MICROSOFT PROJECT

1. Introducere

Importana, tot mai accentuat, a noilor tehnologii informaionale att sub aspect hardware ct i software, n aproape toate domeniile de activitate, i pune amprenta i asupra managementului prin proiecte.Aplicaiile informatice specializate n domeniul managementului prin proiecte sunt instrumente foarte puternice de nregistrare a sarcinilor i activitilor proiectului, de gestiune n timp real a resurselor implicate, de calcul, de urmrire n timp a realizrii, abaterilor i nu n ultimul rnd de analiz i prezentare a rapoartelor a proiectului. Cu toate acestea, ns, reuita proiectului datorit utilizrii unei aplicaii informatice specializate, nu poate fi garantat. Aplicaia informatic nu trebuie privit, dect, ca un instrument utilizat de managerul de proiect i echipa sa. Ea nu poate oferii succese economice mari, la fel cum utilizarea unui program de contabilitate nu poate garanta obinerea de profit, sau cum, un procesor de texte nu poate garanta succesul unui roman sau a unui referat.Efectele benefice ale unei astfel de aplicaii, asupra gestiunii eficiente i finalizrii proiectelor au fost demonstrate de ctre practica de specialitate. Astfel avantajele utilizrii n managementul prin proiecte a aplicaiilor specializate pentru acest domeniu, pot fi urmtoarele:dezvoltarea unui plan de proiect foarte complet. Utilizatorii aplicaiei sunt obligai s identifice toate detaliile legate de activiti i resurse, detalii necesare n mod obligatoriu pentru corelarearelaiilor ntre faze, sub-faze i respectiv cu bugetul proiectului. Prin modul de reprezentare organizat a activitilor i resurselor pot fi identificate unele anomalii nc din faza de proiectare;efectuarea rapid i exact a tuturor calculelor necesare proiectului. Pe baza datelor introduse, calculatorul permite calculul i afiarea unor serii de rapoarte i diagrame att pe parcursul realizrii proiectului ct i la finalizarea lui. Astfel, poate fi identificat cu uurin costul efectiv, abaterile de cost ct i modul de ncadrare n termene a proiectului la un anumit moment dat;determinarea n timp real a problemelor i abaterilor aprute n legtur cu elementele proiectului. innd cont, n mod cronologic, de o serie de constrngeri, limite i condiii n legtur cu activitile i resursele proiectului, avertizeaz n mod automat despre necorelaii sau anomalii aprute. Cele mai ntlnite avertismente sunt legate de, depiri de termene, depiri de buget, apropierea unor termene limit (deadline), .a.;distribuirea (comunicarea) rapid a proiectului att ntre membrii echipei ct i altor persoane (organizaii) implicate. Aplicaiile informatice specializate pot comunica datele i fazele proiectului att sub forma unor rapoarte tiprite ct i sub forma unor fiiere. Avantajele cele mai mari sunt oferite n condiiile utilizrii acestor aplicaii n cadrul reelelor de calculatoare. comunicarea i integrarea proiectelor, sub-proiectelor, fazelor dintr-un proiect pe INTERNET.Proiectele sau anumite pri din proiect pot fi integrate utiliznd serviciul de e-mail din cadrul reelei INTERNET.Utilizarea aplicaiilor informatice specializate presupune existena unei discipline n cadrulrelaiilor din echipa de proiect precum i n cadrul resurselor i relaiilor dintre activiti (sarcini). Disciplina decurge din, nsi, respectare etapelor de introducere i prelucrare a datelor n cadrul aplicaiei.Cele mai cunoscute i mai utilizate produse informatice specializate n managementul prinproiecte sunt: Microsoft Project (98, 2000), Primavera Project Planner (3.0), AMS Realtime Projects.Produsul informatic (software) MICROSOFT PROJECT, reprezint un instrument puternic i uor de utilizat n domeniul managementului de proiect i al planificrii. Prin intermediul acestui produs pot fi planificate o mare diversitate de activiti putnd fi definite:- etapele (fazele, operaiile, etc.) n desfurarea activitii;- intervalele de timp necesare att activitii ct i fiecrei etape (faze, operaii etc.);- resursele activitii (umane, materiale, tehnice i tehnologice, informaionale etc.);- costurile fiecrei faze sau activitii n ansamblu.Pe lng procesul de planificare MICROSOFT PROJECT, permite urmrirea i controlul realizrii etapelor proiectului.2. Elaborarea proiectelor

