iso 15489-1
DESCRIPTION
czcTRANSCRIPT
ISO 15489-1 : Standard internationalInformatii si documentare- managementul actelor
Partea 1: Informatii Generale
INTRODUCERE
Acest standard stabileste cerintele pentru administrare a nregistrrilorcadomeniul demanagementresponsabil pentru controlul eficient i sistematic de creare, primire, ntreinere, utilizare i distrugere a nregistrrilor, inclusiv procesele pentru captare i meninere a informaiei despre afaceri activitile i tranzaciile n form de nregistrri . ISO 15489 este un standard care se refer exclusiv la arhiva din cadrul creatorilor de documente; de altfel, se precizeaz explicit ca acest standard nu se refer la practica documentelor istorice din instituiile de Arhive. El se integreaz n domeniul mai larg al standardelor din domeniul managementului informrii i documentrii. Cu toate acestea, ISO 15489 nu este un standard de produs, ci unul de bun practic, cuprinznd recomandri, i nu prevederi stricte. Este alctuit din 2 structuri de baz: principii generale i liniile directoare. Un fapt semnificativ, standardul leag activitatea de producere/administrare a documentelor din cadrul unei organizaii nu att de arhivistic (la fel ca n Romnia, de pild), ci de management.
Aceasta parte a standardului ISO 15489 s-a derulat ca un raspuns la un consens exprimat de catre tarile membre ISO pentru standardizarea celor mai bune practici in domeniul managementului documentelor , utilizand Standardul australian AS 4390, Managemenul actelor, ca si punct de plecare.Informatii si documentare- managementul actelor
Partea 1: Informatii Generale
1. Scopul Aceasta parte a Standardului ISO 15489 reglementeaza gestiunea documentelor organizatiilor care le-au produs, publice sau private, pentru clienti externi sau interni.
Se recomanda ca toate elementele subliniate in aceasta parte a ISO 15489 sa asigure crearea corecta a actelor, fondarea si gestiunea acestora.Procedurile care ne ajuta sa asiguram gestiunea documentelor in concordanta cu principiile expuse in aceasta parte a Standardului ISO 15489 sunt furnizate in Raportul tehnic ISO/TR 15489-2, Linii directoare. Aceasta parte a ISO 15489:
Se aplica in gestiunea documentelor in toate formatele sau suporturile create sau primite pentru orice organizatie publica sau privata in exercitiul activitatilor intreprinse sau pentru orice individ responsabil sa creeze si pastreze inregistrarile;
Furnizeaza indrumare pentru a determina responsabilizarea organizatiilor pentru documente;Furnizeaza indrumare pentru gestiune documentelor cu sprijinul unui sistem de calitate precum ISO 9001 si ISO 14001 reglementeaza proiectarea si punerea in aplicare a unui sistem de management al documentelor , dar nu include si gestiunea documentelor din cadrul institutiilor de arhiva.
Aceasta parte a ISO 15489 poate fi utilizata de catre:manageri si organizatii
pentru managementul actelor, informatiilorde catre intregul personal al unei institutii/ organizatii si
oricare alte persoane menite sa creeze si pastreze documente.
2. Reguli de consultareUrmatoarele documente normative contin dispozitii care, in urma referintelor care se fac in acest text se integreaza ca dispozitii in aceasta parte a Standardului ISO 15489. In referintele in care se prezinta data nu vor fi aplicate modificari ulterioare sau revizii ale publicatiilor citate. Totusi, se recomanda partilor care fac controalele bazate pe aceasta parte a Standardului sa studieze posibilitatea de aplicare a versiunilor cele mai recente a documentelor normative care se indica ulterior. Cat despre referintele in care nu se mentioneaza data se aplica ultima versiune a documentului normativ in cauza. Membrii ISO si IEC tin registrele Standardelor Internationale actualizate.3. Termeni si definitii:Acces: aces, modul si mediul de localizare, utilizarea sau recuperarea informatiei
Raspunderea/responsabilitatea: principiu prin care indivizii, organizatiile si comunitatea sunt responsabile de actiunile sale si li se pot solicita o explicatie .
Transabilitatea actiunilor: procesul de a controla sau a impune etape si termene in gestiunea afacerilor celor care desfasoara o activitate.
