenanţă corectivă - reprezintă procesul prin care se aduc modificări asupra sistemului

software pentru a corecta probleme de funcţionare - defecte – descoperite în timpul

exploatării;

Servicii de instalare și configurare

Servicii de testare a soluției în contextul mentenanței corective și evolutive

Servicii de garanție

Pe timpul derulării activităților de mentenanță, contractantul are obligaţia să presteze

următoarele intervenţii:

Asistență și suport pentru menținerea în stare corectă de funcționare a tuturor modulelor

componente ale aplicației software MARC;

Asistență pentru utilizarea corectă a aplicației;

18

Soluționarea/eliminarea bug-urilor/erorilor identificate în timpul utilizării aplicației;

Actualizarea documentației tehnice (manuale de administrare, utilizare, documentații de

instalare, configurare) în urma modificărilor/corecțiilor operate la nivelul aplicației;

Monitorizarea și verificarea periodică a aplicației;

Instalarea de noi versiuni ale aplicațiilor în urma efectuării de corecții, modificării unor

funcționalități sau implementarea de noi funcționalități;

Aplicarea unei politici adecvate de securitate, prevenirea accesului neautorizat la date;

Verificarea (la solicitarea beneficiarului) a valorilor normale ale parametrilor de funcționare

(consistenta bazelor de date, viteza de răspuns, diverse optimizări în funcție de necesităţi);

Asistență și suport în arhivarea electronică a documentelor aferente soluției software MARC;

Asistență și suport în definirea și implementarea de noi fluxuri de lucru;

Actualizări ale fluxurilor de lucru şi ale parametrilor tehnici ai aplicaţiei informatice MARC;

Actualizarea, împreună cu beneficiarul, a politicilor/procedurilor de backup a bazei/bazelor de

date și a aplicațiilor componente;

Mentenanță rapoarte existente la nivelul aplicației, asistența în dezvoltarea și publicarea de noi

rapoarte;

Configurarea setărilor de securitate pentru a asigura protecția și buna funcționare a sistemului;

Testarea sistemului ca urmare a corecțiilor, modificărilor/extinderilor efectuate asupra

funcţionalităţilor component;

Informarea si instruirea utilizatorilor cheie cu privire la actualizările aplicaţiei, respectiv

furnizarea de explicații ad-hoc pe zone neasimilate în totalitate de către reprezentanții

Autorităţii Contractante.

Identificarea eventualelor probleme apărute în funcționarea produselor software comerciale

(COTS), respectiv reinstalarea/reconfigurarea/readucerea în stare de funcționare a produselor

software COTS, în scopul asigurării bunei funcționări a aplicației MARC;

Instalarea și configurarea de programe de corecție (patch, fix-packetc) publicate de către

producător aferente produselor software din arhitectura MARC, atunci când situația o impune.

2.3.1. Servicii de mentenanţă evolutivă

Serviciile de mentenanță evolutivă sunt activități de dezvoltare a unor noi funcționalități ale

sistemului informatic, în vederea satisfacerii solicitărilor beneficiarului, cu reguli de business noi sau

modificate, precum și alte adaptări datorate modificării cadrului legislativ, administrativ etc.

Mentenanţa evolutivă va permite Autorităţii Contractante să dezvolte noi funcţionalităţi sau

adaptarea/extinderea funcţionalităţilor existente, astfel încât sistemul să răspundă mult mai bine

aşteptărilor utilizatorilor săi.

În Anexa 1 a prezentului document este prezentată lista funcţionalităţilor ce se doreşte a fi

adăugate/modificate de către Autoritatea Contractantă, în cadrul aplicației informatice MARC,

aceasta urmând a fi detaliată, după semnarea contractului, de comun acord cu câştigătorul achiziţiei

serviciilor de mentenanţă. Contractantul va identifica soluțiile de dezvoltare a aplicației MARC și le

va transmite în vederea analizei către echipa de management a beneficiarului, înainte de faza de

dezvoltare, testare şi implementare a funcţionalităţilor noi.

19

Lista prezentată în Anexa 1 nu este exhaustivă, detalierea tehnico-funcţională a dezvoltărilor

software necesare și a funcţionalităţilor ce vor face obiectul mentenanței evolutive urmând a se

finaliza în cadrul etapei de analiză şi proiectare a serviciilor de mentenanță ale aplicaţiei informatice

MARC, în conformitate cu prevederile pct. 2.2. - Premise, respectiv ale cap. 2.4. Management de

proiect.

Fiecare activitate aferentă acestui tip de mentenanță se va consemna în ”Raportul lunar de

mentenanță” și se vor preciza cel puțin: modificarea/modificările solicitate, rezultatele analizei

cerințelor, modul și timpul de dezvoltare a noilor funcționalități sau a celor existente, precum și

rezultatele verificării/testării modificărilor efectuate.

2.3.2. Servicii de mentenanţă corectivă

Mentenanţa corectivă reprezintă procesul prin care se aduc modificări asupra sistemului

software pentru a corecta probleme de funcţionare - defecte - descoperite în timpul exploatării.

Serviciile de mentenanță corectivă ce vor fi oferite se constituie dintr-un ansamblu de activități

derulate pentru corectarea unei defecţiuni manifestate sau în curs de manifestare în cadrul aplicației

MARC. Acestea au rolul de a reduce cu cât mai mult posibil timpii de nefuncţionare sau de

funcționare defectuoasă a sistemului şi de a înlătura deserviciile cauzate utilizatorilor finali de

anomaliile din sistem.

În etapa de analiză şi proiectare (cap. 2.4. Management de proiect), Contractantul va identifica,

în colaborare cu echipa desemnată la nivelul Autorităţii Contractante, erorile de funcționare ale

aplicației MARC, precum și eventualele nevoi suplimentare de mentenanță corectivă ce trebuie

implementate, întocmind raportul de inspecţie iniţială a stării tehnice a aplicației MARC.

Contractantul va include activităţi ce vor fi executate la sediul Autorităţii Contractante, în

scopul asigurării funcţionării continue, cu cât mai puţine incidente, a întregului sistem. În condiţiile

apariţiei unei erori în funcţionarea sistemului informatic, Contractantul va asigura verificarea

sistemului pentru a determina natura problemelor apărute, va decide care este cel mai potrivit mod de

intervenţie pentru soluţionarea defecţiunii și va aplica procedurile necesare pentru repunerea în

funcțiune a sistemului informatic. Modalităţile de intervenţie pot fi: procesare telefonică, transmiterea

actualizărilor de software şi asigurarea asistenţei pentru instalarea acestuia, realizarea remedierii la

locaţia beneficiarului etc.

În vederea îndeplinirii cerințelor de mentenanță, Contractantul trebuie să definească politici de

back-up şi să asigure întreţinerea sistemului așa cum este descris în cele ce urmează.

Definirea politicilor de realizare a copiilor periodice de siguranță și restaurare baze de date (back-

up/restore) pentru sistemul informatic MARC. Contractantul va avea sarcina de a verifica

periodic (în conformitate cu perioadele stabilite în politica de back-up) modul de derulare a

operațiunilor de back-up și va anunța imediat echipa desemnată la nivelul Autorității

Contractante, în cazul în care va constata faptul că o operațiune de backup nu a reușit, astfel încât

să existe în orice moment o strategie de recuperare a datelor în caz de incident sau de dezastru.

Instalare, actualizare și monitorizare aplicații: echipa contractantului va întreține și actualiza

serverele de aplicații și aplicațiile din cadrul sistemului informatic MARC, pentru toate

subsistemele, ori de câte ori acest lucru va fi necesar pentru buna desfășurare a activității. În cazul

unor modificări ale aplicației, ca urmare a unor cereri de schimbare din partea Autorităţii

Contractante, aprobate de ambele părți sau în vederea rezolvării unor incidente de funcționalitate,

Contractantul va asigura actualizarea software-ului de aplicație;

20

Definirea politicilor de realizare a copiilor de siguranță și restaurare aplicații: contractantul va

defini politica/procedura de realizare a copiilor de siguranță pentru modulele de aplicații din

cadrul sistemului informatic MARC. Operațiunea de back-up se va realiza pentru serverele

centrale pe dispozitiv digital hard disk. Contractantul va avea sarcina de a verifica periodic (în

conformitate cu perioadele stabilite în politica de back-up) modul de derulare a operațiunilor de

back-up și va anunța imediat echipa desemnată la nivelul Autorităţii Contractante în cazul în care

va constata faptul că o operațiune de back-up nu a reușit, astfel încât să existe în orice moment o

strategie de recuperare a datelor în caz de incident sau de dezastru.

Fiecare activitate corectivă se va consemna în”Raportul lunar de mentenanță”și se vor preciza

cel puțin tipul și descrierea defecțiunii, modul și timpul de soluționare, precum și rezultatele

testării/verificării în urma remedierii.

În situația în care serviciile de mentenanță presupun modificări ale structurii bazei de date,

contractantul va avea sarcina de a prelua informațiile din vechea bază de date în noua structură.

2.4. Management de proiect

Activităţile Ofertantului de management de proiect se referă la analiza şi stabilirea obiectivelor de

proiect pentru asigurarea mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC; evaluarea şi

controlul riscurilor; estimarea şi alocarea resurselor; organizarea proiectului de asigurare a

mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC; stabilirea sarcinilor; coordonarea şi

monitorizarea activităţilor de proiect; raportarea derulării proiectului de asigurare a mentenanţei

evolutive şi corective a soluţiei software MARC; previzionarea tendinţelor proiectului de asigurare a

mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC; managementul calităţii;

managementul schimbărilor.

Pentru întâlnirile din cadrul proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei

software MARC, este utilizată comunicarea directă. Metoda analizei şi sintezei informaţiilor este

aplicată în realizarea materialelor utile derulării activităţilor proiectului de asigurare a mentenanţei

evolutive şi corective a soluţiei software MARC. Această metodă supune analizei informaţiile

obţinute în urma discuţiilor de grup şi a celor libere, şi identifica aspectele ce urmează să se

regăsească în materialele utilizate în cadrul proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi

corective a soluţiei software MARC.

Ofertantul trebuie să asigure Autorităţii Contractante realizarea managementului proiectului de

asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC necesară pentru

implementarea cu succes a acestuia. Contractantul are rolul de expert în implementarea sistemului şi

va lua o poziţie constructivă în îndeplinirea obiectivelor contractului, aceasta însemnând

următoarele:

- să se asigure în permanenţă că este pe deplin informat în legătură cu stadiul de progres al

proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC;

- să asigure un nivel maxim de transparenţă şi să lanseze din timp atenţionări asupra oricărui

element care poate să pună în pericol îndeplinirea la timp şi corespunzătoare a unei activităţi

sau a unui document al proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei

software MARC;

21

- să asigure transmiterea la timp, corectă şi completă, a documentelor şi informaţiilor aferente

implementării proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software

MARC, permiţând părţii destinatare un timp suficient să răspundă şi să ia măsuri pe baza

informaţiilor primite;

- contractantul va avea o abordare proactivă, adecvată pentru funcționarea neîntreruptă a

sistemului informatic;

- contractantul va avea o abordare proactivă, adecvată, pentru a reduce efortul și timpul de

familiarizare cu sistemul existent, astfel încât să se realizeze timpi cât mai mici de

implementare a modificărilor necesare;

- contractantul va asigura pentru acest proiect de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective

a soluţiei software MARC tot personalul calificat necesar care va avea experiență adecvată și

certificări pe soluțiile de bază existente in sistemul MARC, pentru a evita posibile întârzieri

sau introducere de inconsistențe de natură tehnică;

- contractantul va asigura personal adecvat și calificat în domeniul mentenanței pentru

reducerea intervalului potențial de nefuncționare a sistemului informatic, cauzat de lipsa

experienței în tratarea simptomatologiei care descrie starea anormală și variantelor de

abordare posibile din partea personalului desemnat, în condițiile în care sistemul informatic

este total personalizat;

- contractantul va asigura o comunicare bună cu personalul Autorităţii Contractante, folosind

terminologie standard în industrie, astfel încât să poată fi articulate și documentate aspectele

funcționale supuse discuției fără efort suplimentar;

- contractantul nu va factura servicii aferente activităților de acomodare cu sistemul MARC în

cazul în care acestea sunt necesare;

- pe parcursul derulării contractului vor fi organizate ședințe periodice privind analiza și

dezbaterea dezvoltărilor software ce vor fi efectuate precum şi a eventualelor defecte

identificate în aplicaţia informatică MARC;

- să emită raportări într-un format ce va fi agreat cu Autoritatea Contractantă, în care

informaţiile furnizate să fie complete, precise, clare, exacte şi fără ambiguităţi, cu atenţie la

detalii şi accesibilitate.

Ofertantul va prezenta în cadrul ofertei metodologia de management de proiect pe care o va utiliza

în implementarea proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software

MARC. Ofertantul trebuie să prezinte într-un capitol separat propria înţelegere a proiectului de

asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC şi a activităților de

îndeplinit.

Modalitatea de comunicare şi de raportare a Contractantului faţă de Autoritatea Contractantă se va

realiza prin intermediul echipei de implementare a proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive

şi corective a soluţiei software MARC.

2.4.1. Cerinţe privind implementarea proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi

corective a soluţiei software MARC

Ofertanţii trebuie să prezinte în detaliu metodologia de dezvoltare soluțiilor de mentenanță software

care vor fi adoptate pentru aplicația informatică MARC. Procedurile trebuie să acopere cel puţin

următoarele aspecte:

22

Sistemul de Management al Riscului ;

Sistemul de Management al Calităţii ;

Abordarea proceselor interne de dezvoltare;

Documente de livrat, formatele acestora, precum şi responsabilităţile privind livrabilele şi

acceptanţă, atât din punct de vedere al Ofertantului cât şi al Autorităţii Contractante.

Implementarea soluțiilor de mentenanță evolutivă și corectivă ale aplicației informatice MARC

trebuie să se desfăşoare într-un mod organizat, astfel încât să se asigure monitorizarea şi controlul

activităţilor pe toată durata proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei

software MARC.

Ofertantul trebuie să prezinte şi metodologia de dezvoltare pe care o va folosi în desfăşurarea

întregii activităţi de implementare a proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a

soluţiei software MARC. Aceasta metodologie trebuie să acopere cel puţin procedurile de lucru pe

care ofertantul le va utiliza în timpul implementării, modul în care îşi va organiza echipa de

implementare (număr de specialişti, sarcina fiecărui membru al echipei, pregătirea profesională).