Etapele elaborrii unui proiect prin intermediul produsului Microsoft Project 2000 sunt n mare parte identice cu cele ale managementului proiectelor, astfel:

Construcia planului de proiect: cuprinde urmtoarele activiti:

Definirea proiectului: reprezint activitatea n care sunt identificate toate elementele proiectului de la faze, sub-faze, resurse (materiale, umane, financiare), sarcini, operaii etc.; Planificarea (programarea) elementelor proiectului: este activitatea prin care activitile, sub-activitile, sarcinile i operaiile proiectului sunt programate, respectiv ealonate cronologic inndu-se cont de legturile ierarhice dintre ele. n cadrul acestei activiti pe lng intervalele de timp stabilite pentru fiecare activitate, se introduce i codul sau identificatorul activitii, se introduc i dependenele i constrngerile dintre elementele proiectului. Rezultatul acestei activiti este crearea aa numitei structuri WBS (Work Breakdown Structure); Planificarea resurselor proiectului: activitate n care resursele identificate se introduc (asociaz) pentru fiecare activitate, sarcin respectiv operaie. Se stabilesc i resursele partajate i altor proiecte n modul de lucru multi-proiect; Planificarea costurilor: se introduc cheltuielile aferente fiecrei resurse utilizate determinndu-se astfel costul variabil al proiectului. Tot n cadrul acestei activiti se vor introduce i costurile fixe ale proiectului; Identificarea i planificarea riscurilor din cadrul proiectului: sunt identificate riscurile datorate naturii activitilor din proiect se msoar gradul de realizare al acestora i se ajusteaz intervalul de timp aferent activitii respective n funcie de gradul de risc determinat. Se analizeaz, n aceast etap, standardele de calitate pe care trebuie s le respecte proiectul, respectiv rezultatul final al proiectului; Planificarea procesului de comunicare i securitate a informaiilor din proiect: sunt efectuate legturile dintre activitile i sarcinile utilizate ntre mai multe proiecte n modul de lucru multi-proiect, legturile dintre sarcinile partajate ntre membrii echipei pentru un singur proiect, precum i procedurile de securitate a datelor conform obiectivelor proiectului; Optimizarea planului de proiect: se analizeaz i se modific dac este cazul intervalele de timp pentru activiti, numrul resurselor i codul acestora; Distribuirea planului de proiect: n cadrul acestei activiti se distribuie tuturor celor implicai n proiect informaiile rezultate n urma activitilor precedente;

Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului: cuprinde urmtoarele activiti:

Urmrirea desfurrii proiectului: se va urmrii realizarea fiecrei activiti i sub-activiti procentual sau sub o alt form selectat; Gestiunea programului de proiect: sunt analizate strile proiectului la o anumit dat, identificndu-se i rezolvndu-se depirile sau nerealizrile din proiect; Gestiunea resurselor: se identific i ajusteaz eventualele suplimentri de resurse existente sau de resurse noi, modificarea costurilor resurselor etc.; Gestiunea costurilor: se analizeaz i rezolv abaterile de la bugetul proiectului la un anumit moment dat; Gestiunea obiectivelor: n funcie de rezultatele (ajustrilor) celorlalte activiti se ajusteaz i obiectivele finale ale proiectului, dar nu nainte de a fi comunicate inteniile de modificare clientului i tuturor persoanelor sau organizaiilor implicate n proiect; Gestiunea riscurilor: se ajusteaz influena riscurilor asupra proiectului n funcie de modificrile fcute n celelalte etape; Raportarea strii proiectului la un moment dat: sunt listate sau vizualizate rapoartele care reflect starea proiectului la un moment dat;

Finalizarea proiectului: presupune revizia final a rapoartelor i abaterilor proiectului, respectiv rezolvarea acestora.

n continuare va fi prezentat sub forma unui studiu de caz, modul de creare i gestiune a proiectelor n Microsoft Project 2000.Studiul de caz ce va fi prezentat are la baz activitatea de analiz i elaborare a unui plan deafaceri considerat ca fiind un proiect n cadrul unei firme de consultan.

