ROMÂNIA

MINISTERUL AGRICULTURII ŞI DEZVOLTĂRII RURALE

AGENȚIA DE PLĂŢI PENTRU DEZVOLTARE RURALĂ ŞI PESCUIT

MANUAL DE PROCEDURĂ PENTRU IMPLEMENTAREA CONTRACTELOR DE FINANȚARE AFERENTE MĂSURII 431 –

SUB-MĂSURA 431.2

„Funcționarea Grupurilor de Acțiune Locală,

dobândirea de competențe și animarea teritoriului”

M 01 – 14.2

Versiune 02

PROGRAMUL NAŢIONAL DE DEZVOLTARE RURALĂ 2007 -2013

CUPRINSCapitolul 1: Definiții și Prescurtări..................................................................................................1

1.1 DEFINIȚII.......................................................................................................................................11.2: Prescurtări...................................................................................................................................1Capitolul 2: Referințe Legislative.....................................................................................................2

2.1 LEGISLAȚIE COMUNITARĂ............................................................................................................2

2.2 LEGISLAȚIE NAȚIONALĂ...............................................................................................................3Capitolul 3: Scop................................................................................................................................3Capitolul 4: Domeniul de Aplicare...................................................................................................4Capitolul 5: Contractarea..................................................................................................................4

C 5.1 ÎNTOCMIREA LISTELOR CU GRUPURILE DE ACŢIUNE SELECTATE/ NESELECTATE.............4

C5.2 DESFĂȘURAREA PROCEDURII DE CONTRACTARE......................................................................5C5.2.1 Primirea de la Direcția Asistență Tehnica și LEADER - Serviciul LEADER a listei cu Grupurile de Acțiune Locală selectate, extrase din Listele transmise de către AM PNDR 6C5.2.2 Notificarea beneficiarilor privind încheierea Contractului de Finanțare...............7C5.2.3 Elaborarea și semnarea Contractului de Finanțare între APDRP- CRPDRP și Beneficiari (Grupul de Acțiune Locală). Întocmirea Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli şi a Angajamentului Bugetar Individual................................................................................8C5.2.4 Transmiterea unui exemplar al Contractului de Finanțare semnat (Act Adițional), la Oficiul Județean de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, de care aparține Beneficiarul17C5.2.5 Avizarea solicitării de modificare a Contractului de Finanțare............................18C5.2.6 Elaborarea și semnarea Actelor Adiționale la Contractul de Finanțare încheiat între APDRP - CRPDRP și Beneficiari.........................................................................................23C.5.2.7 Încetarea contractului.........................................................................................................24Capitolul 6: Verificarea pe eșantion a Contractelor de Finanțare de către Serviciul LEADER – DATL..............................................................................................................................................25CAPITOLUL 7: Urmărirea derulării contractului......................................................................287.1. Rapoarte de Progres.................................................................................................................28

7.2 URMĂRIREA DERULĂRII CONTRACTULUI PENTRU COMPONENTA A........................................29

7.3 URMĂRIREA DERULĂRII CONTRACTULUI PENTRU COMPONENTA B........................................327.3.1 Rapoartele Iniţiale ale Beneficiarului..........................................................................347.3.2. Rapoartele de Activitate Intermediare și Finale ale Beneficiarului........................36

7.4 VERIFICAREA PE EȘANTION ÎN ETAPA DE DERULARE A CONTRACTULUI.................................38CAPITOLUL 8: ETAPA DE EFECTUARE, CONTABILIZARE ȘI MONITORIZARE EX-POST..................................................................................................................................................408.1 Reconcilierea Lunară a proiectelor finanțate în cadrul Sub-măsurii 431.2.........................408.2 Monitorizarea semestrială a progresului înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală..........................................................................418.3 Monitorizare Ex-post.................................................................................................................42

ANEXE:

Anexa 1 - Formulare – Manual de procedură pentru Implementarea Contractelor de Finanțare aferente Măsurii 431 – Sub-măsura 431.2 – „Funcționarea Grupurilor de Acțiune Locală, dobândirea de competențe și animarea teritoriului”.

Anexa 2 - Ghidul Solicitantului.

Anexa 3 - Fișe de post și matricea de înlocuire în cadrul Serviciului Leader – Direcția Asistență Tehnică și LEADER.

Capitolul 1: Definiții și Prescurtări

1.1 Definiții

Achiziție externalizată – achiziționarea de servicii sau bunuri necesare desfășurării activității Grupului de Acțiune Locală de la terți, cu respectarea instrucțiunilor de achiziții;

Beneficiar – organizație publică sau privată care preia responsabilitatea realizării unui proiect;

Eligibilitate – suma criteriilor pe care un beneficiar trebuie să le îndeplinească în vederea obținerii finanțării prin măsurile operațiune din FEADR;

Eșantion – stabilirea unui segment de subiecți/tranzacții, în urma unor criterii prestabilite cu un scop bine definit;

Pista de audit – dă posibilitatea unei persoane să urmăreasca o tranzacție din momentul inițierii până în momentul în care se raportează rezultatele finale – reprezintă trasabilitatea operațiunilor;

Proiect - orice operațiune întreprinsă de un beneficiar al măsurilor incluse în PNDR finanțate din FEADR;

Comitet de Selecție – Comitetul constituit de către DGDR-AM PNDR la nivel Național în vederea selectării beneficiarilor;

Grup de Acțiune Locală (GAL) – parteneriate public-private alcătuite din reprezentanți ai sectoarelor public, privat și societatea civilă;

LEADER – Axa din cadrul PNDR ce are ca obiectiv dezvoltarea comunităților rurale ca urmare a implementării strategiilor elaborate de către GAL. Provine din limba franceză „Liaisons Entre Actions de Developpement de l”Economie Rurale” – „Legături între Acțiuni pentru Dezvoltarea Economiei Rurale”; 

Strategie de dezvoltare locală – set de acțiuni realizate de GAL pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite ca fiind prioritare în vederea dezvoltării comunităților rurale;

Plan de Dezvoltare Locală – Document care a fost transmis de GAL-uri către Autoritatea de Management, în baza căruia acestea au fost selectate și care devine document obligatoriu pentru implementare;

Zi - zi lucrătoare.

1.2: Prescurtări

PNDR – Programul Național de Dezvoltare Rurală;

MADR – Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale;

DGDR-AM PNDR – Direcția Generală Dezvoltare Rurală - Autoritatea de Management pentru Programul Național de Dezvoltare Rurală;

CDRJ – Compartimentele de Dezvoltare Rurală Județene – subordonate DGDR – AM PNDR;

APDRP – Agenția de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit;

DATL – Direcția Asistență Tehnică și LEADER din cadrul APDRP;

SL – Serviciul LEADER;

SAT – Serviciul Asistență tehnică din cadrul DATL-APDRP;

CRPDRP – Centrul Regional de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit din cadrul APDRP;

OJPDRP – Oficiul Județean de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit din cadrul APDRP;

SEC – Serviciul Selectare, Contractare, din cadrul CRPDRP;

SVCF – Serviciul Verificare Cereri de Finanțare din cadrul OJPDRP;

SVCP - Serviciul Verificare Cereri de Plată din cadrul OJPDRP;

SAP – Serviciul Autorizare Plăți din cadrul CRPDRP;

SCP – Serviciul Contabilizare Plăți din cadrul Directiei Contabilizare Plăți Fonduri Europene – APDRP;

DCA – Direcția Control și Antifraudă din cadrul APDRP;

GAL – Grup de Acțiune Locală;

PDL – Plan de Dezvoltare Locală.

Capitolul 2: Referințe Legislative

2.1 Legislație comunitară

Tratatul de Aderare a României și Republicii Bulgaria la Uniunea Europeana (Anexa VIII privind dezvoltarea rurală);

Regulamentul Consiliului nr. 1290/2005 din 21 iunie 2005 privind finanţarea politicii agricole comune prin care este înfiinţat Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală şi prin care prezintă condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească Agenția de Plaţi acreditată și Organismul de Certificare, cu modificările şi completările ulterioare;

Regulamentul Consiliului nr. 1698/2005 din 20 septembrie 2005 privind sprijinul pentru dezvoltare Rurală prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală, cu modificările şi completările ulterioare;

Regulamentul Comisiei (CE) Nr. 1974/2006 din 15 decembrie 2006 privind normele detaliate pentru aplicarea Reg. Consiliului (CE) Nr. 1698/2005 privind sprijinul pentru dezvoltare Rurală prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare , cu modificările şi completările ulterioare;

Regulamentul Comisiei nr. 883/2006 din 21 iunie 2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1290/2005 al Consiliului în ceea ce privește ținerea evidenței conturilor de către agențiile de plăți, declarațiile de venituri și cheltuieli și condițiile de rambursare a cheltuielilor din FEGA și FEADR;

Regulamentul Comisiei nr. 885/2006 din 21 iunie 2006 de stabilire a normelor comunitare detaliate pentru aplicarea Regulamentului Consiliului nr. 1290/2005 privind acreditarea agenţiilor de plăţi şi a altor organisme şi lichidarea conturilor FEGA şi FEADR;

Decizia Consiliului nr. 664/2006 din 19 iunie 2006, de adaptare a Anexei VIII din Tratatul de Aderare a României și Republicii Bulgaria la Uniunea Europeană;

Decizia Comisiei Europene nr. C(2008)3831 din 16 iulie 2008, de aprobare a Programului Național de Dezvoltare Rurală 2007 -2013.

2.2 Legislație Națională

Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 13/2006 privind înfiinţarea, organizarea și funcţionarea Agenţiei de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, prin reorganizarea Agenţiei SAPARD, prin care sunt delimitate în conformitate cu prevederile comunitare responsabilităţile instituţiilor implicate în administrarea FEADR;

Legea nr.198/2006 pentru aprobarea Ordonanței de urgență nr. 13/2006 privind înființarea, organizarea și Funcționarea Agenției de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, prin reorganizarea Agenției SAPARD;

Ordinul Ministrului Agriculturii și Dezvoltării Rurale nr. 243 din 14 aprilie 2006 privind stabilirea măsurilor operațiune din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), care vor fi implementate de către Agenția de Plaţi pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit și, respectiv, Agenția de Plaţi și Intervenţie pentru Agricultură;

Ordinul Ministrului Agriculturii si Dezvoltării Rurale nr. 422/2006 pentru aprobarea criteriilor de acreditare pentru Agențiile de Plăți pentru agricultură, dezvoltare Rurală și pescuit și pentru Organismul Coordonator al Agențiilor de Plăți pentru agricultură, dezvoltare rurală și pescuit;

Hotărârea de Guvern nr. 725/2010 privind organizarea și funcţionarea Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale, precum și a unor structuri aflate în subordinea acestuia;

Ordinul Ministrului Agriculturii şi Dezvoltării rurale nr. 123/2010 privind aprobarea structurii organizatorice şi a regulamentului de organizare şi funcţionare a APDRP;

Hotarârea de Guvern nr. 224/2008 privind stabilirea cadrului general de implementare a măsurilor cofinanțate din Fondul Agricol pentru Dezvoltare Rurală prin Programul Național de Dezvoltare Rurală 2007-2013, cu modificarile si completarile ulterioare;

Ordonanță de urgență nr. 74/2009 privind gestionarea fondurilor comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricola, Fondul european agricol de dezvoltare rurala si Fondul european pentru pescuit si a fondurilor alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea Europeana si a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului de colectare si gestionare a datelor necesare desfasurarii politicii comune in domeniul pescuitului si a programului de control, inspectie si supraveghere in domeniul pescuitului si pentru modificarea art. 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularea absorbtiei fondurilor SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurala, Fondul european pentru pescuit, Fondul european de garantare agricolă, prin preluarea riscului de creditare de către fondurile de garantare;

Ordonanața nr. 26/2000 privind înființarea și funcționarea asociațiilor și fundațiilor, cu modificările şi completările ulterioare.

Capitolul 3: Scop

Scopul principal al Manualului de procedură este să furnizeze personalului APDRP cu atribuții specifice în implementarea acestor contracte, la nivel Național, Regional și Județean, mijloacele necesare pentru implementarea cât mai eficientă a Măsurii 431 „Funcționarea Grupurilor de Acțiune Locală, dobândirea de competențe și animarea teritoriului”, respectiv a Sub-măsurii 431.2 „Funcționarea Grupurilor de Acțiune Locală, dobândirea de competențe și animarea teritoriului”.

În cadrul acestui Manual se descrie procedura de lucru a Agenţiei de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit, privind repartizarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între structurile şi organismele implicate, documentele utilizate şi termenele ce trebuie respectate.

Capitolul 4: Domeniul de Aplicare

Manualul a fost elaborat de către Direcția Asistență Tehnica și LEADER – Serviciul LEADER din cadrul APDRP și va fi urmat și respectat de către personalul din structurile APDRP cu atribuții specifice de la toate nivelele (central, regional și judeţean), în vederea implementării Contractelor de Finanțare, aferente acestei sub-măsuri, conform Fișelor de Post.

În cadrul procedurii se delimitează activitățile desfășurate de Grupul de Acțiune Locală, față de acțiunile serviciilor implicate de la nivelul Oficiilor Județene și Centrelor Regionale și Direcția Asistență Tehnică și LEADER, din cadrul APDRP.

Se prezintă, de asemenea, metodologia de stabilire la nivel central a eșantionului de 5% din numărul total de Contracte de Finanțare încheiate între Grupurile de Acțiune Locală (selectate de către AM PNDR) și APDRP, pentru verificarea componentelor a și b din cadrul Sub-măsurii 431.2, precum și a modului de implementare a Planului de Dezvoltare Locală. Astfel, eșantionul de 5% se va stabili pentru Contractele în care Grupul de Acțiune Locală are calitatea de Beneficiar în raport cu APDRP.

Contractele de Finanțare prevăzute pentru Sub-măsura 431.2 stabilite în cadrul acestui eșantion vor fi verificate de către experți din cadrul Direcței Asistență Tehnică și LEADER – Serviciul LEADER, din cadrul APDRP, atât pentru componentele a și b ale acestei Sub-măsuri, cât și a modului de implementare a Planului de Dezvoltare Locală.

Formularele pentru implementarea Măsurii 431 - Sub-măsura 431.2 „Funcționarea Grupurilor de Acțiune Locală, dobândirea de competențe și animarea teritoriului”, fac parte din Anexa 1 la prezentul manual.

NOTĂ!

Toată corespondenţa purtată cu Beneficiarii se întocmeşte în două exemplare originale, care vor fi ştampilate şi vor avea acelaşi număr de înregistrare. Exemplarul transmis către Beneficiar va avea doar semnătura Directorului CRPDRP/ Directorului Adjunct OJPDRP/ Directorului DATL/ Directorului General al APDRP. Cel de-al doilea exemplar, va avea și semnăturile celui care l-a întocmit, celui care l-a verificat şi a celui care l-a aprobat/avizat.

Capitolul 5: Contractarea

C 5.1 Întocmirea Listelor cu Grupurile de Acţiune selectate/ neselectate

După finalizarea procedurii de selecție, AM PNDR – Serviciul LEADER, va transmite la DATL – Serviciul LEADER „Lista Grupurilor de Acțiune Locală selectate”/„Lista Grupurilor de Acțiune Locală neselectate” și va elibera fiecărui GAL selectat, câte o Decizie de Autorizare - document care se prezintă obligatoriu de către GAL la încheierea Contractului de Finanțare cu APDRP. Decizia de Autorizare se eliberează după ce Grupul de Acțiune Locală a dobândit statulul juridic în baza Ordonanței de Urgență 26/2000 cu modificările și completările ulterioare, cu obligația de a include în Statutul de Funcționare, ca obiectiv al asociației, implementarea strategiei din Planul de Dezvoltare Locală. De asemenea, AM PNDR va transmite către APDRP şi o copie după deciziile de autorizare pentru toate GAL selectate.

Un expert SL – DATL va întocmi o adresă prin care va solicita datele de contact ale GAL selectate de către AM PNDR. Adresa este verificată de șeful SL în termen de o zi de la întocmire și avizată de Directorul DATL. Datele de contact privind GAL-urile, transmise de către AM PNDR, vor fi introduse de către experții SL – DATL în conținutul formularului L/E 6.1.

După primirea listei din partea AM PNDR, un expert din cadrul SL-DATL întocmeşte formularul „Lista Grupurilor de Acțiune Locală selectate” (formular L/E 6.1). Astfel, expertul SL încadrează fiecare Grup de Acţiune Locală pe judeţe şi regiuni, realizându-se în acest sens corespondenţa cu OJPDRP şi CRPDRP. În cazul în care teritoriul GAL se întinde pe raza de activitate a mai multor Centre Regionale, se consideră că acesta aparţine Centrului Regional pe raza căruia se află suprafaţa mai mare, iar în rubrica corespunzătoare judeţului se completează toate judeţele pe teritoriul cărora se întinde GAL.