2.4.2. Planul de implementare a soluțiilor de mentenanță evolutivă și corectivă ale aplicaţiei

MARC

În tabelul de mai jos sunt evidenţiate principalele repere ale unui exemplu de plan de implementare:

Nr.

crt. Etapa/Luna

Lun

a 1

Luna

2

Luna

3

Luna

4

Luna

5

Luna

6

Luna

7

1

Dezvoltare si

configurare Sistem X X X X X X

1.1 Analiză şi

proiectare (Raport

de inspecţie tehnică

iniţială şi

Specificaţii

Funcţionale

detaliate)

X X X

2.2. Configurare şi

dezvoltare în cadrul

componentelor

software

X X X X X

2.3 Instalare

componente

software

X X X X X

2.4 Testare

funcţională X X X X

23

2.5 Testare

integrată X X X

2.6 Optimizare şi

acceptanţă X X X

2.7 Populare cu

date a sistemului X

2 Transfer de

cunoștințe X

3 Recepţie finală

(acceptanţă) X

4

Asistenţă Go-Live

5 zile

post-

accept

anţă

În cadrul ofertei, Ofertantul va prezenta un plan detaliat de asigurare a mentenanței evolutive și

corective a sistemului, ce va extinde modelul de mai sus. Acest plan va fi evaluat din punct de

vedere al îndeplinirii sarcinilor necesare implementării sistemului, în conformitate cu cerinţele

specifice în prezenta Specificaţie tehnică. Planul detaliat va fi actualizat de Contractant pe parcursul

derulării contractului şi va ţine seama de toate constrângerile impuse de proiectul de asigurare a

mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC precum şi de punctele de referinţă ale

acestuia.

Pe tot parcursul perioadei de implementare a proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi

corective a soluţiei software MARC se vor organiza şedinţe de analiză, atât la cererea

Contractantului cât şi a Beneficiarului, pentru definitivarea detaliilor operaţionale, precum şi a celor

de dezvoltare, configurare şi testare. Acestea vor fi ţinute la sediul Autorităţii Contractante, în

timpul programului de lucru (8,00-16,00).

Întâlnirile se vor finaliza cu un proces verbal de şedinţă, în care se vor menţiona toate aspectele

discutate, cu sublinierea celor rămase definitive.

La sfârşitul fiecărei luni, Contractantul va prezenta un raport de etapă (Raportul lunar de

mentenanță) în care va specifica activitățile desfășurate în implementarea serviciilor de mentenţă a

aplicaţiei MARC, probleme întâmpinate şi eventualele întârzieri faţă de planul de implementare,

precum şi activităţile de realizat pentru definitivarea la termen a aplicaţiei MARC.

Raportul de etapă de la sfârşitul lunii a 7-a va reprezenta Raportul Final de Acceptanţă.

Rapoartele de etapă, Raportul Final de Acceptanţă şi procesele verbale de şedinţă vor fi realizate şi

semnate de reprezentanţii Contractantului şi aprobate de Autoritatea Contractantă.

24

2.5. Cerinţe privind transferul de cunoștințe

Contractantul are obligația ca pe durata parcurgerii calendarului de implementare să transfere

reprezentanților Autorității Contractante toate elementele necesare administrării și utilizării

aplicației cu noile funcţionalităţi, la sediul Autorității Contractante.

Contractantul va actualiza manualul de utilizare și manualul de administrare ale aplicației software

MARC, care va cuprinde diagrame definite de ultima versiune UML pentru descrierea sistemului.

Ambele documente vor fi întocmite în limba română (2 exemplare în format tipărit și 2 exemplare

pe suport electronic – CD/DVD) și vor conține instrucțiuni complete privind modul de folosire atât

pentru utilizatorii membrii ai grupului de lucru, cât și pentru administratorii aplicației.

Versiunile actualizate ale manualului vor constitui materialul didactic în baza căruia reprezentanții

contractantului vor face operațiunea practică de transfer de cunoștințe, respectiv cea de prezentare a

modului de lucru pentru administratorii și utilizatorii aplicației.

2.6. Cerințe privind resursele umane

În cadrul proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC se

vor avea în vedere următoarele resurse umane – membrii echipei de proiect din partea

Contractantului.

2.6.1. Manager de proiect

Managerul de proiect de la Contractant va raporta şi va asigura coordonarea echipei de consultanţi şi

asistenţă către Managerul echipei desemnate la nivelul Autorității Contractante.

Responsabilităţi:

punct unic de contact în relaţia cu Autoritatea Contractantă;

monitorizarea implementării contractului;

elaborarea planului revizuit de activităţi şi urmărirea respectării termenelor proiectului de

asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC;

elaborarea Raportului de inspecţie iniţială şi a rapoartelor intermediare ce vor fi înaintate spre

aprobare Autorităţii Contractante;

elaborarea detaliilor funcţionale privind asigurarea mentenanţei evolutive şi corective a aplicaţiei

software MARC;

identifică riscurile şi modalităţile de atenuare/evitare a acestora;

supraveghează îndeplinirea de către contractant a obligaţiilor asumate în conformitate cu

contractul semnat.

coordonarea activităţilor de informare aferente fiecărei etape a proiectului de asigurare a

mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC;

identifica şi centralizează riscurile la nivelul Sistemului;

coordonează prevenirea riscurilor;

elaborează documentaţia de lucru privind combaterea riscurilor;

asigură suport expertului de securitate în domeniul riscurilor la nivel informatic.

2.6.2. Expert securitate software

Responsabilităţi:

25

definitivează specificaţiile de securitate la nivelul întregului Sistem;

supervizează implementarea cerinţelor de securitate la nivelul fiecărei componente a Sistemului;

defineşte scenariile de testare privind securitatea Sistemului şi supervizează sesiunile de teste de

securitate ale Sistemului;

defineşte specificaţiile privind auditul de securitate al Sistemului şi efectuează sesiunile de audit

de securitate necesare în cadrul implementării Sistemului.

2.6.3. Arhitect de sistem

Responsabilităţi:

asigură proiectarea noilor funcționalități şi integrarea lor în cadrul sistemului în ansamblu,

începând din faza de analiză;

supervizează proiectarea tuturor componentelor adăugate Sistemului;

asigură asistenţă şi suport pentru pregătirea şi validarea planurilor de calitate în vederea

construirii şi asigurării mentenanţei;

raportează stadiul privind implementarea soluţiei către Managerul de proiect şi către

Coordonatorul de proiect din partea Autorităţii Contractante;

gestionarea implementării noilor funcționalități şi integrarea lor în cadrul sistemului (componente

software, securitate);

coordonarea întregii echipe tehnice, cu alocarea sarcinilor pe fiecare membru al echipei;

întocmeşte toate rapoartele necesare, conform cerinţelor proiectului de asigurare a mentenanţei

evolutive şi corective a soluţiei software MARC şi/sau alte rapoarte cerute de către Managerul de

Proiect.

2.6.4. Expert programator software

Responsabilităţi:

participă la design-ul componentelor Sistemului;

instalează/configurează şi dezvoltă cod în cadrul componentelor Sistemului;

testează componentele Sistemului;

documentează configurările/dezvoltările efectuate.

2.7. Cerinţe privind garanţia şi testarea

2.7.1. Garanţie software

Se vor include în oferte servicii de garanţie pentru dezvoltările software realizate în perioada

contractuală cu privire la aplicaţia informatică MARC după cum urmează:

Toate componentele şi subcomponentele proiectului de tip COTS (”Commercial off-the-

shelf”) vor avea o perioadă de suport (actualizări) de la producător de 12 luni de la data

acceptanţei.

Perioada de garanţie pentru toate configurările şi dezvoltările software din cadrul

componentelor şi sub-componentelor software va fi de 18 luni de la data acceptanţei.

Serviciile de garanţie oferite vor include minim următoarele:

Diagnosticarea, izolarea şi remedierea defectelor software semnalate de către Autoritatea

Contractantă;

26

Asistenţa cu instalarea de actualizări şi noi versiuni de programe puse la dispoziţie de către

producătorii de software tip COTS inclus în cadrul ofertei de mentenanță a sistemului MARC,

care vor putea fi aplicate, fără sa afecteze funcţionarea sistemului sau să necesite noi dezvoltări

ale componentelor sistemului;

Asistenţa acordată Autorităţii Contractante pentru aplicarea corecţiilor ca urmare a remedierii

defectelor semnalate.

Serviciile de garanţie software din cadrul proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi

corective a soluţiei software MARC vor fi disponibile în toate zilele lucrătoare (8x5) prin

intermediul unui sistem de help-desk şi trebuie să garanteze remedierea defectelor software

semnalate de Autoritatea Contractantă, conform următorului tabel de gravitate (SLA):

Nivel de

gravitate Descriere

Reacţie iniţială

a

Contractantului

(ore)

Timp total de

soluţionare a

defectului

software

(zile lucrătoare)

1 Defect major, sistemul nu este funcţional 2 2

2 Defect mediu, unele funcţii sau

componente ale sistemului nu sunt

funcţionale

4 8

3 Defect minor, unele funcţii sau

componente ale sistemului sunt afectate

dar funcţionale

8 10

Ofertanţii vor descrie în oferte planul detaliat privind garanţia software asigurată în cadrul

proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC.

2.7.2. Cerinţe de testare

Testarea Sistemului presupune verificarea faptului că soluţia informatică ce se va implementa este

funcţională în întregime şi toate componentele funcţionează, conform specificaţiilor de

implementare.

Scenariile de testare vor fi întocmite împreună cu echipa desemnată la nivelul Autorităţii

Contractante. Testele standard de punere în funcţiune se vor efectua în prezenţa reprezentanţilor

Autorităţii Contractante şi constau în identificarea şi verificarea cantitativă şi calitativă a

componentelor.

Contractantul trebuie să prezinte scenariile/procedurile de testare per componentă şi sistem integrat

(inclusiv cele de securitate) şi procedura de acceptanţă pe care o propune spre folosire în cadrul

derulării contractului. Autoritatea Contractantă poate să propună și alte scenarii de testare a soluției

software.

27

Teste preliminare:

Autoritatea Contractantă va realiza împreună cu reprezentanţi ai Contractantului teste asupra

tuturor componentelor software, în conformitate cu instrucţiunile de instalare şi folosire. Criteriul

de succes îl reprezintă trecerea tuturor testelor şi verificărilor recomandate de producătorul

componentelor software.

Teste operaţionale:

Contractantul va realiza şi parcurge testele pe întregul Sistem şi pe componentele acestuia, în

conformitate cu Planul de Teste,întocmit de către acesta și agreat de Autoritatea Contractantă.

Autoritatea Contractantă (asistată de către reprezentanţi ai Contractantului) va parcurge

ulterior testele pe întregul Sistem şi pe componentele acestuia, în conformitate cu Planul de

Teste realizat de către acesta şi agreat de Autoritatea Contractantă, până ce rezultatele testelor

vor dovedi funcționarea tuturor componentelor Sistemului.

Planul de testare va cuprinde cel puţin următoarele tipuri de teste:

- Testare unitară – se verifică în întregime logica individuală a fiecărei componente, se

verifică respectarea cerinţelor funcţionale evidenţiate în documentele de Analiza şi

Proiectare. Criteriu de succes – componenta trece toate testele funcţionale.

- Testarea sistemului integrat – se verifică faptul că fiecare interfaţă între componente

funcţionează corect din punct de vedere al consistentei datelor, al constrângerilor de timp, al

validărilor de date şi al gestiunii erorilor. Criteriul de succes – Toate grupurile de

componente testate trec toate testele de interfaţare.

- Testarea de stres – se verifică faptul că toate componentele sistemului şi sistemul ca un

întreg sunt capabile să gestioneze cantităţile cerute de date şi să răspundă numărului cerut de

utilizatori. Se vor defini limitele din punct de vedere al volumului de date, al numărului de

utilizatori şi al numărului de evenimente după care nivelul de răspuns se deteriorează.

Criteriul de succes: sistemul ca întreg este capabil să servească numărul cerut de utilizatori şi

să răspundă la cantitatea cerută de date. În situaţiile în care sistemul se blochează, nu trebuie

să se piardă date critice, unde este cazul operaţiile sunt efectuate tranzacţional.

- Testarea de securitate - împreună cu beneficiarul se vor defini testele de securitate.

Testele se vor face inclusiv pe întregul sistem funcţional.

Planul detaliat de testare, însoţit de scenariile de testare, va fi realizat de către Contractant şi

aprobat de Autoritatea Contractantă după etapa de analiză şi proiectare din implementarea

proiectului de asigurare a mentenanţei evolutive şi corective a soluţiei software MARC.

2.8. Cerinţe de recepţie cantitativă şi calitativă

Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor de mentenanță a soluţiei informatice MARC va fi

efectuată la Autoritatea Contractantă, de către specialiştii Beneficiarului (comisia de recepție),

împreună cu reprezentanţii Contractantului. Rezultatele se vor consemna în procesul–verbal de

recepţie cantitativ - calitativă.

28

Recepţia cantitativă şi calitativă se va constitui în acceptanţa serviciilor de mentenanță şi va

cuprinde toate procedurile de testare (propuse de Contractant şi aprobate de Beneficiar, cât şi cele

propuse de Beneficiar) cu privire la fiabilitatea dezvoltărilor software aduse aplicaţiei MARC, cât şi

verificarea codului sursă în vederea respectării recomandărilor privind Cod curat (Clean code).

Acceptanța finală va fi acordată numai după ce Beneficiarul a verificat toate condițiile de

funcționare ale componentelor software care au făcut obiectul serviciilor de mentenanță prestate și

toate fluxurile operaționale/cazurile de utilizare cuprinse în scenariile de test sunt funcționale, iar

cerințele de performanță sunt îndeplinite.

3. ALTE MENȚIUNI

Achiziția de componente hardware sau echipamente nu face obiectul acestei specificații tehnice.

Pentru îndeplinirea cerinţelor acestei specificaţii tehnice, Autoritatea Contractantă va pune la

dispoziţia Contractantului întreaga documentaţie tehnică a sistemului MARC, precum și accesul la

codul sursă și bazele de date ale aplicației MARC.

Contractantul trebuie să utilizeze documentaţia oferită de Autoritatea Contractantă numai în

scopul contractului, pentru îndeplinirea cerinţelor prezentei specificații tehnice.