STUDIU DE CAZ

Studiul de caz prezint modul de implementare sub forma unui proiect a activitii de analiz i elaborare a unui plan de afaceri. Pentru generalizare n studiu nu vor fi prezentate, dect simbolic denumirea firmelor i resurselor umane implicate. Elaborarea proiectului s-a realizat respectnd etapele enunate n paragraful anterior. Astfel:

A. Construcia sau realizarea planului de proiect.

Activitatea de analiz i elaborare a unui plan de afaceri cuprinde urmtoarele etape (faze)generale: culegerea datelor; prelucrarea datelor; formularea raportului; finalizarea raportului.Fiecare dintre fazele descrise mai sus sunt structurate ierarhic pe subfaze, subactiviti i sarcini. Aceste faze sunt ealonate n timp, fiecare dintre ele avnd o anumit durat de realizare.n tabelul 1, este prezentat structura fazelor i duratele de realizare a acestora.

Tabelul 1. Etapele, fazele i duratele de realizare.

n tabelul 1, coloana Task Name reprezint denumirea fazei, coloana Duration reprezint numrul de zile alocat realizrii unei faze sau sarcini, coloana Start reprezint data de ncepere a fazei sau sarcinii, coloana Finish reprezint data de finalizare a fazei sau sarcini i coloana Predecessors reprezint numrul fazei precedente care trebuie s fie finalizat pentru a putea fi abordat faza pe care o precede.n cadrul fazei de culegere a datelor, documentele investigate (balana contabil, bilanul, situaia mijloacelor fixe, situaia clienilor i furnizorilor pe vechimi, situaia creditelor, structura capitalului social, situaia investiiilor, situaia actual i de perspectiv a produciei, informaii de pe pia ) sunt preluate din sistemul informatic i informaional al ntreprinderii pe o durat medie de 3 zile.

sarcini:

n etapa de prelucrare a datelor i ajustare a situaiilor obinute se vor realiza urmtoarele

rezumat plan de afaceri; analiza pieei; descrierea firmei; activitatea de marketing; activitatea de producie; activitatea de management; necesarul de fonduri i destinaiile acestora; informaii financiare.Formularea i finalizarea raportului sunt fazele care urmeaz n mod condiionat, celorlalte dou faze amintite mai sus.nainte de a analiza necesarul de resurse, este important s se solicite fiecrei persoane responsabile de un stadiu cheie s ntocmeasc o list complet cu sarcinile cuprinse n acel stadiu i resursele materiale, umane sau financiare necesare pentru fiecare stadiu. Pentru identificarea optim a resurselor umane din echipa de proiect se va verifica cu atenie: experiena lor precedent; abilitile individuale; cunotinele tehnice; exactitatea muncii lor; viteza de lucru; capacitatea lor de ndeplini sarcinile ncredinate.

Rezultatele analizei necesarului au condus la identificarea urmtoarelor resurse implicate n proiect i a costului acestor resurse, astfel:

Tabelul 2. Resursele proiectului i costul acestora.

IDResource NameTypeMaterial LabelInitialsMax. UnitsStd. RateOvt. RateCost/Use

1Economist - expert contabilWorkE100%500,000.00 LEI/h0.00 LEI/hr0.00 LE

2Economist 1WorkE100%150,000.00 LEI/h0.00 LEI/hr0.00 LE

3Economist 2WorkE100%150,000.00 LEI/h0.00 LEI/hr0.00 LE

4Calculator PIIMaterialC0.00 LE25,000.00 LE

5Laptop 486DX4MaterialL0.00 LE35,000.00 LE

6Laptop P166MaterialL0.00 LE40,000.00 LE

7TransportMaterialT0.00 LE100,000.00 LE

8ImprimantaMaterialI0.00 LE10,000.00 LE

9FaxMaterialF0.00 LE5,000.00 LE

Tabelul. 3. Repartizarea resurselor pe activiti.