Autoritatea arhivistica: agentie sau serviciu de arhivare, institutia Arhivelor, program de arhivare ,serviciu sau program responsabil cu selectarea, pastrarea si conservarea documentelor cu valoare istorica, de a facilita accesul la acestea si de acordare a licentelor pentru a duce la bun sfarsit distrugerea altor documente.Clasificare: identificare sistematica si organizatorica a activitatilor unei organizatii si/sau a documentelor pe categorii, care sunt reprezentate intr-un sistem de calificare in accord cu conventii structurate logic.Conversia(transformarea): procesul de schimb a unui suport in altul, de la un format la altul al documentelor de arhiva
Distrugerea: procesul de eliminare sau distrugere al documentelor, fara nici o posibila reabilitare
Dispozitia: serie de procese asociate cu aplicarea deciziilor de transfer,distrugere sau convertire a documentelor arhivate;Document: informatie inregistrata sau obiect care poate fi tratat ca unitate;
Indexarea: procesul prin care se stabilesc puncte de acces pentru a facilita recuperarea de documente si/sau informatii;
Metadate: date care descriu contextual continutul si structura documentelor din arhiva si gestiunea in timp indelungat;
Migrarea: actiunea de translatare a documentelor de la un sistem la altul mentinand autenticitatea, integritatea, fiabilitatea si aceleasi disponibilitate;Conservarea :proces si operatia realizata pentru a asigura permanenta intelectuala si tehnica a documentelor autentice pe termen lung;Documentele: informatii create sau primite, conservate ca informatii si probe pentru o organizatie sau un individ in desfasurarea activitatilor sale sau in virtutea obligatiilor legale;
Managementul documentelor: zona de gestionare responsabila de un control eficient si sistematic al documentelor, de la crearea, primirea,mentinerea, uzul si dispozitia documentelor,inclusiv procesele pentru capturare si mentinere a evidentei informatiilor despre activitatile de afaceri si tranzactiile unui document.Sistem de administrare a actelor: sistemul de informatii care incorporeaza, gestioneaza si faciliteaza accesul la documente pe termen lung;
Inregistrare/ evidenta: actul prin care se atribuie unui document un identificator unic in introducerea lui in sistem.Localizare: crearea, incorporarea si conservarea informatiei in miscarea si uzul zilnic al documentelor;
Trasfer: mutarea fizica a documentelor dintr-un loc in altul;
4. Beneficiile managementului actelor :
Pentru a conduce organizaia spre mbuntirea performanelorsale, managementul utilizeaz urmtoarele principii ale managementului documentelor:
planificarea nevoilor de informare ale unei organizaii;
identificarea informaiilor ce necesit captarea datelor;
crearea, aprobarea, i aplicarea politicilor i practicilor n ceea ce privete documentele, inclusiv organizarea i eliminarea acestora;
dezvoltarea unui plan de depozitare a documentelor,careinclude stocarea pe termen lung i scurt a documentelor fizice i informaiilor digitale identificarea, clasificarea i stocarea documentelor;
coordonarea accesului la nregistrri pe plan intern, ct i n afara organizaiei, echilibrarea cerinelor de confidenialitate, protecia datelor, i accesul publicului. executarea unei politici de reinere pentru eliminarea documentelor care nu mai sunt necesare din motiveoperaionale, n conformitate cu politicile organizaionale, cerinele legale, i alte reglementri, astfel implicnd fie distrugerea lor sau stocarea permanent ntr-o arhiva;
Documentele contin informatii care sunt o resursa valoroasa si un important bun in afaceri.O abordare sistematica a managementului documentlor este esentiala pentru organizatie si societate, pentru a proteja si prezerva documentele, ca marturii ale activitatii.Un sistem de administrare a documentelor se concretizeaza intr-o sursa de informatii despre activitatile de afaceri, care pot sprijini actiuni si decizi de afaceri ulterioare, precum si sa stabileasca responsabilitatea pentru actionari, prezenti si viitori.Documentele permit organizatiei:
sa desfasoare o afacere intr-o maniera ordonata, eficienta si plina de raspundere
sa furnizeze servicii de o maniera consistenta si justa
sa sprijine si sa documenteze formarea de politici si de procese manageriale de decizie
sa furnizeze consistenta, continuitate si productivitate in management si administratie
sa faciliteze performanta efectiva a activitatilor de a lungul organizatiei
sa asigure continuitate in caz de dezastru
sa protejeze intereseleorganizatiei si drepturile angajatilor, clientilor si ale actionarilor, prezenti si viitori
sa sprijine si sa documenteze cercetari si dezvoltari prezente si viitoare, ca si cercetarea istorica.
5. Mediul de reglementare:Cadrul normativ este alcatuit din urmatoarele elemente: legile si jurisprudenta, si regulile care reglementeaza mediul organizatoric in general si care afecteaza fiecare sector in particular, inclusiv legile si regulile relationate direct cu inregistrarile ,arhivele, accesul, confidentialitatea, probele, comertul electronic, protectia datelor si informatia;
norme obligatorii;
coduri etice si de conduita pentru voluntariat;
6. Politica si responsabilitate:
O organizatie care doreste sa respecte aceasta parte din ISO 15489 ar trebui sa staileasca, sa documenteze, sa mentina si sa promulge politici , proceduri si practici de gestiune a documentelor carev sa asigure acoperirea necesitatilor de informare si evidenta .Politica:
Organizatiile ar trebui sa defineasca si sa documenteze o politica de gestiune a actelor.obiectivul acestei politici ar trebui sa contina redactarea si gestiunea documentelor autentice, fiabile si aflate in uz, capabile sa mentina functiile si activitatile unei afaceri ori de cate ori este necesar.Organizatiile ar trebui sa asigure ca aceasta politica este comunicata si implementata la toate structurile sale. Aceasta politica trebuie redactata in urma unei analize a activitatii organizatiei.Aceasta trebuie sa defineasca ariile unde legislatia, regulile, alte norme interne si cele mai bune practici in materie de elaborare a documentelor in raport cu activitatile organizatiei.