La expirarea/terminarea contractului, contractantul trebuie să restituie Beneficiarului toate

resursele pe care le-a primit de la acesta, în condiţiile în care au fost predate (documentaţii tehnice,

alte documente etc.).

Toate drepturile patrimoniale de autor,drepturile de proprietate intelectuală şi de utilizare asupra

codului sursă şi a tuturor operelor (produselor) create de către Contractant sau membrii asocierii, pe

parcursul prestării serviciilor achiziționate prin această Specificaţie tehnică se transferă către

Autoritatea Contractantă şi vor rămâne în proprietatea exclusivă a beneficiarului.

Contractantul este responsabil pentru toate vătămările persoanelor sau proprietăţii care survin ca

rezultat al neglijenţei sale şi trebuie să ia măsuri preventive corespunzătoare privind securitatea şi

sănătatea in munca conform prevederilor legale, a personalului propriu şi a proprietăţii terţilor. În

plus, Contractantul este responsabil de toate documentațiile livrate şi serviciile prestate până la

finalizarea, recepţia şi acceptarea întregii activităţi de prestare a serviciilor.

Contractantul trebuie să se conformeze tuturor revizuirilor, completărilor şi modificărilor oricăror

legi şi reglementări la nivel european, naţional și normelor interne MAI aplicabile care sunt în vigoare

la data contractului şi care afectează prestarea serviciilor.

Serviciile de mentenanţă evolutivă şi corectivă prestate de Contractant fac obiectul recepţiei de

către reprezentanţii autorizaţi ai Autorităţii Contractante.

Transportul la şi de la locurile unde sunt instalate componentele sistemului MARC a personalului

Contractantului sunt în responsabilitatea exclusivă a Contractantului şi se vor realiza cu mijloace de

transport ale acestuia.

Reprezentantul (reprezentanţii) Contractantului trebuie să participe la toate întâlnirile solicitate de

către Beneficiar pentru efectuarea de inspecţii, discuţii, coordonarea şi evaluarea stadiului şi modului

de prestare a serviciilor prevăzute în specificaţia tehnică. Aceste întâlniri vor fi ţinute cu frecvenţa

apreciată ca fiind necesară de către Beneficiar.

29

Contractantul este responsabil pentru asigurarea tuturor materialelor/consumabilelor necesare

pentru realizarea serviciilor de mentenanţă.

30

Anexa 1 Lista de modificări funcționale ale aplicației informatice MARC

Funcționalități generale

G01 Motor de căutare avansată şi filtre de ordonare Optimizarea tab-urilor de gestionare a nomenclatoarelor de Activităţi Vulnerabile, Sarcini şi Documente, prin adăugarea unor coloane în listă şi a unor criterii de sortare (de ex.: A-Z sau Z-A, crescător-descrescător etc.) după câmpul Unitate de Muncă, respectiv Activitate Vulnerabilă, precum şi a unor câmpuri noi de căutare în nomenclatoarele de sarcini (unitate de muncă şi activitate vulnerabilă) şi documente (unitate de muncă, activitate vulnerabilă şi sarcină).

G02Categorisire Blocarea la asociere pe un domeniu de activitate dacă există subdomeniu. Corectarea erorii ce apare la adăugarea unei noi activităţi vulnerabile, a unui domeniu sau a unui subdomeniu de activitate, administratorii existenţi neputând vedea înregistrările nou-adăugate, în secţiunile de interfaţă în care acestea sunt necesare.

G03 Auditarea Căutarea după evenimente şi auditare să se facă și după organizație. Mai jos o captură de ecran cu felul în

care este acum implementat modulul de audit.

Modulul audit trebuie să conţină şi date legate de accesările pe care le face un utilizator. Informaţiile conţinute de acest modul vor fi arhivate lunar (în ultima zi a lunii), pentru aceeaşi lună a anului precedent. Informaţiile ce vor fi păstrate pentru afişare în acest modul nu vor fi mai vechi de un an.

G04 Adăugare de noi roluri pentru utilizatori Se dorește adăugarea de noi roluri:

A. “Responsabil Risc”, care să poată face următoarele acțiuni:

- completare Anexa 2;

- evaluarea masurilor din registru .

B. „Consilier central”, care să poată face următoarele acțiuni:

- vizualizarea documentelor întocmite de GL din structurile copil;

- aplicaţia trebuie să permită consilierului central de nivel 2 (structura părinte) accesul la Raportul de

riscuri şi să vadă datele din structurile subordonate (nivel n>2).

G05 Utilizatori Este dublat „Detalii” la utilizator. Trebuie eliminat unul dintre câmpurile „detalii”. Implementarea funcţionalităţii de adăugare a unui utilizator pe mai multe judeţe.

31

Implementarea unui mecanism de transfer al utilizatorului aplicaţiei de la o persoană la alta, prin schimbarea numelui de utilizator şi a restului detaliilor şi înregistrarea modificării într-un câmp nou introdus, numit „Detalii Transfer”. Astfel, în câmpul „Detalii Transfer”, se vor înregistra de-a lungul timpului toate detaliile, sub forma unui istoric.

Documente PDF

P01 Adăugare footer şi header Anexa 10 generată de aplicație În Anexa 10 pe care aplicația îl generează trebuie introdus în header un câmp dinamic care să permită înscrierea numărului de înregistrare şi a numelui persoanei care aprobă documentul, iar la sfârşitul registrului introdusă opţiunea de adăugare a numelui membrilor grupului de lucru.

Chestionare

CH01 Chestionar inteligent Se dorește îmbunătăţirea/extinderea modulului actual de chestionare ori instalarea unui modul de

chestionare care să permită culegerea de date pe eșantioane distincte (de ex.: rol, unitate de muncă etc.),

astfel încât să ofere următoarele funcționalități:

- moștenire întrebări de la un chestionar la altul (ne referim la definiții, răspunsuri, permisiuni de

afișare etc.);

- opțiunea de a adăuga întrebări deschise într-un chestionar;

- posibilitatea de filtrare a afișări unui chestionar astfel încât doar anumite categorii de utilizatori să

poată vedea chestionarul. Categoriile se definesc prin filtrare pe: SO (doar utilizatori ce fac parte din

acea Strucutra Organizatorică), UM (doar utilizatorii ce au asociat în cadrul unei Anexa 1 acel

Domeniu/Domenii de activitatea), utilizator explicit (se selectează doar anumiți utilizatori).

Notificări

N01 Notificări depășire termen Notificările de depășire sau de avertizarea depășirii termenelor să fie scrise cu roșu BOLD.

N02 Notificări privind nomenclatoarele de Activităţi vulnerabile, sarcini,

documente şi riscuri să conţină detalii suplimentare Notificările privind adăugarea de Activităţi vulnerabile, sarcini, documente şi riscuri să conţină detalii suplimentare privind unitatea de muncă (AV şi risc), Unitate de muncă şi AV (sarcini), Unitate de muncă, AV şi sarcină (document).

MODULUL Anexa 1

A101 Optimizarea modului de afişare Afişarea unui singur formular în care vor fi cuprinse informaţiile necesare parcurgerii Anexei 1. Simplificarea Anexei 1, prin eliminarea termenelor sub-etapelor. Astfel, în cadrul Anexei 1, Consilierul va propune doar termene de finalizare pentru etape, iar subetapele vor avea ca termen de finalizare implicit termenul alocat etapei principale. În pdf-ul creat, vor apărea în continuare subetapele având termenele stabilite unitar pentru întreaga etapă. De asemenea, subetapele vor apărea ca şi informaţie în cadrul formularului. După parcurgerea cu succes a unor secţiuni din formular, să fie evidenţiate prin culori, iar a celor care nu au fost parcurse sau sunt completate eronat să fie evidenţiate în alte culori. Aplicaţia să permită Salvarea provizorie a informaţiilor introduse în formular.

A102 Eliminarea unui membru inactiv din PDF Eliminarea utilizatorului cu rol de membru al grupului de lucru ce a fost inactivat şi care apare cu roşu şi bold în pdf-ul Anexei 1.

A103 Introducere fluxuri de lucru Consilier si MGL Atunci când, în aplicație, se realizează componenţa grupului de lucru în cadrul Anexei 1, pentru fiecare utilizator având rolul de Consilier, trebuie să fie specificat şi fluxul de lucru pe care îl atribuie utilizatorului:

32

- Flux de lucru de Consilier; - Flux de lucru de MGL.

Pentru a specifica această opțiune, va exista o bifă. Dacă e bifat, atunci utilizatorul în cauză va parcurge şi fluxul de lucru de MGL, iar dacă nu e bifată va parcurge doar fluxul de lucru de Consilier, respectiv parcurgerea DOAR a Anexei 1 şi Anexei 10. Rolul de consilier cu flux de lucru de MGL îi va permite să vadă în anexele următoare toate informaţiile, ca şi când ar avea asociate toate unităţile de muncă din structura organizatorică din care face parte.

MODULUL Anexa 2

A201 Completarea opţională Completarea chestionarului din Anexa 2 să fie opţională, nu obligatorie cum este în prezent. Consilierul sau

şeful GL să poată stabili în Anexa 1 dacă un MGL trebuie să parcurgă Anexa 2.

MODULUL Anexa 3 Renunţarea la Anexa 3, ca modul distinct pentru Anexa 3 şi implementarea tuturor modificărilor necesare

pentru utilizarea nomenclatorului arborescent Activităţi Vulnerabile, Sarcini, Documente pentru generarea ca

.pdf a Anexelor 3, în funcţie de unitatea de muncă selectată.

De asemenea, din zona de administrare, se va introduce posibilitatea de adăugare de ataşamente unei

activităţi vulnerabile/unităţi de muncă pentru a oferi mai multe informaţii despre aceasta (de ex. proceduri

de lucru).

MODULUL Anexa 4

A401 Optimizarea modului de afişare Afişarea unui singur formular în care vor fi cuprinse informaţiile necesare parcurgerii Anexei 4. După parcurgerea cu succes a unor secţiuni din formular să fie evidenţiate prin culori, iar a celor care nu au fost parcurse sau sunt completate eronat să fie evidenţiate în alte culori. Aplicaţia să permită Salvarea provizorie a informaţiilor introduse în formular, precum şi ştergerea/inactivarea unei Anexe 4 în cazul în care nu se mai doreşte păstrarea acesteia pentru a fi preluat conţinutul în Anexa 10. Adăugarea funcţionalităţii de Auto-save la 5 minute.

A402 Optimizarea analizei unui risc de către mai mulţi utilizatori Oferirea posibilităţii de analizare a unui risc în cadrul mai multor Anexe 4 şi afişarea informaţiilor cu privire la

acel risc, în mod comasat, în cadrul Anexei 10.

Adăugarea unei secţiuni separate, accesibilă din meniul principal Anexa 4, în care utilizatorul să poată doar

evalua măsurile de prevenire a riscului – vezi G04 rolul de responsabil de risc.

MODULUL Anexa 5

A501 Adăugare Anexa 5 din pop-up Anexa 4 Aplicaţia trebuie să permită adăugarea unei Cauze din Domeniul Reglementarilor (Anexa 5) în pop-up din Anexa 4 salvându-se instanţa (Auto-save la acţiunea butonului adaugă cauze din domeniul reglementărilor). După adaugarea unei Cauze din Domeniul Reglementarilor, se va reveni la Anexa 4 curentă.

A502 Inactivare înregistrare Aplicaţia trebuie să permită inactivarea unei Cauze din domeniul reglementărilor, adăugate deja în baza de

date. După inactivare, aceasta nu va mai apărea în lista cauzelor din domeniul reglementărilor şi nu se vor

mai putea face noi asocieri pe acestea, însă vor rămâne în baza de date pentru a păstra legăturile cu alte

înregistrări generate anterior.

33

MODULUL Anexa 10

A1001 Modul evaluare măsuri În cadrul modulului Anexa 4, Consilierul trebuie să poată selecta anumite măsuri şi să poată descărca un

template .xls, cu următoarele informaţii:

NUME: Ionuţ PRENUME Popescu

ID RISC 1001 DENUMIRE RISC Exemplu:

Întocmirea în fals a

unor documente

pentru plata pe loc

a contravențiilor

ID MĂSURĂ DENUMIRE

MĂSURĂ

INDICATOR DE

EVALUARE

VALOARE

INDICATOR

INDICATII VALORI

POSIBILE ALE

INDICATORULUI

10 Verificarea

proceselor verbale

Număr procese

verbale evaluate

4 Valoare numerică

45 Completarea corectă a chitanţelor care atestă plata

Calitate

completare

Bine Slab, Satisfăcător,

Bine, Foarte Bine

Acest template .xls va fi completat de responsabilii de risc care nu au utilizatori în aplicaţie şi se va putea

importa în cadrul Anexei 4.

Informaţiile de evaluare a măsurilor de prevenire a riscurilor vor fi afişate comasat în cadrul Anexei 10, astfel:

Risc Măsură Indicator de

evaluare

Evaluări

Exemplu:

Întocmirea in fals a

unor documente

pentru plata pe loc

a contravențiilor

Verificarea

proceselor verbale

Număr procese

verbale evaluate

Valoare Utilizator

4 Ionuţ Popescu

10 Vasile Alexandru

3 Barbu Mihai

20 Ion Ion

Completarea

corectă a

chitanţelor care

atestă plata

Calitate completare Valoare Utilizator

Bine Ionuţ Popescu

Satisfăcător Vasile Alexandru

Bine Barbu Mihai

Foarte bine Ion Ion

MODULUL Incidente

I01 Optimizarea modului de afişare Adăugarea de 5 câmpuri text suplimentare pentru fiecare categorie de personal.

Remedierea defectului la ştergerea documentului asociat.

Adăugarea domeniului de activitate ca şi filtru şi coloană în listing.

34

MODULUL Rapoarte

RA01 Acces la modulul rapoarte Aplicaţia trebuie să permită consilierului central de nivel 2 (structura părinte) accesul la Raportul de riscuri şi

să vadă datele din structurile subordonate (nivel n>2) (vezi şi G04).

RA02 Îmbunătăţirea criteriilor de selecţie Optimizarea rapoartelor prin adăugarea criteriilor de selecţie „toate”, unde acestea nu există, precum şi a

opţiunii de extragere de rapoarte pe selecţii multiple de domenii de activitate şi/sau AV.