IDTask NameWorkDurationStartFinish

1PLAN DE AFACERI75 hrs8 daysMon 10/2/00Wed 10/11/00

2Culegere date26 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

Economist - expert contabil2 hrsMon 10/2/00Mon 10/2/00

Economist 112 hrsMon 10/2/00Wed 10/4/00

Economist 212 hrsMon 10/2/00Wed 10/4/00

Laptop 486DX43.01Mon 10/2/00Wed 10/4/00

Laptop P1663.01Mon 10/2/00Wed 10/4/00

Transport3.01Mon 10/2/00Wed 10/4/00

Imprimanta2Mon 10/2/00Wed 10/4/00

Fax3Mon 10/2/00Wed 10/4/00

3bilant0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

4situatie pe vechime furnizori si clienti0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

5situatie credite0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

6structura capitalului social0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

7situatie investitii0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

8situatie productie0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

9informatii piata0 hrs3 daysMon 10/2/00Wed 10/4/00

10Finalizare culegere date0 hrs0 daysWed 10/4/00Wed 10/4/00

11Prelucrare date32 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

Economist 116 hrsThu 10/5/00Fri 10/6/00

Economist 216 hrsThu 10/5/00Fri 10/6/00

Calculator PII2Thu 10/5/00Fri 10/6/00

Laptop 486DX42Thu 10/5/00Fri 10/6/00

Imprimanta2Thu 10/5/00Fri 10/6/00

Fax1Thu 10/5/00Fri 10/6/00

12rezumat plan de afaceri0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

13analiza pietei0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

14descrierea firmei0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

15activitatea de marketing0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

16activitatea de productie0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

17activitatea de management0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

18necesarul de fonduri0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

19informatii financiare0 hrs2 daysThu 10/5/00Fri 10/6/00

20Concepere raport5 hrs1 dayMon 10/9/00Mon 10/9/00

Economist - expert contabil3 hrsMon 10/9/00Mon 10/9/00

Economist 12 hrsMon 10/9/00Mon 10/9/00

Calculator PII1Mon 10/9/00Mon 10/9/00

Imprimanta1Mon 10/9/00Mon 10/9/00

21Prezentare prima varianta (draft) pentru client0 hrs0 daysTue 10/10/00Tue 10/10/00

22Finalizare raport12 hrs1 dayWed 10/11/00Wed 10/11/00

Economist - expert contabil4 hrsWed 10/11/00Wed 10/11/00

Economist 14 hrsWed 10/11/00Wed 10/11/00

Economist 24 hrsWed 10/11/00Wed 10/11/00

Calculator PII1Wed 10/11/00Wed 10/11/00

Laptop P1661Wed 10/11/00Wed 10/11/00

Transport1Wed 10/11/00Wed 10/11/00

Imprimanta1Wed 10/11/00Wed 10/11/00

Fax1Wed 10/11/00Wed 10/11/00

n tabelul 3 se observ n cadrul fazelor proiectului din coloana Task Name denumirea fiecrei resurse. Resursele alocate sunt att resurse al cror consum poate fi raportat la unitatea de timp ct i resurse materiale al cror consum se nregistreaz pe fiecare utilizare. Resursele raportate la unitate de timp au consumul specificat sub forma orelor lucrate (de utilizare) n coloana Work pentru intervalul de timp n care se realizeaz faza. Resursele materiale au consumul specificat sub forma numrului de utilizri n coloana Work pentru intervalul de timp n care se realizeaz faza.Pentru asocierea resurselor unei activiti se va proceda astfel: se execut un dublu click mouse pe celula activitii, iar din fereastra afiat se selecteaz tabelaResources;n caseta Resources: se va introduce numele resursei dup care se acioneaz tasta i se introduce procentul de ocupare n total activitate.Pentru activitatea Culegere date coninutul tabelei Ressources dup introducerea datelor conform descrierii de mai sus este prezentat n figura de mai jos.

Alocarea resurselor activitiiCulegere date.

Un alt aspect important n legtur cu resursele este cunoaterea gradului de utilizare (procentual) a unei resurse din totalul de 100% timp de lucru pentru fiecare activitate. Aceast identificare a gradului de utilizare este foarte important la determinarea costului proiectului. De exemplu un individ implicat ntr-o activitate de 8 ore munc poate s lucreze doar 30% din acest timp. Astfel cel mai corect este ca i cheltuiala cu acesta s fie corespunztoare cu procentul de lucru. Procentul de utilizare al resursei se modific automat prin raportarea timpului de lucru efectiv la timpul de lucru normal pentru un program de 8 ore. Pentru activitatea Culegere date modul de repartizare a timpului n funcie de gradul de utilizare al resurselor este prezentat n figura 3.