După completarea formularului, şeful SL îl verifică în maxim 1 zi de la primire și îl transmite Directorului DATL spre avizare. Acesta îl avizează în maxim 1 zi de la primire și îl retransmite șefului SL, pentru a fi înaintate următoarelor structuri ale APDRP:

Centrelor Regionale de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit (CRPDRP);

Oficiilor Județene de Plăți pentru Dezvoltarea Rurală și Pescuit (OJPDRP);

Direcției Relații Publice - APDRP în vederea publicării pe site-ul Agenţiei.

C5.2 Desfășurarea procedurii de contractare

Această secțiune prezintă procedura de încheiere a Contractelor de Finanțare între Grupurile de Acțiune Locală selectate de AM PNDR și APDRP.

Procedura stabilește:

etapele pe care trebuie să le parcurgă în activitatea de contractare, serviciile implicate de la nivelul Oficiilor Judeţene, Centrelor Regionale și Direcția Asistență Tehnică și LEADER - Serviciul LEADER – APDRP;

conținutul cadru al Contractului de Finanțare, a condiţiilor specifice şi generale ale Contractului, a documentelor care sunt anexate contractului.

Descrierea fluxului procedural privind contractarea proiectelor

C5.2.1Primirea la CRPDRP de la Direcția Asistență Tehnica și LEADER - Serviciul LEADER a listei cu Grupurile de Acțiune Locală selectate, extrase din Lista transmisa de către Serviciul LEADER din AM PNDR

C5.2.2 Notificarea de către CRPDRP a Grupurilor de Acțiune Locală selectate, privind încheierea Contractului de Finanțare

C5.2.3Elaborarea și semnarea Contractului de Finanțare între APDRP- CRPDRP și Beneficiari (Grupul de Acțiune Locală). Întocmirea Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli şi a Angajamentului Bugetar Individual

C5.2.4Transmiterea de către CRPDRP a unui exemplar al Contractului de Finanțare semnat (Act Adițional), la Oficiul Județean de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, de care aparține Beneficiarul

C5.2.5 Avizarea de către CRPDRP a solicitarii de modificare a Contractului de Finanțare

C5.2.6Elaborarea și semnarea Actelor Adiționale la Contractul de Finanțare, între APDRP - CRPDRP și Beneficiari

C5.2.7 Încetarea contractului

C5.2.1 Primirea de la Direcția Asistență Tehnica și LEADER - Serviciul LEADER a listei cu Grupurile de Acțiune Locală selectate, extrase din Listele transmise de către AM PNDR

Şeful Serviciului Evaluare – Contractare (SEC) de la nivelul Centrelor Regionale de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit, șeful Serviciului Verificare Cereri de Finanțare (SVCF) de la nivelul Oficiilor Judeţene de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit şi directorul Direcției Relații Publice, primesc de la Direcția Asistență Tehnică și LEADER – Serviciul LEADER, Lista Grupurilor de Acțiune Locală selectate pentru contractare (formular L/E6.1);

Transmiterea documentului mai sus menționat la nivelul OJPDRP – SVCF și CRPDRP – SEC, se face prin scanarea și transmiterea lui electronică.

Șeful SEC de la CRPDRP și șeful SVCF de la OJPDRP verifică documentele scanate, pentru sesizarea unor potenţiale erori, în cel mult 3 zile de la primire. În cazul în care se constată anumite erori, aceştia informează şeful SL-DATL în vederea refacerii documentelor. În această situaţie, se reiau etapele de întocmire şi transmitere a listei, cu corectarea respectivelor erori, în cel mult 3 zile de la sesizare.

La nivelul Centrelor Regionale de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit se vor primi din partea Compartimentelor de Dezvoltare Rurală Judeţene:

O copie după Planul de Dezvoltare Locală a fiecărui GAL selectat;

Toate clarificările primite pe parcursul evaluării, aferente fiecărui Plan de Dezvoltare Locală depus de GAL-urile selectate.

După primirea acestor documente, la nivelul Serviciului Evaluare – Contractare (SEC) se vor realiza două copii. Două dintre exemplarele Planului de Dezvoltare Locală vor fi anexate la Contractele de Finanţare, iar un exemplar va a fi transmis la OJPDRP. În cel mult 3 zile de la primirea Planurilor de Dezvoltare Locală de la CDRJ, Șeful SEC va transmite o copie către Serviciul Verificare Cereri de Finanțare (SVCF) de la nivelul fiecărui OJPDRP, pe teritoriul cărora se află respectivele GAL-uri. În cazul în care teritoriul unui GAL se întinde pe mai multe judeţe, o copie a Planul de Dezvoltare al GAL-ului respectiv va fi transmisă tuturor OJPDRP din judeţele respective.

După primirea Listei Grupurilor de Acțiune Locală selectate şi a Planurilor de Dezvoltare Locală, Șeful SEC – CRPDRP, transmite aceste documente către referentul SEC, pentru a fi înregistrate în „Registrul privind situația Contractului de Finanțare” (formularul L/C 1.13).

C5.2.2 Notificarea beneficiarilor privind încheierea Contractului de Finanțare

În termen de 3 zile lucrătoare de la primirea de către SEC – CRPDRP a Listei Grupurilor de Acțiune Locală selectate, expertul SEC cu atribuții de contractare va întocmi şi va transmite Beneficiarului „Notificarea beneficiarului privind semnarea Contractului de Finanțare” (formularul L/C1.2).

Informațiile care se introduc în formularul L/C 1.2, sunt regăsite de către expertul SEC în:

Lista Grupurilor de Acțiune Locală selectate;

Manualul de Procedură și anexele aferente acestuia, unde sunt menționate documentele pe care trebuie să le prezinte Beneficiarul înainte de semnarea Contractului de Finanțare, pentru a demonstra că respectă cerințele Autorității Contractante privind încheierea Contractului de Finanțare;

La Notificare (Formularul L/C1.2), expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, atașează în vederea transmiterii către Beneficiar și formularul cadru de Buget (Anexa II la Contractul de Finanțare), care trebuie să fie completat de către Beneficiar și prezentat Autorității Contractante înainte de semnarea Contractului, odată cu celelalte documente solicitate de către aceasta.

GAL va prezenta formularul de Buget completat, spre aprobare, Adunarii Generale a GAL.

Dupa aprobarea de catre Adunarea Generala, pe formularul de Buget, va fi facuta mentiunea „Aprobat de Adunarea Generala” si va fi semnat de catre Presedintele GAL .

Notificarea beneficiarului pentru semnarea Contractului de Finanțare se transmite direct la Beneficiar, prin poștă sau fax, folosind datele de contact primite din partea AM PNDR.

Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, stabilește prin Notificarea L/C1.2 pe care o transmite Beneficiarului, ca în termen de maxim 50 zile lucrătoare de la primirea Notificării L/C 1.2, acesta să transmită la sediul Centrului Regional de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, pentru a fi verificate, documentele solicitate în vederea încheierii Contractului. După ce aceste condiții sunt îndeplinite, în cel mult 10 zile lucrătoare, expertul SEC va verifica documentele primite, va elabora Contractul de Finanțare în forma finală, pentru a putea fi semnat de către Beneficiar (inclusiv obținerea tuturor avizelor de la Direcțiile implicate, cu posibilitatea prelungirii acestui termen atunci când se vor solicita informații suplimentare).

În cazul în care nu se poate încadra în termenele menționate mai sus, Beneficiarul este obligat să anunțe Autoritatea Contractantă – CRPDRP, de circumstanțele intervenite care au dus la neprezentarea în termenele acordate și să solicite alte termene (în baza unei fundamentări).

Dacă Beneficiarul nu prezintă documentele solicitate sau nu se prezintă spre semnare la termenele din Notificarea L/C 1.2 și nici nu solicită Autorității Contractante - CRPDRP, prin notificare scrisă, alte termene, atunci se consideră că a renunțat la ajutorul financiar. În termen de 2 zile de la expirarea perioadei de depunere a documentelor necesare semnării Contractului de Finanțare, expertul care a transmis Notificarea întocmește o adresă către Beneficiar, prin care îl anunță că proiectul are statut de „contract neîncheiat”. Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC înregistrează adresa și o ștampilează la secretariatul Autorității Contractante - CRPDRP. Proiectul se clasează „neîncheiat” și se înregistrează în Registru L/C1.13 de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC.

Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC-CRPDRP, după declararea contractului neîncheiat, va completa Nota de constatare a neîncheierii contractului - Formularul L/C1.16.1, care în urma aprobării de către Directorul CRPDRP, printr-o Adresă de transmitere internă, va fi transmis spre luare la cunoștință către toate serviciile și direcțiile operaționale, respectiv:

Expertul cu atribuții de monitorizare la CRPDRP;

SVCF – OJPDRP;

Direcția Asistență Tehnică și LEADER – Serviciul LEADER .

În această situaţie, în maxim 2 zile lucrătoare de la expirarea termenului/noul termen solicitat de prezentare a Beneficiarului, Directorul CRPDRP va anunța SVCF–OJPDRP și DATL - Serviciul LEADER printr-o notă internă, de faptul că Beneficiarul a renunțat la ajutorul financiar.

C5.2.3 Elaborarea și semnarea Contractului de Finanțare între APDRP- CRPDRP și Beneficiari (Grupul de Acțiune Locală). Întocmirea Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli şi a Angajamentului Bugetar Individual

Prin Notificarea (formularul L/C1.2) pe care expertul SEC de la nivelul CRPDRP o trimite Beneficiarului, acestuia i se precizează obligația de a prezenta documentele obligatorii pentru a se putea încheia Contractul de Finanțare. Toate aceste precizări sunt făcute în Formularul L/C1.2, privind tipurile de documente ce trebuiesc prezentate și data la care Beneficiarul trebuie să le prezinte Autorității Contractante-CRPDRP.

La momentul prezentării acestor documente, Beneficiarul va prezenta și Formularul de Buget pe întreaga perioadă de implementare a strategiei, completat. Formularul de Buget va deveni Anexa II la Contractul de Finanțare.

Următoarele documente vor fi anexate la Contractul de Finanțare şi vor fi parte integrantă a acestuia, având aceeaşi putere juridică:

Anexa I Prevederi Generale

Anexa II Buget

Anexa III Instrucţiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii PNDR

Anexa IV Instrucţiuni de plată

Anexa V Planul de Dezvoltare Locală

Anexa VI Certificatul/Autorizația Auditorului propus în cadrul proiectului

Anexa VII Alte documente (furnizate de beneficiar în baza notificării)

Pentru Anexele III – Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii PNDR și IV – Instrucțiuni de plată vor fi preluate ultimele variante aprobate ale Instrucțiunilor elaboarate de Direcțiile de specialitate din cadrul APDRP.

După verificarea de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul Serviciului Evaluare Contractare de la CRPDRP a documentelor prezentate de către Beneficiar, prin care acesta demonstrează că îndeplinește cerințele Autorității Contractante în vederea încheierii Contractului de Finanțare și a Bugetului, se trece la etapa de încheiere între părți a Contractului de Finanțare şi la întocmirea Angajamentului Bugetar Individual și a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli.

Întocmirea Angajamentului Bugetar Individual și a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli

Pentru întocmirea Angajamentului Bugetar Individual și a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli, se folosesc formularele din versiunea aprobată a Manualului de Contractare, secțiunea Formulare. Documentele Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli și Angajamentul Bugetar Individual se vor completa, conform reglementărilor și normelor metodologice în vigoare, de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC și se avizează de către Șeful SEC.

Valoarea în lei înscrisă în aceste documente va corespunde valorii prevăzute de către Beneficiar în Formularul de Buget. Rata de conversie utilizată pentru transformare va fi cea publicată de Banca Centrala Europeană pe Internet la adresa : http://www.ecb.int/index.html, din ziua aprobarii Raportului de Selectie de catre AMPNDR.

În cel mult 2 zile de la primirea tuturor documentelor solicitate din partea Beneficiarului, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC întocmeşte Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (PAC) și a Angajamentului Bugetar Individual (ABI), odată cu Contractul de Finanţare.

În momentul întocmirii Contractului de Finanţare, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli și Angajamentul Bugetar Individual vor cuprinde valoarea în lei aferentă întregii perioade de funcţionare a GAL, înscrisă de beneficiar în Formularul de Buget.

După întocmirea celor două documente de către expertul SEC, acesta le va transmite șefului SEC, care le va aviza în cel mult 1 zi de la primire. Dacă şeful SEC va identifica erori în completarea PAC şi ABI, acestea vor fi remediate de către expertul SEC în cadrul aceleiaşi zile. Ulterior avizării de către şeful SEC, expertul SEC va transmite PAC şi ABI către expertul cu atribuții contabile, pentru operarea acestor înregistrari în evidențele contabile. Termenul privind acordarea vizei din partea expertului cu atribuții contabile este de 1 zi de la data primirii celor două documente.

După ce se obține viza de la expertul cu atribuții contabile, ambele documente se transmit de către expertul SEC, spre avizare de către Controlul Financiar Preventiv Propriu. Avizarea de către CFPP se va realiza în cel mult 3 zile de la primirea documentelor. După obţinerea acestor vize, expertul SEC va transmite PAC şi ABI către Directorul CRPDRP, care le va aproba în cel mult 2 zile de la avizarea acestora de către CFPP.

Ulterior aprobării de către Directorul CRPDRP a angajamentelor financiare (Angajamentul Bugetar Individual și Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli), expertul cu atribuții SEC le atașează la dosarul administrativ al Contractului de Finanțare.

Întocmirea dezangajărilor bugetare

Experții cu atribuții de contractare din cadrul SEC, procedează la dezangajarea sumelor din contabilitate în următoarele cazuri:

Atunci când contractul se clasează „neîncheiat” și au fost deja angajate valori prin înregistrarea contabilă a Propunerilor de Angajare a unei Cheltuieli și a Angajamentului Bugetar Individual.

În cazul încetării unilaterale a Contractului de Finanțare (cu sau fără implicații financiare);

În cazul încetării prin acordul părților a Contractului de Finanțare;

Alte situații temeinic justificate, în care Beneficiarul poate solicita modificarea Contractului de Finanțare, cu implicații financiare.

În cazul dezangajărilor, documentele Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli și Angajamentul Bugetar Individual se vor completa cu valori negative, cu semnul minus, conform reglementarilor și normelor metodologice în vigoare, de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC și se avizează de către Șeful SEC.

Termenul de întocmire de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli și a Angajamentului Bugetar Individual, cu valori negative, este de 1 zi lucrătoare.

PAC şi ABI pentru dezangajarea sumelor vor urma aceeaşi paşi procedurali, vor necesita aceleaşi vize şi vor respecta aceleaşi termene, ca şi în cazul celor elaborate pentru angajarea sumelor. Procesul de avizare se încheie tot cu aprobarea Directorului CRPDRP.

După ce Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli și Angajamentul Bugetar Individual sunt aprobate cu valorile dezangajate, expertul cu atribuții de contractare de la nivelul SEC, transmite o Notă internă către Expertul SEC cu atribuții de monitorizare de la nivelul CRPDRP, notă care va conține informații referitoare la Beneficiar, la suma angajată inițial/suma dezjangajată și valoare rămasă ca urmare a dezangajării.

Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli și Angajamentului Bugetar Individual, elaborate în vederea dezangajării, se atașează de către expertul cu atribuții de contractare SEC la dosarul administrativ al Contractului de Finanțare.

Elaborarea și semnarea Contractului de Finanțare între APDRP- CRPDRP și Beneficiari (Grupul de Acțiune Locală)

După primirea tuturor documentelor solicitate din partea beneficiarului, expertul cu atribuții de contractare din cadrul Serviciului Evaluare Contractare de la CRPDRP, completează angajamentul legal, reprezentat de Contractul de Finanțare (formularul L/C1.1), având la baza completării următoarele documente:

Planul de Dezvoltare Locală;

Documentele prezentate de Beneficiar;

Bugetul pe întreaga perioadă contractuală;

Lista Grupurilor de Acțiune Locală selectate pentru contractare, extrase din Listele transmise de către AM PNDR.

Expertul Serviciului Evaluare – Contractare, atribuie Contractului de Finanțare un număr de înregistare compus din următoarele cifre:

C . . . . . . . 0 1

Numărul de ordine de înregistrare în registru

Contract de Finanțare

Contract de Finanțare

Patru cifre pentru sub – măsură.