Responsabilitate: Responsabilitatea in domeniul managementului actelor ar trebui implementata si promulgata la toate nivelele unei organizatii pentru ca in cazul identificarii unor nevoi concrete de elaborare de documente, sa fie clar cine este responsabil cu aceasta activitate.
Aceste responsabilitati trebuie sa contina urmatoarele explicatii:
profesionistii in matrie de management al documentelor sunt responsabili de toate aspectele gestiunii acestora, inclusiv proiectul, implementarea si mentinerea sistemelor de administrare a datelor, si de asemenea responsabili cu formarea utilizatorilor in materie de gestiune a documentelor si de folosire a sistemelor de administrare a datelor care intervin in sarcinile individuale;
Departamentul executiv are in vedere aplicabilitatea politicilor de management al documentelor in intreaga organizatie
Administratorii sistemului sunt responsabili cu garantarea ca toata documentatia sa fie precisa si eligibila , si sta la dispozitia permanenta a personalului;
Toti angajatii sunt responsabili cu mentinerea precisa si completa a documentelor care rezulta din activitatea intreprinsa de acestia;
7. Principiile planului de management al documentelor:
Documentele sunt create, primite si sunt utilizate in vederea desfasurarii diferitelor activitati.Pentru a sprijini continuitatea acestor activitati, in conformitate cu cadrul normativ si cu asigurarea responsabilitatii necesare, organizatiile trebuie sa creeze si sa mentina documente autentice, sigure si utilizabile, si sa protejeze integritatea acelor acte oricat este necesar. Pentru a putea face acest lucru, organizatiile trebuie sa stabileasca si sa creeze un program cuprinzator de gestiune a actelor in care :
Se determina doc. Care ar trebui create in fiecare activitate a organizatiei si ce fel de informatii e nevoie sa fie incluse in documente;
Se decide forma si structura in care ar trebui create si incorporate in sistem, si de asemenea tehnologiile care trebuie folosite pentru managementul actelor;
Se determina ce baze de date trebuie crate pentru documente si cum acestea sunt utilizate de personal; Se decide cum sa fie organizate documentele in asa fel incat sa indeplineasca cerintele necesare petru a fi utilizate;
Se evalueaza riscurile in cazul in care s-ar pierde documentele care dovedesc activitatile intreprinse;
Se pastrreaza documentele si se permite accesul la acestea de-a lungul timpului , cu scopul de a satisface nevoile organizatiei si asteptarile societatii;
Se garanteaza ca documentele sunt pastrate intr-un mediu sigur;
Se garanteaza ca documentele se pastreaza doar pe perioada cat sunt necesare organizatiei;
Se identifica si evalueaza metodele de imbunatatire a eficientei, eficacitatii sau calitatii proceselor;
Normele aplicabile elaborarii si pastrarii inregistrarilor si metadatele relative, trebuie, in acelasi timp, sa fie incluse in procedurile care dirijeaza toata procesele de negociere in care se cere o evidenta a activitatii.
7.1. Caracteristicile unui document/act:
n procesul standardizrii, forma i coninutul documentelor (records) sunt unele dintre obiectivele uniformizrii. Practic, ntr-o organizaie care se conformeaz ISO 15489, vzut ca o organizaie cu un management eficient al informaiilor, i deci al documentelor, un document trebuie s reflecte corect ceea ce a fost comunicat sau decis sau ce aciuni au fost desfurate. Trebuie s fie capabil s sprijine nevoile afacerii la care se refer i s fie utilizat pentru scopuri de identificarea rspunderii. n aceste condiii, documentele organizaiei trebuie s ndeplineasc anumite caracteristici:
Autenticitatea :
Un document autentic este unul care poate demonstra
a). c este ceea ce se presupune a fi;
b). a fost creat sau trimis de persoana care se presupune c trebuia s l fi creat sau trimis;
c). a fost creat sau trimis la momentul care se presupune c a fost trimis.
Pentru a asigura autenticitatea unui document, organizaiile trebuie s implementeze i s documenteze politici i proceduri care supravegheaz crearea, primirea, transmiterea, meninerea i eliminarea documentelor, pentru a se asigura c cei care creeaz documentul sunt autorizai i identificai i c documentele sunt protejate mpotriva adugirilor, tergerilor, alterrilor, folosirilor i secretizrilor neautorizate.
Credibilitatea :
Un document credibil este acela n al crui coninut se poate avea ncredere ca fiind o reprezentare integral i fidel a tranzaciilor, activitilor sau faptelor pe care le atest, i pe care se poate pune baz n cursul tranzaciilor sau activitilor ulterioare. Documentele trebuie create la momentul tranzaciei sau evenimentului la care se refer, sau imediat dup aceea, de ctre persoane care au direct cunotin despre fapte, sau de ctre dispozitive utilizate n mod obinuit n cadrul afacerii pentru a desfura tranzacia.
Integritatea :
Integritatea unui document se refer la calitatea acestuia de a fi complet i nemodificat.
Este nevoie ca un document s fie protejat mpotriva modificrilor neautorizate. Politicile i procedurile de administrare a documentelor trebuie sa specifice ce adugiri sau adnotri pot fi fcute unui document dup crearea sa, n ce circumstane adugirile i adnotrile pot fi permise i cine are dreptul s le fac. Orice adnotare, adugare sau tergere autorizat asupra unui document trebuie s fie n mod explicit indicat i s poat fi identificat.