Repartizarea timpului de lucru pentru activitateaCulegere date.

Dup alocarea resurselor trebuie fcut i introducerea costurilor proiectului, care sunt structurate n costuri fixe i costuri variabile.Costurile fixe sunt cele care nu depind de volumul activitii dar care n cadrul proiectului luat pe ansamblu variaz n funcie de numrul activitilor implicate i purttoare de costuri fixe. Rezult astfel c, costul fix al proiectului este suma costurilor fixe al activitilor.Costurile variabile depind de volumul de activitate, numrul i valoarea resurselor implicate.n aceast categorie intr cheltuielile cu orice resurs pe or sau pe utilizare.Toate cheltuielile cu excepia celor fixe, introduse n Microsoft Project, trebuie raportate la timp (mai exact pe or) sau la o unitate de utilizare (resursele materiale).Astfel costurile fixe aferente fiecrei activiti sunt prezentate n tabelul 4.

Tabelul 4. Costurile fixe aferente fazelor proiectului.

Costurile fixe n cadrul acestui proiect au fost calculate innd cont de alte cheltuieli cum ar fi de exemplu amortizarea imobilizrilor corporale sau necorporale, cheltuieli cu energia i alte consumuri de resurse independente de volumul activitii realizate.Vizualizarea ealonrii n timp a activitilor i resurselor proiectului se realizeaz prinintermediul graficului Gantt. Astfel graficul Gantt corespunztor studiului de caz prezentat este cel din figura de mai jos.

ID Task Name1 PLAN DE AFACERI2 Culegere date3 bilant4 situatie pe vechime furnizori si clienti5 situatie credite6 structura capitalului social7 situatie investitii8 situatie productie9 informatii piata10 Finalizare culegere date11 Prelucrare date12 rezumat plan de afaceri13 analiza pietei14 descrierea firmei15 activitatea de marketing16 activitatea de productie17 activitatea de management18 necesarul de fonduri19 informatii financiare20 Concepere raport21 Prezentare prima varianta (draft) pentru client22 Finalizare raport

Oct 2, '00 Oct 9, '00 Oct 1S M T W T F S S M T W T F S S M

10/4

Economist - expert contabil[38%10/10Economist - expert con

Graficul Gantt corespunztor proiectului.

n Microsoft Project graficul Gantt este activ n mod implicit. Vizualizarea proiectului sub forma graficului Gantt poate fi fcut prin selectarea printr-un click mouse a butonului Gantt Chart din bara de vizualizare sau prin selectarea opiunii Gantt Chart din meniul View. Coninutul informaional al seciunii din partea stng poate fi modificat prin intermediul opiunii Table din

meniul View. n desfurtorul cronologic din partea dreapt modul de conectare a activitilor este reprezentat prin sgei dinspre predecesor nspre succesor.

8.). - Introducerea termenelor limit (deadline) sau a unor restricii pentru etapele proiectului

Etapele proiectului pot fi dependente de diveri factori externi i interni. Aceste dependene pot fi concretizate n proiect prin definirea unor constrngeri i condiii asupra etapelor.Dependenele sau constrngerile ce pot fi definite n Microsoft Project sunt urmtoarele:

DENUMIREEXPLICAIE

As Soon As Possible(ct mai curnd posibil)Etap independent (fr constrngeri).

As Late As Possible(ct mai trziu posibil)Etapa poate fi amnat dar fr a se depii limitele proiectului.

Start No Later Than(ncepere cel ttziu la)Etapa poate ncepe mai nainte sau la data stabilit, dar nu mai trziu de aceasta.

Must Start On(trebuie nceput la)Etapa trebuie, fr abatere, nceput la data prestabilit.

Start No Earlier Than(ncepe nu nainte de)Etapa nu poate ncepe mai repede de data stabilit.

Finish No Later Than(finalizare nu nainte de)Etapa trebuie finalizat pn la data prestabilit, sunt excluse ntrzierile.

Must Finish On(trebuie finalizat n)Etapa trebuie finalizat exact la data prestabilit.

Finsh No Earlier Than(finalizare nu nainte de)Etapa nu trebuie ncheiat mai repede de data prestabilit.

