managementul timpului -...

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeşte în oameni!

MANAGEMENTUL TIMPULUI

10 decembrie 2015, orele 16-18


Managementul timpului

Timpul este una din cele mai preţioase resurse de care

dispunem astăzi. Şi totodată una din cele mai frecvente

probleme cu care ne luptăm.

Indiferent de cȃt de bine ȋncercăm să ne dozăm şi să ne

folosim timpul, se pare că niciodată nu reuşim să rezolvăm

toate task-urile.



Timpul este o resursă economică preţioasă, pretenţioasă

şi ireversibilă:

- timpul este cea mai rară resursă fiind neînlocuibil dar în

acelaşi timp “nelimitat”;

- este scump dar nu poate fi cumpărat, depozitat, multiplicat iar

pierderea sa nu poate fi asigurată nici de cea mai mare firmă de

asigurări din lume, deci nu poate fi “despăgubit”;

- este foarte perisabil şi inelastic.

Cu toate acestea, timpul nu este proprietatea nimănui,

este impersonal, al tuturor şi nu este reţinut de frontiere fizice.



O bună organizare a timpului duce implicit şi la

creşterea productivităţii şi la rezolvarea unui număr

mare de probleme.


presupune organizarea ȋntr-un

mod eficient a acestuia astfel

ȋncȃt la sfȃrşitul unei zile (altă

perioada de timp) să ne simţim

mulţumiţi de ceea ce am reuşit

să ȋndeplinim.



Paul R. Godin propune o

definiţie sugestivă şi

succintă a conceptului de

management al timpului:

“Un proces personal de

programare, de anticipare

şi de reacţie într-o

manieră planificată,

predictivă, efectivă şi

eficientă”



Managementul timpului vizeaza un set de principii,

practici si sisteme utilizate pentru a realiza in mod eficient un

anumit task.

Principala cauza a esecului in indeplinirea acestuia este

lipsa unei autodiscipline riguroase, iar aceasta se traduce prin

lipsa performantei la locul de munca. Insa, abilitatile de

management al timpului pot fi invatate, iar autodisciplina poate

fi impusa.

Printr-un efort directionat catre achizitionarea acestor

abilitati, vei deveni o persoana eficienta si productiva, fapt care

iti va permite sa performezi pe toate planurile.



Managementul timpului porneşte de la un aspect

paradoxal: deşi, în mod real, dispunem astăzi de mult mai mult

timp decât altădată, avem sentimentul că el nu ne ajunge.

În realitate orice individ dispune de 168 ore pe

săptămână pe care le repartizează, aproximativ, în felul următor:

• 40 ore pentru activităţi profesionale;

• 56 ore pentru somn şi,

• 72 ore pentru diverse activităţi personale.

Cele 40 de ore destinate activităţilor

profesionale sunt influenţate indirect de

celelalte două destinaţii.



Managementul timpului te ajuta sa:

- Atingi scopul urmarit;

- Sa stabilesti prioritatile;

- Sa obtii o vedere de ansamblu

asupra tuturor sarcinilor tale; - Sa obtii mai multe rezultate intr-un timp mai scurt;

- Sa pastrezi un echilibru intre viata personala si cea

profesionala;

- Sa faci fata schimbarilor;



Idei pentru a deveni mai bun ȋn managementul timpului:

Programează fiecare zi ȋn avans

Punctul de plecare ȋn a-ţi organiza

eficient timpul se referă la faptul că

fiecare zi trebuie să fie organizată ȋn

avans (fie faci acest lucru seara,

după ce ajungi acasă, fie dimineaţa

ȋnainte de ȋnceperea programului).

Nu gestiona

timp, gestionează

acțiuni!

Concentrează-te pe

gestionarea a ceea

ce ai de făcut și

cum să o faci mai

eficient. Nu pe

programarea

timpului de lucru.



Foloseşte o agendă

Cea mai bună metodă de a-ţi organiza programul este să

foloseşti o agendă ȋn care poţi adăuga fiecare task.

Fiecare persoană este diferită, aşa că ai la dispoziţie zeci de

modele din care poţi alege ceea ce ţi se potriveşte.