Utilitatea :
Un document util este documentul care poate fi localizat, regsit, prezentat i interpretat. Documentul trebuie s poat fi i prezentat, deoarece este direct legate de activitatea de afacere sau de tranzacia care l-a produs. Conexiunile contextuale ale documentului trebuie s conin informaiile necesare pentru o nelegere a tranzaciilor care l-au creat i folosit. Trebuie s fie posibil identificarea unui document n cadrul contextului mai larg al funciilor i activitilor afacerii. Legturile ntre documente care documenteaz o secven a activitii trebuie s fie pstrate .
8. Sistemul de management al documentelor:
Ca o caracteristic general, standardul ISO 15489 integreaz gestionarea documentelor n cadrul mai larg al informaiilor/cunotinelor existente n cadrul unei organizaii. Pentru o utilizare eficient a acestora, ele trebuie integrate ntr-un sistem, care s asigure controlul lor, i prin aceasta folosirea lor eficient, pentru scopul urmrit de organizaia respectiv. Din aceast perspectiv, sistemul de (administrare a) documente (lor) (records system) este definit ca sistem de informaii care adun, gestioneaz i asigur accesul la documente, de-a lungul timpului. Caracteristicile sistemului de gestionare a documenteor:
Fiabilitatea :
Orice sistem desemnat pentru a gestiona documente trebuie s fie capabil de operare continu i uniform n conformitate cu procedurile prevzute.
Un sistem de administrare a documentelor trebuie s:
a). adune constant toate documentele care acoper scopurile activitii respectivei afaceri.
b). organizeze documentele ntr-o manier care s reflecte procesul afacerii creatorului documentelor
c). protejeze documentele de nlturarea sau modificarea neautorizate
d). funcioneze n mod obinuit ca prim sursa de informare asupra aciunilor care sunt documentate n respectivele documente
e). s furnizeze un acces imediat la toate documentele relevante i metadatele care le sunt asociate.
Aceast fiabilitate a sistemului trebuie s fie documentat prin crearea i meninerea documentelor de operare a sistemelor. Aceste documente trebuie s demonstreze c sistemul satisface criteriile menionate mai sus.
Un sistem de administrare a documentelor trebuie s rspund nevoilor n schimbare ale afacerii, dar nici o schimbare n sistem nu trebuie s aib impact asupra caracteristicilor documentelor din sistem. Similar, cnd documentele sunt transferate dintr-un management al documentelor n altul, transferul trebuie s fie realizat de o manier care s nu afecteze negativ caracteristicile documentelor.
Integritatea :
Msurile de control, cum ar fi monitorizarea accesului, verificarea utilizatorilor, distrugerea autorizat i securitatea trebuie s fie implementate pentru a preveni accesul neautorizat, distrugerea, modificarea sau nlturarea documentelor. Aceste forme de control pot exista n interiorul sistemului de administrare a documentelor sau s fie externe sistemului respectiv. Pentru documente digitale, organizaia poate avea nevoie s demonstreze c orice nefuncionare de sistem, upgrade sau ntreinere obinuit nu afecteaz integritatea documentelor.
Conformitatea :
Sistemele de administrare a documentelor trebuie s fie gestionate n conformitate cu toate cerinele care reies din afacerile curente, mediul legislativ i ateptrile comunitii n care organizaia i desfoar activitatea. Personalul care creeaz documentele trebuie s neleag n ce mod aceste cerine afecteaz aciunile afacerii pe care ei o desfoar. Conformarea la aceste cerine trebuie s fie n mod permanent impus i documentele acestei impuneri trebuie pstrate pentru valoarea lor probatorie.
Comprehensivitatea (caracterul cuprinztor) :
Sistemele de administrare a documentelor trebuie s fie create, ntreinute i administrate sistematic. Crearea documentelor i practicile de ntreinere trebuie s fie sistematizate prin proiectarea i operarea att a sistemelor de administrare a documentelor, ct i a sistemelor de afaceri.
Un sistem de administrare a documentelor trebuie s aib politici clar documentate, responsabiliti atribuite i metodologii oficiale pentru managementul su.
Tehnologia de proiectare i implementare a sistemelor de management a doc:
Pentru a proiecta i implementa sisteme solide de administrare a documentelor, este necesar o metodologie de proiectare i implementare.
Aceasta metodologia prezentat n punctele a-h nu este conceput ca una liniar. Aceste sarcini pot fi realizate n diferite stagii, repetitiv, parial sau gradual, n conformitate cu nevoile organizaiei, cerinele oficiale de conformitate i schimbrile n mediul organizaiei i al managementului documentelor.
a) investigaiile preliminare. Colectarea informaiilor din surse documentare i prin interviuri; identificarea i documentarea rolului i scopului organizaiei, structura ei, a mediului su legislativ, reglementator, de afaceri i politic, factori critici i slbiciuni critice asociate cu managementul documentelor.b) analiza activitii de afaceri. Colectarea informaiilor din surse documentare i prin interviuri; identificarea i documentarea fiecrei funciiF15F, activiti i operaiuniF16F i stabilirea unei ierarhii a lor, adic un sistem de clasificare al afacerii, i identificarea i documentarea fluxului proceselor de afaceri i al tranzaciilor pe care le cuprinde.