Două cifre reprezentând numărul de referință al apelului de selecție a GAL-ului;

Două cifre care reprezintă ultimele cifre ale anului alocaţiei financiare (ex. 10 pentru 2010, 12 pentru 2012);

O cifră corespunzând codului regiunii, aşa cum este precizat mai jos :

COD REGIUNE1 NORD EST2 SUD EST3 SUD4 SUD VEST5 VEST6 NORD VEST7 CENTRU8 BUCUREŞTI - ILFOV

Două cifre corespunzând codului judeţului, aşa cum este precizat mai jos :

Cod Judeţ Cod Judeţ1 ALBA 22 HUNEDOARA02 ARAD 23 IALOMIŢA03 ARGEŞ 24 IAŞI04 BACĂU 25 ILFOV05 BIHOR 26 MARAMUREŞ06 BISTRIŢA-NĂSĂUD 27 MEHEDINŢI07 BOTOŞANI 28 MUREŞ08 BRASOV 29 NEAMŢ09 BRĂILA 30 OLT10 BUZĂU 31 PRAHOVA11 CARAŞ-SEVERIN 32 SATU MARE12 CĂLĂRAŞI 33 SĂLAJ13 CLUJ 34 SIBIU14 CONSTANŢA 35 SUCEAVA15 COVASNA 36 TELEORMAN16 DAMBOVIŢA 37 TIMIŞ17 DOLJ 38 TULCEA18 GALAŢI 39 VASLUI19 GIURGIU 40 VÂLCEA20 GORJ 41 VRANCEA

Numărul sub-măsurii

Codul Judeţului

Codul Regiunii

Nr. de referinţă al apelului la selecție GAL

An alocație financiară

Ultimele trei cifre ale Deciziei de Autorizare GAL, emisă de AM PNDR

Cod Judeţ Cod Judeţ21 HARGHITA 42 BUCUREŞTI

Trei cifre corespunzătoare ultimelor trei cifre ale Deciziei de Autorizare GAL, emisă de AM PNDR.

Două cifre corespunzătoare numărului în ordinea înregistrării în Registrul de înregistrare a Contractelor de Finanțare.

Expertul de la nivelul CRPDRP înregistrează Contractul în Registrul de înregistrare a Contractelor de Finanțare. Şeful SEC verifică înscrierea în acest formular. Cele trei cifre corespunzătoare ultimelor trei cifre ale Deciziei de Autorizare GAL, emisă de AM PNDR se vor regăsi și în codificarea cererilor de finanțare și a contractelor pentru implementarea măsurii 41. Prin acest caracter unitar, se va putea verifica la nivelul GAL-ului toate proiectele care vor fi depuse, selectate și contractate, cât și plățile efectuate aferente acestora, la nivel de GAL.

Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC-CRPDRP se asigură ca valorile din angajamentul legal - Contractul de Finanțare și din angajamentele financiare (Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli și Angajamentului Bugetar Individual) sunt transcrise corect.

Valoarea totală a Contractului de finanţare se stabileşte în baza alocării prevăzute de către GAL în cadrul Planului de Dezvoltare Locală. Expertul cu atribuţii de contractare din cadrul SEC va verifica totodată ca această sumă să nu depăşească 20% din totalul cheltuielilor publice eligibile din Planul de Dezvoltare Locală în perioada de implementare a strategiei.

Valoarea totală a Contractului de Finanțare se repartizează pe cele două componente (a și b), astfel:

Componenta a – „Funcționarea GAL”, un procent de cel mult 80% din totalul sumei alocată GAL-ului în cadrul acestei sub-măsuri.

Componenta b – „Instruirea și animarea teritoriului după selecția GAL” – procentul de minim 20% din totalul sumei alocată GAL-ului în cadrul acestei sub-măsuri.

Pentru valoarea totală din Contractul de Finanțare, aferentă întregii perioade de implementare a Strategiei din Planul de Dezvoltare Locală, conversia valorii din Euro în Lei, se realizează la cursul de schimb publicat pe pagina web a Băncii Central Europene http://www.ecb.int/index.html, din ziua aprobarii Raportului de Selecție de către AM PNDR.aprobarii Raportului de Selectie de catre

În această etapă expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC completează Formularul „Contractul de Finanțare" și Formularul L/C1.4 - Fișa de verificare contract, utilizat pentru a verifica dacă a fost realizată corect fiecare etapă procedurală.

De asemenea, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC completează și semnează formularul L/C1.14 – „Pista de audit pentru contract”, document care reflectă etapa procedurală în care se află Contractul de Finanțare, formular pe care semnează fiecare dintre reprezentanții compartimentelor care avizează Contractul de Finanțare.

Expertul SEC va completa Contractul de Finanţare, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli, Angajamentul Bugetar Individual, Fișa de verificare a contractului şi Pista de audit pentru contract în cel mult 2 zile de la data primirii tuturor documentelor din partea beneficiarului.

După completarea tuturor formularelor menţionate mai sus, expertul SEC le transmite şefului SEC, care va aviza Fișa de verificare a contractului, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli şi Angajamentul Bugetar Individual în cel mult 1 zi. Dacă şeful SEC va identifica erori, acestea vor fi remediate de către expertul SEC în cadrul aceleiaşi zile. Seful SEC va semna si Contractul de Finantare.

Avizarea Contractelor de Finanțare - Angajamentelor legale

Contractele de Finanțare se avizează de către consilierul juridic, controlul financiar preventiv propriu și aprobate ulterior de către Directorul CRPDRP.

Avizarea de către Consilierul juridic

În cel mult 1 zi de la avizarea Fișei de verificare a contractului (Formularul L/C 1.4) și semnarea Contractului de Finanțare de către șeful SEC expertul cu atribuții de contractare SEC transmite către Consilierul juridic-CRPDRP pentru avizarea Contractelor de Finanțare, următoarele:

2 exemplare în original ale Contractului de Finanțare şi anexele acestuia;

Fişa de Verificare a Contractului;

Pista de audit (L/C1.14).

Din punct de vedere juridic, Consilierul Juridic de la nivelul CRPDRP procedează la:

Controlul legalităţii contractului conform legislaţiei în vigoare;

Verificarea Contractului de Finanțare și anexele acestuia, cu respectarea prevederilor legale și conformitatea cu contractul cadru și anexele reglementate procedural;

Semnează în pista de audit(L/C1.14).

Consilierul juridic vizează Contractele de Finanţare şi semnează pista de audit în cel mult 1 zi lucrătoare sau solicită documente justificative suplimentare de la Beneficiar, atunci când considera că este cazul, în vederea avizării. Aceste solicitări sunt formulate în scris și transmise expertului cu atribuții de contractare din cadrul Serviciului Evaluare - Contractare.

În cazul solicitării în scris de informații suplimentare de către Consilierul Juridic CRPDRP, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC care a pregătit respectivul Contract de Finanțare, solicită Beneficiarului informațiile suplimentare, prin intermediul formularului „Solicitare informații suplimentare” (L/C1.3). Termenul de răspuns la aceste informaţii este de cel mult 3 zile de la data primirii solicitării de către Beneficiar.

În cazul contractelor pentru care s-au solicitat informații suplimentare (formular L/C1.3), după primirea acestor informații de la Beneficiar, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, reia fluxul procedural în vederea obținerii vizei de la consilierul juridic, transmițând aceste informații printr-o Notă de transmitere internă. Notele de transmitere internă vor fi semnate de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC care a întocmit documentația și de șeful de serviciu SEC.

Dacă sunt solicitate informaţii suplimentare, termenul de avizare de către consilierul juridic se va prelungi cu perioada în care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaugă 1 zi lucrătoare după primire.

În cazul în care Beneficiarul nu răspunde la informațiile suplimentare solicitate în termenul prevăzut și nu notifică Autoritatea Contractantă de întârzierea transmiterii răspunsului la informațiile suplimentare, atunci expertul SEC anulează Contractul de Finanțare întocmit și-l claseaza ca și „contract neîncheiat”.

Avizarea de către Controlul Financiar Preventiv Propriu

După obținerea vizei de la consilierul juridic-CRPDRP, expertul cu atribuții de contractare SEC, transmite Contractele de Finanţare însoţite de documentaţia aferentă pentru avizare la Controlul Financiar Preventiv Propriu de la nivelul CRPDRP.

Controlul financiar preventiv propriu (CFPP) se face de către expertul controlor financiar din cadrul CRPDRP, în conformitate cu prevederile legale în vigoare cu privire la atribuţiile şi exercitarea Controlului Financiar Preventiv.

Odată cu Contractul de Finanțare și anexele acestuia, expertul cu atribuții de contractare SEC, transmite CFPP pentru activitatea de control, Dosarul administrativ al Contractului de Finanțare care cuprinde toate documentele aferente contractului respectiv.

Conform reglementărilor legale în vigoare, controlorii financiari din cadrul Serviciului Control financiar preventiv din cadrul CRPDRP, verifică dacă documentele justificative corespunzătoare Contractului de Finanţare respectă cerinţele de legalitate, regularitate şi încadrare în limitele angajamentelor bugetare aprobate.

Controlorii financiari acordă viza după ce verifică realitatea şi legalitatea, certificată anterior prin semnătura conducătorilor serviciilor de specialitate implicate până în momentul acestei operaţiuni. Controlorii financiari avizează prin semnătură și ștampilă Contractul de Finanțare (angajamentul legal), Angajamentul Bugetar Individual, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli, semnează pista de audit (L/C1.14) şi transmite documentatia vizată expertului Serviciului Evaluare Contractare.

În caz de neavizare, controlorii financiari întocmesc fie o solicitare scrisă, prin care se solicită informații suplimentare pentru a clarifica informații din dosarul Beneficiarului cu privire la legalitate, regularitatea acestora, fie o notă prin care refuză avizarea finanțării și justifică refuzul acordării vizei. În ambele situații, CFPP va consemna în documentul completat motivul/motivele refuzului. Refuzul CFPP de avizare a finanțării și solicitarea de informații suplimentare va fi înregistrat la Secretariatul CRPDRP.

În cazul solicitării în scris de informații suplimentare de către controlorul financiar din cadrul CRPDRP, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC care a pregătit respectivul Contract de Finanțare, solicită Beneficiarului informațiile suplimentare, prin intermediul formularului „Solicitare informații suplimentare” (L/C1.3). Termenul de răspuns la aceste informaţii este de cel mult 3 zile de la data primirii solicitării de către Beneficiar.

În cazul contractelor pentru care s-au solicitat informații suplimentare (formular L/C1.3), după primirea acestor informații de la Beneficiar, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, reia fluxul procedural în vederea obținerii vizei de la controlorul financiar, transmițând aceste informații printr-o Notă de transmitere internă. Notele de transmitere internă vor fi semnate de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC care a întocmit documentația și de șeful de serviciu SEC.

Avizarea contractului de către controlorii CFPP se va realiza în cel mult 3 zile de la primirea contractului şi a documentelor din dosarul administrativ.

Dacă sunt solicitate informaţii suplimentare, termenul de avizare de către CFPP se va prelungi cu perioada în care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaugă 1 zi lucrătoare după primire.

În cazul în care Beneficiarul nu răspunde la informațiile suplimentare solicitate în termenul prevăzut și nu notifică Autoritatea Contractantă de întârzierea transmiterii răspunsului la informațiile suplimentare, atunci expertul SEC anulează Contractul de Finanțare întocmit și-l claseaza ca și „contract neîncheiat”.

În situația în care un Contract de Finanțare nu primește avizare CFPP, sau aprobarea Directorului CRPDRP, Beneficiarul va fi notificat de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul CRPDRP (prin intermediul Formularului L/C1.16.1 – Nota de constatare a neîncheierii contractului) și concomitent expertul clasează proiectul cu statutul „neîncheiat” (Înregistrare în formularul L/C1.13) conform procedurii.

Aprobarea de către Directorul CRPDRP

Verificarea de către expertul cu atribuții de contractare SEC a corectitudinii întocmirii contractului se consemnează și prin completarea Fișei de verificare L/C1.4, pentru a preveni riscul ca un

Contract de Finanțare să se transmită neavizat sau incomplet către Directorul CRPDRP sau către Beneficiar.

Termenul pentru întocmirea de către expertul cu atribuţii de contractare din cadrul SEC a Contractelor de finanţare, cât şi a documentelor aferente acestuia este de 2 zile lucrătoare de la primirea tuturor documentelor din partea Beneficiarului.

După întocmirea acestora și avizarea de către consilierul juridic și controlorii CFPP, expertul SEC le transmite Directorului CRPDRP spre aprobare, conform reglementărilor în vigoare. Directorul CRPDRP va semna Contractele de finanţare în maxim 2 zile de la primirea acestora din partea expertului SEC responsabil. Directorul CRPDRP aprobă și semnează două exemplare originale ale Contractului de Finanțare.

După aprobarea Contractului de Finanțare de către Directorul CRPDRP, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC trebuie să completeze informațiile în Registrul privind situația Contractului de Finanțare (formularul L/C 1.13).

După semnarea Contractelor de către Directorul CRPDRP, Secretariatul CRPDRP completează şi semnează în pista de audit (L/C1.14). Aceasta se transmite împreună cu contractele semnate, către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC-CRPDRP.

După primirea documentelor de la secretariatul CRPDRP, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC îndeplineşte următoarele atribuţii:

Verifică existența tuturor vizelor pe Contractul de Finanțare;

Stampilează cu ștampila CRPDRP fiecare pagină a Contractului și fiecare pagină din anexele acestuia;

Înregistrează Contractele (L/C1.1) în Registrul privind situația contractului (L/C1.13) completând celulele cu toate informațiile până la acel moment, dând Contractului număr de înregistrare.

Prezintă spre semnare Contractul de Finanțare către Beneficiar, la termenul precizat în Notificarea transmisă acestuia.

Transmite o Adresa către Beneficiarii ale căror contracte nu au fost încheiate, însoțită de Formularul L/C1.16.1 și îi informează asupra motivelor de neîncheiere a Contractului de Finanțare. Adresa va fi ștampilată și va primi număr de înregistrare de la secretariatul CRPDRP și va fi transmisă în 2 zile lucrătoare de la data refuzului de a se încheia Contractul de Finanțare din partea consilierului juridic, controlorilor CFPP, sau Directorului CRPDRP.

Semnarea contractelor de finanțare de către Beneficiar

Toate Contractele de Finanțare (L/C1.1) se întocmesc și se aprobă la nivel CRPDRP și se semnează de către Beneficiar la sediul CRPDRP.

În momentul semnării de către Beneficiar, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC-CRPDRP verifică dacă Contractul de Finanțare este semnat din partea Beneficiarului de către reprezentantul legal al contractului, așa cum este menționat în conținutul Contractului de Finanțare, pe care îl verifică printr-un act de identitate.

În cazul în care reprezentantul legal nu poate fi prezent la sediul CRPDRP, semnarea Contractului de Finanțare (L/C1.1) se face de un împuternicit al reprezentantului legal (prin procură autentificată la notariat). În acest sens, persoana împuternicită în vederea semnării Contractului de Finanţare va prezenta procura notarială în original, însoţită de actul de identitate. Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, legitimează împuternicitul reprezentantului legal al Contractului, prin prezentarea actului de identitate al acestuia și legalitatea procurii notariale prezentate.

Semnarea Contractului de Finanțare la sediul CRPDRP se va face în prezenţa expertului SEC din cadrul CRPDRP responsabil de întocmirea întregii documnetaţii aferente semnării acestuia. Expertul SEC - CRPDRP prezintă Beneficiarului condițiile contractuale și pașii procedurali.

După semnarea de către Beneficiar a Contractului de Finanțare, un exemplar original împreună cu anexele sale este înmânat Reprezentantului legal al Beneficiarului. Un exemplar original împreună cu anexele sale sunt atașate dosarului administrativ înfiinţat la nivelul CRPDRP, de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC.

Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC transmite copii xerox ale Contractelor de Finanțare la Serviciul Autorizare Plăți din cadrul CRPDRP și către expertul cu atribuții de contabilitate de la nivelul CRPDRP, pe baza unei Note interne de transmitere, în termen de 2 zile de la semnarea de către Beneficiar.

În cazul în care reprezentantul legal al Beneficiarului nu se prezintă la CRPDRP, în termenul precizat în Notificarea primită pentru semnarea contractului şi nu notifică în mod oficial CRPDRP cu privire la motivele neprezentării, atunci expertul SEC anulează Contractul de Finanțare întocmit și îl claseaza ca și „contract neîncheiat”.

Atât Contractele de Finanțare (încheiate/neîncheiate), cât şi dosarele administrative care conțin documentele prezentate de către Beneficiar înainte de încheierea Contractului vor fi arhivate temporar de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, în arhive temporare, conform Manualului de proceduri pentru arhivare al APDRP.