Librăria de documente

DOC01 Accesul la documente Se dorește oferirea accesului la documente şi utilizatorilor cu rol de Consilier/membru grup de lucru central la

documentele întocmite de GL din structuri copil.

35

Anexa 2 - Cazuri de utilizare a aplicației informatice MARC Cazurile de utilizare implementate în aplicaţie sunt listate în tabelul de mai jos.

COD NUME CAZ UTILIZARE ACTOR/ROL

UCG 1

Acces site web sistem Vizitator Intranet

UCG 2

Acces sistem MARC Orice rol ce deţine credenţiale de acces

în sistem

UCG 3

Ieşire sistem MARC Orice rol ce deţine credenţiale de acces

în sistem

UCA 1

Administrare Structuri Organizaţionale Administrator Central

UCA 2

Alocare manuală a UM pe SO Administrator Central

UCA 3

Definire GL la nivel de Structuri Centrale Administrator Central

UCA 4

Definire şi asociere MGL la GL la nivel de

Structuri Centrale Administrator Central

UCA 5

Definire GL la nivel de Structuri Teritoriale Administrator Teritorial

(+Administrator Central)

UCA 6

Definire şi asociere MGL la GL la nivel de

Structuri Teritoriale

Administrator Teritorial

(+Administrator Central)

UCA 7

Administrare Nomenclator Domenii de

Activitate Administrator Central

UCA 8

Administrare Nomenclator Activitati

Vulnerabile Administrator Central

UCA 9 Adaugare/Editare Activităţi Vulnerabile AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA 10 Căutare Activitate Vulnerabilă AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

11 Notificare Adaugare AV AC

UCA 12 Aprobare/Stergere Activităţi Vulnerabile AC

UCA

13

u

c

a

Notificare MGL aprobare/dezaprobare AV Şef/Consilier GL+MGL

36

UCA

14 Asociere AV la UM AC

UCA

15 Adaugare/Editare Sarcini/Asociere sarcini AV AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

16

u

c Notificare adaugare sarcini AC

UCA

17 Aprobare/Ştergere Sarcini AC

UCA

18 Notificare aprobare/dezaprobare sarcini Şef/Consilier GL+MGL

UCA

19 Adaugare/Editare Documente/Asociere sarcini

documente AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

20 Notificare adaugare documente AC

UCA

21 Aprobare/Stergere documente AC

UCA

22 Notificare aprobare/dezaprobare documente Şef/Consilier GL+MGL

UCA

23 Adaugare/Editare - Materialele, Mijloacele

Tehnice si Auto asociate AC

UCA

24 Adaugare/Editare Parteneri Externi AC

UCA

25 ANEXA1 - Stabilire UM pe MGL Şef/Consilier GL

UCA

26 ANEXA1 - Stabilire termene pe Activităţi de

proiect Etapa 1 Şef/Consilier GL

UCA



UCA



UCA

29 Modificare ANEXA_1,cu stocarea de versiune

anterioară în PDF AC+AT+Sef/Consilier GL Şef/Consilier GL

37

UCA

30 Vizualizare ANEXA_1 AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

31 Finalizare/Activare ANEXA_1 Şef/Consilier GL

UCA

32 Asociere AV pe ANEXA_3 MGL

UCA

33 Asociere Sarcini pe ANEXA_3 MGL

UCA

34 Asociere Documente pe ANEXA_3 MGL

UCA

35 Asociere Structuri care primesc/trimit pe

document ANEXA_3 MGL

UCA

36 Asociere Unitati Compartimentale pe


UCA

37 Asociere Natura relaţiilor, cadrul legal pe


UCA

38 Asociere Mijloace, instrumente pe document

ANEXA_3 MGL

UCA

39 Finalizare ANEXA_3(modificare+stocarea de

versiune anterioara în PDF) MGL

UCA

40 Vizualizare istoric ANEXA_3 AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

41 Notificare nerespectare termen ANEXA_3 AC+AT+Şef/Consilier GL

UCA

42 Notificare Şef/Consilier MGL finalizare

ANEXA_3 Şef/Consilier GL

UCA

43 Adaugare incident integritate AC+AT

UCA

44 Editare incident de integritate AC+AT+Şef/Consilier GL

UCA

45 Arhivare incident de integritate AC

38

UCA

46 Adaugare/Editare/Asociere continut incident

integritate AC+AT

UCA

47 Notificare MGL adaugare incident integritate MGL

UCA

48 Adaugare/Editare/Asociere raport evaluare

incident de integritate AC+AT+Şef/Consilier GL

UCA

50 Adaugare/Editare/Asociere alte documente

incident integritate AC+AT+Şef/Consilier GL

UCA

51 Asociere Incident integritate SO/UM/RISC AC+AT

UCA

52 Vizualizare incidente integritate AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

53 Adaugare/Editare Risc AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

54 Notificare AC adaugare RISC AC

UCA

55 Aprobare/Ştergere Risc AC

UCA

56 Notificare aprobare/dezaprobare RISC MGL

UCA

57 Adaugare cauze din domeniul reglementarilor

ANEXA_5 AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

58

Notificare AC adaugare cauze din domeniul

reglementarilor (se adaugă automat fără

APROBARE)

AC

UCA

59 Editare cauze din domeniul reglementărilor

ANEXA_5 AC+AT+Şef/Consilier GL+MGL

UCA

60 Notificare AC pentru a modifica o cauză

existentă AC

UCA

61 Adaugare/editare/ştergere componente

dimensiuni de impact AC

UCA

62 Editare ANEXA_4+stocarea de versiune

anterioară în PDF MGL

39

UCA

63 Vizualizare incidente integritate ANEXA_4 MGL

UCA

64 Asociere RISC ANEXA_4 MGL

UCA

65 Asociere Cauze din domeniul reglementărilor

ANEXA_4 MGL

UCA

66 Asociere slăbiciuni, surse amenintare,

particularităţi ANEXA_4 MGL

UCA

67

u

c

Asociere componente/dimensiuni impact

ANEXA_4 MGL

UCA

68

Asociere probabilitate, impact, expunere,

prioritate ANEXA_4

Calcul automat prioritate pe baza probabilitate

şi impact ANEXA_4

MGL

UCA

69 Istoric probabilitate, impact, expunere,

prioritate ANEXA_4 MGL

UCA

70 Asociere Importanţă relativă, impact la

componentele de impact ANEXA_4 MGL

UCA

71 Adăugare/Editare/asociere măsuri existente

ANEXA_4 MGL

UCA

72 Calcul eficienţă măsurilor pe baza ANEXA_9 MGL

UCA

73 Adaugare/Editare/asociere măsuri

suplimentare ANEXA_4 MGL

UCA

74 Evaluare Măsuri existente/suplimentare

ANEXA_4 MGL

UCA

75 Vizualizare ANEXA_6 MGL

UCA

76 Vizualizare ANEXA_7 MGL

UCA

77 Vizualizare ANEXA_8, calcul automat

prioritate MGL

40

UCA

78 Stabilire termene măsuri existente ANEXA_10 Sef/Consilier GL

UCA

79 Stabilire termene măsuri suplimentare

ANEXA_10 Sef/Consilier GL

UCA

80 Trecere măsuri suplimentare în măsuri

existente ANEXA_4 MGL

UCA

81 Notificare MGL stabilire termene măsuri

existente/suplimentare ANEXA_10 MGL

UCA

82 Notificare Şef/Consilier MGL îndeplinire

termene ANEXA_4 Şef/Consilier MGL

UCA

83 Vizualizare ANEXA_10 pe SO Şef/Consilier MGL

UCA

84 Vizualizare ANEXA_10 pe SO/SO-uri AC

UCA

85 Adaugare/Editare Ştergere Întrebări Chestionar

ANEXA_2 AC

UCA

86 Completare Chestionar ANEXA_2 MGL

UCA

87 Vizualizare răspunsuri chestionar ANEXA_2 AC+Şef/Consilier MGL

UCA

88 Export .xls raspunsuri chestionar ANEXA_2 AC+Şef/Consilier MGL

UCA

89 Help Contextual pe câmpurile din ANEXE AC

UCA

90 Auditare ANEXE AC

41

Anexa 2 – PREZENTAREA APLICAȚIEI INFORMATICE MARC

1.1. ORGANIZAREA INFORMAŢIILOR ÎN APLICAȚIA INFORMATICĂ MARC

1.1.1. Structuri Organizatorice și unități de muncă

Elementul cel mai important al aplicației MARC care furnizează posibilitatea de a realiza analize

cantitative ale riscurilor de corupție (pe baza evaluărilor furnizate de membrii grupurilor de lucru pentru

prevenirea corupției din toate structurile MAI) se constituie în standardizarea informațiilor ce vor face parte

din baza de date. Astfel, aplicația MARC are la bază elemente administrabile cărora li se asociază informații.

Din punct de vedere funcţional, aplicația MARC gestionează riscurile de corupţie, în contextul unor

Structuri Organizatorice (SO), care corespund structurilor componente ale MAI, respectiv unităților de

muncă (UM) din cadrul structurii MAI, definite conform prevederilor Ordinului MAI nr. 86/2013.

În aplicaţie, au fost deja implementate toate Structurile Organizatorice aflate în componenţa MAI,

până la nivel de compartiment, inclusiv, cu excepţia structurilor Poliţiei Române, unde au fost excluse

posturile de poliţie rurală. Preluarea informaţiilor în aplicaţie s-a realizat de către DGA, corespunzător

informaţiilor care au fost comunicate de către structurile MAI, conform propriilor regulamente de organizare şi

funcţionare.

Nivel 0 MARC

Nivel 1 Ministerul Afacerilor Interne

Nivel 2

Structura

Centrală

Resurse

Umane

Structura

Centrală

IT&C

…

Structura

Centrală

Achiziţii

Structura

Centrală

DGA

Structura

Centrală

IGPR

Structura

Centrală

IGJR

...

… … … … … … … …

Nivel n

IGPR/IPJ

Structuri

Resurse

Umane

IGPR/IPJ

Structuri

IT&C

…

IGPR/IPJ

Structuri

Achiziţii

DGA

Structuri

Judeţene

Specifice

IGPR

Structuri

Judeţene

Specifice

IGJR

Structuri

Judeţene

Specifice

...

Tabelul nr. 1 - Organizarea ierarhică a informaţiilor în aplicaţia informatică MARC

Eventualele modificări necesare pot fi realizate doar de către Administratorul central (AC) cu privire

la structurile organizatorice și unitățile de muncă ce pot fi regăsite în structurile centrale din MAI, respectiv de

către administratorii teritoriali (AT) cu privire la structurile organizatorice definite într-un anumit județ.

O regulă importantă definită în aplicație este aceea că mulțimea de unități de muncă ce se pot asocia

unei structuri este maximum egală cu mulțimea de unități de muncă deja asociate Structurii Organizatorice de

la nivelul ierarhic superior.

În cadrul aplicaţiei, pe baza unităţilor de muncă existente în componenţa structurilor organizatorice, au

fost constituite denumiri generice de unități de muncă, ce pot fi regăsite sub diferite denumiri în componenţa

unor structuri centrale specializate din aparatul central al MAI, dar şi la nivelul altor structuri MAI de nivel

central sau teritorial. La nivelul unei structuri sunt stabilite una sau mai multe Unități de Muncă, în funcţie de

specificul activităţii acesteia (a se vedea tabelul de mai jos).

42

Unități de muncă Resurse Umane IT&C ... Achiziții

Structuri ...

Structura Centrală Resurse Umane X ...

Structura Centrală IT&C X ...

Structura Centrală Achiziţii ... X

IGPR X X ... X

IGJR X X ... X

Tabelul nr. 2 - Organizarea ierarhică a informaţiilor în aplicaţia informatică MARC

Baza de date conține un nomenclator standardizat și predefinit de unități de muncă, care va fi utilizat

de către structurile MAI în forma prezentată în baza de date (doar Administratorul Central poate aduce

modificări acestuia).

1.1.2. Activități vulnerabile și riscuri (amenințări) de corupție

Spre deosebire de nomenclatoarele predefinite de structuri organizatorice și unități de muncă, aplicația

conține nomenclatoare dinamice și actualizabile de activități vulnerabile și riscuri de corupție (membrii

grupurilor de lucru având posibilitatea de a adăuga informații ori de a formula propuneri de modificare, direct

în aplicație), supuse confirmării Administratorilor Centrali ai aplicației.

Direcția Generală Anticorupție a implementat și asociat aceste nomenclatoare în aplicație, pe baza

comunicărilor oficiale transmise de structurile ministerului, referitoare la activitățile desfășurate și riscurile de

corupție aferente fiecărei activități. Acest lucru permite standardizarea datelor în aplicaţie şi obţinerea unor

analize complexe privind informaţiile din sistem, inclusiv realizarea de rapoarte pe toate unitățile de muncă de

la nivelul unei anumite structuri organizatorice.

Activitatea vulnerabilă corespunde uneia sau mai multor unități de muncă din structurile MAI (pe

orizontala și verticala instituției), un risc de corupție putând fi descris, doar dacă anterior a fost precizată și

activitatea vulnerabilă în contextul căreia aceasta poate să apară.

Mai jos exemplificăm, modul de organizare a informațiilor, unităților de muncă, activităților

vulnerabile și riscurilor (amenințărilor) de corupție

Structura

Organizatorică

Unitatea de muncă Activitatea vulnerabilă Descrierea riscului

(amenințarea) de

corupție

IGI Migraţie - Admisie

Efectuează operaţiuni de

implementare, actualizare,

modificare şi ştergere a datelor

cu privire la cererile de viză de

scurtă şedere şi cererile de

eliberare a permiselor de mic

trafic şi la deciziile luate în

legătură cu acestea.

Omisiunea înregistrării

unor documente în

registrele de evidenţă , în

scopul avantajării unor

persoane sau obţinerii

unor foloase necuvenite

43

Structura

Organizatorică

Unitatea de muncă Activitatea vulnerabilă Descrierea riscului

(amenințarea) de

corupție

IGI

Direcția Generală

Financiară

IGPR

Etc.

Financiar -

contabilitate

Gestionare, validare fonduri

externe

Validarea unor cheltuieli

neconforme

Direcția Generală

Management

Resurse Umane

IGPR

IGI

Etc.