c) identificarea cerinelor pentru documente. Colectarea informaiilor din surse documentare i prin interviuri; identificarea cerinelor probatorii i de informare a fiecrei funcii a afacerii, activiti i operaiuni care trebuie satisfcut prin documente. Cerinele pot deriva din analiza mediului reglementator al organizaiei ) i riscul de a nu crea i pstra documentele. Determinarea modului n care fiecare cerin poate fi satisfcut prin procesele de administrare a documentelor i articularea i documentarea cerinelor pentru documente. Alegerea structurii corespunztoare de administrare a documentelor care satisface cel mai bine fiecare funcie a afacerii, activitii sau tranzaciei.
d) evaluarea sistemelor existente. Identificarea i analiza sistemelor existente de administrare a documentelor i a altor sisteme de informaii, pentru a msura performana lor fa de cerinele pentru documente.
e) identificarea strategiilor pentru satisfacerea cerinelor pentru documente. Identificarea strategiilor de satisfacere a cerinelor pentru documente, care poate include adoptarea de politici, standarde, proceduri i practici, proiectarea de noi sisteme i implementarea sistemelor de o manier care s satisfac cerinele pentru documente. Strategiile pot fi aplicate pentru fiecare cerin a documentelor separat sau n combinaiei. Strategiile trebuie s fie selectate pe baza gradului de risc implicat n cazul colapsului de a satisface o cerin, sau n cadrul funciei afacerii pe care sistemul de administrare a documentelor ncearc s o sprijine, prin mediul existent al sistemelor sau prin cultura organizaional n care strategia ar trebui s reueasc .f) proiectarea unui sistem de administrare a documentelor. Proiectarea unui sistem de administrare a documentelor care ncorporeaz strategiile, procesele i practicile descrise n ISO 15489; asigurarea c sistemul de administrare a documentelor suport i nu ascunde, procesele afacerii. Analiza i dac este necesar, reproiectarea proceselor i operaiilor afacerii i a sistemelor de comunicaie, pentru a include aspectele de administrare a documentelor.
g) implementarea unui sistem management al documentelor. Implementarea unui sistem de administrare a documentelor trebuie s fie realizat sistematic, folosind planificrile din proiectele i metodologiile potrivite situaiei i cu o perspectiv de integrare a operaiilor sistemului de administrare a documentelor cu procesele de afaceri i sistemele legate de acestea.
h) revizia post-implementare. Strngerea de informaii referitoare la performana sistemului de administrare a documentelor ca un proces integral i n desfurare. Aceasta poate fi realizat prin intervievarea membrilor din echipa de management i a angajailor cheie, folosind chestionare, observnd sistemul n activitate, examinnd manualele de proceduri, materialele de training i alte documentaii, i efectund verificri ntmpltoare asupra calitii documentelor i a msurilor de control. Revederea i estimarea performanelor sistemului, iniierea i monitorizarea aciunilor de corectare i stabilirea regimului de monitorizare continu i evaluare periodica.9. Procese de management si modalitati de control a documentelor:
Dezvoltarea unui sistem de management al documentelor implic formularea unui cadru general care s asigure desfurarea proceselor specifice: captur, nregistrare, clasificare, depozitare i manipulare, acces, urmrire. Unele dintre aceste procese nu se ntlnesc n practica arhivistic romneasc. Astfel, ca un element deosebit, standardul ISO 15489 folosete conceptul de ,,integrarea documentelor sau captur a documentelor (records capture). Aceast operaiune semnific intrarea documentelor n sistemul de (management al) documente(lor) unei organizaii. Documentele pot intra n instituie pe ci diverse, att n forma corespondenei obinuite, ct i prin fax, email etc. Cel mai familiar exemplu de captur/integrare a documentelor ntr-un sistem de administrare a documentelor l reprezint sistemul de registratur. Acest sistem nu este folosit pretutindeni pe plan mondial ns, dezvoltndu-se n paralel i alte forme de integrare a documentelor. Aceast operaiune presupune luarea n eviden (sau sub control) a documentului, att sub aspect fizic, ct i intelectual.
Captura documentelor:
Scopul capturii documentelor (records capture) ntr-un sistem de administrare a documentelor este s:
-stabileasc o relaie ntre documente, creator i contextul de afacere care l-a generat.
-plaseze documentul i relaiile sale n cadrul unui sistem de administrare a documentelor, i
-s l lege de alte documente.
Acest proces poate fi realizat prin alocarea de metadate explicite, ncorporate n, ataate la sau asociate cu, un anume document, indiferent de formatul su. Aceasta trebuie s fie precizat n manualul sistemului de administrare a documentelor. Aceste metadate sunt eseniale pentru regsirea, n limitele de competen, a
statutului, structurii i integritii documentului, la orice moment de timp i s demonstreze relaiile sale cu alte documente.