În maxim 1 zi după semnarea tuturor contractelor de finanțare, expertul SEC întocmește o listă centralizatoare cu toate Contractele de Finanțare încheiate la nivelul CRPDRP, pe Sub-măsura 431.2, pe care o transmiste atât la DATL – APDRP, cât și expertului responsabil cu monitorizarea de la nivelul CRPDRP, pentru a fi incluse în sistemul de monitorizare al APDRP.

C5.2.4 Transmiterea unui exemplar al Contractului de Finanțare semnat (Act Adițional), la Oficiul Județean de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, de care aparține Beneficiarul

În termen de 2 zile de la semnarea Contractului de Finanţare de către Beneficiar, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC - CRPDRP transmite o copie a acestuia la SVCF-OJPDRP din judeţul de care aparţine Beneficiarul, pe baza unei Adrese de transmitere. În maxim 1 zi de la primirea acesteia, un expert SVCF-OJPDRP va transmite o copie şi către SVCP-OJPDRP. Expertul SEC va proceda similar (pe tot parcursul procedurii) și în cazul Actelor Adiționale.

Referentul sau expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC – CRPDRP responsabil cu completarea Registrului privind situația Contractului de Finanțare - Formularul L/C1.13, îl transmite electronic lunar către:

Contabilizare Plăți - CRPDRP;

Expertul din cadrul SEC - CRPDRP responsabil cu monitorizarea-transmitere saptămânală;

Oficiile județene care fac parte din Centrul Regional.

C5.2.5 Avizarea solicitării de modificare a Contractului de Finanțare

Contractul de Finanţare L/C1.1, semnat de Autoritatea Contractantă şi de către beneficiar, poate fi modificat în conformitate cu dispoziţiile Articolului 9 din Anexa I – Prevederi generale, dacă circumstanţele de executare a contractului s-au schimbat începând de la data iniţială a semnării contractului.

Modificările contractului de finanțare (L/C1.1) trebuie să fie specificate:

printr-un Act adiţional (L/C1.6.1)

sau

în baza unei Note de Aprobare (L/C1.10), documente care devin parte integrantă din

Contractul de Finanţare.

Principiile generale care stau la baza modificării Contractului de Finanţare, prin Act Adiţional (L/C1.6.1) /Nota de aprobare (L/C1.10), sunt următoarele:

Existența unor raţiuni justificate de modificare a Contractului de Finanțare;

Modificările solicitate la Contractul de Finanţare nu vor afecta funcționabilitatea Contractului și vor respecta cerințele obligatorii pe care trebuia să le îndeplinească GAL la momentul încheierii Contractului de Finanțare;

Valoarea totală eligibilă nerambursabilă aprobată și prevăzută în Contract nu poate fi depăşită;

Modificările Contractului pot să fie efectuate numai în cursul duratei de execuţie a Contractului şi nu pot avea efecte retroactive;

Scopul Actului adiţional(L/C1.6.1)/Notei de aprobare (L/C1.10) trebuie să fie strâns legat de natura Contractului de Finanțare.

Semnarea de către Beneficiar a tuturor actelor adiţionale, inclusiv pentru cele care fac parte din eşantion, se face de către beneficiar la nivel regional SEC – CRPDRP în prezenţa unui reprezentant al SEC-CRPDRP și urmează același flux procedural stabilit pentru semnarea contractelor.

Cazuri care nu necesită întocmirea de Act Adițional

Următoarele cazuri nu fac obiectul unui Act Adiţional şi se aprobă la nivelul OJPDRP de către Directorul Adjunct OJPDRP prin intermediul „Notei de aprobare privind modificarea contractului (formularul L/C1.10):

Schimbarea adresei sediului administrativ;

Schimbarea contului bancar sau al băncii pentru Beneficiar;

Înlocuirea responsabilului legal al Contractului;

Alte situații temeinic justificate (care nu fac obiectul amendării Contractului de Finanțare prin Act Adițional); aceste situații pot fi legate de modificări ale Raportului Inițial – pentru „componenta b”, care prevăd:

o schimbarea calendarului de desfășurare a activitaților ca încadrare în timpul de execuție;

o numărul de participanți la evenimente (se acceptă diferențe de max. 20%);

o schimbarea etapelor din cadrul unei activități care nu afectează însă realizarea acesteia.

Beneficiarul poate efectua modificări bugetare, în sensul realocărilor între liniile bugetare, dacă acestea nu schimbă scopul principal al Contractului şi modificarea se limitează la maxim 10% din suma totală inițială din Contractul de Finanțare, fără a se modifica valoarea totală eligibilă nerambursabilă înscrisă în Contractul de Finanțare, pentru ambele componente (a și b) ale Sub-măsurii 431.2.

Pentru a prezenta modificările pe care le solicită la Contractul de Finanțare, în vederea aprobării, fără să fie necesară încheierea unui Act Adițional, Beneficiarul va depune o Notă Explicativă (formularul L/C1.5), la SVCF – OJPDRP, însoțită de documente justificative, după caz.

Pentru a modifica Contractul de Finanţare, expertul de la SVCF – OJPDRP verifică Nota Explicativă – Formularul L/C 1.5 (însoțită și de documente anexe – dacă este cazul). Expertul SVCF – OJPDRP analizează modificările propuse și stabilește concluziile cu privire la solicitarea Beneficiarului în termen de 3 zile de la înregistrarea solicitării. În cazul în care se solicită informații

suplimentare din partea Beneficiarului, acest termen se prelungește cu perioada în care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaugă 1 zi lucrătoare după primire.

1. În cazul solicitării de modificare a contului de trezorerie/bancă sau a adresei Bancii înscrise în Contractul de Finanţare, expertul SVCF-OJPDRP verifică dacă beneficiarul a depus în original, acordul scris al băncii înscrise în Contractul de Finanţare şi adresa de confirmare a noului cont şi a băncii aferente.

În cazul în care banca rămâne aceeaşi şi se modifică doar contul IBAN (care reprezintă un şir de 24 de caractere ce identifică în mod unic la nivel internaţional contul unui client la o bancă, cod utilizat pentru procesarea plăţilor în lei sau valută) expertul SVCF - OJPDRP verifică dacă beneficiarul a depus adresa de la bancă în original, în care se specifică modificarea contului IBAN.

2. În cazul solicitării de înlocuire a Responsabilului legal al Contractului , expertul SVCF OJPDRP verifică dacă:

Noul Reprezentant legal are calitatea de reprezentare potrivit actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii respective şi conform statutului/actului constitutiv al persoanei juridice respective sau, dacă are procură notarială prin care noul reprezentant legal este împuternicit de către reprezentantul persoanei juridice în relaţia cu APDRP şi AM PNDR;

prezintă copie după actul de identitate, cazier judiciar, Hotărârea Adunării Generale a Asociaţilor semnată de către asociaţi prin care fostul reprezentant este revocat din funcţie şi decizia de numire a noului responsabil legal, având această calitate în conformitate cu prevederile legale care reglementează domeniul respectiv de activitate (actul normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii juridice respective) etc.

3. Alte situaţii temeinic justificate, vor fi prezentate în Nota explicativă, cu încadrarea în prevederile de mai sus pentru situația în care nu este nevoie de încheierea Actului Adițional.

În toate aceste cazuri de modificare a Contractului de Finanţare, expertul din cadrul SVCF-OJPDRP verifică Nota explicativă pentru modificarea contractului (formularul L/C1.5 care se regăseşte pe site-ul APDRP) înregistrată de Beneficiar la secretariatul OJPDRP.

După verificarea documentară şi analiză, în cazul în care modificările propuse de beneficiar sunt aprobate, expertul SVCF-OJPDRP completează „Nota de aprobare a modificării Contractului de Finanţare” (formularul L/C1.10), în situația în care care nu se impune încheierea unui Act Adițional.

În cazul în care expertul SVCF constată absenţa unui document solicită informații suplimentare (L/C1.3). Termenul de răspuns al Beneficiarului este de 3 zile lucrătoare pentru documentul lipsă.

În cazul în care Beneficiarul nu răspunde la informaţiile suplimentare solicitate în termenul prevăzut şi nu notifică Autoritatea Contractantă de întârzierea transmiterii răspunsului la informaţiile suplimentare, atunci expertul SCVF va notifica Beneficiarul cu privire la neacceptarea modificării propuse (formularul L/C1.11).

De asemenea, în cazul în care modificările solicitate de către Beneficiar nu sunt conforme scopului contractului sau legislației, fac obiectul unui Act Adițional, sau informațiile prezenate sunt insuficiente pentru avizarea modificărilor, expertul SCVF va notifica Beneficiarul cu privire la neacceptarea modificării propuse (formularul L/C1.11).

După întocmire, Nota de aprobare/neaprobare a modificării Contractului de Finanțare este înaintată șefului SVCF – OJPDRP în vederea verificării, în termen de 1 zi de la transmitere. În cazul în care șeful SVCF constată inadvertențe în cadrul documentului, solicită expertului SVCF remedierea acestora, în aceeași zi.

În urma primirii avizului șefului SVCF-OJPDRP, Nota de aprobare/neaprobare a modificării Contractului de Finanțare este înaintată spre aprobare către Directorul Adjunct OJPDRP. Acesta

avizează documentul în maxim 2 zile de la primire. Beneficiarul va fi notificat de către expertul SVCF cu privire la rezultatul analizei solicitării de modificare a contractului prin intermediul formularului L/C 1.11, în termen de 1 zi de la avizarea Notei de aprobare/neaprobare a modificării Contractului de Finanțare.

În cazul în care modificările propuse au fost aprobate, după aprobarea „Notei de aprobare privind modificarea contractului” (formularul L/C1.10) de către Directorul Adjunct OJPDRP, o copie a documentaţiei este transmisă de către expertul SVCF-OJPDRP către SVCP – OJPDRP, pentru a fi ataşată la dosarul cererii de plată al proiectului.

După avizarea Notei L/C1.10 de către Şeful SVCF-OJPDRP şi aprobarea de către Directorul Adjunct OJPDRP, un exemplar (cel cu semnăturile expertului/ experţilor SVCF, şefului SVCF şi Directorului OJPDRP) rămâne la OJPDRP ataşat la dosarul administrativ şi al doilea exemplar (cel cu semnătura Directorului Adjunct OJPDRP) este transmis, împreună cu L/C1.10.1 “Fişa de verificare a Notei de aprobare” şi documentelor care au stat la baza întocmirii L/C1.10, de către expertul din cadrul SVCF- OJPDRP,către SEC - CRPDRP. Termenul de transmitere este de 2 zile de la notificarea beneficiarului cu privire la aprobarea modificării Contractului de Finanțare.

Transmiterea acestor documente de la OJPDRP către -SEC - CRPDRP se va face prin intermediul unei adrese semnată de către Directorul Adjunct OJPDRP, în care se va specifica necesitatea atașării acestora la Dosarul Administrativ. Atașarea la Dosarele Administrative ale contractului se realizează de către un expert cu atribuții de contractare, după înregistrarea acestora în formularul L/C1.13 – „Registrul unic privind situaţia contractului”.

După primirea de la SVCF-OJPDRP a acestor documente, un expert SEC-CRPDRP va transmite copii xerox ale Notelor de aprobare privind modificarea Contractului (formularul L/C1.10) către Şeful SAP-CRPDRP, pe baza unei adrese de transmitere.

Cazuri care fac obiectul unui Act Adițional (L/C1.6.1)

Următoarele cazuri fac obiectul întocmirii unui Act Adițional :

Modificări în conținutul Anexei V - „Planul de Dezvoltare Locală” la Contractul de Finanțare (doar cu acordul AM PNDR), fără a schimba criteriile de eligibilitate și punctajul obținut la selecție;

Modificări ale tipurilor de activități și a numărului acestora, menționate în Raportul Inițial, pentru componenta „b” a Sub-măsurii 431.2;

Rectificarea bugetului prin realocari ale valorilor între capitolele acestuia, mai mari de 10% din suma înscrisă iniţial în cadrul bugetului, fără a majora valoarea totală eligibilă angajată prin Contractul de Finanțare, pentru ambele componente (a și b) ale Sub-Măsurii 431.2;

Modificarea duratei de execuție a Contractului.

Modificări în legislația europeană sau națională/modificări procedurale care impun modificarea Contractului.

Alte situații temeinic justificate (ex: schimbarea auditorului,TVA-ul, etc.).

Modificarea prin Act Adițional

1. La solicitarea Beneficiarului

La nivel OJPDRP–SVCF, Beneficiarul depune o solicitare de modificare a Contractului de Finanțare, printr-o Notă explicativă (formularul L/C 1.5), la care poate atașa documente anexă - după caz.

Expertul SVCF verifică, în termen de 3 zile de la înregistrarea la OJPDRP, documentaţia depusă de către Beneficiar şi procedează la prezentarea concluziilor în urma acestor verificări, completând Raportul L/C1.8. - Partea I cu mențiunea că este/nu este necesară încheirea de act adiţional şi acesta va fi transmis la SEC- CRPDRP. Expertul SVCF-OJPDRP consemnează în Raportul L/C1.8 observaţii, clarificări şi concluzii cu privire la analiza documentară.

În cazul în care se solicită beneficiarului informații suplimentare, termenul de completare a Raportului L/C 1.8 se prelungește cu perioada în care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaugă 1 zi lucrătoare după primire. În cazul în care expertul SVCF constată absenţa unui document solicită informații suplimentare (L/C1.3). Termenul de răspuns al Beneficiarului este de 3 zile lucrătoare pentru documentul lipsă.

În cazul în care Beneficiarul nu răspunde la informaţiile suplimentare solicitate în termenul prevăzut şi nu notifică Autoritatea Contractantă de întârzierea transmiterii răspunsului la informaţiile suplimentare, atunci expertul SCVF va notifica Beneficiarul cu privire la neacceptarea modificării propuse (utilizând formularul L/C1.11).

Raportul L/C1.8 (cu concluziile aferente Părţii I) este verificat de către Şeful SVCF-OJPDRP în termen de 1 zi de la primire și transmis spre aprobare Directorului Adjunct OJPDRP. Acesta aprobă Raportul în termen de 2 zile de la primire. În urma aprobării de către Directorul Adjunct OJPDRP, expertul SVCF-OJPDRP transmite Raportul L/C 1.8 prin intermediul unei Adrese de transmitere împreună cu documentaţia care fundamentează solicitarea beneficiarului, către SEC-CRPDRP.

La nivelul CRPDRP- SEC, Şeful SEC primeşte adresa de transmitere însoţită de Raportul de analiză a cererii de amendare a Contractului de Finanţare - formularul L/C1.8, pe care care le repartizează (cu rezoluţie datată şi semnată) unui expert cu atribuţii de contractare din cadrul SEC.

Expertul se asigură că documentaţia primită în vederea analizării este înregistrată în Registrul C1.13.

Pentru orice tip de modificare a Contractului de Finanţare, expertul SEC va solicita în scris la SAP-CRPDRP, printr-o adresă, situaţia plăţilor efectuate Beneficiarului care solicită modificarea Contractului de Finanţare.

Dacă „Raportul de analiză a cererii de amendare a Contractului de Finanţare” – (formularul L/C1.8) impune încheierea Actului Adițional, Beneficiarul este notificat prin intermediul formularului L/C 1.9 „Notificarea de acceptare a modificărilor prin Act Adițional”, de către expertul SEC-CRPDRP, în termen de 2 zile de la aprobarea cererii de amendare a Contractului de Finanțare la nivelul CRPDRP.

Dacă se solicită modificarea Planului de Dezvoltare Locală, se cere Beneficiarului (GAL) prin „Notificarea de acceptare a modificărilor prin Act Adițional” să prezinte și acordul AM PNDR, în privința modificărilor solicitate, înainte de încheierea Actului Adițional.

După primirea Notificării L/C1.9, Beneficiarul întreprinde acțiunile pentru obținerea acordului din partea AM PNDR și va transmite solicitările în acest sens, sub forma unui document care să conțină informațiile din Nota explicativă. Acordul AM PNDR poate să se facă pe acest formular care să fie returnat Beneficiarului și care să fie prezentat la încheierea Actului Adițional.

La două zile de la primirea acordului din partea AM PNDR, Beneficiarul va transmite la SEC-CRPDRP, acordul AM PNDR privind modificarea Planului de Dezvoltare Locală.

După primirea acestui acord, expertul SEC-CRPDRP, va iniția elaborarea Actului Adițional parcurgând pașii procedurali prevăzuți la elaborarea și semnarea Contractului de Finanțare, respectând totodată tremenele procedurale stabilite pentru semnarea Contractelor de Finanțare

Dacă prin „Raportul de analiză a cererii de amendare a Contractului de Finanţare” – (formularul L/C1.8), nu se acceptă încheierea Actului Adițional, Beneficiarul este notificat prin intermediul

formularului L/C 1.7. „Notificarea de neacceptare a Actului Adițional” (formular L/C.1.7) va fi completată de către expertul SEC si transmisă Beneficiarului în termen de 2 zile de la neaprobarea cererii de amendare a Contractului de Finanțare, la nivelul CRPDRP.