Managementul

resurselor umane

asigurare drepturi de personal

Inserarea în fişa de

personal a unor sporuri

pentru categoria de

muncă, cu încălcarea

prevederilor legale

2. PROCESUL DE MANAGEMENT AL RISCURILOR DE CORUPTIE

Accesarea acestui modul se realizează doar de către utilizatorii stabiliți la nivelul Grupurilor de lucru

pentru prevenirea corupției (Șef al Grupului/Consilier sau Membru al Grupului de Lucru). În cadrul acestui

modul se regăsesc principalele funcționalități ale aplicației, prin care se alimentează întreaga bază de date

privind riscurile de corupție.

2.1. Modulul ANEXA 1 - Etapa de pregătire a activităților de management al riscurilor de corupție

Soluţia software permite planificarea activităţilor corespunzătoare fiecărei etape de management al

riscurilor de corupţie, respectiv generarea Fişei pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităţilor şi planificarea

activităţii Grupului, conform modelului prevăzut în Anexa nr. 1 la Metodologie.

Realizarea Anexei 1 în aplicație reprezintă o etapă obligatorie, cu ajutorul căreia se stabilesc

responsabilitățile membrilor grupului de lucru pentru prevenirea corupției și se planifică activitățile de

management al riscurilor de corupție, la nivelul unei Structuri Organizatorice. În scopul menționat, șeful

grupului de lucru sau consilierul pentru integritate are următoarele responsabilități:

1. selectarea, dintr-o listă predefinită, a unităților de muncă pentru care fiecare membru al grupului

este responsabil (va descrie activitățile vulnerabile, va identifica și evalua riscurile de corupție,

respectiv va propune măsuri de control).

2. planificarea activităţilor şi a termenelor, corespunzătoare etapelor din cadrul managementului

riscurilor de corupţie, respectiv: Etapa de identificare şi descriere a riscurilor de corupţie, Etapa de

evaluare a riscurilor de corupţie şi Etapa de determinare şi implementare a măsurilor de

prevenire/control a/al riscurilor de corupţie;

3. stabilirea sarcinilor, documentelor şi a termenelor ce trebuie respectate de către membrii grupului.

44

2.1.1. Crearea Anexei 1 (Fişei pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităţilor şi planificarea

activităţii)

Soluţia software standardizează activităţile/documentele de realizat pentru fiecare etapă (oferind un

check-list privind toate activităţile ce urmează să se realizeze) și termenele de întocmire a acestora.

Complementar datelor prevăzute în Fişă, aplicația generează o diagramă tip Gantt repartizând activităţile

pentru o perioadă predefinită.

După accesarea modulului Anexa 1, şeful grupului de lucru/consilierul pentru integritate acționează

butonul , iar în cadrul interfeței aplicației se stabilesc, în succesiunea prezentată, următoarele:

se va alege sau se scrie din tastatură o dată din calendar, pentru începerea activității;

se înscrie Scopul Anexei din tastatură; textul trebuie să fie cât mai scurt și sugestiv, deoarece derularea

procesului de MRC va fi făcută în contextul respectivei Anexe 1, iar denumirea va fi folosită și evidențiată

în toate etapele procesului;

se vor selecta, dintr-o listă predefinită a Unităților de muncă, acele unități de muncă pentru care fiecare

membru al grupului se face responsabil. Aplicația afișează întreaga listă a membrilor, fiecăruia urmând să-i

fie alocate responsabilități pentru una sau mai multe unități de muncă ce sunt asociate structurii

organizaționale din care fac parte;

pentru ca aplicația să rețină modificările, se apasă butonul Salvează.

46

După parcurgerea formularului de creare, aplicația va deschide în mod automat o nouă fereastră în care

trebuie stabilite termenele, fie prin intermediul unui calendar dinamic, accesibil prin simpla apăsare a căsuţei

corespunzătoare datei solicitate, fie prin înscrierea directă a datei, corespunzătoare activităților procesului de

management al riscurilor de corupţie, respectiv:

a. se va alege sau se scrie din tastatură o dată din calendar, pentru fiecare activitate ce trebuie realizată

în cadrul Etapei de identificare şi descriere a riscurilor; pentru ca aplicația să rețină modificările, se

apasă butonul Salvează, și se trece la următoarea etapă;

b. se va alege sau se scrie din tastatură o dată din calendar, pentru fiecare activitate ce trebuie realizată

în cadrul Etapei de evaluare a riscurilor de corupţie; pentru ca aplicația să rețină modificările, se

apasă butonul Salvează, și se trece la următoarea etapă;

v

47

c. se va alege sau se scrie din tastatură o dată din calendar, pentru fiecare activitate ce trebuie realizată

în cadrul Etapei de determinare şi implementare a măsurilor de prevenire/control a/al riscurilor de

corupţie; pentru ca aplicația să rețină modificările, se apasă butonul Salvează, iar aplicația revine la

pasul inițial, respectiv la ecranul cu lista Anexelor 1 create.

Important de menționat este faptul că aplicația stabilește, în mod automat, pentru următoarea activitate

din cadrul fiecărei etape următoarea zi calendaristică față de cea aleasă, pentru fiecare utilizator în parte.

Aplicația va semnaliza o eroare dacă este stabilită o dată anterioară pentru o activitate ulterioară. De aceea, se

recomandă stabilirea termenelor începând cu prima activitate a primei etape.

De exemplu, dacă termenul de realizare a activității de estimare a probabilității unui risc de corupție,

din cadrul etapei de evaluare a riscurilor, este 30.09.2015, se vor modifica automat termenele

corespunzătoare activităților următoare, conform regulii: termenul = ziua n+1, respectiv, în exemplul dat,

pentru activitatea de stabilire a dimensiunilor posibile de impact, a fost stabilită data de 01.10.2015

2.1.2. Activarea Anexei 1, notificarea membrilor grupului de lucru și vizualizarea documentelor

Consilierul pentru integritate/șeful grupului de lucru poate verifica informațiile introduse în Anexa 1,

utilizând acțiunea .

48

În cazul în care se dorește modificarea unor informații, se va proceda conform secțiunii 3.1.3. –

Editarea/modificarea informațiilor introduse și reținute în baza de date pentru o Anexă 1 activă.

În cazul în care, toate datele înscrise în Anexa 1 sunt corecte (nu vor mai fi operate modificări), din

ecranul de vizualizare a Anexei 1, se apasă butonul Acțiuni ( ) și se alege opțiunea , din acel

moment respectivele activități din cadrul etapelor de MRC devenind repere obligatorii în aplicație.

În ecranul principal, este afișat mesajul Acțiune realizată cu succes, toate detaliile privind Anexa 1

activă vor fi înscrise îngroșat, iar selecția nu va mai fi disponibilă din butonul .

Anexa 1 va exista într-un singur exemplar activ la un moment dat la nivelul unei structuri organizatorice

(aprobat de şeful grupului de lucru/consilier pentru integritate) şi reprezintă punctul de pornire în

implementarea managementului riscurilor de corupţie. Implementarea în sistemul informatic MARC a oricărei

alte anexe nu este posibilă fără a avea o anexă 1 activă/aprobată, asigurându-se, astfel, interdependenţa între

modulele aplicaţiei.

Ulterior activării Anexei 1, Șeful/Consilierul grupului de lucru va asigura informarea tuturor

membrilor grupului, utilizând acțiunea , care devine activă în butonul .

Pentru a vedea Anexa 1 care a fost creată, se acționează butonul din .

Documentul creat poate fi vizualizat, descărcat și tipărit, reprezentând formatul prevăzut în Metodologie al

Fişei pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităţilor şi planificarea activităţii Grupului.

49

2.1.3. Editarea/modificarea informațiilor introduse și reținute în baza de date

Dacă, după activarea și publicarea unei Anexe 1 active, se dorește editarea/modificarea informațiilor

introduse (de exemplu unitățile de muncă ce au fost stabilite în responsabilitatea unui anumit utilizator ori

termenele de realizare a unor activități), din butonul , se va alege ce anume se dorește a fi

editat/modificat, putându-se opta doar pentru una dintre acțiunile disponibile.

După ce a fost completată Anexa 1 ori au fost efectuate modificările necesare, respectând etapele și

condițiile pentru adăugarea inițială a informațiilor, activitatea se finalizează, apăsând butonul

, utilizatorului afișându-i-se mesajul Acțiune realizată cu succes!

Acțiunea va face disponibile toate informațiile modificate, trimite notificări către toți membrii grupului

de lucru despre activitățile ce trebuie realizate în termenele stabilite de Șeful grupului de lucru/Consilierul

pentru integritate și creează un nou document cu extensia *.pdf. În mod similar, în butonul ,

pot fi regăsite toate documentele, ordinea afișării fiind de la cel mai recent creat la cel mai vechi.

2.1.4. Vizualizarea sarcinilor de către membrii grupului de lucru

Anexa 1 activă poate fi vizualizată de către fiecare membru al grupului, prin simpla apăsare a

butonului „Sarcini” din modulul Anexa 1, fiind afișate informații cu privire la activităţile, sarcinile,

documentele şi termenele ce trebuie îndeplinite în cadrul procesului de management al riscurilor de corupție.

Complementar datelor prevăzute în Fişă, prin simpla apăsare a butonului „Grafic Gantt” din modulul

Anexa 1, aplicația poate genera o diagramă repartizând activităţile pe un grafic pentru o perioadă de timp

definită de utilizator, prin alegerea datelor de început și de sfârșit din calendar și a modului de afișare

(zile/săptămâni/luni/an).

50

2.2. Etapa de identificare și descriere a riscurilor de corupție

2.2.1. Chestionarea conducerii structurilor M.A.I. – modulul ANEXA 2

Aplicaţia software permite generarea de chestionare (utilizând un format standardizat, dar

administrabil de către administratorul central al aplicației, care are posibilitatea de a edita enunţurile) şi

facilitează completarea și stocarea în baza de date a acestora de către personalul de conducere de la nivelul

structurilor M.A.I.

a. Completarea chestionarului

Completarea chestionarului ANEXA 2 este o etapă obligatorie și se completează de toți membri

grupului de lucru. În acest scop, utilizatorul (Șef/Consilier/Membru Grup Lucru) accesează secțiunea

și răspunde doar la un singur chestionar pentru o Anexa 1 activă.

Membrul grupului de lucru completează răspunsurile pentru fiecare întrebare și apasă una dintre cele

două opțiuni disponibile, respectiv , dacă dorește să revină, ulterior, și să modifice ori să

completeze răspunsurile, sau , dacă dorește să salveze o versiune finală a răspunsurilor.

Atenție, dacă utilizatorul apasă butonul , acesta nu mai poate reveni asupra răspunsurilor

date!

51

b. Analiza răspunsurilor

În vedere analizei facile a răspunsurilor, aplicația permite utilizatorului consilier/șef exportul, în format

.xls, tuturor răspunsurilor existente la nivelul structurilor subordonate (prin accesarea butonului Export din

modulul Anexa 2). Administratorii Teritoriali și Administratorii Centrali au, de asemenea, opțiunea de a

exporta chestionarele din orice structură.

2.2.2. Evaluarea activităţii şi a situaţiilor specifice de muncă ale angajaţilor –modulul ANEXA 3

Modulul ANEXA 3 generează, pe baza informaţiilor completate de către fiecare utilizator, Fişa de

analiză a activităţilor vulnerabile la corupţie (Anexa nr. 3 la Metodologie). Modulul are următoarele

funcționalități/elemente componente:

a) Crearea Anexei 3, Fişa de analiză a activităţilor vulnerabile la corupţie;

b) Asocierea de documente, corespunzător fiecărei sarcini desfășurate;

c) Stabilirea relațiilor de colaborare aferente fiecărei activități.

a. Crearea Anexei 3, Fişa de analiză a activităţilor vulnerabile la corupţie

Pentru fiecare unitate de muncă, în aplicație sunt predefinite o serie de informaţii: activităţile

vulnerabile la corupţie, sarcinile aferente fiecăreia dintre acestea, documentele întocmite frecvent în cadrul

activităţii analizate, periodicitatea întocmirii acestora, traseul pe care acestea îl parcurg (către cine pleacă sau

de la cine vine documentul), unităţile/compartimentele (interne sau externe structurii analizate) cu care se

colaborează pentru realizarea sarcinilor, natura relaţiilor de colaborare, cadrul legal al cooperării, precum şi

materialele, instrumentele, mijloacele tehnice şi auto utilizate pentru îndeplinirea sarcinilor.

52

Modulul Anexa 3 facilitează selectarea din inventarul de activități regăsit în baza de date a celor care

corespund structurii evaluate, având drept scop reprezentarea analitică a activităţilor vulnerabile la corupţie,

desfășurate la nivelul unei structuri. Fişa este corelată cu Anexa 1 şi precede activităţile ce se vor desfăşura în

Anexa 4 - etapa de identificare, descriere şi evaluare a riscurilor.

În vederea realizării Fişei de analiză a activităţilor vulnerabile la corupţie, utilizatorul accesează

modulul Anexa 3 și acționează butonul .

În ecranul de creare a Anexei 3, este prezentată lista activităților și sarcinilor ce se desfășoară la

nivelul fiecărei unități de muncă aflate în responsabilitatea membrului grupului de lucru. Din această listă,

fiecare membru al grupului are obligația de a le selecta pe cele pe care le apreciază ca fiind vulnerabile la

corupție (în accepțiunea art. 11 din Metodologie). Acestea activități vor fi utilizate, ulterior, pentru

identificarea și descrierea de riscuri de corupție (Anexa 4).

Totodată, membrii grupurilor de lucru vor selecta pentru fiecare activitate vulnerabilă sarcinile ce se

desfășoară, la nivelul structurilor lor, și periodicitatea de realizare a acestora. Crearea Anexei 3 se finalizează

prin acțiunea

53

În acest moment, în ecranul principal al modulului Anexa 3, poate fi vizualizat documentul creat,

aplicația redând detalii privitoare la Anexa 1, în contextul căreia a fost creat, data elaborării etc. Totodată,

devine disponibil butonul , care conține opțiuni ce vor fi utilizate în continuare.

b. Asocierea de documente, corespunzător fiecărei sarcini desfășurate

Ulterior creării Anexei 3, pentru fiecare sarcină selectată în ecranul de creare a Anexei 3 se stabilesc

documentele întocmite pentru îndeplinirea fiecărei sarcini.

Acțiunea se realizează din butonul , corespunzător Anexei 3, utilizându-se comanda

.