Tehnicile care asigur captura documentelor pot include
a). clasificarea i indexarea, care permit legturi, grupri, numiri, protecii de securitate, permisii de utilizator i regsirea, nlturarea i identificarea documentelor vitale.
b). ordonarea ntr-o structur i secven logic, indiferent dac e dosarul fizic sau un director, care faciliteaz folosirile i referinele ulterioare.
c). nregistrarea, care furnizeaz dovada existenei documentelor n sistemul de administrare a documentelor i
d). sisteme care furnizeaz profile sau abloane pentru aciunile care rezult n timpul afacerii, care: 1). furnizeaz metadate care descriu contextul de afacere
2). furnizeaz dovada locului n care se afl un document
3). identific ce aciune nu este n parametrii normali
4). identific cine a accesat documentul
5). identific cnd a avut loc aceast accesare i
6). furnizeaz dovada tranzaciilor care s-au desfurat, cu referire la document.
nregistrarea: ntr-un sistem de administrare a documentelor care angajeaz un sistem de nregistrare:
a). un document este nregistrat cnd este integrat ntr-un sistem de administrare a documentelor
b). nici un alt proces care afecteaz documentul nu poate avea loc pn cnd nregistrarea sa nu e complet.
Scopul primar al registraturii este s furnizeze dovada c un document a fost creat sau integrat ntr-un sistem de administrare a documentelor, iar un beneficiu suplimentar este c faciliteaz regsirea. Aceasta include nregistrarea unor scurte informaii descriptive sau metadate despre document i atribuirea a unei identificator pentru document, unic n cadrul sistemului. Registratura oficializeaz integrarea documentului n sistemele de administrare a documentelor.
Documentele pot fi nregistrate la mai mult dect un nivel sau grupate n cadrul unui sistem de administrare a documentelor. n mediu electronic, sistemul de administrare a documentelor poate fi proiectat s nregistreze documente prin procese automate, transparente pentru utilizatorul din sistemul de afacere din care el este integrat i fr intervenia records manager-ului. Clasificarea:
Clasificarea activitilor de afacere :
Clasificarea activitilor de afaceri se comport ca un puternic instrument pentru a asista conducerea afacerii i, n multe cazuri, a operaiunilor implicate n managementul documentelor, incluznd
a). furnizarea legturilor ntre documentele individuale care se acumuleaz, pentru a permite o continu nregistrare a activitii.
b). asigurarea c documentele sunt denumite de o manier consecvent de-a lungul timpului
c). asistena n regsirea tuturor documentelor legate de o anumit funcie sau activitate
d). stabilirea proteciei de securitate i acces care se cuvine pentru un set de documente
e). alocarea permisiunii de acces pentru a accede la, sau aciona asupra, unui anumit grup de documente
f). distribuirea responsabilitii pentru gestiunea unui anumit set de documente
g). distribuirea documentelor pentru aciune, i
h). stabilirea perioadelor corespunztoare de pstrare a documentelor i aciunile de nlturare ale acestora.
Sistemele de clasificare
Sistemele de clasificare reflect afacerea din cadrul organizaiei din care ele deriv i sunt n mod normal bazate pe o analiz a activitilor de afaceri ale organizaiei. Sistemele pot fi folosite pentru a sprijini o varietate de procese de administrare a documentelor. Organizaiile trebuie s determine gradul de detaliere a clasificrii de care au nevoie pentru scopurile afacerii.
Vedete de vocabular
Sistemele de clasificare i indexare se pot sprijini de cuvinte cheie, care sunt adaptate pentru complexitatea documentelor fiecrei organizaii. Aceste cuvinte cheie trebuie s codifice termeni particulari sau cu semnificaie specific organizaiei.
Indexarea
Indexarea poate fi realizat manual sau poate fi generat automat. Se poate produce la diferite niveluri de grupare n cadrul sistemului de administrare a documentelor. Linii directoare pentru indexare pot fi gsite n ISO 5963
Alocarea de numere i coduri
Metode de prescurtare a referinelor la documente prin alte mijloace sunt frecvent folosite. Alocarea de numere sau coduri este n mod obinuit folosit pentru grupri de documente.
Scopul codrii este asociat cu funcia de localizare, unde un numr sau un cod indic adresa documentului, astfel nct documentul s poat fi regsit prin specificarea locului n cadrul sistemului de administrare a documentelor .
Depozitarea si manipularea: Documentele trebuie s fie pstrate pe supori care asigur caracterul utilizabil, credibilitatea, autenticitatea i prezervarea pentru ct timp este necesar. Aspecte legate de meninerea, manipularea i depozitarea documentelor apar pe tot timpul existenei acestora, nu doar n momentul n care devin inactive.
Documentele solicit condiii de depozitare i operaiuni de manipulare care trebuie s ia n considerare proprietile lor specifice fizice i chimice. Documentele cu valoare permanent, indiferent de formatul lor, solicit depozitare i manipulare de calitate, pentru a asigura prezervarea lor pentru att timp ct acea valoare dureaz. Condiiile de depozitare i procesele de manipulare trebuie s fie gndite s protejeze documentele de accesul neautorizat, pierdere sau distrugere, de furt sau dezastru.
Organizaiile trebuie s aib politici i linii directoare pentru conversia i migrarea documentelor de la un sistem de administrare a documentelor la altul.