2. La solicitarea Autorității Contractante

În cazul în care pe durata derulării Contractului de Finanțare intervin modificări ale legislației europene sau naționale/modificări procedurale aplicabile Contractului, Autoritatea Contractantă va iniția procesul de semnare a unui Act Adițional în vederea armonizării prevederilor contractuale cu modificările intervenite.

În maxim 5 zile de la identificarea unei astfel de situații, Direcția/Serviciul din cadrul APDRP care sesizează situația intrevenită, va înștiința în scris SEC – CRPDRP în vederea demarării procesului de semnare a Actului Adițional.

În maxim 3 zile de la înștiințare, un expert din cadrul SEC – CRPDPR va transmite Beneficiarului o Notificare privind modificarea Contractului de Finanțare prin Act Adițional (formular L/C 1.12). Beneficiarul va fi informat cu privire la motivele pentru care se impune modificarea contractului și i se va transmite să se prezinte în termen de 10 zile pentru semnarea Actului Adițional la Contract.

Notificarea privind modificarea Contractului de Finanțare prin Act Adițional (formular L/C 1.12) se completează de către un expert SEC – CRPDRP și este verificată de către șeful SEC – CRPDRP în termen de 1 zi de la primitea din partea expertului SEC. După semnarea de către șeful SEC, notificarea este transmisă Directorului CRPDRP pentru avizare. Acesta avizează documentul în termen de maxim 2 zile de la primire.

C5.2.6 Elaborarea și semnarea Actelor Adiționale la Contractul de Finanțare încheiat între APDRP - CRPDRP și Beneficiari

În cel mult 2 zile lucrătoare de la transmiterea către Beneficiar a formularului L/C 1.12 „Notificare privind modificarea Contractului de Finanțare prin Act Adițional” sau L/C 1.9 – „Notificare de acceptare a modificărilor prin Act Adițional”, expertul SEC va completa Actul Adițional (Formularul L/C1.6.1), cu excepția situației in care se solicită acordul AM PNDR privind modificarea Anexei V. În cadrul notificării de acceptare a actului adițional se va preciza un termen de 15 zile în care Beneficiarul să se prezinte la sediul CRPDRP în vederea semnării actului adițional.

În cazul în care se solicita acordul AM PNDR privind modificarea Anexei V, iar Beneficiarul are obligația de a prezenta și acordul AM PNDR în acest sens, Actul Adițional se va încheia numai după ce Beneficiarul, la două zile de la primirea acordului din partea AM PNDR, îl va transmite la SEC-CRPDRP, având din acel moment un termen de 15 zile pentru a se prezenta la sediul CRPDRP în vederea semnării Actului Adițional. După elaborarea Actului Adițional, expertul SEC îl va verifica prin completarea „Fișei de verificare a Actului Adițional” (Formularul L/C1.4.1), completând totodată și Pista de audit (Formularul L/C1.14).

Expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC se asigură că Actul Adițional parcurge aceiaşi paşi ca și în cazul Contractului de Finanţare, respectă aceleaşi termene de avizare și urmărește înregistrearea de către referent în formularul L/C1.13.

Actul Adițional va fi semnat (înainte de a primi avizul Direcțiilor de specialitate) și de către Seful SEC – CRPDRP.

În cazul în care pe parcursul avizării de către departamentele juridic, CFPP și de către Directorul CRPDRP, Beneficiarului i se solicită Informații Suplimentare prin formularul L/C1.3., iar acesta nu răspunde la informațiile suplimentare solicitate în termenul prevazut și nu notifică Autoritatea Contractantă de întarzierea transmiterii raspunsului la informațiile suplimentare, atunci expertul

SEC anexează documentația primită de la Beneficiar la dosarul administrativ și Beneneficiarul este notificat de neacceptarea Actului Adițional (formularul L/C1.7).

Beneficiarul va semna două exemplare ale Actului Adițional, la sediul CRPDRP, în prezența unui reprezentat al SEC-CRPDRP. Un exemplar original va fi dat Beneficiarului, al doilea va fi atașat dosarului administrativ de la nivelul SEC-CRPDRP.

În cazul în care reprezentantul legal al Beneficiarului nu se prezintă la CRPDRP, în termen de 15 zile de la primirea înştiinţării pentru semnarea Actului Adițional şi nu notifică în mod oficial CRPDRP cu privire la motivele neprezentării, atunci expertul SEC anulează Actul Adițional întocmit.

În termen de 2 zile de la semnarea de către Beneficiar, expertul SEC va transmite o copie a Actului Adițional la SAP-CRPDRP și o copie a acestuia la SVCF-OJPDRP. Un expert SVCF – OJPDRP va transmite o copie a Actului Adițional și la SVCP-OJPDRP, în maxim 1 zi de la primirea documentelor din partea SEC – CRPDRP.

În cazul în care Actul Adițional este inițiat de Beneficiar, în situația în care Beneficiarul nu se prezintă la CRPDRP în vederea semnării Actului Adițional în termen de 15 zile, conform „Notificării de acceptare a modificărilor prin Act Adițional” (formular L/C 1.9), fără a înștiința Autoritatea Contractantă cu privire la motivele întârzierii, expertul SEC – CRPDRP va transmite acestuia o adresă de înștiințare prin care i se va comunica neîncheierea Actului Adițional cât și invalidarea aprobării modificărilor solicitate prin Nota explicativă de modificare a contractului.

Notă

Pe parcursul tuturor etapelor procedurale aferente întocmirii și semnării Contractului de Finanțare/Actelor Adiționale, persoanele responsabile de derularea pașilor procedurali vor completa și vor semna Pista de audit (Formular L/C1.14).

C.5.2.7 Încetarea contractului

În cazul în care încetarea Contractului este unilaterală, procedura de încetare a Contractului de Finanțare este demarată de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, după ce acesta analizează motivele rezilierii invocate în IRD 0.1/ Raportul de verificare a etapelor parcurse de Beneficiar până la momentul constatării neregularității (dacă este cazul).

Formularul IRD 0.1 reprezintă „Nota de descoperire a unei neregularități”, iar expertul SEC cu atribuții de contractare, care a descoperit neregula, urmează pașii procedurali în conformitate cu Manualul de Constatare Nereguli și Recuperare datorii, Etapa IRD0: Semnalarea neregulii. Controlul preliminar.

Încetarea Contractului poate fi și cu acordul părților sau la inițiativa Beneficiarului. Astfel, în situația în care încetarea Contractului este unilaterală (din culpa Beneficiarului la inițiativa Agenției) sau cu acordul părților, expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC va întocmi o „Notă de aprobare a încetării contractului”, (formularul L/C1.16) , în care se vor specifică motivele încetării. Nota se întocmește în termen de 2 zile de la momentul încetării Contractului și se transmite spre avizare șefului SEC. Acesta o avizează în termen de 2 zi de la primire și o înaintează spre avizare și consilieruli juridic, care o semenază în maxim 1 zi. Ulterior semnării de către consilierul juridic, Nota se transmite spre aprobare Directorului CRPDRP. Aceasta o avizează în maxim 2 zile de la primire.

„Nota de aprobare a încetării Contractului” (formularul L/C1.16), conținând toate semnăturile și aprobată de către Directorul CRPDRP este anexată de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC la Dosarul Administrativ.

După aprobarea Notei de către Directorul CRPDRP, Beneficiarul va fi înștiințat prin intermediul formularului L/C1.17-„Înștiințarea Beneficiarului asupra încetării contractului”, întocmit de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data semnării de către Directorul CRPDRP, respectând aceleași principii de semnare și transmitere.

Formularul L/C1.17 va fi înregistrat în registrul L/C1.13, în care va fi precizat și motivul încetării.

O copie a „Notei de aprobare a încetării Contractului”, se transmite de către expertul cu atribuții de contractare din cadrul SEC, cu adresă de înaintare, la: DCA, Direcția Coordonare Programe, SAP-CRPDRP, SVCF-OJPDRP, în termen de 2 zile de la semnarea acesteia de către Directorul CRPDRP. Un expert SVCF-OJPDRP va tramsmite o copie a Notei, la SVCP-OJPDRP, în termen de 1 zi de la primirea acesteia de la SEC- CRPDRP

Înființarea Dosarului Administrativ

Dosarul administrativ al contractului se înfiinţează la nivelul fiecărei structuri a

APDRP care gestionează acest contract, respectiv: SEC – CRPDRP, SVCF – OJPDRP şi Serviciul LEADER –DATL.

Expertul cu atribuții de contractare de la nivelul SEC –CRPDRP şi expertul de la SVCF –OJPDRP înfiinţează dosarul administrativ în momentul primirii de la Serviciul LEADER –DATL a listelor cu GAL-urile selectate/neselectate, câte unul pentru fiecare GAL în parte. Dosarul va fi completat pe parcursul derulării contractului cu toate documentele aferente acestuia, primite sau emise în conformitate cu prevederile procedurale.

Expertul de la Serviciul LEADER –DATL, înființează dosarul administrativ al Contractului în momentul stabilirii contractelor de verificat pe eșantion. Dosarul va cuprinde toate documentele aferente acestuia, primite sau emise în conformitate cu prevederile procedurale.

Capitolul 6: Verificarea pe eșantion a Contractelor de Finanțare de către Serviciul LEADER – DATL

După depunerea de către GAL a Raportului de Progres și verificarea acestuia de către SVCF - OJPDRP, prin completarea formularului RT 14.2 – 04.1, expertul SVCF – OJPDRP va completa, în fiecare semestru al fiecărui an calendaristic, fișele de completare a factorilor de risc aferente (formularele L/E2.1.1, L/E2.1.2 și L/E 2.1.3) astfel:

Pentru perioada contractuală aferentă anului 2011 și semestrele aferente anului 2012, se va completa Formularul L/E2.1.1 – „Fişa de completare a factorilor de risc pentru Contractele de Finanțare încheiate pe Sub-măsura 431.2 pentru semestrele aferente perioadei de la începutul implementării contractului de finanțare până la finalul anului 2012”;

Pentru semestrele aferente anului 2013 se va completa Formularul L/E2.1.2 – „Fişa de completare a factorilor de risc pentru Contractele de Finanțare încheiate pe Sub-măsura 431.2 – pentru semestrele anului 2013”;

Pentru semestrele anilor 2014 și 2015 se va completa Formularul L/E 2.1.3 – „Fişa de completare a factorilor de risc pentru Contractele de Finanțare încheiate pe Sub-măsura 431.2 – pentru semestrele anilor 2014 și 2015”;

Notă

Pentru etapa de verificare pe eșantion, semestrul va reprezenta un semestru calendaristic, care va începe cu luna ianuarie/iulie a anului calendaristic respectiv. Ca excepție, pentru primul eșantion, Raportul de Progres va fi depus strict pentru perioada de timp cuprinsă între începutul implementării Contractului de Finanțare și finalul anului calendaristic 2011, iar eșantionul va cuprinde numai această perioadă calendaristică.

Reguli de completare a factorilor de risc pentru semestrele cuprinse în perioada de la începerea implementării contractului până la finalul anului 2012

Factorii de risc I1, I2, I3 și I4 se completează prin consultarea datelor furnizate de către Beneficiar în cadrul Raportului de Progres depus (primul Raport de Progres depus va conține numai previziunile pentru prima perioadă de implementare, cuprinsă de la începerea implementării contractului până la finalul anului 2011). Din conținutul Rapoartelor de Progres vor fi preluate informații pentru stabilirea factorilor de risc atât în ceea ce privește bugetul estimativ pentru funcționare și animare, cât și previziunile pentru acțiunile ce vor fi întreprinse și proiectele ce vor fi selectate de către GAL.

Reguli de completare a factorilor de risc pentru semestrele anului 2013

Factorii de risc I1, I2, I3, I4 și I5 se completează prin consultarea datelor furnizate de către Beneficiar în cadrul Raportului de Progres care conține previziunile pentru semestrele anului 2013 și stadiul implementării strategiei.

Reguli de completare a factorilor de risc pentru semestrele anilor calendaristici 2014 și 2015

Factorii de risc vor fi completați prin consultarea Rapoartelor de Progres depuse de GAL, în cadrul cărora va fi analizat stadiul implementării proiectelor contractate ca urmare a selectării acestora de către GAL-uri, cât și informații privind bugetul semestrial estimativ pentru funcționare și animare prezentat în Rapoartele de Progres aferente anilor 2014 și 2015.

Scopul verificării prin sondaj a Contractelor cu risc ridicat, este ca Agenţia de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit să se asigure de corectitudinea implementării acțiunilor finanțate prin Sub-măsura 431.2.

După primirea Rapoartelor de Progres de la GAL-uri și întocmirea Fișelor de verificare a acestora, în termen de 3 zile calendaristice, expertul SVCF-OJPDRP va întocmi Fișa de completare a factorilor de risc (formularele L/E2.1.1, L/E2.1.2 și L/E 2.1.3). După completarea de către expertul SVCF, fișa va fi înaintată șefului SVCF - OJPDRP pentru avizare. Acesta va aviza documentul în maxim 2 zile de la primirea din partea expertului SVCF. În cazul sesizării unor eventuale inadvertențe în cadrul documentului, șeful SVCF va solicita remedierea acestora în cadrul aceleiași zile.

Ulterior avizării de către șeful SVCF, aceste formulare vor fi transmise printr-o Notă de înaintare către SEC-CRPDRP, în termen de maxim 1 zi, în vederea centralizării de către un expert SEC. Expertul SEC va verifica corectitudinea calculului efectuat pentru fiecare proiect în parte, înainte de a prelua datele în vederea centralizării; realizează centralizarea datelor primite din partea SVCF – OJPDRP, în maxim 2 zile de la primirea tuturor informațiilor necesare. În ziua finalizării centralizării, centralizatorul (formular L/E 7.3.3) este transmis de către expertul SEC-CRPDRP la SL-DATL – APDRP.

Pe baza informaţiilor transmise de către SEC – CRPDRP prin Formularele L/E7.3.3, Serviciului Leader – DATL, se va stabili eşantionul Contractelor de Finanțare ce urmează a fi verificate de către SL-DATL, în implementare.

Stabilirea eșantionului de către SL-DATL

Semestrial, la nivelul SL-DATL, un expert SL – DATL – APDRP va completa “Centralizatorul privind repartiția pe județe a Contractelor de Finanțare” (formular L/E7.3.1). Acest formular va cuprinde și o coloană în care va fi preluată valoarea riscului fiecărui contract în parte, conform centralizării transmise de către SEC – CRPDRP. Acest document va fi întocmit după primirea

tuturor centralizărilor din partea CRPDRP, în termen de maxim 5 zile de la primirea ultimului centralizator.

În eșantionul stabilit în baza „Centralizatorului privind repartiția pe județe a Contractelor de Finanțare” pot fi incluse și alte Contracte, în urma analizei Rapoartelor de progres și a Fișelor de verificare a acestora, primite de la SVCF – OJPDRP (conform precizărilor din capitolului 7.1).

Notă

Pentru etapa de verificare pe eșantion, semestrul va reprezenta un semestru calendaristic, care va începe cu luna ianuarie/iulie a anului calendaristic respectiv. Ca excepție, pentru primul eșantion, Raportul de Progres va fi depus strict pentru perioada de timp cuprinsă între începutul implementării Contractului de Finanțare și finalul anului calendaristic 2011, iar eșantionul va cuprinde numai această perioadă calendaristică.

Prin preluarea riscului total pentru fiecare contract din centralizările transmise de către SEC – CRPDRP, expertul SL – DATL – APDRP va completa “Centralizatorul contractelor în ordinea descrescatoare a riscului” (Formularul L/E7.3.3), în termen de 2 zile.

În baza acestui Centralizator (L/E7.3.3), se va stabili eşantionul Contractelor de Finanțare ce urmează a fi verificate în implementare, de către SL-DATL, în procent de maxim 5% din numărul total de Contracte încheiate, pe baza riscului calculat, în ordine descrescătoare, la care se pot adăuga contractele cu dificultăți în implementare stabilite în urma anlizei Rapoartelor de Progres și a Fișelor de verificare primite de la SVCF – OJPDRP. În aceste condiții, poate fi depășit procentul de 5% stabilit pentru numărul contractelor din eșantionul de verificare, dar nu mai mult de 10% din numărul total de proiecte.