În ecranul nou deschis, utilizatorul acționează butonul , pentru fiecare activitate vulnerabilă

stabilită la crearea Anexei 3, care va deschide o nouă interfață.

54

Din noua interfață, corespunzător activității vulnerabile, se vor selecta documentele utilizate pentru

fiecare sarcină, utilizând căsuțe active pentru selecție (vezi imaginea de mai jos). Lista documentelor din baza

de date este prezentată, imediat, sub fiecare sarcină (sarcinile sunt înscrise cu culoarea albastră).

După finalizarea asocierii informaţiilor corespunzătoare fiecărei sarcini în parte, se acționează butonul

, moment în care aplicația reține datele salvate și revine în ecranul de asociere documente, unde sunt

menționate documentele selectate pentru activitatea vulnerabilă respectivă (vezi imaginea de mai jos).

sarcina

Activitatea vulnerabilă 1

55

Activitatea este reluată pentru fiecare activitate vulnerabilă selectată cu ocazia creării Anexei 3 (lit. „a”

a prezentei secțiuni), asociindu-se documentele corespunzătoare fiecărei sarcini (similar pașilor indicați

anterior).

În contextul unei Anexe 3 deja create, se pot realiza o serie de demersuri, cum ar fi: vizualizarea

Anexei 3 sau modificarea acesteia, prin accesarea butonului „Acţiuni”.

Pentru a se putea trece la etapa următoare, de creare a Anexei 4, trebuie să se notifice şeful/consilierul

grupului de lucru, prin apăsarea butonului „Acţiuni”, secţiunea „Finalizează şi notifică şef/consilier grup de

lucru”. Ca urmare a acestei acţiuni, este stabilit termenul de finalizare a Anexei 3 şi se poate trece la realizarea

Anexei 4.




56

2.2.3. Identificarea riscului/ameninţării la corupție – modulul Anexa 4

Scopul identificării şi descrierii riscurilor vizează evidenţierea ameninţărilor şi a vulnerabilităţilor /

cauzelor prezente în cadrul activităţilor curente ale structurilor MAI care ar putea conduce la săvârşirea unor

fapte de corupţie.

În cadrul etapei anterioare (modulul Anexa 3) au fost selectate toate activităţile care prezintă slăbiciuni

în sistemul de control intern / managerial, de natură a fi exploatate de angajaţii structurii sau de terţi pentru

comiterea unor fapte de corupţie.

Similar Anexei 3, sistemul este populat cu o listă administrabilă a amenințărilor potenţiale (riscurilor)

identificate în fiecare domeniu de activitate şi activitate vulnerabilă de la nivelul structurii MAI, pentru care

utilizatorul este responsabil, astfel încât să se poată realiza evaluarea acestora.

Astfel, prima etapă pe care trebuie să o parcurgă un utilizator, în modulul Riscuri, este de a se asigura

că ameninţarea / riscul identificat, pe care urmează sa-l evalueze, se află în nomenclatorul de riscuri existent în

baza de date.

Se deschide ecranul pentru identificare, descrierea si evaluarea riscurilor:

Selectând Denumirea unității de muncă (1) restrângem lista de Activitate Vulnerabilă (2) pentru a

selecta Riscul (3). Aplicația va popula listele unităților de muncă, activităților vulnerabile și a riscurilor

NUMAI pe asocierile ce au fost făcute în aplicație.

57

În cazul în care nu există activități vulnerabile pentru unitatea de muncă, înseamnă că acea

activitate nu a fost aleasă în Anexa 3 ca fiind vulnerabilă, iar pentru acest lucru trebuie revenit la

modulul Anexa 3 și urmați pașii de asociere a unei activități vulnerabile, sarcini și documente, iar apoi se

poate completa Anexa 4 pentru respectiva Activitate vulnerabilă.

În cazul în care nu există o activitate vulnerabilă pentru unitatea de muncă pe care un utilizator a

fost asociat, trebuie folosit formularul de adăugare a unei Activități vulnerabile (vezi secțiunea 4.1. -

adaugă Activități vulnerabile, sarcini și documente din prezentul manual), ori dacă a fost folosit formularul de

adăugare, trebuie așteptată aprobarea Administratorului Central pentru a fi inclusă în nomenclator, abia apoi

aceasta va apărea în listă și va putea fi aleasă.

În cazul în care nu există Riscuri pentru Unitatea de muncă și Activitatea vulnerabilă aleasă,

trebuie folosit formularul de adăugare a unui nou Risc în nomenclator, ori dacă a fost folosit formularul de

adăugare, trebuie așteptată aprobarea Administratorului Central pentru a fi inclus în nomenclator, abia apoi

acesta va apărea în listă și va putea fi ales.

2.2.3.1. Descrierea cauzelor de apariție a riscurilor de corupție

După alegerea Unității de muncă, Activității vulnerabile și a Riscului, se va trece la completarea

tuturor câmpurilor pe care formularul de creare a Anexei 4 le conține, și anume:

59

Pentru a completa Anexa 4 trebuie urmați pașii descriși mai jos:

1. se alege Unitatea de muncă; lista unităților de muncă este populată cu toate Unitățile de muncă pe

care un utilizator le are asociate în Anexa 1;

2. se alege Activitatea vulnerabilă; lista activităților vulnerabile este populată cu activitățile vulnerabile

care au fost asociate pe o unitate de muncă în aplicație;

3. după alegerea Activității vulnerabile, va fi afișată o listă a riscurilor de corupție din care va fi ales

un singur risc pe care urmează să îl tratăm;

4. va fi completat câmpul Categorii de personal expuse riscului din tastatură; câmpul este obligatoriu;

prin folosirea butoanelor + sau – se adaugă sau se elimină câmpurile suplimentare pentru respectiva

problemă;

5. va fi completat câmpul Slăbiciuni la nivelul capacității de prevenire/control al riscului din

tastatură; câmpul este obligatoriu; prin folosirea butoanelor + sau – se adaugă sau se elimină câmpurile

suplimentare pentru respectiva problemă;

În procesul de analiză a riscului este esenţial să fie identificate particularităţile care determină

vulnerabilitatea sistemului de control intern / managerial, fie pentru că măsurile nu sunt bine cunoscute de

către cei care ar trebui să le aplice, fie pentru că acestea nu sunt aplicate în mod consecvent, fie că ele nu pot

răspunde în totalitate situaţiilor de risc (capacitate redusă de aplicare a măsurilor de prevenire / control);

6. va fi completat câmpul Surse de amenințare din tastatură; câmpul este obligatoriu; prin folosirea

butoanelor + sau – se adaugă sau se elimină câmpurile suplimentare pentru respectiva problemă;

Sursele de ameninţare, persoane, de regulă, din exteriorul instituţiei care prezintă un interes ridicat

pentru obţinerea unor avantaje prin presiuni la nivelul angajaţilor: presiuni politice, ierarhice, interes ridicat din

partea unor grupuri infracţionale, contactul cu publicul interesat de un serviciu sau de a scăpa de aplicarea unei

sancţiuni, interesul comercial ridicat al unui serviciu public (de exemplu un contract de achiziţie, o autorizaţie,

un permis etc.), prezenţa permanentă a intermediarilor sau reprezentanţilor unor societăţi comerciale în

interacţiunea cu angajaţii etc.;

7. va fi completat câmpul Particularități privind cultura organizațională şi caracteristici privind

resursele umane din tastatură; câmpul easte obligatoriu; prin folosirea butoanelor + sau – se adaugă

sau se elimină câmpurile suplimentare pentru respectiva problemă;

Carenţe educaţionale/de conştientizare (lipsa cunoştinţelor privind faptele de corupţie, toleranţa unor

comportamente non-etice care nu sunt percepute a reprezenta o problemă), cauze sociale (lipsa unei locuinţe,

nivel scăzut de salarizare), cunoştinţe insuficiente privind reglementările, procedurile ori regulile aplicabile sau

conştientizarea insuficientă a măsurilor de control aplicate etc.

8. se va alege cel puțin una dintre variantele predefinite în aplicație pentru Efectele/consecințele

probabile şi planurile în care se pot manifesta acestea prin apăsarea pe căsuța din dreptul alegerii;

9. se va alege una sau mai multe dintre variantele adăugate în aplicație pentru Cauze din domeniul

reglementărilor prin apăsarea pe căsuța din dreptul alegerii; nu este câmp obligatoriu;

În cazul în care nu există Cauze din domeniul reglementărilor pentru Unitatea de muncă și

Activitatea vulnerabilă aleasă, trebuie folosit formularul de adăugare a unei Anexe 5 , abia apoi aceasta va

apărea în listă și va putea fi aleasă.

60

10. pentru a salva toate informațiile introduse se apasă butonul „Salvează”.

După parcurgerea pașilor descriși mai sus și apăsarea butonului „Salvează”, Anexa 4 nou adăugată va

fi afișată în lista Anexelor 4 create deja, însoțită de mesajul Acțiune realizată cu succes.

Nu există o limitare în adăugarea de noi Anexe 4. Pentru a adăuga o nouă Anexă 4 se apasă butonul

Creează Anexa 4 și se urmează pașii descriși.

2.2.3.2. Raportul de analiză a cadrului normativ vulnerabil la corupție - Modulul Anexa

5

În activitatea de evaluare a cadrului normativ extern şi intern, membrii Grupului trebuie să pună

accentul pe prevederile referitoare la activităţile vulnerabile la corupţie. Acestea pot fi reprezentate de

reglementări, proceduri, precum şi orice alte documente care stau la baza derulării anumitor activităţi. Acest tip

de evaluare are scopul de a preveni apariţia şi/sau de a evidenţia elementele (factorii) corupţiei, precum şi de a

elimina sau diminua posibilele efecte ale acestora. Cauzele din domeniul reglementărilor vizează toate normele

şi procedurile de lucru interne şi/sau de sistem aplicabile domeniului, care prezintă elemente de vulnerabilitate

şi care pot fi exploatate sau interpretate subiectiv de angajați, astfel încât riscurile descrise să se materializeze

(de exemplu: acte normative ambigue, lipsa procedurilor, necunoaşterea sau ambiguitatea unor reguli etc.).

Modulul Anexa 5 permite realizarea raportului de evaluare a cadrului normativ (Anexa 5 la

Metodologie) aplicabil domeniului de activitate analizat, acesta având în vedere identificarea tuturor actelor

normative care prezintă slăbiciuni, vulnerabilități şi care pot fi exploatate sau interpretate subiectiv, aplicația

oferind posibilitatea de a realiza recomandări, inclusiv, cu privire la modificarea concretă a acelor texte de lege

identificate ca fiind lacunare.

61

Acest modul permite utilizatorilor adăugarea ori vizualizarea Cauzelor din domeniul

reglementărilor. Pentru accesarea modulului trebuie mers cu cursorul pe deasupra butonului Anexa 4, fără a

fi apăsat, și vor fi afișate două butoane Riscuri și Anexa 5, și se apasă pe butonul Anexa 5. Aplicația va

popula lista Cauzelor din domeniul reglementărilor, introduse deja în nomenclatoarele bazei de date, pentru

unitățile de muncă pe care un utilizator este asociat pe Anexa 1.

La deschiderea ferestrei, vor fi afișate toate înregistrările privind cauzele din domeniul reglementărilor

din baza de date pentru fiecare unitate de muncă pe care un utilizator este asociat; dacă lista afișată conține

foarte multe înregistrări, pentru a căuta o anumită cauză, poate fi folosit motorul de căutare prin înscrierea

unui Cuvânt cheie; dacă totuși lista restrânsă afișată este mare, poate fi folosit motorul de căutare avansată

(apăsarea simbolului ) prin înscrierea unui Cuvânt cheie, și utilizarea filtrelor puse la dispoziție de

aplicație.

În cazul în care dacă în baza de date nu se regăsește o cauză din domeniul reglementărilor, oricare

utilizator poate completa formularul de adăugare prin apăsarea butonului Adăugare.

Pentru completarea formularului trebuie parcurși următorii pași:

1. Se alege Unitatea de muncă pe care este asociată Activitatea vulnerabilă pentru care dorim

adăugarea de cauză din domeniul reglementărilor;

2. Se alege Activitatea vulnerabilă pentru care dorim adăugarea de cauză din domeniul reglementărilor;

3. Se alege Emitentul act normativ din nomenclatorul emitenților (de exemplu: Guvernul României,

Parlamentul României, Ministerul …);

4. Se alege Tipul act normativ din nomenclatorul aplicației (de exemplu: Cod, Ordin, Ordonanță,

etc.);

5. Se înscrie Numărul act normativ din tastatură;

6. Se alege Anul intrării în vigoare al acelui act normativ;

62

7. Se alege Statusul acelui act normativ din nomenclatorul aplicației (de exemplu: În vigoare, Abrogat,

Modificat);

8. Se înscrie Denumirea actului normativ din tastatură (de exemplu: privind …);

9. Se înscrie Număr articol din tastatură (de exemplu: 9, 52 etc.);

10. Se înscriu Informații suplimentare din tastatură (de exemplu: alin. 2, lit. e);

11. Se înscrie conținutul prevederii legale la care se face referire în câmpul Extras act normativ, din

tastatură (de exemplu: …prevederile de la alin. 2, lit. d se aplică, după caz, persoanelor care…);

12. Se înscriu Elementele/factorii potențiali de manifestare a corupției din tastatură (de exemplu:

Prezența sintagmei DUPĂ CAZ oferă posibilitatea … );

13. Se înscriu Amenințările de corupție din tastatură (de exemplu: Neconsemnarea tuturor aspectelor

în … );

14. Se înscriu Recomandările și concluziile din tastatură (de exemplu: Eliminarea sintagmei DUPĂ

CAZ din conținutul art. 9, alin 2, lit. e și completarea … );

15. Se înscrie propunerea de modificare a Textului prevederii legale la care se face referire, din tastatură

(de exemplu: …prevederile de la alin. 2, lit. d se aplică persoanelor care…);

16. Se apasă butonul Salvează, astfel încât toate informațiile introduse să fie adăugate în baza de date a

aplicației.

Toate câmpurile marcate cu * sunt obligatorii!

63

Adăugarea de cauze din domeniul reglementărilor nu se supune aprobării Administratorului Central, ci

va fi adăugată direct în baza de date pe Unitatea de muncă și va fi afișată în listă ori în Anexa 4, tuturor

utilizatorilor asociați pe unitatea de muncă pe care acesta a fost adăugată.