Sistemele gestionare a documentelor electronice trebuie s fie proiectate astfel nct documentele s rmn accesibile, autentice, credibile i utilizabile prin indiferent ce modificri de sistem, pentru ntreaga lor perioad de pstrare. Aceasta ar putea include migrarea spre alte softuri, re-prezentarea n formate asemntoare, sau orice alt viitoare cale de re-prezentare a documentelor. Unde asemenea procese au loc, trebuie inut evidena acestora mpreun cu detaliile oricrei variaii n formatul i designul documentului. Accesul:
Organizaiile trebuie s aib linii directoare oficiale, care reglementeaz cui i se permite accesul la documente i n ce situaii.
Mediul reglementator n care organizaia opereaz stabilete principiile generale de drepturi de acces, condiiile i restriciile care ar putea fi ncorporate n operarea sistemului de administrare a documentelor. Pot exista legi specifice care acoper zone cum ar fi confidenialitatea (spaiu privat), libertatea de informaie i arhivele istorice. Documentele pot conine informaii delicate, de natur personal, comercial sau operaional. n unele cazuri, accesul la documente sau la informaiile despre ele nu trebuie permis.
Restriciile de acces pot fi aplicate att n cadrul organizaiei, ct i pentru utilizatorii externi. Documente restricionate trebuie s fie introduse doar acolo unde este cerut specific de ctre nevoile organizaiei sau de mediul reglementator. Restriciile trebuie s fie impuse pentru o perioad clar stabilit, pentru a asigura c supravegherea suplimentar cerute pentru aceste documente nu este aplicate mai mult dect este necesar. Nevoia de a plasa restricii asupra accesului se poate schimba odat cu trecerea timpului.
Asigurarea formelor corespunztoare de supraveghere a accesului se face prin atribuirea marcajelor distinctive de acces att documentelor, ct i persoanelor.
Gestionarea proceselor de acces implica asigurarea c:
a). documentele sunt clasificate conform statutului lor de acces la un moment dat.
b). documentele sunt eliberate doar celor care sunt autorizai s le vad.
c). documentele codificare pot fi citite aa cum i cnd este cerut i autorizat.
d). procesele i operaiunile de documente sunt efectuate doar de cei care au autorizaia de a face acest lucru, i
e). structurile din organizaie cu rspundere pentru anumite funcii ale afacerii stabilesc permisiunile de acces la documentele care se refer la aria lor de responsabilitate.
Monitorizarea i urmrirea permisiunilor acordate utilizatorilor i responsabilitile posturilor funcionale sunt procese continue, care se produc n toate sistemele de administrare a documentelor, indiferent de format. Sistemele de administrare a documentelor electronice, n mod particular cele accesibile de-a lungul unor sisteme distribuite geografic, pot moteni protocoale de identificare a utilizatorilor de la alte aplicaii.
Urmarirea (tracking) :
Aspecte generale :
Urmrirea micrii i folosirii documentelor n cadrul unui sistem de administrare a documentelor este cerut pentru:
a). identificarea msurilor deosebite cerute
b). facilitarea regsirii unui document
c). prevenirea pierderii unui document
d). monitorizarea folosirii, pentru ntreinerea sistemului i securitate, i meninerea unei supravegheri a tranzaciilor cu documente (adic integrarea sau nregistrarea, clasificarea, indexarea, depozitarea, accesul i folosirea, migrarea i eliminarea), i
e). menine capacitatea de a identifica originile operaionale ale unui document individual, acolo unde sistemele au fost amestecate sau migrate.
Urmrirea aciunii:
Urmrirea aciunii poate fi implementat ntr-un sistem de administrare a documentelor pentru procesele unde timpul limit pentru aciuni este impus de ctre sau pentru pe organizaie. Urmrirea aciunii :
a). aloc pai care trebuie urmai ca rspuns la o decizie sau tranzacie, documentat n document;
b). atribuie responsabiliti pentru aciune unei anumite persoane, i
c). nregistreaz datele prin care o aciune predefinit trebuie luat i datele cnd aciunile se produc.
Urmrirea aciunii poate fi efectiv implementat doar dac materialul este nregistrat n cadrul sistemului de administrare a documentelor nainte de a fi naintat persoanelor desemnate.
Urmrirea localizrii :
Micarea documentelor trebuie s fie documentat pentru a asigura c documentele pot fi ntotdeauna localizate atunci cnd este nevoie. Mecanismele de urmrire pot nregistra identificatorul documentului, titlul, persoana sau diviziunea [organizaiei] care are posesia documentului i data/momentul micrii.
Sistemul trebuie s urmreasc documentul, transferul ntre persoane i returnarea documentului la casa lui sau locul de depozitare, ca i nlturarea sau transferul lor la orice alt organizaie autorizat extern, incluznd o autoritate de arhive istorice .Implementarea dispoziiei :
Deciziile de dispoziie, care permit tergerea documentelor din sistemele operaionale, trebuie s fie aplicate la documente pe o baz sistematic i constant, n decursul activitii normale de afaceri. Nici o aciune de dispoziie nu trebuie s aib loc fr certitudinea c nu mai este nevoie de acel document n continuare, c nici o activitate nu este n neregul i c nici un litigiu sau investigaie nu se desfoar sau planeaz, care ar putea implica respectivul documentul ca prob.