Pentru a introduce o anumit constrngere (dependen) n legtur cu o anumit etap a proiectului se va proceda astfel: selectarea printr-un click buton stnga mouse a denumirii etapei din cadrul diagramei Gantt; executarea unui click buton dreapta mouse, rezultatul fiind afiarea ferestrei TaskInformation; din aceast fereastr se selecteaz tabela Advanced; din cadrul casetei Type a grupului Constrain Task se selecteaz tipul constrngerii; n cadrul casetei Date se introduce data critic pentru constrngere.

Pentru eliminarea constrngerii se va proceda astfel: se activeaz fereastra Task Information; se selecteaz din caseta Type a grupului Costrain Task constrngerea As Soon As Possible.

Introducerea acestor constrngeri genereaz relaii de dependen ntre etapele, elementele proiectului.Dup cum s-a vzut unele etape se succed obligatoriu altora. Etapele dependente vor fidefinite ca etape succesoare, iar cele de care depind succesoarele vor fi definite ca predecesoare.Microsoft Project permite introducerea a patru tipuri de relaii de dependen, astfel:Finish -To- Start (FS) genereaz imposibilitatea nceperii unei etape succesoare sau a altor etape pn cnd etapa predecesoare a fost terminat.Finish- To- Finish (FF) presupune nceperea i urmrirea sfritului etapei succesoare doar dac a fost finalizat etapa predecesoare. Astfel se va urmrii finalizarea a dou etape n acelai timp.Start To - Start (SS) nceperea etapei predecesoare determin nceperea etapei succesoare. Fcnd analogie cu dependena (FF) , n acest caz cele dou vor demara n acelai timp.Start To Finish (SF) nceperea etapei predecesoare presupune sfritul etapei succesoare.

Pentru definirea i atribuirea relaiilor de dependen a elementelor unui proiect se poate proceda astfel: se deschide fereastra Task Information corespunztoare elementului selectat; se selecteaz tabela Predecessor; din cadrul coloanei Type a tabelului Predecessors se selecteaz pentru fiecare etappredecesoare, tipul de dependen.

B. Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului.

Pentru urmrirea realizrii proiectului trebuie s se stabileasc, dup definirea tuturor elementelor, o copie de baza a acestuia.Aceast copie este utilizat de ctre program ca o baz de referin a proiectului determinat la un anumit moment dat.Pentru a salva (nregistra pe disc) copia de baz se va proceda n dou moduri, astfel:

A. Cazul n care proiectul se salveaz pe disc pentru prima dat: pentru salvarea proiectului se selecteaz opiunea Save din cadrul meniului View.Rezultatul este afiarea ferestrei File Save, n cadrul creia se alege directorul unde se dorete a se nregistra proiectul (caseta Save in) i se tasteaz n caseta File Name numele proiectului, dup care se selecteaz butonul Save; n cadrul ferestrei Planning Wizard, prezentat n figura de mai jos, se selecteazbutonul de opiune Save Nume_proiect with a baseline.

B. Cazul n care proiectul nu a fost salvat iniial cu o copie de baz i se dorete salvarea acestei copii pe parcursul realizrii proiectului (dup ce acesta a mai fost salvat):se selecteaz opiunea Tracking din meniului Tools, iar din cadrul acesteia se alege opiunea Save Baseline;rezultatul este afiarea ferestrei Save Baseline (prezentat n figura urmtoare) din care se selecteaz butonul de opiune Save baseline i butonul Entire Project (pentru salvarea unei copii de baz a ntregului proiect) sau butonul Selected tasks

(pentru salvarea unei copii de baz doar pentru activitile selectate din cadrul proiectului).

Vizualizarea situaiei comparative dintre copia de baz stabilit la un anumit moment dat i situaia curent (efectiv) a proiectului se realizeaz selectnd opiunea Tracking Gantt din meniul View. Rezultatul acestei operaii este prezentat n figura de mai jos.

Modul de vizualizare Traking Gantt.