Vor fi selectate contractele cu cel mai mare risc, iar în cazul în care sunt mai multe contracte cu același risc, se va selecta pentru verificarea pe eșantion, contractul care a obținut cel mai mare punctaj pentru un factor de risc în ordinea prezentării acestora (I1,I2,I3,I4,I5).

În ziua în care sunt stabilite contractele ce vor face parte din eșantionul de verificare, expertul SL – DATL - APDRP va completa Formularul L/E7.3.4 “Lista cu contractele de verificat pe eșantion”.

Toate formularele menționate mai sus vor fi întocmite de către expertul SL, verificate de șeful SL în aceeași zi și avizate de către Directorul DATL în maxim 3 zile de la primire.

După aprobarea de către Directorul DATL, “Lista cu contractele de verificat pe eșantion” va fi prezentată la DG-APDRP, în vederea aprobării. Directorul General poate solicita o completare a acesteia și cu alte contracte ce nu se regăsesc în „Lista cu contracte de verificat pe eșantion”.

Eșantionul cu contractele care vor fi verificate în implementare, se va stabili semestrial (cu excepția anului 2011, când se va stabili numai pentru perioada de implementare a Contractului aferentă acestui an calendaristic) de către SL-DATL, în termen de cel mult 10 zile din momentul primirii de la toate CRPDRP-urile a centralizărilor privind contractele de finanțare în ordinea descrescătoare a riscului, a Listei centralizatoare cu contractele încheiate la nivelul fiecărui CRPDRP și a Rapoartelor de Progres și a Fișelor de verificare ale acestora care se consideră neavizate la nivelul OJPDRP (prezintă bifa „NU” pe Fișa de verificare a Rapoartelor de Progres”).

După stabilirea „Listei cu contracte de verificat pe eșantion”, un expert SL – DATL – APDRP va întocmi, în termen de 2 zile, un Grafic Calendaristic de desfăşurare a Verificărilor pe Teren pentru proiectele incluse în eșantion (formular L/E 7.5). Acesta este transmis șefului SL – DATL spre verificare. Semnarea de către șeful SL se realizează în maxim 1 zi de la primirea documentului. Ulterior, calendarul este aprobat de Directorul DATL, în maxim 2 zile de la primirea din partea șefului SL.

Primirea documentelor de la CRPDRP

Semestrial, un expert SL-DATL trimite „Lista cu contracte de verificat pe eșantion” (formular L/E 7.3.4) la SEC-CRPDRP și SVCF – OJPDRP, în termen de 2 zile de la aprobarea acesteia de către DG-APDRP. În acest fel, OJPDRP, care este implicat în implementarea Contractelor de Finanțare pe Sub-măsura 431.2, va respecta procedural verificarea pe eșantion pentru Contractele stabilite, în conformitate cu prevederile capitolului 7, secțiunile 7.2 și 7.3, din prezentul Manual de Procedură.

Pentru Contractele de Finanțare care se regăsesc în „Lista cu contracte de verificat pe eșantion”, în maxim 2 zile lucrătoare de la primirea acestei liste, SEC-CRPDRP, va transmite la SL-DATL o copie a Contractelor de Finanțare încheiate, din eșantion, însoțită de toate anexele. În cazul în care contractele respective s-au regăsit în această listă și în unul dintre semestrele anterioare, fiind deja transmise copii după Contractele de Finanțare și anexele acestora la SL – DATL – APDRP, acestea nu vor fi retransmise.

CAPITOLUL 7: Urmărirea derulării contractului

7.1. Rapoarte de Progres

Semestrial, în prima decadă a fiecărui semestru Grupul de Acțiune Locală, completează formularul RT 14.2 - 04 – „Raport de progres” şi îl transmite la SVCF – OJPDRP.

După primirea raportului, în termen de trei zile, SVCF verifică Raportul de Progres, completând „Fișa de verificare a Raportului de Progres” (Formularul - RT 14.2 – 04.1).

Pot exista următoarele situații privind verificarea Raportului de Progres:

În „Fișa de verificare a Raportului de Progres” (Formularul - RT 14.2 – 04.1) toate rubricile sunt bifate cu „DA” sau ”NU ESTE CAZUL”; în aceste condiții Raportul de Progres se consideră avizat.

În această situație, Fișa de verificare a Raportului de Progres (Formularul - RT 14.2 – 04.1) și Raportul de Progres nu se transmit la SL – DATL.

În „Fișa de verificare a Raportului de Progres” (Formularul - RT 14.2 – 04.1) există o singură rubrică bifată „NU”; în aceste condiții, se urmărește următorul Raport de Progres depus de beneficiar. Dacă la verificarea următorului Raport există în „Fișa de verificare a Raportului de Progres” încă o rubrică bifată „NU”, atunci Fișele de verificare și cele două Rapoarte de Progres vor fi transmise la SL – DATL spre analiză și includerea în eșantionul de verificare a proiectelor. Originalele celor două formulare se păstrează la OJPDRP, în dosarul administrativ al Contractului de Finanțare.

În „Fișa de verificare a Raportului de Progres” (Formularul - RT 14.2 – 04.1) există mai mult de o bifă „NU”, atunci Fișa de verificare și Raportul de Progres vor fi transmise la SL – DATL spre analiză și includerea în eșantionul de verificare a proiectelor. Originalele celor două formulare se păstrează la OJPDRP, în dosarul administrativ al Contractului de Finanțare.

.Dacă în „Fișa de verificare a Raportului de Progres” se bifează „NU” la punctele 5 și/sau 6, rezultând că în cadrul unui semestru, GAL-ul a realizat mai puțin de 70% din acțiunile propuse în cadrul sub-măsurii 431.2 și/sau 70% din numărul de proiecte selectate în cadrul măsurilor 41 și 421, DATL va înștiința printr-o adresă AM PNDR cu privire la situația identificată, în vederea luării unor măsuri pe care le consideră necesare (ex: retragerea autorizației). În cazul în care Autorizația GAL este retrasă de AM PNDR, contractul aferent sub-măsurii 431.2 va fi reziliat și se va proceda la recuperarea eventualelor debite ale GAL-ului către APDRP.

Transmiterea Fișelor de verificare a Rapoartelor de Progres și a Rapoartelor de către SVCF – OJPDRP la SL – DATL se face în același interval în care OJPDRP transmite și Fișele de

completare a factorilor de risc către SEC – CRPDRP. SL DATL va transmite o copie a Rapoartelor de Progres către AM PNDR, în maxim 3 zile lucrătoare de la primire.

Dacă după verificarea pe eșantion, SL – DATL apreciază ca necorespunzătoare activitatea GAL, DATL va înștiința printr-o adresă AM PNDR cu privire la situația identificată, în vederea luării unor măsuri pe care le consideră necesare (ex: retragerea autorizației).

SL – DATL va transmite către SVCF – OJPDRP rezultatul verificării pe eșantion, din care să reiasă dacă Rapoartele de Progres se pot considera avizate și GAL-ul poate să funcționeze în continuare, sau au fost transmise adrese de înștiințare către AM PNDR în vederea luării măsurilor necesare.

Notă

Pentru depunerea Rapoartelor de Progres, semestrul va reprezenta un semestru calendaristic, care va începe cu luna ianuarie/iulie a anului calendaristic respectiv. Ca excepție, primul Raport de Progres va fi depus în termen de 10 zile din momentul semnării Contractului de Finanțare.

Primul Raport de Progres depus de către GAL după semnarea Contractului de Finanțare, va cuprinde numai perioada de până la finalul anului 2011; Rapoartele de Progres următoare vor cuprinde semestre calendaristice.

Rapoartele de Progres vor cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații:

o previziune a activităților pe care GAL-ul intenționează să le deruleze în semestrul respectiv în cadrul sub-măsurii 431.2 - componentele a și b, măsura 41 și măsura 421;

bugetul aferent semestrului calendaristic pentru care se depune raportul;

stadiul de implementare a Planului de Dezvoltare Locală pentru perioada precedentă.

Astfel, semestrial, din Raportul de Progres, va rezulta în ce măsură acțiunile propuse în Raportul de Progres anterior au fost respectate, cu justificări aferente situațiilor în care vor interveni decalaje în implementarea acestora. Aceste rapoarte vor cuprinde la secțiunea referitoare la previziuni, acțiunile ce urmează a fi derulate în semestrul următor și bugetul aferent acestora, pentru sub-măsura 431.2 (componentele a și b), măsura 41 și măsura 421.

Contractul va fi declarat finalizat după ultima plată executată de către Agenție și primirea de către Beneficiar a Notificării AP13.1. Beneficiarul este înștiințat astfel care este valoarea eligibilă rambursată și că relația financiară s-a încheiat.

În cazul în care, după finalizarea contractului, costurile eligibile prevăzute în Contract sunt mai mici decât costul total estimat, contribuţia financiară acordată de Autoritatea Contractantă se va limita la valoarea corespunzătoare cheltuielilor efectiv realizate/solicitate la plată de către Beneficiar.

Notă.

Pentru a fi eligibile, cheltuielile efectuate de GAL trebuie să fie în limitele teritoriului eligibil pentru implementarea Planului de Dezvoltare Locală aferent, cu excepția cheltuielilor legate de deplasările la activitățile rețelei naționale și europene de dezvoltare rurală, seminarii, instruirea angajaților și liderilor locali, etc.

7.2 Urmărirea derulării contractului pentru Componenta a

Pentru această componentă, Grupul de Acțiune Locală, după încheierea Contractului de Finanțare, va parcurge următorii pași procedurali:

Grupul de Acțiune Locală își desfășoară activitățile pentru care a fost selectat și consemnează cheltuielile de funcționare;

Grupul de Acțiune Locală depune Dosarul Cererii de Plată la SVCP – OJPDRP pentru o verificare a conformității cheltuielilor de funcționare, în urma căreia dosarul este transmis de către SVCP – OJPDRP la CRPDRP;

CRPDRP verifică Dosarul Cererii de Plată și autorizează plata;

APDRP efectuează plata către GAL, reprezentând cheltuieli eligibile acoperite de sprijinul public.

Cheltuielile eligibile pentru “componenta a” :

Ponderea cheltuielilor de funcționare nu va depăși 80% din totalul sumei alocată fiecărui GAL în cadrul acestei sub-măsuri.

Următoarele categorii de cheltuieli vor fi eligibile în cadrul componentei “a”:

Tipuri de cheltuieli pentru Cap. I:

Salarii și alte tipuri de remuneraţii pentru personalul GAL* – angajaţi cu contract de muncă, contract pe drepturi de autor, prestare servicii ca persoană fizică autorizată; Salariul brut pentru managerul GAL va fi de maxim 6 salarii minime brute pe economie pe lună (la data autorizării plății), iar pentru restul personalului angajat, salariul brut poate fi de maxim 4 salarii minime brute pe economie pe lună (la data autorizării plății). Vor fi incluse și diurnele necesare.

*Cheltuielile privind plățile către bugetul de stat aferente salariilor și altor tipuri de remunerații (CAS, impozite, etc.) sunt eligibile.

Tipuri de cheltuieli pentru Cap. II:

Cheltuieli pentru plata chiriei sediului GAL; se vor stabili în conformitate cu prețul pieţei, dar nu mai mult de 3 euro/m2 pe suprafaţă utilă/lună ;

Cheltuieli pentru întreţinerea sediului GAL (curăţenie, igienizare etc.);

Cheltuieli pentru închirierea/achiziția/întreţinerea de bunuri: mijloace de transport*, echipamente necesare pentru desfășurarea activităților GAL;

Cheltuieli pentru achiziţia de consumabile – hârtie, tonere, birotică etc.

Cheltuieli legate de comunicare (telefonie, internet, poșta și servicii poștale etc.) și plata utilităților (energie electrică, energie termică, alimentarea cu gaze naturale etc.);

Cheltuieli pentru asigurarea transportului (transport rutier, transport feroviar, transport aerian, etc.)**;

Cheltuieli pentru participarea la activitățile rețelei naționale și europene de dezvoltare rurală, seminarii, etc. – transport, cazare, masă, diurnă etc;

* Achizitia și întreținerea mijloacelor de transport nu sunt cheltuieli eligibile;

** Decontarea cheltuileilor de transport cu autoturismul proprietate personală se face în limita contravalorii a 7,5 litri carburant la 100 km parcurşi pe distanţa cea mai scurtă.

**Cazarea se va face la hotel de maxim 3 stele; pentru cazarea la un hotel de 4 stele se vor deconta 50% din cheltuieli.

**Diurna va fi cea prevăzută de legislația națională în vigoare pentru sectorul public.

.Tipuri de cheltuieli pentru Cap III – servicii de care va beneficia GAL şi nu deţine personal angajat cu atribuţii în realizarea acestora:

Cheltuieli pentru servicii externalizate, legate de implementarea strategiei de dezvoltare locală – consultanţă, expertiză etc.;

Cheltuieli pentru servicii externalizate, pentru funcţionarea eficientă a GAL – servicii de audit, contabile, servicii informatice, etc.

Toate cheltuielile de funcționare ce vor fi rambursate din FEADR vor fi evidențiate separat în contabilitatea beneficiarului.

Din documentele justificative transmise prin Dosarul Cererii de Plată de către GAL, la CRPDRP, trebuie să reiasă clar eligibilitatea cheltuielilor de funcționare efectuate.

Documentele justificative pot fi reprezentate de:

Pentru plata salariilor personalului GAL :

o Lista completă a personalului și a remunerațiilor acestuia;

o Documentul care justifică modificarea fiecărei componente a remunerației;

oDecizia de numire/recrutare a personalului (inclusiv Fișa de Post, diplome, CV-uri, etc.)

Pentru plata cheltuielilor aferente transportului intern și extern; plata diurnei pentru cheltuielile privind cazarea și masa

oCentralizatorul Ordinelor de deplasare pentru delegațiile interne/Deconturilor de cheltuieli pentru delegațiile externe (inclusiv fundamentarea deplasării), pentru plata diurnei;

oBilete de calatorie pentru mijloacele de transport în comun (interne/externe), sau bonuri de combustibil pentru deplasări cu mijloace auto proprii (deplasări interne).

Pentru plata cheltuielilor aferente achiziției de bunuri și servicii

o Factura aferenta Plății cheltuielilor pentru achiziția de bunuri/ servicii;

o Contractul de furnizare bunuri/ prestari servicii (dacă este cazul);

oProcesele verbale de recepție a bunurilor/ serviciilor achiziționate (dacă este cazul).

Pentru plata cheltuielilor legate de comunicare

o Factura cheltuielilor legate de comunicare.

Pentru alte cheltuieli care sunt eligibile, dar nu au fost meționate în precizările de mai sus, se admit documente justificative în vederea efectuării Plății.

Pentru fiecare solicitare de plată a cheltuielilor de funcționare, beneficiarul (Grupul de Acțiune Locală), va întocmi Dosarul Cererii de Plată, utilizând în acest sens instrucțiunile și formularele prevăzute în cadrul Manualului de procedură pentru autorizare Plăți M01-07.

Dosarul Cererii de Plată va cuprinde Cererea de Plată, Declarația de Cheltuieli, documentele justificative pentru cheltuielile de funcționare aferente perioadei pentru care se solicită plata și se va depune la SVCP - OJPDRP-ul pe raza căruia funționează Grupul de Acțiune Locală.

La nivelul SVCP – OJPDRP se va verifica conformitatea Dosarului Cererii de Plată.

În maxim 2 zile lucrătoare de la completarea formularului prin care se verifică conformitatea, SVCP - OJPDRP transmite Dosarul Cererii de Plata în vederea autorizării Plății, la CRPDRP.

CRPDRP autorizează plata și APDRP efectuează plata, în conformitate cu fluxurile procedurilor de plată, în vigoare.

Verificarea Dosarului Cererii de Plată se va desfășura în conformitate cu prevederile din Instrucțiunile de Plată, anexă la Contractul de Finanțare.

Achiziții

Verificarea și aprobarea Achizițiilor efectuate de Beneficiari, se va desfașura în conformitate cu prevederile din „Instrucțiuni privind Achizițiile Publice pentru beneficiarii PNDR”, Anexa III la Contractul de Finanțare.

În cazul unor cheltuieli de funcționare privind achiziția de bunuri și servicii, pot exista două situații:

• Cazul în care valoarea estimată a bunurilor și serviciilor le încadrează în limita pragului valoric legal care permite achiziționarea directă a acestora;

• Cazul în care pragul lor valoric indică aplicarea unei proceduri de licitație, ce se va face respectând prevederile procedurale din „Instrucțiuni privind Achizițiile” – Anexa III, la Contractul de Finanțare.

Plata în avans

GAL-urile pot solicita plata unui avans de maxim 20% din valoarea sprijinului public aferent componentelor a și b ale sub-măsurii 431.2, în conformitate cu prevederile art. 38 alin. (2) al Regulamentului Comisiei (CE) 1974/2006.