Aciunile de dispoziie pot acoperi:
a). o distrugere imediat, incluznd suprascrierea sau tergerea
b). reinerea, pentru o perioad ulterioar, n cadrul diviziunii administrative
c). transferul ctre o zon de depozitare corespunztoare sau pe un suport, sub controlul organizaiei
d). transferul ctre alt organizaie care are asumat responsabilitatea pentru afacerea respectiv, prin restructurare, vnzare sau privatizare
e). transferul ctre o zon de depozitare gestionat n numele organizaiei de ctre un furnizor independent, fa de care au fost stabilite aranjamente contractuale corespunztoare
f). transferul de responsabilitate pentru gestionare ctre o autoritate corespunztoare, n timp ce depozitarea fizic a documentului este reinut de organizaia creatoare
g). transferul ctre arhiva organizaiei, sau
h). transferul ctre o autoritate de arhive istorice extern.
Urmtoarele principii trebuie s guverneze distrugerea fizic a documentului :
distrugerea trebuie s fie ntotdeauna autorizat ;
documentele referitoare la litigii i investigaii n curs sau actuale nu vor fi distruse ;
distrugerea documentelor trebuie s fie ndeplinit ntr-un mod care s pstreze confidenialitatea oricror informaii pe care le conin ;
toate copiile dup documentele autorizate pentru distrugere, inclusiv copiile de siguran, de pstrare sau de backup, trebuie distruse.
Dispozitii privind implementarea:
Standardul ISO 15 489 subliniaz permanent importana documentrii prealabile, a monitorizrii i verificrii permanente a sistemelor implementate, pentru a verifica n permanen eficacitatea soluiilor adoptate i fezabilitatea lor. n egal msur, se subliniaz necesitatea pregtirii personalului care opereaz cu documentele, la toate nivelurile.
Documentatiile descriind procesele de management al documentelor i sistemele gestionare a documentelor trebuie s se aib n vedere cerinele juridice, organizaionale i tehnice. Sfera de competen operaiunile de management al documentelor, cum ar fi clasificarea, indexarea, revizuirea i nlturarea documentelor, trebuie s fie n mod clar statuate.
Legislaia, standardele i politicile relevante trebuie s fie luate n considerare, pentru a stabili cerinele pentru practica, revizuirea, urmrirea i testarea proceselor de management al documentelor. O atenia mare trebuie acordat altor sisteme de informaii i politici n uz, n cadrul organizaiei, pentru a menine integritatea constituit a mediului de gestiune a informaiilor.
Toate deciziile asupra stabilirii documentelor care trebuie s fie integrate i ct timp documentele trebuie s fie pstrate trebuie s fie n mod clar documentate i respectate. Deciziile pot fi considerate drept autorizaii de nlturare. Documentaia oficial a analizei sau altor aciuni care rezult n deciziile de integrare i reinere a documentelor trebuie s fie pregtite i supuse pentru aprobare unui nalt conductor al organizaiei. Documentaia trebuie s conin detalii ale activitilor de afaceri i documentele care rezult din fiecare activitate de afaceri i trebuie specificate perioadele de pstrare i aciunile de distrugere, intr-o form clar i lipsit de ambiguiti. Evenimentele care activeaz sau determin aciuni de nlturare trebuie s fie n mod clar identificate. Instruciunile pentru transferul documentelor ctre forme alternative de depozitare (de pild, depozitarea off-line sau off-site) trebuie s fie incluse. Acolo unde este necesar, o asemenea documentaie trebuie s fie supus unei structuri autorizate externe, cum ar fi o autoritate arhivistic, auditorilor etc., pentru aprobrile necesare. O nregistrare a aciunilor de nlturare, odat ce acestea au fost ndeplinite, trebuie s fie pstrat.
10. Monitorizare si audit: Monitorizarea de conformitate trebuie s se desfoare n mod regulat pentru a se asigura c procedurile sistemelor de administrare a documentelor i procesele sunt implementate n conformitate cu politicile organizaiei i cerinele ei, i c mplinesc rezultatele anticipate. Asemenea revizuiri trebuie s examineze performana organizaiei i satisfacia utilizatorilor n folosirea sistemului.
Mediul reglementator poate cere ca structuri externe s desfoare monitorizarea i revizia. Modificrile la sistemul de administrare a documentelor i operaiunile de management al documentelor trebuie s fie fcute, dac acestea se dovedesc a fi nepotrivite i ineficiente. Conformitatea sistemelor i monitorizarea trebuie s fie documentat i rapoartele trebuie pstrate.
11. Training:
Organizaia care caut s se conformeze acestei pri din ISO 15489 trebuie s stabileasc programe continue de pregtire pentru gestiunea documentelor. Programele de training pentru cerinele managementului documentelor i practicile specifice trebuie s acopere rolul i responsabilitile sale, i s fie adresate ctre toi membrii managementului, angajailor, contractorilor, voluntarilor i oricror alte persoane responsabile pentru ntreaga sau pentru o parte a activitii de afaceri dintr-o organizaie n producerea de documente, n timpul muncii lor i n integrarea acelor documente n sistemele de administrare a documentelor. Programele de training pot fi stabilite i organizate n cooperare cu organizaii externe.
PAGE 19