Împarte sarcinile după priorităţi

În timpul zilei este posibil să primeşti zeci de lucruri pe care

trebuie să le faci. Să scrii un articol, să suni un client, să trimiţi

un comunicat de presă etc.

Atunci cȃnd se ȋntȃmplă acest lucru, cel mai bun lucru pe care ȋl

poţi face este să ȋţi organizezi sarcinile ȋn funcţie de importanţa

lor.

Ocupă-te mai ȋntȃi de ceea ce este fie urgent, fie mai greu, fie

durează mai mult.

La ȋnceputul programului vei fi mult mai odihnit şi vei da mai

mult randament, rezolvȃnd cu uşurinţă lucrurile mai dificile.



Lasă loc şi pentru lucrurile

neaşteptate

Unul din impedimentele ce

apar atunci cȃnd vine vorba

de o bună organizare a

timpului se referă la

imposibilitatea de a preveni

lucrurile neaşteptate.

De aceea, atunci cȃnd ȋţi

realizezi agenda pentru

următoarea zi adaugă cȃteva

minute ȋn plus pentru …

“surprize”.



Organizează documentele

eficient

Un birou haotic, plin de

hȃrtii şi diverse documente

poate duce la pierderea

unui timp preţios.

Organizează documentele

ȋn mape, dosare şi cutii.

Vei cȃştiga mult mai mult

timp.


Învață să spui „NU”

Nu mai spune da fiecărei solicitări pe

care o primești.




Lucrează în secvențe de timp dedicate lucrului concentrat

și urmate apoi de perioade de relaxare.

Tehnica Pomodoro:

Îți concentrezi atenția 25

de minute pe o singură

sarcină.

Faci 5 minute pauză.

Reiei ciclul.

Tehnica 60-60-30:

50 de minute rămâi concentrat.

10 minute pauză.

Reiei cu alte 50 minute de

concentrare, urmate de 10 minute

pauză.

Urmează apoi o sesiune de 30 de

minute de pauză.



Incetinește viteza.

Când scazi viteza, te miști mai repede. Deși nu pare așa, dacă

totul o ia razna, cel mai bun lucru de făcut este să încetinești

din viteză.



Concentrează-te asupra unui singur lucru

Doar un singur lucru poate avea concentrarea ta maximă la

un moment dat. Când ai ceva important de făcut stai

concentrat doar pe acel lucru.



Evită să începi ziua răspunzând la e-mail-uri.

Vei fi prins în capcana Reply-urilor și îți vei petrece primele ore

ale zilei astfel.



Nu-ti pierde timpul cu

scenarii negative

Grijile duc la energie irosită.



Programeaza-ti activitatile in functie de nivelul de energie.

Astfel, task-urile dificile sau importante trebuie realizate in

momentele in care te simti plin de energie, deoarece vei fi

eficient, vei lucra mult mai bine si vei termina intr-o perioada mai

scurta de timp.

Activitatile ce sunt mai putin solicitante incearca sa le repartizezi

in momente ale zilei in care nivelul energiei este scazut.



Studiile au demonstrat că

pentru fiecare minut petrecut

planificând activităţile

unei zile, o persoană câştigă

patru minute atunci când vine

momentul aplicării în practică

a acelei activităţi. Planificarea

nu este totul, dar este un

punct de start pentru

manager.



- stabilirea rutinei zilnice,

- valorificarea “piscurilor de

energie” pentru a face lucrurile

care necesită capacitate maximă,

- respectarea nemiloasă a

termenelor limită,

Managementul timpului are regulile sale de aur:



- ducerea la capăt a problemelor

importante chiar dacă sunt

neplăcute,

- eliminarea a tot ce nu este

important (multe dintre probleme

se rezolvă de la sine dacă nu li

se acordă o importanţă prea

exagerată),

etc.

Managementul timpului are regulile sale de aur:



Managementul timpului ţine de modul de abordare personal al

fiecărui manager iar acesta se poate auto-disciplina. • întâlniri “cu sine-însuşi”,

eliberându-se astfel din

strânsoarea celorlalţi,

• recompensa după

atingerea unui obiectiv

• practicarea unui sport sau

a unei activităţi de

recreere

sunt semnalul unei preocupări “sănătoase” pentru

managementul timpului personal.

managementul timpului -...

Documents