Statele membre pot plăti un avans Grupurilor de Acțiune Locală, la cererea acestora. Valoarea avansului nu trebuie să depășească 20 % din ajutorul public legat de costurile menționate la articolul 63 litera (c) din Regulamentul (CE) nr. 1698/2005, iar achitarea acestuia este condiționată de constituirea unei garanții bancare sau a unei garanții echivalente care corespunde unui procent de 110 % din valoarea avansului. Garanția se eliberează cel târziu la data încheierii strategiei de dezvoltare locală.

Pentru obținerea unei sume în avans, Grupul de Acțiune Locală, va depune o solicitare în acest sens, la SVCP - OJPDRP, utilizând formularele menționate în Instrucțiunea de Plată (anexă la Contractul de Finanțare).

7.3 Urmărirea derulării contractului pentru Componenta b

Cheltuielile eligibile pentru “componenta b”

Pentru aceste activități, GAL – urile vor cheltui cel putin 20% din totalul sumei alocată fiecărui GAL în cadrul acestei sub-măsuri.

În cadrul acestei componente, nu vor fi cuprinse cheltuieli incluse în cadrul componentei a. În cazul în care GAL are personal angajat cu atribuţii în realizarea unor activităţi prevăzute în componenta b (ex.: animator), cheltuielile pentru remuneraţia acestuia vor fi cuprinse în cadrul componentei a – cap. I.

Următoarele categorii de cheltuieli vor fi eligibile în cadrul componentei b:

Pentru Cap. I Cheltuieli pentru instruire – angajaţi GAL şi lideri locali:

cheltuieli cu taxele/servicii de instruire;

cheltuieli cu transportul;

cheltuieli de cazare;

cheltuieli pentru masă;

cheltuielile cu diurna (diurna va fi cea stabilită de legislația națională în vigoare pentru sectorul public).

Pentru Cap. II Cheltuielile pentru realizarea de studii ale zonei:

cheltuieli pentru serviciile prestate în vederea realizării de studii la nivelul teritoriului, legate de implementarea strategiei de dezvoltare locală;

Pentru Cap. III Cheltuieli pentru evenimente de promovare:

Promovarea are ca scop prezentarea informaţiilor privind activităţile care se vor desfăşura, înainte de momentul derulării acestora, inclusiv a rezultatelor preconizate cu aplicabilitate clară asupra nevoilor (sociale, economice, culturale) publicului ţintă;

Promovarea se realizează prin diferite mijloace de comunicare directă (întâlniri, evenimente publice etc.) sau în masă (materiale tipărite – pliante, broşuri, afişe, comunicare prin mass media etc.);

Acţiunile de promovare au ca obiectiv mobilizarea publicului ţintă în vederea susţinerii, acceptării/ asumării activităţilor care se vor implementa.

cheltuieli cu materiale informative;

cheltuieli cu consumabile în cadrul acţiunilor;

cheltuieli pentru închirierea de echipamente, logistică pentru derularea acţiunilor;

cheltuieli pentru închirierea de spații adecvate pentru derularea activităților proiectului;

cheltuieli privind asigurarea transportului pentru realizarea activităților din cadrul proiectului;

cheltuieli privind cazarea și masa în cadrul activităților proiectului cheltuieli privind transportul, cazarea și masa participanților la acțiuni de informare – promovare și animare a teritoriului (seminarii, grupuri de lucru, etc.)

Pentru Cap. IV Cheltuieli pentru furnizarea informației cu privire la strategia de dezvoltare locală

Informarea are ca scop diseminarea informaţiilor privind activităţile întreprinse după data susţinerii comunicării, precum şi rezultatele obţinute şi beneficiile directe ale acestora asupra publicului receptor;

Informarea se realizează prin diferite mijloace de comunicare directă (întâlniri, evenimente publice etc.) sau în masă (materiale tipărite – pliante, broşuri, afişe, comunicare prin mass media etc.);

Acţiunile de informare au ca obiectiv asigurarea transparenţei acţiunilor întreprinse, precum şi crearea unui capital de imagine şi atitudine pozitivă.

• cheltuieli cu materiale informative (broșuri, pliante, afișe, spoturi etc.);

• cheltuieli cu consumabile în cadrul acţiunilor;

• cheltuieli pentru închirierea de echipamente, logistică pentru derularea acţiunilor;

• cheltuieli pentru închirierea de spații adecvate pentru derularea activităților proiectului;

• cheltuieli privind asigurarea transportului pentru realizarea activităților din cadrul proiectului;

• cheltuieli privind cazarea și masa în cadrul activităților proiectului;

• cheltuieli privind transportul, cazarea și masa participanților la acțiuni de informare – cu privire la strategia de dezvoltare locală (seminarii, grupuri de lucru, etc.);

Pentru Cap. V Alte cheltuieli pentru animarea teritoriului

Nu sunt eligibile cheltuielile pentru achiziția sau construcția de clădiri, precum și achiziționarea de teren.

Intensitatea ajutorului pentru Sub-măsura 431.2 este 100%.

7.3.1 Rapoartele Iniţiale ale Beneficiarului

După semnarea Contractului de Finanțare, înainte de începerea efectivă a derulării activităților incluse în Componenta b, Beneficiarul are obligația prezentării unui Raport Iniţial (formularul

RT14.2 - 1.1). Acesta este depus la OJPDRP-SVCF, spre verificare și avizare, în termen de 15 zile de la semnarea Contractului de Finanțare. Raportul trebuie depus la sediul OJPDRP – SVCF, în două exemplare originale.

Raportul inițial va cuprinde activitățile pe care Beneficiarul le va realiza (activități specifice componentei b, cu o descriere în detaliu a modului de realizare a acestora), pentru primul an de implementare (an contractual). Raportul Inițial va prezenta toate activitățile pe care le va derula în primul an contractual de implementare a strategiei în ceea ce privește acțiunile specifice componentei b.

Odată cu Raportul Inițial, Beneficiarul va depune ca anexa la acest Raport un Calendar de desfășurare a activităților prevăzute în Raportul Inițial. De asemenea, Beneficiarul va include, atât în cuprinsul Raportului Inițial, cât și în cadrul Calendarului de desfășurare a activităților specifice, referiri la numărul de Rapoarte Intermediare pe care le va depune pe parcursul primului an de implementare a strategiei, cât și luna și anul cînd acestea vor fi depuse (un an contractual poate să includă luni din doi ani calendaristici), astfel încât experții SVCF – OJPDRP să poată să realizeze o programare a vizitelor pe teren în vederea aprobării Rapoartelor de Activitate ale Beneficiarului.

Expertul SVCF-OJPDRP verifică Raportul Inițial în termen de 5 zile de la depunerea de către Beneficiar, iar în urma analizări conținutului acestuia completează formularul RT14.2-1.1.1 – Lista de verificare pentru avizarea raportului inițial de activitate. Bifa în dreptul casuțelor „NU” conduce la neavizarea Raportului, care va fi motivată în secţiunea Observaţii.

În termen de 1 zi, șeful SVCF-OJPDRP verifică modul de completare prin contra-bifare, semnează formularul RT14.2-1.1.1 – Lista de verificare pentru avizarea raportului inițial de activitate. În cazul în care șeful SVCF – OJPDRP observă inadvertențe în ceea ce privește concluzia expertului SVCF, acesta solicită remedierea acestora în cadrul aceleiași zile. După avizarea de către șeful SVCF, acesta transmite Raportul Inițial, însoțit de formularul RT14.2-1.1.1 – Lista de verificare pentru avizarea raportului inițial de activitate către Directorul OJPDRP pentru avizare.

Directorul OJPDRP semnează Raportul Inițial în termen de 1 zi de la primirea din partea șefului SVCF.Concluzia Verificării (AVIZAT / NEAVIZAT) este comunicată Beneficiarului de către un expert SVCF- OJPDRP în termen de 7 zile de la primirea Raportului, care trimite Beneficiarului un exemplar original avizat/neavizat al Raportului Inițial însoțit de o Notificare de aprobare/neaprobare a Rapoartelor de Activitate (formular L/C 1.18).

Primirea avizului favorabil din partea OJPDRP, autorizează Beneficiarul să înceapă derularea efectivă a activităților.

În cazul neavizării Raportului Inițial, Beneficiarul are obligația de a-l reface (ținând cont de observațiile menționate în adresa de înștiințare), în termen de 5 zile de la primirea inștiințării. Fluxul procedural aplicabil după redepunerea acestuia este același cu cel aferent depunerii inițiale.

Notă

Raportul Inițial poate fi declarat NEAVIZAT de maxim 3 ori. În cazul în care nici după a treia depunere a acestuia Beneficiarul nu și-a însușit observațiile OJPDRP, acesta nu va putea derula activitățile propuse în Raport.

În cazul avizării, expertul SVCF-OJPDRP trimite la SEC- CRPDRP cel de al doilea exemplar original al Raportului Inițial avizat, în termen de 2 zile de la avizare. O copie a Raportului Inițial se păstrează la dosarul administrativ al Contractului la SVCF – OJPDRP.SVCF – OJPDRP transmite o copie a Raportului Inițial la SAP-CRPDRP, odată cu transmiterea către SEC – CRPDRP.

Notă

În anii contractuali următori, Beneficiarul va depune, la începutul fircărui an contractual, câte un Raport Inițial, respectând procedura stabilită pentru primul an contractual. Avizarea

Raportului Inițial pentru anii contractual următori va fi realizată respectând prevederile aferente pentru primul an contractual.

Verificarea pe teren de către OJPDRP în vederea aprobării Rapoartelor de Activitate ale Beneficiarului

Pe baza Calendarului Activităților din Raportul Iniţial avizat, expertul SVCF-OJPDRP va propune un Grafic Calendaristic de desfăşurare a Verificărilor pe Teren în perioada de implementare a activităților din Raportul Inițial.

Verificările pe teren vor fi facute anterior depunerii Rapoartelor de Activitate ale Beneficiarului. Astfel, SVCF are obligația de a efectua cel putin o verificare pe teren pentru fiecare Raport de Activitate.

Fiecare verificare va fi realizată de către 2 experți din cadrul SVCF.

SVCF - OJPDRP va avea obligaţia să notifice Beneficiarul privind data şi ora verificării pe teren, cu cel puţin două zile înainte de efectuarea acesteia. Beneficiarul va desemna un reprezentant care va fi împuternicit să asiste la verificarea pe teren.

La fiecare verificare, experții SVCF verificatori vor completa „Fișa de Verificare pe Teren a Implementării Contractului (formularul RT14.2-1.6), prin care se va urmări modul de desfășurare a activităților prevăzute (componenta b și componenta a).

După verificarea pe teren consemnată în Fișă, experții vor completa Secțiunea Concluzii din acest formular. Aici se precizează dacă modalitatea de desfășurare a activității a fost corespunzatoare sau nu, iar rezultatul verificării va putea fi:

„avizat” (dacă toate căsuţele sunt bifate „DA”); „avizat parțial”: dacă anumite aspectele menţionate în Raportul Inițial, nu sunt îndeplinite;

Pentru situația „avizat parțial”, Beneficiarului i se va oferi posibilitatea de a remedia situația necorespunzătoare semnalată de către experții SVCF și va înștiința în scris experții SVCF-OJPDRP, asupra remedierii.

Experții SVCF –OJPDRP vor mai face o vizită pe teren, existând două situații:

remedierea de către Beneficiar a activităților semnalate ca fiind necorespunzatoare: decizia asupra formularului „Fișa de verificare pe teren” este „avizat”;

situația ca o anumită activitate să nu fie necorespunzătoare: experții SVCF vor rămâne la decizia „avizat parțial” pe „Fișa de verificare pe teren” și vor consemna Acțiunea necorespunzătoare la rubrica „Observații” din formularul „Fișa de verificare pe teren”.

Experții SVCF – OJPDRP, vor urmări ca aceste activități de la rubrica „Observații” din „Fișa de verificare pe teren”, să nu fie incluse în Raportul de Activitate (intermediar/final) ca realizată, fiind în acest fel exclusă de la plată.

Fişa de Verificare pe Teren va fi întocmită în dublu exemplar, unul pentru reprezentanții OJPDRP și unul pentru Beneficiar.

Fiecare exemplar va fi semnat de către experții SVCF care au întocmit-o și de către reprezentantul Beneficiarului care ia la cunoștință concluziile verificărilor.

Reprezentantul Beneficiarului poate să formuleze observaţii la concluziile verificatorilor din Fişa de Verificare pe Teren a Implementării Contractului (Formular RT14.2-1.6).

După semnare, un exemplar va rămâne la Beneficiar, cel de-al doilea exemplar la experții verificatori SVCF-OJPDRP. O copie a „Fișei de verificare pe teren” va fi transmisă de către un expert SVCF la SAP-CRPDRP și la SVCP-OJPDRP, în termen de 1 zi de la efectuarea vizitei de verificare.

7.3.2. Rapoartele de Activitate Intermediare și Finale ale Beneficiarului

Pe parcursul și la finalul derulării Contractului (perioada cuprinsă în Raportul Inițial), Beneficiarul trebuie să transmită la SVCF - OJPDRP, Rapoarte de Activitate de Implementare, corespunzătoare etapei de raportare privind derularea Contractului, în format standard prevazut în Formularele:

Raport Intermediar de Activitate – formularul RT14.2-1.2; Raport Final de Activitate – formularul RT14.2-1.4.

Raportul Intermediar de activitate este depus în conformitate cu termenele prevăzute în Raportul Inițial și numai dacă Beneficiarul solicită plata intermediară. Beneficiarul depune Raportul Intermediar de activitate la SVCF-OJPDRP, în două exemplare originale, în vederea verificării și aprobării.

Expertul SVCF verifică Raportul prin completarea Fișei de verificare a Raportului Intermediar de activitate (formular RT14.2-1.3), iar șeful SVCF verifică modul de completare prin contra-bifarea fiecărei rubrici.

Expertul SVCF analizează Raportul Intermediar în maxim 5 zile de la depunerea acestuia, în timp ce șeful SVCF îl verififcă în termen de 1 zi de la primirea din partea expertului SVCF responsabil. În cazul în care pe parcursul verificării de către șeful SVCF sunt identificate inadvertențe în ceea ce privește concluzia expertului SVCF, șeful SVCF solicită remedierea acestora în cadrul aceleiași zile.

După semnarea formularului de către expert SVCF și șef SVCF, formularul este semnat de către Directorul OJPDRP, care îl aprobă, în termen de 1 zi de la primirea din partea șefului SVCF.

Concluzia Verificării (AVIZAT/AVIZAT Parțial/NEAVIZAT) este comunicată Beneficiarului în termen de 7 zile de la primirea Raportului

În cazul neavizării/avizării parțiale, Beneficiarul are obligația de a reface Raportul Intermediar de Activitate (ținând cont de observațiile menționate în adresa de înștiințare), în termen de 5 zile de la primirea înștiințării. Fluxul procedural aplicabil după redepunerea acestuia este același cu cel aferent depunerii inițiale.

Notă

Raportul Intermediar poate fi redepus de maxim 2 ori. În cazul în care nici după a doua redepunere a acestuia Beneficiarul nu și-a însușit observațiile OJPDRP, acestuia nu i se vor deconta cheltuielile aferente activităților pentru care Raportul nu a fost avizat.

OJPDRP trimite Beneficiarului un exemplar original aprobat al Raportului Intermediar de Activitate, însoțit de Notificarea de aprobare/neaprobare a Rapoartelor de Activitate (formular L/C 1.18).

În cazul avizării, expertul SVCF face o copie xerox după Raportul de Activitate aprobat, pe care o păstrează la dosarul administrativ al Contractului de Finanțare. Un exemplar original al Raportului de Activitate se transmite de către SVCF – OJPDRP, la SEC-CRPDRP, în maxim 2 zile de la semnare.

Expertul SVCF transmite câte o copie a Raportului și a „Fișei de verificare pentru aprobarea raportului” la SAP-CRPDRP și la SVCP-OJPDRP, odată cu transmiterea către SEC – CRPDRP.

Raportul Final va fi depus la SVCF-OJPDRP în termen de 10 zile după încheierea activităților aferente fiecărui an contractual.

Expertul SVCF verifică Raportul prin completarea „Fișei de verificare a Raportului Final de activitate” (formular RT14.2-1.5), iar șeful SVCF verifică modul de completare prin contra-bifarea fiecărei rubrici.