De fiecare dată când se completează formularul de adăugare a cauzelor din domeniul reglementărilor,

va fi generată o notificare cu privire la acest lucru.

64

2.2.3.3. Etapa de evaluare a riscului (modulul Anexa 4)

Evaluarea riscului constă în parcurgerea etapelor de stabilire a probabilităţii de materializare, a

impactului global, pe baza cărora se vor determina expunerea la risc și prioritatea de intervenţie. În cadrul

aplicaţiei, după crearea Anexei 4, pentru evaluarea riscului, este necesar să completăm Nivelul de risc,

selectând din ecranul principal al modulului Anexa 4, coloana de Acțiuni - „Nivelul

riscului/Componente/dimensiuni de impact”.

a) Stabilirea probabilității de apariţie

Estimarea nivelului de probabilitate se realizează prin aprecierea şanselor de apariţie a riscurilor de

corupţie în cadrul activităţilor structurii, utilizând Scala de estimare a probabilităţii de materializare a

riscurilor de corupţie în cinci trepte, corespunzător valorilor şi indicatorilor descriptivi asociaţi acestora (anexa

6 din cadrul Metodologiei).

Pentru a opera în aplicaţie probabilitatea de manifestare a riscului, se apasă butonul de sub P –

probabilitate, care deschide o fereastră de tip pop-up – Scala de estimare a probabilităţii, din care se

selectează, din coloana de „Scor”, probabilitatea stabilită în cadrul şedinţelor de lucru de la nivelul grupului,

selectând cifra corespunzătoare valorii identificate.

Este de precizat că implementarea în baza de date a unor incidente de integritate, produse la nivelul

altor structuri2, MAI, dar asociate riscului de corupție care face obiectul evaluării, determină inactivarea

scorurilor de la 1 la 2, din Scala de evaluare. Dacă incidentele de integritate s-au întâmplat în structura MAI

unde se face evaluarea, atunci aplicaţia blochează (nu mai poate fi selectat) și scorul ce corespunde factorului

Posibil, membrul grupului putând selecta doar o valoare mai mare de 3.

2 De exemplu, în domeniul ordine publică, la Direcţia Generală de Poliţie a Municipiului Bucureşti, s-a întâmplat un incident de integritate, iar evaluarea se realizează pentru acelaşi domeniu, dar la Inspectoratul de Poliţie al Judeţului Vrancea

65

Exemplu – scală de evaluare cu incident în alte structuri decât cea unde se face evaluarea

b) Stabilirea impactului global

Estimarea impactului global al unui risc de corupţie constituie activitatea de cuantificare a efectelor

posibile ale acestuia asupra următoarelor componente / dimensiuni:

1. nivelul de performanţă a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate;

2. calendarul activităţilor ori întârzieri posibile în termenul de realizare a obiectivelor activităţii;

3. consecinţele exprimate în termeni de buget;

4. consecinţele în planul imaginii instituţiei.

Pentru determinarea impactului fiecărui risc identificat, membrii grupului stabilesc dimensiunile

posibile ale impactului global încă din etapa de descriere a riscului. În aplicaţie aceste

efecte/consecinţe/componente/dimensiuni au fost selectat în cadrul anexei 4, aşa cum am precizat în

subcapitolul 2.2 – Creare anexă 4.

Pentru fiecare dimensiune a impactului se va estima importanţa relativă a acesteia şi se va stabili scorul

impactului global în cazul materializării, utilizând indicatorii descriptivi prevăzuţi în Scala de estimare a

impactului global al riscului – Anexa7 din metodologie .

Valoarea impactului global se calculează automat în aplicaţie, ca sumă a valorilor obţinute din

înmulţirea importanţei relative cu scorul impactului pentru fiecare dimensiune identificată. Astfel, după

alegerea probabilităţii se completează importanţa relativă (prin estimare procentuală – (%), din prima coloană

aferentă componentei/dimensiunii).

66

După determinarea importanţei relative, se selectează nivelul de impact ( scor de la 1 la 5, din coloana

a doua), acţionând căsuţa corespunzătoare „Impact”. Această acţiune deschide o fereastră (pop-up) cu Scala de

estimare a impactului (anexa 7 din Metodologie), din care, similar ca la probabilitate, se selectează scorul

aferent fiecărei componente a riscului, așa cum a fost identificat în activitatea anterioară a Grupului de lucru

pentru prevenirea corupției.

c) Expunerea riscului și prioritatea de intervenție

Prin înmulțirea probabilităţii şi a impactului global mai sus descrise se obţine expunerea la risc, pe

baza căreia se stabileşte prioritatea de intervenţie. În cadrul aplicaţiei MARC, acest calcul se realizează

automat de către sistem, imediat după completarea probabilităţii şi a impactului.

Nivelul riscului

Pe baza datelor introduse mai sus, aplicația stabileşte prioritatea de intervenţie, clasificând și ordonând

riscurile de corupţie în riscuri minore, riscuri moderate şi riscuri înalte. Regula de clasificare poate fi

67

vizualizată în aplicaţie, într-o un fereastră tip pop-up, unde sunt explicați termenul de intervenţie şi prioritatea

aferentă acestuia, corespunzător definițiilor din anexa nr. 9 a Metodologiei.

2.2.3.4. Evaluarea măsurilor de prevenire/control existente şi determinarea măsurilor

suplimentare (modulul Anexa 4)

În baza priorităţii de intervenţie stabilite, membrii grupului propun măsuri pentru

prevenirea/controlul riscului evaluat. Pentru completarea măsurilor de prevenire/control identificate la

nivelul unităţii de muncă analizate utilizatorul selectează, din ecranul principal al modulului Anexa 4,

butonul „Acțiuni”, comanda „măsuri de prevenire/control existente şi suplimentare”.

Utilizatorul apasă pe „Adaugă o nouă măsura” pentru a insera o noua măsura existentă la nivelul

structurii, iar, după completarea măsurii, se alege câmpul „Evaluare eficienţă măsură” şi se deschide un pop-

up (fereastră), corespunzătoare anexei 8 din Metodologie, în vederea analizării eficienţei măsurii respective.

Măsura existentă se evaluează dacă se adresează în mod efectiv riscului identificat, dacă este bine

documentată, comunicată celor interesaţi / implicaţi şi dacă este operaţională, aplicată în mod consecvent. În

funcţie de răspunsurile date aplicaţia calculează automat scorul aferent eficienţei, conform scalei din anexa 8

mai sus precizată.

68

Măsurile suplimentare au în vedere reducerea probabilităţii de materializare sau a impactului vizează

riscurile înalte şi cele moderate, cu prioritate 1 şi 2. Apăsarea pe butonul „Adaugă o nouă măsură” se face

pentru implementarea unei noi măsuri suplimentare, aferentă riscului analizat, precum și a responsabilului de

implementarea măsurii.

2.2.3.5. Definirea indicatorilor de evaluare a măsurilor de prevenire/control existente și a

celor suplimentare

Pentru implementarea şi monitorizarea aplicării măsurilor existente şi/sau suplimentare, asumate la

nivelul structurii organizatorice analizate, se vor stabili indicatori de evaluare aferenţi fiecărei măsuri. În

aplicaţie, pentru a stabili indicatorii de evaluare a măsurilor, utilizatorul selectează din Modulul Anexa 4

coloana „Acțiuni”, butonul „Stabilire indicatori de evaluare”.

După ce se vor completa indicatorii de evaluare, pentru ca informaţiile să se păstreze în sistem se apasă

butonul „Salvează”.

2.3. Registrul riscurilor de corupție – Modulul ANEXA 10

Modulul ANEXA 10 permite generarea Registrului Riscurilor de corupție, pentru toate Anexele 1 active

din aplicație, semnificând finalizarea procesului de identificare și evaluare a riscurilor de corupție, respectiv de

determinare a măsurilor de prevenire/control. Această funcționalitate este accesibilă doar utilizatorilor care au

rolul de Șef al grupului de lucru și Consilier pentru integritate, și acest lucru se face prin apăsarea

butonului Anexa 10.

69

Pentru a genera Registrul Riscurilor de Corupție, se va alege din lista Anexelor 1 care au fost create

pentru derularea procesului de management al riscurilor de corupție, Anexa 1 (ACTIVĂ) în contextul căreia

au fost parcurse toate etapele.

Aplicația va deschide o nouă fereastră în care va fi autogenerat REGISTRUL RISCURILOR DE

CORUPȚIE, care cuprinde informațiile din toate Anexele 4 ce au fost Finalizate în contextul Anexei 1

ACTIVE. În cazul în care în Registrul generat nu conține toate domeniile de activitate, persoana care a

fost alocată pe domeniul respectiv nu a finalizat nicio Anexă 4.

Interfața generată este dinamică, în acest modul, fiind stabilite termenele de implementarea a măsurilor

incluse în Anexa 4, precum și periodicitatea acestora, în cazul în care sunt înscrise măsuri care presupun un

anumit grad de repetabilitate (zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial etc.). După completarea formularului,

pentru ca aplicația să rețină datele selectate, trebuie apăsat butonul Salvează, și în mod automat se generează

un document cu extensia *.pdf și vor fi Notificați toți utilizatorii cu privire la acest lucru. Lista documentelor

create vor fi afișate de la cel mai recent la cel mai vechi.

După stabilirea termenelor și periodicității cu care se va implementa respectiva măsură, fiecare

utilizator va avea activă acțiunea de evaluare a fiecărei măsuri conform indicatorilor de evaluare stabiliți

anterior.

2.4. Monitorizarea și revizuirea riscului

Evaluarea măsurilor de prevenire/control pentru riscurile de corupție din sistem se poate face abia după

ce au fost stabilite termenele de implementare în cadrul modulului Anexa 10 – Registrul Riscurilor.

După implementarea efectivă a măsurilor, în vederea evaluării acestora, membrii grupului se

autentifică și accesează modulul anexa 4.

Pentru a marca Finalizarea acelor Măsuri de prevenire / control existente şi suplimentare, din

butonul Acţiuni al Anexei 4 în care a fost identificat riscul, se va alege Măsuri de prevenire / control

existente şi suplimentare.

70

Pentru a marca o măsură ca fiind implementată se acționează butonul „Finalizat” pentru acelea care

au fost realizate. Aplicaţia va afişa un mesaj de confirmare a acţiunii pe care doriţi să o faceţi. Ulterior

confirmării, nu vor mai putea fi făcute modificări asupra respectivei măsuri, respectiv reactivarea ei pentru

implementare. După ce au fost confirmate ca fiind implementate, în locul butonului va fi afişată, în mod

automat, data la care a fost acţionată comanda, se va apăsa butonul Salvează, astfel încât aplicaţia să reţină

modificările pe care le-aţi făcut.

După această etapă, utilizatorul trebuie să introducă valorile în funcţie de indicatorii de evaluare ce au

fost stabiliţi anterior, în etapa de descriere şi evaluare a riscului. Pentru acest lucru, din butonul Acţiuni se va

alege Stabilire indicatori de evaluare.

71

În câmpurile puse la dispoziţie de aplicaţie, vor fi înscrise din tastatură valorile pentru fiecare măsură

implementată, conform indicatorilor de evaluare stabiliţi anterior. Pentru măsurile ce au ca indicatori de

evaluare schimbarea ori realizarea unei proceduri, dezvoltarea unei aplicaţii, implementarea unui sistem, etc. în

căsuţa respectivă va fi înscrisă valoare 1 pentru cele care au fost realizate sau valoarea 0 dacă aceasta nu a

fost implementată.

În cazul în care o măsură suplimentară a fost implementată şi se doreşte păstrarea acesteia, pentru

perioada următoare în cadrul registrului de riscuri, ca măsură existentă, va fi bifată căsuţa din dreptul măsurii

suplimentare, iar după apăsarea butonului Salvează aceasta va deveni măsură existentă.

După implementarea măsurilor existente sau suplimentare, este posibil să se modifice valorile

probabilităţii sau impactului global, iar pentru a evalua expunerea la risc se va proceda ca în faza evaluării

iniţiale, din butonul Nivelul riscului/componentelor/dimensiuni de impact.

72

În cazul în care au fost parcurse toate etapele, se apasă butonul Finalizează şi notifică Şef/Consilier

grup de lucru, iar sistemul va trimite în mod automat notificări cu privire la finalizarea aplicării acelei măsuri,

realizată în termen. Dacă nu se respectă termenul menţionat în Anexa 10, pentru fiecare măsură din registru,

aplicaţia va transmite o notificare cu trei zile înainte de expirarea acestuia, în vederea atenţionării membrilor

grupului.

73

3. GESTIONAREA (CĂUTARE/ADĂUGARE) NOMENCLATOARELOR DIN APLICAȚIE

(Activități vulnerabile, Sarcini, Documente, Riscuri)

3.1. Activități vulnerabile, sarcini și documente

În situația în care un utilizator membru al grupului de lucru/șef/consilier, după consultarea listei de

activități vulnerabile din sistem, constată că nu regăsește activitatea pentru care dorește să descrie riscuri,

acesta poate adăuga activităţi în nomenclatorul de activităţi vulnerabile (doar în unitățile de muncă la care au

fost asociaţi în cadrul Anexei 1.

Acest modul permite utilizatorilor adăugarea ori vizualizarea Activităților vulnerabile, Sarcinilor și

Documentelor. Pentru accesarea modulului trebuie mers cu cursorul pe deasupra butonului Anexa 3, fără a fi

apăsat, și va fi afișat un nou buton Activități vulnerabile, Sarcini, Documente. Aplicația va popula cele trei

liste doar cu informațiile, introduse deja în nomenclatoarele bazei de date, pentru unitățile de muncă pe

care un utilizator este asociat pe Anexa 1.

Aplicația va afișa trei tab-uri diferite și anume:

a. Activități vulnerabile, unde vor fi afișate activitățile din baza de date pentru fiecare unitate de muncă pe

care un utilizator este asociat; dacă lista afișată conține foarte multe înregistrări, pentru a căuta o anume

activitate, poate fi folosit motorul de căutare prin înscrierea unui Cuvânt cheie; dacă totuși lista restrânsă

afișată este mare, poate fi folosit motorul de căutare avansată (apăsarea simbolului ) prin înscrierea unui

Cuvânt cheie, și utilizarea filtrelor puse la dispoziție de aplicație;

În cazul în care în baza de date nu se regăsește o activitate, oricare utilizator poate completa formularul

de adăugare prin apăsarea butonului Adăugare.