Pentru urmrirea realizrii fazelor proiectului este necesar actualizarea procentului de realizare a fiecrei activiti. Introducerea realizrilor zilnice legate de activitile (etape, resurse) proiectului, Microsoft Project, se realizeaz astfel: din meniul Tools se selecteaz opiunea Tracking, iar din cadrul acesteia se alege subopiunea Update Tasks.Aceast actualizare a activitilor trebuie s aib loc zilnic sau ori de cte ori este necesar vizualizarea situaiei proiectului la un anumit moment dat. De preferat ar fi ca aceast actualizare s se fac dup fiecare operaie terminat din cadrul activitilor proiectului.

n cadrul graficului Gantt din Microsoft Project procentul de realizare a unei activiti este afiat cu o bar de culoare neagr peste bara grafic de culoare albastr ce reprezint intervalul de timp total alocat realizrii acelei activiti.Avnd alocat pentru activitatea Culegere date, trei zile, iar actualizarea s-a realizat zilnic, lasfritul celei de-a treia zi graficul Gantt va fi ca i cel din figura de mai jos.

Graficul Gantt pentru o activitate finalizat.

Pentru a vizualiza statistica ntregului proiect la un anumit moment dat se selecteaz din meniul Project, opiunea Project Information, iar din fereastra afiat se selecteaz butonul Statistics.Analiza i rezolvarea abaterilor este efectuat de ctre managerul de proiect mpreun cumembrii echipei.

Vizualizarea variaiilor (abaterilor)

Pentru vizualizarea variaiilor (abaterilor) dintre situaia planificat i ceea existent (real) n cadrul diagramei GANTT se procedeaz astfel: se selecteaz din meniul View opiunea Tables, iar din cadrul acesteia subopiuneaVariance;

Filtrarea elementelor proiectului

n cadrul diagramei GANTT elementele proiectului pot fi filtrate n funcie de diferite criterii. Pentru realizarea unui filtru se procedeaz astfel: se selecteaz din cadrul meniului Project opiunea Filtered for: ; din submeniul afiat se alege un criteriu de filtrare.

Criteriile standard de filtrare prezentate sub forma unor opiuni a submeniului opiuniiFiltered for: sunt prezentate n figura de mai jos, astfel:

Identificarea elementelor sau a cii critice

Identificarea elementelor sau a etapelor critice poate fi efectuat n dou moduri:

A. selectarea din cadrul meniului Project, opiunea Filtered for , a criteriului de filtrareCritical;

B. setarea unui anumit stil de afiare pentru elementele sau etapele critice. Aceast operaie poate fi realizat astfel: se selecteaz din cadrul meniului Format opiunea Text Styles ;din caseta Item to change: a ferestrei Text Styles afiat (prezentat n figura urmtoare), se selecteaz opiunea Critical Tasks;se selecteaz apoi din caseta Font un anumit stil pentru text, sau o anumit culoare n care se va afia elementele critice; se valideaz prin acionarea butonului Ok din fereastr.

Utilizarea diagramei PERT

Este o reprezentare grafic a etapelor proiectului i a legturilor de dependen dintre acestea. Etapele sunt prezentate sub forma unor casete (ptrate, dreptunghiulare), iar legturile sub forma unor linii.Denumirea de PERT vine de la Program Evaluation and Review Tehnique i reprezint ometod de prezentare i urmrire a realizrii proiectelor elaborat de Biroul Special de Proiectare(Special Projects Office) din cadrul U.S. Navy n anul 1958.Caracteristicile unei element sau a unei etape a proiectului pot fi identificate n funcie de culoarea i stilul chenarului casetelor din diagram, astfel:

CaracteristicStil chenar

Element criticCuloare roie

Elemente de tip MilestoneChenar dublu

Elemente ce conin subelementeChenar cu umbr

Pentru vizualizarea proiectului sub forma diagramei PERT se poate proceda astfel:

din meniul View se selecteaz opiunea PERT Chart.

Dac n cadrul proiectului Plan de afaceri se selecteaz vizualizarea sub forma diagrameiPERT, acesta va fi afiat astfel:

Etapele sau elementele neabordate sunt prezentate sub forma unor casete care conin denumirea elementului sau etapei, identificatorul acestora, durata, data de ncepere i data de finalizare (figura de mai jos).

Etapele sau elementele n curs de realizare sunt prezentate la fel ca i cele neabordate dar sunt marcate printr-o diagonal (figura de mai jos).

Etapele sau elementele finalizate sunt prezentate sub forma unor casete marcate cu dou linii sub forma literei X (figura de mai jos).

Legturile dintre elementele proiectului sunt prezentate sub forma unor linii simple sau sub forma unor sgei.