Expertul SVCF analizează Raportul Final în maxim 5 zile de la depunerea acestuia, în timp ce șeful SVCF îl verifică în termen de 1 zi de la primirea din partea expertului SVCF responsabil. În cazul în care pe parcursul verificării de către șeful SVCF sunt identificate inadvertențe în ceea ce privește concluzia expertului SVCF, șeful SVCF solicită remedierea acestora în cadrul aceleiași zile.

După semnarea formularului de către expert SVCF și șef SVCF, formularul este aprobat și semnat de către Directorul OJPDRP, în termen de 1 zi de la primirea din partea șefului SVCF.

Concluzia Verificării (AVIZAT/NEAVIZAT) este comunicată Beneficiarului în termen de 7 zile de la primirea Raportului.

În cazul „NEAVIZĂRII”, Beneficiarul are obligația de a reface Raportul Final de Activitate (tinând cont de observațiile menționate în adresa de înștiințare), în termen de 5 zile de la primirea înștiințarii. Fluxul procedural aplicabil după redepunerea acestuia este același cu cel aferent depunerii inițiale.

Notă

Raportul Final poate fi redepus de maxim 2 ori. În cazul în care nici după a doua redepunere a acestuia Beneficiarul nu și-a însușit observațiile OJPDRP, acestuia nu i se vor deconta cheltuielile aferente activităților pentru care Raportul nu a fost avizat.

În ziua imediat următoare aprobării de către Directorul OJPDRP, expertul SVCF trimite Beneficiarului un exemplar original al Raportului avizat însoțit de Notificarea de aprobare/neaprobare a Rapoartelor de Activitate (formular L/C 1.18).

În cazul avizării, expertul SVCF face o copie xerox după Raportul Final de Activitate aprobat, pe care o păstrează la dosarul administrativ al Contractului de Finanțare. Un exemplar original al Raportului Final de Activitate se transmite de către SVCF – OJPDRP, la SEC-CRPDRP, în maxim 2 zile de la semnare.

Expertul SVCF transmite cate o copie a Raportului Final de Activitate și a Fișei de verificare pentru aprobarea raportului, la SAP-CRPDRP și la SVCP-OJPDRP, în aceeași zi în care Raportul este transmis către SEC – CRPDRP.

Notă

Doar după avizarea Raportului de Activitate Intermediar (dacă e cazul), Beneficiarul poate depune Dosarul Cereri de Plată la SVCP– OJPDRP pentru verificarea conformității. Dacă nu a fost prevăzut un Raport Intermediar, Cererea de Plată va fi depusă doar după aprobarea Raportului Final. Doar Rapoartele de Activitate aprobate vor reprezenta documente justificative de plată și vor face parte din Dosarul Cererii de Plată.

7.4 Verificarea pe eșantion în etapa de derulare a contractului

Pentru verificarea implementării Contractelor de Finanțare pe Sub-măsura 431.2, încheiate de către APDRP si Grupul de Acțiune Locală, Serviciul LEADER –DATL, va stabili un eșantion de verificare de 5% din numărul total de contracte încheiate, în conformitate cu prevederile capitolului 6 al prezentului Manual de procedură.

Verificarea pe teren a proiectelor din eșantion

Pentru verificarea acțiunilor aferente componentei a, inclusiv a modului de implementare a Planului de Dezvoltare Locală, experți SL – DATL vor întreprinde vizite pe teren în conformitate cu

Graficul Calendaristic de desfăşurare a Verificărilor pe Teren în pentru proiectele incluse în eșantion (formularul L/E 7.5).

Fiecare verificare va fi realizată de către 2 experți din cadrul SL – DATL - APDRP. Aceștia vor notifica Beneficiarul privind data şi ora verificării pe teren, cu cel puţin două zile înainte de efectuarea acesteia. Beneficiarul va desemna un reprezentant care va fi împuternicit să asiste la verificarea pe teren.

La fiecare verificare, experții SL – DATL verificatori vor completa Formular RT14.2-1.6 – „Fișa de verificare pe teren în etapa de derulare a contractului”, care va urmări implementarea acțiunilor specifice componentei a și, dacă este posibil și a anumitor acțiuni specifice componentei b (ex: organizare seminarii, instruiri). Pentru componenta b se va efectua verificarea numai în cazul în care vizita pe teren a experților SL – DATL coincide cu organizarea unui eveniment specific pentru componenta b sau în cazul în care Directorul General al APDRP solicită în mod expres controlul acțiunilor specifice componentei b.

După verificarea pe teren consemnată în Fișă, experții vor completa Secțiunea Concluzii din acest formular. Aici se precizează dacă modalitatea de desfășurare a activității a fost corespunzatoare sau nu.

Verificarea pe eșantion pentru componenta b

Pentru verificarea activității GAL pentru componenta b, OJPDRP are obligația de a transmite câte o copie a Rapoartelor Inițiale, Intermediare și Finale însoțite de copii ale Fișelor de verificare aferente contractelor din „Lista cu contracte de verificat pe eșantion”(formular L/E 7.3.4) , în ziua imediat următoare avizării acestora.

În 5 zile de la primire, experții SL-DATL verifică Rapoartele de activitate aferente contractelor din eșantion completând Fișele de verificare (formularele RT14.2-1.3 si RT14.2-1.5).

La solicitarea Directorului General, experții SL-DATL pot face verificare pe teren pentru acțiunile aferente componentei b, în perioada de implementare a Contractelor, odată cu verificarea specifică componentei a. În acest caz, experții SL – DATL – APDRP vor completa formularul Fișa de verificare pe teren în etapa de implementare a contractului (formularul RT14.2-1.6).

După completarea Fișelor de verificare a rapoartelor, un expert SL-DATL întocmește Fișa de verificare pe eșantion RT14.2-1.7. Aceasta va fi verificată de Șeful SL-DATL în maxim 1 zi de la primire și avizată de Directorul DATL, în termen de 1 zi de la avizarea de către șeful SL- DATL – APDRP.

Medierea

În cazul în care la SL-DATL se constată diferențe între verificarea „2 ochi” și cea de „4 ochi”, aceasta se mediază la Directorul DATL. Soluția finală va fi dată de către Directorul DATL. Pentru precizări privind decizia sa, acesta va completa secțiunea Observațiile SL.

Diferențe de evaluare

După finalizarea verificărilor de către experții SL-DATL pot să apară diferențe de verificare între OJPDRP şi SL-DATL. În acest caz, experții SL-DATL întocmesc Raportul asupra verificării prin sondaj în etapa de derulare a contractului (RT14.2-1.8) - partea I, și îl transmite la OJPDRP, prin intermediul Borderoului L/E3.3.

Experții SVCF-OJPDRP care au verificat Rapoartele de activitate pentru care s-a întocmit „Raportul asupra verificării prin sondaj în etapa de derulare a contractului”-RT14.2-1.8,- partea I, vor completa partea a-II-a a Raportului cu punctele de vedere care au condus la decizia de avizat/ avizat cu observații.

Decizia privind verificarea la nivel SL-DATL a contractelor din eșantion va fi definitivă.

Finalizarea verificării pe eșantion

În urma verificării eșantionului, în termen de 3 zile, Șeful SL va întocmi „Nota cu proiectele verificate în cadrul eșantionului” în care se prezintă toate proiectele verificate. Nota este avizată în maxim 2 zile de Directorul DATL - APDRP și prezentată spre aprobare Directorului General.

La o zi după aprobarea Notei de către Directorul General – APDRP, șeful SL va transmite o copie a acesteia către OJPDRP, în vederea finalizării acțiunii de verificare a Rapoartelor de activitate la nivelul SVCF – OJPDRP.

Verificarea rapoartelor incluse în eșantion se va realiza la nivelul SL-DATL în termen de 7 zile. Pentru etapa de derulare a contractului, experții responsabili de pașii procedurali vor completa și semna Pista de Audit pentru derularea contractului (Formular RT14.2-1.9).

CAPITOLUL 8: ETAPA DE EFECTUARE, CONTABILIZARE ȘI MONITORIZARE EX-POST

8.1 Reconcilierea Lunară a proiectelor finanțate în cadrul Sub-măsurii 431.2

Reconcilierea lunară

Până în data de 10 a fiecărei luni, expertul SL-DATL elaborează Formularul L/T 14.2 - 44 - Reconciliere lunară, ce cuprinde valoarea operatiunilor privind sub-măsura 431.2, la sfârșitul lunii anterioare, pe care îl înaintează Şefului SL-DATL spre verificare. Șeful SL – DATL semnează documentul în termen de 1 zi de la primire și îl transmite Directorului DATL spre avizare. Acesta semenază documentul în maxim 1 zi de la primire. În aceeaşi zi și după înregistrarea în registrul DATL, expertul SL-DATL transmite spre avizare formularul la Direcția Contabilitate Plăți Fonduri Europene și Direcția Coordonare Programe – Serviciul Monitorizare, Evaluare si Raportare.Formularul L/T 14.2 - 44 este compus din patru secțiuni:

1. Sectiunea 1 – Aferentă valorii operatiunilor privind sub-măsura 431.2:

a) Valoare cumulată la sfârșitul lunii precedente;b) Valoare contracte luna curentă;c) Valoare cumulată a contractelor la sfârşitul lunii curente.

Aceasta conţine date referitoare la valorile operațiunilor aferente sub-măsurii 431.2 cumulate la sfârșitul lunii precedente, contractate în luna la care se face referire și cumulate la sfârșitul lunii curente.

2. Secțiunea 2 – Aferentă valorilor contractate (EURO) pentru fiecare rubrică din Secțiunea 1. Aceasta conţine date referitoare la valorile operatiunilor de sub-măsurii 431.2 contractate pe cele trei rubrici ale Sectiunii 1, asa cum apar înregistrate la DATL, DCPFE și DCP.

3. Secțiunea 3 - Aferentă diferențelor (dacă este cazul) a valorilor contractate ce pot rezulta între DATL, DCPFE și DCP. Aceasta conţine valorile aferente diferențelor între valorile înregistrate la DATL, DCPFE si DCP pe fiecare rubrica ale Secțiunii 1.

3. Secțiunea 4 - Aferentă explicațiilor existenței diferențelor între cele trei structuri (DATL, DCPFE, DCP). Aceasta conține o rubrică de observatii pentru diferențele menționate în Secțiunea 3.

Transmiterea datelor către Serviciul Monitorizare

Până în data de 10 a fiecărei luni, expertul SL-DATL elaborează formularul Stadiul proiectelor finanțate prin sub-măsura 431.2 (Formular L/T 14.2 - 30) ce cuprinde operațiunile aferente sub-măsurii 431.2 la sfarsitul lunii anterioare, pe care îl înaintează Şefului SL-DATL spre verificare. Șeful SL – DATL semnează documentul în termen de 1 zi de la primire și îl transmite Directorului DATL spre avizare. Acesta semenază documentul în maxim1 zi de la primire. În aceeaşi zi, expertul SL-DATL transmite formularul la Direcția Coordonare Programe – Serviciul Monitorizare, Evaluare și Raportare.

Completarea indicatorilor de monitorizare

După efectuarea fiecărei plăți (pentru fiecare dintre componente a și/sau b), GAL are obligația de a completa formularul Documentul 2, prin înscrierea în acesta a indicatorilor de moitorizare atinși prin realizarea activităților și decontarea cheltuielilor aferente acestora, din fondurile publice (FEADR și Bugetul Național). Documentul 2 completat va fi depus de GAL la SVCF-OJPDRP nu mai târziu de ultima zi lucrătoare a lunii în care au fost rambursate sumele din Cererea de plată. Documentul va fi transmis la SVCF pe suport de hârtie (datat, semnat de reprezentantul GAL și ștampilat) și în format electronic (excel).

Expertul SVCF-OJPDRP verifică datele înscrise de GAL în Documentul 2 pe baza informațiilor din Rapoartele de Activitate aprobate (activități realizate, nr. de participanți, sesiuni de instruire etc). Expertul SVCF transmite în maximum o zi lucrătoare, Documentul 2 către Serviciul Autorizare Plăți – CRPDRP.

Expertul SAP-CRPDRP verifică sumele înscrise de GAL în Documentul 2 pe baza sumelor autorizate la plată pentru activitățile GAL. Expertul SAP transmite în maximum o zi lucrătoare Documentul 2 verificat către Responsabilul cu monitorizarea de la CRPDRP. Acesta realizează un Document 2 centralizator pe care îl transmite la SMER-DCP nu mai târziu de primele 5 zile lucrătoare ale lunii.

8.2 Monitorizarea semestrială a progresului înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală

Semestrial, după primirea Rapoartelor de Progres din partea tuturor GAL-urilor (conform secțiunii 7.1 a prezentului Manual de Procedură) un expert SVCF - OJPDRP centralizează datele furnizate de către Beneficiari în Rapoartele de Progres și completează în cadrul formularului RT 14.2 – 1.10 „Raport semestrial privind progresul înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală”, pentru toate GAL-urile din județ.

Acest formular va cuprinde două secțiuni, respectiv o primă secțiune care va cuprinde informații referitoare la implementarea sub-măsurii 431.2 și a doua secțiune care va cuprinde date referitoare la implementarea strategiilor de dezvoltare locală (stadiul de implementare a măsurilor 41 și 421).

Secțiunea I va centraliza următoarele informații:

Număr total de contracte de finanțare în curs de implementare pe sub-măsura 431.2; Valoarea contractelor de finanțare în derulare; Valoarea semestrială a cheltuielilor de funcționare aferentă tuturor GAL-urilor;

Secțiunea II va centraliza următoarele informații:

Număr total de proiecte selectate de către GAL-uri; Valoarea totală a proiectelor selectate de către GAL-uri; Număr total de contracte încheiate ca urmare a selectării de către GAL a proiectelor aferente

măsurilor cuprinse în strategie;

Valoarea totală a contractelor încheiate ca urmare a selectării de către GAL a proiectelor aferente măsurilor cuprinse în strategie;

Numărul proiectelor selectate de către GAL-uri care au fost finalizate; Valoarea proiectelor selectate de către Gal-uri care au fost finalizate;

După întocmire, expertul SVCF – OJPDRP înaintează Raportul RT 14.2 – 1.10 Şefului SVCF - OJPDRP spre verificare. Șeful SVCF - OJPDRP semnează documentul în termen de 1 zi de la primire și îl transmite Directorului Adjunct al OJPDRP spre avizare. Acesta semnează documentul în maxim 2 zile de la primire. Ulterior semnării de către Directorul Adjunct al OJPDRP, acesta îl retransmite expertului care l-a întocmit pentru a – l înainta SEC – CRPDRP.

Expertul SEC – CRPDRP centralizează toate datele primite din partea SVCF – OJPDRP prin completarea formularului RT 14.2 – 1.10 „Raport semestrial privind progresul înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală”, pentru toate GAL-urile din regiune, în termen de 3 zile de la primirea datelor din partea tuturor OJPDRP-urilor din Regiune. După întocmire, expertul SEC - CRPDRP înaintează Raportul RT 14.2 – 1.10 Şefului SEC - CRPDRP spre verificare. Șeful SEC - CRPDRP semnează documentul în termen de 1 zi de la primire și îl transmite Directorului CRPDRP spre avizare. Acesta semnează documentul în maxim 2 zile de la primire. Ulterior semnării de către Directorul CRPDRP, acesta îl retransmite expertului care l-a întocmit pentru a – l înainta SL – DATL.

Expertul SL - DATL centralizează toate datele primite din partea tuturor CRPDRP-urilor prin completarea formularului RT 14.2 – 1.10 „Raport semestrial privind progresul înregistrat în implementarea sub-măsurii 431.2 și în implementarea strategiei de dezvoltare locală”, pentru toate GAL-urile de la nivel național, în termen de 3 zile de la primirea datelor din partea tuturor CRPDRP-urilor. După întocmire, expertul SL - DATL înaintează Raportul RT 14.2 – 1.10 Şefului SL - DATL spre verificare. Șeful SL - DATL semnează documentul în termen de 1 zi de la primire și îl transmite Directorului DATL spre avizare. Acesta semnează documentul în maxim 2 zile de la primire, iar expertul SL – DATL îl transmite la Direcția Coordonare Programe – Serviciul Monitorizare, Evaluare si Raportare.

8.3 Monitorizare Ex-post

Monitorizarea ex-post se va face de către Direcția Control și Antifraudă, prin Serviciul Control Ex-post, în conformitate cu procedurile specifice de lucru.

NotăPentru toate documentele întocmite pe parcursul etapelor procedurale, în eventualitatea unor situații în care șeful ierarhic superior care verifică/avizează un document identifică erori în completarea acestuia, va solicita responsabilului de întocmirea documentului remedierea erorii, în aceeași zi în care aceasta este observată. Fluxul procedural de semnare a documentului respectiv se va relua cu repectarea termenelor stabilite în prezentul Manual de Procedură.