După înscrierea Denumirii și a Descrierii se vor alege Unitățile de muncă pe care se va asocia

activitatea adăugată și se apasă butonul Adăugare (Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii), astfel încât

aplicația să rețină datele completate în acest formular și să transmită o Notificare către Administratorul Central

pentru aprobarea solicitării și adăugarea lor în baza de date.

74

După analizarea solicitării de către Administratorul Central, în funcție de datele consemnate în

formular, utilizatorul care a cerut adăugarea, va primi o Notificare cu privire la răspunsul cererii, respectiv

Acceptarea solicitării și adăugarea informațiilor în baza de date, Editarea informațiilor și adăugarea

acestora în baza de date, ori Respingerea cererii și motivul pentru care nu este adăugată informația.

Aprobarea adăugării se face numai de către Administratorul Central, iar pentru a adăuga Sarcini ori

Documente ce vor fi asociate pe acea activitate, nu este necesar și obligatoriu răspunsul Administratorului

Central, ci se poate trece la completarea formularelor. Răspunsul Administratorului Central va fi oferit pentru

fiecare solicitare formulată, în mod distinct.

b. Sarcini, unde vor fi afișate sarcinile pentru fiecare activitate vulnerabilă; dacă lista afișată conține foarte

multe înregistrări, pentru a căuta o anume sarcină, poate fi folosit motorul de căutare prin înscrierea unui

Cuvânt cheie; dacă totuși lista restrânsă afișată este mare, poate fi folosit motorul de căutare avansată

(apăsarea simbolului ) prin înscrierea unui Cuvânt cheie, și utilizarea filtrelor puse la dispoziție de

aplicație;

În cazul în care în baza de date nu se regăsește o sarcină, oricare utilizator poate completa formularul

de adăugare prin apăsarea butonului Adăugare.

După alegerea Unității de muncă și a Activității vulnerabile pe care se va asocia sarcina, se va

înscriere denumirea Sarcinii și a Descrierii, după care se apasă butonul Adăugare (Câmpurile marcate cu *

sunt obligatorii), astfel încât aplicația să rețină datele completate în acest formular și să transmită o Notificare

către Administratorul Central pentru aprobarea solicitării și adăugarea lor în baza de date.

75


formular, utilizatorul care a cerut adăugarea va primi o Notificare cu privire la răspunsul cererii, respectiv


acestora în baza de date ori Respingerea cererii și motivul pentru care nu este adăugată informația.

Aprobarea adăugării se face numai de către Administratorul Central, iar pentru a adăuga Documente ce

vor fi asociate pe acea activitate și sarcină nu este necesar și obligatoriu răspunsul Administratorului Central, ci

se poate trece la completarea formularelor. Răspunsul Administratorului Central va fi oferit pentru fiecare

solicitare formulată, în mod distinct.

c. Documente, unde vor fi afișate documentele pentru fiecare sarcină a activităților vulnerabile; dacă lista

afișată conține foarte multe înregistrări, pentru a căuta un anume document, poate fi folosit motorul de

căutare prin înscrierea unui Cuvânt cheie; dacă totuși lista restrânsă afișată este mare, poate fi folosit

motorul de căutare avansată (apăsarea simbolului ) prin înscrierea unui Cuvânt cheie, și utilizarea

filtrelor puse la dispoziție de aplicație;

În cazul în care, dacă în baza de date nu se regăsește un document, oricare utilizator poate completa

formularul de adăugare prin apăsarea butonului Adăugare.

După alegerea Unității de muncă, a Activității vulnerabile și a Sarcinii pe care se va asocia

documentul, se va înscriere Titlul documentului și a Conținutului, se alege din listă Periodicitatea cu care

se întocmește acel document, după care se apasă butonul Adăugare (Câmpurile marcate cu * sunt

obligatorii), astfel încât aplicația să rețină datele completate în acest formular și să transmită o Notificare

către Administratorul Central pentru aprobarea solicitării și adăugarea lor în baza de date.

76





Aprobarea adăugării se face numai de către Administratorul Central, iar răspunsul acestuia va fi oferit

pentru fiecare solicitare formulată, în mod distinct.

3.2. Riscuri

Acest modul permite utilizatorilor adăugarea ori vizualizarea Riscurilor. Pentru accesarea modulului

trebuie mers cu cursorul pe deasupra butonului Anexa 4, fără a fi apăsat, și vor fi afișate două butoane Riscuri

și Anexa 5, și se apasă pe butonul Riscuri. Aplicația va popula lista riscurilor, introduse deja în

nomenclatoarele bazei de date, pentru unitățile de muncă pe care un utilizator este asociat pe Anexa 1.

La deschiderea ferestrei, vor fi afișate toate riscurile din baza de date pentru fiecare unitate de muncă

pe care un utilizator este asociat; dacă lista afișată conține foarte multe înregistrări, pentru a căuta un anume

risc, poate fi folosit motorul de căutare prin înscrierea unui Cuvânt cheie; dacă totuși lista restrânsă afișată

este mare, poate fi folosit motorul de căutare avansată (apăsarea simbolului ) prin înscrierea unui Cuvânt

cheie, și utilizarea filtrelor puse la dispoziție de aplicație;

77

În cazul în care, dacă în baza de date nu se regăsește un risc, oricare utilizator poate completa

formularul de adăugare prin apăsarea butonului Adăugare.

După înscrierea Descrierii se vor alege Activitățile vulnerabile pe care se va asocia riscul adăugată și

se apasă butonul Salvează (Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii), astfel încât aplicația să rețină datele

completate în acest formular și să transmită o Notificare către Administratorul Central pentru aprobarea

solicitării și adăugarea lor în baza de date.





Aprobarea adăugării se face numai de către Administratorul Central, iar răspunsul acestuia va fi oferit

pentru fiecare solicitare formulată, în mod distinct.

Riscul adăugat în baza de date va fi afișat în listă ori în Anexa 4, tuturor utilizatorilor asociați pe

unitatea de muncă pe care acesta a fost adăugat.

4. MODULUL INCIDENTE DE INTEGRITATE

Cu ajutorul modulului INCIDENTE, un administrator central sau teritorial poate să introducă

informaţii aferente incidentelor de integritate produse la nivelul structurilor MAI. Odată introduse în aplicaţie,

incidentele vor trebui să fie fi asociate activităţilor vulnerabile existente în cadrul bazei de date a aplicație. În

acest mod, toate structurile organizatorice vor putea vizualiza numărul de incidente materializate la nivelul

întregului MAI, pe fiecare dintre activităţile vulnerabile aferente domeniilor de activitate de care acestea sunt

responsabile.

Elementele componente ale modulului Incidente de integritate:

1. Listare incidente de integritate

2. Creare incident de integritate

3. Adăugarea de rapoarte ori a altor documente pentru incidentul de integritate

4. Asociere risc

78

4.1. Listare Incidente de Integritate

Odată accesat acest modul, prin simpla apăsare a butonului „Incidente de integritate” din meniul de

navigare al aplicației MARC, aplicaţia listează toate incidentele operate în cadrul sistemului la nivelul

structurii respective, pe unitățile de muncă analizate (pot fi vizionate doar cele aferente domeniilor de activitate

asociate în Anexa 1, membrilor grupului de lucru).

Dacă lista afișată conține foarte multe înregistrări, pentru a căuta un anumit incident poate fi folosit

motorul de căutare prin înscrierea unui Cuvânt cheie. În cazul în care în baza de date nu se regăsește, oricare

utilizator poate completa formularul de adăugare prin apăsarea butonului Adăugare.

La nivelul fiecărui incident adăugat de un utilizator, se află butonul „Acţiuni”, cu ajutorul căreia

utilizatorul poate vizualiza incidentul, poate edita şi poate adăuga un raport de evaluare sau alte documente

considerate relevante.

În modulul Incidente pentru a putea insera orice modificare asupra unui incident se apăsă butonul

„Acțiuni” afferent respectivului incident şi se selectează opţiunea „Editare”. În ecranul deschis pentru editare

sunt afișate şi alte informaţii aferente incidentului, respectiv toate documentele ataşate, domeniu de activitate,

activitatea vulnerabilă şi riscul de corupţie asociat. Modificările asupra informațiilor dintr-un incident

adăugat pot fi făcute doar de către Administratorul Teritorial sau Central, indiferent de către cine a fost

adăugat incidentul.

79

4.2. Creare incident de integritate

Pentru adăugarea unui nou eveniment de corupţie produs la nivelul structurii utilizatorul urmează o serie

de paşi. După selectarea acțiunii „Adăugare” se afişează formularul de „Creare incidente de integritate”,

Administratorul completând formularul de creare, cu următoarele date:

a. titlul incidentului se scrie din tastatură; recomandăm înscrierea unui titlu cât mai sugestiv pentru a

putea fi găsit ușor în lista incidentelor de integritate;

b. se alege județul unde s-a produs incidentul;

c. se scrie din tastatură un cuvânt cheie pentru a restrânge lista structurilor;

d. se alege structura la nivelul căreia s-a produs incidentul din lista structurilor disponibile;

e. se alege tipul incidentului (rechizitoriu, condamnare sau achitare);

f. se alege data producerii incidentului;

g. se scrie din tastatură numărul dosarului penal (doar cifre);

h. se alege data înregistrării dosarului penal;

i. se completează rubrica “Conţinut”, adăugând, pe scurt, detalii cu privire la incident (mod de operare,

activităţile vulnerabile, încadrare juridică etc.), exclusiv datele cu caracter personal;

j. prin apăsarea butonului Alegeți fișierul se pot asocia documente pentru incidentul respectiv; dacă vor

fi mai multe documente de asociat, va fi folosit butonul +, ori de câte ori este necesar;

k. se apasă butonul Salvează, astfel încât modificările operate să fie reținute de aplicație în baza de date.

a

b

c

d

c

e

c

f

c

g

f c

h

f c

i

g c

i

j

g c

80

4.3. Adăugarea de rapoarte ori a altor documente pentru incidentul de integritate

După ce incidentul a fost salvat, acesta va fi afișat in lista incidentelor anterior menţionată. Pentru a

ataşa incidentului nou creat raportul de evaluare, realizat de DGA în urma vizitei de evaluare a măsurilor

adoptate de către structură pentru remedierea aspectelor care au favorizat incidentul, se acționează butonul

„Acțiuni – Adăugare Raport”, deschizându-se o fereastră unde se poate completa titlul şi conţinutul pe scurt al

documentului, iar documentul se ataşează în variantă electronică. Pentru a fi preluată de sistem informaţia

adăugată, la final, se apasă butonul salvează.

4.4. Asocierea incidentului la un risc de corupție

Pentru ca incidentul nou inserat în aplicaţie să fie definit complet este necesară asocierea unui anumit

risc, respectiv a riscului de corupţie materializat la momentul producerii evenimentului. Asocierea riscului la

Incident poate fi făcută de către Administratorul Central sau Teritorial care a adăugat incidentul de integritate

în aplicaţie. În acest scop, se accesează butonul „Acțiuni” şi se selectează opțiunea „Asociere risc” pentru a se

deschide formularul de asociere.

Pentru completarea formularului se parcurg următorii pași:

a. se selectează structura la nivelul căreia s-a produs incidentul;

b. se selectează unitatea de muncă;

81

c. se selectează activitatea vulnerabilă la corupţie aferentă acestuia;

d. se selectează riscul de corupţie materializat;

e. se completează număr de acte materiale realizate de către ofiţeri, soluţia şi perioada de timp

stabilită pentru fiecare în parte; în cazul în care într-un incident sunt mai multe persoane implicate,

se vor adăuga înregistrări pentru fiecare persoană în parte folosind butonul + și vor fi completare

câmpurile cu informațiile solicitate;

f. se completează număr de acte materiale realizate de către agenţi, soluţia şi perioada de timp

stabilită pentru fiecare în parte; în cazul în care într-un incident sunt mai multe persoane implicate,

se vor adăuga înregistrări pentru fiecare persoană în parte folosind butonul + și vor fi completare

câmpurile cu informațiile solicitate;

g. se completează număr de acte materiale realizate de către funcţionari implicaţi, soluţia şi

perioada de timp stabilită pentru fiecare în parte; în cazul în care într-un incident sunt mai multe

persoane implicate, se vor adăuga înregistrări pentru fiecare persoană în parte folosind butonul + și

vor fi completare câmpurile cu informațiile solicitate;

h. se completează număr de acte materiale realizate de către alte persoane, soluţia şi perioada de

timp stabilită pentru fiecare în parte; în cazul în care într-un incident sunt mai multe persoane

implicate, se vor adăuga înregistrări pentru fiecare persoană în parte folosind butonul + și vor fi

completare câmpurile cu informațiile solicitate;

i. se apasă butonul Salvează, astfel încât modificările să fie reținute de către aplicație.

În cazul în care un incident de integritate a fost introdus în baza de date la emiterea rechizitoriului,

după realizarea vizitei de evaluare a măsurilor adoptate pentru remedierea aspectelor care au favorizat

producerea unui incident, Administratorul Central sau Teritorial va edita incidentul de integritate şi va schimba

tipul incidentului în Condamnare sau Achitare.

Dacă soluţia dată de instanţă este de condamnare, după editarea câmpului tipul incidentului, pot fi

adăugate hotărârea de condamnare la documentele asociate respectivului incident.

Dacă soluţia dată de instanţă este de achitare, după editarea câmpului tipul incidentului, riscurile ce

au fost asociate respectivului incident vor fi Şterse, din butonul Asociază riscuri > Acţiuni > Şterge.

82

Este important de precizat că aplicaţia preia, în cadrul Anexei 4 – Fişa de identificare, descriere şi

evaluare a riscului, toate activităţile vulnerabile care au asociate incidente de integritate. Astfel, utilizatorul

care completează anexa 4 va fi obligat să ia în considerare toate Activităţile Vulnerabile cu incidente asociate,

aferente domeniului de activitate din cadrul tuturor structurilor MAI şi nu doar de la nivelul structurii sale

organizatorice. Practic, în momentul completării anexei 4 utilizatorul va cunoaşte care sunt activităţile la

nivelul cărora au existat riscuri de corupţie materializate, informaţie utilă în etapa de evaluare a riscului de

corupţie.

ministerul afacerilor interne direcŢia … · jaspersoft bi communityedition jaspersoft bi...

Documents